Manual Funcional PDF

ComDoc II
SISTEMA DE COMUNICACIONES DOCUMENTALES
Ministerio de Economa y Produccin de la Nacin
MANUAL DEL USUARIO
Sistema de Informacin Universitario

www.siu.edu.ar
2003
MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
El sistema de seguimiento de Expedientes ComDoc II fue desarrollado por el equipo del Proyecto
de Informtica del Ministerio de Economa y Produccin de la Nacin y cedido al SIU para su
distribucin entre las Universidades Nacionales.
El sistema (que se adapta al decreto 1883/91 que reglamenta los procedimientos administrativos)
est siendo usado en el Ministerio de Economa y Produccin y en el Ministerio de Planificacin
Federal, Inversin Pblica y Servicios.
Tiene todas las ventajas de un sistema de seguimiento electrnico de expedientes, brindando toda
la informacin necesaria, registrando todos los detalles importantes en el tema del manejo de
Documentacin gracias al uso auxiliar de un servicio de directorio como LDAP, se permite definir
con total granularidad la jerarqua de reas y usuarios, adems de otorgar permisos a cada uno de
stos, para cada evento que quieran realizar dentro del sistema.
Para un mejor aprovechamiento y comprensin del sistema, hemos armado el presente manual
para que un us uario pueda comprender los conceptos fundamentales que son los pilares del
sistema, as como aprender la forma de realizar los distintos trmites que el Sistema permite.
Adems del manual, existen dos listas de discusin, una de usuarios y otra de tcnicos en donde
se podrn evacuar las dudas y preguntas que vayan surgiendo, aprovechando el ambiente
colaborativo que esto aporta.
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Tabla de Contenidos
SISTEMA COMDOCII ................................................................................................................ 5
Ingreso al Sistema ComDoc II ................................ ................................ ................................ . 5
Identificacin y Acceso al Sistema ComDoc II .......................................................................... 6
Concepto Generales .............................................................................................................. 11
Qu es el CUDAP?................................ ................................ ................................ ........11
Qu significa ser Responsable de Gestin y Responsable Local? ....................................12
Qu significa ser Depositario?................................ ................................ ........................ 13
Numeracin de los distintos Tipos de Documentacin ..................................................... 15
Cmo saber qu documentacin se encuentra en mi Area?............................................. 16
Creacin de Documentacin...................................................................................................17
Tipo de Documentacin .................................................................................................17
Cmo Crear Documentos .............................................................................................. 18
Cmo Iniciar una Carpeta .............................................................................................. 20
Cmo registrar los Documentos, Carpetas y/o papeles que se reciben? ........................... 24
Cmo realizar una carga inicial rpida de la Documentacin Recibida? ............................ 28
Como realizar Carga de Documentacin con Datos Repetitivos?......................................30
Cmo Completar los Datos a la Documentacin? ............................................................ 31
Combinar o Separar Documentacin ...................................................................................... 34
Documentacin No Agregada......................................................................................... 34
Documentacin Agregada.............................................................................................. 36
Cmo Incluir Documentacin en una Carpeta..................................................................39
Cmo Agregar Contenidos a una Carpeta.......................................................................41
Cmo Desglosar Documentacin? ................................................................................. 43
Relacionar Documentacin.....................................................................................................46
Cmo agregar Referencias a Documentos y/o Carpetas?................................ ................ 46
Cmo Ver las Referencias de los Documentos? .............................................................. 48
Tesauro............. .................................................................................................................... 52
Qu es el Tesauro? .......................................................................................................52
Cmo Administrar el Tesauro? ....................................................................................... 53
Cmo Agregar Palabras Claves a un Documento? .......................................................... 55
Cmo Ver Palabras Claves de un Documento? ............................................................... 57
Etapas............................................................................................................................................58
Qu es la Lista de Etapas ? .......................................................................................... 58
Cmo Administrar las Etapas? ....................................................................................... 59
Como Asignar Etapas a un Documento?......................................................................... 61
Como Ver las Etapas asignadas a un Documento? ......................................................... 63
Avances................................................................................................................................. 64
Qu es un Avance? .......................................................................................................64
Cmo Agregar un Avance en un Documento?.................................................................65
Cmo Ver un Avance agregado a un Documento? .......................................................... 67
Impresin........................................................................................................................................68
Cmo Imprimir Documentos y Carpetas ..........................................................................68
Cmo Ver/Reimprimir la Cartula de la Documentacin? ................................................. 73
DOCERRO............................................................................................................................ 74
Qu hacer con la Documentacin dada de alta errneamente?-El Area DOCERRO ..........74
Transferencia de Documentacin ........................................................................................... 75
Cmo Transferir Documentos y/o Carpetas ?..................................................................75
Cmo Recibir y/o Rechazar Remitos y/o Documentacin? ............................................... 85
Cmo Notificar Transferencias Manuales?......................................................................93
Consulta de Areas y Usuarios ................................ ................................ ................................ 96
Cmo Consultar Areas?.................................................................................................96
Cmo Consultar Usuarios? ............................................................................................ 98
Estados de la Documentacin ............................................................................................... 98
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COMDOC II
Tipos de Estado de la Documentacin...........................................................................99
Cmo cambiar los Estados de la Documentacin? .......................................................... 99

Archivar/Desarchivar Documentacin .................................................................................... 102
Cmo Archivar la Documentacin?............................................................................... 102
Cmo Desarchivar la Documentacin? ......................................................................... 106
Cmo Actualizar Depositario? ................................ ................................ .............................. 110
Cmo Asignar o Prrrogar el Vencimiento de la Documentacin? ........................................... 112
Cmo Enmendar Errores?.................................................................................................... 114
Cmo Asignar Numeracin Manual? ..................................................................................... 116
Qu es la Numeracin Interna? ............................................................................................ 118
Bsqueda de Documentacin............................................................................................... 119
Cmo Buscar la Documentacin?.................................................................................. 119
Tipos de Bsqueda................................ ................................ ................................ ...... 120
Listados............ ................................................................................................................... 130
Qu Listados Existen en el Sistema? ............................................................................ 130
Glosario............................................................................................................................... 145
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SISTEMA COMDOCII
Ingreso al Sistema ComDoc II
Los pasos a seguir para acceder al Sistema COMDOCII son los siguientes:
1.
Ejecutar el Navegador de Internet, (Explorer, Netscape Navigator, Mozilla, etc.)
2.
Escribir la direccin del sitio. Esta direccin depender de cmo ha sido instalado el sitio.
La direccin para ingresar al sitio web puede ser:
v Direccin IP/comdocII/webtier
v www.universidad.edu.ar/ comdocII/webtier
v Nombre Mquina/ comdocII/webtier
Ante cualquier duda Consultar Administrador del Sistema
Si la direccin es correcta, se acceder al mdulo visualizando la siguiente pantalla
Logo
Universidad
Logo
configurable
del organismo
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Identificacin y Acceso al Sistema ComDoc II
Usuario: El usuario tiene el formato usuario@org, donde usuario es el definido por el

administrador del sistema y org es el organismo donde est funcionando el sistema
COMDOCII.
Password: Clave de ingreso para el usuario indicado.
En esta pantalla inicial se debe ingresar el usuario y la clave y luego presionar el botn
En caso de que el usuario ingresado sea de un formato invlido y/o la clave no sea la que
corresponda el mensaje de error ser el siguiente:
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Una vez que el usuario haya ingresado al Sistema, y en caso de que este usuario pertenezca a
ms de un rea, se presentar la siguiente pantalla con la lista de reas a las que el usuario est
asignado,
debiendo seleccionar de esa lista y presionar la tecla

A continuacin se mostrar la siguiente pantalla:
En esta pantalla del sistema, se indica cul es el usuario que ha ingresado al sistema y cul es el
rea a la que pertenece.
En este lugar, se indica la ltima fecha de actualizacin de las funcionalidades del sistema, esos
cambios se muestran al hacer click con el mouse en el cartel indicado como
Cambios al dd/mm/aaaa.
Si se desea ingresar al sistema se debe clickear en el botn
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Interfaz con el Usuario
SMBOLOS
v Opcin de Ayuda en lnea
v Indica que el texto sobre el que se ha posicionado el cursor es un vnculo o enlace
v Barra del Navegador (Explorer, Netscape, Mozilla...)
VNCULOS Y ENLACES
v Las pantallas poseen resultados, que son enlaces a vnculos a otras pginas con
informacin relacionada y ms detallada de la documentacin.
v Los vnculos o enlaces, se identifican como datos subrayados, los cuales al
posicionarse sobre ellos permiten acceder a un mayor detalle de informacin.
MEN DE OPCIONES
1 Nivel
1 Nivel de
Men
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En el Primer Nivel del Men se encuentran las siguientes opciones y funcionalidades del
Sistema COMDOC II:
Registrar o Recibir Papeles

Completar Datos
Iniciar Carpeta
Crear Documentos
Transferir
Notificar Transferencia Manual
Actualizar Depositario
Archivar/Desarchivar
Ver Resumen
Buscar Docum entos o Carpetas
Listados
Administrar Tesauro
Administrar Lista de Etapas
Salir del Sistema.
NOTA: Segn los permisos definidos para las reas y para los usuarios que pertenecen a dicha
rea se tendr o no se tendr acceso a determinadas opciones del Men de 1 Nivel.
2 Nivel
2 Nivel de
Men
En el Segundo Nivel de Men se encuentran las siguientes funcionalidades de COMDOCII:
Cambiar Responsable Local

Asignar/Prorrogar Vencimiento
Transferir
Agregar Contenidos
Desglosar Contenidos
Incluir en Carpeta
Iniciar Carpeta
Imprimir
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Enmendar Error
Agregar Avance
Ver Avances
Agregar Referencias
Ver Referencias
Reimprimir Cartula
Ver Palabras Clave
Agregar Palabra Clave
Asignar Etapa
Ver Histrico de Etapas
Volver a la Carpeta
Volver
El men de 2 Nivel se activar cuando se haya seleccionado un documento/carpeta en

particular.
NOTA: Segn los permisos definidos para las reas y para los usuarios que pertenecen a dicha
rea se tendr o no se tendr acceso a determinadas opciones del Men de 2 Nivel
Reconexin al Sistema ComDoc II
Por razones de seguridad, si se detiene la actividad y no se registran acciones por parte del
usuario durante un perodo prolongado, el sistema automt icamente lo desconectar del servidor,
mostrndose nuevamente la siguiente pantalla:
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Concepto Generales
Qu es el CUDAP?
Se define como CUDAP a la Clave Unica de Documentacin de la Administracin
Pblica.
El CUDAP tiene el siguiente formato:
v Caracteres de tipo Alfabtico, que identifican el tipo de Documentacin, por
ejemplo:
Expediente: EXP ; Actuacin: ACTU ; Proyecto: PROY ; Trmite Interno:
TRI, etc.
v Carcter -
v Tres Caracteres de tipo Alfanumrico, que identifican al Servidor donde est
instalado el sistema.
v Carcter :
v Nmero desde 1 hasta 7 dgitos. El formato ser completado con ceros a la
izquierda hasta los 7 dgitos, pero podr referenciarse correctamente sin estos
ceros.
v Carcter /
v Nmero de 4 dgitos que identifica al ao de creacin de la Documentacin
Ejemplos de CUDAP:
EXP -SIU:0000002/2003
MEMO-SIU:0000345/2001
DICT-UBA:0000038/2003
NOTA-UBA:0023458/2003
ACTU -SIU:0075678/2002
PROY-SIU:0112345/2003
TRI-SIU:0001111/2003
LEGC-UBA:0000333/2003
RESO-SIU:0898765/2003
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COMDOC II
Qu significa ser Responsable de Gestin y Responsable Local?

El Responsable de Gestin, es el rea de competencia inicial para resolver un trmite
dentro del mbito de la Administracin Pblica Nacional y permanece invariable.
En la mayora de los casos, el Responsable de Gestin ser el mismo que el Responsable
Local. En los casos en los que un trmite pase de un organismo a otro, surge la necesidad de
diferenciar al Responsable Local del Responsable de Gestin.
Al iniciar un trmite, se debe indicar el cdigo del Responsable Local a los efectos de
asignar inicialmente un responsable a la resolucin de un trmite.
Por ejemplo: Una Carpeta registrada por una Universidad Nacional tendr asignado un
Responsable Local. Ahora, si esta documentacin se traslada al Ministerio de Educacin, all
tendr asignado otro Responsable Local. Si luego se traslada Auditora General de la Nacin,
tambin all se le asignar otro Responsable Local, que diferir de los anteriores.
Entonces, se observa que el Responsable Local ser diferente a medida que cada organismo por
donde pasa la documentacin le vaya asignando competencia a algn rea propia. Adems, dentro
de un mismo organismo, el Responsable Local puede variar.
Por otro lado, el Responsable de Gestin es el rea competente inicial frente a la Administracin
Pblica Nacional, por lo que permanecer invariable.
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Qu significa ser Depositario?

