UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARABA

CENTRO DE CINCIAS SOCIAIS APLICADAS

COORDENAO DO CURSO DE GRADUAO EM ADMINISTRAO
SERVIO DE ESTGIO SUPERVISIONADO EM ADMINISTRAO

FABIO MENDES VENCESLAU

GESTO DE ESTOQUES: UM ESTUDO DAS DIVERGNCIAS NO INVENTRIO

DE UMA EMPRESA DE AUTOPEAS DE JOO PESSOA - PB.

TRABALHO DE CONCLUSO DE CURSO

REA: ADMINISTRAO DE MATERIAIS E RECURSOS PATRIMONIAIS

JOO PESSOA - PB
AGOSTO, 2009

FBIO MENDES VENCESLAU

GESTO DE ESTOQUES: UM ESTUDO DAS DIVERGNCIAS NO INVENTRIO

DE UMA EMPRESA DE AUTOPEAS DE JOO PESSOA - PB

Trabalho de Concluso de Curso

apresentado ao Servio de Estgio
Supervisionado em Administrao,
da

Universidade

Paraba,

em

Federal

da

cumprimento

as

exigncias para a obteno do grau

de Bacharel em Administrao.

Professor (a) Orientador (a) : Khalil Gilbran S. Leite

Joo Pessoa PB
Agosto de 2009

FBIO MENDES VENCESLAU

GESTO DE ESTOQUES: UM ESTUDO DAS DIVERGNCIAS NO INVENTRIO

DE UMA EMPRESA DE AUTOPEAS DE JOO PESSOA - PB

Trabalho de Concluso de Curso Aprovado em:____/____/____

BANCA EXAMINADORA

______________________________________________________
Prof. Khalil Gilbran S. Leite UFPB/CCSA/DA - Orientador

______________________________________________________
Prof. Jorge Oliveira Gomes UFPB/CCSA/DA - Examinador

______________________________________________________
Prof. Rosivaldo de Lima Lucena UFPB/CCSA/DA - Examinador

Ao Prof. Khalil Gilbran S. Leite

Solicitamos examinar e emitir parecer ao TRABALHO DE CONCLUSO DE CURSO

do aluno, Fbio Mendes Venceslau

Joo Pessoa PB
Agosto de 2009

Prof. Rosivaldo de Lima Lucena

Coordenador do SESA

PARECER DO (A) PROFESSOR (A) ORIENTADOR (A)

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

AGRADECIMENTOS

Ao Prof. Khalil Gilbran S. Leite, pela orientao e presteza de todas as horas.

minha esposa pela fora e compreenso nos momentos difceis
minha me pelo incentivo dado desde a poca de pr-universitrio.
empresa Palcio das Baterias pela oportunidade de estudo do tema abordado.

RESUMO:
Um dos itens mais importantes do Ativo de uma empresa comercial o estoque.
Essa importncia advm no s de sua alta participao percentual no total do Ativo,
mas tambm do fato de ser a partir dele que se determina o custo das mercadorias ou
produtos vendidos. O estoque representa o custo das mercadorias possudas por uma
empresa numa data especifica. Ou seja, uma conta que registra os bens adquiridos para
serem revendidos ou transformados. Esse estudo teve como objetivo geral estudar o
fluxo de processos no controle de estoques e de expedio da empresa Palcio das
Baterias, observando a sua eficincia e nvel de seus controles. Um longo caminho foi
percorrido desde o recebimento dos produtos acabados no momento que entram no
estoque, bem como a verificao de todos os processos internos como conferncia,
palletizao, contagem fsica, inventrio, conciliao fsico-contbil at a identificao
de problemas no processo de controle. Como metodologia foi realizada uma pesquisa
descritiva e uma pesquisa de campo utilizando-se de questionrios e entrevistas junto s
prprias fontes informativas. Na busca pela melhoria contnua, os resultados da
pesquisa serviram como base para a apresentao de sugestes de melhorias nessa rea
especfica, ficando evidente com a concluso do estudo que a empresa carece de uma
melhor padronizao dos seus processos, aumento do quadro de funcionrios, aumento
do seu espao fsico e tambm de um investimento na rea de T.I (tecnologia da
Informao) para que assim, consiga chegar aos resultados esperados reduzindo suas
perdas.

Palavras-chave: Melhoria Contnua. Conciliao fsico-contbil. Tecnologia da

Informao. RFID

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Acurcia dos estoques

20

Figura 2 Giro dos estoques

20

Figura 3 Exemplo de sistema RFID

38

Figura 4 Estrutura do diagrama de causa e efeito

45

Figura 5 Adaptao do diagrama de causa e efeito

45

Figura 6 Modelo de arrumao incorreta

53

Figura 7 Modelo de arrumao correta

53

Figura 8 Dificuldade da contagem, mistura de modelos

53

Figura 9 Erro na quantidade solicitada

56

Figura 10 Modelo em desacordo com os lotes

58

Figura 11 - Formulrio de antecipao de baterias

59

Figura 12 - Modelo de etiquetas RFID

65

Figura 13 Modelo de etiqueta microship

65

LISTA DE QUADROS

Quadro 1 Varivel da pesquisa

43

LISTA DE GRFICOS

Grfico 1 - Principais motivo das divergncias segundo os funcionrios

43

Grfico 2 - Dificuldades relatadas pelos funcionrios na execuo das rotinas

44

Grfico 3 - Sugesto de melhorias segundo os funcionrios

44

LISTA DE SIGLAS

ERP

- Enterprise Resource Planning

GI

- Gesto de Inventrio

RFID - Sistema de Identificao Por Rdio Freqncia

RH

- Recursos Humanos

TI

-Tecnologia da Informao

TMS

-Transportation Management Systems

WMS -Warehouse Management Systems

SUMRIO

INTRODUO

12

1.1

DELIMITAO DO TEMA E FORMULAO DO PROBLEMA

12

1.2

OBJETIVOS

13

1.2.1 Objetivo Geral

13

1.2.2 Objetivo Especfico

14

1.3

JUSTIFICATIVA

14

FUNDAMENTAO TERICA

17

2.1

Gesto de Estoques

17

2.2

Conceituando a Administrao de Materiais

18

2.3

Conceitos e Funes dos Estoques

20

2.4

Custos dos Estoques

21

2.4.1 Inventrio Fsico

23

2.4.2 Natureza dos Inventrios

24

2.4.3 Sistema de Inventrio Peridico

24

2.4.4 Sistema de Inventrio Permanente

25

2.4.5 Sistema de Inventrio Rotativo

27

2.5

Origem das Divergncias

30

2.6

Procedimento de Controle de Estoques

32

2.6.1 Polticas de recebimento e padronizao dos produtos

33

2.6.2 Localizao dos itens no estoque

35

2.6.3 Conferncia de embarque e logstica de distribuio

37

2.7

Novas Tecnologias Sistema RFID

38

PROCEDIMENTOS METODOLGICOS

43

3.1

Metodologia

43

3.2

Universo de Pesquisa e Espao Amostral

43

3.3

Tcnica de Coleta de Dados

43

ANLISE E INTERPRETAO DE DADOS

45

4.1.1 ENTRADAS E SADAS NO FSICO

48

4.1.2 Falha de Comunicao

48

4.1.3 Estoque Desorganizado

48

4.1.4 ENTRADAS E SADAS NO SISTEMA

51

4.1.5 Erro nas Nomenclaturas dos Formulrios de Controle

51

4.1.6 Erro nos Cdigos

51

4.1.7 Falha no Sistema (Software)

52

4.1.8 Erro na Descrio Manual

52

4.1.9 Falha na Comunicao Entre Setores

53

4.2

54

RECEBIMENTO

4.2.1 Modelos em Desacordo Com os Lotes

54

4.2.2 Desateno dos Conferentes

55

4.2.3 Erro no Desconto das Antecipaes

55

4.3

56

LOCALIZAO E SEPARAO

4.3.1 Estoque Desorganizado

57

4.3.2 Disposio dos Produtos

57

4.3.3 EMBARQUE 1 CONFERNCIA

57

4.3.4 Funcionrios no Esperam a 1 Conferncia Adequadamente

57

4.3.5 EMBARQUE 2 CONFERNCIA

58

4.3.6 Disposio Inadequada dos Produtos

58

4.3.7 Modelos em Desacordo Com a Nota Fiscal

58

4.3.8 Falha na Comunicao Entre setores

59

4.4

59

APRESENTAO DE SUGESTES

4.4.1 Entradas e Sadas no Fsico

60

4.4.2 Entradas e Sadas no Sistema

60

4.5

60

Recebimento

4.5.1 Localizao e Separao

60

4.5.2 Embarque 1 Conferncia

60

4.5.3 Embarque 2 Conferncia

61

4.6

Proposta de melhoria com o uso do sistema RFID

61

CONCLUSO

63

REFERNCIAS

65

APNDICE A

67

INTRODUO
No universo corporativo, as perdas so consideradas um mal a ser eliminado,

principalmente aquelas ocasionadas pelas falhas nos processos internos de controle.

Nesse sentido faz-se necessrio um mapeamento de todos os processos na busca da
deteco de gargalos e consequentemente a eliminao das causas para que a
organizao obtenha melhores resultados.
As divergncias de estoque so na verdade um dos maiores problemas a serem
enfrentados, pois envolvem uma srie de processos e pessoas, onde cada um tem a
responsabilidade de gerir a sua parte ou etapa nesse conjunto. No presente estudo
analisaremos minuciosamente todas as etapas do processo logstico de manuseio e
expedio no sentido de identificar as principais causas para a divergncia do estoque
fsico versus estoque contbil. A empresa estudada foi o Palcio das Baterias Ltda.
Para complementar o estudo, foram entrevistados 06 (seis) funcionrios
envolvidos em todas as etapas do processo para identificar cada etapa do seu trabalho e
ao final identificar na entrevista uma forma de melhorar o processo, apontada pelos
mesmos, e conjuntamente com a nossa percepo propormos uma melhoria para o
processo de controle na busca pela qualidade da operao dentro da empresa.

1.1

DELIMITAO DO TEMA E PROBLEMA DA PESQUISA

As falhas de controle de estoques proporcionam diferenas notveis na

conciliao do inventrio fsico e contbil de produtos acabados de uma empresa. Os
problemas decorrem da falta de controle no fluxo desses produtos e podem ocasionar
perdas significativas para a empresa como, por exemplo, o aumento nos custos, na falta
de informaes precisas para o faturamento, a insatisfao de clientes e conflitos
internos entre funcionrios. Desse modo, faz-se necessrio um controle efetivo e austero
no seu estoque.
Analisando a tica da oportunidade, um rgido controle de estoque ir
proporcionar empresa um sistema eficaz que colaborar para a otimizao do ciclo
operacional, este que se estende desde a compra de matria-prima at a venda de

produtos acabados, levando em considerao que todas as etapas esto direta ou

indiretamente ligadas.
Na empresa estudada neste trabalho, Palcio das Baterias, localizada na
cidade de Joo Pessoa/PB, existe um sistema de controle de estoques que funciona da
seguinte forma: os produtos acabados que se encontram no estoque so diariamente
conferidos por um funcionrio que responsvel pelo estoque da empresa. Aps a
realizao da contagem diria realizada uma conciliao fsico versus contbil, de
modo a identificar possveis divergncias.
A conciliao contbil consiste em um relatrio gerado por um software de
controle de estoques que auxilia a movimentao diria de entradas e sadas de produtos
acabados. Nesse relatrio as informaes so classificadas por tipo, modelo, quantidade,
alm de um direcionamnto elencando quais modelos apresentaram maior volume de
vendas, tudo isso para garantir a maior lisura nas informaes.
Apesar do controle, so identificadas grandes divergncias nas quantidades
fsicas em relao ao inventrio contbil. Observou-se no estudo que

esse

fato

se

apresenta com certa recorrncia e, como conseqncia, alguns transtornos podem ser
percebidos principalmente na gesto de pessoas, em decorrncia de tais diferenas. A
empresa, que constantemente auditada, e por conta dessas disfunes lana mo da
demisso de funcionrios envolvidos no processo de controle de materiais, j que
suspeies nos processos internos so sentidas. Assim, processos demissionais podem
elevar os custos da operao comercial.
Diante dessa problemtica, esta monografia procura identificar quais as
possveis causas para tais divergncias de estoque e tambm que caminhos ou
estratgias podem vir a ser tomadas pela empresa para minimizar as conseqncias
negativas da falta de um controle efetivo na gesto de materiais?
1.2

OBJETIVOS

1.2.1

Objetivo Geral

Estudar o fluxo de processos no controle de estoques e de expedio da

empresa Palcio das Baterias, observando a sua eficincia e nvel de seus controles e
processos internos.

