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PROCESO TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

PROCEDIMIENTO DE EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES


Aprob:
Rector

Revis: Jefe Divisin Recursos Humanos


Profesional Seguridad y Salud Ocupacional
Profesional Planeacin

OBJETIVO

Cdigo: PTH.53
Versin: 01
Pgina: 1 de 9

Fecha de aprobacin: Agosto 19 de 2011


Resolucin No. 1324
ALCANCE

Establecer la metodologa para la realizacin de las evaluaciones mdicas


ocupacionales y la administracin y contenido de las historias clnicas
ocupacionales en la Universidad Industrial de Santander, dando cumplimiento a
la legislacin vigente.

El presente procedimiento estandariza la metodologa aplicada en la Universidad


para los empleados de planta, docentes ctedra y tutores, dando cumplimiento a
la legislacin vigente en cuanto a los procesos de evaluaciones mdicas
ocupacionales y reserva de la historia clnica producto de las mismas.

NORMATIVIDAD

Resolucin 1016 de 1989 del Ministerio de la Proteccin Social


Circular Unificada de 2004 del Ministerio de la Proteccin Social
Resolucin 2346 de 2007 del Ministerio de la Proteccin Social
Resolucin 1918 de 2009 del Ministerio de la Proteccin Social
Cdigo Sustantivo del Trabajo
Matriz de requisitos legales y otros requisitos aplicables
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

ACTOS MDICOS: Procedimientos de diagnsticos, quirrgicos, teraputicos o farmacuticos que se realizan para evaluar o intervenir las condiciones de salud de la
persona.

ANTECEDENTES LABORALES: Toda exposicin a factores de riesgo durante el desempeo de su labor en contratos o trabajos desarrollados fuera de la
institucin que actualmente lo contrata.

CANDIDATO/ ASPIRANTE: Persona que se encuentra postulada para ocupar un cargo dentro de la UIS, y est dentro del proceso de seleccin.

CONDICIONES DE SALUD: Estado de salud actual de la persona en el mbito fsico, psquico y social.

CONTENIDO MNIMO DE LA HISTORIA CLNICA OCUPACIONAL: La historia clnica ocupacional deber contener los documentos resultantes de cada una
de las evaluaciones mdicas realizadas al trabajador durante su vida laboral y deber estar disponible cada vez que se vaya a practicar una evaluacin. Tambin forman
parte de la historia clnica ocupacional, las evaluaciones o pruebas complementarias, as como las recomendaciones pertinentes.

DRH: Divisin Recursos Humanos

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PROCEDIMIENTO DE EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES

Cdigo: PTH.53
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DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

EMO: Evaluacin mdica ocupacional

ENFERMEDAD PROFESIONAL: Se entiende por enfermedad profesional todo estado patolgico que sobrevenga como consecuencia obligada de la clase de trabajo
que desempea el trabajador, o del medio en que se ha visto obligado a trabajar, bien sea determinado por agentes fsicos, qumicos o biolgicos.

EP: Enfermedad profesional

EPS: Entidad promotora de salud

EVALUACIN MDICA POST-OCUPACIONAL O DE EGRESO: Evaluaciones que se realizan al trabajador cuando se termina la relacin laboral, su objetivo es
valorar y registrar las condiciones de salud en las que el trabajador se retira de las tareas o funciones asignadas.

EVALUACIN MDICA PRE-OCUPACIONAL DE INGRESO: Evaluacin que se realiza para determinar las condiciones de salud fsica, mental y social del
trabajador postulado para ocupar un cargo, en funcin de las condiciones de trabajo a las que estara expuesto, acorde con los requerimientos de la tarea y perfil del
cargo. Este examen es ms exhaustivo desde el punto de vista fsico y se valoran todos los sistemas de acuerdo a los posibles factores de riesgo a los que ser expuesto
segn la actividad econmica de la empresa y el servicio solicitado. El propsito es seleccionar y ubicar a cada trabajador de acuerdo a su condicin fsica y a las
exigencias del cargo que va a desempear, ofreciendo especial importancia a sus antecedentes laborales.

EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES PERIDICAS PROGRAMADAS: Evaluaciones que respondiendo a lo establecido en cada Sistema de
Vigilancia Epidemiolgica, se realizan con el fin de monitorear la exposicin a factores de riesgo e identificar en forma precoz, posibles alteraciones temporales,
permanentes o agravadas del estado de salud del trabajador, ocasionadas por la labor o por la exposicin al medio ambiente de trabajo; a su vez se realizan para
detectar enfermedades de origen comn, con el fin de establecer un manejo preventivo. Su periodicidad estar ajustada a lo dispuesto en los Sistemas de Vigilancia
Epidemiolgica.

EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES POR REINTEGRO LABORAL: Evaluaciones que se realizan con el fin de emitir un concepto de aptitud del
trabajador para continuar desempeando en forma eficiente las funciones de su cargo de acuerdo a sus nuevas condiciones de salud.

EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES PERIDICAS POR CAMBIOS OCUPACIONALES: Evaluaciones mdicas que se realizan cada vez que el
trabajador cambie de ocupacin dentro del profesiograma y ello implique cambio de medio ambiente laboral, de funciones, tareas o exposicin a nuevos o mayores
factores de riesgo, en los que detecte un incremento de su magnitud, intensidad o frecuencia, respondiendo a lo establecido en cada Sistema de Vigilancia
Epidemiolgica y en el sistema de gestin. Esta evaluacin no aplica para cambios de puestos de trabajo.

EXPOSICIN A FACTOR DE RIESGO: se considera exposicin a un factor de riesgo, la presencia del mismo en cualquier nivel de intensidad o dosis.

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DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

FUREP: Formato nico para Reporte de Enfermedades Profesionales.


HISTORIA CLNICA OCUPACIONAL. Es el conjunto nico de documentos privados, obligatorios y sometidos a reserva, en donde se registran cronolgicamente
las condiciones de salud de un trabajador, los actos mdicos y los dems procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atencin. Contiene y
relaciona los antecedentes laborales y de exposicin a factores de riesgo que ha presentado el trabajador en su vida laboral, as como resultados de mediciones
ambientales y eventos de origen profesional. A la Historia Clnica se le asignar como nmero el de la cdula o documento de identidad del trabajador.

MATRIZ DE EXMENES POR CARGOS: Documento que plasma las necesidades de exmenes mdicos ocupacionales y paraclnicos acorde a los riesgos
inherentes a cada uno de los cargos de la organizacin. Adems, se especifican algunas caractersticas personales requeridas para el desempeo del cargo.

OPERADOR EXTERNO: Persona jurdica que suministra los servicios personales a la Universidad Industrial de Santander.

REINTEGRO LABORAL: consiste en la actividad de reincorporacin del trabajador al desempeo de una actividad laboral, con o sin modificaciones, en condiciones
de competitividad, seguridad y confort, despus de una incapacidad temporal o ausentismo, as como tambin, actividades de reubicacin laboral temporal o definitiva
o reconversin de mano de obra.

RESPONSABLE DE LAS EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES: Las evaluaciones mdicas ocupacionales sern realizadas por un mdico
especialista en medicina del trabajo o salud ocupacional, con licencia vigente en salud ocupacional o siguiendo los criterios definidos en los Sistemas de Vigilancia
Epidemiolgica.

SISTEMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLGICA: Metodologa y procedimiento mdico administrativo que facilitan el estudio de los efectos sobre la salud
causados por la exposicin o factores de riesgo especficos presentes en el trabajo e incluye acciones de prevencin y control dirigidos al ambiente laboral y a las
personas (aspectos fsicos, estilos de vida y trabajo, evaluaciones del ambiente de trabajo).
SYSO: Seguridad y Salud Ocupacional

CONSIDERACIONES
RESERVA DE LA HISTORIA CLNICA OCUPACIONAL: La historia clnica ocupacional y en general, los documentos, exmenes o valoraciones clnicas o
paraclnicas que all reposen son estrictamente confidenciales y hacen parte de la reserva profesional; por lo tanto, no podrn comunicarse o darse a conocer, salvo los
siguientes casos:
Por orden de autoridad judicial.
Mediante autorizacin escrita del trabajador interesado, cuando este la requiera con fines estrictamente mdicos.
Por solicitud del mdico o prestador de servicios en salud ocupacional, durante la realizacin de cualquier tipo de evaluacin mdica, previo consentimiento del
trabajador, para seguimiento y anlisis de la historia clnica ocupacional.
Por la entidad o persona competente para determinar el origen o calificar la prdida de la capacidad laboral, previo consentimiento del trabajador.

