BAB IV

KEGIATAN PENGANTAR PKL DAN PEMBAHASAN

A Administrasi Farmasi Rumah Sakit

Administrasi merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan pencatatan data,
surat menyurat, pembukuan, informasi secara tertulis, penyimpanan arsip dan pengumpulan data
yang diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu ataupun untuk mengambil suatu keputusan.
Sehingga administrasi merupakan bagian dari instalasi farmasi yang memegang peranan penting
dalam menunjang terlaksananya kegiatan di instalasi farmasi.
Di RSUD H. Boedjasin kegiatan yang berkaitan dengan administrasi Rumah Sakit dilakukan
dengan sistem komputerisasi untuk mempermudah dalam melaksanakan pelayanan untuk pasien.
Administrasi farmasi di RSUD H.Boedjasin meliputi :
1. Administrasi resep
Pengadministrasian resep dilakukan berdasarkan atas rekapan harian dan bulanan resep.
Pasien baru yang bukan merupakan pasien umum harus memenuhi persyaratan untuk
administrasi pengambilan obat.

2.

Untuk pasien YANTIS (Pelayanan Gratis) harus memenuhi persyaratan yaitu surat
keterangan tidak mampu (miskin), fotokopi kartu keluarga , fotokopi KTP, surat
rujukan dan SEP.

Untuk pasien BPJS harus memenuhi persyaratan yaitu : fotokopi KTP, fotokopi kartu
keluarga, fotokopi surat rujukan, fotokopi kartu BPJS dan SEP ( Surat Eligibilitas
Peserta). Untuk pasien yang belum terdaftar sebagai anggota BPJS, harus membawa
kelengkapan surat pengantar kartu BPJS.

Administrasi pembelian kepada gudang dilakukan dengan pengisian surat pesanan atau
buku amprahan yang kemudian dikirim pada gudang dan datanya akan langsung
dimasukkan pada komputer, dengan blanko amprahan dua rangkap. Rangkap kedua
diserahkan pada instalasi yang bersangkutan dan lembar pertama disimpan sebagai arsip
gudang. Pengamprahan dari instalasi yang ada di RS yaitu instalasi farmasi ( depo rawat
jalan, depo rawat inap, depo IGD) dan instalasi lain yang ada di RS yaitu radiologi,
rekam medic, laboratorium, poli klinik, OK, yang telah ditandatangani oleh kepala
ruangan dan apoteker penanggung jawab.
Administrasi pembelian kepada PBF dengan pengisian surat pesanan yang telah
ditandatangani apoteker.

3. Pelaporan Narkotika dan Psikotropika

Setiap bulan depo pelayanan obat melaporkan jumlah dan jenis narkotika dan
psikotropika yang dipakai setiap depo ke bagian logistik. Bagian logistik mengolah data
pemakaian obat narkotika dan psikotropika kemudian melaporkan melalui online
SIPNAP (Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika)
Administrasi harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan untuk memudahkan
penelusuran kegiatan yang sudah berlalu

B Manajemen Perbekalan Farmasi

Manajemen perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari
perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu dengan yang lainnya. Kegiatan di
Instalasi Farmasi RSUD H. Boedjasin Pelaihari meliputi perencanaan, pengadaan, penerimaan,
penyimpanan,pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan, monitoring dan evaluasi.
1. Seleksi
Seleksi adalah proses memilih dengan rasional dengan sejumlah obat di rumah sakit
dengan tujuan untuk menghasilkan penyediaan atau pengadaan yang lebih baik,
penggunaan obat yang rasional, dan harga yang lebih rendah. Seleksi didasarkan pada
pengalaman aktual terhadap kebutuhan untuk melakukan pelayanan kesehatan dan obat
yang digunakan.
Pemilihan obat di rumah sakit merujuk kepada Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN)
sesuai dengan kelas rumah sakit masing masing, Formulariun RS, dan Formularium
Nasional (FORNAS) .
Perencanaan didasarkan atas usulan kebutuhan perbekalan farmasi tiap bulan yang
ditujukan kepada Direktur RSUD Hadji Boedjasin Pelaihari, yang kemudian diperinci per
instalasi, yaitu kebutuhan Bahan Alat Kesehatan Habis Pakai (BAKHP), laboratorium,
radiologi, ruang, rawat inap, poliklinik, ICU dan lainlain. RSUD Hadji Boedjasin
Pelaihari dalam sistem perencanaannya menggunakan metode konsumsi yang juga
disesuaikan dengan dana yang tersedia.

Pengadaan dan Produksi

Pengadaan adalah kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang akan direncanakan dan
disetujui melalui pembelian, produksi dan pembuatan sediaan farmasi, sumbangan,
droping atau hibah.

