SISTEMA DE CONSERVACION

PREVENTIVA DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

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Fecha de emisin: 05/03/2009
Fecha: 24/07/2012
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CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS

Con el fin de desarrollar soluciones integrales para la conservacin de los
documentos producidos por las oficinas de gestin de la Registradura Nacional del
Estado Civil, as como los que se encuentran en el Archivo Central, para evitar
posibles riesgos que pueden generar el deterioro o perdida de la informacin al no
estar organizados los expedientes en carpetas, cajas y lugares adecuados, se ha
elaborado este instructivo que servir como gua para que en las Delegaciones
Departamentales, Registradura Distrital y dependencias del nivel central, sea
implementado un programa que permita la custodia y conservacin adecuada
durante el tiempo de retencin en sus archivos y de esta manera preservar la
memoria histrica de la Entidad.
Sistema Integrado de Conservacin
El Sistema Integrado de Conservacin, contemplado dentro de la ley 594 de 2000
Ley General de Archivos, en el captulo XI, se define como el Conjunto de
estrategias y procesos de preservacin y conservacin, acordes con el sistema de
archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar
el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de
soporte, garantizando la integridad fsica y funcional de toda la documentacin,
desde el momento de su emisin, durante su periodo de vigencia, hasta su depsito
final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital.
La implementacin del Sistema Integrado de Conservacin es obligatoria en aquellas
entidades pblicas o privadas que cumplen funciones pblicas. Este sistema
pretende integrar las tcnicas archivsticas con las herramientas de conservacin a
fin de ofrecer una metodologa que pueda ser aplicada a cualquier documentacin en
su ciclo vital, desde su produccin hasta su disposicin final.
Es importante anotar que el sistema integrado de la Registradura Nacional, debe
plantearse de acuerdo a las necesidades propias, por eso, es necesario que se
identifiquen aquellos factores intrnsecos y extrnsecos de deterioro que pueden estar
afectando la documentacin y se tomen las medidas preventivas y correctivas
necesarias. ste debe ser permanente y contar con un presupuesto anual basado en
el cubrimiento de prioridades y con proyectos anuales de trabajo. Este programa
general planeado de acuerdo con las necesidades de conservacin determinadas a
travs de un diagnstico integral, el personal y los recursos disponibles, deber
prever los costos dentro de los proyectos de inversin institucional; un nuevo frente
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de trabajo dentro de los desempeos de las instituciones. El Sistema Integrado de

Conservacin no puede depender nicamente del Coordinador de Archivo y
Correspondencia o del funcionario que haga sus veces y de las secretarias, sino de
todos los funcionarios, desde Directores, Jefes de Oficina, Delegados
Departamentales, Registradores Distritales, Coordinadores, para lo cual deben
mantener constantemente un proceso de sensibilizacin a todo nivel, para
concientizar de modo que se desarrolle un trabajo en equipo, pues el mantenimiento
de los bienes de archivo es una responsabilidad inherente a todos los miembros de
una institucin.
Principales aspectos a considerar
Para disear el Sistema Integrado de Conservacin, se deben tener en cuenta los
siguientes aspectos, de modo que se construya un sistema que se ajuste a las
necesidades especficas y permita la correccin de las falencias que cada entidad
tenga a nivel de conservacin:
Caractersticas tcnicas y funcionales de la documentacin como cantidad, tipo,
tecnologa e importancia. Particularmente se deben contemplar los soportes
diferentes al papel en los cuales se est consignando actualmente la informacin
como los disquetes, las microfichas y las cintas de video, entre otros.
Conocimiento de los factores de deterioro de los Bienes Documentales y sus
mecanismos de control. Slo en la medida en que se conozcan y entiendan los
procesos de deterioro se podrn tomar medidas preventivas o correctivas segn las
necesidades que existan.
Conocimiento y manejo de las leyes y normativas existentes sobre direccin y
mantenimiento de los bienes de archivo. Especficamente se deben considerar las
normas sobre acceso a la informacin y eliminacin documental, puntos muy
relacionados con el mantenimiento fsico de la documentacin. Es importante en este
punto, que la entidad aproveche las herramientas que brinda el Archivo General de la
Nacin a travs de sus publicaciones, las visitas de asistencia tcnica y los acuerdos
que en temas de conservacin se han producido.
Estrategias o Programas de Conservacin
Las estrategias o programas de conservacin se formulan con el propsito de
desarrollar soluciones integrales de conservacin y teniendo en cuenta los factores
de alteracin presentes y la intensidad de su manifestacin. Contemplan acciones a
desarrollar tanto para prevenir el deterioro como para corregirlo. Su aplicacin debe
ser continua desarrollando acciones, formulando estrategias y proyectos, ejecutando
procesos y procedimientos permanentes.

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Estas estrategias debern ajustarse dependiendo de las necesidades particulares, el

presupuesto y las posibilidades reales de la entidad para ejecutarlos. No pueden
convertirse de ningn modo en camisa de fuerza, sino ms bien cada entidad
determinar cules son las que debe implementar e incluso si requiere de otras para
satisfacer sus propias necesidades. En otras Palabras, es a partir de diagnstico
integral que se definen los programas requeridos.
En trminos generales los programas de conservacin consisten en:
Sensibilizacin de los funcionarios de la Entidad.
Migracin de la informacin a otros soportes (tanto para documentos en papel,
como electrnicos)
Monitoreo y control ambiental y biolgico
Limpieza de reas y documentos.
Uso y manipulacin (materiales, mtodos y funcionalidad de unidades de
almacenamiento).
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones.
Prevencin y atencin de emergencias.
Sensibilizacin del personal
A travs de esta estrategia, se busca concertar mecanismos y acciones para el
reconocimiento y valoracin de las fuentes documentales y para crear conciencia
sobre la responsabilidad en la conservacin y organizacin de los archivos.
Las acciones que se desarrollen deben ser dirigidas a todos los funcionarios que se
encargan de los archivos de Gestin y Central y a sus usuarios. Se debe hacer
especial nfasis en las diferentes instancias en las que se establecen y aplican los
Programas de Gestin Documental y tambin en las que involucran prstamo,
consulta y reprografa, ya que en todas ellas est involucrada la manipulacin de la
documentacin.
Esta sensibilizacin se puede lograr a travs de la programacin de capacitaciones
para los funcionarios, actividades ldicas o incluso resultan de gran utilidad manuales
didcticos y cartillas.