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CONSIDERACIONES
CUSTODIA Y ENTREGA DE LAS HISTORIAS CLNICAS OCUPACIONALES: Para la custodia y entrega de las evaluaciones mdicas ocupacionales y de
las historias clnicas ocupacionales se aplicarn las siguientes reglas:
La custodia de las evaluaciones mdicas ocupacionales y de la historia clnica ocupacional estar a cargo del prestador de servicios de salud ocupacional que la
gener en el curso de la atencin, cumpliendo con los requisitos y procedimientos de archivo conforme a las normas legales vigentes de la historia clnica.
Los mdicos especialistas en medicina del trabajo o salud ocupacional que formen parte de los servicios mdicos de la universidad, tendrn la guarda y
custodia de la historia clnica ocupacional y son responsables de garantizar su confidencialidad, conforme lo establece el artculo 16 de la Resolucin 2346 de
2007 y de las dems normas que lo modifiquen adicionen o sustituyan.
En ningn caso la Universidad Industrial de Santander, podr tener, conservar o anexar copia de las evaluaciones mdicas ocupacionales y de la historia clnica
ocupacional del trabajador. En la hoja de vida del trabajador, se archivar el certificado mdico ocupacional.
CONTENIDO DE LA EVALUACIN MDICA: La resolucin 2346 de 2007 emitida por el Ministerio de la Proteccin Social establece en su artculo 8o. que
toda evaluacin mdica ocupacional debe ser firmada por el trabajador y por el mdico evaluador, con indicacin de los nmeros de registro mdico y de la
licencia en salud ocupacional, indicando el tipo de evaluacin preocupacional, peridica, de egreso o especfica, realizada. Tanto en las evaluaciones mdicas
preocupacionales como las peridicas programadas, se debern anexar los conceptos sobre restricciones existentes, describiendo cules son, ante qu
condiciones, funciones, factores o agentes de riesgo se producen, indicando si son temporales o permanentes y las recomendaciones que sean pertinentes.
La informacin mnima que debe quedar registrada en las diferentes evaluaciones mdicas ocupacionales debe ser la siguiente:
Fecha, departamento, ciudad en donde se realiza la evaluacin mdica.
Persona que realiza la evaluacin mdica.
Datos de identificacin del empleador.
Actividad econmica del empleador.
Nombre de las correspondientes administradoras de pensiones, salud y riesgos profesionales a las cuales est afiliada la persona.
Datos de identificacin y socio-demogrficos del trabajador.
Datos correspondientes al diligenciamiento de la anamnesis, haciendo nfasis en la ocurrencia de accidentes o enfermedades profesionales y su atencin, as
como en antecedentes ocupacionales, indicando nombre de la empresa, actividad econmica, seccin, cargo u oficio, descripcin de tareas o funciones y
anexando todo documento, soporte o fundamento aportado por la persona evaluada, en especial, lo correspondiente al desarrollo de tareas y funciones.
Igualmente, proceder a complementar la informacin existente en la historia clnica cuando hubiere sido registrada con anterioridad.
Tiempo en aos y meses de antigedad en cada cargo u oficio desempeado por el evaluado.
Listado de factores de riesgo a los que haya estado expuesto, anotando niveles de exposicin y valores lmites permisibles a la fecha de medicin, si los hay, en
cada oficio realizado, segn lo referido por el trabajador y la informacin que se suministre como parte de los antecedentes laborales. Se deber incluir el
listado de tiempo en aos y meses de exposicin a cada agente y factor de riesgo y las medidas de control implementadas.
Datos resultantes del examen fsico.

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CONSIDERACIONES
Impresin diagnstica o diagnstico confirmado, que puede incluir presuncin de origen profesional, cuando la hubiere, caso en el cual se deber fundamentar
brevemente.

Toda persona natural o jurdica que realice evaluaciones mdicas ocupacionales de cualquier tipo deber enviar el diagnstico general de salud de la poblacin
trabajadora que valore.
NOTA: El operador debe seguir los lineamientos establecidos en el presente Procedimiento y asegurar su cumplimiento para el personal de
contratacin externa.

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PROCEDIMIENTO DE EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES

Inicio/Fin

Actividad

Decisin

Documento

Enva documentos a la
entidad contratada
Copia del presente
procedimiento y del manual
de funciones

FTH.107 Matriz de
identificacin de peligros,
valoracin de riesgos y
determinacin de controles

FTH.117 Matriz de
evaluaciones mdicas
ocupacionales

Realiza valoraciones mdicas

1. Enva a la entidad contratada para la realizacin de las


evaluaciones mdicas, los siguientes documentos: Copia del
presente procedimiento, Copia Manual de Funciones,
formato FTH. 107 Matriz de identificacin de peligros,
valoracin de riesgos y determinacin de controles y el
formato FTH.117 Matriz de Evaluaciones Mdicas
Ocupacionales.
Para la realizacin de EMO preocupacional se entregar al
candidato comunicacin escrita de la realizacin de la
valoracin, en la cual se especifica el cargo a desempear y
funciones especficas.