El Depositario es el Area o Usuario que posee fsicamente la documentacin.
Para saber cul es la Documentacin de la cul se es depositario, se deber seleccionar la
opcin Ver Resumen del Men de 1 Nivel.
Documentacin de la cual es Depositario
La documentacin de la cual se es Depositario, puede ser distinta de la cual se es

Responsable o Destinatario.
La Documentacin de la cual se es Responsable o Destinatario significa aquella
documentacin que est bajo nuestra responsabilidad o a la cual est dirigida, aunque no la
poseamos fsicamente.
Cuando se ingresa a la documentacin, sta estar marcada con letras a su de recha.

Estas letras pueden ser la A, T o X.
A: Documentacin que ya fue leda por alguien de su Area
T: Documentacin En Trnsito
X: Documentacin que ya fue leda por el Usuario.
Tal como se muestra en la siguiente pantalla:
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Documento/Carpeta que fue

leda por alguien de su Area
Documento/Carpeta en Trnsito
Documento que ya fue ledo por Ud
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Numeracin de los distintos Tipos de Documentacin
La numeracin en el Sistema ComDocII de la distinta documentacin, ser nica,

correlativa y automtica para cada tipo de documento/Carpeta dentro del Sistema.
A cada documento/carpeta ingresado al sistema se le asignar una identificacin nica
denominada CUDAP. (Ver seccin Qu es el CUDAP?)
El CUDAP tiene un formato especial, compuesto por 4 parte bsicas, a saber:
Tipo de Documento/Carpeta
Servidor
Nmero
Ao
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Cmo saber qu documentacin se encuentra en mi Area?

Para saber cul es la Documentacin que se encuentra en mi Area, se deber seleccionar
la opcin Ver Resumen del Men de 1 Nivel.
Documentacin de la cual es Depositario
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Creacin de Documentacin
Tipo de Documentacin
El tipo de documentacin que puede manejarse en el Sistema COMDOCII, se clasifica en

Documentos y en Carpetas.
Los Documentos estn identificados con la letra (D), y las Carpetas con la letra (C).
Documentos
Carpetas
La diferencia principal entre Documentos y Carpetas es que los Documentos son

indivisibles, pueden formar parte de Carpetas, ser agregados a ellas y no pueden contener
otros Documentos ni Carpetas, las Carpetas pueden ser contenedoras de otros Documentos y
de otras Carpetas.
Ejemplo de Documentos: Facturas, Notas, Disposiciones, Memorndums,
Resoluciones, etc.
Ejemplo de Carpetas: Expedientes, Proyectos, Legajos de Compra, Liquidaciones,
Actuaciones de Pago, etc.
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Cmo Crear Documentos
Para crear nuevos documentos, se deber acceder a la opcin del Men de 1 Nivel Crear
Documentos. Esta opcin estar o no disponible de acuerdo a los permisos asignados al
usuario y al rea ingresada.
Crear Documento
Al acceder a esta opcin, se mostrar la siguiente pantalla:
Los datos que se deben ingresar obligatoriamente para crear un documento, son los
siguientes:
v Tipo de Documento (ejemplo: Nota, Memorndum, Factura, Resolucin, Acta, etc.)
v Ttulo del Documento (Descripcin muy breve del Tema tratado en el Documento)
v Destinatario (Area Destinataria con el formato area@organismo )
v Texto (Descripcin ms exhaustiva y detallada, Texto del Documento)
v Vencimiento en fecha o Plazo en das (Se debe ingresar el Vencimiento o el Plazo,
alguno de los dos datos)
Los datos que pueden ingresarse, pero no son obligatorios, son los siguientes:
v Causante (Persona u Organismo que origina el Documento)
v Palabras Clave (palabras clave activas existentes en el Tesauro del Area)
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Para crear efectivamente el documento, se deber presionar el botn
Si los datos obligatorios han sido ingresados y son correctos, el sistema grabar la
informacin del nuevo documento, asignndole un nmero nico, correlativo que permitir
identificar unvocamente al documento creado.
El formato del nmero asignado ser de la siguiente forma:
v Caracteres de tipo Alfabtico, que identifican el tipo de Documento
o Ejemplo:
Memorndum: MEMO ; Factura: FACT ; Nota: NOTA ; Disposicin: DISP,
etc.
v Carcter -
v Tres Caracteres de tipo Alfanumrico, que identifican al Servidor
v Carcter :
ceros.
v Carcter /
v Nmero de 4 dgitos que identifica al ao de creacin del documento.
Ejemplos de Nmeros de Documentos:

MEMO-S01:0000234/2001, NOTA-S02:0000006/2003, FACT-S01:0001678/2003
Luego de que se cree el documento, se mostrar la siguiente pantalla:
CUDAP y Cdigo de
Barras Generado
correspondiente al Nuevo
Documento Creado
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Cmo Iniciar una Carpeta

Para iniciar una nueva Carpeta, se deber acceder a la opcin del Men de 1 Nivel Iniciar
Carpeta. Esta opcin estar o no disponible de acuerdo a los permisos asignados al usuario y
al rea ingresada.
Iniciar Carpeta
Al acceder a esta opcin, se mostra r la siguiente pantalla:
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Los datos que se deben ingresar obligatoriamente para iniciar una carpeta, son los
siguientes:
v Tipo de Carpeta (ejemplo: Actuacin, Expediente, Proyecto, Trmite Interno, Legajo de
Compra, etc.)
v Ttulo de la Carpeta (Descripcin muy breve del Tema tratado en la Carpeta)
v Destinatario (Area Destinataria con el formato area@organismo )
v Texto (Descripcin ms exhaustiva de lo que trata la Carpeta)
v Vencimiento en fecha o Plazo en das (Se debe ingresar el Vencimiento o el Plazo,
alguno de los dos datos)
Los datos que pueden ingresarse, pero no son obligatorios, son los siguientes:
v Causante (Persona u Organismo que origina la Carpeta)
v Palabras Clave (palabras clave activas existentes en el Tesauro del Area)
v CUDAP de otros Documentos y/o Carpetas contenidos dentro de la Carpeta que se
est iniciando.
Para crear efectivamente la Carpeta, se deber presionar el botn
Luego de presionar el Botn
se pueden presentar dos casos:
1 Caso: No se agreg otra Documentacin a la Carpeta Iniciada
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2 Caso: Se agreg otra Documentacin a la Carpeta Iniciada
NOTA: Se pueden ver documentos y carpetas en condiciones de ser agregados, si el documento

ya est agregado en otra carpeta o est archivado, NO est en condiciones de incluirse.
Al presionar el Botn
Si los datos obligatorios han sido ingresados y son correctos, el sistema grabar la
informacin de la nueva Carpeta, asignndole un nmero nico, correlativo que permitir identificar
unvocamente a la Carpeta iniciada.
El formato del nmero asignado ser el siguiente :
v Caracteres de tipo Alfabtico, que identifican el tipo de Carpeta, por ejemplo:
Expediente: EXP; Actuacin: ACTU; Proyecto: PROY; Trmite Interno: TRI,
etc.
v Carcter -
v Tres Caracteres de tipo Alfanumrico, que identifican al Servidor
v Carcter :
ceros.
v Carcter /
v Nmero de 4 dgitos que identifica al ao de creacin de la Carpeta.
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Ejemplos de Nmeros de Carpetas:

EXP-S01:0000234/2003, ACTU-S01:0001236/2003, PROY-S01:1369/1999
Luego de que se crea la Carpeta, se mostrar la siguiente pantalla:
Nmero de CUDAP y
Cdigo de Barras
Generado
CUDAP y Cdigo de
Barras Generado
correspondiente a la
Nueva Carpeta Creada
rpeta
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Cmo registrar los Documentos, Carpetas y/o papeles que se reciben?
Para registrar Documentos y/o Carpetas se debe ingresar a la opcin Registrar o Recibir
Papeles del Men de 1 Nivel.
Este Sistema se puede acceder desde cualquier organismo. En el caso de que un

organismo no utilice este sistema como sistema primario, los expedientes pueden cargarse en el
Comdoc II conservando el nmero de origen tanto en la cartula como en los remitos. En esos
casos, el sistema Comdoc II asigna adems un nmero en forma automtica denominado CUDAP.
El CUDAP tiene por objeto facilitar el acceso por Internet y utilizar cdigos de barras para
identificar la documentacin.
Cuando un organismo usa permanentemente el sistema Comdoc II, el CUDAP es el nico
nmero identificatorio que se asigna a los documentos y/o expedientes.
v Registrar un Documento o Carpeta sin CUDAP
Al ingresar a esta opcin se mostrar la siguiente pantalla:
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Los datos que se deben ingresar en esta opcin son los siguientes:
v Procedencia: mediante este campo se indicar si la documentacin a registrar proviene
de otro organismo de la Administracin Pblica o si lo presenta un particular o empresa.
Las opciones disponibles son:
Administracin Pblica (A)
Particular (P)
Si la documentacin proviene de la Administracin Pblica (A), se debern completar los
siguientes datos.
Los datos son obligatorios si los documentos a registrar provienen de otro organismo de la
Administracin Pblica. No as si la documentacin proviene del mbito privado.
v Nro. Original: es el nmero que le asign el organismo de la Administracin
Pblica que inici el documento
v Fecha Original: es la fecha que figura en la documentacin que se registra (como
por ejemplo: fecha de factura, fecha de la nota, fecha de la carta documento, etc.).
v Area Iniciadora: se ingresar el cdigo del rea (u organismo) que asign el
nmero original a la documentacin que se registra.
v Area de Procedencia: se ingresar el cdigo del rea que enva la
documentacin que se registra. Es el rea que realiz la transferencia
v Tipo: Distincin de la documentacin en Documentos (D) y Carpetas (C).
Carpeta (C) es aquella documentacin que contiene o puede contener
Documentos (D) de distinto tipo y/o Carpetas (C)
Documento (D) es el elemento mnimo de gestin (memorndum, nota,
factura, dictamen, etc.).
v Ttulo: Texto distintivo, mnimamente descriptivo de un documento o de una
carpeta.
v Causante: Autor (persona fsica o jurdica) del documento inicial que genera el
trmite. Equivale al peticionante, requirente o presentante de la documentacin.
v Responsable Local: Responsable primario asignado dentro del organismo. Se
refiere al rea de competencia inicial para resolver un trmite en el organismo.
v Responsable de Gestin :es el cdigo correspondiente al rea de competencia
inicial para resolver un trmite dentro del mbito de la Administracin Pblica
Nacional.
v Destinatario:
Area
a
la
cual
est
dirigido
el
documento.
Este dato surge de la lectura del documento, generalmente en el encabezado.
v Consulta reas: permite realizar bsquedas de los cdigos de rea ingresando
parte del texto que compone la descripcin de un rea. Se debe seleccionar el
organismo previamente.
v Texto: es la descripcin detallada o aclaratoria del contenido esencial del
documento.
v Vencimiento: Fecha Mxima de Resolucin con formato dd mm aaaa.
v Plazo: Plazo Mximo de Resolucin en das.
v Palabras Clave: Palabras clave con la que clasificar la documentacin.
v Folios: nmero correspondiente a la ltima hoja foliada que integra la
documentacin en trmite.
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COMDOC II
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Si se presiona el botn
pantalla:
se mostrar la siguiente
Se puede seleccionar el organismo y luego en el recuadro donde se solicita el

patrn de bsqueda, se puede ingresar alguna palabra que identifique al rea.
Esta palabra se buscar en la Descripcin Larga del rea y se mostrar la
siguiente pantalla:
Se puede seleccionar el rea de esta lista, no seleccionar nada, buscar otro rea y
adems para ayudar a la bsqueda se puede ordenar el resultado por descripcin o por
cdigo.
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La carga de la documentacin puede dividirse en dos etapas de modo tal que en la primera
se carguen unos pocos datos a los efectos de darle rpidamente al interesado una constancia
impresa a travs del sistema con el CUDAP y en una segunda etapa se complet en los datos
faltantes.
Si se desea Registrar para Completar, los datos a indicar, son los siguientes:
v Procedencia
v Tipo de Documento
v Ttulo
v Causante
Una vez que se han ingresado estos datos mnimos se presiona el botn
Y se puede emitir una constancia para darle al interesado.

Este tipo de registracin se realiza para dar de alta a los papeles o documentos que se
reciben de una forma gil y rpida.
Luego se debe ingresar a la opcin Completar Datos del Men de 1 Nivel, y terminar la
registracin.
Si se desea Registrar con todos los Datos obligatorios, se puede guardar al informacin
presionando el botn de
No necesitando completar datos posteriormente.
Nota: al iniciar un trmite, se debe indicar el cdigo del Responsable Local a los efectos de asignar
inicialmente la resolucin de un trmite. Si este trmite se traslada, en el futuro, de un organismo a
otro entonces surge la necesidad de diferenciar el Responsable Local del Responsable de Gestin.
Se observa que el Responsable Local ser diferente a medida que cada organismo por donde pasa
la documentacin le va asignando competencia a algn rea propia. Adems, dentro de un mismo
organismo, el Responsable Local puede variar.
Por otro lado, el Responsable de Gestin es el rea competente inicial frente a la Administracin
Pblica Nacional, por lo que permanecer invariable.
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Cmo realizar una carga inicial rpida de la Documentacin Recibida?

