ABGABEN UND STEUERN

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Jnner 2016

Dieses Infoblatt ist ein Produkt der Zusammenarbeit aller Wirtschaftskammern.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Wirtschaftskammer Ihres Bundeslandes:
Burgenland, Tel. Nr.: 0590 907-0, Krnten, Tel. Nr.: 0590 904-0,
Niedersterreich Tel. Nr.: (02742) 851-0, Obersterreich, Tel. Nr.: 0590 909,
Salzburg, Tel. Nr.: (0662) 8888-0, Steiermark, Tel. Nr.: (0316) 601-601, Tirol, Tel. Nr.: 0590 905-0,
Vorarlberg, Tel. Nr.: (05522) 305-0, Wien, Tel. Nr.: (01) 514 50-0
Hinweis! Diese Information finden Sie auch im Internet unter http://wko.at/steuern (Einkommensteuer)
Alle Angaben erfolgen trotz sorgfltigster Bearbeitung ohne Gewhr.
Eine Haftung der Wirtschaftskammern sterreichs ist ausgeschlossen.
Bei allen personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewhlte Form fr beide Geschlechter!

Broschre Die EinnahmenAusgabenRechnung

Seite 2 von 21

Inhaltsverzeichnis:
1. Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

2. Wer darf sie anwenden?

3. Welche Aufzeichnungen sind erforderlich?

4. Erfassung der Betriebseinnahmen und ausgaben

4.1. Einnahmen-Ausgaben-Journal
4.2. Erfassung der Bankeinnahmen und Bankausgaben
4.3. Zeitpunkt der Eintragung und Belegsammlung

6
8
8

5. Was sind Betriebseinnahmen?

5.1. Ermittlung der Tageslosung durch Rckrechnung oder

Einzelaufzeichnung

8
8

6. Was sind Betriebsausgaben?

10

6.1.
6.2.
6.3.
6.4.

10
11
11
11

Absetzung fr Abnutzung (AfA)

Berechnung der AfA
Nutzungsdauer
Geringwertige Wirtschaftsgter

7. Behandlung von Verlusten

12

8. Wareneingangsbuch

12

9. Anlagenverzeichnis

13

10. Lohnkonten

13

11. Aufzeichnungen fr die Umsatzsteuer

14

11.1.
11.2.
11.3.
11.4.
11.5.
11.6.
11.7.

Steuerpflichtige Leistungen
Vorsteuern
Umsatzsteuervoranmeldung (UVA)
Wann entsteht die Umsatzsteuerschuld?
Wann entsteht der Vorsteueranspruch?
Verbuchungsmethoden
Erfllung der Aufzeichnungspflichten

14
14
14
15
15
15
16

12. Kleinunternehmer bei der Umsatzsteuer

16

13. Steuererklrungen

17

14. Steuerliche Begnstigung fr Einnahmen-Ausgaben-Rechner

18

15. Aufbewahrung von Unterlagen

18

16. Muster Anlagenverzeichnis

19

17. Muster Wareneingangsbuch

19

18. Mindestgliederung der Einnahmen und Ausgaben

20

19. Muster kombiniertes Kassa/Bankbuch mit Spesenverteiler

21

Broschre Die EinnahmenAusgabenRechnung

Seite 3 von 21

1. Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist ein vereinfachtes System der Gewinnermittlung, bei dem
nur die Betriebseinnahmen und die Betriebsausgaben erfasst werden, die im Kalenderjahr
tatschlich entweder bar oder unbar (ber Bankkonten) zugeflossen bzw. abgeflossen sind
(Zufluss-Abfluss-Prinzip).
Der Gewinn oder Verlust eines Unternehmens wird am Jahresende als Differenz zwischen der
Summe aller Betriebseinnahmen und der Summe aller Betriebsausgaben ermittelt.
Eine Durchbrechung dieses Prinzips gibt es seit 1.4.2012 fr die Anschaffungs- und
Herstellungskosten von Gebuden und gewissen Wirtschaftsgtern des Umlaufvermgens. Diese
sind erst bei Ausscheiden aus dem Betriebsvermgen als Betriebsausgabe absetzbar.
Darunter fallen folgende Wirtschaftsgter: Grundstcke sowie Gold, Silber, Platin und Palladium,
sofern es nicht der unmittelbaren Weiterverarbeitung dient. Achtung dieser Kriterienkatalog gilt
erst ab dem 1.1.2014.
Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten drfen erst bei Ausscheiden aus dem
Betriebsvermgen abgesetzt werden. Wobei Grund und Boden, wie bisher ins das
Anlageverzeichnis aufzunehmen ist.
Was passiert mit Wirtschaftsgtern die zwischen dem 1.4.2012 und dem 31.12.2013 angeschafft
wurden?
Sind folgende Wirtschaftsgter im oben genannten Zeitraum angeschafft und nicht sofort als
Betriebsausgabe erfasst worden, so muss das in der Einkommensteuererklrung fr das Jahr 2014
nachgeholt werden:

Beteiligungen an Kapitalgesellschaften
Edelsteine, Schmuck, Perlen, Korallen > 5.000,-Zahngold
Kunstwerke, Antiquitten, Sammlerstcke (z.B. alte Musikinstrumente, Briefmarken usw.)
> 5.000,--

ACHTUNG: werden derartige Betriebsausgaben in der Einkommensteuererklrung 2014

nachgeholt, so drfen sie bei ihrem Ausscheiden in Folgejahren nicht mehr als Betriebsausgabe
bercksichtigt werden.

2. Wer darf sie anwenden?

Gewerbetreibende drfen eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung dann anwenden, wenn

nach dem Unternehmensgesetzbuch keine Buchfhrungspflicht besteht und

Bcher auch nicht freiwillig gefhrt werden.

