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Cdigo: PE-PO-012
Fecha: 13 octubre 2015
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Versin: 02

CONTROL INFORMACIN
DOCUMENTADA

1. OBJETIVOS
General
Establecer y mantener un procedimiento que permita controlar la Informacin
Documentada y datos requeridos en el Sistema Integrado de Gestin, en sus
programas de Seguridad y Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad en
INGENIERIA S.A.S
Especficos
- Codificar y categorizar la Informacin Documentada de manera
ordenada.
- Asegurar que se puedan localizar, revisar, actualizar peridicamente y
retirarlos de los puntos de emisin y de uso, o de otra forma de
asegurarlos contra el uso no previsto.
- Aprender a monitorear y mantener la calidad de la Informacin
Documentada que se vayan generando.
- Evitar el deterioro, dao, eliminacin y perdida de la Informacin
Documentada por falta de orden.
2. ALCANCE
Este procedimiento involucra a todos los procesos de la Empresa INGENIERIA
S.A.S en la generacin y control de la Informacin Documentada, que se
genera en sus actividades operativas y admisnistrativas.
3. RESPONSABLES Y ACTUALIZACIN
El representante de la Alta Direccin HSEQ o en su efecto el Gerente General
son los responsables de controlar la emisin, distribucin de toda la
Informacin Documentada, de dar a conocer cada actualizacin, de que el
presente documento se cumpla en todos los procesos y hacer que se
implementen sus controles en INGENIERIA S.AS.

Jefes de Proceso

X
X

Archivo

n Anulaci

Control

cin Modifica

Edicin

Revisin

Revisin

ntacin Impleme

in Elaborac

Gerente General
El Representante ante la Alta Direccin del
Sistema Integrado de Gestin (La creacin o
actualizacin de la Informacin Documentada
puede ejecutarse a travs de un consultor o
asesor externo).

acin de Identific

CAMPO DE APLICACIN

ELABORO
Juan Diego Lobo
Gestin, Control y Evaluacin
SIG-HSEQ

LOGO

REVISO
Pedro Prez Pereira
Gestin, Control y Evaluacin
SIG-HSEQ

CONTROL INFORMACIN
DOCUMENTADA

APROBO
Andrs Gmez Gonzlez
Direccin General

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4. DEFINICIONES
- Mantenimiento de Informacin Documentada: (Documento), define
lo que se debe hacer, se puede actualizar y orienta el cumplimiento de
los requisitos.
- Conservacin de Informacin Documentada: (Registro): registra lo
que se hizo, no se puede modificar, evidencia el cumplimiento de los
requisitos.
5. CONTROL DE LA INFORMACIN DOCUMENTADADE HSEQ DE
INGENIERIA S.A.S.
INGENIERIA S.A.S. cuenta con una matriz de Control General de Informacin
Documentada Interna y Externa (FOR-HSEQ-001) la cual controla las
siguientes variables:
Tipo de Documento, Cdigo de Documento, Descripcin, Fecha de Creacin,
Versin, Fecha ltima Versin, Tipo de Archivo, Proceso responsable del
Documento, Ubicacin, Registros, Almacenamiento/Acopio, Tiempo de Archivo
Activo, Vigencia Archivo Inactivo, Proteccin, Disposicin.
6. TIPO DE DOCUMENTO:
Las siglas abreviadas de acuerdo al tipo de documento se manejaran de la
siguiente manera:
MAN
POL
PRO_AD
PRO_0P
FOR
ACT
PRG
MAT
PLN
REG

MAN-HSEQ-000
POL-HSEQ-000
PRO_AD-HSEQ-00
PRO_OP-HSEQ-000
FOR-HSEQ-000
ACT-HSEQ-000
PRG-HSEQ-000
MAT-HSEQ-000
PLN-HSEQ-000
REG-HSEQ-000
XXX-SGC-000

Manuales
Polticas
Procedimientos Administrativos
Procedimientos Operativos
Formatos
Actas
Programas
Matrices
Plan
Reglamentos
Informacin Documentada
correspondiente al Sistema
Integrado de Gestin.