Para realizar una carga inicial rpida de Documentos y/o Carpetas se debe ingresar a la
opcin Registrar o Recibir Papeles del Men de 1 Nivel.
Se mostrar la siguiente pantalla:
Para realizar un registro rpido de papeles o documentacin recibida, deben por lo

menos registrarse los siguientes datos:
v
v
v
v
Procedencia
Tipo de Documento
Ttulo
Causante
Con esta carga mnima de informacin, se debe presionar el botn
Con lo cual se mostrar la siguiente pantalla:
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Se le asignar un CUDAP, y se podr imprimir un comprobante de recepcin de la

documentacin para entregarlo al interesado y en otro momento se podr completar la informacin
restante de la documentacin.
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Cmo realizar Carga de Documentacin con Datos Repetitivos?
Existe documentacin que posee una cantidad de datos en comn, es por eso que si se
desea cambiar solo algunos datos, y crear distintos CUDAP, para los documentos y/o papeles
recibidos, se puede utilizar los botones de la barra del navegador con el que se accede al Sistema
o las teclas <ALT>+_ , <ALT>+` y cambiar los datos que difieren, dejar los datos repetidos y
luego registrar la documentacin (definitivamente o para completar), esta accin generar un
nuevo CUDAP, sin necesidad de escribir completamente todos los datos requeridos.
Nota: Utilice BACK o ANTERIOR en los siguientes casos: Si cometi un error al cargar documentacin, no
necesita escribir todos los datos nuevamente, presione el botn BACK o ANTERIOR del Navegador y corrija
el error. El sistema le otorgar un nmero nuevo (CUDAP ) a la documentacin. Tenga en cuenta que el
documento anterior igual quedar registrado en el sistema.
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COMDOC II
Cmo Completar los Datos a la Documentacin?

Para completar datos de la Documentacin ingresada se deber seleccionar la opcin del
Men de 1 Nivel Completar Datos
En esta opcin se listan aquellos documentos o carpetas que han sido registrados con sus
datos mnimos y que pueden ser completados posteriormente.
Se mostrar la siguiente pantalla, donde se listan los documentos/carpetas en condiciones
de ser completados:
Al ingresar a cada uno de los documentos o de las carpetas que se observa en el listado el
sistema le permitir completar los datos de aquellos campos que se encuentren vacos.
Seleccionar de la lista de la documentacin, el documento que se desea completar.
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Despus de seleccionar el documento/carpeta, se mostrar la siguiente pantalla:
Aqu se mostraran aquellos datos que ya se haban ingresado y solo estarn habilitados
para completarse los datos no ingresados.
Cuando se finaliza de completar los datos, se deber presionar el botn
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Con lo cual se guardar la informacin completada y se mostrar la siguiente pantalla:
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Combinar o Separar Documentacin
Documentacin No Agregada
La Documentacin No Agregada, es aquella documentacin que no ha sido includa en
ninguna otra Carpeta.
La Documentacin No Agregada puede contener documentos o carpetas , pero ella en s
misma NO est contenida en ninguna otra documentacin.
Si se presiona la Opcin de Men de 1 Nivel Ver Resumen, se puede observar la
Documentacin No Agregada de la que el Usuario es Depositario, tanto la Documentacin en
estado Pendiente, como la que est en Estado Terminado.
Documentacin No Agregada,
Pendiente o Terminada, depositada
en el Area
Para acceder a esta Documentacin, se clickea en el link No Agregados , y se muestra la

documentacin existente en el rea:
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Documentacin Agregada
La Documentacin Agregada, es aquella documentacin que ha sido incluida en alguna
Carpeta.
La Documentacin Agregada puede a su vez tambin contener documentos o carpetas, y
ella en s misma estar contenida en otra Carpeta.
Si se presiona la Opcin del Men de 1 Nivel Ver Resumen, se puede observar la
Documentacin de la que el Usuario es Depositario, tanto la Documentacin en estado Pendiente,
como la que est en Estado Terminado. Tambin se puede acceder a la Documentacin de la cual
el usuario es Responsable o Destinatario.
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Al acceder a una Carpeta o Documento, se puede observar si esta Documentacin est

agregada a otra Carpeta.
Por ejemplo:
Este Documento esta contenido (ha sido

agregado) en una Carpeta
Informacin de Fecha, Hora,

Usuario y Area del Agregado
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
A su vez, si se accede a una Carpeta, se puede observar si la Carpeta tiene agregados de

otros Documentos y/o Carpetas.
Documentos y/o carpetas agregadas al CUDAP
Fecha, Usuario y Area del Agregado del

Documentos y/o Carpeta
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Cmo Incluir Documentacin en una Carpeta
Para incluir Documentacin en una Carpeta, se debe acceder al Documento/Carpeta que

desea incluir en la Carpeta Contenedora, una vez seleccionada, se debe ingresar en la opcin
del Men de 2 Nivel Incluir en Carpeta.
Incluir en Carpeta

Paso 1/2
En este punto, se puede ingresar manualmente el CUDAP de la Carpeta contenedora en el

recuadro blanco , o presionar el botn
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Con lo cual se abrir la siguiente ventana:
y se puede seleccionar el CUDAP correspondiente. Presionando el botn
se habr seleccionado una carpeta a la que se desea incluir la documentacin elegida

previamente.
Al presionar el botn
Paso 2/2
Se mostrar la siguiente pantalla de confirmacin
Carpeta indicada.
se incluir el documento/carpeta seleccionado a la
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Cmo Agregar Contenidos a una Carpeta

Para Agregar Contenidos a una Carpeta, se debe acceder a la Carpeta a la que se le
desea agregar Documentacin, una vez seleccionada, se debe ingresar en la opcin del Men
de 2 Nivel Agregar Contenidos.
Paso 1/2
En este punto, se puede ingresar manualmente el CUDAP de la documentacin que se desea

agregar, o presionar el botn
y se puede seleccionar el CUDAP correspondiente.

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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Paso 2/2
Se mostrar la siguiente pantalla de confirmacin
se agregar la documentacin a la carpeta indicada.
NOTA:
Para Agregar Contenidos en una Carpeta,
Se deber ser Area Depositaria de la Doc umentacin a agregar
La Documentacin a Agregar No podr estar agregada a otra Carpeta
La Documentacin a Agregar No podr estar Archivada
La Documentacin a Agregar No podr estar en Trnsito.
La Documentacin a Agregar deber estar Completa.
No podrn realizarse Relaciones Circulares.
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Cmo Desglosar Documentacin?
Para Desglosar Documentacin se debe ingresar a la opcin Desglosar Documentacin

en el men de 2 Nivel.
Desglosar Contenidos
La opcin de Desglosar Documentacin se utiliza para realizar la separacin (desglose) de
documentacin que se encuentra agregada a la carpeta que est visualizando o bien para separar
parte del contenido de la carpeta generando un nuevo documento o una nueva carpeta.
La operacin inversa es Agregar Contenidos.
Luego de seleccionar el documento y de ingresar a la opcin desglosar contenido, se
mostrar la siguiente pantalla:
Paso 1/2
Carpeta seleccionada para

realizar desgloses
Elementos contenidos,
disponibles para desglosar
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Las opciones que existen en el desglose son las siguientes:

v Desglosar Documentacin Seleccionada: permite desglosar aquella documentacin que
seleccion (en cada una de las casillas) y que se encuentra agregada actualmente.
En este caso se mostrar la siguiente pantalla luego de presionar el botn
Paso 2/2
v Desglosar Documentacin No Registrada: permite desglosar el contenido de la carpeta

generando un nuevo CUDAP.
En este caso se mostrar la siguiente pantalla luego de presionar el botn
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Paso 2/2
Aqu se registra el nuevo documento y/o carpeta. (Ver Seccin Cmo Registrar o Recibir
Papeles?)
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Relacionar Documentacin
Cmo agregar Referencias a Documentos y/o Carpetas?
Esta opcin permite relacionar o vincular documentos o carpetas que no se encuentren en
estado Archivado.
Para agregar referencias entre Documentacin, se debe seleccionar un documento o
carpeta, y se debe ingresar en la opcin del Men de 2 Nivel Agregar Referencias. Esto significa
que el documento seleccionado HACE REFERENCIA al que se va a agregar
NOTA: Referenciar, NO es lo mismo que Agregar Contenidos
Agregar Referencias
Se mostrar entonces, la siguiente pantalla:
Paso 1/2
CUDAP al que se le
agregar/n referencia/s
Se pueden agregar los documentos a referenciar, escribiendo el o los CUDAP en el

recuadro blanco, tipendolos, leyndolos con el lector de cdigo de barras o presionando el botn
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
y se puede seleccionar el CUDAP correspondiente que se desea agregar.

Luego presionando el botn
Se mostrar el siguiente paso:
Paso 2/2
Presionando el botn
, se agregar la referencia seleccionada.
NOTA:
Para agregar Referencias a la Documentacin:
La Documentacin debe estar No Archivada.
La Documentacin debe estar Completa.
Se le puede agregar Referencias a documentacin de la cual soy depositario.
Si se agrega dos veces una referencia a un mismo elemento, slo agrega uno
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Cmo Ver las Referencias de los Documentos?

Mediante la opcin del Men de 2 Nivel Ver Referencias se accede a los CUDAPs
relacionados con la documentacin que est visualizando.
Ver Referencias
NOTA: Referenciar, NO es lo mismo que Agregar Contenidos
Suponiendo que tenemos los siguientes documentos/carpetas ingresados en el sistema

donde se dan las siguientes relaciones.
EXP -S01:0000063/2003 referencia a NOTA-S01:0000021/2003

NOTA-S01:0000021/2003 referencia a EXP-S01:0000065/2003
ACTA-S01:0000001/2003 referencia a EXP -S01:0000065/2003
EXP -S01:0000064/2003 referencia a RESO-S01:0000010/2003
RESO-S01:0000010/2003 referencia a MEMO-S01:0000022/2003
MEMO-S01:0000023/2003 referenc ia a MEMO-S01:0000022/2003
MEMO-S01:0000024/2003 referencia a RESO-S01:0000010/2003
RESO-S01:0000010/2003 referencia a EXP-S01:0000065/2003
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
EXP-S01:0000063/2003
ACTA-S01:0000001/2003
NOTACION:
EXP-S01:0000064/2003
NOTA-S01:0000021/2003
RESO-S01:0000010/2003
EXP-S01:0000065/2003
MEMO-S01:0000022/2003
MEMO-S01:0000024/2003
MEMO-S01:0000023/2003
Documento/Carpeta
Documento/Carpeta
REFERENCIA A
Si se selecciona Ver Referencias del Documento RESO-S01:0000010/2003
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Los enlaces "Hace Referencia a" y "Toda la Documentacin Relacionada" le permiten ver
toda la lista de la documentacin relacionada.
v Si se accede al enlace Hace Referencia a se accede a la siguiente pantalla:
v Si se accede al enlace Toda la Documentacin Relacionada se accede a la siguiente

pantalla:
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Cuando se est visualizando toda la documentacin relacionada de un documento/carpeta,

los documentos relacionados, se mostrarn de diferente color segn la siguiente norma:
v Documentos/Carpetas referenciados por el documento/carpeta consultado en AZUL
v Documentos/Carpetas que referencian al documento/carpeta consultado en ROJO.
v Documentos/Carpetas que son referenciados indirectamente por el documento/carpeta
consultado en NEGRO.
Se muestra en el siguiente cuadro las referencias del ejemplo planteado con sus relaciones
directas e indirectas por color.
EXP-S01:0000063/2003
ACTA-S01:0000001/2003
EXP-S01:0000064/2003
NOTA -S01:0000021/2003
RESO-S01:0000010/2003
EXP-S01:0000065/2003
MEMO-S01:0000022/2003
MEMO-S01:0000024/2003
MEMO-S01:0000023/2003
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Tesauro
Qu es el Tesauro?
El Tesauro es un conjunto de palabras definido dentro de un rea. Este conjunto de
palabras sern las palabras claves de la documentacin manejada por dicha rea.
La documentacin que circula en un rea o a la que el rea tiene acceso, generalmente
trata o refiere a un conjunto de temas similares. El Tesauro permite tener definidas las palabras
que identifican a cada tema y permite uniformar la asignacin de palabras claves o temas a la
documentacin.
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Cmo Administrar el Tesauro?

