Manual

Hiplito Yrigoyen 1530 12.
C1098AAD Capital Federal

Buenos Aires - Argentina
Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
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Web: www.e-buyplace.com
MANUAL
VERSION 3.1
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Tema
Funcionalidad General
A quin est dirigido

principalmente
Ambos
Ordenes de compra
Proveedor
Estado de cuenta
Proveedor
12
Visualizar Pagos
Proveedor
14
Administracin general
Ambos
14
Crear perfil
Ambos
15
Crear usuario
Ambos
18
Catlogos
Adherente
20
Administracin de licitaciones
Adherente
28
Ingreso de ofertas
Proveedor
43
Reclamos - Parametrizacin
Adherente
49
Reclamos
Ambos
52
Ingreso y verificacin de remitos
Ambos
59
Ingreso y verificacin de facturas
Ambos
68
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Pgina
3

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1. FUNCIONALIDAD Y DATOS GENERALES

1.1. General
Con e-BuyPlace usted puede realizar toda la administracin y gestiones que
necesita para adquirir bienes y servicios.
Adems, por medio de e-BuyPlace , los Proveedores pueden autogestionar sus
Datos, Usuarios, Vendedores, Contactos y realizar sus tareas operativas de un
modo ms fcil. Al entrar al site, entre otras cosas podrn visualizar stock y
pagos, gestionar pedidos, remitos y facturas, realizar ofertas y consultas de
cuenta corriente e ingresar y consultar sus reclamos slo con un doble click.
Para ponerlo en prctica, cada empresa Adherente tiene que habilitar al

Proveedor elegido a realizar tareas o visualizar datos de su ERP. De esta forma,
los vendedores pasan a formar parte de una plantilla, que cada compaa que
utilice e-BuyPlace puede manejar bajo su exclusivo criterio y control.
Los Proveedores, por su parte, tienen la libertad de figurar en varias nminas al
mismo tiempo y se pueden auto registrar. Sin embargo, slo sern incluidos en
el listado del Adherente si ste los habilita en tal sentido.
Este Manual explica cmo usar el servicio en el caso de los Adherentes y
tambin de los Proveedores. Manejarse con e-BuyPlace es sencillo, pero
igualmente -y para no dejar nada librado al azar- est en funcionamiento una
lnea gratuita de asistencia al usuario (tanto para la personalizacin como para el
uso mismo del servicio).
Al site pueden ingresar los usuarios de los Adherentes y los de los Proveedores.
Para diferenciarlos y as usar las opciones que a cada uno le corresponden, es
necesario conectarse con el Nombre y Password correspondientes.
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Lo primero que se ve al entrar es la pgina de Adherentes. En la parte superior

de la pantalla hay un men que especifica las funciones a las que puede
acceder el usuario (si es Proveedor, es segn el Perfil que tenga y los permisos
que le haya dado el miembro de e-BuyPlace).
Para esto, cada compaa asociada, anteriormente va a haber personalizado las
funciones que quiere brindar. A su vez, las empresas abastecedoras de
suministros, tambin tienen la posibilidad de registrarse de la manera ms
conveniente.
Arriba a la izquierda aparecen los datos del usuario ingresado y su empresa.
1.2 Plantas
Las plantas especifican lugares fsicos o lgicos, identificables dentro de cada
empresa, ya sea de Proveedores o Adherentes.
Estas se utilizan para completar los datos en la documentacin administrada por
e-BuyPlace (Ordenes de Compra, Peticiones de Ofertas, Remitos, etctera).
Son administrables On-Line y no pueden ser eliminadas por razones de

integridad de datos de los documentos ya emitidos y detalladamente informados
en el site.
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No es necesario que usted complete estos datos. Pero tenga en cuenta que son
utilizados en la confeccin de la documentacin del Adherente. Por otra parte,
no hace falta que haya ninguna correlacin con las Plantas Fsicas, Centros de
Distribucin y/o cualquier otra clasificacin que realicen los Proveedores y/o
Adherentes (aunque estos datos son utilizados como control de integridad en las
interfaces de carga de datos).
Con un simple click en la funcin Agregar (extremo superior derecho) usted
tiene el privilegio de cargar sus plantas, con la posibilidad de aclarar si estn
habilitadas para recibir mercaderas.
Si lo desea, tambin puede modificar datos acerca de ellas. Haciendo click en
el lapicito que aparece a la izquierda de cada planta, o eliminarlas haciendo
click en el tachito que se encuentra a la derecha de cada una.
1.3 Datos Maestros

Cada usuario del Proveedor puede administrar sus datos en forma centralizada y
unificada para mantenerse actualizado permanentemente.
Esta funcionalidad admite dos permisos: Actualizacin o Visualizacin. La
diferencia radica en la posibilidad de ver, o no, el botn de Aceptar (que se debe
clickear para hacer permanente las modificaciones realizadas en los textos, que
de otra forma no se almacenan).
Estos datos no son los que se usan para generar los documentos visualizables
en e-BuyPlace. Aunque los expedientes que usted ver en el site no poseen
valor legal, son reproducciones de los datos almacenados en el ERP del
Adherente. Y por lo tanto, se obtienen de los datos que ellos suministren.
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Cabe aclarar que la modificacin que cada Proveedor realice sobre los Datos
Maestros slo ser informada a los Adherentes, pero esto no implica que
necesariamente ellos actualicen sus ERPs.
Por lo tanto, es exclusiva responsabilidad del Proveedor informarle al Adherente
en forma fehaciente (con documentacin cuando corresponda), los datos que
tienen que ser modificados.
1.4 Datos Impositivos

El usuario del Proveedor puede consultar su situacin impositiva frente al
Adherente seleccionado, visualizando y controlando la correcta presentacin de
comprobantes de Retenciones y AFIP, as como sus perodos de validez, fechas
de vencimiento, porcentajes, etctera.
Todos estos datos son de consulta y son actualizados por los Adherentes con la
informacin obtenida de sus ERPs. Para modificarla, el Proveedor debe
hacrselo saber al Adherente que corresponda y comunicrselo en la forma
adec uada. Una vez actualizada su base, se reflejar a travs de sus interfaces
en los datos mostrados en e-BuyPlace.
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Al ingresar a la pantalla de Datos Impositivos, el Proveedor puede ver dos

listados:
Primero, uno que muestra todas las exenciones que el vendedor tiene para el
Adherente seleccionado. Y en el otro, todas las retenciones del Proveedor.
1.5 Nmeros CAI AFIP (slo en Argentina)

En esta pantalla, el usuario del Proveedor puede consultar, dar de alta (funcin
Agregar) o eliminar los distintos tipos de comprobantes tales como Facturas,
Notas de Crdito, etctera.
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Una vez que el Proveedor posea el nmero de CAI validado, realizar un pedido
de impresin de formularios a su Imprenta. A medida que stos sean hechos,
deben ser cargados respecto a su fecha de emisin para su posterior utilizacin.
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1.6 Datos Usuario

