La hoja de trabajo es un adminiculo contable, es decir un recurso o
accesorio , un papel de contabilidad utilizado por los contadores para reunir en ella toda la informacin contable de las actividades realizadas por la empresa durante un periodo determinado, su uso no es obligatorio ni del todo indispensable dentro del registro de las operaciones contables, es un instrumento que facilita la preparacin de los ajustes y ordena la informacin para la elaboracin de los estados financieros, es una herramienta de carcter interno es solo de uso y manejo del contador para hacer un ordenamiento lgico de los datos, no es para el uso de la gerencia ni para ser publicada se elabora a lpiz para poder borrar y hacer correcciones de ser necesarias.
Al fin de cada periodo contable de la empresa debe conocer su situacin
econmica y financiera, y la utilidad o perdida obtenida como resultado de sus operaciones, dicha informacin consigue la empresa al realizar sus estados financieros, que son el Balance General y Estado de Ganancias y Perdidas (llamado tambin Estado Resultados); pero normalmente no se toman los datos directamente de los libros de Contabilidad, sino que previamente se utiliza la llamada "Hoja de Trabajo", la cual es un borrador de trabajo (informal) del cual se vale el contador para dar sobre seguro y con anlisis previos de los pasos preliminares para el cierre de los libros y elaboracin de los Estados Financieros.
Existen dos Tipos de Hoja de Trabajo que son:
Hoja de Trabajo 8 Columnas (Balance de Comprobacin, Costo de Ventas, Ganancias y Perdidas, Balance General) Hoja de Trabajo 12 Columnas (Balance de Comprobacin, Ajuste y Clasificacin, Balance Ajustado,Costo de Ventas, Ganancias y Perdidas, Balance General). La hoja de trabajo Es un documento importante pero no indispensable ni obligatorio, sino un paso adicional dentro del ciclo contable. Por ser considerada como un borrador de trabajo, en esta hoja puede escribirse a lpiz Hoja de trabajo -ajustes - la hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la informacin, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y prdidas, los asientos de cierre y el balance general. . El formato consta de las siguientes partes:
Encabezamiento: formado por la razn social, el nombre del documento
y la fecha del periodo por el cual se elabora. Secciones:
Nmero de orden de las cuentas
Nombre de las cuentas con su cdigo
Balance de comprobacin con dbitos y crditos
Ajustes con dbitos y crditos
Balance ajustado con dbitos y crditos
Ajustes por inflacin
Balance ajustado por inflacin
Ganancias y prdidas con dbitos y crditos
Balance general con dbitos y crditos. A esta seccin se trasladan
los dbitos y los crditos de las cuentas que fueron ajustadas o aparecen en el comprobante de ajustes; si se requieren nuevas cuentas, se escriben al final de la hoja de trabajo y se adicionan igualmente en el libro mayor lo mismo que en la columna anterior, debe comprobarse la igualdad entre el total de dbitos y el de crditos.
Hoja de trabajo -ajustes por inflacin - a esta seccin se trasladan los
dbitos y los crditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflacin, de acuerdo con las normas vigentes Hoja de trabajo -balance ajustado - para diligenciar esta seccin se procede en igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances, as:
las cuentas que no tuvieron movimiento en la seccin del balance
de comprobacin o en la seccin de ajustes, se trasladan directamente a la seccin de balance ajustado, a su respectiva columna segn sea dbito o crdito
las cuentas que tuvieron movimiento en la seccin de balance de
comprobacin y en la seccin de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo dbito o crdito al balance ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman (debe + debe, haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el saldo del mayor movimiento (debe - haber, debe + debe - haber, haber -debe, haber + haber - debe). Los totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas iguales.
Hoja de trabajo -balance ajustado por inflacin - en esta columna se
registran los saldos correspondientes a las cuentas del balance ajustado y ajustes por inflacin, sumadas de igual forma que la seccin del balance ajustado. Hoja de trabajo -balance general - a esta seccin se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. As en el debe se registran las cuentas de activo, teniendo presente incluir el inventario final de mercancas y no registrar el inventario inicial; adems, la prdida del ejercicio cuando se presente; en la columna haber se registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminucin del activo (depreciacin y provisin), pasivo y patrimonio, incluyendo la utilidad del ejercicio que figura en la seccin ganancias y prdidas. Al igual que las secciones anteriores, sta debe dar sumas iguales. Hoja de trabajo -columna cuentas y codificacin - se registra ordenadamente los nombres y el cdigo de las cuentas principales, tomando como referencia el orden establecido en el catlogo de cuentas y con los datos del libro mayor. Hoja de trabajo -elaboracin - para el proceso de elaboracin de la hoja de trabajo se tiene en cuenta: En la columna cuentas y codificacin. Balance de comprobacin o balance de prueba Ajustes Balance ajustado Ajustes por inflacin Balance ajustado por inflacin Ganancias y prdidas Balance general. Hoja de trabajo -ganancias y prdidas - a la seccin de ganancias y prdidas se trasladan los valores de las cuentas nominales; esto es, al debe las cuentas con saldo dbito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crdito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas. En el sistema de inventario permanente, el valor de la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobacin es el inventario final de mercancas por lo cual pasa directamente al balance general como cuenta de activo, y no hace falta determinar su valor real por medio de inventarios inicial ni final en la columna ganancias y prdidas, como en el caso del sistema de inventario peridico. Otra diferencia que se presenta en la seccin ganancias y prdidas de la hoja de trabajo, entre los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de costo de ventas que se utiliza
en el inventario permanente; por ser cuenta nominal, del balance ajustado,
se traslada su saldo a la seccin ganancias y prdidas. Al finalizar el traslado de las cuentas a la seccin ganancias y prdidas, por cualquiera de los dos sistemas, se suman los dbitos y los crditos. Si el total haber (ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido una ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una prdida la diferencia se escribe debajo de la cantidad menor para balancear las columnas y presentar sumas iguales.