Eine doppelte Buchhaltung muss dann gefhrt werden, wenn der Umsatz einer Ttigkeit aus
Gewerbebetrieb oder selbstndiger Arbeit (ausgenommen freier Beruf) in zwei aufeinander

Broschre Die EinnahmenAusgabenRechnung

Seite 4 von 21

folgenden Kalenderjahren jeweils 700.000,-- bersteigt. Die Buchfhrungspflicht tritt ab dem

zweitfolgenden Geschftsjahr ein.
berschreitet der Umsatz 1.000.000,-- besteht Buchfhrungspflicht schon ab dem Folgejahr.
Heranzuziehen sind nur die fr die gewhnliche Geschftsttigkeit typischen Erlse.
Die Verpflichtung zur Buchfhrung erlischt mit Beginn des darauf folgenden Kalenderjahres,
wenn die genannten Grenzen in zwei aufeinander folgenden Kalenderjahren nicht berschritten
werden.
Unabhngig von der Umsatzgre sind Kapitalgesellschaften und unternehmerisch ttige
Personengesellschaften, bei denen keine natrliche Person unbeschrnkt haftender
Gesellschafter ist (z.B. GmbH und Co KG) buchfhrungspflichtig. Sie drfen keine EinnahmenAusgaben-Rechnung fhren.
Bei Personengesellschaften (OG und KG) richtet sich die Rechnungslegungspflicht nach der Art
der Ttigkeit und der Hhe des Umsatzes. Die Protokollierung im Firmenbuch ist kein Kriterium
fr die Buchfhrungspflicht, lediglich die bereits erwhnte berschreitung der Umsatzschwelle.
Personengesellschaften knnen deshalb ihren Gewinn entweder mittels Einnahmen-AusgabenRechnung oder mittels doppelter Buchhaltung ermitteln.

Broschre Die EinnahmenAusgabenRechnung

Seite 5 von 21

3. Welche Aufzeichnungen sind erforderlich?

Einnahmen-Ausgaben-Rechner mssen folgende Aufzeichnungen fhren:

Erfassung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben

Registrierkasse (siehe Infoblatt Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht)

Wareneingangsbuch

Anlagenverzeichnis

Lohnkonten, wenn Dienstnehmer beschftigt werden

Auch fr umsatzsteuerliche Zwecke mssen Aufzeichnungen gefhrt werden. Es empfiehlt sich,

die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungen im Rahmen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zu
erfassen.
Smtliche Steuerpflichtige, die fr steuerliche Zwecke Bcher und Aufzeichnungen zu fhren
haben, mssen ihre Bareinnahmen knftig einzeln aufzeichnen.
Betriebe (Gewerbe, selbstndige Ttigkeit und Land- und Forstwirtschaft) haben zur
Einzelerfassung der Barumstze zwingend ein elektronisches Aufzeichnungssystem
(Registrierkasse) zu verwenden, wenn
der Jahresumsatz je Betrieb 15.000,-- und
die Barumstze dieses Betriebes 7.500,-- im Jahr berschreiten.
Die Details zur Registrierkassenpflicht knnen unserem Infoblatt Registrierkassen- und
Belegerteilungspflicht entnommen werden.
Einnahmen-Ausgaben-Rechner sind nicht verpflichtet zum Jahresende eine Inventur
durchzufhren.

4. Erfassung der Betriebseinnahmen und ausgaben

Es sind alle Betriebseinnahmen und alle Betriebsausgaben laufend zu erfassen. Fr die
Umsetzung dieser gesetzlichen Aufzeichnungspflicht bestehen mehrere Mglichkeiten.
Einzelunternehmer mssen im Rahmen ihrer Einkommensteuererklrung als Beilage das Formular
E1a abgeben. In diesem Formular ist eine bestimmte Gliederung der Einnahmen und Ausgaben
vorgegeben. Um unntigen Mehraufwand zu vermeiden, empfiehlt es sich die laufenden
Aufzeichnungen mindestens diesem Gliederungsschema anzupassen.
Hinweis:
In Punkt 18 finden Sie eine Auflistung der im Formular E1a geforderten Einnahmen- und
Ausgabengruppen.

4.1. Einnahmen-Ausgaben-Journal
Das Einnahmen-Ausgaben-Journal ist ein Verzeichnis, in dem sowohl die baren als auch die
unbaren Geldbewegungen erfasst werden. Es ist sinnvoll, die Ausgaben auch in einem
Spesenverteiler einzutragen, der in das Einnahmen-Ausgabenjournal integriert ist.

Broschre Die EinnahmenAusgabenRechnung

Seite 6 von 21

Nicht im Journal aufgezeichnet werden

Privateinlagen und Privatentnahmen,

Geldflsse zwischen Bank und Kassa,
Anschaffungskosten von Anlagegtern, die im Wege der Abschreibung abgesetzt werden.

Broschre Die EinnahmenAusgabenRechnung

Seite 7 von 21

4.2. Erfassung der Bankeinnahmen und Bankausgaben

Die Sammlung der Kontoauszge samt den dazugehrigen Einzelbelegen gilt als Aufzeichnung der
Bankeinnahmen und Bankausgaben, wenn die Kontoauszge lckenlos aufbewahrt werden, auch
wenn ber dieses Konto sowohl betriebliche als auch private Geldbewegungen abgewickelt
werden.
Tipp!
Diese Vorgangsweise empfiehlt sich vor allem dann, wenn der Groteil der Zahlungsflsse ber
ein Bankkonto abgewickelt wird.
Egal welches System der Aufzeichnungen gewhlt wird (Einnahmen-Ausgaben-Journal oder
Sammlung der Kontoauszge), die Darstellung der Einnahmen und Ausgaben kann in einzelnen
Kategorien erfolgen.

