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INDICE
Introduccin ............................................................................................................................................................................................................ 1
Instructivo de operacin .................................................................................................................................................................................... 2
Como llenar la hoja de Excel. ........................................................................................................................................................................... 7
Plantas................................................................................................................................................................................................................... 7
Departamentos.................................................................................................................................................................................................. 8
Categoras de Puestos .................................................................................................................................................................................... 9
Puestos ............................................................................................................................................................................................................... 10
Empleados ......................................................................................................................................................................................................... 11
Categoras ......................................................................................................................................................................................................... 12
Temas .................................................................................................................................................................................................................. 13
Procesos ............................................................................................................................................................................................................. 14
Tipo de Documento ...................................................................................................................................................................................... 15
Documentos ..................................................................................................................................................................................................... 16
Origen de las no conformidades .............................................................................................................................................................. 19
Clasificacin de las no conformidades .................................................................................................................................................. 20
Plantillas Ishikawa........................................................................................................................................................................................... 21
Documentos para expediente del empleado ...................................................................................................................................... 22
Competencias requeridas al empleado ................................................................................................................................................. 23
Requisitos para el control de registros .................................................................................................................................................. 24
Proceso de elaboracin de registros ...................................................................................................................................................... 26
Proceso de aprobacin de registros ....................................................................................................................................................... 27
Introduccin
Foqus INI Carga inicial del sistema nos facilita el proceso de cargar el sistema foqus desde una estructura de hojas
de Excel que nos permiten recopilar la informacin requerida y cargarla al sistema, ahorrando una cantidad de
tiempo considerable y aprovechando la informacin existen en la empresa para facilitar este proceso.
Este mdulo viene a dar respuesta a las necesidades que nos planteaban nuestros clientes al momento de cargar el
sistema foqus de hacerlo de una manera sencilla, que les permitiera utilizar la informacin que ya tenan en su
organizacin, principalmente en hojas de Excel, y que cuando queran cargar el sistema foqus tenan que capturar
manualmente, llevndose una cantidad de tiempo considerable.
Por tal motivo se tom la decisin de crear esta herramienta, en la que en hojas de Excel, ya sea desde la aplicacin
o por fuera, se llena la informacin requerida por el sistema foqus y una vez que tenemos toda la informacin
ejecutamos el proceso para cargarla, validando que la informacin cumpla con las especificaciones requeridas por
foqus, en caso no cumplir genera un reporte indicando cual fue el problema por el que no pudo cargar dicha
informacin para que la corrija y volva a ejecutar el proceso hasta que toda la informacin cargue sin problemas.
Esta herramienta ha sido de gran ayuda, disminuyendo hasta en un 50% el tiempo requerido para cargar un sistema
lo que nos ha facilitado el proceso de implementacin del sistema foqus y permitido dar resultados rpidamente,
ya que una vez que se carga la informacin el sistema esta listo para utilizarse por los usuarios.
Pgina
Dar clic en Ejecutar, esta ventana de confirmacin de inicio de la aplicacin nicamente se muestra la primera vez
que se ingresa al sistema o cuando hay una actualizacin.
Inmediatamente despus que termine la descarga del programa, se abre la pantalla de inicio de la aplicacin:
Pgina
En la pantalla de Inicio, se debe ingresar en el Usuario Foqus y la Contrasea Foqus, damos clic en Aceptar y se
mostrara la siguiente pantalla:
Pgina
En esta pantalla se muestra el archivo en Excel que nos permitir recopilar la informacin necesaria para cargar el
sistema foqus, para ello debe de ingresar a cada una de las pestaas en la parte inferior de la pantalla, en ellas debe
colocar la informacin solicitada de acuerdo a los mdulos que haya contratado. Para ms informacin ir al apartado,
Como llenar la Hoja de Excel.
Se cuenta con las opciones de Importar y Descargar, esto sirve para facilitar la captura de informacin
Descargar. De ser requerido, la hoja de Excel puede descargarse a su computadora y trabajar en ella fuera
de Foqus.
Importar. Si ha llenado la hoja de Excel de carga inicial fuera de Foqus, con esta opcin puede volver a
subirla en el sistema.