Limpieza de reas y documentos

La limpieza de reas y documentos es una de las principales estrategias a
desarrollar en materia de conservacin preventiva. Debe incluir tanto el control de la
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carga de polvo (evitando que se acumulen gruesas capas del mismo sobre estantes,
cajas y documentos) y en control de factores que pueden ocasionar la aparicin de
contaminantes de tipo biolgico.
La limpieza debe ser permanente y peridica. Especficamente para las reas de
depsito, se debe procurar realizar una limpieza en seco y en hmedo por lo menos
una vez al mes y debe registrarse en formatos diseados con el fin de hacer
seguimiento y control del programa de limpieza.
Eliminacin del Polvo
El polvo que ingresa a los depsitos de archivo y se almacena sobre estanteras,
cajas, carpetas y documentos, puede generar procesos de corrosin de los soportes
que asociados con una humedad relativa y temperatura elevadas, llegan a favorecer
la acidificacin y Limpieza de Documentos en cmara de limpieza la aparicin de
deterioros fsicos y qumicos que en la mayora de los casos resultan irreversibles.
Por otro lado, la presencia de polvo, guarda una estrecha relacin con agentes
biolgicos entre los que se encuentran caros y esporas de hongos y bacterias, que
a travs de diversos procesos, generan manchas de diversos colores y degradacin
de fibras, cargas y encolantes, componentes principales del papel.
Para tener en cuenta
Un buen programa de limpieza puede ser la frmula ms eficaz para prevenir
problemas de deterioro en la documentacin, reduciendo as las probabilidades de
tener que recurrir a grandes gastos de dinero y tiempo en procesos de restauracin.

El objetivo es aplicar procesos de limpieza para el control del polvo y la

suciedad sobre las reas de depsito y manejo documental. Por ello, est
dirigido a los funcionarios que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de
la documentacin y a los empleados a cargo del servicio de aseo en las
diferentes reas de la Entidad.
Es necesario que se identifiquen las fuentes de polvo y suciedad de todo el
edificio.
Es muy importante que se adopten las medidas de seguridad industrial para
los funcionarios encargados de estas actividades.
La limpieza de reas y depsitos no se debe hacer con productos que aporten
humedad a los ambientes.

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Es necesario que las labores de limpieza se basen en un instructivo de limpieza de

reas y documentos. El AGN desarroll un instructivo con las pautas mnimas a tener
en cuenta, que podr ajustarse de acuerdo a necesidades particulares siempre
siguiendo los lineamientos del ente rector. Es necesario tener en cuenta que slo
ser para los espacios, NUNCA para la documentacin, pues esta, requiere de un
trabajo realizado por profesionales que puedan controlar los efectos de los productos
y procesos sobre los soportes.
Monitoreo y control Ambiental y Biolgico
Para lograr una buena conservacin, es necesario controlar de manera permanente
las condiciones ambientales (humedad relativa, temperatura, luz, ventilacin y
contaminantes atmosfricos), en particular en reas de depsito documental,
consulta, limpieza y procesos tcnicos y aplicar mecanismos y sistemas para
estabilizar y controlar las condiciones ambientales y evitar el ataque de agentes
biolgicos.
El monitoreo y control de las condiciones ambientales y biolgicas debe estar a cargo
de los funcionarios responsables del mantenimiento y la custodia de la
documentacin y del personal a cargo del servicio de aseo, aunque es importante
anotar, que todo aquel que manipula la documentacin en cualquier momento deber
velar por su preservacin y notificar a los responsables en caso de hallar factores
que estn causando deterioro o puedan hacerlo a largo plazo.
Es importante evaluar el entorno climtico segn la ubicacin geogrfica del archivo,
determinar los valores y fluctuaciones de las condiciones ambientales y su influencia
en la conservacin de la documentacin, utilizando equipos para la medicin y
registro de las condiciones ambientales: luxmetro, monitores UV, termo higrmetro,
entre otros; Una vez se evalen las condiciones y se tenga un buen entendimiento
del comportamiento climtico dentro y fuera del archivo, ser necesario adoptar
medidas correctivas o preventivas como el uso de filtros de control UV, persianas.
Es necesario recordar que NO siempre podr lograrse que los archivos cuenten con
las condiciones ideales, estipuladas en el Acuerdo 049 de 2000; en esos casos, se
deber controlar ms que el lograr la temperatura y la humedad relativa ideales, los
niveles de fluctuacin, que no debern exceder los 3 4C y el 5% diario; ya que el
papel por su naturaleza, tender siempre a amoldarse a las condiciones exteriores,
por lo tanto una fluctuacin mayor a la ya indicada, producir cambios estructurales
muy fuertes que terminarn deteriorando el soporte.
La accin ms notoria de la humedad relativa, en conjunto con la temperatura, es el
deterioro biolgico ya que favorece la accin microbiana, especialmente el
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crecimiento de hongos, as como la proliferacin de insectos. Dependiendo de la

humedad relativa, se puede generar resequedad en la documentacin (prdida de la
humedad estructural), reblandecer encolados y pulverizar los soportes.
La ventilacin es un factor determinante para la buena conservacin, por ello, debe
contarse con sistemas de ventilacin naturales o mecnicos (como extractores o
ventiladores) que ayuden a controlar los efectos de la temperatura y la humedad
relativa. Es necesario que se garantice la renovacin continua y permanente del aire.
En casos en los que no se alcanzan los rangos recomendados, la ventilacin se
convierte en un aliado estratgico.
La ubicacin de las cajas y estantes dentro del archivo, deber permitir una
adecuada ventilacin, por esto se recomend anteriormente que la estantera nunca
quede recostada sobre los muros.
Es importante anotar, que la solucin ideal para los problemas de temperatura y
humedad no est directamente relacionada con la instalacin de aire acondicionado.
A menos que pueda garantizarse que funcionar las 24 horas del da de manera que
no ocasione fluctuaciones por encima del rango permitido, es preferible buscar
mtodos de ventilacin sencillos pero eficaces, como el uso de ventiladores
mecnicos en los espacios y extractores.
Otro aspecto que debe tomarse en cuenta es la Iluminacin. Las radiaciones visibles
y an ms las invisibles tienen efectos dainos sobre la celulosa, por ende, la
radiacin visible lumnica deber ser igual o menor a 100 lux. En caso de que el
espacio cuente con claraboyas o ventanales, stos debern ser protegidos con filtros
U.V. Es indispensable evitar la incidencia directa de la luz sobre los documentos.
La luz deber ser encendida nicamente cuando deba ingresar el funcionario a
buscar documentacin, el resto del tiempo deber permanecer apagada. En trminos
ideales, los depsitos de archivo, no deberan tener ventanales por donde ingrese luz
natural, y la ventilacin debera garantizarse por otros medios. Sin embargo, en
casos donde se requiere adecuar los espacios ya existentes, podr pensarse en
soluciones alternativas como las ya propuestas o con persianas (no cortinas de tela,
que conservan grandes cantidades de polvo) que se mantengan cerradas.
Control de contaminantes biolgicos
La estrategia debe incluir la aplicacin de mecanismos de inspeccin, control y
erradicacin de agentes biolgicos en reas y documentos; que pueden producirse
debido a condiciones ambientales inadecuadas y deficiente limpieza. Cuando

