Proyecto Final de Proyecto

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN

SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DEL ESTADO
TRUJILLO
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIN EN INFORMTICA
SISTEMA DE INFORMACIN AUTOMATIZADO PARA EL REGISTRO Y

CONTROL DE INSCRIPCIN Y NOTAS DE LA ESCUELA BOLIVARIANA
TOBAS VALERA MARTNEZ
PROPUESTO POR:
CASTELLANOS B. KARYN J.
CASTELLANOS B. YACKSON E.
DOMNGUEZ DORIS.
GMEZ V. EDDY.
UZCTEGUI GREISY.
VILORIA YUSETH.
MAYO DE 2010
NDICE
Pg.
INTRODUCCIN........................................................................................... 3
DIAGNOSTICO............................................................................................. 5
Abordaje de la Institucin............................................................................. 5
Descripcin de la Institucin.........................................................................5
Misin de la Institucin................................................................................. 6
Visin de la Institucin................................................................................. 6
Estructura Organizativa................................................................................ 7
Necesidades en el contexto..........................................................................8
Levantamiento de informacin......................................................................8
TTULO DEL PROYECTO............................................................................. 10
Descripcin del Problema...........................................................................10
Objetivos del Proyecto............................................................................... 11
Objetivo General.................................................................................... 11
Objetivos Especficos............................................................................. 11
Justificacin............................................................................................. 11
Estrategias de Desarrollo del Proyecto.........................................................13
Cronograma de Actividades........................................................................14
Requerimientos Funcionales.......................................................................15
Metodologa del Sistema a Utilizar...............................................................16
Marco Lgico............................................................................................ 18
Estudio de la Factibilidad........................................................................... 20
Documento de Requisitos..........................................................................22
CONCLUSIONES......................................................................................... 45
RECOMENDACIONES................................................................................. 46
INTRODUCCIN
Una de las problemticas que actualmente afecta a muchas

instituciones educativas consiste en llevar un control automatizado efectivo
sobre sus archivos. Es as como la Escuela Bolivariana Tobas Valera
Martnez sirve como base para el desarrollo del presente proyecto, previa
consulta sobre el proceso de registro y control de inscripcin y notas que all
se realiza, la cual tiene como objetivo determinar mediante la apreciacin de
expertos en la materia, representados en este caso por el personal que
realiza estos procesos, sobre la relevancia que tendra el registro y control
automatizado de inscripciones y notas.
Dada la receptividad mostrada por los involucrados, el principal
objetivo de esta investigacin es implementar un sistema de informacin
automatizado para el registro y control de inscripcin y notas en la Escuela
Bolivariana Tobas Valera Martnez; y con ello erradicar los problemas ms
comunes que implica ejecutar estos procesos de forma tradicional.
En la actualidad, estos procesos se llevan manualmente y a partir de
observaciones y del levantamiento de informacin realizado, se pudo
detectar que la mayora de los procedimientos tienen inconvenientes, entre
ellos destacan: prdida o duplicacin de informacin debido a la trascripcin
manual y/o forma de almacenamiento, retardo en la entrega de alguna
constancia solicitada por la comunidad, acumulacin de documentos por
archivar, almacenamiento de la informacin de forma obsoleta, la bsqueda
de informacin en los archivos fsicos es lento, entre otros.
Por lo tanto, para liberar este proceso de la abrumadora tarea de
efectuarlo manualmente con el consecuente congestionamiento ocasionado,
se ofrece una herramienta de trabajo que consiste en un sistema de
informacin ms exacto y rpido para el personal que all labora matriculando
una cantidad de alumnos en un corto perodo de tiempo, al igual que ocurre
con el proceso relacionado con el control de notas o calificaciones.
De all que se pretenda automatizar el proceso que implica el registro
y control de inscripcin y notas de esta institucin y todos los procesos
inherentes al mismo, de manera que generen informacin oportuna, precisa y

confiable mediante el uso de los sistemas de informacin, herramienta que
contribuye a que los diferentes sectores productivos de la sociedad lleven las
tareas administrativas rutinarias, tediosas y de gran volumen de informacin
al computador, afianzando as la presente propuesta de sistema de
informacin automatizado en el plantel como nueva forma de trabajo,
sustituyendo
la
metodologa
hasta
administrativo institucional.
ahora
utilizada
en
el
sistema
DIAGNOSTICO
Abordaje de la Institucin
El abordaje de la institucin comienza con un diagnstico que permite
tener una visin y comprensin de la realidad con la cual corresponde
interactuar. La finalidad del diagnstico es generar suficiente informacin, la
cual es necesaria para apoyar la toma de decisiones; de all que se elabora
tomando en cuenta el conjunto de dimensiones que describen la institucin,
entre las cuales destacan: mbito, estructura organizativa, liderazgo
organizacional, problemas que la afectan; para entonces definir cul de las
necesidades que presente es la que requiere prioridad en la bsqueda de
solucin.
Con respecto a la forma como se realiz el abordaje de la Escuela
Bolivariana Tobas Valera Martnez, fue importante en primer lugar definir
qu era lo que se quera y cmo se iba a realizar, luego se busc la manera
de llegar a ella a travs de visitas, a fin de dar a conocer la tarea que se
pensaba emprender. Una vez inmersos, fue posible delimitar cul sera el
alcance del proyecto y quienes seran los involucrados.
Descripcin de la Institucin
La Escuela Bolivariana Tobas Valera Martnez es una institucin
adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Educacin, que viene
funcionando desde el ao 1960. A partir del 16 de septiembre de 1999
comienza a regirse bajo los principios de Escuela Bolivariana, proyecto ste
que constituye una poltica del Estado venezolano, dirigida a afrontar las
limitaciones del sistema escolar en los niveles de preescolar y bsica en su
primera y segunda etapa.
Geogrficamente se encuentra ubicada en el sector Mesa de Gallardo,

Parroquia Cruz carrillo, Municipio Trujillo del Estado Trujillo. Durante el
presente ao escolar 2009-2010, cuenta con una matrcula estudiantil
constituida por 237 alumnos. El Personal Directivo est conformado por la
Prof. Nelly R. Graterol G. Directora (E) y la Lcda. Rosa Mara Nez C. SubDirectora (E) quienes cuentan con un gran equipo de trabajo, entre los que
se cuentan el personal docente, administrativo y obrero.
Misin de la Institucin
Fortalecer
el
Trabajo
en
equipo,
afianzando
valores
ticos,
democrticos y de identidad regional y nacional, as como tambin incentivar