Cuando la hoja de Excel tenga la informacin requerida, ya sea que la capturo directamente o la genero por fuera y
luego la importo, debe de dar clic en Aceptar, se muestra la siguiente pantalla:
En esta pantalla se puede seleccionar la informacin que se desea subir, seleccionado la casilla del apartado deseado,
por default aparecen todas las casillas de todos los mdulos contratados.
Pgina
Pgina
Ejemplo:
1.
2.
3.
La descripcin del error aparece en la ltima columna o al hacer doble clic en el rengln se muestra as:
4. La descripcin dice que contiene caracteres invlidos en la columna KEY-DEPTO, se muestran los caracteres
que acepta.
5. Corregir la informacin de la columna que tiene problemas.
6. Hacer el proceso de carga del sistema hasta conseguir que todos los apartados de los mdulos aparezcan
con una
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Plantas
PLANTAS
Se capturan las plantas que tiene la empresa, solo aplica si contrato la opcin de plantas,
en caso contrario no debe capturar esta informacin.
Eje: P001 Len, P002 Quertaro
KEY-PLA
Clave o cdigo con el que se identifica la planta, acepta nmeros, letras o combinacin de
ambos con un mximo de 5 caracteres
Nombre completo de la planta, acepta nmeros, letras y signos (., -_:; +*/<>=), con un
mximo de 80 caracteres
Nombre corto de la planta, una abreviacin que ayude a describir el departamento, acepta
nmeros, letras y signos (., -_:; +*/<>=), con un mximo de 20 caracteres.
PLANTA
NOMBRE CORTO
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Departamentos
DEPTOS
KEY-DEPTO
DEPARTAMENTO
DES_CORTA
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CAT PUESTOS
KEY-CAT-PUE
Clave o cdigo con el que se identifica el nivel que puede tener el puesto, acepta nmeros
o letras o combinacin de ambos con un mximo de 5 caracteres.
Nombre del nivel del de puesto, acepta nmeros, letras y signos (., -_:; +*/<>=), con un
mximo de 80 caracteres
Nombre corto del nivel del puesto, una abreviacin que ayude a describir el nivel, acepta
nmeros, letras y signos (., -_:; +*/<>=), con un mximo de 20 caracteres
CATEGORIA
DES_CORTA
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PUESTOS
Se capturan los puestos o funciones que los empleados pueden desempear en el SGC.
Eje: VTA01-Gerente de compras, SGC02-Coordinador de documentos
KEY-PUE
Clave o cdigo con el que se identifica el puesto, acepta nmeros o letras o combinacin
de ambos con un mximo de 5 caracteres.
PUESTO
Nombre del puesto, acepta nmeros, letras y signos (., -_:; +*/<>=), con un mximo de 80
caracteres
KEY-DEPTO
Se captura KEY-DEPTO que se defini en la hoja DEPTOS para indicar que el puesto
pertenece a este departamento.
KEY-CAT-PUE
Se captura KEY-CAT-PUE que se defini en la hoja CAT PUESTOS para indicar el nivel al que
corresponde el puesto.
KEY-PUE-JEFEINMEDIATO
Se captura KEY-PUE que se define en esta hoja para indicar el puesto del jefe inmediato.
DISTRIBUYE
JEFE
INT
PLANTAS
Plantas que aplican al puesto en cuestin, anota el cdigo que se asign a la planta y si es
ms de una, separados por coma.
Pgina
10
EMPLEADOS
KEY-EMP
EMPLEADO
PUESTO
Tipo Movimiento
Fecha
Movimiento
Puesto Anterior
Nombre del puesto anterior que tena el empleado, se usa cuando el tipo de movimiento es
P= Cambio de puesto, si no aplica dejar en blanco.
Contrasea
Contrasea temporal de acceso que el empleado utilizar para ingresar al sistema, acepta
letras, nmeros y guion medio y bajo.
Email
TELEFONO
PLANTAS
Correo electrnico del empleado al que se le enviaran los avisos del sistema.
Nmero de telfono del empleado (Opcional)
Plantas en las que est asignado el empleado en cuestin, anota el cdigo que se asign a
la planta y si es ms de una, separados por coma.
Pgina
11
Categoras
CATEGORIAS
Se captura los criterios por los que queremos agrupar los documentos del sistema.
Eje: ISO9001, ISO14000, etc
KEY-CAT
Clave o cdigo con el cual se identifica la criterio para agrupar los documentos, acepta
nmeros o letras o combinacin de ambos con un mximo de 5 caracteres.