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hablamos de agentes biolgicos incluimos: hongos, bacterias, insectos, roedores y

aves entre otros.
Esta estrategia ser dirigida a los funcionarios que tienen a cargo el mantenimiento y
la custodia de la documentacin y al personal que tiene a cargo el servicio del aseo.
Aunque tambin incluir al pblico que consulta, de manera que se prevengan
hbitos que promuevan la formacin o aparicin de deterioro de este tipo (como el
ingerir alimentos dentro de las zonas de depsito o consulta, y el pasar las pginas
remojando el dedo en saliva).
Es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:
Identificar los focos de contaminacin biolgica y las entradas de agentes biticos.
Evaluar el estado de conservacin de la documentacin, grados de deterioro y
actividad del agente contaminante.
Aislar el material contaminado (separarlo fsicamente, pero conservando la armona
del (los) expedientes y del inventario, a partir del uso de folios testigo y referencias
cruzadas),
Control de las condiciones ambientales: humedad, temperatura, ventilacin e
iluminacin.
Aplicar medidas de mantenimiento en el caso de existir vegetacin (poda de
jardines y rboles).
Instalar elementos de proteccin contra contaminantes atmosfricos en los
espacios, como por ejemplo rejillas, mallas, anjeos, entre otros.
En caso de que haya sido necesario aislar material contaminado, un restaurador
deber realizar el tratamiento individual con productos y procesos tcnicos.
Debe contarse con un cronograma de saneamiento ambiental y desinfeccin,
desinsectacin y desratizacin de reas.

Uso y Manipulacin
Esta estrategia implica tomar en cuenta los materiales y mtodos de
almacenamiento, teniendo presentes los diferentes soportes que componen un
archivo. Para lograr una mejor conservacin, es necesario dar prioridad a la calidad
de los materiales a utilizar, sin descuidar la funcionalidad de los diseos, que deben
adaptarse a los documentos y no viceversa.
Almacenamiento y Realmacenamiento.
Es indispensable el uso de mobiliario y unidades de conservacin acordes con la
cantidad, formato, tcnica y uso de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital.
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Para la adquisicin de las unidades correctas, es indispensable que al realizar la

solicitud de adquisicin de los archivadores, los funcionarios establezcan las medidas
y la calidad del material antes de ser remitida la solicitud al la Direccin
Administrativa.
Se requiere tener en cuenta:
Asociar los procedimientos de almacenamiento con los lineamientos archivsticos y
ms especficamente con los procesos de gestin documental y el ciclo vital; es
decir, desde el mismo momento de la produccin del documento deber
contemplarse el uso de carpetas y cajas o archivadores segn sea el caso.
Organizar, inventariar y clasificar el archivo, pues la organizacin no consta
nicamente de almacenar en cajas y carpetas, sin control alguno.
Determinar previamente el nmero total o aproximado de los documentos y de las
unidades de conservacin necesarias para garantizar la conservacin documental y
proyectar el crecimiento del volumen de documentacin de acuerdo con las tablas de
retencin documental y las transferencias programadas.
Identificar las caractersticas fsicas de los documentos, tipologas y formatos
especficos, para disear o adquirir unidades que respondan a las necesidades
particulares.
Determinar la capacidad y adaptabilidad del mobiliario. Adquirir mobiliario
(estantera, planotecas, archivadores) y unidades de conservacin adecuadas
(carpetas, cajas, rollos de polister para planos, sobres para fotos), que cumplan con
los estndares de calidad establecidos por organismos reconocidos, entre ellos el
AGN.
Es importante anotar que el empaste no se debe considerar como una medida de
conservacin, debido a que en la mayora de los casos, presenta problemas
relacionados con el tipo de materiales utilizados (adhesivos cidos) y tcnicas
(perforacin de los folios y de prdida de informacin, poco espacio entre mrgenes
y comienzo del empaste, lo que dificulta la consulta, entre otros). Por otro lado, no
debe contemplarse an cuando se garantice la calidad de los materiales si an no se
han realizado procesos archivsticos y si las Tablas de Retencin Documental de la
entidad no han sido adoptadas o implementadas, ya que si requiere llevar a cabo
procesos de microfilmacin o digitalizacin, es imposible hacerlo sin desempastar,
por lo que si se empasta previamente se perder el tiempo y el dinero invertido, y
sobre todo se ocasionaran deterioros innecesarios.
Unidades de Conservacin: materiales y diseo
El Archivo General de la Nacin, a partir del trabajo del Laboratorio de Restauracin,
ha observado que la caja para archivo es una de las unidades de conservacin que
ofrece mejores garantas preventivas para los documentos. A partir de la experiencia
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y debido a la necesidad de diversas entidades en esta materia, el Laboratorio de

Restauracin del Archivo General de la Nacin de Colombia, decidi elaborar un
documento normativo que estandarizara las caractersticas de calidad que deben
cumplir los materiales que se utilizan en los archivos del pas. Para tal fin, el Comit
de Conservacin desarroll la NTC 5397:2005.
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones
Con esta estrategia se busca aplicar mecanismos y sistemas para el control de las
instalaciones en particular de las reas de manejo documental, debido a la existencia
de espacios inadecuados para el depsito de los documentos, la falta de
capacitacin al personal encargado del servicio del aseo sobre aspectos de
conservacin preventiva y el deficiente mantenimiento de las edificaciones. Por lo
tanto, el programa est dirigido al personal encargado del servicio del aseo y al que
tiene a cargo la custodia de la documentacin, para lo cual es necesario:
Evaluar peridicamente el estado de conservacin de los materiales constructivos y
acabados del edificio.
Identificar regularmente factores de alteracin: redes de energa, conduccin de
agua, materiales inflamables, focos de suciedad o materiales que acumulen polvo y
mugre.
Conocer y usar los planos de la edificacin para la ubicacin y registro de los
factores de alteracin.
A partir de los resultados de la inspeccin, definir las necesidades y prioridades de
mantenimiento, reparacin, renovacin o incluso de reubicacin de los espacios de
archivo.
Aplicar el programa de limpieza en las diferentes reas de la edificacin y hacer
seguimiento, para establecer si es til o debe replantearse.
Resulta de vital importancia que cuando surjan problemas relacionados con redes
hidrulicas y/o elctricas sean atendidas de forma inmediata. Por eso la entidad debe
contar con el personal o los recursos necesarios para evitar que pequeos
problemas puedan aumentar debido a la demora en la correccin de dichos
percances.
Prevencin y atencin de desastres
Existen muchos factores de riesgo tanto internos como externos a las colecciones y
depsitos, por lo tanto, esta estrategia debe ser cuidadosamente planeada y
divulgada para que todo el personal sepa cmo actuar en caso de desastre.
Se debe prever la actuacin en tres instancias: prevencin (antes), preparacin
(durante) y respuesta (despus) ante diversas situaciones como emergencias,