1.2.2

Objetivos Especficos

Estudar o sistema logstico do Palcio das Baterias Ltda.;

Avaliar o funcionamento da rea de expedio e controle

da cadeia de

suprimentos;

Identificar o fluxo dos processos internos, constatando algumas disfunes na

forma de gesto de materiais;

Propor melhorias na gesto de estoques atravs de boas prticas gerenciais e

uso de tecnologia de informao a fim de reduzir custos com o descontrole de
bens;

1.3

JUSTIFICATIVA
Assim como a rea de marketing, que responsvel por promover a marca e o

produto, a rea de logstica associada administrao de materiais, vem se tornando

cada vez mais estratgica para uma organizao. Pois, efetivar uma boa venda e no
dispor de uma logstica de distribuio eficaz, bem como um controle de estoques
eficiente, pode vir a comprometer os resultados operacionais e financeiros do negcio.
com essa preocupao que as grandes empresas atacadistas e varejistas
buscam formas de melhorar a qualidade do seu servio e de seus produtos, para que
consigam avanar no competitivo mercado do ramo de autopeas.
Atualmente, as empresas brasileiras vivem um momento extremamente
desafiador. Este novo cenrio econmico caracterizado pela busca da excelncia
empresarial por meio de uma maior competitividade, do desenvolvimento tecnolgico,
de uma maior oferta de produtos e servios adequados s expectativas dos clientes e,
uma remunerao de seu capital mais justa.
As empresas buscam a cada dia uma melhor forma de dinamizar os seus
processos, aumentando a sua produtividade e maximizando os seus lucros. Desta forma,
a rea de controle de estoque se faz presente como parte importante nesse processo de
mudanas to repentinas no cenrio corporativo.

Um dos maiores desafios desta rea a minimizao do problema de perdas,

de faltas e das possveis divergncias na conciliao dos seus estoques de produtos
acabados, visto que esse problema recorrente em 80% das empresas de distribuio do
Brasil, segundo a revista Distribuio (Agosto, 2006), tornando o setor carente de
mudanas na forma de administrar os seus ativos e na Gesto da Cadeia de Suprimentos
(Supply Chain Management).
Como objetivos fundamentais da logstica empresarial de acordo com Ballou,
destacam-se:

Viso integrada e sistmica de todos os processos da empresa. A ausncia deste

conceito faz com que cada rea ou departamento da empresa monte as suas
estratgias e trabalhe de forma isolada. Gerando, possivelmente, conflitos
internos fazendo com que um dos maiores concorrentes de uma empresa esteja
dentro dela mesmo;

Fazer com que os materiais e as informaes circulem o mais rpida e

claramente possvel, objetivando assim a otimizao dos investimentos em
estoques;

Enxergar toda a cadeia de suprimentos como parte importante do seu processo.

Fornecedores, colaboradores, comunidade e clientes so como elos de uma
corrente e esto intimamente interligados. Por isso, uma avaliao rotineira da
satisfao de suas necessidades e expectativas deve estar em pauta sempre;

O Planejamento sendo ele estratgico, ttico ou operacional, e a constante

avaliao de desempenho, por meio de indicadores, so ferramentas gerenciais
essenciais para o desenvolvimento de um bom sistema logstico;

O uso de sistemas de informao, a exemplo do Enterprise Resource Planning

(ERP), do Warehouse Management Systems (WMS) e do Transportation
Management Systems (TMS), do suporte s decises, que precisam ser cada vez
mais geis e assertivas em um ambiente de incertezas e competio elevadas;

O aumento da colaborao entre fornecedor e consumidor atravs do

compartilhamento de informaes relevantes para o nvel de servio desejado.

Este estudo foi realizado na empresa Palcio das Baterias Ltda., conceituada
em distribuio de produtos de autopeas e considerada a maior empresa de vendas de
baterias automotivas do estado da Paraba. A organizao reconhecida por representar
a marca mais lembrada no segmento de baterias para veculos e acumuladores de
energia, neste caso a marca Acumuladores Moura S/A, empresa referncia em qualidade
de produtos e servios, alm de oferecer um variado mix de produtos, tais como: linhas
de baterias para automveis leves e pesados, tratores, empilhadeiras, geradores, barcos e
no-breaks.
Com este estudo, foi possvel analisar de forma quantitativa e qualitativa
fluxos de trabalho e suas interfaces externas, num processo de avaliao do nvel de
controles internos para que num futuro se possa determinar o grau de investimento
necessrio para possveis melhorias na qualidade da gesto de estoques.
Essa monografia mostrou-se vivel no quesito acesso as informaes. Pois o
estudo foi realizado na empresa com a colaborao de todos os funcionrios envolvidos
diretamente com o gerenciamento de estoques.

FUNDAMENTAO TERICA

2.1

Gesto de Estoques
Observando um relato feito por Viana (2000), consta-se que no Brasil os

primeiros estudos sobre a moderna teoria de gerenciamento de estoques so da dcada

de 1950. A partir de ento, essas teorias vm apresentando relevante evoluo.
Identificados a classificao fsica e o monitoramento do estoque, torna-se
possvel controlar a demanda por meios estatsticos previamente elaborados, considerar
os custos de que possvel tambm considerar os custos de aquisio, da posse e da
falta de estoques para suprir os consumidores e elaborar e atingir metas para que se
reduzam os custos e se maximizem os lucros.
Ainda de acordo com Viana (2000) Dimensionar assertivamente e controlar
estoques so objetivos fundamentais para a administrao de materiais estabelecendo
assim nveis adequados, buscando melhor adequ-los sem afetar o ciclo de
comercializao, minimizando impactos negativos no fluxo de mercadorias venda. Os
estoques tendem a flutuar e muito difcil control-los em toda a sua extenso, pois os
materiais se transformam rapidamente e a cada momento podem ser classificados
diferentemente, exigindo capacitao dos gestores. De um lado quando o estoque
obtido para uso futuro da produo, representa capital parado e passa a ser visto como
um mal necessrio, exigindo um grande esforo para controlar e reduzir tal
investimento.
De outro lado torna-se bem difcil determinar e depender da confiabilidade dos
fornecedores quando das entregas aprazadas. Dessa maneira os estoques no podero
ser volumosos, pois implicam em capital empatado desnecessariamente, nem podem ser
muito pequenos, pois envolvem risco de falta de materiais e conseqentemente
paralisao quanto ao atendimento aos clientes.
As empresas, especialmente as de varejo, precisam obter dados e informaes
relevantes aos estoques que permitam o seu conhecimento, para isso necessrio o uso
de ferramentas administrativas bsicas: o fichrio de estoque, que hoje na maioria das
empresas feito eletronicamente e a classificao ABC.

Tambm necessrio observar que o controle de estoques, vem sofrendo

mudanas para estruturar-se s necessidades da organizao de forma que se
desenvolveram e acumularam experincias em grande variedade de situaes por meio
de tcnicas especiais como, por exemplo, o PERT-COM, programao linear, teoria das
filas, tcnicas de simulao e entre outras, que vem auxiliando o gerenciamento de
estoques de forma gradativa.
Uma poltica de estoques o conjunto de atos diretivos que estabelecem de
forma global e especfica, princpios, diretrizes e normas relacionadas ao gerenciamento
e gesto de estoques das empresas tem a ateno voltada para os custos de aquisio, de
estocagem e de distribuio, logo se procura a racionalidade e o equilbrio do consumo.
2.2

Conceituando a Administrao de Materiais

De acordo com Arnold (2006 p. 26), o conceito de se ter um departamento

responsvel pelo fluxo de materiais a partir do fornecedor, passando pela produo at o

consumidor, relativamente novo. Embora muitas empresas tenham adotado esse tipo
de estrutura, ainda podem existir diversas que no o fizeram. Se as empresas desejam
minimizar seus custos totais nessa rea e prover melhor nvel de servios ao cliente,
devem agir desse modo.
O nome geralmente dado a essa funo administrao de recursos materiais,
ou gesto de suprimentos. Outros nomes incluem planejamento e controle da
distribuio e administrao da logstica.
A administrao de materiais responsvel pelo planejamento e controle de
materiais, onde seus objetivos so: maximizar a utilizao dos recursos da empresa e
fornecer o nvel requerido de servios ao consumidor.
Chiavenatto (1991) explica que
a administrao de materiais se refere totalidade das
funes relacionadas com os recursos materiais, seja com sua
programao, aquisio, estocagem, distribuio... desde a
sua chegada a empresa at a sua sada com direo aos
clientes. (p. 35).

A Administrao de Materiais coordena os fluxos de insumos, de materiais em

processo e produtos acabados, estabelecendo um conjunto de diretrizes que formaro
uma rotina operacional sistemtica e que funcione de maneira harmnica.
A evoluo da gesto de materiais est diretamente relacionada com as
transformaes que advm da Revoluo Industrial como transformaes sociais,
econmicas e tecnolgicas.
De acordo com Viana (2000), todas as empresas sofreram modificaes no
produto final e nos processos aps este marco do mundo contemporneo que foi a
revoluo industrial. Isso ocorreu devido aos seguintes aspectos: crescimento do volume
das necessidades de materiais, velocidade das mudanas no processo produtivo com a
influncia nas previses de demandas e a qualificao dos recursos humanos.
Ainda de acordo com Viana (2000), com essas mudanas a rea de materiais
provocou tambm grandes mudanas em suas atividades-meio, fundamental para o
processo industrial. O mtodo de previso que era empregado j no atendia mais as
necessidades das empresas que solicitavam uma menor quantidade de materiais. A rea
tcnico-administrativa encontrava-se despreparada para assumir esta nova fase, a
situao s encontrou-se em melhor estado com a chegada da administrao cientfica.
A partir de ento visava-se busca da otimizao do processo e o desenvolvimento
humano na organizao.
De acordo com Quaresma (1985), qualquer empresa, seja ela pblica, privada
ou de economia mista, com aspectos industriais ou comerciais, dever se adequar s
mudanas trazidas pelo tempo possuindo uma estrutura adequada para alcanar os seus
fins. Em relao gesto de cadeia de suprimentos preciso que a empresa esteja em
condies de contribuir com a eficincia para a realizao de programas de trabalho,
cuja execuo exija rpida adaptao aos processos de evoluo tecnolgica.
necessrio que os formulrios, rotinas, normas e procedimentos sejam
consolidados em publicaes de natureza dinmica, isto para que a administrao no
perca de vista a flexibilidade indispensvel ao cumprimento de programas voltados aos
objetivos primordiais da empresa.
As consideraes referidas por Quaresma (1985) so extremamente
importantes, mas a importncia maior deve ser dada ao homem. O homem
organizacional deve ser habilitado no quesito competncia tcnica e conceitual, tico na

conduo dos negcios e procurar decidir e gerir com mais assertividade os recursos
humanos e materiais prontos e sua disposio.

