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Planificacin de los Recursos Humanos o Equipo de Proyecto

La Planificacin de los Recursos Humanos determina los roles del proyecto, las responsabilidades y las
relaciones de informe, y crea el plan de gestin de personal. Los roles del proyecto pueden designarse
para personas o grupos. Esas personas o grupos pueden ser de dentro o de fuera de la organizacin
que lleva a cabo el proyecto.

Planificacin de los Recursos Humanos: Entradas

Factores Ambientales de la Empresa. La definicin de los roles y las responsabilidades del proyecto se
desarrolla teniendo en cuenta las formas en que participarn las organizaciones existentes, y cmo las
disciplinas tcnicas y las personas interaccionan entre s actualmente. Algunos de los factores
ambientales relevantes de la empresa.

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Organizativos.
Tcnicos.
Interpersonales.
Logsticos.
Polticos.
Estructura de la organizacin.
Convenios colectivos de trabajo.
Condiciones econmicas.

Activos de los Procesos de la Organizacin. A medida que la metodologa de direccin de proyectos


madura dentro de una organizacin, las lecciones aprendidas de experiencias pasadas de Planificacin
de los Recursos Humanos quedan disponibles como activos de los procesos de la organizacin para
ayudar a planificar el proyecto actual.
Plan de Gestin del Proyecto. El plan de gestin del proyecto incluye los requisitos de recursos de las
actividades y las descripciones de las actividades de direccin de proyectos, tales como aseguramiento
de calidad, gestin de riesgosy adquisicin, que ayudarn al equipo de direccin del proyecto a
identificar todos los roles y las responsabilidades necesarios.

Planificacin de los Recursos Humanos: Herramientas y Tcnicas

Organigramas y Descripciones de Cargos.


Existen diversos formatos para documentar los roles y las responsabilidades de los miembros del
equipo, el objetivo es asegurar que cada paquete de trabajo tenga un propietario no ambiguo y que
todos los miembros del equipo comprendan claramente cules son sus roles y responsabilidades.

La siguiente imgen muestra algunos ejempplos de los Organigramas que se utilizan par identificar los
roles de los diferentes grupos, as en el vdeo se muestra un ejemplo de esto.

Diagramas de tipo jerrquico. Se puede usar la estructura de organigrama tradicional para mostrar los
cargos y las relaciones en un formato grfico descendente. Las estructuras de desglose del trabajo
(EDT), que estn diseadas principalmente para mostrar cmo los productos entregables del proyecto
se subdividen en paquetes de trabajo, se convierten en una forma de mostrar reas de responsabilidad
de alto nivel. La estructura de desglose de la organizacin (OBS) es similar a la EDT, pero en lugar de
estar ordenada segn un desglose de los productos entregables del proyecto, est ordenada segn los
departamentos, las unidades o los equipos existentes de una organizacin.
Diagramas basados en una matriz. Una matriz de asignacin de responsabilidades (RAM) se usa para
ilustrar las conexiones entre el trabajo que debe realizarse y los miembros del equipo del proyecto. En
proyectos ms grandes, las matrices RAM se pueden desarrollar en distintos niveles. Por ejemplo, una
RAM de alto nivel puede definir qu grupo o unidad del equipo del proyecto es responsable de cada
componente de la EDT, mientras que las RAM de nivel ms bajo se usan dentro del grupo para
designar roles, responsabilidades y niveles de autoridad para actividades especficas. El formato
matricial, a veces denominado tabla, permite a una persona ver todas las actividades asociadas con
una persona o ver todas las personas asociadas con una actividad.
2.

Creacin de Conexiones

La interaccin informal con los dems en una organizacin o industria es una forma constructiva de
comprender los factores polticos e interpersonales que tendrn un impacto sobre la efectividad de las
diversas opciones de gestin de personal. Las actividades de creacin de conexiones de recursos
humanos incluyen correspondencia proactiva, almuerzos de negocios, conversaciones informales y
conferencias especializadas.
3.

Teora de la Organizacin

La teora de la organizacin proporciona informacin acerca de las formas en que se comportan las
personas, los equipos y las unidades de la organizacin.
Planificacin de los Recursos Humanos: Salidas
1.

Roles y Responsabilidades

Rol. La denominacin que describe la parte de un proyecto de la cual una personal es


responsable. Ejemplos de roles del proyecto son ingeniero de caminos, enlace con los

tribunales, analista de negocios y coordinador de pruebas.


Autoridad. El derecho a aplicar los recursos del proyecto, tomar decisiones y firmar
aprobaciones.
Responsabilidad. El trabajo que se espera que realice un miembro del equipo del proyecto
para completar las actividades del proyecto.
Competencia. La habilidad y la capacidad necesarias para completar las actividades del
proyecto. Si los miembros del equipo del proyecto no poseen las competencias necesarias, el
rendimiento puede verse amenazado.

2.

Organigramas del Proyecto

Un organigrama del proyecto es una representacin grfica de los miembros del equipo del proyecto y
sus relaciones de informe. Puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente esbozado,
dependiendo de las necesidades del proyecto.
3.

Plan de Gestin de Personal

El plan de gestin de personal, un subgrupo del plan de gestin del proyecto, describe cundo y cmo
se cumplirn los requisitos de recursos humanos. La informacin del plan de gestin de personal vara
segn el rea de aplicacin y el tamao del proyecto, pero los conceptos que deben tenerse en cuenta
incluyen:
Adquisicin de personal.
Horarios.
Criterios de liberacin.
Necesidades de formacin.
Reconocimiento y recompensas.
Cumplimiento.
Seguridad.

En el siguiente vdeo se explica el plan estrategico de los Recursos Humanos (RR- HH)

Tipos de organizacin de equipos de


proyecto
Las empresas emprenden una serie de proyectos para lograr sus
objetivos. Es necesario que haya un equipo para administrar el
proyecto. Este equipo sirve para asegurarse de que el proyecto
alcance sus objetivos. Hay diferentes formas de organizacin de estos
equipos de proyecto. Los tipos ms comunes de las organizaciones del
proyecto son la organizacin funcional, la organizacin matricial y la
organizacin del proyecto. Cada uno de stos tiene sus ventajas y
desventajas.

Organizacin funcional

Las organizaciones suelen establecerse en trminos de funciones diferentes, tales


como el marketing y las finanzas. Cada rea funcional tiene su director e
informan a la direccin de la empresa. Cuando los proyectos no son demasiado
complejos, el negocio puede continuar utilizando su organizacin funcional
existente para la organizacin del proyecto. La direccin asigna el proyecto a un
rea funcional particular y a su personal existente.
Organizacin matricial

En la forma de matriz de una organizacin del proyecto, el director del proyecto


obtiene informacin de un equipo que incluye al personal de diferentes reas
funcionales. El equipo del proyecto sigue siendo responsable de sus deberes
respecto a su rea funcional. Los miembros del equipo informan a sus superiores
dentro de sus reas funcionales y tambin contribuyen con el proyecto y trabajan
con un director de proyecto. Este tipo de organizacin del proyecto tiende a no
perturbar la jerarqua de la organizacin existente.
Organizacin del proyecto

La forma de organizacin del proyecto de gestin de un proyecto de equipo es


especialmente adecuada para los grandes proyectos. El director del proyecto
cuenta con un equipo dedicado que trabaja en un proyecto. El equipo incluye a
las personas que trabajan en los aspectos financieros del proyecto, as como en
los aspectos tcnicos y en otros aspectos del proyecto. El papel del jefe de
proyecto en la gestin del proyecto es similar a la del primer ejecutivo de una
empresa.
Autoridad del gerente del proyecto

La organizacin del proyecto le da al gerente de proyecto un personal dedicado y


ms control sobre la gestin de proyectos. Esto podra conducir a un resultado
ms exitoso. La forma funcional de la organizacin del proyecto slo es adecuada
para los proyectos sencillos y alguien dentro del rea funcional desempea el
papel de jefe de proyecto. La organizacin matricial combina caractersticas
tanto de los modelos de organizacin del proyecto y de organizacin funcional.
Teniendo en cuenta que los miembros del equipo tienen que informar a su
gerente de rea funcional, as como al director del proyecto, la autoridad del jefe
del proyecto se diluye un poco.

9.3. Desarrollar el Equipo de Proyecto


Desarrollar el Equipo del Proyecto se mejoran tanto las
competencias de cada uno de los miembros del equipo
como sus interacciones con los dems miembros a fin de
mejorar el trabajo en equipo y el rendimiento del Proyecto.
Los objetivos de este proceso incluyen:
Mejorar la motivacin, las habilidades y la capacidad
de los miembros del equipo a fin de aumentar su
competencia para completar las actividades del
Proyecto.
Mejorar los sentimientos de confianza y cohesin entre
los miembros del equipo con el fin de incrementar su
productividad a travs de un mejor trabajo en equipo.
Crear una dinmica e interactiva cultura de
cooperacin, trabajo en equipo y capacidad para
compartir conocimiento y experiencia.

Algunos ejemplos de mejora


del trabajo en equipo efectivo incluyen el ayudarse
mutuamente cuando las cargas de trabajo no estn
equilibradas, comunicarse de forma ajustada a las
preferencias individuales, as como compartir informacin y
recursos. Los esfuerzos para el desarrollo del equipo son
ms beneficiosos cuando se realizan en las fases tempranas
del Proyecto, pero deberan tener lugar durante todo su
ciclo de vida.
A este proceso tambin se le denomina team building y
algunos trucos de esta dinmica de construccin de un
equipo a partir de un grupo de desconocidos:
Ofrecer retos al equipo.
Recompensar y reconocer al equipo de Proyecto.
Promover el conocimiento y la comunicacin entre los
miembros del equipo.
Ser un facilitador de las relaciones interpersonales.
Buscar el compromiso profesional de los miembros del
equipo.

Situar fsicamente al equipo en un mismo lugar y


durante un cierto tiempo, de forma que los miembros
puedan comunicarse fcilmente, establecer relaciones
personales y conseguir compromisos profesionales
efectivos.
Entradas

Plan de Gestin de los Recursos Humanos: Proporciona


una gua sobre el modo en que se deben definir,
adquirir, dirigir, controlar y finalmente liberar los
Recursos Humanos del Proyecto. Identifica las
estrategias y planes de formacin o capacitacin para
desarrollar el Equipo de Proyecto.
Asignaciones del Personal al Proyecto: El desarrollo del
equipo comienza con una lista con los miembros del
equipo y la contribucin al Proyecto que se espera de
cada uno de ellos. Estas informaciones se suelen
encontrar en los documentos que describen las
asignaciones del personal al Proyecto.
Calendario de Recursos: Con informacin sobre la
asignacin de recursos identificando cundo y cmo
va a participar cada persona en actividades propias de
desarrollo del equipo del Proyecto.
Herramientas y Tcnicas

Habilidades Interpersonales: Las habilidades propias


de la Direccin de personas, a veces conocidas
como habilidades blandas, son de especial importancia
para el desarrollo del equipo de Proyecto.

Comprendiendo los sentimientos de las personas,


previendo las necesidades y motivaciones,
reconociendo sus inquietudes y haciendo un estrecho
seguimiento de las incidencias y polmicas que se
planteen, el equipo de Direccin del Proyecto puede
reducir en gran medida los problemas interpersonales
y aumentar la cooperacin entre los miembros del
equipo del Proyecto. Habilidades directivas tales como
la empata e influencia interpersonal, la promocin de
la creatividad, la facilitacin y el apoyo del trabajo en
equipo son activos muy valiosos para una buena
gestin del equipo del Proyecto.
Capacitacin: Se entiende por capacitacin o
formacin, cualquier actividad diseada para mejorar
las competencias de los miembros del equipo del
Proyecto. La formacin puede ser formal o informal.
Algunos ejemplos de mtodos de impartir formacin
son cursos presenciales, seminarios por Internet
autoformacin basada en ordenadores, etc. En el lugar
de trabajo, la tutora y el entrenamiento personal a
cargo de otro miembro del equipo del Proyecto. Si un
miembro carece de alguna competencia necesaria, de
gestin o tcnica, su adquisicin pueden considerarse
parte del trabajo del Proyecto. La programacin de la
formacin se realiza segn lo establecido en el Plan de
Gestin de Personal. Pueden generarse acciones
formativas no programadas como resultado de
observaciones, conversaciones con el equipo y
evaluaciones del rendimiento del Proyecto.

Actividades de Desarrollo del Espritu de Trabajo: Las


actividades de construccin de equipos son muy
diversas, desde la dedicacin de cinco minutos en una
reunin de revisin del estado del Proyecto hasta una
experiencia fuera del lugar de trabajo, mediante la
contratacin de formadores profesionales, diseada
para mejorar las relaciones interpersonales. Algunas
actividades que hay que realizar en equipo, como la
elaboracin de la EDT del Proyecto, pueden servir
como actividades de desarrollo del equipo. Si se
planifican, estructuran y facilitan adecuadamente,
pueden aumentar la cohesin del equipo. Tambin es
importante promover la comunicacin mediante
actividades informales, con el fin de fomentar la
confianza interpersonal y establecer buenas relaciones
laborales.

Las estrategias de formacin de equipos son


especialmente valiosas cuando los miembros del
equipo trabajan virtualmente desde lugares remotos,

sin el beneficio del contacto personal. Uno de los


modelos que se utilizan para describir el desarrollo de
un equipo es el modelo de desarrollo de Tuckman, que
establece cinco etapas de desarrollo por las que
pueden pasar los equipos

EL PLAN DE COMUNICACIN

Concepto El plan de comunicacin es un documento que


recoge las polticas, estrategias, recusos, objetivos y
acciones de comunicacin, tanto internas como externas,
que se propone realizar una organizacin. Contar con uno
ayuda a organizar los procesos de comunicacin y gua el
trabajo comunicativo. Adems de facilitar la orientacin y
evitar la dispersin a la que puede llevarnos el trabajo da
a da, el plan promueve el siguimiento y la evaluacin de
estos procesos, lo que nos hace cuestionarnos
continuamente y buscar mayor calidad.
Teniendo en cuenta estos elementos, podemos
hacernos varias preguntas bsicas: o Qu hay que
decir? o Quin debe decirlo? o A quin? o A travs
de qu medios y con qu frecuencia? o En qu
contexto? o Qu respuesta queremos provocar? Con
estas preguntas podemos configurar el siguiente
esquema de diseo de una estrategia de comunicacin:
o Determinar qu queremos conseguir, cules son
nuestros objetivos. o Decidir a quin vamos a dirigir
nuestra comunicacin. o Pensar cul es la idea que
queremos transmitir. o Fijar el presupuesto con el que
contamos. o Seleccionar los medios apropiados y su
frecuencia de utilizacin. o Ejecutar el plan de medios y
medir su impacto.

Planificacin de los recursos humanos del proyecto.

Integracin del equipo del proyecto.


Desarrollo del equipo del proyecto.
La funcin de la comunicacin en los proyectos.
El plan de comunicacin del proyecto.
El reporte de desempeo del proyecto
Junta de revisin de avances del proyecto.
Plan de compra y adquisiciones.
Planeacin y Administracin de contratos.

Cierre Contractual del proyecto.

Gestin Tecnolgica y desarrollo de proyectos


Proceso del Cambio