La administracin del Tesauro permite activar una palabra clave como tal, o desactivar una
palabra clave existente.
Solo tendrn acceso a la opcin de administracin del Tesauro aquellos usuarios con su
correspondiente permiso.
Para dar de alta una palabra clave deber clickearse en la opcin del men de 1 Nivel:
Administrar
Tesauro
Paso 1/2
Se abrir entonces, la siguiente pantalla:
Palabras
Activas
Palabras
Inactivas
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
v Las palabras activas son aquellas que pueden utilizarse actualmente para asignar
como palabra clave de la documentacin.
v Las palabras inactivas son aquellas que no pueden utilizarse actualmente para
asignar como palabra clave de la documentacin, pero que han sido asignadas en el
pasado como palabras claves o que han sido dadas de alta errneamente.
v Slo se pueden ingresar palabras claves enteras (sin blancos), es por esto que si se
quiere asignar como palabra clave a una frase, se sugiere que se separen las palabras
de la frase con el carcter _, de forma que el sistema lo reconozca como una sola
palabra o string de caracteres, y de esta forma se adopte una regla uniforme dentro de
la organizacin para la notacin de palabras claves.
Ejemplos: Caja Chica, se notar como Caja_Chica, No Docente se notar como
No_Docente, Legajo Personal como Legajo_Personal, etc.
v Para agregar una palabra clave al Tesauro, se escribe la palabra sobre el recuadro
blanco y se presiona la tecla
v Para salir de la administracin del Tesauro y confirmar las Palabras Claves ingresadas
en la sesin, se presiona la tecla
v Para limpiar el cuadro de texto y no grabar las Palabras Claves agregadas en las
sesin, se presiona la tecla
Paso 2/2
Si se han ingresado nuevas Palabras Claves, se mostrar la siguiente pantalla

donde se lista la composicin actual del Tesauro con Palabras Activas e Inactivas.
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Cmo Agregar Palabras Claves a un Documento?
Para asignar Palabras Claves a un documento, se elige el documento y luego se

selecciona la opcin del Men de 2 Nivel Agregar Palabras Claves.
Agregar Palabras Claves

NOTA: Se pueden agregar palabras claves a documentacin archivada o no archivada , en estado
pendiente o terminado y de los cuales soy depositario o no soy depositario pero soy responsable.
El tesauro que se mostrar ser el definido en el rea en el que el usuario est asignando Palabras
Claves.
Se mostrar la siguiente pantalla

Paso 1/2
En el recuadro blanco, se puede tipear la palabra clave deseada, que se encuentre activa
en el Tesauro, si se desea agregar ms de una palabra clave, debern estar separadas por
punto y coma.
O se puede clickear el botn
con lo cual se mostrar la
siguiente pantalla:
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Y seleccionando de la lista de palabras activas del Tesauro, presionando en el botn

se agregar la Palabra Clave deseada al documento
seleccionado.
Paso 2/2
Se mostrar la siguiente pantalla
y al confirmar, la/s palabra/s, clave/s se asignarn al documento.

NOTA:
Para agregar Palabras Claves a Documentacin,
La Documentacin puede estar en estado Pendiente, Terminada o Archivada.
Si se agrega en una misma Area la misma palabra clave, sta ser dada de alta slo una
vez.
Para agregarle Palabras Claves a la Documentacin, el rea debe estar involucrada en la
misma.
Slo se pueden agregar Palabras Claves Activas .
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Cmo Ver Palabras Claves de un Documento?

Para ver las Palabras Claves de la Documentacin, se selecciona un Documento y se
selecciona la opcin Ver Palabras Clave del Men de 2 Nivel.
cpcccvck
Ver Palabras Clave

Con lo cual se mostrar la siguiente pantalla.
NOTA: Se pueden ver palabras claves del rea y de otras reas que hayan asignado palabras
claves.
Puede suceder que distintas reas hayan asignado las mismas palabras claves, porque han
definido las mismas Palabras Claves en sus respectivos Tesauros.
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Etapas
Qu es la Lista de Etapas ?
Se define a la Lista de Etapas como una enumeracin de las distintas instancias por las
cuales va evolucionando la Documentacin (Documentos y/o Carpetas).
Estas instancias de evolucin de la Documentacin (Documentos y/o Carpetas), pueden
definirse dentro de cada rea.
La Lista de Etapas es un pseudo work flow de la documentacin, es flexible, es decir que
puede asignarse o no y no es mandatorio para la registracin de la circulacin de la
documentacin.
Un ejemplo de Lista de Etapas podra ser la siguiente, en el rea: Direccin de Compras,
Lista de Etapas: Pedido de Compra, Licitacin, Adjudicacin, Orden de Compra, etc.
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Cmo Administrar las Etapas?

La opcin de Administrar Etapas, est visible y disponible en el Men de 1 Nivel,
Administrar Lista de Etapas

en Men 1 Nivel
slo en aquellos casos en los que el usuario ha sido pr ovisto de los permisos necesarios
para acceder a esta funcionalidad.
Se deber clickear en el men de 1 Nivel en la opcin Administrar Etapas.
Paso 1/2
Ingresando la palabra o frase de la etapa, en este recuadro y presionando el botn de

, la etapa ser incorporada en la lista de Etapas Activas.
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Si se presiona la tecla
se pasar al segundo Paso:
Paso 2/2
En esta pantalla se muestra un resumen de la conformacin de la Lista de Etapas definidas

para el rea.
En la pantalla de Administrar Lista de Etapas, se observan dos listas, la lista de la

izquierda, se corresponde con las Etapas Activas o disponibles para ser utilizadas y la lista de la
derecha, se corresponde con las Etapas Inactivas o deshabilitadas.
Para activar o desactivar Etapas, se selecciona la etapa de la lista correspondiente y
presionando las teclas
, alternativamente la etapa pasar de etapa activa a inactiva o
visceversa.
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Cmo Asignar Etapas a un Documento?
Se podr asignar a la Documentacin (Documentos y/o Carpetas), la etapa en la que se

encuentra en determinado momento, clickeando en la opcin Asignar Etapa del men de 2
Nivel, slo en aquellos casos en los que el usuario haya sido provisto de los permisos
necesarios.
Una vez seleccionado el Documento al que se quiere asignar la etapa, se muestra la
siguiente pantalla:
En el recuadro blanco seleccionado, se puede agregar una etapa activa que pertenezca a
la lista de etapas definidas en el rea, o presionando el botn
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
donde se podr seleccionar la etapa deseada de la lista de etapas activas y nuevamente

con el botn
se asignar la etapa elegida.
NOTA:
Para Asignar Etapas:
Debo ser Depositario de la Documentacin.
La Documentacin no debe estar en Trnsito.
La Documentacin debe estar Completa
Solo se podrn asignar Etapas Activas
Si se asigna ms de una vez la misma etapa, sta slo se asignar una sola vez.
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Cmo Ver las Etapas asignadas a un Documento?

La Opcin de Ver Histrico de Etapas, muestra en orden cronolgico todas las etapas que
se asignaron dentro del rea al CUDAP que se est observando.
Seleccionando el documento deseado y luego clickeando en la opcin del men de
2 Nivel, el link Ver Histrico de Etapas
Ver Histrico de Etapas
Se mostrarn las Etapas asignadas por su Area en el Documento:
NOTA: Slo se mostrarn en el Histrico de Etapas, las Etapas asignadas en el rea a la cual
pertenece el usuario que est consultando el documento.
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Avances
Qu es un Avance?
Un Avance es un mensaje o comentario agregado a la documentacin, con el objeto que los
usuarios y/o responsables que accedan al documento puedan leer.
Podr agregar avances toda rea involucrada en la gestin del trmite, es decir, rea
depositaria, rea iniciadora, rea responsable o rea que dio de alta la documentacin.
NOTA:
La Documentacin en condiciones de que se le agreguen Avances ser la siguiente:
Documentacin Completa
Documentacin No Archivada
Area involucrada en la Documentacin
NOTA: Mximo Nmero de Caracteres de un Avance: 1024.
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Cmo Agregar un Avance en un Documento?

Esta opcin permite agregar una anotacin, recordatorio o bien dejar asentado algn
comentario que permita diferenciar la documentacin respecto de las dems.
Para crear un Avance se debe seleccionar el documento al que se le desea agregar un
comentario o mensaje, y luego se debe seleccionar del Men de 2 Nivel la opcin Agregar
Avance.
Podr agregar avances toda rea involucrada en la gestin del trmite, es decir, rea
depositaria, rea iniciadora, rea responsable o rea que dio de alta la documentacin
Agregar Avance
Se abrir entonces, la siguiente pantalla:
Paso 1/2
En el recuadro blanco, se podr ingresar el texto del mensaje y/o comentario, cuya
longitud mxima ser de 1024 caracteres.
Este avance ser guardado si se presiona el botn
En el caso de querer borrar el texto ingresado y no guardar el avance, se presiona
la tecla
Si se ha decidido aceptar el avance ingresado, se mostrar la siguiente pantalla:

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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Paso 2/2
La documentacin que posee Avances Agregados o Nuevos Avances, se mostrar con la

siguiente leyenda:
Aviso de Documentacin con Avances
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Cmo Ver un Avance agregado a un Documento?
Para ver los Avances que posee un Documento, se deber seleccionar el Documento y
luego, eligiendo la opcin del Men de 2 Nivel Ver Avances
Ver Avances
Los avances agregados al documento se vern ordenados cronolgicamente con la fecha

descendente. (el ltimo avance agregado, se ver primero) y la informacin que se muestra
posee el usuario que agreg el avance, de qu rea es y el texto del avance.
Si el Documento no tiene avances, se mostrar la siguiente pantalla:
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Impresin
Cmo Imprimir Documentos y Carpetas
Para imprimir Documentacin se debe acceder a la Opcin Imprimir del men de 2 Nivel
Imprimir
Esta opcin genera un archivo PDF conteniendo el documento o la carpeta buscado para
imprimir con sus respectivos contenidos.
Los documentos y carpetas dentro del archivo PDF generado estn ordenados respetando
la fecha en que fueron agregados.
La documentacin a imprimir comienza con una cartula en la que se puede ver el CUDAP
y un ndice con los contenidos en el orden en que fueron agregados.
NOTA: Para poder ver un archivo PDF es necesario tener instalado el Acrobat Reader en su
Computadora.
Al acceder a esta opcin, se mostrar la siguiente pantalla:
Para la impresin se pueden seleccionar diferentes opciones:

v Informacin principal de la documentacin, incluyendo el Texto
v Informacin de trmite ( histricos de transferencias, agregados, desgloses, prrrogas,
cambios de responsable)
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
v No seleccionar ninguna opcin
Si se selecciona el primer caso, se imprimir:

v CUDAP
v Fecha y Hora de Impresin
v Cdigo de Barras del CUDAP
v Datos de Registracin
o
Fecha
Hora
Area
v Encabezado
o
Procedencia
Nro.Original
Ttulo
Texto
Causante
Estado
Folios
Destinatario
Depositario
Usuario
Descripcin
Depositario Desde
Si se selecciona el segundo caso, se imprimir:

v CUDAP
o
Fecha
Hora
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Area
v Encabezado
o
Procedencia
Nro.Original
Ttulo
Texto
Causante
Estado
Folios
Destinatario
Depositario
Usuario
Descripcin
Depositario Desde
Cambios de Estado
Estado
Fecha
Usuario
Area
Vencimiento Inicial
Fecha
Usuario
Area
Archivados y Desarchivados
Operacin
Fecha
Usuario
Area
Prrrogas
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Cambios Responsable
Histrico Transferencias
Si no se tildan ninguna de las dos opciones, se imprimir la siguiente informacin:

v CUDAP
o
Fecha
Hora
Area
v Encabezado
o
Procedencia
Nro.Original
Ttulo
Causante
Estado
Folios
Destinatario
Depositario
Usuario
Descripcin
Depositario Desde
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Cmo Ver/Reimprimir la Cartula de la Documentacin?
Para Ver/Reimprimir la Cartula de la Documentacin, se deber seleccionar el

documento/carpeta y presionar la opcin Reimprimir Cartula del Men de 2 Nivel
Reimprimir Cratula
Se presentar la siguiente pantalla:
Para imprimir la cartula, se deber acceder al men del Navegador e imprimir a travs de
la opcin de impresin.
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
DOCERRO
Qu hacer con la Documentacin dada de alta errneamente?-El Area DOCERRO
La documentacin ingresada por error, debe transferirse al rea DOCERRO (Documentos errneos).
Esta rea debe definirse explcitamente para cada organismo.
Es un rea virtual, un recipiente de documentacin desechada.
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Transferencia de Documentacin
Cmo Transferir Documentos y/o Carpetas ?
Para Transferir Documentacin, se debe seleccionar la opcin Transferir del Men de 1
Nivel, o ya teniendo un documento/carpeta seleccionado para transferir, se puede seleccionar
la opcin Transferir del Men de 2 Nivel.
Existen dos tipos de transferencias de documentacin :

v Transferencias de Documentacin a un rea.
v Transferencias de Documentacin a un usuario perteneciente al rea del emisor del
remito.
Transferencias a un Area
Paso 1/2
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Los datos que se deben ingresar son los siguientes:

v Destinatario, en el caso de transferencias a reas si no se conoce el cdigo del
rea (con formato area@organismo), se debe presionar el botn
(Ver Seccin Consultar Areas )

Para agregar documentos y/o carpetas al remito, se pueden escribir en el cuadro
con el formato correcto de CUDAP, se pueden agregar con el botn
Con lo que se abrir la siguiente ventana:
Se selecciona en esta pantalla el tipo de documento a agregar, el servidor,

el numero y el ao.
Se deber presionar el botn
El sistema buscar el documento y lo agregar a la lista del remito que se
est confeccionando.
Tambin se puede leer el cdigo de barras de la documentacin a travs
de un lector de cdigo de barras.
Otra forma de seleccionar elementos a ser transferidos es seleccionando el botn
En este caso se mostrar la siguiente pantalla, desde donde se puede

seleccionar la documentacin a transferir con el formato de la siguiente pantalla:
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
En esta ventana, se pueden seleccionar los documentos tildando la casilla

de la izquierda y presionando el botn
para confirmar la seleccin realizada.
Luego de incorporar todos los elementos que se desean transferir, se debe

presionar el botn
Con lo cual se mostrar el siguiente paso:

Paso 2/2
Informacin de Folios que deber completarse

para Confirmar la Transferencia
En este paso se podr Confirmar la operacin de Transferencia.

