Gua para el usuario SICOAB

Guia para el usuario SICOAB

SIstema para COntrol de Asistencia Biomtrica
Biometra avanzada de punta para el nuevo siglo

Introduccin
La tecnologa en crecimiento constante nos da la posibilidad de obtener herramientas de apoyo que
coadyuven en la clasificacin de informacin.
En el campo del control de asistencia esta evolucin nos permite contar en la actualidad con sistemas que
pueden autentificar la presencia fsica de una persona a travs del uso de lectores de tarjetas de
identificacin, sensores biomtricos y cmaras de vigilancia.
Toda esta tecnologa se ha vertido en un sistema robusto y construido a las exigencias de nuestras
instituciones que requieren servicios con una variedad de horarios totalmente personalizados.
Esta gua se constituye en un apoyo en el manejo del sistema y que ha ido evolucionando acorde con los
nuevos requerimientos de todas las instituciones que hacen uso de este sistema.
SICOAB Sistema para el Control de Asistencia Biomtrica est compuesto de 2 mdulos:
Mdulo Servidor (Interface para el registro y control de los empleados)
Mdulo Cliente (Software de administracin de horarios, registros y otros)
Estos mdulos trabajan de manera coordinada para tener un control de forma remota, en este manual se
describir a detalle las opciones que presenta el mdulo cliente o administracin ya que ser el mdulo
utilizado por el encargado de personal.

Botones de navegacin

Al igual que los navegadores de pginas web Internet Explorer, Mozilla o FireFox, este mdulo presenta
opciones de atrs, adelante y actualizar para poder desplazarnos por distintas pantallas ya visualizadas y que
no requieran recargar desde el servidor

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Informacin

Muestra en una sola presentacin informacin acerca de los autores y el sistema desarrollado en si con el
objetivo planteado.

Listado

Con esta opcin podemos obtener un listado del personal ya registrados en el sistema con opciones de
mostrar por grupo o en general. Si desea ver algn grupo en particular haga lo siguiente: click en la opcin de
seleccin como se muestra en la figura

Y elija uno de los grupos existentes, tambin podr ver en general a todos los registrados seleccionando la
primera opcin (-- Todos --). El sistema siempre ingresa a esta seccin usando por defecto el grupo existente
(Personal).
Luego de esto podr ver una pantalla muy similar con todos los registros creados de acuerdo al grupo o en
general.

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De acuerdo a los datos ingresados en el sistema podr observar los datos de:
Nro. : Contador general de registros desplegados
H : La presencia de esta imagen indica que esta persona ya cuenta con una huella registrada en el
sistema
Item: Dato a ser usado por la institucin es opcional
Nombre: Es la composicin de apellido paterno, apellido materno y nombres que en conjunto sern
ordenados alfabticamente de forma ascendente en base a esta criterio.
Cargo: Dato a ser usado por la institucin es opcional
Los iconos presentados en cada fila sern descritos ms adelante.
El sistema tambin tiene la opcin de buscar registros a travs de distintos criterios que son procesador
internamente, para esto tan solo escriba algn texto en la casilla

Y presione el botn Buscar el dato insertado en esa casilla servir como referencia para encontrar
coincidencias en todos los campos registrados de una persona. Ej.

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Como se ve en el ejemplo, se ha escrito OLQ y este dato ha sido encontrado en el nombre de 2 personas en
este caso COLQUE como apellido paterno, el parmetro de bsqueda no discrimina ni posicin, ni campo
por lo que ser posible encontrar registros sobre todo cuando la cantidad de personas es mayor.

Cuenta nueva

Al ingresar a esta seccin podremos observar el formulario de datos personales que servirn para dar de alta
a un empleado de la institucin

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El procedimiento de llenado de datos comenzar con el Nro de CI y para poder desplazarse por estos campos
deber usar el botn de tabulacin o de forma directa el mouse.
Los campos a ser llenados son:
CI:
Apellido Paterno:
Apellido Materno:
Nombres:
Item: (opcional)
Cargo: (opcional)
Grupo: (incluye los grupos existentes en el sistema se detallarn ms adelante)
Estado: (Registrar Huella: esta opcin est seleccionado por defecto ya que indica que el nuevo
registro a ser creado debe tener como primera tarea el registro de su huella digital. Tambin existen
las opciones de habilitado y deshabilitado).
Foto: Para este campo debemos hacer click en examinar y buscar en nustras carpetas locales archivos
de fotografas en formato jpg, el sistema le mostrar un cuadro de dilogo para este fin para su
comodidad podr buscarlo por nombre del archivo o vista en miniatura.

