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Definicin de administracin:
La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los
recursos y las actividades de trabajo con el propsito de lograr los objetivos o metas de la
organizacin de manera eficiente y eficaz.
Esta definicin se subdivide en cinco partes fundamentales que se explican a continuacin:
1.
Organizacin: Consiste en determinar qu tareas hay que hacer, quin las hace, cmo
se agrupan, quin rinde cuentas a quin y dnde se toman las decisiones.
Direccin: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver
fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administracin.
2.
3.
4.
5.
Definicin de supervisin:
La supervisin es una actividad tcnica y especializada que tiene como fin fundamental
utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realizacin de los procesos de trabajo:
el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros
elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecucin de bienes, servicios y
productos destinados a la satisfaccin de necesidades de un mercado de consumidores, cada da
ms exigente, y que mediante su gestin puede contribuir al xito de la empresa.
Hoy ms que nunca, se requiere en las empresas hombres pensantes, capaces de producir
con altos niveles de productividad en un ambiente altamente motivador hacia sus colaboradores.
Supervisar efectivamente requiere: planificar, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar
constantemente. Exige constancia, dedicacin, perseverancia, siendo necesario poseer
caractersticas especiales individuales en la persona que cumple esta misin.
Tambin podemos definir a la supervisin como un proceso dinmico, continuo, eficaz y
eficiente que se apoya en: el trabajo en equipo, la atencin a la diversidad y el liderazgo
pedaggico.
Tomando
en
cuenta
esto,
la
supervisin
debe
ser:
Cotidiana
Sistemtica
Rigurosa
Coherente
Oportuna
Pertinente
Dinmica
Interactiva
Integral
- Integradora
- Flexible
- tica
El desarrollo de ese proceso requiere disear un marco operativo:
POR
QU?
PARA
QU?
QU
?
EN
CMO? CON QUIN?
Los procesos
Los
Las
QU?
Los
objetivos
expectativas
mbitos
Caractersticas de la supervisin:
El puesto de supervisor es tan exigente que la alta gerencia tiende a buscar super-individuos.
La mayora de las empresas determinan criterios conforme a los cuales deben ser ajustados los
candidatos a supervisor. A continuacin se presenta algunas caractersticas personales de los
supervisores:
Capacidad de enseanza.
Dedicacin y confiabilidad.
Obviamente son cualidades excelentes en cualquier persona como tambin es cierto que es
difcil encontrar a quien las rena todas. Afortunadamente muchos de estos atributos se pueden
adquirir o mejorar a travs de programas de capacitacin y desarrollo para supervisores.
Estilos
de
Autoridad
en
la
Supervisin.
De acuerdo al ambiente donde se mueve la autoridad, as ser su estilo. Si el ambiente es de
libertad y respeto mutuo adquirir formas diferentes, cuando el ambiente es de temor y
coaccin. Esta situacin da origen a tres formas de ejercicio de autoridad.
-
Autoridad
que
se
impone.
Es la autoridad que "da rdenes". Se basa en el cumplimiento de las normas legales que
regulan las actividades de supervisin (autoridad de status) y de la voluntad del supervisor para
acatarlas fielmente.
-
Autoridad
que
se
comparte.
La autoridad de nombramiento cede, sin desaparecer ante la autoridad del conocimiento. En
su ejercicio el supervisor adquiere el papel de lder de grupos democrticos para analizar
situaciones, resolver problemas y al mismo tiempo estimular a otros lderes.
-
Autoridad
que
se
delega.
Esta autoridad se deja en manos de alguien altamente responsable. En cierta medida la
autoridad compartida, se delega a cada uno de los coparticipantes, por lo tanto cada uno de
stos ejerce en un momento dado la posicin de autoridad que ha sido delegada.
Tanto la autoridad compartida como la delegada, son propias de un ambiente democrtico,
con intensa motivacin profesional, con un concepto moderno de hacer supervisin. Lo antes
expuesto da origen a tres tipos de Supervisin; stos son:
-
Supervisin
Autocrtica:
Este tipo de supervisin enfatiza una autoridad personalista. La caracterstica esencial que
delata la autocracia en la supervisin es la ignorancia, entendida sta por:
Ausencia de planes.
Esto hace que el supervisor: sepa delegar y delegue, trabaje con los dems, consulte, se
libere de lo rutinario y dedique su energa a una administracin creadora. Coloque a otros en
primer lugar, toma decisiones con el grupo, tenga actitud amable y reconozca el poder potencial
que existe en el grupo. Sabe utilizar el recurso humano, se preocupe por el progreso de sus
docentes.
-
Supervisin
"Laissez
Faire"
o
liberal:
Dejar hacer. Las decisiones las toma el grupo. El grupo acta sin direccin. Delega casi todo.
Todo lo encuentra bien. Los dems trabajan. No exige nada.
Para concluir se tiene que cualquiera que sea el estilo de supervisin, sta deber ser
cientfica:
Planifica.
Analiza situaciones.
Analiza problemas.
Toma de decisiones.
Retroalimenta.
Organiza.
Coordina.
Coopera.
Participa.
Entrena al personal.
Peligros
Sealar
slo
Eludir
los
Atender
a
Orientar
Supervisar sin conocer.
Generar
dependencia.
lo
negativo
sin
reconocer
los
logros.
aspectos
problemticos
para
el
empleado.
la
persona
y
descuidar
al
profesional.
slo
tericamente,
sin
demostrar.
En sntesis, se deben engranar los dos conceptos antes planteados, para as poder formar
una definicin acorde con la materia sobre cules son los puntos que aborda la administracin de
la supervisin; en ste caso, se plantea la siguiente definicin:
"Proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de
trabajo, con el propsito de lograr los objetivos o metas de la organizacin de manera eficiente y
Definicin de supervisor.
El termino supervisor se aplica en todos los niveles de la administracin a quienes dirigen las
actividades de otros. Pero se ha vuelto costumbre aplicarlo slo a las personas de los niveles
inferiores de la jerarqua administrativa.
El supervisor es un elemento clave dentro de cualquier organizacin. De l depende la calidad
del trabajo, el rendimiento, la moral y el desarrollo de buenas actitudes por parte de los
trabajadores. El supervisor dirige y evala el trabajo y conoce a todos los trabajadores.
El supervisor moderno ha dejado de ser operador y el lder nato del grupo para convertirse
en un especialista del comportamiento humano, en lo que concierne a la prctica de la habilidad
administrativa y de los aspectos tcnicos de su cargo.
Caractersticas del supervisor.
Conocimiento del trabajo: esto implica que debe conocer la tecnologa de la funcin que
supervisa, las caractersticas de los materiales, la calidad deseada, los costos esperados, los
procesos necesarios, etc.
Conocimiento de sus responsabilidades: esta caracterstica es de gran importancia, ya que
ella implica que el supervisor debe conocer las polticas, reglamentos y costumbres de la
empresa, su grado de autoridad, sus relaciones con otros departamentos, las normas de
seguridad, produccin, calidad, etc.
Habilidad para instruir: el supervisor necesita adiestrar a su personal para poder obtener
resultados ptimos. Las informaciones, al igual que las instrucciones que imparte a sus
colaboradores, deben ser claras y precisas.
Habilidad para mejorar mtodos: el supervisor debe aprovechar de la mejor forma posible
los recursos humanos, materiales, tcnicos y todos los que la empresa facilite, siendo crtico en
toda su gestin para que de esta manera se realice de la mejor forma posible, es decir,
mejorando continuamente todos los procesos del trabajo.
Habilidad para dirigir: el supervisor debe liderar a su personal, dirigindolo con la confianza y
conviccin necesaria para lograr credibilidad y colaboracin de sus trabajos.
Funciones del supervisor:
De manera muy general se puede decir que todo supervisor tiene cuatro (4) grandes
funciones:
Proyectar: se debe programar o planificar el trabajo del da, establecer la prioridad y el orden,
tomando en cuenta los recursos y el tiempo para hacerlo, de igual forma el grado de efectividad
de sus colaboradores, as como la forma de desarrollar dicho trabajo dentro de su departamento.
Proyectar en el corto, mediano y largo plazo. es uno de los pilares fundamentales para el xito
de cualquier supervisor.
Dirigir: esta funcin comprende la delegacin de autoridad y la toma de decisiones, lo que
implica que el supervisor debe empezar las buenas relaciones humanas, procurando que sus
instrucciones claras, especficas, concisas y completas, sin olvidar el nivel general de habilidad
de sus colaboradores.
Desarrollar: esta funcin le impone al supervisor la responsabilidad de mejorar constantemente
a su personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo, estudiando y analizando mtodos de
trabajo y elaborando planes de adiestramiento para el personal nuevo y antiguo, as elevar los
niveles de eficiencia de sus colaboradores, motivar hacia el trabajo, aumentar la satisfaccin
laboral y se lograra un trabajo de alta calidad y productividad.
Controlar: significa crear conciencia en sus colaboradores para que sea cada uno de ellos los
propios controladores de su gestin, actuando luego el supervisor como conciliador de todos los
objetivos planteados. Supervisar implica controlar. El supervisor debe evaluar constantemente
para detectar en qu grado los planes se estn obteniendo por l o por la direccin de la
empresa.
Identificacin del rol del supervisor en la organizacin
Definicin de organizacin:
Proceso de arreglar la estructura de una organizacin y de coordinar sus mtodos gerenciales
y empleo de los recursos para alcanzar sus metas. Es un grupo relativamente estable de
personas en un sistema estructurado y en evolucin cuyos esfuerzos coordinados tienen por
objeto alcanzar metas en ambiente dinmico.
Organizacin firmal: divisin del trabajo racional, mediante la diferenciacin e integracin, de
acuerdo con algn criterio establecido por aquellos que manejan la toma de decisiones.
Organizacin informal: la "organizacin" que emerge espontnea y naturalmente entre las
personas que ocupan posiciones en la organizacin formal.
Papel de supervisor:
No hay labor ms importante, difcil y exigente que la supervisin del trabajo ajeno. Una
buena supervisin reclama ms conocimientos, habilidad, sentido comn y previsin que casi
cualquier otra clase de trabajo. El xito del supervisor en el desempeo de sus deberes
determina el xito o el fracaso de los programas y objetivos del departamento.
El individuo slo puede llegar a ser buen supervisor a. travs de una gran dedicacin a tan
difcil trabajo y de una experiencia ilustrativa y satisfactoria adquirida por medio de programas
La buena supervisin es aquella que logra un justo equilibrio entre los derechos e
intereses de los colaboradores de la empresa y los de sus propietarios. Busque siempre
este equilibrio.
Todo negocio tiene sus lneas productivas bsicas. Cuando piense en el desarrollo de
nuevas lneas, no desperdicie lo cierto por andar detrs lo incierto. Suee un poco pero
jams deje de ser hombre realista.
Los actos y ventajas indebidos impugnan a la integridad moral. No viole los principios
ticos ni aun en beneficio de la empresa, ser su mejor decisin de supervisor.
Supervisin y colaboracin.
En primer lugar el supervisor debe expresar primero confianza en que los nuevos empleados
van a desempearse bien en el puesto. Los supervisores necesitan alertar a estos individuos,
indicndoles, que la compaa no los hubiera contratado si no creyera que podran desarrollar las
funciones del puesto.
En segundo lugar los supervisores necesitan explicar cualquier requerimiento que seale el
cargo y este a su vez se le tiene que dar como una especie de explicacin con un previo
adiestramiento, para que el nuevo empleado que ingrese a la organizacin no corneta fallas que
le pueda costar a la empresa y as poder cumplir cabalidad los objetivos de la organizacin.
En tercer lugar, el supervisor debe informar al empleado recin contratado de lo de lo que le
gusta y lo que le disgusta, eso debe hacerse recin entrando el nuevo empleado para que en un
maana no exista lo que conocemos como un roce o un mal clima organizacional. Cada
supervisor tiene preferencia especificas por uno o dos trabajadores eso no es aconsejable porque
eso insista malestar entre los mismo compaeros, una desunin total o una rivalidad y eso
pondra en peligro la produccin de la empresa.
La supervisin y su importancia.
Dirigir, influir y motivar a los equipos es fundamental para el desarrollo de las tareas y el logro
de
las
metas.
La
funcin
de
supervisin
como
parte
de
una
posicin
directiva/motivadora, fortalece el liderazgo que se ejerce en el proyecto y sta se contextualiza y
madura
a
la
luz
de
la
evolucin
de
las
visiones
de
la
organizacin.
Para el desarrollo de cualquier tipo de proyecto se desea conocer el grado de avance de las
etapas previstas en la planificacin, con el propsito de identificar si la aplicacin oportuna delos
recursos est logrando los resultados intermedios esperados, este seguimiento se realiza por
medio de metodologas operativas vinculadas con la supervisin y la evaluacin.
La supervisin es una parte integrante de todos los proyectos, del principio al fin.
Un proyecto es una serie de actividades que intentan solucionar problemas concretos en un
tiempo dado y en una ubicacin en particular. Las actividades incluyen tiempo, dinero y recursos
humanos y materiales. Antes de lograr sus objetivos, un proyecto pasa por varias fases. La
supervisin debe efectuarse y estar integrada en todas las fases del ciclo del proyecto.
Todas las personas e instituciones que tienen intereses en el proyecto (afectados) deben
participar en su supervisin. Para implementar con eficacia un proyecto, la gente que lo planifica
y ejecuta debe planear todas las fases relacionadas desde el principio.
La planificacin del trabajo implica la elaboracin de un plan que incluye la descripcin de las
actividades necesarias, clasificadas en fases, con una indicacin aproximada de su duracin.
El proceso de supervisin en las diferentes reas administrativas
Los supervisores son parte esencial del proceso administrativo. stos realizan exactamente
las mismas funciones que los dems gerentes de su organizacin, incluyendo al director
general.
Organizacin: ordenacin del trabajo por realizar de tal forma que sea mas efectivo.