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INSTRUCTIVO DE AUDITORA DE

CUMPLIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN


DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO SG-SST.
Fecha Revisin: 30/01/2016

Rev. # 1

IN-XX

Pg. 1 de 7

INSTRUCTIVO DE
AUDITORA DE
CUMPLIMIENTO DEL
SISTEMA DE
GESTIN DE LA
SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO SGSST.

Elaborado por:

Revisado por: Alfredo


Bohorquez

Aprobado por: Betcy Caicedo

Firma

Firma

Firma

Cargo: Jefe de Salud Ocupacional Cargo:Asistente de Aseguramiento


y Gestin Ambiental
de la Calidad

Cargo: Director Aseguramiento de


Calidad

Copia:
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___ No Controlada
Emitido a: Director
Aseguramiento de Calidad

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TABLA DE CONTENIDO

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

OBJETIVO........................................................................................................................................3
ALCANCE.........................................................................................................................................3
DEFINICIONES................................................................................................................................3
MARCO LEGAL...........................................................................................................................3
CONDICIONES GENERALES.......................................................................................................4
DESARROLLO.................................................................................................................................4
CONTROL DE MODIFICACIONES..........................................................................................12

1. OBJETIVO: Describir la metodologa a utilizar para la evaluacin del cumplimiento del Sistema
de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST., para el desempeo de polticas y
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Bohorquez
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objetivos especificados, deteccin de desviaciones y la verificacin de acciones correctivas,


identificacin de reas de mejora potencial del Sistema, retroalimentacin sobre el resultado de
acciones correctivas, preventivas y cumplimiento del ciclo de mejoramiento continuo dentro de
la organizacin mediante la realizacin de auditoras internas como parte del proceso que se
realiza en la prestacin de los servicios en XXXXXXXXX y a su vez dar cumplimiento con la
Norma Vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo.
2. ALCANCE: Aplica para todos los niveles documentales y de responsabilidad de XXXXXXXXX,
con el fin de verificar que todas las actividades relativas al sistema de gestin en SST cumplen
las condiciones preestablecidas y evaluar la efectividad y adecuacin del sistema de Gestin.
Se realizar la auditora con periodicidad anual y ser planificada con la participacin del
comit paritario de seguridad y salud en el trabajo.
3. DEFINICIONES

Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias


de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensin en que
se cumplen los criterios de auditora.

Plan de auditora: Descripcin de las actividades y los preparativos de una auditora.

Programa de Auditora: Comprende entre otros, la definicin de la idoneidad de la


persona que sea auditora, el alcance de la auditora, la periodicidad, la metodologa y la
presentacin de informes, y debe tomarse en consideracin resultados de auditoras previas.

Criterios de Auditora: conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como


referencia.

Equipo Auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.

Auditor Lder: Mxima autoridad que dirige una auditora.

Auditado: Organizacin que es auditada.

Cliente de la auditora: Organizacin o persona que solicita una auditora.

Conclusiones de la Auditora: Resultado de una auditora que proporciona el equipo


auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora.

Evidencia de la Auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra


informacin que son pertinentes para los criterios de la auditora y que son verificables.
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Hallazgos de la Auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora


recopilada frente a los criterios de auditora.

Mejoramiento continuo: proceso para fortalecer al sistema integrado de gestin en


seguridad y salud en el trabajo, con el propsito de lograr un mejoramiento en su desempeo
en concordancia con las polticas de SST de la Organizacin.

No conformidad: incumplimiento de un requisito; cualquier desviacin respecto a las


normas, prcticas, procedimientos, reglamentos, desempeo del sistema de gestin, etc.,
que puedan ser causa directa o indirecta de enfermedad, lesin, dao a la propiedad, daos
a los procesos productos o servicios.

No Conforme: Producto o Servicio que no es conforme con los requisitos; Producto /


Servicio que no cumple con los requisitos.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de


actividades desempeadas.

4. MARCO LEGAL
Decreto 1072 de 2015 Decreto nico Reglamentario del Sector Trabajo
> Libro 2 > Parte 2 > Ttulo 4 > Captulo 6, Auditora y revisin de la alta direccin del SG-SST,
Artculo 2.2.4.6.29. Auditora de cumplimiento del Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud
en el Trabajo, Artculo 2.2.4.6.30. Alcance de la auditora de cumplimiento del Sistema de
Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)
5.

