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Uma proposta de Assessoria de Comunicao para o Campus Juiz de Fora do Instituto Federal de
Educao, Cincia e Tecnologia do Sudeste de Minas Gerais
Juiz de Fora
Outubro de 2012
Juiz de Fora
Outubro de 2012
Uma proposta de Assessoria de Comunicao para o Campus Juiz de Fora do Instituto Federal de
Educao, Cincia e Tecnologia do Sudeste de Minas Gerais
Trabalho de Concluso de Curso apresentado como requisito para obteno de grau de Bacharel
em Comunicao Social na Faculdade de Comunicao Social da UFJF
______________________________________________________
Prof. Dr. Mrcio de Oliveira Guerra (UFJF) Orientador
______________________________________________________
Prof. Ms. Ricardo Bedendo (UFJF) Convidado
______________________________________________________
Profa. Ms. Letcia Barbosa Torres Americano (UFJF) Convidada
Juiz de Fora
Outubro de 2012
AGRADECIMENTOS
minha esposa e fiel companheira Mrcia, pela lealdade, companheirismo, cumplicidade, amor,
carinho, ateno e renncia. Meu eterno agradecimento por me apoiar nas minhas maiores
loucuras e por me permitir sonhar alto. Sem sua presena em minha vida, esta caminhada seria
em vo. Meu amor por voc vai alm do infinito.
Ao meu sogro Jos Maria, minha sogra Nilza, minha av Magdalena, meus cunhados Gustavo,
Stela, Marcelle e Vincius, meus tios Getlio, Marna, Marieni e Cludio e meus primos Dbora,
Rodrigo e Thais, que vibraram comigo em cada passo dado, por me acolherem e acreditarem em
meus maiores devaneios. A convivncia com vocs foi fundamental para minha caminhada.
Vocs so, verdadeiramente, minha segunda famlia. Muito obrigado pelo carinho.
minha irm Ana Luiza, por me entender, me ouvir, me aconselhar... Tenho certeza que, mesmo
estando distantes um do outro, seus pensamentos e vibraes positivas se fizeram presentes em
todos os momentos de minha caminhada. Voc minha grande companheira.
Aos meus tios Andr, Ana Amlia e ngelo, por compreenderem minhas falhas e saberem que
elas no diminuem o amor que sinto por eles.
Aos meus primos Heitor e Rafael, pelos ensinamentos de cada encontro. Aprendo muito com
vocs.
Ao meu primo, compadre e filho reserva Guilherme, por ter me dado o privilgio de me sentir
pai desde os meus 18 anos. Desejo que minha filha tenha por mim o mesmo respeito e admirao
que voc me dedicou por todos esses anos.
vov Nilza, pelo amor de me, o ombro amigo e a compreenso de minhas ausncias.
Ao meu querido vov Joo e ao tio Joozinho que, onde estiverem, certamente esto felizes
com a minha conquista. Vocs sempre foram e sempre sero meus pais de verdade e sei que esto
sempre ao meu lado. Esse sonho tambm de vocs.
Aos meus amigos-irmos e compadres Glucio e Tati, que sempre se mostraram amigos de
verdade, estando ao meu lado nos momentos mais difceis. O apoio de vocs na minha vida
pessoal, profissional e acadmica foi imprescindvel. Vocs tambm so os amores da minha
vida.
Ao meu orientador, professor Mrcio Guerra, por aceitar caminhar comigo nessa jornada. Voc
no sabe o quanto seu apoio me ajudou a acreditar em mim. Muito obrigado.
Ao coordenador do curso de Comunicao Social noturno, professor Eduardo Leo, por me dar
um voto de confiana e acreditar na minha capacidade.
Ao diretor geral do Campus Juiz de Fora do IF Sudeste MG, professor Paulo Rogrio Arajo
Guimares, por ter confiado no meu trabalho e me permitido desenvolver este projeto.
