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INTRODUCCION
La presente investigacin consiste en analizar y comprender el control como
funcin administrativa tomando en cuenta a grandes autores como lo son
Reyes Ponce y Munch Lourdes Galindo, entre otros.
En este apartado hablaremos sobre la ltima etapa administrativa, es decir, el
control, ya que es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una
empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cual es la
situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos.
Adema conoceremos cuales son los principales tipos de este mismo su
importancia, principios, clasificacin, proceso, tcnicas y herramientas.
Tambin veremos los
elementos ms importantes
CONCEPTO E IMPORTANCIA
CONTROL COMO FUNCION ADMINISTRATIVA
4.2 CONCEPTO DE CONTROL
El Control se estudia como la ultima etapa del proceso administrativo, esto no
significa que en la prctica suceda de la misma manera; la planeacin y el
control estn relacionados a tal grado, que en muchas ocasiones el
administrador difcilmente puede delimitar si esta planeando o controlando.
El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una
empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cual es la
situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El control es una serie de procedimientos complicados que se utilizan para
corregir defectos o desviaciones en la ejecucin de los planes, una vez que han
sucedido. Esta etapa se percibe como un mtodo que reprime y presiona a los
individuos de la organizacin, que establece lmites arbitrarios para la actuacin
y que comprende solo hechos pasados o histricos.
El control bien aplicado es dinmico, promueve las potencialidades de los
individuos y, ms que histrico, su carcter es pronstico, ya que sirve para
medir la temperatura presente y futura de la actuacin.
A fin de poder emitir una definicin formal de este concepto, se revisaran
algunas de las definiciones mas aceptadas.
Much Galindo.
-El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de
acuerdo con los planes establecidos.
Burt K. Scalan.
Es la regulacin de las actividades, de conformidad con un plan creado para
alcanzar ciertos objetivos.
Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet.
El proceso para determinar lo que se esta llevando acabo, valorizndolo y, si es
necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se
desarrollo de acuerdo con lo planeado.
George R. Terry.
Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con
las instrucciones emitidas y con los principios establecidos
Henry Fayol.
La medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de
asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para
alcanzarlos se cumplan eficaz y econmicamente
Robert C. Appleby.
Definicin de Maddock.
Es la medicin de los resultados actuales y pasados en relacin con los
esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir mejorar y formular
nuevos planes.
Es la recoleccin sistemtica de datos para conocer la realizacin de los
planes. Por su forma de operar, el control puede ser de dos tipos:
a) Control automtico (Feedback control)
b) Control sobre resultados (Open control)
Como ya sea sealado todo control implica necesariamente la comparacin de
lo obtenido de lo esperado. Pero tal comparacin puede realizarse al final de
cada periodo prefijado, sea cuando se ha visto ya si los resultados obtenidos
no alcanzaron, igualaron superaron o se apartaron
procedimiento
constituye
el
control
sobre
de lo esperado, tal
resultados.
Reyes Ponce
.
IMPORTANCIA
El control es de vital importancia dado que:
1.- Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen los planes exitosamente.
2.- Se aplica a todo, a las cosas a las personas y a los actos.
3.- Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar
desviaciones.
4.- Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el
momento en que se establecen medidas correctivas.
5.- Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse al proceso de planeacin.
6.- Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7.- Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin
y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.
Much Galindo.
A) Cierra el ciclo de la Administracin. De hecho los controles son a la vez medios
de previsin.
B) Se da en todas las dems funciones administrativas hay control de la
organizacin, de la direccin, la integracin, etc. Es por ello un medio para
manejarlas o administrarlas.
.
Reyes Ponce
PRINCIPIOS
4.3 PRINCIPIOS
La aplicacin racional del control debe fundamentarse en los siguientes
principios:
-EQUILIBRIO
A cada
grupo
conferido
debe
proporcionarse
al
grado
del
control
debidamente ejercida.
-DE LOS OBJETIVOS
Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control
no es un fin, si un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn
control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no
se evala el logro de los mismos.
La efectividad del control est en la relacin directa con la precisin de los
estndares.
-DE LA OPORTUNIDAD
El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse
antes de que ocurra, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas,
con anticipacin.
-DE LAS DESVIACIONES
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los
planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible
conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias
para evitarlas en el futuro.