CONDICIONES GENERALES

La seleccin del personal auditor no implicar necesariamente aumento en la planta de cargos


existente. Los auditores no deben auditar su propio trabajo.
Los resultados de la auditora deben ser comunicados a los responsables de adelantar las medidas
preventivas, correctivas o de mejora en la empresa.
6. DESARROLLO
6.1 Elaboracin del Programa de Auditora
El Jefe de Salud Ocupacional y Gestin Ambiental elabora el Programa de Auditorias Internas
(Anexo 1), que debe cubrir:
La definicin de la idoneidad de la persona que sea auditora,
El alcance de la auditora
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La periodicidad
La metodologa
La presentacin de informes
Resultados de auditoras previas
Posteriormente lo enva al Gerente General quien da la aprobacin final; Una vez aprobado dicho
Programa, el El Jefe de Salud Ocupacional y Gestin Ambiental debe publicarlo en todas las reas de
la empresa con el objetivo de informar las fechas, las reas a auditar y los auditores asignados.
La frecuencia de realizacin de las auditoras Internas entra en vigencia a partir de la realizacin de la
primera auditora interna; cada proceso ser auditado de forma semestral durante la etapa de
implementacin y anualmente cuando el Sistema de Gestin marche normalmente. Sin embargo, el
Gerente General puede ordenar la realizacin de auditoras extraordinarias cuando as lo considere
conveniente, e igualmente definir el cambio de la frecuencia de realizacin de las auditoras internas
ordinarias (de semestral a anual), y el aplazamiento y/o adelanto de las ya programadas, siempre y
cuando existan criterios valederos para tal efecto.
Nota:

Ningn funcionario del Departamento a ser auditado puede formar parte del Grupo Auditor.

Las auditoras internas son ejecutadas por miembros de la empresa a o auditores contratados
externamente. Planificar con la participacin del Comit Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Los auditores contratados externamente deben cumplir con los siguientes requisitos:
-

Conocimiento de las actividades efectuadas en el rea auditada.

Conocimiento del Sistema de Gestin en SST de la empresa.

Formacin certificada por Organismo Autorizado como Auditor Interno en SST.


Experiencia certificada como Auditor Interno en SST.

Los auditores internos deben cumplir con los siguientes requisitos:


-

Escolaridad mnima bachiller.

Tener cursos certificados en :


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- Curso bsico de Auditor interno, mnimo 24 horas.


- Cursos certificados en Sistemas de Gestin OHSAS 18001:07, por lo menos de 16
horas
-

Experiencia laboral, mnimo de 6 meses en actividades desarrolladas por la empresa.

Como habilidades debe tener:


- Facilidad de expresin y comunicacin.
- Manejo de tcnicas de Auditorias.

Redaccin de hallazgos de Auditoria, aspectos relevantes, aspectos por mejorar, no


conformidades y observaciones, entre otros.

Para los auditores internos de la empresa ser vlida la formacin dada por auditores calificados
tambin pertenecientes a la empresa.
5.2. ALCANCE DE LA AUDITORIA: El proceso de auditora debe abarcar entre otros lo siguiente:
1. El cumplimiento de la poltica de seguridad y salud en el trabajo;
2. El resultado de los indicadores de estructura, proceso y resultado;
3. La participacin de los trabajadores;
4. El desarrollo de la responsabilidad y la obligacin de rendir cuentas;
5. El mecanismo de comunicacin de los contenidos del Sistema de Gestin de la Seguridad y
Salud en el Trabajo (SG-SST), a los trabajadores;
6. La planificacin, desarrollo y aplicacin del Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST);
7. La gestin del cambio;
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8. La consideracin de la seguridad y salud en el trabajo en las nuevas adquisiciones;


9. El alcance y aplicacin del Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)
frente a los proveedores y contratistas;
10. La supervisin y medicin de los resultados;
11. El proceso de investigacin de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales, y su
efecto sobre el mejoramiento de la seguridad y salud en el trabajo en la empresa;
12. El desarrollo del proceso de auditora; y
13. La evaluacin por parte de la alta direccin.
5.3 Plan de Auditora
Previo a la realizacin de la auditora, el grupo auditor debe presentar el Plan de Auditora
Interna (Anexo 2) para la ejecucin de la misma, El Jefe de Salud Ocupacional y Gestin
Ambiental quien se encarga de comunicar a los dems Coordinadores de rea a auditar. Este plan
debe ser flexible con el fin de permitir cambios basados en la informacin encontrada, durante el
desarrollo de la auditora y para permitir el uso efectivo de los recursos.
El Plan de Auditora Interna debe incluir:
-

Fecha y duracin de la Auditora.

Objetivo, alcance y criterios de la auditora.

Documentos de referencia.

Identificacin del grupo de auditor.

Agenda de la Auditoria donde incluye el rea, fecha, responsable auditado y auditor.

5.4 Realizacin de la Auditora


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El Auditor o Grupo Auditor, es el encargado de efectuar la auditora tal como est dispuesto en el
Programa de Auditorias Internas y en el Plan de Auditorias.
5.4.1 Reunin de Apertura: Para dar inicio a la auditora, el equipo auditor se rene con los
Coordinadores de reas a Auditar y el Gerente General con el propsito de:
-

Presentar los miembros del equipo auditor a la Gerencia de la Empresa.

Revisar el alcance y los objetivos de la auditora.

Hacer un resumen breve de los mtodos y procedimientos a utilizar en la ejecucin de la auditora.

