Las mejores herramientas para project management

Por: Juan Jos Isaza octubre 6, 2015 Archivada en: Internet Marketing
Gracias a las nuevas tecnologas, hoy en da existen toda una diversidad de herramientas que permiten hacer un mejor
uso y ms eficiente de los recursos al interior de las organizaciones. Con ellas es posible disponer de espacios en
comn en la web a travs de los cuales los diferentes equipos y departamentos de las empresas pueden trabajar de
forma mucho ms organizada y coordinada, al tiempo que evitan por ejemplo el uso exagerado del correo. Una
herramienta que en cierto punto puede volverse ineficiente y poco til, sobre todo cuando se trata de mantener
enfocada a la organizacin en el trabajo y cumplimiento de sus proyectos.
Las siguientes plataformas constituyen espacios dentro de los cuales las empresas pueden trabajar coordinadamente en
sus proyectos, asignar tareas especficas a diferentes reas y miembros de la organizacin, y hacer un seguimiento
efectivo a los trabajos sin perder detalle alguno, entre muchas otras cosas. Lo invitamos a que conozca las mejores 23
herramientas para project management o manejo de proyectos.

1. Zoho Projects

Herramienta que permite planear proyectos, asignar tareas, comunicarse de forma efectiva con otras
personas, estar al tanto de las actualizaciones que se realicen, y hacer seguimiento al progreso de los
proyectos a travs de reportes detallados. En todos los planes con que cuenta, se pueden agregar usuarios
ilimitados sin necesidad de hacer pagos adicionales. La versin gratuita permite manejar un slo proyecto y
tener 10 MB de almacenamiento. Las cuentas pagas arrancan desde US $20 al mes, con ello los usuarios
pueden ampliar el nmero de proyectos que pueden manejar de 1 a 20, y aumentar tambin la capacidad de
almacenamiento (de 10 MB a 20 GB). Entre otras opciones, Zoho Projects incluye integracin con Google
Apps y Dropbox, seguimiento de inconsistencias y fallos, configuracin de wikis para construir repositorios
con informacin, foros, entre otras interesantes funcionalidades para manejar cualquier proyecto.

2. BamBam!

A diferencia de Zoho Projects no limita el nmero de proyectos que se pueden realizar ni tampoco la cantidad de
espacio que los usuarios pueden usar con su versin gratuita. En lugar de ello, restringe esta versin a 1o usuarios.
Una vez se rebase dicha cantidad, las empresas que usen la herramienta debern pasar a pagar US $70 al mes. Esta
herramienta que est optimizada para un gil desarrollo de los proyectos. Permite hacer seguimiento a los tiempos y
tambin a errores e inconsistencias. Muy segura en cuanto al manejo de la informacin. Ofrece la posibilidad de crear
permisos para los usuarios y permite a las personas encargadas de los proyectos invitar a clientes para ver el progreso
en sus proyectos.

3. Bitrix24

Un sistema de manejo de proyectos enteramente gratis hasta para 12 usuarios. A partir de un nmero superior, las
empresas debern empezar a usar el primer plan pago que ofrece Bitrix24 de US $39 al mes el cual permite incluir
hasta un total de 24 personas.
Los usuarios pueden escoger entre usar Bitrix24 en la nube o disponer de l en el propio servidor de la empresa.
Ofrece la posibilidad de crear diagramas de Gantt, diferentes opciones para la realizacin de tareas, hacer seguimiento
a los tiempos asignados a tareas y proyectos as como planificar la carga de trabajo de los empleados. A travs de sus

opciones de chat, mensajera instantnea y videoconferencias, Bitrix24 facilita la comunicacin con cada uno de los
usuarios. Su versin gratuita ofrece 5 GB de almacenamiento en la nube para compartir documentos de manera fcil.
Mientras tanto por los mismos US$39 al mes, los negocios pueden disponer de 24 GB.
Las actualizaciones recientes brindan la posibilidad de planear la carga de trabajo del empleado lo que a su vez
permite a los encargados de manejar los proyectos planear cierto nmero de horas para llevar a cabo una tarea y luego
lo compara con el nmero de horas actuales gastadas por aquellos a quienes la tarea le fue asignada. Asimismo, estas
han empezado a incluir la opcin de hacer plantillas de tareas que a su vez contienen subtareas y checklists.