4.3. Zeitpunkt der Eintragung und Belegsammlung

Die Eintragungen sind in zeitlich richtiger Reihenfolge, vollstndig und zeitgerecht vorzunehmen
und sollten idR sptestens einen Monat und 15 Tage nach Ablauf eines Kalendermonats erfolgen.
Alle Bareinnahmen und -ausgaben mssen tglich festgehalten werden. Wobei die Bareinnahmen
unter gewissen Voraussetzungen mittels Registrierkasse sofort festgehalten werden mssen.
Jede Eintragung hat auf Grund eines entsprechenden Beleges zu erfolgen, auf den im Journal zu
verweisen ist. Die Belege sind zweckmigerweise nach Beleggruppen (z.B. Bankauszge,
Barbelege) zu sortieren und in chronologischer Reihenfolge abzulegen.

5. Was sind Betriebseinnahmen?

Betriebseinnahmen liegen vor, wenn dem Steuerpflichtigen Geld oder geldwerte Vorteile im
Rahmen des Betriebes zuflieen.
Dazu gehren insbesondere:

Einnahmen aus Lieferungen (z.B. Warenverkufe)

Einnahmen aus Leistungen (z.B. Dienstleistungen)
Einnahmen aus Hilfsgeschften (z.B. Provisionen, Zinsen)
Anzahlungen, Vorschsse
Einnahmen aus dem Verkauf von Anlagegtern

Zu den Betriebseinnahmen gehren auch Sachentnahmen, wie z.B. die Entnahme von Waren fr
private Zwecke. Diese fhren zu keinem Geldabfluss, sind aber dennoch als Betriebseinnahmen
zu bercksichtigen.

5.1. Ermittlung der Tageslosung durch Rckrechnung oder

Einzelaufzeichnung
Ab 1.1.2016 mssen Betriebe alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung einzeln
erfassen. Der Begriff Barumstze umfasst auch Zahlung per Bankomat- oder Kreditkarte, die
Hingabe von Barschecks oder ausgegebene Gutscheine, Bons, etc. Ein Kassasturz, wie ihn
Unternehmen bis 150.000,-- Jahresumsatz machen durften, ist ab 2016 grundstzlich nicht
mehr zulssig.

Broschre Die EinnahmenAusgabenRechnung

Seite 8 von 21

Achtung:
Laut Barumsatzverordnung muss jeder Bareingang mittels Registrierkasse einzeln aufgezeichnet
werden, wenn der Umsatz fr den einzelnen Betrieb in einem Wirtschaftsjahr den Betrag von
30.000,-- berschreitet. Die indirekte Tageslosungsermittlung ist dann nicht zulssig.
Die Details knnen dem Infoblatt "Barumsatzverordnung" entnommen werden.
Fr gewisse Unternehmensgruppen bzw. Umsatzarten gibt es Ausnahmen oder Erleichterungen
bei der Einzelaufzeichnungspflicht, die Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems
und
die
Belegerteilungsverpflichtung
(siehe
Infoblatt
Registrierkassenund
Belegerteilungspflicht)
Mssen die Betriebseinnahmen eines Tages nicht einzeln aufgezeichnet werden, kann die
Tageslosung durch Rckrechnung aus End- und Anfangsbestand der Kassa ermittelt werden
(Kassasturz).
Dabei sind End- und Anfangsbestand, alle Barausgnge sowie nicht erfolgswirksame Bareingnge
(z.B. Privateinlagen) tglich schriftlich zu erfassen. Eingnge, die nicht zu den
Betriebseinnahmen zhlen, mssen ausgeschieden werden (Privateinlagen, Bankabhebungen).
Die Rckrechnung hat fr jede Kassa gesondert zu erfolgen.
Schema indirekte Tageslosungsermittlung:
Kassa-Endbestand
- Kassa-Anfangsbestand
= Differenz
+ Ausgaben
- Privateinlagen, Bankabhebungen
= Tageslosung

Broschre Die EinnahmenAusgabenRechnung

Seite 9 von 21

6. Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.
Die Ausgaben mssen bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung tatschlich bezahlt, der Wert also
abgeflossen sein.
Zu den Betriebsausgaben gehren insbesondere:

Wareneinkauf (Handelswaren, Roh-, Hilfs-, Verbrauchsmaterial)

Personalkosten (Lhne, Gehlter, Lohnnebenkosten, wie gesetzlicher Sozialaufwand,
Kommunalsteuer, Dienstgeberbeitrag, U-Bahn-Steuer)
Energiebezug (Strom, Beheizung)
Pflichtbeitrge zur Sozialversicherung der Gewerblichen Wirtschaft
Abschreibungen (AfA) Pkt.6.1.
Geringwertige Wirtschaftsgter
Fahrt- und Reisespesen (Inland, Ausland, Tages- und Nchtigungsgelder)
Gebhren (Umlagen, Gemeinde, Post, Telefon etc.)
Honorare (Anwalt, Notar, Steuerberater, Buchhaltung)
Miete, Pacht (Gebude, Maschinen, Telefon, Leasing)
Kfz-Betriebskosten
Reparaturen (an Betriebsgebuden, Maschinen, Betriebsausstattung)
Material (Bro, Reinigung, Verpackung, Dekoration)
Steuern und Abgaben (Grundsteuer, Alkoholabgabe, Werbeabgabe etc.; nicht jedoch
Einkommensteuer)
Versicherungen (betriebliche Sachversicherungen, Pflichtversicherungen)
Werbung
Bankzinsen und Geldspesen (bei rein betrieblich genutztem Bankkonto)

Entfallen Betriebsausgaben auch auf den Privatbereich, ist ein entsprechender Privatanteil
auszuscheiden. Details dazu stehen in der Broschre "Betriebsausgaben bei der
Gewinnermittlung".
Hinweis:
Die Anschaffungskosten bzw. die Umrstkosten fr eine Registrierkasse sind nicht ber mehrere
Jahre zu verteilen (abzuschreiben), sondern knnen sofort im Jahr des Aufwandes in voller Hhe
als Betriebsausgabe angesetzt werden.