RESUMO
SUMRIO
1 INTRODUO ..............................................................................................................
p. 11
p. 13
p. 13
p. 18
p. 22
p. 27
p. 31
p. 32
p. 34
p. 39
p. 39
p. 41
p. 42
p. 42
p. 43
p. 45
p. 46
5 PROPOSTAS .................................................................................................................. p. 47
5.1 RECURSOS FSICOS E HUMANOS .........................................................................
p. 47
p. 48
p. 49
p. 49
p. 50
p. 52
p. 53
p. 53
p. 54
p. 55
p. 56
7 REFERNCIAS .............................................................................................................
p. 58
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1 INTRODUO
Esse trabalho de concluso de curso se prope a indicar os melhores meios para se ter
um processo de comunicao eficaz no Campus Juiz de Fora do Instituto Federal de Educao,
Cincia e Tecnologia do Sudeste de Minas Gerais. O estudo aqui apresentado fruto de uma
observao direta na Assessoria de Comunicao, Cerimonial e Eventos da instituio, conta com
anlises bibliogrficas, descrio das atividades desenvolvidas pelo setor e propostas para a
melhoria no desempenho destas atividades.
Por ser servidor tcnico-administrativo em educao da instituio, lotado na
Assessoria de Comunicao, Cerimonial e Eventos, me interessei por tentar traar um diagnstico
das atividades desenvolvidas e levantar possibilidades que permitam o seu aprimoramento.
Embora seja difcil a total imparcialidade, por tratar-se de um servidor do quadro da instituio,
procurou-se fazer uma anlise crtica da Assessoria e de sua relao com os demais setores da
organizao. A inteno que os dados levantados por este trabalho possam servir de apoio aos
gestores na construo de uma prtica de comunicao eficaz e atuante.
No segundo captulo, foi feito um breve histrico e o detalhamento de alguns
conceitos que demonstram a importncia da comunicao para a sobrevivncia das organizaes.
A partir da revoluo industrial, a comunicao organizacional surge como atividade essencial
para se atingir metas e estimular e atender demandas de consumo. Essa prtica passou por muitas
mudanas. No Brasil, com o processo de redemocratizao, as organizaes passaram a ter um
compromisso maior com o seu pblico, que passou a exigir uma comunicao de qualidade.
O captulo seguinte aborda a importncia da criao, manuteno e consolidao da
imagem institucional, o maior patrimnio de uma organizao. Foram detalhados os conceitos de
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imagem e identidade, bem como os meios atravs dos quais a comunicao pode contribuir para
o seu desenvolvimento.
O quarto captulo tem enfoque na descrio de diversas atividades inerentes a uma
assessoria de comunicao, destacando a importncia da comunicao integrada nas organizaes
para o aprimorando dos fluxos de informaes com os pblicos internos e externos, de forma a
proporcionar resultados efetivos para a organizao.
O captulo cinco traz um breve histrico do Campus Juiz de Fora e informaes
detalhadas sobre as atividades desenvolvidas pela Assessoria de Comunicao, Cerimonial e
Eventos, descrevendo os recursos fsicos e humanos que o setor possui e a dinmica da realizao
de seus trabalhos.
Por fim, so apresentadas sugestes e alternativas para a melhoria da execuo das
atividades da Assessoria, indicando aes que podem ser implementadas pelo setor, com o apoio
da administrao da instituio, visando criar e fortalecer a identidade da marca Instituto Federal,
mantendo a histrica tradio de excelncia no ensino oferecida pelo antigo CTU nos seus 55
anos de existncia.
Esse trabalho busca demonstrar como a comunicao importante, no s para
divulgar e difundir informaes, mas tambm auxiliar e indicar melhorias para o funcionamento e
os resultados das organizaes.
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2.1 HISTRICO
Ao longo do tempo tais publicaes, nascidas sob a gide das relaes pblicas e das
relaes industriais, foram tomando a forma de um jornalismo empresarial.
A origem do trabalho de assessoria de imprensa data do incio do sculo XX. Um
jornalista americano chamado Ivy Lee decidiu, em 1906, abandonar o jornalismo para prestar
servios a John D. Rockefeller, poderoso homem de negcios dos Estados Unidos, fundador da
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indstria de combustvel e ferro Standard Oil. Nas palavras de Chaparro (2010, p. 4), Lee tinha a
tarefa de conseguir que o velho baro do capitalismo selvagem, de odiado, passasse a ser
venerado pela opinio pblica americana. Sobre o empresrio, Chaumely e Huisman (apud
Chaparro, 2010, p. 4) relatam que
a hostilidade do grande pblico era muito acentuada contra o big business americano,
John Rockefeller, acusado de aspirar ao monoplio, de mover uma luta sem quartel s
pequenas e mdias empresas, de combater sem olhar a meios, numa palavra, de ser
feroz, impiedoso, sanguinrio.