Confirmar la disponibilidad de los recursos y facilidades necesarias para el equipo de auditora.

Confirmar la hora y fecha de la reunin de cierre y cualquier reunin intermedia entre el equipo de
Auditora y el Gerente.

Aclarar cualquier detalle del plan de auditora que resulte complejo.

5.4.2 Examen: el Auditor o Grupo Auditor se rene a travs de entrevistas con el Coordinador y/o
Personal del rea Auditada recolectando evidencias mediante la revisin de documentos, registros y
observacin de actividades y condiciones en las reas auditadas. Cualquier indicio de No Conformidad
debe ser registrado aunque no se contemple en las listas de verificacin. La informacin reunida a
travs de entrevistas debe ser corroborada con observaciones fsicas, medidas o registros.
- Hallazgos de Auditora: Todos los hallazgos de la auditora deben quedar documentados en el
informe final, adems deben quedar registradas todas las que constituyan No Conformidad real y Noconformidad potencial, garantizando que stas sean documentadas en forma clara y concisa y
respaldada por evidencias. Las No Conformidades se identifican en trminos de los requisitos de los
documentos contra los cuales se efecte la auditora. Todos Los hallazgos sern revisados por el
auditor con el auditado.
5.4.3 Reunin de Cierre: Al final de la auditora, el auditor o grupo auditor se rene con el Gerente
General y los jefes de las reas auditadas para presentar los hallazgos (Conformidades y No
Conformidades) de la auditora y garantizar una plena comprensin de los resultados. Tambin se
deben presentar las conclusiones del auditor con respecto a la efectividad del Sistema.
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Las reuniones tanto de apertura como de cierre deben quedar registradas en actas.
5.5 Informe de Auditora
El auditor o grupo auditor debe presentar un informe de auditora. Este informe debe reflejar fielmente
el carcter y el contenido de la auditora y se debe asegurar su precisin e integridad.
El informe debe contener los siguientes puntos segn sean aplicables:

Fecha de presentacin.

Objetivos y Alcance de la auditora.

Detalles del Plan de Auditora como identificacin del auditor o integrantes del grupo auditor y
del representante del auditado, fechas de la auditora e identificacin del rea auditada.

Documentos de referencia contra los cuales se realiz la auditora (Manual del Sistema de
Gestin en Seguridad y Salud en el Trabajo, Procedimientos, etc.).

Hallazgos (Conformidades y No Conformidades).

Las debilidades y fortalezas del Sistema.

El informe de Auditoria debe ir dirigido al Gerente de la empresa y/o al Jefe de Salud Ocupacional y
Gestin Ambiental. Este ltimo distribuye las copias pertinentes del informe a los dems
departamentos.
Una vez recibido el Informe de Auditora, cada Coordinador de Departamento procede a investigar la o
las causas que dieron origen a las no conformidades detectadas en su rea, y propone las soluciones
para eliminarlas, el responsable de su ejecucin y las fechas de conclusin. El registro de estas No
Conformidades debe hacerlos en el formato Solicitud de Accin Correctiva y Preventiva
Verificacin de la eficacia de las soluciones propuestas y Cierre de la no conformidad
La verificacin de la eficacia de la implementacin de estas acciones correctivas que eliminan las
causas de las no conformidades reales o potenciales detectadas en la auditora

la realiza

permanentemente el Jefe de Seguridad y Salud en el Trabajo, con base en las fechas propuestas para
el cierre de las mismas y as lograr darle cierre a las No conformidades.
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5.6 Auditoras No Programadas


Cuando se requiera la realizacin de Auditoras no Programadas, el Gerente General registra la fecha,
el motivo y el Auditor o Grupo Auditor y se realiza segn lo indicado en los puntos anteriores.
6. ANEXOS
6.1 Anexo 1: Programa de Auditoras Internas
6.2 Anexo 2: Plan de Auditora Interna

6. ANEXOS
6.1 Anexo 1: Programa de Auditoras Internas

PROGRAMA DE AUDITORAS INTERNAS


Proceso / Actividad a Auditar Fecha de Auditora Equipo Auditor Responsable a Auditar

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6.2 Anexo 2: Plan de Auditora Interna

PLAN DE AUDITORA INTERNA


Fecha de Auditora:

Duracin:

Representante de SST:

EQUIPO AUDITOR
(Auditor Lder)

OBJETIVO

ALCANCE

CRITERIOS DE AUDITORA (Documentos de Referencia)

AGENDA DE AUDITORA
Fecha y hora Proceso/Requisito por auditar
Auditor(es)
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Auditado (Cargo,
Nombre, Lugar)

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Reunin de Apertura

Reunin de cierre

Firma y fecha Auditor Lder

7. CONTROL DE MODIFICACIONES
REV #
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FECHA DE REVISION
XX/XX/XXXX

DESCRIPCION DEL CAMBIO


Ingresa al SGCI

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