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CAPACITACION USUARIO FINAL
MANUAL DE INVENTARIOS FISICOS
VERSION 1 - 2011
ICONOS
Por cada actividad si hay recomendaciones realizarlas con un icono de alerta, para que el lector o
usuario conozca algunas recomendaciones. Adjunto el modelo o ejemplo.
Icono
Significado
Precaucin
Ejemplo
Nota
Recomendacin
Sintaxis
Solicitante
Contador Fsico
Aprobador
Auditor
Revisor Fiscal
Inicio
Inicio
01
Solicitar
Solicitar realizacin
realizacin
de
de Inventario
Inventario fsico
fsico
No
Selectivo
Selectivo
03
Definir
Definir cronograma
cronograma
yy enviar
enviar notificacin
notificacin
Si
02
Definir e informar
items a inventariar
Recibir
Recibir notificacin
notificacin
yy cronograma
cronograma
AA
04
05
Recibir
Recibir notificacin
notificacin
yy cronograma
cronograma
06
Generar
documentos
requeridos
Hacer corte de
documentos
AA
07
08
Realizar
Realizar conteo
conteo
fsico
fsico
09
Comparar
inventario en libros
Vs. conteo fsico
No
Hay
Hay diferencias?
diferencias?
Si
Requiere
Requiere nuevo
nuevo
conteo?
conteo?
10
Realizar recuento
fsico
Si
No
Analizar 11
resultados
Inventario
Inventario
selectivo?
selectivo?
No
Si
No
Requiere
Requiere
ajustes?
ajustes?
12
Recibir
Recibir Informe
Informe de
de
inventario
inventario aa ajustar
ajustar
Si
No
Si
13
Realizar
Realizar ajustes
ajustes
Facturar
Facturar ajustes
ajustes
No
Aprueba
Aprueba
ajustes?
ajustes?
No
Si
14
Notificar
Notificar Rechazo
Rechazo
de
de ajustes
ajustes yy
justificacin
justificacin
Cuentas
Cuentas
por
por cobrar
cobrar
15
Cerrar proceso y
Notificar
resultados
16
Recibir
Recibir
resultados
resultados del
del
proceso
proceso
Fin
Fin
Recibir
Recibir resultados
resultados
del
del proceso,
proceso, sisi
aplica
aplica
Recibir
Recibir resultados
resultados
del
del proceso,
proceso, sisi
aplica
aplica
3. RESULTADO ESPERADO
Generar informe de los documentos de inventario aplicados, que puedan mostrar las diferencias
valorizadas de las existencias inventariadas y el registro estadstico del origen de dichas
diferencias, lo cual incluye las causaciones contables de las mismas.
MI02
MI05
ADMINISTRACION MI06
DE INVENTARIOS MI21
MI22
MI23
MI24
Lista inventario
Nombre Transaccin
ppales:
Ruta:
RECOMENDACIONES
PASOS A SEGUIR
1.1.
Acceda a la transaccin:
Acceso mediante mens
Acceso va cdigo de
transaccin
MI01
1.2.1 En la imagen "Crear documento de Inventario: Acceso", complete los campos con la
informacin que se especifica en la tabla siguiente:
Bloqueo de contabilizacin por inventario
Indicador que especifica que durante el recuento de inventario no se podrn contabilizar
movimientos de mercancas para los stocks de un material contenidos en el documento
para inventario.
Utilizacin
El indicador se fija en todos los stocks afectados (stock de almacn, stock de lote o stock
especial) para todas las clases de stock y se anula una vez contabilizado el recuento de
inventario. Existen dos posibilidades para fijar el indicador de bloqueo:
justo al registrar el documento para inventario, si el recuento debe tener lugar de forma
inmediata;
poco antes del recuento, en el caso de que ste deba efectuarse ms tarde. Puede fijar el
indicador mediante Documento para inventario -> Modificar en los datos de cabecera del
documento para inventario, o bien fijarlo mediante batch input
En resumen se recomienda marcar para el inventario cada uno de los flags establecidos en
otras especificaciones para un proceso de inventario.
Estas transacciones le permitirn escoger los bienes a inventariar no obstante en el presente
manual se explicara en paginas siguientes como se realiza un inventario a un centro, un
almacn y/o un grupo de materiales sin tener que escoger uno a uno cada uno de ellos.