6.1. Absetzung fr Abnutzung (AfA)

Bei abnutzbaren Wirtschaftsgtern des Anlagevermgens ber 400, die im Betrieb lnger als
ein Jahr Verwendung finden, sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten gleichmig auf die
betriebsgewhnliche Nutzungsdauer zu verteilen. Dies geschieht in Form der sogenannten
Absetzung fr Abnutzung (AfA), die eine Betriebsausgabe darstellt.
Abnutzbare Anlagegter sind solche Wirtschaftsgter, die im Betrieb der Abnutzung durch
Gebrauch unterliegen (Gebude, Maschinen, Geschftseinrichtung, Fahrzeuge etc.). Die
Abnutzung kann entweder technischer (z.B. Maschine) oder wirtschaftlicher (z.B. Homepage)
Natur sein.
Nicht abnutzbare Anlagegter sind Wirtschaftsgter, die keiner Abnutzung durch Gebrauch
unterliegen, z.B. Grund und Boden.

Broschre Die EinnahmenAusgabenRechnung

Seite 10 von 21

Anschaffungskosten sind die Ausgaben, die fr den Erwerb eines Wirtschaftsgutes aufgewendet
werden.
Herstellungskosten sind jene Kosten, die angefallen, wenn ein Anlagegut im Betrieb selbst
hergestellt wird.
Wird der Gewinn durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermittelt, muss ein Anlagenverzeichnis
gefhrt werden (Muster siehe Pkt. 16).

6.2. Berechnung der AfA

Der Abschreibungsbetrag errechnet sich wie folgt:
Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten
Nutzungsdauer in Jahren
Beispiel:
Anschaffungskosten einer Maschine: 4.000.- Inbetriebnahme in der ersten Jahreshlfte;
betriebsgewhnliche Nutzungsdauer: 5 Jahre
jhrlicher Abschreibungsbetrag: 800.Erfolgt die Inbetriebnahme/Nutzung des Wirtschaftsgutes in der zweiten Jahreshlfte, steht fr
dieses Wirtschaftsjahr nur der nach obiger Formel errechnete halbe Abschreibungsbetrag als
Betriebsausgabe zu (Halbjahres-AfA).

6.3. Nutzungsdauer
Die betriebsgewhnliche Nutzungsdauer entspricht der technischen bzw. wirtschaftlichen
Nutzbarkeit des Anlagegutes und ist, wenn keine entsprechenden Erfahrungswerte gegeben sind,
im Schtzungswege zu ermitteln.
Der Gesetzgeber hat die Nutzungsdauer in folgenden Fllen festgelegt:

40 Jahre (2,5%) fr Betriebsgebude

67 Jahre (1,5%) fr Wohngebude

Bei PKW und Kombi betrgt die Nutzungsdauer 8 Jahre. Siehe Details in der Broschre Die
betriebliche Verwendung von PKW, Kombi und LKW.

6.4. Geringwertige Wirtschaftsgter

Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten von abnutzbaren Anlagegtern knnen zur Gnze als
Betriebsausgaben abgesetzt werden, wenn diese Kosten fr das einzelne Anlagegut 400,-- nicht
bersteigen. Diese Grenze ist fr vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer eine Nettogrenze.
Fr nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer ist diese Grenze brutto zu verstehen, also
inklusive Umsatzsteuer.
Tipp!
Eine sofortige Abschreibung wird nur dann sinnvoll sein, wenn steuerpflichtige Gewinne gemacht
wurden.

Broschre Die EinnahmenAusgabenRechnung

Seite 11 von 21

7. Behandlung von Verlusten

Ist die Summe aller Betriebsausgaben eines Kalenderjahres grer als die Summe der Einnahmen,
ergibt sich als Differenzbetrag ein Verlust. Ein solcher kann bei der Veranlagung zur
Einkommensteuer mit anderen positiven Einknften (z.B. Lohneinknfte, Einknfte aus
Vermietung und Verpachtung) desselben Kalenderjahres ausgeglichen werden.
Hinweis:
Der Einnahmen-Ausgaben-Rechner hat ab 01.01.2016 die Mglichkeit entstandene Verluste zu
100% zeitlich unbegrenzt vorzutragen. Dies gilt auch fr alle ab dem Jahr 2013 entstandenen
Verluste (sowie eventuell noch offenen Anlaufverluste). Nhere Ausfhrungen dazu finden Sie in
unserem Infoblatt "Der Verlustvortrag".

8. Wareneingangsbuch
Gewerbliche Unternehmer, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermitteln,
sind verpflichtet fr steuerliche Zwecke ein Wareneingangsbuch zu fhren (Muster siehe Pkt.17).
In das Wareneingangsbuch sind alle Waren (einschlielich der Rohstoffe, Halberzeugnisse,
Hilfsstoffe und Zutaten) einzutragen, die der Unternehmer erwirbt um sie entweder
weiterzuverkaufen oder zu verarbeiten.
Waren, die nach der Art des Betriebes blicherweise zur gewerblichen Weiterveruerung
erworben werden, sind auch dann einzutragen, wenn sie fr betriebsfremde z.B. private Zwecke
Verwendung finden.
Das Wareneingangsbuch muss folgende Angaben enthalten:

fortlaufende Nummer der Eintragung

Tag des Wareneinganges oder der Rechnungsausstellung
Name (Firma) und Anschrift des Lieferanten
Bezeichnung, wobei eine branchenbliche Sammelbezeichnung gengt (z.B. Bcher,
Brombel, Kfz-Ersatzteile)
Preis
Hinweis auf die dazugehrigen Belege

Die Eintragungen sind in richtiger zeitlicher Reihenfolge vorzunehmen; die Betrge mssen
monatlich und jhrlich zusammengerechnet werden.
Der Waren-(Material-)bestand am Jahresende muss nicht ermittelt werden, weil der EinnahmenAusgaben-Rechner nicht verpflichtet ist eine Inventur zu erstellen.
Nhere Informationen dazu finden Sie in unserem Infoblatt "Wareneingangsbuch".