4. Trello

Trello usa un mtodo llamado Kanban, un sistema de manejo de proyectos desarrollado por un vicepresidente de
Toyota el cual permite a los usuarios mover tarjetas que representan tareas para crear una representacin visual de en
qu fase se encuentra el desarrollo de un proyecto. Esta herramienta permite usuarios y proyectos ilimitados en su
versin gratuita, pero slo subir archivos adjuntos de hasta 10MB. Sin embargo si se desea ampliar esta capacidad a
250 Megas, se debe pagar US$ 8,33 por usuario por mes.
Desde la perspectiva visual, el sistema de tarjetas usado por Trello es muy atractivo en la medida que permite darse
cuenta de forma rpida cul es el estado de un proyecto y en qu se debe trabajar. Mientras por la parte frontal una
especie de marca identifica cada tarjeta, el reverso puede llenarse con todo tipo de informacin como cules son
las personas que estn a cargo de cada tarea, algunas ideas, conversaciones o saber qu partes de la tarea han sido
completadas usando una simple lista de verificacin.

5. 2-Plan Project Management Software

Esta herramienta sobresale entre las distintas opciones de programas que existen de cdigo abierto. Dispone de dos
programas similares cada uno de los cuales es gratis. Estos son:

2-Plan Desktop: un sistema de manejo de proyectos descargable para instalar en el ordenador.

2-Plan Team: una herramienta de manejo de proyectos que funciona directamente en la web.

Si bien ambos programas pueden usarse de forma gratuita, algunas extensiones con que cuenta tienen costo.
En trminos de funcionalidades y opciones, ambas herramientas son muy completas. En la versin de escritorio, los
encargados de administrar los proyectos pueden generar grficas animadas que permiten tener una completa visin de
estos, crear eventos importantes y tambin sistemas de control.
Por el mismo hecho que las dos versiones que ofrece 2-Plan son muy completas, usar estos programas puede llegar a
ser algo abrumador para muchos equipos si no se ha tenido experiencia en software de manejo de proyectos. Puede
requerir tiempo aprender a manejarlo consultando sus extensos manuales.

6. Asana

Una de las herramientas ms populares que existen para el manejo de proyectos. Diseada por Dustin Moskovitz, el
confundador de Facebook, Asana es fiel a la esttica y simplicidad de la red social ms popular del mundo. Ofrece un

sistema intuitivo de manejo de tareas que funciona muy bien para equipos que buscan interactuar en tiempo real y
permite a los usuarios visualizar sus metas, hacer seguimiento a los tiempos, asignar prioridad a ciertas tareas y hacer
actualizaciones a los proyectos directamente desde el programa. Tambin tiene una funcin de calendario que
permite conocer desde el dashboard cada una de las tareas que se deben realizar segn la fecha en que deben estar
listas.
Dispone de aplicaciones para dispositivos iOS y Android y tambin ha venido teniendo unas mejoras importantes que
le han permitido incrementar el nmero de funcionalidades.
La plataforma permite fcilmente colaborar con trabajadores y freelancers de forma remota sin la necesidad de usar
correo permitiendo crear tareas, programar diferentes asuntos, compartir documentos desde Google Drive, Dropbox y
otros servicios en la nube con los que se puede integrar y recibir actualizaciones directamente desde la plataforma
sobre los equipos, tareas y proyectos. Gratis hasta 15 usuarios.

