GUIA PARA EL MANEJO DE LOS FONDOS PROPIOS Secretaria Auxiliar de Finanzas junio 2012Guia para el Manejo de los Fondos Propios Fondos Propios Fondos Proplos son aquellos recaudos obtenidos mediante actividades efectuadas en la escuela, donativos recibidos de compafifas privadas e intereses devengados en la cuenta bancaria, Las actividades, que se organizan con el propésito de colectar fondos para un fin especifico, deben ser previamente aprobadas por el Consejo Escolar. Cuenta a nombre del Consejo Escolar y de la Escuela de la Comunidad Las escuelas que poseen Fondos Propios tlenen que abrir una cuenta de cheques a nombre del Consejo Escolar y de la Escuela, Esta cuenta puede originarse en una Institucién bancaria © cooperativa utilizando el nimero patronal del Departamento de Educacién 66-0433481. La institucién seleccionada debe proveer a la escuela una libreta de cheques que seré el Unico mecanismo a utilizarse para el desembolso de estos fondos. No se autoriza bajo ninguna Circunstancia el uso de tarjetas de crédito, débito o cualquier otra forma de pago para esta cuenta. Tampoco se autorizan balances de caja menuda (“petty cash”) ni adelantos en efectivo. La cuenta de Fondos Propios de la escuela es administrada por el Consejo Escolar quienes, por consiguiente, son responsables del manejo de estos fondos y tienen la autoridad para determinar su uso. Las personas autorizadas a firmar en la cuenta bancaria son el Director Escolar y el Presidente del Consejo. Una firma alterna se tiene que mantener en ausencia del Presidente del Consejo Escolar.Seleccién del personal El personal designado realizaré estos procesos o funciones de manera voluntaria y responsable, Se explorard entre los miembros del Consejo Escolar si existen las personas disponibles, de no conseguir reunir los voluntarios necesarios dentro de los miembros del Consejo Escolar, se solicitaré la participacién de otros miembros de la facultad escolar (empleados regulares del Departamento). lades de cada funcionario . Gestionar la apertura de la cuenta de fondos propios en la institucién seleccionada por e! Consejo. . Presentar presupuesto de sobrantes no restringidos para discusién y aprobacién. . Someter mensualmente los siguientes informes al Consejo Escolar: a. Informe de compras realizadas b. Informe de desembolsos c. Reconclliacién bancaria . Asegurarse de que todos los fondos recaudados sean depositados integramente en la cuenta bancaria. No solicitar ni autorizar balances de caja menuda (“petty cash’). . Mantener bajo su custodia los cheques en blanco y completar el formulario Inventario de Cheques (FP-09). . Asegurarse mensualmente de que los procesos se han realizado cabalmente. B. Presidente del Consejo Escolar . Colaborar en el proceso de apertura de la Cuenta de Fondos Propios. . Recibir y presentar al Consejo Escolar las Solicitudes de Actividades Escolares (FP-01). . Registrar su firma en el banco.C. Consejo Escolar 1. Participar en la redistribucién y aprobacién de! presupuesto. 2. Atender las Solicitudes de Actividades Escolares recibidas. 3. Asegurarse de que las actividades a realizarse cumplan con las normas y reglamentos estipulados de acuerdo a los documentos vigentes aplicables a cada caso. 4. Facilitar, colaborar y cumplir con el proceso establecido para el manejo de fondos propios. D. Encargado de las Compras 1. Procesar las Solicitudes/Requisiciones de Compra (FP-04) aprobadas por el Consejo Escolar. 2. Identificar al menos tres (3) licitadores potenciales. 3. Solicitar cotizaciones de los bienes o servicios a adquitirse. 4, Presentar en reunién los licitadores participantes, aquéllos que ofrecen mejores precios, calidad 0 condiciones de entrega, sigulendo el principio de austeridad, 5. Generar Notificacién de Compra (FP-05) y enviarlas al suplidor. 