Es responsabilidad del Representante de la Alta Direccin o en su efecto

de los Jefes de Proceso, distribuir la Informacin Documentada

actualizada, en los sitios de inters, conservar y eliminar la

documentacin obsoleta.
Cuando se reciba una actualizacin, el usuario del documento debe
entregar el obsoleto.
Las personas que reciban copias de la Informacin Documentada
aprobada deben tenerla disponible y segura de dao, perdida y
manipulacin indebida.
Por medio del listado maestro de la Informacin Documentada, se
controla la edicin a inventario de la Informacin Documentada de
origen externo como: Normas tcnicas, libros, decretos, revistas, entre
otros. Que sirvan de soporte para la realizacin del servicio.

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CONTROL
DOCUMENTADA

INFORMACIN

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Legibilidad de los registros: Los registros debern ser legibles y

comprensibles; de tal forma que si estos se encuentran en medio fsico o
electrnico (PC).
Tiempo de retencin de los registros: La asignacin de tiempos de
retencin de los registros se consignara en el Listado Maestro de
Registros, sern establecidos para cada proceso.
Disposicin de los registros: La disposicin de los registros se consignara
en el Listado Maestro de Registros, esta disposicin puede ser conservar,
seleccionar o eliminar, la digitalizacin o la copia de seguridad. Teniendo
en cuenta cualidades especficas de los registros, se podr indicar su
conservacin durante el lmite o la vigilancia.
Nota 1: El Listado Maestro de Registros este ser actualizado teniendo
en cuenta las actualizaciones en la documentacin de los procesos
aprobados por el Coordinador del Sistema Integrado de Gestin y
siguiendo los pasos establecidos en el presente procedimiento.
Proteccin: Los registros generados en INGENIERIA S.A.S. estn
ubicados en sitios destinados principalmente para protegerlos de la
humedad, deterioro y manipulacin indebida.

7. ESTRUCTURA DE LA INFORMACIN DOCUMENTADA

Informacin Documentada de Word Power Point Polticas, reglamentos, actas,
planes:
Encabezado: El contenido aparecer en la parte superior de cada pgina
impresa.
Nombre del documento: Versin- Cdigo (AAA-BBBB-CCC).
Fecha emisin Pginas.
Significado Cdigo: AAA: Tipo de Documento
BBBB: Abreviatura INGENIERIA S.A.S. HSEQ

CCC: Nmero Secuencia. En caso de existir ms de un documento con el

mismo cdigo,
Ejemplo, Varias actas gerenciales, el cdigo llevar en
la parte final un nmero de secuencia
adicional: ACT-HSEQ-001_01

8. CONTROL DE LA INFORMACIN DOCUMENTADA

Aprobacin de Informacin Documentada: El proceso para la aprobacin
de Informacin Documentada es la siguiente: Antes de ser publicada, la
Informacin de Documentada debe contar con la aprobacin respectiva, la
Informacin Documentada debe tener versionamiento, la fecha de aprobacin,
la descripcin del autor (Elaborador), el revisor el aprobador, se debe enviar la
Informacin Documentada al SIG HSEQ luego de cumplir con los puntos
anteriores para que sea publicado a toda la organizacin, responsable: SIG HSEQ
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Actualizacin de Informacin Documentada: Se revisa la Informacin