1.2.2 Presione ENTER una vez haya introducido los datos necesarios, luego aparecer la
siguiente pantalla, para designar los datos del cdigo de material a solicitar en inventario
de la ventana de escogencia presentada por el sistema, paso a paso escogiendo el texto
breve del material para cada uno.
Los cdigos de los materiales pueden escogerse o registrarse manualmente e incluso ser
pegados desde una lista hasta la capacidad de posiciones que registra la ventana.
Nota: En la siguiente tabla, en la columna "R/O/C": "R" = Obligatorio, "O" = Opcional, "C" = Condicional
(Nombre
campo)
Fecha
documento
Descripcin
R/O/C
Fecha planif.
recuento
Centro
Djelo as.
El indicador se
fija en todos los
Stock afectados.
(Stock de
almacn, Stock
de lote.)
Fijar Stock
terico
Referencia
de Inventario
Tipos de
Stock
Almacn
Otras
especificacion
es
Fijar bloqueo
de
contabilidad
Incluye
materiales
inventariados
Comentarios
Djelo as.
Es importante
fijar este
indicador para
que un
movimiento
eventual de
mercancas no
modifique el
Stock terico
relevante para el
inventario.
Clasificacin
2.1
Opciones de la informacin
que se despliega en el
documento de inventario.
Acceso va cdigo de
transaccin
MI03
Como observamos esta transaccin nos permite evaluar por cada posicin las diferentes ventanas de SAP,
el estatus de cada material en el inventario como por ejemplo: Al consultar el historial del inventario en una
posicin observamos que a la fecha de consulta no tiene registro de conteo y la misma ventana en la parte
superior nos permite ir pasando por cada uno de los materiales que conforman el inventario. El siguiente
ejemplo se presenta cuando conocemos el nmero del documento de inventario.
Si no conoce el No. de Documento de inventario debe dar click sobre el match code
despliega el siguiente cuadro:
y se le
2.1.2 En esta pantalla se ingresa el Centro y el Almacn, a los cuales se les est haciendo el
inventario, y de un click en el icono de Ejecutar
Documentos de Inventario Para Material:
Como se puede observar en la columna Status del Documento, todos los materiales del
inventario estn con Status Documento Activo, lo que quiere decir que se estn inventariando
pero no se han contabilizado, tambin nos damos cuenta de cul es el No. de Inventario del
conteo que se est realizando, como se resalta en la imagen anterior
Acceso va cdigo de
transaccin
MI21
Luego de click sobre el icono Visualizacin de impresin si necesita visualizar primero las
planillas y luego en el icono imprimir para listar las planillas para conteo.
Luego de haber realizado el conteo respectivo a cada material que aparece en la lista, se pasa a
registrar en el sistema R/3.
4.1
Digite aqu la
cantidad contada
Cantidad
Descripcin
R/O/C
Comentarios
En el caso de
no fijar este
indicador con
un Stock cero,
la posicin se
considerara
como no
contada.
Si la cantidad
es cero solo
debe fijar el
flag del cuadro
de la derecha.
Para bajar de pgina y continuar digitando el conteo respectivo de click sobre el icono Pgina
siguiente o para devolverse o subir de pgina de click sobre el icono Pagina Anterior:
Una vez haya registrado en el sistema R/3 las cantidades contadas y plasmadas en la planilla,
Para Analizar las diferencias de inventario se realiza la transaccin MI20 en la cual se registra el
documento de inventario a tratar.
Para tratar el listado de diferencias inventario existen varios pasos o actividades que se ejecutan
segn corresponda, como observamos en el ejemplo tenemos marcados los tem que presentan
diferencias vs entre la cantidad terica y la cantidad contada, en la misma ventana se muestra
que se puede modificar el recuento o realizar un registro del recuento, para el caso en cuestin
se decide modificar el recuento lo cual nos lleva nuevamente a la ventana de recuento se
registra el verdadero valor de recuento y se guarda.
a) Modificar Recuento: Con el cual se revisa y registran los datos reales del conteo en caso
de que al volver a realizar el conteo fsico se deba realizar dichas modificaciones.
b) Aplicado y guardado el recuento se puede proceder a realizar la contabilizacin de las
diferencias siempre que estas existan como el ejemplo resaltado.
Se definen los motivos por los cuales se aplica dicha diferencia y el sistema realiza la
aplicacin contable para que se genere el documento financiero correspondiente.