2.3

Conceitos e Funes de Estoques

De acordo com o enfoque de Viana (2000), a gerncia de estoques uma das

funes da administrao de materiais, sendo esta com grande relevncia nos custos e
no gerenciamento financeiro da empresa. Por isso suas implicaes devem ser
concentradas no sentido das aplicaes tcnicas e cientficas da utilizao dos processos
de compra, armazenamento e movimentao de materiais e, por fim a distribuio dos
produtos acabados para o alcance das metas gerenciais e financeiras desejadas.
A funo da administrao de estoques deve minimizar o custo do capital total
investido em matria-prima e produtos finais, pois podem ser negativamente
impactantes e tendem ao crescimento, uma vez que o custo financeiro sensvel a essas
variaes. Para empresas industriais e de varejo, trabalhar sem estoques torna-se
invivel do ponto de vista operacional, pois ele funciona como aparato entre vrios
estgios da produo at a venda final do produto.
De acordo com Chiavenatto (1991), estoques podem ser compostos de
materiais em processamento, materiais semi-acabados, produtos acabados, estes que por
vezes precisam existir em funo de futuras necessidades do mercado. Assim, o estoque
constitui todo o sortimento de materiais que a empresa possui e utiliza no processo de
produo ou comercializao dos seus produtos e servios.
Os estoques podem ser entendidos de forma generalizada, so como uma
quantidade

de

itens

mantidos

em

disponibilidade

constante

renovados

permanentemente para produzir lucros ou servios.

Viana (2000) afirma que

materiais, mercadorias ou produtos acumulados para

utilizao posterior, de modo a permitir o atendimento
regular das necessidades dos usurios para continuidade das
atividades da empresa, sendo o estoque gerado,
consequentemente pela impossibilidade de prever-se a
demanda com exatido. (p. 109)

De acordo com Silva (2006), estoques so representativos de matrias-primas,

produtos semi-acabados, componentes para montagem, sobressalentes, produtos
acabados, materiais administrativos e suprimentos variados.

So funes do estoques, segundo Chiavenatto (1991):

1. Possibilitar o abastecimento de materiais empresa, neutralizando os efeitos
de: demora ou atraso no fornecimento de materiais, sazonalidade no
suprimento, riscos e dificuldade no fornecimento;
2. Permitir economias de escala: atravs da compra ou produo de lotes
econmicos, pela flexibilidade do processo produtivo, pela rapidez e
eficincia no atendimento s necessidades;
3. Atender regularmente aos usurios quanto s quantidades, prazos e
qualidade requeridos;
4. Assegurar a empresa quanto aos riscos de produo ou comercializao do
mercado fornecedor;
2.4

Custos dos Estoques

De acordo com Martins (2006), a gesto de estoques constitui uma srie de

aes que permitem ao administrador verificar se os estoques esto sendo bem

utilizados, bem localizados em relao aos setores que deles se utilizam, bem
manuseados e bem controlados.
Existem vrios indicadores de produtividade na anlise e controle dos
estoques, sendo as mais usuais diferenas entre o inventrio fsico e o contbil, acurcia
dos controles, nvel de servio ou nvel de atendimento, giro de estoques e cobertura dos
estoques. Vejamos cada um deles.
O inventrio fsico consiste na contagem fsica dos itens de estoque. Caso haja
diferenas entre o inventrio fsico e os registros do controle de estoques, devem ser
feitos os ajustes conforme recomendaes contbeis e tributrias. O grande controle que
pode ser feito em qualquer organizao para auxiliar no gerenciamento de materiais.

Uma vez terminado o inventrio, pode-se calcular a acurcia dos controles,

que mede a porcentagem de itens corretos, tanto em quantidade quanto em valor, ou
seja:

Fonte: Martins, 2006

Nvel de servio ou nvel de atendimento o indicador de quo eficaz foi o

estoque para atender s solicitaes dos usurios. Assim, quanto mais requisies forem
atendidas, nas quantidades e especificaes solicitadas, tanto maior ser o nvel de
servio.
O giro de estoques mede a quantidade de vezes, por unidade de tempo, o
estoque se renovou ou girou. Assim:

Fonte: Martins, 2006

Ainda de acordo com Martins, 2006 na anlise dos estoques importante

diferenciar os conceitos de demanda e consumo. A demanda representa a "vontade" do
consumidor em comprar ou requisitar. Por exemplo, caso um colaborador necessite de
certa quantidade de unidades de um item de estoques - um produto necessrio na
fabricao de outro componente. Essa sua vontade ou necessidade pode ou no ser
atendida plenamente. Se atendida plenamente, dizemos que o consumo foi igual
demanda. Se, entretanto, a disponibilidade do produto for insuficiente para atender
"vontade" ou necessidade do consumidor (ou usurio), dizemos que houve uma situao
de demanda reprimida.
A localizao dos estoques uma forma de endereamento dos itens estocados
para que eles possam ser facilmente localizados. Com a automatizao dos
almoxarifados, a definio de um critrio de endereamento imprescindvel.

A tentativa constante e incansvel dos gerentes em reduzir os estoques, sejam

eles de matria-prima, de produtos em processo ou de produtos acabados, tem levado ao
desenvolvimento de novas tcnicas de administrao e at mesmo a novas filosofias
gerenciais. O fato de considerar os estoques como um desperdcio levou os japoneses a
desenvolver as tcnicas do just-in-time com a utilizao de cartes kanban. As
aplicaes do just-in-time so to amplas e importantes que acabaram tornando-se uma
filosofia gerencial.

2.4.1

Inventrio Fsico
Os estoques representam um dos ativos mais importantes do capital circulante

e da posio financeira da maioria das companhias industriais e comerciais. A sua

correta determinao no incio e no fim do perodo contbil essencial para uma
apurao adequada do lucro lquido do exerccio. Os estoques esto intimamente ligados
s principais reas de operao dessas companhias e envolvem problemas de
administrao, controle, contabilizao e principalmente de avaliao.
Segundo Chiavenatto (1996), o inventrio um levantamento fsico ou
contagem dos materiais existentes, para efeito de confrontao com os estoques
anotando os resultados nos fichrios de estoques ou no banco de dados sobre materiais.
Algumas lhe do o nome de inventrio fsico porque se trata de um levantamento fsico
e mensurvel daquilo que existe em estoque na empresa e para diferenciar do estoque
registrado nos relatrios.
Viana (2000) afirma que
o inventrio fsico uma contagem peridica dos materiais
existentes para efeito de comparao com os estoques
registrados e contabilizados em controle da empresa, a fim de
comprovar sua existncia e exatido. (p.381)

Segundo Quaresma (1985, p. 63) o termo inventrio uma enumerao

minuciosa dos elementos patrimoniais.

2.4.2

Natureza dos inventrios:

Segundo Quaresma (1985), o termo inventrio usado para designar o estoque

disponvel para a venda no curso normal da empresa, bem como os artigos que sero
utilizados na produo de mercadorias a serem vendidas. A venda de mercadorias acima
do custo a principal fonte de renda da empresa comercial ou fbrica.
Inventrio a auditoria que realizada em um banco de dados para ser
verificado se a quantidade de itens alocados no armazm ou local onde mantido um
material controlado. O objetivo saber se a quantidade de material armazenada
idntica a quantidade na tela da aplicao. Os inventrios representam um dos mais
ativos elementos nas operaes comerciais, sendo continuamente adquiridos,
transformados e revendidos, os registros de inventrios controlam o estoque em
constante movimento. So necessrios os registros para os custos de inventrio, para a
avaliao peridica dos resultados das e a determinao da situao financeira da
empresa. Ele, o inventrio, constitui pea fundamental no levantamento do balano,
compreendendo a conferncia fsica das existncias e sua avaliao em moeda,
constituindo pea fundamental do balano. O inventrio sempre foi o apoio dos
balanos, por isso no basta que as legislaes estabeleam a obrigatoriedade do
levantamento dos balanos, tiveram elas que ir mais adiante prescrevendo leis para o
levantamento dos inventrios, para que se tivessem balanos fidedignos.
2.4.3

Sistema de Inventrio Peridico

Neste tipo de sistema, de acordo com Arnold (2006), a administrao

especifica um intervalo fixo de tempo, para que se faa a reviso da posio de estoque.
Em cada reviso, uma ordem de suprimento colocada, o tamanho dessa ordem variar
de uma reviso para a seguinte, dependendo das flutuaes da demanda.
A caracterstica marcante dos sistemas peridicos de controle de estoque de
que as revises da posio do estoque so conduzidas somente a intervalos de tempos
regulares, tais como uma vez por dia ou uma vez por semana.
A anlise em cada reviso dever desenvolver respostas adequadas a duas
questes fundamentais:

a)

Dever uma ordem de suprimento ser colocada agora?

b)

Se esse o caso, quantas unidades?

A deciso-chave do projeto para o caso de sistemas peridicos a

determinao do perodo mais adequado entre revises. Uma vez identificados os

fatores de custo relevantes, as alternativas viveis podero ser analisadas.
O perodo timo considerado aquele intervalo de tempo que resulta no
mnimo custo varivel total, ao longo de certo perodo de planejamento, uma vez
decidido o intervalo de reviso, o mximo de nmero de ordens de rotina para
determinado item em perodo de planejamento fixado. Por exemplo, a deciso de se
rever a posio de estoque uma vez por semana, daria como resultado a colocao de
X ordens de suprimento, depende das regras de suprimentos especficas empregadas.
O revisor poderia, por exemplo, retardar a encomenda de um item, at que o tamanho do
lote representasse uma quantidade econmica de fabricao ou de embarque. Neste caso
ele poderia no colocar uma ordem rotineira a cada reviso, se forem necessrias ordens
de emergncia entre revises, as ordens podero exceder o nmero planejado. A
discusso aqui, ser limitada aquela classe de sistemas peridicos, nos quais uma ordem
de suprimento rotineira deve ser colocada a cada reviso e duas ordens de emergncia,
entre as revises, no so permitidas.
O sistema peridico permite ao tomador de deciso, boas previses do
consumo do item. J que os dados contnuos facilitaro a ilustrao dos conceitos a
serem demonstrados, todas as previses sero dadas sob a forma de uma distribuio
normal.
Os sistemas peridicos podem ser projetados para atingir dado nvel de
servio, ou, se no conhecidos os custos de no atendimento, a fornecer um timo nvel
de servio, baseado no tratamento explcito dos custos de no atendimento.
2.4.4

Sistema de Inventrio Permanente:

Conforme descrito por Ballou (1993), numa empresa industrial mantm-se,

geralmente no almoxarifado ou armazm, registros indicando para cada item de matria

prima, as quantidades existentes no incio do perodo, os recebimentos, as retiradas e o
saldo no encerramento do perodo. Esses registros so chamados de inventrios

permanentes. Alm das quantidades, os registros de inventrios permanentes, podem

incluir os custos dos itens de matrias-primas. Neste caso, eles so freqentemente
designados como inventrios contbeis.
Os inventrios contbeis constituem um Razo Auxiliar, dos itens j que o
conjunto dos custos dos itens individuais de matria-prima se iguala ao saldo que
aparece na conta de controle de matrias-primas, no razo geral. Os registros
permanentes de estoques so um importante instrumento de controle. Eles fornecem
informaes que permitem ao departamento de compras, colocarem os pedidos de uma
maneira destinada a minimizar o investimento em estoque, e, contudo, evitar a perda de
descontos potenciais e a ocorrncia de estrangulamentos da produo devido a falta de
materiais. Contm eles, igualmente, dados que so teis no planejamento e programao
da produo. Quando existe um sistema de inventrio permanente, podem ser feitos
levantamentos fsicos de determinadas matrias-primas, durante todo o ano em processo
de rodzio. S aparecerem discrepncias significativas entre a contagem fsica e o registro
de inventrio permanente, este pode ser verificado com a documentao comprovante,
em busca de possveis erros, ou se pode procurar alguma outra explicao plausvel, por
exemplo, possveis desvios. Conhece-se a quantidade de mercadorias disponvel ou
mediante ao inventrio analtico, ou pela manuteno de um livro de inventrio
permanente.
O inventrio permanente envolve contagem, medida e peso das mercadorias. O
inventrio requer o registro corrente do movimento de mercadorias. Onde se adota o
inventrio permanente, o livro prprio contm contas para cada espcie de mercadoria.
O aumento no inventrio feito por meio de dbitos e decrscimo por meio de
crditos; o saldo resultante o que h disponvel. Os registros do inventrio permanente
podem ser feitos somente pelas quantidades ou pelas quantidades e pelos custos. Nas
empresas que adotam o sistema de inventrio permanente, aconselhvel fazer a
contagem das unidades existentes, ao menos uma vez ao ano e, se possvel com
intervalos menores.
A freqncia de tais inventrios depende do movimento das mercadorias, onde
freqentemente se adota o plano de controle contnuo do inventrio sobre a base
rotativa. As variaes entre o inventrio permanente e o analtico, decorrente de erros,

avarias, perdas, roubos ou outras causas, determinam a reconciliao, de modo que os

registros se igualem a contagem. Debita-se a conta de ajustamento de inventrio e
credita-se o inventrio permanente, quando o apurado na contagem for inferior ao
registrado no livro: no caso contrrio em que a contagem supera a que registra no livro,
credita-se a conta de ajustamento de inventrio e debita-se o inventrio atual. O saldo da
conta de ajustamento de inventrio encerrado, juntamente com as contas de lucros e
perdas no fim do exerccio. Como regra geral, o inventrio de mercadorias a serem
registradas nos sumrios deve abranger todas as mercadorias das quais se tem o ttulo da
posse.
2.4.5

Sistema de Inventrio Rotativo

Verificando alguns aspectos sobre inventrios sob uma tica de Quaresma

(1985), observa-se que os tipos de inventrio podem ser os seguintes:

a)

Parcial: onde apenas umas partes dos materiais so inventariadas;

b)

Geral: onde todos os materiais so inventariados;

c)

Inicial: quando realizado no incio das atividades de uma empresa;

d)

Peridico: executado em uma determinada poca, por exemplo; no fim do

exerccio;

e)

Rotativo: atravs desse inventrio, o empresrio obtm resultados que iro

auxiliar a programao de servios e objetivos especficos, realizado
permanentemente durante todo o exerccio financeiro;

f)

Final: quando ocorre o fechamento de um rgo ou empresa;

g)

Fsico: realizado atravs de contagem ou medio e pesagem das unidades de

materiais;

h)

Contbil: mediante a dados contbeis, realizado por meio de contas.

vlido observar aspectos do inventrio rotativo como os procedimentos para

contagem fsica, sob uma tica de Franchiscini e Gurgel, (2002).

Na pr-contagem, os materiais contados tm valor maior diferente de um

amontoado de materiais que no foram contados, grandes quantidades devem ser
divididas em lotes menores contadas e acondicionadas, a padronizao dos lotes facilita
a contagem.
Durante a contagem, no se deve receber materiais, acatar produtos, nem
mesmo expedir produtos acabados, os materiais ser expedidos aos seus destinos, os
produzidos devero ser encaminhados a um lugar apropriado dentro da produo e
somente os produtos acabados, liberados antes do corte e colocados fora do armazm
devero ser expedidos.
De acordo com o procedimento da contagem fsica, o inventrio rotativo deve
seguir normas pr-estabelecidas que acompanharo todo o processo.
A arrumao antecipada das reas produtivas, dos almoxarifados e dos
armazns um pr-requisito importante.
preciso que haja uma correta arrumao e localizao dos materiais nas
unidades de estocagem, o agrupamento de itens idnticos deve estar em um mesmo
local no estoque, o material devem estar totalmente etiquetados para uma rpida
identificao, produtos a granel devem estar dispostos em quantidades e embalagem
padronizadas, as vias de acesso devem estar desobstrudas e as reas dos armazns
devem estar limpas.
As reas com materiais devem ser administradas com um rigoroso sistema de
manuteno da organizao e da ordem, pois a ordem perfeita resultar em maior
consistncia dos registros de estoque.
Algumas consideraes relacionadas a esse procedimento:

Assistentes tcnicos cada rea do inventrio dever ter um tcnico que

conhea bem os materiais, facilitando a identificao do tipo do produto e suas
variaes, facilitando o trabalho dos contadores;

Etiquetas devem ser impressas etiquetas triplas com o cdigo do material,

sua localizao e designao. As etiquetas devem ser triplas para que sirvam a
duas contagens e uma terceira de desempate;

Cdigo de Barras as etiquetas devem ter cdigo de barras para facilitar o

reconhecimento do tipo do material bem como para incluir informaes no
sistema junto s quantidades inventariadas;

Equipes a primeira contagem dever ser executada por duas pessoas,

enquanto um contra o outro o responsvel pelos registros. A segunda contagem
dever ser realizada por outra equipe, que no teve acesso s informaes
adquiridas pela primeira equipe;

Relatrio das Diferenas o sistema de informao dever apontar as

diferenas relativas as quantidades de estoque inventariadas e as quantidades
encontradas nos registros, se o assunto for relevante, ocorre a necessidade da
realizao de mais de uma contagem;

Chefia o chefe dever se responsabilizar pela qualidade dos resultados.

tambm o chefe que ir designar s demais reas especifica do trabalho;

Plano o plano de inventrio dever ser editado previamente, contendo datas

de paralisao das atividades, a relao dos materiais que devem ser excludos
do inventrio e a designao da equipe de trabalho;

Localizao Plantas das fbricas ou do estabelecimento denominando reas

do almoxarifado e do armazm;

Documentao emisso de etiquetas com cdigos de barras, lista de

materiais, lista de discrepncias e documentao do trmino do inventrio;

Mtodo mtodo a ser utilizado, a maneira como o inventrio dever ser

realizado;

Corte acerto de entradas e sadas durante o inventrio;

Problemas - estabelecer uma forma de inventariar certos itens problemticos,

como por exemplo, recipientes contendo lquidos, amontoados de matriasprimas e itens pequenos e em grandes quantidades e no pr-contados;

Controle estabelecer um procedimento pata que todas as etiquetas de

contagem sejam devolvidas para o controle de inventrio;

Diferenas analisar as diferenas entre a primeira contagem e os registros do

sistema de informao, diferenas entre a primeira contagem e a segunda
contagem e as diferenas entre tudo e a terceira contagem que tenha sido
determinada para desempatar dvidas;

Valor dever ser analisado o valor das diferenas constatadas no estoque e a

preparao da documentao legal que dever assin-las para que os
lanamentos possam ser efetuados e dessa forma realizar as correes nos
registros, levando as diferenas de valor conta de resultado. Essa
documentao dever ficar sempre a disposio da auditoria externa e de
fiscalizaes de fiscais.

2.5

Origem das Divergncias:

Segundo Franchiscini e Gurgel (2002) quando as informaes geradas a partir

da aplicao de inventrios no so consistentes, os motivos que podem levar s

divergncias so os seguintes:

Quando da retirada de um material do estoque no foi dada devida baixa;

Houve furto ou roubo de material;

Material adquirido no foi lanado na aplicao para atualizar os registros de

estoque;

O software de aplicao est com possveis falhas operacionais ainda no

detectadas.
Se as funes como procedimentos, recebimentos, localizao e conferncia

de embarque no forem executadas de forma correta pelos encarregados, ela no ir

proporcionar exatido nas informaes. O sistema de inventrio provavelmente vai
apresentar diferenas. Por isso necessrio que estas funes se cumpram com
exatido.
Aps as causas das divergncias serem eliminadas e as informaes tornaremse mais precisas, a confiabilidade nos estoques aumenta, e necessrio que as

informaes estejam entre 98% e 99% para que se teja um ndice normalmente aceito
pelas auditorias.
O furto uma das grandes origens das divergncias, analisando este aspecto
sob uma tica de Franchiscini e Gurgel (2002) observa-se que desde o incio da histria
da civilizao, determinados indivduos, j abusavam do poder e da confiana a eles
conferidos e encontravam uma forma de converter esses benefcios a si mesmos. Em
virtude da globalizao do mundo e da competitividade exacerbada, ocorrem casos em
que presidentes e altos executivos, pessoas com uma posio de destaque, recebem
alguma bonificao em troca de favores para beneficiar algum ou alguns atravs de
subornos ou desviando verbas da empresa que lhes confiou tais funes para si mesmas.
As reas mais propcias para que ocorra esse tipo de atividade so as reas de recursos
materiais ou de compras, em virtude das transaes entre compradores e fornecedores
acontecerem fora da empresa. Em uma tentativa de prevenir que tais atos libidinosos
ocorram necessrios os funcionrios antes de entrar na empresa, passem por um
rigoroso processo de avaliao e sejam de total confiana. Algumas negociaes entre
compradores e fornecedores podem facilitar desvios considerveis dos recursos das
empresas, pois elas do aberturas a condutas incompatveis, gerando prticas de
corrupo que sempre acabam saindo dos cofres da empresa. O funcionrio infrator d
incio a esse tipo de procedimento de forma sutil e esta quantidade vai aumentando
medida que o funcionrio vai passando maior confiana de que no ser descoberto pela
fiscalizao da empresa. Faz-se necessrio s empresas a identificao e mapeamento
das reas sensveis, ou seja, das reas em que h uma maior possibilidade de ocorrer
desvios e, assim, estabelecer um rgido processo de fiscalizao nessas reas.
Abordando algumas reas que fazem parte do processo de administrao de
materiais como: seleo de fornecedores, de recepo e controle de materiais, de
transao e expedio de pedidos de materiais, de contas a pagar, entre outras. Dentre
estas possvel destacar alguns exemplos de desvios que ocorrem dentro dessas reas, a
saber, quando a quantidade de produtos menor do que realmente existe na nossa
fiscal, podendo ocorrer na rea de recepo e controle, fazendo com que haja diferenas
entre a quantidade pedida e paga pela empresa divergente com a quantidade realmente
percebida.