a travs de diferentes estrategias metodolgicas el proceso enseanzaaprendizaje.
Visin de la Institucin
Integrar a los diferentes actores del proceso educativo con el fin de
lograr que la Institucin se convierta en una unidad de trabajo generadora de
cambios que permita desarrollar sus capacidades y potencialidades dentro
de la Sociedad.
Estructura Organizativa
Necesidades en el contexto
La Escuela Bolivariana Tobas Valera Martnez tiene inmersas dentro
de sus funciones realizar la inscripcin de los alumnos que cursarn estudios
en sus instalaciones, entendindose como tal, el procedimiento a seguir al
inicio de cada ao escolar con la finalidad de tener registrados sus datos ms
relevantes. Es as como anualmente se cumple con este proceso que implica
durante un lapso de tiempo llenar el formato correspondiente, para luego
distribuir la informacin obtenida para la generacin de nminas por grados y
de forma numeral. Adicional a este procedimiento y durante el periodo que
permanezca el estudiante inscrito, se debe llevar el registro de las
calificaciones obtenidas. Estos procesos implican una ardua y tediosa labor
administrativa, adems de muchos inconvenientes al realizarlo. Por ello, se
determina la necesidad de implementar un sistema de informacin
automatizado que registre y controle de manera eficaz la inscripcin y notas
de esta institucin educativa, para lo cual se cuenta con el apoyo de todos
los involucrados y la disposicin del equipo de desarrolladores de la
aplicacin informtica, constituido por los cursantes del Tercer Trayecto del
Programa Nacional de Formacin en Informtica del Instituto Universitario de
Tecnologa del Estado Trujillo.
Levantamiento de informacin
Para realizar el levantamiento de informacin se utilizaron los mtodos
elementales y prcticos que a continuacin se mencionan, ya que no existe
una gran complejidad en este proyecto, a pesar de su gran importancia y
alcance institucional.
Entrevista semi-estructurada a travs de las cuales se abordaron las
necesidades. Es de resaltar que al tratarse de entrevistas semi-
estructuradas, en ocasiones el personal entrevistado tena opiniones fuera

del contexto estructurado, de lo cual surgieron ideas fuera de las que ya se
haban evaluado.
Observacin simple o no participante, la cual permite percibir algunos
procesos y problemas que no se aprecian en las entrevistas, ayudando a
determinar soluciones a situaciones que a veces pasan imperceptibles, pero
que podran generar situaciones que atrasen los trabajos inherentes al caso.
TTULO DEL PROYECTO
Sistema de Informacin Automatizado para el Registro y Control de

Inscripcin y Notas de la Escuela Bolivariana Tobas Valera Martnez
Descripcin del Problema
En los ltimos aos, las organizaciones tales como industrias,
compaas, centros educativos, entre otros; manejan un gran volumen de
datos y se han visto en la necesidad de emplear Sistemas de Informacin
Automatizados para obtener un flujo de informacin rpido, preciso, confiable
y seguro, con el objetivo de satisfacer sus requerimientos.
En este contexto, la Escuela Bolivariana Tobas Valera Martnez
ubicada en Mesa de Gallardo Municipio Trujillo, no utiliza ningn tipo de
sistema de informacin ya que todos sus procesos son realizados de forma
manual en todas sus reas administrativas. La direccin de dicha institucin
se encarga de llevar el control de los estudiantes, desde sus ingresos y
control de notas hasta la culminacin de sus estudios primarios o durante su
permanencia en la misma. Las planillas de inscripcin son guardadas en
carpetas con todos los datos respectivos del estudiante, padres y
representantes y posteriormente son almacenadas en un archivo vertical.
Debido a estos problemas y para hacer uso de las tecnologas de
informacin y comunicacin, surge la necesidad de desarrollar un Sistema de
Informacin Automatizado para el registro y control de inscripcin y notas, el
cual va a permitir rapidez, fiabilidad y eficiencia en el manejo de informacin
de los alumnos de la institucin, trayendo beneficios inherentes a la
automatizacin de estos procesos.
El sistema de informacin como tal es caracterizado por un conjunto
de procedimientos organizados que se ejecutan siguiendo ciertas normas y
reglas, tomando en cuenta las entradas, los procesos y salida de
10
informacin, las cuales se proporcionan eficientemente para la toma de

decisiones y as permitir un mejor control en la organizacin.
Objetivos del Proyecto
Objetivo General
Implementar un Sistema de Informacin Automatizado para el registro
de inscripcin y control de notas en la Escuela Bolivariana Tobas Valera
Martnez.
Objetivos Especficos
Recopilar informacin acerca del proceso de inscripcin y evaluacin.
Analizar la estructura de la informacin que contienen las planillas que son
llenadas para el proceso de inscripcin y evaluacin.
Realizar el estudio de factibilidad.
Disear un Sistema de Informacin Automatizado que permita realizar el
proceso de inscripcin y control de notas de forma rpida, sencilla y veraz.
Desarrollar un Sistema de Informacin Automatizado para el Registro y
Control de Inscripcin y Notas de la Escuela Bolivariana Tobas Valera
Martnez.
Justificacin
Las computadoras han ido avanzando en todos sus campos y
aspectos hasta nuestros das, y muy rpidamente; esto se debe en parte a
la facilidad, calidad y rapidez proporcionada por esta herramienta en algunas
actividades y en diversas reas. Esta situacin ha llevado a que algunas
11
organizaciones e instituciones actualicen y busquen adaptarse a las

propuestas exigentes de los nuevos tiempos. Tomando en cuenta las
necesidades de la Escuela Bolivariana Tobas Valera Martnez de manipular
informacin de forma rpida, sencilla, confiable y eficaz en los procesos de
registro de inscripcin y control de notas de sus respectivos alumnos, es
conveniente hacer un estudio detallado de los procesos con el fin de
solucionar las posibles fallas, inconvenientes y atrasos en la ejecucin, que
se
pueden
presentar;
adems,
de
establecer
las
necesidades
requerimientos de los usuarios en los mencionados procesos.

El desarrollo de un Sistema de Informacin para la Escuela
Bolivariana Tobas Valera Martnez sera un importante avance y progreso
para la misma, debido a que permitira el proceso y almacenamiento de la
informacin necesaria para los procesos de registro de inscripcin y control
de notas de los alumnos, logrando mayor integridad y seguridad de los datos,
produciendo mejor servicio y facilitando las actividades de los usuarios. Esto
va a traer beneficios a la Institucin, debido a que ofrecera ventajas como:
agilidad en el proceso de inscripcin, evitar el extravo de documentos y la
prdida de tiempo del personal buscando documentos duplicados o perdidos.
Mientras que, con respecto al control de notas, al contar con una informacin
organizada, se permite su uso oportuno en forma ms rpida y segura; por lo
tanto, es posible ofrecer a los estudiantes un eficiente servicio acadmico,
adems de garantizar un mejor control de los procesos acadmicos
principales, reduciendo prdidas de informacin y facilitando la realizacin de
modificaciones pertinentes por parte de los usuarios autorizados.
De all que, el Sistema de Informacin propuesto es un producto que
cumplir con las expectativas y necesidades del plantel, representada en los
usuarios directos de los procesos de registro de inscripcin y control de notas
de la Escuela Bolivariana Tobas Valera Martnez.
12
Estrategias de Desarrollo del Proyecto

Los sistemas de informacin automatizados sirven para diversas
finalidades que van desde el procesamiento de las actividades de una
institucin hasta proveer de la informacin necesaria para la toma de
decisiones decidir sobre asuntos que se presentan con frecuencia.
En funcin del posible desarrollo del presente proyecto, debe tomarse
en cuenta algunos factores, tales como determinar con precisin lo que el
solicitante desea, para lo cual se recurri a los mtodos que ofrece la
ingeniera de software para establecer claramente lo que el cliente quiere.
Secuencialmente se determin la factibilidad a nivel tcnico, econmico y
operacional, concibindose que desde el punto de vista de estos tres niveles,
el proyecto cuenta con una factibilidad alta, dado que puede ser desarrollado
con el software y el personal existente, econmicamente no se requiere
inversin y operacionalmente los usuarios se muestran interesados en
obtener los beneficios que el sistema aportar, una vez implementado.
13
Cronograma de Actividades
ACTIVIDADES
DESCRIPCIN
1 1 1 1
1 2 3 4 5 6 7 8 9
0 1 2 3
1 1
4 5
1
6
1
7
1
8
1
9
2
0
APROBACIN DEL PROYECTO

