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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA

DR. CRISTBAL MENDOZA


COORDINACIN DE INVESTIGACIN Y PASANTIAS
EXTENSIN MRIDA

POLTICAS DE CONTROL INTERNO PARA EL


EJERCICIO DE GESTIN Y REGISTRO DEL
ARCHIVO
Caso de Estudio: Departamento Administrativo de
ADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOL C.A
Trabajo Especial de Grado para optar al Ttulo de Tcnico Superior
Universitario en la Especialidad de Administracin de Empresas

Autor: Ramrez Mora Rodolfo


Mrida, Abril de 2016

INTRODUCCIN
Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la
organizacin con el fin de: proteger sus recursos contra el derroche,
el fraude o el uso ineficiente,asegurar la exactitud y la confiabilidad de los
datos de la contabilidad y de las operaciones financieras, asegurar el
cumplimiento de las polticas normativas econmicas de la entidad y evaluar
el desempeo de todas las divisiones administrativas y funcionales de la
entidad.
El sistema de control interno comprende el plan de la organizacin y todos
los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con
el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos
contables.El objeto del Control Interno, es el de ayudar a la Administracin a
alcanzar las metas y objetivos previstos dentro de un enfoque de excelencia
en la prestacin de sus servicios. Aunado a esto, el control del archivoes uno
de los aspectos de la administracin que en la micro y pequea empresa es
muy

pocas

veces

atendido,

sin

tenerse

registros

fehacientes,

un

responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil pero tediosa


tarea.
Por ello se propone a continuacin el diseo de polticas de control interno
para el procedimiento de manejo y registro de archivo en el Departamento
Administrativo de ADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOL

C.A.,partiendo del

estudio de las actividades inherentes que se efectan actualmente,


orientadas a la agilizacin del mismo.

CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del Problema
Los archivos componen parte fundamental de los recursos de informacin de
un pas, empresa u organizacin, ya que expresan en forma original el
desarrollo histrico de sus funciones y actividades. Su importancia radica en
comprender el valor que tienen para la administracin: Todo gobierno,
dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los
documentos que han producido o recibido durante su gestin a fin de
verificar proyectos, llevar investigaciones, realizar comparaciones, tomar
decisiones, responder tramites y demandas de orden legal, administrativo o
fiscal, o requerimientos de los ciudadanos.
Con un archivo bien organizado el empleado no tendr que partir de cero o
invertir su tiempo en bsquedas infructuosas, elevando los costos de
operacin, atraso, confusin y en general una deficiente administracin. Un
archivo, es muy importante para la conduccin de una empresa, ya que
pueden surgir los cambios tecnolgicos, los nuevos productos, el tamao y la
velocidad de las transacciones en los mercados modernos que estn
cambiando la naturaleza de la actividad empresarial.Por ello es importante
mantener un archivo de manera organizada y que este bajo control.
La empresa ADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOL C.A es una empresa de
turismo, creada desde el ao 1992, donde actualmente se ha visualizado la
acumulacin de documentos mercantiles (ingresos, egresos), lentitud en el
momento de entregar un documento o auxiliar solicitado, retrasos en la
planificacin del trabajo, retrasos en la bsqueda de documentos archivados
y retrasos al momento de entregar al archivo los documentos prestados para
su respectiva revisin y aprobacin por parte del rgano interesado.

Esta situacin se est presentando debido al crecimiento de produccin


rpido de la empresa, la ausencia de normas, polticas y procedimientos que
debe cumplir o regirse el (auxiliar administrativo) para el control del archivo,
la falta de criterio que enlace los procesos administrativos de forma ordenada
para entregar los documentos al auxiliar de archivo, la utilizacin del espacio
fsico del archivo para almacenamiento de objetos que no estn propuestos
en el manejo del mismo, as como lareduccin

del espacio fsico en el

archivo (muy pequeo para la cantidad de papeles que se maneja


actualmente) y en lneas generales, el desconocimiento de procesos
administrativosy la ausencia de una herramienta de control para canalizar la
consignacin de documentos y su correcta devolucin.
De perpetuarse esta situacin a futuro, se podra presentar el
desmejoramiento delosprocedimientos que necesiten documentos inherentes
al rea de archivo, debido al exceso de documentos mercantiles sin clasificar
y archivar lo cual generara desconfianza y poca fiabilidad ya que el mismo
no funcionara de manera adecuada, la afectacin en el momento de una
fiscalizacin de terceros no va a aportar la informacin requerida, ya que en
la mayora de los casos los documentos no se encuentran archivados,
creando desconfianza o una posible sancin, desmotivacin de empleados
porque no se les entrega rpidamente sus correspondientes pagos ya sean
de vacaciones o liquidaciones, baja produccin o esmero por parte de los
vendedores de la empresa ya que no se les hara entrega de sus comisiones
a tiempo y molestia por parte de los rganos gerenciales y empleados,
debido a que no se les dara respuesta inmediata de los documentos
solicitados.
Por ello se propuso mediante el presente estudio el diseo de Polticas de
Control Interno para el procedimiento de manejo y registro de archivo en el
departamento administrativo deADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOL C.A,
partiendo del estudio de las actividades inherentes que se efectan
actualmente, orientadas a la agilizacin del mismo

1.2 Delimitacin del Problema


Esta investigacin fue delimitada de acuerdo a cuatro mbitos del trabajo que
permitirn enmarcarla en un mbito particular y especifico donde se presenta
el problema a solucionar. Con este propsito, se hizo referencia en primer
lugar, al espacio donde se realiz este trabajo, y este se sita en el Estado
Mrida,

Municipio

Libertador, Av.

Gonzalo

Picn,

Edificio

Vegasol,

empresaADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOL C.A,especficamente en su


Departamento Administrativo.
Consecutivamente, el tiempo donde se estableci el desarrollo de este
estudio, fue el perteneciente al segundo trimestre del ao 2016, es decir,
entre los meses de Abril a Junio del ao en curso. Debido a que fue dentro
de este lapso de tiempo donde se han agudizadolas irregularidades
presentes en el procedimiento de archivo a ejecutarse dentro del
Departamento ya dicho. A pesar de que el problema estuvo presente desde
la misma creacin de la empresa, debido a que dicho organismo no ha
propuesto las soluciones idneas.
En este orden de ideas, tambin se hizo mencin al universo que tom
esta investigacin como centro de su estudio, y estas fueron la totalidad de
actividades desarrolladas dentro del procedimiento de manejo y registro de
archivo actual llevado a cabo dentro del Departamento Administrativo de la
empresa ADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOL C.A.
1. Seleccionar los egresos correspondientes al mes anterior.
2. Verificar que cada uno de los egresos sean aprobados por los
Gerentes.
3. Comprobar que cada uno de los egresos presenten tres copias, de lo
contrario reproducirlos.
4. Enviar al Departamento de Contabilidad, Administracin y Auxiliar
Administrativo.

5. Ingresar el reporte fiscal del egreso en cada una de las carpetas


correspondientes a los Proveedores.
6. Elaborar comprobantes de egreso y pago correspondientes al nmero
de soportes fiscales clasificados.
7. Verificar que los montos correspondientes a los egresos coincidan con
el comprobante de egreso y el medio de pago.
8. Entregar al Departamento de Talento Humano los originales de los
comprobantes elaborados con respecto al pago de las deducciones de
los trabajadores.
9. Sellar los comprobantes de egresos pertinentes a gastos corrientes.
10. Clasificar y ordenar los expedientes.
11. Archivar de acuerdo a la naturaleza del documento, (pago al personal
dentro del expediente del trabajador respectivo, gastos corrientes en
carpetas de egresos).
12. Actualizar las carpetas pertinentes al pago de impuestos municipales y
estatales.
Asimismo, se hace mencin a la referencia terica que sigui esta
investigacin durante su progreso, en la cual se tocarn puntos inherentes a:
Teora administrativa, proceso administrativo, Control Interno, Manejo y
Distribucin de los expedientes, registro de los expedientes, clasificacin de
los archivos, y elaboracin de polticas. Todo esto con el objetivo de
estructurar el aporte a dejarle a la empresa en estudio.

1.3 Formulacin de Objetivos


1.3.1

Objetivo General

Disear Polticas de Control Interno para el procedimiento de manejo y


registro de archivo en el Departamento Administrativo de ADMIN. PROV.
C.T.R. VEGASOLC.A,partiendo del estudio de las actividades inherentes que
se efectan actualmente, orientadas a la agilizacin del mismo.

1.3.2

Objetivos Especficos

1. Analizar las actividades que

se

realizan

actualmente

en

el

departamento administrativo deADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOLC.A,


para el control interno de archivo, orientada a la definicin de las
mismas.
2. Estudiar los factores internos presentes durante el control interno del
manejo y registro de archivo, en la bsqueda de los diferentes puntos
crticos presentes durante su registro.

3. Determinar los responsables para el manejo y registro de archivo en el


departamento administrativo deADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOLC.A,
que permita el aseguramiento razonable de la informacin.

1.4 Justificacin
En Venezuela, el sector turstico en general ha experimentado un amplio
crecimiento en los ltimos aos, lo cual hace que la mayora de las empresas
que forman parte del mismo, se expandan constantemente, ampliando su
cartera de clientesADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOLC.A. no escapa a esta
situacin, por lo que con el transcurrir del tiempo, la cantidad de clientes que
solicitan los servicios de dicha empresa continan creciendo, haciendo que la
cantidad de documentos generados por las distintas operaciones de la
empresa aumenten igualmente.

Por tanto, las polticas propuestas en el presente estudio permitieron un


mayor control en el manejo y gestin de dichos archivos inherentes a las
operaciones organizacionales, haciendo posible disminuir las debilidades
observadas por el investigador que dieron pie al trabajo aqu presentado as
como a su propuesta.Teniendo los documentos organizados de la mejor
manera fue ms factible encontrarlos, y as evitarretrasos en la atencin a los
clientes deADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOLC.A.
En cuanto al componente terico, la presente investigacin consider
elementos relacionados con el diseo de polticas pues fueron estas las
herramientas que se emplearon para solventar la problemtica observada,
siendo estas directrices que guan la forma de ejecutar un procedimiento en
una empresa; asimismo se utilizaron la teora de archivos, pues estos
representaron los documentos administrativos cuya gestin se deseaba
mejorar, y finalmente teora de control interno, ya que esta permiti evaluar y
seguir continuamente la forma de ejecutar un procedimiento dentro de una
organizacin.
En cuanto al componente metodolgico, la investigacin se circunscribi a
un estudio con carcter de campo, pues se efectu en la misma
empresaADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOLC.A, donde la investigador
visualiz el problema, descriptivo, al hacerse una descripcin de dicho
problema para poder determinar sus caractersticas, y documental debido a
que se hizo necesaria la consulta de fuentes de diversa ndole que permitiera
estructurar las herramientas administrativas que se propusieron crear. Todo
ello apoyado en tcnicas de recopilacin informativa como la observacin, la
entrevista y la revisin documental, mediante la matriz de observacin, gua
de entrevista y tabla de contenido.
Cada una de estas tcnicas a usarse especialmente por la relacin directa
con los tipos de investigaciones a aplicarse dentro de este estudio, y en pro
de recolectar la mayor cantidad de datos a travs de la aplicacin de la
matriz de observacin, donde se vaciaron todas las descripciones hechas

sobre las diversas observaciones, asimismo la gua de entrevista en aras de


saber y/o conocer la opinin del Coordinador del rea Administrativa de la
empresa ADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOLC.A., y finalmente la tabla de
contenido que compil una serie de temas principales para la comprensin
del tema centro de estudio.

CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL
2.1 Antecedentes histricos
Antecedentes histricos del problema
La Empresa ADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOLC.A., es la empresa que se
encarga de la administracin del Complejo Turstico Recreacional Vegasol.
Quien tuvo la visin original para desarrollar este magnfico Complejo
Turstico Recreacional fue el seor Gregorio Gmez Prez, Presidente de la
empresa ADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOLC.A.
Oriundo de las Islas Canarias, Espaa, llego a Venezuela en el ao 1954,
con apenas 16 aos y la gran ilusin de trabajar la tierra, aspiraciones que
conquisto una dcada despus, fortaleciendo su actividad agrcola a finales
del 60, cuando llega a Bailadores del Estado Mrida, donde se dedica por
completo a la produccin, en especial al cultivo de fresas. Su amor por la
naturaleza y deseo de retribuirle a la tierra que le abri los brazos y a los
hombres que le dieron su confianza, algo novedoso para la distraccin, le
inspiraron a desarrollar dicho Complejo.
A principios de noviembre del ao 1992 la empresa dio inicio a trabajos de
movimiento de tierra y posteriormente a la construccin del Complejo
Turstico Recreacional. La prioridad fue la carretera que permitira el acceso
9

a las instalaciones. Cuidando siempre los elementos naturales existentes y


proporcionado otros, poco a poco se fue dando forma a lo que seran los
estacionamientos,

caminaras

la

primera

rea

de

servicios

entretenimientos.
En la poca de Carnaval se estren la Churuata Llanera, con espectculo
musical en vivo, carne a labrasa y entretenimiento para los nios y jvenes,
quienes disfrutaban en la piscina aledaa a dicha churuata.El xito de este
servicio y el acercamiento progresivo de los copropietarios de Vegasol
durante los fines de semana, motiv a la empresa a poner en servicio cada
rea que esta iba culminando.
Fue as como las reas verdes, el ncleo de piscinas, las canchas
deportivas, la cancha de bdminton, la pista de bicicrs, la pista de Karting, y
otras ms, culminadas en apenas cinco aos de construccin, fueron
tomando vida con el uso masivo de quienes sbado a sbado y durante las
temporadas altas acuden para disfrutar del agradable clima del sitio y la
diversidad de servicios all existentes.
El continuo crecimiento de la empresa no le ha permitido disear
herramientas administrativas que permitan gestionar de forma adecuada la
gran cantidad de documentos archivados generados por las distintas
operaciones internas, presentndose desde su apertura la problemtica que
se estudia en la presente investigacin, la cual adems es la primera en su
lnea investigativa que se lleva a cabo dentro de ADMIN. PROV. C.T.R.
VEGASOLC.A.
Antecedentes histricos de la investigacin
Dentro de este apartado del trabajo especial de grado se citaron cuatro
(3) investigaciones expuestas en el Instituto Universitario de Tecnologa Dr.
Cristbal Mendoza extensin Mrida, las cuales presentan semejanzas
directas con respecto a algunos aspectos esenciales dentro del desarrollo de
la investigacin actual.

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Araujo, V. (2013) en su trabajo Polticas de control interno para el archivo


de la Direccin de hacienda municipal. Caso de estudio: Alcalda del
Municipio Campo Elasparte de proponerse el objetivo general de disear
polticas de control interno para el archivo de la Direccin de Hacienda
Municipal de la Alcalda del municipio Campo Elas, partiendo del anlisis del
procedimiento de archivo, orientado a la agilizacin en la bsqueda de
documentos. Esta investigacin se fundament en el uso de teoras sobre
polticas, proceso administrativo, control interno, organizacin, gestin
documental, archivos y su clasificacin.
La investigacin metodolgicamente fue de campo, descriptiva y documental,
empleando las tcnicas: observacin, entrevista y revisin documental
aplicadas a travs de la matriz de observacin, gua de entrevista tabla de
contenido. En ltimo lugar se formul el aporte compuesto por las polticas
de control interno que buscan normar la gestin documental dentro de la
Direccin de Hacienda municipal de la Alcalda de Campo Elas.
De acuerdo a lo expuesto se determina una relacin estrecha entre la
investigacin que sirve como antecedente y esta, debido a que en ambas se
busca el logro de un objetivo comn, el cual es el diseo de polticas de
control interno para un sistema de archivo, seguidamente se manejaron en
esta investigacin teoras bsicas con respecto a la administracin clsica y
a la clasificacin de los archivos, al igual que la metodologa aplicada.
Corrales, A. (2013) realiz Polticas de reclutamiento y seleccin de
personal. Caso: El Departamento De Recursos Humanos Hospital I
Mucuches, Dr. Francisco V. Gutirrez. La cual parti del objetivo general de
disear polticas de reclutamiento y seleccin de personal para el
Departamento De Recursos Humanos del Hospital I Mucuches Dr.
Francisco Vicente Gutirrez, partiendo del estudio de las actividades de

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reclutamiento y seleccin de personal aplicados actualmente, para el control


de los aspirantes que ingresan a esta institucin.
En tal sentido, la investigacin se orient temticamente en funcin de la
Administracin

de

Recursos

Humanos.

Desde

el

punto

de

vista

metodolgico, la investigacin reuni caractersticas para ser considerada de


campo, descriptiva y documental; especialmente por la utilizacin de tcnicas
de observacin directa, entrevista y revisin documental, aplicando
instrumentos como la matriz de observacin, gua de entrevista, y tabla de
contenido; determinado la necesidad de polticas de reclutamiento y
seleccin.
Con el propsito de solventar las deficiencias en los procesos de
reclutamiento y seleccin del personal en esta institucin; pues las tcnicas
aplicadas no son las ms idneas ni han sido aplicados a la totalidad del
personal. En cuanto al aporte el mismo se conforma a partir de la definicin
de las polticas de reclutamiento y seleccin de personal que facilitaran el
xito de las polticas en esta institucin.
Estas investigaciones presentan similitudes de acuerdo a cuatro puntos:
en primer lugar se fijan un objetivo general relacionado con el enfoque
buscado en este estudio, tambin se fundamentan tericamente con tpicos
relativos a los que aqu se desarrollaran posteriormente.
Adicionalmente, dentro de su marco metodolgico se soportan tres tipos
de investigaciones, como se realizar en el estudio actual con el propsito de
usar tcnicas e instrumentos inherentes a cada una de ellas para la posterior
obtencin y anlisis de los datos y finalmente el cuarto punto es la
vinculacin que muestra en los resultados, puesto a que en el trabajo citado
se elaboran las polticas determinadas como se espera cumplir dentro de
este trabajo.
Hernndez, M. (2013) present Polticas de control interno para el
procedimiento de pagos a clnicas afiliadas. Caso de estudio: Multinacional

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de Seguros C.A, sucursal Mrida, trabajo que tuvo como objetivo general
disear polticas de control interno para el procedimiento de pago a Clnicas
afiliadas a Multinacional de Seguros C.A. en su sucursal Mrida, partiendo
del anlisis de las actividades inherentes al procedimiento, orientado hacia la
agilizacin del mismo.
La investigacin justifica su valor en cuanto al aporte que brind a la
institucin, perfilndose como proyecto factible. Este estudio sigui tres
lneas metodolgicas, investigacin de campo, descriptiva y documental por
su especial atencin a tres tcnicas recolectoras de datos que fueron la
observacin directa, la entrevista y la revisin documental, cada uno de ellos
a travs de los siguientes instrumentos, matriz de observacin, gua de
entrevista y tabla de contenido.
Asimismo, se fundament tericamente en base a temas relacionados con
el proceso administrativo, polticas, control y control interno, procedimientos,
adems de contar con el respaldo de un compendio de normativa legal
inherente al ordenamiento jurdico venezolano. Finalmente se mostr el
aporte de este estudio constituido por las polticas de control interno que
regulen el procedimiento de pagos a clnicas afiliadas a la institucin
estudiada.
Conforme a lo planteado dentro del antecedente citado, se muestra la
vinculacin entre las dos investigaciones puesto a que se fijan dentro de un
mismo enfoque a conseguir, es decir, la elaboracin de polticas de control
interno a aplicarse a un procedimiento particular, asimismo se fundamentan
terica y metodolgicamente en las mismas lneas de operacin que se
seguirn conjuntamente con el desarrollo de este estudio, y por ultimo este
trabajo especial de grado surtir los mismos resultados que expuso el
investigador mencionado.

2.2 Fundamentacin Terica


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La base terica presenta una estructura sobre la cual se disea el estudio,


sin esta no se sabe cules elementos se pueden tomar en cuenta, y cules
no. Sin una buena base terica todo instrumento diseado o seleccionado, o
tcnica empleada en el estudio, carecer de validez.El marco terico tiene el
propsito de dar a la investigacin un sistema coordinado y coherente de
conceptos y proposiciones que permitan abordar el problema pues de ste
depender el resultado del trabajo. A continuacin se desarrollan las teoras
relacionadas con esta investigacin y su propuesta a presentar:

2.2.1 Teora general de la administracin y el proceso


administrativo
El significado de la administracin ha sido objeto de mltiples
controversias, se ha expresado de diversas formas. Cuando se trata de
definir o conceptuar la administracin se ha incurrido en los riesgos que toda
definicin o concepto puede envolver. Conforme a lo planteado segn Taylor
(1979):
Al hablar de Administracin, se requiere pensar obligatoriamente
en el ser humano, ya que la dinmica que se gesta en el seno de
las organizaciones se encuentra estrechamente relacionada con
una conceptualizacin de la Administracin que la concibe no solo
como medio o proceso, sino como principio y fin.(p. 13)
Concebida de este modo, la Administracin exige el establecimiento de un
sistema conjunto de trabajo, en el que cada uno de las personas y elementos
que lo componen tiene su propia peculiaridad e influye positiva o
negativamente, segn su participacin en el logro de los objetivos comunes.
Taylor (1979) define:
como ciencia puesto que cuenta con un cuerpo de
conocimientos especficos. Tiene un objeto propio de estudio el
cual es el fenmeno administrativo y su observacin y anlisis
admite la aplicacin del mtodo cientfico. Toda obra de Taylor
parte del concepto de que las diversas actividades que se
ejecutan en las empresas deben realizarse racionalmente,

14

aplicando mtodos cientficos. A esta posibilidad de racionalizacin


se llega si previamente se estudian las operaciones con el fin de
establecer, cules son las caractersticas y deducir los mejores
mtodos para ejecutar cada uno de ellas. Taylor puso nfasis en la
importancia de la coordinacin de los departamentos de una
empresa para que, al evitar un funcionamiento desarticulado, se
logre armona. La buena coordinacin redunda en la disminucin
del despilfarro industrial y de la ineficacia laboral. Para alcanzar
esa armona es necesario controlar rigurosamente cada una de las
operaciones del proceso industrial. De esta manera se puede
reforzar lo que se est haciendo correctamente y corregir las
desviaciones o fallas que se detectan. (p.155).
Fundamentos de la Teora Administrativa de Fayol:
Para Taylor (1979).

1
2
3
4
5
6

Todas las operaciones que se desarrollan en las empresas pueden


repartirse entre los siguientes grupos:
Operaciones tcnicas (produccin, fabricacin y produccin).
Operaciones comerciales (compras, ventas, cambios).
Operaciones financieras (busca y gerencia de los capitales).
Operaciones de seguridad (proteccin de los bienes y de las
personas).
Operaciones de contabilidad (inventario, balance, precio de
costo, estadstica, entre otros).
Operaciones administrativas (previsin, organizacin, direccin,
coordinacin y control). (p.176).
La administracin proporciona una organizacin y estructuracin de

personal y de actividades a seguir por ste, por medio de ella se establecen


las funciones de cada rea.
Cabe destacar que verificar las necesidades en cuanto a personal y
verificar la comunicacin eficiente entre las diferentes reas en cuanto al tipo
de empresa es una accin necesaria, es por ello que dentro de este estudio
se propuso la creacin de Polticas de Control Interno para el procedimiento
de manejo y registro de archivo en el Departamento Administrativo de
ADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOLC.A.,en aras de que todas las actividades
del

procedimiento

se

ejecuten

de

15

manera

efectiva,

mediante

la

implementacin de un patrn de acciones determinadas erradicando as


retrasos en la bsqueda y entregade documentos.
Importancia de la Administracin:
Taylor (1979) seguidamente define la importancia de la administracin
dentro de la funcin de las organizaciones y los respectivos principios que la
rigen se describen:
La administracin es un rgano social especficamente encargado
de hacer que los recursos sean productivos, refleja el espritu
esencial de la era moderna, es indispensable y esto explica por
qu una vez creada creci con tanta rapidez y tan poca oposicin.
Busca el logro de objetivos a travs de las personas, mediante
tcnicas dentro de una organizacin. Ella es el subsistema clave
dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda
organizacin y es fuerza vital que enlaza todos los dems
subsistemas.
Las organizaciones y los individuos continuamente toman
decisiones adaptativas con objeto de mantener en equilibrio
dinmico con su medio. Para el proceso de toma de decisiones el
flujo de informacin es esencial. Dicho proceso implica el
conocimiento de pasado, estimaciones a futuro y la
retroalimentacin peridica relacionada con la actividad actual. La
tarea de la administracin es instrumentar este sistema de
informacin-decisin para coordinar los esfuerzos y mantener
equilibrio dinmico. (p.112).
Se puede resumir a continuacin, el evidente papel que presenta la
administracindentro de las diferentes asociaciones pblicas o privadas, ya
que es una funcin vital, dinmica y evolutiva que tiene la particularidad de
adaptarse al medio social donde acta y, adems est influenciada por l.
Es principalmente por esta razn que ser tomada para el desarrollo de
esta investigacin, como pieza principal de las siguientes teoras por explicar,
siendo estas ltimas desmembraciones funcionales para la conformacin de
la propuesta de este estudio.
Principios de Administracin de Fayol:

16

Seguidamente segn Chiavenato (1999) se establecen los catorce (14)


principios inherentes a la accin administrativa, siendo estos:
-

La divisin del trabajo.


La autoridad.
La disciplina.
La unidad de mando.
La unidad de direccin.
La subordinacin de los intereses particulares al inters
general.
La remuneracin.
La centralizacin.
La jerarqua.
EI orden.
La equidad.
La estabilidad del personal.
La iniciativa.
La unin del personal. (p.317).

La administracin determina el camino a seguir dentro de las


organizaciones, en este caso, aunque la entidad en cuestin sea de carcter
pblico, igual deber fundarse sistemticamente para poder lograr los
objetivos deseados.

2.2.2 Proceso administrativo


Existe una teora dedicada a la denominada dinmica administrativa. Esta
teora envuelve un conjunto de procesos, procedimientos y mtodos
utilizados por la administracin para el logro de sus fines y objetivos, de
acuerdo a esto, Melinkoff (1990) expresa:
El propsito de esta teora no es solo el estudio de esos procesos,
procedimientos y mtodos que facilitan, a todas luces, su
comprensin, sino tambin el perfeccionamiento cada vez ms de
los mismos, para alcanzar un alto grado de eficiencia, derivada de
la utilizacin prctica que de ellos se haga. Para facilitar la
comprensin de lo que constituye el gobierno de toda unidad
organizativa, pblica o privada, se hace necesario explicar y
conceptuar algunas normas e instrumentos de accin de ese
gobierno o de la alta gerencia. Los conceptos de directivas,
polticas, fines, objetivos, planes, metas, procedimientos y
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mtodos forman un contexto que identifica y le da contenido al


gobierno de una empresa y a la propia administracin.
Muchos autores han tratado de diversas maneras esos conceptos
pero han fallado en su elaboracin, pues hay carencia de rigor
metodolgico que facilite su interpretacin. (pp 20 - 21)
Es evidente que para la constitucin de un flujo de trabajo adecuado
dentro de las organizaciones se deben establecer necesariamente la
consecucin de ciertos pasos y conceptos entre los que resaltan directivas,
polticas, fines, objetivos, planes, metas, procedimientos y mtodos, es por
ello que enfocndose principalmente esta investigacin en las actividades
inherentes al procedimiento de archivo del Departamento Administrativo de la
empresa

ADMIN.

PROV.

C.T.R.

VEGASOLC.A.,

se

estudiar

la

concatenacin e integracin existente entre ellos para la posterior


estructuracin de las Polticas de Control interno para mencionado
procedimiento, que permita la mejora de la funcin interna del mencionado
departamento.
El proceso administrativo consta de la consecucin de diferentes fases
que conforman el cuerpo de la administracin, convirtindola en ms que un
concepto

una

rama

cientfica

bastante

funcional

dentro

de

las

organizaciones, es por ello que para delimitar el alcance de este proceso se


explicara a continuacin cada una de sus etapas:
En primer lugar se establece la planeacin expuesta por Munch y Garca
(1991) como:
.establecer una estrategia general para alcanzarlas y trazar
planes exhaustivos para integrar y coordinar el trabajo de la
organizacin. Gracias a la planeacin, el administrador se gua por
los objetivos buscados y las acciones necesarias para
conseguirlos, basado en algn mtodo, la planeacin produce
planes basados en objetivos y en los mejores procedimientos para
alcanzarlos de manera apropiada. (p.158).
Consecutivamente, Terry y Franklin (1993) definenla organizacincomo:
el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un

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objetivo, y una indicacin de la autoridad y la responsabilidad asignadas a las


personas que tienen a su cargo la ejecucin de las funciones respectivas.
(p.211).
Asimismo, Chiavenato (2000) la considera como: El proceso de combinar
el trabajo que los individuos o grupos deban efectuar, con los elementos
necesarios para su ejecucin, de tal manera que los labores que as se
ejecuten, sean los mejores medios para la aplicacin eficiente, sistemtica,
positiva y coordinada de los esfuerzos disponibles. (p.21).
Seguidamente, Chiavenato (2000), expresa que la direccin consiste en:
un proceso de influir y orientar las actividades relacionadas con las tareas
de los diversos miembros del equipo o de la organizacin como un todo, la
puesta en marcha de lo que fue planeado y organizado (p.32)
Finalmente, como ltima etapa del proceso administrativo se encuentra el
control explicado por Munch y Garca (1991) como:
El proceso que consiste en supervisar las actividades para
garantizar que se realicen segn lo planeado y corregir cualquier
desviacin significativa. Todos los gerentes deben participar en la
funcin de control, aunque sus unidades se estn desempeando
segn lo planeado. Los gerentes no pueden saber en realidad si
sus unidades tienen un desempeo adecuado sino hasta que
evalan qu actividades se han llevado a cabo y comparan el
desempeo real con la norma deseada. (p.458).
Segn lo expuesto por estos diferentes autores, se muestra al proceso
administrativo no como una secuencia de procedimientos adheridos a la
funcin administrativa, los cuales de forma sistemtica se comprometen a
hacerla cumplir dentro de las organizaciones.
A este proceso se le puede conceder dinamismo funcional en cada una de
las organizaciones ya sean pblicas o privadas, a travs del uso de
herramientas administrativas que cumplen las funciones de planificacin,
organizacin de actividades, direccin de planes y proyectos, y control de
que todo lo que se proponga sea cumplido y vigilado de cualquier desviacin.

19

Cabe destacar que dentro de este fragmento terico, esta investigacin se


encontrara ntimamente relacionada en una etapa del proceso, la que hace
referencia al control debido a que mediante la implementacin de las
Polticas de Control interno para el manejo y registro del archivo del
Departamento Administrativo, donde se determinar el campo de accin del
personal encargado del departamento, garantizando esto una supervisin
efectiva y la verificacin de la documentacin generada dentro de la unidad.

2.2.3 El Control
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las
actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales
coincidan con las operaciones planificadas.Sotomayor y Gonzlez (1997)
indican:
Constituye en primera instancia una funcin dentro del proceso
administrativo de toda institucin, en donde por cierto, se realizan
diferentes actividades encaminadas a la obtencin de los objetivos
previamente fijados, as como a la definicin de polticas,
estrategias, programas y el desarrollo e implantacin de sistemas
administrativos
adecuados
para
garantizar
el
ptimo
funcionamiento. El concepto de control en concepto de control en
consecuencia, se hace presente en las diferentes actividades de la
vida humana, enfatizando el hecho de que toda operacin forma
parte de un proceso, el cual tiene su verificacin automtica, por
ello la importancia de dedicar tiempo a la instrumentacin y
difusin en los mecanismos de control en los negocios, ya que por
carencia o deficiencia, se obstaculiza la obtencin de los objetivos.
Es de notoria presencia natural del control en el interior de las
organizaciones, es decir, acta y forma operaciones propias dando
con ello lugar a la denominacin del concepto de control interno
por su enfoque y aplicacin. (p.3)
El control constituye un proceso mediante el cual se vigilan operaciones
efectuadas dentro de las organizaciones, ya sea cerciorarse de que en un

20

rea se realice todo de acuerdo a lo planeado, corrigiendo a su vez


desviaciones que puedan suscitarse.
Mediante la propuesta de esta investigacin se desea que se cumpla el
principal objetivo de supervisar y controlar el movimiento de los archivos
generados en las operaciones administrativas internas de ADMIN. PROV.
C.T.R. VEGASOLC.A., es por ello que dentro de este estudio se hace
imprescindible tocar este tpico ya que es necesario tomar medidas de
control en la actualidad para salvaguardar los archivos que se manipulan en
la empresa.

2.2.4 El control interno


Tras considerar el alcance del control de la empresa, su indispensable
presencia como eslabn final en toda organizacin; se procede ahora a
estudiar la esencia del buen funcionamiento empresarial. El control interno,
expuesto por Poch (1988) como:
El concepto de control interno gira en torno a dos objetivos
bsicos: eficacia y seguridad. Para conseguir tales metas se pone
en prctica todo un sistema cuyos pilares son el control y la
organizacin ejercidos por el elemento humano, actuando
conforme a la propia organizacin establecida, con el apoyo de
tcnicas y elementos materiales puestos a su alcance.
El mbito del control interno desborda las funciones estrictamente
en toda la organizacin administrativa de la empresa, asegurando
el seguimiento de las instrucciones dadas por la direccin. (p.25)
El sistema de control interno de una empresa forma parte del control de
gestin de tipo tctico y est constituido por el plan de organizacin, la
asignacin de deberes y responsabilidades, el sistema de informacin
financiero y todas las medidas y mtodos encaminados a proteger los
activos, promover la eficiencia, obtener informacin financiera confiable,

21

segura y oportuna y lograr la comunicacin de polticas administrativas y


estimular y evaluar el cumplimientos de estas ltimas.
El Control Interno contribuye a la seguridad de todo sistema que se utiliza en
la empresa, fijando y evaluando sus procedimientos administrativos,
contables, financieros y operativos que ayudan a que sta realice su objeto.
Con ayuda de un sistema de control interno se detectaran las
irregularidades y errores y se adoptarauna solucin factible evaluando todos
los niveles de autoridad, la administracin del personal, los mtodos y
sistemas de archivo a emplear para que as se puedan dar cuenta veraz de
la

gestin

de

documentos

archivados

en

ADMIN.

PROV.

C.T.R.

VEGASOLC.A.

Los objetivos del control interno.


Consecutivamente explica Perdomo (2000)
Prevenir fraudes
Descubrir robos y malversaciones
Obtener informacin administrativa, contable y financiera
confiable y oportuna.
Localizar errores administrativos, contables y financieros.
Proteger y salvaguardar los bienes y valores, propiedades y
dems activos de la empresa en cuestin.
Promover la eficiencia del personal.
Detectar desperdicios innecesarios de material, tiempo.
Mediante su evaluacin, graduar la extensin del anlisis,
comprobacin (pruebas) y estimacin de las cuentas
sujetas a auditoria. (p.13)
El Control Interno descansa sobre estos objetivos fundamentales. Si se logra
identificar perfectamente cada uno de estos objetivos, se puede afirmar que
se conoce el significado de Control Interno. En otras palabras toda accin,

22

medida, plan o sistema que emprenda la empresa y que tienda a cumplir


cualquiera de estos objetivos, es una fortaleza de Control Interno.
Clasificacin del Control Interno
Perdomo (2000) reitera:
Administrativo y Contable
Se aplica Control interno administrativo, cuando los objetivos
fundamentales son:
Promocin de eficiencia en la operacin de la empresa.
Que la ejecucin de las operaciones se adhiera a las polticas
establecidas por la administracin de la empresa.
Se aplica Control interno contable, cuando los objetivos
fundamentales son:
Proteccin de los activos de la empresa.
Obtencin de la informacin financiera veraz confiable y oportuna.
El control interno contable comprende el plan de organizacin y
los procedimientos y registros que se refieren a la proteccin de
los activos de la empresa y consecuentemente a la confiabilidad
de los registros financieros que estn diseados para suministrar
seguridad razonable de que:
1. Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones
generales o especficas de la administracin.
2. Las operaciones se registran:
Para permitir la preparacin de los estados financieros de
conformidad con los principios de contabilidad generalmente
aceptados, o cualquier otro criterio aplicable.
Para mantener datos relativos a la custodia de los activos.
3. Los datos registrados relativos a la custodia de los activos son
comparados con los activos existentes durante intervalos
razonables, tomndose las medidas pertinentes y apropiadas
con respecto a cualquier diferencia. (p.15)
En lneas generales, se entiende por control interno el conjunto de planes,
mtodos, principios, normas y procedimientos de verificacin y evaluacin
adoptado por la organizacin con el fin de procurar que todas las actividades,
as como la administracin de la informacin y los recursos se realicen de
acuerdo con las normas constitucionales y legales, dentro de las polticas
que se trazarn en esta investigacin y fueron propuestas ante la direccin

23

de ADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOLC.A., en atencin

a las metas u

objetivos previstos.

2.2.5 Archivo
Heredia (2007) distingue primero la diferencia existente entre archivo y
documentos de la siguiente manera: El verdadero concepto de archivo va
ligado indiscutiblemente a los documentos, pero no cualquier documento sino
a los documentos de archivo, y sobre todo al servicio y utilidad de esos
documentos para la sociedad (p.43), sealando entonces que si bien son
trminos afines, no siempre se refieren a lo mismo. Por otra parte,
Lodolini(1970) indica que los archivos son:
El conjunto de documentos que se forman en un mbito de una
persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus actividades, una vez
culminados el paso o tiempo para el cual fue creado se
seleccionara para su conservacin. Los archivos son parte
esencial de los recursos de informacin de una institucin porque
su documentacin expresa en forma original, el desarrollo histrico
de la misin, funcin y actividades de la misma (p.355)
De esa forma se puede sealar que los archivos son los conjuntos
orgnicos de documentos, o la reunin de varios de ellos, reunidos por las
personas jurdicas, pblicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al
servicio de su utilizacin para la investigacin, la cultura, la informacin y la
gestin administrativa. En el presente caso de estudio se analizan los
archivos generados por las actividades administrativas de MEGATUR C.A.,
en la gestin de los cuales se observaron distintas debilidades.
Etapas del archivo.
El fondo documental de los archivos de una institucin debe pasar a lo largo
del tiempo por distintas etapas las cuales, van a permitir que los documentos
atraviesen todas las fases o procesos necesarios para que culmine
adecuadamente su fase de tramitacin o de vida, para que luego pueda

24

decidirse cul ser la ubicacin o destino del documento. Segn Mundet


(2001), dichas etapas son:
-

El archivo de gestin: Los documentos en fase de


tramitacin, as como los que son de uso frecuente para la
gestin de los asuntos corrientes, estn bajo la
responsabilidad y manejo directo de las unidades
administrativas, de ah que sea ms conocido como archivo
de oficina.
El
archivo
administrativo:Solamente
en
las
organizaciones administrativas de gran volumen y
complejidad se distinguen unos locales acondicionados
como archivo administrativos; en la mayora es el propio
archivo quien acoge sta y las dems etapas.
El archivo intermedio:Aqu la documentacin ha perdido
prcticamente su utilidad, es por ello que los archivos
administrativos transfieren sus documentos a este.
El archivo histrico:A partir de este momento,
seleccionada por su valor informativo, histrico y cultural, se
conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su
integridad y transmisin a las generaciones futuras, por
cuanto constituyen parte del patrimonio histrico de las
naciones y, por ende, de la humanidad. La documentacin
que lograr llegar a esta etapa se considera de mayor
importancia cultural, social, poltica y econmica, ya que la
misma abarcara innumerables aportes a la humanidad, en
donde gracias a estos documentos se podr conservar la
memoria histrica de los pases o porque no del mundo, ya
que al pasar de los aos muchas culturas han plasmado
informacin en los papeles, los cuales han sido
resguardados en los archivos histricos de las naciones
para que el mundo con el pasar del tiempo pueda conocer
su pasado. (p. 95).

Cabe destacar que en ADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOL C.A., los archivos
generados por las operaciones realizadas cumplen con las cuatro etapas
previamente descritas pues ellos se producen en un momento determinado y
son igualmente archivados en la institucin de forma definitiva como soporte
de las distintas actividades operativas de la empresa.
Funciones de los archivos

25

El mismo Mundet (2001) seala que para ofrecer servicios eficientes en la


bsqueda de la informacin se deben cumplir ciertas funciones como las que
se presentan a continuacin:
1. Organizacin y puesta en servicio de la documentacin
administrativa, durante ese perodo de mxima utilidad para la
gestin administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones.
2. Asegurar la transferencia peridica al archivo de los
documentos que ya no son de uso corriente por parte de las
oficinas
3. Aplicar los principios y tcnicas modernos de valoracin para,
transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su
valor van a ser conservados indefinidamente, y destruir el resto.
4. Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentacin en
sus distintas etapas, de acuerdo con los principios de la
Archivstica.
5. Describir la documentacin para hacer fcilmente accesible la
informacin, mediante los distintos instrumentos de descripcin
documental y valindose de las ventajas ofrecidas por las nuevas
tecnologas.
6. Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y
equipamiento que garantice su conservacin integra en el tiempo.
7. Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el
archivo queden firmemente establecidas y garantizadas mediante
un reglamento del servicio.(p. 93)
En este sentido, las polticas de control interno para el procedimiento de
archivo que se proponen en este estudio, deben tener como base las
funciones presentadas previamente, ya que las mismas estn enfocadas en
que la gestin documental se lleve a cabo de la forma ms adecuada y
pensando

principalmente

en

los

clientes

los

cuales

presta

su

servicioADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOL C.A.


Clasificacin de los Archivos.
De acuerdo con Heredia (2007), se presenta la siguiente clasificacin de
archivos:
Por su origen.

26

Archivos Pblicos: Son propiedad de las instituciones


pblicas gubernamentales de carcter imprescindible, e
inalienables y no pueden ser destruidos, por lo general
custodian documentos pblicos accesibles al pblico en
general.
Archivos Privados: Preservan la historia de una
compaa, institucin, familia o grupo social, adems
garantizan la efectividad de sus negocios para conservar la
evidencia
de
sus
funciones
y
procedimientos
administrativos.
Archivos Semi-privados:Son aquellos que perteneces a
empresas mixtas, es decir, parte de su capital es
proporcionado por el estado y los otros, por inversionistas
privados, nacionales o extranjeros.
Por su consulta.
Activos:Preservan documentacin vigente, las cuales son
consultadas frecuentemente por los usuarios.
Semi-activos:Son aquellos donde se custodia la
documentacin de poca consulta, cuyo valor administrativo
ha expirado, su consulta es espordica u ocasional.
Inactivo:Comprende el traspaso decisivo de los
documentos permanentes de acuerdo a disposiciones
legales, fiscales y comerciales. Tambin recogen
documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y
funcional conservan valores histricos, polticos o
documental.
Por su contenido.
Administrativo:Conserva toda clase de documentos
referidos a la administracin de determinada empresa e
institucin.
Generales:Es aquel donde se conserva toda la
documentacin generada y recibida por una institucin.
Especializados:Estos contienen solo documentos referidos
a un rea especfica del documento.
Por su ubicacin dentro de la empresa.
Centralizados:Son los que se encuentran en un lugar o
local especficos para facilitar un servicio de consulta diaria
al personal que labora en dicha empresa.
Descentralizados:Son aquellos que trabajan por su cuenta
sin tener que ver con archivos de otras oficinas.
Por la edad de los documentos.
Archivos de Oficina o de Gestin:Son los encargados de
conservar y administrar la documentacin en etapa pre

27

archivstico dentro de la administracin y debe ser


transferida a los archivos centrales en un plazo superior o
igual a cinco (5) aos de haber cumplido el fin por el cual
fue creado.
Administrativos:Es la etapa de la concentracin de los
documentos cuyo uso para la gestin es hipottico, pero no
es seguro, es decir las tramitaciones estn conclusas pero
en un momento determinado pueden ser solicitados para
solucionar un asunto en particular para la toma de
decisiones.
Histricos:Son aquellos, que se encargan de resguardar,
preservar y conservar la documentacin de carcter
permanente, seleccionada por la junta evaluadora de las
instituciones, ya sea, por su valor informativo, histrico y
cultural, por cuanto constituyen el patrimonio histrico de
las naciones y, por ende, de la humanidad.
Por su valor.
Administrativos:Son los que conservan toda la
documentacin generada en actos administrativos y
constituyen un medio consultivo para la toma de decisiones
en el ejercicio de la misma.
Legales:Son los que tienen documentos, que por su valor
estn sealados en alguna Ley y tienen vigencia en el
tiempo que lo sealan.
Histricos:Son aquellos que estn relacionados con la vida
de la empresa o nacin, son importantes para los
investigadores, historiadores, socilogos, polticos que
desean conocer el origen y evolucin de determinadas
instituciones.
Fiscales:Son los que necesita un Ministro para indicar el
origen de las sumas recibidas, como se distribuyeron
controlaron y gastaron los presupuestos pblicos del
Estado. (p. 85)
Es conveniente sealar que las distintas clasificaciones presentadas por
el autor no son excluyentes, por tanto se pueden clasificar a los archivos
generados en ADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOL C.A., desde distintos puntos
de vista, pues se gestionan dentro de la empresa de acuerdo a su origen,
archivos privados; segn su consulta existen los tres tipos de archivos
(activos,

semiactivos

inactivos);

28

por

su

contenido

se

emplean

Administrativos y Generales; por su ubicacin en la empresa son


Descentralizados; por su edad, se emplean archivos de los tres tipos (de
Oficina, Administrativos e Histricos) y finalmente, por su valor, existen
igualmente archivos de los cuatro tipos propuestos (Administrativos, Legales,
Histricos y Fiscales).

2.2.6 Tcnicas de Archivo


La importancia de los archivos radica en la representacin de la memoria
de un negocio o entidad, por medio de la conservacin de los documentos
que suman importancia para su almacenamiento y resguardo. Para Cardona,
(2007) en su artculo online, las tcnicas de archivo, se definen como:
El proceso de seleccionar, ordenar, clasificar, y conservar
adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de
localizarlos fcil y rpidamente y protegerlos de prdidas y
posibles deterioros. Los documentos son localizados en un mismo
orden debidamente clasificado, toda correspondencia, papeles y
otros documentos relacionados con el individuo, firma o institucin
para facilitar su localizacin y manejo. Es un sistema que nos va a
permitir clasificar y buscar rpidamente los documentos.
[Disponible en http://www.slideshare.net/betoelrecluta/tecnica-dearchivo-11992831]
Los archivos son centros activos y dinmicos de documentacin e
informacin, puesto a que conservan el patrimonio histrico e informativo de
cualquier tipo de institucin, y logran conservar el patrimonio histricode la
empresa. Adems son centros vitales de estudio e investigacin,pues sigue
siendo el depsito de los documentos originales de desarrollo de la empresa
y el pas, por su eficaz ayuda a la gestin administrativa; suaporte en los
mbitos social, econmico, y poltico.
Organizacin de Archivos
En cuanto a la organizacin como tal que deben presentar los archivos,
Girderlesve (1978) seala que para el diseo de registro de archivos se

29

deben definir en particular 2 objetivos claves que son: Disear de tal manera
los registros de un sistema que la modificacin del mismo sea la ms sencilla
posible y disminuir el tiempo de corrida del sistema. (p. 30)
En el mismo orden de ideas, en lo concerniente al proceso de ordenacin
de los datos de registro se debe considerar el tiempo de la computadora,
adems que sin importar el tamao del registro o la cantidad de datos en el
sistema, la forma en que se ordenan los fichas del mismo no tiene relacin
con el tiempo que se necesita para leer o escribir el registro. En ese sentido,
Gindersleve (1978) seala igualmente:
El tiempo de corrida tiene dos componentes: el tiempo de la
computadora y el tiempo de entrada y salida. El tiempo de entrada
y salida es el que requiere el dispositivo fsico de entrada y salida
para leer o escribir un registro. El tiempo de la computadora es el
que se necesita para procesar en la memoria los registros.
La forma en que el tiempo de la computadora y el tiempo de
entrada y salida se combinan para formar el tiempo de corrida
depende de que la computadora tenga traslape. Si lo tiene puede
efectuar una operacin de entrada y salida al mismo tiempo que
ejecuta instrucciones para procesar un registro en la memoria; si
no lo tiene en cualquier momento puede efectuar una operacin
de entrada y salida, o bien ejecutar instrucciones, pero no puede
hacer ambas cosas a la vez. Si una computadora no tiene
traslape, el tiempo de corrida es la suma del tiempo de la
computadora y del tiempo de entrada y salida. Si tiene traslape,
entonces en forma aproximada, el tiempo de corrida es mayor al
tiempo de la computadora y el de entrada y salida. En este ltimo
caso, si el tiempo de la computadora es mayor, se dice que la
corrida est limitada por la computadora. Si el tiempo de la
entrada y salida es mayor, se dice que la corrida est limitada por
la entrada y la salida. (p.31)
Otro aspecto importante a considerar en la organizacin de los registros
es la longitud de stos, pues mientras ms largos sean los datos registrados
mayor ser el tiempo necesario para leerlos. No obstante, mientras ms
largo sea el registro, los datos pueden ser ordenados ms eficazmente
dentro del mismo para abreviar el tiempo de la computadora. Por lo tanto, en
el caso de una computadora que no tenga traslape o el sistema que cubra

30

los datos, se debe proponer llegar a una longitud de registro y a un


ordenamiento de datos que permitan que el total del tiempo de la
computadora y el de entrada y salida produzcan un tiempo mnimo de
corrida.
Como no todos los registros tienen los mismos datos, la variabilidad de
longitud de registros. Los registros de longitud variable tienden a disminuir el
tiempo de entrada y salida, pero aumentan el tiempo de la computadora
porque antes que la transmisin pueda procesar un registro especfico debe
determinar qu campos contienen el registro y dnde se localiza dentro del
mismo.
Igualmente, la longitud de los registro puede presentarse de manera fija,
es decir, cada registro del archivo tiene una longitud fija. As es, que cuando
se va a delimitar un tiempo de corrida se debe tener en consideracin la
seleccin de los registros de longitud fija o variable. Toda esta informacin es
de vital importancia a considerar en el diseo de las polticas propuestas a
ADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOLC.A.

2.2.7 Polticas
Las polticas son enunciados generales que guan o canalizan el
pensamiento o la accin en la toma de decisiones. Las polticas delimitan el
rea dentro de la cual debe tomarse las decisiones y deben estar de acuerdo
con los objetivos; las polticas permiten que los administradores deleguen
autoridad a la vez que mantienen el control.
stas permiten a los jefes aplicar su propio criterio e iniciativo en la toma
de aquellas decisiones a la vez que inspiran y orientan en caso de duda; y,
sirven adems para suplir omisiones. Los objetivos dentro de las
organizaciones son necesarios para dar direccin al individuo y a los
esfuerzos del grupo y las polticas sirven para indicar la estrategia general
por medio de la cual son alcanzados aquellos objetivos. Segn Melinkoff
(1997), una poltica se considera como, un conjunto de reglas y
31

orientaciones que delimitan una accin administrativa. Son la gua esencial


que conduce las actividades hacia los fines y objetivos (p.22).
Clasificacin de las Polticas
Como lo seala Perdomo (1998), existen varias polticas de las cuales
pueden clasificarse segn los altos niveles, descritas a continuacin:
Polticas Fundamentales: Estas son utilizadas por la alta
gerencia y cuyo alcance repercute en toda la empresa.
Polticas Departamentales: Su alcance es muy restringido, ya
que se limita a un departamento y esta es usada por los gerentes
y supervisores de un rea. Para ser probadas, estas deben
ponerse en prctica para luego aplicarse sus medidas correctivas
y as adaptarlas a la realidad, esto trae como deduccin, la
necesidad de revisarlas peridicamente, ya que para su
formulacin debe empezarse por las fijacin del objetivo,
posteriormente se establece varias polticas tentativas las cuales
corregirn al observar su desarrollo practico. (p.95).
Caractersticas de una Poltica
Segn Bittel (1993)
1. Refleja los objetivos y planes de gerencia.
2. Representa un modelo coherente de pensamiento.
3. Es estable, si bien sometido al cambio cuando este sea
necesario.
4. Es suficiente flexible para adaptarse a las situaciones
inusuales o imprevistas.
5. Ha sido debidamente transmitida y comprendida por aquellos
a los que ha de servir de gua.
6. Est bien controlada y se observa coherente su cumplimiento.
(p.360).
Las polticas de control interno para el procedimiento de manejo y registro
de archivo en el Departamento Administrativo de MEGATUR C.A. cumplirn
con los elementos caractersticos que se mencionan, debido a que cada una
de ellas hacen que la poltica tenga mayor alcance al personal y se
determine de manera que coordine y represente cada uno de las
operaciones concatenadas que conforman dicho procedimiento.

32

Reglas para estructurar polticas


Estas se encuentran basada de acuerdo a su importancia, ya que las
mismas ayudan a clasificar de forma ms especfica los elementos que
deben llevar las polticas para desarrollarlas, es por eso que se estima cada
una de las reglas para su aplicacin. Segn Melinkoff (1997), las reglas para
formular polticas son:
a)Fijacin: Es importante sealar que toda poltica influye en
la actividad de una seccin, departamento o de toda la
empresa, es por ello que para evitar que se cometa errores
estas debe ser fijadas por escrito.
b)Difusin: Todo fin de una poltica es orientar la accin, por
ello es indispensable que sean conocidas debidamente de
los niveles donde se han de aplicar y este conocimiento
debe ser medio oral.
c) Coordinacin: Es importante que exista alguien que
coordine e intrprete vlidamente la aplicacin de las
polticas,
ya
que
de
otro
modo
puede
ser
contradictoriamente aplicadas. Como las polticas no son
normas sino principios generalmente de accin, puede que
se corra el peligro de que los jefes las entiendan de un
modo y en otro sentido, contradictorio, es por ello que para
evitar este peligro es necesario de que exista alguien que
las pueda interpretar con validez oficial.
d)Revisin Peridica: Esta regla seala que debe fijarse un
trmino en el cual toda poltica sea revisada para evitar
correr el riesgo de creer que hay polticas donde no las hay
o de pensar que las acciones debe regirse en sentido,
siendo que en realidad debe ocurrir en el contrario. (p.29).
Estas reglas se fundan en una fijacin clara y concisa que deben estar
por escrito y transmitidas en todo la organizacin para el desarrollo de las
polticas de control interno para el procedimiento manejo y registro de archivo
en el Departamento Administrativo deADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOLC.A.,
como logro principal del aporte de esta investigacin.

2.3 Marco Legal


33

CONSTITUCION DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA


Gaceta Oficial No. 5.098. Extraordinario del 19 de febrero de 2009 con la
Enmienda No. 1 de fecha 15 de febrero de 2009.
TTULO I
Principios fundamentales
Artculo 7. La Constitucin es la norma suprema y el fundamento del
ordenamiento jurdico. Todas las personas y los rganos que ejercen el
Poder Pblico estn sujetos a esta Constitucin.

Captulo V
De los Derechos Sociales y de las Familias
Artculo 87. Toda persona tiene derecho al trabajo y el deber de trabajar. El
Estado garantizar la adopcin de las medidas necesarias a los fines de que
toda persona puede obtener ocupacin productiva, que le proporcione una
existencia digna y decorosa y le garantice el pleno ejercicio de este derecho.
Es fin del Estado fomentar el empleo. La ley adoptar medidas tendentes a
garantizar el ejercicio de los derechos laborales de los trabajadores y
trabajadoras no dependientes. La libertad de trabajo no ser sometida a
otras restricciones que las que la ley establezca.
Todo patrono o patrona garantizar a sus trabajadores y trabajadoras
condiciones de seguridad, higiene y ambiente de trabajo adecuados. El
Estado adoptar medidas y crear instituciones que permitan el control y la
promocin de estas condiciones.
Artculo 89. El trabajo es un hecho social y gozar de la proteccin del
Estado. La ley dispondr lo necesario para mejorar las condiciones
materiales, morales e intelectuales de los trabajadores y trabajadoras. Para
el cumplimiento de esta obligacin del Estado se establecen los siguientes
principios:
1. Ninguna ley podr establecer disposiciones que alteren la
intangibilidad y progresividad de los derechos y beneficios laborales.
En las relaciones laborales prevalece la realidad sobre las formas o
apariencias.
2. Los derechos laborales son irrenunciables. Es nula toda accin,
acuerdo o convenio que implique renuncia o menoscabo de estos
derechos. Slo es posible la transaccin y convenimiento al trmino

34

3.

4.
5.
6.

de la relacin laboral, de conformidad con los requisitos que


establezca la ley.
Cuando hubiere dudas acerca de la aplicacin o concurrencia de
varias normas, o en la interpretacin de una determinada norma se
aplicar la ms favorable al trabajador o trabajadora. La norma
adoptada se aplicar en su integridad.
Toda medida o acto del patrono contrario a esta Constitucin es nulo y
no genera efecto alguno.
Se prohbe todo tipo de discriminacin por razones de poltica, edad,
raza, sexo o credo o por cualquier otra condicin.
Se prohbe el trabajo de adolescentes en labores que puedan afectar
su desarrollo integral. El Estado los o las proteger contra cualquier
explotacin econmica y social.

Artculo 111. Todas las personas tienen derecho al deporte y a la recreacin


como actividades que benefician la calidad de vida individual y colectiva...
Artculo 242: La compaa annima es administrada por uno o ms
administradores temporales, revocables, socios o no socios.
Artculo 243:Los administradores no responden sino de la ejecucin del
mandato y de las obligaciones que la Ley les impone, y no contraen por
razn de su administracin ninguna obligacin personal por los negocios de
la compaa.
No pueden hacer otras operaciones que las expresamente establecidas en el
estatuto social; en caso de transgresin, son responsables personalmente,
as para los terceros como para la sociedad.
Artculo 244: Los administradores deben depositar en la caja social un
nmero de acciones determinado por los estatutos.
Estas acciones quedan afectas en totalidad a garantizar todos los actos de la
gestin, aun los exclusivamente personales, a uno de los administradores.
Sern inalienables y se marcarn con un sello especial que indique su
inalienabilidad. Cuando la cuenta de los administradores sea aprobada, se
les pondr una nota suscrita por la Direccin, indicando que ya son
enajenables.

2.4 Marco Conceptual


Documentos Mercantiles:

Tal y como lo expresa

Diccionario de

Terminologa Archivstica(1993) Son todas aquellas constancias, que sirven

35

para aprobar la realizacin de una operacin mercantil. Estos pueden ser


negociables y no negociables. (p.335)
Gastos de Administracin: Segn el Portal Web Definicin
Conjunto de erogaciones incurridas en la direccin general de una
empresa, en contraste con los gastos de una funcin ms
especfica, como la de fabricacin o la de ventas; no incluye la
deduccin de los ingresos. Las partidas que se agrupan bajo este
rubro varan de acuerdo con la naturaleza del negocio, aunque por
regla general, abarcan los sueldos y salarios, los materiales y
suministros de oficina, la renta y dems servicios generales de
oficina. [Disponible en http://www.definicion.org/]
Orden de Compra: De acuerdo con Diccionario Administrativo, Economa y
Finanzas (2001)
Una orden de compra o nota de pedido es un documento que un
comprador entrega a un vendedor para solicitar ciertas
mercaderas. En l se detalla la cantidad a comprar, el tipo de
producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos
importantes para la operacin comercial. (p.515)
Factura: Definido por Diccionario Administrativo, Economa y Finanzas
(2001) Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en el que se
detallan las mercancas compradas. (p.452)
Cheque: Conceptualizado por Diccionario Administrativo, Economa y
Finanzas (2001) como una orden o mandato de pago incorporado a un ttulo
de crdito que permite al librador disponer, en favor de una determinada
persona o del simple portador del ttulo, de fondos que tenga disponibles en
un banco. (p.249)
Retencin: Segn Diccionario Administrativo, Economa y Finanzas (2001)
La retencin es la cantidad que se retiene de un sueldo, salario u otra

36

percepcin para el pago de un impuesto, de deudas en virtud de embargo, es


decir, te retienen ahora para asegurar el pago del impuesto. (p.604)
Guas:Como lo plantea el Diccionario de Terminologa Archivstica(1993)
Tarjetas indicadoras hechas de cartn fuerte y resistente, provistas de una
pestaa en la parte superior donde aparece el ttulo, nombre o asunto. Se
usan para dividir las gavetas en secciones e indicar dnde debe archivarse o
localizarse los documentos. (p.102).

37

2.5 Operacionalizacin de los objetivos


Cuadro N1 Tcnico Metdico
Categora de

Objetivo General

Anlisis

Indicadores
-Nro. De

Disear Polticas de Control


Interno

para

el

Tcnica
-Observacin

Actividades.

Instrumento
-Matriz de

-Actividades

observacin

inherentes al

Estudio de las

-Tipo de

-Entrevista

procedimiento de gestin y

actividades

Actividades.

-Gua de

registro de archivo en el

inherentes

-Tiempo de

entrevista

Departamento Administrativo

ejecucin

de ADMIN. PROV. C.T.R.

-Nro. de

VEGASOL C.A., partiendo

responsables
-Nro. de polticas

del

estudio

de

las

actividades inherentes que


se

efectan

actualmente,

orientadas a la agilizacin
del mismo.

Polticas de Control
Interno para el
procedimiento de
manejo y registro
de archivo en el
Departamento
Administrativo

Fuente

procedimiento
-Administrador

-Tipo de polticas

-Revisin

-Tabla de

-Referencias

-N de actividades

Documental

Contenido.

Bibliogrficas.

-Tipo de

- Referencias No

actividades

Bibliogrficas.

-N de

-Referencias

responsables

legales

-Tiempo de

-Referencias

ejecucin

electrnicas.

Fuente: El Autor (2016)

38

Justificacin de los Indicadores


INDICADORES

DE

PRIMERA

CATEGORA:

Situacin

actual

del

procedimiento de manejo y registro de archivo en el Departamento


Administrativo de ADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOLC.A.
-Nro. De Actividades: cantidad de actividades que componen actualmente
el procedimiento demanejo y registro de archivo.
-Tipo de Actividades: naturaleza de las actividades que componen
actualmente el procedimiento demanejo y registro de archivo.
-Tiempo de ejecucin: duracin actual del procedimiento de manejo y
registro de archivo.
-N de responsables: cantidad de personas que participan en el
procedimiento de manejo y registro de archivo.

INDICADORES DE SEGUNDA CATEGORA: Polticas de Control interno


para el procedimiento de manejo y registro de archivo en el Departamento
Administrativo deADMIN. PROV. C.T.R. VEGASOLC.A.
-N de polticas: la cantidad de polticas a disear para controlar y
supervisar el procedimiento demanejo y registro de archivo.
-Tipo de polticas: la naturaleza de las polticas que se disearn y
propondrn al procedimiento demanejo y registro de archivo.
-N de actividades: la cantidad de actividades que conformarn el
procedimiento demanejo y registro de archivo.
-Tipo de actividades: la naturaleza de las actividades que conformarn las
polticas del procedimiento demanejo y registro de archivo.
-N de responsables: la cantidad de personas que se encargarn de
desarrollar las polticas para el procedimiento demanejo y registro de archivo.
-Tiempo de ejecucin: periodo estimado para la ejecucin de las polticas
para el procedimiento demanejo y registro de archivo.

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