Ainda de acordo com Chaparro (2010, p. 6), a partir do trabalho realizado com
Rockefeller, Lee criou uma assessoria que fornecia a seus clientes notcias para serem divulgadas
jornalisticamente, no como anncios ou matrias pagas. Ele publicou uma declarao de
princpios, em forma de carta aos editores, considerado um documento histrico, transcrito
abaixo:
Este no um servio de imprensa secreto. Todo nosso trabalho feito s claras.
Pretendemos fazer a divulgao de notcias. Isto no agenciamento de anncios. Se
acharem que o nosso assunto ficaria melhor na seo comercial, no o usem. Nosso
assunto exato. Maiores detalhes, sobre qualquer questo, sero dados prontamente. E
qualquer diretor de jornal interessado ser auxiliado, com o maior prazer, na verificao
direta de qualquer declarao de fato. Em resumo, nosso plano divulgar, prontamente,
para o bem das empresas e das instituies pblicas, com absoluta franqueza, imprensa
e ao pblico dos Estados Unidos, informaes relativas a assuntos de valor e de interesse
para o pblico.
Com a prtica das regras publicadas neste documento, o jornalista tornou-se, segundo
Chaparro (2010, p. 8) um especialista valioso para consultas e pensatas jornalsticas,
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Para Viveiros e Eid (2007, p. 39), a conjuntura poltica da poca causava tambm
forte influncia sobre as atividades de assessoria de imprensa.
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O jornalista que ocupava essa funo muitas vezes constrangido e premido pelas
circunstncias desempenhava um papel diametralmente oposto s regras bsicas da
atividade. Em vez de agendar entrevistas, encarregava-se de desmarc-las e impedi-las;
em vez de liberar informaes, era obrigado a cerce-las; em vez de abrir, tinha,
invariavelmente, de fechar portas para seus colegas dos jornais, revistas, rdios e
televises. Afinal, era a poca do Nada a declarar.
Acerca desta segunda etapa, Nassar (2009, p. 37-38) destaca o alinhamento das aes
da Aberje realidade histrica e produtiva do pas.
Os documentos e as publicaes gerados nos anos 1980, 1990 e 2000 ligam o perfil da
comunicao organizacional ao movimento de redemocratizao do Brasil, em 1985; aos
movimentos de reestruturao produtiva e de internacionalizao da economia brasileira
que atravessaram os anos 1990; e insero do tema e das prticas das responsabilidades
corporativas, entre as quais a responsabilidade social, ambiental, cultural e histrica, a
partir da segunda metade dos anos 1990.
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Eid (2007, p. 40), o desenvolvimento da atividade de assessoria de imprensa foi atropelado pela
ditadura e, aps a queda do regime, evoluiu expressivamente.
Foi necessrio num curtssimo prazo, inferior a duas dcadas desenvolver todo um
conceito de assessoria de imprensa no pas. A partir da dcada de 1980, numerosos
jornalistas com grande experincia nos veculos de comunicao tornaram-se
empreendedores, investindo talento e recursos na criao de empresas que foram
pioneiras no s no estabelecimento de know-how atualizado e de modelos operacionais,
como na mudana da cultura de relacionamento entre os sistemas sociais e a mdia.
Com a crise econmica dos anos 90, as assessorias de imprensa tornam-se um grande
mercado de trabalho para os jornalistas. A proliferao de ONGs e sua necessidade de
divulgao para continuidade institucional tambm trouxeram um grande investimento para o
setor.
Segundo Torquato do Rego (2009, p. 26), desenvolve-se hoje o sistema de
comunicao organizacional no Brasil, que v consolidadas suas estruturas, sua linguagem, seus
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veculos, suas estratgias, seus programas externos e internos, e, ainda, a profissionalizao dos
quadros.
Para ele, o aumento do raio de ao do setor, com participao ativa na administrao
pblica federal, estadual e municipal, na rea poltica e nas organizaes sindicais, associativas e
partidrias trouxe o conceito de comunicao organizacional, em que profissionais de diversas
reas se integram e se reforam.
Vivemos
numa
sociedade
em
constante
modificao.