BUSCAR CONTACTO EN LA COMUNIDAD
DETERMINAR LA POBLACIN Y LA MUESTRA
IDENTIFICACIN Y DESCRIPCIN DEL
PROBLEMA
ELABORAR LOS OBJETIVOS GENERALES Y
ESPECFICOS
ELABORAR SOLICITUD DE ENTREVISTA
ANTE LA DIRECCIN DE LA INSTITUCIN
ENTREGA DE SOLICITUD DE ENTREVISTA
S
S
DISEAR EL INSTRUMENTO DE
RECOPILACIN DE LA INFORMACIN
RECOPILAR LA INFORMACIN APORTADA
POR LA INSTITUCIN
ORGANIZAR LA INFORMACIN
RECOLECTADA
ANALIZAR Y DEPURAR LA INFORMACIN
RECABADA
REALIZAR EL ESTUDIO DE LA FACTIBILIDAD

MARCO LGICO
ANLISIS DE INVOLUCRADOS
RBOL DE PROBLEMAS
RBOL DE SOLUCIONES
DISEO
PERIODO DE PRUEBA
IMPLANTACIN
14
2
1
2
2
2 2 2
3 4 5
2 2 2 2 3 3 3 3
6 7 8 9 0 1 2 3
3
4
3 3
5 6
Requerimientos Funcionales
Para el Personal Administrativo:
Realizar el Proceso de inscripcin.
Registrar y controlar la estadstica estudiantil.
Modificar y actualizar la base de datos.
Generar los distintos, listados, constancias y reportes.
Para el Personal Directivo:
Verificar y evaluar los datos emitidos.
Para el Personal Docente:
Realizar el proceso de evaluacin.
Realizar la certificacin de notas en cada lapso y al final de cada ao
escolar.
Realizar el reporte estadstico mensual de los alumnos inscritos en
cada grado.
Para la comunidad:
Facilitar informacin solicitada para realizar la inscripcin.
Solicitar las diferentes constancias emitidas por la institucin.
15
Metodologa del Sistema a Utilizar

El marco metodolgico lo constituye un cuerpo de conocimientos que
describe y analiza el mtodo a emplear en el presente proyecto,
considerando los puntos fuertes que lo hacen ser calificado como el ideal
para el avance del mismo. En este sentido, se elige la Metodologa de
Prototipado Rpido (MPR), haciendo a continuacin una breve presentacin
de la misma.
Definicin de Metodologa de Prototipado Rpido

La Metodologa de Prototipado Rpido, MPR, est orientada al
desarrollo de prototipos y fuertemente apoyada en tecnologa de Bases de
Datos y herramientas visuales para Desarrollo Orientado a Objetos. En MPR
se concentra un gran esfuerzo en la involucracin del Usuario en dos fases
fundamentales: la definicin del problema que se va a abordar y en la
ejecucin de las pruebas, donde adems se potencia el uso de lenguajes de
cuarta generacin utilizados como lenguajes de consulta para verificar la
estructura y funcionalidad del prototipo desarrollado, asegurndose de que
su diseo responde a las definiciones especificadas.
Como se ha expuesto, la idea fundamental de MPR es el
desarrollo de prototipos. Un prototipo es un modelo inicial de lo que al
final
se
corresponder
con
la
Base
de Datos definitiva y sus
procedimientos asociados. Este prototipo se someter a pruebas para

comprobar su funcionalidad, de las que surgirn modificaciones que
darn
origen a un segundo prototipo, versin mejorada y posiblemente
ampliada
del
primero,
el
cual
se
16
volver
probar,
repitindose
sucesivamente el proceso hasta alcanzar el prototipo definitivo.

La responsabilidad y ejecucin de estas pruebas fundamentalmente
recae, como ya se ha mencionado, en el propio usuario, quien deber
comprobar que el prototipo resultante es capaz de resolver todos los
problemas
planteados en el momento de la definicin de
especificaciones del proyecto.

Representacin grfica de las fases en que se compone la MPR
17
las
Marco Lgico
Anlisis de Involucrados
Involucrados
Personal
Administrativo
Docentes
Directivos
Comunidad
(estudiantes)
Intereses
Problemas
Alternativas
Agilizar el flujo de la
informacin
involucrada a lo largo
del
proceso
de
inscripcin y control de
notas.
Manejo ptimo del
tiempo destinado a la
bsqueda
de
informacin
y
documentos.
Riesgo de prdida de
informacin.
Demora en la entrega de
cualquier
documento
solicitado.
Se acumula demasiado
trabajo.
Lentitud del proceso.

Descontrol y falta de
seguridad en los datos.
Llenado de formatos de
inscripcin, actas de
promocin
con
las
respectivas notas, entre
otros, conlleva mucho
tiempo y representa un
trabajo tedioso al tener
que hacerlo con mucho
cuidado porque este tipo
de documentos no debe
llevar enmiendas.
Manipular los requisitos y
llevar fichas se pueden
prestar a la prdida y
alteracin.
Controlar la inscripcin y
registro de notas por
curso y seccin del
plantel, es un proceso
lento que requiere de
varios das para realizarlo
de forma organizada.
Obtener un documento
emanado
por
la
institucin requiere ser
solicitado con mucha
antelacin, lo que trae
inconvenientes
y
Implantacin de un sistema
automatizado de inscripcin
que puedan agilizar los
procesos manuales.
Contar con un plan de
seguridad y respaldo, que
permita rescatar los datos en
caso de cualquier eventualidad.
Recibir asesoramiento en el
manejo
del
Sistema
Automatizado para el Registro
y Control de Inscripcin y
Notas.
Disponer de un sistema
automatizado que evite los
inconvenientes
que
se
presentan estos procesos se
realizan de forma manual.
Poder determinar los

alumnos inscritos para
el llenado de notas.
Ofrecer un servicio de
calidad a la comunidad
donde est inmersa la
Escuela
Bolivariana
Tobas Valera Martnez,
al agilizar el proceso
que
conlleva
la
bsqueda
de
informacin de forma
manual.
Ser atendidos con
eficacia al momento de
requerir
algn
documento
de
la
institucin.
18
Instalar un soporte tcnico

confiable y acorde a los
avances de la era tecnolgica
de la informacin.
Automatizar este tipo de

labores para que se produzcan
en el menor tiempo posible.
disgustos.
19
Estudio de la Factibilidad
El estudio de factibilidad permite conocer qu tan exitoso puede ser un
proyecto, indica lo que se requiere tanto en factor tcnico, econmico como
operativo y as, llegar a cumplir el objetivo final, implementar un Sistema de
Informacin Automatizado para el registro y control de inscripcin y notas en
la Escuela Bolivariana Tobas Valera Martnez.
Con este estudio se pretende demostrar que el proyecto posee un
alto ndice de factibilidad y generar un mayor beneficio en lo referente a
procesos que involucran la elaboracin del mismo.
Factibilidad Tcnica
A nivel de Hardware:
Al evaluar los requerimientos mnimos de hardware y compararlos con
las tecnologa existente en la institucin se llega a la conclusin de que la
misma no tendr que realizar inversiones de ningn tipo (repotenciacin o
actualizacin); ya que los mismos satisfacen los requerimientos establecidos
tanto para el desarrollo como para la puesta en funcionamiento del sistema
propuesto.
A nivel de Software:
El software necesario para el desarrollo y puesta en marcha del
proyecto es de fcil acceso ya que se trata de software con licencia libre y
por ende no es necesario realizar alguna inversin para la adquisicin de la
misma, el equipo computacional donde se ejecutar tambin contar tanto
con el sistema operativo como los programas de servicios basados en
licencias libres.
20
Factibilidad Operativa
La
elaboracin
de
este
proyecto
no
afectar
la
estructura
organizacional, ya que su alcance operativo, no involucrar a personas