2.6

Procedimentos no Controle de Estoques

Os procedimentos de gesto e controle de recursos materiais tm importncia

fundamental no mundo empresarial, pois se no forem executados de maneira correta

podero apresentar sensveis diferenas entre os saldos registrados na contabilidade e as
quantidades fsicas armazenadas.
Tais procedimentos devem seguir uma normalizao e devem ser executados
de forma padronizada, sendo alterados se forem apenas em prol de melhorias para o
desenvolvimento das funes do setor.
De acordo com Viana (2000), para que haja um gerenciamento adequado de
materiais fundamental o exerccio do controle fsico dos produtos, tambm preciso
que todas as operaes sejam devidamente registradas para que se possa medir
precisamente sobre a quantidade de cada item presente no estoque.
O controle de estoque primitivo utilizando-se formulrios como fichas de
prateleiras ou por fichas de controle esto praticamente, em desuso sofrem o impacto da
utilizao de tecnologia de informao cada vez mais emergente de acordo como Viana
(2000).
Os sistemas informatizados de qualquer empresa empenham-se em tornar
clere os procedimentos e, dessa forma, prover uma melhor educao da qualidade. O
uso de uma satisfatria infra-estrutura de tecnologia da informao (TI) certamente
proporcionar um sensvel melhoria dos servios, no aumento da produtividade, na
disponibilizao de informaes elementares para funcionrios, gestores, clientes e
fornecedores, num processo de tomada de deciso mais rpido, na gesto de de um
banco de dados com informaes fidedignas, na diminuio do volume de documentos
fsicos, no controle dos sistemas e dos procedimentos e, permite que a armazenagem
reflita fielmente as quantidades contabilizadas.
Um sistema informatizado, no que tange rea de materiais e a movimentao
de estoques, influenciaro numa melhor identificao das necessidades, bem como do
tempo de reposio automtica dos produtos e, tambm, no estabelecimento de polticas
de inventrios permanentes. Esta tecnologia tem forte apoio no processo de

cadastramento de materiais, na implantao de rotinas que contemplam os processos de

recebimento e armazenagem de materiais mais assertivos.
Interpretando Martins e Paulo Renato (2000) nota-se que as empresas tendem
a utilizar de uma nica base de dados, compartilhando de um software com gesto
integrada, dessa forma todas as bases financeiras e de custos tambm acessam essa base.
De acordo com o relato acima, subtende-se que todos os setores da empresa
tm acesso a informaes sobre o estoque e suas movimentaes ou pelo menos parte
dessas informaes, como por exemplo, o setor de faturamento.
Para que ocorram os procedimentos de movimentao de estoques no sistema
informatizado, faz-se necessrio a utilizao de cdigos, que de acordo com Viana
(2000 p. 93) devem conter uma criteriosa classificao de materiais.
As empresas sempre procuram uma maneira de identificar de forma prtica a
grande quantidade de materiais, para tanto necessrio o uso de cdigos que podem ser
representados por smbolos numricos ou alfanumricos que representam os produtos
de forma metdica e simplificada. Os cdigos usados veriam de acordo com a
necessidade de cada empresa, no existindo uma regra especfica para a escolha dos
tipos de cdigos a serem utilizados.
A codificao est nas bases tcnicas e nas operaes de entrada e sada de
produtos do estoque. A codificao tem o objetivo de facilitar a comunicao interna
entre os setores, de evitar a duplicidade de itens armazenados, de possibilitar as
atividades de gesto de suprimentos, e de auxlio na padronizao de insumos e,
finalmente, de facilitar o controle contbil do estoque.
2.6.1

Polticas de Recebimento e Padronizao dos Produtos

So normas que as empresas utilizam para receber as mercadorias que foram

solicitadas atravs de pedidos ou ordens de compra.

O recebimento de produtos acabados advindos da produo ou de fornecedores
externos no setor de almoxarifado ou de armazenamento deve passar pelo processo de
conferncia de itens de acordo com o descrito no documento fiscal, do
dimensionamento espacial, do melhor acondicionamento a fim de evitar desperdcios ou

perdas, da correta classificao de itens para a facilitao de busca quando da gerao

de pedidos. Um bom controle desse fluxo de processos internos certamente evitar
falhas ou divergncias de inventrios. Fazendo uma anlise de Viana (2000), observa-se
que as atribuies fundamentais do recebimento so:

De controle das atividades de recebimento e devoluo de produtos, quando

necessrio;

De anlise da documentao recebida, como os formulrios de transferncias e

as notas fiscais, por exemplo;

De controle dos volumes e mercadorias envolvidas no processo de

recebimento; No estabelecimento do processo de conferncia visual,
examinando as embalagens do produto, identificando as possveis avarias; e, e
Promover a conferncia dos produtos, observando tanto aspectos qualitativos
quanto quantitativo.
O gerenciamento global ir determinar as seguintes vantagens para o

recebimento de materiais:

A agilidade das operaes e procedimentos nos seguimentos do processo;

Integrao dos sistemas envolvidos;

Formao de procedimentos para tratamento de pendncias;

Reduo dos erros no processo de informaes.

Para facilitar o recebimento dos produtos necessrio que haja uma

padronizao dos mesmos, para tanto se observa o assunto sobre a tica de Viana
(2000).
A padronizao consiste na anlise criteriosa de materiais a fim de permitir seu
intercmbio, possibilitando, assim, certa reduo na variedade de itens, o que pode vir a
refletir nas finanas de uma empresa.

De acordo com Viana (2000)

uma forma de normalizao que consiste na reduo do
nmero de tipos de produtos ou componentes, dentro
de uma faixa definida, ou nmero que seja adequado
para o atendimento das necessidades em vigor em uma
ocasio. (p.83)

A padronizao tem o objetivo de:

Reduzir a variedade de itens de um estoque uniformizando itens de mesma

classe que se destinam para um mesmo fim, facilitando desta forma s operaes
econmicas e tecnolgicas das empresas;

Possibilitar a compra em grandes lotes, desta forma permite que o cliente faa
uma aquisio maior de um mesmo produto podendo haver a reduo de preos
e facilitando a operao de compra;

Reduzir o nmero de itens em relao a uma operao de compra facilitando

desta forma o procedimento de compra, bem como outras operaes tcnicas.

A padronizao simplifica a armazenagem dos produtos e o controle dos

mesmos facilita o arranjo fsico dispondo os produtos com propriedades iguais
ou semelhantes em uma mesma rea, facilita a centralizao dos estoques.
Facilita o trabalho do inventrio e reduz os custos de estoque.

Reduzir a quantidade de itens a serem armazenados. Reduzindo ou

uniformizando a quantidade de itens a serem armazenados. Consegue-se
simplificar os meios de estocagem melhorando o layout e diminuindo o espao
fsico.

2.6.2

Uniformizar o manuseio e a armazenagem.

Localizao dos Itens no Estoque
Se um determinado produto no pode ser localizado, isso gera custos para a

empresa medida que esta tender a produzir mais, acreditando na falta deste que
provavelmente no ser aproveitado e acabar atingindo seu prazo de validade com o
passar do tempo.

Quando no localizado, o inconveniente atraso no atendimento de solicitaes

pode vir a gerar elevado grau de insatisfao para o cliente. Quando os clientes
observam constantes erros de despacho de pedidos, comeam a evitar compras na
empresa, ou podem estabelecer mecanismos para tirar proveito da desorganizao
percebida. Os erros de despacho das mercadorias geralmente so de difcil apurao,
desgastam financeiramente a empresa e causam desorganizao nas reas de controle de
estoque, crdito, cobrana e comercial.
As empresas com uma grande variedade de produtos comercializados e com
um nmero elevado de clientes, tender a captar pedidos com valor mdio do ticket
baixo, mas com volumes totais mais significativos. Essa condio exige especial
ateno dos administradores, para que no percam o controle dos processos e deixem
aumentar a incidncia de erros que possam comprometer a imagem da empresa. Muitas
vezes tais erros so provenientes de falhas na identificao e localizao dos produtos.
Por isso, h a necessidade de que todo material tenha um sistema de endereos que
viabilize a sua localizao, como por exemplo: associao de dgitos de controle nas
localizaes pr-definidas com o auxlio de um sistema informatizado.
De acordo com Martins e Paulo Renato (2000) apesar dos diversos sistemas de
distribuio que ocorrem para que se evite o seu alto custo, os estoques devem estar nos
seus lugares certos, com uma estrutura adequada para comportar os produtos, bem como
proteg-los contra a ao do tempo, evitando a obsolescncia, e de possveis desvios de
conduta por parte de pessoas no comprometidas com o negcio.
Os produtos devem estar dispostos de maneira adequada e o layout do
armazm deve facilitar o acesso ao material estocado. Deve haver um sistema entre a
gerncia e o armazm onde os produtos estejam dispostos em ordem e locais conhecidos
para que tenham um giro adequado. Uma tcnica de gesto de materiais conhecida
como FIFO (first in, first out), que significa que o primeiro a entrar deve ser o primeiro
a sair.
De acordo com Viana (2000), as instalaes do armazm devem facilitar a
movimentao dos produtos desde o seu recebimento at a sua expedio. Para tratar da
localizao de materiais necessrio tambm que se faa meno ao layout.

O layout importante em vrios aspectos do estoque como a distribuio e

localizao dos produtos. Assim, para que a operao de armazenagem de produtos
transcorra com eficincia necessrio que se tenha uma estrutura adequada que permita
um fluxo de materiais de forma coesa.
Para se definir o layout de um armazm, necessrio no somente definir o
sistema de localizao do estoque, mas tambm definir a rea de recebimento e
expedio e as reas primrias e secundrias de separao de pedidos e de estocagem.
Em relao aos itens de estoque, as mercadorias de maior sada do depsito e
em relao aos de grande volume ou peso devem ficar armazenados mais perto da sada
ou expedio, para que o manuseio se torne mais fcil e menos oneroso. Os corredores
devem estar na quantidade e na largura adequada, a localizaes dos corredores devem
estar de acordo com a arrumao das mercadorias.
2.6.3

Conferncia de Embarque e Logstica de Distribuio

A conferncia de embarque consiste basicamente na contagem dos materiais

que esto separados para ser embarcados e distribudos aos seus respectivos destinos.
Para cada bloco de notas fiscais, o sistema de gesto emite um romaneio de
entrega, relacionando as notas fiscais por sequncia geogrfica de entrega. Podendo
emitir, tambm, etiquetas de identificao em cores especficas por segmento do cliente,
por volumes ou por tipo de mercadoria na busca por evitar trocas ou entregas
inconsistentes.
Sob uma tica de Viana (2000), as notas fiscais so elementos imprescindveis
para essa operao no que diz respeito aos volumes a ser transportada, a espcie a
marca, o nmero, peso bruto e lquido, bem como a identificao do transportador. No
apenas isso, o documento fiscal garante ao comprador e ao vendedor a legalidade da
transao comercial perante a estrutura governamental.
Ainda sobre o autor, no que se refere ao layout, o local de expedio,
desembarque ou embarque de mercadorias, deve ter um espao adequado para a
armazenagem, mesmo que apenas por curto espao de tempo, de produtos que foram
separados e no local de acostamento dos veculos deve-se considerar o fluxo de carga e
descarga de cada caminho transportador.

As mercadorias constantes na primeira nota fiscal do romaneio sero as

primeiras a entrar no caminho e, conseqentemente, as ltimas a serem entregues.
Desta forma, podemos observar que a ordem do romaneio vai ser inversa, comeando
com a ltima entrega e terminando com a primeira. atravs destes romaneios que os
produtos sero separados por um conferente que vai comparar o produto e a quantidade
que est separada com o que est implcito no romaneio.
2.7

Novas Tecnologias Para Uma Gesto de Estoques Eficiente Sistema RFID

(radio frequency identification)

A gesto de estoque, como j foi visto, uma das reas mais importantes das
organizaes, uma vez que est totalmente relacionado com as operaes delas. Sendo
assim, o objetivo dos grandes gestores ter um estoque com baixo custo e seguro,
minimizando ao mximo os riscos com faltas em suas operaes. A identificao por
radiofreqncia (RFID) uma das ferramentas tecnolgicas mais bem desenvolvidas
para auxiliar a gesto dos estoques.
Bernardo (2004) afirma que a RFID o sucessor da tecnologia de cdigo de
barras, utilizado em massa atualmente, com duas principais diferenas que iro refletir
nos custos do estoque:
Identificao nica: o cdigo de barras por ser impresso em um nmero
limitado de algarismos fazia com que em todo o mundo existissem diversos nmeros
iguais de identificao por esse modelo. O RFID permitir que cada produto tenha seu
nmero de srie nico o que permitir existir um banco de dados de todo o histrico de
transaes e movimentaes dos produtos.
Automao: o cdigo de barras necessita de uma leitura tica para ser
identificado, logo se faz necessrio a presena de um ser humano para direcionar o
cdigo no feixe de laser identificador. Uma vez que o RFID trabalha com ondas e
campos magnticos, no necessitando assim da presena humana, ser possvel em um
futuro prximo eliminar cargos como caixa, conferentes, e estoquistas.