As
transformaes
socioeconmicas e os avanos tecnolgicos dos ltimos anos, segundo Colnago (2011, p. 16),
obrigaram as organizaes a reavaliar e ajustar processos, estruturas, formas de comercializao
e paradigmas at ento pouco mutveis ou confortavelmente estanques. Neste sentido, a
comunicao assume papel estratgico para as organizaes, uma vez que o instrumento mais
capacitado para o intercmbio de informaes.
Como parte desta sociedade em mutao, a comunicao nas organizaes tambm
vem sofrendo variaes em seus conceitos, funes e definies. E o papel do jornalista neste
processo ainda divide autores e estudiosos sobre o tema.
A necessidade de o jornalista atuar em reas estratgicas das organizaes, fruto da
ampliao das atividades de assessoria de imprensa, fez com que ele se transformasse em gestor
da comunicao, trabalhando de forma integrada com outros profissionais.
Sobre o assunto, Kopplin e Ferraretto (2006) afirmam:
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Esse pensamento corroborado por Torquato do Rego (2009, p. 26), que desde a
dcada de 80 passou a utilizar tal denominao.
Tratava-se, afinal, de reconhecer a irrefutvel realidade: a comunicao resvalava para
outros terrenos e espaos, ampliando o escopo e adicionando novos campos ao territrio
da comunicao empresarial. Sindicatos, associaes, federaes, confederaes,
agremiaes, escolas, clubes e partidos polticos comeavam a usar, de maneira intensa,
as ferramentas da comunicao.
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Neste sentido, Curvello (2010, p. 97) afirma que instituies como a Aberje apoiam
este modelo proposto por Kunsch e atribui o sucesso da atuao comunicacional de grandes
empresas sua aplicao. Para ele:
Hoje, apesar da diversidade de modelos estruturais, (...) boa parte das assessorias de
comunicao nas organizaes brasileiras encontra-se sob uma mesma arquitetura, sob
um mesmo comando, buscando a integrao de processos e atividades, e apoiando as
aes estratgicas.
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muito importante para qualquer organizao que seus funcionrios sejam valorizados.
Para Bueno (2009, p. 95-96), preciso estabelecer uma comunicao interna dialgica, que no
distancie os funcionrios do processo de tomada de decises. Para ele, o protagonismo na
comunicao interna, a elevao do funcionrio condio de sujeito, a reduo dos nveis
hierrquicos e o dilogo construtivo so atributos inegociveis de uma organizao e de uma
sociedade modernas.
Sobre o assunto, Duarte e Monteiro (2009, p. 241) afirmam que:
Para fazer a comunicao organizacional fluir, preciso criar uma conscincia
comunicativa. E isso s possvel a partir de uma cultura organizacional em que
prevaleam um ambiente de transparncia, confiana e o estmulo cooperao.
Redistribuir a informao, faz-la circular nos mais variados sentidos e nos mais
diversos espaos ampliar a participao, o engajamento, a qualidade da gesto e a
capacidade de ao nas organizaes. Assim, a comunicao pode gerar maior
cooperao entre os integrantes da organizao.
Os mecanismos atravs dos quais uma organizao pode colocar em prtica sua
comunicao interna so variados, mas todos muito importantes para sua consolidao. Argenti
(2011, p. 229) defende que o estreitamento de laos entre a gerncia e os funcionrios, fazendo
com que eles se sintam seguros para fazer perguntas e oferecer conselhos sem temer represlias
um meio importante. Para ele, respeitar o funcionrio e saber ouvir e interagir com ele a base
para um programa de comunicao interna eficaz.
Ainda sobre a comunicao informal, Argenti (2011, p. 239) avalia que:
Os canais informais de comunicao das empresas uma rede que inclui desde
conversas particulares, boatos, fofocas e especulaes nos corredores entre dois
funcionrios at as ltimas curiosidades contadas no refeitrio devem ser
considerados um veculo de comunicao empresarial tanto quanto o so os boletins
internos ou as reunies com funcionrios.
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Qualquer que seja a sua forma de apresentao, o house organ deve conter informaes
teis ao seu pblico de interesse. Bueno (2009, p. 100) acredita que o house organ (...)
precisaria ser feito no apenas para os pblicos internos, mas com eles e (...) por eles. Os
funcionrios no deveriam ser apenas o pblico alvo da publicao, mas participar dela
ativamente. Isto, segundo ele, pode ser feito com a participao dos funcionrios, no s como
fontes, mas como propositores de pautas. Bueno (2009, p. 101) taxativo ao afirmar que:
Os house organs precisam colocar de vez os funcionrios como protagonistas, deixando
de lado a ideia (autoritria, arrogante) de que o profissional de comunicao ou o
diretor de RH (...) sabe o que o pblico deseja. Essa poltica de deixa comigo que eu
sei o que fao precisa acabar: o lema agora Vamos compartilhar o processo de
tomada de decises.
Kopplin e Ferraretto (2009, p. 131-132) afirmam que o house organ possui funes
especficas, e as enumera:
a)
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A imagem de uma organizao o seu maior patrimnio. Ela a percepo que seus
diferentes pblicos tm sobre seus produtos e servios e sobre sua estrutura. Os cuidados com a
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Porm, para se construir uma imagem positiva, necessrio que a organizao trabalhe
sua identidade. A diferena entre imagem e identidade bem apresentada por Torquato do Rego
(1986, p. 100):
Identidade formada por valores, princpios, conceitos, sistemas e at pode envolver
questes de natureza tcnica. Trata-se de agregar situaes que daro empresa uma
personalidade. A imagem o que passa para a opinio pblica. A imagem a sombra
da identidade. Quando a identidade no fixada de maneira adequada, a sombra
muito tnue. Identidade forte ajuda a passar uma imagem de fortaleza. O momento
aconselha ao estabelecimento de metas, valores, objetivos clarificados, que daro
transparncia e vigor imagem.
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As diversas ferramentas que uma assessoria de comunicao pode utilizar para criar,
manter ou modificar a imagem organizacional sero abordadas no prximo captulo.
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Duarte (2009, p. 268) faz um alerta cautela que um jornalista deve ter na forma de envio
de materiais para a mailing list:
A facilidade proporcionada pelo e-mail e por softwares que permitem o envio massivo
no deve impedir o rigor no controle para evitar desperdcio e desgaste para a assessoria
com nomes e cargos errados ou envio para jornalistas que no atuam com a pauta
proposta. Mais que um vasto mailing para distribuio indiscriminada de releases, a
personalizao na oferta costuma ter mais eficincia.
Kopplin e Ferraretto (2009, p. 118) ponderam, ainda, que a mailing list deve estar
organizada de forma prtica, possibilitando que as informaes sejam imediatamente
identificadas e facilmente consultadas.
Apesar de existirem empresas especializadas neste tipo de servio, a maioria das
assessorias de comunicao prefere organizar sua prpria mailing list.
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Ainda segundo ele, quando o release divulgado na ntegra pelo veculo, este assume,
assim as informaes como material editorial e garante, com a sua credibilidade, o aval s
informaes enviadas pela assessoria.
Quando isto acontece, a audincia interpreta que todo o processo para de produo da
notcia foi executado pelo veculo.
Para Kopplin e Ferraretto (2009, p. 92) o texto de um release deve ser elaborado com
rigorosos critrios de seleo e tratamento de informaes e deve ser redigido de acordo com a
tcnica da pirmide invertida. Eles afirmam ainda que:
O estilo jornalstico marcado por frases breves, palavras curtas, preferncia pelo
vocabulrio usual, ordem direta (sujeito, verbo e complemento), utilizao de adjetivos
somente quando necessrio, verbos rigorosos (preferencialmente na voz ativa) e, por ser
positivo, evitando expresses com a palavra no (por exemplo, usa-se negar em vez
de no aceitar).
O ideal que o texto de um release seja objetivo e no ultrapasse 30 linhas, tenha um lead
bem produzido, que estimule a continuidade de sua leitura e seus destinatrios devem ser
escolhidos cuidadosamente, para evitar que a assessoria caia no descrdito.
Press kit um material que serve de apoio a jornalistas durante eventos ou
acontecimentos de uma organizao. Geralmente entregue em uma pasta ou envelope.
Duarte (2009, p. 272) enumera diversos itens que podem conter o press kit, como:
(...) conjunto de releases, CD, cartaz, catlogo, estatsticas, anlises, cpias de
documentos, discursos, artigos, folhetos, fotos, brinde, produtos, vdeos, publicaes,
biografias, estudos de caso, mapas, quadros, levantamentos, histrias atraentes,
perguntas e respostas, papers institucionais, relatrios, dados estruturados ou brutos.
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Para que o trabalho de media training seja eficaz necessrio, porm, selecionar
adequadamente os porta-vozes e fontes e prepar-los corretamente, estimulando a expressividade
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3.4 CLIPPING
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Para Zanella (2010, p. 2), organizar um evento com eficincia significa demonstrar arte e
competncia para corresponder a todos esses anseios com a prestao de servios eficientes que
superem a expectativa dos participantes.
Os conceitos de cerimonial e protocolo so bem traduzidos por Salgado (2010, p. 30):
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Protocolo o conjunto de normas que devem ser obedecidas, dando maior solenidade
possvel a determinados eventos e atos, cuja alta significao convm ser ressaltada,
pela pompa que se faz necessria, em funo da caracterstica mais formal.
Cerimonial a sucesso de atos que integram um evento pblico ou privado, traduzindo
a sequncia das diferentes partes de uma programao especfica, desde sua abertura at
o encerramento, definidas e introduzidas pela vontade das pessoas autorizadas, na
qualidade de anfitries e/ou coanfitries, como donos do evento, e os cerimonialistas,
diretores ou chefes de cerimonial e/ou responsveis pelo evento, no sentido de elaborar
a programao oficial.
O jornalista deve atuar na definio do contedo e atuar na edio das pginas, assim
como na aprovao do design do site feito por profissionais especializados. O site pode tornar-se
fonte de consulta para jornalistas, que, em alguns casos, sequer entram em contato com a
assessoria. Duarte (2010, p. 273) d algumas sugestes para sites:
(...) adote banco de imagens, oferea vdeos e udio com depoimentos e entrevistas,
mapas, grficos e infogrficos; crie um quem quem e mecanismo de alerta para os
jornalistas receberem informaes sobre atualizaes. Adote um sistema de palavraschave ou nuvem de tags para facilitar a consulta. Crie uma maneira de o jornalista dar
sugestes, fazer crticas ou consultas.
As redes sociais se tornaram um instrumento cada vez mais eficaz para a comunicao
organizacional. A interatividade proporcionada por elas permite que os pblicos de interesse da
organizao possam participar ativamente da construo e manuteno da imagem institucional.
Argenti e Barnes (2011) afirmam que o Twitter demonstrou-se ser um canal til para conexo
com clientes e at com a mdia. O Facebook e o Myspace tambm foram apontados como
facilitadores de comunicao entre organizaes e seus pblicos, alm do LinkedIn, que tem um
pblico de interesse mais profissional.
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Segundo eles (2011, p. 123), para criar uma experincia envolvente para cada usurio, o
site empresarial e todos os seus componentes miditicos precisam estar ativos e repletos de
elementos interativos, contedo dinmico e atualizaes frequentes.
Todas essas ferramentas auxiliam tanto na dinamicidade do processo comunicacional da
organizao, como, principalmente, na avaliao dos resultados das suas aes de comunicao.
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Este captulo tem como objetivo apresentar a estrutura e as atividades desenvolvidas pela
Assessoria de Comunicao, Cerimonial e Eventos do Campus Juiz de Fora do IF Sudeste MG.
Para tanto, torna-se necessrio se fazer um histrico da instituio, desde que foi incorporada
Rede Federal de Educao Profissional e Tecnolgica e detalhar a estrutura atual e os servios
desempenhados pelo setor, desde sua institucionalizao.
4.1 HISTRICO
Os Institutos Federais de Educao, Cincia e Tecnologia foram criados em 2008 pela Lei
n 11.892. So instituies multicampi que oferecem educao profissional e tecnolgica em
todos os nveis e modalidades, alm de desenvolver programas de extenso e pesquisa cientfica e
tecnolgica.
A origem dos campi dos Institutos Federais variada, estruturando-se a partir da
transformao dos Centros Federais de Educao Tecnolgica (CEFETs), das Escolas
Agrotcnicas Federais e das Escolas Tcnicas Vinculadas s Universidades Federais, alm das
novas autarquias, criadas a partir da sano da citada lei.
Nesse contexto, o Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia do Sudeste de
Minas Gerais foi composto, inicialmente, pela transformao da Escola Agrotcnica Federal de
Barbacena, do CEFET Rio Pomba e do Colgio Tcnico Universitrio da Universidade Federal
de Juiz de Fora. Trs novos campi foram criados, em Muria, Santos Dumont e So Joo del Rei,
e outros dois esto em fase de implementao, em Bonsucesso e Manhuau.
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Quando da transformao do ento CTU em Instituto Federal, houve a necessidade de se construir novo prdio e se
adquirir mobilirio e equipamentos para que todos setores administrativos, novos e preexistentes pudessem
desenvolver suas atividades e os locais onde funcionavam os setores preexistentes foram readequados e equipados
para se transformarem em salas de aula.
41
4.2
ATIVIDADES
DESENVOLVIDAS
PELA
ASSESSORIA
DE
COMUNICAO
CERIMONIAL E EVENTOS
42
43
Alm disso, o setor faz a seleo de informaes de interesse do pblico interno e executa
a produo, edio e veiculao de material em vdeo para reproduo em duas TVs localizadas
no hall de entrada da instituio e em seu refeitrio. Informaes como abertura de editais de
seleo de bolsistas, eventos institucionais, atividades de extenso, cardpio da semana e previso
do tempo so exibidas nestes locais.
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5 PROPOSTAS
Com base nos conceitos apresentados nos captulos anteriores e tendo em vista as
atividades j desenvolvidas pela Assessoria de Comunicao, Cerimonial e Eventos do Campus
Juiz de Fora, este captulo pretende apresentar propostas para que o setor possa executar suas
tarefas com mais dinamismo e objetividade e implementar outras aes necessrias para se
estabelecer uma comunicao interna e externa de qualidade, o que, certamente, contribuir
substancialmente para o fortalecimento e consolidao da identidade e da imagem da instituio.
Para que todas as atuais demandas advindas dos diversos setores da instituio sejam
absorvidas e bem executadas pela Assessoria de Comunicao, Cerimonial e Eventos, torna-se
indispensvel a reestruturao do setor, com o acrscimo de um jornalista, para que a cobertura e
divulgao das aes, eventos e acontecimentos do Campus seja feita de forma eficaz.
importante tambm a contratao de um estagirio com domnio de editorao grfica e
diagramao, para que o setor possa produzir materiais de qualidade para o pblico interno e
externo. Alm disso, necessria a lotao de um Assistente em Administrao para ficar
responsvel pelas atividades administrativas e de uma recepcionista para encaminhar as
demandas aos profissionais e cuidar da agenda do assessor.
Devido grande responsabilidade que o Assessor de Comunicao, Cerimonial e Eventos
assume ao liderar uma equipe que cuida do bem mais precioso de uma organizao, sua imagem,
importante que o seu trabalho seja valorizado, atravs de uma gratificao que, alm de garantir
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sua dedicao em tempo integral na instituio, vai institucionalizar oficialmente sua funo,
atravs de publicao no Dirio Oficial da Unio.
Pela natureza do trabalho do Assessor, importante tambm que ele possua um celular
institucional, para manter contato com sua equipe, com a Direo Geral e com as Diretorias
Sistmicas em quaisquer ocasies.
recomendvel ainda a reestruturao do espao fsico destinado Assessoria, com
alteraes na disposio de armrios e mesas, para a melhor recepo do pblico, alm da
instalao de aparelhos de telefone nas mesas dos profissionais, para facilitar a mobilidade e a
dinmica das atividades, preferencialmente com a destinao de um ramal exclusivo para o
assessor.
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Para que isso seja possvel, importante que o assessor participe das reunies da Direo
Geral com as Diretorias Sistmicas e tenha vaga garantida pelo Regimento Interno da instituio
no Conselho de Campus e no Conselho de Ensino, Pesquisa e Extenso.
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Por isso, preciso que os setores citados trabalhem em conjunto para a execuo de aes
que visem motivao de servidores e funcionrios. As possibilidades vo desde proporcionar
atividades de cultura, lazer e entretenimento dentro do ambiente de trabalho, at dar visibilidade
ao servidor atravs da produo de house organs que permitam a participao ativa do segmento,
seja enviando sugestes de pauta, seja descrevendo e detalhando as suas atividades e as de seu
setor.
Um newsletter digital semanal com contedo sugerido pelo pblico interno, por exemplo,
pode ser um passo importante para se estabelecer um programa de comunicao interna.
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Para tanto, necessrio que a Direo Geral e as Diretorias Sistmicas se renam com a
equipe para que seja apresentado o planejamento estratgico da instituio. com base nele que a
Assessoria vai elaborar o seu planejamento e traar planos anuais de comunicao.