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desastres y acciones terroristas, entre otras, contemplando la proteccin del personal

y del acervo documental.
Se considera pertinente abordar los Artculos 2 y 3 del Acuerdo 050 de 2000, Por el
cual se desarrolla el Artculo 64 del Ttulo VII Conservacin de Documentos, y del
Reglamento General de Archivos sobre Prevencin de deterioro de los documentos
de archivo y situaciones de riesgo:
ARTCULO 2: Planificacin de preservacin: La prevencin de desastres y
situaciones de riesgo es una estrategia importante en la planificacin general de la
preservacin. Un plan programado acertadamente permite una respuesta rpida y
eficiente ante una emergencia, minimizando el peligro tanto para el personal, como
para los acervos documentales y la edificacin, evitando y disminuyendo lo costos
que a todo nivel implicara un siniestro. Dicho plan se debe basar en el
establecimiento de medidas de prevencin y proteccin de los acervos documentales
y el conocimiento de las estrategias de recuperacin despus del siniestro en la
planificacin de la respuesta y la recuperacin. Deber incluir una capacitacin y
entrenamiento peridico del personal al que se debe indicar entre otros, la ubicacin
y operacin de vlvulas de cierre de tuberas de agua o conducciones elctricas, el
manejo de los extintores, sistemas de alarma y de evacuacin.
PARGRAFO: El plan de prevencin de desastres debe coordinarse con los
programas adelantados en las entidades por los Comit Paritario de Salud
Ocupacional en cumplimiento de lo establecido por la Ley y debe contar con un
responsable o Coordinador y un Comit que apoyar todas las medidas de reaccin
y recuperacin.
ARTCULO 3: Prevencin. Se debe partir de la identificacin y levantamiento del
panorama de riesgos, seguido de la evaluacin o valoracin de las amenazas
potenciales. Frente a estas situaciones se establecern las medidas preventivas
pertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y el establecimiento de un plan de
contingencia que cubra las medidas de reaccin necesarias; En trminos generales
los archivos debern contar con suficientes extintores (preferiblemente de agente
extintor limpio CO2 y no de agua ya que el dao del agua sobre las tintas solubles
es irreversible, mientras que el efecto del agente extintor limpio CO2 podr tratarse
en procesos de conservacin una vez haya pasado la emergencia), para cubrir toda
la zona de depsito. Para la seleccin de los lugares donde se ubicarn en el edificio,
debern tenerse en cuenta las siguientes pautas:
La distribucin deber ser uniforme.
Debern ser visibles fcilmente a todas las personas.
Los lugares debern ser de fcil acceso y libres de bloqueo por almacenamiento y/o
equipos.
Debern ubicarse cerca de los corredores utilizados con frecuencia.
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Debern ubicarse cerca de puertas de entrada y salida.

El lugar deber estar libre de un potencial riesgo de dao fsico.7
Otros Programas
Aunque se han mencionado las principales estrategias implementadas por el Archivo
General de la Nacin, de acuerdo con las necesidades particulares de la entidad, hay
otras estrategias y programas que pueden aplicarse y que tambin redundarn en
grandes beneficios en caso de ser bien enfocadas. Entre estas encontramos:
Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia
El objetivo es normalizar y regular el manejo fsico de la documentacin desde su
misma produccin, a travs de las dependencias de Archivo y Correspondencia de la
Registradura Nacional. De esta manera, el programa est dirigido a todo el personal
encargado del manejo documental en la entidad.
Es necesario comenzar a implementar procesos de conservacin durante el flujo
documental en sus tres etapas, para lo cual el Grupo de Archivo y Correspondencia
establecer las pautas que debern ser cumplidas por todas las reas, en los
siguientes aspectos:
Normalizacin en la produccin de tipos documentales: mrgenes, uso de papel
libre de lignina, con un pH neutro o alcalino (pH 7), gramaje de mnimo 75 g/m2,
fotocopiado de los documentos enviados por fax y uso de tintas estables de escritura
e impresin.
Controlar y restringir el uso de material metlico, perforacin, doblado de
documentos, uso de cinta pegante comercial, amarre con pita, anotaciones sobre
originales y uso de AZ.
Realizar los recorridos de la documentacin por las oficinas en carpetas.
En correspondencia, almacenar los documentos en muebles con compartimentos
(tipo colmena).
Usar embalajes resistentes y rgidos para el manejo de correspondencia externa.
Migracin de la informacin a otros soportes
Los procesos de conservacin preventiva tanto para el original como para las
reproducciones, debe normalizarse, con el fin de minimizar el riesgo de deterioro que
puedan sufrir durante y despus de los procesos de migracin o reproduccin
(microfilme, fotografa, fotocopias, digitalizacin, etc.). La estrategia debe enfocarse
hacia el personal a cargo de la manipulacin de los documentos en procesos
reprogrficos, al personal de depsito, servicios al pblico y a los usuarios.

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Debe evaluarse el estado fsico y de integridad de la documentacin previamente,

teniendo en cuenta sus valores administrativos e histricos para fijar prioridades y
establecer las acciones de conservacin durante y despus del proceso de
migracin. Asimismo es de suma importancia capacitar a los funcionarios sobre los
procesos especficos de conservacin preventiva como manipulacin y desempaste,
si llega a requerirse este proceso aunque lo ideal es evitarlo.
En el tema de la reproduccin documental, es necesario recalcar que sta debe
hacerse con un objetivo especfico. De ninguna manera puede convertirse en una
moda o en un gasto sin un propsito. Adems, es muy importante tener en cuenta
que debe realizarse cuando la documentacin cuenta con organizacin desde el
punto de vista archivstico.
El Sistema Integrado de Conservacin, aplicado durante todo el Ciclo vital de los
documentos y sincronizado con todos los procesos de organizacin, incluyendo la
elaboracin de TRD y TVD en el caso de los fondos acumulados, redundar en la
proteccin de los archivos administrativos e histricos y aportar las herramientas
requeridas para una adecuada conservacin del patrimonio documental de nuestra
Nacin.
Es importante tener claro que ningn proceso que se realice de manera
independiente puede tener buenos resultados; un sistema integrado de conservacin
realizado de manera aislada o slo al momento de realizar una transferencia al
archivo histrico, no garantizar la conservacin, la elaboracin de TRD, sin
adoptarlas e implementarlas junto con buenas prcticas de manipulacin y uso,
tampoco revisten valor alguno, pues terminan por convertirse en un documento ms.
El poseer estantera, cajas y carpetas, en todos los archivos, sin tener en cuenta los
procesos de organizacin y los principios de orden original y procedencia, no hace
ms que una bonita fachada para un fondo acumulado, donde es imposible encontrar
los documentos en el preciso instante en que se requieren.
La conservacin en el Archivo de Gestin.
Es importante tener presente que desde el punto de vista archivstico no existe
mejor organizacin que la creacin de los documentos estrictamente necesarios.
Esta es una forma de garantizar la conservacin de aquellos documentos que as lo
requieren, pues va a ser menor el volumen de documentos que ingresan a los
archivos, lo cual implica manejos ms racionales de las condiciones de espacio y
almacenamiento
El Archivo de gestin comprende toda la documentacin que es sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la
soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los
asuntos iniciados. En esta fase se desarrollan los procesos de produccin,
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recepcin, distribucin y trmite. Es importante aclarar, que aunque dentro del