Fig. 03 Sistema RFID

Fonte: Bernardo, 2004

O RFID tem suas origens nos sistemas de radares utilizados na Segunda

Guerra Mundial, onde se identificava avies amigos ou inimigos atravs de cdigos via
rdiofrenquncia. Na dcada de 1990, engenheiros da IBM desenvolveram e
patentearam a tecnologia, mas, apesar de fazer testes no Wal-Mart, no chegou a
comercializar, vendendo a patente a uma outra companhia, a Intermec, que no obteve
os resultados financeiros e comerciais esperados, pois poca, ao alto custo e falta de
interesse internacional. A tecnologia de identificao por rdiofrenquncia ganhou
maior visibilidade apenas no ano de 1999, quando o Uniform Code Concil, o EAN
internacional, a Procter & Gamble e a Gillette se uniram e estabeleceram o Auto-ID
Center, no Instituto de Tecnologia de Massachusetts.
O objetivo era colocar apenas um nmero serial em cada etiqueta para manter o
preo baixo (utilizando-se apenas de um micro-chip simples que armazenaria apenas
algumas poucas informaes). A informao associada ao serial nmero de cada
etiqueta pode ser armazenada em qualquer banco de dados externo, acessvel inclusive
pela internet.
A tecnologia RFID composta, basicamente, por uma antena, um transceiver
(com decodificador) e transponder (chamado de RF Tag ou apenas Tag), composto de
antena e microchip, segundo BERNARDO (2004).
Entendendo, segundo Bernardo (2004) o fluxo de processos da identificao
por radiofreqncia, pode se compreender:
1)

Antena: A antena ativa o Tag, atravs de um sinal de rdio, para

enviar/trocar informaes (no processo de leitura ou escrita).

2)

Transceiver e Leitor: O leitor emite freqncias de rdio que so

dispersas em diversos sentidos no espao, desde alguns centmetros at alguns metros,

dependendo da sada e da freqncia de rdio utilizada. O leitor opera pela emisso de
um campo eletromagntico (radiofreqncia), a fonte que alimenta o Transponder, que,
por sua vez, responde ao leitor com o contedo de sua memria. Por apresentar essa
caracterstica, o equipamento pode ler atravs de diversos materiais como papel,
cimento, plstico, madeira e vidro. Quando o Tag passa pela rea de cobertura da
antena, o campo magntico detectado pelo leitor, que decodifica os dados codificados
no Tag, passando-os para um computador realizar o processamento.
3)

Transponder ou etiquetas inteligentes: Os Transponders (ou RF Tags)

esto disponveis em diversos formatos, tais como cartes, pastilhas, argolas e em

materiais como plstico, vidro, epxi, etc. Os Tags tm 02 categorias: Ativos e
Passivos. Os primeiros so alimentados por uma bateria interna e permitem processos
de escrita e leitura. Esses so mais caros e podem custar at R$ 40,00. Os Tags Passivos
so do tipo s leitura (read only), usados para curtas distncias. Nestes, as capacidades
de armazenamento variam entre 64 bits e 08 kilobits. Esses so mais baratos e custam
em mdia, segundo MICHAEL et al.(2005), entre R$ 0,30 e R$ 1,50 dependendo da
demanda do solicitante.
RFID (radio frequency identification) na Gesto de Estoques
De acordo com Michael (2005), o maior custo em centros de distribuio a
mo-de-obra, contabilizando aproximadamente de 50% at 80% dos custos totais do
centro.
Estima-se que com a aplicao da tecnologia RFID haver uma reduo de
60% at 93% desses custos. Alm disso, com a etiqueta inteligente o e-procurement
tende a ser mais preciso, j que os fornecedores tero acesso a todo caminho percorrido
e a localizao exata de seus suprimentos produtivos o que permitir um melhor
controle no tempo de entrega e nas faltas.
Com a etiqueta inteligente ser possvel tambm controlar melhor as
informaes de qualidade dos produtos e, principalmente se for perecvel, a data de
validade desse produto sem presena fsica alguma de um operador.

Ainda de acordo com Michael (2005), a AMR Research, empresa de

consultoria em melhoria de processos, estima que o Wal-Mart estimava poca um
custo de aproximadamente US$ 1,4 bilhes em falhas na cadeia de suprimentos e que
esse custo se reduziria em aproximadamente 6% a 7% com a implementao da
tecnologia RFID nos processos de negcios. Acredita-se que no perodo de cinco anos a
companhia tenha investido algo em torno de US$ 20 milhes para a total implantao
da tecnologia. O que, percebe-se, grosso modo, um investimento com alta taxa de
retorno num curto prazo.
Vantagens e desvantagens do RFID
Conforme Bernardo (2004), abaixo esto apresentadas algumas das vantagens
e desvantagens da tecnologia RFID na gesto de estoques:
a)

Possveis vantagens:
A capacidade de armazenamento, leitura e envio dos dados para etiquetas

ativas;

A deteco sem necessidade da proximidade da leitora para o reconhecimento

dos dados;

A durabilidade das etiquetas com possibilidade de reutilizao;

A reduo de estoque;

A contagem instantnea de estoque, facilitando os sistemas empresariais de

inventrio;

A preciso nas informaes de armazenamento e velocidade na expedio;

A localizao dos itens ainda em processos de busca;

A melhoria no reabastecimento com eliminao de itens faltantes e aqueles com

validade vencida;

A preveno de desvios e falsificao de mercadorias;

b)

Possveis desvantagens:

O custo elevado da tecnologia RFID em relao aos sistemas de cdigo de

barras um dos principais obstculos para o aumento de sua aplicao
comercial;

O preo final dos produtos, pois a tecnologia no se limita ao microchip

anexado ao produto apenas. Por trs da estrutura esto antenas, leitoras,
ferramentas de filtragem das informaes e sistemas de comunicao;

O uso em materiais metlicos e condutivos relativos ao alcance de transmisso

das antenas. Como a operao baseada em campos magnticos, o metal pode
interferir negativamente no desempenho. Entretanto, encapsulamentos especiais
podem contornar esse problema fazendo com que automveis, vages de trens e
contineres possam ser identificados, resguardadas as limitaes com relao s
distncias de leitura. Nesse caso, o alcance das antenas depende da tecnologia e
freqncia usadas, podendo variar de poucos centmetros a alguns metros (cerca
de 30 metros), dependendo da existncia ou no de barreiras;

A padronizao das freqncias utilizadas para que os produtos possam ser

lidos por toda a indstria ou centro de distribuio, de maneira uniforme;

A invaso da privacidade dos consumidores por causa da monitorao. Para

esses casos existem tcnicas de custo alto que, quando o consumidor sai
fisicamente com etiquetas coladas nos produtos da loja, a funcionalidade do
RFID automaticamente bloqueada;

As etiquetas RFID possuem um grande problema: no contm nenhuma rotina

ou dispositivo para proteger seus dados. Mesmo as etiquetas passivas, que tem
raio de ao de poucos metros, podem sofrer interceptao e extravio de suas
informaes.

PROCEDIMENTOS METODOLGICOS

3.1

Metodologia
Para a classificao da pesquisa, toma-se como base a taxonomia apresentada

por Vergara (2004) que qualifica em relao a dois aspectos: quanto aos fins e quanto
aos meios, alm de estabelecer correlaes entre variveis e definir a sua natureza.
Quanto aos fins, a pesquisa foi descritiva porque visa a descrever as
caractersticas de determinada populao ou fenmeno ou o estabelecimento de relaes
entre variveis. Envolve o uso de tcnicas padronizadas de coleta de dados: questionrio
e observao sistemtica. Assume, em geral, a forma de levantamento. Esta pesquisa
descrever as operaes de controle de estoque como, procedimentos, recebimentos,
localizao e conferncia de embarque.
Quanto aos meios a pesquisa foi de campo, pois designa todo o estudo que
realizado de maneira direta, ou seja, junto s prprias fontes informativas, sem o uso de
dados secundrios extrados de publicaes, e tambm visa coletar dados sobre os
procedimentos acima citados atravs de questionrios e entrevistas.
3.2

Universo da Pesquisa

O setor de expedio da empresa que possui um total de 06 funcionrios;

3.3

Instrumento de Coleta de dados

O questionrio, numa pesquisa, um instrumento ou programa de coleta de

dados. Se sua confeco feita pelo pesquisador, seu preenchimento realizado pelo
informante. A linguagem utilizada no questionrio deve ser simples e direta para que o
respondente compreenda com clareza o que est sendo perguntado.
Os questionrios foram aplicados com perguntas abertas visando obter
informao sobre a movimentao de produtos, procedimento, recebimento, localizao
e conferncia e embarque dos produtos.

Variveis da pesquisa
Objetivos
Especficos (OE)

Descrio

Varivel da
Pesquisa

Vetores de
Investigao

OE1

Identificar na viso
dos funcionrios os
principais motivos
das divergncias

Tipologia da
estrutura do setor
de estoques e
expedio

Procedimentos
logsticos adotados

OE2

Identificar os
principais
problemas na
execuo das
rotinas

Forma e estrutura
de funcionamento

Estrutura da
diviso de trabalho
e anlise da infraestrutura
operacional

OE3

Identificar na viso
dos funcionrios as
suas sugestes
para melhoria do
processo

Apresentao de
sugestes para
melhoria contnua

Processos e
necessidade de
contratao de
mais funcionrios

Quadro I Variveis da pesquisa

Fonte: Adaptado de Oliveira (2005, p.202)

ANLISE E INTERPRETAO DOS DADOS

O diagnstico dado atravs de um levantamento dos sintomas gerais das

dificuldades operacionais, para definir o problema existente na Administrao de

Materiais e principalmente as suas causas.
Foi realizada uma coleta de dados entre 06 de abril a 13 de abril de 2009, com
06 funcionrios envolvidos na execuo das seguintes atividades: movimentao de
produtos no sistema realizada pela faturista, movimentao fsica dos produtos
analisada por estoquista e conferentes, recebimento de produtos analisada por
conferentes e faturista e separadores e embarque realizado em duas etapas de
conferncia.
O levantamento de dados foi realizado atravs de uma entrevista utilizando-se
do formulrio ou questionrio que segue no APNDICE A.

Principal Motivo das Divergncias

4
6

Falha na
Comunicao
Estoque
Desorganizado
Falta de ateno
dos conferentes

Falta de
Padronizao dos
processos

Grfico 01: Resposta dos funcionrios sobre os principais motivos das divergncias no estoque

Dificuldade na Execuo das Rotinas

Sobrecarga de
Trabalho

infra-estrutura
precria

Falta de
Padronizao dos
processos
Falha na
Comunicao

Grfico 02: Resposta dos funcionrios sobre as dificuldades na execuo das rotinas

Sugesto de Melhorias Segundo os

Entrevistados
Padronizao dos
processos

4
6

Organizao dos
estoques
Eliminao do
adiantamento de
Baterias

4
5

Aumento do quadro de
Funcionrios

Grfico 03: Sugesto de melhorias na viso dos seis funcionrios entrevistados

O diagnstico das pesquisas foi baseado de acordo com o diagrama de causa e

efeito e para uma melhor compreenso do grfico procura-se fazer uma sntese do
grfico primeiro como pode se observar nas figuras 04 e 05 (Diagrama de causa e feito).
Para efetuar uma melhor anlise dos resultados, foi utilizado o grfico de
causa e efeito onde atravs de uma adaptao ao modelo de Ishicawa foram levantadas

as principais causas onde se podem verificar as principais causas nas divergncias de

estoque, poderemos visualizar melhor o diagrama devidamente preenchido.