Existen dos opciones para mostrar el Remito que se ha creado:
v Confirmar Mostrando Agregados
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
En esta opcin, se mostrar el Remito creado listando adems todos los

documentos y/o carpetas que pudieran tener contenidos los elementos
seleccionados para transferir.
En este caso, se deber presionar el botn
v Confirmar Sin Mostrar Agregados

En esta opcin, se mostrar el Remito creado sin listar todos los
Luego de realizar la confirmacin de la Transferencia, se mostrar la pantalla con

el Remito creado, el cual se deber imprimir como constancia de la accin
realizada.
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Los datos que constan en el Remito son los siguientes:

v
v
v
v
v
v
v
v
v
Nmero de Remito
Fecha de Emisin o Impresin
Fecha de Transferencia
Destinatario-Area
Transferencia Desde
Realizada por
Motivo de la Transferencia
CUDAP transferido, Ttulo del Documento/Carpeta, Folios, Causante
Recibido por.
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Transferencias a un Usuario perteneciente al Area del emisor del remito

La documentacin puede transferirse para que sea resuelta o tratada por un usuario del
rea en la que la documentacin est depositada. En este caso al seleccionar la opcin Transferir
del men de 1 Nivel o de 2 Nivel,
se mostrar la siguiente pantalla:
Paso 1/2
Los datos que se deben ingresar son los siguientes:

v Destinatario, en el caso de transferencias a usuarios del rea si no se conoce el
cdigo del usuario (con formato usuario@organismo), se debe presionar el botn
(Ver Seccin Cmo Consultar Usuarios)
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Para agregar documentos y/o carpetas al remito, se pueden escribir en el cuadro

con el formato correcto de CUDAP, se pueden agregar con el botn

el numero y el ao.
El sistema buscar el documento y lo agregar a la lista del remito que se
est confeccionando.
de un lector de cdigo de barras.
Otra forma de seleccionar elementos a ser transferidos es seleccionando el botn

seleccionar la documentacin a transferir con el formato de la siguiente pantalla:
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO

Luego de incorporar todos los elementos que se desean transferir, se debe

presionar el botn

Paso 2/2
Informacin de Folios que deber completarse

para Confirmar la Transferencia
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
En este paso se podr Confirmar la operacin de Transferencia.

Existen dos opciones para mostrar el Remito que se ha creado:
v Confirmar Mostrando Agregados
En esta opcin, se mostrar el Remito creado listando adems todos los
v Confirmar Sin Mostrar Agregados

En esta opcin, se mostrar el Remito creado sin listar todos los
Luego de realizar la confirmacin de la Transferencia, se mostrar la pantalla con

el Remito creado, el cual se deber imprimir como constancia de la accin
realizada.
Los datos de los que consta el Remito, son los siguient es:
v
v
v
v
v
v
v
Nmero de Remito
Fecha de Emisin o Impresin
Fecha de Transferencia
Destinatario-Area
Transferencia Desde
Realizada por
Motivo de la Transferencia
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
v CUDAP transferido, Ttulo del Documento/Carpeta, Folios, Causante

v Recibido por.
Cuando el documento tenga un usuario asignado para que lo resuelva o lo trate, el

color del enlace a la documentacin, cambiar de rojo a negro. Tal como se muestra en la
siguiente pantalla.
Documento sin Asignar a Usuario
Documento Asignado a Usuario
Usuario asignado al documento
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Cmo Recibir y/o Rechazar Remitos y/o Documentacin?

Para recibir Documentacin Transferida, se debe ingresar a los Remitos Emitidos por el
Area que transfiere. En la opcin del Men de 1 Nivel Ver Resumen, se observan los
Remitos
Remitos:
En Trnsito hacia Ud. o su Area
En Trnsito desde Ud. o su Area
Rechazados/Revertidos en los ltimos 3 das hbiles
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Remitos: En Trnsito hacia Ud. o su Area
Clickeando en el enlace En Trnsito hacia Ud. o su Area, se mostrar la siguiente

pantalla:
Organismo Originador del Remito, Emisor del Remito, Fecha de

Envo del Remito
Enlace al Remito en trnsito hacia Ud. o su Area
En esta ventana, se muestra la lista de los Remitos en Trnsito hacia Ud. o su

Area, esta lista posee informacin del CUDAP del Remito, el organismo originador, el
emisor y la fecha de envo del Remito. Para acceder al remito, se debe hacer click en el en
enlace donde figura el CUDAP del Remito, y se mostrar la siguiente pantalla:
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
En la Recepcin del Remito, se debe completar en el recuadro de Recibido Por,

el nombre de la persona que recibi el remito, y luego continuar con el Paso 1/2.
Paso 1/2
Aqu se observa la lista de documentacin que ha sido registrada en el
remito como transferida a Ud o su Area.
En las casillas de la columna ACEPTAR, se podrn seleccionar los
documentos recibidos, o eventualmente en la columna MOTIVO DE RECHAZO, se
podr registrar aquellos documentos rechazados por alguna razn.
Si la documentacin que figura en la lista, no ha llegado al destino,
entonces se deber marcar la casilla NO LLEGO A DESTINATARIO.
NOTA: Si se posee Lector de Cdigo de Barras, se pueden leer los CUDAP de los documentos
recibidos, y stos en forma automtica sern incorporados como aceptados.
Si se presiona el botn
, se marcarn
automticamente las casillas de aceptacin de todos los documentos que figuran

en el remito, de la misma forma, si se presiona el botn
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
se completar automticamente en la columna MOTIVO DE RECHAZO, la leyenda

Rechazado
Para terminar con la operacin de recepcin del remito, se deber
presionar el botn
Con lo cual se pasar a la siguiente pantalla:

Paso 2/2
En este paso, se mostrar la siguiente informacin:

v
v
v
v
Carpetas
Carpetas
Carpetas
Carpetas
y Documentos Aceptados
y Documentos Rechazados
y Documentos que no llegaron a Destino
y Documentos Actualizados
Y presionando el botn
Remito.
se finalizar con la recepcin del
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Remitos: En Trnsito desde Ud. o su Area

Clickeando en el enlace En Trnsito desde Ud. o su Area, se mostrar la
siguiente pantalla:
Destinatario del Remito, Fecha de Envo del Remito
Enlace al Remito en trnsito desde Ud. o su Area
En esta ventana, se muesta la lista de los Remitos en Trnsito desde Ud. o su

Area, esta lista posee informacin del CUDAP del Remito, el Destinatario del Remito, y la
fecha de envo del Remito. Para acceder al remito, se debe hacer click en el en enlace
donde figura el CUDAP del Remito, y se mostrar la siguiente pantalla:
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Aqu, si el emisor del Remito, desea actualizar el estado del remito, es decir, si por
alguna razn la oficina destinataria no registr en el Sistema la recepcin del documento, pero s lo
hizo fsicamente, (la oficina emisora del remito tiene en su poder, el remito firmado), podr
actualizar el estado del remito completando quin fue el responsable de la recepcin, qu
documentos fueron recibidos, cules fueron rechazados y cules no llegaron a destino. (ver
seccin Remitos en Trnsito a Ud. o su Area)
Si el emisor del Remito desea cancelarlo, por algn error, deber marcar la casilla
NO LLEGO AL DESTINATARIO, con lo cual el remito ser revertido.
Tambin podr REIMPRIMIR el REMITO, clickeando en la opcin Reimprimir el
Remito con lo cual se mostrar la siguiente pantalla:
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
y a travs de las opciones del Navegador de impresin, se podr imrimir el Remito

Seleccionado.
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Remitos: Rechazados/Revertidos en los ltimos 3 das hbiles

Clickeando en el enlace Rechazados/Revertidos en los ltimos 3 das hbiles, se
mostrar la siguiente pantalla
En esta ventana, se muestra la lista de los Remitos Transferidos desde Ud. o su Area
Rechazados por el Destinatario, esta lista posee informacin del CUDAP del Remito, y un detalle
de los documentos contenidos en el Remito y cul fue el motivo del Rechazo y la fecha de
recepcin del Remito. Para acceder al remito, se debe hacer click en el en enlace donde figura el
CUDAP del Remito. Tambin se puede acceder a la documentacin Rechazada o Revertida,
haciendo click en el enlace donde figura el CUDAP correspondiente.
Nota:
Luego de 5 das hbiles de haber sido transferido y no recibido, el Sistema deja sin efecto a los
Remitos. De esta forma, la documentacin permanecer en el rea emisora del remito. Este tipo
de Remito, es un Remito REVERTIDO
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Cmo Notificar Transferencias Manuales?

Esta opcin permite dejar asentado que la documentacin invocada fue transferida fuera
del sistema ComdocII.
Esta operacin tambien afectar de manera automtica a los documentos o carpetas que
se encontraban agregados hasta ese momento al CUDAP cabecera y que es objeto de la
notificacin.
Difiere de la opcin Actualizar Depositario ya que NO se modifica el rea depositaria de la
documentacin.
NOTA: Las reas involucradas en transferencias manuales NO adquieren visibilidad sobre los
documentos o carpetas transferidos.
Para acceder a esta opcin, se debe seleccionar la opcin Notificar Transferencia Manual
en el men de 1 Nivel.

Paso 1/3
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Se deber ingresar:
Fecha de Transferencia Manual: Fecha (dd/mm/aaaa) y la hora en que se produjo la
transferencia.
Tener en cuenta que esta fecha y hora debe ser:
v Posterior a la "fecha y hora de alta" de la documentacin.
v Inferior a la "fecha y hora en que se efecta esta operacin" .
Destinatario: Area a la cual se le transfiri la documentacin.
Agregar: aqu se indican los CUDAP a los que se deba aplicar la notificacin de su
transferencia manual.
Motivo: el sistema le ofrece la posibilidad de ingresar el motivo de la operacin.
Presionando el botn
se mostrar la siguiente pantalla:
Paso 2/3
Se deber completar los folios de la documentacin y luego presionar

y se mostrar el siguiente paso,
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Paso 3/3
Se mostrar la pantalla del Resumen de Documentos, carpetas y Remitos
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Consulta de Areas y Usuarios

Cmo Consultar Areas?
La Consulta de Areas permite realizar bsquedas de los cdigos de rea ingresando parte
del texto que compone la descripcin de un rea. Se debe seleccionar el organismo previamente.
En todas las pantallas donde se encuentra el botn
se pueden consultar las reas existentes en el sistema.
Se deber seleccionar el organismo al cual pertenece el rea y el patrn de

bsqueda.
Si no se ingresa nada, devolver todas las reas existentes en el organismo con un

lmite de 50 reas. Tal como muestra la siguiente pantalla:
Este resultado tambin se mostrar si el criterio de bsqueda es demasiado
amplio.
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Si se ingresa un patrn de bsqueda, ste se buscar en la Descripcin Larga del

Area y se mostrarn las reas que coinciden con el patrn de bsqueda.
Se puede ordenar el resultado obtenido por Descripcin, presionando el botn
O por cdigo, presionando el botn

Si se desea realizar otra seleccin, porque la ingresada anteriormente trajo
resultados que no son los deseados, presionando el botn
Si en el resultado obtenido, se encuentra el rea deseada, se selecciona de la lista

y finalmente se presiona el botn
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Cmo Consultar Usuarios?

La Consulta Usuarios permite encontrar el login del usuario colocando los 3 primeros
caracteres del apellido. Se refiere a usuarios definidos dentro del Sistema y habilitados para su
uso.
En todas las pantallas donde se encuentra el botn
se pueden consultar los usuarios existentes en el sistema.
Se mostrarn los usuarios del rea en la que se encuentra.
Si en el resultado obtenido, se encuentra el usuario deseado, se selecciona de la

lista y finalmente se presiona el botn
Estados de la Documentacin
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Tipos de Estado de la Documentacin
Los tipos de Estado de la Documentacin, indican cul es la situacin en la que se

encuentran los Documentos/Carpetas.
Los estados posibles son los siguientes:
PENDIENTE: Esta situacin es el estado inicial de la documentacin y significa que
la documentacin debe ser resuelta.
TERMINADA: Esta situacin es el estado siguiente al de PENDIENTE y significa
que la documentacin est resuelta o ya est tratada. La prxima accin a seguir sera archivar la
documentacin.
En la siguiente pantalla se muestra como se ve el estado de la documentacin:
Cmo cambiar los Estados de la Documentacin?