7. MeisterTask

Ofrece usuarios y proyectos ilimitados, dispone de aplicaciones nativas para iPhone y iPad, y da a los usuarios
gratuitos la posibilidad de hacer dos integraciones eligiendo entre: Dropbox, GitHub; Zendesk y Google Drive.
Cuenta con todas la funcionalidades importantes: seguimiento de tiempos y colaboracin con usuarios tanto internos
como externos. Los proyectos, que se crean mediante tableros, cuentan con metodologas giles que lo hacen sencillo
de manejar. Estos son completamente personalizables de modo que los equipos pueden crear los proyectos segn sus
necesidades. En resumen una plataforma muy bien diseada que permite coordinar muy bien las actividades en equipo
a travs de actualizaciones instantneas y ofrece buenas formas de comunicarse. Planes desde US $9 al mes por
usuario que incluyen funcionalidades avanzadas.

8. GanttProject

GanttProject es otra herramienta gratuita de cdigo abierto para programar y manejar proyectos. Algunos la han
comparado con Microsoft Project en trminos de funcionalidades y complejidad. Este programa puede generar
diagramas de Gantt y PERT, generar reportes en formatos HTML y PDF, y adems ofrece herramientas verstiles para
programacin y manejo de tiempos.
Prcticamente no existe lmite en cuanto a lo que se puede hacer con GanttProject. La plataforma permite a los
usuarios crear de forma rpida una programacin estructurada para cualquier proyecto. Ofrece asignacin de tareas y
eventos importantes. Tambin permite a las personas encargadas del manejo de proyectos identificar reas
problemticas en el flujo de trabajo de modo que las compaas puedan establecer metas para mejoramiento. A
pesar de sus cualidades, puede ser abrumadora para principiantes y personas que no estn familiarizadas con
herramientas para el manejo de proyectos.

9. Producteev

Permite crear usuarios y proyectos ilimitados de forma gratuita. Prcticamente a menos que necesite integracin con
Outlook, soporte personalizado, o personalizacin visual, no hay razn para tomar una cuenta paga.
Entre sus muchas funcionalidades, permite al usuario crear tareas que pertenezcan a mltiples listas de tareas, ofrece
comunicacin en tiempo real entre usuarios, hace medicin de los resultados y seguimiento al progreso de los
proyectos, adems de permitir a los usuarios convertir cualquier correo en tarea con unos simples clics. Es una

herramienta fcil de manejar en la que casi cualquier funcionalidad que ofrece se explica por s sola. Puede filtrar las
tareas por personas, proyectos, estatus, fecha de vencimiento, prioridad y ms. La aplicacin tambin ofrece facilidad
para compartir archivos directamente o a travs de DropBox. Plan pago desde US $99 al mes.

10. Freedcamp

Ofrece usuarios y proyectos ilimitados en su versin gratuita. Adems de contar con un muy buen diseo, Freedcamp
es una plataforma que tiene innumerables funciones y est considerada entre las mejores herramientas para el manejo
de proyectos. A la hora de comunicarse con otras personas funciona muy bien. Si bien dispone de 200 MB de
almacenamiento gratis, esta capacidad puede aumentarse a 1 GB por US $2,49 al mes. Es ideal para negocios que
desean escalar su software de manejo de proyectos. Algo muy favorable es que la versin gratuita puede durar a las
empresas un buen tiempo hasta que por cuestiones de almacenamiento deban hacer uso de una cuenta paga que entre
otras cosas es bastante econmica. Adems de poder crear permisos para los distintos usuarios, Freedcamp ofrece
varias funcionalidades como seguimiento de tiempos, creacin de plantillas y facturacin. Adems de esto permite
saber en qu momento se producen actualizaciones enviando notificaciones en el momento que estas ocurran. Si bien
no cuenta con aplicacin mvil, Freedcamp ha optimizado su pgina para usarla directamente desde el telfono.

11. Basecamp

Es una de las herramientas lderes para el manejo de proyectos. Presenta una interfaz simple y fcil de usar para
colaborar con equipos y clientes. Tambin, brinda la posibilidad de crear mltiples proyectos, llevar a
cabo discusiones, hacer listas de pendientes, manejar archivos, crear y compartir documentos, y realizar la
programacin de diferentes tareas. Dado que la plataforma es completamente responsive, los usuarios pueden manejar
sus proyectos y revisar diferentes asuntos directamente desde su telfono mvil. Planes desde US $20 al mes.