Broschre Die EinnahmenAusgabenRechnung

Seite 12 von 21

9. Anlagenverzeichnis
Zum Nachweis fr die jhrliche Abschreibung mssen Einnahmen-Ausgaben-Rechner ein
Verzeichnis der im Betrieb verwendeten Wirtschaftsgter des abnutzbaren Anlagevermgens
fhren (Muster siehe Pkt. 16).
Das Verzeichnis hat zu enthalten:

Bezeichnung jedes einzelnen Anlagegutes

Gegenstand, Lieferant (Name und Anschrift)
Anschaffungsdatum
Anschaffungs- oder Herstellungskosten
Betrag der jhrlichen Absetzung fr Abnutzung (AfA)
voraussichtliche Nutzungsdauer
den noch absetzbaren Betrag (Restbuchwert zum 31.12.)

Ist das Anlagegut zur Gnze abgeschrieben und wird es weiterhin genutzt, verbleibt ein
Erinnerungswert (z.B. ein Cent) im Anlagenverzeichnis.

10. Lohnkonten
Sofern der Einnahmen-Ausgaben-Rechner Arbeitnehmer beschftigt, hat er am Ort der
Betriebssttte fr jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto zu fhren. Im Lohnkonto hat der
Arbeitgeber folgendes anzugeben:

Name
Versicherungsnummer
Wohnsitz
Alleinverdiener/Alleinerzieherabsetzbetrag laut Antrag des Arbeitnehmers
Name und Versicherungsnummer des (Ehe)Partners, wenn der Alleinverdienerabsetzbetrag
bercksichtigt wurde
Name und Versicherungsnummer des Kindes, wenn der Alleinerzieherabsetzbetrag
und/oder Kinderzuschlag bercksichtigt wird
Pendlerpauschale
Freibetrag laut Mitteilung des Finanzamts

Darber hinaus sind mit Verordnung weitere Daten festgelegt, die ein Lohnkonto enthalten muss.
Nhre Informationen dazu im Infoblatt Lohnkonto.

Broschre Die EinnahmenAusgabenRechnung

Seite 13 von 21

11. Aufzeichnungen fr die Umsatzsteuer

Jeder Unternehmer ist verpflichtet, zur Feststellung der Umsatzsteuer und der Grundlage ihrer
Berechnung Aufzeichnungen zu fhren.

11.1. Steuerpflichtige Leistungen

Der Umsatzsteuer unterliegen

alle Lieferungen und sonstigen Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt
ausfhrt,
der Eigenverbrauch,
die Einfuhr von Gegenstnden und
der innergemeinschaftliche Erwerb.

Aufzuzeichnen sind

die vereinbarten bzw. vereinnahmten Entgelte

fr ausgefhrte Lieferungen und sonstigen Leistungen
fortlaufend unter Angabe des Tages
getrennt nach steuerfreien und steuerpflichtigen Umstzen und
getrennt nach Steuerstzen.

Die Entgelte fr Umstze, bei denen die Steuer vom Leistungsempfnger geschuldet wird
(Reverse Charge), sind gesondert aufzuzeichnen.
Weiters sind Aufzeichnungen ber die vereinnahmten Entgelte fr noch nicht ausgefhrte
Umstze (Anzahlungen) sowie ber den Eigenverbrauch (= Entnahme fr private Zwecke) zu
fhren.

11.2. Vorsteuern
Unter Vorsteuer versteht man die Umsatzsteuerbetrge, die von einem anderen Unternehmer in
einer Rechnung gesondert ausgewiesen werden. Diese Vorsteuer kann von der
Umsatzsteuerschuld in Abzug gebracht werden. Voraussetzung hierfr ist eine ordnungsgeme
Rechnung und dass die Lieferung oder sonstige Leistung bereits ausgefhrt und die Zahlung
geleistet wurde.
ber die abziehbaren Vorsteuern sind Aufzeichnungen zu fhren. Daraus mssen hervorgehen:

die Entgelte fr bezogene sonstige Leistungen und Lieferungen,

die vor Ausfhrung dieser Umstze bezahlten Entgelte (Anzahlungen) und
die auf diese Entgelte entfallende Steuer.

11.3. Umsatzsteuervoranmeldung (UVA)

Die Differenz zwischen der abzufhrenden Umsatzsteuer und den abziehbaren Vorsteuern ergibt
eine Zahllast oder einen berschuss.
Die Zahllast (Betrag der Umsatzsteuer ist hher als die abziehbaren Vorsteuern) und der
berschuss (Betrag der abziehbaren Vorsteuerbetrge bersteigt die Umsatzsteuer) werden in
der zu erstellenden Umsatzsteuervoranmeldung (UVA; Formular U30) berechnet.