Documentada actualizada para verificar que cumplan con los planes y
objetivos, en caso de ser una actualizacin, la Informacin Documentada
deber ir en rojo. En caso de ser Informacin Documentada de tipo formato, no
es necesario los cambios en rojo pero se necesita que sean divulgados y
socializados, se debe registrar que da fue el que se realiz el cambio de la
Informacin Documentada, cuando se emiti y cuando fue su ltima revisin,
responsable: Lderes de Procesos/ SIG HSEQ.
Identificacin de Informacin Documentada externa: La informacin
documentada de origen externo que se ha determinado como necesaria para la
operacin del SIG, se identifica y se controla dentro de la matriz de
requerimientos legales. La revisin de la Informacin Documentada externa
para garantizar que estos son apropiados se dar durante la Revisin por la
Direccin, responsable SIG HSEQ.
Control de Informacin Documentada: La Informacin Documentada
interna, considera como estratgica no debe ser distribuida fuera por ningn
integrante, la Informacin Documentada externa es controlada por los
responsables de los procesos y por el SIG HSEQ. Estos deben velar por la su
constante revisin y actualizacin. Los dueos de la Informacin Documentada
tipo formato y el SIG HSEQ podrn destruir Informacin Documentada externa
si se descubre que van a ser utilizados con un fin malintencionados o en caso
de ser obsoletos.
Almacenamiento: Los registros, documentos, formatos fsicos y electrnicos
que se considera como informacin documentada, se encuentran almacenadas

dentro de una carpeta http//info/ para que todos los integrantes puedan tener
acceso, responsable: SIG-HSEQ.
Proteccin: La proteccin de la Informacin Documentada en medio
magntico (digital) y aquellos asociados a una aplicacin de un software se
garantiza a travs de la generacin de backup que se realiza diariamente, la
proteccin de la Informacin Documentada en medio fsico (impresa) se
asegura con materiales de archivo (carpetas, archivadoras, folders, entre otros)
en los lugares de archivo dispuestos para su almacenamiento, responsables:
SIG HSEQ.
Distribucin: En el SIG HSEQ se encargara de la difusin de la nueva
Informacin Documentada a todos los integrantes a travs de correos
electrnicos masivos, responsable: SIG HSEQ
Acceso: El acceso a la Informacin Documentada se determinara de acuerdo
al uso que requiera cada actividad, desde el Proceso de Sistemas se
mantendrn controles para asegurar que no todos los usuarios pueden ingresar
a toda la Informacin Documentada, manteniendo jerarquizacin de accesos,
responsable: SIG HSEQ.
Recuperacin: La Informacin Documentada en medio fsico (impresa) o
magntica se recupera segn la localizacin y acceso establecido en la matriz
de Control de informacin documentada, responsable jefes de proceso.
Uso: El uso de la Informacin Documentada es considerado como nico para
los propsitos de la organizacin y ninguna persona podr darle uso para fines
personales o particulares, responsables Jefes de Proceso.
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Preservacin: El responsable de la Informacin Documentada, determinara

los controles de preservacin con los medios que determine necesarios
incluyendo las actividades de seguridad necesarias para cuidad de su
integridad, responsable Jefes de Proceso.
Control de cambios: La informacin documentada del sistema integrado de
gestin se mantendr controlada de acuerdo a su fecha de actualizacin,
descripcin del cambio y versionamiento, describiendo todos sus cambios en la
tabla anexa en su inicio, responsable Jefes de Proceso.
Conservacin: El responsable de la Informacin Documentada, determinara el
tiempo de vigencia de la misma, responsable Jefes de Proceso.
Disposicin: La disposicin de la Informacin Documentada se hace segn lo
estipulado en la matriz Control de la Informacin Documentada cuando ya no
es necesaria su retencin, responsable Jefes de Proceso.

9. CONTROL DE CAMBIOS:

N
1
2

FECHA
3 de junio de 2010
10 de julio de 2013

3
13 de octubre de 2015

DESCRIPCION DEL CAMBIO

Creacin del documento.
Actualizacin de logo, inclusin del SI de
calidad, se agrega tipo de cambio y se aclara
ubicacin del control de cambios.
Se incluyen cambios en la estructura de la
Caracterizacin como adopcin de los nuevos
requerimientos de la Norma Internacional, en
cuanto a Informacin Documentada.