ajenas a las que ya tienen establecido un rol dentro de la institucin, debido a
que aunque manejarn un instrumento desconocido recibirn un curso de
capacitacin que les garantizar el buen manejo y funcionamiento del mismo.
Por otro lado, su operatividad influir en el tiempo de respuesta y la
efectividad del personal a la hora de cumplir sus actividades, sin intervenir
en ningn cambio de la organizacin.
Factibilidad Econmica
Como ya se mencion en el estudio de factibilidad tcnica, la Escuela
Bolivariana Tobas Valera Martnez cuenta con las herramientas necesarias
para la implementacin del proyecto, as como tambin con un personal
dispuesto a recibir el adiestramiento necesario para manipular la nueva
aplicacin informtica, por lo cual el desarrollo de la propuesta no requerir
de una inversin inicial.
Por el contrario, se puede afirmar que gracias a la automatizacin de
este proyecto, se reducen y se aligeran las cargas laborales del personal,
que normalmente dedican bastante tiempo durante sus jornadas laborales a
atender exclusivamente funciones relacionadas con los procesos que
originaron este sistema automatizado, y por tal motivo, se puede emplear el
tiempo que se ahorran con su puesta en funcionamiento, en otras actividades
laborales.
21
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN
SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DEL ESTADO
TRUJILLO
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIN EN INFORMTICA
DOCUMENTO DE REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIN DEL

SISTEMA DE INFORMACIN AUTOMATIZADO PARA EL REGISTRO Y
CONTROL DE INSCRIPCIN Y NOTAS DE LA ESCUELA BOLIVARIANA
TOBAS VALERA MARTNEZ
Propuesto por:
Castellanos B. Karyn J.
Castellanos B. Yackson
Domnguez Doris.
Gmez V. Eddy.
Uzctegui Greisy.
Viloria Yuseth.
22
MAYO DE 2010
1. INTRODUCCIN
El Sistema de Informacin Automatizado para el Registro y Control de
Inscripcin y Notas de la Escuela Bolivariana Tobas Valera Martnez ser el
responsable de gestionar el registro y control de inscripcin y notas de los
estudiantes de la mencionada institucin educativa. La aplicacin ser capaz
de almacenar informacin referente a los datos de los estudiantes inscritos
en la misma as como las calificaciones obtenidas durante su permanencia
all, y que sea susceptible de ser utilizada por el personal autorizado de la
Escuela para el debido procesamiento en funcin de prestar un servicio
administrativo de calidad a la comunidad estudiantil.
Este documento est dividido en las siguientes secciones principales:
introduccin,
descripcin
general
requisitos
especficos,
con
sus
respectivas sub-secciones.
Entre los contactos principales del proyecto por parte del cliente,
tenemos a la Lcda. Rosa Nez, Sub- Directora; las Docentes: Lcda. Lennis
Gonzlez, Lcda. Janet Rivero, Lcda. Maritza Castellanos; la Coordinadora de
Estadstica T.S.U. Karim Matheus; y Administrativo Br. Yris Bastidas.
1.1 PROPSITO
Este documento recoge la especificacin de requisitos as como la
documentacin correspondiente al anlisis de la aplicacin. A partir de l se
pretende establecer un diseo que se ajuste a los requerimientos aqu
expuestos, luego de realizar un estudio de reutilizacin con la finalidad de
determinar componentes ya disponibles, que se ajustan a los requisitos y que
se puedan incorporar en el diseo de un Sistema de Informacin
23
Automatizado para el Registro de Inscripcin y Control de Notas en la

Escuela Bolivariana Tobas Valera Martnez.
1.2 MBITO DEL SISTEMA
El proyecto tendr por nombre Sistema de Informacin Automatizado
para el Registro de Inscripcin y Control de Notas en la Escuela Bolivariana
Tobas Valera Martnez. Como su nombre lo indica, a travs del mismo se
llevar el registro y control en forma automatizada de la inscripcin y notas
de los estudiantes que cursan en la Escuela Bolivariana Tobas Valera
Martnez. Se considera que el mismo tendr un importante alcance, debido
a que no slo servir para esta institucin educativa, sino tambin para otras,
ya que ser capaz de adaptarse a cualquier otro organismo acadmico que
posea los mismos requerimientos.
1.3 DEFINICIONES, ACRNIMOS Y ABREVIATURAS
Diagrama de Uso: Describe lo que hace un sistema desde el punto de vista
de un observador externo, debido a esto, un diagrama de este tipo
generalmente es de los ms sencillos de interpretar en UML, ya que su razn
de ser se concentra en qu hace el sistema, a diferencia de otros diagramas
que intentan dar respuesta a cmo logra su comportamiento el sistema.
Diagrama de Actividad: Demuestra la serie de actividades que deben ser
realizadas en un caso de uso, as como las distintas rutas que pueden irse
desencadenando en el uso-caso.
Diagrama de Clases: Representa las clases que sern utilizadas dentro del
sistema y las relaciones que existen entre ellas. Los diagramas de clases por
definicin son estticos, esto es, representan qu partes interacta entre s,
no lo que ocurre cundo.
IEEE (ledo i-e-cubo en Espaa e i-triple-e en Latinoamrica): Corresponde a
las siglas de Instituto de Ingenieros Electricistas y Electrnicos, una
24
asociacin tcnico-profesional mundial dedicada a la estandarizacin, entre

otras cosas.
Requerimientos: Es una necesidad documentada sobre el contenido, forma
o funcionalidad de un producto o servicio.
UML: Siglas en ingls de Lenguaje Unificado de Modelado (Unified Modeling
Language). Es un lenguaje grfico para visualizar, especificar, construir y
documentar un sistema.
1.4 REFERENCIAS
Estndar IEEE (1993). Software Engineering Standards Committee of
the IEEE Computer Society.
1.5 VISIN GENERAL DEL DOCUMENTO
El documento se divide en tres partes, en las cuales se describen los
factores generales que afectan al producto y sus requerimientos. Adems, se
realiza un anlisis de la aplicacin para lo cual se incluyen diagramas,
especificacin de procesos, entre otros; siguiendo las recomendaciones del
estndar [IEEE93] en cuanto a la organizacin de los distintos apartados as
como el contenido de cada uno de ellos.
2 DESCRIPCIN GENERAL
2.1 PERSPECTIVA DEL PRODUCTO
El producto a ser implementado es independiente de otros sistemas
automatizados, pues la institucin no cuenta con ningn recurso de este tipo.
2.2 FUNCIONES DEL PRODUCTO
Entre las principales funciones requeridas estn:

25
1.
Ingresar, modificar, consultar y eliminar Datos del Alumno.
2.
Ingresar, modificar y consultar Calificaciones del Alumno.
3.
Generar los siguientes reportes: Nmina por Grado, Matrcula

Numeral, Constancia de estudios, Constancia de Promocin, Constancia de
Conducta, Boleta de Retiro.
2.3 CARACTERSTICAS DE LOS USUARIOS