Pembelian dilakukan secara langsung kepada PBF dengan dana BLUD dilakukan
pengadaan sesuai jenjang nilai pengadaan di BLUD biasanya dilakukan secara just in time
yaitu dengan cara belanja langsung ke PBF.
Sistem pengadaan obat perbekalan farmasi RSUD Hadji Boedjasin Pelaihari yang
bersumber dana dari BLUD yang mengacu pada Peraturan Bupati Tahun 2011 memiliki
fleksibilitas tersendiri tergantung dari rumah sakit dan di setujui oleh Bupati.
Ada 2 sistem pengadaan / pembelian di RSUD H. Boejasin:
A. Pengadaan melalui E Purchasing
Pembelian dilakukan oleh unit pengadaan layanan / ULP yang ada di RSUD H.
Boejasin. Instalasi farmasi membuat daftar kebutuhan obat dan BAKHP kemudian
disampaikan kepada ULP, ULP akan mengirimkan data tersebut melalui LPSE kepada
pabrikan obat, pabrikan obat akan mengirimkan obat melalui distributor yang telah
ditunjuk oleh pabrikan obat tersebut.
B. Pengadaan atau pembelian secara langsung ke PBF
Instalasi farmasi membuat daftar kebutuhan obat dan BAKHP kemudian dibuatkan
surat pesanan kemudian dikirim kepada distributor obat. Pembelian yang dilakukan di
RSUD H. Boejasin menggunakan dana BLUD.

Penerimaan
Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan
sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pengadaan e purchasing dan pengadaan
manual. Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh pejabat penerima hasil
pekerjaan yang telah ditunjuk dan diberi SK oleh direktur. Harus terlatih baik serta harus
mengerti sifat penting perbekalan farmasi. Setelah diterima oleh PPHP obat diserahkan
kepada petugas gudang , oleh petugas gudang diperiksa kemudian setelah itu faktur
diarsipkan (dimasukkan kartu stock), dimasukkan kedalam komputer, kemudian barang
disusun sesuai tempatnya. Semua perbekalan yang diterima harus diperiksa dan sesuai
dengan spesifikasi pada order pembelian rumah sakit. Hal yang perlu diperhatikan dalam
penerimaan adalah kesesuaian dengan surat pesanan,kesesuaian faktur, fisik, jumlah, ED,
No. Batch dan kesesuaian suhu. Apabila ada yang tidak sesuai barang dikembalikan,
tetapi apabila sesuai barang dimasukkan kegudang dan faktur dimasukkan kedalam
komputer. Kemudian barang disusun sesuai tempatnya dan dimasukkan di dalam kartu
stok.

Penyimpanan
Penyimpanan merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan
yang ditetapkan. Disertai sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan
farmasi sesuai kebutuhan.

Penyimpanan perbekalan farmasi disesuaikan dengan persyaratan kondisi yang diminta

untuk masing-masing barang dengan tujuan untuk menghindari kerusakan dan menjaga
stabilitas obat.
Sistem penyimpanan yang digunakan di depo obat IFRS RSUD Hadjie Boedjasin
Pelaihari antara lain adalah :
A. Berdasarkan bentuk sediaan obat, nama generik dan nama paten
Penyimpanan obat di gudang farmasi diletakkan berdasarkan bentuk sediaan obatnya
seperti misalnya obat dalam (tablet dan sirup) dan obat luar (salep, suppositoria, dan
injeksi), kemudian dikelompokkan lagi berdasarkan obat generik dan obat paten serta
obat yang bersifat termolabil yang disusun berdasarkan urutan abjad.Selain itu ada
juga lemari khusus untuk menyimpan obat-obat yang berjumlah sedikit tetapi mahal
harganya.
Penyimpanan obat golongan narkotika dan psikotropika sudah memenuhi standar yaitu
disimpan pada lemari khusus yang terbuat dari kayu, menempel didinding,terdiri dari 2
pintu dua dan kunci ganda.
Penyimpanan vaksin, reagen, dan obat-obat yang sifatnya termolabil di simpan pada
0
suhu 2- 8 C di dalam lemari pendingin dan untuk penyimpanan alkes di simpan
khusus penyimpanan alkes.
Obat-obatannya yang memiliki sifat standar yang tidak disimpan didalam Medical
Refrigrators disimpan pada suhu kamar yaitu 15- 30C. untuk penyimpanan pada suhu
-20 C adalah vaksin polio dan campak.

Distribusi
Distribusi obat adalah suatu proses penyerahan obat mulai dari sediaan disiapkan oleh
IFRS sampai obat diserahkan kepada perawat, dokter, depo-depo obat atau pelayanan
kesehatan lain untuk diberikan kepada pasien.
IFRS di RSUD Hadji Boejasin Pelaihari melayani pasien Umum, BPJS, Yantis dan pihak
ketiga (Perusahaan) yang telah bekerjasama dengan RSUD Hadji Boejasin Pelaihari. Pada
Depo Rawat Inap distribusinya dilakukan dengan sistem ODD (One Daily Doses) dan
Depo Rawat Jalan dengan sistem IP.
a

Pelayanan pasien BPJS

Pelayanan untuk pasien BPJS berpedoman pada FORNAS dan Kompendium Alat
Kesehatan. Untuk Pasien rawat jalan harus menyertakan SEP ( Surat Eligibilitas
Peserta). Apabila ada obat pada resep yang di luar FORNAS maka apoteker konfirmasi
dengan dokter yang bersangkutan.

Pelayanan pasien Yantis

Pelayanan untuk pasien yantis atau pasien gratis berpedoman pada FORNAS yang
juga menyertakan fotokopi surat rujukan, fotokopi surat keterangan tidak mampu,
fotokopi kartu keluarga dan fotokopi KTP.

Pelayanan pasien perusahaan

Pelayanan untuk pasien perusahaan dilayani seperti pada pasien Umum dimana obatobatnya sama seperti pasien Umum terbatas, tetapi bedanya harus menyertakan kartu
jaminan dari perusahaan, atau fotokopi kartu jaminan dari perusahaan sebagai
pembuktian bahwa benar pasien ditanggung oleh perusahaan.

Pelayanan pasien Umum

Pelayanan untuk pasien Umum berpedoman pada FORNAS dan suplemen
formularium, data medical record jelas dan terekam dalam komputer. Penulisan dalam
resep dokter blanko resep rumah sakit untuk pasien rawat jalan dan rawat inap.
Pembayaran dilakukan sebelum pasien menerima obat, kecuali untuk pasien rawat
inap obat langsung diserahkan kepada perawat beserta kwitansi, sehingga pasien
langsung membayar ke kasir dan menyerahkan bukti pembayaran kepada perawat dan
bukti kwitansinya akan diambil oleh petugas Apotek.

Penggunaan
Penggunaan meliputi kegiatan dispensing dan evaluasi penggunaan obat. Dispensing
merupakan kegiatan yang dimulai dari tahap validasi, interprestasi, menyimpan obat untuk
penggunaan selama 1 hari dan alat kesehatan untuk sekali pakai (untuk rawat inap) atau
penggunan selama waktu yang diberikan oleh dokter (untuk rawat jalan), pemberian
etiket, atau cara pakai obat, penyerahan obat di sertai dengan pemberian informasi tentang
obat kepada pasien.

C Unit Logistik Perbekalan Farmasi

Gudang farmasi merupakan salah satu faktor penunjang dalam pelaksanaan kefarmasian.
Gudang farmasi mempunyai peranan penting dalam pelayanan rumah sakit, yaitu untuk
memenuhi akan kebutuhan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi yang diperlukan
disetiap depo pelayanan (depo rawat inap dan depo rawat jalan), depo OK, UGD, dan
isntalasi lainnya seperti OK, radiologi, laboratorium, ruangan rawat inap, poli klinik yang ada
di RSUD Hadjie Boedjasin. Gudang instalasi farmasi menyediakan barang umum dan
amprahan untuk masing-masing depo, poliklinik, ruangan dan instalasi lain yang ada di
RSUD H. Boedjasin. Gudang instalasi farmasi memiliki SDM sebanyak 4 orang karyawan
yang terdiri dari 1 orang apoteker Ibu Nisa Khairina,S.Far.,Apt yaitu sebagai penanggung
jawab logistik dan 3 orang AA.

Adapun kegiatan yang dilaksanakan di gudang farmasi yaitu meliputi perencanaan,

pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pencatatan serta pelaporan dan
evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan di rumah sakit.
1

Perencanaan
Pengaturan persediaan barang di gudang harus diupayakan agar tidak menumpuk ataupun
kekurangan maka diperlukan suatu perencanaan tahunan, triwulan maupun perbulan.
Untuk membuat perencanaan tersebut maka digunakan kartu stok, komputerisasi dan
setiap bulan dilakukan Stok Opname untuk mengontrol sisa obat yang masih tersedia.
Stok Opname ini memudahkan untuk mengetahui obat apa saja yang perputarannya
termasuk cepat (Fast Moving) ataupun lambat (Slow Moving) dengan demikian dapat
memudahkan kita untuk membuat perencanaan untuk pemesanan obat bulan berikutnya.
Untuk menghindari kekosongan perbekalan farmasi dan alat kesehatan, maka perlu
dilakukan suatu perencanaan yang merupakan tahap awal dari siklus pengelolaan
perbekalan farmasi. Perencanaan berdasarkan atas pola konsumsi, dengan memperhatikan
stok akhir serta penggunaan barang pada periode sebelumnya. Pesanan obat tersebut
disesuaikan dengan standar obat Rumah Sakit, yaitu Formularium Rumah Sakit, sisa stok,
serta anggaran yang tersedia.

Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang akan direncanakan
dan disetujui melalui pembelian, produksi dan pembuatan sediaan farmasi dan
sumbangan, droping atau hibah. Pemesanan barang oleh gudang farmasi dilakukan pada
hari-hari tertentu, tetapi jika obat diperlukan pada saat itu juga atau mendesak ataupun
dikarenakan barang tersebut benar-benar mengalami kekosongan di gudang, maka
pemesanan barang tersebut dapat dipesan pada saat itu juga hal ini untuk dana yang
bersumber dari BLUD.
Sistem Pengadaan Perbekalan Farmasi yang bersumber dari dana BLUD dapat dilakukan
dengan metode e purchasing dan pembelian manual. Pengadaan / pembelian manual
dilakukan apabila pengadaan melalui e purchasing mengalami gangguan teknis pada
server atau jaringan internet atau tidak ada respon dari pabrikan untuk segera melayani /
memenuhi kebutuhan obat dan BAKHP yang kita pesan.

Penerimaan
Penerimaan merupakan proses lanjutan setelah pengadaan. Selain itu juga, penerimaan
merupakan suatu proses serah terima perbekalan farmasi dan alat kesehatan dari
distributor kepada tim penerima barang yang kemudian barang tersebut diserahkan
kebagian gudang farmasi. Dalam penerimaan perbekalan farmasi dilakukan pemeriksaan
terhadap barang pesanan tersebut. Pemeriksaan barang bertujuan untuk mengetahui

kesesuaian barang yang diterima dengan melakukan pemeriksaan ulang terhadap jenis
dan jumlah barang yang datang apakah sudah sesuai dengan Surat Pesanan (SP). Adapun
yang dilakukan dalam hal pemeriksaan barang pesanan yang datang meliputi nama
barang, jumlah stok, nomor faktur, harga satuan, tanggal barang datang, tanggal expired
date dan jenis barang kemasan. Faktur tersebut ditandatangani oleh penerima, yang mana
faktur tersebut berjumlah tiga rangkap yaitu untuk gudang, tim pembeli dan untuk
pembayaran. Selanjutnya faktur di beri nomor, dientry di computer dan kemudian
dimasukkan ke dalam kartu stok.
4

Penyimpanan
Penyimpanan perbekalan farmasi yang ada di gudang farmasi RSUD H. Boejasin
dilakukan berdasarkan bentuk sediaan, suhu dan disesuaikan juga dengan persyaratan
kondisi penyimpanan masing-masing barang. Untuk obat Narkotika dan Psikotropik
disimpan di lemari khusus yang menempel didinding dan dikunci ganda. Untuk sediaan
injeksi dan obat oral disimpan dirak pada suhu kamar 15-30 C. Vaksin, reagen dan
beberapa sediaan injeksi yang bersifat termolabil disimpan di dalam lemari pendingin
dengan suhu 2-8C. Bahan yang mudah terbakar disimpan dalam lemari khusus. Untuk
box-box besar, infus, diletakkkan diatas palet, hal ini menjamin agar mutu obat dan
bahan-bahan tersebut tetap baik, stabil, memudahkan dalam pencarian, memudahkan
pengawasan dan waktu kadaluarsa serta menjamin pelayanan yang cepat dan tepat.
Penyimpana juga dilakukan dengan system FIFE (First Expired First Out) yang artinya
dimana obat atau BAKHP yang masuk duluan di gudang akan keluar lebih dahulu.
Ketika barang pesanan datang sebagian besar obat-obatan langsung diserahkan ke depo
obat karena keterbatasan ruang penyimpanan di gudang farmasi.

Pendistribusian
Pendistribusian merupakan proses penyerahan perbekalan farmasi dari gudang farmasi ke
depo rawat jalan, depo rawat inap, depo OK, dan depo IGD atau instalasi kesehatan
lainnya yang ada di Rumah Sakit. Tujuan dari pendistribusian adalah untuk menghindari
kekosongan barang yang ada didepo dan instalasi lain. Distribusi yang dilakukan oleh
gudang farmasi berdasarkan atas permintaan yang di ajukan oleh depo obat, depo IGD
dan instalasi pelayanan kesehatan yang ada di RSUD Hadjie Boejasin melalui blangko
amprahan.
Proses pendistribusian di gudang dilakukan semaksimal mungkin, agar depo dan instalasi
lain bisa mendapatkan obat dan BAKHP yang sesuai dengan apa yang diperlukan. Untuk
itu distribusi harus dilakukan secara tepat, baik tepat waktu maupun tepat jumlah dan
jenis obat yang diperlukan, sehingga di depo tidak mengalami kekosongan obat.
Pendistribusian ke instalasi lain, ruangan dan poliklinik distribusi yang dilakukan
berdasarkan permintaan atau amprahan yang diajukan oleh setiap instalasi melalui
blangko amprahan yang sudah ditandatangani oleh kepala ruangan atau penanggung

jawab . Depo obat melakukan pengamprahan setiap hari Senin dan Kamis, tetapi apabila
barang sangat diperlukan dan sudah habis sebelum tanggal amprah seharusnya boleh
diamprahkan lebih dahulu. Sedangkan untuk instalasi lain dilakukan tiap 10 hari sekali.
Untuk dapat melaksanakan fungsinya dengan baik, maka unit logistik farmasi harus
memiliki syarat sebagai berikut:
a
b

Persyaratan fasilitas meliputi :

Kondisi aman, kondisi yang sesuai, bersih, dan cukup untuk tempat menyimpan
barang, bahan berbahaya dan mudah terbakar.
Persyaratan administrasi gudang

Tanggal pemesanan dan pengontrolan dilakukan secara komputerisasi, dimana setiap

barang masuk maupun keluar akan di entry di computer dan dicatat dikartu stok oleh
setiap petugas yang bertanggung jawab. Amprahan dari instalasi yang sudah di entry,
dihargai segera dan disediakan barangnya yang kemudian dilakukan pengecekan
kesesuaian barang yang disediakan dengan amprahan instalasi. Jika sudang sesuai barang
dapat langsung diambil oleh instalasi yang mengamprah. Untuk barang golongan
narkotika dan psikotropika, instalasi harus menuliskan di buku pesanan terpisah dari obat
yang lainnya. Apabila barang yang di minta dari instalasi tidak ada di gudang, maka
barang akan dipesankan dahulu.
Pengambilan BAKHP dan obat disertai tanda terima, yang ditandatangani oleh apoteker
penanggung jawab unit logistik, petugas yang mengambil dan petugas dari gudang serta
yang terdiri dari dua rangkap kertas, yang satu untuk gudang dan yang satu untuk petugas
yang mengambil.

Pencatatan dan pelaporan

Setiap rangkaian kegiatan harus dilakukan pencatatan dan pelaporan untuk memonitori
semua kegiatan di gudang farmasi apakah berjalan dengan baik atau tidak. Kegiatan
pencatatan dan pelaporan dapat memberikan data mengenai jumlah barang, jenis barang,
pengeluaran dan seluruh rangkaian kegiatan proses pendistribusian barang. Berbagai
pencatatan dan pelaporan yang dilakukan di mulai dari perencanaan, pengadaan,
penerimaan, penyimpanan, pendistribusian hingga pelaporan. Depo Logistik instalasi
farmasi menggunakan pencatatan dengan menggunakan kartu stok dan billing computer
barang masuk dan keluar.
Pelaporan yang dilakukan gudang meliputi:
a

Laporan Dsitribusi

Laporan Stok

Laporan Psikotropika dan Narkotika

Laporan Pembelian terdiri dari BPJS, Reguler (Umum) dan Yantis

Obat yang Expired date

Laporan Imunisasi

Laporan penyalahgunaan NAPZA

Laporan malaria

Depo Farmasi Rawat Jalan

Depo Obat Rawat Jalan merupakan bagian dari unit pelayanan yang ada di Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Hadjie Boedjasin. Depo ini khusus melayani pelayanan Rawat Jalan yang
meliputi pelayanan terhadap resep-resep dari poli-poli yang ada di rumah sakit.Depo Rawat
Jalan melayani resep dari pasien Umum, BPJS, Yantis dan Pihak Ketiga (Perusahaan),
dengan jam kerja dari pukul 08.00-14.30 WITA. Depo Obat Rawat Jalan ini memiliki 1
orang Apoteker sebagai penanggung jawab tetapi sedang melanjutkan kuliah, yang di bantu
oleh 4 orang tenaga Asisten apoteker (AA) dan 2 orang sebagai tenaga administrasi.
Pelayanan Resep Depo Obat Rawat Jalan memiliki standar obat yang digunakan untuk
masing-masing resep yang berbeda-beda. Untuk pasien Umum Yaitu pasien yang tidak
dikenai persyaratan tertentu dari rumah sakit dan setiap pengambilan obat maupun alat
kesehatan harus membayar tunai. Adapun obat-obatan untuk pasien Umum meliputi semua
obat yang tersedia di bagian obat Umum. Sedangkan untuk pasien Yantis, BPJS, dan pihak
ketiga (perusahaan) prosedur pelayanan resep pasien harus memenuhi persyaratan terlebih
dahulu. Untuk pasien perusahaan yaitu harus melampirkan fotokopi kartu perusahaan atau
menyerahkan kartu perusahaannya. Pemberian obat untuk pasien BPJS berdasarkan
Formularium Nasional, pasien harus menyertakan SEP ketika akan mengambil resep.
Sedangkan pasien Yantis pasien harus melampirkan fotokopi surat keterangan tidak mampu,
fotokopi kartu keluarga, fotokopi KTP dan surat rujukan.
1

Pelayanan pasien umum

Untuk pasien umum yaitu pasien yang tidak dikenai persyaratan tertentu dari rumah
sakit dan setiap pengambilan obat maupun alat kesehatan harus membayar tunai.
Adapun obat-obatan untuk pasien umum meliputi semua obat yang tersedia di bagian
obat umum.
Pelayanan pasien BPJS, Yantis, dan Perusahaan
Untuk pasien Yantis, BPJS, dan pihak ketiga (perusahaan) prosedur pelayanan resep
pasien harus memenuhi persyaratan terlebih dahulu. Pemberian obat untuk pasien BPJS
berdasarkan Formularium Nasional, pasien harus menyertakan SEP ketika akan
mengambil resep. Sedangkan pasien Yantis pasien harus melampirkan fotokopi surat
keterangan tidak mampu, fotokopi kartu keluarga, fotokopi KTP dan surat rujukan.
Pelayanan pasien perusahaan
Untuk pasien perusahaan yaitu harus melampirkan fotokopi kartu perusahaan atau
menyerahkan kartu perusahaannya.

Tabel 1. Alur Pelayanan Resep Pasien Umum Unit Rawat Jalan

Pasien datang menyerahkan resep ke bagian administrasi

Petugas menerima resep dan melakukan skrining resep

Resep dihargai, dicetak dan diberi no antrian serta diberi nomor administrasi

Pasien membayar harga resep dikasir

emberian etiket dilakukan oleh TTK, jika ada obat yang tidak tersedia di apotik dibuatkan copy resep

Obat di cek kembali oleh apoteker

Pasien dipanggil sesuai urutan no antrian dan pasien menyerahkan kwitansi

Apoteker atau TTK menyerahkan obat kepada pasien serta memberikan PIO

Tabel 2. Alur Pelayanan Resep Pasien BPJS, Yantis, dan Perusahaan Unit Rawat Jalan di RS H.
Boedjasin Pelaihari
Pasien datang membawa
resep

Diperiksa kelengkapan berkas

pasien (surat jaminan pelayanan)

Tidak Lengkap

Lengkap

Pasien diminta untuk memenuhi

persyaratan terlebih dahulu.

Resep di entry oleh petugas administrasi

untuk mengurangi stok barang dan untuk
klaim ke BPJS atau pihak ketiga

Pasien diberi nomor antrian

Penyiapan obat dan pemberian etiket

Pengecekan kembali

Pemanggilan pasien & penyerahan obat

oleh Apoteker atau TTK disertai Pemberian
Informasi Obat

E Depo Rawat Inap

Depo rawat inap merupakan salah satu bagian dari unit pelayanan yang ada di RS H.
Boedjasin Pelaihari. Depo ini khusus melayani pasien yang dirawat inap di Rs H. Boedjasin
Pelaihari. Resep yang dilayani berupa resep Umum, BPJS, Yantis dan Pihak Ketiga
(perusahaan). Jam kerja di depo rawat inap adalah 08.00-15.00 WITA. Depo rawat inap
memiliki 1 orang apoteker sebagai penanggung jawab yaitu Ibu Anna
Apriyanti,S.Farm.,Msc.,Apt dan dibantu oleh 4 orang TTK yang salah satuya sebagai tenaga
administrasi.
Sistem distribusi obat Depo Obat Rawat Inap sistem ODD (One Daily Dose). Sistem ODD
adalah sistem pemberian obat untuk satu hari pakai. Kelebihan dari sistem ini yaitu dapat
mengurangi resiko biaya obat berlebihan karena dapat mengontrol berapa jumlah obat yang
digunakan setiap harinya
Setelah dokter visite dan memberikan resep, pihak perawat langsung datang ke Depo Obat
Rawat Inap untuk menyerahkan resep, kemudian resep di skrining oleh TTK setelah itu di
entry. Setiap pasien memiliki formulir obat Farmasi. Untuk sediaan injeksi dan obat oral
diberikan untuk pemakaian satu hari. Hal ini dilakukan agar memudahkan monitoring
penggunaan obat dan mencegah obat menumpuk pada pasien. Untuk pasien Umum, obat di
sediakan sesuai resep dan pembayaran dilakukan di kasir. Untuk pasien BPJS dan Yantis,
obat yang di berikan sesuai dengan Formularium Nasional.
Resep disiapkan oleh TTK dan dicek oleh apoteker penanggung jawab. Baru kemudian setiap
TTK mengantar resep ke ruangan yang menjadi tanggung jawabnya masing-masing.
Pelayanan Resep Depo Obat Rawat Inap
1

Pelayanan pasien umum

Pasien umum adalah pasien yang tidak dikenai persyaratan tertentu dari rumah sakit dan
setiap pengambilan obat maupun alat kesehatan harus membayar tunai. Adapun obat
obatan untuk pasien umum meliputi semua obat yang tersedia di Depo Obat Rawat Inap.

Pelayanan pasien BPJS

Pasien BPJS adalah pasien yang memiliki kartu BPJS. Pasien tidak dikenakan biaya
pembayaran terhadap obat yang di resepkan ( asalkan sesuai Formularium Nasional), hal
ini karena di tanggung oleh BPJS. Pihak rumah sakit melakukan pengklaiman satu bulan
sekali ke BPJS untuk menagih pembayaran.

Pelayanan pasien pihak ketiga ( Perusahaan )

Untuk psaien perusahaan , apotek melayani seluruh obat yang diresepkan sesuai dengan
obat yang tersedia di Rumah Sakit. Pelayanan obat untuk pasien perusahaan memiliki
ketentuan dan prosedur , yaitu sebagai berikut :

Pelayanan pasien Yantis

Pasien menyerah resep dan persyaratan :
a

Fotokopi KTP, fotokopi kartu keluarga, fotokopi surat rujukan, dan fotokopi surat
keterangan tidak mampu

Tabel 3. Alur Pelayanan Resep Di Depo Rawat Inap :

Setelah Dokter visite, Perawat ruang rawat menerima resep dan cek kelengkapan

Perawat datang ke Apotek untuk menyerahkan resep

Resep dikerjakan dan diberi etiket

rmulir Obat farmasi dan di tandatangani. Resep dan obat di periksa oleh Apoteker penanggung jawab u

Resep diberi no. Registrasi, dihargai dan dicetak

Obat dan kwitansi dibawa keruang rawat untuk diberikan oleh perawat ke pasien

mbali dengan resep. Formulir obat farmasi di tandatangani oleh perawat dan buku ODD perawat di tandatangan

Kwitansi diserahkan oleh perawat ke pasien untuk di bayar

Pasien membayar menyerahkan kwitansi yang telah dibayar kepada perawat

TTK mengambil kwitansi yang sudah dibayar kepada perawat dan menandai lunas

F Depo Instalasi Gawat Darurat ( IGD )

Depo IGD merupakan bagian dari Instalasi Farmasi RSUD H. Boejasin Pelaihari yang
bertugas untuk pelayanan Perbekalan Farmasi pada pasien yang perlu pertolongan segera
secara cepat dan tepat, agar resiko kecacatan dan kematian dapat dicegah (to save life and
limb).
Depo IGD merupakan bagian dari Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) yang bertugas
menyediakan perbekalan farmasi untuk mendukung pelayanan di Instalasi Terpadu Gawat
Darurat. Instalasi Gawat Darurat merupakan pintu pertama pasien masuk kedalam RSUD H.
Boedjasin Pelaihari, untuk itu agar dapat melayani pasien emergency, Depo IGD buka 24 jam
penuh dengan tiga kali pergantian shift yaitu : pagi, pukul 08.00-15.00 wita; siang, pukul
15.00-21.00 wita; malam, 21.00-08.00 wita. Setiap hari ada 5 TTK yang bertugas di IGD.
Shift pagi 1 orang sedangkan shift sore dan malam masing-masing 2 orang.
Pelayanan resep pada depo IGD meliputi beberapa jenis, yaitu pasien Umum, BPJS, pasien
pihak ketiga (Perusahaan) dan pasien Yantis.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Depo IGD adalah perencanaan obat yang menggunakan
metode konsumsi, dimana metode konsumsi dibuat berdasarkan pemakaian pada periode
sebelumnya, sehingga dengan metode konsumsi pemakaian obat dan alat kesehatan dapat
lebih terarah dengan baik dan tidak terjadi penumpukan saat stok opname. Pengadaan barang
di Depo IGD berdasarkan pada pemakaian periode sebelumnya. Untuk obat-obatan dan
BAKHP, bila hendak meminta barang ke depo Logistik, maka dituliskan kembali pada buku
amprahan. Pengecekan amprahan biasanya dilakukan setiap hari amprahan oleh bagian yang
bertugas untuk mengamprah. Amprahan barang dilakukan tiap 2 kali dalam satu minggu.
Tetapi apabila ada kebutuhan mendesak obat dan BAKHP maka dapat langsung mengamprah
dan menunggu jadwal amparahan.

Pengelolaan obat dan sediaan farmasi di depo IGD :

a

Pengamprahan
Pengamprahan obat pada Depo IGD dilakukan setiap 2 kali seminggu menggunakan
metode konsumsi. Metode konsumsi dibuat berdasarkan pemakaian sebelumnya.
Pengamprahan yang dilakukan umumnya untuk obat dan BAKHP yang fast moving.
Untuk barang slow moving di lakukan sebelum stok kosong. Jika tejadi kekosongan

sebelum pemesanan dapat dilakukan mutasi dari depo lain. Apabila realisasi tidak sesuai
pesanan maka petugas depo tetap memantau kondisi stok/persediaan barang yang ada di
gudang setiap saat, baik lewat gudang langsung maupun lewat sistem yang ada secara
komputerisasi.

Penerimaan
Barang yang datang dari gudang akan diperiksa oleh petugas kesesuaiannya dengan
permintaan atau amprahan. Pemeriksaan meliputi nama, jenis sediaan, jumlah, expired
date, nomor batch dan kondisi fisik barang.

Penyimpanan
Pada penyimpanan Sediaan Farmasi pada Depo Obat IGD, dimana penyimpanannya
disusun sesuai abjad atau alfabet, bentuk sedian, suhu, jenisnya, branded dan generik.
Untuk obat-obat narkotik dan psikotropik disimpan dalam lemari khusus terpisah dengan
obat-obatan lainnya, dimana lemari untuk obat-obat narkotik dan psikotropik memiliki
pintu dua sesuai dengan standar. Sedangkan untuk obat-obat yang harus disimpan di suhu
dingin disimpan lemari pendingin dengan termometer.

Pendistribusian
Pendistribusian pada IGD Rawat Jalan dan Rawat Inap adalah IP (Individual
Prescription). Untuk sediaan injeksi diberikan sesuai resep dokter sedangkan untuk obat
minum diberikan untuk pemakaian 1 hari. Untuk pasien rawat jalan, obat untuk pasien
umum diberikan sesuai resep sedangkan obat untuk pasien BPJS dan Yantis diberikan
hanya untuk satu hari. Hal ini dilakukan untuk memudahkan memonitoring penggunaan
obat dan mencegah obat menumpuk pada pasien.

Administrasi dan pengelolaan resep

Administrasi di Depo IGD menggunakan sistem komputerisasi, khususnya untuk
pelayanan resep dan pengelolaan resep baik dari penerimaan resep, peracikan resep,
pengecekan kembali sampai penyerahan obat. Resep yang telah diskrining akan di entry
ke komputer, baik resep umum, BPJS, pihak ketiga dan yantis.. Resep akan dibundel
setiap harinya sesuai dengan status pasien.

Pencatatan dan pelaporan

Pencatatan dilakukan pada kartu stok pada setiap barang. Selain pada kartu stok
pencatatan juga dilakukan dengan system komputerisasi sehingga dapat mengontrol
jumlah barang masuk dan keluar. Pada setiap pengambilan obat khusus untuk golongan

obat-obat narkotik dan psikotropik wajib dicatat nama pasien dan jenis serta jumlah obat
yang digunakan.
Setiap akhir bulan dilakukan stok opname obat, kemudian dibuat pelaporan sisa stok yang
akan diserahkan ke Unit Logistik. Pelaporan dilakukan di awal bulan meliputi laporan
stok, laporan paten generik, dan laporan rekap waktu.
g

Pelayanan resep
Depo IGD melayani semua jenis pasien IGD umum, BPJS, pihak ketiga dan Yantis. Depo
IGD melayani pasien yang ada di Instalasi Gawat Darurat, ICU, VK Bersalin, OK, dan
rawat inap.
Tabel.4 Alur Pelayanan resep pasien umum di depo IGD
Resep pasien umum

Skrining resep

Resep dihargai

Pasien membayar di kasir

Penyiapan obat

Kontrol

Penyerahan obat

Tabel.5 Alur Pelayanan Resep Pasien BPJS, Perusahaan dan Yantis Di Depo IGD
Pasien

Rawat Inap

Rawat Jalan

Pasien ke Apotek dengan membawa berkas-berkas, seperti Surat Elegabilitas Peserta

Dengan membawa Surat Keterangan kepesertaan)

Pasien dilayani

Petugas farmasi memeriksa kelengkapan berkas tersebut

Tidak Lengkap

Jaminan

Lengkapi
(setelah dilengkapi, jaminan dikembalikan)

Lengkap

Layani

G Depo Instalasi OK
Depo instalasi OK merupakan bagian dari Instalasi Farmasi RSUD H. Boejasin Pelaihari
yang bertugas untuk pelayanan perbekalan farmasi pada pasien yang operasi.
Depo OK merupakan bagian dari Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) yang bertugas
menyediakan perbekalan farmasi untuk mendukung pelayanan di Instalasi Kamar Operasi.
Kamar operasi merupakan tempat dimana pasien akan di operasi, dimana agar pasien dapat
segera diberi obat dan langsung di lakukan operasi. Depo OK buka dari jam 08.00-14.00
wita. Setiap hari ada 1 TTK yang bertugas.
Pelayanan reserp pada depo OK meliputi beberapa jenis, yaitu pasien umum, BPJS, pasien
pihak ketiga (perusahaan), dan pasien Yantis.
a

Pelayanan resep
Depo OK melayani semua jenis pasien operasi umum, BPJS, pihak ketiga, dan Yantis.
Resep diserahkan oleh dokter atau perawat kemudian obat disiapkan dan langsung
diserahkan untuk dipakai saat operasi, kemudian setelah selesai operasi perawat dating
untuk mengambil obat post op untuk pasiean sekaligus mengambil kwitansi pembayaran
untuk pasien umum yang kemudian diserahkan kepada keluarga pasien agar membayar
obat yang telah dipakai saat operasi, setelah bayar, bukti kwitansi dikasihkan ke Depo Ok
sebagai bukti lunas pembayaran.
Administrasi untuk pasien BPJS dan Yantis yaitu setelah cetak kwitansi pembeyaran dari
depo OK yang kemudian diserahkan kepada bagian administrasi farmasi dan kemudian
kwitansi tersebut diserahkan ke tim BPJS untuk di klem pembayarannya.