Broschre Die EinnahmenAusgabenRechnung

Seite 14 von 21

Ergibt sich eine Zahllast, muss der errechnete Betrag sptestens einen Monat und 15 Tage nach
Ablauf des jeweiligen Voranmeldungszeitraumes an das Finanzamt entrichtet werden.
Im Falle eines berschusses kann entweder sofern sich auf dem Abgabenkonto ein Guthaben
ergibt die Rckzahlung oder die Verrechnung mit anderen Abgaben verlangt werden.
Grundstzlich ist die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich zu erstellen.Liegt der
Vorjahresumsatz allerdings unter 100.000,-- besteht die Mglichkeit an Stelle des monatlichen
auch einen vierteljhrlichen Voranmeldungszeitraum zu whlen. Die UVA muss dann fr jedes
Quartal (Kalendervierteljahr) ausgefllt werden. Die Umsatzsteuer-Zahllast ist jeweils einen
Monat und 15 Tage nach Ende eines Quartals fllig (15.5., 15.8., 15.11., 15.2.).
Unternehmer sind von der Verpflichtung zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) bei
rechtzeitiger Entrichtung der Steuerschuld dann befreit, wenn die Umstze im vorangegangenen
Kalenderjahr hchstens 30.000,-- betragen haben.
Eine UVA ist immer abzugeben, wenn sich fr einen Monat bzw. Quartal ein Guthaben ergibt.
Hinweis:
Die UVAs sind elektronisch ber Finanz-Online an das Finanzamt zu bermitteln, sofern ein
Internetanschluss besteht und die Umstze im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als
30.000,-- betragen haben.

11.4. Wann entsteht die Umsatzsteuerschuld?

Einnahmen-Ausgaben-Rechner haben die Umsatzsteuer fr die Betriebseinnahmen nach dem so
genannten Ist-System (Besteuerung nach vereinnahmtem Entgelten) zu ermitteln.
Die Umsatzsteuerschuld entsteht mit Ende des Monats, in dem die Zahlung eingeht. Fllig wird
die Umsatzsteuer idR einen Monat und 15 Tage spter.

11.5. Wann entsteht der Vorsteueranspruch?

Die Vorsteuer wird ebenso nach dem so genannten Ist-System ermittelt. Der
Vorsteueranspruch entsteht mit Ende jenes Monats, in dem sowohl die Lieferung erfolgt ist als
auch eine den Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes entsprechende Rechnung vorliegt
(mageblich ist das Rechnungsausstellungsdatum) und die Zahlung geleistet worden ist.
Bei Anzahlungen entsteht der Vorsteueranspruch in dem Monat, in dem die Anzahlung tatschlich
bezahlt wurde und eine ordnungsgeme Anzahlungsrechnung vorliegt.

11.6. Verbuchungsmethoden
Die Verbuchung der Umsatzsteuer bzw. der Vorsteuerbetrge kann bei der Einnahmen-AusgabenRechnung entweder nach der Nettomethode oder nach der Bruttomethode erfolgen.
Bei der Nettomethode wird die Umsatzsteuer als Durchlaufposten behandelt. Alle Einnahmen
und Ausgaben werden netto verbucht.
Die Zahllast stellt bei der Nettomethode keine Betriebsausgabe dar. Ein berschuss bewirkt
keine Betriebseinnahmen.
Der Eigenverbrauch wird ebenfalls netto als Betriebseinnahme verbucht.

Broschre Die EinnahmenAusgabenRechnung

Seite 15 von 21

Bei der Bruttomethode werden die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben brutto, d.h.
inklusive Umsatzsteuer, verbucht. Die monatlichen umsatzsteuerliche Vorauszahlungen stellen
Betriebsausgaben dar.
Die Umsatzsteuer, die auf den Eigenverbrauch entfllt (Entnahme von Sachgtern), ist keine
Betriebsausgabe. Vorsteuern, die fr abnutzbare Anlagegter in Rechnung gestellt werden,
mssen bei der Bruttomethode in dem Monat, in dem das Anlagegut bezahlt wird, als
Betriebsausgabe abgesetzt werden. Der Nettobetrag ist ins Anlageverzeichnis aufzunehmen.
Die Umsatzsteuerzahllast stellt bei der Bruttomethode eine Betriebsausgabe dar, ein berschuss
ist dagegen als Betriebseinnahme zu erfassen.
Hinweis:
Die Nettomethode ist einfacher und wird in der Praxis am hufigsten angewendet.

11.7. Erfllung der Aufzeichnungspflichten

Es empfiehlt sich, die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten im Rahmen des EinnahmenAusgaben-Journals zu erfllen.
Das Journal sollte so gestaltet sein, dass alle Daten daraus hervorgehen, die fr das Ausfllen
der Umsatzsteuervoranmeldung bentigt werden.
Die Aufteilung nach Steuerstzen kann in der Form erfolgen, dass die Einnahmenspalte nach
Steuerstzen unterteilt bzw. eigene Konten eingerichtet werden.
Fr die Erfassung der Vorsteuern sollte eine eigene Spalte im Einnahmen-Ausgaben-Journal bzw.
in der Buchhaltung eingerichtet werden.

12. Kleinunternehmer bei der Umsatzsteuer

Unternehmer, deren Nettoumsatz im Kalenderjahr 30.000,-- nicht berschreitet, fallen
automatisch unter die so genannte Kleinunternehmerregelung.
Das hat folgende Auswirkungen:

kein Umsatzsteuerausweis auf den Rechnungen,

keine Umsatzsteuerabfuhr an das Finanzamt,
kein Vorsteuerabzug,
keine Umsatzsteuervoranmeldungen und
eine Umsatzsteuerjahreserklrung ist nur bei einem Umsatz von mehr als 30.000,-abzugeben. Die Steuerfreiheit bleibt trotzdem bestehen.

Fr die Berechnung der Kleinunternehmergrenze ist die Umsatzsteuer herauszurechnen, auch

wenn der Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abfhren muss.