Adaptao de Falconi (2007, pg. 218)

4.1.1

Entradas e sadas do fsico

O primeiro sistema a ser analisado o primeiro sistema que est localizado na

parte superior do grfico que o de entrada e sadas do fsico.
As causas detectadas neste sistema que provocam diferenas no estoque foram
as seguintes:
6.2

Falha de comunicao

6.3

Estoque desorganizado
As causas foram detectadas com o auxilio dos estoquistas responsveis por

este departamento que por uma entrevista utilizando-se o formulrio encontrado no

APNDICE A informam acima mencionados.
4.1.2

Falha de comunicao
A falha de comunicao que foi citada no depoimento do estoquista Marco

Aurlio, uma das causas que levam a tais divergncias, por exemplo, algumas vezes
no informada ao estoquista e conferentes que foi realizado uma devoluo de
mercadoria no sistema, da eles demoram a detectar tal divergncia.
Fazendo uma interpretao de Chini e Gurgel (2002):
Durante a contagem no se devem receber materiais, acatar produtos nem mesmo
expedir produtos acabados, os materiais recebidos devem ser encaminhados aos seus
destinos e qualquer fato que comprometa a segurana das informaes devem ser
comunicados aos respectivos envolvidos.
4.1.3

Estoque Desorganizado
O estoque desarrumado uma das causas que dificultam a contagem fsica dos

produtos.
Ainda sobre a tica de Francis e Gurgel (2002) de acordo com o procedimento
da contagem fsica, o inventrio rotativo deve seguir normas pr-estabelecidas que iro
acompanhar todo o processo.

A arrumao antecipada das reas de estoque um pr requisito de extrema

importncia.
preciso que haja uma correta arrumao e localizao dos materiais nas
unidades de estocagem, o agrupamento de itens idnticos devem estar m um mesmo
local no estoque, os materiais devem estar totalmente identificados com rtulos e placas
identificadoras no estoque para que seja facilitada a identificao, inclusive em perodos
de auditoria.
De acordo com Chiavenatto (1996) inventrio um levantamento fsico ou
contagem dos materiais existentes, para efeito de confrontao com os estoques
anotados nos fichrios de estoques ou no banco de dados sobre materiais. Algumas
pessoas lhe do o nome de inventrio fsico e palpvel daquilo que existe em estoque na
empresa e para diferenciar dos estoques registrados nos relatrios.
Atravs da contagem, observa-se que os valores das divergncias podem estar
para mais ou para menos, algumas variaes podem ser consideradas normais em face
da movimentao do material, estes valores so anotados para efeitos contbeis, como
foi visto ao longo da fundamentao terica.

Moura Fig. 06 (Arrumao Incorreta Bateria Moura) Fig. 07 (Arrumao Correta Bateria Chroma)
Fonte: Fotografias do estoque do Palcio das Baterias Joo Pessoa PB

Fig. 08 (Mistura das Marcas Moura e Zetta, dificultando a contagem)

4.1.4

Entradas e sadas do sistema

O segundo sistema a ser analisado o localizado na parte inferior direita o

grfico o de entradas e sadas do fsico. As causas detectadas neste sistema que

proporcionam diferenas no estoque so as seguintes:
4.1.5 Erro nas nomenclaturas nos formulrios de controle
4.1.6 Erro nos cdigos
4.1.7 Falha no sistema (software)
4.1.8 Erro na descrio manual
4.1.9 Falha na comunicao interna
As causas foram detectadas com o auxlio dos questionrios da faturista
responsvel por este departamento que por intermdio de uma entrevista utilizando-se
do questionrio que consta no anexo 1, informou as falhas acima mencionadas.

4.1.5

Erro nas nomenclaturas nos formulrios de controle

A primeira causa detectada acima foi a de erro na nomenclatura dos

formulrios de controle, por exemplo, descrio errada dos produtos.

Segundo relato de Viana (2000) que fala sobre a administrao de materiais
utilizando a informtica, de acordo com este relato, observa-se que os sistemas
informatizados de uma empresa podem proporcionar dentre outros fatores um banco de
dados de confiana e diminuio no volume de documentos para controle.
4.1.6

Erro nos cdigos

Uma das principais origens de lanamentos errados so os cdigos errados,

Observando um relato de Viana (2000) nota-se que o sistema de informatizao no que

diz respeito a rea de materiais e a movimentao de estoques influenciar na
identificao da necessidade e a reposio automtica de produtos, no estabelecimento
de uma poltica de inventrio permanente, no processo de cadastramento de materiais,

implantao de rotinas que contemplem os processos de recebimento e armazenagem de

materiais.
4.1.7

Falha no sistema (software)

Algumas vezes a falha proveniente do sistema como trava, vrus, bugs, etc,

essas falhas no so corriqueiras, mas preocupam no sentido de no se poder prever

quando ocorrer, de modo que para isso o operador dever conhecer o processo afundo,
para que detecte qualquer anormalidade e comunique com rapidez ao setor de TI.
Os sistemas informatizados de qualquer empresa empenham-se em modernizar
os procedimentos e desta forma promover a qualidade.
Observando Martins (2000) nota-se que as empresas tendem a utilizar uma base
nica de dados, compartilhando um software com gesto integrada, desta forma, todas
as bases acessam uma mesma base.
De acordo com o relato acima, fcil concluir que o sistema informatizado
adotado pela empresa extremamente importante, pois a partir deste, so executadas
operaes entre todos os setores. Por exemplo, o setor de faturamento consulta o saldo
de estoque disponvel no sistema a partir de ento fatura os prdios.
4.1.8

Erro na descrio manual

Existem erros na descrio das qualidades dos produtos como se observa no

formulrio da figura 9.
A falha est na descrio da quantidade, a quantidade escrita 216 unidades e
a quantidade que foi efetivamente solicitada era 126.

Fig. 09 (Erro na quantidade solicitada, nesse caso o item MI60GD era de 126 unidades e o funcionrio
escreveu 216.)

De acordo com Boog (1999) P. 17 O treinamento

uma instituio

fundamental na gesto empresarial.

A inabilitao dos funcionrios um obstculo para a eficcia do processo,
para tanto necessrio que o investimento na capacitao profissional seja realizado
desde o incio.

4.1.9

Falha na comunicao Interna entre setores

Outro problema citado acima que eventualmente ocasionar divergncias de

estoque a falha de comunicao e em determinados casos a falta de compromisso de

alguns funcionrios. A comunicao falha em diversos casos como, por exemplo,
quando um executivo elabora um plano, mas poder no tornar-se eficiente se no for
bem compreendido pelos membros na execuo deste plano. Outro caso seria um
empregado que possui uma queixa, mas no transmite ao seu supervisor, ou um

executivo que passa uma ordem incompleta ou deturpada impossibilitando seus

subordinados de execut-las e em um dos casos mais freqentes a falha de comunicao
vem da falta de compromisso de alguns funcionrios que no assumem a suas atividades
ou a resoluo de problemas que no fazem parte estritamente de sua alada.
4.2

RECEBIMENTO
O terceiro sistema a ser analisado o localizado na parte inferior do grfico

entre a etapa de entradas e a sadas do sistema e a etapa de embarque e segunda

conferncia, a etapa de recebimento. As causas detectadas neste sistema que
proporcionam diferenas no estoque so as seguintes:
4.2.1

Modelos em desacordo com os lotes

4.2.2

Desateno dos conferentes

4.2.3

Erro de desconto nas antecipaes

As causas foram detectadas com o auxlio do funcionrio responsvel por esta

etapa, que por intermdio de uma entrevista utilizando no questionrio encontrado no

anexo I, informou as falhas acima mencionadas.
4.2.1

Modelos em desacordo com os lotes

Algumas vezes os produtos so arrumados em desacordo com lotes, fazendo

com que algum modelo esteja fora da especificao da nota fiscal. Isso acaba gerando
um desgaste com o cliente no ato da entrega que percebe no ato do recebimento dos
produtos.

Fig. 10 (Modelo em desacordo, neste caso uma bateria 60 KD foi encontrada no lote de 75 KE)
Fonte: Fotografia do estoque do depsito do Palcio das Baterias Joo Pessoa PB

4.2.2

Desateno dos conferentes

Muitas vezes na pressa para carregar, o funcionrio acaba esquecendo algum

item na nota, isso acontece geralmente quando a nota fiscal apresenta uma grande
quantidade de itens, da certo modelo no separado.
4.2.3

Erro de desconto nas antecipaes

Este erro ocorre quando da separao das mercadorias, durante o ms o cliente

ao precisar de algum modelo de bateria solicita a empresa que adiante a mesma para que
ao final do ms seja faturada junta com um pedido completo. Nessa etapa o estoquista
adianta a mercadoria e solicita que o cliente assine um formulrio (Ver fig 00). Quando
ocorre o faturamento o conferente tem que anexar o formulrio e descontar aquelas
baterias, que j foram para o cliente.
Nesse processo, ocorrem muitas vezes extravio e desateno, fazendo com
que o conferente mande as baterias novamente para o cliente, causando um furo no
estoque.

Figura 11 (Antecipao de Baterias)

Padronizao :
Segundo Viana (2000, p. 83) Uma forma de normalizao que consiste na reduo
do nmero de tipos de produtos ou componentes, dentro de uma faixa definida, ou
nmero que seja adequado para o atendimento das necessidades em vigor em uma
ocasio.
4.3

LOCALIZAO E SEPARAO
O quarto sistema a Sr analisado o localizado na parte superior do grfico,

entre a etapa de entradas e sadas do

sistema e a etapa de embarque primeira

conferncia o de entradas e sadas no fsico. As causas detectadas neste sistema que

proporcionam diferenas no estoque so as seguintes:
4.3.1

Estoque desorganizado

4.3.2

Disposio dos produtos (m utilizao do PEPS)

As causas foram detectadas com o auxilio de dois separadores responsveis por

esta etapa que por intermdio de uma entrevista utilizando-se do questionrio
encontrado no anexo I, informam as falhas acima mencionadas.
4.3.1

Estoque desorganizado
Muitas vezes acontece pela falta de organizao de alguns funcionrios, que ao

receber os produtos, no arrumam de forma correta ou simplesmente acomodam as

mercadorias da forma como recebem, muitas vezes ocorrendo a mistura de modelos.
Observando um relato de Chini e Gurgel (2002) vemos que preciso que haja
uma correta arrumao e localizao dos materiais nas unidades de estocagem, os
materiais devem possuir marcadores e etiquetas de identificao, itens de um mesmo
grupo devem ser dispostos em um mesmo local do estoque, as vias de acesso devem
estar livres para que se possa transitar livremente para a localizao dos materiais.
4.3.2

Disposio dos produtos

Em relao a disposio dos produtos a localizao e separao dos mesmos

torna-se difcil pois os produtos devem estar dispostos de acordo com a data de
validade, no caso de baterias existe uma ferrao indicando a validade.
4.3.3

Embarque Primeira Conferncia

O quinto sistema a ser analisado o localizado na parte superior do grfico ao

lado do sistema de localizao e separao. As causas detectadas neste sistema que

proporcionam diferenas no estoque so as seguintes:
4.3.4

Funcionrios no esperam a conferncia adequadamente

De acordo com o depoimento do conferente, em alguns casos os responsveis

pela movimentao dos produtos no esperam de forma adequada para a conferncia

dos produtos, segundo o entrevistado enquanto ele est
unidades os separadores

ocupado conferindo as

que so responsveis pela movimentao dos produtos,

passam com os produtos e no falem onde colocam os produtos a serem conferidos.