Los usuarios estn definidos por las personas que necesitan la
aplicacin y quienes facilitan la informacin para la comprensin de cada
proceso, proporcionan las herramientas de hardware para la implantacin del
sistema, ponen a disposicin de los desarrolladores los recursos necesarios
para su culminacin, as como tambin son quienes probarn y aprobarn la
aplicacin. En este caso, los usuarios finales son profesionales en el rea de
educacin, con conocimientos mnimos en el rea de computacin, pero con
disposicin de adquirir adiestramiento sobre el uso del sistema automatizado
a ser implementado.
2.4 RESTRICCIONES
Dado que se cuenta con las herramientas necesarias para la
implementacin del proyecto, puesto que se dispone de los requerimientos
mnimos en cuanto a hardware y software, as como tambin con la
disposicin del personal involucrado para colaborar en la ejecucin del
mismo, se puede afirmar que no existen restricciones en su desarrollo. De
manera que el objetivo final, como lo es la implementacin del Sistema de
Informacin Automatizado para el Registro y Control de Inscripcin y Notas
de la Escuela Bolivariana Tobas Valera Martnez, posee un alto ndice de
26
factibilidad y generar beneficios en lo referente a los procesos que

demandan la elaboracin del mismo.
2.5 SUPOSICIONES Y DEPENDENCIAS
Los requerimientos se asumen para un sistema desarrollado en
software libre, con la suficiente eficacia para obtener los resultados en un
tiempo razonable. No existen otros requerimientos como tiempo de
respuesta, limitaciones de memoria, entre otros.
2.6 REQUISITOS FUTUROS

El sistema ser capaz de adaptarse a futuras mejoras, por ejemplo,
generar nminas de personal, constancias de trabajo, entre otras; lo cual
pudiera analizarse e implementarse en el futuro.
3 REQUISITOS ESPECFICOS
3.1 INTERFACES EXTERNAS
El propsito de este apartado es documentar las interfaces externas,
detallando las entradas y salidas del presente sistema de software.
3.1.1 De usuario:
En vista de que el cliente no especific estilo, colores o cualquier otra
caracterstica del producto, los desarrolladores ofrecen acatar los principios
relevantes para el diseo e implementacin de Interfaces de Usuario en su
inminente desarrollo.
3.1.2 De Hardware, Software y Comunicacin:
27
Con referencia a estos tipos de interfaces, la comunicacin electrnica

a travs de la cual estar conectado el conjunto de hardware, software y
bases de datos, conseguir un alto grado de conectividad, logrando as el
adecuado acceso a todos los recursos computacionales donde se ejecutar
la aplicacin.
3.2 FUNCIONES
Para determinar las acciones fundamentales que debe realizar el

software al recibir informacin, procesarla y originar resultados, se procedi a
emplear estrategias de recoleccin de datos, tal como se describe a
continuacin.
Inicio:
1. Se identifica la necesidad de desarrollar un sistema de informacin
automatizado para el registro y control de inscripciones y notas que
beneficiar a toda la comunidad de la Escuela Bolivariana Tobas
Valera Martnez, ubicada en el sector Mesa de Gallardo, Parroquia
Cruz Carrillo del Municipio Trujillo, Edo Trujillo.
2. Se definen claramente los participantes y/o interesados. En este caso,
las personas interesadas en el mejor desenvolvimiento del manejo de
la informacin en los procesos de inscripcin y notas (Personal
directivo, Personal Docente, Personal Administrativo, Comunidad
Estudiantil).
3. Se crea una lista de personas que contribuirn durante la obtencin de
requisitos.
28
4. Se da inicio a reuniones con grupos de interesados para conocer sus

necesidades e ideas con relacin al sistema automatizado.
5. Se formulan las primeras preguntas con el objetivo de establecer una
comprensin bsica del problema, la naturaleza de la solucin que se
desea y la efectividad de la comunicacin entre el cliente y el
desarrollador.
Obtencin:
Aplicacin de Tcnicas
La herramienta QFD permite aplicar metodologas para obtener las
necesidades reales del cliente; de acuerdo a la situacin se aplican
herramientas especficas. La metodologa Blizt QFD no requiere utilizar un
software especfico y permite obtener las necesidades a travs del contacto
directo con los usuarios, clasificando las diferentes verbalizaciones para as
priorizar necesidades, estableciendo jerarqua entre ellas. Los 7 pasos que
abarca la metodologa permiten estructurar el conjunto de necesidades que
se han reflejado en las diferentes entrevistas realizadas al personal que
labora en la Escuela Bolivariana Tobas Valera Martnez.
De all se recoge que las actividades llevadas a cabo en los procesos
de inscripciones y notas son realizadas por dos (2) secretarias y seis (6)
Docentes, mientras que el personal directivo slo se encarga de tomar
decisiones, aprobando o desaprobando dichos procesos; avalando los
resultados finales con la entrega de la planilla de inscripcin o certificados de
calificaciones.
Paso 1. Obtener la voz del cliente
Al inicio se tom al personal administrativo, docente y directivo para la
realizacin de una entrevista estructurada, la cual fue ejecutada de forma
individual a cada docente, secretaria y directivos de la escuela, arrojando una
coincidencia acerca de que la forma en que se llevan a cabo actualmente las
inscripciones y control de calificaciones no son las ms idneas; es por eso
29
que se tiene la necesidad de un sistema de informacin que realice los

procesos de forma automatizada.
Paso 2. Clasificar las verbalizaciones del cliente
En esta etapa clasificaremos las verbalizaciones obtenidas a travs de
las herramientas convencionales para el levantamiento de informacin
aplicadas al cliente, como lo son las entrevistas estructuradas y no
estructuradas, observaciones directas, entre otras.
Los clientes entrevistados en la Escuela Bolivariana Tobas Valera
Martnez fueron la Sub- Directora Lcda. Rosa Nez; las Docentes: Lcda.
Lennis
Gonzlez,
Lcda.
Janet
Rivero,
Lcda.
Maritza
Castellanos;
Coordinadora de Estadstica T.S.U. Karim Matheus; Administrativo Br. Yris

Bastidas; de las cuales se obtuvieron verbalizaciones similares y las mismas
se mencionan a continuacin:
Con relacin a los problemas que se presentan con el sistema manual
actualmente utilizado para el registro y control de inscripcin y notas,
manifestaron lo siguiente:
-
Existe un gran volumen de documentacin dentro de la oficina.
Retraso al momento de realizar las inscripciones.
Acumulacin de documentos por archivar.
Prdida de documentos.
Almacenamiento de la informacin de forma obsoleta.
Demora en entrega de documentos solicitados.
El proceso de bsqueda en los archivos fsicos es lento.

Con respecto a la manera o forma como llevan el sistema actual, las
personas entrevistadas verbalizaron lo siguiente:

-
Al momento de realizar la inscripcin se le toman al representante
todos los datos personales del alumno y de los padres, as como tambin los
datos de su ambiente familiar y los antecedentes del nio, toda esta
30
informacin es escrita en una planilla que posteriormente ser archivada y a

la vez servir como constancia de que la inscripcin fue realizada
satisfactoriamente.
-
El personal entrevistado manifest que la forma de evaluar a los
alumnos es descriptiva y se realiza tomando en cuenta todas las habilidades

y destrezas que el alumno obtuvo durante el lapso correspondiente, este
proceso se realiza cada tres meses, es llenado de forma manual por cada
docente de aula y posteriormente entregado a la direccin del plantel, donde
ser evaluado por el personal directivo para luego ser firmado, sellado y
entregado a los representantes. Al finalizar los tres lapsos, se realiza una
asignacin de una letra que representar el nivel de calificacin del alumno,
sta es otorgada de acuerdo a las descripciones obtenidas en cada lapso,
dichas asignaciones son plasmadas en un libro de control de evaluaciones.
Con respecto a las posibles soluciones aportadas por el personal
entrevistado, se obtuvo lo siguiente:
-
La necesidad de implementar un sistema de informacin automatizado
que permita llevar el registro y control de inscripcin y notas de forma ms

rpida y eficiente.
-
Emitir reportes, listados y constancias con eficiencia al momento de
efectuarse una solicitud.

