MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
POLICIA NACIONAL ‘TODOS PORUN
DIRECCION GENERAL NUEVO PAIS
Bogatiid.c, 09 FEB 2016
DIRECTIVA ADMINISTRATIVA PERMANENTE
No. 002 | DIPON-OFPLA-23.1 PARAMETROS SOBRE LA “EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA Y LINEAMIENTOS DE
POLITICA CERO PAPEL” EN LA POLICIA
NACIONAL”,
L OBJETO Y ALCANCE
A. FINALIDAD
Fijar_ los parémetros institucionales para ejercer el control frente al uso racional del papel en el marco del
cumplimiento de la Directive Presidencial 004 del 03/04/2012 "Eficiencia administrative y lineamientos de la
polftica cero papel en la administracion publica’
B. REFERENCIAS
1. Constituoién Polttica Anfoulo 209 "La funcién administrativa esté al servicio de fos intareses generales
y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economia, celeridad,
imparcialidad y publicidad.”
2. Ley 80 de 1993 "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacion de la Administracién
Pablica’.
3. Ley 180 del 06/06/95 “Por la cual se distan normas tendientes a preservar la moralidad en la
‘Administracin Publica y se fjan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcién administrativa"
4, Decreto 26 de 1998 del 08 de enero "Por la cual se dictan normas de austeridad en el gasto ptibico*
5. Ley 489 del 29 de diciembre de 1998 “Por ia cual se dictan normas sobre la organizacin y
funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas
generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artfculo 189 de la
Gonstitucién Poltica y se dictan otras disposiciones”.
6. Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio olectrénico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certficacién
y se dictan otras disposiciones".
7. Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones’.
8 Ley 962 del 07/08/05 “Por la cual se dictan disposiciones sobre raclonalizacién de tramites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los partioulares que
ejercen funciones pablicas o prestan servicios publicos".
9. Ley 1150 del 16/07/07 “Por medio de Ia cual se introducen medidas para ia eficienoia y ia
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacién
con Recursos PUblicos’.
40. Ley 594 de 2000 "Por medio de la cual so dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
44. Ley 1474 del 12/07/11 ‘Por fa cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevencién, investigacién y sancién de actos de corrupcién y ia efectividad del contri de ia gestién
pablica’
412. Decreto Ley 019 del 10/01/12 “Por el cual se dictan normas para suprimir 0 reformar regulaciones,
procedimientos y trémites Innecesarios existentes en la Administracién Publica’,
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Ver 819. Decreto 2482 del 2012 “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integracién de la
planeaci6n y la gestion’.
14. Resolucién No 03896 del 19 de octubre de 2012, por la cual se adopta el “Manual del Sistema de
Gestion Ambiental de la Policia Nacional”
15. _ Resolucién No 03392 del 30 de julio de 2015, por la cual se expide el “Manual del Sistema de Gestion
Integral de la Policia Nacional
46. Directiva Administrativa Permanente No 001 DIPON-OFITE del 19/01/10 “Implementacion de! correo
electrOonico Microsoft Exchange en la Policia Nacional’
17. Directiva Presidencial No 04 03/04/2012 “Eficiencia administrativa y lineamientos de la politica cero
papel en la administracion publica’.
18. Directiva Administrativa Permanente D.A.P 005 DIPON-SEGEN del 25/04/2012 “Implementacion del
Decreto Ley 0019 de 2012 en la Policia Nacional’
49. Instructivo 043 DIPON-SEGEN del 19/12/15 “Lineamientos Generales en el fortalecimiento del
aplicativo "Gestor de contenidos policiales (GECOP)".
Cc. VIGENCIA
A partir de la fecha de su expedicion y de caracter permanente.
1 INFORMACION
La Policia Nacional alineada al cumplimiento de lo establecido por el Gobierno Nacional mediante el Decreto
Ley 0019 de 2012, “Por ef cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y
tramites innecesarios existentes en la Administracion Publica’, cuyo objetivo es entender la finalidad de los
trdmites, los procedimientos y las regulaciones administrativas, para proteger y garantizar la efectvidad de los
derechos de las personas naturales y juridicas ante las autoridades, se sive de este mecanismo de gestion
para orientar y contribuir a la eficiencia y eficacia de éstas.
