GESTION DE REQUISICIONES VIA WEB

MANUAL DEL USUARIO

UNIDAD DE SISTEMAS DE
INFORMACION Y COMPUTO

DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES

INDICE

Tema
Objetivo
Portal del Departamento de Adquisiciones
Seccin disponible para toda la comunidad
Artculos por Grupo (Almacn)
Artculos por Grupo (Compra Directa)
Proveedores por grupo.
Seccin para usuarios registrados
Men para usuarios registrados
Captura de Requisiciones de Almacn
Captura de Requisiciones de Compra Directa.
Bandeja
Consultas de requisiciones y su estado
Estatus de Intervencin
Cambiar Unidad
Reportes
Cambiar Contrasea

GESTION DE REQUISICIONES VIA WEB

Pgina
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SISTEMA DE GESTION DE REQUISICIONES VIA WEB.

OBJETIVO DEL MDULO.

A partir de enero de 2002 el Departamento de Compras comenz a utilizar un

sistema de control de inventarios, procedimientos de compras y surtimiento de
requisiciones ms moderno, cuya caracterstica principal es su incorporacin al
Sistema Integral de Informacin Administrativa, que se ha venido desarrollando e
instalando desde hace varios aos, funcionando en la mayora de dependencias. Este
sistema contempla en esta etapa una extensin va web para hacer llegar nuestros
servicios de una manera ms gil a las unidades acadmicas y administrativas que as
lo requieran.
Los objetivos de este mdulo son diversos y todos altamente importantes: de
esta manera deseamos mejorar la calidad y rapidez en el servicio, tener un mejor
control de entradas y salidas de almacn, as como del gasto de las unidades, en un
mediano plazo abatir costos en nuestros servicios, realizar las adquisiciones con
apego a la legalidad, respetar las polticas presupuestales, as como la integracin con
otros mdulos del Sistema Integral de Informacin Administrativa, en este caso
estrechamente el mdulo de la Direccin Financiera para agilizar nuestros trmites y
evitar la duplicidad de funciones.
Este sistema representa un esfuerzo conjunto del Departamento de
Adquisiciones y de la Unidad de Sistemas de Informacin y Cmputo. En esta etapa
queremos hacer partcipes de este esfuerzo a las unidades, quienes con su empeo y
experiencia nos retroalimentarn para mejora de la herramienta.
A continuacin se expone un breve manual del uso del sistema de Gestin de
Requisiciones va Web, que esperamos sea una herramienta til y clara para guiarlos
en la utilizacin del mismo.

GESTION DE REQUISICIONES VIA WEB

Portal del Departamento de Adquisiciones

El portal web del Departamento de Adquisiciones se encuentra en la direccin

www.siia.ugto.mx, en donde existen servicios web de varias dependencias de la Universidad.
Para entrar a la del departamento de Adquisiciones solamente hay que hacer click en la liga
con el mismo nombre.

GESTION DE REQUISICIONES VIA WEB

En el portal web del Departamento de Adquisiciones tenemos informacin importante

sobre el trabajo que desarrollamos. De esta forma puedes encontrar la misin, la mstica de
trabajo, las polticas, el organigrama y el directorio del departamento; aqu puedes obtener los
telfonos, nombres, direcciones de correo electrnico y funciones de cada una de las personas
que laboramos en el departamento. Tambin puedes informarte sobre los procedimientos para
que realices tus compras a travs del departamento.
-

Adems de la informacin mencionada ofrecemos como servicios a toda la comunidad:

Informacin de los artculos que manejamos en el almacn,
Apoyos que hemos realizado para compra directa.
Nuestro directorio de proveedores, en donde tenemos catalogado por categoras.
Ligas a las pginas de la Seccin Amarilla y Compranet.

Uno de los aspectos ms importantes es la seccin de acceso a otros servicios para

usuarios registrados, es decir, para la persona o personas en las unidades que tengan
asignadas tareas de elaboracin de requisiciones de almacn o solicitudes de apoyo en
compras directas. El registro puede solicitarse a la Unidad de Sistemas de Informacin y
Cmputo. Una vez que cuentes con este registro puedes teclear tu nombre de usuario y
contrasea asignados para que puedas entrar a la seccin de Gestin de Requisiciones.

Pantalla principal del portal del Departamento de Adquisiciones

GESTION DE REQUISICIONES VIA WEB

SECCION DISPONIBLE PARA TODA LA COMUNIDAD

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Artculos X Grupo
Almacn
Dentro de la seccin disponible a toda la comunidad, se encuentra la seccin de
Artculos X Grupo. Aqu se puede obtener informacin de los artculos que se manejan en
el almacn, su clave, la partida a la que corresponden, descripcin, marca, medida y las
existencias y costo actuales, as como alguna especificacin adicional en los casos en que
lo amerite. Puede buscarse directamente el nombre de algn producto o un conjunto de
productos.

Pantalla de bsqueda en artculos de almacn

Nuevas Caractersticas del Portal en esta seccin:

Tablas dinmicas de ordenamiento por columna
Bsquedas por diferentes criterios en algunas columnas
Columna de Detalles (en esta columna el sistema mostrara caractersticas
especiales de los artculos y si se cuenta con fotografa del artculo)
Ejemplo de Caracterstica Especial:
Cartucho para impresora lser HP para modelos 1200 y 1400
Avances y contadores por grupo

GESTION DE REQUISICIONES VIA WEB

Compra Directa.
En el caso de los artculos de compra directa, en la pgina se pueden ver los apoyos que
se han brindado para adquisiciones de carcter especial, es decir, de artculos que
normalmente no se tienen en existencia en almacn, pero se pueden adquirir mediante una
peticin de apoyo. En estos artculos no se muestran precios, debido a que pueden variar
bastante de mes a mes, pero se muestran ya catalogados.

Pantalla de bsqueda en artculos de compra directa

Nuevas Caractersticas del Portal en esta seccin:

Tablas dinmicas de ordenamiento por columna
Bsquedas por diferentes criterios en algunas columnas
Avances y contadores por grupo

GESTION DE REQUISICIONES VIA WEB

Proveedores X grupo.

Tambin est disponible para toda la comunidad, la consulta de proveedores en la seccin

Proveedores X Grupo. Si deseas ver datos de proveedores, es necesario seleccionar el tipo
de proveedor: de Almacn o Compra Directa. Al elegir cualquier grupo se despliega la lista de
proveedores con los que se tiene contacto en el departamento para este tipo de servicio. Si
deseas conocer los datos completos de alguno de los enumerados en la lista, hay que dar click
sobre el proveedor de tu inters.

Pantalla de datos de proveedor

GESTION DE REQUISICIONES VIA WEB

SECCION PARA USUARIOS REGISTRADOS

Una vez que cuentes con un nombre de usuario y contrasea para entrar a la seccin
de usuarios registrados puedes ingresar a servicios de gestin de requisiciones. Estos
servicios incluyen Captura, Consulta, Modificacin, Eliminacin y Envo de requisiciones de
Almacn y de Compra Directa. Una vez que se han tecleado el nombre de usuario y la
contrasea de forma correcta, en la pgina se desplegar el men con estos servicios.

Pantalla de acceso

Una vez que usted se logea se mostrarn en la parte derecha las noticias mas
recientes acerca del portal de adquisiciones.

Pantalla de men

Nuevas opciones en el men:

Requisiciones de Intervencin.
Cambiar Contrasea
Reportes

GESTION DE REQUISICIONES VIA WEB

Los servicios disponibles en el men y la forma de realizarlos se detallarn en las

secciones posteriores.
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Captura de Requisiciones
Requisiciones de Almacn.

Una vez que se ingres con un nombre de usuario y contrasea vlidos, se pueden dar de
alta requisiciones de almacn dando click en la seccin Nva. Req. Almacn, al hacerlo se
muestra en la pgina lo que corresponde al encabezado de la requisicin, en donde
principalmente se deben elegir el grupo de artculos que se van a adquirir as como el cdigo
de la operacin en trminos de: fondo, la funcin y el cdigo presupuestal que se afectar con
la compra. La partida est asociada al tipo de artculo, y la unidad est enlazada con el usuario,
de tal forma que estos datos no requieren captura.
Nuevas Caractersticas del Portal en esta seccin:

Actualmente ya no es necesario teclear el folio de la requisicin el sistema lo

generara al enviar la requisicin al Departamento de Almacn.

Pantalla de captura de requisiciones de almacn

Una vez que estos datos han sido elegidos, es necesario dar clic en el botn Agregar
Artculos, para que sea desplegada la lista de artculos del grupo que se eligi y puedan
agregarse los que se requieren, as como las cantidades que la unidad necesita. En esta lista
es necesario verificar la existencia del artculo de nuestro inters para poder comprar una
determinada cantidad, ya que el sistema realiza un compromiso y una disminucin de las
existencias por cada artculo que elige, por otro lado se recomienda que el usuario verifique el
precio para que tenga precisin en cuanto al gasto que va a efectuar.
La forma de ir agregando artculos es marcar el botn de seleccin que se encuentra a
la izquierda del artculo y capturar el nmero de piezas que se requieren en la casilla de
Cantidad. Una vez que se tienen marcados los artculos se da click en el botn Agregar, y si
no hubo un error, el sistema mostrar la requisicin con los artculos agregados hasta el
momento.

GESTION DE REQUISICIONES VIA WEB

Nuevas Caractersticas del Portal en esta seccin:

Al ir agregando artculos el sistema validara que usted no pida en demasiada

cantidad algn artculo, mostrndole un mensaje de advertencia cuando esto
suceda.
El sistema validara la combinacin de Partidas y Funciones al ir agregando
artculos.

Debajo de la requisicin se tienen algunos botones que nos permitirn realizar algunas
funciones con la nueva requisicin. Se pueden eliminar artculos si se dieron de alta por error
marcndolos y dando click en el botn Eliminar Art. La requisicin recin capturada puede ser
guardada para futuras modificaciones o envo posterior al Almacn si se da click en el botn
Guardar sin Enviar, esto permitir una revisin y correccin posterior utilizando la
funcionalidad de Bandeja.
Si ya ests seguro de los artculos y cantidades agregados a la requisicin, entonces
puedes Enviar Requisicin, de tal forma que sta ya se encuentre en proceso de ser
autorizada y posteriormente surtida. Si no se desea enviar la requisicin ni guardarla, como si
hubiera sido una captura de prueba o una captura errnea entonces se deber dar click en el
botn Cancelar Edicin, de esta forma esta requisicin nunca se almacenar en el sistema.

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Captura de requisiciones de compra directa.

Como ya se explic, una requisicin de compra directa es una solicitud de apoyo para la
adquisicin de un artculo que no se encuentra en existencia en el almacn, generalmente
se utilizan para mobiliario, equipo de oficina o equipo de cmputo. Al dar click en la seccin
de Nva. Req. Compra Directa aparece la pantalla para capturar sta, donde se deben
introducir el cdigo al que se cargar el gasto (fondo, funcin y programa presupuestal), as
como:
Cantidad
Descripcin del bien o artculo
Marca
Modelo
Especificaciones
Resguardo (en caso de saber el empleado al cual quedara a cargo)
En este punto es muy importante que la descripcin est lo ms claro posible para
evitar la adquisicin de artculos que no satisfagan cien por ciento las necesidades de la
unidad, y que adems generarn demora en la adquisicin. Una vez que se tienen los
datos capturados presione sobre el botn de Agregar Artculos esto creara una lista y
podr ir agregando mas artculos.
Una vez terminada la lista de artculos se tienen dos opciones Aceptar la requisicin,
con lo cual estos datos pasaran al departamento de Compras para que se inicie el trabajo
con proveedores, o cancelar la requisicin, con lo cual no quedara registrada la nueva
requisicin.

Pantalla de captura de requisicin de compra directa

Pantalla agregando artculos a requisicin de compra directa

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Bsqueda de empleados para resguardo de bienes

Al presionar sobre este botn
aparecer la siguiente pantalla para realizar la bsqueda del
empleado para el resguardo, una vez encontrado presione sobre el nmero de empleado el
cual pasara a la pantalla de la captura de la requisicin de compra directa.
En caso de error presione sobre el botn
bsqueda.

el cual borrara el resguardo y podr repetir la

Pantalla de bsqueda de empleado.

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Bandeja. Consulta, modificacin, eliminacin y envo de requisiciones capturadas previamente.

La seccin de Bandeja, permite ver las requisiciones que an se encuentran a
disposicin de la unidad pendientes de enviarse o de verificar su captura. Al entrar a la Bandeja
el sistema muestra la lista de aquellas requisiciones que se han capturado y grabado, pero no
han sido enviadas, y estas mismas requisiciones pueden modificarse, borrarse o una vez
completada la captura, enviarse al departamento de Adquisiciones. Inicialmente se muestra una
lista con las requisiciones que estn en esta situacin, indicando el folio, el tipo de requisicin,
la fecha de captura, el monto total y una opcin para eliminarla directamente. Si se quiere
verificar, modificar o enviar una requisicin, es necesario dar click sobre el icono de la carpeta y
entonces el sistema mostrar una pantalla similar a la de la captura inicial, en donde se podr
realizar el movimiento deseado con la requisicin.

Pantalla de la bandeja de usuario

Nuevas Caractersticas del Portal en esta seccin:

Permite verificar, modificar o enviar una requisicin.

Eliminar una requisicin.

Tablas dinmicas de ordenamiento por columna
Bsquedas por diferentes criterios en algunas columnas
Avances y contadores.

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Consultas de requisiciones y su estado.

La seccin de Consultas permite ver todas aquellas requisiciones que la unidad ha

enviado y estar al pendiente cuando se requiera que la unidad realice algunos movimientos con
ellas. Al dar click en Consultas el sistema desplegar dos ligas de acceso.
Una caracterstica agregada en esta versin es que la consulta se divide en:

Requisiciones de Intervencin
o Requisiciones donde se desea la colaboracin por parte de la unidad.

Consultas en General

Pantalla de consulta en requisiciones de intervencin

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Estatus de Intervencin
Para entrar a ver el detalle de una requisicin especfica hay que dar click en el folio. Para
las requisiciones de compra directa, aparecer el estatus en rojo cuando sta ya tenga
definido el monto y se requiera que la unidad acepte y comprometa ese importe
presupuestamente. Tambin ser necesario que la unidad descomprometa los montos de
las requisiciones canceladas, as como cambiar el compromiso cuando una requisicin ha
sufrido modificaciones en el importe. Para realizar estas funciones de compromisos y
descompromisos presupuestales, es necesario ver el detalle de la requisicin que marca un
estatus en rojo, haciendo click en el folio. Una vez que se est en el detalle de la
requisicin, el mismo sistema muestra el botn para que se realice la operacin necesaria
sobre la requisicin. Esta funcin tiene el propsito de dar claridad a las unidades en
cuanto a los importes ejercidos por concepto de requisiciones.

Pantalla para comprometer requisicin

A continuacin se muestra una tabla con los estatus que requieren la intervencin de la unidad
para que las requisiciones continen su curso normal.
ESTATUS
Con cotizacin autorizada.

Con cotizacin modificada

(comprometer nueva
cantidad).

Cancelada a
descomprometer.

DESCRIPCION
Se trata de una requisicin de
compra directa, cuya
cotizacin est completa y
autorizada en el
Departamento de Almacn
Se trata de una requisicin de
compra directa cuyo monto se
ha incrementado y requiere
nuevamente la autorizacin
de la unidad.
Este estatus se presenta una
requisicin de almacn ha
sido cancelada por algn
motivo, y requiere que la
unidad descomprometa el
importe de la misma.

GESTION DE REQUISICIONES VIA WEB

ACCION REQUERIDA
Entrar al detalle de la requisicin y si
la unidad acepta el monto de la
compra,
debe
comprometer
la
requisicin, dando click en el botn
Comprometer.
Entrar al detalle de la requisicin y si
la unidad acepta el nuevo monto de la
compra, debe descomprometer y
comprometer la requisicin, dando
click en el botn con esta leyenda.
Entrar al detalle de la requisicin y dar
click en el botn Descomprometer,
con lo que el importe comprometido
previamente se libera.

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Cambiar Unidad.
En esta opcin el usuario podr cambiarse entre las unidades que se le tenga permitido,
para realizar los trmites para diferentes Unidades.

Pantalla de cambio de unidad

Reportes.
Existen dos tipos de reportes para las unidades:
Reporte de requisiciones de almacn por grupos
Obtendr un reporte entre las fechas seleccionadas y agrupara sus requisiciones por
grupo de almacn.

Reporte de requisiciones de almacn surtidas

Obtendr un reporte entre las fechas seleccionadas de las requisiciones que le han
sido surtidas de parte de almacn.

Pantalla de criterios para reportes

Cambiar Contrasea
En esta opcin el usuario podr modificar su contrasea cuando lo desee, es
recomendable que se modifique cada 15 das.

Pantalla de cambio de contrasea

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