Planificar o perder

Por:
Juan Jose Mariez Baez

Planificar es una actividad imprescindible para las personas, las

familias y para las organizaciones pequeas, medianas o grandes. En
trminos sencillos es el mecanismo, la manera o metodologa que nos
lleva a convertir las ideas o deseos en realidades.
Un ejemplo real de no planificacin sucedi en Piura hace muchos aos cuando un colega
recin llegado a una reunin escuch la ltima frase del que la diriga: entonces viajamos
a Lima, nuestro personaje dio media vuelta se dirigi a su auto y emprendi viaje a Lima.
Pasando por Trujillo el hambre apretaba y baj en un restaurante; mientras esperaba sus
alimentos se pregunt: Cul era el objeto del viaje? Cuantos das permaneceran en Lima?,
Alcanzaran sus recursos? y as, ante tales interrogantes, tuvo que llamar por telfono al
coordinador del grupo y preguntarle: Qu vamos a hacer en Lima?
Seguramente nos ha pasado que ante una idea a nuestro juicio maravillosa nos ponemos
manos a la obra ejecutando lo que hemos pensado: estos son casos en que hemos pasado por
alto una actividad humana justa y necesaria: planificar. La planificacin se plasma en: planes,
proyectos o planes de trabajo ya sea en una humilde hoja de papel o en un archivo de
computadora; puede inclusive abarcar cientos de pginas, como por ejemplo el expediente
tcnico de un rascacielos.
Planificar es plasmar las ideas de forma tal que se formulen los objetivos que se quieren
alcanzar y las actividades a realizar, previendo los recursos de acuerdo a los resultados
deseados dirigido a aquellos que lo requieran; segn las polticas imperantes e identificando y
abordando los riesgos y oportunidades. Planificar es uno de los elementos del ciclo de
gestin: Planificar, hacer, verificar y actuar, (ISO 9001-2015, 0.3.2 Ciclo PHVA).
Las fases del proceso de planificacin son: el diagnstico, anlisis situacional o
determinacin del contexto; los objetivos o propsitos, las actividades a desarrollar, los
recursos que se requieren o presupuesto; la designacin de responsabilidades, el cronograma
de actividades; y la forma como se evaluarn los resultados. Existen diversos formatos que
documentan la planificacin, algunos muy especializados de acuerdo a la finalidad pertinente.
En una primera fase en el proceso de planificar se debe considerar aspectos internos y
externos que son pertinentes para su propsito y las estrategias que afecten la capacidad para
lograr los resultados previstos. Dichos aspectos internos o externos conforman la realidad o
contexto en el que se desenvolvern las actividades que lleven a alcanzar los resultados. En
forma permanente se realizar el seguimiento y revisin de tales cuestiones o condiciones
internas y externas las que incluirn factores positivos y negativos. La comprensin del

Planificar o perder
Por:
Juan Jose Mariez Baez

contexto externo puede verse facilitada al

considerar

cuestiones

de

tipo

legal,

tecnolgico, competitivo, de marketing,

cultural,

social,

econmico,

ya

medioambiental
sea

local,

nacional

y
o

internacional.
Asimismo, es necesario identificar las partes interesadas afectadas por los resultados en
cuanto a su satisfaccin, al hacerlo se tiene que establecer los requisitos pertinentes a fin de
cumplirlos a satisfaccin en cuanto a necesidades y expectativas establecidas implcitas u
obligatorias. Se requiere un seguimiento permanente y la informacin sobre las partes
interesadas y sus requisitos.
Para alcanzar mejores resultados y prevenir los efectos negativos se requiere implementar
acciones para abordar los riesgos y las oportunidades. Las oportunidades deben surgir como
resultado de una situacin favorable para alcanzar un resultado previsto que al mismo tiempo
se puede incluir la consideracin de riesgos asociados. El riesgo es el efecto de la
incertidumbre -falta de certeza de que algo ocurrir- y dicha incertidumbre puede tener
efectos positivos o negativos. Una desviacin positiva que surge de un riesgo puede, pero no
siempre, proporcionar una oportunidad y una negativa, un peligro. El considerar riesgos y
oportunidades se asegura lograr los resultados, aumentar los efectos deseables, prevenir o
reducir los efectos no deseados y lograr la mejora. Las opciones para abordar riesgos pueden
incluir: evitar riesgos, asumir riesgos para perseguir una oportunidad, eliminar fuentes de
riesgos, cambiar las consecuencias, compartir el riesgo o mantener el riesgo mediante
decisiones informadas. Las oportunidades pueden conducir a la adopcin de nuevas prcticas,
nuevos productos, nuevos mercados, nuevos clientes, establecimiento de alianzas
estratgicas, uso de nuevas tecnologas, u otras posibilidades relacionadas con el que
planifica o los grupos de inters (ISO 9001-2015, 6.2 Planificacin). En esta etapa hay que
tener en cuenta que nunca hay un solo camino para llegar al resultado que buscamos
(Canale Martn, escultor, El Comercio, 9/3/16 p. A24).
En una segunda fase se establecen los objetivos necesarios que deben cubrir las reas de
actividades y de resultados previstos. Dichos objetivos deben considerar las normas internas,
los requisitos legales y los reglamentarios; deben ser coherentes con los requisitos de las
partes interesadas consideradas, deben ser medibles, ser objeto de seguimiento, someterse a
procesos de difusin y educacin de las partes interesadas compatibles y actualizarse segn

Planificar o perder
Por:
Juan Jose Mariez Baez

corresponda. Los objetivos deben estar alineados a la estrategia general y su formulacin

debe seguir la ruta de los resultados que se quieran alcanzar.
La tercera fase, es el presupuesto, all se establecen la fuente de financiamiento y los gastos
que se incurrir en las actividades programadas a un nivel de detalle que permita asignar
montos evaluables en relacin a los gastos efectuados para remuneraciones, bienes y
servicios.
La cuarta fase, corresponde a las actividades que van a llevar a alcanzar los objetivos. Las
actividades complejas pueden estar descritas en instructivos o manuales de procesos donde se
establecen las operaciones vinculadas a la actividad o los marcos de trabajo que precisan la
metodologa a utilizar. Las actividades por lo general se presentan en una matriz que incluye:
situacin actual, objetivo, meta, indicadores.
La quinta fase es el cronograma de actividades que programa las fechas de cumplimiento de
las metas programadas que por lo general se ubican en la misma matriz de las actividades
junto con los responsables.
Una fase adicional, corresponde a la evaluacin de los resultados para lo cual se fijan
indicadores a alcanzar vinculados a los objetivos establecidos. La eficacia de un proceso
planificado se alcanza al cumplir las metas establecidas y la eficiencia, cuando se alcanzan
las metas reduciendo los costos asociados. La satisfaccin es el efecto de los resultados en los
grupos de inters medido a travs de encuestas. Las evaluaciones peridicas son tiles porque
nos permiten reprogramar metas y actividades con el fin de mejorar la ejecucin y ser ms
eficientes y eficaces, generando una retroalimentacin continua que favorece los resultados y
la satisfaccin de aquellos a los que est dirigido lo planificado.
Hasta aqu una pincelada del proceso de planificacin desde la dimensin tcnica faltara
comentar que pasa desde la dimensin del bien comn.