En esta pantalla se detallan los datos esenciales del usuario Administrador
(Admin), el cual los podr modificar a su gusto o necesidad (tales como e-mail,
Contrasea y confirmacin, etctera). Solo debe completar los campos que se
detallan y hacer un simple click en la funcin Aceptar.
2. ORDENES DE COMPRA
2.1 General
Las Ordenes de Compra se emiten en el ERP del Adherente y son enviadas a eBuyPlace , que se encarga de mandarle un e-mail al usuario del Proveedor
correspondiente.
El Proveedor accede a e-BuyPlace y visualiza el documento. Slo con esta
accin, queda registrada la hora y el primer usuario que ingres.
Se dispone la opcin de visualizacin con formato .pdf, como as tambin
impresin y versiones XML y Excel, segn sus necesidades.
Si usted realiza un cambio o anulacin en las OC, se enva un nuevo e-mail
informativo y se registra la nueva visualizacin. Esto depender de cmo haya
customizado esta funcin.
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Cada OC admite posiciones, que a su vez consienten entregas. Adems, las

rdenes pueden ser Abiertas o Cerradas.
2.2 Visualizacin de Ordenes de Compra

El adherente puede visualizar la lista completa de OC, clasificarlas, buscar
alguna en particular, como as tambin ver si el proveedor ya la ha visualizado,
y en ese caso qu usuario y en qu fecha.
El usuario del Proveedor dis pone de un listado por Adherente de las OC que le
fueron enviados a su casilla.
La visualizacin de la OC le permite al Proveedor obtener On-Line una copia del
documento -actualizado y con los datos que enve el Adherente- que puede
reproducir en su impresora local.
Para visualizar el detalle tiene que clickear el botn que se encuentra a la
izquierda de cada orden de compra y luego el botn Documento pdf.
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Si lo hace, puede ver una reproduccin del documento correspondiente. Si nadie

antes haba visualizado la OC quedar almacenada la fecha y la hora.
Si usted lo desea, es posible visualizar el documento en formato XML y Excel,
para su posterior procesamiento por parte del Proveedor.
2.3 Listado de OC pendientes

Los Proveedores disponen de un listado que les informa el detalle de las OC que
se encuentran activas, discriminadas por las Plantas que las originaron. Pueden
verse las posiciones (materiales) y las cantidades pedidas originalmente.
Tambin figura la cantidad pendiente para cada una de ellas y adems, se
informa la fecha de finalizacin de la OC y el precio pactado por el material.
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3. ESTADO DE CUENTA
3.1. General
El Proveedor puede visualizar, siempre que lo desee, el estado de la cuenta
corriente. Dentro de esta aplicacin, se pueden encontrar los documentos (de
acuerdo a su estado) distribuidos en distintas solapas dentro del men.
Tenga en cuenta que las bsquedas se realizan con el nmero de factura del
Proveedor (en todos los casos). Y recuerde que los datos se cargan por
interfaces (o sea automticamente) desde el sistema de gestin del Adherente.
Tambin es importante remarcar que los documentos no cambian de estado en
e-BuyPlace: se modifican en el ERP del Adherente y se informa en la interface
correspondiente.
Para evitar listados informativos excesivamente largos, usted puede ver la
informacin dividida en pginas, entonces usted puede obtener informes sobre
la cantidad total de documentos y tambin saber cules est visualizando.
Si esta funcionalidad est implementada en forma Batch, en la parte inferior de
su pantalla usted encontrar la hora de la ltima vez que se actualizaron los
datos desde el ERP del Adherente.
En la parte superior derecha, est disponible el combo con las opciones para
que el Proveedor seleccione al Adherente que desea consultar.
En cada estado hay una funcionalidad para buscar documentos.
Recuerde que la frecuencia de actualizacin es independiente por Adherente. Lo
que quiere decir que cada uno la determina mediante la customizacin de la
funcin.
Para facilitar su control, tiene disponible en todas las pginas el botn
Documento Excel para generar una planilla de clculo con estos datos.
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3.2 Sin Verificar

Guarda los documentos que los Proveedores ingresaron a travs de e-BuyPlace
pero que el Adherente an no cheque la versin impresa.
Esta opcin informa la hora de ltimo procesamiento. Por lo tanto, indica el
momento exacto en que el documento se encontraba an Sin Verificar (ya que
se agrega inmediatamente en este estado apenas ingresa).
Si el Adherente encuentra algn error al revisar el documento, lo marca como
Bloqueado. Entonces, le informa la equivocacin al Proveedor segn una tabla
previamente definida.
3.3 Bloqueados
Cada Adherente tiene que definir los posibles errores ocurridos durante el
ingreso de la factura sobre los que quiere informar a sus Proveedores.
3..4 Pendientes de Pago
Guarda los documentos que ya fueron controlados y se encuentran correctos
pero an no fueron procesados.
3.5 En Proceso de Pago
Guarda los documentos que ya fueron procesados despus de emitir su pago
correspondiente.
3.6 Documentos Pagados
Guarda los documentos que ya se encuentran pagados y disponibles para
cobrar.
3.7 Todos los Documentos
Todos los documentos: donde se muestran todos los documentos y es posible
encontrar el estado de uno en particular.
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3.8 Visualizar Pagos

Aqu se muestran los documentos de pagos con su detalle correspondiente.
Para visualizar los pagos, usted dispone de un listado de resumen de datos en
donde se informa el nmero de documento, la fecha, la moneda y el importe.
Al clickear sobre la lupa, se obtiene un detalle del mismo: los documentos que
conforman el pago, la descripcin, el nmero, la fecha, las retenciones
individualizadas, los importes neto y bruto.
Si desea obtener la descripcin de los cdigos, debe ir con el mouse, sin
clickear, sobre el listado que le interesa.
4. ADMINISTRACION
4.1 General
La administracin de e-BuyPlace comprende varias tareas administrativas, de
gestin y control.
Cada empresa tanto de Proveedor como de Adherente- al ingresar al Site
recibe un nombre de usuario ADMIN con funcionalidades especiales e
indelegables.
Entre ellas, las ms importantes son las de crear o modificar Usuarios y Perfiles.
Porque dentro de e-BuyPlace es posible originar tantos como se desee.
Lo primero a tener en cuenta es que slo puede existir un nico usuario con
perfil de administrador y que no es posible asignrselo a otro ni modificarlo.
Adems (slo en el caso de los Adherentes), el usuario administrador es
tambin el encargado de customizar (personalizar) las funciones, o sea habilitar
a los proveedores (todos o algunos) a una determinada funcin.
Cada Proveedor tiene distintos Usuarios, y a su vez cada uno debe tener un
Perfil (como vendedor, receptor de e-mails, etctera). Segn la organizacin
ms conveniente, un Perfil puede servir para varios Usuarios, administrndose
en forma unificada, o no. As mismo, cada Usuario poseer un Password y
Datos Personales propios que se pueden administrar On-Line.
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Al ingresar al site por primera vez, el usuario ADMIN debe aceptar