-
Un sistema que evite las grandes cantidades de papel acumulado.

Que el sistema permita la reduccin del espacio fsico utilizado
actualmente para archivar los documentos generados al realizar este

procedimiento de forma manual.
Paso 3. Estructurar las necesidades del cliente
Con respecto a esta etapa analizaremos las verbalizaciones para as
extraer las necesidades encontradas por los desarrolladores.
31
La necesidad de implantar un sistema de informacin automatizado
que permita llevar el registro y control de inscripcin y notas de forma ms

rpida y eficiente.
-
Un Sistema que permita disminuir el uso de material de oficina.
Que el sistema permita la reduccin del espacio fsico utilizado
actualmente para archivar los documentos generados al realizar este

procedimiento de forma manual.
Un sistema que permita que la informacin sea fcilmente localizada
y tratada.
Un sistema que nos permita asignar automticamente al alumno al
grado correspondiente para as obtener la cantidad de inscritos por grado.

Se requiere una actualizacin automtica de la base de datos al final
de cada ao escolar con el fin de realizar inscripciones solamente al nuevo

ingreso.
-
Crear una base de datos que guarde debidamente la informacin
necesaria para generar los reportes, listados y constancias al momento de

ser solicitados.
-
Llevar un control de estadstica exclusivo de los registros que tienen
relacin con el Ministerio del Poder Popular para la Educacin.

Paso 4. Analizar las estructura de las necesidades del cliente
En esta etapa de la metodologa se da jerarqua a las necesidades
obtenidas o definidas como resultado del anlisis hecho a las verbalizaciones
y de igual forma se define la dependencia que tiene una necesidad de otra. A
continuacin, se presentan las necesidades que tienen prioridad en
abordarse para la solucin del problema.
Nro
Necesidades encontradas.
.
1
Implantar un sistema de informacin automatizado que permita llevar
32
2
3
4
5
6
7
8
el registro y control de inscripcin y notas

Actualizacin automtica de la base de datos al final de cada ao
escolar, con el fin de realizar inscripciones solamente al nuevo
ingreso.
Crear una base de datos que guarde los reportes, listados y
constancias.
Llevar un control de estadstica exclusivo de los registros que tienen
relacin con el Ministerio del Poder Popular para la Educacin.
Un sistema que nos permita asignar automticamente al alumno al
grado correspondiente para as obtener la cantidad de inscritos por
grado.
Emitir reportes, listados, constancias, que permitan alcanzar la
eficiencia al momento de efectuarse una solicitud.
Sistema que permita disminuir el uso de material de oficina.
Sistema que permita la reduccin de espacio fsico.
Paso 5. Priorizar las necesidades del cliente
Luego de estructurar las necesidades, las mismas fueron mostradas al
cliente; el cual manifest estar de acuerdo con la manera en la que se

jerarquiz las mismas.
Nro
.
Necesidades encontradas.
Implantar un sistema de informacin automatizado que permita llevar
el registro y control de inscripcin y notas de forma ms rpida y

eficiente.
Emitir reportes de inscripcin, nmina escolar por grado, constancia
de estudio y de promocin que permitan agilizar el proceso al

momento de hacerse efectiva una solicitud.
3
4
Un sistema que evite las grandes cantidades de papel acumulado.

Que el sistema permita la reduccin de espacio fsico utilizado para
su funcionamiento.
33
Paso 6. Desplegar las necesidades prioritizadas.

El Sistema de Informacin Automatizado para el Registro y Control de
Inscripcin y Notas realizar el proceso de inscripcin de una manera ms
rpida y eficaz, almacenando toda la informacin suministrada por el
representante en una base de datos que posteriormente servir para ser
consultada, actualizada, modificada o eliminada y, a partir de all, generar
reportes, listados y constancias de una manera ms rpida. El sistema a su
vez, realizar una actualizacin automtica cada fin de ao escolar, con la
finalidad de realizar inscripciones solamente al nuevo ingreso ya que los
datos de los alumnos inscritos permanecen registrados en la base de datos.
Paso 7. Analizar slo las relaciones prioritarias a detalle.
El producto ofrecido a la Escuela Bolivariana Tobas Valera Martnez
solventar en gran medida una cantidad de inconvenientes que se vienen
suscitando en cuanto a algunas labores administrativas que deben realizarse
con cierta regularidad, adems de permitir dar respuesta satisfactoria a la
comunidad involucrada debido a que sern atendidos sus pedidos con
celeridad y eficiencia.
Actores del Sistema de Informacin Automatizado para el Registro y
Control de Inscripcin y Notas de la Escuela Bolivariana Tobas Valera
Martnez
Este apartado contiene los diferentes actores que se han identificado,
especificados mediante la plantilla para actores de casos de uso.
ACT01
Descripcin
Personal Administrativo
Se encarga de realizar las distintas constancias y llevar el control
Comentarios
estadstico de los estudiantes inscritos en la escuela.

Sin Comentarios
34
ACT02
Descripcin
Personal Directivo
Se encarga de coordinar y supervisar todas las actividades
realizadas por el personal administrativo y docente para la toma de
Comentarios
ACT03
Descripcin
Comentarios
ACT04
Descripcin
Comentarios
decisiones.
Sin Comentarios
Personal Docente
Se encarga de realizar los procesos de inscripcin y evaluacin de
los alumnos correspondientes a cada grado.
Sin comentarios
Comunidad
Se encargan de facilitar la informacin solicitada por el personal
docente para llevar a cabo el proceso de inscripcin de su
representado y, a su vez, puede hacer solicitud de las diferentes
constancias emitidas por la institucin.
La comunidad podra ser integrada por Padres y Representantes o
Estudiantes egresados de la institucin
Requerimientos Funcionales
Para el Personal Administrativo:
Realizar el proceso de inscripcin.
Registrar y controlar la estadstica estudiantil.
Modificar y actualizar la base de datos.
Generar los distintos, listados, constancias y reportes.

Para el Personal Directivo:
35
Verificar y evaluar los datos emitidos.

Para el Personal Docente:
Realizar el proceso de evaluacin.
Realizar la certificacin de notas en cada lapso y al final de cada ao

escolar.
Realizar el reporte estadstico mensual de los alumnos inscritos en

cada grado.
Para la comunidad:
Facilitar informacin solicitada para realizar la inscripcin.
Solicitar las diferentes constancias emitidas por la institucin.
Modelado Del Sistema

Especificaciones de Casos de Uso:
Cdigo
CU01
Caso de Uso
Actor Primario
Meta
Ingresar datos del estudiante.