Broschre Die EinnahmenAusgabenRechnung

Seite 16 von 21

Beispiel:
Ein IT-Spezialist erzielt Einnahmen in Hhe von 36.000. Der fr die Kleinunternehmergrenze
magebende Nettoumsatz errechnet sich wie folgt:
36.000/1,2 = 30.000
Der Unternehmer kann die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.
Hinweis:
Das einmalige berschreiten der Nettogrenze von 30.000.- um maximal 15% (= 34.500.-)
innerhalb von fnf Kalenderjahren ist unbeachtlich.
Mchte der Kleinunternehmer den Vorsteuerabzug geltend machen, besteht die Mglichkeit dem
Betriebsfinanzamt schriftlich zu erklren, dass auf die Kleinunternehmerregelung verzichten
wird (Regelbesteuerungsantrag mittels Formular U12). Ein solcher Antrag ist immer dann zu
empfehlen, wenn die Vorsteuerbetrge hher als die Umsatzsteuer sind.
Tipp!
Ein Regelbesteuerungsantrag sollte auch dann gestellt werden, wenn der Kleinunternehmer
Unternehmer beliefert, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.
Der Antrag kann bis zur Rechtskraft des Umsatzsteuerjahresbescheides gestellt werden. Diese
schriftliche Erklrung bindet den Unternehmer fr fnf Kalenderjahre. Der Unternehmer ist fr
diesen Zeitraum zum Vorsteuerabzug berechtigt und muss Umsatzsteuer verrechnen
(gesonderter Umsatzsteuer-Ausweis) und an das Finanzamt abfhren.
Details stehen in unserem Infoblatt "Kleinunternehmerregelung (Umsatzsteuer)".

13. Steuererklrungen
Unternehmer haben fr das abgelaufene Jahr eine Einkommensteuererklrung und eine
Umsatzsteuererklrung abzugeben.
Die Einkommensteuererklrung besteht blicherweise aus den Formularen E1 und E1a. Das
Formular E1a enthlt eine vorgegebene Gliederung der Ertrge und Aufwendungen sowie
bestimmte Kennzahlen. Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Papierform ist nicht mehr
beizulegen.
Alle Steuererklrungen sind bis zum 30.04. des Folgejahres einzureichen. Fr den Fall der
bermittlung ber Finanz-Online verlngert sich die Frist bis zum 30.06. des Folgejahres.
Personen, die von Steuerberatern vertreten werden haben lngere Abgabefristen.
Die Frist kann auf Antrag erstreckt werden. Bei nicht rechtzeitiger Abgabe droht ein
Versptungszuschlag von bis zu 10% der Abgabenschuld.
Verfgt der Unternehmer ber einen Internetanschluss und bersteigt sein Vorjahresumsatz
30.000,--, besteht die Pflicht zur elektronischen bermittlung.
Smtliche Steuerformulare knnen auf der Homepage des BMF abgerufen werden.

Broschre Die EinnahmenAusgabenRechnung

Seite 17 von 21

14. Steuerliche Begnstigung fr Einnahmen-Ausgaben-Rechner

Seit dem Veranlagungsjahr 2010 kann ein Gewinnfreibetrag in Hhe von 13% des Jahresgewinnes
von natrlichen Personen und Mitunternehmern, die Einknfte aus einer betrieblichen Ttigkeit
erzielen, geltend gemacht werden. Der Gewinnfreibetrag setzt sich aus einem Grundfreibetrag
fr Gewinne bis 30.000,-- und darber hinaus aus einem investitionsbedingten
Gewinnfreibetrag zusammen. Der Grundfreibetrag wird automatisch bercksichtigt.
Um den investitionsbedingten Gewinnfreibetrag nutzen zu knnen, mssen in dieser Hhe neue,
abnutzbare, krperliche Wirtschaftsgter des Anlagevermgens mit einer betrieblichen
Nutzungsdauer von mindestens 4 Jahren oder gewisse Wertpapiere (Wohnbauanleihen)
angeschafft bzw. hergestellt worden sein. Der Freibetrag steht zustzlich zur Abschreibung zu
und fhrt zu keiner Verminderung der Abschreibungsbasis. Den investitionsbedingten
Gewinnfreibetrag ab Gewinnen von 30.000,-- gibt es somit fr Realinvestitionen sowie ab 2014
fr Investitionen in Wohnbauanleihen.
Begnstigte Wertpapiere sind in einem gesonderten Verzeichnis auszuweisen. Der Ausweis im
Anlagenverzeichnis reicht nicht aus.
Ab einem Gewinn von 175.000,-- tritt eine Einschleifregelung beim Gewinnfreibetrag in Kraft.
Die bisher vorgesehene Befristung entfllt. Details stehen in unserem Infoblatt Der
Gewinnfreibetrag.
.

15. Aufbewahrung von Unterlagen

Bcher und Aufzeichnungen, die dazugehrigen Belege sowie alle Grundaufzeichnungen sind
7 Jahre aufzubewahren. Das gilt auch fr Geschftspapiere und sonstige Unterlagen, die fr die
Abgabenerhebung von Bedeutung sind. Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstcke
betreffen, mssen 22 Jahre aufbewahrt werden.
Die elektronische Archivierung dieser Unterlagen ohne gleichzeitige Aufbewahrung der originalen
Bcher, Aufzeichnungen und zugehrigen Belege, ist dann gestattet, wenn deren
urschriftgetreue Wiedergabe gewhrleistet ist (z.B. durch einscannen, Mikrofilme etc.).
Ausfuhrnachweise bei Exporten, welche auf Papierformularen erstellt worden sind, mssen
immer im Original aufbewahrt werden.
Darber hinaus sind Unterlagen noch so lange bereitzuhalten, als sie fr anhngige Verfahren
oder als Beweismittel bentigt werden.
Die Aufbewahrungsfrist luft vom Schluss des Kalenderjahres, fr das die Eintragungen in die
Bcher oder Aufzeichnungen vorgenommen wurden, und fr Belege, Geschftspapiere und
sonstige Unterlagen vom Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen.
Weitere Informationen zu den Aufbewahrungsfristen aus steuerlicher Sicht entnehmen Sie
unserem Infoblatt Aufbewahrungsfristen.
Es sollten keinesfalls Unterlagen vernichtet werden, die zu einer allflligen zivilrechtlichen
Beweisfhrung notwendig sein knnten (z.B. Produkthaftung, Eigentumsrecht, Arbeitsvertragsrecht etc.).