En desarrollo de la premisa anterior, la insitucién ha venido adelantando una serie de actividades para acatar
el cumplimiento a los lineamientos establecidos por el Estado, con el propésito de ientificar, racionalizar,
simpificar y automatizar los trémites, procesos, procedimientos y servicios intemnos con el propésito de
liminar duplicidad de funciones y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz prestacién det servicio,
por lo cual se ejecutan planes encaminados a que la Institucién sea competitiva y contribuya con la efectividad
de los procesos administrativos, con el fin de avanzar en la politica de eficiencia administrativa y cero papel.
De esta manera se debe promover la utilizacién de manera preferente de herramientas electr6nicas, evitando
el uso y consumo de papel en los procesos de gestion al interior de la Institucién; permitiendo ei logro de
metas de reduccién de consumo de papel y el monitoreo del avance de las mismas. Siendo necesario
‘movizar el uso de tecnologias de la informacion y las comunicaciones para mitigar los impactos al ambiente y
proteger los recursos naturales.
En virtud de lo anteriormente expuesto, el Mando institucional dispone que los sefiores irectores
comandantes y jefes de oficinas asesoras, identifiquen y apliquen buenas précticas para reducir el consumo
de papel, de acuerdo a los pardmetros citados a continuacién, encaminadas a que la institucién sea
competitiva y contribuya con la efectividad y oportunidad de los procesos administrativos.
Mi, EYECUCION
A. MISION GENERAL
Corresponde a la Direccién General de la Policia Nacional, impartir érdenes @ instrucciones y asignar
responsabilidades con el fn de dar cumplimiento al objetivo propuesto.
B. _MISIONES PARTICULARES
4. SUBDIRECCION GENERAL
Supervisa @ implementa la sinergia institucional para el desarrollo y cumplimiento de la actividad dispuesta en
la presente directiva,
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INSGE, DIRECCIONES, OFICINAS ASESORAS Y POLFA
Socializan ¢ Imparten instrucciones en sus unidades, sobre el cumplimiento de lo ordenado en a
presente directiva.
Realizan las actividades necesarias en coordinacién con la Oficina de Planeacién, en cumplimiento al
Decreto Ley 19 del 2012 y al componente “Antitramites', perteneciente a la estrategia para
construccién del plan anticorrupoién y atencién al cludadano y a la tase de racionalizacién, para
suprimir, reduc, simplificar ylo sistematizar los procesos, prosedimicntositrémites en sus unidades.
Desarrollan la linea base sobre el consumo de papel en la unidad y posteriormente definen metas de
reduccién en coordinacién con la Direccién Administrativa y Financiera y la Oficina de Planeacién,
Supervisan a través del responsable de gestién ambiental en las unidades desconcentradas 0
seccionales segin aplique, el desarrollo y cumpimiento de las actividades ambientales en el marco de
la eficiencia administrativa y cero papel.
‘Automatizan la informacién sobre el consumo de papel en la unidad a través del Aimacenista y el
Responsable de Gestién Ambiental haciendo el comparativo mensual vigencia actual con la vigencia
anterior, determinando variacién porcentual y absoluta, (resmas de papel carta, ofcio, otros),
‘entregando esta informacién al Jefe de Telemética en su unidad quien consolidara la informacién, ios
dlas 80 de cada mes.
Realizan campafias, sooializaciones, sensibilizaciones y demés actividades que motiven al personal
en fa aplicacién del Plan de Eficiencia Administrativa — Cero Papel, con relacién a las herramientas
tecnolégicas utiizadas en cada unidad como PSI, correo electrénico, correa empresarial Exchange,
Gestor de contenidos polisiales - GECOP, Lyno, aplicativos, base de datos, entre otros, través del Jefe
de Telemética, dejando los antecedentes documentales, registros fotogréficos, ‘actas, correos
electrénicos y otros, realizando un reporte trimestral los cinco (05) primeros dias del mes siguiente a la
Oficina de Telematica al correo electrénico gobiemoenlinea@poligia.gov,co.