explcitamente los Trminos y Condiciones de e-BuyPlace. De esta forma, el
Administrador hace extensivo el contrato a todos los usuarios que cree
posteriormente.
Como la visualizacin de los Trminos y Condiciones se rige por los mismos
permisos que cualquier otra funcin, los usuarios pueden no visualizarlas. De
todas formas y aunque no posee todos los datos que la ac eptacin explicita,
existe un resumen en e-BuyPlace.
Por otra parte, el Proveedor puede exponer algn Usuario como Receptor de emails de cada uno de los distintos tipos que se pueden emitir, por lo tanto el
correo electrnico se enva a quienes indiquen los Proveedores, segn el tipo de
mail y Usuario (evitndose as una prdida de tiempo innecesaria).
Si lo desea, el administrador puede deshabilitar a un Usuario sin perder por eso
los datos cargados. De todas maneras, borrar al Usuario no implica suprimirlo:
muchas de sus acciones realizadas quedan registradas, y por razones de
consistencia de datos, no es posible que desaparezcan por completo de la base.
Si un destinatario seleccionado no posee una cuenta de correo electrnico, el email se le enviar al administrador del Proveedor.
4.2 Crear Perfil
Esta funcionalidad le permite al Usuario Administrador del Proveedor crear
perfiles de acuerdo a las necesidades de su empresa. Cuando hablamos de
perfiles, nos referimos a los distintos permisos que gozar cada usuario. Si el
perfil definido es Ventas (por ejemplo) y es asociado a un usuario, ste podr
visualizar Ordenes de Compra, Pedidos de Cotizacin, Remitos, etctera.
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Cuando el Proveedor decida dar de alta un perfil, deber ingresar a esta funcin
a travs del men y completar la celda correspondiente. Luego debe clickear la
funcin Aceptar. Esta accin lo conduce a una segunda pantalla en la cual
customizar (personalizar) las caractersticas de ese perfil, que luego podr
asignarlo a uno o ms usuarios.
En esta pantalla se detallan todas las funciones, junto con una casilla con la
descripcin HA (Habilitado) la cual puede ser seleccionada marcndola con un
a (tilde).
A su vez, se debe personalizar el Permiso que se dar para esa funcin:
NO (sin permiso)
VI (permiso para visualizar los datos)
MO (permiso para modificar los datos)
SELECCIN
Cuando termine de configurar dichas funciones y permisos debe clickear la
funcin Aceptar.
Es importante tener en cuenta que NO se podrn eliminar Perfiles que estn
siendo utilizados por algn usuario, pero su modificacin afectar a todos los
que lo tengan asignado.
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4.3 Modificar Perfil

Esta funcin le permite al administrador reordenar los permisos de ejecucin de
cada una de las funciones.
En la pantalla aparece una lista desplegable o combo con todos los perfiles
existentes para la empresa (excepto el Perfil del usuario Administrador). A la
derecha de este combo se puede ver un campo de edicin, donde el usuario
puede cambiar (si lo desea) el nombre del Perfil que seleccion de la lista.
Debajo de estas funciones, se muestran todas las funciones que brinda el Site y
una serie de opciones para ese perfil.
Se detallan los siguientes acciones:
HA: Cuando esta celda posee un a (tilde), indica que la funcin est habilitada
en este Perfil.
NO/ VI/ MO: Son el tipo de permiso que tendrn aquellos usuarios que
pertenezcan al Perfil sobre la funcin en cuestin.
Si selecciona NO, los usuarios que se les asigne este perfil NO tendrn
permiso.
Si selecciona VI, slo tendrn permiso para las operaciones que

impliquen visualizacin. (O sea que los usuarios que pertenezcan a este
Perfil no podrn modificar los datos que estn en el sitio).
Si selecciona MO, estar otorgando un Permiso de Modificacin, con lo

cual estara asignando el mximo nivel de permiso que un Perfil pueda
tener sobre una funcin. Todos los usuarios que estn incluidos en un
Perfil que posea permisos de modificacin sobre una funcin, no tendrn
restricciones para operar con ella.
Seleccin: En el caso de que Usted sea Proveedor de ms de un Adherente,

podr clickear esta opcin y asignar permisos de acuerdo al Adherente que
escoja. Cuando finalice de elegir los permisos presione el botn Terminar.
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Borrar un perfil:
Mediante esta funcin, el usuario Administrador puede eliminar los Perfiles que
considere hayan quedado en desuso. La nica restriccin para poder utilizar
esta funcionalidad es que no deben existir usuarios que tengan asignado el perfil
a dar de baja.
4.4 Crear Usuario
Al seleccionar esta opcin, usted ver una serie de campos que podr editarlos,
donde se deben cargar cada uno de los datos que identifican al usuario que se
est dando de alta.
Los datos que se ingresan se dividen en tres grupos:
Datos Personales
Perfil
Seguridad
Datos Personales: se debe cargar las seas personales del usuario (Nombre,
Apellido, Telfono, etctera).
Perfil: debe indicar si el usuario se dar de alta como habilitado o no, adems de
especificar el perfil al cual pertenecer.
Seguridad: Tendr que ingresar el Nombre del usuario, la clave de acceso y la
confirmacin de la misma.
Al aceptar todos estos datos, el usuario queda creado y a partir de ese momento
ya puede ingresar al Site.
Despus de aceptar la creacin del nuevo usuario, se pasa a otra pantalla en la
que se definir su alcance, indicando si ser vendedor de alguna empresa o
especificando cules van a ser los mensajes que va a recibir por correo
electrnico.
En el primer grupo de opciones existe un chequeo para indicar que el usuario es
Vendedor. Al activarlo, se muestra una pantalla conteniendo una lista con todas
las empresas que tienen mapeado al Proveedor.
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As, se indica que el usuario recientemente cr eado al que se est haciendo

referencia, ser un vendedor de la empresa que se seleccione del listado
previamente mencionado.
En el segundo grupo se muestra un listado con todos los mensajes que un
usuario puede recibir va correo electrnico.
4.5 Modificar Usuario
Al acceder a esta opcin, se muestra un listado con todos los usuarios y sus
datos representativos. La ltima columna, es de comandos. Por medio de los
iconos que se muestran usted podr ingresar a una pantalla para modificar los
datos del usuario o borrarlos.
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5. CATALOGOS
A travs de e-BuyPlace los adherentes pueden crear y administrar su propio
catlogo.
Para ello Crean su propia estructura de catlogo, catalogan sus materiales y/o
proveedores. Las empresas unificadoras adicionalmente cuentan con la
funcionalidad de unificacin de catlogos.
FUNCION: Crear Catlogo
Se accede a travs del men por Operaciones >> Catlogos >> Crear Catlogos
Aqu puede visualizar uno existente con la lupa

, o agregar uno nuevo con
.
El catlogo consta de hasta 3 niveles: Grupo, Rubro y Subrubro
Cada vez que quiera agregar un nuevo participante en uno de estos niveles
hgalo con el botn
y grabando.
Siga descendiendo de nivel con la lupa
.
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FUNCION: Catalogar materiales

Se accede a travs del men por Operaciones >> Catlogos >> Catalogar
materiales
La catalogacin de materiales en un catlogo propio puede hacerse
manualmente a travs de esta funcin o automatizarse a travs de una interface
si es posible asociar en el ERP cada material a la categora que se desea tenga
en el sitio.
Manualmente, al ingresar en la funcin, se selecciona el catlogo y la categora
donde se desea catalogar materiales.
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Con la lupa
desciende de nivel.
El campo Mat. Incluidos le muestra el total de materiales que hay en ese nivel,
ya sea asociados en forma directa o en alguno de sus niveles hacia abajo.
A travs del botn
, visualiza todos los materiales incluidos en el nivel.
Cualquier material que tenga habilitado el campo de seleccin puede ser tomado
para incluir en este nivel, porque an no pertenece a ningn otro.
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De la misma manera, sacar un material de una categora eliminando el tilde de

igual manera.
En cambio si el campo de seleccin est tildado y no disponible (grisado),
significa que est en esa categora pero no exactamente en el nivel que se est
consultando.
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FUNCION: Catalogar proveedores

Se accede a travs del men por Operaciones >> Catlogos >> Catalogar
proveedores
Idem anterior pero con la lista de proveedores.
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FUNCION: Unificar materiales

Se accede a travs del men por Operaciones >> Catlogos >> Unificar
materiales
Se accede al catlogo propio de la empresa unificadora y se selecciona la
categora que se desea unificar.
Con el botn
se accede a la lista
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Con el botn lupa

est unificado
en el material puede visualizar los materiales con quien
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y con el botn
accede a las listas de materiales de las afiliadas que,
perteneciendo a esta misma categora, an estn no unificados.
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6. ADMINISTRACIN DE LICITACIONES
En e-BuyPlace Ud. tiene distintas maneras de pedir cotizaciones a sus
proveedores.
Pedidos de cotizacin
Licitaciones
Subastas
Las principales caractersticas y diferencias de cada una de estas modalidades
son las siguientes:
Pedidos de cotizacin:
- estn direccionadas a un nico proveedor desde el ERP del adherente
- los proveedores existen en el ERP del adherente
- est disponible el foro (preguntas y respuestas) entre el proveedor y el
adherente
- la interfase de actualizacin al ERP genera la oferta correspondiente
Licitaciones:
- se asocian a N proveedores en el sitio
- los proveedores pueden existir o no en el ERP del adherente
- se administra en el sitio una nica licitacin (fechas, adjuntos, etc.) y
todos los proveedores visualizan exactamente la misma informacin
- est disponible el foro (preguntas y respuestas) que es compartido por
todos los proveedores que participan de la misma (en forma annima)
y el adherente
- admite controles operacionales (pliego con o sin costo, conformidad
previa de la oferta tcnica obligatoria o no, pblica o privada)
- tiene segunda vuelta o mejora de ofertas para un subconjunto de
proveedores de la licitacin original
- est disponible la comparativa de ofertas
- permite adjudicar en el sitio
- la interfase de actualizacin al ERP genera tantas peticiones de oferta
y ofertas como proveedores se hayan asignado a esa licitacin en el
sitio. An en el caso que se haya invitado a un proveedor del sitio, la
interface al ERP crea la peticin de oferta y la oferta sobre el
proveedor genrico cambiando a la Razn Social del proveedor que
ofert.
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LICITACIONES
Adherente
E
Licitacin
R
P
Act. ofertas
e
B
U
Y
P
L
A
C
E
Administracin de licitacones
Mensajera automtica
Foro
Segunda vuelta
Comparativa de ofertas
Proveedor A
Proveedor B
Proveedor C
Proveedor D
- Ingreso de ofertas
- Foro
- Informacin histrica
Se dispone adems del sistema de mensajera automtica del sitio, que puede
customizar el adherente y que incluye, mails de publicacin de licitacin o pedido
de cotizacin, modificacin o anulacin, recordatorios al proveedor si pasaron
ms de N das desde la publicacin y an no contest, preguntas ingresadas en
el foro, aviso de no ganador, etc.
Las funcionalidades de foro y comparativa son propias del sitio, no se lleva esta
informacin al ERP.
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DIAGRAMA DE FECHAS
- - - - -- - - - -- - - -- - - - -- F O R O - - -- - - -- - - - -- -
ADH.
- Asignar prov.
- Mover fechas
- Adjuntar archivo
Previo apertura
Fecha
creacin
PROV.
-Asignar prov.
-Visualizar estados
-Extender fechas
-Asignar prov.
- Visualizar precios
-Visualizar estados - 2da. vuelta
-Extender fechas
Publicada
Fecha
publicacin
En revisin
Fecha
cierre
- Visualizar
- Ofertar
- Adjuntar archivos
Cerrada
Fecha
revisin
Fecha
informe
- - - - - - - - - Visualizar - - - - - - - -
- - - - -- - - - -- - - -- - - - -- F O R O - - -- - - -- - - - -- -
Subastas:
- Pueden participar proveedores del ERP, del sitio o cualquier otro
convocado a este efecto
- En general tienen una duracin muy corta (horas)
- Se realizan subastas de prueba previas para que los proveedores no
tengan dudas durante la subasta real
- Se parametriza, entre otros: la duracin, si se muestra o no el precio
mximo, si el ingreso de oferta es por item, si es obligatorio ingresar
todos los items, el porcentaje mnimo necesario para que sea
aceptada una mejora de oferta, se predefine la modalidad de la
prrroga, la forma de adjudicacin, etc.
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FUNCION: Administrar licitaciones

Objetivo: Ingresar, modificar y visualizar toda la informacin asociada a una
licitacin.
Men: Operaciones > Cotizaciones > Administrar licitaciones
Quin: Adherente / Comprador
En la pgina inicial o de control de licitaciones puede verse:

Comandos:
Campo de seleccin: por default est seleccionada la primera de la lista.
Se utiliza para seleccionar la licitacin que desea verse con formato pdf
o excel
.
Lupa
: Visualizacin de ofertas. Ver subfuncin Ofertas
Lpiz
: Detalles de la licitacin. Ver subfuncin Detalles
Estado:
Rojo: previo a publicacin. Fecha anterior a fecha de publicacin.
Amarillo: publicada. Fecha entre publicacin y cierre.
Naranja: en revisin. Fecha entre cierre y revisin.
Verde
: cerrada. Fecha posterior a fecha de revisin.
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Para definir el estado el sitio utiliza las siguientes fechas:

Fecha de publicacin: a partir de la cual el proveedor visualiza la
licitacin. Hasta esta fecha el adherente asigna los proveedores y adjunta
archivos.
Fecha de cierre: fecha hasta la cual el proveedor puede actualizar la
oferta. El adherente no ve las ofertas, slo el estado.
Fecha de revisin: fecha a partir de la cual el adherente visualiza las
ofertas. Antes de la fecha de revisin el adherente puede agregar otros
proveedores o extender la fecha de cierre.
Fecha de informe: fecha en la cual la interface de ofertas actualiza el
ERP.
Esta ltima interfase es de particular importancia ya que con la
actualizacin automtica se asegura mantener la historia de las
licitaciones, que en general es un requerimiento de Auditora interna en
las empresas. Adems, sto se hace sin carga de trabajo adicional ya que
lo actualiza la interfase a partir de la informacin ingresada en el sitio por
los proveedores..
Licitacin:
Las licitaciones originales llegadas de SAP tienen el nmero de la peticin
de oferta asociada al proveedor genrico.
Las licitaciones creadas en el sitio (las de segunda vuelta) tienen el prefijo
EBP y luego un nmero secuencial.
Palabra clave:
Cualquiera que facilite las bsquedas.
DocRef:
En el caso de segunda vuelta, se muestra aqu el nmero de la licitacin
original.
Fecha creacin:
La fecha en que fue creada en SAP o en el sitio.
Fecha de cierre:
La fecha hasta la cual los proveedores pueden ingresar las ofertas.
Usuario:
Usuario creador
Centro:
Centro /planta correspondiente a la licitacin.
- 32 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Prov
:
Se utiliza para asignar proveedores.
Ver subfuncin Proveedores
Foro:
Permite visualizar el contenido del foro (preguntas y respuestas) e
ingresar respuestas de la licitacin. Ver subfuncin Foro
B:
Permite dar de baja (para los adherentes que generan las licitaciones en
el sitio)
Subfuncin detalle
En esta funcin el adherente define la modalidad que tendr la licitacin (precio
libre o mximo, abierta o cerrada, pliego con o sin costo, prerrequisito de pasar
la oferta tcnica o no), adjunta archivos y modifica las fechas generadas segn
el default de la customizacin.
En esta misma pantalla es donde el comprador deber informar los pagos

correspondientes al pliego de la licitacin (si corresponde) y que el proveedor ha
pasado exitosamente la oferta tcnica (si corresponde).
Estos dos campos (Pag Pliego y Of.Tcnica) slo estarn disponibles en caso
que la licitacin se haya definido de esta manera.
- 33 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Las implicancias de estas variables son las siguientes:
Pag pliego:
est disponible si la licitacin fue definida con Pliego con costo. El default
es NO (sin tildar). Esta variable tiene efecto para el proveedor.
En este estado el proveedor invitado a la misma, slo podr visualizarla y
acceder a las especificaciones, pero no podr contestarla. Slo a partir
que el comprador informe el pago (tilde) el proveedor tendr disponible el
campo de cotizacin.
Of.Tcnica:
est disponible si la licitacin fue definida con Oferta tcnica obligatoria. El
default es NO (sin tildar). Esta variable tiene efecto para el comprador.
En este estado el comprador no puede visualizar la oferta an cuando se
haya cumplido la fecha de revisin.
Para administrar una licitacin en particular se ingresa con el lpiz en una de

ellas a ver los detalles. Si bien las fechas se calculan automticamente segn el
customizing general de licitaciones, es posible en cada una modificar las
mismas.
Se visualiza el detalle de cada una de las posiciones, cdigo, descripcin, se
puede adjuntar archivos en cada una utilizando el botn
, customizar en
particular para esta licitacin el envo de mensajes, etc.
El seteo particular de una licitacin slo est disponible para actualizar antes de
la fecha de publicacin, luego slo se visualiza.
En esta pant alla se visualizan 2 botones en la parte inferior antes de la fecha de
revisin: Ofertas y Proveedores.
Ofertas es equivalente a la lupa de la pantalla inicial.
Proveedores es equivalente al botn
de la pantalla inicial.
Una vez pasada la fecha de revisin aparecern dos nuevos botones:
Adjudicacin y Segunda vuelta.
Adjudicacin: se utiliza para visualizar las ofertas de los proveedores e informar
en el sitio el o los proveedores que resultaron ganadores de al menos una
posicin.
Ver Subfuncin Adjudicacin.
- 34 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Segunda vuelta: se utiliza para seleccionar algunos o todos los proveedores que
participaron en la primera vuelta y realizar una segunda vuelta de mejora de
precios.
Subfuncin Ofertas
La visualizacin de ofertas permite ver la lista de los oferentes y su estado
respecto a la licitacin: si visualizaron o no la misma, si contestaron (semforo
verde), no contestaron (semforo rojo), o contestaron parcialmente (semforo
amarillo).
A partir de la fecha de revisin la lupa permite entrar a ver la oferta de cada uno.
Tambin est disponible la visualizacin conjunta de todas las ofertas y la

bajada de las mismas a excel.
- 35 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Cliquee en la lupa para ver las ofertas.
- 36 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
En el caso de un proveedor que no pas la Oferta Tcnica.
- 37 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Subfuncin Proveedores
El botn
(a la derecha) se utiliza para agregar proveedores con el botn
.
Idntica funcin tiene el botn Proveedores en la pantalla de detalle.
Hay 3 posibles bsquedas de proveedores para agregar en una licitacin:
a) Mis proveedores: se visualiza aqu la lista alfabtica de todos mis
proveedores, provenientes del ERP de la empresa o registrados por la
empresa en el sitio.
b) Catlogo propio: la empresa puede definir un catlogo propio de hasta
3 niveles e incluir a cada proveedor en uno o ms categoras
c) Catlogo de la ONU: cualquier proveedor del sitio puede catalogarse
en el catlogo generadle la ONU y a partir de ello es seleccionable
para ser invitado a participar de una licitacin.
Subfuncin Foro
El botn
le permitir acceder al foro de la licitacin para contestar alguna
pregunta ingresada por un proveedor.
Cuando cualquier proveedor ingresa una pregunta el comprador es notificado a
travs de un mail enviado por el sitio.
El comprador visualiza la pregunta e ingresa la respuesta presionando el botn
- 38 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Finalmente acepte grabando.
- 39 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Subfuncin Adjudicacin
La adjudicacin en el sitio a uno o ms proveedores genera Preacuerdos.
Los preacuerdos son bsicamente Ordenes de compra en cuanto al contenido,
ya que el comprador est definiendo cunto le adjudica a cada proveedor de
cada uno de los materiales licitados, para qu fecha de entrega y a qu precio.
Una vez creados los preacuerdos en el sitio, la interface crea las OC en el ERP
del adherente. La interface de vuelta de pedidos al sitio trae la asociacin
Nmero de OC (del ERP) y Nmero de preacuerdo.
En los casos que no se desee que las OC se creen automticamente por
interface puede utilizarse esta funcionalidad para que el sitio enve un mail de
agradecimiento y de informacin que no han resultado ganadores a los
proveedores que no tengan ninguna posicin adjudicada.
Para Adjudicar en el sitio, se accede por el botn Adjudicacin de la pantalla de
detalle de una licitacin.
Se ingresan las cantidades adjudicadas a nivel de proveedor y material y se
aceptan con .
- 40 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Finalmente se confirma grabando. Esto crea en el sitio el o los nmeros de

preacuerdos que corresponda.
Funcin: Aprobacin de preacuerdos

Objetivo: Autorizar los preacuerdos creados
Men: Operaciones > Cotizaciones > Aprobacin de preacuerdos
Quin: Adherente / Aprobador
Los preacuerdos pueden tener un workflow de aprobacin customizable por
adherente.
En general est definido con responsables por Sector / Grupo de materiales y
Monto total del preacuerdo en dlares.
Adems, cada usuario aprobador puede tener la categora Titular o Suplente.
El usuario Titular es el que recibe el mail de notificacin para la aprobacin. Sin
embargo, cualquier Suplente que ingresa en la opcin del men de Aprobacin
de preacuerdos lo encontrar disponible para aprobar. Esta flexibilidad es
particularmente til en caso de ausencias.
- 41 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Se selecciona el preacuerdo a aprobar con la lupa, se visualiza el detalle y se

aprueba con el .
El workflow puede tener definidos tantos niveles como se desee. En caso de un
monto que tiene aprobadores de niveles inferiores se recorre toda la escala de
aprobadores hasta llegar al del monto que corresponde.
Se encuentra disponible una funcin de Consulta de Preacuerdos donde se
indica el nombre del siguiente usuario que tiene encolado el preacuerdo para
aprobar.
- 42 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
7. INGRESO DE OFERTAS
Objetivo
Esta funcin permite a los proveedores ingresar y consultar sus ofertas en
respuesta a los pedidos de cotizacin o licitaciones a los que ha sido invitado a
cotizar.
Los proveedores pueden ver el estado de cada una de ellas desde su
publicacin y sirve de informacin histrica ya que se mantiene en la base de
datos del sistema.
Conceptos bsicos.
Un pedido de cotizacin ha sido direccionado por el adherente a un proveedor
especfico.
Una licitacin tiene en general muchos proveedores invitados. El proveedor no
puede saber qu otros proveedores es tn participando de la misma y cada
proveedor ve en el sitio slo sus ofertas.
La nica informacin que se comparte (en forma annima) es la del foro de
preguntas y respuestas.
El pedido de cotizacin o licitacin se encontrar en estado Publicado entre las
fecha/hora de publicacin y cierre. Ambas fechas son definidas por el
adherente. En este perodo el proveedor puede ingresar o modificar datos
tantas veces como desee. Si la licitacin es Privada, el comportamiento es
similar a la modalidad tradicional de sobre cerrado. El comprador no puede
visualizar los precios ingresados por el proveedor, solo ver si fue ofertada cada
posicin o contina pendiente.
Un lpiz le indicar que la licitacin o pedido de cotizacin est Abierto.
Superado el plazo de vencimiento, el smbolo de estado pasar a Lupa, lo que
indica que slo es posible consultar.
La funcionalidad foro permite ingresar preguntas y recibir respuestas. En el caso
de licitaciones, todas los proveedores participantes de la misma pueden
visualizar todas las preguntas ingresadas por cualquiera de los otros
participantes con sus correspondientes repuestas. El sitio no publica la razn
social o identificacin alguna de los proveedores que ingresan preguntas.
Los proveedores son notificados por mail que hay nuevas respuestas.
- 43 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Funcin: Ingreso de ofertas

El proveedor se notifica que tiene una licitacin o pedido de cotizacin publicado
en el sitio a travs de un mail.
Ingresa en el sitio en la opcin Operaciones / Cotizaciones / Ver o ingresar
Oferta
Estos documentos puden ordenarse por Nro. de Documento, Fecha de cierre o
Comprador tal como puede verse en el sector Ordenados Por. Para concretar un
cambio en el ordenamiento debe seleccionarse el criterio de inters y presionar
alguno de los botones de aplicacin de ordenamiento
. Tambin pueden
filtrarse de manera de ver solo los abiertos, slo licitaciones, slo pedidos de
cotizacin o todos, segn la opcin seleccionada en el sector Visualizacin de
Documentos, efectivizando el filtro al presionar el botn .
Si se tiene inters en un documento en particular puede tipear su nmero en la
ventana a la izquierda de los binoculares
presionando luego el botn
correspondiente.
Pueden notarse los semforos indicando la situacin de cada documento y otros
campos relativos a los mismos.
Semforo rojo: no ha sido ofertada NINGUNA posicin
Semforo amarillo: ha sido ofertada ALGUNA posicin
Semforo verde: han sido ofertadas TODAS las posiciones
- 44 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Pasando el cursor del mouse por el botn

puede leerse el detalle de las
descripciones sin necesidad de ingresar en cada una.
Si se desea ver los detalles de un determinado documento debe presionarse el
botn de edicin simbolizado mediante un lpiz
( lupa
en el caso de
haberse cumplido la fecha de cierre) en el extremo izquierdo de cada
documento, accedindose a una pgina como la siguiente:
Los campos obligatorios para el ingreso de una oferta son:

Cabecera:
Fecha de validez: Fecha de validez de la oferta. Con el botn
accede
al calendario.
Moneda: Puede seleccionar la misma para todo el documento o una a una
en cada material
Condicin de pago: si el adherente no lo ha restringido, puede aqu
seleccionar en el combo.
Material:
Cotizacin (precio untario): expresado en la moneda seleccionada
Los campos optativos son:
Cabecera:
Tipo de oferta: para proveedores del exterior
Material:
- 45 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
No cotiz.: se tilda este campo si se decide No Cotizar ese material

Cd.Prov.: si desea ingresar el cdigo del material propio del proveedor
Observaciones: texto
Fecha primer entrega: es la fecha requerida de entrega.
Puede
modificarse con el botn
Adjuntar archivos: Con el botn
el proveedor puede adjuntar
archivos propios. Con el botn
visualiza los archivos adjuntos por el
comprador (especificaciones, etc.)
Subfuncin Foro
Para ingresar a la funcionalidad Foro, se deber acceder a travs del botn
Esto desplegar una pantalla para el ingreso de la pregunta.
- 46 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Ingresa la pregunta y para grabar se presiona

Este proceso enviar automticamente un mail al comprador informando que se
ha ingresado una pregunta en esta licitacin
- 47 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
De la misma manera, cuando el comprador ingresa la respuesta, el proveedor

recibir un mal comunicando esta novedad. El proveedor ingresa en esta misma
funcin y presiona el botn Foro en la licitacin correspondiente informada en el
mail.
- 48 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
8. RECLAMOS - Parametrizacin
El sitio administra 2 tipos de reclamos:
- reclamos directos: del proveedor hacia el adherente
- reclamos inversos: del adherente hacia el proveedor
Ambos tipos de reclamos son parametrizados por el adherente.
Parametrizacin de Reclamo Directo

Accede a travs del men: Operaciones >> Reclamos >> Customizar reclamos
del proveedor
Selecciona entre las funciones disponibles en el sitio en el combo
Agrega tantos motivos como desee con el botn .

Vencimiento: es la cantidad de das pasados los cuales, si el reclamo contina
abierto, se enva un mail a modo informativo al usuario declarado de segundo
nivel para esta funcin.
Asigna luego los responsables, o sea los posibles destinatarios del reclamo (y
del mail) que le aparecern al proveedor cuando ingrese este tema y motivo de
reclamo.
- 49 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Visualiza all un resumen de todos los motivos de cada funcin y debe asociar a
cada uno Planta/s, Usuario/s y nivel.
Finalmente graba con el botn
- 50 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Parametrizacin de Reclamo Inverso

Accede a travs del men: Operaciones >> Reclamos >> Customizar reclamos
del adherente
Escriba el tema que desea habilitar para ingresar sus reclamos al proveedor y
grabe.
Seleccione luego ese tema e ingrese los motivos que desee asociarle y los das
a partir de los cuales, si el reclamo contina, desea se reenve un recordatorio al
proveedor.
- 51 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
9. RECLAMOS
Objetivo
Este mdulo es la herramienta que permite a los proveedores comunicar y
administrar sus reclamos de manera directa y ordenada.
Los proveedores pueden, mediante funciones especficas, seguir la evolucin de
cada reclamo desde su nacimiento hasta su cierre, quedando registrada su
historia en la base de datos del sistema.
Conceptos bsicos.
Un reclamo relaciona a quien reclama (proveedor), con un destinatario del
reclamo. El destinatario es la persona responsable de atender el reclamo y
resolverlo.
Todo reclamo tiene su origen en un problema de operatoria que debe ser
resuelto por el destinatario. Estos problemas estn clasificados segn motivos
previamente establecidos.
Como se ver ms adelante para cada motivo existe un grupo de destinatarios
posibles segn la planta (unidad organizativa) asociada al problema que origina
el reclamo.
El reclamo se encontrar en estado Publicado en Revisin luego de haber sido
creado y mientras no haya vencido el plazo preestablecido de resolucin. Este
plazo es un tiempo (en das) durante el cual se supone que el problema debe
resolverse. Un reclamo en este estado se representa con un semforo amarillo.
Superado el plazo de vencimiento, el smbolo de estado ser un semforo rojo
indicando que el reclamo se encuentra Vencido.
Mientras el reclamo se encuentre en alguno de los estados Publicado Vencido
se dice que el mismo est activo. Un reclamo activo per mite el intercambio de
comentarios entre quien reclama y quien est a cargo de resolverlo.
Finalmente, luego de haber sido resuelto, el reclamo debe pasarse a estado
Cerrado. En este estado el reclamo se encuentra inactivo impidiendo el registro
de comentarios adicionales.
Un reclamo puede ser afectado por alguno de los siguientes eventos:
Creacin del reclamo.
Agregado de comentario al reclamo.
- 52 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Cierre del reclamo.

Como efecto secundario, los eventos generan emails a las personas
involucradas como aviso y constancia del cambio.
Creacin de reclamos.
Para generar un reclamo debe recurrirse a la opcin del men:
Operaciones / Reclamos / Crear Reclamo
Tambin puede accederse mediante un botn existente en la parte inferior de
algunas funciones1 del sitio.
La figura muestra el formulario de alta de reclamos. Los campos que lo
componen permiten registrar toda la informacin que pueda ser de relevancia
para el seguimiento del problema que origina el reclamo. El primer campo a
definir corresponde al Tema y determina la funcin que encuadra el asunto a
tratar, por ejemplo: Visualizacin de OC, Ingresar factura, Documentos sin
verificar, Documentos bloqueados y Documentos pendientes de pago.
El campo Motivo permite especificar la razn del reclamo. Para visualizar las
opciones disponibles debe desplegarse el combo presionando el botn con la
flecha invertida
que se encuentra a la derecha del campo. Los motivos a
1
Se llama funcin a una determinada opcin del men de operaciones del sitio. Dado que toda funcin se
corresponde con una pgina web muchas veces se la denomina simplemente pgina.
- 53 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
seleccionar dependen de la funcin sobre la que se est reclamando. Una vez

seleccionado el motivo debe especificarse la planta2 asociada al reclamo cuyas
opciones dependen del motivo que fue seleccionado previamente.
En ltima instancia debe establecerse el valor del campo Destinatario, quien
ser el receptor del reclamo creado. Para este campo, las opciones disponibles
dependen del motivo y la planta definidos en los campos correspondientes.
En el campo Contacto se permite el ingreso de informacin textual que puede
ser usada para complementar la identificacin de las personas que estn
tratando el problema.
Si el reclamo se relaciona con una orden de compra, como lo es en la mayora
de los casos, la misma debe especificarse en el campo Nro. de OC.
De la misma manera los documentos involucrados en el reclamo (remitos,
facturas, etc) pueden enumerarse en los campos Fact/Nro Doc 1 a Fact/Nro Doc
5. Debe tenerse en cuenta que cuanto mayor sea la informacin volcada en el
reclamo, ms sencilla ser su resolucin.
Finalmente, en el campo Ingrese comentarios debe relatarse el inconveniente
que motiva el reclamo.
Para concretar el alta del reclamo debe presionarse el botn de grabacin
representado mediante el dibujo de un diskette
Como resultado de la grabacin se desplegar un mensaje indicando el nmero
de reclamo que se ha generado y se abrir la pgina de seguimiento de
reclamos mostrando el reclamo recientemente creado entre los ya existentes.
Seguimiento de reclamos.
Para revisar el estado en que se encuentran los reclamos realizados debe
recurrirse a la funcin:
Operaciones / Reclamos / Seguimientos / Reclamos enviados
La figura muestra la pgina de seguimiento
Sinnimos de planta son: fbrica, centro de distribucin, unidad organizativa, etc. Son los sitios receptores
de mercaderas y/o servicios.
- 54 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Los reclamos pueden ordenarse por Nro. de Reclamo o por Tema tal como
puede verse en el sector Documentos Ordenados Por. Para concretar un cambio
en el ordenamiento debe seleccionarse el criterio de inters y presionar alguno
de los botones de aplicacin de ordenamiento
. Tambin pueden filtrarse
de manera de ver solo los abiertos, solo los cerrados todos los reclamos,
segn la opcin seleccionada en el sector Visualizar por Estado, efectivizando el
filtro al presionar el botn .
Si se tiene inters en un reclamo en particular puede tipearse su nmero en la
ventana a la izquierda de los binoculares
presionando luego el botn
correspondiente.
Pueden notarse los semforos indicando la situacin de cada reclamo y otros
campos relativos a los mismos. El campo Visualizado informa si el reclamo fue
ledo por el destinatario (S) no fue ledo hasta el momento de consultar la
pgina (N).
Si se pretende ver los detalles de un determinado reclamo debe presionarse el
botn de edicin simbolizado mediante un lpiz
( lupa
en el caso de
reclamos cerrados) en el extremo izquierdo de cada registro, accedindose a
una pgina como la siguiente:
- 55 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
En esta pgina pueden apreciarse los datos registrados al momento de crear el

reclamo. En la cabecera del reclamo figuran, sobre la barra oscura, el receptor
responsable y la planta o unidad organizativa relacionada. En la zona inferior de
la pgina se despliegan los comentarios agregados tanto por el receptor como
por el proveedor que dio origen al reclamo.
Agregado de comentarios a reclamos.
Estando situados en la pgina que exhibe al reclamo en detalle, puede
agregarse un comentario mediante el botn simbolizado por una hoja con un
signo +
De esta forma se accede a la pgina de la figura:
- 56 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Luego de ingresar el texto correspondiente al comentario a agregar, debe

presionarse el botn de actualizacin , retornando a la pgina de seguimiento
de reclamos enviados.
Cierre de reclamos.
Cuando el inconveniente que dio origen al reclamo fue resuelto, puede
procederse al cierre del mismo. El cierre de un reclamo puede llevarse a cabo
por el responsable de resolver el caso o por el proveedor que inici el reclamo.
Es importante cerrar reclamos cuando efectivamente fueron resueltos y siempre
es conveniente agregar un ltimo comentario que resuma la medida que se tom
para solucionar el problema.
- 57 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Para cerrar el reclamo debe presionarse el botn Cerrar Reclamo, accin que
cambia el estado del reclamo y retorna a la pgina de seguimiento donde puede
verificarse el semforo verde en el reclamo recientemente cerrado.
- 58 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
10. INGRESO Y VERIFICACIN DE REMITOS

Funcin: Ingreso de remitos
Quin: Proveedor
Men: Operaciones > Entregas > Ingreso de remito
El proveedor visualiza todas las OC con saldo pendiente de entrega. Selecciona

la/s posiciones de la/s OC que est remitiendo y acepta.
El sitio controla que no se seleccionen OC de distintas plantas. Esta opcin es
customizable por empresa.
- 59 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
El proveedor ingresa los datos de cabecera: nmero de remito, fecha y planta de

destino. Esta ltima opcin es customizable por empresa.
Para cada posicin seleccionada ingresa la cantidad a remitir. Si as le fue
solicitado por la empresa compradora a fines de rastreabilidad interna podr
ingresar su nmero propio de lote y fecha de vencimiento (del proveedor).
Al grabar vuelve a la lista de pedidos pendientes de entrega donde puede verse
que ya se actualiz la cantidad pendiente.
La cantidad ingresada tomar en cuenta el lmite de tolerancia del ERP
correspondiente a ese pedido.
En el ejemplo:
Material 1006340
Pendiente inicial:
9990
Cantidad del remito : 200
Pendiente actual:
9790
- 60 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
- 61 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Funcin: Verificacin de remitos

Quin: Adherente
Men: Operaciones > Entregas > Verificacin de remito
El recepcionista recibe los productos e ingresa en la funcin donde visualiza
todos los remitos pendientes de verificacin.
Selecciona el que desea verificar.
- 62 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Ingresa la cantidad efectivamente recibida. En este ejemplo es una aceptacin

total.
Si es un material que se administra por lote y ste tiene numeracin externa se
ingresa aqu.
Si la numeracin externa se controla manualmente, se mantendr una sesin del
ERP minimizada para facilitar el control. De esta manera se estar consultando
siempre sobre los lotes recientemente ingresados y se evitarn errores al
actualizar el ERP.
Si se utiliza numeracin interna, el ERP lo asignar automticamente al
ejecutarse la interfase.
Graba.
Es importante destacar que quin ingresa en esta funcin es el mismo usuario
que actualmente ingresa el remito en el ERP, por lo que no se presentarn
dudas sobre la forma de operar con el lote ya que continuar hacindolo de la
misma manera.
- 63 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
El remito desaparece de la lista de pendientes a verificar.
- 64 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
En el caso de un rechazo total o parcial debido a que hay una divergencia entre
la cantidad ingresada por el proveedor y la confirmada por el recepcionista es
obligatorio ingresar el motivo de la misma.
Este texto se adjunta en el mail enviado automticamente al proveedor con el
motivo del rechazo.
- 65 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
El recepcionista ingresa el motivo y graba.
Este rechazo parcial libera la cantidad rechazada del remito. Esta cantidad
vuelve a estar disponible para el proveedor como saldo pendiente del pedido.
En el ejemplo:
Material 1000602
Pendiente inicial:
9590
Cantidad del remito : 10
Cantidad aceptada :
8
Pendiente actual:
9592
- 66 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
- 67 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
11. INGRESO Y VERIFICACION DE FACTURAS

La funcionalidad de Facturacin le permite al Proveedor ingresar las facturas
(contra Remito realizado) y visualizar un completo Informe de Facturacin.
La verificacin de la misma por parte del adherente, contra el documento fsico,
puede ser realizada en el sitio o en su ERP.
De esto depender en qu momento se ejecuta la interface.
Funcin: Ingresar Facturas
Se accede desde el men a: Operaciones >> Facturacin >> Ingresar Factura
Al momento de facturar la mercadera entregada a su cliente (Adherente), el
Proveedor deber cargar la/s facturas que correspondan a dichos productos. Al
ingresar a esta funcin, se le mostrar el detalle de los remitos que l realiz
(detallando uno o N cantidad de tems segn corresponda) y que fueron
cargados por interfaces en el Site o conformados en el sitio segn opere el
adherente.
A la hora de Facturar dichos remitos, el Proveedor tendr la posibilidad de
seleccionar todos los Remitos o, simplemente, uno a uno. Pero tambin puede
Facturar uno o algunos de los tems (recuerde que cada tem corresponde a un
tipo de mercadera).
- 68 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Una vez que el Proveedor decidi que tems o remitos Facturar (marcndolos
con un a -tilde- ) debe clickear Lel botn Aceptar
. Esta accin lo conduce a
una segunda pantalla en la cual se debern ingresar los datos pertenecientes a
la cabecera de la factura.
A nivel de detalle se puede apreciar la cantidad facturada de mercadera segn
Remito, y en el caso de poseer valores a favor, se detallan en la parte de Nota
de Crdito (por devolucin de mercadera, etctera).
- 69 -

Tel./Fax: (054-11) 5031-3289
Cuando el Proveedor est seguro de que ese detalle es el que desea Facturar,
debe grabar. Con esta accin usted estar dejando la misma en condiciones de
ser verificada por su cliente (adherente) cuando reciba el documento en papel.
Funcin: Verificar Factura
Accede a travs de: Operaciones >> Facturacin >> Verificar Facturas
Este proceso puede realizarse en el ERP del adherente o en el sitio. Si se opta
por la primer alternativa la interface estar asociada al ingreso de la factura de
parte del proveedor. En la segunda alternativa, estar asociada a la funcin de
verificacin ejecutada por el adherente.
- 70 -

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Hiplito Yrigoyen 1530 12.

C1098AAD Capital Federal

Hiplito Yrigoyen 1530 12.

A quin est dirigido

Ingreso y verificacin de remitos

Ingreso y verificacin de facturas

Hiplito Yrigoyen 1530 12.

1. FUNCIONALIDAD Y DATOS GENERALES

Para ponerlo en prctica, cada empresa Adherente tiene que habilitar al

Hiplito Yrigoyen 1530 12.

Lo primero que se ve al entrar es la pgina de Adherentes. En la parte superior

Son administrables On-Line y no pueden ser eliminadas por razones de

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1.3 Datos Maestros

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1.4 Datos Impositivos

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Al ingresar a la pantalla de Datos Impositivos, el Proveedor puede ver dos

1.5 Nmeros CAI AFIP (slo en Argentina)

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1.6 Datos Usuario

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Cada OC admite posiciones, que a su vez consienten entregas. Adems, las

2.2 Visualizacin de Ordenes de Compra

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Si lo hace, puede ver una reproduccin del documento correspondiente. Si nadie

2.3 Listado de OC pendientes

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3.2 Sin Verificar

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3.8 Visualizar Pagos

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Al ingresar al site por primera vez, el usuario ADMIN debe aceptar

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4.3 Modificar Perfil

Si selecciona VI, slo tendrn permiso para las operaciones que

Si selecciona MO, estar otorgando un Permiso de Modificacin, con lo

Seleccin: En el caso de que Usted sea Proveedor de ms de un Adherente,

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As, se indica que el usuario recientemente cr eado al que se est haciendo

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Aqu puede visualizar uno existente con la lupa

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FUNCION: Catalogar materiales

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De la misma manera, sacar un material de una categora eliminando el tilde de

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FUNCION: Catalogar proveedores

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FUNCION: Unificar materiales

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Con el botn lupa

en el material puede visualizar los materiales con quien

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FUNCION: Administrar licitaciones