Un control solo deber implantarse si su costo se justifica ante los resultados
que se esperan de l; de nada servir establecer un sistema de control si los
beneficios financieros que redite resultan menores que el costo y el tiempo
que implica su implantacin.
-DE EXCEPCION
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente
cuales funciones estratgicas requieren de control. Este principio auxilia
mtodos probabilsticos, estadsticos o aleatorios.
-DE LA FUNCION CONTROLADA
La funcin controlador por ningn motivo debe comprender a la funcin
controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio seala que la
persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la
actividad a controlar.
Much Galindo.
-DEL CARCTER ADMINISTRATIVO DEL CONTROL
Es necesario distinguir las operaciones de control de la funcin de control. La
funcin es de carcter administrativo y es la respuesta al principio de la
delegacin, esta no se podra dar sin el control, como ya se hizo notar.
En cambio, las operaciones son de carcter tcnico. Por lo mismo, son un
medio para auxiliar a la lnea en sus funciones. Por ello deben actuar como
staff. De ah la necesidad de convencer y no imponer, los medios de control.
-DE LOS ESTANDARES
El control es imposible si no existen estndares de alguna manera prefijados,
y ser tanto mejor cuanto ms precisos y cuantitativos
sean dichos
estndares.
Pero no se podr decir que se controla algo si lo obtenido no se valoriza y
para ello se compara con algo de ah la regla de definir y perfeccionar los
estndares como un medio de preparar el control.
-DEL CARCTER MEDIAL DEL CONTROL
De l se deduce tambin espontneamente una regla: un control solo deber
usarse si el trabajo, gasto etc., que impone, se justifican ante los beneficios
que de l se esperan. En sentido positivo, surge el peligro del especialista en
la tcnica de control de que se trate, el que casi siempre vera la bondad de su
tcnica, y tratara de lograr a toda costa que se implante.
TIPOS DE CONTROL
4.4 TIPOS DE CONTROL
Existen tres tipos de controles administrativos preventivos, concurrentes y de
retroalimentacin. Cada uno de ellos es relevante en una fase diferente del
ciclo de las actividades de entrada- operacin salida de la organizacin. Y
todos cumplen un papel muy importante en la bsqueda de productividad a
largo plazo y de desempeo elevado.
Control preventivo: Tambin llamados controles preliminares, se realizan antes
de que se realice una actividad de trabajo. Aseguran que los objetivos sean
claros que establezcan el rumbo adecuado y que estn disponibles lo recursos
apropiados. Se encuentran en lo que sucede durante el proceso de trabajo
llamados a veces controles de direccin, monitorean las operaciones y
actividades en curso para asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con lo
planeado.
Controles de retroalimentacin: Se implementan despus de que el trabajo
est terminado. Se concentran en la calidad de los resultados finales y no en
las entradas y procesos.
Schermerhorn John R
El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada organizacin
como parte integrante de sus propios sistemas de control interno. El control
preventivo siempre es interno. Ya que los administradores de cada empresa
son responsables de asegurar que el control preventivo est integrado dentro
de los sistemas administrativos y financieros, y sea efectuado por el personal
interno responsable de realizar dicha labor.
Los controles concurrentes, son los que se realizan mientras se desarrolla una
actividad. La forma ms conocida de este tipo de control es la supervisin
directa.
En
la
actualidad,
los
sistemas
computarizados
pueden
ser
PROCESO
4.5 PROCESO BSICO DE CONTROL
1.-Etapas de todo control:
A)
B)
C)
D)
propias del
no
pueden
separarse
aunque
es
sensato
distinguirlas
ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES
4.5.1 ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES
Los estndares son criterios de desempeo, los puntos seleccionados de todo
un programa de planeacin en los que se establecen medidas de desempeo
para que los administradores reciban indicios sobre cmo van las cosas y no
tengan que vigilar cada paso en la ejecucin de los planes.
Existen tipos de estndares, y entre los mejores estn las metas u objetivos
verificables, como se analizo en la administracin por objetivos.
Los estndares son puntos de referencia respecto de los cuales se mide el
desempeo real o esperado. En condiciones operativas simples, un
administrador podra ejercer el control mediante una cuidadosa observacin
personal del trabajo que se realiza; sin embargo, en la mayora de las
operaciones esto no es posible por su complejidad y el hecho de que tiene
mucho ms cosas que hacer que observar personalmente el desempeo todo
el da.
