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INSTRUCTIVO FASE I
AO 2016
1.
ANTECEDENTES
El Ministerio del Trabajo y el Servicio Ecuatoriano de Capacitacin Profesional - SECAP, han desarrollado la
Gua metodolgica para la identificacin de necesidades de capacitacin, elaboracin de los reportes del plan
anual institucional de capacitacin y su ejecucin, para el sector pblico.
Para el levantamiento de informacin se utilizar una encuesta a travs de una plataforma en lnea, que debe ser
respondida por todos los servidores pblicos que conforman las diferentes instituciones del Estado. Previo a la
aplicacin de la encuesta, se requiere contar con una base de datos que contenga informacin relevante sobre los
servidores que trabajan en cada institucin. En este sentido, es necesario que la UATH de cada institucin suba
una base de datos con informacin en funcin a los parmetros y lineamientos que se establecen en el presente
instructivo.
Adicionalmente el instructivo contiene orientaciones para realizar el monitoreo por parte de las UATH en la
aplicacin de la encuesta que llenaran los servidores.
2. OBJETIVO
Facilitar, a travs de procedimientos estandarizados, la construccin de la base de datos de los servidores que
trabajan en cada institucin, subir dicha informacin, y monitorear la aplicacin de la encuesta.
3.
PERIODOS DE REFERENCIA
4.
COBERTURA
La informacin que suban las UATH debe ser consolidada a nivel nacional, previo a subir en la plataforma
debe asegurarse de que estn incluidos los niveles de desconcentracin (territorio). No se puede subir
informacin parcial. Por ejemplo la UATH central del Ministerio del Trabajo, debe consolidar la informacin de
las direcciones regionales, y la UATH central deber subir la base de datos del total de servidores del Ministerio
del Trabajo
5.
En primer lugar debe elaborar una base de datos en un formato EXCEL, con informacin de los servidores
pblicos de su institucin, procedente de su distributivo.
RECUERDE: la responsabilidad de elaborar la base y verificar su contenido, es de la UATH
institucional.
Para el efecto, a continuacin se muestran las instrucciones ms especficas.
La persona designada de cada UATH deber acceder a la plataforma de la siguiente manera:
NOTA: Es necesario, bajar el documento completo de Gua Metodolgica INC para que conozca todo el
proceso metodolgico para la Identificacin de Necesidades de Capacitacin, Elaboracin de los Reportes del Plan
Anual Institucional de Capacitacin y su Ejecucin.
1.- De clic en Sistema INC
Se le desplegar la siguiente pantalla:
Unidad/
Direcci
n
adminis
trativa
Pas
Provinci
a
Ciudad
Nombre
complet
o del
servidor
Tipo de
document
o de
identificac
in
Nmero de
documento
de
identificaci
n
Sexo
Fecha
de
nacimie
nto
Rgime
n
laboral
Modalidad
laboral
Grupo
ocupaci
onal
Denominac
in del
puesto
Correo
electrnico
institucional
MINIST
ERIO
DEL
TRABA
JO
DIRECCI
N DE
CAPACI
TACIN
ECUA
DOR
PICHINC
HA
QUITO
ARELLA
NO
HARO
ERIKA
XIMENA
CEDULA
1716219850
MUJE
R
07/06/198
3
LOSEP
CONTRATO
SERVID
OR
PUBLIC
O4
ANALISTA
JUNIOR DE
CAPACITA
CIN
erika_arellano@trab
ajo.gob.ec
4.- Elabore el archivo modelo descargado, siguiendo las instrucciones que a continuacin se detallan:
- La base de datos se debe estructurar a nivel de Direcciones
- La informacin debe ser consolidada a nivel nacional.
- La base de datos deber contener informacin de:
a) la institucin;
b) personal del servidor; y,
c) ocupacional del servidor.