Broschre Die EinnahmenAusgabenRechnung

Seite 18 von 21

16.

Muster Anlagenverzeichnis

Beispiel:
1.2.16: Kauf PC um 900 netto
lf. Nummer: 1
Nutzungsdauer: 3 Jahre
Abschreibung 2016: 900/3 = 300

lf.
Nr
.
1
2

Anschaffungstag

1.2.16
8.10.16

8.10.16: Kauf Broeinrichtung um 1.500 netto

lf. Nummer: 2
Nutzungsdauer: 5 Jahre
Abschreibung 2016: 1.500/5/2=
150(Halbjahresabschreibung!)

Bezeichnung

Name,
Anschrift
Lieferant

PC
Broeinrichtung

XY
XY

Nutzungsdauer in
Jahren
3
5

Anschaffungs
kosten/Herst
ellungskoste
n
900
1.500

Buchwert
1.1.

Jahresabschreibung

Buchwert
31.12.

-----

300
150

600
1.350

17. Muster Wareneingangsbuch

Beispiel Eingangsrechnung (auszugsweise):
Baustoff GmbH
1040 Wien
Stck
600
3

lf.
Nr.

Fliesen
Kleber

E49

Wien, am 15.2.16
Einzel

Netto

20% USt

Brutto

1,23
14,80

738,00
44,40

147,60
8,88

885,60
53,28

782,40

156,48

938,88

Tag der
Rechnungsausstellung

Name, Anschrift
Lieferant

Bezeichnung

Preis

Belegnummer

57
58

15.2.16
15.2.16

Baustoff GmbH
Baustoff GmbH

Fliesen
Kleber

885,60
53,28

E49
E49

Broschre Die EinnahmenAusgabenRechnung

Seite 19 von 21

18. Mindestgliederung der Einnahmen und Ausgaben

Betriebseinnahmen :
Ertrge/Betriebseinnahmen, fr die der Auftraggeber keine
Meldepflicht nach 109a EStG hat (einschlielich Eigenverbrauch)
Betriebseinnahmen, fr die Mitteilungen gem. 109a EStG ausgestellt
wurden
Anlagenertrge/Entnahmewert von Anlagevermgen
brige Ertrge/Betriebseinnahmen (inkl. Finanzertrge)

Betriebseinnahmen gesamt
Betriebsausgaben :
Waren- Roh- und Hilfsstoffe
Beigestelltes Personal (Fremdpersonal) und Fremdleistungen
Personalaufwand (eigenes Personal, inkl. Lohnnebenk.)
Abschreibungen auf das Anlagevermgen (AfA, geringwertige
Wirtschaftsgter)
Instandhaltungen fr Gebude
Reise- und Fahrtspesen, inkl. Kilometergeld und Diten (ohne
tatschliche KFZ-Kosten)
Tatschliche KFZ-Kosten (ohne AfA ,Leasing und Kilometergeld)
Miet- und Pachtaufwand, Leasing
Provisionen an Dritte, Lizenzgebhren
Werbe- und Reprsentationsaufwendungen, Trinkgelder
Buchwert abgegangener Anlagen
Zinsen und hnliche Aufwendungen
Eigene Pflichtversicherungsbeitrge (gewerbliche Sozialversicherung)
u. Beitrge zu Versorgungs- u. Untersttzungseinrichtungen
betriebliche Spenden
brige Betriebsausgaben

Betriebsausgaben gesamt
Gewinn (vor Gewinnfreibetrag)/ Verlust

Broschre Die EinnahmenAusgabenRechnung

Seite 20 von 21

19. Muster kombiniertes Kassa/Bankbuch mit Spesenverteiler

(Beispiel fr den Monat Mrz, Nettoaufzeichnung)
Kassa
Lfd
Nr.

Datum

Beleg

Text

Einnahmen

Bank

Ausgaben

Einnahmen

Ausgaben

Vorsteuer

600

100

120

20

Waren

Personalaufwand

Afa,
GWG

KFZKosten

Miete

brige
Betriebsausgaben

45

1.3.

B18

Miete

46

2.3.

B19

Ware

47

2.3.

K45

Benzin

48

5.3.

B20

AR 15

49

10.3.

K46

AR 26

50

15.3.

K47

Handy

51

15.3.

B21

Telefon

30

25

52

27.3.

B22

Versicherung

400

400

53

28.3.

B23

AR 20

54

31.3.

B24

Lohn

80

456

76

380

1.200
310

Einnahmen
Bank:

6.800

Summe
Umsatz
brutto

7.200

Vorauszahlung

80

400

400

Vorsteuer

100

5.600

Einnahmen
Kassa:

Umsatz
netto
Umsatzsteuer

500

536

6.800

1.460

310
201

100

310

380

80

500

425

:1,2

6.000
1.200
-201
999

Das Belegsymbol B steht fr Bank. Das Belegsymbol K steht fr Kassa (Barzahlungen).

Sptestens am 15.5. (bei monatlicher Abfuhr der Umsatzsteuer) sind 999,-- an das Finanzamt
zu berweisen.

Broschre Die EinnahmenAusgabenRechnung

Seite 21 von 21