Personal administrativo, directivo y docente.
Registrar en el sistema la informacin correspondiente al
estudiante para realizar la inscripcin.
Que cumpla con los requisitos exigidos por la institucin (recaudos
solicitados).
El operador debe llamar a la pantalla de inscripcin del sistema
para luego llenar con los datos del estudiante y representante, y
tener un registro exitoso.
Condiciones
Previas
Activador
Escenarios
Excepciones
Cdigo
CU02
Caso de Uso
Modificar datos del estudiante.
Actor Primario
Meta

Verificar en el sistema datos del estudiante o representante para
36
Condiciones
Previas
Activador
Escenarios
Excepciones
luego insertar datos faltantes o modificar cualquier error cometido al

realizar la inscripcin.
Que el estudiante est inscrito.
El operador al llenar la base de datos puede cometer un error o
faltarle algunos datos y en este proceso se puede modificar o
corregir cualquier dato.
Los datos del estudiante slo pueden ser manejados o modificados
por el personal autorizado de la institucin.
Cdigo
CU03
Caso de Uso
Actor Primario
Meta
Consultar datos de estudiante.

Visualizar en el sistema datos del estudiante para verificar cualquier
informacin que se necesite.
Que los datos del estudiante deben estar previamente registrados
por parte del personal autorizado de la Institucin.
El operador debe acceder al sistema para luego poder consultar al
estudiante que l desea.
Condiciones
Previas
Activador
Escenarios
Excepciones
Cdigo
CU04
Caso de Uso
Actor Primario
Meta
Eliminar estudiante.
Egresar del sistema al estudiante tanto sea por retiro de la
institucin o por haber aprobado todos los grados correspondientes
en la misma.
Que los datos del estudiante deben estar previamente registrados
por parte del personal autorizado de la Institucin.
El operador debe abrir el sistema para luego seleccionar al
estudiante que desea egresar de la base de datos o del sistema.
Condiciones
Previas
Activador
Escenarios
Excepciones
Cdigo
CU05
Caso de Uso
Seguridad.
37
Actor Primario
Meta
Condiciones
Previas
Activador
Escenarios

Que todos los datos existentes en el sistema estn seguros ante
personas inexpertas o ajenas a la institucin y slo pueda ser
manejado por el personal autorizado.
El sistema ya tendr almacenados los cdigos de acceso
permitidos con los cuales comparar el ingresado por el usuario
para luego permitir el acceso.
El operador antes de abrir el sistema debe introducir un cdigo de
acceso, de lo contrario no podr tener acceso al sistema.
Excepciones
Cdigo
CU06
Caso de Uso
Actor Primario
Meta
Registrar calificaciones del estudiante.

Docente y directivo.
Ingresar al sistema las calificaciones cualitativas correspondientes a
cada estudiante registrado en el sistema que actualmente est
cursando estudios.
Que las calificaciones hayan sido aprobadas por el personal
encargado para luego ser ingresadas al sistema.
El operador llama a una pantalla de ingreso para registrar las
calificaciones y poder emitir una boleta de lapso y guardarla en una
base de datos que al fin del ao escolar dar la calificacin con la
cual aprob el ao.
Condiciones
Previas
Activador
Escenarios
Excepciones
Cdigo
CU07
Caso de Uso
Actor Primario
Meta
Modificar calificaciones del estudiante.

Cambiar las calificaciones del estudiante en caso de que se haya
cometido un error al pasarlas al sistema.
Que las calificaciones hayan sido ingresadas en la base de datos.
Condiciones
Previas
Activador
Escenarios
Excepciones
El operador llama a la pantalla de registro de calificaciones y luego
utiliza la opcin modificar para hacer las correcciones
correspondientes.
Las calificaciones slo se pueden modificar por el personal
autorizado de la institucin
38
Cdigo
CU08
Caso de Uso
Actor Primario
Meta
Consultar calificaciones del estudiante.

Observar mediante el sistema las calificaciones del estudiante para
verificar cualquier calificacin o emitir una constancia de notas.
Que las calificaciones hayan sido ingresadas en la base de datos.
Condiciones
Previas
Activador
Escenarios
Excepciones

El operador debe abrir el sistema para luego consultar las
calificaciones del estudiante que l desea.
Las calificaciones del estudiante deben ser consultadas por parte
del personal autorizado de la institucin.
Cdigo
CU09
Caso de Uso
Actor Primario
Meta
Seleccionar reportes.
Personal administrativo.
Generar los tipos de reportes que se obtienen del sistema
implementado en la institucin.
La informacin requerida a travs de los reportes debe estar
registrada en el sistema.
El operador debe abrir la opcin reportes para seleccionar el que
desea procesar.
Condiciones
Previas
Activador
Escenarios
Excepciones
Cdigo
CU10
Caso de Uso
Actor Primario
Meta
Nmina por grado.

Generar el listado de la matricula nominal de la institucin
disgregada por cada grado o seccin.
Los estudiantes deben haber sido inscritos en la institucin.
Condiciones
Previas
Activador
Escenarios
Excepciones
El operador debe abrir la opcin Reportes y seleccionar Nmina por
Grado.
Los reportes slo pueden ser procesados por el personal
encargado.
39
Cdigo
CU11
Caso de Uso
Actor Primario
Meta
Matrcula Numeral.
Generar la matrcula que posee la institucin, disgregada por sexo,
grado y seccin.
La matrcula debe estar registrada en la base de datos.
Condiciones
Previas
Activador
Escenarios
Excepciones
Cdigo
Caso de Uso
Actor Primario
Meta
Condiciones
Previas
Activador
Escenarios
Excepciones
El operador debe abrir la opcin reportes y seleccionar Matrcula
Numeral.
encargado.
CU12
Generar Constancia de Estudio.
Obtener constancia de estudio.
El estudiante debe estar inscrito en la institucin.
El operador debe abrir la opcin Reportes y seleccionar Constancia
de Estudio.
encargado.
Cdigo
CU13
Caso de Uso
Actor Primario
Meta
Condiciones
Previas
Activador
Escenarios
Generar Constancia de Promocin.

Obtener constancia de promocin.
El estudiante debe haber sido promovido en algn grado cursado
en la institucin.
El operador debe abrir la opcin reportes y seleccionar Constancia
de Promocin.
encargado.
Excepciones
Cdigo
CU14
Caso de Uso
Generar Constancia de Conducta.
40
Actor Primario
Meta
Condiciones
Previas
Activador
Escenarios
Excepciones
Obtener Constancia de Conducta.
El estudiante debe haber cursado estudios en la institucin.
El operador debe abrir la opcin reportes y seleccionar Constancia
de Conducta.
encargado.
Cdigo
CU15
Caso de Uso
Actor Primario
Meta
Condiciones
Previas
Activador
Escenarios
Generar Boleta de Retiro.