6. Registrar las compras realizadas en el Registro de Notificaciones de Compra (FP-06). 7. Mantener expediente de compras con los documentos originales generados (Solicitud de Compra, Cotizaciones, Factura y copia de la Notificacién de Compra con todas sus firmas). 8. Someter mensualmente el Informe de Compras Realizadas al Director. E. Encargado del Registro de Transacciones 1. Mantener al dia el Registro de Asignaciones y Desembolsos (FP- 03), registrar toda transaccién que afecte el balance de la cuentade fondos propios (depésitos, desembolsos, ajustes, etc.), en el momento en que se realice. 2. Mantener al dia el Registro de Cheques (FP-07), registrar todos los cheques en orden numérico con la informacién requerida en todas sus partes. 3. Someter mensualmente el Informe de Desembolsos al Director F. Encargado de las Conciliaciones Bancarias 1. Asegurarse de recibir el Estado de Cuenta Mensual. 2. Realizar la Conciliacién Bancaria dentro de los prdximos cinco dias laborables de recibido el Estado de Cuenta (cuadrar la informacién enviada por Ia instituci6n bancaria con la informacién existente en el Registro de Transacciones y Desembolsos) e informar al Encargado del Registro de Asignaciones y Desembolsos cualquier transaccién no registrada previamente (ej. intereses y cargos bancarios). 3. Mantener al dia el expediente de Conciliaciones Bancarias. 4, Someter mensualmente la reconciliacién bancaria al Director. G. Recaudador 1. Recibir todos los fondos recaudados en la escuela. 2. Completar e! Comprobante de Recaudaciones (FP-02) en todas sus partes. 3, Expedir los Recibos Oficiales en estricto orden numérico (EC-31) detallando la informacién requerida en todas sus partes. (Al momento en que el recaudador recibe el dinero recogido, el director 0, en su ausencia, el representante autorizado, debe estar presente para validar con sus iniciales el formulario EC-31, certificando el balance recibido)..4, Depositar integramente todo balance recaudado el mismo dia 0, de no ser posible, dentro de las préximas 24 horas. No permitir balances de caja menuda (“petty cash”). H. Receptor 1. Recibir, contar y examinar lo recibido. 2. Certificar el recibo de los articulos 0 servicios adquiridos en la Notificacién de Compra (FP-05).. 3. Al recibir compras de equipo, notifica al director para que se realice el debido proceso de asignacién de ntimero y registro de propiedad. Responsabilidades generales del Consejo Escolar 1. Asegurarse de que las actividades a realizarse cumplan con las normas y reglamentos vigentes y aplicables a cada caso. 2, Firmar los documentos necesarios luego de aprobarse la compra, segiin corresponda. 3. Notificar con prontitud a la Oficina de Auditoria Interna todo asunto relacionado con el mal manejo de fondos y bienes ptiblicos. Renuncia Al dimitir al cargo, cualquiera de los miembros presentaré su renuncia por escrito y hara entrega de los documentos generados durante su incumbencia. El Director Escolar aceptard la renuncia por escrito.Disposiciones Generales 1. Los fondos propios se utilizaran para el sostenimiento y funcionamiento de las escuelas. Nunca deben utilizarse para la realizacién de actividades privadas 0 para el beneficio de personas o particulares en su cardcter personal. 2. Se prohibe la adquisicién de bienes de lujo 0 innecesarios, conforme al principio de austeridad y modestia que debe prevalecer en el uso de fondos publicos. 3. En casos de compras de emergencia puede obviarse el proceso de cotizacién. Entiéndase emergencia como SITUACION IMPREVISTA EN LA QUE ES NECESARIA UNA RAPIDA ACTUACION PARA SALVAGUARDAR VIDAS O EVITAR MALES MAYORES QUE PUEDAN AFECTAR EL FUNCIONAMIENTO COTIDIANO DE LA COMUNIDAD ESCOLAR PUDIENDO GENERAR VICTIMAS O DANOS MATERIALES. En estos casos debe existir un documento oficial 0 memorando en que se describa la situacién existente que justifica la decisién tomada. 