Para cambiar el estado de la documentacin, se deber ingresar a la opcin Cambiar
Estado, del men de 2 Nivel
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Cambiar Estado
1 Caso: Pendiente a Terminado
2 Caso: Terminado a Pendiente
se realizar el cambio de estado solicitado.
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
NOTA:
Para Cambiar el Estado a la Documentacin:
La Documentacin debe estar completa.
La Documentacin no debe estar Archivada.
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Archivar/Desarchivar Documentacin
Cmo Archivar la Documentacin?

Se puede archivar Documentacin de la cual el Area es Depositaria, no est ya archivada,
no est en Trnsito y cuyo estado es Terminado.
Para archivar la documentacin, se debe seleccionar la opcin Archivar/Desarchivar del
Men de 1 Nivel o de 2 Nivel.
Se acceder a la siguiente pantalla:

Paso 1/3
Ingresar Datos:
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Para agregar documentos y/o carpetas para archivar, se pueden escribir en el

cuadro con el formato correcto de CUDAP, se pueden agregar con el botn

el nm ero y el ao.
El sistema buscar el documento y lo agregar a la lista de los elementos a
archivar que se est confeccionando.
de un lector ptico de cdigo de barras.
Otra forma de seleccionar elementos a ser archivados es seleccionando el botn

seleccionar la documentacin a archivar con el formato de la siguiente pantalla:
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II

Luego de incorporar todos los elementos que se desean archivar, se debe

presionar el botn

Paso 2/3
Si la documentacin elegida no est en estado Terminado, se deber
obligatoriamente cambiar el estado de Pendiente a Terminado para poder archivarla.
Si esto sucede, se mostrar la siguiente pantalla, y para cambiar el estado de la
documentacin se deber tildar la casilla TERMINAR
Se debe presionar luego el botn
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Si la documentacin est en condiciones de ser archivada, se mostrar la

siguiente pantalla:
Paso 3/3
NOTA:
Para Archivar Documentacin:
La Documentacin no debe estar contenida en una Carpeta.
La Documentacin debe estar en Estado Terminado y sus Contenidos tambin.
El motivo de Archivo tiene un mximo de 1024 caracteres.
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Cmo Desarchivar la Documentacin?

Se puede Desarchivar Documentacin que ya est archivada.
Para desarchivar la documentacin, se debe seleccionar la opcin Archivar/Desarchivar del
Men de 1 Nivel o de 2 Nivel.
Se acceder a la siguiente pantalla:

Paso 1/3
Ingresar Datos:
Para agregar documentos y/o carpetas para desarchivar, se pueden escribir en el

cuadro con el formato correcto de CUDAP, se pueden agregar con el botn

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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II

el nmero y el ao.
desarchivar que se est confeccionando.
de un lector ptico de cdigo de barras.
Otra forma de seleccionar elementos a ser desarchivados es seleccionando el
botn
En este caso se mostrar la siguientes pantalla, desde donde se puede

seleccionar la documentacin a desarchivar con el formato de la siguiente pantalla:
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II

Luego de incorporar todos los elementos que se desean desarchivar, se

debe presionar el botn
Paso 2/3
Se debe presionar luego el botn
Si la documentacin est en condiciones de ser desarchivada, se mos trar la

siguiente pantalla:
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Paso 3/3
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Cmo Actualizar Depositario?

En los casos en los que los documentos o carpetas ingresan al sector sin mediar una
transferencia, se utiliza la opcin de Actualizar el Depositario para indicar que la documentacin
que se invoca se encuentra en el Area.
A partir del momento en el que se realiza esta actualizacin de depositario, la
documentacin pasa a formar parte del stock del rea.
Para Actualizar el Depositario, se debe ingresar a la opcin Actualizar Depositario del
Men de 1 Nivel.
.
Se mostrar entonces la siguiente pantalla:
Paso 1/3
Para agregar documentos y/o carpetas para actualizar el depositario, se pueden

escribir en el cuadro con el formato correcto de CUDAP o se pueden agregar con el botn
con lo que se abrir la siguiente ventana:
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO

el nmero y el ao.
los que se le desea actualizar el depositario.
Luego de incorporar todos los elementos a los que se les desea actualizar
el depositario, se debe presionar el botn
Con lo cual el documento ser actualizado.
NOTA:
Se puede Actualizar Depositario de Documentacin:

Si ya no se es Depositario.
Que no est en Trnsito a mi Area o a otra Area.
Que No est contenida en una Carpeta.
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Cmo Asignar o Prrrogar el Vencimiento de la Documentacin?
Para asignar o prorrogar el vencimiento de la documentacin, se deber seleccionar la

opcin de Asignar/Prorrogar Vencimiento del Men de 2 Nivel.
Asignar/Prorrogar Vencimiento
Se mostrar entonces la siguiente pantalla:

Paso1/2
Se mostrar el dato del Vencimiento Actual y se podr ingresar el nuevo vencimiento,

tambin se podr describir el motivo de la prrroga o asignacin. Luego para confirmar la
operacin, se deber presionar el botn
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MANUAL DEL USUARIO
Presionando el botn
se podr confirmar la operacin.
NOTA:
Para Asignar/Prorrogar Vencimiento:
La Documentacin debe estar en Estado Pendiente
El motivo, slo ser aceptado en caso de prrroga, no de asignacin.
La prrroga, deber ser posterior a la actual..
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Cmo Enmendar Errores?
Se pueden enmendar errores cometidos en el ingreso de la documentacin en los

siguientes datos:
o
o
o
Ttulo
Causante
Texto
Cabe destacar que ser un enmiendo y no una correccin, puesto que quedar registrado
todo lo ingresado en el campo, separado por los caracteres //.
Se debe seleccionar la opcin Enmendar Errores del Men de 2 Nivel
Enmendar Error
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
En cada unos de los campos a enmendar, se mostrar el valor actual y permitir ingresar el
enmiendo en el recuadro blanco inferior a cada dato.
Tambin se indica la cantidad de caracteres que pueden ingresarse en el enmiendo,
calculados a partir del dato actual y el lugar que resta del campo.
Cuando se finaliza el enmiendo, para confirmarlo se deber presionar el botn
Se mostrar entonces la pantalla de confirmacin:
se enmendar el dato.
A partir de ese momento, la documentacin se mostrar con el dato anterior + //+ el dato
enmendado.
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Cmo Asignar Numeracin Manual?

La asignacin de los CUDAP en forma manual, es una opcin que existe en el sistema y
que puede darse por alguna razn excepcional.
Esta funcionalidad slo existe en aquellas reas y para aquellos usuarios a los que se les
haya dado permisos especiales.
De todas formas y a los efectos del control, existe un registro en el Administrador del
Sistema, con un lapso de tiempo definido para que el usuario pueda realizar este tipo de operacin
y con un rango limitado de nmeros por tipo de documento para ser utilizados que tambin estar
definido por el Administrador del Sistema.
Si existe un usuario de un Area que posea permisos para dar Nmeros de CUDAP
manuales por tipo de Documento, ste deber seleccionar la opcin del Men de 1 Nivel
Registrar o Recibir Papeles.
Se abrir la siguiente pantalla:
Asignar Nmero de
CUDAP en forma Manual
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Si el nmero ingresado no es correcto y/o no se encuentra en el rango habilitado, se

mostrar un mensaje de error :
El campo [Nmero] no
pertenece al rango de
nmeros habilitados para su
rea
Si el nmero de CUDAP ingresado es correcto, se mostrar la siguiente pantalla:
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Qu es la Numeracin Interna?
La numeracin interna es una numeracin correlativa, nica por tipo de documentacin
dada de alta en el rea, interna del rea, independiente del CUDAP.
Puesto que la numeracin de la documentacin ingresada al Sistema, es nica para todo el
sistema por tipo de documentacin, la numeracin interna sirve como un control interno de la
documentacin dada de alta en un rea.
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Bsqueda de Documentacin
Cmo Buscar la Documentacin?
Esta opcin permite realizar bsqueda de la documentacin existente en el sistema.

Los tipos de bsqueda que se pueden efectuar son muy flexibles y le brindan al usuario una
amplia posibilidad de opciones.
Para buscar Documentacin, se deber ingresar a la opcin Buscar Documentos o Carpetas
del Men de 1 Nivel.
Buscar Documentos o Carpetas

Opciones Generales de Bsqueda
Condiciones de Bsqueda por Tipo de

Bsqueda Seleccionada
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MANUAL DEL USUARIO
Tipos de Bsqueda
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
Por CUDAP
Por Fecha de Alta/Vencimiento
Por Datos de Procedencia
Por Ttulo, Texto, Avances, Causante y Motivo Archivo/Desarchivo
Por Tesauro
Por Etapa
Por Depositario
Por Responsable Primario/Destinatarios
Carpetas Iniciadas
Elementos Transferidos
Al iniciar la Bsqueda se deben seleccionar los siguientes parmetros

Mostrar Documentos y Carpetas: esta opcin le permite elegir si desea incluir en el
resultado de la bsqueda Toda la Documentacin o Mostar solamente la
Documentacin No Leda.
Solamente No Agregados: en caso de seleccionar esta Opcin, se estar indicando
que el resultado no incluya la documentacin agregada a una carpeta.
Situacin: con esta opcin puede elegir que el resultado incluya la documentacin
Activa (significa que la documentacin puede estar en estado Pendiente o

Terminado)
Archivada
Todos (por defecto, esta bsqueda toma en cuenta la documentacin que se

encuentre en cualquiera de las dos situaciones)
Estado: esta opcin permite restringir la bsqueda por docum entacin Pendiente o
documentacin Terminada. Por defecto, incluye ambas.
NOTA: La situacin ARCHIVO, incluye a la Documentacin en Estado INCOMPLETA

y en Estado EN TRANSITO.
NOTA: Para seleccionar ms de una opcin en los parmetros que son listas, se debe
mantener presionada la tecla <CTRL>.
NOTA: En los casos en que se pidan rangos de fecha para la bsqueda, si no se
ingresa la Fecha Hasta, sta por defecto se tomar como la fecha del da en el que se
efecta la consulta.
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
v Bsqueda Por CUDAP

Permite buscar la Documentacin por el Nmero de CUDAP asignado por el
sistema.
Si se selecciona esta opcin de bsqueda, se debern ingresar los siguientes
datos:
Tipo de Documentacin
Servidor
Nmero
Ao
EXP, ACTU, NOTA, PROY, DISP, MEMO, etc

Servidor donde se almacena la informacin
Nmero asignado automticamente por el Sistema
Ejercicio de la Documentacin
v Bsqueda Por Fecha de Alta/Vencimiento

Permite buscar la Documentacin por la Fecha de Alta de la misma en el Sistema
y/o fecha de Vencimiento asignada.

datos:
Fecha de Alta-Desde-Hasta
Hora de Alta -Desde-Hasta
Fecha de VencimientoDesde-Hasta
Fecha en la que la Documentacin fue registrada en el

Sistema
Hora en la que la Documentacin fue registrada en el
Sistema
Fecha de Vencimiento dada a la Documentacin .
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MANUAL DEL USUARIO
v Bsqueda Por Datos de Procedencia

Permite
buscar la Documentacin por Procedencia, ingresando si la
documentacin bus cada proviene de la Administracin Pblica o de un Partricular, el
Nmero Original que es el que le asign el organismo de la Administracin Pblica que
inici el documento. La fecha original del documento, cul es el Area Iniciadora y/o el Area
de Procedencia en el caso de proceder de la Administracin Pblica.