Con cualquiera de las 2 opciones podr seleccionar la fotografa respectiva y luego hacer click en Abrir
Cdigo de tarjeta: Es el cdigo usado en tarjetas magnticas, de barras o proximidad que en muchas
ocasiones coincide con el nmero de carnet de identidad de acuerdo al perdido de la institucin.
Para finalizar una vez ingresado todos estos datos, debe procederse a presionar el botn Registrar para que
todos los datos transcritos sean enviados al sistema servidor donde sern almacenados en la base de datos
del sistema.
Tras realizada la accin se nos enva directamente a la seccin de vista de datos y programacin de horarios
que debera realizarse inmediatamente registrado una nueva persona, pero esto se ver con ms detalle, la
primera seccin muestran los datos introducidos de la persona con la opcin de ir nuevamente al formulario
de registro para hacer alguna correccin de alguna informacin que haya sido introducida errneamente o

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complementar algn campo que pueda ser importante, para esto debemos hacer click en el vnculo Editar
Datos Personales .

En alguna ocasin ser necesario volver a grabar una hulla ya existente para este fin tambin hacemos uso de
esta seccin de edicin de datos y nos dirigiremos hacia el cuadro de seleccin de Estado y elegir la opcin
Registrar Huella y a continuacin el botn Registrar para indicarle al servidor que este atento cuando esta
persona con esta tarjeta puedo grabar su huella digital.

Comportamiento del mdulo servidor al detectar una tarjeta con la opcin de Registrar Huella
Como se muestra en las figuras el sistema despliega una ventana con cuatro casillas para almacenar la huella
digital, la huella deber ser la misma en cada casilla y la persona interesada debe colocar y retirar su dedo 4
veces como indica la voz sonora del sistema, si la huella ha sido escaneado correctamente el sistema avisar
tal situacin de lo contrario deber repetir las acciones hasta que sea aceptada la calidad de la imagen que es
muy importante para la velocidad de comparacin y reconocimiento.
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Fig: Inicio del escaneo

Fig: En la tercera huella

Cuando la huella es reconocida como vlida se almacenar esta informacin y al mismo tiempo se habilitar
la tarjeta que podr ser usada de forma inmediata en el marcado de asistencia.
Opcional: Cuando se dispone de una cmara conectada al servidor, ese tomar una foto instantnea del
momento del registro y podr ser usada en el registro de asistencia ante la ausencia de una foto oficial.

Grupos y Horarios

Lista de Grupos

En esta seccin podemos crear un nuevo grupo indicando el nombre del mismo en la casilla Nuevo: y
presionar el botn Crear. En la parte inferior podemos observar tambin el listado de los grupos existentes
donde podemos seleccionar uno y ver a los integrantes del mismo y la opcin de eliminar; la accin de
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eliminar no implica borrar a los integrantes tan solo se elimina el nombre del grupo, para observar a las
persona que pertenecan a un grupo eliminado deber elegir la opcin ( Todos --) en listado o buscar de
forma individual como ya se ha explicado anteriormente.
Horarios

Se puede crear una infinidad de horarios de acuerdo a la necesidad de la institucin, el sistema se basa en
horarios de un mximo de 3 turnos para un da determinado, tanto la opcin de Crear Horario o Editar
horario nos llevarn a la siguiente pantalla.

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Aqu podemos observar un ejemplo de aplicacin ms comn que detallaremos a continuacin cual el
comportamiento del mismo en la asignacin de horarios.
Una plantilla de horario que se muestra en la figura podr ser aplicada a una persona o grupo en un da
determinado de la semana o varios das en funcin a la necesidad del mismo.
Esta plantilla tendr 2 turnos, (turno 1) para el horario de la maana donde el ingreso ser a las 8:00 y en
base al dato de la casilla verde a la izquierda el sistema estar pendiente de su marcado 180 minutos antes de
la hora de ingreso asignado, lo cual sera desde las 5:00.
La casilla amarilla a la derecha indica que tendr una tolerancia en el ingreso de 10 minutos, esto implica que
no habr sancin alguna hasta las 8:10.
La casilla en rojo ser el rea a partir de la tolerancia para que el sistema registre como atraso y acumule los
minutos del mismo este rango consistira de entre 8:10 a 11:10 en base a sus 180 minutos asignado como
marcado de atraso.
En el tema de la salida que es a las 12:00 se tiene el valor de cero (0) en la casilla amarilla que indica que no
puede marcar antes del horario asignado como salida que es lo que generalmente ocurre.
Para la salida se tendr 90 minutos que sera 13:30 donde el sistema estar aguardando que la persona
marque su salida.
Para el turno 2 las explicaciones son las mismas y donde se pueden programar turnos solapados por ejemplo
en el caso de que un primer turno dure hasta pasado el horario de ingreso, para este fin el interesado deber
hacer un marcado doble para que uno sea computado como salida y el otro como ingreso.
Tambin es posible la programacin de horarios pasado el da de 24 hrs. como el ejemplo siguiente:

Solo se muestra el turno 3 ya que los otros dos turnos no fueron asignados. En este ejemplo se le indica al
sistema que ingresara en horario nocturno a las 19:15 y saldr al da siguiente a las 7:15 con sus mrgenes de
tolerancia respectivo. Incluso es posible el uso de ingreso a una hora y la salida a la misma hora pero del da
siguiente, todo esto es analizado por el motor de procesamiento del sistema.
El diseo de esta seccin comprende muchas alternativas que brindan una adecuacin a cualquier tipo de
horario fijo existente en una institucin.
Opciones individuales del listado

Cada persona del listado tiene sus opciones que describiremos a continuacin
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Ver Datos : En esta seccin podemos ver los datos personales y la fotografa de la persona en una primera
seccin, en la segunda nos muestra las opciones de asignacin de horarios para una explicacin ms detallada
pondremos 2 ejemplos para comprender la flexibilidad de esta herramienta.
Ejemplo 1: una persona que tiene horario de oficina de lunes a viernes en un mismo horario.

En la seccin Horarios disponibles debemos elegir el horario que nos interesa en este caso de 8 a 12 y de 14 a
18, luego elegimos los das del mes correspondiente en este caso del 1 al 31 sin tomar en cuanta sbados ni
domingos las opciones de Aplicar a: le indicarn al sistema para ahorrar tiempo que deb asignar a todo su
grupo o a todas las persona del sistema, para finalizar presionamos en Asignar este horario para que se
aplique la orden, el resultado se vera en la misma seccin de la siguiente forma

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En la figura se ve una parte de la asignacin que realiz el sistema aplicado a una persona y en los das
indicados, quiz no pudo ver de forma inmediato porque no se encontraba en el mes actual que maneja el
sistema, pero tiene la siguiente opcin para ir a esta pantalla

Tan solo eligiendo el mes y ao correspondiente podr observar la asignacin que se realiz
La opcin junto al dato de ao nos enviar a ver la tarjeta de asistencia correspondiente a ese mes y ao
como se muestra en la figura siguiente.

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Esta es la tarjeta de asistencia de esta persona los puntos indican que no tiene horario asignado en ese turno,
las (F) indica que no ha sido marcado su asistencia en ese horario asignado.
Tambin tenemos datos de resumen en la parte inferior

Todos estos datos pueden ser impresos con el icono

cuadro de dilogo para elegir la impresora a usar.

que nos dar una vista previa de la impresin y el

Retornando a nuestro ejemplo, a veces uno suele equivocarse en la asignacin y para esto debemos corregir
algunas asignaciones y el sistema nos permite realizar esta tarea

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Podemos seleccionar cada horario que no corresponda y eliminarlo usando

que eliminar todos los
horarios con las casillas marcadas, tambin podemos usar para eliminar los horarios de esta persona sino
tambin del resto de las personas que estn usando este mismo horario asignado a ese da.
Ejemplo 2: Una persona que tiene distintos horarios en el mes, extremando ejemplos

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Y esta sera su tarjeta del mes:

Obviamente todas las (F) se irn reemplazando con las horas que correspondan en cada marcado de
asistencia de esta persona y el resumen tambin ir variando.
Observe que para cada da existe el icono
que nos permite ver al margen de la asignacin del horario si
una persona ha realizado una actividad de marcado como se muestra en la figura.

Pese a no tener un horario asignado el sistema nos permite ver a detalle todas las actividades de la persona la
cantidad de intentos sobre todo.
Ejemplo de un marcado completo

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Para eliminar el registro de una persona use

y confirme la accin, este icono es usado en todas las
operaciones que vayan a realizar esa tarea y por precaucin siempre pide confirmacin para borrar porque
dicha accin es irreversible.
Para ir directamente a observar la tarjeta de marcado haga click en
formulario

y le pedir el mes y ao en este

Luego de elegir haga click en Elaborar y obtendr la tarjeta correspondiente a esa persona.
Las excepciones son usadas para reemplazar la ausencia de marcado por una justificacin vlida donde no
coloca una hora sino un sello descriptivo que indica el motivo por el cual no se realiz el marcado en el
horario asignado, para esto hacemos click en el icono y podremos ver el siguiente formulario
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En primer lugar se debe elegir las casillas de marcado como se ve en el cuadro, a continuacin elegir un sello
del cual se tiene toda una variedad, las fechas deben ser elegidas ya sea como rango o un da especfico, la
opcin de Tipo nos indica si esta excepcin ser normal o se repetir cada gestin (perpetua) como por
ejemplo un feriado nacional.
Por ltimo esto puede ser aplicado a una sola persona, a todo el grupo o a todo el personal, al presionar
establecer se podr observar en la tarjeta de asistencia los sellos correspondientes en caso de que tengo un
horario asignado en esas fechas.

Y esto tambin se observar en el resumen de la tarjeta.

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El icono
nos permite ver de forma directa los marcados del da de la persona sin tomar en cuenta su
horario asignado o no.

Ya estando en esta seccin puedo ver el registro de otra fecha eligiendo del calendario la fecha a ver y
presionar el botn Cambiar.

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Planillas

Planillas mensuales

Le ofrece este formulario donde debe elegir el mes, ao y grupo teniendo la opcin de mostrar todos, este
reporte nos elaborar la misma informacin de las tarjetas de asistencia pero resumidas y de todas las
personas con la opcin de imprimir.

Si existiese alguna duda de los datos obtenidos en el reporte, cada fila cuenta con el icono
la tarjeta de asistencia correspondiente a dicho mes y de cada persona.

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para poder ver

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Planillas por Fechas

Es posible seleccionar un rango de fechas que no siempre vayan a pertenecer a un mes

En este caso hemos tomado 2 semanas del mes de agosto para obtener el reporte.
O en este caso 2 meses y medio

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Registro

Muestra informacin por da del movimiento de marcado en el sistema, se tiene l columna de intrusos o
huellas incorrectas. La segunda columna nos muestra el orden de llegada de los empleados con sus horas
respectivas y la tercera columna indica el resto de la gente que no marco su asistencia en el da.

Es posible poder observar este detalle de un da especfico y poder tambin clasificarlo por grupos.
Podemos acceder de forma directa a su tarjeta de asistencia haciendo click en .

Respaldo de Datos

El sistema permite sacar un respaldo de la base de datos por fecha, lo recomendable es hacerlo a diario para
que quede seguro los datos del sistema, para esto ingrese a esta seccin y presin el nico botn para que el

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sistema saque una copia de respaldo, se irn creando de manera automtica y por fechas como se muestra
en la figura.

Configuraciones

Sincronizacin de hora

Es posible sincronizar la hora del sistema a partir de la hora local de la computadora donde esta instalada el
mdulo cliente, para esto primero deber poner la hora exacta en la mquina local y luego presionar el botn
Sincronizar para que la hora local de su computadora sea enviada al servidor, este efecto es inmediato.

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Apagado del equipo

Con esta opcin podemos programar al servidor para que a una hora determinada pueda apagarse
automticamente, tambin en estas opciones se incluyen el apagado inmediato y la opcin sin apagado.
Obtener cdigo de tarjeta

Con este botn podemos obtener el cdigo magntico, de barras o proximidad impreso en la tarjeta para
esto hacemos click en dicho botn y nos dirigimos al servidor para pasar o aproximar la tarjeta y podremos
observar el cdigo en la pantalla del mismo servidor.
Noticias o anuncios

El sistema va circulando en el servidor videos como anuncios los cuales pueden ser editados o cambiados en
cualquier instante, para esto deber crear un archivo en formato plano de texto bloque de notas y subirlo a
travs del formulario incluido en esta seccin como muestra la figura, el efecto ser instantneo.
Variables Interface de Registro.
Son variables para el aspecto del servidor cada una conlleva su descripcin para aplicar esto tan solo debe
presionar el botn Aplicar y el efecto ser inmediato, tambin existe la opcin por defecto que carga las
variables originales con las cuales se instal.

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Mantenimiento de datos

Nos muestra la estructura de la base de datos que a veces por cortes inesperados pueden llegar a daarse, en
este caso el sistema detecta este error y nos da la posibilidad de repararlo.
Una estructura sin problemas muestra la sgte figura.

En caso de existir algn error en alguna tabla nos mostrar la opcin de reparar mediante el icono

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Salir

Desconecta la aplicacin cliente del servidor.

Crditos
Responsable de Software y elaboracin del documento:
Juan Carlos Fernndez Bernal
Ingeniero en Sistemas
6422911 76123541
Sucre Bolivia
Ultima revisin Noviembre 2008

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