4. Si se genera la compra de cualquier equipo con fondos propios el mismo debe ser marcado e incluido en el Inventario de la Escuela, Para la asignacién del numero de propiedad el Director Escolar debe comunicarse con el Encargado de la Propiedad de la Regién o en su ausencia con la Divisién de Propiedad de Nivel Central para la gestién correspondiente, 5. Los procesos establecidos en esta guia no aplican a Cooperativas Escolares. Para el funcionamiento de Cooperativas Escolares, refigrase a las respectivas normas vigentes. 6. Los procesos establecidos en esta gua no aplican a Clases Graduandas. Para el funcionamiento de Clases Graduandas refiérase a las respectivas normas vigentes. (CC 33-2004-2005: Normas para la Celebracién de Graduaciones en las Escuelas Puiblicas de Puerto Rico) 7. Los donativos legislativos municipales 0 para construcciones se canalizarén a través de la oficina correspondiente. Esta Gula de Procedimientos Fiscales para el Manejo de Fondos Proplos deja sin efecto la anterior tan pronto sea aprobada por el Secretario de Educacién, Le Ayumo [012 Edward Moreno Alonso, Ed. D. Fecha Secretario AvnetAnejos Guia para el Manejo de los Fondos Propios de las Escuelas de la Comunidad Detalle y Descripcién de formularios anejados FP-O1 Solicitud de Autorizacién para Actividad Escolar En este formulario se detallara la actividad que se solicita. La descripcién que se provea debe especificar el mecanismo que se utilizaré para la recaudacién de fondos, asi como el propésito y uso que se le dara. FP-02 Comprobante de Recaudacién Este formulario se completa cada vez que se recaudan fondos. completa uno por dfa y se detallan todas las actividades realizadas. FP-03 Registro de Asignaciones y Desembolsos (Formulario o Libro) En este formulario se detallaran todos los recaudos y desembolsos de los Fondos Propios. Es completado por el Encargado del registro de transacciones. 1. Recaudos- al recibir los recibos oficiales (EC-31) junto al Comprobante de Recaudacién (FP-02) del Recaudador Escolar, procederé a ingresar la siguiente informacién: a. Fecha b. Descripcién del origen: donativo, actividad o intereses bancarios c. Ndmero de recibo (emitido por el Recaudador Escolar) d. Cantidad recibida 2 existir, cualquier balance previo . Balance agregado: total de los fondos recibidos mas, de2. Desembolsos- Para realizar desembolsos de estos fondos se efectuaré el siguiente procedimiento: a. Verificar los siguientes documentos: 1. Copia orden de compra 2. Cotizaciones (si aplica) b. Ingresar en el Registro de Asignaciones y desembolsos de Fondos Propios la siguiente informacién 1, Fecha 2. Descripcién del desembolso, incluyendo el nombre del suplidor. 3. Ndmero de cheque o de recibo. 4. Cantidad del desembolso en la columna denominada “Cantidad Desembolsada” 5. Balance- total de desembolso, de existir, un balance previo se le restaré la cantidad desembolsada. c. Preparar el cheque por el monto adeudado. 1. Notificar al director y al Presidente del Consejo Escolar para que lo firmen. FP-04 Solicitud de Compra Este documento debe ser completado por el solicitante en todas sus partes. FP-05 Notificacion de Compra Una vez el suplidor es seleccionado, el Encargado de las compras preparard la Notificacién de Compra. Es necesario completar la siguiente informacion: a. Numero de Notificacién- ntimero consecutive asignado por el Encargado de las compras.poogs Fecha de notificacién. . Nombre de la escuela y distrito al que pertenece. |. Nombre e informacién de contacto del suplidor. . Direccién de entrega - direccién de la escuela en la cual se entregard la mercancia. . Firma del Encargado de las compras. . Firma del Presidente del Consejo Escolar. \. Descripcién de los bienes 0 servicios