Harold Koontz, Heinz weihrich, Mark cannice
Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como
modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control.
Los estndares representan el estado de ejecucin deseado, de hecho, no son
ms que los objetivos definidos de la organizacin.
Much Galindo
Los estndares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los
trabajadores, sino que, preferentemente, deben abarcar las funciones bsicas
y ares clave de resultados:
1.-Rendimiento de beneficios. Es la expresin de los beneficios obtenidos por
la empresa, que resulta de la comparacin o relacin entre las utilidades y el
capital empleado en cada una de las funciones.
2.- Posicin en el mercado. Estndares utilizados para determinar la
aceptacin de algn producto en el mercado, y la efectividad de las tcnicas
mercadolgicas.
3.- Productividad: Este tipo de modelo debe establecerse no solo para el rea
de produccin, si no para todas las areas de la empresa.
4.- Calidad del producto. Este estndar se establece para determinar la
primaca en cuanto a calidad del producto, en relacin con la competencia.
5.- Desarrollo del personal. Su objetivo es medir los programas de desarrollo
de la gerencia, y su efectividad.
6.- Evaluacin de la actuacin. Establece las condiciones que deben existir
para que el trabajo se desempee satisfactoriamente; sirve para determinar,
objetivamente, los lmites de productividad del personal de la empresa.
TIPOS DE ESTANDARES
1.- Estndares estadsticos: Se elaboran con base en el anlisis de datos de
experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas
competidoras.
2.-Estandares fijados por apreciacin: Se refiere a ciertas actividades cuyo
carcter es intangible o cualitativo, tales como la moral de la empresa, actitud
del personal otras, pero cuya importancia es vital; su fijacin, como ya se dijo,
es subjetiva o a juicio de los ejecutivos.
de control depender
directamente de la
los
resultados
medidos
en
relacin
con
los
estndares
PUNTOS CRITICOS
4.5.5 PUNTOS CRTICOS DE CONTROL
El control estratgico requiere del monitoreo sistemtico en puntos del control
estratgicos, as como de modificar la estrategia de la organizacin con base
en esta evaluacin.
Planear y controlar se relacionan estrechamente; por tanto, los planes
estratgicos requieren control estratgico y ya que el control facilita la
comparacin de las metas propuestas con el desempeo real, tambin
permite oportunidades de aprendizaje, no solo del desempeo organizacional,
sino tambin del siempre variable ambiente, al monitorearlo.
Tres tipos de puntos referenciados:
1.- Compara varias estrategias e identifica los elementos estratgicos claves
para el xito
2.- Compara costos relativos o posibilidades de diferenciacin de productos
3.- Se enfoca a funciones de apoyo como la planeacin de mercados y los
sistemas de informacin, la logstica, la administracin de recursos humanos,
etctera.
Much Galindo
Son las herramientas que auxilia al administrador para llevar a cabo el proceso
de control. Las tcnicas de planeacin son, a su vez, de control y, en esencia,
los controles no son ms que sistemas de informacin.
Tcnicas de control:
Sistemas de informacin:
- Contabilidad
- Auditoria: Financiera y Administrativa
-Presupuestos
-Informes
-Formas
-Archivos memorias
Graficas diagramas
-proceso, procedimientos, Gantt, etc.
Estudio de mtodos
Estudio de mtodos
-Tiempos y movimientos estndares
Mtodos cuantitativos
-Redes
-Modelos matemticos
-Investigaciones de operaciones
-Estadstica
-Clculos probabilsticos
-Programacin dinmica
Reportes e informes:
Existen mltiples tipos de reportaje e informes; bsicamente pueden
clasificarse en:
a) Informes de control que se utiliza para el control directo de las operaciones.
b) Reportes de informacin que presentan datos mas extensos a fin de que la
gerencia pueda formular planes.
Al disear, elaborar y presentar un informe, es conveniente tomar en cuenta las
siguientes consideraciones:
1.-Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar
confusiones.
2.-
Concentracin
sobre
las
excepciones.
Debe
revelar
indicadores
SISTEMAS DE INFORMACIN
4.7 SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL
Para organizar y explotar de manera ms efectiva la informacin, es necesario
un sistema de informacin gerencia, que es un sistema formal para la
se vuelven