Obtener Boleta de Retiro.
El estudiante debe haber cursado estudios en la institucin.
Excepciones
El operador debe abrir la opcin reportes y seleccionar Boleta de
Retiro.
encargado.
Diagramas del Sistema Propuesto
Casos de Uso
USUARIO
PROCE
SO DE
INSCRI
<<INCLUDE>>
PCION
PROCE
REGIST
SO DE
RO DE
INSCRI
PCION
EVALUA
INGRE
MODIF
SAR
ICAR
DATOS
DEL
CONS
ALUM
ULTAR
NO
DATOS
DEL
ELIMIN
ALUM
AR
CIONES
NO
DATOS
SEG
DEL
REGIS
URI
ALUM
<<INCLUDE>> MODIFI
TRAR
DA
NO
CAR
41
CALIFI
D
CALIFI
CACIO
CACIO
USUARIO REGISTR
N
N
O DE
CONSU
CALIFI
CACIO
N
GENE
RAR
REPO
<<
INCRTES
LU
DE
>>
USUARIO
GENE
RAR
REPO
RTES
SELEC
CIONA
R
REPOR
TE
DIAGRAMA DE CLASE
42
NOMIN
A POR
GRAD
MATRI
O
CULA
NUME
RAL
CONST
ANCIA
DE
CONTA
ESTUDI
NCIA
O
DE
CONST
PROMO
ANCIA
CION
DE
BOLETA
CONDU
DE
CTA
RETIRO
Comu
nidad
Solicita
inscripc
in /
constan
cia
DIAGRAMA
DE
Usuari
ACTIVIDAD
o
Nuevo
ingreso
Selecci
Estudiant
e
ona
registrad
tipoo de
constan
Imprim
cia
e
constan
cia
Registr
a datos
de
Estudia
nte
3.3 REQUISITOS DE RENDIMIENTO
Se espera que el sistema propuesto alcance el nivel de rendimiento

esperado, con fundamento en que se cuenta con los recursos de hardware y
software aptos para su ptimo funcionamiento.
3.4 RESTRICCIONES DEL DISEO
43
El producto ser desplegado en software libre por un equipo de

desarrolladores que cursan el Programa Nacional de Formacin en
Informtica en el Instituto Universitario de Tecnologa del Estado Trujillo.
3.5 ATRIBUTOS DEL SISTEMA
Entre los atributos propios de este software, se pueden mencionar los
siguientes:
3.5.1 Fiabilidad: El sistema cumplir con la fiabilidad requerida al
momento de la entrega.
3.5.2 Seguridad: El software garantizar su proteccin ante el acceso
accidental, malintencionado, modificacin o destruccin, pudiendo incluirse la
necesidad de que la integridad de datos sea invulnerable.
3.5.3 Mantenimiento: El software ser capaz de facilitar su propio
mantenimiento.
3.5.4 Portabilidad: La aplicacin podr ser colocada en otros equipos
de computacin y otros sistemas operativos aparte del que est destinada, al
igual que podr ser adaptable a otras instituciones educativas.
44
CONCLUSIONES
El presente proyecto ha llevado a cabo un diagnstico de necesidades
de tipo informtico, especficamente en la Escuela Bolivariana Tobas Valera
Martnez. El propsito de ello ha sido, detectar una necesidad factible de
solucionar a travs de un sistema automatizado. Para alcanzar tal fin, se
recurri en primer lugar al abordaje de la institucin, surgiendo una idea de
trabajo, la cual fue aceptada por el equipo encargado de aprobar los
proyectos adscritos al Instituto Universitario de Tecnologa del Estado Trujillo.
Una vez aprobado, se prosigui con las visitas en el plantel con la finalidad
de obtener a travs de entrevistas y de la observacin directa informacin
acerca de cmo se llevan a cabo los diferentes procesos que involucran el
registro y control de inscripcin y notas, permitiendo enfocar de manera
precisa algunos problemas y virtudes de todos los procesos envueltos en la
situacin a tratar.
Ejecutados los pasos anteriormente descritos, se realiza el estudio de
factibilidad, arrojando ste que el proyecto es altamente factible desde los
puntos de vista tcnicos, operacionales y econmicos; en funcin de lo cual
debe seguir cumplindose con las siguientes etapas como lo son el diseo y
posterior desarrollo del Sistema de Informacin Automatizado para el
Registro y Control de Inscripcin y Notas de la Escuela Bolivariana Tobas
Valera Martnez.
45
RECOMENDACIONES
Dar continuidad al desarrollo de la aplicacin informtica hasta su trmino,
debido a los mltiples beneficios que conlleva para la institucin su
implementacin.
Tomar en cuenta en todo momento al personal involucrado en este proyecto
se considera sumamente importante para la institucin y servir para lograr
un producto terminado que cumpla eficazmente con los fines para los que fue
inicialmente concebido.
46
Anexos
47

Proyecto Final de Proyecto

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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN

SISTEMA DE INFORMACIN AUTOMATIZADO PARA EL REGISTRO Y

Una de las problemticas que actualmente afecta a muchas

inherentes al mismo, de manera que generen informacin oportuna, precisa y

Geogrficamente se encuentra ubicada en el sector Mesa de Gallardo,

democrticos y de identidad regional y nacional, as como tambin incentivar

estructuradas, en ocasiones el personal entrevistado tena opiniones fuera

TTULO DEL PROYECTO

Sistema de Informacin Automatizado para el Registro y Control de

informacin, las cuales se proporcionan eficientemente para la toma de

organizaciones e instituciones actualicen y busquen adaptarse a las

requerimientos de los usuarios en los mencionados procesos.

Estrategias de Desarrollo del Proyecto

APROBACIN DEL PROYECTO

REALIZAR EL ESTUDIO DE LA FACTIBILIDAD

Metodologa del Sistema a Utilizar

Definicin de Metodologa de Prototipado Rpido

de Datos definitiva y sus

procedimientos asociados. Este prototipo se someter a pruebas para

origen a un segundo prototipo, versin mejorada y posiblemente

sucesivamente el proceso hasta alcanzar el prototipo definitivo.

planteados en el momento de la definicin de

especificaciones del proyecto.

Lentitud del proceso.

Poder determinar los

Instalar un soporte tcnico

Automatizar este tipo de

organizacional, ya que su alcance operativo, no involucrar a personas

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

DOCUMENTO DE REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIN DEL

Automatizado para el Registro de Inscripcin y Control de Notas en la

asociacin tcnico-profesional mundial dedicada a la estandarizacin, entre

Entre las principales funciones requeridas estn:

Ingresar, modificar, consultar y eliminar Datos del Alumno.

Ingresar, modificar y consultar Calificaciones del Alumno.

Generar los siguientes reportes: Nmina por Grado, Matrcula

2.3 CARACTERSTICAS DE LOS USUARIOS

factibilidad y generar beneficios en lo referente a los procesos que

2.6 REQUISITOS FUTUROS

Con referencia a estos tipos de interfaces, la comunicacin electrnica

Para determinar las acciones fundamentales que debe realizar el

4. Se da inicio a reuniones con grupos de interesados para conocer sus

que se tiene la necesidad de un sistema de informacin que realice los

Coordinadora de Estadstica T.S.U. Karim Matheus; Administrativo Br. Yris

Existe un gran volumen de documentacin dentro de la oficina.

Retraso al momento de realizar las inscripciones.

Acumulacin de documentos por archivar.

Almacenamiento de la informacin de forma obsoleta.

Demora en entrega de documentos solicitados.

El proceso de bsqueda en los archivos fsicos es lento.

personas entrevistadas verbalizaron lo siguiente:

Al momento de realizar la inscripcin se le toman al representante

informacin es escrita en una planilla que posteriormente ser archivada y a

El personal entrevistado manifest que la forma de evaluar a los

alumnos es descriptiva y se realiza tomando en cuenta todas las habilidades

La necesidad de implementar un sistema de informacin automatizado

que permita llevar el registro y control de inscripcin y notas de forma ms

Emitir reportes, listados y constancias con eficiencia al momento de

efectuarse una solicitud.

Un sistema que evite las grandes cantidades de papel acumulado.

actualmente para archivar los documentos generados al realizar este

La necesidad de implantar un sistema de informacin automatizado