- La informacin de la base de datos debe contener los parmetros indicados a continuacin
4.1 Estructura del Archivo Modelo
Institucin
MINISTERIO DE
RELACIONES
EXTERIORES Y
MOVILIDAD
HUMANA
MINISTERIO DE
RELACIONES
EXTERIORES Y
MOVILIDAD
HUMANA
MINISTERIO DE
RELACIONES
EXTERIORES Y
MOVILIDAD
HUMANA
Unidad/Dir
eccin
administrat
iva
Ciudad
Nombre
completo
del
servidor
Tipo de
docume
nto de
identific
acin
Nmero
de
docume
nto de
identific
acin
Sexo
Fecha
de
nacimie
nto
Rgime
n
laboral
Modalidad
laboral
Grupo
ocupaci
onal
Denominac
in del
puesto
Correo
electrnico
institucional
PICHINCH
A
QUITO
ARGUELLO
REINOSO
JORGE
ERNESTO
CDULA
06034156
62
HOMB
RE
18/07/19
86
LOSEP
NOMBRAMIENT
O
SERVIDOR
PUBLICO
4
ANALISTA
jarguello@mm
rree.gob.ec
Ecuado
r
PICHINCH
A
QUITO
GARCA
ZUMRRAG
A NGEL
RENATO
CDULA
17108591
15
HOMB
RE
20/05/19
79
LOSEP
NOMBRAMIENT
O
SERVIDOR
PUBLICO
6
AUDITOR
TCNICO 3
agarciaz@canci
lleria.gob.ec
Ecuado
r
CAAR
AZOGUE
S
URGILES
ORTIZ
FRANCISCO
JAVIER
CDULA
03016543
07
HOMB
RE
08/02/19
87
LOSEP
NOMBRAMIENT
O
SERVIDOR
PUBLICO
3
OFICINISTA
furgiles@cancil
leria.gob.ec
Pas
Provinci
a
COORDINACI
N ZONAL 9
QUITO
Ecuado
r
DIRECCIN
DE
AUDITORIA
INTERNA
COORDINACI
N ZONAL 6
AZOGUES
Los lineamientos generales para la elaboracin de la base de datos son los siguientes:
La base de datos debe mantener todos los campos sealados y en el orden especificado.
Cada fila constituye un registro, es decir, un servidor pblico.
Todos los campos (filas y columnas) deben estar llenos
El nombre de la institucin debe estar completo, no utilizar siglas.
Toda la informacin, excepto el correo electrnico (minsculas), debe ser llenada con letra mayscula,
sin tildes.
El nmero de la cdula o del pasaporte no debe contener rayas, espacios ni guiones. En la columna
Cdula todos los registros deben tener 10 dgitos y estar en formato texto.
A continuacin, se detalla de manera especfica cmo se debe llenar la informacin en cada uno de los
campos de la base de datos.
INFORMACIN DE LA INSTITUCIN
Nombre de
la
Institucin
Nombre de la
Unidad/Direccin
administrativa
VARIABLE
Pas
Provincia
Ciudad
CONSIDERACIONES
EJEMPLO:
MINISTERIO DEL TRABAJO
A.
Nombre de La
Institucin
SERVICIO ECUATORIANO DE
CAPACITACIN PROFESIONAL
SERVICIO DE RENTAS INTERNAS
DIRECCIN DE CAPACITACIN
B.
Nombre de la
Unidad/Direccin
Administrativa
Pas
DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA
INFORMACIN Y COMUNICACIONES
DIRECCIN DE INFORMACIN,
SEGUIMIENTO Y EVALUACIN
ECUADOR
C.
ECUADOR
ECUADOR
AZUAY
D.
Provincia
GUAYAS
PICHINCHA
E.
Ciudad
Tipo de
documento de
identificacin
Nmero de
documento de
identificacin
Sexo
Fecha de
nacimiento
VARIABLE
CONSIDERACIONES
EJEMPLO:
ARELLANO HARO ERIKA XIMENA
A.
Tipo de Documento de
Identificacin
CEDULA
1716219850
Nmero de Documento de
Identificacin
HOMBRE
B.
C.
D.
E.
4.4
Sexo
Fecha de Nacimiento
PASAPORTE
0400378311
0603363383
MUJER
7/6/1983
20/01/1950
31/03/1981
VARIABLE
A.
B.
C.
Rgimen Laboral
CONSIDERACIONES
* Debe contener el rgimen laboral en maysculas.
* Las nicas opciones posibles son: LOSEP, CDIGO DE TRABAJO
Y OTROS REGMENES.
* En el caso de OTROS REGMENES, por favor especificar.
Modalidad Laboral
Grupo Ocupacional
D.
Denominacin del
Puesto
E.
EJEMPLO:
LOSEP
CDIGO DE TRABAJO
OTROS REGMENES
(ESPECIFICAR)
* NOMBRAMIENTO
* CONTRATO
SERVIDOR PUBLICO 1
NIVEL 1
DOCENTE CATEGORA A
DIRECTOR DE
PLANIFICACIN
ANALISTA DE TALENTO
HUMANO
erika_arellano@trabajo.gob.ec
carmita_martinez@trabajo.gob.ec
elvia_saltos@trabajo.gob.ec
De clic en Aceptar.