Sobre o assunto, Ribeiro e Lorenzetti (2010, p. 217) destacam que
Tendo em mos o planejamento estratgico da empresa, caber Assessoria de
Imprensa definir o seu prprio planejamento estratgico, para poder se alinhar e dar
suporte s linhas mestras da organizao. Se a organizao ou quer ser lder de um
setor e isto est claro em seu planejamento estratgico, a Assessoria de Imprensa ter de
se planejar e estruturar suas aes nessa direo, para colaborar de forma efetiva com o
sucesso dos objetivos gerais.
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Atualmente, a pgina do Campus Juiz de Fora, alm de no ter seu layout atrativo e em
consonncia com as orientaes do Ministrio da Educao, est desatualizada e no atende s
determinaes da Lei de Acesso Informao2.
Para corrigir tais situaes, extremamente importante que a administrao do site esteja
sob responsabilidade da Coordenao de Gesto e Tecnologia da Informao (CGTI) do Campus.
A partir da, a Assessoria de Comunicao, Cerimonial e Eventos poder construir um projeto em
conjunto com a CGTI para a reestruturao e atualizao das informaes, com criao de
pginas internas para cada curso e cada setor, possibilitando a utilizao de recursos multimdia e
de interatividade com seu pblico interno e externo.
A utilizao de novas tecnologias tem se tornado cada vez mais comum no mundo
corporativo. E por se tratar de uma instituio de ensino, o uso destes mecanismos se torna ainda
mais importante, para envolver os estudantes, inform-los e permitir que eles participem do
ambiente acadmico. A criao de perfis da instituio em sites como Twitter e Facebook pea
chave para o envolvimento dos estudantes e do pblico em geral nas atividades institucionais.
Para isso, preciso que a rede de dados da instituio permita o acesso a estes sites e que
a equipe da Assessoria tenha acesso a informaes com rapidez e objetividade para alimentar os
A Lei n 12.527 de novembro de 2011 entrou em vigor em maio de 2012 e obriga todos os rgos pblicos
federais, estaduais e municipais a publicarem em seus endereos eletrnicos, pelo menos o registro das competncias
e estrutura organizacional, endereos e telefones das respectivas unidades e horrios de atendimento ao pblico,
registros de quaisquer repasses ou transferncias de recursos financeiros, registros das despesas, informaes
concernentes a procedimentos licitatrios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como a todos os
contratos celebrados, dados gerais para o acompanhamento de programas, aes, projetos e obras de rgos e
entidades e respostas a perguntas mais frequentes da sociedade.
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perfis e contar com a contribuio dos internautas na divulgao das aes e consolidao da
imagem institucional.
Para que o Campus Juiz de Fora possa fortalecer sua imagem perante a imprensa e a
sociedade, importante que o pblico saiba o que Instituto Federal, quais os cursos a instituio
oferece, as atividades de pesquisa e extenso que ela desenvolve etc. Tais informaes serviro
de subsdio para rgos de imprensa na hora de procurar fontes e tambm para empresas na hora
de contratar estagirios.
Por isso, importante que o Campus Juiz de Fora produza seu vdeo institucional,
focando-se em seus pontos fortes, como excelncia no ensino, tecnologia dos laboratrios e
qualificao do corpo docente.
Um catlogo com informaes sobre os setores e os cursos oferecidos pela instituio,
comporo, juntamente com o vdeo institucional, material importante para envio a empresas e
rgos de imprensa, para inform-los sobre a misso, os princpios e os valores do Campus. Esse
material facilitar, inclusive, o trabalho da Assessoria, uma vez que as solicitaes dos rgos de
imprensa que o possurem sero mais direcionadas, tornando mais objetiva a seleo e o
encaminhamento de fontes.
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diversos pblicos de interesse, necessrio que o setor tenha seus mailing lists constantemente
atualizados.
Por isso, importante que a Assessoria faa contato mensal com todos os rgos de
imprensa da cidade a fim de garantir que os dados estejam atualizados.
A Secretaria Acadmica do Campus Juiz de Fora tambm deve enviar, a cada semestre,
Assessoria a lista de e-mails dos alunos ingressantes, bem como a lista dos alunos que j
concluram seu curso, para que o setor possa ter o mailing list tambm dos estudantes e egressos.
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5.12 CLIPPING
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6 CONSIDERAES FINAIS
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7 REFERNCIAS
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