CATEGORIA
Nombre de la categora, acepta nmeros, letras y signos (., -_:; +*/<>=), con un mximo
de 80 caracteres.
DES_CORTA
Nombre corto de la categora, una abreviacin que ayude a describir la categora, acepta
nmeros, letras y signos (., -_:; +*/<>=), con un mximo de 20 caracteres.
OBSERVACIONES
DE LA CATEGORIA
Cualquier comentario que quiera agregar a la categora, acepta letras, nmeros con un
mximo de 60 caracteres.
CON-DOCTO
Define si la categora cuenta con un documento publicado para que se pueda ver desde
la consulta de documentos, Si o No.
CODIGO
DOCTO
DEL
Clave o cdigo con el cual se identifica el documento que se va a consultar, debe ser igual
al CODIGO de la hoja DOCUMENTOS, acepta nmeros o letras o combinacin de ambos
con un mximo de 30 caracteres.
Pgina
12
TEMAS
Se capturan los criterios por los que agrupamos una categora de documentos.
Eje: 4.2.3 Control de Documentos.
KEY-CAT
KEY-TEMA
DESCRIPCION DEL
TEMA
Descripcin del tema, acepta nmeros, letras y signos (., -_:; +*/<>=), con un mximo
de 60 caracteres.
DES_CORTA
Descripcin corta del tema, una abreviacin del tema, acepta nmeros, letras y algunos
signos de puntuacin (. , - _ :) con un mximo de 20 caracteres.
OBSERVACIONES
Cualquier comentario que quiera agregar al TEMA, acepta letras, nmeros con un
mximo de 60 caracteres.
PAG
REQUISITO DE LA
NORMA
DOCUMENTOS
RELACIONADOS
Capturar todos los CODIGOS de DOCUMENTOS que se relacionan con este tema
separados por (,)
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PROCESOS
KEY-PROC
Clave o cdigo que sirve para identificar el proceso, acepta letras, nmeros y guiones bajo
y medio, con un mximo de 10 caracteres.
PROCESO
Nombre del proceso, acepta letras, nmeros y signos de puntuacin, con un mximo de
80 caracteres.
DES_CORTA
Descripcin corta del proceso, una abreviacin del nombre del proceso que sirva para su
identificacin, acepta letras, nmeros y guion medio y bajo, con un mximo de 20
caracteres.
Indica si es un proceso o subproceso, P=Procesos, S=Subproceso.
TIP-PROCESO
KEY-RUT-ICO
Clave o cdigo que identifica la ruta donde se guardara el icono que se relacione con el
proceso, el valor por default es 4.
RUTA Y NOMBRE
DE ICONO ORIGEN
Ruta y nombre del archivo que tiene la imagen que se utilizar para el proceso.
Pgina
14
TIPO DOCTO
Capture los tipos de documentos en los que clasifica los documentos del sistema de
gestin.
Eje: PR-Procedimiento, IN-Instructivo.
KEY-TIPO-DOCTO
Clave o cdigo que identifica el tipo de documento, acepta letras y nmeros, con un
mximo de 5 caracteres.
TIPO DE DOCTO
Nombre del tipo de documento, acepta letras, nmeros y signos de puntuacin, con un
mximo de 50 caracteres.
DES_CORTA
Descripcin corta del tipo de documento, una abreviacin que ayuda a identificar el tipo
de documento, acepta letras, nmeros y signos de puntuacin, con un mximo de 20
caracteres.
UBICACION FISICA
DOCUMENTO
Lugar donde se guardan las copias controladas distribuidas en papel de este tipo, acepta
letras, nmeros y signos de puntuacin, con un mximo de 80 caracteres.
VIG
Vigencia en meses que tendrn los documentos de este tipo de documentos, en caso que
el tipo de documento no requiera revisin, poner 0.
KEY-RUTA
Clave o cdigo de la ruta donde se guardan los documentos originales, el valor por default
es 1 a menos que se indique lo contrario.
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APLICACION
UTILIZADA
ARC
Se considera el CODIGO del documento para formar el nombre del documento, Si o No.
VER
Se considera la VERSION del documento para formar el nombre del documento, Si o No.
TIT
Se considera el TITULO del documento para formar el nombre del documento, Si o No.
SEP
Documentos
DOCUMENTOS
CODIGO
VER
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16
Anotar la versin anterior del documento, cuando existen versiones previas del
documento, si no hay que dejar en blanco.
TITULO
ESTADO
FEC-VERSION
FEC-VIGOR
Fecha a partir de la cual se debe utilizar esta versin del documento quedando sin efecto
la versin anterior del documento. Se utiliza cuando por efectos de logstica no lo
podemos implementar en la fecha de la versin y definimos un tiempo en el cual mientras
se termina de implementar el documento el sistema muestra las dos versiones.
FEC-LIBERACION
FECREVALIDACIN
Fecha en la cual se debe hacer una revisin a la versin del documento, si aplica.
FEC-RETIRO
DOC-EXT
DIST-OBL
VIG
Nmero de meses en que se debe hacer una revisin al documento, poner 0 (cero) si el
documento no se tiene que revisar.
UBICACIN FISICA
DEL DOCUMENTO
Lugar donde los usuarios deben guardar las copias controladas en papel que les entregan,
si conoce en donde van a quedar en caso contrario dejar en blanco.
KEY-PUE-RESP
KEY-DEPT0
KEY-TIPO-DOCTO
DIST-GRL
IMP
GUARDAR
PLANTAS
Plantas que aplican al documento en cuestin, anota el cdigo que se asign a la planta
y si es ms de una, separados por coma.
DESCRIPCION DEL
CAMBIO
Anotar los cambios que se realizado al documento o indicar que es la primera versin.
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NOMBRE
DEL
ARCHIVO ORIGEN
APLICACIN
UTILIZADA
EXPORTA A PDF
Indica si el documento se quiere exportar a formato PDF para que el sistema lo convierta.
Solo aplica para documento de Office versin 2007 en adelante.
NOMBRE
DEL
ICONO ORIGEN
REFERENCIAS
DOCUMENTOS
Capturar los cdigos de los documentos que se mencionan dentro del documento
separados por comas (,).
PROCESOS
RELACIONADOS
PUESTO
DISTRIBUIR
Anotar las claves de los procesos relacionados con el documento separados por comas (,).
A
Anotar las claves de los puestos a los que se les distribuye el documento electrnicamente
con la siguiente estructura:
Estructura: Imprime, Guarda, Clave de puesto 1, Clave de puesto 2,...| Imprime, Guarda,
Clave de puesto 1,...
* I=Imprime / NA=No Aplica
* GR=Guarda Red / GC=Guarda Comn / NA=No Aplica
I,GR,SGC01,SGC02 Indica que se distribuye el documento a los puestos SGC01 y SGC02
y les permite imprimir y guardar.
NA,NA,SGC01,SGC02 - Indica que se distribuye el documento a los puestos SGC01 y
SGC02 y no les permite imprimir y guardar.
Nota: NO APLICA si tiene distribucin general
DISTRIBUCIN
PAPEL
EN
001, SGC01, 12/05/15, 1, Carpeta del sistema de gestin de la calidad, 2, rea de trabajo
Indica que al empleado 001 con el puesto SGC01 el 12/05/15 se le distribuyo la copia 1
y la tiene archivada en la carpeta del sistema de gestin de la calidad y que se le entreg
la copia 2 y la tiene en el rea de trabajo.
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18
ACP ORIGEN
KEY-ORI
ORIGEN
DES_CORTA
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19
ACP
CLASIFICACION
KEY-CLA
CLASIFICACION
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20
PLANTILLA
ISHIKAWA
KEY-ISH
DIAGRAMA
Nombre dado a la plantilla del diagrama, acepta letras, nmeros y signos de puntuacin.
DESCRIPCION_DEL_
DIAGRAMA
ESPINA_1
Ttulo para la espina principal nmero 1 de la plantilla, acepta letras nmeros y signos
de puntuacin, con un mximo de 20 caracteres.
ESPINA_2
Ttulo para la espina principal nmero 2 de la plantilla, acepta letras nmeros y signos
de puntuacin, con un mximo de 20 caracteres.
ESPINA_3
Ttulo para la espina principal nmero 3 de la plantilla, acepta letras nmeros y signos
de puntuacin, con un mximo de 20 caracteres.
ESPINA_4
Ttulo para la espina principal nmero 4 de la plantilla, acepta letras nmeros y signos
de puntuacin, con un mximo de 20 caracteres.
ESPINA_5
Ttulo para la espina principal nmero 5 de la plantilla, acepta letras nmeros y signos
de puntuacin, con un mximo de 20 caracteres.
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21
Ttulo para la espina principal nmero 6 de la plantilla, acepta letras nmeros y signos
de puntuacin, con un mximo de 20 caracteres.
CAP DOCUMENTOS
Capture los documentos que se solicitaran a los empleados para integrar su expediente.
KEY-DOCTO
Clave o cdigo con el que se identifica el documento, acepta nicamente nmeros, ej. 1,
2, 3, etc
DOCUMENTO
Nombre del documento requerido, acepta letras, nmeros y signos de puntuacin, con
un mximo de 80 caracteres.
STS
PAPEL
ELE
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22
CAP COMPETENCIAS
COMPETENCIA
REQ
REQUISITO
PRI
STS
Estatus de la competencia.
Cumple= Se ha demostrado el cumplimiento del requisito.
No Cumple= No ha demostrado el cumplimiento del requisito.
No aplica= No requiere demostrar cumplimiento al requisito.
La evidencia del cumplimiento del requisito es requerida en formato impreso u original
del documento.
PAPEL
ELE
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REG PROPIEDAD
CODIGO
Cdigo con el cual se identifica al registro (formato, etc), que se usa para completar un
registro, acepta letras, nmeros y -. _ / con un mximo de 30 caracteres.
TIPO DE REGISTRO
EN ARCHIVO
UNIDAD
ARCHIVO
TIEMPO
EN
ARCHIVO
MUERTO
La unidad de tiempo para retencin del registro electrnico en archivo, se define como:
Sem.
Mes.
Ao.
*el valor acepta 3 caracteres.
Indica el tiempo de retencin que tendr el registro electrnico en archivo muerto. Ej. 1,
2, 3, etc el nmero se relacionara con la siguiente columna (UNIDAD DE TIEMPO
ARCHIVO MUERTO).
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24
FECHA DE INICIO
DISPOSICION
ELABORAR
AUTORIZAR
COMO SE ARCHIVA
DONDE
ARCHIVA
SE
La unidad de tiempo para retencin del registro electrnico en archivo muerto, se define
como:
Sem.
Mes.
Ao.
*el valor acepta 3 caracteres.
Fecha a partir de la cual se toma en cuenta para definir las fechas de control del registro
electrnico, puede ser:
Fecha de alta.
Fecha de registro (da en que se defini como registro).
Que debe hacerse con el registro electrnico una vez finalizado su ciclo de vida en el
archivo.
Eliminar.
Respaldar.
Indica si el registro electrnico lleva un proceso de elaboracin (completar, llenar un
formato y revisar).
Si Entonces el registro lleva un control de quien elabora y quien revisa.
No Entonces el registro no requiere revisin y/o autorizacin.
Indica si el registro electrnico requiere un proceso de autorizacin.
Si El registro elaborado o llenado se enviara a la persona designada para su
autorizacin.
No El registro elaborado no necesita autorizacin.
Manera de archivar los registros en papel, Ej. Orden cronolgico, alfabtico, etc
Lugar o espacio fsico para guardar los registros en papel.
EN ARCHIVO PAPEL
Tiempo que se deben guardar los registros antes de pasar al archivo muerto.
EN
ARCHIVO
MUERTO PAPEL
DISPOSICION
PAPEL
Que se hacer con los registros en papel que ya cumplieron su ciclo en el archivo muerto.
Ej. Destruir, Reciclar, etc
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25
REG ELABORA
Establece el flujo que debe seguir un registro para crearlo, esto es til cuando intervienen
muchos empleados en el proceso de llenado del registro.
CODIGO
Cdigo con el cual se identifica al registro (formato, etc), que se usa para completar un
registro, acepta letras, nmeros y -. _ / con un mximo de 30 caracteres.
SECUENCIA
ACTIVIDAD
REALIZAR
CODIGO
EMPLEADO
DEL
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26
REG APRUEBA
Permite establecer una secuencia de aprobacin cuando se requiere que alguien firme
el registro electrnicamente.
CODIGO
Cdigo con el cual se identifica al registro (formato, etc), que se est autorizando,
acepta letras, nmeros y -. _ / con un mximo de 30 caracteres.
SECUENCIA
ACTIVIDAD
REALIZAR
CODIGO
EMPLEADO
DEL
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