Programa de Gestin Documental existe el proceso de conservacin, es desde la
misma produccin cuando se deben aplicar principios de conservacin preventiva
para lograr una adecuada preservacin del acervo documental.
La conservacin debe comenzar tomando en cuenta la importancia de usar
materiales de buena calidad (calidad archivo), en lo referente al papel
(preferiblemente libre de cido o de naturaleza neutra) y tintas (no cidas, insolubles
en agua luego de aplicadas y qumicamente estables); as mismo, la estructura de
los documentos (mrgenes) tambin deben ser reguladas con el fin de evitar
problemas en el momento de almacenar. Es indispensable que las entidades se
mantengan informadas sobre la publicacin de normas relacionadas con el tema, de
manera que siempre estn al da y cumpliendo con ellas. Juegan aqu un papel
importante para la adquisicin de elementos realizada por el grupo de Compras de la
Registradura Nacional. En segunda instancia, la manipulacin y almacenamiento de
los documentos an dentro de esta etapa del ciclo vital, son factores determinantes
en la preservacin de los archivos. Es importante que en las dependencias se
eliminen prcticas tan dainas para los documentos como la perforacin de los
documentos y el uso de material metlico como ganchos legajadores, clips y grapas,
entre otros y sean reemplazados por elementos plsticos (o al menos que tengan
recubrimiento plstico) an cuando su costo pueda resultar algo superior. Es
necesario recordar, que la correccin de problemas y deterioros generados por estos
elementos resultar sin duda alguna mucho ms costosa (segn los expertos el
costo puede resultar hasta 3 veces mayor).
Actualmente, la mayora de documentos son perforados con el fin de ser
almacenados dentro de AZ carpetas de yute. Prcticas como sta, sumadas a la
falta de regulacin en las mrgenes de los documentos, causan la prdida de soporte
y de informacin dentro de los documentos. Lo ideal es no perforar ningn
documento (salvo contadas excepciones como los documentos contables, que sern
determinadas al interior de la entidad, por el respectivo Comit de Archivo y por
exigencias formativas, ms no por simple preferencia de los funcionarios). En caso
de requerir este sistema de almacenamiento, ser necesario utilizar ganchos
legajadores plsticos (disponibles en el mercado) y asegurar que las mrgenes no
ocasionen prdida de informacin una vez sean perforados.
Para el tema de la perforacin es necesario hacer una sensibilizacin al interior de la
entidad, ya que la concepcin comn de que el documento que no se legaje est en
riesgo de perderse, es el denominador comn en las entidades pblicas y privadas.
Sin embargo, dicha prctica no garantiza que un documento no pueda extraerse de
un expediente, incluso, cuando se trata de AZ, por la gran cantidad de folios,

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aumenta la posibilidad de que la dificultad de manipulacin, conlleve a arrancar los

folios.
Cuando se requiere unir varios folios con un gancho de grapadora puede
implementarse el uso de una pequea pestaa de papel blanco que evite el contacto
entre los folios y el metal, esta medida es de carcter temporal, ya que asla los folios
del material metlico, pero debe recordarse que al momento de transferir la
documentacin, deber ser eliminado todo el material metlico. Cabe anotar que esto
ser responsabilidad de cada funcionario y no del personal del archivo central.
Al momento de almacenar, es importante tener en cuenta las dimensiones de la
documentacin, si existen varios formatos debe tomarse el mayor como referencia
para la adquisicin de la carpeta, evitando los dobleces en los folios que con el paso
del tiempo y la manipulacin terminan causando fragmentacin e incluso prdida.
Los documentos deben almacenarse respetando la cantidad mxima recomendada
para la unidad de conservacin. Por ejemplo, una carpeta de cuatro aletas tiene una
capacidad mxima de 200 folios aproximadamente (dependiendo del gramaje del
papel), por lo tanto, no deber excederse esta cantidad de manera que la carpeta no
pueda cerrarse, pues terminar deteriorndose rpidamente. Las carpetas no
debern cerrarse con cinta adhesiva una vez almacenados los documentos, como
mtodo de prevencin para que los documentos no se salgan, ya que la carpeta
est diseada para mantenerse cerrada.
En los casos en los que no sea posible implementar el uso de carpetas de cuatro
aletas libres de cido y se haya optado por el uso de carpetas comerciales, se
recomienda colocar al inicio y al final, una cartulina blanca que acte como barrera
entre la carpeta y los documentos.
Las unidades de almacenamiento deben usarse desde el mismo momento de la
produccin y estar elaboradas con materiales de conservacin. Esto es de suma
importancia si lo que se pretende es lograr una buena conservacin a travs de todo
el Ciclo Vital, pues de otra manera, si usamos carpetas cidas e inadecuadas, se le
aporta acidez y otros elementos al soporte papel que desencadenarn y acelerarn
el proceso de degradacin natural dentro del papel.
Los AZ no son unidades de almacenamiento adecuadas, pues debido al gran
volumen de folios que pueden almacenar, ocasionan problemas fsicos a la
documentacin (rasgaduras en la zona donde son perforados), asimismo contienen
material metlico que en presencia de humedad va a tender a oxidarse y a transmitir
dicha oxidacin a los folios.

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En el caso de archivos de gestin, es posible utilizar carpetas sencillas de cartulina

dentro de carpetas colgantes plsticas, debido al alto costo que implicara contar con
carpetas desacidificadas o de cuatro aletas, pero hay que recalcar que este
almacenamiento ser slo temporal.
Se recomienda utilizar carpetas de cuatro aletas de cartulina desacidificada (o de
propalcote), especialmente para el almacenamiento de series documentales como
las historias laborales y otras denominadas vitales, desde el mismo momento de su
creacin, por la importancia que tienen para los ciudadanos.
Para el caso de documentacin de gran formato, como planos o mapas, es necesario
recordar que el sistema de almacenamiento deber variar. Ha sido comn la prctica
de doblarlos para incluirlos dentro del expediente al que corresponden, sin embargo,
este sistema de almacenamiento causa graves deterioros a la documentacin. Para
el almacenamiento, tanto en archivos de gestin y con ms razn una vez se hagan
transferencia primaria y secundaria, si es el caso, debern utilizarse unidades de
conservacin (carpetas) y planotecas diseadas para tal fin. No se recomiendan los
sistemas de almacenamiento colgantes, ya que la posicin colgante puede generar
tensiones al papel, tampoco aquellos que requieren del uso de adhesivo para fijar los
planos en la parte superior o de ganchos que pueden causar deterioro fsico-qumico
irreversible.
An cuando en algunas ocasiones los funcionarios de las dependencias piense que
puede ser riesgoso el uso de carpetas sin ganchos, planos en carpetas y planotecas
y eliminacin del material metlico al interior de los archivos de gestin, esta prctica
se ha realizado en otras entidades obteniendo resultados favorables para la
conservacin de los documentos. Un buen manejo de la gestin documental no
depender de si el expediente est legajado, sino de otros factores, tales como el
control de los documentos (inventario nico documental actualizado, hoja de control)
y la foliacin adecuada.
A propsito de la foliacin, la documentacin debe foliarse en lpiz de mina blanda,
previendo posibles modificaciones en el momento de las transferencias; no es el
esfero lo que garantizar que la documentacin no se pierda, por el contrario
ocasionar una gran cantidad de dificultades, entre esas la foliacin mltiple.
En los archivos de gestin, toda la documentacin debe mantenerse organizada de
acuerdo a las TRD, lo que facilitar la recuperacin de la informacin y futuras
transferencias. Es importante recalcar que la ordenacin debe ser descendente (el
documento ms reciente deber ser el ltimo dentro de la carpeta) y no ascendente
como se ha venido haciendo en anteriores oportunidades, de manera que se respete
el principio de orden original.