4.3.5

Embarque segunda Conferncia

O sexto sistema a ser analisado o localizado na parte superior do grfico ao

lado do sistema de recebimento o de embarque na segunda conferncia. As causas

detectadas neste sistema que proporcionam diferenas no estoque so as seguintes:
4.3.6

Disposio inadequada dos produtos

4.3.7

Modelos em desacordo com a nota fiscal

4.3.8

Falha na comunicao interna entre setores

As causas foram detectadas com o auxilio dos responsveis por esta etapa que

por intermdio de uma entrevista utilizando-se do questionrio do anexo 1, informaram

as falhas acima mencionadas.
4.3.6

Disposio inadequada dos produtos

A maneira como os produtos esto dispostos tambm atrapalham a segunda

conferncia, pois dificultam a contagem uma vez que a arrumao est em desacordo
com o seqencial de modelos conforme figuras III e VII.
Relembrando um relato de Viana (2000) sobre padronizao, observa-se que a
padronizao:
- Reduz o nmero de itens em relao a uma operao de compra facilitando desta
forma o procedimento de compra, bem como outras operaes tcnicas.
- A padronizao simplifica a armazenagem dos produtos e o controle dos mesmos,
facilita o arranjo fsico dispondo os produtos com propriedades iguais ou semelhantes
em uma mesma rea, facilita a centralizao dos estoques, facilita o trabalho do
inventrio e reduz os custos dos estoques.
4.3.7

Modelos em desacordo com a nota fiscal

Nesta etapa, o erro humano prevalece, pois mesmo estando especificado na

nota fiscal, algum conferente no separa corretamente os itens, mostrando uma grava
falta de ateno e causando prejuzos financeiros e na qualidade dos servios da
empresa.

4.3.8

Falha na comunicao interna entre setores

Um dos grandes problemas para o andamento das atividades nos seus diversos

departamentos sem dvida a comunicao falha. Isso ocorre pois no h uma

padronizao na forma de comunicao entre setores, a comunicao executada de
forma improvisada e sem um parmetro a ser seguido.
A padronizao tem o objetivo de:
- Reduzir a variedade de itens de um estoque uniformizado, itens d mesma classe que se
destinam para um mesmo fim, facilitando dessa forma as operaes econmicas e
tecnolgicas das empresas.
- Possibilitar a compra em grandes lotes, desta forma permite que o cliente faa uma
aquisio maior de um mesmo produto, podendo haver a reduo de preos e facilitando
a operao de compras.
- Reduz o nmero de itens em relao a operao de compra facilitando desta forma o
procedimento de compra, bem como outras operaes tcnicas.
- A padronizao simplifica armazenagem dos produtos e o controle dos mesmos,
facilita o arranjo fsico, dispondo os produtos com propriedades iguais ou semelhantes
em uma mesma rea, facilita a centralizao dos estoques, facilita o trabalho do
inventrio e reduz os custos do estoque.
- Reduz a quantidade de itens a serem armazenados. Reduzindo ou uniformizando a
quantidade de itens a serem armazenados, conseguem-se simplificar os meios de
estocagem, melhorando o layout e diminuindo o espao fsico.
- Uniformiza o manuseio e a armazenagem.
4.4

APRESENTAO DE SUGESTES
Com o intuito de apresentar solues para os erros cometidos nos sistemas de

movimentao dos produtos no estoque apresentamos as sugestes de acordo com cada

sistema.

4.4.1

Entradas e sadas no fsico

- Estabelecer reunies peridicas entre os funcionrios responsveis pelo controle de

estoques.
- Manter o estoque sempre organizado, os itens devem estar em um mesmo lado do
estoque, utilizar o mtodo PEPS
4.4.2

Entradas e sadas no sistema

- Aps a anotao dos modelos no formulrio de controle, realizar uma segunda

conferncia para checar se foram preenchidos corretamente.
- Conferir os pedidos e confrontar com a nota fiscal para detectar alguma divergncia ou
falha do sistema.
- O estoquista deve trabalhar em sintonia com o funcionrio responsvel pela
implantao nos dados no sistema para que evite ao mximo possveis falhas.
4.5

Recebimento

- Mesmo os pallets estando organizados, devem ser realizados inspees dirias nos
lotes a fim de verificar alguma inconsistncia na disposio dos produtos.
- Ao receber a nota fiscal o conferente deve primeiramente observar se existe alguma
antecipao a ser descontada.
4.5.1

Localizao e separao

- Elaborar um sistema de localizao nos estoques de modo a deixar os modelos em

ordem crescente por amperagem, isso serve para facilitar a conferencia e separao.
- manter o conferente sempre ao lado do separador, para reduzir a possibilidade de erro
4.5.2

Embarque (primeira conferncia)

- preciso que os funcionrios esperem a primeira conferncia de forma adequada, de

modo que os responsveis pela segunda conferncia repitam toda a operao.
- Manter a rea do estoque isolada e deixar um nico funcionrio responsvel, para
evitar o perigo de furto.

4.5.3

Embarque (segunda conferncia)

- os produtos devem estar dispostos nos pallets de forma que facilite a contagem e que
fique visvel a nomenclatura dos itens.
- os produtos separados devem estar ao lado da nota fiscal, para evitar que um mesmo
item seja contado mais de uma vez no estoque.
- As notas fiscais devem ser faturadas por rea, para que organizem a logstica de
entrega.
4.5.4

Proposta de melhoria com o uso do RFID

Conforme visto anteriormente, o uso do sistema RFID ser uma sada para a

eliminao definitiva das divergncias do estoque. Nesse sistema um microship colado

ao produto proporciona uma identificao nica dentro do item, onde atravs de
radiofreqncia, o produto monitorado em tempo real, tornando a sua movimentao
acessvel mesmo nas situaes de desorganizao do estoque e desateno dos
conferentes, pois o produto passar a ser nico, com isso seu histrico de movimentao
ser observado a qualquer hora, eliminando a perda de tempo ao tentar localizar tal item
em qualquer parte do estoque.
Esse sistema ser num futuro prximo o sucessor do cdigo de barras, pois
esse no possibilita a monitorao automtica de sua movimentao, uma vez que
necessita de um funcionrio para manipul-lo, no impedindo que haja sumisso de certo
item.
Para a implantao desse sistema, necessrio um investimento em
equipamentos, pois alm das etiquetas microship, outros equipamentos como antena e
servidores para a armazenagem dos dados tero de ser adquirido, porm com o avano
dessa tecnologia esse custo ser minimizado em curto prazo, uma vez que vrias
empresas esto dispostas a fabricar esse sistema com isso reduzindo o seu custo.
Atualmente o custo dessas etiquetas microchip esto na ordem de R$ 0,15 a R$ 0,20
centavos por unidade, um custo benefcio relativamente baixo. O uso do RFID pode
eliminar de vez o problema das divergncias com isso a empresa ganhar na agilidade
dos processos e no sofrer tantas perdas nessa rea.

Fig. 12 Modelo de etiqueta RFID

Fig.13 Modelo de Etiqueta com Microship

CONCLUSO
Esse Trabalho de Concluso de Curso teve como objetivo analisar as

divergncias do sistema de controle de estoques na empresa Palcio das Baterias Ltda. e

de acordo com as pesquisas que foram aplicadas foram encontrados os seguintes
resultados de acordo com cada sistema:
O primeiro sistema a ser analisado foi o de entradas e sadas no fsico, as
falhas detectadas nesse sistema atravs da aplicao do questionrio encontrados no
APNDICE A foram as seguintes: falha na comunicao e estoque desarrumado.
O segundo sistema a ser analisado foi o de entradas e sadas no sistema, as
falhas detectadas neste sistema atravs de um questionrio encontrados no APNDICE
A foram as seguintes: erro nas nomenclaturas nos formulrios de controle, erro nos
cdigos, falha no sistema (software), erro na descrio manual, falha na comunicao
interna.
O terceiro sistema analisado foi o de recebimento, as falhas detectadas nesse
sistema atravs da aplicao do questionrio encontrado no APNDICE A foram as
seguintes: modelos em desacordo com os lotes, desateno dos conferentes, erro de
desconto nas antecipaes.
O quarto sistema a ser analisado foi o de localizao e separao, as falhas
detectadas nesse sistema atravs do questionrio encontrado no APNDICE A foram as
seguintes: estoque desorganizado, disposio dos produtos (m utilizao do PEPS).
O quinto sistema a ser analisado foi o de embarque (primeira conferncia), as
falhas detectadas neste sistema atravs da aplicao do questionrio encontrado no
APNDICE A foram as seguintes: funcionrios no esperam a conferncia
adequadamente e furto.
O sexto sistema a ser analisado foi o de embarque (segunda conferncia), as
falhas detectadas neste sistema atravs da aplicao do questionrio encontrado no
APNDICE A foram as seguintes: disposio inadequada dos produtos, modelos em
desacordo com a nota fiscal e falha na comunicao interna entre setores.

Conclui-se assim que a empresa apresenta problemas relacionados ao nmero

de deficincias na capacitao da equipe como tambm apresentam falhas na
padronizao dos seus processos de controle.
fundamental que a empresa desenvolva treinamento voltado para a
qualificao das pessoas que lidam diretamente com a rea de recursos materiais, alm
disso, desenvolva uma poltica interna de procedimentos e padronizao das atividades,
no sentido de capacitar e qualificar melhor a sua rea de materiais.

REFERNCIAS
ARNOLD, J.R. Tony, Administrao de materiais. So Paulo: Atlas, 2006.
BALLOU, Ronald H. Logstica empresarial: Transportes, Administrao de Materiais
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APNDICE A

QUESTIONRIO:

1. ENTRADA E SADAS NO SISTEMA

a) Quais so as etapas de entradas e sadas de produtos no sistema?
b) Como so executadas cada uma dessas etapas?
c) Quais so as principais dificuldades na execuo dessas etapas?
d) Quais so as sugestes para eliminao dessas dificuldades para a otimizao do
processo?
2. ENTRADAS E SADAS NO FSICO
a) Quais so as etapas de entradas e sadas de produtos do estoque fsico?
b) Como so executadas cada uma dessas etapas?
c) Quais so as principais dificuldades na execuo dessas etapas?
d) Quais so as sugestes para a eliminao dessas dificuldades e para a otimizao do
processo?
3. RECEBIMENTO
a) Quais so as etapas dos recebimentos dos produtos?
b) Como so executadas cada uma dessas etapas?
c) Quais so as principais dificuldades na execuo dessas etapas ?
d) Quais so as sugestes para eliminao dessas dificuldades e par a otimizao do
processo?
4. LOCALIZAO E SEPARAO
a) Quais so as etapas e de localizao e separao dos produtos ?
b) Como so executadas cada uma dessas etapas ?
c) Quais so as principais dificuldades na execuo dessas etapas ?
d) Quais so as sugestes para eliminao dessas dificuldades e par a otimizao do
processo?
5. EMBARQUE
a) Quais so as etapas de embarque dos produtos ?
b) Como so executadas cada uma dessas etapas ?
c) Quais so as principais dificuldades na execuo dessas etapas?
d) Quais so as sugestes para eliminao dessas dificuldades e par a otimizao do
processo?