Disponen se ejecuten campatias, socializaciones, sensibilizaciones y otras, que motiven al personal
en la aplicacién del Plan de Effoiencia Administrativa — Cero Papel, ‘soportadas en reaistros
documentales, fotogréficos, a través del responsable de Gestién Ambiental de cada unidad, realizando
un reporte trimestral’ los (05) primeros_ dias. del mes siguiente al correo
gobiernoentinea@policia.gov.co, asi mismo serd publicado en la Polired en el link Sistema de Gestion
Ambiental - Iniciativas Ambientales,
REGIONES DE POLICIA, METROPOLITANAS, DEPARTAMENTOS, ESCUELAS DE FORMACION
POLICIAL, CENTROS VACACIONALES Y RECREATIVOS, COLEGIOS, CENTROS SOCIALES Y
VACACIONALES.
Implomentan acoiones y buenas précticas para el ahorro y uso eficlente de! papel.
Desarrollan la linea base sobre el consumo de papel en la unidad y posteriormente definen metas de
reduccién en coordinacién con la Direecién Administrativa y Financiera y a Oficina de Planeacién.
Dan soporte técnico y capacttacién a los usuarios de tos diferentes sistemas de informacién que
actualmente estén implementados en la Institucién a través del Jefe Telemética.
Designan la participacién del Jefe Grupo de Gestién Documental en las mesas de trabajo para
desplegar lineamientos, bajo el liderazgo del responsable de gestién ambiental, para el desarrollo del
programa eficiencia administrativa y cero papel.
‘Automatizan la informaciin sobre el consumo de papel en la unidad a través del Almacenista y el
Responsable de Gestién Ambiental haciendo el comparativo mensual vigencia actual con la vigencia
anterior, determinando diferencia en cantidades y porcentales, (resmas de papel carta, oficio, otros),
entregando esta informacién al Jefe Telemétioa on su unidad quien consclidard la informacién, tos
dias 80 de cada mes.
Realizan campafias, soclalizaciones, sensibilizaciones y demés actividades que motiven al personal
fon la aplicacién del Plan de Eficiencia Administrativa - Cero Papel, con relacién a las herramientas
tecnolégicas utiizadas en cada unidad como PSI, Correo Electrénico, correo empresarial Exchange,
GECOP, Lyno, aplicativs, base de datos, entre otros, través del Jefe Telamatica, dejando los
antecedentes documentales, registros fotogréticos, actas, correos electrénicos y otros, realizando un
reporte trimestral enviéndolo los cinco (05) primeros dfas del mes siguiente a la Oficina de Telemética
al correo electrénico gobiernoenlinsa@policia.qov.co.
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Disponen se ejacuten campafas, sosializaciones, sensibilizaciones y otras, que motiven al personal
en la aplicacién del Plan de Eficiencia Administrativa ~ Cero Papel, ‘soportadas on registros
documentales, fotogréficos, a través del responsable de Gestién Ambiental de caca unidad, realizando
un roporte trimestral’ los (06) primers dias. dei mes siguiente al__correo
icia.gov,.co, asi mismo serd publicado en la polired en el link Sistema de Gestién
‘Ambiental - inioiativas Ambientales.
DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Unifica criterios en relacién a los supervisores de los contratos de los outsourcing de impresién y
apeleria que permitan mantener una linea de tiempo sobre el comportamiento en el consumo de
papel en las unidades que aplique.
Desarrolla estrateglas de consumo de papel con base en la tendencia que evidencle cada unldad
policial, enmarcada en la politica de austeridad en el gasto, realizando un Informe semestral a la
Oficina de Planeacién correo electrénico ofpla.ambiental@policia.gov.co.
OFICINA DE PLANEACION
Coordina de manera trimestral las mesas de trabajo con las unidades responsables, con el fin de
Identificar, racionalizar, simpificar y automatizar los trémites, procesos y servicios internos, en enlace
con la Oficina de Telematica,
Coordina as acciones necesarias con las unidades comprometidas, para el desarrollo efectivo de las
buenas précticas ambientales en relacién al consumo de papel en las unidades de Policia Nacional.
SECRETARIA GENERAL
Establece oriterios para las unidades de Policia, digidos a reducir el consumo de papel, de acuerdo a
lo establecido en la Ley General de Archivos, alineado a la politica Presidencial eticiencia
administrativa y cero papel.
Participa en las mesas do trabajo para la Eticiencla Administrativa y Cero Papel, con el fin de articular
las estrateglas institucionales a desarrolar
OFICINA DE TELEMATICA
Lidera, supervisa y controla las mesas de trabajo trimestrales, con las unidades comprometidas con el
fin de identificar, racionalizar, simpltficar y automatizar los tramites, procesos y servicios intemos,
como responsable de la eficiencia administrativa y cero papel, en coordinacién con la Oficina de
Planeacién.