Conector

RESPONSABLE

2. Realiza las valoraciones medicas ocupacionales de ingreso,


peridicas, por cambio de ocupacin, reintegro laboral y retiro
de trabajadores o aspirantes:

Ingreso: Emitir un concepto de aptitud del trabajador para


desempear en forma eficiente las funciones del cargo al que
aspira.
Peridico: Monitorear las condiciones de salud de acuerdo a la
exposicin de factores de riesgo.
Cambio de ocupacin: Emitir un concepto de aptitud del
trabajador para desempear en forma eficiente las funciones del
nuevo cargo.
Egreso: Valorar las condiciones de salud en las que se retira el
trabajador.
Reintegro laboral: Emitir un concepto de aptitud del trabajador
para continuar desempeando en forma eficiente las funciones
de su cargo de acuerdo a sus nuevas condiciones de salud.

Conector de pgina

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

FTH.117 Matriz de
evaluaciones
mdicas
Secretaria DRH/
ocupacionales.
Contratacin Externa
FTH. 107 Matriz
de identificacin
de peligros,
valoracin de
riesgos y
determinacin de
controles

La realizacin de los exmenes peridicos, por cambio de


ocupacin, egreso y/o reintegro laboral se ajustar a
cronogramas, previo envo de los mismos hacia la entidad
contratada para la realizacin de los EMO.

Procedimiento predefinido

DESCRIPCIN

DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO

Procesamiento en S.I. o
intranet

Pgina: 6 de 9

Copia del presente


procedimiento y
del manual de
funciones
Mdico Especialista en
Salud Ocupacional

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PROCEDIMIENTO DE EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES

Inicio/Fin

Decisin

Actividad

DIAGRAMA DE FLUJO

Procesamiento en S.I. o
intranet

Procedimiento predefinido

DESCRIPCIN

Conector

RESPONSABLE

Conector de pgina

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

Las valoraciones mdicas pueden incluir evaluaciones o


exmenes clnicos o para-clnicos realizados para
complementar un determinado estudio en la bsqueda o
comprobacin de un diagnstico (ver base de datos de
exmenes por cargo).

La entidad que realiza la valoracin mdica ocupacional debe


anexar al concepto mdico el registro fotogrfico del
trabajador o aspirante, para garantizar la identificacin del
mismo.

Reserva y custodia
documentacin de exmenes
y diagnsticos

Enva concepto mdico a la


Divisin de Recursos
Humanos

Concepto mdico

Existen recomendaciones
para el concepto mdico?

Si

Documento

Pgina: 7 de 9

No

1
Pg. 8

3. Reserva y custodia toda la documentacin referente a


diagnsticos mdicos, resultados de exmenes paraclnicos,
pruebas diagnsticas y tratamientos farmacolgicos, teniendo
en cuenta la Resolucin 2346 de 2007.

Mdico Especialista en
Salud Ocupacional

4. Enva el concepto mdico a la Divisin de Recursos


Humanos (Subproceso de Seguridad y Salud Ocupacional) en
medio magntico y fsico.

Entidad contratada y/o


Contratista Externo

Toda persona natural o jurdica que realice evaluaciones


mdicas ocupacionales de cualquier tipo deber enviar el
diagnstico general de la salud de la poblacin trabajadora que
valore, dando cumplimiento al Art. 18 de la Resolucin 2463
de 2007.

Concepto
mdico

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PROCEDIMIENTO DE EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES

Inicio/Fin

Decisin

Actividad

DIAGRAMA DE FLUJO

Documento

Procesamiento en S.I. o
intranet

Procedimiento predefinido

DESCRIPCIN

Pgina: 8 de 9

Conector

Conector de pgina

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

Equipo SYSO / Entidad


contratada y/o
Contratista Externo

Comunicacin
escrita

Remite comunicacin escrita


al Jefe de la UAA

5. Remite comunicacin escrita al Jefe de la UAA.

Comunicacin escrita

6. Seguimiento a la implementacin de recomendaciones.

Equipo SYSO / Entidad


contratada y/o
Contratista Externo

7. En caso de corresponder a una enfermedad profesional,


diligencia el Formato nico para Reporte de Enfermedades
Profesionales, FUREP.

Equipo SYSO / Entidad


contratada y/o
Contratista Externo

Remite concepto a la ARP

8. Remite concepto mdico a la ARP.

Equipo SYSO / Entidad


contratada y/o
Contratista Externo

Archiva concepto mdico

9. Archiva concepto mdico emitido, junto con las valoraciones


mdicas respectivas en la hoja de vida del trabajador.

Seguimiento a
recomendaciones

Enfermedad
profesional?

No

Si
FUREP

La Divisin de Recursos Humanos manejar directamente los


archivos del personal de planta.
Fin

Divisin de Recursos
Humanos/Equipo SYSO/
Contratista/ UAA

FUREP

PROCESO TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

PROCEDIMIENTO DE EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN

FECHA DE
APROBACIN

01

Agosto 19 de 2011

DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS

Creacin del documento

Cdigo: PTH.53
Versin: 01
Pgina: 9 de 9

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