Se mostrar en pantalla el listado de unidades registradas y el nmero de funcionarios
existentes en cada una, Si se selecciona una unidad se visualizar el listado de funcionarios de la
misma.
NOTA: A partir de este momento, los servidores pblicos de su institucin, pueden acceder a la
plataforma virtual que contiene la encuesta de Identificacin de Necesidades de Capacitacin.
6.
DE
Una vez que se ha subido la informacin de la base de datos en la plataforma, la UATH institucional tiene que
realizar las siguientes actividades:
1.- Comunique a todos los servidores de su institucin, la obligatoriedad de aplicar la encuesta en las fechas
establecidas.
2.- Socialice nicamente el punto 7 de ste instructivo a sus servidores para acceder a la Encuesta INC.
3.- Realice seguimiento para la aplicacin de la encuesta de todo el personal de la institucin, a fin de que se
cumpla la cobertura nacional a nivel de unidades y de institucin, a travs de los reportes de cobertura de
aplicacin ver punto 8.
7.
De clic en Aceptar
Cambie de contrasea que debe ser alfanumrica (letras y nmeros)
Confirme la nueva contrasea
Memorice esa nueva contrasea (antela). En caso de no terminar la encuesta, y, tiene que ingresar
nuevamente a la plataforma, ya no le acepta la contrasea encuesta, tiene que ingresar la nueva
contrasea.
En caso de que olvide la contrasea, podr hacer uso de la opcin Olvid su contrasea, la que se
encuentra disponible al final de la pantalla de ingreso al aplicativo.
De clic en Continuar
A continuacin, conteste todas las preguntas de la encuesta en forma horizontal
Antes de grabar asegrese de que la informacin est completa y correcta
Grabe cada seccin que va desarrollando
Si la informacin no est completa o est incorrecta se le despliega un mensaje con el tipo de
omisin o error:
Pulse Aceptar
Complete la informacin o enmiende
Grabe la seccin y se le desplegar la siguiente ventana
Luego deber clasificar su tema identificado en funcin a las reas y sub reas solicitadas.
En el caso de que su tema identificado no se vincule a ninguna rea deber seleccionar
otros.
8. RESTITUCIN DE CONTRASEA
En caso de que olvide la contrasea, en cualquiera de los perfiles, podr hacer uso de la opcin Olvid su
contrasea, que est al final del aplicativo. Siga estas instrucciones:
-
De clic en el enlace remarcado en color azul, se mostrar la siguiente pantalla en la cual se le pide su
usuario que en el caso de Talento humano es el correo electrnico, y para el servidor, el nmero de
cdula de ciudadana. Se les desplegar la siguiente pantalla:
Al correo que se muestra en pantalla, se le habr enviado una clave temporal, la misma que deber ser
usada para ingresar al aplicativo, posterior a ello el sistema le pedir ingresar una nueva clave.
Empiece nuevamente el proceso.
Importante: Si usted no realiz esta solicitud, por favor comunquese con su direccin de Talento Humano.
9.
REPORTES
a) Reportes de cobertura de aplicacin de la encuesta
Las UATH institucionales tendrn acceso a los reportes de cobertura de aplicacin de la encuesta, es decir,
10
conocer cuntos servidores aplicaron la encuesta por unidad administrativa, cuantas encuestas estn
completas, incompletas o no iniciadas. Esta informacin le servir para:
1.
2.
3.
Instruir a los servidores que no han aplicado la encuesta sobre la obligatoriedad de llenar la encuesta;
Realizar monitoreo y seguimiento referente al estado de las encuestas;
Completar las encuestas incompletas
Lo importante es garantizar que la aplicacin por parte de los servidores sea al 100%.
Para obtener los reportes de cobertura realice lo siguiente:
INCOMPLETA
COMPLETA
NO INICIADA
En la columna Unidades, se muestra el nmero de unidades administrativas que se han registrado para la
Institucin
Al dar clic sobre el nmero de la columna Unidades se mostrar la siguiente pantalla:
LISTA DE UNIDADES
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Es responsabilidad de la UATH realizar el seguimiento de los servidores que estn en las categoras de
Encuestas Incompletas y No iniciadas, a fin de que instruya en la obligatoriedad de aplicar y terminar la
encuesta. En la pantalla siguiente se muestra el listado de servidores que no han completado la encuesta.
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