Garantiza la disponibilidad de la plataforma tecnolégica para el almacenamiento y la consolidacién de
archivos digtales, conservando la autenticidad, disponibilidad , integridad. y los extremos de
conservacién de la informacién
Realiza la automatizacién de los procedimientos para la reduccién de trémites requerida por cada
duetio de proceso o unidad
Consolida y da respuesta a los entes de control y demés entidades externas en lo referente al
cumpiimiento de Gobierno en Linea y el Plan de Eficienoia Administrativa — Cero Papel.
Envia_un informe trimestral a la Subdireccién General sobre el cumplimiento de_afioioncia
administrativa y cero papel, encaminado a la identificacin racionalizacién simplicacién y
automatizacién de los procesos procedimientos y servicios internos
COMUNICACIONES ESTRATEGICAS
Disefia el brief de comunicacién, identiicando los mensajes claves, objetivos, estableciendo el cronograma de
difusién de las acciones comunicacionales propuestas, con el fin de crear conciencia frente al uso racional del
papel en el Ambito nacional, en coordinacién con las unidades comprometidas.
IV. INSTRUCCIONES DE COORDINACION
A. Las unidades a nivel pafs identifcan y envian el 5 de abril, § de julio, § octubre y 31 de diclembre a la
Oficina de Telematica a través del correo gobiernosnlinea@policia.gov.co; ei avance sobre el
cumplimiento en materia de effclencia administrativa y cero papel, encaminado a la identificacién
racionafizacién simpificacién y automatizacién de los procesos, procedimientos y servicios internos.
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Ver3Adoptan los mecanismos necesarios que permitan el logro de la reducolén del consumo de papel de
acuerdo a los indicadores establecidos por la Direccién Administrativa y Finanoiera, Oficina de
Planeacién y la Oficina de Telemética.
Implementan como parte de nuestra cuitura institucional, la préctica de acciones alineadas a la politica
de cero papel, por cada uno de los integrantes de la Policia Nacional
D, Los duefios de proceso y usuarios funcionales de cada sistema de informacién, debern presentar
estrategias del buen uso de las herramientas tecnolégicas, con el fin de mejorar el almacenamiento de
{a informacién y optimizar la conectividad institucional.
£. Con a expedicién de ta presente Directiva, se deja sin vigencia la Directiva Administrativa Permanente
AP. No. 009 DIPON-OFITE del 17/07/2012 Implementacién de la Polltica Presidencial "Cero Papel"
en la Policia Nacional”
General RODOLFO P, Us lO LOPEZ,
Director General Policia Naciondl de Colombia
DISTRIBUCION
Para conocimiento Para cumplimiento
SEPRI-DIPON INSGE - DIRECCIONES - OFICINAS ASESORAS.
‘SEPRI SUDIR ARCO! - REGIONES - METROPOLITANAS
DEPARTAMENTOS = - — ESCUELAS DE
FORMACION POLICIAL ~=- —_CENTROS
VACACIONES Y RECREATIVOS - COLEGIOS Y
POLFA
REVISO,
Carrera 88 26-21 CAN, Bogota D.C.
‘Teléfonas 3159000 — Ext. 9180
ofpla.amblental@potcia.qov.ca
‘wor polcia.gov-co
408-D1-0001 Pagina Sde 5 Aprobactén: 06-06-2014
Vers
D.A.T. No. 009 DIPON-ARCOI DEL 15-02-2016 Programa Anual de Actividades de Fomento de La Cultura Del Control en La Policia Nacional para La Vigencia 2016 PDF
D.A.T. No. 009 DIPON-ARCOI DEL 15-02-2016 Programa Anual de Actividades de Fomento de La Cultura Del Control en La Policia Nacional para La Vigencia 2016 PDF
D.A.T. No. 005 DIPON-OFPLA DEL 28-01-2016 Directrices Institucionales Ara El Mantenimiento de Los Sistemas de Gestion en La Policia Nacional y Ampliacion Del MII y Aseguramiento Del SGC-MIA
D.A.P. No. 001 DIPON-OFPLA DEL 09-02-2016 Parametros Institucionales de Los Tramites Legislativos Ante El Congreso de La Republica y Ministerio de Defensa Nacional