datos:
Procedencia
Nro.Original
Administracin Pblica o Particular

Numero Asignado por el organismo de la Administracin Pblica
que inici la documentacin
Fecha original que figura en la documentacin que se registr
Fecha Original
Desde-Hasta .
Area Iniciadora Cdigo del rea u organismo que asign el nmero original a la
documentacin registrada
Area de
Cdigo del rea que envi la documentacin registrada
Procedencia
v Bsqueda Por Ttulo, Texto, Avances, Causante y Motivo Archivo/Desarchivo
P ermit e B us c ar t ex t o en Tt ulo y Tex to, ingresando el texto o frase contenida en los

datos Ttulo o Texto.
P ermit e B us c ar t ex t o en Ca us ant e, ingresando el texto o frase contenida en el dato
Causante.
P ermit e B us c ar t ex t o en A vances , ingresando el texto o frase contenida en los
Avances.
P ermit e B us c ar e n M oti vo Arc hi vo/ Desarc hivo, ingresando el texto o frase
contenida en el dato Motivo de Archivo o Desarchivo de la documentacin.
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO

datos:
Tipo de Bsqueda
SIMPLE :
se refiere a la bsqueda por palabras o parte de ellas,
utilizando
el
%
como
comodn.
La facilidad de esta bsqueda es que el comodn se puede
insertar delante, en el medio y/o detrs de esta condicin de
bsqueda. En este caso, la bsqueda no traer los mismos
resultados si se ingresa el criterio en maysculas o en
minsculas.
Ej: Para ubicar un documento o carpeta en cuyo texto se hace
referencia a un "crdito hipotecario", podramos escribir en el
campo correspondiente al Texto:
%cred%hipo% .
que
NO
es
lo
mismo
que:
%CRED%HIPO%.
EXTENDIDA:
se refiere a la bsqueda de palabras o parte de ellas
combinadas por los operadores AND y OR, utilizando el * como
comodn.
El comodn puede utilizarse en el medio o a la derecha del
criterio de bsqueda, nunca al principio.
La facilidad de esta bsqueda consiste en que traer los
mismos resultados si se ingresa el criterio en maysculas o en
minsculas. Ej: Para ubicar un documento o carpeta en cuyo
texto se hace referencia a un "crdito hipotecario", podramos
escribir en el campo correspondiente al Texto:
CORRECTO:
- Crdito and hipoteca*
- Cre*to and hipoteca*
-CREDITO and HIPOTECARIO
INCORRECTO:
Operador Lgico
Titulo
Texto
Causante
Avances
Motivo de
Archivo/Desarchivo
- credito *tecario
- *credito*tecario
- %cred*hipo*
O, Y
Texto o palabra que aparece en Ttulo
Texto o Palabra que aparece en Texto
Texto o Palabra que aparece en Causante
Texto o Palabra que aparece en Avances
Texto o Palabra que aparece en Motivo de Archivo/Desarchivo
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Bsqueda Experta
En aquellos casos en que nos veamos limitados por la consulta

simple y extendida, el sistema nos brinda la posibilidad de
realizar consultas ms flexibles a travs de la bsqueda
experta.
Para comprender cmo trabaja, comenzaremos por analizar la
forma en que debemos escribirla:
NOMBRE DEL CAMPO: (palabra a buscar)
- Los campos sobre los cuales podemos buscar son TITULO,
TEXTO, CAUSANTE, AVANCE y MOTIVO. El nombre de los
mismos,
debe
ir
en
MAYSCULAS.
- Es importante aclarar, que luego de los dos puntos que van
detrs de cada campo, debemos dejar un espacio en blanco.
- Es indistinto ingresar la palabra a buscar en Maysculas o
Minsculas.
Ejemplos:
TITULO: (Solicitud)
CAUSANTE: (Juan)
TEXTO: (crdito)
Podemos completar nuestra bsqueda, utilizando los
Operadores AND, OR, + , - .
Supongamos que deseamos buscar por la palabra Solicitud
en el campo ttulo y por la palabra Crdito en el campo texto.
Ambas condiciones deben darse simultneamente. Entonces
escribiremos:
TITULO: (Solicitud) AND TEXTO: (Crdito)
Supongamos que nos interesa buscar por la palabra crdito,

ya sea que la misma aparezca en el campo texto o en el campo
avance.
TEXTO: (Crdito) OR AVANCE: (Crdito)
Los operadores AND y OR deben ir en MAYUSCULAS y

pueden utilizarse tambin, dentro de los parntesis.
CAUSANTE: (Juan OR ficitec) AND TEXTO: (Credito) OR
AVANCE: (Crdito)
Si se desea que alguna palabra NO aparezca en los campos
de la documentacin que estoy buscando, deber buscarse asi:
TEXTO: (crdito -hipotecario) OR AVANCE: (Crdito)
Al anteponer el operador - a la palabra hipotecario, pido que

la misma no aparezca en el documento o carpeta a buscar.
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MANUAL DEL USUARIO
De la misma forma si se desea que en los campos aparezcan

obligatoriamente ms de una palabra, se deber expresar la
bsqueda de la siguiente forma:
CAUSANTE: (Juan +Lopez)
En este caso, el operador + requiere que los documentos o

carpetas a buscar contengan obligatoriamente la palabra
Lopez.
Veamos ahora un ejemplo ms complejo. Supongamos que
queremos ubicar una Solicitud de Crdito. Sabemos que la
misma fue presentada por el Sr. Juan Lpez de la empresa
Ambiental S.A. Tambin sabemos que el crdito no es
hipotecario y que aun no fue otorgado.
CAUSANTE: (Juan OR Ambiental) AND TEXTO: (Crdito) OR
AVANCE: (Crdito) AND MOTIVO: (crdito -otorgado)
De esta forma, el sistema me devolver como resultado de la
consulta, todos aquellos documentos o carpetas que contengan
en CAUSANTE la palabra Juan o la palabra Ambiental; que en
texto o en avance, contengan la palabra crdito; y que
contengan la palabra crdito y no la palabra otorgado en el
campo motivo.
Cuando se seleccione esta bsqueda, se mostrar la siguiente pantalla:
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COMDOC II
Bsqueda Por Tesauro
Permite buscar por la palabra clave asociada al documento o carpeta. Podr optar
por realizar una bsqueda por palabras clave del tesauro de su rea o por todos los
tesauros existentes.
datos:
Palabra Clave
v Bsqueda Por Etapa

Permite buscar documentos y carpetas que se encuentren en una determinada etapa en un
perodo determinado.

datos:
Etapa
Fecha Desde
Fecha Hasta
v Bsqueda Por Depositario

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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO

datos:
Area
Fecha Desde
Fecha Hasta
v Bsqueda Por Responsable Primario/Destinatarios

datos:
Responsable Primario
Area
Fecha Desde - Hasta
Fecha en la que la documentacin fue registrada en el Sistema,

esto es la fecha en que se le asign el CUDAP.
Area Destinataria
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
v Bsqueda de Carpetas Iniciadas

Permite buscar las Carpetas iniciadas por un Area.
datos:
Area
v Bsqueda de Elementos Transferidos

Permite Buscar elementos Transferidos
datos:
Area Emisora
Area Destinataria
Fecha de Emision-Desde_Hasta
Fecha de Recepcin-Desde_Hasta
Area Emisora del Remito

Area Receptora del Remito
Fecha de Emisin del Remito
Fecha de Recepcin del Remito
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COMDOC II
Para ejecutar todas las bsquedas mencionadas, se podr presionar la opcin Ejecutar Bsqueda
Ejecutar Bsqueda
y finalmente se deber presionar el botn
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
Listados
Qu Listados Existen en el Sistema?

Los Listados predefinidos existentes en el sistema son los siguientes:
v
v
v
v
v
v
v
Documentos y carpetas originados por su rea

Documentos y carpetas por usuario depositario
Documentos y carpetas originados en su rea mostrando nmeros internos
Promedios de permanencia en Area
Promedios de permanencia por Usuario
Documentos y Carpetas transferidos a otros organismos
Documentos y Carpetas archivados/desarchivados por rea.
Para ingresar a los Listados se debe seleccionar la opcin Listados del Men de 1 Nivel
Listados
Para ingresar a los distintos listados, de debe seleccionar la opcin clickeando en el enlace
correspondiente.
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
v Documentos y carpetas originados por su rea
Al seleccionar esta opcin, se mostrar la siguiente pantalla para ingresar los

parmetros de la consulta:
Parmetros de la Consulta
Tipo de Consulta
Tipos
Incluir Areas Subordinadas
Fecha de Alta Desde-Hasta
Listado Completo o Slo Totales

Tipos de Documentos- Para seleccionar varias opciones
debe mantener presionada la tecla <CTR L>
Si-NO
Fecha de Alta de los documentos en el Sistema. Este
Dato es obligatorio ingresarlo
Para generar el listado debe presionar el botn
El Listado ser del tipo de la siguiente pantalla:
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v Documentos y carpetas por usuario depositario

Tipo de Consulta
Usuario
Tipos
Incluir Agregados
Etapas

Usuario del Sistema -Debe incluir al menos un Usuario
Tipos de Documentos
Para seleccionar varias opciones debe mantener
presionada la tecla <CTRL>
Si-NO. Slo se incluirn los agregados asignados al
usuario.
Etapas de la Documentacin
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MANUAL DEL USUARIO
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MANUAL DEL USUARIO
v Documentos y carpetas originados en su rea mostrando nmeros internos

Tipos
Tipos de Documentos
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v Promedios de permanencia en Area

Este listado muestra el promedio de tiempo de permanencia de documentos o carpetas,
que no se encuentren agregados a otro, en un rea.
El sistema le permite:
Seleccionar Tipo de consulta (Listado Completo o Slo Totales - estadstico)
Elegir rea ( obligatorio)
Especificar Tipo de documento o carpeta (opcional)
Indicar Rango de fechas a considerar (obligatorio)
Escribir palabras o parte de ellas en el campo Ttulo, utilizando el operador '%' como
comodn. Diferencia maysculas y minsculas. (opcional)
Ejemplo:
TIPO DE CONSULTA: Listado completo
AREA: AREA1@SIU
TIPOS: expediente - actuacin
TITULO: %Prorroga%Cuota%
o bien
%Pro%Cuota%
o bien
%Cuota%
FECHA DE INGRESO: DESDE: 10- Ago- 2002 HASTA: 10-Sep -2002
Adems se puede tildar la opcin Incluir Subordinadas a los efectos de incluir en

el listado las reas dependientes.
Si una documentacin ingres y no sali del rea en el perodo considerado, el listado
mostrar la fecha de egreso y los das de permanencia vacos y no se incluir en el clculo
del promedio.
PERMANENCIA
"El tiempo que estuvo la documentacin en el rea ,que podra ser, desde que
se dio de alta en el rea hasta que sali de all o desde que entr al rea y
volvi a salir." Expresado en Das, Horas y Minutos
NOTA:
v La documentacin SALE del rea desde el momento en que se recibi el
remito correspondiente por el rea Destinataria del Remito.
v Como el tiempo de permanencia se expresa en das -horas-minutos, no se
tendrn en cuenta perodos inferiores a un minuto.
EJEMPLOS:
v El rea AREA2 da de alta el EXP-S01:0000284/2002 y lo transfiere a otra rea

CUDAP: EXP-S01:0000284/2002
Fecha de alta: 7/05/02 a las 10:15 hs.
Fecha Emisin remito: 08/05/02 a las 11:05 hs.
Fecha Recepcin remito: 08/05/02 a las 12:20 hs.
Tiempo de permanencia: 1 02:05 (1 da, 2 horas, 5 minutos).
v El rea AREA3 fue depositaria del EXP-S01:0000285/2002 desde el 07/05/02 a
las 10:30 hs. Posteriormente, lo transfiri a AREA4 quien recibi el remito el 08/05/02 a las
14:35 hs.
CUDAP: EXP -S01:0000285/2002
Fecha Recepcin en AREA3: 07/05/02 a las 10:30 hs.
Fecha Recepcin en AREA4: 08/05/02 a las 14:35 hs.
Tiempo de permanencia: 1 04:05 (1 da, 4 horas, 5 minutos).
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Tipo de Consulta
Areas
Tipos

Ttulo
Listado Completo o Solo Totales

Areas del Sistema-Debe incluir al menos un Area
Tipos de Documentos
Si-NO
Puede ingresarse palabras o parte de ellas utilizando el
operador % como comodn
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MANUAL DEL USUARIO
v Promedios de permanencia por Usuario

Este listado muestra el promedio de tiempo de permanencia de documentos o carpetas
que no se encuentran agregados a otros y que entraron al dominio de los usuarios en un
perodo determinado, como as tambin los que salieron de su dominio en el mismo
perodo.
En cada caso y para cada tipo de documentacin se indica el promedio de permanencia
expresado en das-horas -minutos.
Seleccionar Tipo de consulta (Listado Completo o Slo Totales)
Elegir el o los usuarios
Indicar Rango de fechas a considerar
Ejemplo:
TIPO DE CONSULTA: Listado completo
USUARIO: usuario@SIU
TIPOS: expediente - actuacin
FECHA DE INGRESO: DESDE: 10- Ago- 2002
HAS TA: 10-Sep-2002
Si una documentacin ingres y no sali del dominio del usuario en el perodo considerado,
el listado mostrar la fecha de egreso y los das de permanencia vacos y no se incluir en
el clculo del promedio.
Como el tiempo de permanencia se expresa en das-horas -minutos, no se tendrn en
cuenta perodos inferiores a un minuto.
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Tipo de Consulta
Usuarios
Tipos
Fecha de Ingreso DesdeHasta

Usuarios del Sistema-Debe incluir al menos un Usuario, si
se desean incluir ms de un usuario, debern separarse
por punto y coma.
Tipos de Documentos
Fecha de Ingreso. Este Dato es obligatorio ingresarlo
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MANUAL DEL USUARIO
v Documentos y Carpetas transferidos a otros organismos
Este listado muestra los documentos o carpetas que salen desde el rea del usuario hacia
otros organismos.
Se incluye en el informe:
- la documentacin que fue transferida y cuyo remito fue aceptado.
- los documentos o carpetas que son cabeceras, es decir que no estn agregados en
otras carpetas.
Elegir uno, varios o todos los organismos

Tipo de Consulta
Organismo
Tipos
Fecha de Emisin DesdeHasta

Organismo-Debe incluir al menos un Organismo
Tipos de Documentos
Fecha de Emisin del Remito. Este Dato es obligatorio
ingresarlo

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v Documentos y Carpetas archivados/desarchivados por rea.
Este listado muestra los documentos o carpetas archivadas o desarchivadas en el

rea del usuario y que no estn agregados a otras carpetas durante un perodo
determinado.
Elegir cual de los dos listados se desea obtener ( archivados o desarchivados )
Elegir una o varias reas
Incluir reas subordinadas (opcional)