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El archivo de gestin de cada dependencia debe contar con el mobiliario apropiado

para almacenar el volumen de documentacin que maneje. Dentro del mobiliario
recomendado, encontramos archivadores metlicos o estantera (fija o rodante), que
cumpla con las especificaciones dadas en el Acuerdo 049 de 2000, emitido por el
AGN. Es necesario anotar que cada archivador tiene una capacidad mxima que
debe ser respetada para evitar daos de la documentacin y del mobiliario. Dentro
del archivador, la documentacin debe ubicarse al interior de carpetas y con su
respectiva identificacin dentro del archivador de acuerdo con las TRD de cada
entidad.
Deber proyectarse el espacio suficiente dentro de cada oficina, de manera que no
se presenten inconvenientes y episodios en los que las dependencias soliciten hacer
transferencias extemporneas al archivo central debido a la falta de espacio y no al
tiempo de retencin estipulado en la respectiva Tabla de Retencin Documental; esto
puede generar mltiples deterioros por almacenamiento inadecuado debajo de
escritorios, en cajas en el piso o al interior de espacios no adecuados como baos,
cafeteras y corredores.
La manipulacin diaria de la documentacin es otro aspecto que contribuye a
conservar o deteriorar los archivos. Para el traslado de un lugar a otro, se
recomienda usar carpetas con el fin de evitar deformacin, manchas, rasgaduras y
otros problemas. As mismo, no debe consumirse en el lugar donde estn ubicados
los documentos, ningn tipo de bebidas o alimentos, para evitar accidentes que
ocasionen deterioro a la documentacin.
Cuando se producen rasgaduras accidentales o por falta de cuidado en los folios, se
debe evitar el uso de cintas adhesivas, pues stas ocasionan problemas adicionales
sobre los soportes ya que los adhesivos por lo general (excepto en aquellas cintas de
uso especfico en el campo de la conservacin), tienen un alto grado de acidez y
problemas de oxidacin y amarillamiento con el paso del tiempo. En la mayora de
los casos, es preferible dejar las rasgaduras sin intervenir. Slo en caso de
rasgaduras que presenten el riesgo de prdida total o parcial de la documentacin
puede implementarse el uso de pequeos puentes en forma de corbatn, de cinta
adhesiva (preferiblemente de aquella denominada cinta mgica, cuyo deterioro es
inferior al de las cintas comunes, ubicados al principio, final y zona media de la
rasgadura, que unan levemente los fragmentos. Nunca debe ponerse cinta sobre
toda la rasgadura. En caso de que el dao sea grave, y el documento sea de gran
valor, deber recurrirse a un restaurador profesional con experiencia para que realice
el tratamiento que se requiera. Nunca deber permitirse que una persona sin
conocimiento y experiencia en el tema de la conservacin, se encargue de hacer
este tipo de procesos, pues en la mayora de los casos termina resultando peor el
remedio que la enfermedad.
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En los archivadores de las oficinas, se recomienda el uso de carpetas colgantes y

celuguas, productos que se pueden adquirir comercialmente. Internamente, dentro
de las celuguas, los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas en
material estable (cartulina desacidificada de mnimo 240 g/m2, cartulina propalcote
de mnimo 320g/m2, cartulina Bristol/ Bond). Se deben utilizar carpetas de cubierta
plegada por la mitad cuyo diseo no incluya adhesivos, cintas, pitas, hilos,
perforaciones o ganchos. En un lugar visible y de acuerdo con el diseo adoptado, se
debe consignar la identificacin de su contenido.
Transferencia al Archivo Central
La transferencia al Archivo Central, no se debe constituir como dificultad para un
archivo de gestin bien organizado, en el que se han implementado todas las
medidas de conservacin bsicas, como las previamente mencionadas. En caso
contrario, es decir cuando no se han implementado procesos sencillos como sustituir
el material metlico por plstico o sencillamente retirarlo, llevar un inventario
actualizado, hacer la foliacin cada vez que se ingresa un documento al expediente,
el primer paso ser revisar la documentacin y comenzar a eliminar ganchos de
grapadora y clips metlicos; sustituir documentos en papel de fax por copias, revisar
que est ordenada respetando el principio de orden original y que se hayan retirado
los duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo que no deben hacer parte
del expediente, luego deber foliarse, como lo indica el instructivo de foliacin
elaborado por el AGN ya que es un requisito ineludible para transferir y almacenar
dentro de carpetas debidamente identificadas e inventariadas y stas a su vez,
debern ir dentro de cajas para archivo, aunque sean temporales y se requiera
realmacenar una vez hayan llegado al Archivo Central.
Es importante resaltar que no es funcin de la Coordinacin de Archivo y
Correspondencia de la Entidad como responsable del archivo central, la preparacin
de la documentacin para la transferencia, sino del personal que tiene en custodia el
archivo de gestin, por esto la recomendacin de implementar sencillas medidas de
conservacin durante todos los das de cada ciclo y en especial del primero (gestin),
cobra mayor importancia en la medida en que facilitar el proceso de transferencia.
El responsable del Archivo Central no deber recibir una transferencia si no ha sido
preparada con los pasos que se enumeraron previamente.
La conservacin en el Archivo Central de la Entidad.
El Archivo Central agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de
gestin de la Registradura Nacional cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
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particulares en general. En esta fase se desarrollan los procesos de organizacin,