12. Teamwork Projects

Permite mantener todos sus proyectos, tareas y archivos en un solo lugar y fcilmente colaborar en equipo. Teamwork
da la posibilidad de visualizar los proyectos enteramente a travs de calendarios, diagramas de Gantt y reportes que
pueden ser configurados de distintas formas. Permite manejar archivos con Google Drive, Dropbox y otras
herramientas similares e integrarse con otras famosas aplicaciones de negocios que existen.

13. ActiveCollab

Recientemente lanz su nueva versin que incluye funcionalidades mejoradas. Ofrece opciones para colaborar en
equipo, manejar tareas, hacer seguimiento a los tiempos establecidos para cada asunto que se programe y permite a las
empresas importar sus gastos. Tambin, otro de sus ms grandes atractivos es que permite a las empresas realizar
facturacin. Los usuarios pueden seguir los pagos que les hacen, sus gastos e incluso pagar facturas directamente
dentro de la herramienta con PayPal y otras formas de pago con tarjeta de crdito.

Planes pagos desde US $25 al mes. ActiveCollab da la posibilidad de usarlo directamente en la nube o tambin dentro
del propio servidor de las empresas si as lo quisieran.

14. Jira

Jira est especficamente orientada para equipos de desarrollo de software. Ofrece funcionalidades que hacen muy
fcil seguir errores y ver cules problemas estn an causando dificultades as como el tiempo consumido en cada
tarea. Adicional a esto, Jira puede integrarse con otros servicios desarrollados por sus mismos creadores como
Confluence, una herramienta de creacin conjunta de documentos y HipChat, una plataforma de chat y video que
permite compartir archivos.
Planes desde US $10 al mes para 10 usuarios.

15. Podio

Una herramienta en crecimiento que permite a los negocios organizarse y comunicarse de mejor manera. Permite
personalizar la plataforma segn las necesidades de cada negocio para manejar mejor sus proyectos. Adems de poder
comunicarse en equipo, poder configurar el manejo de tareas, poderse usar como un sistema de almacenamiento de
archivos y como una aplicacin de manejo de proyectos que cuenta con la mayor parte de funcionalidades con que
disponen la mayora de herramientas de su tipo, Podio puede servir como una especie de intranet para interactuar con

diferentes personas y departamentos al interior de la organizacin. Tambin, puede transformarse en un CRM. Planes
pagos desde US $9 al mes por empleado.

16. Wrike

Una avanzada aplicacin que las organizaciones pueden usar para trabajar de forma ms inteligente asegurndose de
estar siempre haciendo seguimiento a sus proyectos y tareas, y de que cuentan con los recursos adecuados para
finalizar a tiempo y con el presupuesto establecido sus proyectos.
Con Wrike se pueden configurar tareas, involucrar al equipo de trabajo e integrar la herramienta con otras
herramientas como Google Apps, Mirosoft Excel, Dropbox y otras. Puede hacer sus emails ms productivos
convirtindolos en tareas con simplemente dar clic a un botn.
Wrike es gratis mientras no se sobrepase la cantidad de cinco usuarios. Los planes pagos empiezan a partir de US $49
al mes para 5 usuarios.

17. LiquidPlanner

Una herramienta muy centrada en el manejo del tiempo. Como varias de las que ya hemos visto hasta el momento,
LiquidPlanner va ms all de lo bsico que ofrecen la mayora de aplicaciones de su clase y acta como un gran
espacio de trabajo virtual donde los empleados pueden discutir problemas relacionados con proyectos y tareas. Si es
amante de los diagramas de Gantt y tiene un negocio con menos de 200 empleados, LiquidPlanner es un excelente
servicio. Planes desde US $29 al mes por usuario basado en un plan anual de mnimo 10 usuarios.