Tipo de Consulta
Listado de

Archivados o Desarchivados
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MANUAL DEL USUARIO
Areas
Tipos

Fecha Desde -Hasta
Solo pueden indicarse reas subordinadas

Tipos de Documentos
Si-NO
Fecha de Archivo/Desarchivo de los documentos en el
Sistema. Este Dato es obligatorio ingresarlo
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Glosario
A
Activo
Agregado
Archivado
Archivar
Area
Area Destinataria
Area Emisora
Area Iniciadora
A Vencer
Avance
Estado de la documentacin. Indica que la documentacin no est

archivada.
Documentacin (Documentos y/o Carpetas) Incorporada a una Carpeta
Estado de la documentacin Terminada. Indica que la documentacin
est guardada en los archivos.
Accin de guardar la Documentacin Terminada
Sector u Oficina dentro del Organismo
Area Destino del Remito y que recibe la documentacin.
Area que envi la documentacin, que gener el remito.
Area que asign el nmero original a la documentacin.
Estado de la documentacin. Indica cuando se alcanzar en das el
plazo o fecha de vencimiento para que el asunto del que trata la
documentacin sea resuelto o terminado.
Nota de aviso interna que se puede adjuntar a la documentacin y que
est disponible para ser leda por las reas involucradas en los pases
de la documentacin.
Carpeta
Elemento que contiene documentos (D) de distinto tipo, y/o Carpetas

(C).
Por ejemplo: (Expediente, Actuacin, Proyecto, Trmite Interno )
Una carpeta es un contenedor de otros documentos y/o carpetas.
A una carpeta se le pueden agregar y/o desglosar contenidos
Causante
Autor (persona fsica o jurdica) del documento inicial que genera el

trmite. Equivale al peticionante, requirente o presentante de la
documentacin.
Consulta Extendida
Bsqueda de palabras o parte de ellas combinadas por los operadores

AND
y
OR,
utilizando
el
*
como
comodn.
El comodn puede utilizarse en el medio o a la derecha del criterio de
bsqueda,
nunca
al
principio.
La facilidad de esta bsqueda consiste en que traer los mismos
resultados si se ingresa el criterio en maysculas o en minsculas.
Bsqueda por palabras o parte de ellas, utilizando el % como comodn.
La facilidad de esta bsqueda es que el comodn se puede insertar
delante, en el medio y/o detrs de esta condicin de bsqueda. En este
caso, la bsqueda no traer los mismos resultados si se ingresa el
criterio en maysculas o en minsculas.
Sigla que significa: Clave Unica de Documentacin de la Administracin
Pblica
Consulta Simple
CUDAP
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COMDOC II
MANUAL DEL USUARIO
D
Depositario
Desarchivar
Area en la cual se encuentra fsicamente la documentacin.

Revertir la accin de guardar la documentacin, dejndola en estado
Terminada No Archivada.
Destinatario
Area a la cual est dirigido el documento.
DOCERRO
Area virtual a la que se deben enviar los documentos dados de alta

errneamente.
Elemento bsico e indivisible dentro del sistema. Un documento es una
unidad mnima de gestin. Por ejemplo (Memorndum, Nota, Factura,
Dictamen, Resolucin, Cdula, Oficio, etc.).
Un documento puede ser un elemento en papel y/o un elemento
electrnico. Por ejemplo, un documento en papel puede ser una
factura de un proveedor, un oficio judicial, etc. Y un documento
electrnico puede ser un archivo de texto realizado con el procesador
de texto en la computadora, etc.
Documento
E
En Trnsito
Etapa
Estado
Estado de la documentacin. Indica que se ha incluido a la

documentacin en un remito para transferir a otra rea y que sta ltima
an no ha indicado en el sistema que ha recibido la documentacin de
forma tal de hacer efectivo por sistema el cambio de depositario.
Instancia por la cual va pasando o evolucionando la documentacin.
Las etapas son definidas por cada rea en particular, segn le sea til a
los efectos de clasificar las instancias por la cuales van pasando los
documentos o las carpetas del rea depositaria.
Situacin en la que se encuentra la documentacin. Los diferentes
estados son los siguientes:
Pendiente, Terminado, Archivado, Desarchivado, en Transito.
Fecha Original
Folios
Fecha en la que la Documentacin fue dada de alta en el Sistema,

habindosele asignado un CUDAP
Nmero correspondiente a la ltima hoja foliada que integra la
documentacin en trmite.
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
N
No Agregado
No Archivado
Nmero Interno
Nmero Original
Documentacin (Documentos y/o Carpetas) No Incorporada a una

Carpeta
Documentacin en estado Pendiente o Terminada que no ha sido
guardada en los archivos.
Nmero correlativo, interno y nico dado a los documentos y/o carpetas
de un mismo tipo, dadas de alta en un rea en particular.
Nmero de la documentacin cuya Procedencia sea Particular y que
posee un nmero identificatorio ya asignado por otro organismo y/o que
posee un nmero por s mismo.
Al igual que para la documentacin que proviene de Administracin
Pblica, el sistema verificar la existencia de cualquier otra
documentacin cuyo nmero original sea igual o similar.
Palabra Clave
Pendiente
Plazo
Palabra definida en el Tesauro que permite identificar o clasificar la

documentacin de acuerdo al contenido o al tema que se trate en la
misma.
Estado de la documentacin. Indica que el asunto del que trata la
documentacin an no ha sido resuelto o terminado
Nmero del mximo lmite de das en los cuales el documento debe
resolverse y/o terminarse.
Referencia
Remito
Remito Aceptado
Remito que No Lleg a

Destino
Vinculacin o Relacin de una Documento/Carpeta con otro, en un

Documento/ Carpeta pueden existir una o ms referencias o
vinculaciones con otras carpetas/documentos.
Documento que tiene asignado un CUDAP de tipo RTO, con
numeracin propia, donde consta la documentacin transferida a otro
rea, la firma del usuario que la recibi, la fecha de la transferencia, el
rea que transfiere, el motivo de la transferencia
La documentacin lleg al rea destino indicada en el remito y fue
aceptada por el rea destinataria que ahora se convierte en el rea
depositaria de la documentacin
La documentacin no lleg al rea destino indicada en el remito
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MANUAL DEL USUARIO
Remito Rechazado
Remito Revertido
Responsable de
Gestin
Responsable Local
Responsable Primario
COMDOC II
Estado del Remito .El rea destinataria no acept la documentacin

incluida en el remito; la documentacin queda entonces en el rea
emisora del remito.
Estado del Remito. Luego de 5 das hbiles de haber sido transferido y
no recibido, el Sistema lo deja sin efecto. De esta forma, la
documentacin permanecer en el rea emisora del remito.
Area de competencia inicial para resolver un trmite dentro del mbito
de la Administracin Pblica Nacional.
Se observan las siguientes categoras:
Responsable de Gestin
Responsable Local
Al iniciar un trmite, se debe indicar el Responsable Local a los efectos
de asignarlo para la resolucin de un trmite. Si este trmite se traslada,
en el futuro, de un organismo a otro entonces surge la necesidad de
diferenciar el Responsable Local del Responsable de Gestin.
Responsable Primario asignado dentro del organismo. Area de
competencia inicial para resolver un trmite en el organismo.
Responsable a la cual est dirigido el documento.
Servidor
Stock Personal
Nombre definido por el Administrador del Sistema, donde se buscarn

los Datos de la Documentacin. Esta definicin se realiza en el LDAP.
Documentacin asignada a un usuario. Stock Personal del Usuario. Se
reflejar la documentacin Pendiente y Terminada del Usuario
T
Terminado
Tesauro
Estado de la documentacin. Indica que el asunto del que trata la

documentacin ha sido resuelto o terminado
Lista de Palabras Claves. El tesauro se define para cada rea.
Las palabras claves definidas en el tesauro permitirn clasificar la
documentacin que se origina o se da de alta en un rea, o agregar
palabras claves a los documentos de los cuales el rea es depositaria o
responsable.
Texto
Descripcin detallada, descriptiva y aclaratoria del contenido esencial

del documento.
Tipo de Documentos
Clase de elementos dentro del sistema. Existen dos tipos:

Documentos (D) y Carpetas (C).
Clasificacin de la Documentacin que se maneja dentro del
Organismo. Esta clasificacin se divide en dos grandes grupos:
Carpetas y Documentos.
A su vez las carpetas pueden ser de diferente tipo, por ejemplo:
Expedientes, Actuaciones, Trmites Internos, Proyectos, etc. y los
Documentos tambin pueden ser de diferente tipo, por ejemplo: Notas,
Facturas, Memorandums, Disposiciones,etc.
Tipos Documentos
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MANUAL DEL USUARIO
COMDOC II
Ttulo
Texto distintivo de un documento o de una carpeta. Es un elemento de

carga obligatoria pues definir el contenido y/o tema del documento y/o
carpeta y se visualizar en el resultado de una consulta acompaando
al CUDAP (clave nica de documentacin de la Administracin Pblica)
de la documentacin.
Transferencia Manual
Opcin del Sistema permite dejar asentado que la documentacin fue

transferida
fuera
del
sistema
ComdocII.
Esta operacin tambien afectar de manera automtica a los
documentos o carpetas que se encontraban agregados hasta ese
momento al CUDAP cabecera y que es objeto de la notificacin.
Difiere de la opcin Actualizar Depositario ya que NO se modifica el
rea
depositaria
de
la
documentacin.
Las reas involucradas en transferencias manuales NO adquieren
visibilidad sobre los documentos o carpetas transferidos.
Usuario
Agente que pertenece al organismo donde est instalado el sistema y

que puede acceder al mismo. El usuario pertenece a una o ms reas y
posee permisos sobre las acciones a realizar en el Sistema
Vencido
Estado de la documentacin. Indica que se ha alcanzado el plazo o

fecha de vencimiento para que el asunto del que trata la documentacin
sea resuelto o terminado.
Vencimiento
Fecha en la cul el documento debe resolverse y/o terminarse. El

formato de la fecha de es dd mmm aaaa. Si se ingresa vencimiento no
se ingresa plazo en das.
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ComDoc II

SISTEMA DE COMUNICACIONES DOCUMENTALES

Ministerio de Economa y Produccin de la Nacin

MANUAL DEL USUARIO

Sistema de Informacin Universitario

MANUAL DEL USUARIO

MANUAL DEL USUARIO

MANUAL DEL USUARIO

Tipos de Estado de la Documentacin...........................................................................99

Cmo cambiar los Estados de la Documentacin? .......................................................... 99

MANUAL DEL USUARIO

Ejecutar el Navegador de Internet, (Explorer, Netscape Navigator, Mozilla, etc.)

MANUAL DEL USUARIO

Identificacin y Acceso al Sistema ComDoc II

Usuario: El usuario tiene el formato usuario@org, donde usuario es el definido por el

Password: Clave de ingreso para el usuario indicado.

MANUAL DEL USUARIO

debiendo seleccionar de esa lista y presionar la tecla

MANUAL DEL USUARIO

Interfaz con el Usuario

v Barra del Navegador (Explorer, Netscape, Mozilla...)

MANUAL DEL USUARIO

Registrar o Recibir Papeles

En el Segundo Nivel de Men se encuentran las siguientes funcionalidades de COMDOCII:

Cambiar Responsable Local

MANUAL DEL USUARIO

El men de 2 Nivel se activar cuando se haya seleccionado un documento/carpeta en

MANUAL DEL USUARIO

MANUAL DEL USUARIO

Qu significa ser Responsable de Gestin y Responsable Local?

MANUAL DEL USUARIO

Qu significa ser Depositario?

Documentacin de la cual es Depositario

La documentacin de la cual se es Depositario, puede ser distinta de la cual se es

Cuando se ingresa a la documentacin, sta estar marcada con letras a su de recha.

MANUAL DEL USUARIO

Documento/Carpeta que fue

Documento que ya fue ledo por Ud

MANUAL DEL USUARIO

Numeracin de los distintos Tipos de Documentacin

La numeracin en el Sistema ComDocII de la distinta documentacin, ser nica,

MANUAL DEL USUARIO

Cmo saber qu documentacin se encuentra en mi Area?

Documentacin de la cual es Depositario

MANUAL DEL USUARIO

El tipo de documentacin que puede manejarse en el Sistema COMDOCII, se clasifica en

La diferencia principal entre Documentos y Carpetas es que los Documentos son

MANUAL DEL USUARIO

Cmo Crear Documentos

MANUAL DEL USUARIO

Para crear efectivamente el documento, se deber presionar el botn

Ejemplos de Nmeros de Documentos:

MANUAL DEL USUARIO

Cmo Iniciar una Carpeta

MANUAL DEL USUARIO

Luego de presionar el Botn

se pueden presentar dos casos:

1 Caso: No se agreg otra Documentacin a la Carpeta Iniciada

MANUAL DEL USUARIO

2 Caso: Se agreg otra Documentacin a la Carpeta Iniciada

NOTA: Se pueden ver documentos y carpetas en condiciones de ser agregados, si el documento

MANUAL DEL USUARIO

Ejemplos de Nmeros de Carpetas: