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Hinweis

Wir behalten uns nderungen an der Software gegenber der Beschreibung in dieser Dokumentation
vor. Wir knnen nicht garantieren, dass alle implementierten Funktionen in allen erdenklichen Kombinationen auf jeder Hardware und in jeder Systemumgebung ausfhrbar sind.

2005, Tobit Software - Built 31-Oct-2005-M

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis
1 Grundlagen des David InfoCenters
1.1

Tobit Software-Konzept . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1.2

Die Benutzeroberflche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1.3

Leserfhrung. . . . .
1.3.1 Systematik .
1.3.2 Symbole . .
1.3.3 Hilfequellen .

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2.1

Globale Komponenten . . . . .
2.1.1 Hauptfenster . . . . .
2.1.2 Tabbed Desktop . . .
2.1.3 Globale Anpassungen .
2.1.4 Eintragsliste . . . . . .
2.1.5 Symbolleisten . . . . .
2.1.6 Nachrichten-Editor . .
2.1.7 Rechtschreibprfung .
2.1.8 InfoCenter Notifier . .
2.1.9 Fernzugriff . . . . . .
2.1.10 Nachrichtensicherheit .
2.1.11 Internetsuche . . . . .

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2.2

eMail . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.2.1 eMail erstellen und versenden.
2.2.2 eMail empfangen . . . . . . .
2.2.3 eMail Viewer . . . . . . . . .
2.2.4 eMail-Rundsendung. . . . . .
2.2.5 Serien-eMail . . . . . . . . .
2.2.6 Postlagernder Versand . . . .

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2.3

Telefax.
2.3.1
2.3.2
2.3.3
2.3.4
2.3.5
2.3.6

2.4

SMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
2.4.1 SMS versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
2.4.2 SMS empfangen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

2 David InfoCenter PC

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Fax erstellen und versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Fax empfangen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
David InfoCenter Image Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Fax-Rundsendung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Serienfax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Faxabruf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Inhaltsverzeichnis

2.4.3
2.4.4

SMS-Rundsendung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
EMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

2.5

VoiceMail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

2.6

TMail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

2.7

Multimedia . . . . . . . . . . . . . . .
2.7.1 TV-Aufzeichnungen . . . . . .
2.7.2 Radioaufzeichnungen . . . . .
2.7.3 David InfoCenter Mediaplayer .

2.8

Instant Messaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

2.9

Briefpost . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

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2.10 Notiz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132


2.11 News . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
2.12 RSS Ticker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
2.13 Adressverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
2.14 Kalender und Terminverwaltung
2.14.1 Kalender. . . . . . . .
2.14.2 Terminverwaltung . . .
2.14.3 Terminassistent . . . .
2.14.4 Gruppenkalender . . .

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2.15 Aufgabenverwaltung . . . . . .
2.15.1 Aufgaben . . . . . . .
2.15.2 Aufgabenanforderung .
2.15.3 Projektplanung . . . .

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2.16 Anrufbeantworter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165


2.17 XMedia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
2.18 Datenorganisation . . . . . . . . . . .
2.18.1 Archive . . . . . . . . . . . .
2.18.2 Nachrichten . . . . . . . . . .
2.18.3 Regelwerk . . . . . . . . . . .
2.18.4 Message Identification Services
2.18.5 SQL-Datenbankanbindung . . .
2.18.6 Workflow . . . . . . . . . . .

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209
211

3 David InfoCenter Mobile

3.1

Grundlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

3.2

Konfiguration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

Inhaltsverzeichnis

3.3

Mobiler Einsatz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

4 David InfoCenter Web


4.1

Grundlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

4.2

Konfiguration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

4.3

Betrieb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

5 David InfoCenter Pocket


5.1

Grundlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

5.2

Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

5.3

Betrieb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

6 David InfoCenter WebPDA


6.1

Grundlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

6.2

Konfiguration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

6.3

Betrieb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

7 David InfoCenter WAP


7.1

Grundlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

7.2

Konfiguration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

7.3

Betrieb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

8 David InfoCenter Phone


8.1

Grundlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

8.2

Konfiguration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

8.3

Betrieb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

9 Anhang
9.1

Glossar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

9.2

Tastaturkrzel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

9.3

Elemente des Hauptfensters.


9.3.1 Menleiste. . . . .
9.3.2 Favoriten . . . . .
Stichwortverzeichnis . . . .

9.4

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Vorwort

Vorwort

Lieber Leser,
das David InfoCenter ist die optimale Benutzeroberflche und Drehund Angelpunkt fr Ihre Nachrichten, Texte, Termine, Video- und
Audiodateien, Briefe, Adressen, Aufgaben, Projekte kurz: Ihre
gesamte digitale Welt.
Das vorliegende Buch ist sowohl fr den Einsteiger konzipiert, der
sich noch nicht oder nur wenig mit der Software auskennt, als auch
fr den Fortgeschrittenen als schnelles und umfassendes Nachschlagewerk. Es liefert Ihnen einerseits eine bersicht der Funktionen des
David InfoCenters, um schnell in die digitale Welt einzutauchen.
Andererseits vermittelt diese Dokumentation Schritt fr Schritt den
gesamten Funktionsumfang und damit die Vielfalt der enthaltenen
Mglichkeiten bis hin zum Aufzeichnen von Fernseh- und Radiosendungen. Und da bedrucktes Papier nach wie vor am einfachsten zu handhaben ist, halten wir beim David InfoCenter
ganz bewusst an einer vollstndigen, schwarz auf wei gedruckten Beschreibung fest.
Software-Dokumentation wird in aller Regel nicht von der ersten bis letzten Seite gelesen,
sondern erst dann herangezogen, wenn sich Programmfunktionen nicht automatisch
erschlieen. Das gezielte Auffinden der bentigten Informationen und ein direkter Einstieg ins
Thema sind dann die geforderten Kriterien. Ergnzt durch die umfangreiche Online-Hilfe des
David InfoCenters, die jederzeit per Knopfdruck gestartet werden kann, wird unsere Dokumentation diesen Anforderungen gerecht.
Und nun wnsche ich Ihnen viel Erfolg und vor allem viel Spa mit dem David InfoCenter!

Egbert Ufermann

1 Grundlagen

Die Benutzeroberflche

Grundlagen des David InfoCenters


Mit dem David InfoCenter besitzen Sie den Schlssel zur Organisation und Verwaltung Ihrer
gesamten digitalen Daten. Nachrichten, Texte, Videos, Audiodateien, Photos, Grafiken und u.a.
lassen sich unter einer Benutzeroberflche bearbeiten, ansehen und verwalten. Eine Terminverwaltung mit umfangreichen Gruppenfunktionen bernimmt das gesamte Termin-Management
fr Sie und Ihr Team, eine Aufgaben bzw. Projektplanung schafft bersicht fr lang- und kurzfristige Vorhaben und das integrierte Tobit Archive System (TAS) hlt als Dokumenten-Managementsystem Ordnung in Ihrer digitalen Welt. Die elektronische TV-Programmzeitschrift in Kombination mit einem digitalen Videorekorder macht Sie flexibel in Ihrer TV-Programmplanung. Ob
Nachrichten, Krimi oder Lieblingsserie: Alles wird nach Ihren Vorgaben aufgezeichnet, digital
gespeichert und auf Wunsch abgespielt bei Bedarf zeitversetzt. Sie bestimmen den Zeitpunkt.
Tobit ist Registered Trademark der Tobit Software AG. David , David InfoCenter, Tobit
Archive System und Archive sind Trademarks der Tobit Software AG.

1.1

Tobit Software-Konzept
Den Produkten von Tobit Software liegt ein Konzept zugrunde, das wegen seines modularen
Aufbaus auerordentlich flexibel eingesetzt werden kann. Je nach Bedarf wird der bentigte
Funktionsumfang bequem per Lizenzierung bzw. ber den Club Tobit Software (club.tobit.com)
aktiviert. Die Benutzeroberflche, mit der Sie auf Ihre Daten zugreifen, bleibt immer gleich egal
ob auf dem PC, dem PDA, dem Handy oder per Web Browser.
Bei den Produkten von Tobit Software handelt es sich um echte Client-/Server-Anwendungen,
was bedeutet, dass der gesamte Datenbestand zentral im Netzwerk abgelegt wird. Es werden
also keine Dateien dezentral auf dem lokalen Anwender-PC gespeichert. Jeder Benutzer kann
mit dem David InfoCenter auf seine eigenen bzw. auf die fr ihn freigegebenen Dateien und
Ordner (Archives) zugreifen. Diese zentrale Datenspeicherung vereinfacht die Systemverwaltung und Datensicherung erheblich. Besonders jedoch wird dadurch ein Zugriff ber unterschiedliche Kommunikationskanle (z.B. per Remote Access ber einen Pocket PC) ermglicht.

1.2

Die Benutzeroberflche
Die Client-Anwendung und damit die Benutzeroberflche fr den Zugriff auf Ihre Daten, heit
David InfoCenter. Es ist jeweils speziell an die Zugriffsart und die verwendete Hardware
angepasst, die Sie einsetzen mchten. Deshalb ist es auch vllig unerheblich, wo Sie sich gerade aufhalten, denn das David InfoCenter ist berall dabei:
9 David InfoCenter PC, fr die Arbeit innerhalb des internen Netzwerks (Kap. 2).
9 David InfoCenter Mobile, fr zeitweise Netzwerk-unabhngiges Arbeiten (Kap. 3)
9 David InfoCenter Web, fr den Fernzugriff per Internet mit einem Web Browser (Kap. 4)
9 David InfoCenter Pocket, fr die Arbeit auf einem Pocket PC (Kap. 5)
9 David InfoCenter WebPDA, fr den Fernzugriff per Internet-Browser auf einem PDA (Kap. 6)
9 David InfoCenter WAP, fr den Fernzugriff per Mobiltelefon und WAP Browser (Kap. 7)
9 David InfoCenter Phone, fr den Fernzugriff per Telefon (Kap. 8)
13

Kapitel 1 Grundlagen des David InfoCenters

Zum Standard-Lieferumfang gehren das David InfoCenter PC und das David InfoCenter Mobile. Welche der anderen Varianten Ihnen zur Verfgung stehen, ist abhngig von jeweils zustzlich erworbenen Lizenzen.
1.3

Leserfhrung
Damit Sie sich mit der Benutzeroberflche des David InfoCenters mglichst schnell zurechtfinden, mchten wir Ihnen kurz die Grundlagen der in diesem Handbuch verwendeten Benutzerfhrung erlutern.

1.3.1

Systematik
Das Handbuch ist so konzipiert, dass Sie es sowohl zum Schritt-fr-Schritt-Lernen der verschiedenen Funktionen benutzen knnen (Lernanleitung), als auch als Nachschlageanleitung, um
bestimmte Inhalte gezielt nachzulesen. So knnen Sie an jeder Stelle im Handbuch einsteigen,
ohne die jeweils vorigen Kapitel gelesen zu haben.
Um sich beim Lesen dieses Handbuchs ganz auf die Inhalte konzentrieren zu knnen, haben
wir eine Vielzahl von systematischen Hilfen einflieen lassen, die Sie beim Verstndnis des Textes untersttzen und zur Orientierung dienen.
Kolumnentitel
So genannte lebende Kolumnentitel geben Ihnen jederzeit den berblick, wo genau Sie sich im
Handbuch befinden. Links oben auf jeder linken Seite werden Kapitelnummer und Titel des Hauptkapitels angezeigt. Rechts oben auf jeder rechten Seite erscheint der Titel des Unterkapitels. Auf
dieser (Doppel-) Seite z.B. sehen Sie oben links den Kolumnentitel Kapitel 1 Grundlagen des
David InfoCenters, rechts das Unterkapitel Leserfhrung.
Marginalspalte
Links auf jeder Seite finden Sie die Marginalspalte. Sie enthlt herausgestellt die Zeichen und
Symbole, die im nebenstehenden Text erlutert werden. So knnen Sie Symbole, deren Funktion Sie nachschlagen mchten, schnell im Handbuch wiederfinden.
Begriffe in eckigen Klammern
Steht ein Begriff in [eckigen Klammern], so bedeutet das, es handelt sich um eine Taste auf Ihrer Tastatur, die Sie drcken mssen.

1.3.2

Symbole
Um Sie auf wichtige Textstellen und Sachverhalte besonders hinzuweisen, verwenden wir
Symbole, die Sie jeweils in der Marginalspalte finden.
Hinweis
Dieses Zeichen erscheint neben einem Hinweis, den Sie auf jeden Fall lesen sollten. Es
handelt sich dabei um wichtige Zusatzinformationen oder hilfreiche Tipps zur Bedienung
des David InfoCenters.

14

Leserfhrung

Handlungsanweisung
Dieses Symbol kennzeichnet eine Serie von Handlungsanweisungen im nebenstehenden Text.
Durch eine fortlaufende Nummerierung wird jede einzelne Handlungsanweisung gekennzeichnet. Damit fllt es Ihnen leicht, die beschriebenen Arbeitsschritte Punkt fr Punkt nachzuvollziehen, ohne die bersicht zu verlieren.
1.3.3

Hilfequellen
Es stehen Ihnen verschiedene Hilfequellen zur Verfgung, um gesuchte Informationen effektiv
zu suchen und schnell zu finden.
Inhaltsverzeichnis
Das Inhaltsverzeichnis gibt Ihnen eine thematische bersicht der behandelten Sachgebiete und
erleichtert das Auffinden der Hauptabschnitte im Text. Sie finden es am Anfang des Buches.
Stichwortverzeichnis
Dieses Verzeichnis gibt Ihnen einen schnellen Zugriff auf gesuchte Informationen. Dazu sind
alle Suchbegriffe alphabetisch sortiert und mit Seitennummern versehen worden. Sie finden
das Stichwortverzeichnis im Anhang.
Glossar
Im Glossar sind Erklrungen zu einigen nicht allgemein verstndlichen Fachbegriffen zusammengefasst. Sie finden das Glossar im Anhang.
Hauptfenster-bersicht
Im Anhang des Buches finden Sie eine bersicht aller Mens und Symbole, die im Hauptfenster
des David InfoCenters erscheinen, mit kurzen Erklrungen zur jeweiligen Funktion.
Kurzinfo
Lassen Sie den Mauszeiger in Ihrem David InfoCenter fr einen kurzen Moment ber einem
Symbol schweben, ohne eine Taste zu drcken, so wird Ihnen zu dieser Funktion eine Kurzinformation angezeigt.
Online-Hilfe
Mit wenigen Mausklicks knnen Sie sich zustzliche Hilfetexte auf den Bildschirm holen, ohne
erst in dieser gedruckten Ausgabe suchen zu mssen. Whlen Sie aus der Menleiste Hilfe
und klicken dann auf David InfoCenter Hilfe.... Es wird die Willkommen-Seite der David
InfoCenter Online-Hilfe mit einigen ausgewhlten Hauptthemen angezeigt. Ein Druck auf die
Funktionstaste [F1] fhrt zur selben Anzeige.
So genannte Kontext-sensitive Hilfe erhalten Sie, wenn Sie innerhalb eines Mens oder
Dialogfensters im David InfoCenter die Taste [F1] drcken. Es werden dann Hilfetexte aufgerufen, die sich inhaltlich genau auf das aktuelle Dialogfenster beziehen. Dies ist die einfachste
Mglichkeit, schnelle und konkrete Hilfestellung zu erhalten.

15

2 InfoCenter PC

Globale Komponenten

David InfoCenter PC
Das David InfoCenter PC ist die Benutzeroberflche fr den Zugriff auf Ihre Daten im lokalen
Netzwerk. Wie durch ein Fenster schauen Sie mit dem David InfoCenter PC auf Ihre Nachrichten, Dokumente, Termine und sonstigen Dateien, die auf dem DvISE Server abgelegt sind. Im
Folgenden wird in allen Einzelheiten der Umgang mit dieser leistungsfhigsten David InfoCenter-Variante beschrieben.

2.1

Globale Komponenten
Dieser Abschnitt gibt einen berblick ber den grundstzlichen Aufbau des David InfoCenter PC. Neben Erluterungen zum Hauptfenster mit seinen verschiedenen Elementen und
Fenstern werden die Einstellmglichkeiten beschrieben, um die Software an Ihre individuellen
Bedrfnisse anzupassen. Auerdem lernen Sie einige zentrale Komponenten fr die tgliche
Arbeit kennen.

2.1.1

Hauptfenster
Wenn Sie Ihr David InfoCenter gestartet haben, erscheint das Hauptfenster mit seinen
verschiedenen Elementen und Bereichen.
Bildschirmaufteilung
Das Hauptfenster ist in verschiedene Bereiche unterteilt, deren Grundfunktionen nun kurz
erlutert werden. Die Bedeutung jedes einzelnen Elementes wird in Kapitel 2.18 Datenorganisation ausfhrlich behandelt.
n Menleiste
Die Menleiste enthlt eine Anzahl von Aufklappmens (pull down), in denen Sie die verschiedenen Funktionen des David InfoCenters mit dem Mauszeiger markieren und per Mausklick
auswhlen knnen.
n Favoriten
Die Favoriten-Leiste enthlt verschiedene Verknpfungen, um schnell auf die Hauptarchives
zuzugreifen. Wird ein Symbol angeklickt, ffnet sich im Archive-Baum das entsprechende
Archive.
n Symbolleiste
Die Symbolleiste ndert ihr Aussehen objektorientiert, je nachdem, welches Archive (Ordner)
im Archive-Baum oder welche Nachricht in der Eintragsliste (s.u.) ausgewhlt ist. Neben
Symbolen fr individuelle Einstellungen und die Online-Hilfe stehen Ihnen hier die Grundfunktionen fr die Arbeit mit den Archives zur Verfgung.
n Archive-Baum
Den linken Teil des Hauptfensters fllt der Archive-Baum (s. Glossar). Dort befinden sich die
Hauptordner des David InfoCenters, die Sie schon in der Favoriten-Leiste kennen gelernt
haben. Zustzlich finden Sie eine Baum-Struktur von Archives, die der Administrator fr Sie
freigegeben hat.

19

Kapitel 2 David InfoCenter PC

n Eintragsliste
Die Eintragsliste enthlt die Nachrichten des Archives, das im Archive-Baum ausgewhlt ist.
Ein ausgewhltes Archive erkennen Sie daran, dass es entweder blau oder grau unterlegt
angezeigt wird. Wenn Sie in der Eintragsliste eine Nachricht auswhlen, so wird sie mit
einem blauen Balken unterlegt. Mit einem Doppelklick auf den Eintrag ffnet sich der
Viewer mit dem Inhalt der Nachricht.
n Vorschau-Bereich
Wenn Sie in der Eintragsliste eine Nachricht auswhlen, so wird im Vorschau-Bereich der Inhalt
der Nachricht angezeigt. Je nach Nachrichtentyp sehen Sie entweder sofort den Nachrichtentext
(eMail, SMS) oder eine verkleinerte Vorschau (Fax) oder ein Nachrichtensymbol (VoiceMail).
n Kontakte
Im Fenster Kontakte werden alle von Ihnen eingerichteten Adresseintrge aufgelistet.
n Statusleiste
Die Statusleiste ist die unterste Zeile des Hauptfensters und zeigt je nach ausgewhltem
Element unterschiedliche Informationen. So wird Ihnen ganz links angezeigt, welche Nachricht in der Eintragsliste markiert ist und wie viele Nachrichten das Archive insgesamt enthlt.
Die Zahl direkt rechts daneben gibt die Anzahl der gerade markierten Eintrge an. Der Name
des Servers, mit dem Sie verbunden sind, steht im dritten Feld und Pfad und Name des gerade
ausgewhlten Archives ganz rechts.

Fenster herauslsen
Viele Teilfenster des David
InfoCenters knnen aus ihrer
Verankerung
herausgelst
werden. Diese werden dann
in einem eigenstndigen
Fenster
dargestellt
und
knnen von Ihnen beliebig
auf dem Windows Desktop
angeordnet werden. Sie
erkennen ein herauslsbares
Fenster am Symbol einer
umgeknickten Ecke (s. roten
Pfeil in Abb. 2). Klicken Sie
einfach auf das Symbol und
das zugehrige Fenster wird
Abb. 2: Fenster herauslsen
separat
dargestellt.
So
knnen Sie sich z.B. mit dem Herauslsen der Eintragslisten die Inhalte zweier oder mehrerer
Archives gleichzeitig ansehen.

20

Hauptfenster des David InfoCenter PC

Abb.1

21

Kapitel 2 David InfoCenter PC

2.1.2

Tabbed Desktop
Die Funktion Tabbed Desktop ermglicht es Ihnen, im selben David InfoCenter zwischen
verschiedenen Ansichten hin und her zu schalten. Bei diesen Ansichten handelt es sich jeweils
um dasselbe David InfoCenter mit Verbindung zum selben David Server. So knnen Sie z.B.
eine Ansicht mit geffnetem Eingangsbuch, eine weitere Ansicht mit geffnetem Kalender
und eine dritte mit geffnetem Multimedia-Archive erstellen. Lesen Sie dazu auch unten den
Abschnitt Voraussetzungen fr Tabbed Desktop.
Aktivierung von Tabbed Desktop
Bei Aktivierung des Tabbed Desktop ber Ansicht -> Tabbed Desktop wird oberhalb der
Menleiste des David InfoCenters eine zustzliche Leiste eingeblendet, die die verschiedenen
Register (Tabs) der bereits erstellten Ansichten enthlt.
Eine neue Ansicht erstellen
Um eine neue Ansicht (Tab) zu erstellen, klicken Sie auf das Pluszeichen in der Titelleiste des
David InfoCenters links neben den drei Systemsymbolen Minimieren, Maximieren,
Schlieen oder drcken Sie [Alt]+[0]. Es ffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie Namen und
Farbe der Ansicht festlegen knnen. Nach einem Mausklick auf OK wird eine neues Register
(Tab) in der Tabbed Desktop Liste angezeigt. Sollte weder das Pluszeichen noch der Menpunkt Tabbed Desktop unter Ansicht angezeigt werden, so nutzen Sie entweder
Windows 2000 oder Windows XP mit ausgeschalteten Themes. Drcken Sie in dem Fall auf
[Alt]+[0] und eine neue Ansicht zu erstellen und die Tabbed Desktop Leiste einzublenden.
Zwischen verschiedenen Ansichten umschalten
Sie knnen auf zwei verschiedene Arten zwischen den Ansichten (Tabs) hin- und herschalten.
Zum einen knnen Sie mit der Maus direkt das gewnschte Register anklicken und so die
Ansicht wechseln. Zum anderen knnen sie ber die Tastenkombinationen [Alt]+[1], [Alt]+[2],
[Alt]+[3], usw. direkt von der Tastatur aus zur gewnschten Ansicht wechseln.

2.1.3

Globale Anpassungen
Dieses Kapitel beschreibt die verschiedenen Mglichkeiten, das David InfoCenter PC Ihren
Erfordernissen und Ihrer Arbeitsumgebung anzupassen. Das betrifft neben dem ueren
Erscheinungsbild auch verschiedene Systemeinstellungen. Die hier beschriebenen Auswahlpunkte finden Sie als Pull-Down-Mens in der Menleiste des Hauptfensters.
Men Ansicht
Wenn Sie in der Menleiste des Hauptfensters den Punkt Ansicht anklicken, erscheint ein
Pull-Down-Men mit verschiedenen Eintrgen. Die meisten Auswahlpunkte sind Ein-/Ausschalter.
Ein Haken vor dem Begriff zeigt an, dass die entsprechende Funktion eingeschaltet ist. Ein Pfeil
hinter einem Meneintrag bedeutet, dass ein weiteres Men ausklappt. Drei Punkte weisen
darauf hin, dass sich beim Anklicken des Menpunkts ein Dialogfenster ffnet.
n Archive-Leiste
Das Fenster fr den Archive-Baum wird ein- bzw. ausgeblendet.

22

Globale Komponenten

n Vorschau
Es ffnet sich ein weiteres Auswahlfenster. Ist die Option Vorschaufenster anzeigen ausgewhlt, so kann ber Unterhalb der Nachrichten bzw. Neben den Nachrichten die Position
des Vorschaufensters festgelegt werden. Der Schalter Kopfzeile anzeigen blendet oberhalb
des Vorschau-Bereichs eine Zeile mit Informationen (z.B. Betreff, Absender, usw.) zur aktuell
ausgewhlten Nachricht ein.
n Statusleiste
Blendet die Statusleiste am unteren Rand des David-InfoCenter-Hauptfensters ein- bzw. aus.
n Favoriten
ffnet ein weiteres Men, mit zwei Optionen: Der Schalter Als Symbolleiste stellt die
Favoriten-Leiste horizontal als Symbolleiste mit kleinen Symbolen dar, Favoriten anzeigen
blendet die Leiste vollstndig ein bzw. aus.
n Kontakte
Der Kontakte-Bereich wird unterhalb des Archive-Baums ein- bzw. ausgeblendet.
n Tabbed Desktop
Bei Aktivierung dieses Schalters wird oberhalb der Menleiste des David InfoCenters eine
zustzliche Leiste eingeblendet, die die verschiedenen Register (Tabs) der bereits erstellten
Ansichten enthlt.
n RSS Ticker
Bei Aktivierung dieser Option wird unterhalb des Archive-Baums der RSS Ticker eingeblendet.
n Audio Player
Wenn Sie diese Funktion einschalten, wird beim nchsten Abspielen eines Musiktitels unterhalb des Archive-Baums ein separater Audio-Player in Ihrem David InfoCenter geffnet.
n Symbolleisten
ffnet eine weitere Auswahlliste, in der die einzelnen Symbolleisten durch Anklicken angezeigt oder verborgen werden. Bei gesetztem Schalter Symbolleisten fixieren ist es nicht mehr
mglich, die Symbolleisten im David InfoCenter zu verschieben. Ein Mausklick auf Anpassen
ffnet das Dialogfenster Symbolleisten, in dem weitere Optionen eingestellt werden
knnen. Ausfhrlich wird dieses Dialogfenster in Kapitel 2.1.5 ab Seite 46 behandelt.
n Immer absolutes Datum anzeigen
Das Datum einer Nachricht in der Eintragsliste wird entweder relativ (heute, gestern, morgen)
oder immer absolut (Tag, Monat, Jahr) dargestellt.
n eMail-Adresse vollstndig anzeigen
Zeigt nicht nur eine Kurzform, sondern die vollstndige eMail-Adresse an.
n Verfgbare Spalten...
Dieser Menpunkt bezieht sich auf die Spalten in der Eintragsliste und wird in Kapitel 2.1.4 ab
Seite 43 beschrieben.

23

Kapitel 2 David InfoCenter PC

n Gruppierung
Diese Funktion fasst in der Eintragsliste Nachrichten nach einstellbaren Kriterien (z.B. Betreff,
Datum, usw) zusammen, so dass diese in verschiedenen Ebenen untereinander dargestellt
werden (s. Kap. 2.1.4 ab S. 45).
n Filter
Es ffnet sich ein Dialogfenster mit drei Registerkarten, auf denen Sie verschiedene Filterkriterien einstellen knnen. In Kapitel 2.18.2 ab Seite 184 lesen Sie ausfhrliche Informationen
zum Thema Filtern.
n QuickFinder
ffnet ein weiteres Men, in dem Einstellungen fr den QuickFinder vorgegeben werden
knnen:
9 Suchbegriff beibehalten
Standardmig wird der Suchbegriff in dem Moment aus dem Eingabefeld gelscht, in dem
Sie im Archive-Baum zu einem anderen Archive wechseln. Wenn Sie jedoch mit demselben
Suchbegriff auch in anderen Archives filtern mchten, dann aktivieren Sie nach einem Klick
auf den kleinen Pfeil links neben dem QuickFinder-Eingabefeld die Option Suchbegriff beibehalten. Er bleibt dann solange aktiv, bis Sie ihn aus dem QuickFinder-Eingabefeld lschen.
9 Erweitert...

Die erweiterte Schnellsuche erlaubt es Ihnen, fr den QuickFinder einige detaillierte Suchkriterien einzustellen. Nhere Informationen erhalten Sie, wenn Sie in der Erweiterten Schnellsuche [F1] drcken.
9 Alle
Whlen Sie diese Option, um ber alle verfgbaren Felder eines Archive-Eintrags zu suchen.
Alternativ knnen Sie unterhalb von Alle aus der Liste die Felder auswhlen, in denen der
QuickFinder nach dem gewnschten Begriff suchen soll (Betreff, Von, Status, usw.).
n Aktualisieren
Diese Funktion baut den Bildschirm des David InfoCenters neu auf und aktualisiert damit alle
Eintrge und Archives. Alternativ knnen Sie diesen Vorgang ber die Taste [F5] auf Ihrer Tastatur auslsen.

Men Optionen
Unter Optionen -> Einstellungen knnen Sie das Verhalten des David InfoCenter PC an Ihre
Wnsche anpassen. Es erscheint ein Dialogfenster mit folgenden Menpunkten:
Menpunkt Benutzerprofil
n Einstellungen
Die folgenden Optionen sind globale Einstellungen.

24

Globale Komponenten

9 Language/Sprache/Langue
Whlen Sie aus der Liste Ihre Sprache aus (Abb. 3).
9 Rufnummer fr TAPI Funktionen
In dieses Feld tragen Sie die Nummer Ihres Telefonanschlusses ein. Setzen Sie ein Sternchen (*)
vor die Ziffern, wenn es sich um eine interne Nummer handelt, um eine spontane Amtsholung
zu verhindern. Die Informationen in diesem Feld werden bentigt, um z.B. automatisch aus
den Adressbchern des David InfoCenters einen Gesprchsteilnehmer anwhlen und anschlieend das Gesprch mit Ihrem Telefon verbinden zu lassen.
n Club Tobit Software
Klicken Sie auf Einstellungen, um den Zugang zum Club Tobit Software zu konfigurieren.
Nhere Informationen zum Club Tobit Software finden Sie auf Seite 26 im Abschnitt Club
Tobit Software.
n Portal
Das David InfoCenter Portal ist eine bersichtsseite, die Ihre anstehenden Aufgaben und
Termine sowie verschiedene Informationen z.B.
zum Club Tobit Software enthlt. Sie erreichen
die Portalseite, indem Sie in der Favoriten-Leiste
das Symbol Heute anwhlen oder im
Archive-Baum auf den obersten Eintrag (David
InfoCenter) klicken.
9 Beim Start direkt zu Heute wechseln
Setzen Sie diesen Schalter, wenn beim Start die
Portalseite des David InfoCenter angezeigt
werden soll. Zustzlich knnen Sie ein Archive
bestimmen, dessen Eintragsliste auf der PortalAbb. 3: Einstellungen Benutzerprofil
seite angezeigt wird (z.B. das Eingangsbuch).
Klicken Sie dazu das Aktenschrank-Symbol an
und whlen Sie aus der Liste den gewnschten Ordner. Im zweiten Listenfeld knnen Sie festlegen, ob der erste Eintrag oder eine Liste der Eintrge des gewhlten Archives angezeigt
werden sollen.
9 Automatische Anmeldung im Club Tobit Software
Setzen Sie diesen Schalter, um aktuelle Neuigkeiten aus Ihrem Club Tobit Software Account in
die David InfoCenter Portalseite einblenden zu lassen. Nhere Informationen zum Club Tobit
Software lesen Sie im folgenden Abschnitt.
n Eintragsliste
Die Eintragsliste ist das Teilfenster rechts oben im David InfoCenter. Hier werden die Eintrge
(Nachrichten, Dokumente, Termine, usw.) des aktuell im Archive-Baum ausgewhlten Ordners
angezeigt.
25

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 Eintrge abwechselnd farbig hinterlegen


Setzen Sie diesen Schalter, so werden die Eintrge der Eintragsliste abwechselnd wei und
farbig hinterlegt. Die gewnschte Farbe kann ber das Farbauswahlmen festgelegt werden.
n Schaltflche Adresskarte (VCF)
Wenn Sie diese Schaltflche anklicken, ffnet sich eine Adresskarte, in die Sie Ihre persnlichen
Daten eingeben knnen. Diese Adresskarte knnen Sie als Visitenkarte an eine eMail anhngen,
indem Sie im Nachrichten-Editor auf das Symbol Adresskarte anhngen klicken (s. S. 51).

Club Tobit Software


Der Club Tobit Software ist ein Service- und Dienstleistungsportal fr Anwender und Administratoren. Dort stehen Ihnen neben Tipps und aktuellen Neuigkeiten Programm-Downloads
und Hotfixes zur Verfgung. Bei Fragen zur Anwendung und Installation knnen die Administratoren auf eine technische Knowledge Base zugreifen und einen individuellen schriftlichen
Support nutzen.
Sie gelangen in den Club Tobit Software, indem Sie im David InfoCenter Hauptfenster aus der
Menleiste Hilfe -> Club Tobit Software auswhlen. Beim ersten Zugang ffnet sich ein
Dialogfenster mit den folgenden Optionen:
n Ich bin bereits Mitglied im Club Tobit Software
Falls Sie Ihre Tobit-Software lizenziert haben oder im Besitz einer Club Tobit Software
Mitgliedskarte sind, knnen Sie Ihre Benutzerdaten in die folgenden Felder eintragen. Andernfalls setzen Sie den Schalter Ich mchte gern kostenfrei Mitglied im Club Tobit Software
werden (s.u.).
9 Site-ID, Kartennummer oder Name
Wenn Sie bereits Tobit-Kunde sind, geben Sie als Side-ID die ersten zehn Ziffern Ihrer Lizenznummer ein. Auch mit der Kartennummer Ihrer Club Tobit Software Mitgliedskarte knnen Sie
sich einloggen. Wenn Sie sich ber die Option Ich mchte gerne kostenfrei Mitglied im Club
Tobit Software werden angemeldet haben (s.u.), tragen Sie Ihren Benutzernamen in die
Eingabefeld.
9 Passwort oder PIN-Code
Als Tobit-Kunde verwenden Sie die 11. bis 15. Ziffer Ihrer Lizenznummer als Passwort oder
tragen Sie den PIN-Code Ihrer Club Tobit Software Mitgliedskarte ein. Falls Sie sich ber die
Option Ich mchte gerne kostenfrei Mitglied im Club Tobit Software werden angemeldet
haben (s.u.), tragen Sie das dort von Ihnen eingetragene Passwort ein.
n Ich mchte gern kostenfrei Mitglied im Club Tobit Software werden
Sollten Sie noch keine Lizenznummer besitzen, aktivieren Sie den Schalter Ich mchte gern
kostenfrei Mitglied im Club Tobit Software werden. Sie haben dann die Mglichkeit, Ihren
Wunschnamen und ein beliebiges Passwort in die zugehrigen Felder einzutragen, und sich
anschlieend einzuloggen. Sollte Ihr Wunschname bereits vergeben sein, so wird ein Alternativ-Name vorgeschlagen.
26

Globale Komponenten

n Passwort speichern
Setzen Sie diesen Schalter wenn Sie mchten, dass Ihre Zugangsdaten beim nchsten Aufruf
dieses Dialogfensters automatisch eingetragen werden. Beachten Sie, dass Sie durch diese
Einstellung ein Sicherheitsrisiko eingehen. Personen, die an Ihrem Rechner arbeiten, wird so
der unbefugte Zutritt zum Club Tobit Software ermglicht.

Menpunkt Zugang
Hier haben Sie die Mglichkeit, den Fernzugriff (Remote Access) auf alle Ihre Archives und Sub
Archives zu konfigurieren. Setzen Sie dazu den Schalter Remote Access aktivieren und
tragen Sie dann in die entsprechenden Felder Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.
Ihren genauen Benutzernamen finden Sie im Archive-Baum unterhalb von Archiv - Benutzer
(User). Zustzliche Optionen speziell fr den Fernzugriff per Telefon knnen Sie nach einem
Mausklick auf die Schaltflche Parameter festlegen (s. Kap. 4.2, 8.2).
Klicken Sie anschlieend auf bernehmen, um alle Ihre Archives unterhalb von Persnlich
fr den Fernzugriff freizugeben. Mit OK wird das Dialogfenster geschlossen.
Menpunkt Kalender
Hier knnen Sie folgende Einstellungen vornehmen:
9 Arbeitswoche
Setzen Sie einen Haken vor die Wochentage, die
Ihnen in der Arbeitswochenansicht angezeigt
werden sollen. Standardmig sind die Wochenendtage ausgenommen.
9 Hintergrundfarbe

Whlen Sie aus der Liste eine Hintergrundfarbe,


in der der unter Arbeitszeit von eingestellte
Zeitraum in der Tagesansicht dargestellt wird.
Diese Farbe erhalten auch die Termine dieses
Kalenders, wenn er in einen anderen Kalender
verknpft wurde.
Wenn Sie den Schalter Verlauf benutzen
setzen, werden die Eintrge im Kalender mit
einem Farbverlauf von dunkel nach hell hinterlegt. Andernfalls wird die Kalenderansicht einfarbig dargestellt.

Abb. 4: Einstellungen Kalender

9 Arbeitszeit von...
Stellen Sie hier einen Zeitraum ein, der in der Tagesansicht zur besseren bersicht farblich
gekennzeichnet wird.

27

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 Standard-Erinnerung
Legen Sie hier fest, welcher Wert Ihnen beim Erstellen eines neuen Termins als Vorgabe fr die
Erinnerungsfunktion vorgeschlagen werden soll.
9 Grauflchen verwenden
Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, werden die in der Wochen- und Monatsansicht dargestellten Grauflchen zur besseren bersicht mit ausgedruckt.
9 Monatsansicht im Querformat drucken
Mit Aktivierung dieses Schalters wird beim Ausdruck die Kalenderansicht im Querformat
ausgegeben.

Menpunkt Aufgaben
Hier knnen Sie folgende Einstellungen vornehmen:
9 Zeilenzellen bearbeiten

Ist dieser Schalter gesetzt, knnen Sie die Spalten in der Eintragsliste einer Aufgabe direkt
bearbeiten, ohne die Aufgabe zuvor im Aufgaben-Viewer zu ffnen.
9 Zeile fr neue Elemente anzeigen
Bei gesetztem Schalter knnen Sie in der ersten Zeile der Eintragsliste eines Aufgaben-Archives
eine neue Aufgabe erstellen.
9 Vorschau anzeigen

Bei gesetztem Schalter werden der Text einer Aufgabe und einige Zusatzinformationen zum
Aufgaben-Status im Vorschau-Bereich angezeigt.
9 Linienstil
Whlen Sie aus der Liste einen Linienstil fr die Gitternetzlinien in der Eintragsliste eines
Aufgaben-Archives.
9 Vorschau
Die Vorschau zeigt beispielhaft die unter Linienstil ausgewhle Option.
9 Linienfarbe
Whlen Sie ber diese Option eine Farbe fr das Gitternetz in der Eintragsliste eines
Aufgaben-Archives.

Menpunkt Editor
Mit den folgenden Einstellungen knnen Sie Aussehen und Funktionen des Nachrichten-Editors des David InfoCenters anpassen. Diese Einstellungen gelten ebenfalls fr den
Editor beim Erstellen eines neuen Kalendereintrags. Folgende Einstellungen knnen fr den
Nachrichten-Editor bzw. fr den Kalender gesetzt werden.

28

Globale Komponenten

9 Initialen [Strg]+[N]
Geben Sie Ihre Initialen ein, die Sie dann im Nachrichten-Editor mit der Tastenkombination
[Strg]+[N] einfgen knnen. Alternativ knnen Sie eine Textbaustein-Datei auswhlen, indem
Sie auf das entsprechende Feld klicken. Diese Textbaustein-Datei kann z.B. Ihren Namen und
Ihre Adresse enthalten.
9 Zeichen pro Zeile (Nur Text)
Geben Sie hier die Anzahl der Zeichen ein, nach
denen ein Zeilenumbruch erfolgen soll. Bei
Fax-Nachrichten sollte die Zeilenlnge 70
Zeichen nicht berschreiten, da alle weiteren
Zeichen der Zeile abgeschnitten werden, weil sie
das DIN A4-Format berschreiten.
9 Als Linie anzeigen
Mit dem Schalter Als Linie anzeigen knnen
Sie fr die eingestellte Textbreite eine Hilfslinie in
den Nachrichten-Editor einblenden. Die Linie
wird nicht mit der Nachrichten versendet,
sondern dient lediglich Ihrer Orientierung.
9 Standard-Zeichensatz

Abb. 5: Einstellungen Editor

Whlen Sie aus den Listenfeldern Schriftart bzw.


Schriftgrad, die im Nachrichten-Editor standardmig verwendet werden sollen.
9 Standard-Codierung
Whlen Sie aus der Liste die Codierung, die als Standard-Codierung fr neue Nachrichten
verwendet werden soll. Beachten Sie, dass der Nachrichtenempfnger, sofern er eine andere
Codierung in seinem eMail-Programm eingestellt hat, u.U. nicht alle von Ihnen verwendeten
Zeichen korrekt angezeigt bekommt. Wenn Sie Nachrichten z.B. in einen anderen Kulturkreis
versenden, ist die Codierung Unicode UTF-8 eine mgliche Alternative.

Innerhalb des Nachrichten-Editors knnen Sie jederzeit die Codierung fr die aktuelle Nachricht ndern. Unter Format -> Codierung erhalten Sie eine Liste der zur Verfgung
stehenden Zeichenstze.
9 Entwurf speichern im Archive
Whlen Sie aus der Liste das Archive, in das Ihre Nachrichten-Entwrfe standardmig gespeichert werden sollen.

29

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Menpunkt Editor - Erweitert


Hier knnen Sie folgende Einstellungen vornehmen:
9 HTML bei eMails als Standard
Aktivieren Sie diesen Schalter, so wird eine neue eMail generell als HTML-Nachricht erstellt.
Andernfalls erzeugen Sie eine reine Textdatei ohne Formatierungsmglichkeiten.
9 HTML bei Antwort-eMail als Standard
Aktivieren Sie diesen Schalter, wenn Sie mchten, dass empfangene eMail-Nachrichten, die
Sie beantworten (Symbol Antworten) oder weiterleiten (Symbol Weiterleiten), in jedem
Fall als HTML-eMails versendet werden. So wandelt das System auch Nachrichten, die als reine
Textdateien empfangen werden, beim Beantworten oder Weiterleiten in HTML-Nachrichten
um. Dieser Schalter ist standardmig ausgeschaltet.
9 Ursprnglichen eMail-Text einrcken bei Antwort

Dieser Schalter bewirkt, dass eine eMail, auf die Sie antworten, in der neu erstellten eMail
eingerckt erscheint.
9 Nachricht im Bearbeiten-Modus ffnen
Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, so wird eine Nachricht, auf die Sie in der Eintragsliste
doppelklicken, in einem Editor geffnet und kann sofort bearbeitet werden. Andernfalls wird
die Nachricht im Viewer angezeigt, der kein Bearbeiten zulsst.
9 Cursor in Editor setzen beim ffnen

Dieser Schalter bewirkt, dass der Cursor auch beim Weiterleiten einer Nachricht generell im
Textfeld steht, statt im An-Feld.
9 Rcksende Prefix bei Antwort
Ist der Schalter gesetzt, so wird beim Zurcksenden von eMails ber die Rcksendefunktion
des David InfoCenters automatisch ein RE: (Reply) vor den ursprnglichen Betreff der eMail
gesetzt um zu signalisieren, dass es sich um eine Antwort handelt.
9 Text ersetzen mit Emoticons

Wenn Sie diesen Schalter setzen, werden per Tastatur eingegebene Emoticons durch die
entsprechenden Symbole ersetzt.
9 Anhnge vor Drag & Drop kopieren
Bei gesetztem Schalter werden Dateien, die Sie per Drag & Drop aus einem Dateianhangsfenster in eine Anwendung auerhalb des David InfoCenters kopieren, zuvor in einem DvISE-Systemverzeichnis zwischengespeichert. Da Dateien systemintern andere Namen und
Dateiendungen besitzen, als im David InfoCenter bzw. Dateianhangsfenster angezeigt, kann
es beim direkten Kopieren (also ohne Zwischenspeicherung) in der Zielanwendung zu
Problemen kommen. Beachten Sie, dass bei gesetztem Schalter das Kopieren aller Dateien den
doppelten Festplattenspeicherplatz erfordert.

30

Globale Komponenten

9 Zuletzt gewhlten Speicherort vorschlagen


Setzen Sie diesen Schalter, um beim Abspeichern einer Datei im Archive-Auswahldialogfenster
das beim letzten Speichern gewhlte Archive erneut vorzuschlagen.

Menpunkt Mobile
Hier knnen Sie den Abgleich (Replizierung) Ihres David InfoCenter Mobile mit dem DvISE
Server konfigurieren. Dieser Menpunkt ist nur verfgbar, wenn beim Setup das David InfoCenter Mobile installiert wurde. Eine Beschreibung des David InfoCenter Mobile und der
Optionen finden Sie in Kapitel 3 ab Seite 217.
Menpunkt Vorlagen
Hier knnen Sie folgende Einstellungen vornehmen:
9 Vorlagen fr eMail
Whlen Sie zunchst aus der Liste einen Eintrag, fr den Sie eine Vorlage festlegen mchten.
Klicken Sie anschlieend auf das Textsymbol neben dem Eingabefeld, wodurch eine Liste aller
verfgbaren Vorlagen geffnet wird. Whlen Sie die gewnschte Vorlage aus und schlieen
Sie die Liste mit OK. Wie Sie eine neue Vorlage erstellen, lesen Sie hier.
9 Vorlage fr Aufgaben

Klicken Sie auf das Textsymbol rechts neben dem Eingabefeld und whlen Sie die gewnschte
Aufgabenvorlage aus. Mit Einfgen und schlieen wird das Vorlagenfenster geschlossen
und die ausgewhlte Vorlage fr neue Aufgaben aktiviert.
9 Vorlage fr Termine
Klicken Sie auf das Textsymbol rechts neben dem Eingabefeld und whlen Sie die gewnschte
Terminvorlage aus. Mit Einfgen und schlieen wird das Vorlagenfenster geschlossen und
die ausgewhlte Vorlage fr neue Termine aktiviert.

Menpunkt Sicherheit
Mithilfe der Optionen auf dieses Menpunkts haben Sie die Mglichkeit, eMails per S/MIME
oder PGP digital zu signieren und/oder zu verschlsseln.
n Zertifikate und Algorithmen
In diesem Bereich knnen Sie fr Ihre eMail-Adresse(n) die gewnschten Zertifikate und
entsprechende Verschlsselungsalgorithmen festlegen. Die Zertifikate mssen zuvor in
Windows unter Start -> Einstellungen -> Systemsteuerung -> Internetoptionen auf der
Registerkarte Inhalte unter der Schaltflche Zertifikate... importiert worden sein.
9 eMail-Konto
Whlen Sie aus der Liste das eMail-Konto, fr das Sie die folgenden Einstellungen vornehmen
mchten. Welche Eintrge Ihnen in der Liste angezeigt werden, knnen Sie fr jeden DvISE
Benutzer im DvISE Administrator unter Konfiguration -> Benutzer festlegen.

31

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 Signaturzertifikat
Klicken Sie auf das Symbol Signaturzertifikat
auswhlen, um die Liste der verfgbaren Zertifikate zu ffnen, und whlen Sie das gewnschte
Zertifikat aus. Dieses Zertifikat wird nun zur digitalen Signierung solcher eMails verwendet, die
als Absender die unter eMail-Konto (s.o.)
eingestellte eMail-Adresse verwenden. Nhere
Informationen zum gewhlten Zertifikat
erhalten Sie, wenn Sie die Schaltflche Zertifikat anzeigen anklicken. Drcken Sie dort [F1],
um weitere Hilfe zu erhalten.
9 Hash-Algorithmus

Zur digitalen Signatur einer ausgehenden eMail


Abb. 6: Einstellungen Sicherheit
wird eine Prfsumme gebildet, ein so genannter
Hash-Wert. Whlen Sie aus der Liste, mit welchem Algorithmus (mathematische Funktion)
dieser Hash-Wert erzeugt werden soll.
9 Nachrichten und Anlagen verschlsseln
Setzen Sie diesen Schalter wenn Sie mchten, dass alle neuen eMails inkl. der Anhnge standardmig vor dem Versenden verschlsselt werden.
9 Verschlsselungszertifikat

Klicken Sie auf das Symbol Verschlsselungszertifikat auswhlen, um die Liste der verfgbaren
Zertifikate zu ffnen, und whlen Sie anschlieend das gewnschte Zertifikat aus. Dieses Zertifikat wird nun immer dann verwendet, wenn eine eMail mit der unter eMail-Konto eingestellten Absenderadresse verschlsselt werden soll. Nhere Informationen zum gewhlten Zertifikat erhalten Sie, wenn Sie die Schaltflche Zertifikat anzeigen anklicken.
9 Verschlsselungsalgorithmus
Zur Verschlsselung einer ausgehenden eMail wird ein so genannter Verschlsselungsalgorithmus (mathematische Funktion) verwendet. Whlen Sie aus der Liste den gewnschten
Algorithmus aus.
9 Nachrichten digitale Signatur hinzufgen

Setzen Sie diesen Schalter wenn Sie mchten, dass alle neuen eMails standardmig vor dem
Versenden mit Ihrer digitalen Unterschrift signiert werden.
n Gltigkeitsprfung
Ob ein Zertifikat noch gltig ist oder z.B. widerrufen wurde, kann auf verschiedene Weisen
geprft werden:

32

Globale Komponenten

9 Online prfen
Whlen Sie diese Option, um eine Datenbank ber das Internet abzufragen, ob das Zertifikat
nach wie vor gltig ist. Denn auch wenn ein Zertifikat noch nicht abgelaufen ist, kann es zurckgezogen oder fr ungltig erklrt worden sein.
9 Intern prfen
Nach Auswahl dieser Option wird das Zertifikat nur anhand der gespeicherten Daten innerhalb
Ihres Systems auf seine Gltigkeit geprft. Beachten Sie, dass Sie in diesem Fall eventuell mit
einem Zertifikat arbeiten, das offiziell lngst fr ungltig erklrt wurde.
n PGP
Stellen Sie hier das Verhalten des David InfoCenters fr PGP-Verschlsselung ein:
9 eMails beim ffnen entschlsseln

Aktivieren Sie den Schalter, so werden Sie beim ffnen von PGP-verschlsselten Nachrichten
direkt nach dem Passwort gefragt und bei korrekter Eingabe wird die Nachricht anschlieend
sofort entschlsselt angezeigt.
9 Standard-Verschlsselung
Bei aktivierter Option werden standardmig alle neuen eMails mit dem entsprechenden
PGP-Schlssel kodiert.

Menpunkt Multimedia
Hier knnen Sie folgende Einstellungen vornehmen:
n Audio Player
Der Audio-Player spielt direkt aus Ihrem David
InfoCenter Dateien im Format MP3, WAV,
WMA, usw. Die Musiktitel knnen entweder in
das Tobit Archive System kopiert, verschoben
oder verknpft oder als Radioaufnahmen
(s. S. 119) direkt mit dem David InfoCenter
aufgenommen werden.
9 Pegel normalisieren auf...

Stellen Sie mithilfe des Schiebers ein, auf welche


Lautstrke die Musiktitel beim Abspielen eingepegelt werden sollen. Standardmig ist ein
Wert von 89 dB (Dezibel) voreingestellt.
Da Musiktitel aus unterschiedlichen Quellen
Abb: 7: Einstellungen Multimedia
unterschiedlich laut aufgezeichnet sein knnen,
verhindern Sie mit dieser Option Lautstrkesprnge beim Abspielen der Wiedergabeliste.

33

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 berblenden fr...
Stellen Sie hier ein, wie lange die berblendung von einem Musiktitel zum nchsten dauern
soll. Ein Wert von acht Sekunden bedeutet, dass ein Titel fr ca. vier Sekunden aus und der
nchste Titel fr ca. vier Sekunden eingeblendet wird.
9 Titelliste abspielen
Bestimmen Sie ber dieses Auswahlfeld, in welcher Form die Musiktitelliste abgespielt werden
soll (endlos, der Reihe nach, zufllig).
9 Programmbersicht
ber die Schaltflche Einstellungen in der Gruppe Programmbersicht haben Sie die
Mglichkeit, Ihre elektronische TV-Programmzeitschrift zu konfigurieren. Es ffnet sich ein
Dialogfenster, in dem Sie auf verschiedenen Registerkarten Einstellungen vornehmen knnen.
Nhere Informationen zu jeder angebotenen Option finden Sie per [F1] in der Online-Hilfe
oder ab Seite 116.

Menpunkt Global
Hier knnen Sie folgende Einstellungen vornehmen:
9 Kommentar einblenden
Sie knnen zu jeder empfangenen oder versendeten Nachricht einen Kommentar erstellen, der
in einem separaten Fenster eingegeben und auch gelesen wird. Ist der Schalter aktiviert, ffnet
sich beim Programmstart automatisch das Kommentar-Fenster. Wenn Sie nun in der Eintragsliste eine Nachricht auswhlen, wird der Kommentar im Kommentarfenster angezeigt.

Um einen Kommentar zu schreiben, markieren Sie die entsprechende Nachricht in der


Eintragsliste und klicken in der Funktionsleiste auf das nebenstehende Symbol oder klicken Sie
die Nachricht mit der rechten Maustaste an und whlen aus dem Men Kommentar. Geben
Sie Ihren Text ein und besttigen Sie mit OK.
9 InfoCenter Notifier starten
Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, wird beim Programmstart des David InfoCenters automatisch auch der InfoCenter Notifier gestartet. Die Einstellungen und weitere Hinweise finden Sie
im Abschnitt InfoCenter Notifier, Konfiguration.
9 Datumsformat absolut anzeigen
Ist dieser Schalter aktiviert, so wird das Datum in den Protokollen in absoluter Form (z.B.
20.11.2006) und nicht in relativer Form (z.B. heute oder gestern) dargestellt.
9 eMail-Adresse vollstndig anzeigen
Dieser Schalter beeinflusst die Informationen der Felder An und Von in den Eintrgen der
Eintragsliste. Bei einer eMail-Adresse wird z.B. nur die Information vor dem @-Zeichen angezeigt, oder die vollstndige Adresse.

34

Globale Komponenten

9 Eintragsliste automatisch aktualisieren


Setzen Sie diesen Schalter, um die Anzeige der Eintragsliste des Versandbuchs in bestimmten
Intervallen automatisch zu aktualisieren.
9 Bei Neueintrag in der Liste Sound abspielen
Es wird ein Sound abgespielt, wenn eine neue Nachricht in einem Archive eintrifft oder abgelegt wird.
9 Neue Nachricht hervorheben
Der Eintrag bewirkt, dass im Eingangsbuch der Betreff aller ungelesenen Eintrge in Fettschrift
dargestellt wird.
9 Eintragstitel per Mausklick editierbar
Setzen Sie diesen Schalter, wenn Sie in der
Eintragsliste des David InfoCenters den Betreff
eines Eintrags durch einfaches Anklicken
editieren mchten (Maustaste ca. eine Sekunde
festhalten). Diese Funktion wird durch die
Einstellung Link-Darstellung unter Optionen
-> Einstellungen im Menpunkt Global ->
Allgemein aufgehobeE.ingekrzte Texte als
Tooltipps anzeigen.

Wenn Sie diesen Schalter setzen, so wird der


Text eines Nachrichteneintrags (z.B. Betreff),
wenn er wegen zu gering eingestellter Spaltenbreite nicht vollstndig sichtbar ist, als Tooltipp
angezeigt, sobald Sie den Mauszeiger ber dem
betreffenden Text schweben lassen.

Abb. 8: Einstellungen Global

9 Kommentar automatisch speichern

Ist der Schalter aktiviert, so wird ein von Ihnen geschriebener Kommentar zu einer Nachricht
oder einem Eintrag selbstndig gespeichert, wenn Sie z.B. zu einem anderen Eintrag wechseln. Andernfalls erscheint ein Dialogfenster mit einer Sicherheitsabfrage.
9 Fensterpositionen merken
Bei aktiviertem Schalter werden Position und Gre des InfoCenter-Fensters gespeichert und
erscheint genauso, wenn Sie es das nchste Mal aufrufen.
9 Archive-Baum beim Beenden speichern

Wenn der Schalter aktiviert ist, wird beim Beenden des InfoCenters die Anordnung des
Verzeichnisbaumes gespeichert und beim nchsten Start wieder genauso hergestellt.

35

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 Letzte Archive-Ansicht speichern


Ist der Schalter aktiviert, so wird beim Verlassen des David InfoCenters das zuletzt dargestellte
Archive gespeichert. Beim nchsten Start wird dieses Archive automatisch wieder geffnet
und dessen Inhalt in der Eintragsliste dargestellt.
9 Tabbed Desktop beim Beenden automatisch speichern
Setzen Sie diesen Schalter, wenn Sie die Tabbed-Desktop-Ansichten speichern mchten, so
dass sie beim nchsten Start des David InfoCenters wieder zur Verfgung steheE.ingabe Historie einschalten.

Bei aktivem Schalter werden beim Erstellen von Nachrichten im Nachrichten-Editor die
Eintrge der Felder An und Betreff gespeichert. Bei der nchsten Nachricht knnen die
zuletzt eingegebenen Eintrge mit den Cursor-Tasten abgerufen werden.
9 Internet Explorer Favoriten beim Start importieren

Setzen Sie diesen Schalter, um bei jedem Start des David InfoCenters die Favoriten des Microsoft Internet Explorers zu importieren. Nach dem ersten Start werden natrlich nur noch neu
hinzugekommene Favoriten bercksichtigt.
9 Tracking-Informationen bermitteln.
Der Schalter bestimmt, ob Message Tracking-Informationen an einen Absender versendet
werden, der diese anfordert. Aktivieren Sie dieses Kontrollkstchen, wenn Sie erlauben
wollen, dass der Absender informiert wird. Voraussetzung fr diese Funktion ist, dass das
System des Empfngers das Message Tracking untersttzt und eingeschaltet hat.
9 Nachrichten grundstzlich verfolgen

Aktivieren Sie dieses Kontrollkstchen wenn Sie wnschen, dass fr alle ausgehenden Nachrichten die Message-Tracking-Funktion genutzt werden soll. Der Schalter ist standardmig
gesetzt. Voraussetzung fr diese Funktion ist, dass das System des Empfngers das Message
Tracking untersttzt und eingeschaltet hat.
9 Adresskarte (VCF) mit David InfoCenter verknpfen
Das David InfoCenter erstellt Eintrge in der Windows Registry, die dafr sorgen, dass elektronische Adresskarten (VCards mit der Dateiendung VCF) automatisch im Adress-Dialogfenster
des David InfoCenters dargestellt werden. Wenn Sie dies nicht wnschen, weil Sie z.B. Ihre
Adressen mit einer anderen Applikation verwalten, so entfernen Sie die betreffenden Registry-Eintrge. Deaktivieren Sie anschlieend das Kontrollkstchen Adresskarte (VCF) mit
David InfoCenter verknpfen, um zu verhindern, dass die Eintrge beim nchsten Start des
David InfoCenters erneut erzeugt werden.
9 Internet Kalender (ICS) mit David InfoCenter verknpfen

Aktiviert das David InfoCenter als Standardprogramm fr den Aufruf von Dateien mit der
Endung ICS (Kalendereintrge).

36

Globale Komponenten

9 eMail-Dateien (EML) mit David InfoCenter verknpfen


Aktiviert das David InfoCenter als Standardprogramm fr den Aufruf von Dateien mit der
Endung EML.
9 Lokale Zeit mit Server-Zeit abgleichen
Der Schalter synchronisiert die Uhrzeit auf Ihrem Rechner mit der Uhrzeit des DvISE Servers.

Menpunkt Global - Allgemein


Hier knnen Sie folgende Einstellungen vornehmen:
9 Immer im Vordergrund
Wird der Schalter aktiviert, so bleibt das geffnete David InfoCenter immer im Vordergrund,
auch wenn Sie zu einem anderen Programm wechseln.
9 Symbolleisten fixieren

Der Schalter ermglicht das Verschieben der Symbolleisten und Spalten mit der Maus.
9 Startlogo abspielen
Aktivieren Sie diesen Schalter, wenn Sie das Abspielen des animierten Tobit-Logos beim
Starten des David InfoCenters erlauben mchten.
9 Kompatibilitts-Modus
Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, wird zum Beantworten von empfangenen eMails das
Symbol Allen Antworten eingeblendet. Damit ist es Ihnen mglich, eMails, die auer an Sie
noch an andere Empfnger versendet wurden, mit einem Mausklick kommentiert an den
Absender und alle anderen Empfnger zu senden.
9 Klassisches Design
Beeinflusst das Aussehen des David InfoCenter. Wenn Sie den Schalter setzen, wird der Hintergrund des Hauptfensters grau dargestellt.
9 Tastaturkrzel in Hilfefahnen eintragen
Bei gesetztem Schalter finden Sie in den Hilfefahnen, die erscheinen, wenn Sie den Mauszeiger auf einem Symbol ruhen lassen, die zugehrigen Tastaturkrzel angezeigt (z.B.
[Strg]+P fr Drucken).
9 Link-Darstellung
Nach Aktivierung dieses Schalters ndern sich die Anzeigeeigenschaften und das Verhalten
eines Eintrags beim Anklicken. Wenn Sie den Mauszeiger in der Eintragsliste ber den Betreff
einer Nachricht fhren, wird diese markiert. Gleichzeitig wechselt die Vorschau und zeigt den
aktuellen Nachrichtentext, ohne dass Sie die Nachricht anklicken mssen. Um mehrere
Eintrge zu markieren, halten Sie die [Strg]- und/oder [Umschalt]-Taste gedrckt und fhren
den Mauszeiger ber die gewnschten Eintrge. Um eine Nachricht im Viewer zu ffnen,
reicht ein einfacher Mausklick auf den Betreff der Nachricht.

37

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 Mehrere Instanzen erlauben


Erlaubt das gleichzeitige ffnen mehrerer Instanzen des David InfoCenter.
9 Verfgbare Festplattenkapazitt berprfen
Bei gesetztem Schalter berprft das System im Hintergrund, wie viel Festplattenkapazitt zur
Verfgung steht. Unterschreitet der Speicherplatz fnf GByte, so wird in die Statusleiste eine
Warnmeldung eingeblendet, die sich stetig aktualisiert. Wenn Sie zustzlich den Schalter
Warnung bei geringer Festplattenkapazitt setzen (s.u.), so wird beim Starten des David
InfoCenters ein entsprechendes Hinweisfenster eingeblendet.
9 Animationseffekte fr Dialogfenster erlauben
Wird dieser Schalter gesetzt, so werden alle Dialogfenster im David InfoCenter mit einem
Einblende-Effekt geffnet.
9 SysTray-Symbol anzeigen statt InfoCenter beenden
Setzen Sie diesen Schalter, so wird das David InfoCenter beim Schlieen nicht beendet,
sondern als Symbol im Windows SysTray (neben der Windows-Uhr) abgelegt. Im Men
Datei des David-InfoCenter-Hauptfensters erscheint bei gesetztem Schalter statt Beenden
der Menpunkt Zu SysTray-Symbol.
9 Hchste Fabqualitt erzwingen
Wenn Sie diesen Schalter setzen, wird bei Verwendung der Windows-Remoteuntersttzung
im Remotefenster der 32-Bit-Farbmodus fr das David InfoCenter erzwungen.

Menpunkt Global - Vorschau


Hier knnen Sie folgende Einstellungen vornehmen:
9 Sound whrend Vorschau abspielen

Spielt beim Starten des David InfoCenters eine Sounddatei ab.


9 Skripte whrend Vorschau ausfhren
Unterbindet das Ausfhren von Skriptdateien, die in eine Nachricht eingebunden sind, beim
Anschauen der Nachricht in der Vorschau.
9 ActiveX whrend Vorschau ausfhren
Unterbindet das Ausfhren von ActiveX-Elementen, die in eine Nachricht eingebunden sind,
beim Anschauen der Nachricht in der Vorschau.
9 Meldungen whrend Vorschau erlauben
Verhindert die Ausgabe von Warnmeldungen, wenn in der Vorschau einige Elemente nicht
angezeigt werden knnen, da zurzeit keine Internetverbindung besteht. Diese Option bezieht
sich ausschlielich auf das Vorschaufenster.
9 Internet-Verbindungsaufbau whrend Vorschau erlauben
Verhindert den automatischen Aufbau einer Internetverbindung ber das DF-Netzwerk von
Microsoft Windows, wenn zum Anzeigen einer Nachricht in der Vorschau einige Elemente aus
38

Globale Komponenten

dem Internet geladen werden mssten. Diese Option bezieht sich ausschlielich auf das
Vorschaufenster.
9 Java Applets whrend Vorschau ausfhren

Java Applets werden in der Vorschau nicht ausgefhrt. Diese Option bezieht sich ausschlielich auf das Vorschaufenster.
9 Grafiken und Videos in Vorschau anzeigen
Es werden keine Media Elemente ausgefhrt,
wenn die Nachricht im Vorschaufenster angezeigt wird. Diese Option bezieht sich ausschlielich auf das Vorschaufenster.
9 Das Ziel eines Web Links in der Vorschau anzeigen
Setzen Sie diesen Schalter, wenn fr einen Web
Link auch in der Vorschau die zugehrige
Web-Seite angezeigt werden soll.
9 Nachrichten nach 5 Sekunden als gelesen
markieren
Wenn Sie eine neue Nachricht erhalten, wird
deren Protokolleintrag in der Eintragsliste fett
Abb. 9: Einstellungen Global - Vorschau
dargestellt. Ist der Schalter Nach 5 Sekunden
als gelesen markieren gesetzt, bekommt die Nachricht den Status gelesen, wenn sie fnf
Sekunden lang markiert war. Die Darstellung wechselt von Fett- auf Normalschrift. Sollte der
Absender fr die Nachricht Message Tracking aktiviert haben, wird die entsprechende
Rckmeldung erzeugt.
9 Nachricht nach Wechsel als gelesen markieren

Wenn Sie eine neue Nachricht erhalten, wird deren Protokolleintrag in der Eintragsliste fett
dargestellt. Aktivieren Sie diesen Schalter, so wird in der Eintragsliste eine neue Nachricht
bereits als gelesen gekennzeichnet, wenn Sie mit der Taste Pfeil nach oben/unten zur
nchsten Nachricht wechseln. Sollte der Absender fr die Nachricht Message Tracking aktiviert haben, wird die entsprechende Rckmeldung erzeugt.
9 HTML-eMail in der Vorschau darstellen
Bei Aktivierung dieses Schalters wird eine HTML-eMail bereits im Vorschau-Fenster entsprechend formatiert angezeigt. Diese Option erfordert einen Neustart des David InfoCenters. Die
HTML-Funktionalitten stehen Ihnen nur dann zur Verfgung, wenn Sie Windows 2000/XP
auf Ihrem Rechner installiert haben.

Menpunkt Global - Verknpfungen


Mit den folgenden Schaltern knnen Sie festlegen, welche Archives im Verzeichnisbaum einbzw. ausgeblendet werden. Standardmig sind alle Archives eingeblendet.
39

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 Unverteilt
In dieses Archive gelangen all die Nachrichten, die vom DvISE System nicht an einen Benutzer
verteilt werden konnten. Das Unverteilt-Archive wird in Ihrem David InfoCenter nur dann
angezeigt, wenn Sie als Administrator am System angemeldet sind.
9 Eingang
Im Eingangsbuch finden Sie Ihre empfangenen Nachrichten.
9 Spam
Alle Nachrichten, die an Sie adressiert und von David als Spam eMails identifiziert wurden,
werden in diesem Archive abgelegt.
9 Versand
Das Archive Versand nimmt die Nachrichten auf, die fertig fr den Versand und entweder
noch nicht freigegeben oder auf Termin gesetzt sind.
9 Ausgang
Im Ausgangsbuch sehen Sie die von Ihnen versendeten Nachrichten.
9 Entwrfe
In diesem Archive werden Nachrichten und Dokumente abgelegt, die noch nicht fertiggestellt
sind. Nheres zu Entwrfen lesen Sie auf Seite 197.
9 Wiedervorlage

In der Wiedervorlage werden anstehende Termine, Aufgaben und Nachrichten abgelegt,


die zum Versand fr einen spteren Zeitpunkt bestimmt sind. So knnen Sie sich z.B. empfangene Nachrichten, auf die Sie im Augenblick nicht antworten wollen oder knnen, zu einem
spteren Zeitpunkt wieder in Erinnerung rufen. Sie landen zu den vorgegebenen Zeiten wieder
als Nachrichten in Ihrem Posteingang und besitzen dann den Status Wiedervorlage.
9 Kalender
Der Kalender bernimmt die Planung Ihrer gesamten Termine. Es stehen verschiedene
Ansichten (Tag, Woche, Monat, Jahr) zur Verfgung, zwischen denen Sie beliebig umschalten
knnen. Zur Erinnerung wird bei flligen Terminen eine Nachricht in Ihren Posteingang
gestellt. Der Kalender wird in Kapitel 2.14 ausfhrlich behandelt.
9 Papierkorb

Alle von Ihnen gelschten Nachrichten landen zunchst im Papierkorb. Dort knnen Sie
noch solange darauf zugreifen, bis bei der nchsten Datenbereinigung des David Servers der
Papierkorb endgltig gelscht wird.
9 Web Links
Das Archive Web Links enthlt die von Ihnen angelegten oder vom System beim ersten Start
des David InfoCenters aus dem Internet Explorer importierten Web Links. Dabei handelt es sich
um Lesezeichen fr Internet-Seiten.

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Globale Komponenten

9 Programmbersicht
Ein Mausklick auf Programmbersicht zeigt Ihnen die elektronische Fernsehzeitschrift des
David InfoCenters.
9 News
ffnet die eingerichteten News Server und zeigt die abonnierten News Groups. Nhere Informationen zu News finden Sie ab Seite 134.
9 Aufgaben
Das Archive Aufgaben steht Ihnen fr die Planung und Organisation Ihrer zu erledigenden
Ttigkeiten zur Verfgung. Es wird in Kapitel 2.15.1 ausfhrlich behandelt.
9 Verknpfungen
Dieses Archive enthlt von Ihnen erstellte Verknpfungen zu anderen Archives, auf die Sie
schnell zugreifen wollen. Weiter unten ab Seite 171 wird das Anlegen von Verknpfungen
genau beschrieben.
9 Archive
Unterhalb dieses Archives finden Sie alle Verzeichnisse des Tobit Archive System.

Menpunkt Global - Besttigungen


Bestimmte Benutzeraktionen mssen ber ein zustzliches Dialogfenster besttigt werden,
um Fehlaktionen mglichst auszuschlieen. Fast alle diese Sicherheitsdialogfenster enthalten
eine Option, um sie zu deaktiviert. Mit den folgenden Optionen knnen Sie ein zuvor deaktiviertes Sicherheitsdialogfenster reaktivieren.
9 Antwort auf Nachricht an mehrere Empfnger

Setzen Sie den Schalter wenn Sie wnschen, dass beim Antworten auf eine eMail, die auer an
Sie auch an andere Empfnger versendet wurde, ein Besttigungsfenster geffnet wird. Dieser
Schalter ist nur wirksam, wenn unter Optionen -> Einstellungen im MenGlobal Allgemein der Schalter Kompatibilitts-Modus aktiviert ist. Bei deaktiviertem Schalter
erhalten Sie beim Versenden der Nachricht ein Dialogfenster mit der Abfrage, ob die Nachricht
nur an den Absender oder an alle Empfnger gesendet werden soll.
9 Wechsel des DvISE Servers
Wenn Sie diesen Schalter setzen, wird ein Dialogfenster eingeblendet, wenn Sie das David
InfoCenter starten und der zuletzt verwendete DvISE Server nicht erreichbar ist. Sie knnen
dann in dem Dialogfenster aus einer Liste einen anderen Server auswhlen.
9 De-/Aktivieren Offline Modus

Bei gesetztem Schalter wird beim Wechsel des David InfoCenters in den Offline/Online-Modus
(Netzwerk -> Offline) ein Dialogfenster eingeblendet. Klicken Sie dort auf Ja, wenn eine
Synchronisation mit dem Host Server vorgenommen werden soll, oder auf Nein, wenn Sie
keine Synchronisation wnschen.

41

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 Synchronisation des David InfoCenter Mobile


Setzen Sie diesen Schalter, wenn bei jedem Start des David InfoCenters die Abfrage nach
Benutzername und Passwort fr die Synchronisation erneut erfolgen soll.
9 ffnen von Dateianhngen
Bei gesetztem Schalter wird beim ffnen von
Dateianhngen direkt aus dem Dateianhang-Fenster ein Hinweis eingeblendet, dass
nderungen am Dokument nicht in die angehngte Datei zurckgespeichert werden
knnen. Wenn Sie nderungen im Dokument
vornehmen mchten, speichern Sie es zunchst
ab und hngen das genderte Dokument spter
wieder an.
9 Konflikt bei der Speicherung von Dokumenten
Setzen Sie diesen Schalter um beim ffnen eines
verknpften Dokuments ein Hinweisfenster zu
erhalten, dass nderungen nicht gespeichert
Abb. 10: Einstellungen Global - Besttigungen
werden knnen. Das ist z.B. der Fall, wenn eine
andere Anwendung auf das auerhalb des TAS gespeicherte Dokument zugreift.
9 Zu geringe Farbtiefe

Bei gesetztem Schalter erscheint beim Start des David InfoCenters ein Hinweis, wenn
Windows mit einer Farbanzahl kleiner als 24 Bit betrieben wird. Klicken Sie auf OK, um das
David InfoCenter trotzdem zu starten und eventuell Darstellungsfehler zu akzeptieren oder
Abbrechen, um den Startvorgang abzubrechen.
9 Konflikt mit Standard-eMail-Client
Ist dieser Schalter gesetzt, wird geprft, ob das David InfoCenter als Standard-eMail-Programm
eingestellt ist. Ist dies nicht der Fall, erfolgt eine entsprechende Meldung.
9 Versand von Fax mit Anmerkung

Bei gesetztem Schalter erscheint ein Hinweisfenster, wenn Sie ein Fax weiterleiten, das zuvor
mit Anmerkungen oder Zeichenobjekten bearbeitet wurde. Diese Anmerkungen und Zeichenobjekte knnen nur dann von der Empfngerseite empfangen werden, wenn diese ebenfalls
einen DvISE Server nutzt.
9 Optionen beim Lschen von externen Nachrichten
Wenn Sie diesen Schalter setzen, werden Ihnen beim Lschen einer oder mehrerer eMails, die
von auerhalb des Firmen-Netzwerks empfangen werden, verschiedene Optionen zur Erstellung von automatischen Regeln angeboten. Ist der Schalter nicht gesetzt, wird die zu
lschende eMail in den Papierkorb verschoben.

42

Globale Komponenten

9 Warnung bei geringer Festplattenkapazitt


Wenn Sie diesen Schalter setzen, wird beim ffnen des David InfoCenters ein Hinweisfenster
eingeblendet, das Sie informiert, wenn auf dem System weniger als fnf GByte Speicherplatz
verfgbar sind. Voraussetzung fr diese Funktion ist, dass Sie oben den Schalter Verfgbare
Festplattenkapazitt berprfen ebenfalls gesetzt haben.
9 Warnung bei Versand mit fehlendem Betreff
Setzen Sie diesen Schalter, wenn beim Versenden einer eMail eine Warnmeldung angezeigt
werden soll, falls kein Betreff in die Betreffzeile eingetragen wurde.
9 Import der Internet Favoriten beim Start besttigen
Bei gesetztem Schalter werden Sie beim ersten Start des David InfoCenters gefragt, ob bei
jedem Start die Favoriten des Internet Explorers importiert werden sollen. Beantworten Sie die
Frage mit Ja, so wird die Option Internet Explorer Favoriten beim Start importieren weiter
oben auf dieser Registerkarte aktiviert. Bei Nein wird die Option entsprechend deaktiviert.
9 Warnung bei mehrfachem ffnen derselben Nachricht
Wenn Sie diesen Schalter setzen, so erhalten Sie einen Warnhinweis, wenn Sie eine bereits
geffnete Nachricht (vielleicht versehentlich) erneut zum ffnen doppelklicken.
2.1.4

Eintragsliste
Die Eintragsliste enthlt die Nachrichten, Dokumente, usw. des Archives, das im
Archive-Baum ausgewhlt ist. Dieser Abschnitt beschreibt die individuellen Einstellmglichkeiten der Eintragsliste. Eine Liste der Symbole, die in der Eintragsliste vorkommen, knnen Sie
ber den Index der Online-Hilfe unter dem Stichwort Eintragsliste abrufen.
Die Optionen der Eintragsliste finden Sie, indem Sie
mit der rechten Maustaste auf die so genannte
Eintragsleiste klicken. Das ist die Titelzeile der
Eintragsliste, die u.a. die Spaltennamen enthlt. Es
ffnet sich das Kontextmen mit folgenden
Eintrgen:
n Sortierung...
Nach Auswahl dieser Option ffnet sich das Fenster
Archive-Eigenschaften mit geffnetem Register
Sortierung (Abb. 11). Ist der Schalter Sortierung
aktivieren gesetzt, knnen Sie im darunter liegenden
Feld Sortierreihenfolge bestimmen, nach welchen
Kriterien sortiert werden soll. In Abbildung 11 z.B. wird
zuerst nach Datum und Uhrzeit, anschlieend nach
dem Absender (Von), usw. sortiert. Ist der Schalter
Anzeige aufsteigend aktiviert, so werden Ihre
Eintrge von Z nach A angeordnet.

Abb. 11: Archive-Eigenschaften Sortierung

43

Kapitel 2 David InfoCenter PC

n Standard Tabpositionen setzen


Macht die individuell eingestellte Spaltenausrichtung rckgngig und stellt einen Standardwert ein.
n Tabposition restaurieren
Stellt die vorher eingestellten Werte wieder her.
n Tabposition speichern
Speichert die aktuell eingestellten Werte fr die Spaltenbreite.
n Spalte optimieren
Setzt die mit der rechten Maustaste angeklickte Spalte auf eine optimale Breite, so dass keine
Informationen verdeckt werden.
n Alle Spalten optimieren
Stellt alle Spalten der Eintragsliste auf einen optimalen Wert ein. Dadurch kann es allerdings dazu
kommen, dass nicht mehr alle Spalten gleichzeitig angezeigt werden knnen.
n Text rechtsbndig
Setzt den Text in der mit der rechten Maustaste ausgewhlten Spalte nicht mehr linksbndig,
sondern rechtsbndig.
n Verfgbare Spalten...
ffnet ein Dialogfenster, in dem Sie festlegen knnen, welche Spalten in welcher Reihenfolge
in der Eintragsliste angezeigt werden. Die Liste unter Verfgbare Spalten enthlt alle
Spalten, die aktuell nicht angezeigt werden; die Liste unter Reihenfolge der Spalten dementsprechend alle Spalten, die aktuell angezeigt werden und zustzlich, in welcher Reihenfolgen
die Spalten in der Eintragsliste von links nach rechts angeordnet sind.

Spalte hinzufgen oder entfernen


Damit eine Spalte in der Eintragsliste angezeigt wird, mssen Sie sie unter Verfgbare
Spalten auswhlen und anschlieend auf Hinzufgen klicken. Der Eintrag wird in die rechte
Liste verschoben und ans Ende der Liste gesetzt.
Umgekehrt lschen Sie eine Spalte aus der Eintragsliste, indem Sie sie unter Reihenfolge der
Spalten auswhlen und auf Entfernen klicken.
Reihenfolge festlegen
Wenn Sie eine Spalte an eine andere Position verschieben mchten, so markieren Sie sie unter
Reihenfolge der Spalten und klicken anschlieend so oft auf Aufwrts oder Abwrts, bis
die Spalte die gewnschte Position erreicht hat.
Auf Standardwerte zurcksetzen
Um die ursprngliche Anordnung der Spalten in der Eintragsliste wiederherzustellen, reicht ein
einfacher Mausklick auf die Schaltflche Zurcksetzen.
Die Breite der Spalten knnen Sie manuell verndern oder automatisch anpassen lassen. So
knnen Sie eine Spalte mit dem Mauszeiger fassen und an eine andere Stelle nach rechts oder
44

Globale Komponenten

links verschieben. Ein roter Doppelpfeil zeigt Ihnen die Position, an der die Spalte nach dem
Loslassen der Maustaste eingefgt wird.
Wenn Sie mit dem Mauszeiger genau auf die Trennlinie zwischen zwei Spalten zeigen, erscheint
ein Doppelpfeil, mit dem Sie nun durch Verschieben nach rechts oder links die Spaltengre
verndern knnen. Um die Spaltenbreiten automatisch auf die optimale Gre einstellen zu
lassen, lesen Sie unter Spalte optimieren bzw. Alle Spalten optimieren nach. Ein Rechtsklick mit der Maus auf die Eintragsleiste der Eintragsliste zeigt ein Pull-Down-Men mit
weiteren Einstell- und Sortiermglichkeiten:
Gruppierung
Mit der Funktion Gruppierung knnen Sie Nachrichten in der Eintragsliste nach verschiedenen Kriterien zusammenfassen.
Sie finden das Symbol fr diese Funktion in der Symbolleiste des David InfoCenters oder in der
Menleiste unterhalb von Ansicht. Standardmig wird nach dem Nachrichten-Betreff
gruppiert. Wenn Sie das Symbol anklicken, werden also alle Eintrge des aktuellen Archives
dem Betreff nach zusammengefasst und in der Eintragsliste gruppiert.
Eine Besonderheit bilden Eingangsbuch und Ausgangsbuch. Wenn Sie beim Gruppieren den
Schalter Eingangs- und Ausgangsbuch setzen, werden alle Eintrge aus diesen Archives
werden beim Gruppieren zusammen angezeigt. Wenn Sie also z.B. mit einem Mitarbeiter
mehrere Nachrichten ausgetauscht haben, die den Betreff Betriebsversammlung besitzen,
so finden Sie alle Nachrichten aus Ein- und Ausgangsbuch mit diesem Betreff untereinander.
Das umfasst natrlich neben der Originalnachricht auch die mit Re:, Re-2, Fw:, usw.
eingeleiteten Antwort- bzw. weitergeleiteten Nachrichten. Mchten Sie, dass nur das
Eingans- oder Ausgangsbuch bercksichtigt wird, so deaktivieren Sie den Schalter.
Ein Pluszeichen links neben einem Eintrag gibt an, dass Untereintrge vorhanden sind. Ein
Mausklick auf das Pluszeichen ffnet den gesamten Ast. In eingerckten Ebenen befinden sich
nun die einzelnen Nachrichten, so dass Sie den gesamten Nachrichtenaustausch schnell nachvollziehen knnen.
Natrlich knnen Sie nicht nur nach dem Betreff gruppieren. Ein Mausklick auf den Pfeil neben
dem Symbol Gruppierung bzw. auf Ansicht -> Gruppierung in der Menleiste ffnet eine
Liste der verfgbaren Kriterien. Wenn Sie die Gruppierung wieder aufheben mchten, whlen
Sie aus der Liste den Eintrag Ohne.
Eintragsliste drucken
Wenn Sie aus der Menleiste Datei -> Drucken auswhlen, knnen Sie die Eintragsliste des im
Archive-Baum markierten Archives mit den angezeigten Spalten ausdrucken. Setzen Sie im
Drucken-Dialogfenster die Option Liste der Eintrge drucken und ggf. den Schalter Nur
markierte Zeilen, wenn Sie nur die zuvor ausgewhlten Eintrge drucken mchten. Wenn Sie
dagegen die Option Markierte Eintrge drucken auswhlen, wird jeweils der Inhalt also z.B.
der Nachrichtentext der markierten Eintrge auf dem eingestellten Drucker ausgegeben.

45

Kapitel 2 David InfoCenter PC

2.1.5

Symbolleisten
Auch die Symbolleisten der verschiedenen Fenster
des David InfoCenters (Hauptfenster, Nachrichten-Editor, David InfoCenter Image Editor,
usw.) knnen individuell angepasst werden. Jede
Leiste kann aus ihrer ursprnglichen Position
herausgelst und an anderer Stelle innerhalb des
Symbolleistenbereichs wieder eingefgt werden,
indem Sie den Mauszeiger auf die drei vertikal
angeordneten Punkte am Anfang einer Symbolleiste setzen, die linke Maustaste drcken und festhalten und die Leiste bei gedrckter Maustaste
herausziehen. So knnen Sie die Anordnung frei
whlen, um z.B. auf einem kleineren Bildschirm,
auf dem nicht alle Symbole gleichzeitig Platz
haben, nur die wichtigsten zu platzieren.

Abb. 12: Symbolleisten Generell

Wenn Sie aus der Symbolleiste Optionen -> Symbolleisten... whlen, erscheint ein Dialogfenster mit folgenden Einstellmglichkeiten:
Registerkarte Generell
Hier knnen Sie bestimmen, welche Symbole angezeigt werden sollen. In der Standardeinstellung sind lediglich die wichtigsten Symbole sichtbar (Abb. 12). Sie finden im
linken Fenster eine Liste aller Symbolleisten mit den dazugehrenden Symbolen im rechten
Fenster. Durch Setzen des Hkchens vor einem Symbol wird dieses in der zugehrigen
Symbolleiste sichtbar. Eine genaue Beschreibung jedes einzelnen Symbols finden Sie in der
Onlinehilfe unter dem Stichwort Symbolleistenkonfiguration. Drcken Sie dazu an einer
beliebigen Stelle im David InfoCenter die Taste [F1] und whlen Sie in der Online-Hilfe die
Registerkarte Index. Geben Sie dort dann das gesuchte Stichwort ein.
Registerkarte Favoriten
Einen schnellen Zugriff auf die Konfiguration erhalten Sie, wenn Sie mit der rechten Maustaste
in einen freien Bereich der Favoriten klicken. Die Liste zeigt die bereits eingerichteten Verknpfungen mit den dazu gehrenden Symbolen (Abb. 13).
9 Bearbeiten
ffnet ein Dialogfenster, um die Beschreibung, das Ziel-Archive und das Symbol fr die
Verknpfung in der InfoCenter-Leiste zu bestimmen. Der Menpunkt Neu kann nicht gendert werden.

46

Globale Komponenten

9 Entfernen
Entfernt nach einer Sicherheitsabfrage die Verknpfung aus den Favoriten. Die Standardverknpfungen Neu, Eingang, Versand, Ausgang, Aufgaben und Kalender knnen
nicht entfernt werden.
9 Hinzufgen
ffnet das Dialogfenster Archive-Auswahl und erlaubt es Ihnen, fr die zuvor gewhlte
Verknpfung ein anderes Quell-Archive auszuwhlen. Dasselbe Dialogfenster erhalten Sie,
indem Sie in der Favoriten-Leiste die gewnschte Verknpfung direkt mit der rechten Maustaste anklicken.
9 Nach oben/Nach unten
Mithilfe dieser beiden Tasten knnen Sie die Reihenfolge der Favoriten in der Leiste
bestimmen.
9 Groe Icons
Alle Symbole der Favoriten-Leiste werden in
einer vergrerten Darstellung angezeigt, wobei
die Beschreibung unterhalb des Symbols
erscheint. Dieser Schalter ist standardmig
gesetzt. Reicht der Platz nicht aus, um alle
Symbole gleichzeitig anzuzeigen, erscheinen
kleine Scroll-Balken oben und unten in der
Favoriten-Leiste.
9 Kleine Icons
Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, werden alle
Symbole in der Favoriten-Leiste verkleinert dargestellt, wobei die Beschreibung rechts daneben
erscheint. Dadurch knnen deutlich mehr
Symbole gleichzeitig angezeigt werden.

Abb. 13: Symbolleiste Favoriten

Neben den voreingestellten Standard-Symbolen knnen Sie die Favoriten-Leiste Ihren eigenen
Wnschen anpassen. Ziehen Sie dazu den gewnschten Ordner per Drag & Drop aus dem
Archive-Baum auf die Favoriten-Leiste und lassen ihn dort fallen. Es wird eine Verknpfung
erstellt, die beim Anklicken den entsprechende Ordner im Archive-Baum ffnet. Um ein
anderes Symbol zuzuweisen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknpfung in
den Favoriten und whlen aus dem Men Eigenschaften. Im folgenden Dialogfenster
knnen Sie neben dem Verzeichnispfad das gewnschte Symbol auswhlen. Anpassungen
der Favoriten-Leiste knnen Sie vornehmen, indem Sie mit der rechten Maustaste in einen
freien Bereich klicken (s. S. 46).

47

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Registerkarte Schnellstartleiste
Mit der Schnellstartleiste haben Sie die Mglichkeit, externe Programme aus dem David InfoCenter heraus zu starten, z.B. Ihre Textverarbeitung oder den Terminplaner oder auch mit diesen
Programmen verknpfte Dateien. Ziehen Sie dazu
einfach die gewnschte Datei aus dem Windows
Explorer oder vom Desktop per Drag & Drop auf
die Schnellstartleiste. Es wird eine Verknpfung
angelegt, die das betreffende Programm startet.
Zur Konfiguration klicken Sie die Schnellstartleiste
mit der rechten Maustaste an, und whlen Sie
Anpassen..., oder whlen aus der Menleiste
Optionen -> Symbolleisten und wechseln auf die
Registerkarte Schnellstartleiste (Abb. 14).

Abb. 14: Schnellstartleiste

9 Schnellstartleiste anzeigen

Setzen Sie diesen Schalter, um die Schnellstartleiste im David InfoCenter anzuzeigen.


9 Bearbeiten
Wenn Sie einen Eintrag aus der Liste markieren, knnen Sie ihn mit Bearbeiten anpassen. Es
ffnet sich das Dialogfenster Verknpfung.
9 Entfernen

Mit einem Mausklick auf Entfernen wird der in der Liste markierte Eintrag gelscht. Es wird
dadurch natrlich nur die Verknpfung entfernt, nicht das verknpfte Programm.
9 Hinzufgen
Ein Mausklick ffnet das Dialogfenster Verknpfung, um einen neuen Eintrag anzulegen.
2.1.6

Nachrichten-Editor
Der Nachrichten-Editor ist eine der zentralen Komponenten des David InfoCenters. Mit ihm
erstellen Sie jede Art von Nachrichten und Dokumenten (z.B. eMail, Fax, SMS, usw.). Aufgerufen wird er durch einen Mausklick auf Neu oder mit der Funktionstaste [F9].
Fast alle Funktionen des Nachrichten-Editors knnen mit den Icons in der Symbolleiste aufgerufen werden. ber Ansicht -> Symbolleisten aus der Menleiste des Nachrichten-Editors
knnen Sie bestimmen, welche Symbolleisten angezeigt bzw. ausgeblendet werden. Whlen
Sie dort den Punkt Anpassen, so knnen Sie im folgenden Dialogfenster jedes einzelne
Symbol ein- oder ausblenden.
Symbole und Funktionen des Nachrichten-Editors
Im Folgenden wird jedes Symbol des Nachrichten-Editors mit seiner Funktion beschrieben.

48

Globale Komponenten

n Senden
Die eMail wird in das Archive Versand verschoben und zum festgelegten Zeitpunkt versendet.
Der Nachrichten-Editor wird geschlossen.
n Absender
Falls Sie mehrere eMail-Adressen besitzen und diese von Ihrem Administrator im System
eingetragen wurden, knnen Sie ber diese Schaltflche eine auswhlen, die bei ausgehenden eMails als Absende-Adresse eingetragen wird.
n Dokument speichern
Es ffnet sich ein Fenster, in dem Sie ein Archive auswhlen knnen, in das Sie Ihre eMail
abspeichern knnen.
n Rechtschreibprfung
Ein Mausklick startet die Rechtschreibprfung des David InfoCenters (s. S. 59ff). Wenn Sie
auf den kleinen Pfeil innerhalb dieses Symbols klicken, knnen Sie aus einem Kontextmen
die Optionen Rechtschreibprfung, Einstellungen oder Persnliches Wrterbuch
direkt aufrufen.
n Drucken
Nach einem Klick auf das Symbol erscheint das Drucken-Men und Sie knnen Ihr Fax vor
dem Versenden auf einem Drucker ausgeben.
n Markierung zitieren
Ein Mausklick auf dieses Symbol ffnet eine neue Nachricht, in die der aktuell markierte Text
als Zitat eingefgt wird. Unter Optionen -> Einstellungen im Men Vorlagen knnen Sie
eine Vorlage fr das Zitieren einstellen.
n Als Notiz weiterleiten
Klicken Sie auf diese Symbol, um die aktuelle Nachricht zusammen mit einer Notiz zu
versenden. Es ffnet sich ein separates Eingabefenster, in dem Sie mithilfe verschiedener
Werkzeuge eine Freihandzeichnung bzw. Notiz anfertigen knnen.
n Sendeservice
Hier knnen Sie den Typ Ihrer Nachricht (eMail, Fax, TMail, SMS) auswhlen. Im Normalfall
jedoch erkennt Ihr David InfoCenter den Typ der Nachricht automatisch anhand der Informationen im Adressfeld An.
n Nachrichtenoptionen
In diesem Fenster bestimmen Sie auf drei Registerkarten verschiedene Optionen fr den
Versand Ihrer eMail. Eine Beschreibung jeder einzelnen Option finden Sie ab Seite 53.
n Immer im Vordergrund
Diese Option hlt den Nachrichten-Editor im Vordergrund, so dass er durch kein anderes
Dialogfenster verdeckt werden kann.

49

Kapitel 2 David InfoCenter PC

n Rechter Rand
Blendet eine Linie fr den Zeilenumbruch in das Textfenster ein. Die Zeichenzahl, nach der der
Zeilenumbruch erfolgen soll, kann im Nachrichten-Editor unter Optionen -> Einstellungen
gendert werden. Sie sehen dieses Symbol nur, wenn Sie unter Format den HTML-Modus
eingestellt haben.
n Rckgngig
Jeder Mausklick auf dieses Symbol macht einen
weiteren Arbeitsschritt, den Sie vorgenommen
haben, wieder rckgngig.
n Wiederholen
Jeder Mausklick auf dieses Symbol stellt einen
Arbeitsschritt, den Sie mit der vorhergehenden
Funktion rckgngig gemacht haben, wieder her.
n Hilfe
ffnet die Hilfe des Nachrichten-Editors.
n Textbaustein einfgen
Abb. 15: Nachrichten-Editor Tabelle einfgen
Diese Funktion erlaubt es Ihnen, vordefinierte
Textabschnitte in Ihren Text einzufgen. Das Arbeiten mit Textbausteinen wird in Kapitel 2.18.2 ab Seite 194 behandelt.
n Tabelle einfgen
Ein Mausklick auf das Symbol ffnet das Dialogfenster Tabelle einfgen (Abb. 15). Bestimmen
Sie eine Tabellenberschrift (falls gewnscht) und diverse Tabelleneigenschaften. Tabellenfarbe bestimmt die Farbe des Tabellenrahmens, Zellfarbe setzt die Hintergrundfarbe der
Tabellenzellen. Setzen Sie in den folgenden Feldern die Anzahl der Spalten bzw. Zeilen, die
Rahmenbreite der Tabelle und in Prozent die Breite der Tabelle bezogen auf die Gesamtbreite
des Dokuments.

Weitere Mglichkeiten fr die Tabellengestaltung finden Sie, wenn Sie den kleinen Pfeil neben
dem Tabellensymbol anklicken. Es ffnet sich eine Auswahlliste, mit der Sie Zeilen und Spalten
einfgen, entfernen, verknpfen und spalten knnen. Markieren Sie dazu die betreffende(n)
Tabellenzelle(n) mit dem Mauszeiger und whlen dann den gewnschten Eintrag aus der Liste.
n Linie einfgen
Fgt an der aktuellen Cursorposition eine horizontale Linie in den Text ein.
n Emoticon einfgen
Es ffnet sich eine Liste der zur Verfgung stehenden Emoticons, um sie an der Cursor-Position im
Text einzufgen. Emoticons sind Symbole, die die Stimmung des Text-Autors ausdrcken sollen.
Sie knnen an passender Stelle im Text eingefgt werden und machen so Ihre Texte lebendiger.

50

Globale Komponenten

n Dateien anhngen
Diese Funktion erlaubt es Ihnen, eine beliebige Datei als Anhang gemeinsam mit Ihrer eMail zu
versenden. Nach einem Klick auf das Symbol ffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie den Pfad
und die Datei auswhlen knnen. Nach Besttigen mit OK wird das Fenster geschlossen und
Sie sehen das Symbol der Datei in einem Extrafenster unter dem Texteingabefenster. Wenn Sie
auf das Symbol doppelklicken, wird die Datei geffnet. Wenn Sie sie wieder aus dem Anhang
lschen mchten, drcken Sie die [Entf]-Taste auf Ihrer Tastatur. Nach Besttigen einer Sicherheitsabfrage wird die Datei aus dem Nachrichtenanhang gelscht (auf Ihrer Festplatte bleibt
sie natrlich erhalten).
n Deckblatt einfgen
Mit einem Mausklick auf dieses Symbol knnen Sie ein vordefiniertes Deckblatt vor das eigentliche Telefax setzen. Wie Sie ein Deckblatt erstellen, lesen Sie auf Seite 99.
n Variablen
Ein Mausklick auf dieses Symbol ffnet eine Liste von Kategorien, in denen die eigentlichen
Variablen enthalten sind. Durch Anklicken des Variablen-Namens wird der Code der Variablen
an der Cursor-Position im Text eingefgt (s. Kap. 2.2.5 ab S. 85).

Variablen sind so genannte Platzhalter in Ihrem Text. Beim Versenden der Nachricht werden sie
durch vorbestimmte Inhalte ersetzt. Dies verleiht Ihren Texten eine persnliche Note, da Sie z.B.
den Empfnger einer Nachricht mit seinem Namen ansprechen knnen (z.B. Sehr geehrte Frau
Weidemann, statt des unpersnlichen Sehr geehrte Damen und Herren, ...). Verwendung
finden diese Variablen besonders bei der Erstellung von Serien-eMails und bei der Briefpost
(s. Kap. 2.2.5 und Kap. 2.9).
n Prioritt
Sie knnen aus der aufklappenden Liste eine Prioritt fr Ihre Nachricht whlen (niedrig,
normal, hoch), so dass die eMail beim Empfnger in entsprechender Farbe angezeigt wird.
Niedrige Prioritt wird grau, normale Prioritt wird schwarz, hohe Prioritt wird rot angezeigt.
Voraussetzung fr das Funktionieren ist, dass das eMail-Programm des Empfngers diese
Option untersttzt.
n Adresskarte anhngen
Ein Klick auf dieses Symbol bewirkt, dass Ihre persnliche Visitenkarte an die eMail angehngt
wird. Diese Visitenkarte muss zuvor einmalig erzeugt werden. Gehen Sie dazu folgendermaen vor: ffnen Sie ber Optionen -> Einstellungen des David InfoCenters den Menpunkt Benutzerprofil und klicken Sie auf die Schaltflche Adresskarte (VCF). Tragen Sie
Ihre Adressdaten in das erscheinende Dialogfenster ein und besttigen Ihre Eingaben mit
OK. Damit ist Ihre Visitenkarte erstellt.
n Einschreiben
Nach einem Mausklick auf dieses Symbol wird die aktuelle Nachricht zum Einschreiben. Das
bedeutet, dass der Nachrichteninhalt im David InfoCenter des Empfngers zunchst nicht im
Klartext angezeigt wird, sondern im Vorschaubereich erscheint stattdessen ein

51

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Briefumschlagsymbol. Vor dem ffnen wird der Empfnger gefragt, ob er einverstanden ist,
dass Sie als Absender darber informiert werden. Nur wenn er die Frage bejaht, wird die Nachricht zum Lesen geffnet. Dann erhlt sie in Ihrem David InfoCenter in den Tracking Informationen den Status gelesen. Sie finden die Tracking Informationen, indem Sie die versendete
Nachricht im Ausgangsbuch mit der rechten Maustaste anklicken und Tracking Informationen aus dem Kontextmen auswhlen. Der Betreff einer als Einschreiben versendeten
eMail wird im Ausgangsbuch und im Eingangsbuch des Empfngers grn dargestellt.
Wird die Nachricht von einem anderen eMail-Programm als dem David InfoCenter empfangen
(z.B. Outlook, Mozilla Mail), so erhlt der Empfnger beim ffnen der eMail lediglich den
Hinweis, dass Sie ber das ffnen der Nachricht informiert werden mchten. Die Information,
dass es sich bei der eMail um ein Einschreiben handelt, geht bei allen eMail-Programmen
auer beim David InfoCenter verloren. D.h., ganz gleich, ob der Empfnger eine Besttigungsmail zulsst oder nicht, er kann die eMail auf jeden Fall lesen.
Bejaht er allerdings die Abfrage, so wird die Besttigungsmail von Ihrem DvISE Server beim
Empfang herausgefiltert und der von Ihnen versendeten eMail zugeordnet, indem der Status
in den Tracking Informationen auf gelesen gesetzt wird. Diese Besttigungsnachricht
erscheint nicht in Ihrem Nachrichteneingang.
n Message Tracking
Diese Funktion erlaubt es Ihnen, verschiedene Informationen ber den Verbleib Ihrer Nachricht beim Empfnger zu erhalten. Wenn Sie nach dem Versand die Nachricht im Ausgangsbuch mit der rechten Maustaste anklicken und den Menpunkt Tracking Informationen
aufrufen, erhalten Sie Informationen darber, ob der Empfnger die Nachricht empfangen,
gelesen, verschoben, kopiert oder gelscht hat.

Sollte das Symbol Message Tracking in Ihrem Nachrichten-Editor nicht angezeigt werden, so
kann es sein, dass es im David InfoCenter unter Optionen -> Symbolleisten -> Nachrichtenoptionen ausgeblendet wurde oder dass Ihr Administrator diese Funktion deaktiviert hat. Eine
Nachricht, die Sie mit dem Attribut Message Tracking versendet haben, erhlt im Statusfeld
der Eintragsliste ein kleines rotes Kreuz.
Der vollstndige Funktionsumfang des Message Tracking steht Ihnen nur dann zur Verfgung,
wenn es sich beim eMail-System des Empfngers ebenfalls um einen DvISE Server handelt.
Informationen werden auch nur dann zurckbermittelt, wenn der Empfnger in seinem
David InfoCenter unter Optionen -> Einstellungen im Men Global den Schalter
Tracking-Informationen bermitteln gesetzt hat. Eine Sonderform des Message Tracking ist
der Versand einer eMail als Einschreiben (s.o.).
n Postlagernd
Diese Funktion ermglicht es Ihnen, Personen den Zugriff auf Dateien, die auf Ihrem System
abgelegt sind, zu gewhren. Statt eine Datei als eMail-Dateianhang zu versenden, schicken Sie
sie also postlagernd. Dazu erhlt der Empfnger von Ihnen per eMail einen Datei-Link, ber

52

Globale Komponenten

den die postlagernd zur Verfgung gestellte Datei heruntergeladen bzw. aufgerufen werden
kann (s. S. 87).
n Wertung
Diese Schaltflche erlaubt die Bewertung der aktuellen Nachricht. Entsprechend des ausgewhlten Wertes wird der Betreff der Nachricht beim Empfnger grn (gut), rot (schlecht) oder
schwarz (normal) unterstrichen dargestellt. Diese Funktion zeigt nur dann Wirkung beim
Empfnger, wenn dieser ebenfalls ber das David InfoCenter verfgt.
Die drei folgenden Schalter stehen Ihnen nur zur Verfgung, wenn Sie im Nachrichten-Editor unter
Format den Menpunkt Reiner Text aktiviert haben. Bei HTML-Nachrichten sind die Schalter
nicht auswhlbar.

n PGP verschlsseln
Sie knnen die aktuelle Nachricht durch Anwhlen dieses Symbols mittels PGP (s. Glossar)
verschlsseln, so dass sie nicht mehr im Klartext lesbar ist. Nhere Informationen zur Datensicherheit lesen Sie ab Seite 68.
n PGP Unterschrift
Klicken Sie dieses Symbol an, um Ihre Nachricht mit Ihrer digitalen Unterschrift zu versehen.
Auch diese Funktion steht Ihnen nur dann zur Verfgung, wenn Sie die Software Pretty Good
Privacy auf Ihrem Rechner installiert haben. Nhere Informationen zur Datensicherheit lesen
Sie ab Seite 68.
n PGP entschlsseln
Wenn Sie eine mit Pretty Good Privacy verschlsselte Nachricht erhalten und den ffentlichen
Schlssel des Absenders besitzen, knnen Sie mit einem Klick auf dieses Symbol den Nachrichtentext entschlsseln und damit wieder lesbar machen. Nhere Informationen zur Datensicherheit lesen Sie ab Seite 68.

Nachrichtenoptionen
Wenn Sie eine neue Nachricht erstellen, knnen Sie eine Vielzahl von Optionen festlegen, die
z.B. Versandzeitpunkt und die Nachrichtensicherheit bestimmen. Sie finden die Nachrichtenoptionen, indem Sie im Nachrichten-Editor aus der Menleiste Datei -> Optionen auswhlen
oder einfach in der Symbolleiste auf Nachrichtenoptionen klicken.
Registerkarte Allgemein
9 Versandzeitpunkt
Mit Versandzeitpunkt geben Sie einen genauen Zeitpunkt fr den Versand Ihrer Nachricht
an. Aktivieren Sie den Schalter und Sie knnen in den zwei Eingabefeldern das Versanddatum
und die Versandzeit bestimmen (Abb. 16).

53

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 Ablauf der Nachricht

Bestimmen Sie hier ein Ablaufdatum fr die aktuelle Nachricht, d.h., mit Erreichen dieses Ablaufdatums wird die Nachricht ungltig. Ist sie zu diesem
Zeitpunkt noch nicht versendet worden (z.B. weil
es zu Strungen beim Versand kam), so wird sie
automatisch aus dem Versandordner gelscht.
Wurde sie dem Empfnger bereits zugestellt, so
wird sie aus dessen TAS entfernt, sofern dieser
ebenfalls mit dem David InfoCenter arbeitet. Das
gilt auch, wenn die Nachricht nach dem Versand in
ein anderes Archive kopiert, verschoben oder automatisch verteilt wurde.
9 Gltigkeit

Abb. 16: Nachrichtenoptionen Allgemein

Legen Sie mit dieser Option eine Gltigkeitsdauer


fr die aktuelle Nachricht fest, d.h. nach berschreiten dieser Zeitspanne wird die Nachricht
ungltig. Ist sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht versendet worden, so wird sie automatisch aus
dem Versandordner gelscht. Wurde sie dem Empfnger bereits zugestellt, so wird sie aus
dessen TAS entfernt, sofern dieser ebenfalls mit dem David InfoCenter arbeitet. Das gilt auch,
wenn die Nachricht nach dem Versand in ein anderes Archive kopiert, verschoben oder automatisch verteilt wurde. Haben Sie unter Versandzeitpunkt (s.o.) einen Versandtermin eingestellt, so beginnt die eingestellte Gltigkeitsdauer erst ab diesem Zeitpunkt.
9 Antworten an

In das Feld knnen Sie eine eMail-Adresse eintragen, an die eine Nachricht gesendet wird, wenn
der Empfnger die Antworten-Funktion nutzt. Eine Antwort wird standardmig an Ihre
Absende-Adresse geschickt, es sei denn, Sie geben in dieses Feld eine Alternativ-Adresse ein.
9 Prioritt
Bei Prioritt knnen Sie Ihrer Nachricht eine von drei Priorittsstufen zuweisen, die dann in
Ihrer Eintragsliste und auch beim Empfnger entsprechend farbig dargestellt wird, wenn das
eMail-Programm des Empfngers diese Option untersttzt: rot fr hohe Prioritt, schwarz fr
normale Prioritt, grau fr niedrige Prioritt.
9 Wertung

Die Schaltflche erlaubt die Bewertung der markierten Nachricht. Entsprechend des ausgewhlten Wertes wird der Betreff der Nachricht in Ihrer Eintragsliste und beim Empfnger grn
(gut), rot (schlecht) oder schwarz (normal) unterstrichen dargestellt. Diese Funktion zeigt nur
dann Wirkung beim Empfnger, wenn dieser ebenfalls ber das David InfoCenter verfgt.

54

Globale Komponenten

9 Vertraulichkeit
Diese Option erlaubt es Ihnen, den Grad der Vertraulichkeit fr die aktuelle eMail zu
bestimmen (Normal, Persnlich, Privat, Vertraulich). Diese Einstufung wird dem Empfnger
beim ffnen mit einer entsprechenden Meldung im Nachrichten-Viewer angezeigt.
9 Verteilerliste einfgen
Wenn Sie den Schalter Verteilerliste einfgen aktivieren, wird eine Liste der eMail-Adressen an
die Nachricht angehngt, die Sie in die Felder An und Cc eingetragen haben.
9 Visitenkarte (VCard) anhngen
Aktivieren Sie den Schalter, wenn Sie mchten, dass Ihre persnliche Visitenkarte an die Nachricht angehngt wird. Sie finden Ihre Visitenkarte im David InfoCenter unter Optionen ->
Einstellungen -> Adresskarte (VCF).
9 Warten
Wenn Sie den Schalter aktivieren, wird Ihre eMail im Archive Versand solange im Wartezustand gehalten, bis Sie sie manuell zum Versand freigeben. Sie geben eine Nachricht frei,
indem Sie sie in der Eintragsliste markieren (auswhlen) und aus der Symbolleiste Wartezustand aufheben auswhlen.
9 Nachrichtenoptionen vor dem Versenden anzeigen
Mit Aktivieren des Schalters wird Ihnen dieses Fenster Nachrichtenoptionen vor dem
Versand jeder Nachricht angezeigt.
Alle Optionen und Funktionen, die Sie mithilfe der Symbole einstellen knnen, sind in der Menleiste
auch ber die Pull-Down-Mens erreichbar. Dort ist zustzlich der entsprechende Hotkey angegeben. Eine komplette Liste der Hotkeys finden Sie im Anhang des Buches.

Registerkarte Erweitert
9 Postlagernd
Setzen Sie diesen Schalter, so wird die aktuelle Nachricht postlagernd versendet (s. S. 52, 87ff).
9 Einschreiben

Wenn Sie diese Option aktivieren (Abb. 17), wird dem Empfnger die Nachricht erst dann in
seinem David InfoCenter angezeigt, wenn er zustimmt, dass Sie ber das ffnen der Nachricht
informiert werden. Nhere Informationen finden Sie auf Seite 51 oder in der Online-Hilfe unter
dem Stichwort Einschreiben.
9 Message Tracking

Die Funktion Message Tracking erlaubt es Ihnen, verschiedene Informationen ber den
Verbleib Ihrer Nachricht beim Empfnger zu erhalten. Wenn Sie die Nachricht nach dem
Versand im Ausgangsbuch mit der rechten Maustaste anklicken und den Menpunkt
Tracking Informationen aufrufen, erhalten Sie Informationen darber, ob der
55

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Empfnger die Nachricht empfangen, geffnet, verschoben, kopiert oder gelscht hat.
Detaillierte Informationen zum Message Tracking finden Sie auf Seite 52.
Das Message Tracking steht Ihnen nur dann zur Verfgung, wenn das eMail-System des
Empfngers diese Mglichkeiten ebenfalls untersttzt.
9 Rckmeldung per Broadcast
Bei Aktivierung dieses Schalters bekommen Sie ber
eine Netzwerk-Broadcast eine Rckmeldung ber
den Versandstatus der Nachricht. Dieser Schalter
steht Ihnen nur zur Verfgung, wenn Sie in einem
Novell-Netware-Netzwerk arbeiten. Sie knnen aus
der Liste whlen, bei welchem Ereignis Sie benachrichtigt werden mchten.

Nur bei Abschlussstatus


Diese Option bewirkt, dass Sie benachrichtigt
werden, wenn der Versandauftrag abgeschlossen
wurde, d.h., entweder wurde die Nachricht
ordnungsgem verschickt oder es trat ein Fehler
auf und die Nachricht konnte endgltig nicht
versendet werden.

Abb. 17: Nachrichtenoptionen Erweitert

Jeden Versuch melden


Diese Einstellung sendet Ihnen immer dann eine Rckmeldung, wenn versucht wurde, die
Nachricht zu versenden. Das schliet sowohl Fehlversuche und Wahlwiederholungen als auch
den erfolgreichen Versand ein.
Nur bei einem Fehler melden
Ist diese Option aktiviert, werden Sie jedesmal benachrichtigt, wenn ein Fehler beim
Versand auftritt.
Nur bei Fehler und Abschluss
Whlen Sie diese Option, so werden Sie benachrichtigt, wenn auch der letzte Versuch, die
Nachricht zu versenden, mit einem Fehler beendet wurde und die Nachricht endgltig nicht
verschickt werden konnte.
9 Ziel-Archive
Durch einen Mausklick auf dieses Symbol knnen Sie den Pfad zu einem Archive im Tobit
Archive System (s. Glossar) auswhlen, in das nach dem Versand einer Nachricht statt im
Ausgangsbuch eine Kopie der versendeten Nachricht abgelegt wird.
9 Keine Wahlwiederholung (nur fr Faxnachrichten)
Der Schalter verhindert, dass bei einem Fehlversuch, Ihr Fax zu versenden, der Sendeversuch
wiederholt wird.

56

Globale Komponenten

9 Nur Ausdruck (nur fr Faxnachrichten)


Klicken Sie Nur Ausdruck an, so wird Ihr Fax lediglich ausgedruckt und danach als Kopie in
das Ausgangsbuch gelegt.

Registerkarte Sicherheit
9 Sichere Verbindung ber TLS erzwingen
Wenn Sie die Option aktivieren, geschieht die
bertragung der eMail zum Empfnger verschlsselt, d.h., sie ist vor unautorisiertem Zugriff
geschtzt (Abb. 18). Wenn eine Verbindung ber
TLS nicht mglich ist, wird die Nachricht nicht
versendet. Voraussetzung ist, dass sowohl Sie als
auch der Nachrichtenempfnger ein so genanntes
Zertifikat besitzen, welches Sie eindeutig identifiziert. Auerdem muss diese Funktion auf dem
Server freigeschaltet werden. Nhere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Administrator.
9 Anhnge verschlsseln
Setzen Sie diesen Schalter, um an Ihre Nachricht
Abb. 18: Nachrichtenoptionen Sicherheit
angehngte Dateien beim Versenden automatisch
verschlsseln zu lassen. Der Empfnger der Nachricht
kann den Nachrichtenanhang allerdings nur dann entschlsseln, wenn er auch mit dem David
InfoCenter arbeitet.

Die zwei folgenden Schalter stehen Ihnen nur zur Verfgung, wenn Sie im Nachrichten-Editor unter Format den Menpunkt Reiner Text aktiviert haben. Bei
HTML-Nachrichten sind die Schalter nicht auswhlbar.
9 Nachrichtentext mittels PGP verschlsseln

Aktivieren Sie diesen Schalter, um Ihre eMail vor dem Versand mit dem Programm PGP
(s. Glossar) zu codieren. Vor der Verschlsselung mssen Sie die Software allerdings auf Ihrem
Rechner installieren. Nhere Informationen zur Datensicherheit lesen Sie ab Seite 68.
9 PGP-Signatur dem Nachrichtentext beifgen
ber diesen Schalter knnen Sie die Nachricht mit Ihrer digitalen Unterschrift versehen. Beim
Versenden der Nachricht werden Sie zur Eingabe Ihres PGP-Passwortes aufgefordert. Nhere
Informationen zur Datensicherheit lesen Sie ab Seite 68.

Anpassen des Nachrichten-Editors


Die individuellen Einstellungen fr den Nachrichten-Editor knnen zentral vorgenommen
werden und gelten ebenfalls fr das Textfenster beim Erstellen eines neuen Termins. Sie erreichen das Dialogfenster durch Auswahl von Optionen -> Einstellungen und Anklicken des
Menpunkts Editor. Die Beschreibung aller Einstelloptionen finden Sie ab Seite 28.
57

Kapitel 2 David InfoCenter PC

n Initialen [Strg+N]
Tragen Sie hier eine Zeichenkette ein, die Sie an beliebiger Stelle im Nachrichten-Editor einfgen
knnen, indem Sie die Tastenkombination [Strg]+N drcken. Sinnvoll kann z.B. Ihr Name, Ihr
Krzel oder eine hufig verwendete Floskel sein. Alternativ whlen Sie nach einem Klick auf das
nebenstehende Symbol eine Textdatei aus, die Sie mit [Strg]+N einfgen knnen.
n Vorlagen
Whlen Sie zunchst aus der Liste einen Eintrag, fr den Sie eine Vorlage festlegen mchten.
Klicken Sie anschlieend auf das Textsymbol neben dem Eingabefeld, wodurch eine Liste aller
verfgbaren Vorlagen geffnet wird. Whlen Sie die gewnschte Vorlage aus und schlieen
Sie die Liste mit OK.
9 Vorlage fr neue Nachrichten
In dieses Eingabefeld knnen Sie bei Bedarf den Namen einer Textvorlage eingeben bzw. mittels
Symbol auswhlen. Diese Textvorlage wird dann generell fr jede neue Nachricht verwendet.
Wie Sie eine neue Vorlage erstellen knnen, lesen Sie in Kapitel 2.18.2 ab Seite 196.
9 Vorlage fr Antworten/Weiterleiten
Whlen Sie im Feld Vorlage fr Antworten/Weiterleiten eine Vorlage, die geladen wird, wenn
Sie eine Nachricht beantworten oder weiterleiten. Wie Sie eine neue Vorlage erstellen knnen,
lesen Sie in Kapitel 2.18.2 ab Seite 196.
9 Vorlage fr Zitieren
Whlen Sie eine Vorlage, die beim Zitieren von Textpassagen in einer neuen Nachricht
verwendet werden soll. Nhere Informationen zum Zitieren finden Sie ab Seite 49.
n Zeichen pro Zeile (Nur-Text)
Geben Sie unter Maximale Zeilenlnge im Textmodus ein, nach wie vielen Zeichen im Nachrichten-Editor ein Zeilenumbruch erfolgen soll. Wenn Sie zustzlich den Schalter Als Linie
anzeigen aktivieren, wird im Editor-Fenster eine senkrechte Linie eingeblendet. Setzen Sie
den Wert auf Null oder lassen das Feld leer, so wird eine Textzeile erst am rechten Fensterrand
des Nachrichten-Editors umgebrochen.
n Standard-Zeichensatz
Aus den Listen unter Standard Zeichensatz knnen Sie Schriftart und Schriftgrad auswhlen,
die standardmig fr eine neue Nachricht verwendet werden soll.
n Standard-Codierung
Whlen Sie aus der Liste die Codierung, die als Standard-Codierung fr neue Nachrichten
verwendet werden soll. Beachten Sie, dass der Nachrichtenempfnger, sofern er eine andere
Codierung in seinem eMail-Programm eingestellt hat, u.U. nicht alle von Ihnen verwendeten
Zeichen korrekt angezeigt bekommt. Wenn Sie Nachrichten z.B. in einen anderen Kulturkreis
versenden, ist die Codierung Unicode UTF-8 eine mgliche Alternative.

58

Globale Komponenten

Innerhalb des Nachrichten-Editors knnen Sie jederzeit die Codierung fr die aktuelle Nachricht ndern. Unter Format -> Codierung erhalten Sie eine Liste der zur Verfgung
stehenden Zeichenstze.
n Entwurf speichern im Archive
Whlen Sie aus der Liste das Archive, in das Ihre Nachrichten-Entwrfe standardmig gespeichert werden sollen. Weitere Informationen zu Entwrfen finden Sie ab Seite 197.

Server-Wechsel
ber den Menpunkt Netzwerk im Hauptfenster des David InfoCenters haben Sie die
Mglichkeit, auf einen alternativen Server zuzugreifen, wenn im Netzwerk mehrere DvISE
Server betrieben werden. Wenn Sie nun eine Nachricht versenden mchten und nach ffnen
des Nachrichten Editors den DvISE Server gewechselt haben, wird das vom System erkannt
und Sie erhalten eine entsprechende Hinweismeldung. Sie knnen die Nachricht dann ber
den aktuell eingestellten Server versenden oder den Vorgang abbrechen und einen anderen
Server fr den Versand auswhlen (s. S. 259).
2.1.7

Rechtschreibprfung
Wie jede Textverarbeitung verfgt auch das
David InfoCenter ber eine leistungsfhige
Rechtschreibprfung. Sie kann individuell
konfiguriert und bei Bedarf angepasst bzw.
erweitert werden. Die Rechtschreibprfung
arbeitet bereits whrend der Texteingabe im
Nachrichten-Editor.
Alle
unbekannten
Wrter werden mit einer roten, wellenfrmigen Unterstreichung gekennzeichnet und
Sie knnen sofort erkennen, dass ein Wort
falsch geschrieben ist.
Ist das Wort trotz der Markierung korrekt
Abb. 19: Rechtschreibprfung
geschrieben, dann ist es dem System unbekannt und Sie knnen es in Ihr persnliches Wrterbuch aufnehmen oder fr den gesamten
Text ignorieren lassen. Klicken Sie dazu das betreffende Wort mit der rechten Maustaste an
und whlen Sie aus dem Kontextmen In das Wrterbuch aufnehmen, um es in den Wortschatz einzufgen, oder Alle ignorieren, um es fr den gesamten Text von der Rechtschreibprfung auszunehmen.
Text prfen
Wenn Sie einen lngeren Text auf Rechtschreibfehler prfen lassen mchten und/oder die
Markierung von falsch geschriebenen Wrtern (wellenfrmige Unterstreichung) whrend der
Texteingabe ausgeschaltet haben, so knnen Sie die Rechtschreibprfung manuell starten.
Mit Bearbeiten -> Rechtschreibprfung bzw. einem Tastendruck auf [F7] ffnet sich das
Hauptfenster der Rechtschreibprfung. Die erste Zeile zeigt das unbekannte Wort an. In der
59

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Liste ist der Begriff markiert, der dem vermeintlich falsch geschriebenen Wort am nchsten
kommt. Mit den Optionen dieses Dialogfensters knnen Sie nun entscheiden, wie mit dem
Wort verfahren werden soll:
n Lernen
Klicken Sie auf Lernen, so wird der nebenstehende Begriff in das persnliche Wrterbuch
bernommen und zuknftig nicht mehr von der Rechtschreibprfung beanstandet.
n Ersetzen
Klicken Sie auf Ersetzen, so wird der als falsch gekennzeichnete Begriff im Text durch den in
der Liste markierten Begriff ersetzt. Sollte der korrekte Begriff zwar in der Liste enthalten, aber
aktuell nicht markiert sein, so knnen Sie ihn mit einem Mausklick auswhlen.
n Alle ersetzen
Klicken Sie auf Alle ersetzen, um jedes Vorkommen der Zeichenfolge im gesamten Text mit
dem in der Liste markierten Begriff zu ersetzen.
n berspringen
Ein Mausklick auf berspringen ignoriert den markierten Begriff und setzt die Rechtschreibprfung fort.
n Abbrechen
Mit Abbrechen wird die Rechtschreibprfung vorzeitig beendet.

Konfiguration der Rechtschreibprfung


Die Konfiguration der Rechtschreibprfung geschieht im Nachrichten-Editor unter Optionen ->
Rechtschreibprfung (Abb. 20). Auf den folgenden Registerkarten knnen Sie Ihre Einstellungen
vornehmen:
Registerkarte Einstellungen
n Immer Rechtschreibprfung vor Senden oder Speichern
Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, wird im Nachrichten-Editor beim Klick auf Senden oder
beim Speichern die Rechtschreibprfung gestartet.
n Rechtschreibfehler markieren
Bei gesetztem Schalter werden alle als falsch erkannten Wrter whrend der Texteingabe mit
einer rot geschlngelten Linie unterlegt. So knnen Sie die so markierten Wrter gezielt auf
korrekte Schreibung prfen. Voraussetzung fr diese markierte Darstellung unbekannter
Wrter ist der Microsoft Internet Explorer ab Version 5.5. Die eigentliche Rechtschreibprfung
funktioniert natrlich unabhngig vom Internet Explorer.
n Wrter in Grobuchstaben ignorieren
Bei gesetztem Schalter werden alle Wrter ignoriert, die vollstndig in Grobuchstaben
geschrieben sind.

60

Globale Komponenten

n Wrter ignorieren, die Zahlen enthalten


Wenn alle die Wrter nicht korrigiert werden sollen, die mit Zahlen kombiniert wurden, so
setzen Sie diesen Schalter.
n Wortkombinationen (Komposita) erlauben
Der gesetzte Schalter bewirkt, dass Wrter, die aus mehreren Wrtern zusammengesetzt sind,
als Ganzes von der Rechtschreibprfung ausgenommen werden, z.B. das Wort Bilderhaken,
das aus den Wrtern Bilder und Haken zusammengesetzt ist.
n Wrter mit enthaltenen Grobuchstaben ignorieren
Wenn Wrter von der Rechtschreibprfung ausgenommen werden sollen, die auch innerhalb
des Wortes Grobuchstaben enthalten (z.B. InfoCenter, eMail), so setzen Sie diesen Schalter.
n Rechtschreibfehler automatisch korrigieren
Setzen Sie diesen Schalter, wenn alle Rechtschreibfehler ohne Nachfrage automatisch korrigiert werden
sollen. Diese Funktion setzt den Microsoft Internet
Explorer ab Version 5.5 voraus. Die Rechtschreibprfung funktioniert natrlich unabhngig davon.
9 Klang abspielen bei automatischer Korrektur
Wenn Sie diese Funktione aktivieren, wird kurz ein
Klang abgespielt, sobald die Rechtschreibprfung
eine Zeichenkette automatisch ersetzt. Die Option
ist nur verfgbar, wenn der Schalter Rechtschreibfehler automatisch korrigieren gesetzt ist.
9 Wort kurz hervorheben bei automatischer Korrektur
Sobald die Rechtschreibprfung ein Wort automatisch ersetzt, wird dieses Wort durch Fettschrift kurz
hervorgehoben. Die Option ist nur verfgbar, wenn
der Schalter Rechtschreibfehler automatisch korrigieren gesetzt ist.

Abb. 20: Rechtschreibprfung - Einstellungen

n Zwei fhrende Grobuchstaben korrigieren


Setzen Sie diesen Schalter, wenn ein Wort, bei dem Sie neben dem ersten Buchstaben aus
Versehen auch den zweiten Buchstaben gro geschrieben haben, automatisch korrigiert
werden soll. In dem Fall wird z.B. AUtomobil durch Automobil ersetzt, sobald Sie nach
dem Wort ein Leerzeichen oder Satzzeichen (Punkt, Komma, Rufzeichen, usw.) eingeben.
n Jeden Satz mit einem Grobuchstaben beginnen
Bei gesetztem Schalter wird das erste Wort eines Satzes immer dann korrigiert, wenn es versehentlich mit kleinem Anfangsbuchstaben geschrieben wurde.

61

Kapitel 2 David InfoCenter PC

n Unbeabsichtigtes Verwenden der fESTSTELLTASTE korrigieren


Wenn dieser Schalter gesetzt ist, so werden Schreibfehler, durch die versehentlich aktivierte Feststelltaste Ihrer Tastatur verursacht, beim Eintippen im Nachrichten-Editor automatisch korrigiert.
n Ersetzungsliste benutzen
Aktivieren Sie diese Option, um die auf der Registerkarte Wrterbuch (s.o.) erstellte Liste mit
Ersetzungen whrend der Texteingabe im Nachrichten-Editor zu verwenden.

Registerkarte Wrterbuch
Legen Sie auf dieser Registerkarte die Optionen fr Ihre Wrterbcher fest.
n Sprachauswahl
Whlen Sie unter Primre Sprache das Wrterbuch der Sprache aus, die Sie fr die Rechtschreibprfung verwendet mchten.

Des Weiteren knnen Sie Zustzliche Sprachen


festlegen, deren Wrterbcher fr die Rechtschreibprfung herangezogen werden. Beachten Sie, dass
jedes zustzliche Wrterbuch den DvISE Server, auf
dem die Prfung luft, zustzlich beansprucht.
Whlen Sie deshalb nur die wirklich notwendigen
Sprachen aus. Auch kann es bei mehreren ausgewhlten Spachen zu Konflikten kommen, wenn z.B.
ein Wort in einer Sprache korrekt, in einer anderen
falsch geschrieben wurde.
n Persnliches Wrterbuch
Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Liste der von
Ihnen ins Wrterbuch aufgenommenen Begriffe zu
Abb. 21: Rechtschreibprfung - Wrterbuch
bearbeiten oder zu erweitern. Eine weitere Mglichkeit, neue Wrter in die Liste aufzunehmen, erhalten Sie ber die manuelle Rechtschreibprfung
(s.o. Abschnitt Text prfen).
n Ersetzungen
ber die Schaltflche Konfigurieren knnen Sie eine Liste von Begriffen definieren, die bei
der Texteingabe im Nachrichten-Editor durch Wrter oder Redewendungen ersetzt werden.

Mchten Sie sich z.B. das Eintippen von Mit freundlichen Gren erleichtern, so klicken Sie
auf Konfigurieren und anschlieend auf Hinzufgen und geben unter Zu ersetzendes
Wort z.B. den Begriff mfg ein. In das Feld Ersetzen durch tragen Sie nun Mit freundlichen Gren ein und besttigen mit OK. Auch die Dialogfenster Ersetzungen und
Rechtschreibprfung schlieen Sie mit OK.
Geben Sie nun im Nachrichten-Editor an einer beliebigen Stelle mfg ein. Sobald Sie anschlieend
ein Leerzeichen oder Satzzeichen (Punkt, Komma, Rufzeichen, usw.) eintippen, wird mfg durch
62

Globale Komponenten

Mit freundlichen Gren ersetzt. Diese Ersetzungsfunktion kann auf der Registerkarte Einstellungen (s.o.) durch Aktivieren bzw. Deaktivieren des Schalters Ersetzungsliste benutzen einbzw. ausgeschaltet werden.
Hinweis:
Wenn Sie im Nachrichten-Editor den reinen Textmodus verwenden, knnen falsch geschriebene
oder unbekannte Wrter nicht markiert werden. Die Rechtschreibprfung funktioniert natrlich
unabhngig davon. Damit falsch geschriebene Wrter mit einer wellenfrmigen Unterstreichung gekennzeichnet werden, wechseln Sie mit Format -> HTML in den HTML-Modus.
2.1.8

InfoCenter Notifier
Mit dem InfoCenter Notifier (s. Glossar) besitzen Sie einen Helfer im Hintergrund, der Sie an
fllige Termine erinnert oder Ihnen eingetroffene Nachrichten meldet. Gelangt eine neue
Nachricht in ein vom Notifier berwachtes Archive, werden Sie optisch und/oder akustisch
benachrichtigt. Standardmig wird nur das Eingangsbuch Ihres David InfoCenter PC auf
neue Nachrichten berwacht. Der Notifier kann jedoch fr (fast) jedes beliebige Archive
separat eingeschaltet werden.
Um ein Archive in die Liste der zu berwachenden
Archives aufzunehmen, klicken Sie es im Archive-Baum mit der rechten Maustaste an und whlen
aus dem Kontextmen Aktuelles Archive
berwachen. Alternativ erreichen Sie dieselbe
Funktion, indem Sie aus der Menleiste Aktionen
-> Aktuelles Archive berwachen auswhlen.
Es ffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie durch
einen Mausklick auf Ja die Benachrichtigung fr
dieses Archive aktivieren. Sollte das Archive bereits
berwacht werden, werden Sie gefragt, ob Sie die
berwachung aufheben mchten.
Sie sehen anschlieend die Registerkarte Archives des InfoCenter Notifiers mit allen fr die berwachung vorgesehenen Ordnern. Schlieen Sie
das Dialogfenster mit OK.

Abb. 22: InfoCenter Notifier Konfiguration

Alle in dieses Archive eintreffenden Nachrichten werden nun gemeldet. Im Archive-Baum


erscheint neben dem betreffenden Ordner in runden Klammern die Anzahl der neuen bzw. ungelesenen Nachrichten. Ein Mausklick auf diese Zahl blendet in der Eintragsliste die bereits gelesenen
Nachrichten aus und Sie sehen die neuen Nachrichten auf einen Blick.
Die unterschiedlichen Mglichkeiten, wie Ihnen neue Nachrichten angekndigt werden,
finden Sie im folgenden Abschnitt.

63

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Konfiguration des InfoCenter Notifiers


Die einstellbaren Optionen sowie eine Liste der zu berwachenden Archives finden Sie im
Konfigurationsdialog des InfoCenter Notifiers. Um diesen aufzurufen, klicken Sie mit der
rechten Maustaste das Symbol des Notifiers im so genannten SysTray rechts unten auf Ihrem
Bildschirm neben der Uhr an und whlen aus dem Kontextmen Konfiguration... (Abb. 22).
Sollte der Notifier sich dort nicht befinden, klicken Sie im David InfoCenter in der Menleiste auf
Optionen -> Einstellungen und wechseln zum Menpunkt Global. Aktivieren Sie die Option
InfoCenter Notifier starten und besttigen Sie mit OK. Beenden Sie anschlieend das David
InfoCenter und starten es erneut. Nun befindet sich das Symbol des Notifiers im SysTray.
Registerkarte Allgemein
9 Ereignisliste
Ereignisse sind eintreffende Nachrichten, fllige Termine oder Wiedervorlagen. Wenn Sie diesen
Schalter aktivieren, ffnet sich bei jedem neuen Ereignis eine Liste, die die Betreffzeilen der noch
nicht gelesenen Ereignisse anzeigt (Abb. 22). Durch Doppelklick auf die jeweilige Betreffzeile wird
der Eintrag im zugehrigen Viewer geffnet. Sollte das David InfoCenter zu diesem Zeitpunkt
noch nicht geladen sein, so wird es nun gestartet.

Wenn Sie den Schalter Immer im Vordergrund


setzen, bleibt die Ereignisliste nach dem ffnen
stndig sichtbar und kann nicht durch andere
Fenster berdeckt werden. Dieser Schalter ist
allerdings nur aktiv, falls Sie zuvor den Schalter
Ereignisliste ausgewhlt haben.
Aktivieren Sie die Option Einblendeffekt
Abb. 23: InfoCenter Notifier Ereignisliste
nutzen und die Ereignisliste wird beim ffnen
sanft eingeblendet. Auch diese Option steht
nur zur Verfgung, wenn der Schalter Ereignisliste zuvor aktiviert wurde.
9 Kurzinfo
Wenn Sie den Schalter Kurzinfo auswhlen,
wird bei Nachrichteneingang in eins der berwachten Archives ein Hinweisfenster eingeblendet, welches den Namen des betreffenden
Archives, die Anzahl der neuen oder ungelesenen Nachrichten und Betreffzeile und
Absender der letzten eingetroffenen Nachricht
anzeigt (Abb. 24).

Abb. 24: InfoCenter Notifier Kurzinfo

Sobald Sie dieses Hinweisfenster anklicken, wird die betreffende Nachricht geffnet. Sollte
das David InfoCenter zu diesem Zeitpunkt noch nicht geladen sein, so wird es nun gestartet.
Nach einigen Sekunden schliet sich das Hinweisfenster selbsttig.
64

Globale Komponenten

Wenn Sie den Schalter Sprechblase anzeigen aktivieren,


wird, nachdem sich das Hinweisfenster wieder geschlossen
hat, ausgehend vom Notifier-Symbol im Windows SysTray
eine Sprechblase angezeigt (Abb. 25). Diese enthlt neben der
Anzahl der neuen Nachrichten Betreffzeile und Absender der
neuesten Nachricht. Der Schalter ist nur verfgbar, wenn Sie
zuvor Kurzinfo aktiviert haben.

Abb. 25: Notifier Sprechblase

9 Blinken der Tastaturleuchtdioden


Wenn Sie diesen Schalter setzen, blinken bei einem neuen Ereignis die Leuchtdioden rechts
oben auf Ihrer Tastatur in bestimmten Abstnden.
9 Systemlautsprecher
Bei Eingang einer neuen Nachricht wird vom
Systemlautsprecher ein Signal gegeben.
9 Sound-Schema

Bei Empfang einer neuen Nachricht wird eine


Sound-Datei abgespielt. Diese kann in der
Windows-Systemsteuerung eingestellt werden
(Start -> Einstellungen -> Systemsteuerung ->
Sounds und Audiogerte -> Registerkarte
Sounds -> Listenfenster Programmereignisse ->
Eintrag David InfoCenter Notifier).
9 Aktualisierung
Geben Sie hier ein Intervall ein, nach dessen Ablauf
die zu berwachenden Archives auf neue Ereignisse
berprft werden.

Abb. 26: InfoCenter Notifier Archives

9 Akustische Benachrichtigung

Tragen Sie in dieses Feld ein Intervall ein, nach dessen Ablauf Sie periodisch durch
Abspielen des eingestellten Sounds an ein neues Ereignis erinnert werden (s. o. Menpunkt Systemlautsprecher bzw. Sound-Schema). Erst wenn Sie die neue Nachricht
ffnen, verstummt die akustische Benachrichtigung.
9 Kurzinfo schlieen nach
Stellen Sie hier eine Zeit in Sekunden ein, nach der sich das Kurzinfo-Fenster schlieen soll.

Registerkarte Archives
Das Fenster zeigt Ihnen die Liste der Verzeichnisse, die vom Notifier stndig auf neue Nachrichten berprft werden (Abb. 26). Nach der Installation ist dort nur das Eingangsbuch
eingetragen. Sie knnen jedoch jedes andere Archive berwachen lassen. Das ist z.B. dann
sinnvoll, wenn Sie Verteilregeln definiert haben, d.h., wenn eintreffende Nachrichten nach
bestimmten Kriterien in verschiedene Archives verteilt werden.
65

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Wenn Sie ein in der Liste aufgefhrtes Archive aus der berwachung durch den InfoCenter Notifier lschen mchten, markieren Sie das gewnschte Archive und klicken Sie
auf die Schaltflche Lschen.
Standardmig wird der InfoCenter Notifier automatisch mit dem David InfoCenter zusammen gestartet. Diese Funktion knnen Sie deaktivieren, indem Sie im David-InfoCenter-Hauptfenster unter Optionen -> Einstellungen -> Menpunkt Global den Schalter InfoCenter Notifier starten deaktivieren.

2.1.9

Fernzugriff
Der Begriff Fernzugriff bezeichnet ganz allgemein den Zugriff auf das Tobit Archive System (TAS)
von auerhalb eines lokalen Netzwerks, und wird auch als Remote Access bezeichnet. Die dafr
erforderlichen, optional erhltlichen Benutzeroberflchen heien je nach Zugriffsart David InfoCenter Web fr den Zugriff von einer Arbeitsstation aus ber das Internet (s. Kap. 4), David InfoCenter WebPDA fr den Zugriff mit einem Pocket PC ber das Internet (s. Kap. 6), David InfoCenter WAP fr den Zugriff per WAP-fhigem Mobiltelefon (s. Kap. 7), David InfoCenter Phone
fr den Zugriff per Telefon (s. Kap. 8) und David InfoCenter Pocket (s. Kap. 5).
Grundeinstellungen fr den Fernzugriff
Voraussetzung fr alle Arten des Fernzugriffs sind einige Einstellungen im David InfoCenter PC.
Sie knnen mit wenigen Mausklicks alle Ihre Archives auf einmal fr den Fernzugriff freigeben,
oder ganz gezielt nur bestimmte Ordner.
Gesamten Archive-Baum freigeben
Um Ihren gesamten Archive-Baum auf einmal freizugeben, gehen Sie folgendermaen vor:

1: Whlen Sie aus der Menleiste Optionen ->


Einstellungen und wechseln Sie anschlieend
zum Menpunkt Zugang (Abb. 27).

2: Setzen Sie den Schalter Remote Access aktivieren, um grundstzlich einen Zugriff von
auerhalb zu ermglichen.
3: Tragen Sie einen Benutzernamen und ein
Passwort in die gleichnamigen Felder ein. Sie
finden Ihren genauen Benutzernamen im
Archive-Baum unterhalb von Archive
Benutzer (User).
Whlen Sie ein sicheres Passwort und achten Sie
darauf, dass es nicht in falsche Hnde gert, denn
Abb. 27: Einstellungen fr den Fernzugriff
mit diesen Angaben kann jeder uneingeschrnkt
ber Ihre freigegebenen Archives verfgen und auch in Ihrem Namen Nachrichten versenden.
Wenn Sie per David InfoCenter Voice auf Ihre Daten zugreifen mchten, drfen Sie als Passwort

66

Globale Komponenten

nur Ziffern eintragen, da ber das Telefon keine Buchstaben und sonstige Zeichen eingegeben
werden knnen.

4: Besttigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Der Zugriff von auerhalb des lokalen Netzwerks ist
nun grundstzlich mglich. Fr die jeweilige Zugriffsart (Telefon, Internet, WAP) mssen teilweise weitere Einstellungen vorgenommen werden.
Die Funktionen der einzelnen Einstelloptionen werden ausfhrlich in Kapitel 2.18.1 ab
Seite 176 beschrieben. Wenn Sie auf die Schaltflche Parameter... klicken, knnen weitere
Einstellungen gemacht werden, die sich auf den Fernzugriff mit dem David InfoCenter Phone
beziehen. Lesen Sie dazu Kapitel 8.
Bestimmte Archives freigeben
Wenn Sie ganz gezielt Ordner fr den Remote Access bestimmen mchten, gehen Sie folgendermaen vor:

1: Klicken Sie im Archive-Baum mit der rechten Maustaste auf den Ordner Persnlich und
whlen Sie aus dem Kontextmen Eigenschaften.
2: Wechseln Sie zum Menpunkt Zugang.
3: Setzen Sie den Schalter Remote Access aktivieren.
4: Tragen Sie Benutzername und Passwort in die vorgesehenen Felder ein. Sie finden Ihren
genauen Benutzernamen im Archive-Baum unterhalb von Archive Benutzer (User). Wenn Sie
den Telefon-Zugriff nutzen mchten, klicken Sie auf die Schaltflche Parameter und machen
Sie die erforderlichen Einstellungen, wie in Kapitel 8.2 auf Seite 239 beschrieben.
5: Schlieen Sie Ihre Eingaben mit einem Mausklick auf OK ab. Der Remote Access ist jetzt
grundstzlich eingerichtet.
Es mssen nun die gewnschten Archives freigegeben werden. Momentan ist der Zugriff per
David InfoCenter Phone nur auf Eingangs- und Adressbuch mglich. Mit dem David InfoCenter Web/WebPDA bzw. David InfoCenter WAP knnen Sie auch auf Ihre anderen persnlichen Archives zugreifen.

6: Klicken Sie den gewnschten Ordner mit der rechten Maustaste an und whlen Sie
Eigenschaften.
7: Im Men Zugang aktivieren Sie den Schalter Remote Access aktivieren. Das Archive und
alle darunter liegenden Sub Archives sind nun freigegeben. In die Felder Benutzername bzw.
Passwort sollten Sie an dieser Stelle nur dann etwas eintragen, wenn Sie dieses Archive
zustzlich absichern mchten.
8: Schlieen Sie Ihre Eingaben in diesem Dialogfenster mit einem Mausklick auf die Schaltflche
OK ab. Besttigen Sie anschlieend auch Ihre Eingaben im Men Zugang mit OK. Die
Ordner erhalten ein Symbol, das sie als freigegeben kennzeichnet.

67

Kapitel 2 David InfoCenter PC

2.1.10

Nachrichtensicherheit
Bei der eMail-Kommunikation bekommt das Thema Datensicherheit immer mehr Bedeutung.
Besonders der Nachrichtenversand mit falschem Absender ist eine der Ursachen fr die
schnelle und globale Ausbreitung von Viren und Spam. So wird nach Lsungen gesucht,
eindeutig festzustellen, ob eine eMail tatschlich vom angegebenen Absender stammt. Hier ist
das digitale Signieren von Nachrichten eine Mglichkeit.
eMails knnen (hnlich wie Postkarten) beim Transport vom Absender zum Empfnger von
unterschiedlichen Personen gelesen oder verndert werden. Um das zu verhindern besteht die
Mglichkeit, Nachrichten digital verschlsselt zu senden. In dem Fall kann nur noch derjenige
die Nachricht lesen, der den passenden Dekodierschlssel besitzt. Das David InfoCenter untersttzt sowohl das Signieren als auch das Ver- und Entschlsseln von Nachrichten.
Digital signieren und verschlsseln
Um eine Nachricht digital zu signieren bzw. zu verschlsseln wird in den meisten Fllen eine so
genannte asymmetrische Kodierung verwendet. Nach dem Erstellen eines Kodierschlsselpaars - bestehend aus einem privaten und einem ffentlichen Schlssel - wird die Nachricht
mit dem einen Schlssel kodiert und vom Empfnger mit dem anderen Schlssel wieder dekodiert. Die beiden Schlssel gehren zwar zusammen, knnen jedoch nicht voneinander abgeleitet werden. Der private Schlssel wird vor allem zur Dekodierung und Signierung, der
ffentliche Schlssel zur Kodierung und Verifizierung einer Signatur verwendet. Deshalb ist
der private Schlssel allein in der Hand des Besitzers, der ffentliche Schlssel kann frei
verfgbar gemacht werden (z.B. auf der Website oder auf Schlsselservern).
Das David InfoCenter untersttzt die zwei verbreitetsten Verfahren: PGP und S/MIME.
PGP
PGP steht fr Pretty Good Privacy und bezeichnet eine Methode zur Verschlsselung und
Signatur von eMail-Nachrichten. Dazu knnen Sie das Programm PGP von Network Associates
Inc. oder das frei verfgbare GnuPG verwenden. In den aktuellen Versionen sind die
Programme kompatibel zueinander, d.h., mit PGP verschlsselte Daten knnen mit GnuPG
entschlsselt werden und umgekehrt.
Zur Signatur bzw. Verschlsselung von Nachrichten und Texten wird ein Schlsselpaar
verwendet, das aus einem privaten und einem ffentlichen Schlssel besteht. Mit dem ffentlichen Schlssel des Empfngers kodieren Sie die an ihn adressierten eMails. Der Empfnger
wiederum verwendet seinen privaten Schlssel, um die Nachricht wieder zu decodieren.
Deshalb ist es entscheidend, seinen privaten Schlssel fr niemanden zugnglich aufzubewahren. Das Schlsselpaar wird mithilfe der eingesetzten Software (z.B. GnuPG) erstellt.
ffentlichen PGP-Schlssel versenden
Wie kommt man nun in den Besitz des ffentlichen Empfngerschlssels? Am besten lassen
Sie ihn sich vom Besitzer selbst zusenden. Dazu muss er ihn aus seiner PGP-Software exportieren und per eMail-Anhang an Sie versenden. Sie wiederum importieren diesen

68

Globale Komponenten

eMail-Anhang innerhalb Ihrer PGP-Software, worauf er Ihnen im David InfoCenter zur Verfgung steht. So knnen Sie sicher sein, dass es sich um einen Originalschlssel handelt. Alternativ werden ffentliche Schlssel auf so genannten Schlsselservern bereitgestellt (z.B.
hkp://sks.keyserver.penguin.de).
Sie selber sollten also jedem, mit dem Sie verschlsselte oder signierte Nachrichten austauschen mchten, Ihren ffentlichen Schlssel zur Verfgung stellen.
PGP Lizenz-Hinweis
PGP kann fr private Zwecke kostenlos verwendet werden. Wenn Sie es jedoch kommerziell
nutzen mchten, mssen Sie eine Lizenz bei Network Associates Inc. erwerben
(www.nai.com). Das unter GPL stehende GnuPG dagegen kann sowohl privat als auch
gewerblich genutzt werden, sofern die Lizenzbedingungen der GPL (GNU General Public
License) eingehalten werden.
S/MIME
Die zweite vom David InfoCenter untersttzte Verschlsselungsmethode ist S/MIME. Diese
Abkrzung steht fr Secure/Multipurpose Internet Mail Extension und basiert auf der RSA
Public-Key Encryption Technologie.
S/MIME basiert auf einem zertifizierten Schlsselpaar, das zunchst bei einer Zertifizierungsstelle beantragt werden muss. Man unterscheidet je nach Authentifizierungsaufwand
verschiedene Zertifikatsklassen, wobei eine Class-1-Zertifizierung lediglich das Vorhandensein
einer funktionierenden eMail-Adresse besttigt, wohingegen z.B. die Class-3-Zertifizierung
auf einer persnlichen Identittsprfung anhand von Personaldokumenten basiert.
ffentlichen S/MIME-Schlssel versenden und importieren
Um jemandem seinen ffentlichen S/MIME-Schlssel zukommen zu lassen, schicken Sie ihm
einfach eine digital signierte eMail. Dadurch wird gleichzeitig Ihr ffentlicher Schlssel
mitversendet.
Wenn Sie einen empfangenen ffentlichen Schlssel in Ihr System integrieren mchten,
verfahren Sie wie folgt:

1: ffnen Sie mit einem Doppelklick die signierte eMail im Viewer.


2: Klicken Sie auf das Symbol Zertifikat anzeigen/installieren. Es ffnet sich das Dialogfenster Zertifikat.

3: Klicken Sie die Schaltflche Zertifikat installieren... an und folgen Sie den Anweisungen
des Zertifikatsimport-Assistenten.
Zum Abschluss erscheint die Meldung Der Import war erfolgreich. Sie knnen das Zertifikat
nun verwenden, um verschlsselte Nachrichten an den Zertifikatsbesitzer zu senden. Sie
finden das gerade importierte Zertifikat unter Start -> Einstellungen -> Systemsteuerung ->

69

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Internetoptionen -> Registerkarte Inhalt -> Schaltflche Zertifikate... -> Registerkarte


Andere Personen.
eMail signiert und/oder verschlsselt versenden
Um den Nachrichtentext einer eMail signiert und/oder verschlsselt zu versenden, ist es lediglich erforderlich, im Nachrichten-Editor vor dem Versand das gewnschte Symbol anzuklicken.
Nhere Informationen zu jedem Symbol finden Sie ausfhrlich in der Online-Hilfe [F1].
2.1.11

Internetsuche
Sie haben die Mglichkeit, aus dem David InfoCenter heraus eine Internetsuche zu starten.
Dazu ist direkt in die Symbolleiste ein Eingabefeld integriert. Wird dieses Eingabefeld nicht
angezeigt, so knnen Sie es ber die Menleiste mit Ansicht -> Symbolleisten -> Internetsuche einblenden.
Tragen Sie einen oder mehrere Begriffe in das Eingabefeld ein und drcken Sie [Return]. Je
nach Konfiguration werden die Suchergebnisse direkt im David InfoCenter oder in einem
separaten Fenster dargestellt. Die verwendete(n) Suchmaschine(n) knnen Sie im Konfigurationsdialog festlegen. Die jeweils aktuell eingestellte Suchmaschine erkennen Sie am zugehrigen Symbol neben dem Eingabefeld. Mchten Sie schnell zu einer anderen Suchmaschine
wechseln, so klicken Sie dieses Symbol an und whlen den gewnschten Eintrag aus der Liste.
Konfiguration
Die Konfiguration der Internetsuche knnen Sie wie folgt vornehmen:

1: Klicken Sie im David InfoCenter auf Optionen -> Internetsuche, um das Dialogfenster
Internetsuche zu ffnen.
2: Setzen Sie ein Hkchen vor die gewnschten Eintrge, um Ihre bevorzugte(n) Suchmaschine(n) auszuwhlen.
3: Schlieen Sie Ihre nderungen mit OK ab.
Die so vorausgewhlten Suchmaschinen finden Sie in einer Liste nach einem Mausklick auf das
Symbol der Internetsuch (s.o.).
2.2

eMail
Der Nachrichtenaustausch per Electronic Mail (elektronische Post) ist der am hufigsten
genutzte Dienst im Internet. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie mit Ihrem David InfoCenter PC einfach und schnell eMails erstellen, verschicken und empfangen knnen. Dabei ist es
vllig unerheblich, ob Ihr Kommunikationspartner am anderen Ende der Welt oder im Bro
nebenan sitzt. eMails eignen sich ganz hervorragend sowohl fr den weltweiten als auch fr
den brointernen Nachrichtenaustausch.

2.2.1

eMail erstellen und versenden


Schritt fr Schritt erfahren Sie hier, wie Sie eine eMail erstellen und versenden. Gehen Sie
folgendermaen vor:

70

eMail

1: Klicken Sie auf die Schaltflche Neu in der Menleiste oder drcken auf Ihrer Tastatur die
Funktionstaste [F9]. Es ffnet sich der Nachrichten-Editor (Abb. 28).
2: Tragen Sie in das Feld neben An die eMail-Adresse des Empfngers ein. Die Felder Cc und
Bcc knnen weitere eMail-Empfnger aufnehmen.
Cc steht fr Carbon Copy und bedeutet, dass eine einfache Kopie der Nachricht an die in
dem Feld eingetragenen Empfnger versendet wird. Hier werden Personen eingetragen, an
die eine Nachricht z.B. nur zur Kenntnisnahme geschickt wird. Sowohl die Empfnger im Feld
An als auch die Empfnger im Feld Cc knnen erkennen, an wen die Nachricht auer an
sie selbst zustzlich verschickt wurde.
Bcc steht fr Blind Carbon Copy und
bedeutet, dass eine so genannte verdeckte
Kopie an die in dem Feld eingetragenen
Personen versendet wird. Verdeckt
deshalb, weil keiner der Empfnger in den
Feldern An und Cc erkennen kann, an
wen die Nachricht als Blind Carbon Copy
gegangen ist. ber den Menpunkt
Ansicht in der Menleiste knnen Sie die
Felder bei Bedarf ein- oder ausblenden.
Wenn Sie den Empfnger der eMail bereits
in Ihrem Adressbuch gespeichert haben,
whlen Sie zunchst ber das Symbol
Sendeservice den Dokumenttyp eMail
und klicken dann auf das Karteikartensymbol neben An, um das Adressbuch zu
Abb. 28: Nachrichten-Editor mit eMail
ffnen. Hier knnen Sie den Empfnger
nun bequem auswhlen. Es werden Ihnen nur die Namen angezeigt, an die Sie eine eMail
senden knnen. Das sind natrlich die Personen, fr die eine eMail-Adresse auf der Adresskarte eingetragen wurde.

3: Whlen Sie einen oder mehrere Empfnger aus und schlieen Sie das Fenster mit einem
Mausklick auf das Symbol bernehmen. Das Arbeiten mit Adressbchern wird in
Kapitel 2.13 ab Seite 137 ausfhrlich behandelt. Wenn Sie die gleiche Nachricht an mehrere
Personen verschicken mchten, lesen Sie in Kapitel 2.2.4 ab Seite 83, wie Sie eine eMail-Rundsendung erstellen knnen.
4: Geben Sie Ihrer Nachricht im Feld Betreff einen auf den Inhalt bezogenen Titel. Er gibt
dem Empfnger einen Hinweis auf das Thema der Nachricht. Auch fr Sie ist die Betreffzeile
hilfreich, wenn Sie eine versendete Nachricht spter einmal suchen.
Nach dem Eintippen der ersten drei Buchstaben des Betreffs ffnet sich eine Liste (die so
genannte History), die alle zuvor schon einmal eingegebenen Betreffs, die mit diesen drei
71

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Buchstaben beginnen, enthlt. Ist der gewnschte Betreff dabei, so knnen Sie ihn per Pfeiltaste oder Mausklick direkt in das Betrefffeld bernehmen. Das spart Zeit und Tipparbeit. Eine
Liste der letzten 30 eingegebenen Betreffs erhalten Sie, wenn Sie den kleinen Pfeil nach
unten ganz rechts neben dem Betreff-Feld anklicken.

5: Schreiben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld. Dabei knnen Sie sich zur Zeilenbegrenzung einen
rechten Rand anzeigen lassen, wo der Text beim Schreiben umgebrochen wird. Als Standard ist
ein Wert von 78 Zeichen eingestellt. Diesen Wert knnen Sie verndern, indem Sie im Nachrichten-Editor Optionen -> Einstellungen whlen und im folgenden Fenster im Feld Zeichen pro
Zeile (Nur-Text) den gewnschten Wert eingeben. In diesem Fenster knnen Sie zustzlich unter
Standard-Zeichensatz eine Schriftart und eine Schriftgre fr Ihren Text whlen.
Ist kein rechter Rand eingestellt, wird der Text am rechten Fensterrand umgebrochen. Die
brigen Einstellmglichkeiten dieses Dialogfensters finden Sie in Kapitel 2.1.6 auf Seite 57.

6: Klicken Sie auf das Symbol Senden, um die Nachricht zu verschicken. Ihre eMail wird nun
im Archive Versand abgelegt. Sollten Sie keinen Betreff fr die Nachricht vergeben haben,
so erscheint ein Hinweisfenster, das Sie darauf aufmerksam macht, dass einige eMail-Systeme
Nachrichten mit fehlendem Betreff als Spam aussortieren. Nhere Informationen zu Spam
finden Sie in Kapitel 2.18.4ab Seite 207.
Solange sie noch nicht versendet wurde, knnen Sie die Nachricht beliebig oft ffnen und
verndern, indem Sie sie im Versandordner doppelklicken. Je nachdem, welche Einstellungen
Sie unter Nachrichtenoptionen (s. S. 49) vorgenommen haben, wird die Nachricht sofort, zu
einem spteren Zeitpunkt oder erst durch manuelle Freigabe verschickt. Nach dem Versand
wird eine Kopie im Ausgangsbuch abgelegt. So knnen Sie jederzeit berprfen, was Sie
wann an wen gesendet haben.
Alle Symbole des Nachrichten-Editors mit einer ausfhrlichen Beschreibung der Funktionen
finden Sie in Kapitel 2.1.6 ab Seite 48 oder per [F1] in der Online-Hilfe.
eMail mit Dateianhang
Um eine Datei an eine eMail anzuhngen, klicken Sie im Nachrichten-Editor auf das Symbol
Datei anhngen und whlen Sie die gewnschte(n) Datei(en) aus (s. S. 51). Alternativ
knnen Sie die Datei(en), die Sie mit Ihrer eMail versenden mchten, einfach per Drag &
Drop aus dem Windows Explorer in den geffneten Nachrichten-Editor ziehen. Im unteren
Bereich des Textfensters wird ein Symbol fr jede angehngte Datei angezeigt. Ein Doppelklick ffnet die Datei mit dem unter Windows verknpften Anwendungsprogramm.
Beachten Sie, dass nderungen, die Sie an der geffneten Datei vornehmen, nicht in der
angehngten Datei gespeichert werden.
Enthlt eine Nachricht einen Dateianhang, wird in der Eintragsliste in einer zustzlichen Spalte
das Dateianhang-Symbol angezeigt. Zugriff auf den Dateianhang erhalten Sie, indem Sie das
Symbol doppelklicken. Es ffnet sich das Dateianhang-Dialogfenster (Abb. 29) mit folgenden
Funktionen, die Sie ber die Symbolleiste auswhlen knnen:

72

eMail

n Dateien anhngen
Klicken Sie auf dieses Symbol, um weitere Dateien zum Anhang hinzuzufgen.
n Lschen
Lscht die aktuell ausgewhlte(n) Datei(en).
n Eigenschaften
ffnet ein Dialogfenster, in dem Sie den
Dateinamen und einen Kommentar editieren knnen.
n Nach oben verschieben
Verschiebt die aktuell markierte(n) Datei(en)
in der Reihenfolge nach oben. Diese und die
nchste Option kann fr bestimmte Funktionen in Verbindung mit der WebBox
genutzt werden.
n Nach unten verschieben
Verschiebt die aktuell markierte(n) Datei(en) in
der Reihenfolge nach unten.

Abb. 29: Dateianhang

n Ausfhren
Die aktuell ausgewhlte Datei wird ausgefhrt oder in der mit diesem Dateityp verknpften
Anwendung geffnet.
n Kopieren
Die aktuell markierte Datei wird in die Windows-Zwischenablage kopiert.
n Editor
Die aktuell markierte (Text-) Datei wird im Windows-Editor geffnet.
n Speichern
Die ausgewhlte(n) Datei(en) kann (knnen) auf Ihrer Festplatte gespeichert werden, indem
Sie den Pfad fr die Datei(en) eintragen oder auswhlen.
n Immer im Vordergrund
Diese Funktion wirkt als Ein-/Ausschalter. Wenn Sie mchten, dass das Dateianhang-Fenster nicht
mehr von anderen Windows-Fenstern berdeckt werden kann, klicken Sie einmal auf das Symbol.

eMail formatieren
Um Ihre Nachrichten optisch aufzuwerten, bietet das David InfoCenter die Mglichkeit, eMails
im so genannten HTML-Format zu gestalten. Es stehen Ihnen Formatierungsmerkmale hnlich
wie bei einem Textverarbeitungsprogramm zur Verfgung. Um diese Mglichkeiten zu nutzen,
whlen Sie im Nachrichten-Editor aus der Menleiste Format -> HTML. Voraussetzung fr die
Nutzung des HTML-Formats in Ihren eMails ist die Installation des Microsoft Internet Explorers

73

Kapitel 2 David InfoCenter PC

ab Version 4.x. Damit eMails wie von Ihnen formatiert beim Empfnger angezeigt werden, muss
das eMail-Programm des Empfngers HTML-eMails untersttzen.
Es erscheint eine zustzliche Symbolleiste mit den folgenden Funktionen (s. Abb. 28):
n Stile
Stile sind Formatvorlagen fr Text-Abstze. Setzen Sie den Cursor in den zu formatierenden
Absatz und whlen Sie aus der Stile-Liste den gewnschten Eintrag aus. Der Absatz wird
entsprechend formatiert. Stile stehen wie alle anderen Formatierungsmglichkeiten nur zur
Verfgung, wenn Sie unter Format die Option HTML ausgewhlt haben.
n Schriftart
Markieren Sie den Teil Ihres Textes, den Sie in einer anderen Schriftart dargestellt haben
mchten, und whlen Sie aus der Liste eine Schriftart aus. Sie knnen einen Text markieren,
indem Sie den Cursor bei gedrckter linker Maustaste ber den gewnschten Textteil fhren.

Alternativ setzen Sie den Cursor an den Anfang oder ans Ende des Textes, den Sie markieren
mchten, und halten die [Umschalt]-Taste gedrckt, whrend Sie die Markierung mit der Pfeiltaste nach links, rechts, oben oder unten bewegen. Der markierte Text wird invers dargestellt.
n Schriftgrad
Markieren Sie den Teil Ihres Textes, der einen anderen Schriftgrad zugewiesen bekommen
soll, und whlen Sie aus der Liste einen Schriftgrad aus. Sie knnen einen Text markieren,
indem Sie den Cursor bei gedrckter linker Maustaste ber den gewnschten Textteil fhren.

Alternativ setzen Sie den Cursor an den Anfang oder ans Ende des Textes, den Sie markieren
mchten, und halten die [Umschalt]-Taste gedrckt, whrend Sie die Markierung mit der Pfeiltaste nach links, rechts, oben oder unten bewegen. Der markierte Text wird invers dargestellt.
n Fett
Mit diesem Symbol knnen Sie Texte fett formatieren. Markieren Sie den Teil Ihres Textes, der
fett dargestellt werden soll, und klicken Sie auf das Symbol.
n Kursiv
Mit diesem Symbol knnen Sie Texte kursiv formatieren. Markieren Sie den Teil Ihres Textes, der
kursiv dargestellt werden soll, und klicken Sie auf das Symbol.
n Unterstreichen
Mit diesem Symbol knnen Sie Texte unterstreichen. Markieren Sie den Textteil, der unterstrichen dargestellt werden soll, und klicken Sie auf das Symbol.
n Textfarbe
Um Ihren Text farbig zu erstellen, markieren Sie die gewnschten Textteile und klicken Sie auf
den kleinen Pfeil neben dem Symbol Textfarbe. Suchen Sie nun aus der Palette eine Farbe
aus oder klicken Sie auf Farbe bestimmen, um eine neue Farbe zu erstellen. Es ffnet sich das
Fenster Farben, in dem Sie mit Farbe definieren eine Erweiterung des Fensters ffnen
knnen (Abb. 30).

74

eMail

Whlen Sie nun mit dem Cursor im groen Farbverlaufsfenster eine neue Grundfarbe und
mit dem kleinen Pfeil ganz rechts am Farbverlaufsstreifen einen Farbton. Klicken Sie
anschlieend auf die Schaltflche Farbe hinzufgen. Die erstellte Farbe erscheint nun in
einem der Felder Benutzerdefinierte Farben. Erstellen Sie nun weitere Farben oder klicken
Sie auf OK, um die gewhlte Farbe zur aktuellen Schriftfarbe zu bestimmen. Um auf die
Standardfarbe Schwarz zurckzustellen, klicken Sie einfach auf das Symbol Textfarbe.
n Linksbndig
Ein Klick auf dieses Symbol ordnet den aktuellen Absatz linksbndig an. Text wird standardmig linksbndig formatiert.
n Zentriert
Ein Klick auf dieses Symbol ordnet den aktuellen Absatz zentriert an.
n Rechtsbndig
Ein Klick auf dieses Symbol ordnet den aktuellen Absatz rechtsbndig an.
n Nummerierung
Mit Anwahl dieser Funktion werden die
markierten Abstze fortlaufend nummeriert
und entsprechend eingerckt. Drcken Sie
am Absatzende die Taste [RETURN], wird der
folgende Absatz mit der nchsthheren Ziffer
nummeriert. Eine neue Zeile unterhalb des
aktuellen Nummerierungspunktes (weiches
Return) erhalten Sie, indem Sie am Absatzende [Umschalt]+[Return] drcken. Wenn Sie
fr einen Absatz die Nummerierung wieder
entfernen mchten, klicken Sie das Symbol
erneut an.

Abb. 30: Erstellen einer neuen Farbe

n Aufzhlung
Bei Auswahl dieses Symbols bekommt der aktuelle Absatz einen Aufzhlungspunkt und wird
entsprechend eingerckt. Das Symbol wirkt als Ein-/Ausschalter, d.h., bei erneutem Anklicken
wird die Aufzhlungsformatierung wieder entfernt. Eine neue Zeile unterhalb des aktuellen
Aufzhlungspunktes (weiches Return) erhalten Sie, indem Sie am Absatzende
[Umschalt]+[Return] drcken. Ein normales [Return] erstellt einen weiteren Aufzhlungspunkt.
n Einrcken nach links
Wenn Sie dieses Symbol auswhlen, wird der aktuelle Absatz um eine Tabulatorposition nach
links eingerckt.
n Einrcken nach rechts
Wenn Sie dieses Symbol auswhlen, wird der aktuelle Absatz um eine Tabulatorposition nach
rechts eingerckt.

75

Kapitel 2 David InfoCenter PC

n Hintergrundfarbe
Wenn Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Symbol Hintergrundfarbe klicken, ffnet sich eine
Farbpalette, aus der Sie eine Hintergrundfarbe auswhlen knnen. Wenn Sie die Schaltflche
Farbe bestimmen whlen, ffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie neue Farben definieren
knnen. Wie Sie eine neue Farbe erstellen, erfahren Sie auf Seite 74 im Abschnitt Textfarbe.
n Einfgen -> Grafik
Diese Funktion erlaubt Ihnen das Einfgen einer beliebigen Grafik im GIF- oder JPG-Format an
der aktuellen Cursorposition. Klicken Sie dazu in der Menleiste auf Einfgen -> Grafik und
whlen Sie im folgenden Fenster Ihre Grafik aus.

Alternativ ist es auch mglich, eine Grafik, die sich bereits in der Zwischenablage befindet,
direkt in das Texteingabefester an die Cursorposition zu kopieren. Diese Grafik wird dann
im JPG-Format an die eMail angehngt versendet, ganz gleich, welches Format die
Ursprungsdatei hatte.
n Einfgen -> Horizontale Linie
Mit dieser Funktion fgen Sie an die aktuelle Cursorposition eine horizontale Linie ein. Whlen
Sie dazu aus der Menleiste Einfgen -> Horizontale Linie.
n Einfgen -> Hyperlink
Mit dieser Funktion fgen Sie an der aktuellen Cursorposition einen Hyperlink ein. Klicken Sie
dazu in der Menleiste auf Einfgen -> Hyperlink. Es ffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Art
des Hyperlinks und die Adresse (URL) auswhlen bzw. eintragen knnen. Mit einem Klick auf
OK wird der Hyperlink eingefgt.
n Einfgen -> HTML...
Es ffnet sich ein Dialogfenster, in das Sie speziellen HTML-Code eingeben knnen.
n Einfgen -> Tabelle
Siehe oben, Menpunkt Tabelle (S. 50).
n Einfgen -> Initialen
Dieser Menpunkt fgt an der aktuellen Cursorposition den Text ein, den Sie unter Optionen
-> Einstellungen in das Feld Initialen eingetragen haben.
n Format -> Zeichensatz
Erlaubt Ihnen die Auswahl einer Schriftart, eines Schriftschnittes, eines Schriftgrads und
verschiedener Schriftauszeichnungen.
n Format -> Hintergrund -> Farbe...
Diese Option erlaubt es Ihnen, der eMail einen farbigen Hintergrund zu geben. Es ffnet sich das
Dialogfenster Farben. Whlen Sie die gewnschte Farbe aus der Liste und besttigen Sie mit
OK. Wie Sie mithilfe der Schaltflche Farben definieren >> eine individuelle Farbe erstellen,
lesen Sie weiter oben auf Seite 74 im Textabschnitt Textfarbe.

76

eMail

Sollte der Menpunkt Format -> Hintergrund -> Farbe... ausgeblendet sein, klicken Sie mit
der linken Maustaste auf den Hintergrund, um ihn zu aktivieren. Sollte der Menpunkt Farbe
weiterhin ausgeblendet sein, stellen Sie sicher, dass unter Format der Menpunkt HTML
aktiviert ist. Dies wird durch ein Hkchen angezeigt.
n Format -> Hintergrund -> Grafik...
Mit dieser Funktion knnen Sie eine beliebige Grafik, die im GIF- oder JPG-Format vorliegt,
als Hintergrund fr Ihre eMail whlen. Klicken Sie dazu aus der Menleiste auf Format ->
Hintergrund -> Grafik und whlen Sie im folgenden Fenster die Hintergrundgrafik aus.
n Format -> Hintergrund -> Sound...
Mit dieser Funktion knnen Sie eine eMail mit einem Sound versehen. Dieser wird abgespielt,
wenn der Empfnger die Nachricht ffnet. Es ffnet sich das Dialogfenster Background Sound.
Tragen Sie in das Feld Quelle Pfad und Name der gewnschten WAV-Datei ein oder whlen Sie
sie nach Anklicken der Schaltflche Suchen. Tragen Sie in das Feld Wiederholungen ein, wie
oft der Sound beim Empfnger abgespielt werden soll. Wenn Sie mchten, dass die Sounddatei in
einer Endlos-Schleife abgespielt werden soll, aktivieren Sie den gleichnamigen Schalter.

Eigenschaften von Objekten


Zu jedem Objekt einer HTML formatierten eMail (z.B. Text, Grafiken, Tabellen usw.) knnen
Sie sich die Eigenschaften anzeigen lassen, indem Sie das Objekt mit der rechten Maustaste
anklicken und aus dem Men Eigenschaften auswhlen.
Auf der ersten Registerkarte finden Sie in der linken Spalte der Tabelle alphabetisch sortiert
verschiedene Variablen, durch die das Objekt z.B. in Bezug auf das Aussehen verndert
werden kann. In die rechte Tabellenspalte kann der dazu gehrige Wert eingetragen bzw.
verndert werden. Die Variablen werden Tags genannt und sind im HTML-Standard festgelegt. Auf der Registerkarte Styles finden Sie unabhngig vom gewhlten Objekt die zur
Verfgung stehenden HTML-Styles. Erluterungen zu HTML und Styles lesen Sie bitte in der
entsprechenden Literatur nach.
Image Messaging
Mit dem Tobit Image Messaging System stellt Ihnen das David InfoCenter die Mglichkeit
zur Verfgung, Dokumente aus beliebigen Anwendungen als eMail-Anhang zu versenden.
Da diese Dokumente vom System in das JPG-Grafikformat konvertiert werden, mssen Sie sich
keine Gedanken darber machen, ob der Empfnger das Ursprungsdokument ffnen kann
er braucht lediglich einen JPG-Viewer (z.B. einen Web Browser). So knnen z.B. Texte oder
Grafiken Plattform bzw. System bergreifend versendet werden.
Um das Tobit Image Messaging zu nutzen, erstellen Sie im gewnschten Programm Ihr Dokument oder rufen in Ihrem Web Browser die gewnschte Internetseite auf und whlen dann
Datei -> Drucken. Whlen Sie nun den Druckertreiber Tobit Image Messaging und besttigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Die Konvertierung Ihres Dokumentes in das JPG-Grafikformat
wird vorgenommen, wobei fr jede Dokumentseite eine Datei erzeugt wird. Anschlieend
ffnet sich der Nachrichten-Editor des David InfoCenters mit den JPG-Dateien im Anhang. Sie
77

Kapitel 2 David InfoCenter PC

knnen nun wie gewohnt den (die) eMail-Empfnger und einen Nachrichtentext eingeben
und die Nachricht versenden. Nhere Informationen zum Erstellen und Versenden von eMails
finden Sie in Kapitel 2.2.
2.2.2

eMail empfangen
Ihre eingetroffenen eMails finden Sie blicherweise im Eingangsbuch Ihres David InfoCenters,
sofern Sie keine eigenen Verteilregeln definiert haben. Das Thema Nachrichten verteilen
wird in Kapitel 2.18.3 ab Seite 2.18.3 beschrieben.
Um empfangene eMails zu lesen, wechseln Sie einfach ins Eingangsbuch, indem Sie entweder in
den Favoriten oder im Archive-Baum auf Eingang klicken. Die Eintragsliste zeigt Ihnen alle
eingegangenen Nachrichten. eMails sind durch ein Briefumschlag-Symbol gekennzeichnet.
Wenn Sie einen Eintrag durch Anklicken mit dem Mauszeiger markieren, wird deren Inhalt im
Vorschau-Bereich dargestellt. Bleibt eine eMail lnger als fnf Sekunden markiert, wird sie als
gelesen gekennzeichnet und erhlt in der Eintragsliste neben dem Briefumschlag-Symbol ein
Hkchen. Voraussetzung dafr ist, dass Sie den entsprechenden Schalter bei der Konfiguration
des David InfoCenters gesetzt haben (im Hauptfenster: Optionen -> Einstellungen -> Men
Global - Vorschau -> Option Nachrichten nach 5 Sekunden als gelesen markieren).
Bei einem Doppelklick ffnet sich der Viewer mit dem eMail-Inhalt. Aus dem Viewer heraus
knnen Sie mithilfe verschiedener Symbole auf die eMail reagieren (beantworten, weiterleiten), was im Folgenden nher beschrieben wird.
eMail beantworten
Wenn Sie eine eMail empfangen haben, knnen Sie mit einem Mausklick darauf antworten.
Dabei haben Sie die Wahl, ob Ihre Antwort nur an den Absender zurckgesendet wird oder
auch an die Personen, die auer Ihnen auch die ursprngliche eMail erhalten haben
(s. Kap. 2.2.4, eMail-Rundsendung).
Bei der Antwort wird das Betreff-Feld um ein vorangestelltes Re: (Reply) erweitert. Bei mehrmals hin- und hergesendeten Nachrichten wird jeweils ein weiteres Re: hinzugefgt, was
durch eine Ziffer gekennzeichnet ist (z.B. Re-3). Wird die Nachricht zwischendurch auch
weitergeleitet, kommt zustzlich ein Fw: (Forward) hinzu. Auch bei mehrmals weitergeleiteten Nachrichten wird mit jeder Weiterleitung eine Ziffer ergnzt (z.B. Fw-2). Dadurch wird
natrlich der verfgbare Platz zur Darstellung des Betreffs einer Nachricht immer kleiner.
Deshalb krzt das System die Ansicht des Betreffs in der Eintragsliste ab dem dritten Fw: und
Re: durch Doppelpunkte. Wird die Nachricht durch Mausklick im Viewer geffnet, werden
alle Angaben vollstndig dargestellt.

1: Um dem Absender zu antworten, markieren Sie die Nachricht in der Eintragsliste und whlen
aus der Symbolleiste Antworten. Alternativ klicken Sie die Nachricht mit der rechten Maustaste an und whlen Antworten aus dem Kontextmen. Haben Sie die eMail bereits im Viewer
geffnet, whlen Sie dort direkt das Symbol Antworten.
Wenn die Nachricht, auf die Sie antworten, an mehr als einen Empfnger versendet wurde, und
wenn Sie bei der Konfiguration des David InfoCenters die Option Kompatibilitts-Modus
78

eMail

eingeschaltet haben (Optionen -> Einstellungen -> Men Global - Allgemein), erscheint nun
ein Dialogfenster, mit dem Sie auswhlen knnen, ob Sie nur dem Absender der Nachricht oder
auch allen anderen Empfngern antworten mchten.

2: Whlen Sie Ja, um nur dem Absender zu antworten, oder Nein, um die Antwort-eMail
an alle Empfnger zu schicken. Wenn Sie den Schalter Diesen Hinweis nicht mehr anzeigen
setzen, wird die Abfrage zuknftig unterdrckt und die Antwort wird nur an den ursprnglichen Absender geschickt.

3: Wenn Ihre Antwort an alle Empfnger der Quellnachricht gehen soll, klicken Sie in der
Symbolleiste auf Allen antworten. Dieses Symbol steht Ihnen nur zur Verfgung, wenn im
David InfoCenter unter Optionen -> Einstellungen im Men Global - Allgemein der
Schalter Kompatibilitts-Modus aktiviert ist.
Es ffnet sich der Nachrichten-Editor mit der ursprnglichen Nachricht. Das Adressfeld enthlt
je nach Auswahl (s.o.) die eMail-Adresse des Absenders und ggf. die eMail-Adressen der brigen eMail-Empfnger.
Oberhalb des Nachrichtentextes wurde ein so genannter Separator eingefgt, der Informationen zu Empfangsdatum, Absender und Empfnger des Ursprungstextes enthlt. So kann der
Empfnger beim Lesen Ihrer Antwort nachvollziehen, worauf Sie antworten.

4: Tragen Sie Ihren Antworttext oberhalb des Separators ein und klicken anschlieend auf
Senden. Es erscheint ein Dialogfenster, das Ihnen einige zustzliche Versandoptionen anbietet.
9 Dateianhang zurcksenden
Whlen Sie diesen Schalter, wenn Sie ursprnglich angehngte Dateien mit zurcksenden
mchten.
9 Eigenen Absender benutzen
Wenn Sie diesen Schalter setzen, wird Ihre in der DvISE-Benutzerkonfiguration eingetragene
eMail-Adresse als Absender verwendet. Bei nicht gesetztem Schalter verwendet das System
als Absender die Adresse, an die die eMail ursprnglich gesendet wurde (z.B. eine Sammeladresse wie support@ourcompany.com).
9 Nur dem Absender antworten
Aktivieren Sie diesen Schalter, um die Antwort nur an den Absender der Original-eMail zu
senden. Bei nicht gesetztem Schalter erhalten alle Empfnger der Original-eMail auch die
Antwort-eMail.

Wenn Sie eine eMail beantwortet haben, bekommt diese in der Eintragsliste einen kleinen lilafarbenen Pfeil nach links neben dem Dokumentensymbol. Haben Sie den Antworttext noch
nicht vollstndig fertiggestellt oder wollen spter daran weiterarbeiten, drcken Sie einfach die
Taste [ESC]. Es erscheint ein Menfenster, das Sie fragt, ob Sie das Dokument im Archive
Entwrfe ablegen mchten. Wenn Sie mit Ja antworten, wird Ihr Text dort zwischengespeichert und Sie knnen ihn jederzeit wieder aufrufen.

79

Kapitel 2 David InfoCenter PC

eMail weiterleiten
Um eine Nachricht an eine oder mehrere Personen weiterzuleiten, markieren Sie die Nachricht in
der Eintragsliste und klicken in der Symbolleiste auf Weiterleiten.
Wenn Sie die eMail mit dem Viewer geffnet haben, knnen Sie direkt das Symbol Weiterleiten anklicken. Es ffnet sich der Nachrichten-Editor mit dem Text, den Sie weiterleiten mchten, und einem Separator, der Informationen zu Empfangsdatum, Absender und Empfnger
des Ursprungstextes enthlt.
Tragen Sie in das Adressfeld neben An einen oder mehrere Empfnger ein und fgen Sie bei
Bedarf im Textfeld einen Kommentar hinzu. Mit einem Mausklick auf das Symbol Senden wird
die Nachricht verschickt. Wenn Sie eine Nachricht weitergeleitet haben, bekommt diese in der
Eintragsliste einen kleinen blauen Pfeil nach rechts neben dem Dokumentensymbol.
eMail erneut versenden
Wenn Sie eine Nachricht direkt und ohne nderungen weitersenden mchten, klicken Sie sie
mit der rechten Maustaste an und whlen aus dem Men Erneut versenden. Es ffnet sich
ein Dialogfenster, in das Sie die Empfngeradresse(n) eingeben knnen. Mit einem Mausklick
auf Senden wird die Nachricht verschickt.
Sowohl beim Beantworten als auch beim Weiterleiten von HTML-eMails bleiben die Formatierungen erhalten.

eMail verschieben, kopieren oder verknpfen


Nachrichten werden einfach per Drag & Drop (s. Glossar) kopiert oder verschoben. D.h., Sie
fassen eine Datei in der Eintragsliste mit dem Mauszeiger und ziehen Sie bei gedrckter Maustaste im Archive-Baum auf ein Zielarchive.
Wenn Sie beim Ziehen keine Taste zustzlich drcken, wird die Datei verschoben, d.h., sie liegt
nachher nur noch im Zielarchive. Halten Sie beim Ziehen zustzlich die [Strg]-Taste gedrckt,
wird die Datei beim Fallenlassen kopiert, d.h., sie liegt sowohl im Quell- als auch im Zielarchive.
Wenn Sie beim Ziehen zustzlich die [Strg]+[Umschalt]-Taste gedrckt halten, wird eine
Verknpfung zur Originaldatei erstellt.
Die Verknpfung verhlt sich genau so wie die Originaldatei. Bei einem Doppelklick auf die
Verknpfung wird die Originaldatei geffnet. Sie knnen beliebig viele Verknpfungen zu
einer Datei erstellen. Das ist z.B. ntzlich, wenn verschiedene Benutzer Zugriff auf dieselbe
Originaldatei haben sollen, die zentral im Netzwerk abgelegt ist. Eine Verknpfung erkennen
Sie an einem kleinen gebogenen Pfeil in der Eintragsliste neben dem Dokumentensymbol.
eMail drucken
Sie knnen empfangene eMails auf zwei Wegen ausdrucken: Direkt aus der Eintragsliste heraus
oder nach dem ffnen der eMail aus dem Viewer. Wenn Sie eine HTML-eMail einschlielich der
Formatierungen drucken mchten, erreichen Sie das mit der zweiten Mglichkeit.

80

eMail

9 Beim Drucken aus der Eintragsliste klicken Sie die gewnschte eMail mit der rechten Maustaste an und whlen aus dem Men Drucken oder selektieren aus der Funktionsleiste Datei ->
Drucken. Whlen Sie im folgenden Dialogfenster den Eintrag (Lokaler Drucker...) und besttigen Sie mit OK. Sie werden nun aufgefordert, einen Drucker zu bestimmen. Besttigen Sie anschlieend Ihre Eingaben mit OK.
9 Zum Ausdrucken des Textes einschlielich der HTML-Formatierungen doppelklicken Sie die
eMail in der Eintragsliste, um den eMail Viewer zu ffnen (s. unten), und whlen das Symbol Drucken aus der Symbolleiste bzw. Datei -> Drucken aus der Menleiste. Im folgenden Dialogfenster machen Sie die gewnschten Einstellungen und besttigen mit OK. Bei beiden Mglichkeiten
wird an den eigentlichen eMail-Text falls vorhanden eine Liste der Dateianhnge angefgt.
2.2.3

eMail Viewer
Wenn Sie eine empfangene eMail in der Eintragsliste doppelklicken, ffnet sich der
eMail Viewer mit dem Inhalt der Nachricht. Neben den Symbolen zum Antworten, Allen
antworten, Weiterleiten und Drucken einer eMail (s.o.), stellt Ihnen der Viewer zustzlich folgende Funktionen zur Verfgung:
n Antworten
Um dem Absender eine Antwort-eMail zu
senden, klicken Sie auf das Symbol Antworten.
Der Nachrichten-Editor wird geffnet und ein so
genannter Separator eingefgt, der die wichtigsten Daten zur ursprnglichen Nachricht
enthlt. Sie knnen nun Ihren Antworttext
eingeben und die Nachricht anschlieend wie
eine herkmmliche eMail versenden.
n Allen antworten
Wenn Sie die Schaltflche Allen Antworten
anklicken, werden ohne Nachfrage alle
Empfnger der ursprnglichen Nachricht in das
Adressfeld der Antwort-eMail bernommen.
Abb. 31: eMail Viewer
Sollte in Ihrem David InfoCenter die Schaltflche
Allen Antworten nicht vorhanden sein, so
setzen Sie unter Optionen -> Einstellungen -> Menpunkt Global - Allgemein" den Schalter
Kompatibilitts-Modus.
n Weiterleiten
Wenn Sie eine Nachricht an eine oder mehrere Personen weiterleiten mchten, klicken Sie auf
dieses Symbol. Es ffnet sich der Nachrichten-Editor mit dem Text, den Sie weiterleiten
mchten, und einem Separator, der Informationen zu Empfangsdatum, Absender und
Empfnger des Ursprungstextes enthlt. Tragen Sie in das Adressfeld neben An einen oder
mehrere Empfnger ein und fgen Sie bei Bedarf im Textfeld einen Kommentar hinzu. Mit
einem Mausklick auf das Symbol Senden wird die Nachricht verschickt.
81

Kapitel 2 David InfoCenter PC

n Als Notiz weiterleiten


Klicken Sie auf dieses Symbol, so wird der aktuelle Nachrichteninhalt als Notiz geffnet. Sie
haben dort die Mglichkeit, z.B. Handzeichnungen einzufgen und anschlieend zu
versenden.
n Nachricht speichern
Wenn Sie dieses Symbol anklicken, ffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie einen Pfad fr das
Abspeichern der Nachricht in einem anderen Archive auswhlen knnen.
n Drucken
Druckt den aktuellen Nachrichtentext.
n Markierung zitieren
Ein Mausklick auf dieses Symbol ffnet eine neue Nachricht, in die der aktuell markierte Text
als Zitat eingefgt wird. Unter Optionen -> Einstellungen im Men Vorlagen knnen Sie
eine Vorlage fr das Zitieren einstellen.
n Absender-Website in Webbrowser ffnen
Wenn Sie dieses Symbol anklicken, ffnet sich der interne David Webbrowser und versucht,
anhand der Absender-eMailadresse die Website des Absenders zu ffnen. Wurde die gerade
im eMail-Viewer geladene Nachricht z.B. von s.svenson@seinefirma.de gesendet, so ffnet
der Webbrowser die URL www.seinefirma.de, sofern vorhanden.
n In Adressbuch aufnehmen
Mit einem Mausklick auf dieses Symbol ffnet sich eine neue Adresskarte des Adressbuchs
und Sie knnen einen neuen Adresseintrag anlegen. Die eMail-Adresse des Absenders
finden Sie bereits im entsprechenden Feld eingetragen.
n Als Infofenster
Ein Klick auf dieses Symbol ffnet ein auffallend gelbes Fenster mit dem Inhalt der Nachricht,
das am Bildschirm nicht mehr von anderen Windows-Fenstern berdeckt werden kann. So
bleibt z.B. eine wichtige Nachricht immer im Blickfeld auf dem Bildschirm.
n Rechter Rand
Ein Mausklick bewirkt, dass beim Erreichen des Zeilenendes einen Umbruch durchgefhrt
wird. Die Zeilenlnge kann im Nachrichten-Editor unter Optionen -> Einstellungen im Feld
Maximale Zeilenlnge eingetragen werden. Dort knnen Sie mit dem Schalter Als Linie
anzeigen auch eine Begrenzungslinie einblenden.
n Vorhergehender Eintrag
Mit einem Klick auf dieses Symbol wird die in der Eintragsliste vorhergehende eMail angezeigt.
n Nchster Eintrag
Mit einem Klick auf dieses Symbol wird die in der Eintragsliste nchste eMail angezeigt.

Ein Dateianhang, der zusammen mit der eMail empfangen wurde, wird in einem gesonderten
Bereich des eMail Viewers unterhalb des Nachrichtentextes angezeigt. Mit einem Doppelklick

82

eMail

auf das entsprechende Datei-Symbol kann die angehngte Datei direkt ausgefhrt bzw.
geffnet werden.
Ist die Dateiendung unter Windows mit einer bestimmten Anwendung verknpft (z.B. eine
DOC-Datei mit Microsoft Word oder eine CDR-Datei mit Corel Draw), so wird die Anwendung
gestartet und die Datei geladen.
Wenn nach einem Doppelklick auf einen Dateianhang eine Warnmeldung erscheint, konnte dieser Dateianhang nicht auf Computerviren berprft werden. D.h., wenn der Anhang einen Computervirus
enthlt, besteht die Gefahr, Ihren Rechner zu infizieren. Wenn Sie nicht sicher sind, dass die Datei virenfrei ist, empfehlen wir, diese nicht zu ffnen und mit Ihrem Administrator Rcksprache zu halten.

2.2.4

eMail-Rundsendung
Mit Rundsendung bezeichnen wir eine Nachricht, die Sie mit gleichem Inhalt an mehrere
Empfnger verschicken. Sie wird zunchst genau so erstellt wie eine normale eMail (s. Kap. 2.2.1).

1: Starten Sie den Nachrichten-Editor durch einen Mausklick auf Neu.


2: Whlen Sie in der Symbolleiste aus der Liste Sendeservice den Nachrichtentyp eMail.
3: Geben Sie in das Textfeld Ihren Nachrichtentext ein.
4: Klicken Sie in der Menleiste auf Optionen -> Rundsendung. Es ffnet sich das Dialogfenster Rundsendung mit einer Liste aller zur Verfgung stehenden Rundsendedateien.
Wie Sie eine neue Rundsendedatei erstellen, lesen Sie im Abschnitt Erstellen einer Rundsendedatei ab Seite 101.
5: Whlen Sie die gewnschte Rundsendung aus. Achten Sie darauf, dass es sich um eine
eMail-Rundsendung handelt.
Wenn Sie die gewhlte Datei einsehen oder verndern mchten, klicken Sie auf Bearbeiten
und ergnzen oder entfernen Sie die gewnschten Empfnger. Klicken Sie anschlieend auf
Datei -> Speichern, um Ihre nderungen zu sichern und Datei -> Beenden, um das Eingabefenster zu schlieen.

6: Besttigen Sie im Dialogfenster Rundsendung Ihre Auswahl mit OK. Im Nachrichten-Editor wird nun eine Zeile der Form
@@RND <Rundsendedatei>@@
eingefgt, wobei RND die Variable fr Rundsendung ist. Statt <Rundsendedatei> wird der
Name der von Ihnen ausgewhlten Rundsendung eingefgt. Achten Sie darauf, dass sich dieser
Befehl separat in einer eigenen Zeile am besten unterhalb des Nachrichtentextes befindet.

7: Klicken Sie zum Abschluss auf Senden, um die Rundsendung abzuschicken. Die Nachricht
wird anschlieend an alle Empfnger versendet, die in der Rundsendedatei eingetragen sind.

83

Kapitel 2 David InfoCenter PC

2.2.5

Serien-eMail
Eine Serien-eMail ist eine so genannte personalisierte eMail-Nachricht. Damit ist eine Serie von
eMails an verschiedene Empfnger gemeint, die zwar denselben Text-Inhalt besitzen, wobei
jedoch jede einzelne Nachricht zustzlich individuelle, den Empfnger betreffende Angaben
enthlt. So kann beispielsweise in jeder Nachricht der Empfnger ganz persnlich mit seinem
Namen angeschrieben werden, z.B. Sehr geehrte Frau Weiland, ..., anstatt eines unpersnlichen Sehr geehrte Damen und Herren, ... (Abb. 32). Um eine Serien-eMail zu erstellen,
gehen Sie folgendermaen vor:

1: Starten Sie den Nachrichten-Editor des David InfoCenters durch einen Mausklick auf Neu
in der Symbolleiste oder Drcken der Taste [F9].
2: Klicken Sie auf die Schaltflche An und bestimmen Sie im Adressbuch die Empfnger fr Ihre
Serien-eMail durch Doppelklick der gewnschten Eintrge in der linken Spalte Verfgbar
(s. Kap. 2.13 Adressbcher), und schlieen Sie das Adressbuch durch bernehmen.
3: Vergeben Sie einen Betreff und erstellen Sie den fr alle Empfnger der Serien-eMail identischen Nachrichten-Text.

4: Setzen Sie den Cursor im Text an die Stelle, an


der Sie einen variablen Inhalt einfgen mchten,
z.B. den Namen des Nachrichten-Empfngers.

5: Klicken Sie nun auf Einfgen und fhren


den Mauszeiger zum Menpunkt Variablen,
ohne zu klicken. Es klappt ein weiteres Kontextmen aus.

6: Fhren Sie den Mauszeiger auf einen der


Eintrge, wiederum ohne zu klicken, um die Liste
der verfgbaren Variablen zu ffnen. Wenn Sie
nun einen Eintrag auswhlen, wird der Code der
Variablen an der markierten Stelle im Text
eingefgt.

Abb. 32: Beispiel einer Serien-eMail

7: Wenn Sie Ihren Text geschrieben und die gewnschten Variablen eingefgt haben, klicken
Sie zum Abschluss auf Senden, um den Serienbrief abzuschicken.
Beim nun folgenden Versand werden die im Text eingesetzten Variablen durch die
entsprechenden Informationen aus den gewhlten Adresseintrgen ersetzt. Sollte ein
Adresseintrag eine bentigte Information nicht enthalten, wird diese in einem zustzlich
Dialogfenster abgefragt (Abb. 33).

84

eMail

Liste der Variablen


Folgende Variablen sind verfgbar:
Benutzerdaten
Die folgenden Benutzerdaten beziehen sich auf den Absender einer Serien-Nachricht, also auf Sie.
Die Daten werden vom Administrator in der Benutzerkonfiguration hinterlegt. Den Code jeder
Variablen finden Sie in der Online-Hilfe unter dem Stichwort Variablen-Code.
9 Benutzer-Name

Ihr Vor- und Nachname.


9 Benutzer-Krzel
Ihr Krzel, das im DvISE Administrator fr Sie eingetragen ist.
9 Benutzer-Titel
Akademischer Titel.
9 Benutzer-eMail
Ihre Standard-eMail-Adresse.
9 Benutzer-Fax
Ihre Standard-Faxnummer.
9 Benutzer-Tel.
Ihre Telefonnummer.
9 Benutzer-SMS
Ihre SMS-Nummer.
9 Benutzer-Zusatz 1, 2, 3, 4

1., 2., 3., 4. Zusatzeintrag, der in den Benutzerdaten fr Sie eingetragen wurde.

Abb. 33: Informationen manuell ergnzen

Adressdaten
Die Adressdaten beziehen sich auf den Empfnger einer Serien-Nachricht. Sie finden die
Eintrge in den jeweiligen Adresskarten der Empfnger.
9 Vorname/2. Vorname
Vorname(n) des Nachrichten-Empfngers.
9 Angezeigter Name
Der unter Kontakte eingetragene Name des Empfngers.
9 Anrede
Die persnliche Anrede des Empfngers.

85

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 Titel
Der akademische Titel des Empfngers.
9 Geburtsdatum
Das Geburtsdatum des Empfngers.
9 Firma
Name der Firma des Empfngers.
9 Strae
Straenname der Firma.
9 PLZ

Postleitzahl des Ortes, in dem die Firma ansssig ist.


9 Stadt
Stadt, in der die Firma ansssig ist.
9 Land
Land, in dem die Firma ansssig ist.
9 Bundesland
Bundesland, in dem die Firma ansssig ist.
9 WebSite
WebSite der Firma.
9 Tel. geschftlich

Telefonnummer, unter der der Empfnger in der Firma erreichbar ist.


9 Tel. privat
Private Telefonnummer des Empfngers.
9 Tel. mobil
Mobilfunk-Nummer des Empfngers.
9 eMail/2. eMail
eMail-Adresse(n) des Empfngers.
9 Fax/2. Fax
Faxnummer(n) des Empfngers.
9 VoiceBox
Telefonnummer der VoiceBox (Anrufbeantworter) des Empfngers.
9 SMS/Pager
SMS- oder Pager-Nummer des Empfngers.

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eMail

9 Kategorie
Kategorie(n), die dem Empfnger zugewiesen wurde(n).
9 Kommentar
Zusatz, die als Kommentar auf die Adresskarte des Empfngers notiert wurde.

Datum/Zeit
9 Datum
Zur Auswahl stehen vier Variationen des aktuellen Datums. In Klammern sehen Sie jeweils ein
Beispiel. Das Datum wird im Moment des Versands der Serien-Nachricht eingefgt.
9 Zeit

Uhrzeit des Nachrichten-Versands.


9 Wochentag
Wochentag des Nachrichten-Versands.
9 Monat
Monat des Nachrichten-Versands.

Allgemein
9 Laufende Nummer
Nummeriert die einzelnen Nachrichten eine Serien-Sendung der Reihe nach durch. Bei jedem
Neustart des Service-Layers wird die Zhlung mit der nchsten Hunderterstelle fortgesetzt.
9 Server

Trgt beim Versand der Serien-Nachricht den Namen des DvISE Servers ein.
9 Benutzerdefiniert
Es ffnet sich ein Dialogfenster, in das Sie einen Text eintragen knnen, der beim Versand der
Serien-Nachricht zu einer Eingabe auffordert.
2.2.6

Postlagernder Versand
Die Funktion Postlagernd ermglicht es, Dateien auf Ihrem System fr den betreffenden
Empfnger zur Verfgung zu stellen, statt per eMail-Anhang zu versenden. Dazu wird in einer
eMail ein Link zur entsprechenden Datei an den Empfnger versendet, den dieser nur anzuklicken braucht, um die zugehrige Datei automatisch herunterzuladen bzw. zu starten.
Postlagernd versenden
Um eine oder mehrere Dateien postlagernd zur Verfgung zu stellen, gehen Sie folgendermaen vor:

1: Starten Sie den Nachrichten-Editor des David InfoCenters und tragen Sie die
eMail-Adresse(n) des (der) Empfnger in das Adressfeld ein.
2: Vergeben Sie einen Betreff und schreiben Sie wie gewohnt den eMail-Text.
87

Kapitel 2 David InfoCenter PC

3: Fgen Sie nun die Datei bzw. Dateien, die Sie postlagernd versenden mchten, an die eMail
an. Das knnen Sie ber Einfgen -> Anhnge -> Dateien... oder per Drag & Drop z.B. aus
dem Windows Explorer erreichten. Wenn Sie die Anhnge ber Einfgen -> Anhnge -> Postlagernd versenden... einfgen, erhlt die eMail gleichzeitig den Status postlagernd. berspringen Sie in dem Fall den nchsten Schritt.

4: Klicken Sie nun in der Symbolleiste des Nachrichten-Editors das Symbol Postlagernd an.
5: Versenden Sie die eMail mit einem Mausklick auf Senden.
Der Empfnger kann die von Ihnen so zur Verfgung gestellte(n) Datei(n) mit einem einfachen
Mausklick auf den jeweiligen Link in der eMail aufrufen.
Grundlagen
Zum Verstndnis der Funktion Postlagernd an dieser Stelle einige grundlegende Hinweise.
Speicherort
Mit dem Versenden der Nachricht an den Empfnger werden die angehngten Dateien in den
Ordner Postlagernd kopiert, den Sie im Archive-Baum unterhalb von Archive -> World Wide
Web finden. Beachten Sie, dass dieser Ordner bei hufigem Versand von postlagernden
Nachrichten mglicherweise sehr viel Speicherplatz auf Ihrer Festplatte belegt.
Bereinigung
Standardmig erfolgt nach 10 Tagen fr diesen Ordner eine Bereinigung, d.h. Dateien, die
mehr als 10 Tage alt sind, werden gelscht. Informationen zur Einstellungen der Bereinigung
finden Sie in Kapitel 2.17.1 ab Seite 148.
Voraussetzungen
Voraussetzung fr das postlagernde Anbieten von Dateien:
9 Ihr Rechner bzw. der entsprechende DvISE Server muss ber eine permanente Internetverbindung erreichbar sein. Fr den Zugriff von auen ist es erforderlich, fr diesen Ordner einige
Sicherheitseinstellungen (Verzeichnisrechte) zu lockern. Dies wird vom DvISE System automatisch erledigt.
9 Die so genannte WebBox des DvISE Systems muss gestartet sein. Andernfalls werden die
den postlagernden Versand betreffenden Optionen und Funktionen im David InfoCenter
nicht angezeigt.
9 Im DvISE Administrator muss unterhalb von Konfiguration -> System auf der Registerkarte bertragung die Option Postlagernd aktiviert sein. Ist das nicht der Fall, wird bei Auswahl der Funktion im Nachrichten-Editor bzw. David InfoCenter Mediaplayer eine entsprechende Meldung angezeigt.

88

Telefax

Automatisch postlagernd versenden


Im DvISE Administrator knnen Sie unterhalb von Konfiguration -> System auf der Registerkarte bertragung festlegen, ab welcher Gre des Dateianhangs einer Nachricht vorgeschlagen werden soll, die betreffende Nachricht postlagernd zu versenden. Geben Sie dazu
unter Empfehlen ab den gewnschten Wert ein. Es wird dann bei berschreitung des eingetragenen Wertes ein Hinweisfenster eingeblendet.
Wenn Sie mchten, dass ab einer bestimmten Gre der Dateianhang einer Nachricht automatisch postlagernd zur Verfgung gestellt werden soll, dann tragen Sie in das Feld Generell
anwenden ab den gewnschten Wert ein.
2.3

Telefax
Das Telefax ist die wohl bekannteste Form des elektronischen Datenaustauschs. Das David InfoCenter PC ermglicht Ihnen die Kommunikation mit jeder Faxlsung, ob herkmmlichem Faxgert
oder Computerprogramm. Zustzlich knnen Sie Faxe auch innerhalb Ihrer Firma (kostenlos)
versenden und empfangen sogar mit einigen zustzlichen Mglichkeiten.

2.3.1

Fax erstellen und versenden


Schritt fr Schritt erfahren Sie nun, wie ein Fax erstellt und versendet wird. Neben der Mglichkeit, direkt aus dem David InfoCenter zu senden, kann dazu auch jede Textverarbeitung
genutzt werden. Diese Mglichkeit folgt im Anschluss an das Versenden aus dem David InfoCenter PC ab Seite 90.
Faxversand aus dem David InfoCenter
Um eine neue Faxnachricht zu erstellen, gehen Sie folgendermaen vor:

1: Klicken Sie in der Symbolleiste Ihres David InfoCenter auf Neu oder drcken Sie einfach [F9]. Es
ffnet sich der Nachrichten-Editor (Abb. 34).
2: Tragen Sie in das Adressfeld neben An
die Faxnummer des Empfngers ein. Wenn
Sie ihn bereits in Ihrem Adressbuch gespeichert haben, whlen Sie zunchst ber das
Symbol Sendeservice den Dokumenttyp
Fax und klicken anschlieend auf die Schaltflche An, um das Adressbuch zu ffnen.
Hier knnen Sie den Empfnger nun bequem
auswhlen. Es werden Ihnen nur die Namen
angezeigt, an die Sie ein Fax senden knnen,
da fr sie bereits eine Faxnummer auf der
Adresskarte eingetragen ist.
Die Faxnummer wird nun automatisch in den
Nachrichten-Editor bernommen. Sollte im

Abb. 34: Nachrichten-Editor mit neuem Fax

89

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Adressbuch noch kein Eintrag vorhanden sein, lesen Sie in Kapitel 2.13 ab Seite 137 ber das
Arbeiten mit Adressen nach.

3: Tragen Sie in das Feld Betreff eine kurze Notiz zu Ihrem Fax ein. Diese wird nicht ins Fax
bernommen, denn sie dient Ihnen lediglich zur Information und wird in der Eintragsliste
angezeigt, wenn Sie nach dem Versand im Archive-Baum das Ausgangsbuch auswhlen.
Wenn Sie in das Betreff-Feld klicken und auf Ihrer Tastatur die Pfeiltaste nach unten bzw. nach
oben drcken, werden nacheinander die von Ihnen bereits frher einmal eingegebenen
Betreffs angezeigt. Eine vollstndige Liste dieser schon einmal eingegebenen Betreffs
bekommen Sie, wenn Sie den kleinen Pfeil nach unten ganz rechts neben dem Betreff-Feld
anklicken. Diese Funktion wird History genannt.
4: In das Nachrichtenfenster geben Sie nun den Text fr Ihr Fax ein. Dabei sollten Sie sich zur
Zeilenbegrenzung einen rechten Rand anzeigen lassen, wo der Text beim Schreiben umgebrochen
wird. Als Standard ist ein Wert von 78 Zeichen vorgegeben, den Sie verndern knnen, indem Sie
im Nachrichten-Editor Optionen -> Einstellungen whlen und im Feld Zeichen pro Zeile
(Nur-Text) den gewnschten Wert eingeben. Die brigen Einstellmglichkeiten dieses Dialogfensters finden Sie in Kapitel 2.1.6 auf Seite 57.
Wenn Sie die Funktionen Rechter Rand ausgeschaltet haben, achten Sie darauf, dass Ihre Textzeilen nicht lnger werden als ca. 70 Zeichen. Alle darber hinausgehenden Zeichen werden bei der
Faxerstellung abgeschnitten, da sie das Format DIN-A4 berschreiten.

5: Klicken Sie auf Senden und Ihr Fax wird im Archive Versand abgelegt.
Je nachdem, welche Einstellungen Sie unter Nachrichtenoptionen (s. S. 49) vorgenommen
haben, wird die Nachricht sofort, zu einem spteren Zeitpunkt oder erst durch manuelle Freigabe verschickt. Nach dem Versand wird eine Kopie im Ausgangsbuch abgelegt. So knnen
Sie jederzeit berprfen, was Sie wann an wen gesendet haben.
Alle Symbole des Nachrichten-Editors mit einer ausfhrlichen Beschreibung der Funktionen
finden Sie in Kapitel 2.1.6 ab Seite 48.
Faxversand aus WinWord, Word Perfect & Co.
Wie zu Beginn dieses Kapitels bereits erwhnt, knnen Sie alternativ zum David InfoCenter
jede andere Textverarbeitung zum Erstellen Ihrer Faxe verwenden. Dazu gehen Sie folgendermaen vor:

1: Erstellen Sie in Ihrem Textprogramm ein neues Dokument und geben Sie den Faxtext ein. Sie
knnen Linien, Grafiken, Fotos und sonstige Stilmittel zur Gestaltung verwenden.
2: Um Ihr Fax zu versenden, klicken Sie auf Datei -> Drucken und whlen als Druckertreiber
Tobit FaxWare. Es erscheint das Dialogfenster Nachricht versenden.

90

Telefax

3: Geben Sie Faxnummer(n) und Betreff in die vorgesehenen Felder ein und schlieen Sie Ihre
Eingaben mit einem Mausklick auf Senden ab. Das Fax wird anschlieend ins Versandbuch
gestellt und versendet.
Tragen Sie bei Bedarf Daten in die folgenden Felder des Dialogfensters Nachricht versenden
ein (Abb. 35):
n Ansprechpartner
Das Feld Ansprechpartner kann in Ihrem Fax durch folgende Zeichenkette ausgelesen werden:

@@GET JOB_CONTACT@@
Das bedeutet: An der Stelle in Ihrem Fax, an der Sie diesen Befehl einfgen, wird bei der Erstellung des Faxdokuments der Eintrag aus dem Feld Ansprechpartner eingefgt.
n Speichern im Adress-Archive
Wenn Sie die eingetragene Faxnummer in
Ihrem Adressbuch speichern mchten, geben
Sie dem Eintrag einen Namen und whlen Sie
nach einem Mausklick auf die Schaltflche
Buch Ihr Adressverzeichnis aus.
n Deckblatt
Sie knnen hier ein vordefiniertes Deckblatt
auswhlen. Es wird als zustzliche Seite vor
das eigentliche Fax geschaltet. Wenn Sie den
Schalter Notiz auf dem Deckblatt aktiAbb. 35: Dialogfenster Nachricht versenden
vieren, knnen Sie direkt auf dieses
Deckblatt eine Notiz schreiben. Klicken Sie
dazu auf das Symbol neben Notiz auf dem Deckblatt, um das Fenster Zustze zu ffnen,
und geben Sie Ihren Text ein. Mit einem Klick auf Senden wird das Fenster geschlossen.
Diese Funktion ist z.B. fr Kurzmitteilungen gut geeignet.
n Warten/Warten aufheben
Wenn Sie den Schalter Warten auswhlen, wird Ihr Fax mit dem Status Wartend in das
Auftragsbuch gestellt. Sie knnen die Nachricht vor dem Versand also noch einmal berprfen. Um endgltig versendet zu werden, muss sie manuell freigegeben werden. Klicken
Sie dazu das nebenstehende Symbol in der Symbolleiste an und besttigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK.
n Formularlayout
Beim Versand von Telefaxen knnen Sie vordefinierte Formularlayouts auswhlen. Ein Formular kann z.B. ein Firmenlogo sein, das als Grafik unter Ihren Text gelegt wird.

91

Kapitel 2 David InfoCenter PC

In der Symbolleiste finden Sie folgende Funktionen:


n Senden
Durch einen Mausklick auf Senden wird Ihr Fax in das Archive Versand gestellt und sofort oder
zum eingestellten Zeitpunkt versendet (s. weiter unten Termin). Solange es noch nicht versendet
wurde, knnen Sie Ihr Fax beliebig oft ffnen und verndern. Allerdings mssen Sie es nach einer
nderung erneut versenden. Nach einem Mausklick auf das nebenstehende Symbol im Image
Editor (Als Fax versenden) ffnet sich noch einmal das Dialogfenster Nachricht versenden und
Sie mssen erneut die Faxnummer(n) eintragen oder auswhlen. Nach dem Versand wird eine
Kopie des Faxes im Ausgangsbuch abgelegt. So knnen Sie jederzeit berprfen, was Sie wann an
wen gesendet haben.
n Ansicht
Ein Klick auf dieses Symbol ffnet den Image Editor. Dieser gibt Ihnen weitere grafische
Gestaltungsmglichkeiten fr Ihr Fax. Auch den im vorigen Absatz beschriebenen @@-Befehl
knnen Sie dort eintragen. Der Image Editor wird in Kapitel 2.3.3 ausfhrlich beschrieben.
n Kombinieren
Mit dieser Funktion lassen sich Dokumente aus verschiedenen Anwendungen (z.B. aus MS
WinWord und Corel Draw) innerhalb eines Auftrag versenden (s.u.).
n Lnder
Dieses Symbol ruft eine Liste von Lndervorwahlen auf.
n Versandtermin
Vergeben Sie einen Termin, an dem die Nachricht versendet werden soll. Bis zu diesem Zeitpunkt steht die Nachricht im Versandbuch.
n Zusatz
Ruft das Fenster Zustze auf, in das Sie eine Notiz fr das Deckblatt eintragen knnen.

Dokumente kombinieren
Wenn Sie Dokumentseiten aus verschiedenen Programmen zusammen an eine Faxnummer
senden mchten, so knnen Sie diese Seiten kombinieren. So knnen Sie beliebig viele Dokumente aus beliebig vielen Anwendungen zusammen verschicken.

1: Zum Kombinieren von Dokumentseiten ffnen Sie zunchst die Anwendung mit der ersten
Seite und klicken Datei -> Drucken.
2: Whlen Sie nun den Tobit-FaxWare-Druckertreiber und klicken auf OK.
3: Geben Sie anschlieend im Dialogfenster Nachricht versenden die Faxnummer ein und
klicken Sie auf das Symbol Kombinieren.
4: Besttigen Sie die folgende Abfrage, ob Sie ein weiteres Dokument mit dem aktuellen
Dokument kombinieren mchten, mit Ja.

5: ffnen Sie das nchste Dokument und whlen Sie wiederum Datei -> Drucken.
92

Telefax

6: Stellen Sie auch hier den FaxWare-Druckertreiber ein und klicken OK.
7: Geben Sie dieselbe Faxnummer wie zuvor ein und klicken Sie wiederum auf das Symbol
Kombinieren, wenn Sie weitere Dokumente hinzufgen mchten, und wiederholen Sie die
Schritte 5 und 6. Whlen Sie Senden, wenn Sie den Faxauftrag abschlieen mchten.

8: Klicken Sie im folgenden Dialogfenster auf Ja, so wird aus den kombinierten Dokumenten
ein Faxauftrag erzeugt und ins Versandbuch gestellt. Klicken Sie auf Nein, so wird ebenfalls ein
Faxauftrag erstellt, jedoch das letzte Dokument nicht angehngt.
Sammelliste
Die Sammelliste gibt Ihnen die Mglichkeit, mehrere Faxauftrge an dieselbe Faxnummer zu
sammeln und anschlieend als Gesamtauftrag zu versenden. So werden Zeit und Kosten
gespart, die jeweils beim Versand der Einzelauftrge anfallen wrden. Die gesammelten Faxe
werden in das Versandbuch gestellt und bekommen die Kennung Sammlung.
Es kann festgelegt werden, ob der Gesamtauftrag zu einer fest eingestellten Zeit versendet wird
oder bei Erreichen einer bestimmten Anzahl von Faxseiten. Die Sammelliste muss im DvISE Administrator eingerichtet werden. Setzen Sie sich dazu mit Ihrem System-Administrator in Verbindung.
2.3.2

Fax empfangen
Faxnachrichten, die fr Sie eintreffen, gelangen automatisch in Ihr Eingangsbuch, sofern Sie in
Ihrem David InfoCenter PC keine Verteilregeln definiert haben, die das Fax weiterleiten. Das
Thema Nachrichten verteilen wird in Kapitel 2.18.3 ab Seite 199 behandelt.
Um ins Eingangsbuch zu wechseln, klicken Sie auf das Symbol Eingang in der Favoriten-Leiste oder auf das entsprechende Archive im Archive-Baum. In der Eintragsliste sehen
Sie nun alle fr Sie eingegangenen Nachrichten. Ein Fax erkennen Sie am entsprechenden
Symbol ganz links als erstes Zeichen einer Zeile. Mit einem Mausklick markieren Sie die Zeile
und sehen im Vorschau-Bereich die einzelnen Seiten des Faxes stark verkleinert. Ein Mausklick
auf eine der Faxseiten ffnet diese im Image Editor.
Welche Mglichkeiten Ihnen zum Lesen und Bearbeiten eines Faxes zur Verfgung stehen, wird ausfhrlich in Kapitel 2.3.3 beschrieben.

Faxnachricht weiterleiten oder beantworten


Wenn sie ein Fax unverndert an einen weiteren Empfnger schicken wollen, so klicken Sie die
Nachricht einfach mit der rechten Maustaste an und whlen aus dem Men Erneut versenden.
Es erscheint das schon bekannte Dialogfenster Nachricht versenden. Tragen Sie die Faxnummer
in das Adressfeld ein und klicken Sie auf Senden, so wird Ihr Fax weitergesendet.
Mit dem David InfoCenter besteht auch die Mglichkeit, Kommentare in ein empfangenes Fax
zu schreiben und danach zurck- oder weiterzusenden. Dazu doppelklicken Sie die Faxnachricht, um sie im Image Editor zu ffnen. Schreiben oder zeichnen Sie nun in das Fax und klicken

93

Kapitel 2 David InfoCenter PC

dann auf das Symbol Fax versenden oder Fax zurcksenden und geben die Faxnummer des
Empfngers ein. Klicken Sie auf Senden, um das Fax abzuschicken.
Faxnachricht drucken
Um ein Fax auszudrucken, markieren Sie die Nachricht im Nachrichtenfenster und klicken in
der Symbolleiste auf das Symbol Drucken oder whlen Sie aus der Menleiste Datei ->
Drucken. Im folgenden Fenster machen Sie die fr Ihren Drucker ntigen Einstellungen und
klicken dann auf Drucken. Wenn Sie in einem empfangenen Fax nderungen oder Ergnzungen gemacht haben, mssen Sie den Weg ber den David InfoCenter Image Editor
whlen, damit diese nderungen ebenfalls gedruckt werden (s. Kap. 2.3.3).
Faxnachricht lschen
Um eine Nachricht zu lschen, haben Sie drei Mglichkeiten. Markieren Sie die Nachricht, die
Sie lschen mchten, und drcken die Taste [Entf] auf Ihrer Tastatur. Oder klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf die Nachricht und whlen Lschen. Oder markieren Sie die Nachricht
und klicken auf das Symbol Lschen in der Symbolleiste.
2.3.3

David InfoCenter Image Editor


In Kapitel 2.3.1 haben Sie den David InfoCenter Image Editor dazu benutzt, Ihre
Faxnachrichten zu lesen und Optionen zur
besseren Lesbarkeit einzustellen. Die
Mglichkeiten gehen jedoch weit darber
hinaus. Der David InfoCenter Image Editor
verfgt ber einen ganzen Werkzeugkasten von Funktionen zum Bearbeiten
eines Faxes (Abb. 36).
Dabei brauchen Sie keine Sorgen um das
Originaldokument zu haben. Alle nderungen (Zeichnungen, Anmerkungen,
Befehle) knnen nach Bedarf ein- oder
ausgeblendet werden (Bearbeiten ->
Anmerkungen). Zum Lschen whlen Sie
Abb. 36: Der David InfoCenter Image Editor
das Symbol Objekte selektieren aus der
Symbolleiste und markieren das Objekt, das Sie lschen mchten. Drcken Sie anschlieend
die Taste [Entf].
Wenn Sie beim Markieren die [Strg]-Taste gedrckt halten, knnen Sie nacheinander mehrere
Objekte auswhlen. Wenn Sie die linke Maustaste gedrckt halten, knnen Sie einen Auswahlrahmen um die gewnschten Objekte ziehen, die dann beim Loslassen der Maustaste markiert
werden. Sie knnen das Fax dann wahlweise mit Ihren Anmerkungen versenden oder ohne
sie. Auch fr das Ausfllen von Formularen, die Sie anschlieend wieder an den Absender
zurcksenden, bietet sich der Editor an. Beachten Sie, dass diese nderungen nur dann

94

Telefax

mitversendet werden, wenn Sie das Fax direkt aus dem David InfoCenter Image Editor verschicken. Das gilt ebenso fr das Drucken.
Wenn Sie das Fax aus der Eintragsliste versenden oder drucken (s. S.43), wird nur das Originaldokument ohne Ihre Ergnzungen versendet oder gedruckt.
Es werden nun nacheinander die Symbole und Funktionen des Image Editors beschrieben. Wenn
die in Abbildung 36 gezeigte Anordnung der Symbolleisten nicht mit der Anordnung in Ihrem
Image Editor bereinstimmt, knnen Sie die Leisten durch Anfassen zwischen den Symbolen
und gleichzeitiges Verschieben mit der Maus einfach an eine andere Position ziehen.
9 Antworten
ffnet den Dialog Nachricht versenden mit der Absender-Faxnummer im Adressfeld.
9 Weiterleiten
ffnet den Nachrichten-Editor mit dem aktuellen Fax als Anhang.
9 Drucken
Das Drucken-Dialogfeld wird geffnet und Sie knnen verschiedene Optionen fr den
Ausdruck einstellen.
9 Rckgngig
Mit jedem Ausklick auf dieses Symbol wird ein weiterer Arbeitsschritt rckgngig gemacht.
9 Deckblatt erstellen

Das im Moment von Ihnen bearbeitete Dokument knnen Sie als Deckblatt fr zuknftige
Faxnachrichten speichern.
9 Als Fax versenden
Das gerade bearbeitete Dokument knnen Sie direkt als Fax versenden. Wenn Sie das Symbol
Fax versenden anklicken, ffnet sich das Dialogfenster Nachricht versenden mit den auf
Seite 90 ausfhrlich beschriebenen Optionen.
9 Vorherige Seite/Nchste Seite

Mit diesen zwei Symbolen blttern Sie bei mehrseitigen Faxdokumenten jeweils eine Seite
vor oder zurck.
9 Vorheriges Fax/Weiteres Fax
Wenn mehr als eine Faxnachricht in der Eintragsliste angezeigt wird, knnen Sie mit diesen
Symbolen eine Nachricht vorwrts bzw. rckwrts springen.
9 Kommentar bearbeiten
Sie knnen mit dieser Funktion einen Kommentar eingeben, der Ihnen spter nhere Informationen zum Dokument gibt.

95

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 Bild verschieben
Nach einem Klick auf dieses Symbol verwandelt sich der Mauszeiger in ein Pfeilkreuz und Sie
knnen das Dokument bei gedrckter linker Maustaste fassen und in alle Richtungen
verschieben.
9 Objekt auswhlen
Mit dieser Funktion lassen sich von Ihnen vorher erstellte Objekte auswhlen und verschieben.
Der Mauszeiger verwandelt sich dabei in eine Hand.
9 Texteingabe
Sie knnen nun an einer beliebigen Stelle den Cursor platzieren und Text einfgen.
9 Bildausschnitt markieren
Ziehen Sie mit gedrckter linker Maustaste einen Rahmen um einen Bildausschnitt, um ihn zu
markieren.
9 Linie zeichnen
Nach Auswahl dieser Funktion knnen Sie gerade Linien zeichnen, indem Sie die Maus bei
gedrckter linker Maustaste ber den Bildschirm ziehen.
9 Freihand zeichnen
Es wird eine Freihandlinie gezeichnet, wenn Sie die Maus bei gedrckter linker Maustaste ber
den Bildschirm ziehen.
9 Rechteck zeichnen

Wenn Sie die linke Maustaste gedrckt halten und die Maus ber den Bildschirm fhren, wird
ein mit der aktuellen Farbe geflltes Rechteck aufgezogen.
9 Rahmen zeichnen
Wenn Sie die linke Maustaste gedrckt halten und die Maus ber den Bildschirm fhren, wird
ein Rahmen aufgezogen.
9 Stempel auswhlen
Mit dieser Funktion haben Sie die Mglichkeit, vorgefertigte Symbole wie mit einem Stempel auf
das Fax zu zeichnen (s. Abb. 36). Standardmig sind die Stempel Erledigt, Logo, Frage,
Prfen, Wichtig, Rckruf und Eilt schon installiert. Sie knnen bei Bedarf beliebig viele
Stempel hinzufgen. Voraussetzung ist, dass Sie die ntigen Schreibrechte auf dem DvISE-Server
besitzen. Fragen Sie dazu Ihren System-Administrator. Wie Sie einen neuen Stempel erstellen,
lesen Sie in einem gesonderten Abschnitt auf Seite 98.
9 Radiergummi
Wenn Sie dieses Symbol ausgewhlt haben, knnen Sie in Ihrem Fax Bildelemente ganz oder
teilweise ausradieren.
9 Selektion in den Vordergrund holen
Wenn sich von Ihnen gezeichnete Objekte (Rechteck, Rahmen, Text, usw.) berlagern, kann das
ausgewhlte Objekt in den Vordergrund geholt werden, so dass es andere Objekte berdeckt.
96

Telefax

9 Selektion in den Hintergrund legen


Wenn sich von Ihnen gezeichnete Objekte berlagern, kann das ausgewhlte Objekt in den
Hintergrund gelegt werden, so dass es von anderen Objekten berdeckt wird.
9 Farbe auswhlen
Es ffnet sich das Dialogfenster Farbe whlen, in dem Sie verschiedene Farben zum Zeichnen Ihrer Objekte auswhlen knnen. Wenn Sie die Farben Rot, Grn, Blau oder Trkis als
Objektfarbe auswhlen, knnen Sie zustzlich die Schalter Auf Schwarz zeichnen und Auf
Wei zeichnen auswhlen. Das bedeutet, das Objekt wird nur dort gezeichnet, wo der
Hintergrund schwarz bzw. wei ist.
9 Formatvorlage whlen
Es ffnet sich eine Liste, aus der Sie (falls eingerichtet) verschiedene Formatvorlagen fr die
Bearbeitung des Faxes auswhlen knnen.
9 Auf alle Dokumente anwenden
Die Aktivierung dieses Symbols bewirkt, dass alle aktuellen Einstellungen ab sofort fr alle
Dokumente bzw. weitere Seiten bernommen werden. Diese Einstellungen gelten beim
nchsten ffnen eines Dokumentes als Grundeinstellungen.
9 Anmerkungen hervorheben
Mit diesem Schalter lassen sich alle von Ihnen im Dokument eingetragenen nderungen
hervorheben. Alle ursprnglich im Fax enthaltenen Elemente werden blass dargestellt.
9 Zoom
Mit dieser Auswahl lsst sich das gerade angezeigte Fax auf feste Werte skalieren. Probieren
Sie einfach einmal aus, welche Einstellung fr Sie am gnstigsten ist.
9 Vergrern
Ein Klick auf dieses Symbol vergrert die aktuelle Seite in fest definierten Sprngen bis
auf 400%.
9 Verkleinern
Ein Klick auf dieses Symbol verkleinert die aktuelle Seite in fest definierten Sprngen bis
auf 12 %.
9 Auf Seitenbreite einpassen

Das Symbol vergrert oder verkleinert die aktuelle Seite auf die Breite Ihres
Bildschirmfensters.
9 Auf Seitenhhe einpassen
Das Symbol vergrert oder verkleinert die aktuelle Seite auf die Hhe Ihres
Bildschirmfensters.
9 Originalposition
Wenn Sie Ihr Fax mit einem der beiden folgenden Symbole nach links oder rechts gedreht
haben, so bringt dieses Symbol Ihr Fax wieder in die Originalposition.
97

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 90 nach links drehen


Mit jedem Klick auf dieses Symbol drehen Sie Ihr Fax um 90 nach links.
9 90 nach rechts drehen
Mit jedem Klick auf dieses Symbol drehen Sie Ihr Fax um 90 nach rechts.
9 Normale Darstellung
Wenn Sie mit einem der beiden folgenden Symbole Ihr Fax heller oder dunkler eingestellt
haben, so stellen Sie mit diesem Symbol den Standard wieder her.
9 Heller
Jeder Klick auf dieses Symbol hellt Ihr Fax um eine Stufe auf.
9 Dunkler

Jeder Klick auf dieses Symbol dunkelt Ihr Fax um eine Stufe ab.
Stempel erstellen
Stempel sind Symbole, die Sie auf Ihr Fax wie mit einem Stempel aufdrucken knnen
(s. Abb. 36). Einige vorgefertigte Stempel finden Sie im Image Editor in der Symbolleiste. Sie
knnen bei Bedarf beliebig viele Stempel zu den schon vorhandenen hinzufgen. Voraussetzung ist, dass Sie die ntigen Schreibrechte auf dem DvISE Server besitzen. Fragen Sie dazu
Ihren System-Administrator.

1: Gestalten Sie in einem beliebigen Grafikprogramm den gewnschten Stempel.


2: Whlen Sie anschlieend unter Datei -> Drucken den FaxWare-Druckertreiber.
3: Klicken Sie im folgenden Dialogfenster auf Datei -> Als Grafik speichern und geben den
gewnschten Dateinamen ein.
4: Whlen Sie das Verzeichnis
<\\Servername>\DAVID\CLIENTS\WINDOWS\STAMPS
und speichern Sie die Grafik dort im PCX-Format ab.
5: ffnen Sie den Image Editor, indem Sie ein Fax-Dokument in der Eintragsliste
doppelklicken.

6: ffnen Sie den Menpunkt Einstellungen -> Stempel und klicken Sie auf die Schaltflche
Hinzufgen.

7: Vergeben Sie einen Namen fr den neuen Stempel und whlen Sie aus dem Verzeichnis
\\<Servername>\DAVID\CLIENTS\ WINDOWS\STAMPS die zuvor gespeicherte Grafik.

8: Schlieen Sie das Dialogfenster mit einem Mausklick auf OK und anschlieend das
Auswahlfenster mit Schlieen. Der neue Stempel steht Ihnen ab sofort im David InfoCenter
Image Editor zur Verfgung.

98

Telefax

Deckblatt erstellen
Ein Deckblatt gibt Ihren Faxen ein einheitliches Aussehen und kann als erste Seite einer
Faxnachricht bestimmte Funktionen bernehmen, wie z.B. die Aufnahme von Name,
Anschrift, Datum, Seitenzahl, usw. Um ein neues Deckblatt fr Ihre Faxnachrichten zu erstellen, gehen Sie folgendermaen vor:

1: Gestalten Sie in einem beliebigen Anwendungsprogramm (Microsoft Word, Corel Draw,


usw.) ein maximal DIN-A4-groes Blatt nach Ihren Wnschen.
2: Whlen Sie dann innerhalb dieses Programms die Drucken-Funktion (i.d.R. ber Datei ->
Drucken). Stellen Sie als Drucker Tobit FaxWare ein und klicken auf OK.
3: Im nun erscheinenden Dialogfenster Nachricht versenden whlen Sie aus der Menleiste
Bearbeiten -> Bearbeiten. Es ffnet sich der Image Editor mit dem gerade erstellten
Fax-Deckblatt.
4: Whlen Sie Datei -> Deckblatt erstellen und geben Sie im folgenden Dialogfenster einen
Dateinamen und eine Beschreibung fr das Deckblatt ein. Sollten Sie eine Systemnachricht
erhalten, dass Sie nicht berechtigt sind, Deckbltter zu erstellen, setzen Sie sich mit Ihrem
Administrator in Verbindung.

5: Aktivieren Sie den Schalter Ohne Faxkopf, um zu verhindern, dass beim anschlieenden
Konvertieren des Deckblatts ein statischer Faxkopf generiert wird. Da das Erstellen des Deckblatts
identisch ist mit dem Erstellen eines ganz normalen Faxes, wird oben auf dem Blatt eine Zeile
erzeugt (Header), die als Faxkopf Name, Datum, Uhrzeit usw. enthlt. Die Erzeugung dieses
Faxkopfs kann mit dieser Option verhindert werden.
ber spezielle Befehle und vordefinierte Systemvariablen knnen Sie bestimmte Informationen (z.B. Datum, Seitenzahl, Absender usw.) bei der Erstellung des Faxes auf dem Deckblatt
automatisch eintragen lassen. Fr weitere Informationen fragen Sie Ihren System-Administrator oder lesen Sie die entsprechenden Kapitel im Systemhandbuch bzw. der Online-Hilfe
des David InfoCenters (Stichwort Systemvariablen).
Unterschrift einfgen
Um Ihrem Fax eine persnliche Note zu geben ist es oft wnschenswert, das Dokument unterschreiben zu knnen. Das erreichen Sie ganz einfach durch Hinzufgen einer Steueranweisung (@@-Befehl) in Ihr Fax. Setzen Sie die Schreibmarke an die Stelle, an der spter die Unterschrift erscheinen soll, und schreiben Sie folgende Steueranweisung:
@@unterschrift@@
Beim Konvertieren in das Faxformat wird statt der Steueranweisung Ihre Unterschrift eingefgt. Voraussetzung fr diese Funktion ist, dass Ihre Unterschrift eingescannt und vom Administrator im System abgelegt wurde.

99

Kapitel 2 David InfoCenter PC

ber entsprechende DvISE-Befehle (@@-Befehle) knnen Sie beim Faxversand eine Vielzahl von Aktionen auslsen. Nhere Informationen erhalten Sie aus dem DvISE-Systemhandbuch (DvISE-Befehle) oder von Ihrem Administrator.

2.3.4

Fax-Rundsendung
Mit Rundsendung bezeichnen wir Nachrichten, die mit gleichem Inhalt an mehrere Empfnger
verschickt werden. Der Unterschied zu einem Serienfax besteht darin, dass das Serienfax zustzlich individuelle Angaben enthlt, wie zum Beispiel eine persnliche Anrede.
Eine Rundsendung wird zunchst genauso erstellt wie ein normales Fax. Wenn Sie mit dem
Anfertigen eines Faxes noch nicht vertraut sind, lesen Sie Kapitel 2.3.1.
Fax-Rundsendung mit dem Nachrichten-Editor
1: Starten Sie den Nachrichten-Editor und erstellen Sie die gewnschte Nachricht.

2: Whlen Sie in der Symbolleiste aus der Liste Sendeservice den Nachrichtentyp Fax.
3: Geben Sie in das Textfeld Ihren Nachrichtentext ein.
4: Klicken Sie in der Menleiste auf Optionen -> Rundsendung. Es ffnet sich das Dialogfenster Rundsendung mit einer Liste aller zur Verfgung stehenden Rundsendedateien. Wie
Sie eine neue Rundsendedatei erstellen, lesen Sie in einem gesonderten Abschnitt ab Seite 101.

5: Whlen Sie die gewnschte Rundsendung aus. Achten Sie darauf, dass es sich um eine
Fax-Rundsendung handelt. Wenn Sie die gewhlte Datei einsehen oder verndern mchten,
klicken Sie auf Bearbeiten und ergnzen oder entfernen Sie die gewnschten Empfnger.

6: Klicken Sie auf Datei -> Speichern, um Ihre nderungen zu sichern und anschlieend
Datei -> Beenden, um das Eingabefenster zu schlieen.

7: Besttigen Sie im Dialogfenster Rundsendung Ihre Auswahl mit OK. Im Nachrichten-Editor wird nun eine Zeile der Form
@@RND <Rundsendedatei>@@
eingefgt, wobei RND die Variable fr Rundsendung ist. Statt <Rundsendedatei> wird der
Name der von Ihnen ausgewhlten Rundsendung eingefgt.
8: Klicken Sie zum Abschluss auf Senden, um die Rundsendung abzuschicken.
Die Faxnachricht wird anschlieend an alle Empfnger versendet, die in der Rundsendedatei
eingetragen sind.
Fax-Rundsendung mit einer beliebigen Textverarbeitung
1: Starten Sie Ihre Textverarbeitung und gestalten Sie die Faxnachricht nach Ihren Wnschen,
z.B. mit grafischen Elementen oder Bildern. Achten Sie darauf, dass Sie das DIN-A4-Format
nicht berschreiten.

2: Tragen Sie an einer beliebigen Stelle im Dokument in eine separate Zeile folgenden Befehl ein:
@@RND <Rundsendedatei>@@

100

Telefax

Anstelle von <Rundsendedatei> setzen Sie den Namen der gewnschten Rundsendedatei ein.
Wie Sie eine neue Rundsendedatei erstellen, lesen Sie im nchsten Abschnitt.

3: Rufen Sie anschlieend aus der Menleiste Datei -> Drucken auf.
4: Whlen Sie den Druckertreiber Tobit FaxWare und besttigen Sie mit OK.
5: Die Faxnachricht wird anschlieend an alle Empfnger versendet, die in der Rundsendedatei eingetragen sind.
Rundsendedatei erstellen
Eine Rundsendedatei ist die Quelldatei fr den Versand einer Rundsendung und enthlt die
Empfngernamen und deren Zieladressen. Neben Faxnachrichten knnen ebenfalls eMailund SMS-Nachrichten in einer Rundsendung verschickt werden. Die Rundsendedatei kann
mit einem beliebigen Editor erstellt werden, der das Speichern von reinem ASCII-Text
untersttzt. Um eine neue Datei zu erstellen, gehen Sie folgendermaen vor:

1: Starten Sie Ihren Editor (z.B. Windows Notepad).


2: Geben Sie in die erste Zeile als erstes Zeichen
ein Semikolon (;) und anschlieend einen
Namen fr die Rundsendedatei ein. Dieser
Name erscheint beim ffnen der Auswahlliste
fr Rundsendungen im Nachrichten-Editor.
Aus dem Namen sollte sinnvollerweise hervorgehen, um welchen Typ von Rundsendedatei es
sich handelt (Fax, eMail, SMS), um sie schon am
Namen voneinander unterscheiden zu knnen.
Die Kombination von Fax, eMail und SMS in
einer Rundsendedatei ist nicht mglich.

3: Tragen Sie jeweils in eine eigene Zeile Ziel

Abb. 37: Erstellen einer Rundsendedatei

(Faxnummer, eMail-Adresse, Telefonnummer)


und Empfngernamen der Rundsendung durch ein Semikolon getrennt ein, z.B.:
+4925619000111; Mller & Maier

4: Speichern Sie die Datei in reinem ASCII-Format unter einem beliebigen Namen mit der
Endung RND in folgendem Verzeichnis ab:
DAVID\APPS\FAXWARE\RESOURCE\DATA
Ab sofort steht Ihnen die Rundsendedatei im Nachrichten-Editor des David InfoCenters oder
zum Einfgen als @@-Befehl zur Verfgung.
Bei eMail-Nachrichten knnen Sie die Funktionen Cc und Bcc auch fr Rundsendungen
verwenden. Fgen Sie dazu unmittelbar hinter die eMail-Adresse die entsprechenden Krzel
ein (s. Abb. 37), z.B.

101

Kapitel 2 David InfoCenter PC

info@firma.de ; {Cc} ; Firma AG


info@tobit.com ; {Bcc} ; Tobit Software
Nhere Informationen ber die Funktion von Cc und Bcc finden Sie in Kapitel 2.2.1 auf Seite 61.
2.3.5

Serienfax
Mit Serienfax bezeichnen wir so genannte personalisierte Fax-Nachrichten. Damit ist eine
Serie von Faxen an verschiedene Empfnger gemeint, die zwar denselben Text-Inhalt besitzen,
wobei jedoch jedes einzelne Fax zustzlich individuelle, den Empfnger betreffende Angaben
enthlt. So kann beispielsweise in jeder Nachricht der Empfnger ganz persnlich mit seinem
Namen angeschrieben werden, z.B. Sehr geehrte Frau Weiland, ..., anstatt eines unpersnlichen Sehr geehrte Damen und Herren, ....
Ein Serienfax wird zunchst genauso erstellt wie ein normales Fax. Wenn Sie mit dem Anfertigen eines Faxes noch nicht vertraut sind, lesen Sie Kapitel 2.3.1. Zur Erstellung eines Serienfaxes ist grundstzlich jedes Textverarbeitungsprogramm geeignet, das ber eine Serienbrieffunktion verfgt. Wenn Sie also in Ihrer Textverarbeitung schon einmal einen
Serienbrief erstellt haben, wird Ihnen das Erstellen eines Serienfaxes keine Schwierigkeiten
bereiten. Der einzige Unterschied zum Serienbrief ist das Ausgabemedium. Genau so, wie
Sie den Serienbrief auf einem Drucker ausgeben, wird Ihr Serienfax mit dem Tobit
FaxWare-Treiber gedruckt. Gehen Sie folgendermaen vor:

1: Erstellen Sie wie gewohnt in Ihrer Textverarbeitung ein Serienbrief-Dokument. Wie das
im Einzelnen funktioniert, entnehmen Sie dem Handbuch oder der Online-Hilfe Ihrer
Textverarbeitung.
Alternativ knnen Sie natrlich auch eine der mitgelieferten Fax-Vorlagen aus dem Men
Formulare auswhlen, die bereits einige Serienelemente enthalten. In dem Fall passen Sie
das Fax-Dokument Ihren Wnschen an, whlen die Serienfax-Empfnger aus und fahren mit
Schritt 4 fort.

2: Fgen Sie in Ihr Dokument an beliebiger Stelle jeweils in einer eigenen Zeile die folgenden Steuerbefehle ein, die vom David InfoCenter beim Faxversand ausgewertet werden:
@@SERIENFAX@@
@@NUMMER <Datenfeld-Fax>@@
An Stelle von <Datenfeld-Fax> tragen Sie aus Ihrer Serienbrief-Steuerdatei (Datenquelle) die
Feldbezeichnung ein, die die Faxnummer reprsentiert. Diese Feldbezeichnung wird beim
Erstellen des Serienfaxes durch die Faxnummer des entsprechenden Datensatzes ersetzt.

3: ffnen Sie nun die Serienbrief-Druckfunktion Ihrer Textverarbeitung und whlen aus der
Liste den Drucker Tobit FaxWare aus.
4: Besttigen Sie das Dialogfeld mit OK und Ihr Fax wird an alle eingetragenen Empfnger
versendet. Die Steuerzeichen in Ihrem Dokument werden beim Versand durch die Daten aus
der Steuerdatei ersetzt.
102

Telefax

2.3.6

Faxabruf
Mit dem David InfoCenter haben Sie die Mglichkeit, Telefaxe per Faxabruf zu empfangen.
So genannte Faxabrufsysteme (s. Glossar) stellen die abzurufenden Dokumente zur Verfgung, die von Ihnen angefordert werden knnen. Zu diesem Zweck wird eine Telefonverbindung aufgebaut, ber die die Faxseiten bertragen werden. Dabei erfolgt anders als blich
der Anruf vom Faxempfnger, der natrlich auch die anfallenden Telefonkosten trgt. Bei den
Faxabrufsystemen unterscheidet man Faxpolling, Fax-on-demand und FaxBack.
n Beim Faxpolling wird durch Anwahl einer bestimmten Faxnummer mit einem polling-fhigen Faxgert das Dokument zum Anrufenden bertragen. Dazu erstellen Sie im David InfoCenter eine neue Nachricht und tragen in das Adressfeld die Faxnummer der Faxpolling-Gegenstelle ein. Der Betreff der Nachricht hat keine weitere Bedeutung fr den Faxpolling-Abruf,
kann aber von Ihnen genutzt werden, um die Nachricht im Ausgangsbuch identifizieren zu
knnen. Als Nachrichtentext geben Sie den Befehl
@@FAXPOLLING@@
in das Texteingabefenster ein. Wenn Sie die Nachricht nun versenden, wird die Faxverbindung
aufgebaut und anschlieend von der Gegenstelle das angeforderte Dokument bertragen und
in Ihr Eingangsbuch gestellt.
n Fax-on-demand leitet Sie per gesprochener Anweisungen durch ein Men zum gewnschten
Dokument. Mit dem DTMF-Tonwahlverfahren werden die Menpunkte ber Ihre Telefontastatur
ausgewhlt. Anschlieend wird die bereits bestehende Telefonverbindung auch zur bertragung
des Dokuments genutzt. Leiten Sie den Anruf vom Telefon zu Ihrer Faxnummer um, sobald Sie
dazu aufgefordert werden. Das empfangene Fax befindet sich anschlieend im Eingangsbuch.
n Beim FaxBack-Verfahren rufen Sie per Telefon die Gegenstelle an und werden aufgefordert,
die Nummer des gewnschten Dokuments einzugeben. Das System fragt auerdem die Faxnummer ab, an die das Faxdokument gesendet werden soll. Anschlieend wird die aktuelle
Telefonverbindung getrennt, von der Gegenstelle neu aufgebaut und das angeforderte Dokument an die genannte Faxnummer bertragen. Bei diesem Verfahren entstehen natrlich auf
beiden Seiten Verbindungskosten.

Dokumente fr den Faxabruf bereitstellen


Mit dem David InfoCenter knnen Sie nicht nur Telefaxe anfordern bzw. abrufen, sondern
natrlich auch selbst Dokumente zum Abruf zur Verfgung stellen. Gehen Sie dazu folgendermaen vor:

1: Erstellen Sie wie in Kapitel 2.3.1 ab Seite 89 beschrieben im David InfoCenter PC oder Ihrer
Textverarbeitung das Faxdokument, das Sie zum Abruf bereitstellen mchten.
2: Tragen Sie an einer beliebigen Stelle im Text die folgende Zeile ein:
@@FBCREATE Dokumentennummer, Dokumententitel@@
Statt Dokumentennummer setzen Sie die Nummer ein, unter der Ihr Fax abgerufen werden
kann (max. 8 Stellen). Unter Dokumententitel geben Sie einen Namen fr das Dokument ein
(max. 30 Stellen).
103

Kapitel 2 David InfoCenter PC

3: Wenn Sie das Dokument mit dem David InfoCenter erstellt haben, klicken Sie nun auf
Senden. Das Dokument wird im Archive FaxBox abgelegt und steht ab sofort unter der
von Ihnen eingetragenen Dokumentennummer zum Abruf bereit. Wenn Sie Ihre Textverarbeitung zur Dokumenterstellung nutzen, klicken Sie auf Datei -> Drucken und whlen den
Drucker Tobit FaxWare aus. Wenn Sie nun OK anklicken, wird das Dokument in Archive
FaxBox hinterlegt.
2.4

SMS
Die Abkrzung SMS steht fr Short Message Service und meint eine Kurznachricht, die auf
ein Mobiltelefon gesendet wird. Aus Ihrem David InfoCenter ist der Versand einer SMS kein
Problem, wenn die technischen Voraussetzungen erfllt sind. Die Einstellungen dazu werden
im DvISE Administrator vorgenommen.

2.4.1

SMS versenden
Das Versenden einer SMS-Nachricht geschieht folgendermaen:

1: ffnen Sie eine neue SMS, indem Sie im David InfoCenter auf Neu klicken und dabei die
Maustaste fr einen kurzen Moment gedrckt halten. Es klappt ein Men auf, aus dem Sie den
Eintrag SMS auswhlen knnen. Alternativ whlen Sie aus der Menleiste Datei -> Neu ->
SMS oder drcken Sie [Strg]+[Umschalt]+[J] auf Ihrer Tastatur.
2: Geben Sie in das Adressfeld die Telefonnummer des Mobiltelefons ein, an das die SMS
geschickt werden soll.
3: Bestimmen Sie einen Zeitpunkt fr den Versand, wenn Ihre SMS-Nachricht nicht sofort
versendet werden soll. Mit einem Klick auf das Symbol Nachrichtenoptionen ffnet sich ein
Dialogfenster, in dem Sie den Schalter Versandzeitpunkt aktivieren mssen. Daraufhin werden
die zwei Eingabefelder fr das Datum und die Uhrzeit aktiv. Machen Sie die gewnschten
Eintrge. Zustzlich knnen Sie mit Aktivierung der entsprechenden Schalter ein Ablaufdatum
oder eine Gltigkeitsdauer fr Ihre SMS-Nachricht bestimmen (s. S. 54).

4: Geben Sie nun den Nachrichtentext ein und versenden Sie die Nachricht mit einem Klick auf
das Symbol Senden. Die SMS wird in das Archive Versand verschoben und sofort oder zum
eingestellten Termin versendet.
SMS per Formular
Als Alternative steht Ihnen ein bereits fertig eingerichtetes Formular fr den Versand einer
SMS zur Verfgung, wenn es von Ihrem Administrator entsprechend angepasst wurde. Dazu
ffnen Sie mit einem Klick auf das Formularsymbol in der Symbolleiste das Men und whlen
SMS-Nachricht. Im nun erscheinenden Formular fllen Sie die Felder Nummer und Text
aus und besttigen den Versand mit OK.
SMS an das David InfoCenter senden
Um eine SMS von einem Mobiltelefon aus einem Empfnger in sein David InfoCenter zu
senden, muss zunchst die SMS-Nummer der mit dem DvISE Server verbundenen GSM Hardware bekannt sein. An den Anfang der SMS (also in den Textteil) wird die so genannte Verteilkennung eingetragen werden. Diese Verteilkennung kann z.B. das Krzel oder der
104

SMS

Benutzername des Empfngers im Firmen-Netzwerk sein, eingeschlossen durch zwei


#-Zeichen. Lautet das Krzel z.B. RS, muss direkt zu Anfang des SMS-Textes folgende
Zeichenkette eingetragen werden:
#rs#
Geben Sie anschlieend wie gewohnt den Text ein versenden Sie die Nachricht. Sie wird,
wenn beim Empfnger eine entsprechende Verteilregel angelegt wurde, in dessen Eingangsbuch verteilt (s. S. 105).
Beachten Sie, dass zur Zeit fr eine SMS-Nachricht maximal 160 Zeichen zur Verfgung stehen. Dieses Limit setzt das Mobilfunk-System und kann vom David InfoCenter nicht beeinflusst werden.

2.4.2

SMS empfangen
Eine SMS-Nachricht empfangen Sie wie jede andere Nachricht auch in Ihrem Eingangsbuch.
Sie erkennen eine SMS-Nachricht am nebenstehenden Symbol in der Eintragsliste. Voraussetzung fr den Empfang ist eine mit dem Server verbundene SMS-fhige Hardware (z.B.
GSM-Funkmodem, Handy). Nhere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Administrator.
Die Verteilung eingehender SMS-Nachrichten in das Eingangsbuch des jeweiligen Empfngers
geschieht anhand einer Verteilkennung, die in die Nachricht eingetragen werden muss (s.o.). Wird
keine Verteilkennung eingegeben, landet die SMS im Archive Unverteilt (s.S. 168).

2.4.3

SMS-Rundsendung
Ein ganz besonderes Feature ist das Erstellen von SMS-Rundsendungen mit Ihrem David InfoCenter. Mit Rundsendung bezeichnen wir Nachrichten, die mit gleichem Inhalt an mehrere
Empfnger verschickt werden. Eine SMS-Rundsendung wird zunchst genauso erstellt wie
jede andere SMS auch. Gehen Sie folgendermaen vor:

1: Starten Sie den Nachrichten-Editor durch einen Mausklick auf Neu.


2: Whlen Sie in der Symbolleiste aus der Liste Sendeservice den Nachrichtentyp SMS.
3: Geben Sie in das Textfeld Ihren Nachrichtentext ein. Achten Sie darauf, nicht mehr als 160
Zeichen einzutragen.
4: Klicken Sie in der Menleiste auf Optionen -> Rundsendung. Es ffnet sich das Dialogfenster Rundsendung mit einer Liste aller zur Verfgung stehenden Rundsendedateien. Wie
Sie eine neue Rundsendedatei erstellen, lesen Sie ab Seite 101.
5: Whlen Sie die gewnschte Rundsendung aus. Achten Sie darauf, dass es sich um eine
SMS-Rundsendung handelt.
Wenn Sie die gewhlte Datei einsehen oder verndern mchten, klicken Sie auf Bearbeiten
und ergnzen oder entfernen Sie die gewnschten Empfnger. Klicken Sie anschlieend auf
Datei -> Speichern, um Ihre nderungen zu sichern und Datei -> Beenden, um das Eingabefenster zu schlieen.

105

Kapitel 2 David InfoCenter PC

6: Besttigen Sie im Dialogfenster Rundsendung Ihre Auswahl mit OK. Im Nachrichten-Editor wird nun eine Zeile der Form
@@RND <Rundsendedatei>
eingefgt, wobei RND als Variable fr Rundsendung steht. Statt <Rundsendedatei> wird der
Name der von Ihnen ausgewhlten Rundsendung eingefgt. Achten Sie darauf, dass sich dieser
Befehl separat in einer eigenen Zeile am besten unterhalb des Nachrichtentextes befindet.

7: Klicken Sie zum Abschluss auf Senden, um die Rundsendung abzuschicken. Die Nachricht
wird anschlieend an alle Empfnger versendet, die in der Rundsendedatei eingetragen sind.
2.4.4

EMS
Das System untersttzt den erweiterten Standard EMS (Extended Message Service). Hierbei ist
die maximale Textlnge nicht auf 160 Zeichen pro Nachricht beschrnkt.
Um ber das David InfoCenter eine EMS zu versenden, whlen Sie im Nachrichten-Editor die
Nachrichtenart SMS aus und hngen an die Telefonnummer des Empfngers einen Doppelpunkt an, z.B.
0160/123456:
Vor der bertragung wird die EMS in Einzelnachrichten mit max. 160 Zeichen zerlegt, so
dass auch ltere Mobiltelefone diese Nachricht empfangen knnen. Wird die EMS von
einem EMS-fhigen Handy empfangen, so setzt dieses die Teile wieder zu einer einzigen
Nachricht zusammen.
Voraussetzung fr den EMS-Versand und -Empfang ist, dass Ihr Administrator die entsprechenden Einstellungen in der Port-Konfiguration des DvISE Administrators vorgenommen
hat. Das ist natrlich nur dann sinnvoll, wenn die Hardware, ber die EMS-Nachrichten
versendet werden sollen, bzw. der gewnschte Provider das Versenden von EMS-Nachrichten ermglicht. Per ISDN knnen keine EMS-Nachrichten verschickt werden.

2.5

VoiceMail
VoiceMails sind Nachrichten, die nicht in geschriebener Form, sondern als Sound-Dateien
vorliegen. Das kann z.B. eine Mitteilung auf Ihrem Anrufbeantworter (VoiceBox) sein
(s. Kap. 2.9.9) oder auch eine von Ihnen selbst gesprochene Sounddatei, die Sie als Nachricht
versenden. Der Empfnger der VoiceMail hrt beim Abspielen Ihre Stimme und verleiht der
Nachricht einen persnlichen Charakter.
Um eine VoiceMail zu versenden, mssen Sie sie zunchst aufzeichnen. Das erreichen Sie per
Mikrofon ber Ihre Soundkarte und das Windows-Programm Audiorekorder oder auch
direkt ber das Telefon und das David InfoCenter. Wenn Ihre VoiceBox von Ihrem Administrator bereits eingerichtet wurde (s. auch S. 106: Rufnummer fr TAPI Funktionen), knnen
Sie direkt eine Nachricht aufsprechen und versenden:

1: Whlen Sie von einem Telefon aus die Rufnummer Ihrer VoiceBox und sprechen Sie den zu
versendenden Text auf. Nach Fertigstellung erscheint eine neue Nachricht in Ihrem
Eingangsbuch.
106

VoiceMail

2: Klicken Sie diese Nachricht mit der rechten Maustaste an und whlen Sie aus dem Men
Erneut versenden, oder klicken Sie in der Menleiste auf Aktionen -> Erneut versenden.
Der Nachricht versenden-Dialog wird aufgerufen.
3: Tragen Sie in das Empfngerfeld neben An die Telefonnummer ein, an die die VoiceMail
gesendet werden soll.
4: Stellen Sie einen Termin fr den Versand ein, wenn die Nachricht nicht sofort abgeschickt
werden soll. Whlen Sie dazu Optionen -> Versandtermin....

5: Stellen Sie Datum und Uhrzeit fr den Versand ein und besttigen Sie mit OK, um zum
vorigen Fenster zurckzugelangen.
6: Vergeben Sie bei Bedarf einen Betreff, um die Nachricht zu kennzeichnen. Der Betreff
dient zu Ihrer Information und erscheint in der Eintragsliste.

7: Klicken Sie auf Senden, um die Nachricht abzuschicken. Sie gelangt nun in das Archive
Versand und wird je nach gewhltem Versandzeitpunkt sofort oder zum eingestellten Zeitpunkt verschickt.
VoiceMail abspielen
Eine VoiceMail erhalten Sie, wenn jemand eine Nachricht in Ihrer VoiceBox (Anrufbeantworter) hinterlsst. Wie ein Fax oder eine eMail liegt diese VoiceMail dann in Ihrem Eingangsbuch und Sie knnen sie einfach per Doppelklick abspielen.
Sollte Ihr Rechner keine Soundkarte besitzen, knnen Sie die VoiceMail auch ber das Telefon
abspielen. Dazu klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und whlen aus dem Men Telefonwiedergabe. Wenn Ihr System vom Administrator entsprechend konfiguriert wurde, klingelt nun Ihr Telefon und die Nachricht wird abgespielt.
Absender zurckrufen
Wenn Sie den Absender einer empfangenen VoiceMail per Telefon zurckrufen mchten,
knnen Sie das sehr einfach direkt aus Ihrem David InfoCenter heraus tun. Klicken Sie dazu die
empfangene VoiceMail mit der rechten Maustaste an und whlen Sie aus dem Men
Rckruf->....
Kurz darauf klingelt Ihr Telefon und eine Stimme teilt Ihnen mit, dass Sie nun verbunden
werden. Anschlieend wird die entsprechende Telefonnummer gewhlt.
Wahlhilfe aus dem David InfoCenter PC
Eine weitere Mglichkeit, eine Telefonnummer vom David InfoCenter whlen zu lassen, erreichen sie folgendermaen:
ffnen Sie durch Doppelklicken z.B. eine empfangene eMail, halten Sie die Taste [Strg] auf
Ihrer Tastatur gedrckt und drcken Sie gleichzeitig die Taste [D]. Sofort erscheint die
Meldung, dass die Telefonnummer, die in Ihrem Text gefunden wurde, nun angewhlt wird.
Es klingelt Ihr Telefon und Sie werden verbunden. Es wird immer die erste im Text gefundene
Nummer gewhlt. Befindet sich mehr als eine Telefonnummer im Text, markieren Sie die
gewnschte durch Doppelklick und drcken nun [Strg]+[D].
107

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Voraussetzung fr die Nutzung der Wahlhilfe ist die Konfiguration dieser Funktion im DvISE
Administrator und folgende Einstellung in Ihrem David InfoCenter PC:

1: Whlen Sie aus der Menleiste Optionen -> Einstellungen.


2: Wechseln Sie auf zum Men Benutzerprofil und tragen Sie unter Rufnummer fr TAPI
Funktionen (Lokale Nebenstelle) die Durchwahlnummer Ihres Telefons ein. Wenn es sich
dabei um eine interne Nummer handelt, setzen sie vor die Ziffern ein Sternchen (z.B. *123), um
eine spontane Amtsholung zu verhindern.
2.6

TMail
Mit TMail bezeichnen wir eine Nachricht, die dem Empfnger am Telefon mit einer synthetischen Stimme vorgelesen wird. D.h., Sie schreiben einen Text und geben die Telefonnummer
des Empfngers an. Das David InfoCenter whlt nun diese Nummer und liest dem Empfnger
den geschriebenen Text vor.
Eine TMail ist z.B. sinnvoll, wenn Sie jemandem eine Nachricht zukommen lassen mchten,
von dem Sie wissen, dass er nur zu einer bestimmten Zeit und nur telefonisch erreichbar ist,
dieser Zeitpunkt aber fr Sie ungnstig ist. Sie knnen eine TMail folgendermaen erstellen:

1: ffnen Sie den Nachrichten-Editor mit einem Mausklick auf Neu.


2: Whlen Sie aus dem Sendeservice in der Symbolleiste den Nachrichtentyp TMail aus.
3: Geben Sie in das Adressfeld die Telefonnummer des Empfngers ein oder whlen Sie ihn
aus dem Adressbuch. Dieses ffnen Sie mit einem Mausklick auf das Karteikartensymbol
neben An. Es werden Ihnen nur die Namen angezeigt, an die Sie eine TMail senden
knnen. Das sind natrlich die Personen, fr die eine Telefonnummer auf der Adresskarte
eingetragen ist. Schlieen Sie das Fenster mit einem Mausklick auf das Symbol OK.
4: Bestimmen Sie einen Zeitpunkt fr den Versand. Klicken Sie dazu auf das nebenstehende
Symbol Nachrichtenoptionen und aktivieren Sie im folgenden Dialogfenster den Schalter
Versandzeitpunkt. Dadurch werden die zwei Felder neben Versandzeitpunkt aktiviert.
Stellen Sie dort ein Datum und eine Uhrzeit fr den Versand ein. Klicken Sie auf OK, um zum
vorherigen Fenster zurck zu gelangen.

5: Versenden Sie die Nachricht mit einem Mausklick auf das Symbol Senden. Die TMail wird in
das Archive Versand verschoben und zum eingestellten Termin versendet.
TMail-Rundsendung
Auch TMails knnen in einer Rundsendung verschickt werden. Der Versand einer TMail-Rundsendung geschieht analog zur SMS-Rundsendung. Es ist lediglich statt SMS der Sendeservice
TMail auszuwhlen. Lesen Sie dazu den Abschnitt auf Seite 105.
2.7

Multimedia
Der Begriff Multimedia ist heute in aller Munde. Das David InfoCenter erlaubt die Verwaltung
unterschiedlichster digitaler Medien unter einer Benutzeroberflche. Ob Audio- oder VideoDateien, Grafiken oder Fotos: Sie alle knnen einfach im David InfoCenter aufgezeichnet oder
kopiert, verschoben oder verknpft und natrlich auch abgespielt bzw. angesehen werden.

108

Multimedia

2.7.1

TV-Aufzeichnungen
Eine elektronische TV-Programmzeitschrift und der digitale Videorekorder machen das David
InfoCenter zur Unterhaltungsplattform. Per Mausklick erstellen Sie Ihr ganz persnliches Fernsehprogramm, knnen Sendungen manuell aufnehmen oder per Timer programmieren. Intelligente Benutzerprofile veranlassen die Aufzeichnung genau der Sendungen, die Sie interessieren. Die elektronische Programmzeitschrift wird von einem Tobit-Redaktionsteam
gepflegt, das u.a. Sprungmarken so genannte StreamTags innerhalb der Sendungen
setzt, wodurch es z.B. mglich ist, Werbung gezielt zu berspringen und die betreffende
Sendung unterbrechungsfrei anzusehen oder in Spielfilmen bestimmt Kapitel direkt anzuwhlen. Diese Sprungmarken knnen Sie natrlich auch selbst in Ihren Aufzeichnungen
setzen, um spter bestimmte Stellen direkt anzusteuern.
Das Abspielen der Aufzeichnungen erfolgt direkt im David InfoCenter mit dem InfoCenter
Mediaplayer (s. S. 121) und kann bei vorhandenem TV-out-Anschluss auf einen angeschlossenen Fernseher bertragen werden. Voraussetzung fr das Aufzeichnen von TV-Sendungen ist
der Einbau und die korrekte Installation einer geeigneten TV-Karte. Nhere Informationen zu
untersttzten Karten finden Sie unter www.tobit.com.
Um die TV-Dienste nutzen zu knnen, mssen im DvISE Administrator spezielle Einstellungen vorgenommen werden und bestimmte Dienste gestartet sein. Lesen Sie dazu im DvISE-Systemhandbuch
das Kapitel Multimedia-Dienste.

Programmbersicht
Das zentrale Element fr die Aufnahmeplanung ist die Programmbersicht, die sich in
Aussehen und Handhabung an gedruckten Fernsehzeitschriften orientiert (Abb. 38) und
Ihnen das TV-Programm fr 14 Tage im Voraus anzeigt. Entscheidend ist, dass Sie diese
Zeitschrift nicht jede Woche neu kaufen mssen, sondern dass sie ber das Internet aktualisiert wird. So finden auch kurzfristige Programmnderungen den Weg in die aktuelle
Programmbersicht. Das Aktualisierungsintervall knnen Sie im DvISE Administrator unter
TV-Index -> System anpassen.
Sie finden die TV-Programmbersicht im Archive-Baum des David InfoCenters unter dem Menpunkt Programmbersicht. Sie enthlt spaltenweise das Fernsehprogramm der ausgewhlten
Kanle, jeweils in Stundenblcken abgesetzt und farbig hinterlegt. Beim ffnen wird die Ansicht
zeitlich so eingestellt, dass Sie das zurzeit laufende Fernsehprogramm im Blick haben. Durch den
Schieberegler unterhalb der Programmbersicht knnen Sie horizontal durch die Sender scrollen.
Die Titelzeile der Programmbersicht enthlt neben dem Wochentag und dem zugehrigen
Datum folgende Schaltflchen:
9 Morgen
ber diese Schaltflche wechselt die TV-Programmbersicht zum nchsten Tag. Wenn Sie mit
der rechten Maustaste auf Morgen klicken, ffnet sich eine Liste aller Tage, fr die das
TV-Programm verfgbar ist. So knnen Sie jedem Tag direkt anwhlen.

109

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 Vorheriger / Nchster Tag


Nach einem Mausklick auf Morgen (s.o.) werden die beiden Schaltflchen Vorheriger Tag
und Nchster Tag eingeblendet, um mit der Programmbersicht tageweise vor bzw. zurck
zu springen. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf Vorheriger/Nchster Tag klicken,
ffnet sich eine Liste aller Tage, fr die das TV-Programm verfgbar ist. So knnen Sie jedem
Tag direkt anwhlen.
9 Aufnahmeplanung
Diese Schaltflche ffnet
eine bersicht der zur
Aufnahme vorgesehenen
Sendungen. In Kurzform
finden Sie diese in der ganz
linken
Programmspalte.
Lesen Sie dazu auch den
Abschnitt Aufnahmeplanung ab Seite 114.
9 Einstellungen
ber diese Schaltflche
werden auf verschiedenen Registerkarten die
TV-Einstellungen konfiguriert. Detaillierte Informationen finden Sie ab
Seite 116.
9 Favoriten
Abb. 38: Programmbersicht
Ein Mausklick auf diese
Schaltflche ffnet das Dialogfenster Favoriten, ber das Sie Schlsselwrter festlegen
knnen, um Sendungen automatisch aufzuzeichnen bzw. von der automatischen Aufnahme
auszuschlieen. Klicken Sie dazu auf die Schaltflche Favorit hinzufgen bzw. Ausschluss
hinzufgen, um die Liste zu erweitern. Detaillierte Beschreibungen jeder einzelnen Option
der sich ffnenden Dialogfenster finden Sie in der Online-Hilfe [F1].

Fernsehsendung aufzeichnen
Das Aufzeichnen von Fernsehsendungen mit dem David InfoCenter ist sehr einfach und auf
drei verschiedene Arten mglich: manuell, automatisch und per individuell konfigurierbarem
Aufnahmeprofil. Alle aufgezeichneten Sendungen finden Sie im Archive-Baum unterhalb von
Archive - Multimedia - Video - Aufzeichnungen. Sie knnen Sie dort mit einem einfachen
Mausklick abspielen.
Um aufgenommene Sendungen auch auerhalb des David InfoCenters anschauen zu knnen,
stellt David die Show Interface Services (SIS) zur Verfgung. Damit werden alle
110

Multimedia

Aufzeichnungen zustzlich per Hardlinks auf der Windows-Dateiebene im Verzeichnis


David\Multimedia abgelegt und knnen von dort aus abgespielt werden (z.B. mit dem
Windows Mediaplayer). Voraussetzung ist, dass der SIS-Dienst im DvISE Administrator
gestartet ist. Bei Bedarf kann dort auch das Verzeichnis gendert werden (Show Interface
Services - System auf der Registerkarte Allgemein).
Manuelle Programmaufzeichnung
Bei der manuellen Aufzeichnung knnen Sie smtliche Aufnahmeparameter von Hand
festlegen. Gehen Sie dazu folgendermaen vor:

1: Markieren Sie im Archive-Baum die Programmbersicht und klicken Sie anschlieend in


der Symbolleiste auf Neu. Es ffnet sich das Dialogfenster Manuelle Aufnahme (Abb. 39).

2 Whlen Sie aus der Liste den Namen des Kanals, von dem Sie die Sendung aufnehmen
mchten.

3: Setzen Sie bei Start den Schalter Sofort, wenn die Aufnahme unmittelbar mit dem
Schlieen dieses Dialogfensters gestartet werden soll. Wenn Sie diese Option deaktivieren,
knnen Sie aus zwei zustzlichen Auswahllisten Datum und Uhrzeit fr den Beginn der
Aufnahme eintragen oder auswhlen.
4: Whlen Sie unter Dauer aus der Liste eine Zeitspanne, wie lange das System aufnehmen soll.
5: Geben Sie der Aufnahme einen Betreff, z.B. den
Namen der Sendung, oder whlen Sie einen
Betreff aus der Liste. Dieser Betreff wird im David
InfoCenter in der Eintragsliste angezeigt.
6: Tragen Sie bei Bedarf einen Kommentar zur
Aufnahme ein. Er wird fr diese Sendung im
Vorschaubereich des David InfoCenters angezeigt.
Mit einem Mausklick auf OK wird der
Aufnahme-Auftrag erstellt und je nach Einstellung
sofort oder zum festgelegten Zeitpunkt gestartet.
Sie finden den Auftrag im Versandbuch des David
InfoCenters. Das Symbol ganz links sagt Ihnen, um
was fr eine Aufzeichnungsart es sich handelt, in
diesem Fall also eine manuelle.

Abb. 39: Manuelle Programmaufzeichnung

Komfort-Aufzeichnung
Die Komfort-Aufzeichnung macht es sehr einfach, aus der aktuellen Programmbersicht eine
Sendung fr die Aufnahme vorzusehen im einfachsten Fall mit drei Mausklicks. Zunchst die
ausfhrliche Variante:

111

Kapitel 2 David InfoCenter PC

1: Markieren Sie im Archive-Baum die Programmbersicht und wechseln Sie ber die Schaltflchen Vorheriger Tag oder Nchster Tag in der Titelzeile zu dem Tag, an dem die
Sendung ausgestrahlt wird, die Sie aufnehmen mchten.

2: Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf den


Namen der Sendung, die Sie aufnehmen
mchten. Es ffnet sich ein Dialogfenster mit
dem Sendungsnamen in der Titelzeile (Abb. 40).
3: Klicken Sie auf die Schaltflche Sendung
aufzeichnen. Es ffnet sich das gleichnamige
Dialogfenster.

4: ndern Sie hier bei Bedarf Vor- bzw. Nachlaufzeit fr diese Sendung. Nhere Informationen zu diesem Menpunkt finden Sie auf
der Seite 117.
5: Setzen Sie den Schalter Sendungen mit

Abb. 40: Sendung aufzeichnen

diesem Titel generell in die automatische


Aufnahmeplanung bernehmen, wenn diese Sendung (z.B. die Folgen einer Serie) bei jeder
Ausstrahlung aufgezeichnet werden soll. Nun wird auch die nchste Option Titel vor der
bernahme in die Aufgabenplanung editieren aktivierbar.

6: Wenn Sie den Schalter Titel vor der bernahme in die Aufgabenplanung editieren aktivieren, so wird nach einem Mausklick auf OK das Dialogfenster Textbewertung geffnet,
in dem Sie einige zustzliche Einstellungen vornehmen knnen. Eine Beschreibung der Einstellungen finden Sie auf Seite 117.

7: Besttigen Sie Ihre Eingaben mit OK, um die Aufnahmeplanung abzuschlieen. Sie finden
den Aufzeichnungsauftrag im Versandbuch des David InfoCenter Mediaplayers.
Um wie oben angekndigt eine Aufnahme mit drei Mausklicks einzurichten, klicken Sie in
der Programmbersicht die gewnschte Sendung mit der rechten Maustaste an und whlen
aus dem Kontextmen Sendung aufzeichnen. Besttigen Sie das folgende Dialogfenster mit
OK, und die Planung ist abgeschlossen.
Aufzeichnung per Aufnahmeprofil
Die Aufzeichnung auf der Grundlage eines von Ihnen vorgegebenen Aufnahmeprofils bietet
neben der manuellen und der Komfort-Aufnahmeplanung (s.o.) die komfortabelste Art der
TV-Programmplanung. So durchsucht und bewertet das System nach Ihren Vorgaben das
gesamte Fernsehprogramm aller ausgewhlten Sender und ermittelt rund um die Uhr eine
Rangliste, nach der TV-Sendungen aufgezeichnet werden.
Dazu knnen Sie zum einen in eine Favoriten-Liste individuelle Schlsselwrter eintragen,
nach denen die Titel der TV-Sendungen durchsucht werden (z.B. heute-journal). Zum
112

Multimedia

anderen haben Sie die Mglichkeit, mithilfe eines Aufnahmeprofils, nach dem alle Sendungen
bewertet werden, Ihr TV-Programm zusammenzustellen.
Grundlage fr die Bewertung des Fernsehprogramms sind zwei Kriterien. Auf der einen Seite
die fr die jeweilige Sendung vergebene Punktezahl in den Kategorien Popularitt, Spielfilm, Humor, Information, Erotik, Gefhl, Action und Sport. Dazu wird vom
Tobit-Redaktionsteam eine Bewertung vergeben, die Sie in den Detail-Informationen (fast)
jeder Sendung finden. Auf der anderen Seite fliet in die Bewertung ein, welchen Stellenwert
Sie den einzelnen Kategorien zuweisen. Aus diesen beiden Kriterien wird eine Kennzahl ermittelt, die die Prioritt jeder Sendung in der Aufnahmeliste bestimmt. Eine von Ihnen manuell zur
Aufnahme eingestellte Sendung hat allerdings in jedem Fall Vorrang vor einer Aufzeichnung
per Aufnahmeprofil. Es ist nicht mglich, zwei Sendungen zur selben Zeit aufzunehmen.
Um nun Ihr individuelles Profil festzulegen, verfahren Sie folgendermaen. Die genaue
Beschreibung aller Einzeloptionen lesen in der Onlinehilfe, die Sie auf der betreffenden Registerkarte mit [F1] aufrufen.

1: Markieren Sie im Archive-Baum den Ordner Programmbersicht und whlen Sie in der
Titelleiste der Programmbersicht Favoriten.
2: Klicken Sie auf Favoriten hinzufgen, um
das gleichnamige Dialogfenster zu ffnen.

3: Tragen Sie nun in das Eingabefeld


Folgenden Begriff im Titel suchen das
gewnschte Schlsselwort oder einen Teilbegriff ein und setzen Sie bei Bedarf weitere
Optionen dieses Dialogfensters. Eine genaue
Erklrung zu jeder Option erhalten Sie ber die
Online-Hilfe des David InfoCenters. Drcken Sie
dazu einfach die Taste [F1].
4: Klicken Sie auf OK, um Ihre Eingaben abzuschlieen. Das eingetragene Schlsselwort wird
am Ende der Liste eingefgt. Die Reihenfolge
der Schlsselwrter bestimmt deren Prioritt.
Abb. 41: Favoriten hinzufgen
Um den Stellenwert fr einen Begriff zu
erhhen bzw. zu verringern, markieren Sie den Begriff in der Liste und ordnen ihn mit den
Schaltflchen Nach oben bzw. Nach unten an die gewnschte Position.

5: Klicken Sie neben Ausschluss-Liste auf Hinzufgen, wenn Sie Sendungen mit bestimmten
Schlsselwrtern oder Teilbegriffen von der Aufzeichnung ausschlieen mchten. Sind Schlsselwrter oder Teilbegriffe sowohl in der Favoriten-Liste als auch in der Ausschluss-Liste eingetragen, wird die betreffende Sendung nicht aufgezeichnet.

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Kapitel 2 David InfoCenter PC

6: Wechseln Sie anschlieend auf die Registerkarte Profil und whlen Sie zunchst aus
der Liste unter Automatismus, wie mit dem Profil verfahren werden soll (s. Registerkarte Profil auf S. 116).

7: Stellen Sie fr jede Kategorie mithilfe der Schieberegler eine Position zwischen unwichtig
und wichtig ein, je nachdem wie hoch Sie die jeweilige Kategorie bewerten.
8: Klicken Sie auf OK, um Ihr Aufzeichnungsprofil zu speichern.
Ihre Einstellungen werden sofort wirksam. Die Spalte Aufnahmeplanung in der Programmbersicht fllt oder ndert sich entsprechend den von Ihnen gemachten Vorgaben mit den
Sendungen, die fr die Aufzeichnung vorgesehen sind.
Zustzlich zu Titel, Startzeitpunkt und Lauflnge der Sendung weisen Symbole auf die Aufnahmeart hin. Der gelbe Stern besagt, dass die betreffende Sendung aufgrund der von Ihnen
eingetragenen Schlsselwrter aufgenommen wird, der blaue Punkt reprsentiert das Bewertungsprofil und das Personen-Symbol eine von Ihnen manuell eingestellte Aufnahme.
In den Programmspalten der Fernsehkanle werden die fr die Aufnahme vorgesehenen
Sendungen mit roter Schrift dargestellt. Mit einem roten Balken hinterlegte Eintrge weisen
darauf hin, dass die Sendung von Ihnen manuell fr die Aufnahme eingestellt wurde. Diese
Sendungen haben die hchste Prioritt.
TV-Aufnahmeplanung
In der TV-Programmbersicht werden in der Spalte Aufnahmeplanung (abschaltbar unter
Einstellungen -> Erweitert) alle zur Aufzeichnung vorgesehenen Sendungen in Kurzform
darstellt. Zustzlich finden Sie eine ausfhrliche Aufbereitung dieser Daten, wenn Sie in der
Titelzeile der TV-Programmbersicht auf Aufnahmeplanung klicken (Abb. 42).
Das zweigeteilte Fenster zeigt
im linken Bereich in chronologischer Reihenfolge die vorgesehenen Sendungen mit Kanal,
Start-Uhrzeit, Sendungstitel,
Ende-Uhrzeit und Dauer der
Aufzeichnung. Wenn Sie eine
Sendung
markieren,
bekommen Sie im rechten
Bereich des Fensters dem
Vorschau-Bereich ausfhrliche Informationen. Neben
den schon bekannten Daten
sind das zustzlich die BewerAbb. 42: TV-Aufnahmeplanung
tung des Redaktionsteams
bzgl. Popularitt, Humor, usw.,
und je nach Sendung der Untertitel, die Kategorie, eine Inhaltsangabe, die Liste der Hauptdarsteller, mglicherweise einige Szenenfotos und sonstige Informationen (z.B. Regisseur).
114

Multimedia

In der Symbolleiste der Aufnahmeplanung stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfgung:
n Neu
Ein Mausklick auf Neu erstellt eine neue Programmaufnahme. Nhere Informationen finden
Sie im Abschnitt Manuelle Aufzeichnung ab Seite 111
n Eigenschaften
Diese Funktion ffnet die Eigenschaften der markierten Sendung. Nhere Informationen zu
den Eintragseigenschaften finden Sie in Kapitel 2.18.2 ab Seite 188.
n Vorschau
Ein Mausklick auf das Symbol Vorschau schliet oder ffnet den Vorschaubereich. Der kleine Pfeil neben dem Symbol erffnet zustzlich die Mglichkeit, den Vorschau-Bereich unterhalb bzw. neben den Sendungen anzuordnen und die Kopfzeile oberhalb des Vorschau-Bereichs ein- oder auszublenden.
n Drucken
Druckt die aktuell markierte Sendung inklusive aller Zusatzinformationen aus.
n Lschen
Lscht den aktuell markierten Eintrag aus der Liste der aufzunehmenden Sendungen.
n Verteilen
Ein Mausklick auf Verteilen ffnet eine Auswahlliste, aus der Sie einen oder mehrere Empfnger auswhlen knnen, denen Sie die in der Liste der aufzunehmenden Sendungen markierten Eintrge zuschicken knnen.
n Filter
Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Funktion Filtern aufzurufen. Nhere Informationen lesen Sie im Abschnitt 2.18.2 ab Seite 184.
n Suchen
ffnet den Suchen-Dialog, um nach bestimmten Sendungen suchen zu lassen. Die Optionen
werden im Abschnitt 2.18.2ab Seite 183 ausfhrlich erlutert.
n QuickFinder
Mit dem QuickFinder finden Sie schnell einen bestimmten Eintrag in der Liste. Geben Sie die
ersten Buchstaben des zu suchenden Titels ein und beobachten Sie die Liste. Mit jedem Zeichen wird das Ergebnis weiter eingeschrnkt, bis nur noch der gesuchte Eintrag brig bleibt.
n Tag auswhlen
Whlen Sie aus der Liste den Tag aus, fr den Sie die zur Aufnahme vorgesehenen Sendungen
anzeigen lassen mchten.
n Vorheriger Tag/Nchster Tag
Mit diesen beiden Symbolen wechseln Sie zum jeweils vorigen bzw. nchsten Tag.

115

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Anpassen der TV-Einstellungen


Nach der Installation ist das David InfoCenter bereits mit Standardwerten vorkonfiguriert.
Wenn Sie in der TV-Programmbersicht in der Menzeile auf Einstellungen klicken,
knnen Sie alle Optionen, die die TV-Einstellungen betreffen, anpassen.
Registerkarte Profil
Auf dieser Registerkarte beeinflussen Sie das Profil fr die automatische Aufnahmeplanung
(s. S 112). Mit dem Aufzeichnungsprofil besitzen Sie eine automatische Aufnahmeplanung, die
nach Ihren Vorgaben das gesamte Fernsehprogramm aller ausgewhlten Sender Tag und
Nacht durchsucht und bewertet. Voraussetzung dafr, dass auf dieser Registerkarte nderungen vorgenommen werden knnen, ist, dass Sie die entsprechenden Rechte auf das
Verzeichnis \DAVID\CODE auf dem DvISE Server besitzen.
n Automatismus
Whlen Sie aus der Liste, wie mit Ihrem Profil
verfahren werden soll. Die Auswahl Diese Einstellungen nicht beachten ignoriert das Profil vollstndig, Nur besonders hohe Bewertungen
beachten bercksichtigt nur die Einstellungen, bei
denen der Schieberegler mindestens auf der
vierten Position steht und Alle Bewertungen
beachten bercksichtigt alle Kategorien so, wie
Sie von Ihnen eingestellt wurden.
n Bewertungen in den Kategorien
Grundlage fr das Bewertungsprofil auf dieser
Registerkarte sind zwei Kriterien:
9 Ein Kriterium ist das fr jede Sendung vergebene Punktesystem zu den Kategorien Tipp des Tages, Spielfilm, Humor, Information, EroAbb. 43: TV-Programmbersicht - Profil
tik, Gefhl, Action und Sport. In jeder
Kategorie werden von einem Redaktionsteam eins bis sieben Punkte vergeben, die Sie in den
Detail-Informationen jeder Sendung finden knnen.
9 Das andere Kriterium ist der persnliche Stellenwert, den Sie jeder Kategorie zuordnen, indem
Sie die Schieberegler auf sieben Raststellungen zwischen unwichtig und wichtig anordnen.
Aus den vergebenen Punkten und den Einstellungen der Schieberegler wird fr jede Sendung
eine Kennzahl ermittelt, die die Prioritt fr die Aufnahme festlegt. Mit einer Ausnahme haben
alle Kategorien dieselbe Wertigkeit. Nur der Tipp des Tages wird so bewertet, dass die
entsprechende Sendung vor allen anderen per automatischem Aufnahmeprofil festgelegten
Sendungen aufgezeichnet wird. Bei gleichzeitig ausgestrahlten Sendungen entscheidet also
diese Kennzahl, welche Sendung tatschlich aufgenommen wird.

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Multimedia

Nach einem Mausklick auf OK werden Ihre Einstellungen sofort wirksam. Die Spalte
Aufnahmeplanung in der Programmbersicht fllt oder ndert sich entsprechend den von
Ihnen gemachten Bewertungen mit den Sendungen, die aufgezeichnet werden.
n Rangfolge der Aufnahmeplanung
Neben der Aufnahmeplanung per Aufnahmeprofil auf dieser Registerkarte knnen
Sendungen auch per Favoritenliste und per manueller Einstellung fr die Aufnahme eingestellt
werden. Dabei ergibt sich folgende Rangfolge:
9 Vor allen anderen Aufnahmen werden manuell eingestellte Sendungen aufgezeichnet. Diese knnen entweder ber das Symbol Neu in der Menleiste des David InfoCenters oder direkt aus der TV-Programmbersicht eingestellt werden.
9 Sendungen, die ber die Favoritenliste ermittelt werden, erhalten entsprechend der Position in der Favoritenliste ihren Platz in der Aufnahmeplanung (weiter oben stehende Sendungen werden vor niedriger stehenden aufgezeichnet).
9 Sendungen mit dem Prdikat Tipp des Tages werden bei Stellung wichtig (Schieberstellung ganz rechts) vor allen anderen Sendungen aufgenommen, die ber das Aufnahmeprofil
ermittelt wurden.
9 Sendungen, die in die Ausschlussliste aufgenommen wurden, werden auf jeden Fall von
der Aufnahmeplanung ausgeschlossen, auch wenn derselbe Begriff in der Favoritenliste eingetragen wurde. Nur die unmittelbare manuelle Aufnahme hebt eine ausgeschlossene Sendung
wieder auf.

Registerkarte Kanle
Nach der Installation sehen Sie in der
TV-Programmbersicht eine Auswahl von voreingestellten Fernsehkanlen. Diese Liste knnen Sie
anpassen, indem Sie in der TV-Programmbersicht
aus der Titelzeile Einstellungen anklicken und
anschlieen auf die Registerkarte Kanle wechseln (Abb. 44).
Setzen Sie ein Hkchen vor die Kanle, die in der
Programmbersicht angezeigt werden sollen. Zur
besseren bersicht knnen Sie zuvor rechts die
gewnschten Kanalgruppen auswhlen. Wenn Sie
in einem Kstchen einen Hkchen sehen, sind alle
Kanle der Kanalgruppe ausgewhlt, ist ein Kstchen leer, ist keiner der Kanle ausgewhlt. Ein
Rechteck bedeutet, dass nur einige der Kanle
einer Kanalgruppe aktuell ausgewhlt sind.

Abb. 44: TV-Programmbersicht - Kanle

117

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Bestimmen Sie mit den Schaltflchen Nach oben und nach unten, in welcher Reihenfolge
von links nach rechts die Kanle in der Programmbersicht erscheinen sollen.
Nach einem Doppelklick auf einen Kanalnamen ffnet sich das Kanal-Dialogfenster, in dem
Sie verschiedene Einstellungen fr den betreffenden Fernsehkanal vornehmen knnen. Eine
Beschreibung der Optionen finden Sie in der Online-Hilfe [F1].
Registerkarte Erweitert
Sie knnen einige Grundeinstellungen zur Programmbersicht und zur Aufnahme festlegen,
indem Sie in der Programmbersicht aus der Titelzeile Einstellungen whlen und anschlieend auf die Registerkarte Erweitert wechseln.
9 Spaltenbreite

Legen Sie mithilfe des Schiebereglers fest, wie breit


jeder Kanal in der Programmbersicht angezeigt
werden soll.
9 Spaltenorientierte/Zeilenorientierte Anordnung
Legen Sie hier fest, ob in der Programmbersicht
jeder Kanal mit einer eigenen Farbe hinterlegt
werden soll (Spaltenorientiert), oder jeweils ein
Stundenblock
zusammenhngend
farblich
markiert wird (Zeilenorientiert).
9 Eintrge hervorheben, die fr die Aufnahme
vorgesehen sind
Wenn Sie diesen Schalter setzen, wird eine
manuell oder durch das automatische Aufzeichnungsprofil fr die Aufnahme vorgesehene
Sendung in der Programmbersicht farblich hinterAbb. 45: TV-Programmbersicht - Erweitert
legt. So knnen Sie auf einen Blick erkennen, ob
Sie eine bestimmte Sendung, die Sie vielleicht auf jeden Fall aufnehmen mchten, schon fr
die Aufnahme vorgesehen ist, oder noch von Hand hinzugefgt werden muss.
9 Aufnahmeplanung in der Programmbersicht darstellen
Setzen Sie diesen Schalter, um in der TV-Programmbersicht die fr die Aufnahme vorgesehenen Sendungen in der ersten (ganz linken) Spalte anzuzeigen.
9 Vorgabe fr Vorlaufzeit
Wenn Sie mchten, dass die Aufnahme einer Sendungen bereits eine Zeitspanne vor dem
eigentlichen Aufnahmetermin gestartet wird, so geben Sie hier die gewnschte Minutenzahl ein. Diese Vorlaufzeit gilt sowohl fr Aufnahmen, die ber das Aufzeichnungsprofil
fr die Aufnahme vorgesehen werden, als auch als Vorgabe fr die manuelle Aufnahme.

118

Multimedia

9 Vorgabe fr Nachlaufzeit
Mit diesem Wert knnen Sie bestimmen, wie lange eine Sendung nach dem offiziellen Ende
noch weiter aufgezeichnet wird. Whlen Sie aus der Liste neben dem Eingabefeld aus, ob die
eingetragene Zahl sich auf eine absolute Zeitangabe in Minuten bezieht, oder auf einen relativen Wert in % der Dauer.

Wenn Sie also z.B. den Wert 5 eintragen, wird die Sendung bei Auswahl in Minuten
genau fnf Minuten lnger als eingestellt aufgenommen, unabhngig von der Lnge der
Sendung. Wenn Sie jedoch die Einstellung % der Dauer auswhlen, wird bei einem
60-Minuten-Film nach dem eingestellten Ende noch drei Minuten lnger aufgezeichnet
(5% von 60 Minuten).
9 Aufeinander folgende TV-Sendungen zusammenfhren
Setzen Sie diesen Schalter, um zwei Sendungen, die auf demselben Kanal unmittelbar nacheinander gesendet werden, aufnehmen zu knnen. Beide Sendungen werden in dem Fall zu
einer Sendung zusammen gefasst, wobei der Name der Aufzeichnung aus den Titeln der zwei
ursprnglichen Sendungen zusammen gesetzt wird. Bei deaktiviertem Schalter ist die
Aufzeichnung von direkt aufeinander folgenden Sendungen eines Kanals nicht mglich.
9 Jahr der Produktion
Geben Sie hier bei Bedarf ein, in welchem Jahr die in Frage kommenden Aufzeichnungen
sptestens produziert sein mssen, um in die Aufnahmeplanung zu gelangen. Ist eine
Sendung lter als hier eingestellt, wird sie von der automatischen Aufzeichnung
ausgeschlossen.
9 Mindestlaufzeit
Tragen Sie hier bei Bedarf die Mindestlnge fr automatisch aufzuzeichnende Sendungen ein.
Sie knnen zustzlich festlegen, in welchem tglichen Zeitraum (von - bis) eine Sendung
ausgestrahlt werden muss, um in die Aufnahmeplanung zu gelangen.
2.7.2

Radioaufzeichnungen
Neben TV-Sendungen knnen Sie mit dem David InfoCenter Ihr ganz persnliches Radioprogramm aufzeichnen und gestalten. D.h., Sie schlieen ein beliebiges Radio an Ihren Rechner
an und nehmen rund um die Uhr das Programm des eingestellten Senders auf. ber das
Internet erhalten Sie so genannte StreamTags (Schnittmarken), durch die alle Musiktitel innerhalb der Aufnahme gekennzeichnet werden. Per Mausklick knnen Sie die Titel direkt aus dem
David InfoCenter heraus abspielen oder auf Ihre Festplatte extrahieren.
Grundlagen
Um Radiosendungen aufzeichnen zu knnen, wird ein beliebiges Radio an den
Line In-Eingang der Soundkarte Ihres Rechners angeschlossen. Die eigentliche Konfiguration wird im DvISE Administrator vorgenommen. Dort finden Sie links in der Baumstruktur den
Punkt ClipInc.. Fehlt er, so klicken Sie in der Symbolleiste auf DvISE Dienste und starten
den Dienst ClipInc 001. Die Konfiguration erfolgt auf den Registerkarten unterhalb von
ClipInc.. Hilfe zu jeder Option finden Sie, wenn Sie mit [F1] die Online-Hilfe aufrufen.
119

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Nach der korrekten Konfiguration im DvISE Administrator (s.o.) beginnt das System sofort
mit der Aufzeichnung des eingestellten Senders. Die ber den Line In-Eingang der Soundkarte empfangenen Audio-Daten werden kontinuierlich in einem Strom (Stream) auf die
Festplatte Ihres Rechners geschrieben.
StreamTags
Zustzlich werden per Internet die so genannten StreamTags bertragen, sofern im DvISE
Administrator unter ClipInc. System auf der Registerkarte Optionen der Schalter StreamTag-Abgleich automatisch durchfhren gesetzt ist. StreamTags sind Schnittmarken, die
bestimmte Ausschnitte also jeweils Start- und Endpunkt aus dem auf Ihrem Rechner aufgezeichneten Audio-Stream markieren. Nhere Informationen erhalten Sie im David Systemhandbuch im Kapitel 9 Multimedia-Dienste.
Fr die beliebtesten Radiosender (z.B. Antenne Bayern, Einslive) definiert bei Tobit Software
ein Redaktionsteam die StreamTags fr alle ber den gesamten Tag gespielten Musikstcke.
So knnen Sie durch einfaches Anklicken eines StreamTags, der neben dem Musiktitel und
dem Interpreten viele weitere Informationen enthlt, das betreffende Musikstck abspielen.
Musiktitel abpielen
Im Archive-Baum unterhalb von Archive Multimedia Audio finden Sie
verschieden Archives, die
sobald
aufgezeichnet
wird StreamTags und ev.
Audio-Clips
enthalten
(Abb. 46).
Im Archive Aufzeichnungen werden alle StreamTags abgelegt, die fr
die verschiedenen Radiosender per Internet bertragen wurden. Wenn Sie
innerhalb des AufzeichAbb. 46: Musiktitel abspielen
nungszeitraums
den
Sender gewechselt haben, finden Sie unterhalb des Archives Aufzeichnungen Ordner mit den
Namen der Radiosender. Dort sind die StreamTags sortiert nach Sendern abgelegt. Der Ordner
Top 40 enthlt die im Aufzeichnungszeitraum am hufigsten gespielten 40 Musiktitel. Durch
einen Mausklick auf das Pluszeichen vor einem Titel knnen Sie die Liste aller gleichlautenden
Titel aufklappen. Der oberste Eintrag ist jeweils der vollstndigste.

120

Multimedia

Audio-Player
Ein einfacher Mausklick startet die Wiedergabe des gewnschten Musiktitels. Die Liste wird
dann der Reihe nach abgespielt. In die Statusleiste des David InfoCenters sehen Sie rechts ein
Men eingeblendet, das die wichtigsten Steuerelemente fr die Wiedergabe enthlt:
Pause/Wiedergabe, voriger Titel, nchster Titel, Anzeige fr Titel und Interpreten inkl. einer
Pegelanzeige fr das Audiosignal und eine Fortschrittsanzeige (Abb. 46). Whrend eine
Aufnahme wiedergegeben wird, knnen Sie zustzlich mit den Tasten [Strg]+Rechtspfeil bzw.
[Strg]+Linkspfeil vor- bzw. zurck spulen.
Sofern eine Webseite des Interpreten bzw. dessen Vertriebsfirma verfgbar ist, wird diese fr
jeden Musiktitel im Vorschaubereich (unterhalb der StreamTag-Liste) automatisch angezeigt.
Links oben in der Titelzeile des Vorschaufensters finden Sie den Titel des aktuell gespielten
Titels. Bei Bedarf knnen Sie sich eine erweiterte Audio-Player-Ansicht einblenden lassen.
Klicken Sie dazu in der Menleiste des David InfoCenters auf Ansicht -> Audio-Player. Unterhalb des Archive-Baums erscheint nach Auswahl des nchsten Musiktitels nun ein neues Fenster.
Es enthlt neben den Bedienelementen des Audio-Players die aktuelle Titelliste inkl. Titellnge
(rechts neben dem Titel).
Fernbedienung
Eine an Ihren Rechner angeschlossene Fernbedienung (z.B. per USB-Anschluss) knnen Sie
auch im Audio-Player des David InfoCentes nutzen. Es sind folgende Funktionen aktiv: Wiedergabe/Pause, Stopp, nchstes/voriges Musikstck, lauter/leiser, schneller Vor-/Rcklauf.
Musiktitel extrahieren
Nach einer bestimmten Anzahl von Tagen (einstellbar im DvISE Administrator unter ClipInc.
Ports bei Intervall in Tagen) wird der von Ihrem Rechner im Hintergrund aufgezeichnete
Audio-Stream gelscht und auch die StreamTags, die diesen Zeitabschnitt betreffen, werden
entfernt. Wenn Sie alle gesendeten Musiktitel dauerhaft auf Ihrem Rechner speichern
mchten, setzen Sie im DvISE Administrator unter ClipInc. System auf der Registerkarte
AutoGrab den Schalter Empfangene StreamTags automatisch extrahieren. Sie finden die
extrahierten Audio-Titel dann unter Multimedia Audio im Archive AutoGrab.
Mchten Sie einzelne Titel extrahieren, so klicken Sie den betreffenden Eintrag mit der rechten
Maustaste an und whlen Sie aus dem Kontextmen Extrahieren. Im folgenden Auswahlfenster knnen Sie nun den Speicherort fr den MP3 Clip auswhlen. Mit OK wird er in das
ausgewhlte Verzeichnis extrahiert.
2.7.3

David InfoCenter Mediaplayer


Direkt aus dem David InfoCenter heraus werden unter Windows XP bzw. Windows 2003 Ihre
aufgezeichneten Media-Dateien mit dem David InfoCenter Mediaplayer abgespielt bzw. Fotos
oder Grafiken angezeigt. Im Archive-Baum finden Sie unterhalb von Archive den Ordner
Multimedia. Die aufgezeichneten TV-Sendungen finden Sie dort unterhalb von Video
Aufzeichnungen, die Audio-Aufnahmen unter Audio Aufzeichnungen. Fotos und sonstige
Grafiken knnen unterhalb von Bilder archiviert werden.
121

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Wiedergabe
Wenn Sie einen Eintrag mit der Maus anklicken, werden im Vorschau-Bereich alle verfgbaren
Informationen eingeblendet. Ein Doppelklick startet die Wiedergabe der Aufnahme bzw. zeigt
das Foto im David InfoCenter Mediaplayer an. In den Bereich ganz rechts im Mediaplayer
knnen Sie entweder eine Zeitleiste, die Liste der vorhandenen StreamTags (Schnittmarken,
s.u.) oder eine Archive-Liste einblenden.
n Zeitverlauf
Diese Option ist standardmig eingeschaltet. Falls es sich um eine TV-Sendung handelt, zeigt
die Skala den Original-Zeitverlauf der aufgezeichneten Sendung. Der rote Feinzeiger markiert die
aktuelle Position des abgespielten Videos. Mithilfe des Scheren-Symbols im Feinzeiger knnen
Sie individuelle StreamTags definieren (s. nchsten Abschnitt).
n StreamTags
Bei Auswahl dieser Option wird eine Liste aller verfgbaren StreamTags angezeigt. Ein Doppelklick auf einen StreamTag startet die zugehrige Sequenz (s. nchsten Abschnitt).
n Archive-Liste
Wenn Sie diese Option auswhlen, wird Ihnen der Ordner Aufzeichnungen, den Sie auch im
Archive-Baum unterhalb von Archive Multimedia Video finden, eingeblendet. Sie
knnen von hier aus durch den gesamten Archive-Baum navigieren. Die zwei Punkte neben
dem Ordner-Symbol (erster Listeneintrag) reprsentieren den nchsthherliegenden Ordner.

StreamTags
StreamTags sind so genannte Schnittmarken, mit denen in Videos Sequenzen (Clips) markiert
werden. Mit einem Mausklick auf eine Schnittmarke wird diese direkt im Mediaplayer abgespielt. Sie
finden eine Liste der bereits erstellten StreamTags, indem Sie in der Symbolleiste auf das Symbol
Liste als klicken und die Option StreamTags auswhlen. Um selbst StreamTags anzulegen,
gehen Sie folgendermaen vor:

1: Schalten Sie zunchst die Zeitleiste ber das Symbol Liste als ein.
2: Verschieben Sie anschlieend den Feinzeiger zur gewnschten Position und klicken auf das
Scheren-Symbol.
3: Schieben Sie nun den Feinzeiger auf oder ab zur gewnschten Endposition und klicken dort
wiederum auf das Scheren-Symbol. Der berstrichene Bereich wird dabei farbig markiert. Es
ffnet sich das Dialogfenster StreamTags bearbeiten, worin der markierte Bereich bereits
eingetragen ist. Sie knnen den Bereich unter Position jederzeit anpassen.

4: Vergeben Sie einen Namen fr die Sequenz und whlen Sie bei Bedarf aus der Liste einen
Typ aus.

5: Klicken Sie auf OK um die StreamTags zu setzen.


Mit den beiden Pfeilen in der Symbolleiste springen Sie zum letzten bzw. nchsten StreamTag.

122

Multimedia

Symbolleiste des InfoCenter Mediaplayers


In der Symbolleiste finden Sie die Bedienelemente des David InfoCenter Mediaplayers. Wenn
Sie den Mauszeiger einen Moment ber einem Symbol schweben lassen, erhalten Sie eine
Kurzhilfe zur ausgewhlten Funktion.
n Abspielen/Pause
Startet die Wiedergabe des Videos. Das Symbol wechselt die Funktion und wird zum Symbol
Pause. Ein Mausklick auf Pause unterbricht die Wiedergabe, ein nochmaliges Anklicken setzt
die Wiedergabe an der Stelle fort, an der zuvor unterbrochen wurde.
n Vorhergehender StreamTag
Springt zum letzten StreamTag (s. S. 122, Abschnitt StreamTags).
n Nchster StreamTag
Springt zum nchsten StreamTag.
n Binr zurckspulen/vorspulen
Ein Mausklick auf diese Symbole spult das aktuelle Video zurck bzw. vorwrts. Mit dem
ersten Mausklick wird eine Zeitspanne von zehn Minuten berbrckt, bei jedem weiteren Klick
halbiert sich der Sprung vorwrts bzw. rckwrts. D.h., beim zweiten Klick wird um fnf
Minuten, beim dritten um zweieinhalb Minuten, usw. gespult.
n Abspielrate
Ein Mausklick auf dieses Symbol verndert die Abspielgeschwindigkeit des aktuellen Videos,
sofern es im WMV-Format vorliegt. Wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, klappt
eine Liste auf, aus der Sie einen Abspielfaktor (2x, 4x, 8x) auswhlen knnen.
n Kopieren
Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird eine Kopie des aktuell im Mediaplayer gezeigten
Bildes in die Zwischenablage kopiert. Anschlieend knnen Sie die Kopie per Bearbeiten ->
Einfgen in jede Windows-Anwendung (z.B. den Nachrichten-Editor) einfgen.
n Als Notiz versenden
Wenn Sie das aktuelle Bild versenden mchten, klicken Sie auf dieses Symbol. Es wird eine so
genannte Notiz geffnet, die Sie anschlieend adressieren, verndern und zum Schluss
versenden knnen.
n StreamTags bearbeiten
Es ffnet sich eine Liste aller vorhanden StreamTags. Sie knnen diese nun bearbeiten, lschen
oder neue StreamTags definieren (s. S. 122, Abschnitt StreamTags).
n Liste als
Es ffnet sich ein Men, aus dem Sie verschiedene Ansichten fr die rechte Spalte des Mediaplayers auswhlen knnen (s. S. 122, Abschnitt Wiedergabe).

123

Kapitel 2 David InfoCenter PC

n Weiterleiten
Hier haben Sie die Mglichkeit, das aktuelle Video anderen Personen zur Verfgung zu stellen.
Diese Funktion wird als Postlagernd bezeichnet. Nhere Informationen finden Sie ab
Seite 87 im Abschnitt Postlagernd.
n Schneiden
Diese Funktion ermglicht es Ihnen, anhand von zuvor festgelegten StreamTags, eine oder
mehrere Sequenzen aus dem aktuellen geffneten Video auszuschneiden und auf die Festplatte zu speichern. Nhere Hinweise finden Sie weiter unten im Abschnitt Videosequenz
ausschneiden.
n Synchrone Steuerung
Ermglicht das synchrone Abspielen zweier gleichzeitig geffneter Videos. Das kann z.B. sinnvoll sein, wenn von zwei Kameras aufgezeichnete Sequenzen zeitgleich abgespielt bzw. gespult
werden sollen. Sie knnen zwei Videos gleichzeitig ffnen, indem Sie das erste Video aus dem
Hauptfenster des David InfoCenter Mediaplayers herauslsen und anschlieend das zweite
Video ffnen, das nun wiederum im Hauptfenster erscheint. Das Herauslsen geschieht durch
Anklicken der geknickten Ecke rechts oben in der Titelzeile des Videos (s. S. 20).
n Speichern
Es ffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie den Pfad zum gewnschten Speicherort des Videos
auswhlen knnen.
n Stumm
Schaltet den Ton ab. Ein erneuter Klick auf das Symbol schaltet den Ton wieder an.
n Lautstrke
Stellen Sie per Schieberegler die gewnschte Lautstrke ein.

Videosequenz ausschneiden
Aufgezeichnete oder importiere Videos knnen direkt im David InfoCenter Mediaplayer
geschnitten und ggf. versendet werden. Um eine oder mehrere Videosequenzen auszuschneiden, gehen Sie folgendermaen vor:

1: ffnen Sie das gewnschte Video im David InfoCenter Mediaplayer, indem Sie es in der
Eintragsliste doppelklicken.

2: Erstellen Sie StreamTags fr die Sequenzen, die Sie ausschneiden mchten, indem Sie
entweder mit dem Feinzeiger, oder ber das Symbol StreamTags die gewnschten Sequenzen
festlegen. Nhere Informationen zum Thema StreamTags finden Sie ab Seite 122.
3: Klicken Sie anschlieend auf das Symbol Schneiden und bearbeiten Sie die folgenden
Dialogfenster. Hilfe zu den Optionen erhalten Sie durch Drcken von [F1].
Optionen
Whrend der Wiedergabe knnen Sie verschiedene Optionen nutzen. Klicken Sie mit der
rechten Maustaste in den David InfoCenter Mediaplayer, um das Kontextmen zu ffnen:
124

Multimedia

n Pause
Unterbricht die Wiedergabe der Sendung. Ein Mausklick auf das Symbol oder der Punkt Wiedergabe aus dem Kontextmen spielt die Aufnahme weiter ab.
n Stopp
Stoppt die Wiedergabe der Sendung.
n Schneller
Spielt die Aufnahme schneller ab.
n Langsamer
Spielte die Aufnahme langsamer ab (Zeitlupe).
n Ton aus
Schaltet den Ton der laufenden Sendung aus.
n Marken bearbeiten
ffnet das Dialogfenster StreamTags, um Sprungmarken in der aktuellen Sendung zu bearbeiten bzw. neue hinzuzufgen.
n Marken anzeigen
Zeigt die so genannten StreamTags in der Statusleiste an.
n Nchste Marke
Springt zur nchsten Marke (StreamTag).
n Vorherige Marke
Springt zur vorigen Marke (StreamTag).
n Darstellung
Es ffnet sich ein weiteres Men mit folgenden Optionen, die sich auf die Darstellung der Sendung im David InfoCenter Mediaplayer beziehen:
9 An Fenster anpassen
Bewirkt, dass sich das Fernsehbild immer an die aktuelle Fenstergre anpasst. Dadurch knnen Verzerrungen auftreten, sofern in den Einstellungen (s.u.) die Option Beim Vergrern
Aspekt Ratio beibehalten deaktiviert ist.
9 Originalgre
Setzt das Fenster auf die Originalgre zurck.
9 Breitbild 16:9
Stellt das Format 16:9 ein.
9 Vollbild 4:3
Stellt das Format 4:3 ein.
n Vollbild
Vergrert das Fenster des David InfoCenter Mediaplayers auf den gesamten Bildschirm.

125

Kapitel 2 David InfoCenter PC

n Filter
ffnet die Liste der aktuell auf dem Rechner installierten Filter.

Bilder
Der David InfoCenter Mediaplayer ist das ideale Programm, um innerhalb des David InfoCenters Fotos und Bilder anzuzeigen. Das dafr vorgesehene Archive finden Sie im Archive-Baum
unter Archive - Multimedia - Bilder.
Importiert werden Einzelbilder oder ganze Gruppen auf einmal einfach per Drag & Drop aus
derm Windows Explorer. Dabei knnen Sie auswhlen, ob Sie fr jedes Bild einen separaten
Eintrag im David InfoCenter anlegen mchten, oder ob eine Gruppe von gemeinsam importierten Bildern unter einem einzigen Eintrag abgelegt werden soll. So lsst sich mit ganzen
Bilderserien, die unter einem Eintrag gefhrt werden, einfach Ordnung halten.
Mit einem Doppelklick wird der David Mediaplayer
gestartet und das erste Foto der Serie angezeigt.
Sie sehen rechts eine Leiste mit Ihren Bildern im
Miniformat, aus der Sie jedes Bild per einfachem
Mausklick ffnen knnen. Alternativ knnen Sie
alle Bilder nacheinander in einer Diashow
ansehen (Symbol Diashow starten). Im Abstand
von ca. fnf Sekunden (einstellbar) wird dann das
Bild gewechselt.
Falls vorhanden knnen Sie die Diashow mit einer
an den Rechner angschlossenen Fernbedienung
steuern. Dazu sind Sie die Funktionen Play,
Pause, Stop, Vorwrts (nchstes Bild) und
Rckwrts (voriges Bild) aktiv.
Abb. 47: Konfiguration des Mediaplayers
Einstellungen
ber Datei -> Einstellungen aus der Menleiste des InfoCenter Mediaplayers knnen einige
grundstzliche Einstellungen des Mediaplayers vorgenommen werden. Sie erhalten dieses Dialogfenster ebenfalls, wenn Sie mit der rechten Maustaste in den Mediaplayer klicken und aus
dem Kontextmen Einstellungen whlen. Folgende Registerkarten stehen zur Verfgung:

Registerkarte Ansicht
9 Generell im Vordergrund
Dieser Schalter bewirkt, dass kein anderes Windows-Fenster den David InfoCenter Mediaplayer ganz oder teilweise berdeckt.
9 Wiedergabe whrend des Spulens
Wird dieser Schalter gesetzt, knnen Sie beim Vor- oder Zurckspulen den Bildlauf im David InfoCenter Mediaplayer mitverfolgen.

126

Multimedia

9 Aktuelle Position in der Symbolleiste anzeigen


Bei aktiviertem Schalter wird Ihnen die aktuelle Abspielposition in die Symbolleiste
eingeblendet.
9 Gesamtlaufzeit in der Symbolleiste anzeigen
Nach Aktivieren dieser Option wird die Gesamtwiedergabezeit der Aufnahme in der Symbolleiste angezeigt.
9 Verhalten bei Medienende
Whlen Sie aus der Liste, was geschehen soll, wenn das Ende der Wiedergabe eines Mediums
erreicht wurde.

Registerkarte Video
9 Standard Seitenverhltnis

Whlen Sie aus der Liste eine Einstellung fr das Bildformat, das als Standard bei der Wiedergabe einer Aufzeichnung verwendet werden soll.
9 Beim Vergrern Seitenverhltnis beibehalten
Setzen Sie diesen Schalter, wenn beim Vergrern des Fensters des David InfoCenter Mediaplayers das Verhltnis von Fensterbreite zu Fensterhhe erhalten bleiben soll. Dadurch werden
Bildverzerrungen verhindert.
9 Letzte Position beim vorzeitigen Beenden eines Videos merken.

Bei gesetztem Schalter wird die aktuelle Wiedergabe-Position eines Videos gespeichert, wenn die
Aufnahme durch Schlieen des David InfoCenter Mediaplayers abgebrochen wird.
Registerkarte Audio
Whlen Sie aus der Liste das Audiogert, das fr die Tonausgabe verwendet werden soll,
wenn in Ihrem Rechner mehr als eine Soundkarte installiert wurde.
Registerkarte Erweitert
9 Mehrere Instanzen erlauben

Mit Setzen dieses Schalters erlauben Sie das gleichzeitige ffnen mehrerer Instanzen des
David InfoCenter Mediaplayers.
9 Alternativen Renderer benutzen
Bei gesetztem Schalter haben Sie die Mglichkeit, einen alternativen Renderer zu verwenden. Fragen Sie dazu Ihren System-Administrator.
9 Filter

Whlen Sie aus der Liste den bei der Wiedergabe eines Videos zu verwendenden Filter aus.

127

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Registerkarte Diashow
Auf dieser Registerkarte knnen Sie individuelle Einstellungen fr das das Betrachten Ihrer
Fotos in einer Diashow vornehmen. In einer Diashow werden die Einzelbilder nacheinander
mit einstellbarer Pausenlnge und Effekten automatisch angezeigt. Sie erhalten diese Registerkarte nur dann, wenn Sie ein Bild oder Foto im David Mediaplayer geffnet haben.
Folgende Optionen stehen zur Verfgung:
9 Effekt
Whlen Sie aus der Liste den Effekt fr Ihre Diashow. Die Auswahl Keine zeigt die Bilder
einzeln im Normalmastab nacheinander an.

Die Einstellung Kamera zeigt die Einzelbilder in einer vergrerten Darstellung, wobei von
links nach rechts und zurck ber das Bild geschwenkt wird.
Stellen Sie auf berblenden, so verluft ein Bild in das nchste, ohne dass es zu Pausen
zwischen den Fotos kommt.
9 Bild anzeigen fr

Stellen Sie hier eine Zeit in Sekunden ein, nach der innerhalb der Diashow zum nchsten Bild
gewechselt wird.
9 Bei Wechsel in den Vollbildmodus Diashow starten
Diese Option startet eine Diashow, sobald Sie beim Betrachten der Bilder in den Vollbildmodus
wechseln.
9 Diashow immer im Vollbildmodus anzeigen
Setzen Sie diese Option, so wird automatisch in den Vollbildmodus gewechselt, sobald Sie
eine Diashow starten.
9 Nach dem letzten Bild mit nchstem Eintrag beginnen
Bei gesetztem Schalter beginnt der Mediaplayer nach dem letzten Foto einer Diashow mit dem
ersten Foto des nchsten Fotoarchivs.

Beim Importieren von Fotos in das Tobit Archive System knnen Sie bestimmen, ob die importieren Bilder einzeln oder zusammen in einen Eintrag des gewnschten Archives bertragen
werden. Deshalb knnen also in einem Eintrag mehrere Fotos abgelegt sein.
2.8

Instant Messaging
Das Instant Messaging erlaubt es, Nachrichten ber das David InfoCenter mit Personen auszutauschen, die den MSN-Messenger-Dienst verwenden.
Nachricht erstellen
Um aus dem David InfoCenter heraus eine Nachricht zu versenden, gehen Sie folgendermaen vor:

128

Briefpost

1: ffnen Sie den Nachrichten-Editor durch einen Mausklick auf Neu in der Symbolleiste.
2: Whlen Sie aus der Liste Sendeservice den Eintrag MS Messenger aus.
3: Tragen Sie einen Betreff fr die Nachricht ein. Dieser wird nicht an den Empfnger
versendet, dient Ihnen jedoch spter, um versendete Nachrichten einfacher wiederzufinden.
4: Geben Sie Ihren Nachrichtentext ein.
5: Bestimmen Sie bei Bedarf einen Versandzeitpunkt, nachdem Sie mit einem Mausklick auf
das Symbol Nachrichtenoptionen das gleichnamige Dialogfenster geffnet haben.

6: Stellen Sie die Nachricht anschlieend mit einem Mausklick auf Senden in das Versandbuch. Sie wird sofort oder zum eingestellten Zeitpunkt versendet und erscheint im
MSN-Messenger-Fenster des Empfngers.
Wie Ihr Gegenber verfahren muss, dass seine Antwort auf Ihre Nachricht wiederum in Ihrem
Eingangsbuch landet, erfahren Sie im nchsten Abschnitt.
Nachricht empfangen
Im Gegenzug knnen Sie natrlich in Ihrem David InfoCenter eine Nachricht empfangen, die
aus einem MSN Messenger versendet wurde. Um das zu erreichen, muss der Absender in den
Nachrichtentext an beliebiger Stelle Ihre Verteilkennung eintragen. Das ist notwendig, damit
das DvISE-System mit dem Ihr David InfoCenter ja verbunden ist beim Empfang erkennen
kann, dass die Nachricht fr Sie bestimmt ist.
Ihre Verteilkennung kann z.B. Ihre eMail-Adresse oder Ihr Krzel im Firmennetzwerk sein. Sie
muss nun vom Empfnger beim Verfassen der Nachricht in #-Zeichen eingeschlossen
werden. Angenommen, RS sei Ihr Krzel, so ist im Text folgende Zeichenkette einzufgen:
#rs#
Anhand dieser Verteilkennung wird die Nachricht beim Eintreffen vom DvISE Server identifiziert und in Ihr Eingangbuch verteilt. Voraussetzung dafr ist natrlich, dass Ihr System-Administrator das Instant Messaging eingerichtet und eine entsprechende Regel angelegt hat.
2.9

Briefpost
Auch wenn sich der Nachrichtenaustausch heute mehr und mehr auf den elektronischen Weg
verlagert, hat doch ein Brief mit schwarzer Tinte auf weiem Papier gedruckt immer noch
einen hohen Stellenwert und ist oft unverzichtbar. Denn z.B. wichtige Dokumente mssen
nach wie vor als Briefpost an den Empfnger versendet werden. Dazu stellt das David InfoCenter alle bentigten Funktionen bereit.
Grundlagen
Grundlage fr die Briefpost sind so genannte Formulare. Diese geben Ihren Dokumenten Form
und Aussehen. Deshalb mssen Sie sich nicht mehr um Seitenrnder, Einzge und Zeilenabstnde kmmern. Auch Briefkopf, Firmenlogo und Unterschrift werden auf Wunsch

129

Kapitel 2 David InfoCenter PC

automatisch eingefgt. So erhalten alle ausgehenden Dokumente dasselbe Aussehen und


dieselbe Form und das Corporate Design des Unternehmens bleibt gewahrt.
Brief schreiben
Um einen Brief zu schreiben, gehen Sie folgendermaen vor:

1: Klicken Sie in der Symbolleiste auf Formulare. Es ffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie
links die Gruppe der Formulare und davon abhngig im mittleren Bereich ein Formular
auswhlen knnen. Im rechten Fenster sehen Sie eine Vorschau. Nach der Auswahl ffnet sich
der Nachrichten-Editor mit dem gewnschten Formular.
2: Whlen Sie aus dem Sendeservice in der Symbolleiste den Nachrichtentyp Printer aus.
3: Vergeben Sie einen Betreff fr den Brief. Dieser wird spter in der Eintragsliste angezeigt
und erleichtert das Wiederauffinden des Schreibens.

4: Schreiben Sie nun den gewnschten Text in das Formular. Zur Textauszeichnung und
Gestaltung Ihres Schreibens knnen Sie alle ber die Symbolleiste und das Men Format
verfgbaren Funktionen verwenden.

5: Klicken Sie zum Abschluss und Ausdruck Ihres Briefes auf Senden. Es ffnet sich das von
Windows bekannte Drucken-Dialogfenster.
6: Whlen Sie den gewnschten Druckertreiber und klicken Sie OK. Das Dokument wird auf
dem gewhlten Drucker ausgegeben.
Serienbrief erstellen
Ein Serienbrief ist ein so genannter personalisierter Brief. Damit ist eine Serie von Dokumenten
an verschiedene Empfnger gemeint, die zwar denselben Text-Inhalt besitzen, wobei jedoch
jede einzelne Nachricht zustzlich individuelle, den Empfnger betreffende Angaben enthlt.
So kann beispielsweise der Empfnger in jedem Brief ganz persnlich mit seinem Namen angeschrieben werden, z.B. Sehr geehrte Frau Weiland, ..., anstatt eines unpersnlichen Sehr
geehrte Damen und Herren, ....
Natrlich knnen Sie mit dem David InfoCenter PC wie mit jeder Textverarbeitung auch Serienbriefe erstellen. Als Datenquelle dienen dazu die Adressen aus Ihrem David InfoCenter. Gehen
Sie folgendermaen vor:

1: ffnen Sie, wie bereits im vorigen Abschnitt beschrieben, mit einem Mausklick auf Formulare das gleichnamige Dialogfenster und whlen Sie ein Formular.

2: Whlen Sie aus dem Sendeservice in der Symbolleiste den Nachrichtentyp Printer aus.
3: Vergeben Sie einen Betreff und erstellen Sie den fr alle Empfnger des Serienbriefs identischen Nachrichten-Text.
4: Setzen Sie den Cursor im Text an die Stelle, an der Sie einen variablen Inhalt einfgen
mchten, z.B. den Namen des Nachrichten-Empfngers.

130

Briefpost

5: Klicken Sie nun auf Einfgen und fhren den Mauszeiger zum Menpunkt Variablen,
ohne zu klicken. Es klappt ein weiteres Kontextmen aus.

6: Fhren Sie den Mauszeiger auf einen der Eintrge, wiederum ohne zu klicken, um die Liste
der verfgbaren Variablen zu ffnen. Wenn Sie nun einen Eintrag auswhlen, wird der Code
der Variablen an der markierten Stelle im Text eingefgt.
Wenn Sie z.B. wie in Schritt 4 erwhnt den
Nachrichten-Empfnger einfgen mchten,
klicken Sie auf Einfgen -> Variablen ->
Adressdaten -> Nachname. Der Code
%(Nachname) erscheint im Text und wird
beim Drucken der Briefe in jeder Nachricht
durch den Namen des Empfngers ersetzt.

7: Klicken Sie auf Senden um den Auftrag


an den Drucker zu schicken.
Verschiedene Gruppen von Variablen stehen
zur Auswahl. Eine genaue Beschreibung der
einzelnen Variablen finden Sie in Kapitel 2.2.5 ab Seite 85.

Abb. 48: Informationen manuell ergnzen

n Benutzerdaten
Diese Variablen knnen gesetzt werden, um Ihre Benutzerdaten, die auf dem DvISE Server
eingetragen sind, auszulesen. Fragen Sie dazu Ihren System-Administrator.
n Adressdaten
Diese Variablen beziehen sich auf die im Adressbuch eingetragenen Daten eines Nachrichten-Empfngers. Die Eintrge sind in der Weise gruppiert, wie sie im Adressbuch auf den
verschiedenen Registerkarten erscheinen. Um die Daten einzusehen oder anzupassen, ffnen
Sie im Adressbuch oder unter Kontakte den gewnschten Adresseintrag.
n Datum/Zeit
Mit diesen Variablen knnen Sie das Datum und/oder die Uhrzeit in verschiedenen Varianten in
Ihren Nachrichtentext einfgen. Beim Versenden der eMail werden an der Stelle die aktuellen
Daten eingetragen.
n Allgemein
Unter diesem Menpunkt stehen weitere Variablen bereit, z.B. Server, um den Namen des
Servers einzufgen.

Beim nun folgenden Ausdruck werden die im Text eingesetzten Variablen durch die entsprechenden Informationen aus den gewhlten Adresseintrgen ersetzt. Sollte ein Adresseintrag
eine bentigte Information nicht enthalten, wird diese in einem zustzlichen Dialogfenster
abgefragt (Abb. 48).

131

Kapitel 2 David InfoCenter PC

2.10

Notiz
Wie auf einem Papiernotizblock knnen Sie sehr schnell handschriftliche Notizen oder Strichzeichnungen erstellen. Besonders in Verbindung mit einem Tablet PC und dessen berhrungsempfindlichem Bildschirm ist ein komfortables Arbeiten mglich. ffnen Sie eine neue Notiz,
indem Sie im David InfoCenter auf den Pfeil neben Neu und anschlieend Notiz klicken.
Alternativ knnen Sie auch zunchst eine normale Nachricht erstellen und z.B. einen Text
schreiben und diesen anschlieend mit dem Symbol Als Notiz weiterleiten in eine Notiz
umwandeln. Ihr bereits geschriebener Text bleibt dabei inkl. aller Formatierungen erhalten.
Folgende Optionen stehen zur Verfgung:
n An
Tragen Sie in dieses Feld den oder die Empfnger ein, sofern Sie die Notiz versenden mchten.
Alternativ klicken Sie auf das Karteikartensymbol neben An und whlen Sie die Empfnger
aus dem Adressbuch.
n Cc/Bcc
Tragen Sie hier bei Bedarf zustzliche Empfnger ein. Nhere Informationen zu Cc und Bcc
finden Sie hier. Sie knnen die Felder Cc und Bcc in der Menleiste des David InfoCenters
unter Ansicht ein- bzw. ausschalten.
n Betreff
Tragen Sie in die Betreffzeile einen Hinweis zu Ihrer Notiz ein.
n Symbole
In der Symbolleiste finden Sie die folgenden Funktionen:
9 Senden

Nach einem Mausklick auf Senden wird Ihre Notiz ins Versand-Archive gestellt und
anschlieend versendet.
9 Absender
Sofern fr Ihren Account im DvISE Administrator mehr als eine eMail-Absenderadresse hinterlegt ist, knnen Sie aus dieser Liste die gewnschte auswhlen.
9 Dokument speichern
Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Notiz auf einem Datentrger abzuspeichern.
9 Dokument drucken
Ein Mausklick auf dieses Symbol ffnet den Drucken-Dialog und Sie knnen den
gewnschten Drucker und die zugehrigen Optionen einstellen.
9 Rckgngig
Macht die letzte Aktion rckgngig.
9 Wiederholen
Wiederholt die letzte Aktion.

132

Notiz

9 Stift
Mit diesem Symbol whlen Sie den Stift zum Freihandzeichnen aus. Wenn Sie auf den kleinen
Pfeil neben dem Symbol klicken, knnen Sie zustzlich die Strichstrke fr den Stift auswhlen.
Auf einem Tablet PC knnen Sie Ihren Stift drucksensitiv einsetzen. Je fester Sie beim
Schreiben drcken, desto breiter wird die Schrift.
9 Radiergummi
Mit dieser Funktion knnen Sie zuvor gezeichnete Objekte wieder lschen. Nach einem Mausklick auf den kleinen Pfeil im Symbol knnen Sie zwischen Striche und Pixel whlen. Die
erste Option lscht ganze zuvor gezeichnete Objekte, die zweite Option lscht pixelweise die
Stellen, ber die Sie das (virtuelle) Radiergummi fhren.

Auf einem Tablet PC knnen Sie zum Radieren natrlich auch die Rckseite Ihres Schreibstiftes
verwenden, sofern dieser entsprechend ausgerstet ist.
9 Auswahl

Mit diesem Werkzeug knnen Sie beliebige Objekte auswhlen, indem Sie bei gedrckter
Maustaste einen Rahmen um sie ziehen. Alle Objekte, die vom Rahmen 'berhrt' werden,
gelangen in die Auswahl. Mithilfe der 'Anfasser' des Auswahlrechtecks knnen Sie die Objekte
stauchen und strecken oder mit den Eckanfassern proportional vergrern oder verkleinern.
9 Linie
Whlen Sie diese Funktion, um gerade Linien zu ziehen. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste
auf den Anfangspunkt der gewnschten Linie und ziehen Sie die Maus bei gedrckter linker Maustaste zum Endpunkt der Linie. Anschlieend werden Anfangs- und Endpunkt mit einer geraden
Linie verbunden. Die Strichstrke kann mithilfe des Symbols Stift (s.o.) festgelegt werden.
9 Rechteck

Klicken Sie dieses Symbol an, um ein Rechteck zu zeichnen. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf einen Eckpunkt des gewnschten Rechtecks und ziehen Sie die Maus bei gedrckter
Maustaste zur diagonal gegenber liegenden Ecke des Rechtecks. Wenn Sie nun die linke
Maustaste loslassen, wird das gewnschte Rechteck gezeichnet. Die Strichstrke kann mithilfe
des Symbols Stift (s.o.) festgelegt werden. Die Rahmenfarbe knnen Sie mithilfe des
Symbole Textfarbe (s.u.) bestimmen.
9 Ausgeflltes Rechteck
Whlen Sie dieses Symbol, um ein mit Farbe aufgeflltes Rechteck zu zeichnen. Die Rahmenfarbe knnen Sie mithilfe des Symbols Stiftfarbe (s.u..) bestimmen.
9 Texteingabe

Klicken Sie dieses Symbol an, um einen Text in Ihre Notiz einzufgen. Klicken Sie anschlieen auf
die Stelle in Ihrer Notiz, an der der Text beginnen soll, und geben Sie den gewnschten Text ein.
9 Stiftfarbe
Bestimmen Sie mithilfe der Auswahlliste die Farbe, in der alle weiteren Objekte (Rechteck,
Stift, Text, usw.) gezeichnet werden sollen.
133

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 Hintergrund
Ein Mausklick blendet einen Hintergrund ein bzw. aus. Diesen Hintergrund knnen Sie nach
einem Mausklick auf den kleinen Pfeil im Symbol auswhlen. Klicken Sie auf Linie, um den
Hintergrund mit horizontalen Schreiblinien zu versehen, auf Raster, um ein Karo-Raster ber
die Schreibflche zu legen und Image..., um ber ein Auswahlfenster eine beliebige Grafik
als Hintergrund einzustellen.
9 Schriftart
Stellen Sie fr den markierten Text die Schriftart ein.
9 Schriftgre
Stellen Sie fr den markierten Text die Schriftgre ein.
9 Schriftauszeichnung Fett, Kursiv und Unterstrichen
Formatieren Sie den markierten Text fett, kursiv oder unterstrichen.
9 Ausrichtung Linksbndig, Zentriert und Rechtsbndig
Richten Sie den Absatz, in dem der Cursor sich befindet, linksbndig, zentriert oder rechtsbndig aus.
9 Nummerierung
Versieht den aktuellen Absatz mit einer Nummer. Wird am Absatzende [Return] gedrckt, so
wird die Nummerierung fortgesetzt.
9 Aufzhlung

Erstellt fr den aktuellen Absatz einen Aufzhlungspunkt. Wird am Absatzende [Return]


gedrckt, so wird die Aufzhlung fortgesetzt.
2.11

News
Als News werden Nachrichten in so genannten News Groups bezeichnet. Das sind globale
Foren im Internet, die hnlich wie schwarze Bretter funktionieren, und die in verschiedenen
Sprachen zu fast jedem Thema des tglichen Lebens existieren. Die Auswahl verschiedener
News Groups ist abhngig vom Angebot der unterschiedlichen News Server, die z.B. von
Internet Providern zur Verfgung gestellt werden. Die einzelnen Beitrge in News Groups
werden als Postings bezeichnet.
News Server eintragen
Wenn Sie mit dem David InfoCenter auf News Groups zugreifen mchten, sind einige Einstellungen vorzunehmen:

1: Klicken Sie in der Menleiste auf Optionen -> News Server. Es ffnet sich das Dialogfenster
News Server (Abb. 50).

2: Klicken Sie auf Hinzufgen, um einen neuen News Server einzutragen.


3: Tragen Sie in das erste Eingabefeld den Namen oder die IP-Adresse des gewnschten News
Servers ein, z.B. news.cis.server.de. Das zweite Feld enthlt die Port-Nummer fr den News

134

News

Server, wobei 119 der Standard-Port ist. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit Weiter, oder kehren
Sie zum vorigen Dialogfenster zurck, um Korrekturen vorzunehmen.

4: Tragen Sie im Dialogfenster Persnliche Informationen Ihren Namen und Ihre eMail-Adresse in die
vorgesehenen Eingabefelder ein. Besttigen Sie mit
Fertigstellen.
Der neue News Server ist nun eingetragen und Sie
werden gefragt, ob eine Liste der angebotenen
News Groups abgerufen werden soll. Wenn Sie
mit Ja antworten, erscheint nach einiger Zeit
je nachdem, wie viele News Groups vorhanden
sind eine alphabetisch sortierte Liste.
Abb. 50: Liste der News Server

News Group abonnieren


Wenn Sie News Groups eines News Servers abonnieren mchten, gehen Sie folgendermaen vor:

1: Klicken Sie in der Menleiste auf Optionen -> News Server.... Es ffnet sich die bersicht
aller bereits eingerichteten News Server (Abb 50).

2: Whlen Sie den gewnschten News Server aus und klicken Sie auf Eigenschaften. Die
Liste der angebotenen News Groups wird angezeigt bzw. heruntergeladen (Abb. 49).

3: Whlen Sie die gewnschte News Group aus


und klicken Sie auf Abonnieren. Der Eintrag
erhlt links ein Symbol, das anzeigt, dass diese
News Group abonniert wurde. Auerdem wird
dieser Eintrag auf der Registerkarte Abonnierte angezeigt, die eine Liste aller abonnierten Groups enthlt. Ein Mausklick auf
Kndigen entfernt den Eintrag aus der Liste.
4: Sollte die gewnschte News Group nicht in
der Liste enthalten sein, klicken Sie auf die
Registerkarte Neu, um diese Liste zu
aktualisieren.

Abb. 49: Liste der News Groups

News lesen
Die eingetragenen News Server finden Sie im Archive-Baum unterhalb von News. Ein Pluszeichen vor einem Eintrag deutet darauf hin, dass bereits News Groups abonniert wurden. Ein
Mausklick auf dieses Pluszeichen ffnet die Liste der Abonnierten. Nach Auswahl einer News
Group werden in der Eintragsliste die Betreffzeilen der geschriebenen Beitrge angezeigt, der
dazugehrige Text erscheint im Vorschaufenster.
Ein Pluszeichen vor einem Eintrag in der Eintragsliste weist darauf hin, dass bereits Antwortbeitrge vorhanden sind. Sie knnen nun mit News-Group-Eintrgen verfahren, wie mit jeder
135

Kapitel 2 David InfoCenter PC

gewhnlichen Nachricht auch (z.B. darauf antworten, sie weiterleiten, usw.). Einen ungelesenen Eintrag erkennen Sie daran, dass er in der Eintragsliste in Fettschrift angezeigt wird.
Beitrag erstellen
Das Hineinsetzen eines Beitrags in eine News Group wird posten genannt, der Beitrag selbst
heit Posting. Um nun einen neuen Beitrag zu posten gehen Sie folgendermaen vor:

1: Markieren Sie die betreffende News Group im Archive-Baum und klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu. Es ffnet sich der bekannte Nachrichten-Editor des David InfoCenters. Im
Adressfeld ist bereits die Adresse der News Group eingetragen.
2: Geben Sie dem Beitrag einen aussagekrftigen Betreff. Dieser wird nach dem Versenden in
der News Group angezeigt.
3: Geben Sie in das Textfeld Ihren Beitrag ein. Wenn Sie Ihren Text kurz und przise halten,
erhhen Sie damit die Chance, dass viele News-Group-Leser Ihren Beitrag lesen und ggf. Ihre
Fragen beantworten.

4: Klicken Sie zum Abschluss auf Senden, um den Betrag in die News Group zu stellen.
2.12

RSS Ticker
Mit dem RSS Ticker haben Sie die Mglichkeit, aktuelle Informationen unterschiedlicher
Themenbereiche in Ihr David InfoCenter einzublenden. RSS steht fr Rich Site Summary
(oder auch RDF Site Summary bzw. Really Simple Syndication). Es handelt sich dabei um
XML-Dateien, die nur Inhalt und keinerlei Formatierungen enthalten. Sie werden auch als
Feeds bezeichnet und von Online-Zeitungen und Informationsdiensten oder z.B. von Tobit
Software bereit gestellt.
Bei aktiviertem RSS Ticker finden Sie unten links in Ihrem David InfoCenter ein zustzliches
Fenster, das eine Link-Liste der von Ihnen ausgewhlten Dienste anzeigt. Ein Mausklick auf
einen Link ffnet die zugehrigen Seite im David InfoCenter.
Konfiguration
Um den RSS Ticker zu aktivieren und zu konfigurieren, klicken Sie im David InfoCenter auf
Optionen -> RSS Ticker.
9 RSS Ticker aktivieren
Setzen Sie diesen Schalter, um das Fenster des RSS Tickers in Ihr David InfoCenter einzublenden.
9 Aktualisieren alle [ ] Minuten
Tragen Sie in dieses Feld ein, in welchen Minutenabstnden das David InfoCenter die RSS
Feeds aktualisieren soll.
9 Schaltflche Hinzufgen...
Um einen neuen Dienst zu abonnieren, klicken Sie auf Hinzufgen und tragen die
gewnschte URL in das Eingabefeld ein. Setzen Sie den Schalter Besuchte Links verbergen

136

Adressverwaltung

wenn Sie mchten, dass bereits von Ihnen angeklickte Links aus der bersicht ausgeblendet
werden. Besttigen Sie Ihre Eingaben mit OK . Der Eintrag findet sich anschlieend in der
bersichtsliste und kann dort auf Wunsch gelscht und bearbeitet werden.
9 Schaltflche Lschen

Markieren Sie einen oder mehrere Eintrge in der Liste (Umschalt/Strg-Taste) und klicken Sie
auf Lschen, um die markierten Feeds zu entfernen.
9 Schaltflche Bearbeiten...
Wenn Sie eine URL ndern oder fr diesen Eintrag den Schalter Besuchte Links verbergen
aktivieren mchten, so markieren Sie den gewnschten Eintrag in der Liste und klicken Sie
Bearbeiten.
9 Schaltflche Liste...

Wenn Sie diese Schaltflche anklicken, werden Ihnen in einem Dialogfenster mehrere voreingestellte Dienste zur Auswahl angeboten (z.B. der Tobit-Software-RSS-Ticker). Setzen Sie ein
Hkchen vor die gewnschten Eintrge und klicken Sie auf OK, um die Dienste zu abonnieren.
9 Aufwrts/Abwrts
Mit den Aufwrts/Abwrts-Schaltflchen knnen Sie einen Eintrag nach oben bzw. nach
unten verschieden. Die Links des jeweiligen Dienstes werden entsprechend der Listenreihenfolge im David InfoCenter angezeigt.
2.13

Adressverwaltung
Wie Sie Adressen verwenden, um Faxe oder eMails zu adressieren, haben Sie in frheren Kapiteln bereits erfahren. In diesem Kapitel geht es um die effektive Verwaltung von Adressen in
den verschiedenen Adressbchern.
Adressbcher
Das David InfoCenter bietet Ihnen komfortablen Zugriff auf alle fr Sie freigegebenen Adressbcher. Das sind neben Ihrem persnlichen auch ffentliche Adressbcher. Diese haben den
Vorteil, dass sie zentral abgelegt und gepflegt werden knnen, so dass alle Benutzer auf einen
identischen Datenbestand zugreifen knnen.
Um das Adressbuch aufzurufen, starten Sie den Nachrichten-Editor und ffnen Sie mit Datei ->
Adressbuch oder der Taste [F8] das Adressbuch (Abb. 51). Whlen Sie aus der Menleiste eines
der folgenden Adressbcher:
n Intern
Dieses Symbol dient dem internen Nachrichtenversand. Es werden alle im lokalen Netzwerk
eingerichteten Benutzer angezeigt.
n Allgemein
Der Inhalt des Archives Archive Adressen wird angezeigt. Hier knnen je nach Zugangsrechten von Ihnen oder anderen Nutzern im Netzwerk Adresseintrge angelegt werden, die
allen zur Verfgung stehen.
137

Kapitel 2 David InfoCenter PC

n Persnlich
Hier finden Ihre persnlichen Adresseintrge Platz, die Sie mithilfe des Symbols Neue
Adresse (s.u.) anlegen knnen.
n Favoriten
Es wird der Inhalt des Archives Persnlich Adressen Favoriten angezeigt.

Um einen Empfnger auszuwhlen,


markieren Sie ihn im Fenster Verfgbar
an und klicken dann auf An, Cc oder
Bcc, um ihn in das Fenster Ausgewhlt zu bertragen. Wenn Sie gleichzeitig mehrere Personen auswhlen
mchten, halten Sie auf Ihrer Tastatur die
Taste [Strg] gedrckt und whlen nun mit
dem Mauszeiger nacheinander die
Empfnger aus.
Wenn Sie einen Empfnger wieder aus
Abb. 51: Adressbuch
der Liste entfernen mchten, markieren
Sie ihn im Fenster Ausgewhlt und entfernen ihn mit einem Klick auf den Pfeil nach links
wieder aus der Auswahl.
Zum Abschluss beenden Sie Ihre Auswahl mit einem Mausklick auf bernehmen und Sie
gelangen zurck zum Nachrichten-Editor. Die zuvor gewhlten Adressen befinden sich nun in den
betreffenden Adressfeldern.
Folgende Funktionen stehen Ihnen in der Symbolleiste des Adressbuchs zur Verfgung:
n Adressbuchgruppen
Verschiedene Empfnger knnen zu Gruppen zusammengefasst werden. Das ist zum Beispiel
dann sinnvoll, wenn Rundsendungen oder Seriennachrichten immer wieder an dieselbe Personengruppe versendet werden. So mssen Sie dann nur noch die Gruppe auswhlen und
knnen niemanden aus Versehen vergessen (s. Kap. 2.13, S. 143).
n bergeordnetes Archive
Ein Klick auf dieses Symbol bringt Sie in der Archive-Struktur eine Ebene hher.
n Kategorie
Es ffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie verschiedene Kategorien auswhlen knnen. In
diesem Fall werden dann im Adressbuch nur noch die Adressen angezeigt, die den ausgewhlten Kategorien zugeordnet sind. Die Zuordnung geschieht auf der jeweiligen Adresskarte,
Registerkarte Kategorien (s.u.).
n Neue Adresse
Klicken Sie auf dieses Symbol, um neue Adressen anzulegen (s.u.).

138

Adressverwaltung

n Eigenschaften
Es ffnet sich die Adresskarte der ausgewhlten Adresse und Sie knnen nderungen vornehmen.
n Lschen
Alle aktuell markierten Adressen werden gelscht.

Adresskarte erstellen
Eine neue Adresse knnen Sie auf zwei verschiedenen Wegen erstellen. Klicken Sie mit dem
Mauszeiger in der Symbolleiste des David InfoCenters auf den kleinen Pfeil neben der Schaltflche Neu und whlen Sie aus dem Men Adresse. Alternativ klicken Sie mit der rechten
Maustaste in den Bereich Kontakte unten links im David InfoCenter-Hauptfenster und
whlen Sie aus dem Men Neu. Letzteres funktioniert nur dann, wenn Sie ein anderes als
das interne (David-) Adressverzeichnis eingestellt haben, denn einen neuen David-Benutzer
knnen Sie ber das Adressbuch natrlich nicht anlegen. Es ffnet sich eine leere Adresskarte.
Registerkarte Person
Tragen Sie hier die persnlichen Daten der
Person ein. Der Eintrag im Feld Angezeigter
Name erscheint spter in der Adressliste des
Adressbuchs.
Registerkarte Anschrift
Tragen Sie hier die postalische Anschrift der Person
und ggf. der Firma ein.
Registerkarte Telefon
Tragen Sie die geschftliche, private und mobile
Rufnummer der Person ein. Zustzlich knnen Sie
fr das Telefonieren bers Internet eine Voice over
IP Nummer bzw. Adresse speichern.
Registerkarte Adressen

Abb. 52: Adresskarte

Tragen Sie in die Felder eMail-Adresse(n), Faxnummer(n), VoiceBox-Nummer und


SMS/Pager-Nummer ein. Zustzlich knnen Sie mit einem Schalter die Bevorzugte Adresse
auswhlen. Das bedeutet, dass diese Adresse beim Erstellen einer neuen Nachricht in das
Adressfeld bernommen wird, falls Sie den Dokumententyp (eMail, Fax, usw.) nicht festlegen.
Standardmig wird eMail als bevorzugte Adresse festgelegt.
Registerkarte Zusatz
Hier knnen Sie einen Kommentar zur Person eintragen.

139

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Registerkarte Kategorien
Es ffnet sich eine Liste von Kategorien, denen Sie den Adresseintrag zuordnen knnen.
Registerkarte Info
Diese Karte zeigt Ihnen die auf den vorigen Registerkarten eingegebenen Daten auf einen
Blick an (Abb. 52). Durch Mausklick auf eine eingetragene Fax-, SMS-, TMail-Nummer oder
eMail-Adresse wird sofort eine neue Nachricht erstellt bzw. die ausgewhlte Rufnummer vom
System gewhlt und auf Ihr Telefon gelegt (falls Ihr System entsprechend eingerichtet ist).
Zustzlich knnen Sie auf dieser Registerkarte ein Bild einfgen. Klicken Sie dazu mit Ihrem
Mauszeiger auf den Hyperlink Foto einfgen. Im folgenden Dialogfenster knnen Sie Pfad
und Dateiname des Fotos auswhlen und mit einem Mausklick auf ffnen einfgen.
Mit der Tastenkombination [Umschalt]+[Return] werden von der Registerkarte Anschrift die
Inhalte der Felder Firma, Strae, PLZ und Ort in die Windows-Zwischenablage kopiert.
Sie knnen von dort aus z.B. in eine Textverarbeitung mit der Tastenkombination [Strg]+V
oder ber den Menbefehl Bearbeiten -> Einfgen eingefgt werden.
Adresse bearbeiten

1: Markieren Sie im Archive-Baum ein Adress-Archive mit der linken Maustaste.


2: Doppelklicken Sie in der Eintragsliste den Adresseintrag, den Sie bearbeiten mchten. Es
ffnet sich die betreffende Adresskarte.

3: Bearbeiten Sie auf den Registerkarten die Eintrge nach Wunsch und besttigen Sie mit OK.
Adresse kopieren, verschieben, lschen
Wenn Sie eine Adresse in ein anderes Adressbuch verschieben mchten, so geschieht dies
einfach per Drag & Drop.

1: Markieren Sie das Adressbuch, in dem sich die zu verschiebende Adresse befindet, im
Archive-Baum.
2: Markieren Sie in der Eintragsliste die Adresse, die Sie verschieben mchten, und ziehen Sie diese
bei gedrckter linker Maustaste auf das Ziel-Adressbuch im Archive-Baum.
3: Wenn der Adresseintrag ber dem gewnschten Verzeichnis schwebt, lassen Sie die
Maustaste los. Die Adresse wird in das Zielarchive verschoben.
Wenn Sie beim Herberziehen des Adresseintrags die [Strg]-Taste gedrckt halten, wird die
Adresse ins Zielverzeichnis kopiert statt verschoben.
Um einen Adresseintrag zu lschen, markieren Sie ihn mit der linken Maustaste und drcken
die [Entf]-Taste. Besttigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK. Alternativ knnen Sie den

140

Adressverwaltung

Eintrag mit der rechten Maustaste anklicken und aus dem Men Lschen auswhlen. Eine
dritte Mglichkeit besteht darin, das Symbol Lschen aus der Symbolleiste zu whlen.
Kontakte
Das Fenster Kontakte finden Sie links unten im David InfoCenter-Hauptfenster. Ist es
ausgeblendet, knnen Sie es durch einen Mausklick auf Ansicht -> Kontakte wieder
einblenden. Es zeigt eine Liste aller Eintrge eines Adress-Archives fr einen schnellen
Zugriff auf die persnlichen Daten.
Welches Adress-Archive im Kontakte-Fenster angezeigt wird, knnen Sie individuell
auswhlen. Voreingestellt ist die Liste der Benutzer des internen DvISE-Netzwerks. Wenn
Sie auf das Symbol Favoriten in der Titelleiste des Kontakte-Fensters klicken, wird das
Archive gewechselt und Sie sehen Ihre Favoriten in der Kontakte-Liste. Ein
2-Sekunden-Mausklick auf Favoriten ffnet ein Auswahlfenster, in welchem Sie das
anzuzeigende Adress-Archive auswhlen knnen. Ein Klick auf das Symbol Intern wechselt zurck zur Liste der DvISE-Benutzer.
Ist die Liste der internen Benutzer ausgewhlt, wird rechts neben jedem Benutzernamen
angezeigt, ob dieser am System angemeldet ist. Da es mglich ist, mehrere Instanzen des
David InfoCenters zu starten (Optionen -> Einstellungen -> Aktionen -> Mehrere Instanzen
erlauben), wird zustzlich die Anzahl der gestarteten David InfoCenter (auf demselben oder
auf unterschiedlichen Rechnern) eingeblendet, sofern die Zahl grer als eins ist. Ein Mausklick auf den Begriff Kontakte in der Titelzeile sortiert die Eintrge alphabetisch in umgekehrter Reihenfolge.
Wenn Sie einen Eintrag in der Liste mit der rechten Maustaste anklicken, zeigt das
Kontext-Men unterschiedliche Menpunkte, je nachdem, ob es sich um eine externe
Adresse handelt oder um eine interne Adresse, d.h. von einem Benutzer innerhalb des
Firmen-Netzwerks.
Externe Adressen:
9 Neu
Es wird eine leere Adresskarte aufgerufen, um einen neuen Adresseintrag anzulegen. Dieser
wird nach dem Speichern alphabetisch in die Kontakte-Liste eingeordnet.
9 Senden

Es erscheint ein weiteres Men mit einer Liste aller Nachrichtentypen, die an die ausgewhlte
Person versendet werden knnen. Nach Auswahl eines Eintrags ffnet sich der Nachrichten-Editor mit einer neuen Nachricht und dem entsprechend ausgefllten Adressfeld. Die
in der Liste angezeigten Nachrichtentypen sind abhngig davon, welche Daten in die Adresskarte der betreffenden Person eingetragen wurden.

141

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 Anrufen
Es ffnet sich ein Men mit einer Liste der Telefonnummern, die ber das David InfoCenter
angerufen werden knnen. Nach Auswahl eines Eintrags wird die gewnschte Telefonnummer angewhlt. Auch hier ist die Liste der angezeigten Eintrge natrlich abhngig von den
Daten, die Sie in die Adresskarte eingetragen haben.
9 Lschen
Lscht nach einer Sicherheitsabfrage den ausgewhlten Eintrag.
9 Bearbeiten
ffnet zur Bearbeitung die Adresskarte des ausgewhlten Eintrags. Dies lsst sich ebenfalls
durch einen Doppelklick auf den gewnschten Eintrag erreichen.

Interne Adressen:
Eine interne Adresse gehrt zu einem Benutzer innerhalb des DvISE-Netzwerks.
9 eMail an <Name>...

ffnet den Nachrichten-Editor und fgt in das Adressfeld die eMail-Adresse des markierten
Eintrags ein. Denselben Effekt hat ein Doppelklick auf den gewnschten Eintrag in der Liste.
9 Aufgabenanforderung an <Name>
ffnet eine neue Aufgabenanforderung und fgt die eMail-Adresse des markierten Eintrags in
das Adressfeld ein.
9 Aktualisieren

Aktualisiert die Liste der Eintrge


9 Sortieren nach...
Es ffnet sich ein zweites Kontextmen, aus dem Sie auswhlen knnen, in welcher Sortierung die Benutzer angezeigt werden sollen. Whlen Sie Name, um die Benutzer alphabetisch nach ihrem Nachnamen sortiert anzeigen zu lassen. Whlen Sie An-/Abgemeldet, so
sehen Sie - ebenfalls alphabetisch sortiert - zuerst diejenigen Benutzer, die zurzeit im System
angemeldet sind, im Anschluss diejenigen, die abgemeldet und damit offline sind. Alle Benutzer, die zurzeit nicht angemeldet sind, unterscheiden sich auerdem durch das Symbol rechts
neben dem Namen. Die Farben des Symbols sind deutlich blasser.

Eine Zahl in runden Klammern rechts neben dem Eintrag gibt an, wie viele Instanzen des David
InfoCenter PC der jeweilige Benutzer gleichzeitig am DvISE Server angemeldet hat.
Adresse suchen
Um eine Adresse in einem Adressbuch wiederzufinden, bietet Ihnen das David InfoCenter PC
eine leistungsstarke Suchfunktion. Klicken Sie dazu das Adress-Archive, welches Sie durchsuchen mchten, mit der rechten Maustaste an, und whlen Sie aus dem Men Nachricht
suchen. Alternativ klicken Sie das Adress-Archive mit der linken Maustaste an und whlen

142

Adressverwaltung

aus der Symbolleiste Suchen. In beiden Fllen ffnet sich das gleichnamige Dialogfenster.
Auf drei Registerkarten knnen Sie hier Ihre Suche verfeinern.
Da die Adresssuche identisch ist mit der Nachrichtensuche lesen Sie die Beschreibung der einzelnen Optionen im Abschnitt 2.18.2 ab Seite 183.
Nachricht aus dem Adressbuch versenden
Versenden Sie mit wenigen Mausklicks direkt aus dem Adressbuch eine Nachricht:

1: Whlen Sie im Archive-Baum das Adress-Archive, in dem sich die Adresse befindet, an die
Sie eine Nachricht senden mchten.

2: Doppelklicken Sie in der Eintragsliste die Adresse, an die Sie eine Nachricht versenden
wollen. Es ffnet sich die betreffende Adresskarte.

3: Whlen Sie die Registerkarte Info. Sie sehen oben links den Namen des Adressaten und
zustzlich Telefonnummer, Faxnummer und eMail-Adresse, sofern sie eingetragen wurden.
4: Whlen Sie den Schalter Dialog automatisch schlieen, wenn Sie mchten, dass nach
Auswahl einer Adresse dieses Fenster automatisch geschlossen wird.

5: Klicken Sie nun auf eine Telefonnummer, um sich verbinden zu lassen, oder auf eine
Faxnummer oder die eMail-Adresse, um eine Nachricht zu versenden. Es ffnet sich der Nachrichten-Editor mit der Zieladresse im Adressfeld.

6: Erstellen Sie nun Ihren Nachrichtentext und klicken Sie auf Senden, um ihn abzuschicken.
Adressbuchgruppen
Sie knnen Personen zu Adressbuchgruppen zusammenfassen, um ihnen z.B. regelmig
eine Rundsendung zukommen zu lassen. Gehen Sie folgendermaen vor:

1: Erstellen Sie im Archive-Baum ein neues Archive als Sub Archive von Adressen. Dazu
klicken Sie das Archive Adressen mit der rechten Maustaste an und whlen aus dem Men
Archive erstellen.

2: Geben Sie im folgenden Fenster einen Namen fr das neue Archive ein und besttigen
Sie mit OK.
Sie knnen nun neue Adresseneintrge in dem Archive erstellen (s. Kap. 2.13, ab S. 139).
Wenn Sie die Adressen schon in anderen Adress-Archives gespeichert haben, knnen Sie sie in
das neue Archive verschieben, kopieren oder eine Verknpfung dazu anlegen. Zum Kopieren
drcken Sie die [Strg]-Taste und ziehen gleichzeitig die Adresse mit der linken Maustaste aus
dem Quelladressbuch in das neu erstellte Archive. Wenn Sie beim Verschieben keine Taste auf
Ihrer Tastatur gedrckt halten, wird die Adresse im alten Archive gelscht und ins neue
Archive bertragen.
Um eine Verknpfung zu erstellen, halten Sie [Strg]+[Umschalt] gleichzeitig gedrckt und
ziehen Sie die Adresse in das Ziel-Archive. Verknpfungen haben den Vorteil, dass die
verknpften Adressen nicht mehrfach angelegt und gepflegt werden mssen.
143

Kapitel 2 David InfoCenter PC

2.14

Kalender und Terminverwaltung


Fr die Terminverwaltung steht Ihnen im David InfoCenter Ihr individueller Kalender zur Verfgung. Diesen knnen Sie aktivieren, indem Sie in der Favoriten-Leiste das Symbol Kalender
auswhlen oder auf das Kalender-Archive im Archive-Baum klicken.

2.14.1

Kalender
Nach der Auswahl eines Kalenders sehen Sie in der Eintragsliste die Kalenderbersicht fr einen
Tag, eine Woche oder einen Monat. Sie lsst sich mit den folgenden drei Symbolen umschalten.
n Tag
Diese Ansicht zeigt Ihnen die Termine eines Tages. Sie sehen links in der Zeitleiste die vollen
Stunden, oben das aktuelle Datum und rechts den aktuellen Monat mit dem gewhlten Datum
rot markiert. Die erste Zeile des Kalenderblattes ist reserviert fr die ganztgigen Termine, die
auch beim Scrollen nicht verdeckt wird. Die Statusleiste zeigt Ihnen in Fettschrift das Datum des
ausgewhlten Termins an.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste in die Zeitleiste der Tagesansicht klicken, knnen Sie ber
das Kontextmen ein alternatives Zeitraster fr die aktuelle Ansicht auswhlen. Whlen Sie
z.B. 5 Minuten, so wird ein Raster mit 12 Abschnitten je Stunde eingerichtet.
n Monatsbersicht
Rechts im Kalenderblatt sehen Sie eine bersicht der Tage des aktuellen bzw. des folgenden
Monats. Mit einem Mausklick knnen Sie schnell zum gewnschten Tag wechseln. Zustzlich
haben Sie hier die Mglichkeit, eine Gruppe von Tagen nebeneinander anzeigen zu lassen.
Diese Gruppe kann sowohl aufeinander folgende, als auch Einzeltage enthalten. Zur Auswahl
mehrerer Tage drcken und halten Sie die [Strg]-Taste und klicken nun nacheinander die
betreffenden Tage an. Jeder ausgewhlte Tag wird unmittelbar angezeigt. Direkt aufeinander
folgende Tage knnen Sie mithilfe der [Umschalt]-Taste auswhlen.

Der aktuell ausgewhlte Tag wird mit fett-roter Schrift angezeigt. Wochenendtage sind rot
hinterlegt. Als Feiertag gekennzeichnete Eintrge werden ebenfalls rot hinterlegt und mit
grner Schrift dargestellt. So knnen Sie auch auf das Wochenende fallende Feiertage
erkennen.
n Arbeitswoche
Die Ansicht Arbeitswoche zeigt die ersten fnf Tage einer Woche in einer Spaltenbersicht.
Zur Orientierung ist der Spaltentitel des aktuellen Tages blau gefrbt. Fr jede volle Stunde ist
eine Zeile reserviert, wobei die erste Zeile fr ganztgige Termine, die auch beim Scrollen nicht
verdeckt werden, vorgesehen ist. Den ersten und letzten Stundeneintrag knnen Sie genau so
wie die anzuzeigenden Tage fr die Arbeitswochenansicht unter Optionen -> Einstellungen
im Men Kalender festlegen (ab S. 43).

Wenn Sie mit der rechten Maustaste in die Zeitleiste der Arbeitswoche klicken, knnen Sie
ber das Kontextmen ein alternatives Zeitraster fr die aktuelle Ansicht auswhlen. Whlen
Sie z.B. 6 Minuten, so wird ein Raster mit 10 Abschnitten je Stunde eingerichtet.

144

Kalender und Terminverwaltung

Genau so wie in der Tagesansicht (s.o.) finden Sie auch hier rechts die Tage des aktuellen bzw.
folgender Monate. Lesen Sie dazu oben den Abschnitt Monatsbersicht.
n Woche
In der Wochenansicht sehen Sie die Tage einer Woche in der bersicht. Der ausgewhlte
Tag wird mit einem blauen Balken gekennzeichnet. Oben links im Montag-Feld ist die
aktuelle Wochenzahl in blau angezeigt. Mit der Bildlaufleiste ganz rechts oder den Pfeiltasten Nach oben bzw. Nach unten knnen Sie wochenweise rckwrts oder vorwrts
blttern. Die Statusleiste zeigt Ihnen in Fettschrift das Datum des ersten und letzten angezeigten Wochentages an. Von eingetragenen Terminen wird jeweils die Anfangs- und die
Endzeit angezeigt.

Ein farbiger Stern rechts neben einem Eintrag kennzeichnet einen Termin, der aus einem
verknpften Kalender in diesen Kalender eingeblendet wird (s. Abschnitt 2.14.4 ab S. 151). Ein
kleiner gelber Pfeil nach unten bzw. oben deutet an, dass nicht alle Termine gleichzeitig
dargestellt werden knnen. Ein Mausklick auf den Pfeil wechselt zur Tagesansicht.
n Monat
In der Monatsansicht
werden
jeweils
fnf
Wochen bersichtlich auf
einen Blick dargestellt. Sie
sehen die Tage spaltenweise und die Wochen
zeilenweise angeordnet.
Um zum aktuellen Datum
zu gelangen, klicken Sie in
einer beliebigen Ansicht
mit der rechten Maustaste
auf den Kalender und
whlen aus dem Men
Heute. Von eingetragenen Terminen wird jeweils
die Anfangs- und die
Endzeit angezeigt.

Abb. 53: Kalender-bersicht

Wie bei der Wochenansicht bereits beschrieben, kennzeichnet auch hier ein farbiger Stern einen
fremden Termin und ein gelber Pfeil, dass nicht alle Termine gleichzeitig dargestellt werden
knnen. Ein Mausklick auf diesen Pfeil wechselt zur Tagesansicht.
n Jahr
Diese Ansicht stellt zeilenweise untereinander die Tage des gesamten Jahres dar, wobei Sonntage mit roter Schrift gekennzeichnet sind. Der aktuelle Monat wird links oben in der Eintragsliste angezeigt. In Spalten wird die Zeit angezeigt. Im Schnittpunkt aus Uhrzeit und Tag finden
Sie die Tagestermine.
145

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Wenn Sie in der Eintragsliste des Kalenders mit dem Mauszeiger auf einen Eintrag weisen,
ohne eine Maustaste zu drcken, wird ein Termin-Informationsfenster mit allen den Termin
betreffenden Daten eingeblendet. Sie mssen den Termin also nicht ffnen, um die
gewnschten Informationen zum betreffenden Eintrag zu erhalten.
n bersicht
Die Kalender-bersicht liefert Ihnen eine Zusammenfassung der Termine fr einen festgelegten
Zeitraum (s. Abb. 53). Nach einem Mausklick auf das Symbol bersicht in der
Kalender-Symbolleiste sehen Sie die eingetragenen Termine in chronologischer Reihenfolge.

Sie knnen den Zeitraum individuell bestimmen, indem Sie aus den zwei Kalenderblttern
rechts in der bersicht mit einfachem Mausklick jeweils den ersten und letzten Tag des Zeitraums auswhlen. Ein Doppelklick auf einen Eintrag ffnet ihn zur Bearbeitung.
Der aktuell ausgewhlte Tag wird mit fett-roter Schrift angezeigt. Wochenendtage sind rot
hinterlegt. Als Feiertag gekennzeichnete Eintrge werden ebenfalls rot hinterlegt und mit grner
Schrift dargestellt. So knnen Sie auch auf das Wochenende fallende Feiertage erkennen.
Kalender anpassen
Sie knnen einige individuelle Einstellungen fr den Kalender vornehmen, wenn Sie in der
Menleiste unter Optionen -> Einstellungen das Men Kalender auswhlen. Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Optionen finden Sie in Kapitel 2.1.3 ab Seite 43.
Kalender-Archive erstellen
Sie knnen im Prinzip jedes Archive als Kalender-Archive verwenden. Ausgenommen sind
lediglich einige System-Archives, wie z.B. der Ordner Versand. Um einen neuen Kalender
anzulegen, gehen Sie folgendermaen vor:

1: Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Archive-Baum auf den Ordner, unterhalb dessen
Sie den Kalender anlegen mchten.
2: Whlen Sie nun aus dem Kontextmen den Eintrag Eigenschaften. Es ffnen sich die
Archive-Eigenschaften mit der Registerkarte Optionen.

3: Klicken Sie auf die Liste Anzeigen als und whlen Sie den Eintrag Kalender.
4: Im nun hinzugekommenen Listenfeld Hintergrundfarbe knnen Sie eine individuelle
Farbe fr den Hintergrund des neuen Kalenders auswhlen.
5: Klicken Sie auf OK, um Ihre Einstellungen zu speichern. Der neue Kalender steht Ihnen ab
sofort zur Verfgung.

146

Kalender und Terminverwaltung

2.14.2

Terminverwaltung
Die Terminverwaltung bietet Ihnen alle Mglichkeiten der individuellen und Gruppenplanung.
Termine organisieren
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie neue Termine und Terminserien planen bzw. bestehende Termine verwalten. Lesen Sie dazu auch das nchste Kapitel 2.14.3zur Nutzung des
Terminassistenten.
Termin planen
Einen neuen Termin knnen Sie auf verschiedene Arten planen, abhngig davon, ob Sie im
Archive-Baum bereits das Kalender-Archive ausgewhlt haben oder nicht. Gehen Sie folgendermaen vor:

1: Wenn Sie bereits das Kalender-Archive markiert haben, in dem Sie einen neuen Termin
erstellen mchten, klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu (Abb. 54). Alternativ klicken Sie
mit der rechten Maustaste in die Kalender-Ansicht und whlen aus dem Men Neuen Termin
eintragen. In dem Fall wird im folgenden Dialogfenster Termin bereits der gewnschte Tag
bzw. in der Tagesansicht die gewnschte Stunde ausgewhlt.
Wenn Sie das Kalender-Archive im
Archive-Baum noch nicht markiert haben,
sondern ein beliebiges anderes Archive,
klicken Sie in der Favoriten-Leiste auf den
Pfeil neben dem Symbol Neu und
whlen Kalender aus dem Men.

2: Geben Sie fr den Termin einen


Betreff ein. Dieser wird in den verschiedenen bersichten (z.B. Tag, Woche,
Monat) angezeigt. Geben Sie bei Bedarf
einen Ort an, wo z.B. eine Besprechung
stattfinden soll.

Abb. 54: Erstellen eines neuen Termins

3: Aus der Liste unter Beschriftung knnen Sie eine Kategorie fr den Termin auswhlen
(z.B. Wichtig, Urlaub, Geburtstag, usw.).
4: Geben Sie Datum und Uhrzeit fr Beginn und Ende des Termins ein. Wenn Sie den Schalter
Ganztgig aktivieren, werden die Zeitfelder ausgeblendet und der Termin wird fr den
ganzen Tag eingetragen.
Der Schalter Erinnerung gibt Ihnen die Mglichkeit, sich eine Zeitspanne vor Beginn des
Termins durch eine Nachricht in Ihr Eingangsbuch erinnern zu lassen. Diese Zeitspanne kann
aus der Liste ausgewhlt werden. Den Standardvorgabewert knnen Sie unter Optionen ->
Einstellungen im Men Kalender unter Standard-Erinnerung festlegen.

147

Kapitel 2 David InfoCenter PC

5: Tragen Sie bei Bedarf Ihre Notizen zum Termin in das Eingabefeld ein. Dieser Text wird
im Vorschau-Bereich angezeigt, wenn Sie den Termin im Kalender ausgewhlt haben.
Sie knnen die Notizen wie in einem Textverarbeitungsprogramm formatieren und gestalten.
Schalten Sie dazu in der Menleiste unter Format die Option HTML ein. Es wird eine
zustzliche Symbolleiste eingeblendet, die Ihnen alle Formatierungsmglichkeiten zur Verfgung stellt. Zustzlich finden Sie nun in der Menleiste unter der Option Einfgen weitere
Formatierungsmglichkeiten. Eine genaue Beschreibung der einzelnen Funktionen finden Sie
im Abschnitt eMails im HTML-Format ab Seite 73.

6: Zum Abschluss klicken Sie auf Speichern und Schlieen. Wenn Sie zwei oder mehrere
Kalender verknpft haben, knnen Sie aus dem nun folgenden Dialogfester den Kalender
auswhlen, in den der Termin eingetragen werden soll. Klicken Sie anschlieend auf Speichern.
Schnelle Terminerstellung
Wenn Sie sich in der Tages- oder Arbeitswochen-Ansicht befinden, knnen Sie nach einem
Mausklick an die gewnschte Stelle im Kalender sofort anfangen, den Betreff-Text zu
schreiben. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit [Return] und der Termin wird an der betreffenden
Stelle eingefgt. Abhngig vom gewhlten Zeitraster (s. S. 144) werden Anfangs- und Endzeit
des Termins festgelegt.
Sie knnen die Anfangs- und Endzeit aber auch vorher festlegen, indem Sie (in der Tages- oder
Arbeitswochenansicht) einen Bereich mit dem Mauszeiger markieren. Klicken Sie dazu in den
Kalender und ziehen Sie den Mauszeiger bei gedrckter linker Maustaste nach oben oder unten.
Wenn der gewnschte Bereich markiert ist, lassen Sie die Maustaste wieder los. Schreiben Sie
nun wie zuvor beschrieben einfach den Betreff-Text, ohne erneut mit der Maus zu klicken.
Registerkarte Optionen
Hier haben Sie die Mglichkeit, den neuen
Termin
nher
zu
charakterisieren.
Auerdem
knnen
Sie
Personen
bestimmen, die ebenfalls ber diesen
Termin informiert werden sollen.
9 Anzeigen als
Hier haben Sie die Mglichkeit, dem
Termin ein Attribut zuzuweisen (Abb. 55).
Diese Auswahl in Kombination mit der
Option Art (s.u.) bestimmt das Verhalten des Terminassistenten bei der Suche
nach freien Zeitrumen fr neue Termine.
Abb. 55: Optionen bei der Terminerstellung
Weisen Sie hier die Attribute Gebucht
oder Abwesend in Kombination mit der Terminart ffentlich zu, so werden diese Zeiten

148

Kalender und Terminverwaltung

vom Terminassistenten auf der Suche nach freien Zeitrumen bergangen, d.h. nicht in die
Suche einbezogen.
9 Art

Whlen Sie hier eine Terminart aus. Ein privater Termin kann nur vom Ersteller/Besitzer des
Termins bearbeitet und eingesehen werden. In den Kalendern anderer Benutzer wird er als
Privater Termin und damit als belegt eingetragen, so dass diese Zeit nicht versehentlich
doppelt verplant wird.
In Kombination mit dem Attribut Anzeigen als (s.o.) bestimmt diese Option das Verhalten
des Terminassistenten.
9 Prioritt
Legen Sie hier eine Prioritt fr den Termin fest. Dieser wird dann grau (niedrige Prioritt),
schwarz (normale Prioritt) oder rot (hohe Prioritt) angezeigt.
9 Markierung
Sie knnen den Termin in eine Kategorie einordnen. Whlen Sie dazu die gewnschte Markierung aus der Liste aus.
9 Teilnehmer

In diesem Bereich der Registerkarte knnen Sie aus dem Adressbuch Personen auswhlen, die
an diesen Termin erinnert werden sollen.
Aktivieren Sie den Schalter Benachrichtigen bei Speichern des Termins, so werden die
ausgewhlten Personen per eMail benachrichtigt, sobald Sie die Schaltflche Speichern und
Schlieen bettigen.
Aktivieren Sie Benachrichtigen zum eingestellten Erinnerungstermin, so werden die ausgewhlten Personen eine bestimmte Zeitspanne vor Beginn des Termins per eMail benachrichtigt. Die Zeitspanne knnen Sie auf der Registerkarte Termin durch Aktivieren des Schalters
Erinnerung und Auswahl eines Eintrags aus der Liste bestimmen. Stellen Sie z.B. 10 Minuten
ein, so werden alle ausgewhlten Personen 10 Minuten vor Beginn des Termins
benachrichtigt.
Welche Personen an den Termin erinnert werden, bestimmen Sie durch Auswahl aus dem
Adressbuch. Klicken Sie dazu auf die Schaltflche Hinzufgen. Ihr Adressbuch wird geffnet
und Sie knnen bequem die gewnschten Personen auswhlen. Ein Mausklick auf die Schaltflche Entfernen lscht den markierten Eintrag aus der Liste. Der Umgang mit Adressbchern wird in Kapitel 2.13 ausfhrlich beschrieben.
Folgende Symbole stehen Ihnen in der Symbolleiste zur Verfgung:
9 Speichern und schlieen
Ein Mausklick auf diese Schaltflche speichert Ihre Eingaben und schliet das Terminfenster.
Der zuvor eingetragene Termin wird im Kalender angezeigt.

149

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 Drucken
Ein Mausklick auf dieses Symbol ruft den Drucken-Dialog auf und nach Auswahl eines
Druckers wird der aktuelle Termin in bersichtlicher Form gedruckt.
9 Textbaustein einfgen
ber das Symbol knnen Sie aus einer Liste verschiedene vorgefertigte Textbausteine auswhlen und an der Cursorposition einfgen. Nheres zur Nutzung von Textbausteinen lesen Sie in
Kapitel 2.18.2 ab Seite 194.
9 Dateien anhngen
Sie knnen dem Termin eine oder mehrere Dateien anhngen, z.B. einen Text oder eine
Grafik. Dazu whlen Sie das Symbol Anhngen in der Symbolleiste. Es ffnet sich das Dialogfenster Dateien anhngen. Whlen Sie Pfad und Dateiname der anzuhngenden Datei(en)
und klicken Sie auf ffnen, um die Auswahl abzuschlieen.
9 Terminserie
Diese Funktion erlaubt Ihnen die Erstellung eines Termineintrags, der in regelmigen Abstnden wiederkehrt (z.B. Geburtstage).
9 Teilnehmer einladen/Einladung stornieren
Diese Funktion erlaubt es Ihnen, andere Personen zu Ihrem Termin einzuladen. Nach einem
Mausklick auf das Symbol wird die Registerkarte um das Adressfeld An erweitert, in das Sie
die eMail-Adressen der gewnschten Teilnehmer eintragen knnen. Gleichzeitig ndert sich
die Schaltflche Teilnehmer einladen zu Einladung stornieren, um die Einladung eventuell
wieder rckgngig machen zu knnen. Auf der Registerkarte Optionen (s. S. 148) knnen
Sie bequem Teilnehmer zur Liste hinzufgen bzw. entfernen.
9 nderung absenden
Diese Schaltflche wird nur sichtbar, wenn Sie einen Termin, zu dem Sie weitere Teilnehmer
eingeladen haben (Besprechungsanfrage), erneut zum Bearbeiten ffnen (s. S. 155, Abschnitt
Besprechungstermin nachtrglich ndern).
9 Rechter Rand
Durch Auswahl dieses Symbols wird beim Schreiben nach einer bestimmten Zeichenzahl ein
Zeilenumbruch durchgefgt. Dieser lsst sich unter Optionen -> Einstellungen im Men Editor
im Feld Zeichen pro Zeile verndern.
9 Immer im Vordergrund
Wenn Sie mchten, dass das Fenster nicht von anderen Windows-Fenstern verdeckt wird,
aktivieren Sie das Symbol Immer im Vordergrund.

Per Drag & Drop knnen Sie einen Termin auch von einem zum anderen Tag verschieben,
wenn Sie ihr z.B. aus Versehen am falschen Tag eingerichtet haben. Markieren Sie dazu den
betreffenden Termin durch einen Mausklick und ziehen Sie ihn mit festgehaltener Maustaste
zum Ziel. Dort lassen Sie die Maustaste wieder los und der Termin wird eingetragen.

150

Kalender und Terminverwaltung

Terminserie erstellen
Eine Terminserie ist ein Kalendereintrag, der in regelmigen Abstnden wiederholt wird
(z.B. wchentliche Besprechung, Geburtstagseintrag, usw.). Um eine Terminserie zu
erstellen, gehen Sie folgendermaen vor:

1: ffnen Sie wie im Abschnitt Termin


planen auf Seite 147 beschrieben einen
neuen Termineintrag und klicken Sie in der
Symbolleiste auf Terminserie (Abb. 56).

2: Tragen Sie neben Start die Uhrzeit


ein, zu der der Termin beginnen soll.
Bestimmen Sie anschlieend im mittleren Feld die Zeit, zu der der Termin
enden soll oder im rechten Feld die
Dauer des Termins. Falls Sie bereits im
vorigen Dialogfenster Termin entsprechende Eingaben gemacht haben,
wurden diese bernommen.

Abb. 56: Terminserie

3: Whlen Sie im Bereich Serienmuster zunchst, wann der Termin wiederholt werden soll
(tglich, wchentlich, monatlich, jhrlich). Je nach Auswahl stehen Ihnen nun zustzliche Einstellmglichkeiten zur Verfgung, um Ihre Auswahl nher zu bestimmen. Nhere Informationen zu
jeder Option erhalten Sie in der Onlinehilfe (drcken sie einfach [F1] im Dialogfester Serientyp.

4: Bestimmen Sie unter Seriendauer das Datum des ersten Termins der Terminserie. Falls
Sie bereits im vorigen Dialogfenster Termin eine Eingabe gemacht haben, wurde diese
bernommen.
Geben Sie zustzlich an, wann die Terminwiederholung enden soll. Dort haben Sie die Auswahl
zwischen Kein Enddatum und einem festen Termin, den Sie in das Feld eingeben oder auf einem
Kalenderblatt auswhlen knnen, wenn Sie den Pfeil nach unten anklicken.

5: Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, schlieen Sie Ihre Eingaben mit OK ab.
Sie kehren nun zum Dialogfenster Termin zurck und sehen dort Ihre Einstellungen
eingeblendet.
Wenn Sie eine Terminserie lschen mchten, ffnen Sie in der Kalenderanzeige den ersten
Termin und whlen Sie das Symbol Terminserie. Klicken Sie dann auf die Schaltflche
Serientyp entfernen.
Termin ndern
Um die Eigenschaften eines schon erstellten Termins zu bearbeiten, doppelklicken Sie den
Eintrag in einer beliebigen Ansicht. Es ffnet sich das Fenster Termin und Sie knnen alle
gewnschten nderungen vornehmen.

151

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Termin lschen
Ein Termin wird gelscht, in dem Sie ihn mit der rechten Maustaste anklicken und aus dem
Men Lschen auswhlen. Alternativ verwenden Sie das Symbol Lschen aus der Symbolleiste oder drcken die Taste [Entf]. Um mehrere Termine gleichzeitig zu lschen, klicken Sie
die betreffenden Eintrge im Kalender bei gedrckt gehaltener [Umschalt]-Taste an und
drcken dann [Entf] oder klicken auf das Lschen-Symbol. Alle markieten Termine werden
nach einer Sicherheitsrckfrage aus dem Kalender entfernt.
Termin drucken
Sie knnen Ihre Termine in verschiedenen bersichten ausdrucken. Zur Auswahl stehen eine
Tages-, Wochen- oder Monatsbersicht. Schalten Sie dazu in die gewnschte Ansicht und
whlen Sie aus der Symbolleiste das Symbol Drucken oder aus der Menleiste Datei ->
Drucken. Stellen Sie im folgenden Drucken-Dialogfenster den gewnschten Drucker ein und
bestimmen Sie den Zeitraum, fr den die bersicht gedruckt werden soll. Besttigen Sie Ihre
Eingaben mit OK, um die bersicht auszudrucken.
Um die Daten eines einzelnen Termins auszudrucken, doppelklicken Sie den Termin und whlen
anschlieend im Viewer aus der Menleiste Datei -> Drucken oder das Drucken-Symbol. Es
erscheint das Dialogfenster Drucken. Nehmen Sie die fr Ihren Drucker notwendigen Einstellungen vor und klicken Sie auf OK. Die Daten dieses Termins werden gedruckt.
Termin versenden
Sie knnen einen Termin direkt aus dem Kalender per eMail versenden. Dabei wird dieser
Termin im ICS-Dateiformat an die eMail angehngt. Der Empfnger kann die angehngte
Datei per Doppelklick ffnen und einsehen. Wenn das von ihm verwendete Terminverwaltungsprogramm (z.B. das David InfoCenter) dieses Format untersttzt, kann der empfangene
Termin direkt in seinen Kalender integriert werden.
Um einen Termin zu versenden, klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und whlen aus
dem Kontextmen Als eMail versenden. Es ffnet sich der bekannte Nachrichten-Editor.
Informationen zum Versenden der eMail finden Sie in Abschnitt 2.2.1 ab Seite 70.
Termin verschieben
Einen bereits eingetragenen Termin knnen Sie beliebig von einem zum anderen Tag verschieben. Markieren Sie dazu den gewnschten Termin und ziehen ihn bei gedrckter linker Maustaste (Drag & Drop) zu dem Tag, an dem er neu eingetragen werden soll. Lassen Sie die linke
Maustaste erst los, wenn der Termineintrag ber dem Ziel schwebt.
Nur wenn Sie bei der Installation das David InfoCenter als Standard-eMail-Client bestimmt
haben, erfolgt die Registrierung des ICS-Dateiformats durch das Setup-Programm.
Termin suchen
Wenn Sie einen Eintrag in Ihrem Kalender suchen mchten, gehen Sie folgendermaen vor:

152

Kalender und Terminverwaltung

Klicken Sie das Archive Kalender im Verzeichnisbaum mit der rechten Maustaste an und
whlen Sie aus dem Men Suchen. Es ffnet sich das Dialogfenster Suchen. Auf drei
Registerkarten knnen Sie hier Ihre Suche verfeinern.
Registerkarte Generell
9 Suchtext

Hier knnen Sie den zu suchenden Namen oder Begriff


eingeben. Es wird nicht nach Gro- und Kleinschreibung unterschieden (Abb. 57).
9 Suchen in
Bestimmen Sie hier, in welchen Datenfeldern der
Archive-Eintrge nach dem Text gesucht werden soll.
Aktivieren Sie die Kontrollkstchen aller Felder, die Sie in
die Suche einbeziehen mchten. ber die Schaltflchen
Keine und Alle knnen alle Kontrollkstchen
gemeinsam deaktiviert bzw. aktiviert werden.
9 Gemeinsam genutzte Kalender-Archives einbeziehen
Setzen Sie diesen Schalter, wenn Sie nicht nur im aktuellen Kalender-Archive, sondern auch in allen mit
diesem Archive verknpften Kalendern nach dem
Suchtext suchen mchten.

Abb. 57: Termin suchen

Registerkarte Feste Daten


Diese Optionen haben bei der Suche im Kalender keine Funktionen.
Registerkarte Aktion
Auf dieser Registerkarte knnen Sie bestimmen, ob alle gefundenen Eintrge, die den Suchkriterien entsprechen, angezeigt oder nicht angezeigt werden sollen. Wenn Sie Ausschlieen
whlen, werden als Suchergebnis diejenigen Eintrge aufgelistet, welche die Suchkriterien
nicht erfllen. So lsst sich eine Suche invertieren. Klicken Sie auf OK, um die Suche zu
starten. Es erscheint ein Fenster, das Ihnen whrend der Suche den aktuellen Suchstatus anzeigt
und nach Abschluss der Suche das Ergebnis prsentiert.
Nach Abschluss der Suche wird die Liste der gefundenen Termine in einem neuen Fenster
angezeigt. ber Ansicht -> Vorschau knnen Sie eine Vorschau in den unteren Bereich des
Ergebnisfensters einblenden.
Besprechungsanfrage
Eine Besprechungsanfrage ist eine standardisierte Nachricht, in der Sie zu einer Besprechung
mit mehreren Personen zu einem bestimmten Zeitpunkt einladen oder eingeladen werden.

153

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Besprechungsanfrage erstellen
Zum Erstellen einer neuen Besprechungsanfrage haben Sie verschiedene Mglichkeiten:

1: Klicken Sie im David InfoCenter auf den kleinen Pfeil im Symbol Neu und whlen Sie
Besprechungsanfrage aus der Liste. Alternativ drcken Sie einfach [Strg]+[Umschalt]+[E] auf
Ihrer Tastatur. Haben Sie bereits einen neuen Termin erstellt, so klicken Sie in der Symbolleiste
des Terminfensters auf Teilnehmer einladen.
2: Tragen Sie nun in das Feld An die Teilnehmer ein, die Sie zur Besprechung einladen
mchten. Nach einem Mausklick auf das Symbol An knnen Sie die Teilnehmer natrlich auch
aus dem Adressbuch auswhlen. Auf der Registerkarte Optionen finden Sie die eingetragenen
Teilnehmer anschlieend in einer Liste, die Sie bei Bedarf auch anpassen knnen.
3: Stellen Sie alle brigen Optionen auf den Registerkarten Termin und Optionen wunschgem ein. Eine genaue Beschreibung jeder einzelnen Funktion finden Sie im Abschnitt
Termin planen ab Seite 147.
4: Im letzten Schritt versenden Sie die Besprechungsanfragemit einem Mausklick auf
Senden. Die Anfrage wird anschlieend an alle einzuladenen Personen versendet.
Besprechungsanfrage erwidern
Nach Erhalt einer Besprechungsanfrage erwartet der Einladende eine Antwort von Ihnen. Mit
einem Doppelklick in der Eintragsliste ffnen Sie die Nachricht. Entscheiden Sie zunchst, wie
Sie auf die Besprechungsanfrage reagieren mchten:
9 Klicken Sie in der Symbolleiste auf Annehmen, um dem Absender Ort und Termin der Besprechung verbindlich zu besttigen. Dazu wird dem Absender eine entsprechende Besttigungsmail gesendet.
Es ffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie eine Terminerinnerung einstellen knnen. Setzen
Sie also bei Bedarf den Schalter Erinnerung und whlen Sie aus, wie lange vor Beginn des
Termins Sie durch eine eMail erinnert werden mchten.

Der Termin wird anschlieend sowohl in Ihren Kalender als auch in den Kalender des Absenders mit dem Antwortstatus Zugesagt (Registerkarte Optionen) eingetragen.
9 Klicken Sie auf Unter Vorbehalt, so wird die Besprechungsanfrage zwar angenommen, jedoch nicht verbindlich, sondern unter Vorbehalt. Es erscheint ein Dialogfenster, ber das eine
Terminerinnerung eingestellt werden kann. Der Absender erhlt auch hier eine entsprechende
Informationsmail. Ihr Antwortstatus im Terminkalender des Absenders lautet Unter Vorbehalt.
9 Klicken Sie auf Ablehnen, um dem Absender anzuzeigen, dass Sie an der Besprechung
nicht teilnehmen. Im Terminkalender des Absenders wird fr Sie anschlieend der Antwortstatus Abgelehnt eingetragen.
Nach Anklicken eines der drei Symbole wird die Antwort unmittelbar an den Einladenden
zurckgesendet und in seinem Terminkalender wird Ihr Status entsprechend gesetzt (Zugesagt, Unter Vorbehalt, Abgelehnt).
154

Kalender und Terminverwaltung

Des Weiteren liefert Ihnen das Dialogfenster die folgenden Informationen:


n Von
Hier finden Sie die eMail-Adresse des Absenders.
n Gesendet
Datum und Uhrzeit, wann die Nachricht erstellt wurde.
n Erforderlich/Optional
Der Absender einer Besprechungsanfrage hat die Mglichkeit, die Teilnehmer mit den Attributen Erforderlich oder Optional einzuladen, wobei ersteres bedeutet, dass der Termin
ohne den Teilnehmer nicht stattfinden kann.
n Betreff
Thema der Besprechungsanfrage.
n Ort
Wenn Sie zuvor bei der Besprechungsanfrage einen Ort eingetragen haben, so wird dieser hier
angezeigt.
n Zeit
Zeit und Datum der Besprechung.

Besprechungstermin nachtrglich ndern


Als Einladender zu einer Besprechung knnen Sie natrlich den Termin jederzeit ndern.
ffnen Sie dazu im Terminkalender mit einem Doppelklick den gewnschten Eintrag und
nehmen Sie die nderung(en) vor.
Klicken Sie anschlieend auf nderung absenden, wenn Sie die Teilnehmer, die zur Besprechung bereits zugesagt haben, von der nderung informieren mchten. Sollten Sie zustzliche
Teilnehmer zur Liste hinzugefgt haben, so erhalten diese eine normale Besprechungsanfrage.
Alle anderen erhalten eine nderungsmitteilung, auf die sie wiederum mit Zusagen, Unter
Vorbehalt oder Absagen reagieren knnen. Mchten Sie die Teilnehmer nicht von den
nderungen informieren, so klicken Sie einfach auf Speichern und schlieen. Das Dialogfenster wird dann geschlossen und die nderungen bernommen.
2.14.3

Terminassistent
Der Terminassistent hilft Ihnen ber beliebig viele verschiedene Kalender hinweg bei der
Suche nach freien Zeiten, in denen neue Termine geplant werden knnen. So ist es ein
Leichtes, freie Zeiten fr ein Mitarbeiter-Team vom David InfoCenter suchen und fr eine
Terminplanung vorschlagen zu lassen.
Freie Zeitrume suchen

1: Um den Terminassistenten aufzurufen, whlen Sie im Archive-Baum ein Kalender-Archive und


klicken dann in der Symbolleiste auf Terminassistent.

155

Kapitel 2 David InfoCenter PC

2: Bestimmen Sie im Dialogfenster Terminassistent zunchst die Suchparameter.


Whlen Sie den Beginn fr die Suche nach
freien Zeiten, den Suchzeitraum, in dem
gesucht werden soll, und die Dauer des
geplanten Termins (Abb. 58).

3: Geben Sie nun Anfang und Ende des Zeitraums an, in dem der Termin stattfinden
soll. Klicken Sie auf Weiter, um zum
nchsten Dialogfester zu gelangen.

4: Hier whlen Sie durch Hinzufgen


bzw. Entfernen die Personen aus, fr die
der Termin erstellt werden soll. In deren
Kalendern wird dann nach freien Zeiten fr den Termin gesucht.

Abb. 58: Terminassistent

5: Wenn Sie nun auf Weiter klicken, beginnt die Terminsuche. In einer Liste erscheinen die
mglichen Zeiten, in denen der geplante Termin fr alle Personen, die in die Suche einbezogen
wurden, in Frage kommt.
6: Whlen Sie nun einen Zeitraum aus und klicken auf Fertigstellen. Es ffnet sich das bekannte
Dialogfenster Termin und Sie knnen alle notwendigen Einstellungen vornehmen. Auf der
Registerkarte Optionen sind die zuvor gewhlten Personen bereits eingetragen.
7: Schlieen Sie Ihre Eingaben mit Speichern und Schlieen ab und der Termin wird an die
entsprechenden Personen gesendet. Diese erhalten eine Nachricht in ihrem Eingangsbuch und
knnen sie per Drag & Drop in ihr Kalender-Archive eintragen.
2.14.4

Gruppenkalender
Im David InfoCenter haben Sie die Mglichkeit, beliebig viele Kalender-Archives anzulegen,
z.B. jeweils einen fr eine Terminart. So knnen z.B. Kalender fr folgende Themen eingerichtet werden:
9 Abwesenheit der Mitarbeiter
9 Termine einer Arbeitsgruppe
9 Globale Termine
9 Geburtstagseintrge
9 Jubilen
9 Wchentlich, monatlich oder jhrlich wiederkehrende Termine

So werden die einzelnen Kalender nicht mit Informationen berfrachtet und die Verwaltung
und Pflege bleibt bersichtlich. Natrlich kann jeder Kalender mit individuellen Rechten

156

Kalender und Terminverwaltung

versehen werden, die es anderen Mitarbeitern erlauben, nur lesend oder auch schreibend
und lesend darauf zuzugreifen.
Damit nun ein Mitarbeiter die fr ihn interessanten Termine auf einen Blick berschaut,
und nicht zwischen den verschiedenen
Themenkalendern hin und her schalten
muss, kann er sich die fr ihn wichtigen
Einzelkalender in seinen eigenen persnlichen Terminkalender einblenden (Abb. 59).
Diese Funktion bezeichnen wir als Gruppenkalender. Diese Einblendung kann je nach
Bedarf temporr oder auch permanent sein.
Die aus anderen Kalendern eingeblendeten
Termine sind in der Wochen- und Monatsansicht mit einem Stern gekennzeichnet,
dessen Farbe sich nach der Farbe des Quellkalender-Archives richtet.

Abb. 59: Gruppenkalender

Kalender einbinden
Um einen Kalender in die eigene Terminverwaltung einzubinden, gehen Sie folgendermaen vor:

1: Whlen Sie in der Favoriten-Leiste oder im Archive-Baum Ihren Kalender aus, in den Sie die
anderen Kalender einblenden mchten.
2: Klicken Sie nun in der Symbolleiste den kleinen Pfeil neben dem Symbol Gruppenkalender
an. Es ffnet sich das gleichnamige Dialogfenster (Abb. 59).

3: Klicken Sie rechts auf die Schaltflche Hinzufgen. Es ffnet sich das Dialogfenster
Archive-Auswahl.

4: Doppelklicken Sie unter Archive -> Benutzer die Person, deren Kalender Sie in Ihren Kalender
einblenden mchten und markieren Sie deren Kalender. Besttigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Es
ffnet sich ein Eingabefenster, in dem Sie den Namen des Kalenders ndern knnen. Sie sehen nun
in Ihrem Terminkalender zustzlich zu Ihren eigenen Daten die Termine des verknpften Kalenders.
Kalender ein-/ausblenden
Bereits eingebundene Terminkalender knnen nach Belieben ein- oder ausgeblendet werden,
wenn Sie nicht dauerhaft angezeigt werden sollen. Dazu finden Sie in der Favoriten-Leiste
Ihres David InfoCenters das Symbol Gruppenkalender. Durch einen Mausklick auf dieses
Symbol werden alle eingebundenen Kalender ausgeblendet, ein weiterer Mausklick blendet
sie wieder ein.
Mchten Sie nur ganz bestimmte Kalender ein-/ausblenden, ffnen Sie ber den kleinen Pfeil
neben dem Symbol Gruppenkalender das Dialogfenster Gruppenkalender. Whlen Sie nun
157

Kapitel 2 David InfoCenter PC

die Kalender, die angezeigt werden sollen, mit einem Mausklick aus. Nachdem Sie mit OK besttigt haben, werden nur noch die ausgewhlten Eintrge in Ihrer Kalenderbersicht angezeigt.
Kalender aus dem Gruppenkalender entfernen
Um einen eingeblendeten Kalender aus Ihrem Gruppenkalender nicht nur auszublenden,
sondern dauerhaft zu entfernen, ffnen Sie mit einem Mausklick auf den Pfeil neben dem
Symbol Gruppenkalender das gleichnamige Dialogfenster. Whlen Sie nun den zu entfernenden Eintrag aus und klicken Sie auf die Schaltflche Lschen. Nachdem Sie mit OK
besttigt haben, wird dieser Kalender aus der Liste entfernt.
2.15

Aufgabenverwaltung
Fr die Verwaltung und Organisation Ihrer Aufgaben stellt das David InfoCenter ein eigenstndiges
Archive zur Verfgung. Zustzlich behalten Sie die bersicht ber Ihre Aufgaben mithilfe der Projektplanung, die Ihre angelegten Aufgaben in einer grafischen bersicht anzeigt.

2.15.1

Aufgaben
Klicken Sie in der Favoriten-Leiste auf das Symbol Aufgaben, und Sie sehen die bereits
erstellten Aufgaben in der Eintragsliste. Hier knnen Sie den Status Ihrer Aufgaben bis zur vollstndigen Erledigung verfolgen und einzelne Fortschritte dokumentieren (Abb. 60). Jede Zeile
entspricht einer Aufgabe. Spaltenweise sehen Sie die wichtigsten Daten jeder Aufgabe. Von
links nach rechts sind das folgende Funktionen:
9 (Symbol)
Zeigt ganz links das Symbol fr eine
Aufgabe.
9 (Erledigt)

Wenn der Haken in dem Kstchen


gesetzt ist, gilt die Aufgabe als erledigt
und wird vollstndig durchgestrichen.
9 Betreff
Dieses Feld enthlt eine Kurzinformation zur Aufgabe.
9 (Flag)

Dort lsst sich eine zustzliche Markierung (Flag) setzen.

Abb. 60: Aufgaben-Archive

9 Status
Der Status einer Aufgabe kann bestimmt werden. Wenn Sie das Feld anklicken, knnen Sie aus
einer Liste den gewnschten Status auswhlen.
9 Fllig am
In der Spalte Termin knnen Sie einen Zeitpunkt festsetzen, bis zu dem die Aufgabe erledigt
sein muss. Whlen Sie ein Datum aus der Liste.
158

Aufgabenverwaltung

9 % erledigt
Hier knnen Sie in 25%-Schritten angeben, wie weit die Aufgabe abgearbeitet wurde.

Neue Aufgabe erstellen


Wenn Sie eine neue Aufgabe erstellen mchten, gehen Sie folgendermaen vor:

1: Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu, falls bereits ein Aufgaben-Archive im
Archive-Baum markiert ist. Alternativ klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben Neu und
whlen Aufgabe oder drcken Sie [Strg]+[Umschalt]+T auf Ihrer Tastatur. Wenn Sie
jemandem eine Aufgabe zuweisen mchten, z.B. einem Mitarbeiter, so whlen Sie statt
Aufgabe den Menpunkt Aufgabenanfrage oder drcken Sie [Strg]+[Umschalt]+Y. In
diesem Fall erhlt das nun folgende Dialogfenster einige zustzliche Parameter.
2: Tragen Sie als Betreff eine Kurzinfo
zur Charakterisierung Ihrer Aufgabe ein.

3: Legen Sie nun einen Termin fr die


Fertigstellung und das Datum fr den
Beginn der Aufgabe fest.
4: Falls ntig whlen Sie Status und
Prioritt aus. Wenn Sie den Status In
Bearbeitung
ausgewhlt
haben,
knnen Sie in dem nebenliegenden
Listenfeld
den
Fortschritt
in
25-Prozent-Schritten auswhlen.
5: Bei Bedarf geben Sie in das Textfeld
weitere Notizen zu Ihrer Aufgabe ein.
Sie knnen dazu auf die Formatierungsmglichkeiten zurckgreifen, die in der
Format-Symbolleiste verfgbar sind.

Abb. 61: Neue Aufgabe erstellen

6: Auf der Registerkarte Details finden Sie zustzliche Optionen, um den Status einer Aufgabe zu
charakterisieren.
9 Erledigt am

Whlen Sie hier den Zeitpunkt aus, wann die Aufgabe vollstndig erledigt war.
9 Gesamtaufwand
Tragen Sie den geschtzten Aufwand in Stunden ein, den die Aufgabe insgesamt beanspruchen wird.
9 Ist-Aufwand
Geben Sie die Anzahl der tatschlich bentigten Zeit fr diese Aufgabe ein.

159

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 Firmen
In dieses Textfeld kann eingetragen werden, welche Firmen an der Aufgabe beteiligt sind
oder waren.

7: Um Ihre Eingaben abzuschlieen, klicken Sie auf Speichern und schlieen. Der
Aufgaben-Viewer wird geschlossen und eine neue Aufgabe mit den eingestellten Parametern
wird angelegt.
Aufgabe ndern
Wenn Sie eine bereits erstellte Aufgabe bearbeiten mchten, gehen Sie folgendermaen vor:

1: Doppelklicken Sie die Aufgabe in der Eintragsliste, um den Aufgaben-Viewer zu ffnen. Alternativ markieren Sie die Aufgabe und whlen Sie aus der Menleiste Aktion -> Anzeigen.

2: Bearbeiten Sie die Aufgabe nach Ihren Wnschen.


3: Whlen Sie aus der Symbolleiste Speichern und schlieen oder drcken Sie die Taste [F2]
auf Ihrer Tastatur, um die nderungen zu speichern.
Aufgabe lschen
Um eine Aufgabe zu lschen, haben Sie verschiedene Mglichkeiten:
Klicken Sie die Aufgabe mit der rechten Maustaste an und whlen Sie aus dem Men
Lschen. Oder markieren Sie die Aufgabe mit der linken Maustaste und drcken Sie auf Ihrer
Tastatur die Taste [ENTF]. Als dritte Mglichkeit markieren Sie die Aufgabe mit der linken
Maustaste und whlen aus der Symbolleiste Lschen. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage,
die Sie zum Lschen mit Ja beantworten mssen.
Neues Aufgaben-Archive erstellen
Natrlich ist es auch mglich, eigene Ordner als Aufgaben-Archives einzurichten.

1: Erstellen Sie dazu an beliebiger Stelle im Archive-Baum das gewnschte Verzeichnis.


2: Klicken Sie es mit der rechten Maustaste an und whlen Sie aus dem Kontextmen
Eigenschaften....
3: Klicken Sie auf der Registerkarte Optionen auf die Liste Anzeigen als und whlen Sie
den Eintrag Aufgaben.

4: Besttigen Sie mit OK. Das neue Archive erhlt nun die Merkmale und die Struktur eines
Aufgaben-Archives.
2.15.2

Aufgabenanforderung
Mit einer Aufgabenanfrage knnen Sie einem Mitarbeiter eine Aufgabe zuweisen, die dieser
jedoch sowohl annehmen als auch ablehnen kann. Whlen Sie dazu aus der Menleiste Datei
-> Neu -> Aufgabenanfrage. Es ffnet sich das schon im Abschnitt Neue Aufgabe erstellen ab
Seite 159 beschriebene Dialogfenster mit einigen zustzlichen Optionen (Abb. 62):

160

Aufgabenverwaltung

9 An...
Whlen Sie hier den Mitarbeiter, dem Sie
die Aufgabe zuweisen mchten.
9 Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in
meiner Aufgabenliste speichern
Wenn Sie diesen Schalter setzen, wird eine
Kopie der Aufgabe in Ihrem Aufgaben-Archive abgelegt. Sobald der Status
vom Empfnger gendert wird, erhalten Sie
eine entsprechende Nachricht in Ihr
Eingangsbuch. So sind Sie immer ber den
Fortschritt der Aufgabe im Bilde. Sobald Sie
diese Benachrichtigung ffnen und damit
zur Kenntnis nehmen, wird Ihre Aufgabenkopie aktualisiert. Voraussetzung ist natrlich, dass der Empfnger die Aufgabe berhaupt angenommen hat.

Abb. 62: Aufgabenanforderunge

9 Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist


Setzen Sie diesen Schalter um einen Statusbericht als Nachricht in Ihr Eingangsbuch zu bekommen, wenn die Aufgabe vom Empfnger als erledigt gekennzeichnet wird.

Zugewiesene Aufgabe
Falls Ihnen ein Mitarbeiter eine Aufgabe zuweist, erhalten Sie diese als Aufgabenanfrage in Ihr
Eingangsbuch. Nach dem ffnen im Aufgaben-Viewer haben Sie folgende Mglichkeiten
(Abb. ###):
9 Annehmen

Klicken Sie auf Annehmen, um den Auftrag zu akzeptieren. Es erscheint ein Dialogfenster mit
der Abfrage, ob Sie die Rcknachricht an den Auftraggeber vor dem Versand bearbeiten mchten.
Wenn Sie Antwort vor dem Versand bearbeiten auswhlen, wird die Aufgabe noch einmal
geffnet. Der Betreff wurde um einen entsprechenden Hinweise erweitert. Sie knnen die Daten
nun bearbeiten und mit einem Mausklick auf Senden verschicken. Die nderungen werden
anschlieend ebenfalls in Ihr Aufgaben-Archive bertragen.
Unmittelbar nachdem Sie eine Aufgabenanfrage annehmen, und die zugehrige Benachrichtigung an den Auftraggeber zurcksenden, wird die Aufgabe in Ihr Aufgaben-Archive
sowie eine Kopie in das des Auftraggebers eingetragen. Wenn Sie nun nderungen am
Inhalt dieser Aufgabe vornehmen (z.B. den Status ndern), wird der Auftraggeber mit
einer Nachricht in sein Eingangsbuch darber informiert. Sobald er diese Nachricht ffnet,
wird die Statusnderung auch auf die in seinem Aufgaben-Archive abgelegte Aufgaben-Kopie bertragen, so dass er immer im Bilde ist, wie weit die Aufgabe bisher von Ihnen
bearbeitet wurde.

161

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 Ablehnen
Wenn Sie den Auftrag nicht bernehmen mchten, klicken Sie auf Ablehnen. Es erscheint ein
Dialogfenster mit der Abfrage, ob Sie die Rcknachricht an den Auftraggeber vor dem Versand
bearbeiten mchten. Wenn Sie Antwort vor dem Versand bearbeiten auswhlen, wird die
Aufgabe noch einmal geffnet. Der Betreff wurde um einen entsprechenden Hinweise erweitert. Sie knnen die Daten nun bearbeiten und mit einem Mausklick auf Senden verschicken.
9 Aufgabe zuweisen
Wenn Sie den Auftrag nicht bernehmen mchten, knnen Sie ihn auch einem anderen Mitarbeiter zuweisen. Klicken Sie dazu auf die Schaltflche Aufgabe zuweisen. Der Auftrag wird
mit den bereits eingetragenen Daten geffnet und Sie haben die Mglichkeit, diese zu ndern
und einen neuen Empfnger in das An-Feld einzutragen. Ein Mausklick auf Senden schickt
die Aufgabe an den betreffenden Mitarbeiter.
9 Statusbericht senden
ffnet eine neue Nachricht, in der als Nachrichtentext der aktuelle Bearbeitungsstatus der
Aufgabe eingetragen ist. Ergnzen Sie die Empfnger-eMail-Adresse und tragen Sie bei Bedarf
zustzliche Informationen in das in das Textfeld ein. Versenden Sie den Statusbericht mit
einem Mausklick auf Senden.
9 Drucken
ffnet das Drucker-Auswahlmen und Sie knnen einen Drucker zum Ausdruck der Aufgabe
auswhlen.
9 In Adressbuch aufnehmen
Es ffnet sich das Adressbuch und der Absender der Nachricht kann in das persnliche Adressbuch aufgenommen werden. Die eMail-Adresse des Absenders ist bereits im entsprechenden
Feld eingetragen.
9 Als Infofenster
Ein Mausklick auf dieses Symbol bernimmt den aktuellen Nachrichtentext in ein gelb unterlegtes Infofenster, das als Notiz am Bildschirm im Vordergrund eingeblendet bleibt und damit
alle Windows-Fenster berdeckt.
9 Rechter Rand

Blendet eine Linie fr den Zeilenumbruch in das Textfenster ein. Die Zeichenzahl, nach der der
Zeilenumbruch erfolgen soll, kann im Nachrichten-Editor unter Optionen -> Einstellungen
gendert werden.
9 Lschen
Lscht die gerade geffnete Nachricht aus dem Archive.

Aufgabe mit Dateianhang


Sie knnen einer Aufgabe Dateien bzw. Nachrichten anhngen, z.B. weil darin wichtige
Zusatzinformationen fr die Aufgabenstellung enthalten sind. Dabei kann es sich sowohl um
externe Dateien als auch Nachrichten aus dem David InfoCenter handeln.

162

Aufgabenverwaltung

ffnen Sie dazu eine neue oder eine bestehende Aufgabe und ziehen Sie die anzuhngende Nachricht z.B. eine eMail oder ein Fax in deren Textbereich. Wenn Sie eine
externe Datei anhngen mchten, ziehen Sie diese aus dem Microsoft Explorer in das Textfeld. Unterhalb des Textbereiches wird ein Symbol stellvertretend fr die Nachricht oder
Datei angezeigt. Ein Doppelklick ffent diese mit dem verknpften Programm.
Das funktioniert natrlich auch in die andere Richtung. Ebenfalls per Drag & Drop knnen
Sie eine angehngte Nachricht in ein Archive ziehen oder den Microsoft Explorer ziehen.
Aufgabe drucken
Sie knnen eine Aufgabe wie jede Nachricht auch auf einem Drucker ausgeben. Alle relevanten
Informationen zur betreffenden Aufgabe werden zusammen mit dem Aufgaben-Text in einer
bersicht gedruckt. Zustzlich knnen Sie natrlich auch ein Liste von zuvor markierten Eintrgen
eines Archives ausdrucken. Da das Drucken von Aufgaben dem Drucken von Nachrichten
entspricht, lesen Sie zu diesem Thema den Abschnitt Nachricht drucken ab Seite 187.
2.15.3

Projektplanung
Die Projektplanung stellt Ihnen den zeitlichen Verlauf verschiedener zu einem Projekt gehrenden Aufgaben in einer bersicht grafisch dar. Sie finden die Projektplanung mit verschiedenen Beispielprojekten im Archive-Baum unterhalb von Archive - Ressourcen.
Whlen Sie das Archive Projektplanung, so sehen Sie in der Eintragsliste alle bisher angelegten Projekte. Ein Mausklick auf einen Titel ffnet die Projektdetails des betreffenden
Projekts und Sie sehen die Liste der zugehrigen Aufgaben.
bersicht
Die Spalten der Tabelle
haben
folgende
Bedeutungen:
n Betreff
Hier sind die Namen der
verschiedenen
Aufgaben eingetragen.
Der erste Eintrag lautet
Gesamtes Projekt und
legt Start und Ende des
Projektes fest. Eine rote
Marke kennzeichnet das
aktuelle Datum innerhalb des Projektverlaufs.
n Start
Abb. 63: Projektplanung
Diese Spalte enthlt das
Startdatum fr jede
eingetragene Aufgabe. Die gesamte Tabelle ist nach dem Startdatum sortiert.
163

Kapitel 2 David InfoCenter PC

n Zeitlicher Verlauf
In dieser Spalte wird der zeitliche Verlauf jeder Aufgabe durch einen Balken grafisch dargestellt. Die Frbung jedes Balkens richtet sich nach dem Fortschritt der betreffenden Aufgabe.
Grn wird der bereits erledigte Anteil, rot der noch zu erledigende Anteil dargestellt. Wurde
also eine Aufgabe noch nicht begonnen, so ist der Balken vollstndig rot gefrbt, ist sie erledigt, so ist der Balken vollstndig grn gefrbt.

Sie sehen am Spaltenfu ein Datumsraster, das den Zeitraum vom Beginn der ersten Aufgabe
bis zum geplanten Ende der letzten Aufgabe (also den gesamten Projektzeitraum) umfasst.
Mithilfe von Meilensteinen (Milestones) knnen Abschnitte eines Projektes gekennzeichnet
werden. Meilensteine knnen Sie anlegen, indem Sie in einer neuen Aufgabe in die Felder
Fllig am und Beginnt am dasselbe Datum eintragen.
n Ende
In dieser Spalte ist das Enddatum fr jede Aufgabe eingetragen.

Funktionen in der Symbolleiste


In der Symbolleiste der Projektdetails finden Sie folgende Funktionen:
n Neue Aufgabe
Klicken Sie dieses Symbol an, um dem aktuellen Projekt eine neue Aufgabe hinzuzufgen. Der
Eintrag wird dann dem Startdatum entsprechend in die Tabelle eingefgt.
n Aufgaben ffnen
Ein Mausklick auf diese Symbol ffnet eine alternative bersicht der zum Projekt gehrenden
Aufgaben. Nhere Informationen zu den Elementen dieser bersicht finden Sie in der
Beschreibung der Aufgabenverwaltung unterhalb des Abschnitts Aufgaben-Archive.
n Projektbersicht
Das Symbol Projektbersicht bringt Sie zur obersten Ebene der Projektplanung (Archive-Baum),
in der Sie eine bersicht zu allen bereits angelegten Projekten angezeigt bekommen.
n Statistik
Die Funktion Statistik blendet unterhalb der Tabelle eine Zusammenfassung der Daten des
aktuellen Projekts ein. So werden z.B. die Dauer des Projekts und der prozentuale Anteil der
bereits vergangenen Projektzeit angegeben.
n Alle Aufgaben als erledigt markieren
Klicken Sie auf dieses Symbol, um das aktuelle Projekt mit einem Mausklick als abgeschlossen
zu kennzeichnen. Alle Aufgaben bekommen dadurch den Status erledigt.
n Drucken der bersicht
Ein Mausklick auf dieses Symbol druckt die bersicht zu den Projektdetails auf einem angeschlossenen Drucker aus.

164

Anrufbeantworter

n Aktualisieren
Klicken Sie auf dieses Symbol, um die bersicht der Produktdetails zu aktualisieren. Nach
nderungen in den Aufgabendetails sollten Sie die Ansicht aktualisieren.

Ein neues Projekt anlegen


Wenn Sie ein neues Projekt anlegen mchten, markieren Sie im Archive-Baum unterhalb von
Archive - Ressourcen den Ordner Projektplanung. Geben Sie in der Symbolleiste in das Feld
Neu den Projektnamen ein und klicken Sie anschlieend auf Projekt anlegen. Sie finden nun
in der Liste einen neuen Eintrag, dessen Name noch grau gefrbt ist, da noch keine Aufgabe
angelegt wurde. Klicken Sie anschlieend auf den neu erstellen Projektnamen, um die Projektdetails aufzurufen. Dort knnen Sie nun verschiedene Aufgaben fr das Projekt erstellen.
Projekt(e) lschen
Um ein Projekt oder mehrere Projekte zu lschen, setzen Sie in der Projektplanung den
Schalter vor das (die) betreffende(n) Projekt(e). Klicken Sie anschlieend in der Symbolleiste
auf Lschen. Das (die) betreffende(n) Projekt(e) werden nun aus der Liste entfernt.
2.16

Anrufbeantworter
Sind Sie nicht an Ihrem Arbeitsplatz, werden eingehende Anrufe von Ihrem Anrufbeantworter
(VoiceBox) entgegen genommen und als Nachricht in Ihrem Eingangsbuch abgelegt. Diese
knnen Sie dann mit einem einfachen Mausklick anhren. Wie fr jeden normalen Anrufbeantworter gibt es auch hier die Mglichkeit der Fernabfrage (s. Kap. 4, 8 ab S. 223). Standardmig ist fr jeden Benutzer bereits ein Anrufbeantworter eingerichtet. Nach einer
bestimmten Anzahl von Klingelzeichen nimmt dieser das Gesprch an, spielt eine Ansage fr
den Anrufer ab und zeichnet dessen Nachricht auf.
Konfiguration
Mit wenigen Mausklicks knnen Sie Ihren Anrufbeantworter konfigurieren.

1: Klicken Sie im Archive-Baum das Eingangsbuch mit der rechten Maustaste an.
2: Whlen Sie aus dem Kontextmen den Punkt Eigenschaften aus.
3: Wechseln Sie anschlieend zum Menpunkt Zugang und klicken Sie dort auf die Schaltflche Parameter.... Es ffnet sich das Dialogfester DvISE Archive Access.
4: Legen Sie beim Punkt Nachrichtenaufnahme fest, ob Ihr Anrufbeantworter Nachrichten
aufzeichnen soll, oder nicht.

5: Stellen Sie bei Anruf annehmen nach die Anzahl der Klingelzeichen ein, nach denen Ihr
Anrufbeantworter das Gesprch annehmen soll.

6: Besttigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

165

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Neuen Ansagetext aufsprechen


Sie knnen einen neuen Ansagetext fr Ihren Anrufbeantworter aufsprechen, indem Sie Ihren
eigenen Anschluss anrufen. Gehen Sie dazu folgendermaen vor:

1: Rufen Sie die Telefonnummer an, unter der Ihr Anrufbeantworter zu erreichen ist.
2: Tippen Sie, whrend der Begrungstext gesprochen wird, Ihr Passwort fr den Fernzugriff
ein. Verwenden Sie dazu Ihr Tonwahl-fhiges Telefon oder ein Zusatzgert, das DTMF-Tonsignale erzeugt. Sie befinden sich anschlieend im Hauptmen des David InfoCenter Phone.

3: Tippen Sie die Ziffer 9 ein, um ins Men Einstellungen zu gelangen.


4: Mit Eingabe von 1 knnen Sie einen neuen Text aufsprechen. Folgen Sie den Anweisungen. Die neue Ansage wird anschlieend abgespielt.
5: Drcken Sie die 2, wenn Sie mit der neuen Ansage zufrieden sind und diese speichern
mchten, oder wiederum die 1, um die Ansage zu wiederholen.

6: Legen Sie den Hrer auf, um den Vorgang zu beenden. Der neue Ansagetext ist ab sofort
eingerichtet.
Individuelle Begrung
Fr Ihre Anrufer knnen Sie jeweils individuelle Begrungsansagen hinterlegen. Anhand
seiner Telefon-Kennung (CLI) wird der Anrufer identifiziert und falls vorhanden die fr ihn
bestimmte Ansage abgespielt. Voraussetzung ist, dass jeder Anrufer, fr den eine individuelle
Begrung vorgesehen ist, im Adressbuch Favoriten des David InfoCenters mit seiner Telefonnummer gespeichert ist. Gehen Sie folgendermaen vor:

1: Sprechen Sie fr jeden Anrufer, der eine individuelle Begrung erhalten soll, die jeweilige
Ansage auf, indem Sie Ihren Anschluss anrufen und die gewnschte Ansage hinterlassen. Sie
erhalten nun pro Anruf eine VoiceMail in Ihr Eingangsbuch.

2: ffnen Sie nun nacheinander durch Doppelklick alle aufgesprochenen Ansagen, und speichern Sie diese ber Datei -> Speichern unter... als WAV-Datei ab. Alternativ knnen Sie die
WAV-Dateien natrlich auch per Mikrofon und Soundkarte aufnehmen und auf dem Rechner
abspeichern (Format: 8 kHz Mono, 16 Bit).
3: Erstellen Sie, falls noch nicht geschehen, im Adressbuch Favoriten fr jeden Anrufer, der
eine individuelle Ansage erhalten soll, einen Eintrag. Sie finden diesen Ordner im
Archive-Baum unter Persnlich Adressen. Der Umgang mit Adressbchern und Adressen
wird im Abschnitt 2.13 ab Seite 137 im einzelnen beschrieben.

4: Klicken Sie einen Adresseintrag in der Eintragsliste mit der rechen Maustaste an und whlen
Sie aus dem Kontextmen Eigenschaften.

5: Klicken Sie auf die Schaltflche Anhnge. Es ffnet sich das Dialogfenster Dateianhang.
6: ffnen Sie durch einen Mausklick auf das Symbol Datei anhngen das Auswahlfenster
und whlen Sie die fr diesen Adresseintrag bestimmte WAV-Datei aus.
166

XMedia

7: Schlieen Sie jeweils mit OK nacheinander alle Fenster, und wiederholen Sie Schritt 5 bis
7 fr die gewnschten Adresseintrge.

8: Stellen Sie sicher, dass der Remote Access fr das Archive Favoriten aktiviert ist (Optionen
-> Einstellungen -> Zugang -> Remote Access aktivieren).
Jeder Anrufer, der einen Favoriten-Adresseintrag und eine daran angehngte WAV-Datei
besitzt, erhlt nun eine individuelle Begrung.
2.17

XMedia
XMedia (sprich cross media) bezeichnet die Mglichkeit, beim Weiterleiten einer Nachricht
deren Typ zu wechseln (Abb. 64). Das knnen Sie z.B. nutzen, wenn Sie unterwegs ber alle
zuhause fr Sie eintreffenden Nachrichteninhalte informiert werden mchten. Diese kann man
sich dann als SMS aufs Mobiltelefon oder per Telefax ans Hotel-Faxgert schicken lassen. Der
Wechsel des Nachrichtentyps erfolgt mithilfe des Regelwerks auf der Registerkarte Weiterleiten
(s. Kap. 2.18.3, S. 203). Folgende Konvertierungen sind mglich:
9 Fax zu eMail: Das Fax wird als TIF-Datei
an die eMail angehngt.
9 eMail zu Fax: Es wird nur der reine Nachrichtentext bertragen. Auch bei HTML formatierten eMails werden die Formatierungen nicht bercksichtigt. Bleibt der Schalter
Ohne Dateianhang (s.u.) deaktiviert, so
werden eMailAnhnge bzw. graphische Elemente in HTML formatierten eMails im BinFax-Format zusammen mit dem Fax versendet. Diese Anhnge knnen dann natrlich
nur von Gegenstellen empfangen werden,
die das BinFax-Format untersttzen.
9 eMail zu TMail: Es wird nur der reine

Abb. 64: XMedia - Wechsel des Nachrichtentyps

Text konvertiert und als TMail versendet. Das gilt auch fr HTML-formatierte eMails.
9 eMail zu SMS: Standardmig wird nur der Betreff der Nachricht als SMS bertragen. Mithilfe spezieller Variablen in den Includedateien kann auch der Nachrichtentext bermittelt
werden. Durch entsprechende Konfiguration im DvISE Administrator werden eMails, die mehr
als 160 Zeichen beinhalten, in mehreren SMS-Nachrichten versendet. Nhere Informationen
erhalten Sie bei Ihrem System-Administrator.
9 SMS zu eMail: Der Nachrichtentext der SMS wird als eMail weitergesendet.
9 SMS zu TMail: Der Nachrichtentext der SMS wird als TMail weitergesendet.
9 SMS zu Fax: Der Nachrichtentext der SMS wird als Fax weitergesendet.
9 VoiceMail zu eMail: Aus der VoiceMail wird eine WAV-Datei erzeugt, die anschlieend als
eMail-Anhang versendet wird.
167

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Erweiterte XMedia-Mglichkeiten
Wie oben bereits erwhnt, werden auf der Registerkarte Weiterleiten so genannte
Include-Dateien eingebunden. Dies sind Textbausteine, die zuvor erstellt werden mssen
(s. S. 194). Neben normalem Text knnen diese zustzlich spezielle Befehle enthalten, die vor
der Weiterleitung ausgefhrt werden. So ist es z.B. mglich, dieselbe Nachricht an beliebig
viele Empfnger weiterzuleiten, und das sogar in unterschiedlichen Nachrichtenformaten. Im
folgenden Beispiel wird eine Nachricht an drei Empfnger als SMS bzw. TMail gesendet:
@@NRL SMS: +4916011111@@
@@NRL SMS: +4917022222@@
@@NRL TMAIL: +4917133333@@
Nach den @-Zeichen folgt der Befehl NRL fr Nummernliste, gefolgt vom Nachrichtentyp
(SMS, TMAIL, FAX, EMAIL). Um weitere Informationen zu erhalten, fragen Sie Ihren
System-Administrator.
2.18

Datenorganisation
Die Grundlage der gesamten Datenstruktur und -organisation bildet das Tobit Archive
System (TAS), das auf dem DvISE Server angelegt ist. Es umfasst in einer Baumstruktur die
Archives (Ordner) aller Benutzer und des Systems. Innerhalb dieser Archives werden alle
Dateien abgelegt. Das sind neben Ihren Nachrichten, Dokumenten, Formularen und
Sound-Dateien auch die von extern kopierten oder verschobenen Texte, Prsentationen,
Tabellen, Videos, MP3-Dateien, usw.
Den fr Sie wichtigen Teil des TAS sehen Sie in Ihrem David InfoCenter im Archive-Baum.
Dabei handelt es sich neben den Standardordnern, wie z.B. Eingangs- und Ausgangsbuch, um
die Archives, die von Ihnen selbst angelegt oder vom Administrator fr Sie freigegeben wurden.

2.18.1

Archive
Einige der wichtigen Archives haben Sie bereits in den vorherigen Kapiteln kennen gelernt.
Der Archive-Baum stellt Ihnen die am hufigsten benutzten Ordner als anklickbare
Symbole fr den schnellen Zugriff bereit. Sie finden ihn als senkrechte Leiste links im David
InfoCenter rechts neben der Favoriten-Leiste, die in Kapitel 9.3.2 beschrieben wird.
n David InfoCenter
ffnet die Portalseite des David InfoCenters, die eine bersicht zu Ihren Terminen,
Aufgaben und Nachrichten anzeigt. Nhere Informationen zur Portalseite finden Sie in
Kapitel 2.1.3 ab Seite 25.
n Unverteilt
In dieses Archive gelangen all die Nachrichten, die vom DvISE System nicht an einen Benutzer
verteilt werden konnten, z.B. weil in einer eMail-Adresse (vor dem @-Zeichen) ein unbekannter
Name eingetragen wurde. Das Unverteilt-Archive wird in Ihrem David InfoCenter nur dann
angezeigt, wenn Sie als Administrator am System angemeldet sind.

168

Datenorganisation

Als Unterordner von Unverteilt finden Sie im Archive-Baum das Verzeichnis Spam. In
diesen Ordner gelangen alle Nachrichten, die entweder nicht an einen bestimmten Benutzer
verteilt werden konnten oder an eine Gruppe von Benutzern adressiert wurden und gleichzeitig von David als Spam-eMail identifiziert wurden. Nhere Informationen zu Spam finden
Sie in Kapitel 2.18.4ab Seite 207.
n Eingang
Im Eingangsbuch finden Sie Ihre empfangenen Nachrichten.
n Spam
Alle Nachrichten, die an Sie adressiert und vom DvISE System als Spam eMails identifiziert
wurden, werden in diesem Archive abgelegt. Nhere Informationen zu Spam finden Sie in
Kapitel 2.18.4ab Seite 207.
n Versand
Das Archive Versand nimmt die Nachrichten auf, die fertig fr den Versand und entweder
noch nicht freigegeben oder auf Termin gesetzt sind.
n Ausgang
Im Ausgangsbuch sehen Sie die von Ihnen versendeten Nachrichten.
n Entwrfe
In diesem Archive werden Nachrichten und Dokumente abgelegt, die noch nicht fertiggestellt
sind. Nheres lesen Sie in Kapitel 2.18.2 ab Seite 197.
n Wiedervorlage
In der Wiedervorlage werden Nachrichten abgelegt, die auf einen spteren Zeitpunkt terminiert sind. So knnen Sie sich empfangene Nachrichten, auf die Sie im Augenblick nicht
antworten wollen oder knnen, zu einem spteren Zeitpunkt wieder in Erinnerung rufen. Sie
landen zu den vorgegebenen Zeiten wieder als Nachrichten in Ihrem Posteingang und besitzen
dann den Status Wiedervorlage. Zustzlich finden Sie hier aus dem Kalender die Termine, fr
die Sie eine Erinnerung eingestellt haben (s. Kap. 2.14.2, S. 149). Die Wiedervorlage wird in
Kapitel 2.18.2 ab Seite 193 ausfhrlich behandelt.
n Kalender
Der Kalender bernimmt die Planung Ihrer gesamten Termine. Es stehen verschiedene
Ansichten (Tag, Woche, Monat, Jahr) zur Verfgung, zwischen denen Sie beliebig umschalten
knnen. Zur Erinnerung wird bei flligen Terminen eine Nachricht in Ihren Posteingang
gestellt. Der Kalender wird in Kapitel 2.14 ausfhrlich behandelt.
n Papierkorb
Alle von Ihnen gelschten Nachrichten landen zunchst im Papierkorb. Dort knnen Sie
noch solange darauf zugreifen, bis bei der nchsten Datenbereinigung (s. S. 174) des Servers
der Papierkorb endgltig gelscht wird. Nheres zum Papierkorb lesen Sie in Kapitel 2.18.2
ab Seite 181 im Abschnitt Nachricht lschen.

169

Kapitel 2 David InfoCenter PC

n Aufgaben
Das Archive Aufgaben steht Ihnen fr die Planung und Organisation Ihrer zu erledigenden
Ttigkeiten zur Verfgung. Es wird in Kapitel 2.15 ausfhrlich behandelt.
n Web Links
Das Archive Web Links enthlt die von Ihnen angelegten oder vom System beim ersten Start
des David InfoCenters aus dem Internet Explorer importierten Web Links. Dabei handelt es sich
um Lesezeichen fr Internet-Seiten.
n News
ffnet die eingerichteten News Server und zeigt die abonnierten News Groups. Nhere Informationen finden Sie in Kapitel 2.11 ab Seite 134.
n Verknpfungen
Dieses Archive enthlt von Ihnen erstellte Verknpfungen zu anderen Archives, auf die Sie
schnell zugreifen wollen. Weiter unten ab Seite 171 wird das Anlegen von Verknpfungen
genau beschrieben.
n Persnlich
Das Archive Persnlich stellt die oberste Ebene Ihrer persnlichen Verzeichnisse dar. Dort
finden Sie neben allen Hauptarchives (Eingang, Ausgang, usw.) auch die von Ihnen selbst
angelegten Ordner, Ihr persnliches Adressbuch und die von Ihnen erstellten Textbausteine.
Das Archive System enthlt neben dem Papierkorb die Ergebnisse Ihrer Suchdurchgnge
und die Protokolle, die beim Remote-Zugriff auf Ihre Archives erstellt wurden.

Archives organisieren
Um Ihre Daten zu organisieren, knnen Sie natrlich auch eigene Archives anlegen. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie die Rechte dazu besitzen. Unter Persnlich knnen Sie uneingeschrnkt neue Archives und Sub Archives anlegen und natrlich auch wieder lschen.
Archive anlegen
Wenn Sie ein neues Archive anlegen mchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das
darber liegende Archive und whlen aus dem Men Archive erstellen. Alternativ klicken Sie
in der Symbolleiste auf den Pfeil neben Neu und whlen aus dem Men Archive.
Geben Sie im folgenden Fenster einen Archive-Namen ein. Der Schalter Eigenschaften bernehmen bedeutet, dass alle Eigenschaften des darber liegenden Archives auch fr das neu
erstellte gelten sollen.
Archive lschen
Um ein Archive zu lschen, markieren Sie es einfach und drcken [ENTF] auf Ihrer Tastatur.
Alternativ klicken Sie das Archive mit der rechten Maustaste an und whlen Archive lschen
oder klicken in der Symbolleiste auf Lschen.

170

Datenorganisation

Archive umbenennen
Wenn Sie einem Archive einen anderen Namen zuweisen mchten, klicken Sie es mit der
rechten Maustaste an und whlen aus dem Men Archive umbenennen. Alternativ
drcken Sie einfach die Taste [F2] auf Ihrer Tastatur. Geben Sie den neuen Namen ein und
drcken Sie die [ENTER]-Taste.
Archive verknpfen
Eine Verknpfung auf ein Archive anzulegen ist z.B. sinnvoll, wenn Sie oft auf dieses Archive
zugreifen mssen, das tief in der Baumstruktur des Tobit Archive System (TAS) liegt. Die
Verknpfung liegt nmlich direkt unterhalb von Verknpfungen im Archive-Baum des David
InfoCenters. Alle nderungen, die Sie im verknpften Archive vornehmen (z.B. eine Datei verndern oder lschen), wirken sich auch sofort auf das Original-Archive aus.
Um eine neue Verknpfung zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu
verknpfende Archive und whlen Sie aus dem Men Als Verknpfung erstellen. Es ffnet
sich das Fenster Verknpfung.
Registerkarte Eigenschaften
Hier knnen Sie einen Namen fr die Verknpfung eingeben und ein Symbol whlen, das dem
verknpften Archive zugewiesen wird.
Registerkarte Erweitert
Auf dieser Registerkarte sehen Sie das Ziel- bzw. Quell-Archive Ihrer Verknpfung. Mit einem
Klick auf das nebenstehende Symbol knnen Sie den jeweiligen Pfad ndern. Nach Besttigung mit OK finden Sie die Verknpfung im Archive Verknpfungen bzw. in dem Ordner,
den Sie als Quell-Archive ausgewhlt haben.
Archive suchen
Mit der Zeit kommen es vor, dass man den berblick ber eine verschachtelte Archive-Struktur
verliert. Dann ist eine einfach zu bedienende Archive-Suchfunktion unverzichtbar. Markieren
Sie dazu im Archive-Baum den Ordner, mit dem die Suche beginnen soll und bewegen Sie
den Mauszeiger oberhalb des Archive-Baums rechts neben den Schriftzug Navigator, bis
die Navigator-Eingabezeile sichtbar wird. Klicken Sie hinein und tragen Sie den
gewnschten Suchbegriff ein. Zum Start der Archive-Suche drcken Sie einfach [Return].
Alternativ knnen Sie die Suche aufrufen, indem Sie das zu durchsuchende Archive im
Archive-Baum mit der rechten Maustaste anklicken und aus dem Kontextmen Archive
suchen... auswhlen. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie den Suchnamen eingeben
knnen und mit einem Mausklick auf OK wird die Suche gestartet. Beim ersten gefundenen
Eintrag stoppt der Suchlauf.

171

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Archive-Baum speichern
Damit Sie nicht nach jedem Starten des David InfoCenters den Archive-Baum erneut nach
Ihren Vorstellungen anordnen mssen, knnen Sie das aktuelle Aussehen fr die Zukunft speichern. Dann ffnen sich Archives und Sub Archives jedesmal in der derzeitigen Position. So
wirds gemacht:

1: ffnen Sie alle Archives und Sub Archives so weit, wie Sie es fr Ihre tgliche Arbeit bentigen. Schlieen Sie die nicht bentigten Ordner.
2: Klicken Sie ein beliebiges Archive mit der rechten Maustaste an und whlen Sie aus dem
Men Archive-Baum speichern.
Die aktuelle Anordnung der Archives wird bei jedem Start des David InfoCenters wieder
hergestellt.
Archive-Eigenschaften
Jedes Archive besitzt bestimmte Eigenschaften, die Aussehen und Zugriff bestimmen. Diese
lassen sich mit verschiedenen Schaltern und Optionen beeinflussen. Dazu klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf das betreffende Archive und whlen aus dem Kontextmen Eigenschaften.... Es ffnet sich ein Dialogfenster (Abb. 65) mit folgenden Registerkarten:
Registerkarte Optionen
Wenn Sie auf das Aktenschrank-Symbol links oben auf dieser Registerkarte klicken, erscheint
der interne Pfad dieses Archives.
9 Name

Hier finden Sie den Namen des ausgewhlten


Archives, den Sie an dieser Stelle auch ndern
knnen (Abb. 65).
9 Manuelles Lschverbot
Durch Setzen des Schalters verhindern Sie, dass
Eintrge aus dem aktuellen Archive manuell entfernt werden knnen. Beim Versuch, einen Eintrag
zu lschen oder zu verschieben, erfolgt eine
entsprechende Fehlermeldung. Das Kopieren von
Nachrichten aus diesem Archive per Drag & Drop
(s. Glossar) ist dagegen weiterhin mglich.
9 Nur fr Archives
Wird der Schalter gesetzt, so knnen keine Nachrichten per Drag & Drop in das aktuelle Archive
verschoben oder kopiert werden.

172

Abb. 65: Archive-Eigenschaften Optionen

Datenorganisation

9 Ausblenden
Der Schalter bewirkt, dass das aktuelle Archive fr den externen Zugriff (Remote Access) nicht
angezeigt wird.
9 Eintrge bei der Verteilung verschieben
Diese Option bezieht sich auf das manuelle Verteilen von Nachrichten (s. Kap. 2.15.3). Der
Schalter bestimmt, ob die Option Original Nachricht zustellen (verschieben) oder Als Kopie
verteilen (kopieren) standardmig aktiviert ist. Dieser Schalter kann fr jedes Archive gesondert eingestellt werden.
9 Farbe
Whlen Sie eine Farbe aus, in der das Archive-Symbol im Archive-Baum dargestellt werden soll.
9 Anzeigen als
Hier knnen Sie die Darstellungsart bestimmen, in der das aktuelle Archive angezeigt
werden soll. Die Anordnung der Spalten in der Eintragsliste entspricht dann dem hier
gewhlten Archive-Typ.

Registerkarte Dienste
Mit den folgenden Einstellungen konfigurieren Sie fr das aktuelle Archive neben der automatischen Ablagefunktion die so genannte Datenbereinigung.
n Automatische Ablage
Die Ablage-Funktion ermglicht die automatische Archivierung Ihrer Nachrichten, Dokumente, Dateien, usw. in regelmigen Abstnden. Je nach Auswahl und Kombination der
Optionen Jahresunterteilung, Monatsunterteilung und/oder Tagesunterteilung legt das
DvISE System jeweils einen Jahresordner, 12 Monatsordner und/oder 365 Tagesordner an und
verschiebt die Eintrge, die das festgelegte Alter erreicht haben, in die entsprechenden
Ordner. Auf Wunsch knnen Sie natrlich auch selbst einen Ordner fr die zu archivierenden
Eintrge festlegen.
9 Automatische Ablage aktivieren
Setzen Sie diesen Schalter, um die Funktion Automatische Ablage fr das aktuelle Archive
einzuschalten. Der Zeitraum unter Eintrge bestimmt, wie alt eine Nachricht sein muss, bevor
sie archiviert wird. Wenn Sie z.B. Nach 31 Tagen auswhlen, werden bei der tglichen Bereinigung (s.u. Automatische Bereinigung) die Eintrge archiviert, die mindestens 31 Tage alt sind.

Jahresunterteilung
Bei gesetztem Schalter werden die Eintrge eines Jahrgangs in einem eigenen Ordner abgelegt. Zu dem Zweck wird das Archive TAS-Ablage unterhalb des aktuellen Ordners angelegt
und darunter wiederum die Jahresordner.
Monatsunterteilung
Wenn Sie diesen Schalter setzen, wird fr jeden Monat des Jahres ein Archive angelegt, in das
die betreffenden Eintrge verschoben werden.
173

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Tagesunterteilung
Setzen Sie diesen Schalter, um fr jeden Tag des
Jahres einen Unterordner anzulegen und die archivierten Eintrge dorthin zu verschieben.
Nur gelesene Eintrge
Bei Auswahl dieses Schalters werden fr die
Ablage nur die Eintrge bercksichtigt, die als
gelesen gekennzeichnet sind.
Schaltflche Erweitert
Klicken Sie auf Erweitert, um selbst einen Ordner
fr die zu archivierenden Eintrge zu bestimmen. Es
ffnet sich das Dialogfenster Automatische
Ablage, in dem Sie den gewnschten Ordner
auswhlen knnen. Setzen Sie diesen Schalter
Eintrag kopieren statt verschieben, wenn Sie eine
Kopie des Eintrags archivieren mchten, den Eintrag
selbst jedoch im Quell-Archive behalten mchten.

Abb. 66: Archive-Eigenschaften Dienste

n Automatische Bereinigung
Bei der Datenbereinigung werden vom System die Eintrge (Nachrichten, Dokumente, usw.)
physikalisch von der Festplatte gelscht, die entweder ein gewisses festgelegtes Alter berschritten haben oder zuvor von Hand gelscht wurden. Letztere werden nmlich vom System
intern zunchst nur als gelscht gekennzeichnet, liegen also physikalisch nach wie vor auf der
Festplatte.
9 Max. Eintragsalter
Stellen Sie hier fr das aktuelle Archive ein, wie alt ein Eintrag maximal sein darf, bevor er
gelscht wird. Whlen Sie z.B. 2 Monate wenn Sie mchten, dass bei der nchsten Datenbereinigung alle Eintrge entfernt werden, die lter als 2 Monate sind. Wenn Sie also z.B. heute
eine Datei in den aktuellen Ordner legen, die bereits 60 Tage alt ist, so wird diese Datei bei der
nchsten Bereinigung (blicherweise nachts um 3:00 Uhr) gelscht. Es wird also bei der Bereinigung nur das Alter des Eintrags bercksichtigt, nicht die Verweildauer im Archive.

Sie knnen einen bestimmten Eintrag von der Bereinigung ausnehmen, indem Sie in dessen
Eigenschaften (Klick mit der rechte Maustaste auf den Eintrag und Eigenschaften aus dem
Kontextmen) auf der Registerkarte Parameter den Schalter Keine Bereinigung setzen.
Die Bereinigung der Archives erfolgt standardmig jede Nacht um 3.00 Uhr.
9 Vererbung aufheben
Mit diesem Schalter wird die Regelung Sub Archives einbeziehen (siehe unten) fr das aktuelle Archive und alle darin enthaltenen Sub Archives aufgehoben.

174

Datenorganisation

9 Sub Archives einbeziehen


Der Schalter bewirkt, dass die eingetragenen Parameter der automatischen Datenbereinigung
auch fr alle Sub Archives gelten sollen.
n Optionen
Whlen Sie in diesem Bereich zustzliche Optionen fr das aktuelle Archive.
9 Indexerstellung: Sub Archives ausschlieen
Aktivieren Sie den Schalter Sub Archives ausschlieen, um den Inhalt des aktuellen Archives
und aller enthaltenen Sub Archives fr die Erstellung der Indexdatei unbercksichtigt zu
lassen. Whrend der Datenbereinigung wird automatisch eine Indexdatei erstellt, die fr die
Archive bergreifende Suchfunktion bentigt wird. Diese Indexdatei enthlt eine Auflistung
smtlicher Worte, die in den Betreffs und Texten aller Nachrichten enthalten sind.
9 Ablage-Archive: Dateien zusammenfassen

Setzen Sie diesen Schalter, um die Eintrge des aktuellen Archives auf Betriebssystemebene
bei der nchsten Datenbereinigung (s.o.) zu einer Datei zusammenzufassen (packen). Die
Archive-Anzeige im David InfoCenter wird dadurch nicht beeinflusst. Auf Betriebssystemebene stellt sich das Archive bersichtlicher dar, da es nur noch wenige Dateien enthlt.
Allerdings wird die Funktionalitt des betreffenden Archives insofern eingeschrnkt, als dass
nderungen (lschen, editieren) an Eintrgen nicht mglich sind, ohne das Archive zuvor
wieder zu entpacken. Das geschieht nach Deaktivieren des Schalters wiederum bei der
nchsten Datenbereinigung.
Diese Funktion ist besonders fr Archives geeignet, deren Inhalte nicht oder nur wenig
verndert werden. Ein zusammengefasstes (gepacktes) Archive wird im Archive-Baum in
blauer Farbe dargestellt. Ein gesetztes Hkchen aktiviert die Funktion fr das aktuelle Archive,
ein ausgeflltes Kstchen dagegen bewirkt, dass die Einstellung des darber liegenden
Archives vererbt wird. Wird also das darber liegende Archive gepackt, so wird dieses Archive
ebenfalls gepackt.
9 Ablage-Archive: Feststellung des Alters unterbinden

Setzen Sie diesen Schalter, um das aktuelle Archive von der automatischen Packfunktion (s.o.
Dateien zusammenfassen) auszuschlieen.
Die automatische Packfunktion knnen Sie im DvISE Administrator unterhalb von Konfiguration -> System auf der Registerkarte Bereinigung einschalten. ber den Schalter
Ablage-Archives automatisch erkennen weisen Sie das DvISE System an, Archives, die ein
vorgegebenes Alter erreicht haben, auf Dateiebene automatisch zu einer Datei zusammenzufassen, also zu packen. Bei gesetztem Schalter wird das aktuelle Archive also bei der Feststellung des Alters bergangen.

175

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Registerkarte Zugang
Die Einstellungen auf dieser Registerkarte ermglichen Ihnen den Fernzugriff per David InfoCenter Web, David InfoCenter WebPDA, David InfoCenter Phone, David InfoCenter WAP.
9 Benutzername und Passwort
Tragen Sie Benutzernamen und Passwort ein, mit
dem Sie Fernzugriff auf das Archive gewhren
mchten. Beachten Sie, dass Sie bei Passwort
nur Ziffern eingeben, wenn Sie per Telefon auf
Ihre Daten zugreifen mchten, da ber das
Telefon keine Buchstaben und Sonderzeichen
eingegeben werden knnen.
9 Numerische ID
Tragen Sie hier eine vier- bis achtstellige Ziffernfolge ein, die einen direkten Zugriff auf dieses
Archive per David InfoCenter Phone zulsst, auch
wenn kein ISDN-Anlagenanschluss vorhanden ist,
und deshalb die CLI-Funktion nicht genutzt
werden kann. Nhere Informationen erhalten Sie
bei Ihrem System-Administrator.

Abb. 67: Archive-Eigenschaften Zugang

9 Remote Access aktivieren


Hier aktivieren Sie den Remote Access fr den Zugriff auf Ihre Archives und Daten per Telefon
oder Internet.
9 Replizierung aktivieren
Unterschiedliche DvISE Server knnen ihre Inhalte untereinander abgleichen (replizieren), d.h.,
auf beiden Servern besitzen nach einer Replizierung die betreffenden Archives identische
Inhalte. Wenn Sie diesen Schalter setzen, wird das aktuelle Archive inkl. aller Unterordner
repliziert. Auch wenn mit dem Schalter Replizierung unterbinden (s.u.) bestimmte Ordner
ausgeschlossen wurden, wird durch Setzen des Schalters der aktuelle Ordner inkl. aller Unterordner wieder in die Replizierung einbezogen. So ist es mglich, bestimmte Archives von einer
Replizierung auszuschlieen, in der Hierarchie nachfolgende Ordner jedoch wieder einzuschlieen. Nhere Informationen erhalten Sie bei Ihrem System-Administrator.
9 Replizierung unterbinden
Dieser Schalter verhindert eine Replizierung (Abgleich) des aktuellen Archives und aller Unterordner (-> Replizierung aktivieren).
9 IHS Replizierung unterbinden
Der Schalter ist nur bei Nutzung der Internet Hosting Services (IHS) von Bedeutung, wenn sich
das aktuelle Archive innerhalb der dort konfigurierten Archive Replica Root befindet. Durch
Aktivierung dieser Funktion knnen Sie dann die Replizierung zum DvISE Host speziell fr
dieses Archive einschlielich aller Sub Archives unterbinden.
176

Datenorganisation

9 Schaltflche Parameter...
Whlen Sie diese Schaltflche, um das Dialogfenster Zugangsparameter zu ffnen. Dort
knnen weitere Optionen zum Zugang zu Ihren Archives eingestellt werden.
9 Schaltflche Berechtigungen...
Ein Mausklick auf diese Schaltflche ffnet ein Dialogfenster, in dem Sie anderen Benutzern
innerhalb des Netzwerks verschiedene Rechte auf das aktuelle Archive erteilen (bzw.
entziehen) knnen. Voraussetzung dazu ist das Recht Konsole-Berechtigung, das im DvISE
Administrator fr jeden Benutzer separat gewhrt werden kann. Nhere Informationen dazu
finden Sie im Administrator-Systemhandbuch oder der Administrator-Online-Hilfe.

Registerkarte Sortierung
Generell werden die Eintrge in den Archives in der
Reihenfolge aufgelistet, in der sie eingetragen
wurden. Auf dieser Registerkarte knnen Sie diese
Reihenfolge verndern (Abb. 68). Aktivieren Sie
hierzu den Schalter Sortierung aktivieren und
whlen Sie in der Liste das Kriterium, nach dem die
Liste zuerst sortiert werden soll. Schieben Sie den
Eintrag mit Hilfe der Pfeiltaste an die oberste Position. Verndern Sie so auch die Reihenfolge der
anderen Eintrge. Besttigen Sie die Eingabe mit
OK. Die Nachrichten werden in der Eintragsliste
neu sortiert.
Bei Aktivierung des Schalters Anzeige aufsteigend werden die Eintrge im aktuellen Archive in
umgekehrter Reihenfolge sortiert. Wenn also z.B.
Abb. 68: Archive-Eigenschaften Sortierung
durch eine Sortierung der lteste Eintrag an oberster Stelle steht, wird er nun am Ende der Liste angeordnet. Die eingestellte Sortierung bleibt
dauerhaft erhalten, auch nach Programmende. Wenn Sie die ursprngliche Sortierung wiederherstellen mchten, deaktivieren Sie den Schalter Sortierung aktivieren.
Registerkarte Drucken
ber diese Einstellungen knnen Sie Nachrichten automatisch ausdrucken bzw. Protokolle automatisch erstellen lassen. Hierzu werden die eingerichteten Drucker verwendet. Whlen Sie in der
Gruppe Nachrichten je einen Drucker fr den Ausdruck von Fax- bzw. Textnachrichten. In der
Gruppe Protokoll lsst sich ein Drucker fr den automatischen Protokollausdruck auswhlen.
Unter Intervall wird mit Alle bereinigten Eintrge eine Liste der Eintrge erstellt, die
whrend der Datenbereinigung gelscht wurden. Tglich alle Eintrge erstellt eine Liste aller
Eintrge des vorherigen Tages. Wchentlich alle Eintrge erstellt eine Liste aller Eintrge der
vergangenen Woche. Der Protokollausdruck erfolgt an jedem Montag. Monatlich alle
177

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Eintrge druckt eine Liste aller Eintrge des vergangenen Monats. Der Protokollausdruck
erfolgt an jedem ersten Tag eines Monats. Fr die Formatierung des Protokollausdrucks
(Anzahl Zeilen, Zeichen) gelten die Einstellungen des eingetragenen Druckers.
Registerkarte Identifizierung
Die Optionen auf dieser Registerkarte dienen der Identifizierung von eMails und der anschlieenden Aussortierung der unerwnscht zugesendeten Nachrichten, z.B. Spam-Nachrichten. Diese
Registerkarte wird nur dann angezeigt, wenn im DvISE Administrator die zugehrige Funktion
aktiviert wurde. Weiterfhrende Informationen finden Sie in Kapitel 2.17.4 ab Seite 180.
Erweiterte Eigenschaften
Die erweiterten Eigenschaften erlauben fr das im Archive-Baum ausgewhlte Archive die
Konfiguration von Betriebssystemfunktionen. Sie erreichen das betreffende Dialogfenster,
indem Sie im Archive-Baum das gewnschte Archive mit der rechten Maustaste anklicken und
aus dem Kontextmen Erweiterte Eigenschaften auswhlen. Alternativ klicken Sie in der
Menleiste des David InfoCenters auf Aktionen -> Erweiterte Eigenschaften.
Die Funktionen auf den drei Registerkarten Allgemein, Freigabe und Sicherheitseinstellungen
werden vom Windows-Betriebssystem bereitgestellt. Mit [F1] erhalten Sie zu jeder Option einen
Hilfetext. Die dritte Registerkarte ist besonders fr
Administratoren interessant. Dort knnen Sie fr
die unterschiedlichen Benutzer Ihres DvISE Systems
die entsprechenden Zugriffsrechte vergeben, so
dass z.B. nur der jeweils berechtigte Benutzer auf
seine persnlichen Archives zugreifen kann.
Datenexport
Die Funktion Datenexport ermglicht Ihnen den
Abb. 69: Datenexport
Export von Adressen oder Protokolleintrgen zur
Weiterverarbeitung. Sie finden diese Funktion
unter Datei -> Datenexport in der Menleiste. Der Menpunkt ist nur dann auswhlbar,
wenn in der Eintragsliste mindestens ein Eintrag markiert ist. Nach der Auswahl erscheinen
nacheinander zwei Dialogfenster, die durch die Funktion Datenexport fhren.

1: Whlen Sie unter Eintrge aus, welche Daten aus der Eintragsliste exportiert werden sollen.
Aktivieren Sie dazu den gewnschten Schalter (Abb. 69).

2: Unter Exportart knnen Sie aus einer Liste das Format fr den Export auswhlen.
3: Klicken Sie auf Weiter, um Ihre Eingaben abzuschlieen und mit dem nchsten Dialogfenster fortzufahren (Abb. 71).

178

Datenorganisation

4: Bestimmen Sie aus der Liste neben Feld ein


Zeichen zur Trennung der einzelnen Datenfelder (z.B.
Name, Vorname, Strae).

5: Aus der Liste neben Eintrag knnen Sie ein


Zeichen zur Trennung der einzelnen Datenstze
festlegen.

6: Whlen Sie neben Format aus der Liste den


Zeichensatz fr die Exportdatei aus.
7: Mit den Schaltern Clipboard und Datei kann
ein Ziel fr den Export festgelegt werden. Wenn
Sie Datei auswhlen, knnen Sie in einem
weiteren Feld den Dateinamen und Laufwerkspfad
eingeben bzw. auswhlen.

Abb. 71: Optionen beim Datenexport

8: Ein Mausklick auf Fertigstellen exportiert die ausgewhlten Daten gem Ihren
Einstellungen.
Datei-Import
Um eine beliebige externe Datei in das Tobit Archive System (TAS) zu integrieren, ziehen Sie sie
einfach aus dem Windows Explorer in den Archive-Baum auf das gewnschte Archive. Es
ffnet sich das Dialogfenster Import von Objekten mit folgenden Optionen (Abb. 70):
9 Kopieren
Die Datei bleibt an ihrem ursprnglichen Speicherplatz erhalten und wird zustzlich in das betreffende Archive integriert. Zur Information werden
der fr die Datei bentigte Speicherplatz und der
zurzeit im TAS verfgbare Speicherplatz angezeigt.
9 Verschieben
Die Original-Datei wird an ihrem ursprnglichen
Platz gelscht und ist nur noch im TAS verfgbar.
9 Verknpfung anlegen
Die Datei bleibt an ihrem ursprnglichen Speicherplatz erhalten und es wird im TAS eine
Verknpfung angelegt. Immer wenn Sie diese
Verknpfung doppelklicken, wird die OriginalDatei geffnet und nach einer Bearbeitung
Abb. 70: Import eines Objektes ins TAS
wieder gespeichert. So knnen z.B. verschiedene
Mitarbeiter von verschiedenen Rechnern aus ihrem David InfoCenter heraus dieselbe Datei
bearbeiten, und die Dateiaktualisierung wird so vereinfacht (s. Kapitel 2.18.2 ab Seite 197).

179

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Nach dem Import liegen die jeweiligen Dateien als Eintrge in den betreffenden Archives.
Sie knnen nun dort wie auch im Windows Explorer geffnet, verschoben oder gelscht
werden. Einige Dateitypen (z.B. AVI, WAV, MP3) werden direkt im David InfoCenter ausgefhrt, andere werden mit der unter Windows verknpften Anwendung gestartet.
Die leistungsfhige Suchfunktion des Tobit Archive Systems erlaubt das Auffinden von Dokumenten auch bei einer groen Anzahl von Eintrgen und Archives. Eine genaue Beschreibung
der Suche finden Sie in Kapitel 2.18.2 ab Seite 183.
2.18.2

Nachrichten
Den Begriff Nachricht haben Sie bereits in den vorigen Kapiteln kennen gelernt. Damit
bezeichnen wir neben Fax- und eMail- auch SMS-, TMail- und VoiceMail-Nachrichten. Der
Umgang mit Nachrichten und speziellen Texten und die Organisation im Tobit Archive System
ist Inhalt des folgenden Kapitels.
Nachrichten kopieren und verschieben
Um eine Nachricht an eine andere Stelle zu kopieren oder zu verschieben, verfahren Sie
folgendermaen:

1: Fhren Sie den Mauszeiger ber die betreffende Nachricht und klicken und halten Sie die
linke Maustaste gedrckt.
2: Ziehen Sie die Nachricht in den Archive-Baum zum Ziel-Archive.
3: Wenn Sie die Nachricht verschieben mchten, lassen Sie nun einfach die linke Maustaste los. Die Datei wird dann im Ziel-Archive abgelegt und im Quell-Archive gelscht.
Wenn Sie die Nachricht dagegen kopieren mchten, drcken Sie zustzlich die [Strg]-Taste
auf Ihrer Tastatur, bevor Sie die Maustaste loslassen. Dadurch wird die Datei wie beim
Verschieben auch im Ziel-Archive abgelegt, bleibt jedoch im Quell-Archive erhalten.
Diese Methode wird Drag & Drop genannt (ziehen und fallen lassen). Auf diese Weise knnen Sie
neben einzelnen auch mehrere Nachrichten gleichzeitig in ein anderes Verzeichnis kopieren oder
verschieben. Dazu whlen Sie die betreffenden Nachrichten nacheinander aus, whrend Sie
gleichzeitig die [Strg]- und/oder [Umschalt]-Taste gedrckt halten.
Nachdem alle Nachrichten markiert sind, ziehen Sie sie wie oben beschrieben zum
Ziel-Archive und lassen sie dort fallen. Fr diesen Vorgang bentigen Sie mglicherweise
etwas bung, bevor er reibungslos funktioniert.
Sie knnen Ihre Nachrichten jedoch nicht nur im Tobit Archive System ablegen, sondern in
einem beliebiges Verzeichnis im Windows-Explorer oder auf Ihrem Windows Desktop.
Verfahren Sie genauso, wie oben beschrieben, und ziehen Sie die gewnschte(n) Nachricht(en) zum Windows-Desktop bzw. in ein Verzeichnis im Windows-Explorer. Da das Zielverzeichnis in diesem Falle auerhalb des TAS liegt, mssen Sie zum Kopieren der Nachricht(en)
nicht die [Strg]-Taste drcken. Zum Verschieben allerdings mssen Sie whrend des Ziehens
die [Umschalt]-Taste gedrckt halten.
180

Datenorganisation

Die Nachrichten werden entsprechend ihrem Nachrichtentyp abgelegt und mit den Programmen aufgerufen bzw. geffnet, die mit diesen Endungen verknpft sind. D.h., eine eMail
enthlt die Endung EML und wird zum ffnen nach einem Doppelklick mit dem Standard-eMailprogramm aufgerufen. Faxnachrichten erscheinen als TIF-, Voice-Nachrichten als
WAV- und Kalendereintrge als ICS-Dateien.
Nachrichten lschen
Wenn Sie eine oder mehrere Nachrichten lschen mchten, markieren Sie sie in der Eintragsliste und drcken Sie auf Ihrer Tastatur die [Entf]-Taste. Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierte(n) Nachricht(en) und whlen Sie aus dem Kontextmen Lschen. Als
weitere Alternativen whlen Sie Lschen aus der Symbolleiste, oder ziehen die Nachricht per
Drag & Drop (s. Glossar) auf den Papierkorb im Archive-Baum.
Beim Lschen einer internen Nachricht, die also innerhalb des DvISE-Systems versendet
wurde, wird diese in den Papierkorb verschoben, und kann dort bis zum endgltigen
Entfernen aus dem System, verschoben oder kopiert werden. Wenn Sie die Nachricht(en)
direkt endgltig lschen mchten also nicht ber den Papierkorb , markieren Sie sie in
der Eintragsliste und drcken Sie gleichzeitig [Strg]+[Entf].
Wollen Sie dagegen eine externe Nachricht lschen,
die also von auerhalb des DvISE-Systems (ber den
DvISE Postman) empfangen wurde, erscheint ein
Dialogfenster mit folgenden Optionen (Abb. 72):
9 Eintrag in den Papierkorb verschieben/Eintrag endgltig lschen
Je nachdem, ob Sie beim Lschen der Nachricht(en) in
der Eintragsliste die [Umschalt]-Taste gedrckt halten,
erscheint entweder die Option Eintrag in den Papierkorb verschieben oder Eintrag endgltig lschen.

Bei Verwendung der ersten Option wird die Nachricht


lediglich im Papierkorb abgelegt und ist dort bis zur
nchsten Bereinigung verfgbar und kann geffnet
Abb. 72: Externe Nachricht lschen
und auch verschoben oder kopiert werden. Wenn Sie
den Eintrag dagegen endgltig lschen, wird er aus dem System entfernt und kann auch nicht
wiederhergestellt werden.
9 Absender dauerhaft blockieren
Wenn Sie diesen Schalter setzen, werden alle Nachrichten, die zuknftig von diesem Absender
eintreffen, vom System blockiert. D.h., die Nachrichten dieses Absenders werden nicht mehr
empfangen. Das kann sinnvoll sein, um z.B. unerwnschte Werbe-eMails, die immer von
einem bestimmten Absender versendet werden, zu sperren. Fehlt die Absender-eMail-Adresse, so steht diese Auswahl nicht zur Verfgung.

181

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 Empfnger dauerhaft blockieren


Wenn Sie diesen Schalter setzen, werden alle Nachrichten, die zuknftig fr diesen Empfnger
eintreffen, vom System blockiert. Das lsst sich z.B. nutzen, um eMails an einen ehemaligen
Mitarbeiter, der bereits keinen Account mehr im System besitzt, zu sperren, um sie nicht im
Archive Unverteilt auflaufen zu lassen.

Fehlt die Empfnger-eMail-Adresse oder ist die Empfnger-Adresse gleich der eigenen
eMail-Adresse, so steht diese Auswahl nicht zur Verfgung.
9 Kombination blockieren
Diese Option bildet eine Kombination aus den beiden vorigen. Wird der Schalter gesetzt,
werden alle Nachrichten, die von dem betreffenden Absender kommen und an den entsprechenden Empfnger adressiert sind, vom System blockiert.
9 Diesen Hinweis nicht noch einmal anzeigen

Bei gesetztem Schalter wird dieses Dialogfenster beim nchsten Mal, wenn Sie eine externe Nachricht lschen, nicht mehr angezeigt. Sie knnen diese Option rckgngig machen, indem Sie im
David InfoCenter unter Optionen -> Einstellungen im Men Global - Besttigungen den Schalter Optionen beim Lschen von externen Nachrichten setzen.
Wenn Sie eine der Optionen Absender dauerhaft blockieren, Empfnger dauerhaft
blockieren oder Kombination blockieren auswhlen, werden vom System automatisch
Regeln auf das betreffende Archive angelegt. Sie finden die so erstellten Regeln, indem Sie
das betreffende Archive mit der rechten Maustaste anklicken und aus dem Kontextmen
Regeln auswhlen. Alle automatisch erzeugten Regeln sind mit einem gelben Symbol mit
Ausrufezeichen gekennzeichnet.
Zum Lschen einer Regel markieren Sie diese und klicken auf Lschen. Von nun an werden die
Nachrichten des zuvor blockierten Absenders bzw. Empfngers vom System wieder zugelassen,
d.h. empfangen und in Ihrem Archive angezeigt. Nhere Informationen ber das Regelwerk im
David InfoCenter lesen Sie in Kapitel 2.18.3 ab Seite 199.
Sollte eine Nachricht, die sie blockieren mchten, keine Absenderinformationen enthalten, so
wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. Eine Regel kann dann natrlich nicht
angelegt werden. Sie knnen die Nachricht nun lschen oder den Vorgang abbrechen.
Je nach eingestelltem Bereinigungsintervall werden die Dateien aus dem Papierkorb endgltig
gelscht. Sie finden die Einstelloptionen, wenn Sie das Papierkorb-Archiv mit der rechten
Maustaste anklicken und aus der Liste Eigenschaften auswhlen. Auf der Registerkarte
Dienste knnen Sie bei Autom. Bereinigung ein Bereinigungsintervall auswhlen. Alle
Dokumente, die bei der nchsten Bereinigung (wird vom DvISE Server nachts durchgefhrt)
das eingestellte Alter erreicht oder berschritten haben, werden dann gelscht. D.h., wenn
Sie als Intervall z.B. Nach 30 Tagen einstellen, werden bei der nchsten Bereinigung alle
Dateien gelscht, die 30 Tage alt oder lter sind.

182

Datenorganisation

Beachten Sie, dass nur das Alter der Nachricht von Bedeutung ist und nicht, wann sie von Ihnen
in den Papierkorb geschoben wurde. Eine Nachricht, die 30 Tage alt ist und gestern von Ihnen in
den Papierkorb geschoben wurde, wird also bei der nchsten Bereinigung ebenfalls gelscht.
Nachricht suchen
Bei einer groen Zahl von Archives ist es nicht immer leicht, den berblick zu behalten, welche
Nachricht wo abgelegt wurde. Um eine verloren gegangene Datei wiederzufinden, bietet das
David InfoCenter leistungsstarke Suchfunktionen, die wir im Folgenden erlutern:

1: Klicken Sie im Archive-Baum den Ordner an, in dem Sie die gesuchte Nachricht vermuten.
Haben Sie keine Idee, welches Archive oder Sub Archive das sein knnte, dann klicken Sie
auf den Ordner Archive. Dieser enthlt als Sub Archives alle fr Sie verfgbaren Ordner.
2: Klicken Sie nun in der Symbolleiste auf Suchen. Alternativ klicken Sie auf Datei ->
Suchen. Es ffnet sich der Suchen-Dialog.
3: Whlen Sie die gewnschten Optionen auf den Registerkarten und starten Sie anschlieend die
Suche mit OK ab. Es stehen folgende Optionen zur Verfgung:
Registerkarte Generell
9 Suchtext
Hier knnen Sie den zu suchenden Namen oder
Begriff eingeben. Es wird nicht nach Gro- und Kleinschreibung unterschieden (Abb. 73).
9 Suchen in
Bestimmen Sie hier, in welchen Datenfeldern der
Archive-Eintrge nach dem Suchtext gesucht werden
soll. Aktivieren Sie die Kontrollkstchen aller Felder, die
Sie in die Suche einbeziehen mchten. ber die Schaltflchen Keine bzw. Alle knnen alle Kstchen
gemeinsam deaktiviert bzw. aktiviert werden.
9 Ergebnisse in einem neuen Fenster anzeigen
Setzen Sie diesen Schalter, wenn die gefundenen Nachrichten in einem eigenen Fenster mit Eintragsliste und
Vorschaubereich angezeigt werden sollen.

Abb. 73: Nachricht suchen Generell

9 Sub Archives einbeziehen


Aktivieren Sie dieses Kontrollkstchen, um auer dem aktuell markierten Archive auch dessen
Sub Archives zu durchsuchen.
9 Verknpfte Sub Archives einbeziehen
Diese Option ist nur verfgbar, wenn der Schalter Sub Archives einbeziehen (s.o.) ebenfalls
gesetzt ist. Aktivieren Sie diesen Schalter, wenn in die Nachrichtensuche auch die
183

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Unterverzeichnisse einbezogen werden sollen, die als Verknpfung auf andere Archives
verweisen. Beachten Sie, dass die Suche je nach Anzahl und Umfang der verknpften Archives
sehr umfangreich werden kann.
Registerkarte Feste Daten
9 Eintragsstatus
Hier knnen Sie aus der Liste einen Eintragsstatus auswhlen, nach dem Sie Ihre Archives
durchsuchen lassen wollen. Nur Nachrichten mit dem ausgewhlten Eintragsstatus werden
bei der Suche bercksichtigt.
9 Markierungen
Hier knnen Sie aus der Liste die Markierung auswhlen, nach der Sie Ihre Archives durchsuchen
lassen wollen. Nheres zu Markierungen lesen Sie in Kapitel 2.18.2 ab Seite 191.

Registerkarte Aktion
Auf dieser Registerkarte knnen Sie bestimmen, ob alle gefundenen Eintrge, die den Suchkriterien entsprechen, angezeigt oder nicht angezeigt werden sollen. Wenn Sie Ausschlieen
whlen, werden als Suchergebnis diejenigen Eintrge aufgelistet, welche die Suchkriterien
nicht erfllen. So lsst sich eine Suche invertieren.
Nach Abschluss der Suche wird je nachdem, ob Sie auf der Registerkarte Generell den
Schalter Ergebnisse in einem neuen Fenster anzeigen gesetzt haben oder nicht , die Liste
der gefundenen Nachrichten in einem neuen Fenster angezeigt, oder direkt in der Eintragsliste
des (der) betreffenden Archives. Im letzteren Fall ist der Ordner, in dem die Suche fndig
wurde, im Archive-Baum durch die Anzahl der Fundstellen gekennzeichnet. Die Eintragsliste
enthlt dann nur noch die gefundenen Eintrge.
Nachrichten filtern
Neben der Suche nach bestimmten Nachrichten haben Sie auch die Mglichkeit, Ihre Archives
nach bestimmten Dokument- und Versandeigenschaften zu filtern. Das bedeutet, es werden
nur noch die Nachrichten angezeigt, auf die bestimmte Eigenschaften zutreffen. Alle anderen
Nachrichten werden ausgeblendet, jedoch nicht gelscht.

1: Klicken Sie auf das Archive, das gefiltert werden soll und whlen Sie aus der Symbolleiste
Filter oder aus der Menleiste Ansicht -> Filter. Es ffnet sich das Dialogfeld Filter mit
drei Registerkarten fr die Feineinstellungen.
2: Whlen Sie die gewnschten Optionen auf den folgenden Registerkarten und schlieen Sie
Ihre Eingabe mit OK ab.
Registerkarte Generell
Auf dieser Registerkarte whlen Sie verschiedene Schalter, die sich auf Attribut und Typ einer
Nachricht beziehen (Abb. 74).

184

Datenorganisation

9 Status
In dieser Gruppe knnen Sie whlen, ob korrekte
Eintrge und/oder fehlerhafte Eintrge angezeigt oder ausgeblendet werden.
9 Gesehen
Die Gruppe stellt zur Auswahl, ob schon Gesehene und/oder Ungesehene Nachrichten angezeigt werden.
9 Dateianhang
Unter Dateianhang stehen die Kriterien Mit Dateianhang und Ohne Dateianhang zur Auswahl. Je
nach aktiviertem Schalter werden nur Dateien mit
bzw. ohne Dateianhang gefiltert.
9 Dokumenttyp
In dieser Gruppe knnen Sie die Dokumenttypen
auswhlen, die angezeigt werden sollen.

Abb. 74: Nachrichten filtern Generell

Registerkarte Optionen
Diese Registerkarte enthlt weitere Mglichkeiten, Nachrichten und Dokumente zu filtern
(Abb. 75).
9 Nur Eintrge mit Abschlussstatus
Bei Aktivierung dieses Schalters werden nur die Sendeversuche aufgelistet, die einen
Abschlussstatus tragen, also versendet (grner Haken) oder nicht versendet (rotes Kreuz)
wurden. Sendeauftrge, die noch nicht abgeschlossen sind, da z.B. noch Wahlwiederholungen ausstehen (Pfeil), werden nicht angezeigt.
9 Ausgeblendete Eintrge anzeigen
Mit dem Schalter Ausgeblendete Eintrge anzeigen knnen Sie sich auch ausgeblendete
Archive-Eintrge wieder in der Eintragsliste anzeigen lassen (s. Kap. 2.18.2, S. 187).
9 Auftrge aller Benutzer
Die Option ist fr Sie nur dann verfgbar, wenn Sie die Berechtigung dazu vom Administrator besitzen. Falls das der Fall ist und Sie diese Option aktivieren, werden Ihnen im Auftragsbuch auch die Sendeauftrge aller anderen Benutzer angezeigt. Die zugehrigen Nachrichten knnen Sie allerdings nur einsehen, wenn Ihnen vom Administrator explizit die
Leserechte auf die betreffenden Archives gegeben wurden. Standardmig besitzt jeder
Benutzer nur die Rechte auf sein eigenes Archive.
9 Archivierte/Nicht Archivierte
Sie knnen Nachrichten in den Archives als Archivierte oder Nicht Archivierte kennzeichnen. In diesem Fall werden sie bei der automatischen Datenbereinigung nicht gelscht.
185

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 Maximale Anzahl angezeigter Eintrge


Hier geben Sie unter Begrenzen auf die maximale Anzahl der Eintrge an, die angezeigt
werden soll. Stellen Sie den Wert auf 0, so werden alle Nachrichten angezeigt.

Registerkarte Prioritt
Auf dieser Registerkarte whlen Sie aus, welche Prioritt die Nachrichten haben sollen, die Sie
angezeigt haben mchten (Hohe Prioritt, Normale Prioritt, Niedrige Prioritt).
Schnellsuche
Zum schnellen Filtern von Nachrichten innerhalb der
Eintragsliste dient die Schnellsuche (QuickFinder).
Dabei handelt es sich um eine Eingabezeile in der
Symbolleiste, die ber Optionen -> Symbolleisten
-> Suchsymbolleiste -> Quickfinder ein- bzw.
ausgeblendet werden kann.
Entsprechend der in dem QuickFinder eingetragenen Zeichenkette wird die Eintragsliste des aktuellen Archives gefiltert. Mit Eingabe des ersten
Zeichens werden alle Eintrge ausgeblendet, die
im Betreff dieses Zeichen nicht enthalten. Mit
jedem weiteren Zeichen reduziert sich die Anzahl
der Eintrge, bis der Suchbegriff vollstndig eingegeben ist. Knnen nicht alle verbleibenden
Eintrge gleichzeitig in der Eintragsliste dargestellt
werden, blinkt in der Statusleiste das Filtersymbol.

Abb. 75: Nachrichten filtern Optionen

Mchten Sie Eintrge aussortieren, in denen zwei Begriffe nicht unmittelbar nebeneinander
vorkommen, so stellen Sie jedem Begriff ein Pluszeichen voran. Im folgenden Beispiel werden
alle Eintrge gefunden, die im Betreff sowohl Schulte, als auch Meeting enthalten:
+Schulte+Meeting
Beim Wechseln des Archives im Archive-Baum wird der aktuelle Begriff in die History-Liste des
QuickFinders bernommen. So knnen bereits verwendete Ausdrcke schnell wiedergefunden werden. Wenn Sie die Suche nach Eintrgen auf bestimmte Spalten der Eintragsliste
beschrnken mchten, so klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Quickfinder-Eingabefeld
und markieren Sie die gewnschten Spalten.
Standardmig wird der Suchbegriff in dem Moment aus dem Eingabefeld gelscht, in dem
Sie im Archive-Baum zu einem anderen Archive wechseln. Wenn Sie jedoch mit demselben
Suchbegriff auch in anderen Archives filtern mchten, dann aktivieren Sie nach einem Klick
auf den kleinen Pfeil neben dem Eingabefeld die Option Suchbegriff beibehalten. Er bleibt
dann solange aktiv, bis Sie ihn von Hand lschen.
186

Datenorganisation

Nachrichten aus- bzw. einblenden


Neben der Mglichkeit, Nachrichten wie auf Seite 184 beschrieben zu filtern, knnen Sie
einzelne Nachrichten auch ausblenden, d.h., sie werden nicht mehr angezeigt. Voraussetzung
ist allerdings, dass unter Ansicht -> Filter auf der Registerkarte Optionen die Schaltflche
Ausgeblendete Eintrge anzeigen deaktiviert ist (Standardeinstellung). Wenn dieser Schalter
aktiviert ist, werden natrlich auch die ausgeblendeten Eintrge angezeigt.
Nachrichten ausblenden
Um eine Nachricht auszublenden, klicken Sie sie in der Eintragsliste mit der rechten Maustaste
an und whlen Sie aus dem Men Ausblenden. Wenn Sie die Sicherheitsabfrage mit OK
besttigen, wird der Eintrag ab sofort nicht mehr angezeigt.
Nachrichten einblenden
Mchten Sie die ausgeblendete Nachricht wieder sichtbar machen, aktivieren Sie wie oben
beschrieben unter Ansicht -> Filter auf der Registerkarte Optionen den Schalter Ausgeblendete Eintrge anzeigen und besttigen mit OK. Nun knnen Sie die ausgeblendeten
Nachrichten wieder sehen.
Markieren Sie den ausgeblendeten Eintrag nun mit der rechten Maustaste und whlen Sie aus
dem Men Einblenden. Anschlieend sollten Sie unter Ansicht -> Filter auf der Registerkarte Optionen den Schalter Ausgeblendete Eintrge anzeigen wieder deaktivieren.
Nachricht drucken
Sie knnen eine einzelne Nachricht oder auch eine Liste von Eintrgen auf einem angeschlossenen Drucker ausgeben. Dazu haben Sie verschiedene Mglichkeiten.
Markieren Sie in der Eintragsliste die Nachrichten, die Sie ausdrucken mchten, und whlen
Sie Datei -> Drucken oder drcken Sie [Strg]+[P]. Es ffnet sich der Standard-Dialog fr das
Drucken unter Windows mit einigen Zusatzoptionen. Die Option Liste der Eintrge drucken
gibt alle Eintrge des aktuellen Archives in Listenform auf dem eingestellten Drucker aus.
Setzen Sie zustzlich den Schalter Nur markierte Zeilen, so werden die zuvor im aktuellen
Archive markierten Eintrge ausgegeben.
Die Option Markierte Eintrge drucken druckt nacheinander alle zuvor im aktuellen
Archive ausgewhlten Nachrichten in einer bersicht mit jeweils allen relevanten
Nachrichten-Informationen.
Alternativ klicken Sie in der Symbolleiste auf das Drucken-Symbol oder markieren den Eintrag
mit der rechten Maustaste und whlen Drucken. Es ffnet sich eine Liste der eingerichteten
Drucker. Der Eintrag Lokaler Drucker... bringt Sie wiederum zum Standard-Dialog fr das
Drucken unter Windows (s.o.), wo Sie wie oben beschrieben die Mglichkeit haben, die
markierten Eintrge in Listenform zu drucken. Jeder andere Drucker-Eintrag wurde vom Administrator direkt am DvISE Server eingerichtet. Der Ausdruck beginnt direkt auf dem dort angeschlossenen Drucker und druckt die Inhalte der markierten Nachrichten.

187

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Nachrichteneigenschaften
Jede eintreffende oder abgehende Nachricht enthlt neben dem eigentlichen Inhalt eine
Vielzahl von zustzlichen Informationen. Diese knnen ber die Nachrichteneigenschaften
eingesehen werden.
Markieren Sie die betreffende Nachricht in der Eintragsliste und whlen Eigenschaften aus
der Symbolleiste oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und whlen
Eigenschaften aus dem Kontextmen. Es erscheint das Dialogfenster Eigenschaften mit
den drei Registerkarten Parameter, Informationen und Erweitert.
Registerkarte Parameter
Diese Registerkarte zeigt Ihnen in den ersten Zeilen den Nachrichtentitel, den Betreff der
Nachricht und den Empfnger (Abb. 76).
9 Keine Bereinigung
Durch Aktivieren dieses Schalters erreichen Sie, dass
der Archive-Eintrag bei einer automatischen Datenbereinigung auf keinen Fall gelscht wird. Dies wird
durch ein Schlosssymbol in der Eintragsliste angezeigt. Der Eintrag bleibt solange im Archive
enthalten, bis er manuell gelscht wird.
9 Gesehen
Unmittelbar nach dem ersten ffnen einer Nachricht wird diese als gesehen markiert. Der Schalter
Gesehen erlaubt das manuelle Setzen oder Entfernen dieses Merkmals.
9 Ausgeblendet
ber die Funktion Ausgeblendet kann erreicht
werden, dass der entsprechende Eintrag nicht in
der Eintragsliste des David InfoCenters angezeigt
Abb. 76: Eigenschaften Parameter
wird. Ausgeblendete Eintrge werden nur angezeigt, wenn in den Filtereinstellungen das Kennzeichen Ausgeblendete Eintrge anzeigen
gesetzt ist (s. S. 187).
9 DFML-Formular
Bei aktiviertem Schalter wird die Nachricht als DFML-Formular (s. Glossar) angezeigt, bei
deaktiviertem Schalter sehen Sie den Quelltext der Nachricht mit HTML- und DHTML-Quellcode (s. Glossar).
9 Markierung

Sie knnen jeder Nachricht zur Einteilung in Kategorien ein entsprechendes Markierungssymbol
zuweisen, das in der Eintragsliste angezeigt wird. So knnen Nachrichten optisch hervorgehoben werden. Klicken Sie dazu auf die Liste neben Markierung und whlen Sie ein Symbol aus.
188

Datenorganisation

9 Prioritt
Aus der aufklappenden Liste Prioritt knnen Sie der Nachricht eine Priorittsstufe zuweisen. Dieser Stufe entsprechend wird die Nachricht in der Liste farbig angezeigt.
9 Schaltflche Anhnge
Nach Anklicken der Schaltflche Anhnge ffnet sich ein Dialogfenster mit der Liste von
Anhngen, die dieser Nachricht hinzugefgt wurden. Ausfhrliche Informationen zum Thema
finden Sie in Kapitel 2.2.1 ab Seite 72.
9 Schaltflche Erweitert
Wenn Sie diese Schaltflche anklicken, erhalten Sie zustzliche Informationen zur ausgewhlten Nachricht. Diese Funktion wird in Abschnitt erweiterte Informationen ab Seite 192
ausfhrlich beschrieben.

Registerkarte Informationen
Hier werden Ihnen alle verfgbaren Informationen zur ausgewhlten Nachricht angezeigt
(Abb. 77).
9 Von
Absender der Nachricht.
9 An
Empfnger der Nachricht
9 Verteilkennung

Diese Information bentigen Sie zum automatischen Verteilen einer Nachricht.


9 Besitzer
Bezeichnet den Besitzer der Nachricht.
9 Erzeuger
Bezeichnet den Ersteller der Nachricht.
9 Status
Der Status gibt an, ob eine Nachricht z.B.
empfangen, gelesen, versendet, neu (d.h. ungelesen), usw. wurde.

Abb. 77: Eigenschaften Informationen

9 Zeit/Datum
Hier erscheint der Zeitpunkt, an dem die Nachricht empfangen wurde.
9 Versandtermin

Dieses Feld bezeichnet den Zeitpunkt, an dem die Nachricht versendet wurde.

189

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 Ablauf
Diese Information bezeichnet den Zeitpunkt, an dem die Nachricht ungltig wird. Ist sie noch
nicht versendet worden und liegt noch beim Absender, wird sie gelscht und nicht mehr
versendet. Ist sie bereits beim Empfnger eingetroffen, wird sie beim Empfnger ebenfalls
gelscht. Voraussetzung fr letztgenannte Option ist, dass das eMail-System des Empfngers
diese Funktion untersttzt.
9 Port
Dieses Feld enthlt den Port des DvISE-Servers, ber den die Nachricht empfangen wurde.
9 Dauer
Hier erscheint die bertragungsdauer der entsprechenden Nachricht.
9 Seiten
Bei Faxnachrichten erscheint hier die Anzahl der bertragenen Seiten.
9 Baud
Die Datenbertragungsrate, mit der die Nachricht bermittelt wurde, erscheint hier.
9 Versuche
Bei Faxnachrichten wird hier die Anzahl der bertragungsversuche angezeigt.
9 Auftrags-ID

Jede Nachricht besitzt eine Auftrags-ID, an Hand derer sie exakt identifiziert werden kann.
9 Fehlernummer
Bei einem eventuell aufgetretenen Fehler wird hier die entsprechende Fehlernummer angezeigt, die dem Administrator bei der Fehlerbehebung hilft.

Registerkarte Erweitert
Neben Dateipfad und Dateigre werden verschiedene Zeiten, die die Nachricht betreffen,
angezeigt. Diese knnen bei Bedarf auch gendert werden (Abb. 78).
9 Dateigren
Die Gre der Nachricht wird angezeigt.
9 Zeit/Datum
Hier erscheint der Zeitpunkt, an dem die Nachricht von Ihnen empfangen wurde.
9 Versandtermin

Dies ist der Zeitpunkt, an dem die Nachricht vom Absender versendet wurde.
9 Stoppzeit
Ein Sendeauftrag wird abgebrochen, falls er zum hier eingestellten Zeitpunkt noch nicht vollstndig bertragen wurde. Das bezieht sich auf den Versand von Rundsendungen und
Seriennachrichten.

190

Datenorganisation

Wenn diese z.B. nur zu kostengnstigen Zeiten versendet werden sollen, kann der Versand
zum hier eingestellten Zeitpunkt abgebrochen werden, um nicht in den teuren Tarif zu
gelangen. Der Nachrichtenversand wird in dem Zeitraum fortgesetzt, in dem wiederum der
gnstige Tarif gilt.
9 Ablauf

Diese Information bezeichnet den Zeitpunkt, an dem


die Nachricht ungltig wird. Ist sie noch nicht
versendet worden und liegt noch beim Absender,
wird sie gelscht und nicht mehr versendet. Ist sie
bereits beim Empfnger eingetroffen, wird sie beim
Empfnger ebenfalls gelscht. Voraussetzung fr
letztgenannte Option ist, dass das eMail- System des
Empfngers diese Funktion untersttzt. Die Zeiten fr
den Versandtermin, die Stoppzeit und die Ablaufzeit
knnen Sie beim Erstellen einer neuen Nachricht
jeweils in den Nachrichten-Optionen bestimmen.
9 Letzte nderung
Dieses Feld dient lediglich zur Information, wann
das Archive, in dem die Nachricht liegt, zum letzen
Mal repliziert (d.h. mit einem anderen Archive
abgeglichen) wurde.

Abb. 78: Eigenschaften Erweitert

Markierung (Flag)
Als Markierungen bezeichnen wir kleine farbige Symbole, die jeder Nachricht oder jedem
Dokument im David InfoCenter zugeordnet werden knnen. Man spricht im Allgemeinen
auch von Flags. Dadurch fllt es Ihnen leicht, z.B. den Bearbeitungszustand eines Dokuments auf den ersten Blick zu erkennen. Die Markierung einer Nachricht sehen Sie in der
Eintragsliste in der Spalte mit dem Flaggensymbol.
Markierung setzen
Markierungen knnen einer Nachricht auf verschiedene Art zugewiesen werden. Am schnellsten geht das, indem Sie die betreffende Nachricht in der Eintragsliste mit der rechten Maustaste in der Markierungen-Spalte anklicken. Es ffnet sich die Liste der zur Verfgung
stehenden Markierungen in verschiedenen Gruppen. Nach Auswahl des gewnschten Flags
wird die Liste geschlossen und das Symbol in der Eintragsliste angezeigt.
Genau so ist es auch mglich, die Flags mehrerer Eintrge gleichzeitig zu ndern. Markieren
Sie dazu in der Eintragsliste mithilfe der Strg- und/oder Umschalttaste die gewnschten
Eintrge. Klicken Sie anschlieend wie oben beschrieben mit der rechten Maustaste in die
Markierungsspalte eines aktuell markierten Eintrags und setzen Sie das gewnschte Flag.

191

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Eine weitere Methode besteht darin, die betreffende Nachricht in der Eintragsliste mit der
rechten Maustaste anzuklicken und aus dem Men Eigenschaften auszuwhlen. In dem sich
ffnenden Dialogfenster knnen Sie aus der Liste Markierung ein Flag auswhlen.
Eigene Bezeichnungen verwenden
Standardmig werden die vorgegebenen Symbole und Bezeichnungen verwendet. Diese
liegen auf dem David Server und werden von dort geladen. Sie knnen jedoch auch Ihre
eigenen Bezeichnungen zu den jeweiligen Symbolen eintragen. Dazu wird eine Datei
TOBIT!.INI (beachten Sie das Rufzeichen im Dateinamen) im Windows-Hauptverzeichnis bentigt. Sollte sie noch nicht existieren, so muss sie zunchst als reine Textdatei (ASCII) angelegt
werden. Der Aufbau der Datei ist folgendermaen:
[MarkFlags]
Flag01=Erledigt
Flag02=Wichtig
Flag03=Zurckgestellt

Flag27=Urlaub
Nach dem Speichern der Datei stehen die Symbole mit den eingetragenen Bezeichnungen
sofort zur Verfgung.
Nach Markierungen suchen
Um Nachrichten zu finden, die mit einer bestimmten Markierung versehen sind, knnen Sie
die Nachrichtensuche verwenden. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste des David InfoCenters
auf Datei -> Suchen und wechseln Sie anschlieend zur Registerkarte Feste Daten.
Klassische Markierung
Um die ursprnglich verwendeten Markierungen und Symbole wieder zu nutzen, klicken Sie
im Vorschau-Bereich des David InfoCenters mit der rechten Maustaste in die Spalte der
Markierungen und whlen Sie aus dem Kontextmen den Eintrag Klassische Markierung. Es
werden dann statt der 50 neuen wieder die 27 vorherigen Markierungen angezeigt.
Sollte dieser Eintrag im Kontextmen nicht vorhanden sein, so besitzen Sie erweiterte Rechte
zum Anpassen der Markierungen. Klicken Sie in dem Fall zum Aktivieren der klassischen
Markierungen im Kontextmen auf Einstellungen und setzen Sie im Dialogfenster Markierungen anpassen den Schalter Klassische Markierung.
Erweiterte Informationen
Weitere Informationen zu einer ausgewhlten Nachricht erhalten Sie, wenn Sie einen
Eintrag in der Eintragsliste mit der rechten Maustaste anklicken und aus der Liste Eigenschaften auswhlen. Klicken Sie anschlieend auf der Registerkarte Parameter die
Schaltflche Erweitert an. In der Symbolleiste finden Sie eine Liste von Begriffen, die
Ihnen nhere Informationen zur ausgewhlten Nachricht bieten:
192

Datenorganisation

9 Kommentar
Dieser Menpunkt zeigt Ihnen den zu einer Nachricht geschriebenen Kommentar. Es handelt
sich um denselben Text, der erscheint, wenn Sie eine Nachricht in der Eintragsliste mit der
rechten Maustaste anklicken und Kommentar editieren auswhlen.
9 SMTP-Header
Der SMTP-Header enthlt alle Angaben zu Empfnger und Absender einer eMail, Uhrzeit und
Datum von Empfang und Versand, zum Betreff der eMail und zu den Stationen, ber die die
Nachricht auf ihrem Weg zum Empfnger geleitet wurde. Der SMTP-Header erscheint nur bei
eMails, die von externen Hosts empfangen wurden.
9 Kommunikation

Hier wird die gesamte Kommunikation angezeigt, die vom Verbindungsaufbau bis zum Verbindungsende zwischen den eMail-Hosts ausgetauscht wurde. Diese Daten erscheinen nur bei
eMails, die an externe Hosts versendet wurden.
9 HTML-Inhalt
Bei eMails, die HTML formatiert versendet oder
empfangen wurden, wird in dieser Ansicht der vollstndige HTML-Quelltext angezeigt (Abb. 79).
9 Original-Nachricht
Die Auswahl Original-Nachricht zeigt Ihnen die
bei der Verbindung bertragenen Daten an. Dies
sind neben dem SMTP-Header der eigentliche Nachrichtentext und ein mglicherweise der eMail hinzugefgter Anhang (codiert).
9 Antwort/Weiterleitung an

Hier werden Informationen darber angezeigt, an


wen die Nachricht weiter geleitet wurde bzw. ob
darauf geantwortet wurde. Zustzlich Uhrzeit und
Datum des Versands.

Abb. 79: Erweiterte Informationen

9 Termin-Teilnehmer
Hier werden die Namen und eMail-Adressen aller Teilnehmer eines Termins aufgelistet, die bei
der Termin-Erstellung auf der Registerkarte Optionen ausgewhlt wurden.

Wiedervorlage
Das Archive Wiedervorlage finden Sie im Archive-Baum und es enthlt Nachrichten oder
Informationen, die sich zu einem einstellbaren Termin wieder in Erinnerung rufen. So knnen
Sie z.B. eine empfangene Nachricht, die Sie im Augenblick nicht bearbeiten knnen, fr einen
spteren Zeitpunkt auf Wiedervorlage legen. Die Nachricht erscheint dann zum eingestellten
Termin als neue Nachricht in Ihrem Eingangsbuch.

193

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Genauso ist es mglich, sich an bestimmte Dinge erinnern zu lassen, indem Sie eine Notiz mit
Termin in das Archive Wiedervorlage legen. Auch Termine aus dem Kalender, fr die der
Schalter Erinnerung gesetzt wurde, erscheinen in der Wiedervorlage.
Um eine Nachricht auf Wiedervorlage zu setzen, ziehen Sie sie per Drag & Drop im Archive-Baum
auf das gleichnamige Archive oder erstellen Sie eine neue Nachricht, die Sie mit Dokument
speichern im Ordner Wiedervorlage ablegen. In beiden Fllen erscheint nun das Dialogfenster Wiedervorlage.
Stellen Sie Tag, Datum und Uhrzeit fr die Wiedervorlage ein, indem Sie den Schalter vor der
gewnschten Option aktivieren. Schlieen Sie Ihre Eingaben mit OK ab. Zur eingestellten
Zeit erscheint die Nachricht in Ihrem Eingangsbuch mit dem Status Wiedervorlage.
Textbaustein
Textbausteine sind Text-Fragmente oder -Floskeln, die man im Alltag immer mal wieder bentigt. Damit Sie diese nicht immer wieder neu schreiben mssen, legen Sie sie an zentraler Stelle
ab und fgen Sie bei Bedarf einfach ein bzw. lassen sie automatisch einfgen. Textbausteine
werden hautschlich im Nachrichten-Editor verwendet, knnen aber z.B. auch beim Regelwerk (s. Kap. 2.18.3) Anwendung finden.
Textbaustein erstellen
Um einen Textbaustein zu erstellen, gehen Sie folgendermaen vor:

1: ffnen Sie mit einem Klick auf Neu den Nachrichten-Editor und stellen Sie unter Format
die gewnschte Textformatierung ein.

2: Schreiben oder importieren Sie den Text, den Sie als Baustein ablegen wollen.
3: Geben Sie einen Betreff in das entsprechende Feld ein. Dieser erscheint als Titel fr den Textbaustein in der Auswahlliste.
4: Klicken Sie in der Menleiste auf Datei -> Erstellen und whlen Sie die Option Persnlicher Textbaustein bzw. ffentlicher Textbaustein, je nachdem, ob Sie den neuen Textbaustein nur fr Ihre eigene Arbeit bentigen oder allen Benutzern im Netzwerk zur Verfgung
stellen mchten.
5: Schlieen Sie Ihre Eingaben mit OK und ab sofort steht der neue Textbaustein zur Verfgung.
Zum nachtrglichen Editieren finden Sie Ihre persnlichen Textbausteine im Archive-Baum unter
Archive User <Ihr Benutzername> Textbausteine, die ffentlichen unter Archive
Resourcen Textbausteine. Ein Doppelklick ffnet die Datei im Nachrichten-Editor. Zum
Abspeichern whlen Sie Datei -> Speichern bzw. [Strg]+[S]. ffentliche Textbausteine knnen
Sie nur dann verndern, wenn Sie die entsprechenden Rechte besitzen.

194

Datenorganisation

Textbaustein ndern
Zum Editieren klicken Sie den gewnschten Textbaustein in der Eintragsliste mit der rechten
Maustaste an und whlen Bearbeiten.
Sie finden die von Ihnen angelegten Textbausteine im Archive-Baum unterhalb von Persnlich - Textbausteine. Globale Textbausteine werden z.B. im Ordner Archive - Resourcen Textbausteine abgelegt. Beachten Sie, dass dort zum Editieren die entsprechenden Rechte
erforderlich sind.
Textbausteine nutzen
Bestehende Textbausteine knnen Sie im Nachrichten-Editor nutzen. ffnen Sie dazu den Nachrichten-Editor und whlen aus der Symbolleiste Textbaustein einfgen oder aus der Menleiste Einfgen -> Textbausteine.... Es ffnet sich ein Dialogfenster, aus dem Sie bequem einen
oder mehrere Textbausteine auswhlen knnen. Im unteren Bereich des Auswahlfensters sehen
Sie den ausgewhlten Textbaustein in einer Vorschau. Wenn Sie auf den kleinen Pfeil recht
neben dem Textbausteine-Symbol klicken, knnen Sie aus der Liste direkt den gewnschten
Textbaustein einfgen.
Ein besonderer Textbaustein trgt den Titel Initialen. Sie knnen ihn an beliebiger Stelle im Nachrichten-Editor einfgen durch Drcken der Tastenkombination [Strg]+[N]. Einrichten knnen Sie
ihn im Nachrichten-Editor, wenn Sie aus der Menleiste Optionen -> Einstellungen whlen.
Tragen Sie nun in das Feld Initialen Ihr Namenskrzel ein, oder setzen Sie einen Textbaustein ein,
indem Sie das entsprechende Symbol anklicken und aus der Liste einen Eintrag auswhlen.
Klicken Sie das Symbol Einfgen und schlieen an, so wird der ausgewhlte Textbaustein
eingefgt und gleichzeitig das Auswahlfenster geschlossen. Um weitere Textbausteine
einzufgen, whlen Sie das Symbol Einfgen. Das Fenster bleibt dann weiterhin geffnet.
Folgende Symbole finden Sie in der Symbolleiste des Dialogfensters Textbaustein einfgen:
n ffentliche Textbausteine
Es ffnet sich eine Liste von Textbausteinen, die fr alle Benutzer des Netzwerks zugnglich ist.
n Persnliche Textbausteine
Es ffnet sich die Liste der Textbausteine, die Sie selber angelegt haben.
n Alternative Textbausteine
Es ffnet sich eine Liste von Textbausteinen, die in einem Archive abgelegt sind, das Sie selber
auswhlen knnen. Sie bestimmen das Archive, indem Sie nach Anklicken des Symbols Alternative Textbausteine das Symbol Archiveauswahl auswhlen. Es ffnet sich in einer Liste
der Archive-Baum. Whlen Sie den gewnschten Ordner aus und besttigen Sie mit OK.
Wenn Sie das Symbol Alternative Textbausteine das nchste mal anklicken, ffnet sich
dieses Archive.

195

Kapitel 2 David InfoCenter PC

n Archive Auswahl
Sie knnen in einem Dialogfenster whlen, aus welchem Archive Sie einen Textbaustein
einfgen mchten.

Vorlagen
Unter Vorlagen versteht man vorformatierte Nachrichten oder Dokumente, die mit gleichem oder hnlichem Inhalt immer wieder verwendet werden sollen. So mssen Sie z.B.
eine Nachricht nicht jedes Mal neu gestalten, sondern passen sie einfach auf die
gewnschte Vorlage an.
Das spart Zeit und garantiert ein identisches Aussehen aller ausgehenden Nachrichten (Corporate
Design). Eine Verwendung von Vorlagen haben Sie bereits im Kapitel 2.1.6kennen gelernt, wo sie
im Nachrichten-Editor als Formatvorlage eingestellt werden konnte.
Vorlage erstellen
Zum Erstellen einer neuen Vorlage gehen Sie folgendermaen vor:

1: Um eine neue Vorlage zu erstellen, ffnen Sie den Nachrichten-Editor durch einen Mausklick auf Neu in der Symbolleiste.
2: Schreiben und gestalten Sie nun die Nachricht so, wie sie spter versendet werden soll.
Verwenden Sie bei Bedarf auch die Mglichkeiten der HTML-Formatierungen (Format ->
HTML) oder fgen Grafiken oder grafische Elemente ein.

3: Tragen Sie einen Betreff ein, unter dem die Vorlage spter in den Auswahllisten erscheint.
4: Zum Abspeichern der Vorlage klicken Sie nun in der Symbolleiste auf Datei -> Erstellen
und whlen Sie die Option Persnliche Vorlage bzw. ffentliche Vorlage, je nachdem, ob
Sie die neue Vorlage nur fr Ihre eigene Arbeit bentigen oder allen Benutzern im Netzwerk
zur Verfgung stellen mchten. Schlieen Sie Ihre Eingaben mit OK und ab sofort steht die
neue Vorlage zur Verfgung.
Zum nachtrglichen Editieren finden Sie Ihre persnlichen Vorlagen im Archive-Baum unter
Archive User <Ihr Benutzername> System Vorlagen, die ffentlichen unter Archive
Resourcen Vorlagen. Ein Doppelklick ffnet die Vorlage im Nachrichten-Editor. Zum
Abspeichern whlen Sie Datei -> Speichern bzw. [Strg]+[S]. ffentliche Vorlagen knnen Sie
nur dann verndern, wenn Sie die entsprechenden Rechte besitzen.
Vorlage nutzen
Bereits erstellte Vorlagen nutzen Sie als Formulare, indem Sie in der Symbolleiste Ihres David
InfoCenters auf Formulare klicken. Es ffnet sich ein Dialogfenster und zeigt in verschiedene
Gruppen aufgeteilt die verfgbaren ffentlichen bzw. persnlichen Vorlagen und eine
Vorschau der ausgewhlten Vorlage.
Wenn Sie eine bereits erstellte Vorlage automatisch fr neuen eMails, Aufgaben und Termine
verwenden mchten, klicken Sie dazu in der Menleiste des David InfoCenters auf Optionen
196

Datenorganisation

-> Einstellungen und whlen Sie anschlieend den Menpunkt Vorlagen. Bestimmen Sie
dort fr jeden Nachrichtentyp die gewnschte Vorlage.
Entwrfe
Als Entwrfe werden Dokumente oder Nachrichten bezeichnet, die noch nicht endgltig
fertiggestellt sind und spter weiter bearbeitet werden sollen. Dafr ist in Ihrem David InfoCenter ein eigenes Archive mit dem Namen Entwrfe eingerichtet.
Um eine Nachricht oder ein Dokument als Entwurf abzuspeichern, drcken Sie im Nachrichten-Editor einfach die Funktionstaste [F6] oder whlen Sie aus der Menleiste Datei -> Als
Entwurf speichern. Die Nachricht bleibt geffnet und eine Kopie wird im Archive Entwrfe
abgelegt. Jedes Mal, wenn Sie nun [F6] drcken oder Datei -> Als Entwurf speichern anklicken, wird diese Kopie des Nachrichtenentwurfs im Archive Entwrfe aktualisiert.
Sie haben zustzlich die Mglichkeit, einen alternativen Ordner als Standardablageverzeichnis
fr Ihre Entwrfe anzugeben. ffnen Sie dazu im David-InfoCenter-Hauptfenster aus der Menleiste Optionen -> Einstellungen und wechseln Sie anschlieend zum Menpunkt Editor.
Stellen Sie nun unter Entwurf speichern im Archive den gewnschten Ordner als Vorgabe ein.
Dieser wird Ihnen ab sofort beim Abspeichern von Entwrfen standardmig verwendet.
Verknpfung
Eine Verknpfung ist ein Element, das eine permanente Verbindung zu einem Objekt innerhalb
oder auerhalb des Tobit Archive Systems (TAS) darstellt. Objekte sind z.B. Nachrichten,
Adressen, Aufgaben, beliebige Dateien oder auch Internet-Seiten. Wenn Sie eine Verknpfung
doppelklicken, arbeiten Sie in Wahrheit mit dem Objekt, auf das sich die Verknpfung bezieht.
Zu jedem Objekt knnen beliebig viele Verknpfungen in unterschiedlichen Verzeichnissen
angelegt werden. Wenn Sie also z.B. eine bestimmte Adresskarte in mehreren Adressverzeichnissen bentigen, erstellen Sie in jedem Adressverzeichnis eine Verknpfung zum Original-Adresseintrag. Sie knnen nun mit der Verknpfung arbeiten wie mit der Original-Adresse,
haben jedoch den Vorteil, dass die Adresse in Ihrem Datenbestand nur einmal existiert und somit
auch nur einmal verwaltet werden muss.
So eignet sich das David InfoCenter sowohl als Datei-, als auch als Internet-Browser. Wenn Sie
beim ersten Start nach der Installation die Frage, ob die Internet-Explorer-Favoriten in das
David InfoCenter importiert werden sollen, mit ja beantwortet haben, befinden sich im
Archive-Baum unterhalb des Archives Web-Links bereits diverse Lesezeichen. Ein Mausklick
auf eines der Lesezeichen ffnet die gewnschte Internetseite im Vorschaubereich (Abb. 80).
Verknpfung erstellen
Verknpfungen lassen sich auf verschiedene Arten erstellen.

1: Whlen Sie aus der Menleiste Datei -> Neu -> Verknpfung oder drcken Sie
[Strg]+[Umschalt]+[L] auf Ihrer Tastatur. Es ffnet sich das Dialogfenster Verknpfung.

2: Vergeben Sie einen aussagekrftigen Namen fr die Verknpfung.

197

Kapitel 2 David InfoCenter PC

3: Tragen Sie in das Feld Verknpfung den genauen Pfad zum Objekt ein, das Sie
verknpfen mchten, oder klicken Sie auf das Ordner-Symbol, um den Pfad auszuwhlen.

4: Setzen Sie den Schalter Grundstzlich mit Web-Browser ffnen, wenn das Objekt immer
mit dem Standard-Web-Browser geffnet werden soll (z.B. Internetseiten oder Grafikdateien).
Sie finden nun im Archive-Baum unterhalb Ihres neu erstellten Ordners die gerade eingetragene Verknpfung. Wenn Sie sie mit einem Doppelklick ffnen, wird im Vorschaufenster die
entsprechende Internet- bzw. Verzeichnisseite angezeigt, bzw. die entsprechende Anwendung gestartet und das Dokument geffnet.
Verknpfung lassen sich
jedoch auch einfacher
anlegen. Ziehen Sie z.B.
einfach
ein
Objekt
(Word-Datei, Corel-Grafik,
usw.) aus dem Windows
Explorer in ein Archive des
TAS. Es ffnet sich ein
Dialogfenster, in dem Sie
die Option Verknpfung
erstellen
auswhlen
knnen.
Wenn Sie ein Objekt
innerhalb
des
TAS
verknpfen
mchten,
halten Sie beim Ziehen
Abb. 80: David InfoCenter PC als Browser
gleichzeitig die Tasten
[Strg]+[Umschalt] gedrckt. Im Ziel-Archive wird ohne Rckfrage die Verknpfung angelegt,
die Sie an dem kleinen gebogenen Pfeil erkennen.
Verknpfung umbenennen
Um eine Verknpfung umzubenennen, markieren Sie sie einfach und drcken die Taste [F2].
Dadurch wird der Name editierbar und Sie knnen ihn nach Belieben ndern.
Verknpfung lschen
Sie knnen eine Verknpfung genau wie jede andere Datei lschen, indem Sie sie markieren
und entweder [Entf] drcken oder das nebenstehende Symbol anklicken.
Beim Lschen wird lediglich die Verknpfung entfernt. Das Objekt, auf das Sie die Verknpfung
bezieht, wird dadurch nicht beeinflusst.

198

Datenorganisation

Voraussetzung fr die Mglichkeit, Ihr David InfoCenter PC als Browser einzusetzen, ist die Installation des Microsoft Internet Explorers ab Version 4.x.

Summe
Die Funktion ermglich es, zu den aktuell in der Eintragsliste ausgewhlten Eintrgen mithilfe
von PBXpense verschiedene Statistiken aufzurufen (z.B. bertragungskosten, bertragungsdauer, usw.). Sie knnen das Symbol Summe im David-InfoCenter-Hauptfenster unter
Optionen -> Symbolleisten im Bereich Allgemeine Symbolleiste einblenden.
Folgende Informationen zeigt Ihnen das Dialogfenster Summe.
9 Fehlerhafte
Anzahl der fehlerhaften Eintrge.
9 Versendete
Anzahl der ordnungsgem versendeten Eintrge.
9 Anzahl
Gesamtzahl der markierten Eintrge.
9 Seiten
Gesamtzahl der Seiten aller markierten Eintrge.
9 Dauer

Summe der bertragungszeit aller markierten Eintrge (bercksichtigt werden nur die
Fax-Nachrichten). Dazu werden die von PBXpense erfassten Daten fr diesen Eintrag (diese
Eintrge) angezeigt.
9 Betrag
Summe der bei der bertragung angefallenen Kosten (bercksichtigt werden nur die
Fax-Nachrichten). Dazu werden die von PBXpense erfassten Daten fr diesen Eintrag (diese
Eintrge) angezeigt.
2.18.3

Regelwerk
Das Verteilen von Nachrichten und Dokumenten zhlt zu den wichtigsten und leistungsfhigsten Funktionen des DvISE-Systems. Hierbei muss unterschieden werden zwischen den Verteilfunktionen, die im DvISE Administrator vom System-Administrator verwaltet werden, und den
Verteilregeln, die von jedem Benutzer im David InfoCenter PC eingerichtet werden knnen.
Grundlagen der Nachrichtenverteilung
Im DvISE Administrator werden die Verteilfunktionen genutzt, um den gesamten von auen
am Server eintreffenden Nachrichtenverkehr zu kanalisieren. Das heit, alle ankommenden
eMail-, Telefax-, SMS- und Voice-Nachrichten werden nach festgelegten Kriterien, z.B. der
eMail-Adresse des Empfngers oder der Telefaxnummer des Absenders, an die Benutzer im
lokalen Netzwerk verteilt. Dazu werden im DvISE Administrator entsprechende Verteilregeln
definiert, die natrlich in jedem Fall Vorrang haben vor denen, die im David InfoCenter PC von
199

Kapitel 2 David InfoCenter PC

jedem Benutzer erstellt werden knnen. Weitere Informationen erhalten Sie im DvISE-Systemhandbuch oder von Ihrem System-Administrator.
Im David InfoCenter PC knnen von jedem Benutzer innerhalb der Archives, auf die er Zugriffsrechte hat, ebenfalls Nachrichten nach festgelegten Kriterien verteilt werden. Als Zieladressen fr
eine Verteilung knnen neben eigenen Archives die Benutzer des lokalen Netzwerks oder externe
Empfnger angegeben werden. Dabei ist es zustzlich mglich, die Nachrichtenart zu wechseln
(XMedia) oder eintreffende Nachrichten automatisch zu beantworten (Autoreply) oder weiterzuleiten. Man unterscheidet zwischen der manuellen Verteilung und der automatischen Verteilung.
Manuelle Verteilung
Um eine Nachricht z.B. an einen Mitarbeiter zu verteilen, gehen Sie folgendermaen vor:

1: Klicken Sie die Nachricht mit der rechten Maustaste an und whlen aus dem Men Verteilen.
Alternativ whlen Sie das gleichnamige Symbol aus der Symbolleiste . Es ffnet sich ein Fenster mit
allen zur Auswahl stehenden Empfngern. Aus einer Liste knnen Sie whlen, ob nur Benutzer oder
nur Benutzergruppen oder beide angezeigt werden.
2: Aktivieren Sie einen der beiden Schalter Original Nachricht zustellen (verschieben) oder
Als Kopie verteilen (kopieren). Dabei bedeutet Verschieben, die Nachricht wird versendet
und aus Ihrem Archive gelscht, und Kopieren, die Nachricht wird versendet und bleibt
gleichzeitig in Ihrem Archive erhalten. Welcher der beiden Schalter standardmig gesetzt ist,
knnen Sie in den Eigenschaften eines Archives auf der Registerkarte Optionen bestimmen
(s. Kap. 2.18.1, S. 173). Zustzlich knnen Sie im Feld Info fr den Empfnger eine Nachricht
an den Adressaten eintragen. Wenn dieser die Nachricht in seinem David InfoCenter per
Doppelklick ffnet, wird ihm diese Info in einem Kommentarfenster angezeigt.
3: Drcken Sie OK, um die Nachricht zu verteilen.
Nachricht erneut versenden
Wenn Sie eine erhaltene Nachricht an Personen auerhalb Ihres Firmen-Netzwerks versenden
mchten, steht Ihnen dazu eine eigene Funktion zur Verfgung. Klicken Sie die zu versendende
Nachricht mit der rechten Maustaste an und whlen Sie aus dem Men Erneut versenden. Es
ffnet sich das schon bekannte Fenster Nachricht versenden, in das Sie nun den Empfnger
eintragen knnen. Mit einem Mausklick auf Senden wird die Nachricht abgeschickt.
Nachricht erneut eintragen
Es kann vorkommen, dass eine Nachricht nicht versendet werden konnte, da z.B. bei einem
Fax die Empfngernummer ber einen lngeren Zeitraum nicht erreichbar war. In dem Fall
wird die Nachricht im Ausgangsbuch mit einem Fehlerstatus versehen. Um diese Nachricht
erneut zu versenden, klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und whlen aus dem
Men Erneut eintragen. Die Nachricht wird nun erneut in das Archive Versand gestellt.

200

Datenorganisation

Automatische Verteilung
Die automatische Verteilung erlaubt es Ihnen, beliebig viele Regeln festzulegen, nach denen
eintreffende Nachrichten in andere Archives oder auch zu anderen Benutzern verteilt werden
knnen. Eine Regel bezieht sich immer auf ein ganz bestimmtes Archive (z.B. das Eingangbuch).
Auch das Weiterleiten von Nachrichten
nach Umwandlung in ein anderes
Datenformat (XMedia) und das automatische Beantworten von eintreffenden Nachrichten (Autoreply) wird
durch Verteilregeln realisiert. Die von
Ihrem Administrator erstellten Verteilregeln im DvISE Administrator haben
jedoch in jedem Fall Vorrang vor den
hier erstellten individuellen Regeln.
Um eine neue Regel fr ein Archive zu
erstellen, gehen Sie folgendermaen vor:

Abb. 81: Erstellen einer neuen Regel

1: Whlen Sie im Archive-Baum das Verzeichnis, fr das Sie eine Regel erstellen wollen, und
anschlieend in der Menleiste Aktionen -> Regeln oder klicken Sie das Archive mit der rechten Maustaste an und whlen Regeln... aus dem Kontextmen. Es ffnet sich das Dialogfenster Regeln (Abb. 81).
2: Klicken Sie auf die Schaltflche Hinzufgen, um eine neue Regel anzulegen.
3: Vergeben Sie einen Namen fr die Regel.
4: Whlen Sie aus der Liste eine Aktion, die durch die Regel ausgelst werden soll (s. nchsten
Abschnitt Optionen fr die Erstellung einer Verteilregel).

5: Setzen Sie bei Bedarf den Schalter Regel generell anwenden, um die Aktion auf alle in
diesem Archive eintreffenden Nachrichten anzuwenden. In dem Fall wird keine Bedingung
fr die Anwendung der Regel bestimmt, es sind alle Nachrichten betroffen.

6: Klicken Sie auf Weiter. Es ffnet sich das Dialogfenster Bedingung (Abb. 82), auf der Sie
Kriterien festlegen knnen, nach denen eintreffende Nachrichten verteilt werden (s. nchsten
Abschnitt Optionen fr die Erstellung einer Verteilregel).

7: Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, wechseln Sie auf die zweite Registerkarte, die sich nach der in Schritt 4 getroffenen Auswahl richtet.
Optonen fr die Erstellung einer Verteilregel
Egal, welche Aktion Sie im Dialogfenster Neue Regel auswhlen, immer ist die Regel
abhngig von einer (oder auch mehreren) Bedingung. Nur wenn diese Bedingung erfllt ist,
kommt die Regel zur Anwendung. Wenn Sie also auf der Registerkarte Neue Regel auf
Weiter klicken, gelangen Sie automatisch auf die Registerkarte Bedingung.
201

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Registerkarte Bedingung
Aus dem ersten Listenfeld whlen Sie durch Mausklick auf den Pfeil eine Option aus, nach der
verteilt werden soll. Wenn Sie z.B. alle Nachrichten eines bestimmten Absenders verteilen
mchten, whlen Sie den Eintrag Von (Absender). Im nchsten Listenfeld whlen Sie einen
der Operatoren gleich, ungleich, kleiner oder grer. In das letzte Feld tragen Sie das
Verteilkriterium ein. In unserem Beispiel die eMail-Adresse oder Faxnummer des Absenders.
Welches Verteilkriterium ein Nachrichtenabsender besitzt, erfahren Sie, indem Sie eine bereits
empfangene Nachricht in der Eintragsliste mit der rechten Maustaste anklicken und Eigenschaften whlen. Auf der Registerkarte Informationen finden Sie u.a. das Verteilkriterium.

In diesem Feld haben Sie auch die Mglichkeit, so genannte Jokerzeichen (wild cards) zu
verwenden. Dadurch knnen Sie Begriffe einsetzen, die nur zum Teil mit dem Verteilkriterium
bereinstimmen. Wenn Sie z.B. alle Nachrichten, die Sie aus Mnchen erhalten, automatisch
verteilen mchten, so geben Sie als Verteilkriterium 089* an, wobei der Stern stellvertretend
fr alle Ziffern nach 089 (fr Mnchen) steht. Oder Sie geben *domain.com ein, um alle mit
der Endung domain.com eintreffenden eMails automatisch zu verteilen.
Wenn Sie alle Nachrichten verteilen
mchten, bei denen ein bestimmtes Feld
keinen Inhalt hat, so tragen Sie als Verteilkriterium ein:
<> *?*
Um weitere Bedingungen einzugeben,
klicken Sie auf die Schaltflche Bedingung hinzufgen und fllen erneut die
drei Felder aus. Die Zeilen Ihrer Regel sind
standardmig durch den Operator
oder verknpft, d.h., eine Nachricht
wird dann verteilt, wenn entweder die
erste oder die zweite Bedingung zutrifft.
Abb. 82: Festlegen der Bedingung(en) fr eine Regel
Durch einen Mausklick auf oder am
Ende der ersten Zeile wechselt der
Operator zu und. Jetzt mssen beide Bedingungen gleichzeitig zutreffen, damit die Nachricht verteilt wird. Ein Mausklick auf die Schaltflche Letzte Bedingung entfernen lscht
die letzte Zeile.
Verteilen an einen Benutzer oder in ein Archive
Whlen Sie diese Option, wenn Sie Nachrichten automatisch an andere Benutzer im Netzwerk
oder ein eigenes oder fremdes Archive legen mchten. Klicken Sie auf Weiter und wechseln
Sie im folgenden Dialogfenster zur Registerkarte Ziel (Abb. 83).

202

Datenorganisation

Whlen Sie Benutzer..., um Nachrichten an einen oder mehrere Benutzer zu


versenden. Es ffnet sich die Liste aller
verfgbaren Benutzer, an die Sie die
Nachricht versenden knnen. Whlen
Sie einen Empfnger aus und besttigen
Sie mit OK. Das Dialogfenster wird
geschlossen und der ausgewhlte
Benutzer in der Liste angezeigt. Wiederholen Sie den Vorgang, wenn Sie
weitere Empfnger eintragen mchten.
Alternativ oder zustzlich whlen Sie
Archive..., um die Nachricht in ein
oder mehrere Archive zu verteilen. Es
ffnet sich ein Fenster mit allen fr Sie
verfgbaren Archives. Klicken Sie zum
Abschluss auf Fertig stellen, um die Regel zu aktivieren.

Abb. 83: Ziel einer neuen Regel

Weiterleiten und XMedia


Diese Option erlaubt das Weiterleiten von eintreffenden Nachrichten, wobei ein gleichzeitiger
Wechsel des Nachrichtentyps (z.B. eMail wird als SMS weiter geleitet.) mglich ist. Klicken Sie auf
Weiter und wechseln Sie im folgenden Dialogfenster zur Registerkarte Weiterleiten (Abb. 84).
n Weiterleiten an
Tragen Sie in dieses Feld die Adresse
(eMail-Adresse, Fax-, Telefon-, TMail- oder
SMS-Nummer) des Empfngers ein, an den
die Nachricht weitergeleitet werden soll.
Wenn Sie sie an mehrere Personen weiterleiten mchten, trennen Sie die unterschiedlichen Adressen jeweils durch ein
einfaches Komma.
n Weiterleiten als
Whlen Sie aus der Liste den Dokumenttyp
fr die Nachricht. Dieser muss natrlich zur
Zieladresse passen. D.h., zum Typ eMail
gehrt auch eine eMail-Adresse und zum
Typ Fax eine Faxnummer. Diese Funktion
wird als XMedia bezeichnet (s. Kap. 2.17
ab S. 167).

Abb. 84: Weiterleiten einer Nachricht

203

Kapitel 2 David InfoCenter PC

n Ohne Dateianhang
Der Schalter wird aktiviert, wenn an Nachrichten angehngte Dateien nicht mitversendet
werden sollen.
n Nur Betreff
Aktivieren Sie den Schalter Nur Betreff, wenn statt der gesamten Nachricht nur der Betreff
versendet werden soll.

Das Fenster Includedateien ermglicht Ihnen das Voranstellen oder Anhngen von Textpassagen, die in Textbausteinen abgespeichert sind. Klicken Sie auf das Text-Symbol neben den
Eingabefenstern Vor Original-Nachricht bzw. Nach Original-Nachricht und whlen Sie die
gewnschten Vorlagen aus der Liste aus. Wie Sie Textbausteine anlegen knnen, erfahren Sie
in Kapitel 2.18.2 ab Seite 194.
Autoreply an den Sender
Wenn Sie diese Option auswhlen, werden
Nachrichten, auf die die Regel zutrifft,
automatisch mit einem von Ihnen vorgegebenen Standardtext beantwortet. Das
kann z.B. sinnvoll sein, wenn Sie im Urlaub
sind und an Sie adressierte eMails zur Bearbeitung an Ihre Vertretung weitergeleitet
werden. Durch eine Autoreply-eMail
knnen Sie den Absender davon in
Kenntnis zu setzen. Klicken Sie auf
Weiter und wechseln Sie im folgenden
Dialogfenster zur Registerkarte Autoreply (Abb. 85).
Setzen Sie den Schalter Original-Nachricht
Abb. 85: Autoreply an den Nachrichtensender
zurcksenden, wenn Sie den empfangenen
Original-Nachrichtentext zurcksenden mchten, um dem Empfnger mitzuteilen, worauf sich die
Autoreply-Nachricht bezieht. Mit der Option Absender ersetzen knnen Sie die Absender-eMailadresse der Autoreply-Nachricht vor dem Versand durch eine andere eMail-Adresse ersetzen
lassen, z.B. durch die Ihrer Vertretung.
Includedateien geben Ihnen die Mglichkeit, oberhalb und/oder unterhalb des Original-Nachrichtentextes jeweils eine Textpassage (Textbaustein) einzufgen, die z.B. einige erklrende Worte
oder einen allgemeinen Hinweis enthlt. Klicken Sie dazu auf das nebenstehende Symbol. Es
ffnet sich das Auswahlfenster Textbaustein einfgen. Whlen Sie aus der Liste die gewnschte
Datei aus. Zur Kontrolle knnen Sie ber das Symbol Vorschau eine Vorschau unterhalb der Liste
einblenden. Das Symbol Einfgen und Schlieen beendet Ihre Auswahl und schliet das Dialogfenster. Wie Sie Textbausteine anlegen knnen, erfahren Sie in Kapitel 2.18.2 ab Seite 194.

204

Datenorganisation

Sowohl beim Weiterleiten einer eMail als auch beim Autoreply auf eine eMail werden die Parameter der eingehenden eMail auf die ausgehende eMail bertragen, z.B. Hintergrund, Schriftart, usw.
Eine Nachricht, die nicht HTML-formatiert empfangen wird, wird entsprechend auch unformatiert
zurckgesendet.

Erstellen einer neuen Nachricht


Diese Option erlaubt Ihnen das Erstellen und versenden einer vorgefassten Nachricht als Reaktion auf eintreffende Nachrichten, auf die die Regel zutrifft. Klicken Sie auf Weiter und
wechseln Sie im folgenden Dialogfenster zur Registerkarte Aktion.
Tragen Sie einen Betreff und die Empfngeradresse fr die zu versendende Nachricht in die
gleichnamigen Felder ein und whlen Sie anschlieend den gewnschten Nachrichtentyp aus
der Liste neben Als.
Whlen Sie nun nach einem Mausklick auf das Textsymbol neben dem Feld Nachricht einen
zuvor erstellten Textbaustein aus der Liste und schlieen Sie das Fenster mit Einfgen und
schlieen. Wie Sie einen Textbaustein erstellen, lesen Sie ab Seite 194.
Sonstige (Lschen oder kennzeichnen)
Diese Option erlaubt das Lschen oder Kennzeichnen von eintreffenden Nachrichten, auf
die die Regel zutrifft. Sie eignet sich besonders gut, um unerwnscht zugesendete eMails
so genannte Spam eMails direkt beim Eintreffen herauszufiltern und in den Papierkorb zu
befrdern oder auch vollstndig zu lschen. Klicken Sie auf Weiter und wechseln Sie im
folgenden Dialogfenster zur Registerkarte Aktion.
n Eintrag in einer anderen Farbe darstellen
Whlen Sie diesen Schalter, um die betreffende Nachricht in einer anderen Farbe darzustellen. Whlen Sie dazu aus der Liste die gewnschte Farbe aus oder definieren Sie eine
Farbe nach Ihren Wnschen mithilfe der Option Benutzerdefiniert.
n Eintrag durch ein Symbol kennzeichnen
Falls Sie diesen Schalter setzen, werden die betreffenden Nachrichten mit dem von Ihnen aus
der Liste ausgewhlten Symbol (Flag) gekennzeichnet.
n Eintrag in den Papierkorb verschieben
Wenn Sie diesen Schalter setzen, werden die betreffenden Nachrichten in den Papierkorb
verschoben. Sie knnen von dort jederzeit wieder geffnet bzw. in ein anderes Archive
verschoben oder kopiert werden.
n Eintrag endgltig lschen
Setzen Sie diesen Schalter, um alle in dieses Archive eintreffenden Nachrichten, die den unter
Bedingung festgelegten Kriterien entsprechen, unwiderruflich zu lschen.

205

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Erstellen eines neuen StreamTags


Verwenden Sie diese Option, um bei eintreffenden Nachrichten, fr die die Regel gltig ist,
automatisch mit einer angeschlossenen Videokamera einen StreamTag (Video-Clip) zu
erzeugen. Klicken Sie auf Weiter und wechseln Sie im folgenden Dialogfenster zur Registerkarte Kamera. Dort whlen Sie aus der Liste die gewnschte Kamera aus.
Diese Funktion kann z.B. zur Videoberwachung eingesetzt werden. So kann vom System eine
Nachricht versendet werden, wenn ein im Haus installierter und an das DvISE System angeschlossener Bewegungsmelder aktiviert wird. Sobald die Nachricht eintrifft, greift die Regel
und zeichnet ber die angeschlossenen Video-Kamera auf. Nhere Informationen zur
Videoaufzeichnung finden Sie im David Systemhandbuch im gleichnamigen Kapitel.
Ausfhren einer Automation
David verfgt ber verschiedene Software-Schnittstellen zur Automation, die z.B. eine Anbindung
an Hausbussysteme ermglichen. So knnen z.B. per EIB-Bussystem mit dem DvISE System
verbundene Gerte verschiedene Haussteuerungsaufgaben ausfhren. Dadurch kann der DvISE
Server z.B. Licht- und Rollladensteuerungen bernehmen oder Fenster und Tren berwachen.
Whlen Sie zunchst, ob einzelne Kommandos oder ein JavaScript ausgefhrt werden soll,
sobald die Regel greift. Tragen Sie nun in die entsprechenden Felder jeweils die gewnschte
Adresse und den zugehrigen Wert ein, oder legen Sie im unteren Bereich das JavaScript fest,
das ausgefhrt werden soll. Klicken Sie auf die Schaltflche Neues Script, um den Nachrichten-Editor zu ffnen und ein neues Script zu programmieren. Schlieen Sie zum Schluss
Ihre Eingaben mit Fertig stellen ab.
Die Option Ausfhren einer Automation steht ihnen nur zur Verfgung, wenn im DvISE Administrator ein entsprechender Port eingerichtet und die bentigten Rechte gesetzt wurden.
Nhere Informationen finden Sie im David Systemhandbuch im Kapitel Automation.
Regel-Assistent
Recht einfach kann eine Regel mithilfe des Regel-Assistenten erstellt werden.

1: Markieren Sie dazu in der Eintragsliste eine empfangene Nachricht und klicken Sie auf
das Symbol Verteilregel anlegen bzw. klicken Sie die Nachricht mit der rechten Maustaste an und whlen Sie aus dem Kontextmen Verteilregel anlegen. Es ffnet sich das Dialogfenster Verteilung lernen (Abb. 86).
Wenn in Ihrem David InfoCenter das Symbol nicht angezeigt wird, blenden Sie es unter
Optionen -> Symbolleisten -> Globale Symbolleiste ein. Die Erklrung zu einem Symbol
erhalten Sie, wenn Sie den Mauszeiger fr kurze Zeit ber dem betreffenden Symbol
schweben lassen, ohne eine Maustaste zu drcken.

2: Geben Sie im Feld Name eine Bezeichnung fr die Verteilregel ein.

206

Datenorganisation

3: Aktivieren Sie nun die Schalter links neben


den Kriterien, die Sie fr die Verteilung nutzen
mchten. Sofern verfgbar sind einige der Felder
bereits vom System ausgefllt worden. Geben
Sie bei Bedarf weitere Kriterien in die gewnschten Felder ein und aktivieren Sie die entsprechenden Schalter.
n Betreff
Nach der hier eingetragenen Zeichenkette wird
im Betreff einer Nachricht gesucht.
n Verteilkennung

Abb. 86: Verteilregel anlegen

Falls es zur ausgewhlten Nachricht eine Verteilkennung gibt, ist diese hier bereits eingetragen. Sie finden diese Verteilkennung, indem Sie eine empfangene Nachricht mit der rechten
Maustaste anklicken und Eigenschaften aus der Liste auswhlen. Wechseln Sie nun auf die
Registerkarte Informationen.
n An
Sind Sie der Empfnger der gewhlten Nachricht, so ist hier Ihre eMail-Adresse, Telefonnummer oder Faxnummer eingetragen.
n Von (Absender)
Die eMail-Adresse, Telefonnummer oder Faxnummer des Absenders ist hier eingetragen,
falls bekannt.

Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Weiter. Es ffnet sich
nun das Dialogfenster Regeln, das bereits im vorigen Abschnitt Automatische Verteilung (s. S. 201) ausfhrlich beschrieben wurde.
2.18.4

Message Identification Services


Die so genannten Message Identification Services erlauben Ihnen das Erkennen und Aussortieren bestimmter eMail-Nachrichten, abhngig von Typ und Inhalt der Nachricht. Damit
haben Sie die Mglichkeit, z.B. Massensendungen, Nachrichten zweifelhaften Inhalts,
Werbesendungen, Nachrichten mit Viren-Anhang o.a. zu identifizieren und entsprechende
Massnahmen zu treffen, z.B. umzuleiten oder zu lschen.
Zu einem immer greren Problem beim elektronischen Nachrichten-Austausch entwickeln
sich unverlangt zugesendete eMails, die die Postfcher der Benutzer verstopfen. Dabei
handelt es sich um Nachrichten, die zu tausenden an willkrlich ausgewhlte Personen gesendet werden, und meist Werbung oder mehr oder weniger gefhrliche Viren, Wrmer oder
sonstigen Unrat transportieren. Heute entfallen bereits ber 50 Prozent des Nachrichtenaufkommens auf diese mit Spam bezeichneten Nachrichten. Um dieser Flut von Spam-Nachrichten Herr zu werden, besitzen die Message Identification Services leistungsfhige Filter,
ber die ein Groteil aussortiert werden kann.

207

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Identifizierung im DvISE System


Es werden zwei voneinander unabhngige konfigurierbare Filtersysteme unterschieden. Bereits
beim Eintreffen am DvISE Server wird der Nachrichten-Header berprft und bei positivem
Befund werden unmittelbar Manahmen ergriffen. So knnten z.B. als Massen-Werbung
erkannte eMails farblich gekennzeichnet in Ihren Eingangsordner gelegt werden, eMails zweifelhaften Inhalts (z.B. pornografische Angebote) in den Spam-Ordner umgeleitet werden und
eMails mit gefhrlichem Inhalt (z.B. Viren oder ausfhrbarer Code) sofort gelscht werden.
Diese Einstellungen werden vom System-Administrator vorgenommen, knnen jedoch von
Ihnen sofern Sie die entsprechenden Zugriffsrechte besitzen im David InfoCenter verndert
werden (s.u.). I.d.R. erscheinen an Sie adressierte und als schdlich identifizierte Nachrichten im
Ordner Spam (im Archive-Baum unterhalb des Eingangsbuchs). Beachten Sie, dass dieser
Dienst im Club Tobit Software aktiviert und vergtet werden muss.
Spam-Filter mithilfe von Verteilregeln
Einen zweiten nachgelagerten Filter speziell fr Spam eMails knnen Sie in Ihrem David
InfoCenter mithilfe von Verteilregeln konfigurieren. Sollte eine Spam-Nachricht die Identifizierung (s.o.) berwunden haben, kann sie per Verteilregel im David InfoCenter aussortiert
werden. Legen Sie dazu einfach eine Regel auf Ihr Eingangsbuch (oder auch Unverteilt-Archive) an, in der Sie auf der Registerkarte Bedingung als Verteilkriterium z.B. den
unerwnschten Absender einer eMail eintragen. Der Umgang mit Verteilregeln wird ausfhrlich in Kapitel 2.18.3 ab Seite 201 beschrieben.
Bei Spam-eMails geschieht es hufig, dass der Absender zur Verschleierung seine
eMail-Absenderadresse durch die Empfngeradresse (also Ihre eMail-Adresse) ersetzt. Um
solche eMails automatisch herausfiltern und z.B. gleich in den Papierkorb befrdern zu
knnen, kommen Variablen zum Einsatz. Wenn Sie also eMails automatisch herausfiltern
mchten, in denen Absender und Empfnger identisch sind, tragen Sie in Ihre Verteilregel als
Bedingung ein:
Absender gleich %(to)
In einigen Fllen wird statt der Empfngeradresse die Verteilkennung verwendet. Die Bedingung lautet dann:
Absender gleich %(routing)
Des Weiteren knnen Sie ber Verteilregeln entscheiden, was mit vom System als Spam
erkannten Nachrichten weiterhin geschehen soll. Dazu gibt es auf der Registerkarte Bedingungen ein eigenes Kriterium Spam-Klassifizierung.
Spam-Filter-Einstellungen
Je nach den vom Administrator vorgenommen Einstellungen werden eMails, die auf Spam
geprft wurden, intern entsprechend dem Untersuchungsergebnis gekennzeichnet (sofern sie
nicht automatisch gelscht wurden). Diese Kennzeichnung und damit die Auswirkungen auf
identifizierte Spam eMails knnen Sie in den Archive-Eigenschaften des Eingangsbuchs bzw.
Unverteilt-Archives nachtrglich verndern. Klicken Sie dazu das Eingangsbuch oder
208

Datenorganisation

Unverteilt-Archive mit der rechten Maustaste an und whlen Sie Eigenschaften aus dem
Kontext-Men. Wechseln Sie anschlieend zur Registerkarte Identifizierung.
Registerkarte Identifizierung
Hier knnen Sie das System anweisen, eMails auf
bestimmt Kriterien hin zu berprfen bzw. zu identifizieren. So knnen z.B. als Spam eMails erkannte
Nachrichten aussortiert und automatisch in den
Papierkorb verschoben werden. Standardmig sind
alle Klassifizierungen mit der Aktion Systemvorgabe eingerichtet. Das bedeutet, Ihr System-Administrator hat im DvISE Administrator bereits Voreinstellungen getroffen. Diese Einstellung knnen Sie
sofern Sie das Recht dazu besitzen ndern. Klicken
Sie dazu einen Punkt der Liste an und whlen Sie
unter Auszufhrende Aktion die von Ihnen
gewnschte Option. Ein Mausklick auf die Schaltflche Vorgabe stellt den ursprnglichen Zustand
wieder her.
Abb. 87: Registerkarte Identifizierung

2.18.5

SQL-Datenbankanbindung
Im David InfoCenter haben Sie die Mglichkeit, eine externe SQL-Datenbank anzubinden, z.B.
um eine Adressdatenbank fr neue Nachrichten zu nutzen.
Richten Sie dazu am besten ein neues Archive ein und rufen Sie die Archive-Eigenschaften
durch Anklicken mit der rechten Maustaste und Auswahl von Eigenschaften auf. Whlen Sie
anschlieend auf der Registerkarte Optionen unter Anzeigen als die Option SQL
Address oder SQL Variable. Sie finden nun unterhalb von Anzeigen als die Schaltflche
Konfigurieren... Nach einem Mausklick auf Konfigurieren... ffnet sich die David InfoCenter Datenbank-Konfiguration.
Registerkarte Datenbank
Nehmen Sie hier die erforderlichen Einstellungen zur Datenbankanbindung vor (Abb. 88).
9 Datenbank-Verbindung
Tragen Sie hier den Namen und eventuelle Parameter des Datenbank-Providers zur Verbindungsaufnahme mit dem gewnschten SQL Server oder zur gewnschten Datenbank ein. Zur
Auswahl des Providers klicken Sie auf die Schaltflche mit den drei Punkten.
9 Datenselektion
Abhngig von der Auswahl im Feld Datenbank-Verbindung knnen Sie nun aus der Liste
eine der verfgbaren Tabellen auswhlen. Alternativ verfassen Sie manuell den FROM-Teil der
SELECT-Anweisung.

209

Kapitel 2 David InfoCenter PC

9 Optionale Filter
Um das Ergebnis einzuschrnken, knnen Sie in dieses Feld optional eine Bedingungsabfrage
(WHERE-Anweisung) eintragen, z.B. WHERE nam_ifeld like sven, um alle Eintrge mit dem
Namen sven auszufiltern.

Registerkarte Felder
Definieren Sie hier die Felder, die aus der Datenbank verwendet werden sollen.
9 Hinzufgen
Klicken Sie auf Hinzufgen, um ein Feld aus der
zuvor auf der Registerkarte Datenbank
ausgewhlten Quelle zu Ihrer Liste hinzuzufgen
(s.u. Dialogfenster Hinzufgen).
9 Bearbeiten
Mit Bearbeiten knnen Sie die Optionen eines
bereits definiertes Datenbankfeldes anpassen.
9 Lschen
Lscht das aktuell markierte Datenbankfeld.
9 Nach oben/Nach unten
Um die Reihenfolge fr die Anzeige zu ndern,
markieren Sie ein Datenbankfeld und klicken Sie
auf Nach oben bzw. Nach unten, bis das Feld
die gewnschte Position erreicht hat.

Abb. 88: SQL-Datenbankanbindung

Dialogfenster Hinzufgen
In diesem Dialogfenster bestimmen Sie die Eigenschaften des neuen Datenbankfeldes. Es wird
von der Registerkarte Felder aufgerufen.
9 Bezeichner
Ausdruck
Whlen Sie aus der Liste einen der verfgbaren Ausdrcke.

Spaltenberschrift
Tragen Sie hier den Spaltentitel fr die Anzeige innerhalb des David InfoCenters ein.
9 Optionen
Spalte im InfoCenter anzeigen
Setzen Sie diesen Schalter, wenn dieses Feld als Spalte im David InfoCenter angezeigt werden soll.

Als Schlsselfeld benutzen


Bestimmen Sie mit diesem Schalter, ob das betreffende Feld als Schlsselfeld verwendet werden
soll. Beachten Sie, dass nur jeweils ein Datenbankfeld als Schlsselfeld definiert werden kann.

210

Datenorganisation

Wurde die Option fr ein Feld ausgewhlt, so steht diese Option fr alle anderen Felder nicht
mehr zur Verfgung. Die erste Sortierung der Anzeige im David InfoCenter erfolgt nach dem
Schlsselfeld.
Bestimmen Sie fr das Schlsselfeld, ob es sich um ein rein numerisches (numeric) oder alphanumerisches (string) Feld handelt. Der Inhalt alphanumerischer Felder kann neben Zahlen auch
sonstige Zeichen (z.B. Buchstaben) enthalten, wogegen numerische Felder auf Zahlen
beschrnkt sind.
9 Auszufhrende Aktion bei Auswahl
Aktion
Whlen Sie hier die Aktion aus, die bei Auswahl dieses Feldes ausgefhrt werden soll, z.B.:
Aufrufen einer URL.
Parameter
Fgen Sie in dieses Feld mgliche Parameter ein.
2.18.6

Workflow
Unter Workflow verstehen wir die Automatisierung und damit Vereinfachung von sich wiederholenden Betriebsablufen. Das kann z.B. die Erstellung eines neuen Adresseintrags sein oder auch
die Entscheidung ber die Bewilligung eines Urlaubsantrags, der von verschiedenen Personen aus
unterschiedlichen Abteilungen geprft werden muss (s. Beispiel).
Grundlagen
Als Basis fr Workflows dienen vorgefertigte Formulare. Jedes enthlt hnlich einem
herkmmlichen Papierformular Felder, die der Reihe nach ausgefllt werden. Anschlieend
wird das fertig bearbeitete Formular an die betreffende(n) Stelle(n) verschickt und dort geprft
und ggf. weiterverteilt.
Formulare
Nach der Installation des David InfoCenters sind auf Ihrem Rechner bereits einige Standardformulare eingerichtet, mit denen Sie einen Workflow einleiten knnen. ffnen Sie dazu im David InfoCenter in der Symbolleiste mit einem Mausklick auf den kleinen Pfeil neben dem Symbol Formulare das gewnschte Formular und bearbeiten Sie die Felder.
Mit Abschicken wird Ihre Nachricht an die entsprechende Person oder Abteilung zur Weiterbearbeitung versendet. Das funktioniert natrlich nur, wenn Ihr Administrator die ntigen
Anpassungen vorgenommen hat.
Ein empfangenes Formular wird wie jede andere Nachricht in Ihrem Eingangsbuch abgelegt.
Wenn Sie die Nachricht in der Eintragsliste markieren, sehen Sie im Vorschau-Bereich das
Formularsymbol. Durch einen Mausklick wird es geffnet und kann bearbeitet oder auch
weiterversendet werden.

211

Kapitel 2 David InfoCenter PC

Beispiel
Um die Anwendung eines Workflows zu
veranschaulichen, hier ein Beispiel fr die
Bearbeitung eines Urlaubsantrages (Abb. 89).
Ein Arbeitnehmer beantragt Urlaub und fllt
am Computer das entsprechende Formular
aus, das er anschlieend per Mausklick an
seinen Vorgesetzten sendet. Dieser genehmigt
den Antrag fr seinen Arbeitsbereich und mit
einem Mausklick auf Senden wird es an die
Personalabteilung weitergeleitet. Dort wird
geprft, ob eine Genehmigung des Urlaubs
mit bergeordneten Interessen der Firma kollidiert. Wird der Antrag abgelehnt, geht auf
Knopfdruck eine Kopie zurck an den Vorgesetzten und an den Arbeitnehmer, der den
Antrag gestellt hat.
Wird dem Antrag zugestimmt, geht zustzlich zum Vorgesetzten und Arbeitnehmer
eine Kopie an die Zeitplanungsstelle, die den
Abb. 89: Beispiel-Workflow
Urlaub dann in die Terminkalender bertrgt.
Alle betroffenen Stellen haben das Ergebnis des Workflows als Formular im Eingangsbuch
Ihres David InfoCenters.
So kann mit geringem Zeitaufwand und ohne Lauferei ein gesamter Arbeitsablauf mit mehreren
Personen abgestimmt, entschieden und weiterverarbeitet werden. Wenn Sie ein neues Formular
erstellen wollen, setzen Sie sich mit Ihrem Administrator in Verbindung.

212

3 InfoCenter Mobile

Konfiguration

David InfoCenter Mobile


Das David InfoCenter Mobile erlaubt die Nutzung des David InfoCenters auf einem mobilen
Computer ohne permanente Verbindung zum DvISE Server. Ob die Komponenten fr den Offline-Modus auf Ihrem Rechner installiert wurden, erkennen Sie am Menpunkt Offline unterhalb von Netzwerk in der Menleiste. Sollte dieser Menpunkt fehlen, sprechen Sie mit
Ihrem System-Administrator.

3.1

Grundlagen
Ans Netzwerk angebunden arbeiten Sie mit Ihrem David InfoCenter wie gewohnt. Vor der
Trennung vom Netzwerk wird ein Abgleich (Replizierung) durchgefhrt, der Ihre Daten auf
dem DvISE Server mit denen auf Ihrem mobilen Computer synchronisiert. Anschlieend knnen Sie Netzwerk-unabhngig mit dem David InfoCenter arbeiten und wie gewohnt Nachrichten lesen und erstellen, Termine planen, usw. Wenn Sie sich das nchste Mal mit dem Netzwerk verbinden, erfolgt eine erneute Replizierung mit dem DvISE Server, um beide
Datenbestnde wieder auf den aktuellen Stand zu bringen.

3.2

Konfiguration
Die Konfiguration des David InfoCenter Mobile wurde bereits whrend der Installation vorgenommen. Die dort gewhlten Einstellungen knnen im David
InfoCenter unter Optionen -> Einstellungen im Men Mobil gendert bzw.
ergnzt werden (Abb. 90). Die folgenden
Optionen stehen zur Verfgung:
9 Host IP/Domne
Tragen Sie in dieses Feld die IP-Nummer
des Host Servers (z.B. 192.168.168.168)
oder Ihren Domain-Namen ein (z.B. IhreFirma.de).
9 System-Passwort
Das hier eingetragene System Passwort
Abb. 90: Einstellungen Mobil
gilt fr die Replizierung Ihrer Daten mit
dem Host-Rechner. Das Passwort darf
nur verndert werden, wenn auch der gleichnamige Eintrag auf dem Host Server (Menpunkt DvISE Replica) angepasst wird. Im Zweifelsfall belassen Sie den Eintrag unverndert, um Fehler bei der Replizierung zu vermeiden.
9 Remote Access Parameter verwenden
Setzen Sie diesen Schalter, wenn Sie wnschen, dass fr die Archive-Replizierung dieselben
Authentifizierungsparameter verwendet werden, wie fr den Remote Access. Wenn Sie die

217

Kapitel 3 David InfoCenter Mobile

Remote-Access-Parameter nicht verwenden mchten, tragen Sie Benutzername und Passwort


in die zugehrigen Felder ein.
9 Intervall

Whlen Sie aus der Liste ein Intervall, wonach automatisch eine Replizierung mit dem Host
Server vorgenommen werden soll. Nach dem hier konfigurierten Zeitabstand wird generell
versucht, einen Abgleich durchzufhren. Whlen Sie z.B. ein Intervall von 30 Minuten, um zu
erreichen, dass sptestens eine halbe Stunde, nachdem der Rechner wieder mit dem Netzwerk
verbunden wurde, automatisch ein Abgleich stattfindet.
9 Sync. Manager...
Die Schaltflche Sync. Manager ffnet ein Dialogfenster, in dem alle zu synchronisierenden
Objekte aufgelistet sind. Ein Mausklick auf Synchronisieren startet den Abgleich aller ausgewhlten Module. Wenn Sie die Schaltflche Setup anklicken, knnen Sie weitere Optionen
einstellen (s. S. 220).
3.3

Mobiler Einsatz
Nachdem im vorigen Abschnitt die Voraussetzungen fr den mobilen Einsatz geschaffen
wurden, knnen Sie nun Ihre Daten auf dem DvISE Server mit denen auf Ihrer mobilen Arbeitsstation abgleichen und anschlieend unabhngig vom Netzwerk arbeiten. Dazu stehen Ihnen
mehrere Mglichkeiten der Replizierung (Datenabgleich) zur Verfgung.
Replizierung vor dem Trennen der Netzwerkverbindung
Bevor Sie Ihren mobilen Computer vom Netzwerk trennen, sollten die Daten mit dem DvISE
Server repliziert werden. Gehen Sie dazu folgendermaen vor:

1: Klicken Sie im David InfoCenter in der Menleiste auf Netzwerk -> Offline. Es ffnet sich
ein Dialogfenster mit der Nachfrage, ob Sie jetzt Ihre lokalen Daten mit dem Host Server replizieren mchten.
2: Besttigen Sie die Abfrage mit einem Mausklick auf Ja, wenn die Daten mit dem Server
abgeglichen werden sollen, oder auf Nein, wenn Sie die Replizierung berspringen mchten. In dem Fall knnen Sie natrlich auch Netzwerk-unabhngig arbeiten, die Daten auf Ihrem Rechner (Nachrichten, Dokumente, Termine) unterscheiden sich dann allerdings unter
Umstnden von den aktuellen Daten auf dem Server.
3: Trennen Sie nach dem Ende der Replizierung Ihren mobilen Computer vom Netzwerk.
Er befindet sich nun im so genannten Offline-Modus, d.h., vom Netzwerk getrennt. Sie
arbeiten ab jetzt mit dem David InfoCenter Mobile und knnen es wie gewohnt nutzen,
empfangen allerdings keine neuen Nachrichten, da ja zurzeit keine Verbindung zum DvISE
Server besteht. Auch neue Nachrichten knnen Sie wie bisher erstellen. Diese werden nach
einem Mausklick auf Senden auch ins Versandbuch gestellt, allerdings nicht versendet. Der
Versand geschieht erst nach dem nchsten Abgleich.
Um nun wieder Online zu arbeiten, verbinden Sie Ihren mobilen Computer mit dem Netzwerk und
whlen erneut Netzwerk -> Offline. Auch dieses Mal werden Sie aufgefordert, eine Replizierung
218

Mobiler Einsatz

durchzufhren. Klicken Sie auf Ja, um einen Abgleich mit dem DvISE Server zu beginnen. Nun
werden Ihre Versandauftrge zum Server bertragen, bzw. neu am Server eingetroffene Nachrichten im Eingangsbuch des David InfoCenters angezeigt.
Manuelle Replizierung
Die Replizierung Ihrer Daten knnen Sie auer mit der oben beschriebenen Mglichkeit auch
manuell starten. Whlen Sie dazu im David InfoCenter aus der Menleiste Werkzeuge ->
Host-Replizierung... oder klicken Sie auf das entsprechende Symbol. Es ffnet sich der
Replication Monitor, der whrend des Abgleichs den Fortschritt der Replizierung durch
verschiedene Statusmeldungen anzeigt.
Folgende weitere Einstellungen
vorgenommen werden (Abb. 91):

knnen

9 Sendeauftrge zum Host bertragen

Setzen Sie diesen Schalter, wenn Nachrichten, die sich im Versandbuch befinden,
bei der Replizierung an den DvISE Server
bertragen werden sollen.
9 Replizieren bis zu einer Dateigre von

Hier knnen Sie die maximale Gre der zu


replizierenden Dateien eintragen. Neben
dem eigentlichen Nachrichtentext wird jede
Abb. 91: Replication Monitor
an eine Nachricht eventuell angehngte
Datei einzeln bercksichtigt. So kann es vorkommen, dass eine Datei aus einem Dateianhang
repliziert wird, eine andere jedoch nicht, da sie die maximal zulssige Dateigre berschreitet. Ein das Limit berschreitender Nachrichtentext wird entsprechend eingekrzt. Diese
Stelle wird im Text gekennzeichnet. Beim Doppelklicken eines nicht vollstndig bertragenen
Eintrags in der Eintragsliste erscheint ein erluternder Hinweis.
9 Dateianhnge nicht replizieren
Wenn Sie diesen Schalter setzen, werden Dateianhnge grundstzlich nicht repliziert.
9 Nur Eingangs- und Ausgangs-Archive replizieren

Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, werden bei der anschlieenden Replizierung neben den
globalen Archives Adressbuch (global), Feiertage, Formulare, Textbausteine und
Vorlagen nur das Eingangs- und das Ausgangsbuch abgeglichen. Smtliche anderen
persnlichen Archives sind in dem Fall von der Replizierung ausgeschlossen. Diese Einstellung
empfiehlt sich fr eine schnelle Synchronisation der wichtigsten Daten oder bei einer Replizierung ber das Internet (s.u.).
Nach Beendigung des Datenabgleichs sehen Sie das Ergebnis der Replizierung. Sollten Fehler
entstanden sein, klicken Sie fr nhere Informationen auf die Schaltflche Fehler.
219

Kapitel 3 David InfoCenter Mobile

Replizierung beim An-/Abmelden


Auch beim Anmelden am Computer bzw. beim Abmelden vom Computer kann eine Replizierung mit dem DvISE Server erfolgen. Diese Option wurde bereits whrend der Installation des
David InfoCenter Mobile eingestellt. Sie knnen die Einstellungen ndern, indem Sie im David
InfoCenter unter Optionen -> Einstellungen im Menpunkt Mobil die Schaltflche Sync.
Manager... anklicken. Nach einem Mausklick auf Setup sind folgende Optionen verfgbar:
Registerkarte An-/Abmelden
Whlen Sie hier zunchst die Module, fr die eine Synchronisation beim An-/Abmelden erfolgen
soll. Bestimmen Sie nun, ob beim Anmelden am Computer oder beim Abmelden vom Computer
oder bei beiden Vorgngen synchronisiert wird. Wenn Sie mchten, dass die Synchronisation
nicht automatisch erfolgt, sondern zunchst ein Hinweisfenster eingeblendet wird, setzen Sie
den Schalter Synchronisation von Objekten besttigen.
Registerkarte Bei Leerlauf
Whlen Sie die Module, die synchronisiert werden sollen, wenn der Computer sich im Leerlauf
befindet. Zum Einschalten der Funktion setzen Sie den Schalter Objekte synchronisieren,
wenn der Computer im Leerlauf ist.
Registerkarte Geplante Tasks
Diese Registerkarte ermglicht Ihnen die Erstellung einer zeitlich gesteuerten Synchronisation
Ihrer Daten. Klicken Sie auf die Schaltflche Hinzufgen, um einen Assistenten zu starten,
der Sie durch die weiteren Einrichtungsschritte fhrt.
Replizierung ber das Internet
Auch ein Abgleich Ihrer Daten mit dem DvISE Server ber das Internet ist mglich. Voraussetzung dafr ist, dass dieser ber das Internet erreichbar und der Port 268 nicht gesperrt ist (z.B.
durch eine Firewall). Die IP-Adresse oder den Domain-Namen des DvISE Servers haben Sie ja
bereit bei der Konfiguration eingetragen. Stellen Sie dazu einfach eine Verbindung mit dem
Internet her und whlen Sie aus der Menleiste Host-Replizierung oder klicken Sie auf das
entsprechende Symbol. Nhere Informationen ber die Meldungen und Optionen im Dialogfenster Replication Monitor lesen Sie im vorigen Abschnitt (s. S. 219).

220

4 InfoCenter Web

Betrieb

David InfoCenter Web


Mit dem David InfoCenter Web knnen Sie ber das Internet auf Ihre Daten zugreifen. Es ist
nicht im Standardumfang enthalten und kann nachtrglich in das System integriert werden.

4.1

Grundlagen
Das David InfoCenter Web bietet
Ihnen fast dieselbe Funktionalitt
wie das David InfoCenter PC auf
Ihrem
Arbeitsplatzrechner.
Sie
knnen auf all Ihre Daten in den fr
Sie
freigegebenen
Archives
zugreifen. Dazu wird in einem beliebigen Internet-Browser (Netscape
Navigator ab Version 6) eine Oberflche dargestellt, die sich stark am
Aussehen des klassischen David
InfoCenters orientiert (Abb. 92).

4.2

Konfiguration

Abb. 92: Das David InfoCenter Web

Die erforderlichen Konfigurationsschritte fr den Zugriff per David InfoCenter Web


werden in Kapitel 2.1.9 ab Seite 66 beschrieben. Beachten Sie, dass der Zugriff nur auf
Archives mglich ist, die zuvor freigegeben wurden. Das Freigeben einzelner Archives wird
in Kapitel 2.1.9 ab Seite 67 beschrieben.
4.3

Betrieb
Um das David InfoCenter Web aufzurufen, verfahren Sie folgendermaen:

1: Starten Sie zunchst den Internet Browser Ihrer Wahl (z.B. Netscape Navigator).
2: Geben Sie anschlieend in die Adressleiste die Internet-Adresse (URL) ein, unter der Ihr
DvISE Server ber Internet erreichbar ist. Achten Sie darauf, die URL in folgender Form einzutragen:
http://www.ihrefirma.de/Benutzername
Ihren genauen Benutzernamen finden Sie im Archive-Baum des David InfoCenter PC unter
Archive User. Anstelle von www.ihrefirma.de knnen Sie natrlich auch die
IP-Adresse oder den Namen des DvISE Servers eingeben, falls bekannt.
3: Drcken Sie zur Besttigung [Return]. Es erscheint ein Hinweisfenster, das neben der IP-Adresse
Ihres Rechners und dem Datum und der Uhrzeit zwei zustzliche Optionen enthlt (Abb. 93).

4: Setzen Sie den Schalter Sichere Verbindung ber TLS nutzen, wenn Sie eine verschlsselte
Verbindung ber das HTTPS-Protokoll zwischen Ihrem Internet Browser und dem DvISE Server
herstellen mchten. Diese Verschlsselung erschwert das Protokollieren und Dekodieren und
damit das Ausspionieren der bertragenen Daten fr Dritte erheblich.
223

Kapitel 4 David InfoCenter Web

5: Setzen Sie den Schalter ffnen in einem neuen Browser-Fenster, um Ihren Internet
Browser anzuweisen, zur Darstellung des David InfoCenter Web ein neues Browser-Fenster zu ffnen.

6: Klicken Sie auf Start, um fortzufahren. Es erscheint ein weiteres Dialogfenster.


7: Tragen Sie Ihren Benutzernamen und das Passwort in die vorgesehenen Felder ein. Diese
Angaben haben Sie in Kapitel 2.1.9 Fernzugriff auf der Registerkarte Zugang
eingetragen.

8: Besttigen Sie Ihre Eingaben mit OK.


Nach erfolgreichem Einloggen werden Ihre freigegebenen Archives dargestellt und Sie knnen
(fast) wie auf Ihrem Rechner mit dem David InfoCenter PC arbeiten.
Um die Sitzung zu beenden, klicken Sie in der
Titelleiste rechts oben auf Logout. Zu Ihrer
Sicherheit sollten Sie, wenn Sie das David InfoCenter Web an einem fremden Rechner nutzen,
die temporren Internet-Dateien, die whrend
Ihres Zugriff auf dem Rechner gespeichert
wurden, lschen.
Das geschieht im Microsoft Internet-Explorer,
indem Sie unter Extras -> Internetoptionen
auf der Registerkarte Allgemein je einmal die
Abb. 93: Sicherheitsabfrage
Schaltflchen Dateien lschen und Verlauf
leeren anklicken. Zustzlich sollten Sie auf der Registerkarte Inhalt die Schaltflche
AutoVervollstndigen... whlen und auf der folgenden Registerkarte Kennwrter
lschen und Formulare lschen anklicken. Wenn Sie anschlieend den Internet
Explorer schlieen, sind Sie auf der sicheren Seite.
Beim Netscape Navigator und bei Mozilla finden Sie die entsprechenden Optionen unter
Bearbeiten -> Einstellungen in der Kategorie Erweitert unter Cache. Klicken Sie dort
auf Speicher-Cache lschen und Festplatten-Cache lschen. Ab Netscape Navigator 6
sollten Sie in der Kategorie Datenschutz & Sicherheit unter Passwrter die Schaltflche
Gespeicherte Passwrter verwalten auswhlen und anschlieend auf der Registerkarte
Gespeicherte Passwrter die Schaltflche Alle entfernen anklicken. Besttigen Sie mit
OK und schlieen Sie den Browser.

224

5 InfoCenter Pocket

Betrieb

David InfoCenter Pocket


Mit dem David InfoCenter Pocket gelangt die Funktionalitt des David InfoCenters auf Ihren
PDA (Personal Digital Assistant). Es ist nicht im Standardumfang enthalten und kann nachtrglich in das System integriert werden.

5.1

Grundlagen
Anders als beim David InfoCenter WebPDA (s. Kap. 6) wird hierbei eine eigene Anwendung
auf dem PDA ausgefhrt. Mithilfe des im PDA enthaltenen Telefons bauen Sie eine Verbindung zum DvISE Server auf, ber die neu eintreffende Nachrichten gemeldet oder eMails zum
Lesen bertragen werden.

5.2

Installation
Die Installation des David InfoCenter Pocket erfolgt von einem Rechner aus, auf dem neben
dem David InfoCenter PC auch Microsofts ActiveSync installiert ist. Beim Starten des David
InfoCenter PC erfolgt in dem Fall die Abfrage, ob das David InfoCenter Pocket installiert
werden soll. Antworten Sie mit Ja, so wird die Installation gestartet. Sie ist weitestgehend
selbst erklrend und wird im DvISE Systemhandbuch ausfhrlich beschrieben.
Sollte die Abfrage nicht automatisch erfolgen, so knnen Sie die Installation auch manuell
starten. Wechseln Sie dazu von Ihrem Rechner aus auf den gewnschten DvISE Server und
starten Sie aus dem Verzeichnis David\Clients\pocketpc die Datei setup.exe. Voraussetzung fr die Installation ist natrlich, dass der PDA korrekt an Ihren Rechner angeschlossen ist.

5.3

Betrieb
Sofern Sie bei der Installation des David InfoCenter Pocket den Schalter David InfoCenter
Pocket starten gesetzt haben, so wird das InfoCenter im Anschluss an die Installation automatisch gestartet. Andernfalls finden Sie es unter Start -> InfoCenter.
Konfiguration
Um mit dem David InfoCenter Pocket arbeiten zu knnen ist es erforderlich, Ihre persnlichen
Archives fr den Fernzugriff (Remote Access) freizugeben. Diese Einstellungen werden auf
einem Computer mithilfe des David InfoCenter PC vorgenommen. Lesen Sie dazu die ausfhrlichen Informationen in Kapitel 2.1.9 ab Seite 66 und geben Sie die gewnschten Archives frei.
Anschlieend mssen nun auch in den Einstellungen des David InfoCenter Pocket dieselben
Zugangsdaten eingegeben werden. ffnen Sie dazu auf Ihrem PDA im David InfoCenter
Pocket den Punkt Extras -> Zugangsdaten -> User Verzeichnis und fgen Sie die erforderlichen Daten ein. Beachten Sie, dass der Fernzugriff mit dem David InfoCenter Pocket nur dann
mglich ist, wenn die hier verwendeten Daten identisch sind mit den Daten, die Sie im David
InfoCenter PC unter Benutzername und Passwort verwendet haben.
Start
Nach dem Start sehen Sie das Eingangsbuch des David InfoCenter Pocket. Es werden anschlieend die Kopfdaten (Betreff, Absender, Erstellungsdatum, usw.) der Archive-Eintrge (z.B.
Eingangsbuch) vom PC zum PDA bertragen. Die Anzahl der gleichzeitig bertragenen
227

Kapitel 5 David InfoCenter Pocket

Eintrge knnen Sie im David InfoCenter Pocket unter Extras -> Optionen bei Max. Anzahl
Eintrge einstellen. Sofern das Eingangsbuch mehr Eintrge enthlt, als dort eingetragen,
werden beim Herunterscrollen weitere Kopfdaten vom DvISE Server bertragen.Tippen Sie auf
einen Eintrag, um ihn zu ffnen. Die Nachricht wird nun vollstndig vom DvISE Server auf Ihren
PDA bertragen und angezeigt.
Archive auswhlen
Das aktuelle ausgewhlte Archive wird jeweils oben links angezeigt, nach dem Start also
Eingang. Um die anderen fr Sie freigegebenen Ordner zu erreichen, tippen Sie auf
Eingang. Es ffnet sich die Ordnerliste und Sie knnen das gewnschte Archive auswhlen.
Nachricht versenden
Um eine neue Nachricht zu schreiben, klicken Sie unten links auf Neu und whlen Sie den
gewnschten Nachrichtentyp. Es ffnet sich der Nachrichten-Editor, in dem Sie wie gewohnt
Empfnger, Betreff und Nachrichtentext eingeben knnen. Zum Abschicken tippen Sie oben
links auf Senden. Die Nachricht wird an den DvISE Server bertragen und versendet.
Beenden
Um das David InfoCenter zu schlieen, klicken Sie einfach oben rechts auf das Kreuz im
Windows-Systemmen. Dadurch wird es allerdings nicht beendet, sondern auf dem Desktop
Ihres PDA abgelegt. Dort finden Sie das InfoCenter-Symbol zusammen mit der Meldung, wie
viele ungelesene Nachrichten sich im Eingangsbuch befinden. Mit einem kurzen Antippen
wird das InfoCenter wieder aktiviert. Endgltig beenden Sie das David InfoCenter Pocket
berExtras -> Beenden.

228

6 InfoCenter WebPDA

Betrieb

David InfoCenter WebPDA


Das David InfoCenter WebPDA ermglicht den Zugriff auf Ihre Daten und Archives ebenso wie
das David InfoCenter Web ber das Internet. Es ist nicht im Standardumfang enthalt und kann
nachtrglich in das System integriert werden.

6.1

Grundlagen
Das David InfoCenter WebPDA nutzt fr den
Datenzugriff einen so genannten Personal Digital
Assistant, kurz PDA oder auch Pocket PC genannt.
Dazu wird z.B. ber ein integriertes oder externes
Modem eine Verbindung zum Internet aufgebaut.
Die Darstellung erfolgt ber den Internet Browser
des PDA. Dem kleinen Bildschirm entsprechend
werden die Internet-Seiten vom DvISE Server
aufbereitet und in der passenden Auflsung an
den PDA bertragen.

6.2

Konfiguration
Die erforderlichen Konfigurationsschritte fr den
Zugriff per David InfoCenter WebPDA werden in
Kapitel 2.1.9 ab Seite 66 beschrieben. Beachten
Sie, dass der Zugriff nur auf Archives mglich ist,
die zuvor freigegeben wurden. Das Freigeben
einzelner Archives wird in Kapitel 2.1.9 ab Seite 67
beschrieben.

6.3

Abb. 94: David InfoCenter WebPDA

Betrieb
Um per David InfoCenter WebPDA auf Ihre Daten auf dem DvISE Server zuzugreifen, verfahren
Sie folgendermaen:

1: Stellen Sie mit Ihrem PDA eine Verbindung zum Internet her.
2: Starten Sie den Internet Browser auf Ihrem PDA.
3: Geben Sie anschlieend in die Adressleiste die Internet-Adresse (URL) ein, unter der Ihr DvISE Server ber das Internet erreichbar ist.
Achten Sie darauf, die URL in folgender Form einzutragen:
http://www.ihrefirma.de/Benutzername
Ihren genauen Benutzernamen finden Sie im Archive-Baum des David InfoCenter PC unter
Archive User. Anstelle von www.ihrefirma.de knnen Sie natrlich auch die IP-Adresse
oder den Namen des DvISE Servers eingeben, falls bekannt.

4: Besttigen Sie die Eingabe. Es erscheint die Meldung David InfoCenter WebPDA starten.
Tippen Sie mit Ihrem Stift auf den Link. Es folgt die Abfrage Ihrer Zugangsdaten.
231

Kapitel 6 David InfoCenter WebPDA

5: Tragen Sie Ihren Benutzernamen und das Kennwort in die vorgesehenen Felder ein. Diese
Angaben haben Sie in Kapitel 2.1.9 Fernzugriff auf der Registerkarte Zugang eingetragen.
6: Besttigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
Nach erfolgreichem Einloggen werden Ihre freigegebenen Archives dargestellt und Sie
knnen auf Ihre Daten zugreifen.
Um die Sitzung zu beenden, schlieen Sie einfach den Internet-Browser. Zu Ihrer Sicherheit
sollten Sie die temporren Internet-Dateien, die whrend Ihres Zugriff auf dem PDA gespeichert wurden, lschen. Whlen Sie dazu im Internet Explorer Ihres PDAs auf Extras ->
Optionen und klicken Sie im folgenden Dialogfenster auf die Schaltflchen Verlauf lschen
und Dateien lschen. Schlieen Sie anschlieend den Browser.

232

7 InfoCenter WAP

Betrieb

David InfoCenter WAP


ber ein WAP-fhiges Mobiltelefon erhalten Sie mit dem David InfoCenter WAP Zugriff auf
den DvISE Server. Es ist nicht im Standardumfang enthalten und kann nachtrglich in das
System integriert werden. Dazu ist eine Lizenz fr das Internet Access Module zu erwerben,
mit dem neben dem David InfoCenter WAP auch das David InfoCenter Web und das David
InfoCenter WebPDA genutzt werden knnen.

7.1

Grundlagen
Mit dem David InfoCenter WAP haben Sie die Mglichkeit, Ihre
Nachrichten, Archives und Daten auf dem DvISE Server einzusehen. Sie knnen Eintrge ffnen, bearbeiten und versenden.
Die Darstellung erfolgt ber den WAP Browser eines
WAP-fhigen Mobiltelefons. Dem kleinen Bildschirm entsprechend werden die Seiten vom DvISE Server aufbereitet und in der
passenden Auflsung an den WAP Browser bertragen.

7.2

Konfiguration

Abb. 95: David InfoCenter WAP

Die erforderlichen Konfigurationsschritte fr den Zugriff per David InfoCenter WebPDA


werden in Kapitel 2.1.9 ab Seite 66 beschrieben. Beachten Sie, dass der Zugriff nur auf
Archives mglich ist, die zuvor freigegeben wurden. Das Freigeben einzelner Archives wird in
Kapitel 2.1.9 ab Seite 67 beschrieben.
7.3

Betrieb
Um Zugang zu Ihren Daten auf dem DvISE Server zu erhalten, verfahren Sie wie folgt:

1: Starten Sie den WAP Browser Ihres Mobiltelefons und stellen Sie eine Internet-Verbindung her.
2: Geben Sie im WAP Browser die URL ein, um sich mit dem DvISE Server zu verbinden. Diese
URL setzt sich zusammen aus dem Domain-Namen oder der IP-Adresse des DvISE Servers, Ihrem Benutzernamen und dem Dateinamen index.wml. Beispiel:
http://wap.IhreFirma.de/richard_sander/index.wml
Ihren genauen Benutzernamen finden Sie im Archive-Baum des David InfoCenter PC unter
Archive User. Achten Sie darauf, genau die dort verwendete Schreibweise einzuhalten.

3: Besttigen Sie die Eingabe. Es ffnet sich das Dialogfenster zur Benutzerauthentifikation.
4: Tragen Sie Ihren Benutzernamen und das zugehrige Kennwort in die dafr vorgesehenen
Felder ein und besttigen Sie die Eingabe. Nach erfolgreichem Einloggen werden Ihre freigegebenen Archives dargestellt und Sie knnen auf Ihre Daten zugreifen.
Bei einigen Mobiltelefonen ist der Aufruf von WAP-Seiten, in deren URL ein oder mehrere
Leerzeichen enthalten sind, unzulssig. Um Fehlern vorzubeugen, vermeiden Sie mglichst die
Verwendung von Leerzeichen in den Namen von Archives, die per David InfoCenter WAP
erreichbar sein sollen.

235

8 InfoCenter Phone

Konfiguration

David InfoCenter Phone


Das David InfoCenter Phone ermglicht den Zugriff auf Ihre Daten von einem Telefon aus. Es
ist nicht im Standardumfang enthalten und kann nachtrglich ins System integriert werden.
Dazu ist eine Lizenz fr das Extended Telephony Module zu erwerben.

8.1

Grundlagen
ber das David InfoCenter Phone knnen Sie per Telefon auf Ihr Eingangs- und Adressbuch
auf dem DvISE Server zugreifen. Auerdem sind einige Konfigurationseinstellungen mglich.
Voraussetzung ist ein Tonwahl-fhiges Telefon oder ein Zusatzgert, das DTMF-Tonsignale
erzeugen kann.

8.2

Konfiguration
Zustzlich zu den in Kapitel 2.1.9 ab Seite 66 vorgenommenen Grundeinstellungen fr den
Fernzugriff sind speziell fr das David InfoCenter Phone einige Optionen einzustellen. Gehen
Sie folgendermaen vor:

1: Whlen Sie in der Menleiste Optionen


-> Einstellungen und wechseln Sie ins
Men Zugang (Abb. 96).
2: Klicken Sie auf die Schaltflche Parameter..., um das Dialogfenster DvISE Archive
Access zu ffnen (Abb. 97). In diesem Dialogfenster werden nun die Einstellungen
fr den Zugriff per David InfoCenter Phone
vorgenommen (s.u.)
3: Klicken Sie abschlieend auf OK, um
Ihre Eingaben zu besttigen. Der Zugriff auf
Ihre Archives ber das Telefon ist nun
eingerichtet.
DvISE Archive Access

Abb. 96: David InfoCenter Phone Zugang

9 Sprache

Stellen Sie hier Ihre gewnschte Dialogsprache ein.


9 Spracherkennung
Whlen Sie im nchsten Feld Spracherkennung aus der Liste den Eintrag Einschalten,
wenn Sie beim Telefon-Zugriff Ihre Eingaben per Sprache vornehmen mchten. Whlen Sie
Ausschalten, so erfolgt die Steuerung per DTMF-Signal, also z.B. ber Ihre Telefon-Tastatur.
Eine Steuerung per DTMF-Signal ist nur mit einem Tonwahl-fhigen Telefon oder mit einem Zusatzgert mglich, das DTMF-Tonsignale erzeugen kann.

239

Kapitel 8 David InfoCenter Phone

9 Sprachausgabe
Das Feld Sprachausgabe gibt Ihnen die Wahl, die Kommunikation mit dem David InfoCenter
ber eine menschliche Stimme (Auswahl Wave-Dateien) oder eine synthetische Stimme
(Auswahl Synthetisch) zu fhren.
9 Nachrichtenaufnahme
Schalten Sie die Nachrichtenaufnahme ein, so knnen Anrufer auf Ihrer VoiceBox (Anrufbeantworter, s. Abschnitt 2.9.9 ab Seite 174) Nachrichten hinterlassen. Ist die Option Ausschalten gewhlt, so wird bei Eingang eines Anrufs nur der Ansagetext abgespielt.
9 Anrufe annehmen nach (Sek.)
Tragen Sie in dieses Feld eine Zeitspanne in
Sekunden ein, die verstreichen soll, bevor das
David InfoCenter einen Anruf annimmt. Die Vorgabe ist eine Sekunde, d.h., der Anruf wird fast
augenblicklich beantwortet.
9 Zugelassene CLI
Wenn Sie hier die Telefonnummer des Anschlusses
eintragen, von dem Sie das System anrufen, so
werden Sie automatisch identifiziert. Das setzt
voraus, dass Ihr Anschluss beim Anruf die Telefonnummer mit bertrgt.

Diese Funktion erleichtert den Zugriff auf Ihre


Abb. 97: Zugangsparameter
Archives. Wenn Sie z.B. Ihre private Telefonnummer eintragen, identifiziert das System Sie
automatisch, wenn Sie von zuhause anrufen. Sie werden dann nicht mehr nach Benutzername
und Passwort gefragt, sondern knnen direkt auf Ihre Daten zugreifen.
8.3

Betrieb
Nachdem das David InfoCenter Phone nun vollstndig konfiguriert ist, knnen Sie auf Ihre
Archives zugreifen. Um eine Verbindung herzustellen, gehen Sie folgendermaen vor:

1: Whlen Sie die Nummer des Telefonanschlusses, unter dem der DvISE Server erreichbar ist.
2: Tippen Sie whrend der Ansagetext Ihrer VoiceBox luft die Ziffernkombination ein, die
Sie bei der Konfiguration unter Passwort eingetragen haben.
3: Verwenden Sie dazu entweder die Tastatur Ihres Telefons oder ein Zusatzgert, das
DTMF-Signale erzeugt. Sie gelangen nun in das Hauptmen des David InfoCenter Phone.

240

Betrieb

Navigation
Mit den Zahlentasten knnen Sie sich nun im System bewegen. Aus dem Hauptmen
gelangen Sie mit der 1 ins Eingangsbuch, mit der 2 ins Adressbuch und mit der 9 in den
Konfigurationsdialog. Mit 0 knnen alle Funktionen jederzeit abgebrochen werden.
Eingangsbuch
Es folgt die Ansage: X neue Nachrichten oder Keine neuen Nachrichten. Die Liste der
neuen und vorhandenen Eintrge wird vorgelesen. Folgende Navigationstasten stehen zur
Verfgung:
9 1 = Zum vorigen Eintrag wechseln
9 7 = Zum nchsten Eintrag wechseln
9 4 = Kurzinformationen des Eintrags
9 5 = Eintrag ffnen
9 6 = Antwort aufsprechen
9 0 = Ins HAUPTMEN wechseln
Adressbuch
Es folgt die Ansage: Adressbuch: In diesem Adressbuch befinden sich X Adressen. Die Liste
der vorhandenen Adressen wird nun vorgelesen. Das automatische Vorlesen kann durch einen
Tastendruck beendet werden. Folgende Navigationstasten stehen zur Verfgung:
9 1 = Zum vorigen Eintrag wechseln
9 7 = Zum nchsten Eintrag wechseln
9 4 = Kurzinformationen des Eintrags
9 5 = Eintrag ffnen
9 0 = Hauptmen
Einstellungen
Es folgt die Ansage: Einstellungen. Dort haben Sie folgende Mglichkeiten:
9 1 = Neue Ansage aufsprechen
9 2 = Passwort ndern
Des Weiteren werden die folgenden Aktionen untersttzt.
n Whrend eine Nachricht vorgelesen wird:

9 1 = Beantworten einer eMail (an die Absenderadresse)


9 2 = Weiterleiten an eine Adresse aus dem Adressbuch
241

Kapitel 8 David InfoCenter Phone

n Whrend eine Sprachnachricht abgespielt wird:

9 1 = Beantworten der Nachricht an Absender


9 2 = Weiterleiten an eine Adresse aus dem Adressbuch
9 3 = Anrufer ber die Absender-Telefonnummer zurckrufen
n Whrend eine Adresse vorgelesen wird:

9 1 = Mit dem Adressat ber die Telefonnummer verbinden lassen


9 2 = Verfassen einer eMail an den Adressaten (wird als VoiceMail angehngt)

242

9 Anhang

Glossar

Anhang
Im Anhang finden Sie verschiedene Verzeichnisse, die Ihnen die Arbeit mit Ihrem David InfoCenter vereinfachen.

9.1

Glossar
In der folgenden Liste finden Sie Erklrungen zu einigen nicht allgemein verstndlichen
Fachbegriffen. Wir haben uns bemht, Spezialausdrcke zu vermeiden, aber manchmal geht
es nicht ohne sie. Und es ist natrlich wichtig, dass Sie wissen, wovon wir reden.
Adresskarte

Digitale Visitenkarte, die an eine eMail angehngt wird.

API

Application Programming Interface: Schnittstelle zum Zugriff von


fremden Programmen aus.

API-Verzeichnis

Enthlt alle Sendeauftrge.

Archive

Ordner des Tobit Archive Systems.

Archive-Baum

Grafische Darstellung der Hierarchie der Archives im David


InfoCenter.

CLI

Steht fr Calling Line Identification und bedeutet, dass von


eingehenden Telefonanrufen die Rufnummer erkannt wird und
ausgewertet werden kann, z.B. um den Anrufer zu identifizieren.

Dateipfad

Vollstndige Beschreibung des Zugangs zu einer Datei

Datei-Link

s. Link.

DFML

Abkrzung fr DvISE Formular Markup Language. Es handelt


sich dabei um eine von Tobit Software entwickelte Erweiterung
von HTML um Programmierbefehle, die das Erstellen von Formularen ermglicht.

DHTML

Steht fr Dynamic HTML und ist eine Erweiterung zu HTML.

DvISE

Abkrzung fr David Information Server Engine, umfasst die Server-Komponenten und bildet das Rckgrat der Tobit-Software.

Drag & Drop

Ziehen und fallen lassen: Ein Objekt (z.B. eine Nachricht)


wird mit dem Mauszeiger markiert, bei gedrckter linker Maustaste ber den Bildschirm gezogen und an einer anderen Stelle
des Bildschirms (z.B. ber einem anderen Archive) fallen
gelassen.

Eintragsliste

Der Bereich des Hauptfensters, der eine Liste der Eintrge des im
Archive-Baum markierten Archives enthlt.

245

Kapitel 9 Anhang

246

EMS

Extended Messaging Service: Erweiterung des SMS-Standards,


um z.B. mehr als 160 Zeichen pro Nachricht zu versenden. Enthlt
Faxdokumente, die per Fax Polling oder Fax-on-Demand abgerufen
werden knnen.

Faxpolling

Beim Fax Polling wird einem per Telefax abrufbaren Dokument


eine Faxnummer zugewiesen, die der Empfnger anwhlt, um es
zu bertragen.

Fax-on-Demand

Bei Fax-on-Demand liegen unter einer Faxnummer mehrere Dokumente zum Abruf bereit, die ber einen Dialog per DTMF-Tnen
vom Empfnger ausgewhlt werden.

Fernzugriff

auch: Remote Access. Mglichkeit, auf einen Computer bzw. ein


Netzwerk von auerhalb per Telefon oder Internet zuzugreifen.

Formular

Digitales Arbeitsblatt mit vorgegebenen Feldern, die ausgefllt


werden mssen, bevor das Formular versendet werden kann.

GIF

Dateiformat fr Grafiken.

Hotkey

Tastenkombination, die eine definierte Aktion auslst.

HTML

Seitenbeschreibungssprache, mit der Internetseiten erstellt


werden.

IHS

Internet Host Service. Firmen, die keine Standleitung zum Internet


besitzen, stellen mittels ISDN-Leitung in regelmigen Abstnden
fr den Datenaustausch (z.B. eMail- Versand) eine sichere Verbindung zum IHS-Provider her, der diese Daten im Internet publiziert.

Icon

Bildsymbol, das in diesem Fall zumeist eine Funktion oder einen Nachrichtentyp (z.B. in der Eintragsliste) kennzeichnet.

Kalender

Funktion des David InfoCenters, die eine Termin- und Zeitplanung


ermglicht.

Link

Verweis auf ein anderes Dokument oder eine Information im Internet, ruft beim Anklicken die zugeordneten Daten auf oder ffnet
die verknpfte Seite.

Message Tracking

Funktion, die die Zurckverfolgung von eMails erlaubt.

News

Nachricht in einer News Group (s.u.).

News Group

Globales Forum im Internet, in dem zu unterschiedlichen Themen


Meinungen ausgetauscht werden.

News Server

Rechner im Internet, der eine Reihe von News Groups zur


Verfgung stellt.

Glossar

Parameter

Einstellmglichkeit in Anwendungsprogrammen.

PDA

Abkrzung fr Personal Digital Assistent, so werden Handteller-groe Computer bezeichnet (Handhelds), die mit einem berhrungsempfindlichen Bildschirm ausgestattet sind und per Eingabestift bedient werden.

Pfad

s. Dateipfad.

PGP

Pretty Good Privacy: Algorithmus, um eMails vor dem Versand zu


verschlsseln und nach dem Empfang zu entschlsseln. Untersttzt
wird PGP bis zur Version 8. Pretty Good Privacy ein Programm der
Firma Network Associates Inc., das die Verschlsselung von eMails
erlaubt. Zur Verschlsselung wird ein so genanntes Schlsselpaar
verwendet, das aus einem privaten und einem ffentlichen Schlssel
besteht. D.h., Sie codieren Ihre ausgehende eMail mit dem ffentlichen Schlssel des Empfngers, der die Nachricht nur mit seinem
dazu gehrenden privaten Schlssel wieder ffnen kann. Stellen Sie
sicher, dass derjenige, der Ihnen eine verschlsselte Nachricht senden mchte, ber Ihren ffentlichen Schlssel verfgt.
Pretty Good Privacy ist fr private Zwecke Freeware, d.h., es kann
kostenlos verwendet werden. Wenn Sie es jedoch kommerziell nutzen wollen, mssen Sie eine Lizenz bei Network Associates Inc. erwerben (www.nai.com).

QuickFinder

Erlaubt das schnelle Filtern von Eintrgen in der Eintragsliste fr


das aktuell markierte Archive (Schnellsuche).

Remote Access

Fernzugriff: Mglichkeit auf einen Computer bzw. ein Netzwerk


von auerhalb per Telefon oder Internet zuzugreifen.

Rundsendung

Nachricht gleichen Inhalts an verschiedene Personen.

Serienfax

Gleiches Fax an verschiedene Personen, wobei der Inhalt


individuell angepasst wird.

S/MIME

S/MIME ist - hnlich wie PGP (s.o.) - eine Methode zum Signieren
und Verschlsseln von eMail-Nachrichten.

SMS

Short Message Service: ermglicht Mobiltelefonen (Handys) den


Empfang und das Versenden von schriftlichen Kurznachrichten.

StreamTag

Mithilfe von StreamTags (Schnittmarken) knnen Sie Ausschnitte


einer Video- oder Audio-Aufzeichnung markieren (z.B. Musiktitel,
Nachrichtensendung, usw.) und per Mausklick abspielen.

247

Kapitel 9 Anhang

SysTray

Anzeigebereich auf Ihrem Windows-Bildschirm unten rechts, der


neben der Uhrzeit verschiedene Symbole von gerade geladenen
Programmen aufnehmen kann (z.B. den InfoCenter Notifier).

TAS

Tobit Archive System: Baumstruktur aller Archives (Ordner) und der


darin abgelegten Dateien.

TAPI

Heit Telephone Application Programming Interface und ist ein


Standard fr Programme, mit denen man das Telefon mithilfe des
Computers nutzen kann (z.B. das Whlen einer Telefonnummer
vom Computer aus).

Tobit Archive System

s. TAS.

David InfoCenter

Benutzeroberflche, durch die der Anwender auf seine Daten auf


dem DvISE Server zugreift. Je nach Zugriffsart erhlt das David InfoCenter einen entsprechenden Namenszusatz (s.u.).

David InfoCenter Mobile


Benutzeroberflche, um Netzwerk-unabhngig vom DvISE Server
zu arbeiten.
David InfoCenter PC

Die klassische Benutzeroberflche von Tobit Software.

David InfoCenter Phone


Bietet den Zugriff auf Ihre Archives mithilfe eines tonwahlfhigen
Telefons.
David InfoCenter Mediaplayer
Ermglicht das Aufzeichnen und Abspielen von Fernsehsendungen
und dient so z.B. als Digitaler Videorekorder.
David InfoCenter WAP Bietet den Zugriff auf Ihre Archives ber ein WAP-fhiges Mobiltelefon.
David InfoCenter Web Bietet den Zugriff auf Ihre Archives ber das Internet mit Hilfe eines Internet Browsers.
David InfoCenter WebPDA
Benutzeroberflche, um ber einen PDA (s.o.) auf seine Daten auf
dem DvISE Server zuzugreifen.
David InfoCenter Image Editor
Programm des David InfoCenters zum Anzeigen und Bearbeiten
von Faxnachrichten.
Tobit Image Messaging Stellt Ihnen per Druckertreiber eine Funktion zur Verfgung, Dokumente aus beliebigen Anwendungen (z.B. Internet-Seiten) als
eMail-Anhang (JPG-Format) zu versenden.
248

Glossar

Textbaustein

Textpassage, die abgespeichert wird, um sie an verschiedenen Stellen immer wieder einzufgen.

TMail

Geschriebene Nachricht, die dem Empfnger am Telefon


mit einer synthetischen Stimme vorgelesen wird.

Verknpfen

Verbinden mit einem Link, einer Datenquelle oder einer


Anwendung.

Verteilen

Einsortierung eintreffender Nachrichten in verschiedene


Archives nach selbst definierten Regeln.

VoiceBox

Anrufbeantworter des David InfoCenters.

VoiceMail

Aufgezeichnete Nachricht, die als Sounddatei versendet wird.

Web Browser

Programm, mit dem man Internetseiten darstellen kann


(z.B. Microsoft Internet Explorer oder Netscape Navigator).

Workflow

Automatisierung und damit Vereinfachung von immer wiederkehrenden Arbeitsablufen mithilfe eines Formulars.

249

Kapitel 9 Anhang

9.2

Tastaturkrzel
Viele Funktionen im David InfoCenter, Nachrichten-Editor und im Image Editor sind durch Tastaturkrzel (auch Hotkeys oder Shortcuts genannt) erreichbar. Ein Tastaturkrzel besteht immer aus
einer oder zwei Funktionstasten und einer weiteren Taste, die zusammen die gewnschte Funktion auslsen. Die Verwendung der Tastaturkrzel geschieht folgendermaen:
Eine einzelne Taste
Drcken Sie kurz die betreffende Taste, um die Funktion auszulsen.
Zwei Tasten
Drcken und halten Sie die erste Taste und drcken Sie dann kurz die zweite Taste. Die Funktion wird ausgelst Lassen Sie anschlieend beide Tasten wieder los.
Drei Tasten
Drcken und halten Sie die zwei ersten Tasten. Drcken Sie nun zustzlich kurz die dritte Taste.
Die Funktion wird ausgelst. Lassen Sie anschlieend alle drei Tasten wieder los.
Die folgenden Tastenkombination stehen zur Verfgung:
Allgemein
Online-Hilfe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F1]
Kopieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+C
Ausschneiden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+X
Einfgen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+V
Drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+P
Alles markieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+A
Rckgngig . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Alt]+[BACKSPACE] oder [Strg]+Z
Wiederholen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+L
Schnellsuche (Quickfinder) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Alt]+Q
Im Hauptfenster des David InfoCenters
Archive/Eintrag umbenennen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F2]
Archive/Nachricht suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F3]
Kontextmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F4]
Eintragsliste aktualisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F5]
Eingangsbuch ffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F6]
Versandbuch ffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F7]
Ausgangsbuch ffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F8]
Nachrichten-Editor ffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F9]
Nachricht bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Umschalt]+[Enter]

250

Tastaturkrzel

Eingangsbuch im eigenen Fenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[F6]


Ausgangsbuch im eigenen Fenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[F8]
Neue Nachricht (abhngig von Focus). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+N
Antworten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+R
Allen Antworten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Umschalt]+R
Weiterleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+F
Neue Adresse eintragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Umschalt]+A
Neue Verknpfung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Umschalt]+L
Neues Dokument . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Umschalt]+D
Neues Archive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Umschalt]+I
Neuer Termin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Umschalt]+S
Neue Nachricht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Umschalt]+M
Neue Aufgabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Umschalt]+T
Neue Aufgabenanfrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Umschalt]+Y
Als eMail versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+E
Nachricht bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Umschalt]+[Enter]
Markierten Text in eine neue Nachricht kopieren . . . . . . . . [Strg]+[Umschalt]+[F2]
Markierten Eintrag an die oberste Position verschieben. . [Strg]+[Cursor aufwrts]
Vor-/Zurckspulen bei der Wiedergabe einer MP3-Datei
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Rechts-Cursor]/[Links-Cursor]
Im Nachrichten-Editor
Suche wiederholen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F3]
Rechtschreibprfung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F7]
Adressbuch ffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F8]
Neue Nachricht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F9]
Senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [F10]
Speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+S oder [F2]
Text suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+F
Text suchen und ersetzten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+H
Dokument drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+P
Gesamten Text markieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+A
Telefonnummer whlen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+D
Lschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Entf.]
Manueller Seitenumburch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Enter]
Rckgngig . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [ALT]+[Backspace]
Initialen einfgen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+N

251

Kapitel 9 Anhang

Textbaustein einfgen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+T


Antwortnachricht erzeugen (im Viewer) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+S
Lschen der Quoting-Markierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Umschalt]+Q
Einfgen eines Separators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Umschalt]+F
Fett formatieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[B] oder [Strg]+[Umschalt]+F
Kursiv formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Umschalt]+I
Rechtsbndig . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Umschalt]+Z
Zentriert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Umschalt]+C
Linksbndig . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Umschalt]+L
Aufzhlung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+2
Aufzhlung, neue Zeile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Umschalt]+[Return]
Nummerierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+3
Nummerierung, neue Zeile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Umschalt]+[Return]
Text einrcken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+5
Text ausrcken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+4
Markiertes Wort berprfen (Lexirom) . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Umschalt]+R
Markierung zitieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+[Umschalt]+[F2]
Im Image Editor
Alle Objekte markieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+A
Alle Seiten schlieen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+F4
Drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+P
Fax senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+F
Kopieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+C
Einfgen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Strg]+V
Schlieen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . [Alt]+F4
Im Adressbuch
Adresse in die Windows-Zwischenablage kopieren . . . . . . . . . . . . . [Umschalt}+V

252

Elemente des Hauptfensters

9.3

Elemente des Hauptfensters


Im Folgenden finden Sie eine Kurzbeschreibung aller Symbole und die Auswahloptionen der
Menleiste des David-InfoCenter-Hauptfensters.

9.3.1

Menleiste
Die Menleiste enthlt eine Vielzahl von Aufklappmens (pull down menus), aus denen Sie die
unterschiedlichen Funktionen des David InfoCenters per Mausklick aktivieren knnen.
Datei
9 Neu
Erstellen einer Nachricht, einer Adresse, einer Verknpfung, eines Dokuments, eines Termins,
einer Aufgabe, einer Aufgabenanfrage oder eines neuen Archives.
9 ffnen
ffnen des markierten Eintrags.
9 Suchen

Start der Volltextsuche. Je nachdem, ob ein im Archive-Baum ein Archive oder in der Eintragsliste eine Nachricht markiert ist, ffnet sich im ersten Fall die Archive-Suche oder im zweiten
Fall die Nachrichten-Suche.
9 Umbenennen
Umbenennen des markierten Eintrags.
9 Eigenschaften
Eigenschaften des markierten Eintrags.
9 Kontextmen

ffnen des Kontextmens.


9 Drucken
Ausdruck des markierten Eintrags.
9 Datenexport
Export des markierten Eintrags.
9 Beenden/Zu SysTray-Symbol
Je nach Auswahl der Option SysTray-Symbol anzeigen statt InfoCenter beenden unter
Optionen -> Einstellungen im Men Global - Allgemein erhalten Sie als Meneintrag
entweder Beenden oder Zu SysTray-Symbol. Im ersten Fall wird das David InfoCenter vollstndig beendet, im zweiten Fall im Speicher gehalten und nur noch als Symbol im SysTray
(neben der Windows-Uhr) angezeigt. Es kann von dort mit einem Mausklick wieder geffnet
werden. Auch die Reminder-Funktionen bleiben aktiv.

253

Kapitel 9 Anhang

Bearbeiten
9 Markierte in Zwischenablage bernehmen

Kopiert den Text der Eintragsleiste und den Listentext der markierten Eintrge in die
Zwischenablage.
9 Kopieren
Kopiert die aktuell markierte(n) Nachricht(en) in die Zwischenablage.
9 Einfgen
Fgt den Inhalt der Zwischenablage an der Cursorposition ein.
9 David InfoCenter Link kopieren
Kopiert den Pfad des aktuellen Archives oder der aktuellen Nachricht als Hyperlink in die
Zwischenablage. Vor dort aus knnen Sie diesen Link berall einfgen, z.B. in den
Nachrichten-Editor.
9 Verteilen
Verteilen des markierten Eintrags an weitere Empfnger.
9 Absender identifizieren

bernahme der Absender-Informationen in die Identifizierungsliste.


9 Erneut versenden
Versenden der markierten Nachricht an einen weiteren Empfnger.
9 Erneut eintragen
Die markierte Nachricht wird erneut in das Auftragsbuch eintragen.
9 Markierte Eintrge lschen

Lschen der markierten Datei oder des markierten Archives.


9 Alles markieren
Markiert in der aktuell geffneten Eintragsliste alle Eintrge.
9 Markierung umkehren
Kehrt die Markierungen in der aktuell geffneten Eintragsliste um, so dass alle vorher markierten
Eintrge nicht mehr markiert sind und alle vorher nicht markierten Eintrge nun markiert sind.

Aktionen
Das Men Aktionen besitzt unterschiedliche Eintrge, je nachdem ob im Archive-Baum ein
Ordner markiert ist oder in der Eintragsliste eine Nachricht.
Markierung im Archive-Baum:
9 Neues Archive
Erstellt ein neues Archive unterhalb des markierten Ordners.

254

Elemente des Hauptfensters

9 ffnen
Die in der Eintragsliste aktuell markierte Nachricht wird in einem eigenen Fenster geffnet.
9 Nachricht suchen
Start der Volltextsuche.
9 Archive suchen
Sucht nach einem Archive im Archive-Baum.
9 Archive-Baum expandieren
ffnet alle Sub Archives des markierten Ordners.
9 Archive-Baum speichern

Speichert das aktuelle Aussehen des Archive-Baums.


9 Aktuelles Archive berwachen
Konfiguration des InfoCenter Notifiers.
9 Regeln...
Festlegen von Verteilregeln fr ein markiertes Archive.
9 Erweiterte Eigenschaften
Erlauben fr den im Archive-Baum ausgewhlten Ordner die Konfiguration von Betriebssystemfunktionen (s. S. 178).
9 Eigenschaften...
Festlegen der Eigenschaften des markiertes Archives.

Markierung in der Eintragsliste:


9 ffnen
ffnet den Nachrichten-Editor und ldt die markierte Nachricht. Wenn unter Optionen ->
Einstellungen -> Ansicht der Schalter Im Bearbeiten-Modus ffnen gesetzt wurde, kann die
Nachricht anschlieend editiert werden.
9 Bearbeiten
ffnet den markierten Eintrag zum Editieren in den Nachrichten-Editor.
9 Drucken
Druckt die markierte Datei auf einem angeschlossenen Drucker.
9 Kommentar editieren
ffnet die Kommentardatei zum markierten Eintrag.
9 Antworten

Ermglicht die direkte Antwort an den Absender der markierten eMail.

255

Kapitel 9 Anhang

9 Allen antworten
Ermglicht die direkte Antwort an den Absender der markierten eMail und deren weitere
Empfnger.
9 Weiterleiten
Ermglicht das Editieren und Weiterleiten der markierten eMail an einen oder mehrere
Empfnger.
9 Wiedervorlage
Setzt die aktuell markierte Nachricht auf Wiedervorlage. Es ffnet sich ein Dialogfenster, in
dem ein Termin fr die Wiedervorlage bestimmt werden kann. Ein Mausklick auf OK verschiebt die Nachricht in das gleichnamige Archive.
9 Als ungelesen markieren
Hebt den Status gelesen einer Nachricht auf.
9 Ausblenden
Blendet alle in der Eintragsliste markierten Eintrge aus.
9 Lschen
Verschiebt markierte Eintrge in den Papierkorb.
9 Verteilen

ffnet ein Dialogfenster, in dem Sie fr die aktuell markierte Nachricht einen Empfnger fr
die manuelle Verteilung auswhlen knnen.
9 Verteilregel anlegen
ffnet ein Dialogfenster, um eine neue Verteilung auf Basis des in der Eintragsliste aktuell markierten Eintrags zu erstellen.
9 Absender identifizieren
bernahme der Absender-Informationen in die Identifizierungsliste.
9 Als eMail versenden...
Erlaubt das Weiterleiten beliebiger Nachrichten als eMail-Anhang.
9 Erneut eintragen
Diese Funktion erlaubt es, eine Nachricht, die nicht versendet werden konnte (z.B. weil ein
Faxempfnger ber einen lngeren Zeitraum nicht erreichbar war), erneut in den Versandordner zu stellen (s. S. 200).
9 Erneut versenden

Erlaubt den Versand von empfangenen Nachrichten an Personen auerhalb des eigenen Netzwerks (s. S. 200).
9 Eigenschaften
Zeigt die Eigenschaften des markierten Eintrags.

256

Elemente des Hauptfensters

Ansicht
9 Archive-Leiste

Blendet den Archive-Baum des David InfoCenters ein bzw. aus.


9 Vorschau
Blendet das Vorschau-Fenster und die Kopfzeile des Vorschau-Bereichs im David InfoCenter
PC ein oder aus und bestimmt die Position des Vorschaubereichs.
9 Statusleiste
Blendet die Statusleiste am unteren Rand des David InfoCenters ein- bzw. aus.
9 Favoriten
ffnet ein weiteres Men, mit zwei Optionen: Der Schalter Als Symbolleiste stellt die Favoriten-Leiste horizontal als Symbolleiste mit kleinen Symbolen dar, Favoriten anzeigen blendet die
Favoriten-Leiste vollstndig ein bzw. aus.
9 Kontakte
Blendet das Fenster Kontakte ein- bzw. aus.
9 Symbolleisten

ffnet eine weitere Auswahlliste, in der die einzelnen Symbolleisten durch Anklicken angezeigt
oder verborgen werden. Bei gesetztem Schalter Symbolleisten fixieren ist es nicht mehr mglich, die Symbolleisten im David InfoCenter zu verschieben. Ein Mausklick auf Anpassen ffnet
das Dialogfenster Symbolleisten, in dem weitere Optionen eingestellt werden knnen. Ausfhrlich wird dieses Dialogfenster in Kapitel 2.1.5 behandelt.
9 Immer absolutes Datum anzeigen
Zeigt das Datum als Kalenderwert oder als relativen Wert (heute, gestern).
9 eMail-Adresse vollstndig anzeigen

Zeigt die eMail-Adresse des Absenders/Empfngers vollstndig oder verkrzt.


9 Verfgbare Spalten
Ermglicht das Umsortieren der Spalten in der Eintragsleiste.
9 Gruppierung
Fasst in der Eintragsliste Nachrichten nach auswhlbaren Kriterien (z.b. Betreff, Datum, usw) zusammen, so dass diese in verschiedenen Ebenen untereinander dargestellt werden.
9 Filter...
Steuert die Anzeige der Eintrge in der Eintragsliste.
9 QuickFinder
Erlaubt fr den QuickFinder die Auswahl, welche Felder bei der Schnellsuche bercksichtigt
werden sollen. Ist Alle ausgewhlt, so sucht der QuickFinder in den Feldern Von, Betreff
und Status.

257

Kapitel 9 Anhang

9 Aktualisieren
Aktualisiert den Inhalt der Eintragsliste.

Optionen
9 Einstellungen...

Individuelle Konfiguration des David InfoCenters.


9 Symbolleisten...
Konfiguration der Symbolleisten des David InfoCenter PC.
9 RSS Ticker...
Dieser Menpunkt ffnet das Dialogfenster RSS Ticker. Mit dem RSS Ticker knnen Sie aktuelle Informationen unterschiedlicher Themenbereiche in Ihr David InfoCenter einblenden.
(s. S. 136).
9 Internetsuche
Diese Funktion erlaubt Ihnen eine Internetsuche direkt aus dem David InfoCenter heraus
(s.S. 70).
9 News Server...
Richtet einen neuen News Server ein. Dieser Menpunkt erscheint nur, wenn Sie die entsprechenden Rechte besitzen.
9 DvISE Administrator
ffnet den DvISE Administrator zur Konfiguration von DvISE. Dieser Menpunkt erscheint
nur, wenn Sie die entsprechenden Rechte besitzen.

Werkzeuge
9 Host-Replizierung
Dieser Menpunkt ist nur dann verfgbar, wenn das David InfoCenter Mobile auf Ihrem Rechner installiert wurde. Der Menpunkt erlaubt die Replizierung eines mobilen Computers mit
dem DvISE Server (s. Kap. 3, S. 217).
9 Outlook-Import...
Wenn Sie diese Option auswhlen, startet ein Assistent zum Import Ihrer Daten aus Microsoft Outlook in das Tobit Archive System.
9 Favoriten-Import...
Nach Auswahl diese Menpunkts werden Ihre Favoriten aus dem Microsoft Internet Explorer in das Tobit Archive System importiert.
9 TAVfD-Konfiguration...
Diese Auswahl startet die Konfiguration des Moduls Tobit AntiVirus for Desktops (TAVfD).
Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe. Dieser Menpunkt ist nur verfgbar, wenn
bei der Installation des David InfoCenters auch Tobit AntiVirus for Desktops installiert wurde.

258

Elemente des Hauptfensters

9 TAVfD-Scanner...
Whlen Sie diese Option, um den Antiviren Scanner Tobit AntiVirus for Desktops (TAVfD) zu
starten. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe. Dieser Menpunkt ist nur
verfgbar, wenn bei der Installation des David InfoCenters auch Tobit AntiVirus for Desktops
installiert wurde.
9 Installation
Je nach Ausstattung Ihres Rechners finden Sie in diesem Men verschiedene Eintrge. Falls auf
Ihrem Rechner Microsoft ActiveSync installiert ist, knnen Sie ber die Option David InfoCenter Pocket das gleichnamige InfoCenter auf einem angeschlossenen Pocket PC mit dem
Betriebssystem Windows Mobile 2003 installieren (s. Kap. 5).

Wenn Sie auf Ihrem Rechner Microsoft Office ab Version 2000 installiert haben, finden Sie
zustzlich den Eintrag Word Makro. Nach Anklicken wird fr Microsoft Word ein Makro
installiert, das Ihnen den einfachen Versand des aktuellen Word-Dokuments erleichtert. Sie
finden dann in Word unterhalb von Datei -> Senden an den Menpunkt David InfoCenter.
Wenn Sie ihn auswhlen, wird im David InfoCenter eine neue Nachricht erstellt, die das aktuelle Word-Dokument direkt im HTML-Format enthlt. Sie knnen dann Empfnger und Betreff
eingeben und die Nachricht versenden.
Der Eintrag Video Capture erlaubt es Ihnen, ein Modul zum Betrieb einer Video-Kamera an
Ihrem Rechner zu installieren. Bei Start der Installation wird ber den DvISE Server ein Dienst
installiert, der die Kamera ansteuert und die Aufnahmen unter Archive - Multimedia Kamera-Aufzeichnungen ablegt. Dort knnen sie mit dem David InfoCenter Mediaplayer
abgespielt werden.
Netzwerk
9 DvISE Server...

Hier knnen Sie den gewnschten DvISE Servers in einer Multiserver-Umgebung auswhlen (s.u.).
9 Offline
Dieser Menpunkt ist nur dann verfgbar, wenn Tobit Mobile DvISE auf Ihrem Rechner installiert wurde. Sie knnen zum Online/Offline-Modus wechseln, indem Sie diesen Menpunkt
auswhlen. In beiden Fllen werden Sie gefDer Eintrag Video Capture erlaubt es Ihnen, ein
Modul zum Betrieb einer Video-Kamera an Ihrem Rechner zu installieren. Bei Start der Installation wird ber den DvISE Server ein Dienst installiert, der die Kamera ansteuert und die
Aufnahmen unter Archive - Multimedia - Kamera-Aufzeichnungen ablegt. Dort knnen sie
mit dem David InfoCenter Mediaplayer abgespielt werden.ragt, ob Sie eine Replikation Ihrer
Daten durchfhren mchten.
9 (Liste der DvISE Server)

Zeigt eine Liste aller eingetragenen DvISE Server. Der aktuell ausgewhlte DvISE Server ist mit
einem schwarzen Punkt markiert. Durch Anklicken wird der entsprechende Server ausgewhlt. Wenn Sie gleichzeitig Zugriff auf mehrere Server bentigen, knnen Sie verschiedene
Instanzen des David InfoCenters starten und in jeder Instanz einen anderen Server auswhlen
259

Kapitel 9 Anhang

(Netzwerk -> DvISE Server). Dazu muss allerdings unter Optionen -> Einstellungen im Men
Global - Allgemein der Schalter Mehrere Instanzen erlauben gesetzt sein.
9 Server konfigurieren

Nach Auswahl dieses Menpunkts knnen Sie im darauf folgenden Dialogfenster die Reihenfolge der DvISE Server in der Liste unter Netzwerk bestimmen (s.o. Liste der Server).
Fenster
9 Eingang [F6]
Wechselt in das Eingangsbuch.
9 Versand [F7]

Wechselt in das Archive Versand.


9 Ausgang [F8]
Wechselt in das Ausgangsbuch.
9 Kommentar
ffnet die Kommentardatei zum markierten Eintrag.

Hilfe
9 David InfoCenter Hilfe
ffnet die Online-Hilfe zum David InfoCenter. ber ein Inhaltsverzeichnis, einen Index und
eine Volltextsuche knnen Sie auf die gewnschten Hilfethemen zugreifen.
9 David InfoCenter Handbuch

ffnet die PDF-Version des David InfoCenter Benutzerhandbuchs. Zur Anzeige wird ein
Zusatzprogramm (z.B. der Acrobat Reader von Adobe), das PDF-Dateien ffnen kann bentigt. Sollte auf dem aktuellen Rechner kein Anzeige-Programm fr PDF-Dateien installiert sein,
wird dieser Menpunkt nicht angezeigt.
9 Tastaturkrzel
Eine Liste der fr das David InfoCenter verfgbaren Tastaturkrzel (Hotkeys, Shortcuts) wird
angezeigt.
9 Club Tobit Software
ffnet ein Login-Fenster, ber das Sie sich in den Club Tobit Software einloggen knnen. Dort
finden Sie alles rund um Ihren Tobit Account sowie Anregungen, Tipps und Hilfen. Die
Login-Daten werden unter Einstellungen -> Optionen im Men Benutzerprofil hinterlegt,
und knnen dort eingesehen und gendert werden (s. S. 24).
9 Site Information...
Neben der Versionsnummer des DvISE Servers, auf den Sie aktuell zugreifen, finden Sie die
Site-ID, die den ersten 10 Stellen der im DvISE Administrator eingetragenen Lizenznummer
entspricht, und eine eindeutige Environment-ID, die in Ihrer Systemumgebung gilt.

260

Elemente des Hauptfensters

Im unteren Bereich knnen Sie, falls noch nicht erfolgt, einen Code (SideReg) zur Echtheitsbesttigung Ihrer Lizenz anfordern. Whlen Sie Per Web, um die SideReg automatisch
ber das Internet zu bekommen, oder Per Telefon, um eine Telefonnummer einzublenden,
unter der Sie die SideReg erhalten. Diese wird nun in das Eingabefeld Echtheitsbesttigung
bernommen bzw. eingetragen und mit OK besttigt. Beim nchsten Aufruf dieses
Info-Fensters wird auch die eingetragene SiteReg angezeigt.
Zustzlich finden Sie in diesem Fenster die Anzahl der lizensierten Ports, die maximale Anzahl
der gleichzeitig mglichen Benutzeranmeldungen am DvISE Server und jeweils die Anzahl der
gesendeten bzw. empfangenen Nachrichten.
9 ber...
Zeigt Informationen ber die Version des David InfoCenters und fhrt zum Web-Support.
9.3.2

Favoriten
Die Favoriten befinden sich als vertikale Leiste ganz rechts im David InfoCenter Hauptfenster. Die Konfiguration der Favoriten wird in Kapitel 2.1.5ab Seite 46beschrieben.
9 Neu
Erstellt eine neue Nachricht, Verknpfung, ein Dokument, einen Termin, eine Aufgabe
oder Aufgabenanfrage, je nachdem, welcher Ordner im Archive-Baum aktuell markiert ist.
9 Heute

ffnet die Portalseite des David InfoCenters, die eine bersicht zu Ihren Terminen, Aufgaben und Nachrichten anzeigt.
9 Unverteilt
Wechselt in das Archive Unverteilt, in dem alle unzustellbaren Nachrichten abgelegt werden.
9 Eingang

Wechselt in das Eingangsbuch, in dem alle neu eintreffenden Nachrichten gespeichert


werden.
9 Versand
Wechselt in das Archive Versand, das die unversendeten Nachrichten enthlt, weil sie z.B.
noch nicht fr den Versand freigegeben sind (Wartezustand).
9 Ausgang
Wechselt in das Ausgangsbuch, das alle bereits versendeten Nachrichten enthlt. Auch Nachrichten, die endgltig nicht versendet werden konnten, werden dort mit einer entsprechenden Kennung gespeichert.
9 Aufgaben
Wechselt in das Archive Aufgaben, in dem alle Aufgaben mit dem entsprechenden Status
abgelegt werden.

261

Kapitel 9 Anhang

9 Kalender
Wechselt in das Kalender-Archive.
9 Web-Links
Wechselt in das Archive Web Links, in dem interne und externe Web-Links abgelegt werden knnen.

262

Stichwortverzeichnis

9.4 Stichwortverzeichnis
A
Ablage-Archive. . . . . . . . . . . . . . . . 175

Aufzeichnungsprofil . . . . . . . . . . . . . 113

Absender zurckrufen . . . . . . . . . . . . 107

Automation . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

Adressbcher . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Automatisch postlagernd versenden. . . . . . 89

Adressbuchgruppen . . . . . . . . . . . 138,143

Automatische Ablage . . . . . . . . . . . . 173

Adresse bearbeiten. . . . . . . . . . . . . . 140

Automatische Aufnahmeplanung . . . . . . 112

Adresse suchen . . . . . . . . . . . . . . . 142

Automatische Bereinigung . . . . . . . . . . 174

Adressen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Automatische Verteilung . . . . . . . . . . . 201

Adresskarte . . . . . . . . . . . . . . . 139,245
Adressverwaltung . . . . . . . . . . . . . . 137

Automatisierung von Betriebsablufen (Workflow)


. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Anhang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Autoreply . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

Anpassen der TV-Einstellungen. . . . . . . . 116


Anrufbeantworter . . . . . . . . . . . . 106,165

B
Bcc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Ansagetext aufsprechen . . . . . . . . . . . 166

Bereinigung, automatische . . . . . . . . . . 174

Ansicht anpassen . . . . . . . . . . . . . . . 22

Besprechungsanfrage . . . . . . . . . . . . 153

Ansprechpartner . . . . . . . . . . . . . . . 91

Besprechungsanfrage erwidern . . . . . . . 154

API. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Besprechungstermin nachtrglich ndern . . 155

API-Verzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . 245

Bildschirmaufteilung. . . . . . . . . . . . . . 19

Aufzeichnung per Aufnahmeprofil . . . . . . 112

Archive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

Blind Carbon Copy . . . . . . . . . . . . . . 71

Archive (Glossar) . . . . . . . . . . . . . . . 245

Brief schreiben . . . . . . . . . . . . . . . . 130

Archive suchen. . . . . . . . . . . . . . . . 171

Briefpost . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Archive berwachen. . . . . . . . . . . . . . 63
Archive-Baum. . . . . . . . . . . . . . . 19,245
Archive-Baum speichern . . . . . . . . . . . 172
Archive-Berechtigungen . . . . . . . . . . . 177
Archive-Eigenschaften . . . . . . . . . . . . 172
Archives organisieren . . . . . . . . . . . . 170

C
Carbon Copy . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Cc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Club Tobit Software . . . . . . . . . . . 26,260
Codierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Aufgabe, zugewiesene . . . . . . . . . . . . 161

D
Dateianhang . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

Dateien postlagernd anbieten . . . . . . . . . 87

Aufgaben-Archive . . . . . . . . . . . . . . 160

Datei-Import . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Aufgabenverwaltung. . . . . . . . . . . . . 158

Datei-Link (Glossar) . . . . . . . . . . . . . 245

Aufnahmeplanung . . . . . . . . . . . . . . 114

Dateipfad . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Aufnahmeplanung, automatische . . . . . . 112

Datenbank anbinden. . . . . . . . . . . . . 209

Aufgabe erstellen . . . . . . . . . . . . . . 159

263

Kapitel 5 Anhang

Datenexport . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

eMail empfangen . . . . . . . . . . . . . . . 78

Datenorganisation . . . . . . . . . . . . . . 168

eMail erneut versenden . . . . . . . . . . . . 80

David InfoCenter Web . . . . . . . . . . . . 223

eMail erstellen und versenden . . . . . . . . . 70

David InfoCenter (Glossar) . . . . . . . . . . 248

eMail formatieren . . . . . . . . . . . . . . . 73

David InfoCenter fr Windows Mobile . . . . 227

eMail im HTML-Format . . . . . . . . . . . . 73

David InfoCenter Image Editor. . . . . . . . . 94

eMail mit Dateianhang . . . . . . . . . . . . 72

David InfoCenter Mediaplayer . . . . . . . . 121

eMail verschieben . . . . . . . . . . . . . . . 80

David InfoCenter mehrfach starten . . . . . . 259

eMail weiterleiten . . . . . . . . . . . . . . . 80

David InfoCenter Mobile . . . . . . . . . 13,217

eMail, Serien-eMail . . . . . . . . . . . . . . 84

David InfoCenter Mobile (Glossar) . . . . . . 248

eMail-Rundsendung . . . . . . . . . . . . . . 83

David InfoCenter PC . . . . . . . . . . . . 13,19

eMail-Viewer . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

David InfoCenter PC (Glossar) . . . . . . . . 248

EMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

David InfoCenter Phone . . . . . . . . . 13,239

EMS (Glossar) . . . . . . . . . . . . . . . . 246

David InfoCenter Phone (Glossar) . . . . . . 248

Entwrfe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

David InfoCenter Portal . . . . . . . . . . . . 25

Erweiterte Informationen . . . . . . . . . . 192

David InfoCenter TV (Glossar) . . . . . . . . 248

Extended Message Service . . . . . . . . . . 106

David InfoCenter WAP . . . . . . . . . . 13,235

264

David InfoCenter WAP (Glossar) . . . . . . . 248

F
Favoriten . . . . . . . . . . . . . . . . . 19,261

David InfoCenter Web. . . . . . . . . . . . . 13

Favoriten-Leiste . . . . . . . . . . . . . . . . 46

David InfoCenter Web (Glossar) . . . . . . . 248

Fax empfangen . . . . . . . . . . . . . . . . 93

David InfoCenter WebPDA . . . . . . . . 13,231

Fax erstellen und versenden . . . . . . . . . . 89

David InfoCenter WebPDA (Glossar) . . . . . 248

Faxabruf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Deckblatt erstellen . . . . . . . . . . . . . . 99

FaxBack . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

DFML (Glossar). . . . . . . . . . . . . . . . 245

Faxnachricht lschen . . . . . . . . . . . . . 94

Digital signieren und verschlsseln. . . . . . . 68

Faxnachricht weiterleiten . . . . . . . . . . . 93

Dokumente fr Faxabruf bereitstellen . . . . 103

Fax-on-demand . . . . . . . . . . . . . . . 246

Dokumente kombinieren . . . . . . . . . . . 92

Faxpolling . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Drucken von Faxnachrichten . . . . . . . . . 94

Faxpolling (Glossar) . . . . . . . . . . . . . 246

E
EIB-Bussystem . . . . . . . . . . . . . . . . 206

Fax-Rundsendung . . . . . . . . . . . . . . 100

Eintragsliste. . . . . . . . . . . . . . . . 20,245

Faxversand aus einer Textverarbeitung . . . . 90

Eintragsliste drucken . . . . . . . . . . . . . 45

Feiertage . . . . . . . . . . . . . . . . 144,146

Elemente des Hauptfensters . . . . . . . . . 253

Fenster herauslsen . . . . . . . . . . . . . . 20

eMail beantworten . . . . . . . . . . . . . . 78

Fernbedienung . . . . . . . . . . . . . . . . 121

eMail drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Fernsehsendung aufzeichnen . . . . . . . . 110

Faxversand aus dem David InfoCenter . . . . . 89

Stichwortverzeichnis

Fernzugriff . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Initialen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Fernzugriff per Mobiltelefon . . . . . . . . . 235

Instant Messaging . . . . . . . . . . . . . . 128

Fernzugriff per PDA . . . . . . . . . . . . . 231

Internetsuche . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Fernzugriff per Telefon . . . . . . . . . . . . 239


Fernzugriff ber das Internet . . . . . . . . . 223

J
Jahresansicht. . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Flag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Junk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

Formatierte eMail . . . . . . . . . . . . . . . 73
Formular (Glossar) . . . . . . . . . . . . . . 246
Formulare . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Freie Zeitrume suchen (Terminassistent) . . . 155

K
Kalender . . . . . . . . . . . . . . . . 144,246
Kalender ein-/ausblenden . . . . . . . . . . 157
Kalender einbinden . . . . . . . . . . . . . 157

G
GIF (Glossar) . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Kanle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Glossar . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15,245

Kombinieren . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Grundlagen der Nachrichtenverteilung . . . . 199

Komfort-Aufzeichnung. . . . . . . . . . . . 111

Gruppenkalender . . . . . . . . . . . . . . 156

Konfiguration der VoiceBox . . . . . . . . . 165

Gruppierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Kontakte . . . . . . . . . . . . . . . . . 20,141

H
Hardlinks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

L
Lesebesttigung fr eMails . . . . . . . . . . 52

Hauptfenster . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Leserfhrung . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Hausbussysteme . . . . . . . . . . . . . . . 206

Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Haussteuerungsaufgaben . . . . . . . . . . 206

Liste der Server. . . . . . . . . . . . . . . . 259

Kolumnentitel . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Hilfequellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Host-Replizierung . . . . . . . . . . . . . . 258
Hotkey (Glossar) . . . . . . . . . . . . . . . 246
Hotkeys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
HTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

M
Manuelle Aufzeichnung . . . . . . . . . . . 111
Manuelle Replizierung . . . . . . . . . . . . 219
Marginalspalte . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Markierung . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

I
Icon (Glossar) . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Markierung zitieren . . . . . . . . . . . . . . 49

IHS (Glossar) . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Menleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Image Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Menleiste (bersicht) . . . . . . . . . . . . 253

Import aus Outlook . . . . . . . . . . . . . 258

Menpunkt "?" (Hilfe) . . . . . . . . . . . . 260

Includedateien . . . . . . . . . . . . . . . . 204

Menpunkt "Aktionen" . . . . . . . . . . . 254

Individuelle Begrung. . . . . . . . . . . . 166

Menpunkt "Ansicht" . . . . . . . . . . . . 257

InfoCenter Image Editor . . . . . . . . . . . 248

Menpunkt "Bearbeiten". . . . . . . . . . . 254

Mediaplayer . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

InfoCenter Notifier . . . . . . . . . . . . . . 63
265

Kapitel 5 Anhang

Menpunkt "Datei" . . . . . . . . . . . . . 253

PDA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Menpunkt "Fenster" . . . . . . . . . . . . 260

PDA (Glossar) . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Menpunkt "Netzwerk" . . . . . . . . . . . 259

Pfad (Glossar) . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Menpunkt "Optionen" . . . . . . . . . . . 258

PGP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68,247

Menpunkt "Werkzeuge" . . . . . . . . . . 258

Pocket PC . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Message Identification Services . . . . . . . 207

Portalseite. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Message Tracking . . . . . . . . . . . 52,55,246

Postlagernd . . . . . . . . . . . . . . . . 52,55

Microsoft Messenger. . . . . . . . . . . . . 128

Postlagernder Versand . . . . . . . . . . . . 87

Mobiler Einsatz des David InfoCenters . . . . 217

Projektplanung. . . . . . . . . . . . . . . . 163

Monatsansicht (Kalender) . . . . . . . . . . 145


Monatsbersicht . . . . . . . . . . . . . . . 144

Q
QuickFinder . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

MS Messenger . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Multimedia. . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Musiktitel extrahieren . . . . . . . . . . . . 121

R
Radioaufzeichnungen . . . . . . . . . . . . 119
Rechtschreibprfung . . . . . . . . . . . . . 59

N
Nachricht aus dem Adressbuch versenden . . 143

Rechtschreibprfung (Tastaturkrzel). . . . . 251

Nachricht suchen . . . . . . . . . . . . . . 183

Regeln - Grundl. der Nachrichtenverteilung . 199

Nachrichten aus- bzw. einblenden . . . . . . 187

Regeln - Verteilung lernen . . . . . . . . . . 206

Nachrichten Editor . . . . . . . . . . . . . . 48

Regeln zur Nachrichtenverteilung . . . . . . 199

Nachrichten Editor anpassen . . . . . . . . . 57

Regelwerk . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

Nachrichten filtern . . . . . . . . . . . . . . 184

Remote Access . . . . . . . . . . . . . . 66,247

Nachrichten lschen . . . . . . . . . . . . . 181

Replizierung beim An-/Abmelden . . . . . . 220

Nachrichten Optionen . . . . . . . . . . . . . 49

Replizierung, automatisch (InfoCenter Mobile) 220

Nachrichten Optionen (Nachrichten Editor) . . 53

Replizierung, Host-Replizierung . . . . . . . 258

Nachrichten organisieren. . . . . . . . . . . 180

Replizierung, manuell (InfoCenter Mobile) . . 219

Nachrichten-Codierung . . . . . . . . . . . . 58

Rollladensteuerungen . . . . . . . . . . . . 206

Nachrichteneigenschaften . . . . . . . . . . 188

RSS Ticker . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

Regeln - Automatische Verteilung . . . . . . 201

Nachrichtensicherheit . . . . . . . . . . . . . 68

Rufnummer fr TAPI Funktionen . . . . . 25,106

Neue Nachricht melden . . . . . . . . . . . . 63

Rundsendedatei erstellen. . . . . . . . . . . 101

News . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

Rundsendung . . . . . . . . . . . . . . . . 247

News Group . . . . . . . . . . . . . . . . . 134


O
Online-Hilfe . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
P
Parameter (Glossar) . . . . . . . . . . . . . 247
266

S
S/MIME . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Sammelliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Schnellstartleiste . . . . . . . . . . . . . . . 48
Schnellsuche . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

Stichwortverzeichnis

Schnittmarken (StreamTags) . . . . . . . . . 122

Terminassistent . . . . . . . . . . . . . . . 155

Serienbrief erstellen . . . . . . . . . . . . . 130

Termine organisieren. . . . . . . . . . . . . 147

Serien-eMail . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Termin-Informationen . . . . . . . . . . . . 146

Serienfax . . . . . . . . . . . . . . . . 102,247

Terminserie . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Terminserie erstellen . . . . . . . . . . . . . 151

Show Interface Services . . . . . . . . . . . 110

Terminverwaltung . . . . . . . . . . . . . . 144

SIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Textbaustein . . . . . . . . . . . . . . 194,249

SMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104,247

Textbaustein erstellen . . . . . . . . . . . . 194

SMS versenden . . . . . . . . . . . . . . . 104

Textfarbe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

SMS-Rundsendung . . . . . . . . . . . . . . 105

TMail . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108,249

Spam . . . . . . . . . . . . . . . . 169,205,207

Tobit Archive System . . . . . . . . . . . . . 168

Sprachausgabe (David InfoCenter Phone) . . 240

Tobit Archive System (Glossar) . . . . . . . . 248

Spracherkennung (David InfoCenter Phone) . 239

Tobit Image Editor . . . . . . . . . . . . . . 249

SQL-Datenbankanbindung . . . . . . . . . . 209

Tobit Image Messaging . . . . . . . . . . 77,248

Stempel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Tobit Software-Konzept . . . . . . . . . . . . 13

Stempel erstellen (Fax). . . . . . . . . . . . . 98

Tracking Informationen . . . . . . . . . . . . 55

Stichwortverzeichnis. . . . . . . . . . . . . . 15

TV-Aufnahmeplanung . . . . . . . . . . . . 114

StreamTags (Mediaplayer) . . . . . . . . . . 122

TV-Aufzeichnungen . . . . . . . . . . . . . 109

Symbole des Nachrichten Editors . . . . . . . 48

TV-Programmbersicht. . . . . . . . . . . . 109

Symbolleiste. . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

TV-Programmzeitschrift . . . . . . . . . . . 109

Symbolleisten . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Systematik des Handbuchs . . . . . . . . . . 14

U
Unterschrift einfgen (Fax) . . . . . . . . . . 99

T
Tabbed Desktop. . . . . . . . . . . . . . . . 22

V
Variablen im Nachrichten Editor . . . . . . . . 51

Tabelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Variablen-Liste . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Tagesansicht (Kalender) . . . . . . . . . . . 144

Verknpfen (Glossar) . . . . . . . . . . . . . 249

TAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

Verknpfung erstellen . . . . . . . . . . . . 197

TAS (Glossar). . . . . . . . . . . . . . . . . 248

Verknpfungen . . . . . . . . . . . . . . . 197

Tastaturkrzel . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Verteilen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Telefax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Verteilung lernen. . . . . . . . . . . . . . . 206

Termin ndern . . . . . . . . . . . . . . . . 151

Video postlagernd versenden . . . . . . . . . 87

Termin drucken . . . . . . . . . . . . . . . 152

Videokamera. . . . . . . . . . . . . . . . . 206

Termin planen . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Videorekorder, digitaler . . . . . . . . . . . 109

Termin suchen . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Videoberwachung . . . . . . . . . . . . . 206

Termin versenden . . . . . . . . . . . . . . 152

VoiceBox . . . . . . . . . . . . . . 106,165,249
267

Kapitel 5 Anhang

VoiceMail . . . . . . . . . . . . . . . . 106,249
Vorlage erstellen . . . . . . . . . . . . . . . 196
Vorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Vorschau-Bereich . . . . . . . . . . . . . . . 20
Vorwort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
W
Wahlhilfe . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
WAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Wiedervorlage . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Wochenansicht (Kalender) . . . . . . . . . . 145
Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . 211,249
X
XMedia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Z
Zertifizierung . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Zugewiesene Aufgabe . . . . . . . . . . . . 161

268