18. Workfront

Se especializa en las necesidades de empresas con un tamao importante. Workfront (que tiene un costo de US $30
por usuario al mes), es una plataforma online que es tan til para manejo de trabajo conjunto como lo es para el
manejo de proyectos. Ofrece una variedad de roles, de modo que diferentes tipos de usuarios pueden tener los niveles
de permisos correctos. Los grficos, tableros, y reportes con avanzadas opciones de personalizacin abundan. Este
programa est bien adecuado para organizaciones grandes que necesitan un lugar central para hacer seguimiento a
personas, proyectos, solicitudes y recursos.

19. Comindware Project

Con esta herramienta es posible manejar un ilimitado nmero de proyectos en una interface que es simple y clara.
Tiene todas las herramientas que podra esperar para el manejo de proyectos, as como salas donde los miembros del
equipo pueden discutir ideas. Los usuarios pueden integrar esta plataforma slo con Outlook, lo cual es una clara
desventaja frente a las otras alternativas. Planes desde US $29 al mes.

20. ProofHub

Con una ordenada interface y haciendo nfasis en la simplicidad, ProofHub definitivamente entrega todo lo bsico que
cualquier persona puede necesitar para el manejo de proyectos. Cuenta con planes pagos desde US$20 al mes que
incluye el manejo de 10 proyectos, 3 GB de almacenamiento y usuarios ilimitados.

21. Easy project

Una herramienta que hace honor a su nombre ya que es fcil de usar. Por US $15,75 por usuario al mes, esta
plataforma le permite manejar un ilimitado numero de proyectos usando 50 GB de almacenamiento. La desventaja que
tiene sin embargo, es que puede ser algo lenta.

22. Microsoft One Note

OneNote es ms que una simple herramienta para tomar notas, tambin, puede ser un excelente planeador y gestor de
proyectos personales. Si bien usar OneNote como una herramienta de manejo de proyectos puede ser difcil toda vez
que visualmente no ayuda a ver muy bien el panorama de todas las tareas y proyectos, puede cambiar un poco y
hacerse una herramienta mucho ms completa aadindole plugins como OneTastic, o manteniendo sus archivos en
SkyDrive (donde puede acceder a ellos y a sus proyectos usando las aplicaciones OneNote para iPhone, iPad o
Android). Usndola a la par con estas otras herramientas, encontrar que OneNote puede ser una herramienta
extraordinariamente poderosa que adems hace parte de la suite Microsoft Office.

23. Google Drive

La mayora de las funcionalidades de varias de las herramientas que hemos visto, de alguna manera estn presentes en
Google Drive. La nica cuestin sin embargo es que Google no va a eliminar los emails, crear pginas especficas para
el manejo de proyectos y automticamente resumir el progreso de los mismos. Sin embargo dependiendo de la
naturaleza de los proyectos que necesite realizar en su organizacin, puede ser una muy buena alternativa.
Considerando que mucha gente cuenta con una cuenta en Google, el compartir calendarios, documentos, hojas de
clculo e incluso mapas, puede ser algo mucho ms fcil y sencillo que hacerlo con muchas de las herramientas que
hemos visto.

Conforme crecen las empresas, mayor tambin es la complejidad

Aunque en realidad nunca es demasiado temprano para empezar a usar una herramienta de manejo de proyectos, esto
se hace ms necesario conforme las empresas van creciendo y su estructura empieza a cambiar. Por esa razn es que
en aras de hacer que los procesos sigan funcionando de forma correcta e incluso puedan mejorarse an cuando la
estructura organizacional cambie, el implementar herramientas como las que aqu se muestran puede ser fundamental
para hacer que la parte operativa y administrativa de la organizacin funcione correctamente. De esta manera las
empresas pueden seguir manteniendo un nivel de competitividad importante sin importar los cambios que se generen
en su estructura, al tiempo que ser realmente eficientes y productivas.

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