consulta, conservacin y disposicin final del documento.
En primer lugar, es necesario hablar del espacio destinado para este archivo, pues
de ningn modo puede constituirse en el cuarto de san alejo de la entidad. Debe
tener una capacidad de almacenamiento determinada previamente, para evitar
sobrecargar la estantera y ocasionar sobrepeso en las estructuras. Tampoco deben
destinarse como espacio de archivos, reas residuales como baos, cocinas
stanos de parqueos, pues se debern garantizar las condiciones estipuladas en la
normatividad vigente.
En consideracin a los espacios reducidos con que cuentan las dependencias de las
Delegaciones Departamentales y Registradura Distrital, los depsitos destinados la
guarda y conservacin de los documentos se dimensionarn teniendo en cuenta:
La manipulacin, transporte y seguridad de la documentacin.
La adecuacin climtica a las normas establecidas para la conservacin del
material documental.
El crecimiento documental de acuerdo con los parmetros archivsticos que
establezcan los procesos de retencin y valoracin documental
En este espacio slo deber estar ubicada la estantera, cajas y carpetas que
contengan la documentacin. No debe ser un espacio para almacenar elementos o
mobiliario en desuso o dado de baja o para ubicar los puestos de trabajo del personal
de archivos, o de contratistas en procesos de organizacin. Esto con el fin de evitar
problemas de seguridad, inestabilidad de condiciones ambientales y de salud entre el
personal debido a la presencia de agentes biolgicos.
Por otro lado, la estantera metlica debe cumplir con las especificaciones tcnicas y
de distribucin:
La estantera ms recomendable es la metlica, ya sea del tipo convencional fija,
compacta o rodante, y deben tener un aprovechamiento del 100% de su capacidad.
Altura de 2.20 m y cada bandeja soportar un peso de 100kg/m lineal, por bandeja o
balda.
El sistema de entrepaos debe ser graduables o de altura regulable.
Si se disponen mdulos compuestos por dos cuerpos de estanteras, se deben
utilizar los prales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo
caso se debern anclar los estantes con sistemas de fijacin a piso.
La balda superior debe estar a un mximo de 180 cm, para facilitar la manipulacin
y el acceso del operario a la documentacin.
La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del piso.

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Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para
evitar desgarres en la documentacin.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
documentos ni de ningn otro material.
La estantera no ir recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mnimo
de 15 cm, entre stos y la estantera.
El espacio de circulacin entre cada mdulo de estantes debe tener un mnimo de
70 cm, y un corredor central mnimo de 120 cm.
La estantera deber tener un sistema de identificacin visual de la documentacin,
acorde con la signatura topogrfica.
Asimismo, es necesario resaltar que sin una adecuada limpieza, manipulacin,
control y prevencin, de nada servir que se cumplan las especificaciones tcnicas
de edificios, estantes y sistemas de almacenamiento, pues la documentacin y el
edificio mismo terminarn deteriorndose rpidamente.
Es necesario implementar programas de limpieza tanto del espacio como de la
documentacin. Esta ltima siempre deber realizarse en seco y debe existir
personal encargado nicamente de esta labor. Vale la pena recalcar que se requiere
una buena capacitacin sobre el tema para evitar daos. La limpieza de espacios
debe programarse peridicamente para el depsito (de acuerdo con las necesidades
del mismo) y para la estantera (deben retirarse todas las cajas o libros y limpiar
estante por estante) con el fin de evitar la acumulacin de polvo y suciedad. La
limpieza de cajas debe hacerse en seco, una por una con aspiradora (por el exterior).
Para desarrollar este tipo de programas, resultar necesario contar con el apoyo de
un restaurador que haga una induccin al personal encargado.
Pautas para la consulta de documentos
Es necesario establecer algunas normas a la hora de consultar la documentacin
con el fin de protegerla. Algunas de estas normas son:
No mojar los dedos con saliva para pasar las pginas.
Usar los elementos de seguridad industrial adecuados (guantes, tapabocas y
monogafas).
Los espacios destinados a la consulta deben estar por fuera de los depsitos.
Controlar el prstamo de documentos y llevar un estricto control de quin los
consulta.
Lavarse las manos despus de consultar.
No consumir alimentos ni bebidas durante la consulta, ni en los espacios destinados
para el almacenamiento de la documentacin.

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Es importante anotar, que aunque estas medidas se incluyan en esta publicacin

dentro del apartado del Archivo Histrico, para una correcta conservacin, debern
aplicarse desde el momento del trmite, durante la consulta, en el paso por el archivo
central y finalmente en el histrico.

Condiciones Ambientales
Temperatura: las temperaturas muy altas y las fluctuaciones, pueden generar o
acelerar
acciones biticas y procesos de oxidacin y condensacin, cuyos
indicadores son la descomposicin, debilitamiento y pulverizacin del soporte. Es
importante controlar muy bien este factor y sobre todo evitar las fluctuaciones al
mayor grado posible.
Humedad Relativa: la humedad es un factor determinante, considerando que el
papel es un material higroscpico (absorbe y devuelve humedad), que necesita cierta
cantidad de agua en su estructura.
Los materiales orgnicos tienen en su estructura un porcentaje de humedad que les
permite mantener sus propiedades y funciones dentro de rangos ptimos para su
conservacin
en el tiempo; este porcentaje se conoce como el agua de
constitucin, que est en equilibrio dinmico con la cantidad de vapor de agua
presente en el ambiente. El equilibrio se rompe si la humedad relativa es muy alta o
muy baja, causando diversos deterioros.
Un exceso de humedad sobre la documentacin favorece el crecimiento de hongos
(deterioro de tipo biolgico), fragilidad del soporte por debilitamiento de los puentes
de hidrgeno y disminucin de las interacciones entre las fibras constituyentes,
procesos de hidrlisis, as como tambin ocasiona migraciones inicas que a su vez
rompen las redes celulsicas que dan forma a la hoja de papel.
En ambientes con una humedad relativa inferior al 35% se presentan deterioros por
resequedad, la cual torna frgil y quebradizo el soporte. Este dao es prcticamente
irreversible y se caracteriza por la prdida de agua de hidratacin y de propiedades
fsicomecnicas como la resistencia y la flexibilidad. Espectro de accin y la poca
especificidad de sus requerimientos de humedad, presencia o ausencia de oxgeno,
temperatura y a su tipo de nutricin.
Insectos. Su efecto es devastador en materiales de archivo. La mayora de
especies pueden alimentarse de una gran variedad de materiales, deteriorando
soportes como papel, cartn, cuero pergamino, adhesivos, tela de encuadernaciones
y madera de estanteras.
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Murcilagos (Chioptera). Frecuentes en climas tropicales, se pueden encontrar en

gran cantidad en archivos rurales; de hbito nocturno se alimentan de frutas, insectos
y sangre. Cuando estos animales pasan la noche dentro de los archivos y ticos,
pueden manchar con su orina la documentacin y sus excrementos ocasionan
problemas de salubridad e infestacin de insectos as como concreciones que
modifican las calidades estticas u ocultan e incluso degradan tanto al soporte como
la informacin.
Aves. Las palomas llegan a hacer sus nidos en las vigas o entre los documentos; su
excremento deteriora el material y es fuente para la llegada de insectos y desarrollo
de microorganismos. Entre los principales insectos que pueden ser atrados por los
excrementos y establecer su hbitat en los nidos de las aves se encuentran las
polillas, los piojos de libro, los escarabajos de las alfombras y del libro.
Desastres o catstrofes
Aquellos eventos de ocurrencia fortuita o aleatoria de carcter accidental y/o inducido
que al incidir directamente sobre la documentacin van a causar deterioros
generalmente irreversibles. La posibilidad de ocurrencia de catstrofes naturales
depende en gran parte de la ubicacin geogrfica y de la conformacin geolgica de
los terrenos. De acuerdo con estos aspectos podemos tener los siguientes casos:
Sismos/terremotos. Este factor afecta aquellas zonas volcnicas o cercanas a fallas
geolgicas, generalmente en las vecindades de la costa pacfica, donde estos
fenmenos ocurren con cierta periodicidad.
Incendios. Los incendios son un problema causante de daos irreversibles a la
documentacin ya que la prdida de informacin es inminente debido al cambio en la
naturaleza del material (los diferentes materiales de carcter combustible, tales como
celulosa, cuero, etc., reaccionan con el oxgeno ambiental dando lugar a la formacin
de carbn, gas carbnico y vapor de agua).
Inundaciones. Factor propio de aquellas zonas ubicadas en las cercanas de ros,
lagos, costas, etc., los cuales al entrar en contacto con la documentacin y ser
absorbidos por la misma van a causar un fuerte debilitamiento del soporte,
corrimiento de tintas, daos en las encuadernaciones y propician el crecimiento de
hongos, entre otros.
Factores Antropognicos
Se definen como aquellos que son producto de la accin directa o indirecta del
hombre. Entre ellos se encuentran los siguientes:

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Depsito y mantenimiento. Un factor indirecto de deterioro, pero no menos

importante, es la edificacin destinada a albergar la documentacin. Si cuenta con
una mala ubicacin, diseo poco funcional, mala ventilacin, fuentes de iluminacin y
sistemas de depsito inadecuados, proveern las condiciones para el dao de los
soportes.
Manipulacin. El hombre es considerado como uno de los principales causantes de
deterioro de los documentos. Los daos fsicos ms frecuentes en los diferentes
tipos de documentos son en general desgastes por rozamiento, rotura por
debilitamiento del soporte y desgarros por tensiones excesivas. La consulta peridica
de la documentacin implica un constante abrir y cerrar de tomos y otras unidades de
conservacin, movimientos continuos en la ubicacin sobre estanteras. Esto, unido
al empleo de materiales de baja calidad, va a deteriorar a largo plazo la
documentacin debido a fricciones, rozamientos y desgarros.
Materiales metlicos. El empleo de materiales metlicos tales como grapas, clips,
anillados, ganchos, ribetes, etc., causan en el papel diferentes tipos de alteraciones,
que se intensifican cuando el documento est en ambientes hmedos.
No utilizar material metlico
Entre las alteraciones ms frecuentes podemos citar las manchas causadas por la
oxidacin de estos materiales. La accin corrosiva que tienen sobre los soportes,
causan principalmente manchas y roturas.
Vandalismo. Se refiere a los deterioros fsicos o mecnicos en general, causados
por manejos malintencionados. En este punto podemos citar las rasgaduras, roturas,
inscripciones, fragmentaciones y manchas.
Mecanismos e Indicadores de alteracin
Son una secuencia de cambios fsicos y qumicos que provocan modificaciones en
ciertas propiedades especficas del material, cuando ste ha sido influenciado por
factores de alteracin. Entre los mecanismos deteriorantes ms comunes podemos
citar los siguientes:
Degradacin trmica; oxidacin; hidrlisis cida, degradacin enzimtica o
alteraciones fsico-mecnicas, entre otros.
Los indicadores, son todas aquellas manifestaciones visuales (o de otro tipo)
mediante las cuales podemos determinar o deducir los procesos deteriorantes
(mecanismos de alteracin), que ha sufrido el material.

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Empaste y encuadernacin: La solucin?

Dentro de los archivos, es bien conocido el proceso de empaste que se realiza
muchas veces de manera indiscriminada, sin evaluar la utilidad de dicho proceso y
los mtodos por los que se realiza. En ocasiones, no resulta fcil determinar el paso
a seguir con grandes paquetes de documentos. Sin importar cul sea la cantidad de
paquetes que tengamos, es necesario recordar que el objetivo es conservar en buen
estado el patrimonio documental. En el tema del empaste, existe una verdad
fundamental: un empaste de calidad deficiente trae consecuencias irreversibles, por
lo que se hace necesario evitar que este tipo de prcticas se vuelvan comunes
dentro de nuestros archivos.
Los problemas que se han hallado en diferentes archivos son mltiples,
consideramos importante mencionar algunos ejemplos con el propsito de que no se
repitan. En algunas ocasiones, la documentacin no se ha preparado correctamente
para llevar a cabo este proceso y se ha llegado a empastar sin eliminar primero el
material metlico, hacer foliacin y revisarla, desdoblar los documentos (quedando
incluso perdida la informacin por no poder desdoblarlo). En otros casos, las
mrgenes resultan insuficientes y al empastar la informacin se ha perdido al
perforar el soporte o sencillamente no puede leerse porque no puede abrirse lo
suficiente. El tipo de costuras utilizadas para el empaste son otro problema que ha
contribuido a deteriorar una parte del patrimonio documental de la Nacin, pues se
usan las costuras conocidas como diente de perro y de nervios incrustados que
causan roturas y prdidas de parte del soporte, causan desgarros de la unidad y el
exceso de adhesivo ingresa en los canales donde se incrustan los nervios,
generando problemas de tipo qumico, fsico y hasta esttico.
Al momento de evaluar la necesidad de un empaste, deben tenerse en cuenta los
siguientes criterios:
Necesidad: segn la clasificacin archivstica, la frecuencia de uso y la
obligatoriedad del empaste.
Funcionalidad: debe examinarse con cuidado si las mrgenes lo permiten sin
afectar el contenido y el grado de abertura que se requerira para no alterar la lectura
del texto.
Durabilidad: resistencia al uso y estabilidad estructural.
Longevidad: resistencia al deterioro qumico y estabilidad de los materiales que se
usan para el empaste.
Reversibilidad: en lo referido a procesos y materiales que den la posibilidad de
reemplazarse posteriormente.
Asignacin de extintores:
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Los depsitos de archivo siempre y cuando sea respetado su uso nico como
archivo y no como cuarto de san alejo, con el fin de proteger las series
documentales que se deben conservar en los depsitos, debern contar con
extintores de acuerdo con la cantidad de metros cuadrados, as como la clase de
riesgos sean estos leves, moderados o alto, su ubicacin deber estar en lugares
despejados en forma visible para fcil utilizacin.
La entidad deber evaluar si es necesario o si cuenta con el presupuesto para
implementar otro tipo de medidas preventivas como sistemas automticos de riego
(sprinklers), entre otros. Teniendo presente que el dao causado a los documentos
en un incendio, sea el menor posible. Ya que en caso de conatos de incendio, puede
resultar peor el uso de sistemas avanzados que el de extintores, al mojar la
documentacin y causar problemas con las tintas y los soportes.
BIBLIOGRAFIA:
NATACHA Eslava Conservacin Preventiva de Archivos. AGN, Colombia, 2009.

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