a ser adquiridos. Cantidad de los bienes 0 servicios a ser adquiridos. |. Precio unitario de cada bien o servicio a ser adquirido. . Importe total de los articulos o bienes a ser adquiridos- Total de la compra. Luego de completar fa notificacién, la firmaré. Una vez firmada, se notificaré al suplidor adjudicado. La distribucién de la Notificacién de Compra seré la siguiente: FP-06 a. Original- serd entregado al suplidor para diligenciar la entrega. b. Copia 1 Consejo Escolar (EI miembro designado como encargado de realizar el manejo parte del de transacciones preparara el cheque para el suplidor). . Copia 2- Consejo Escolar (Esta copia serd utilizada para validar la entrega por suplidor. Al momento de efectuarse la entrega, el miembro presente verificara los articulos recibidos por el suplidor. De gestionarse la entrega en la escuela, el Receptor Escolar utilizard esta copia para validar la mercancia recibida.) Registro de Notificaciones de Compra En este formulario se registrarén todas las notificaciones de compra emitidas. Se incluiré la siguiente informacién: a. b. c d. Ndmero de Notificaci6n Fecha Suplidor Total de la Notificacién de CompraFP-07 PF-08 Registro de Cheques En este formulario se desglosan todos los cheques emitidos en esta cuenta bancaria. Concillacion de fa Cuenta Bancarla de Fondos Propios Al finalizar el mes, el banco enviara el estado de cuenta al apartado postal de la escuela, Cualquier miembro del Consejo Escolar que no sea el Encargado de realizar las transacciones de los fondos proplos efectuara la conciliacién bancaria. La conciliacién bancaria es el proceso en que se verifican las transacciones efectuadas y registradas por el banco con el formulario de Registro y Desembolso de Fondos Propios. Para efectuarla se utilizaré el Estado de Cuenta Bancaria enviado por e! banco y se verificaré la siguiente informacién: |. Nombre de la cuenta . Periodo del Estado de Cuenta . Numero de Cuenta eoge |. Balance final del Estado de Cuenta y balance del formulario Registro y Desembolso y Fondos Propios (De existir alguna diferencia, la anotara en la parte posterior del Estado de Cuenta del Banco). e, Balance de Banco Ajustado (Diferencia) 1. Monto de cheques en trénsito- Cantidad de cheques que se generaron y no han sido cobrados (Los cheques en trdnsito serdn documentados en la parte posterior del estado con fecha, ndimero de cheque y monto). g. Monto de depésitos en transito- Cantidad de depésitos que no se han reflejado en el Estado de Cuenta (De existir algdn deposito en transito, lo anotard en la parte posterior del Estado del Cuenta del banco).Nota: De recibirse intereses bancarios, notificaré al Encargado del Registro de Transacciones de llevar el balance de los Fondos Propios para su registro en el formulario de Registro de Asignaciones y Desembolsos de Fondos Propios (FP-03), En la columna “Descripcién” del formulario, indicaré que es por concepto de intereses, y en la columna de “Cantidad Recibida” anotara el monto de los intereses. El total de los intereses sera sumado al balance disponible, De igual manera, del estado refiejar algtin cargo por servicio, lo notificaré al Encargado del Registro de Transacciones de los Fondos Propios para su registro en el formulario de Registro y Desembolso de Fondos Propios (FP-03). En la columna de “Cantidad Desembolsada” anotard el monto de los cargos por servicios. El total de los cargos se restaré al balance disponible. Al finalizar la conciliacién, el miembro del Consejo Escolar que la efectud, la firmard y escribiré la fecha correspondiente. Durante la proxima reunién del Consejo Escolar presentaré y explicaré la conciliacién efectuada. Toda conciliacién bancaria deberd guardarse en la escuela por un periodo de seis (6) afios, Este formulario tiene que ser completado por el director escolar, custodio de los cheques. En él se detallara cada uno de los cheques que estan incluidos en la chequera, comenzando con el niimero del primer cheque y finalizando con el néimero del tiltimo cheque.Escuela de la Comunidad Cédigo | a Solicitud de Autorizacion para Actividad Escolar A: Miembros del Consejo Escolar Asunto: | | Actividad:( ] Propésito: | ] Grupo, materia u organizacién estudiantil: eee Maestro(s):Solicitud de Autorizacién para Actividad Escolar Pagina 2 Coit ttt) Estimado de fondos necesario: Mecanismo de Determinacién del Consejo Escolar: recaudacién: Aprobado | NO Raz6n - Comentarios Fecha Reunién Aprobado- La siguiente tabla seré completada por el recaudador si la solicitud es aprobada. Gastos Ingresos (Someter Uso Balance | Fecha Depésito evidencia) : Director Escolar Firma del Recaudador Avnime! 14Escuela de la Comunidad Cédigo Comprobante de Recaudacién Nam. Cheque 0 Giro Girador Concepto Importe Certifico que los valores descritos fueron recibidos por mi en la fecha arriba indicada y que se expidieron los correspondientes recibos oficiales. Firma del Recaudador Amnymel91 punooy Oo G) jnbaug ap Dap “WON ae cnnee coepmue |_| ePIaeY PepAUED | /oa>eH ap “IN uopdussed ted sojdoig Sopuog ap sosjoquiasag A souopeubisy ap 0135/64 Poplunuiog bj ap vjanssy “Bed ‘WONrat PUN SHUEYDIIOS [OP PULL ‘opeuixoidy peplun epaled 80D | jod pepnued ugiodusseq ap WoL | sop OxWIN OGarevaen © (ormes (1) (S)odinby :ap ugpisinbpe ejeyoyos as eiduiog ap pryayjos SSS PDplunWioD Dj ap Djan2sy81 (awn Jap Un opewlxoidy pepiun, epmed 0ys0D, od pepaued ug}pduoseq ap (OL 9809, ousWN eiduio? ap pryoyos eb0-dd ofeuy ugipenuquoNotificacién de Compra con Fondos Propios Escuela: ‘Cédigo: Suplidor: Entregar a: { tetetono: Fax: | [ teetono: Fax: } Se notfice que la escuela seleccioné su cotizacién para la adquisicién de los siguientes articulos/ __ equipos/ servicios. El pago se considera COD por los que no se aceptaran entregas parciales nl “back orders”. Encargado de Tas Compras Presidente Consejo Escolar Bo, Director Escolar See Cantidad Cantidad Descripcién Solictada Recibida Importe total de la orden Importe a ajustar Importe total del cheque CERTIFICO: Que fhe recibido los articulos, servicios 0 equipos arriba indicados. Que no hay “back orders” y que las cantidades aqui estipuladas son correctas y estén de acuerdo con lo solicitado. Firma Receptor Fecha AMN/mel 19Escuela de la Comunidad a Registro de Notificaciones de Compra Fecha Suplidor Monto. ANaourjeg ousoded beg Jopidng jap auqwon, ugpdyosaq eye anbeuo F 3d ‘WON sanbayo ap 04sj6ay 204MHSIq sugi6oy PDplunwoy o| ap djenasywz Pu NKY soured oysodeq Bed Jopiidns jap @1qwon uppduosaq eypeg enbaup, 98 “WON © L0-dd ofsuy lup}oonuyuegEscuela de la Comunidad Ser Conciliacion de la Cuenta Bancaria de Fondos Propios Banco: | Periodo: Desde: Hasta: | Nimo de Cuenta | Balance final del Banco: $ | | Menos Cheques en Trénsito: Otros: $ OL | Mas | Depésitos en Trénsito: $ | Otros: | ESSERE ) Balance de Banco Ajustado: $ Balance en el Registro de Cheques: Cheque en Transito Numero de Cheque | _Cantidad Firma y Fecha: Firma y Fecha: Encargado de realizar las Conciliaciones Presidente de! Consejo Escolar Vo. Bo. Director Escolar anyjmel 23Pui eypey 4e 0989 JO}aUIq [AP ew Co ‘soueleg peppue> ‘senbay) 8p NODdIuSad VHO34 eoupWuNN e;suanoas ye ByseH oo OFRUINU FO BPSOG 1San03HO Jd GVGLLNVD sonbeyo ap ouequenuy SI a IPS Popiunwio vj ap vjanos3ewpag uy 420989 Jo}auIg [ap PLL 6Lb + OEZ9T-ZZZ9T ‘sanbays ap UdIsIWS ¥ | TTOZ ep SiqWeIIp ap T £8b T 9cZgT OPEROURD | TTOE OP SAQUIBPIP OP T o0s+ or SZZ9T-OTZ9T ‘sanbayp ep UO! TEOZ 8p aiquis! souejeg pepgue) sanbeu ep BOUWNN eloUaNseS NODdIdS3qd WHOS BOLT s10 ese} OFZST :orownu ja apseg sonboup ap oueqoaut ‘WOG ‘S3NDSHO 3d GVGLLNYD (umes 3p wanes —) popiunwio oj ep ojanssy