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DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES CONCERTADAS CON LA

ORGANIZACIN NIETO IMPORTACIONES PARA EL APOYO EN LA


IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO DE ACUERDO
CON LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

CARREO ASTRID VIVIANA


CELY HINCAPI ALBA CAROLINA
MARTNEZ MAHECHA CRISTIAN CAMILO
MONSALVE HCTOR ALEJANDRO
RESTREPO GONZLEZ ANA DELIA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA


CENTRO DE GESTIN INDUSTRIALSEDE C
TECNOLOGA EN GESTIN INTEGRADA DE LA Calidad, MEDIO AMBIENTE,
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
BOGOTA D.C
2015

DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES CONCERTADAS CON LA


ORGANIZACIN NIETO IMPORTACIONES PARA EL APOYO EN LA
IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO DE ACUERDO
CON LAS NORMAS NTC ISO 9001 ISO 14001 Y OHSAS 18001

CARREO ASTRID VIVIANA


CELY HINCAPI ALBA CAROLINA
MARTNEZ MAHECHA CRISTIAN CAMILO
MONSALVE HCTOR ALEJANDRO
RESTREPO GONZLEZ ANA DELIA

Trabajo soporte del proyecto de formacin C.G.I.

Instructores Especialidad
Diana Constanza Barragn Blanco, Luz Marlen Martnez Huertas, Roci Pantoja
Franco

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA


CENTRO DE GESTIN INDUSTRIALSEDE C
TECNOLOGA EN GESTIN INTEGRADA DE LA CALIDA, MEDIO AMBIENTE,
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
BOGOTA D.C 2015
AGRADECIMIENTOS

Agradecemos a todos los instructores, directivos y personal de la comunidad


SENA, a la organizacin Nieto Importaciones que con su colaboracin logramos
terminar este proyecto que esperamos sea de ayuda a futuras generaciones.
Agradecemos a Dios por la paciencia, la fortaleza y la sabidura para llevar a cabo
este proyecto. A todos aquellos familiares que fueron el apoyo en los momentos
difciles y nos mostraron una luz en el camino para lograr las metas y objetivos
propuestos a l iniciar esta tecnologa.

CONTENIDO

INTRODUCCIN..
.........15
1.
DESCRIPCIN
PROBLEMA16

DEL

2.
JUSTIFICACIN
.18
3.
OBJETIVOS............19
3.1 OBJETIVO GENERAL------------------------------------------------------------------19
3.2.

OBJETIVOS ESPECFICOS-------------------------------------------------------19
4.

MARCO REFERENCIAL 20

4.1 PRESENTACIN DE LA ORGANIZACIN OBJETO DEL PROYECTO- 20


4.1.1 Ubicacin geogrfica:---------------------------------------------------------------20
4.1.2 Clasificacin---------------------------------------------------------------------------20
4.1.3 Resea histrica---------------------------------------------------------------------20
4.1.4 Bienes y servicios--------------------------------------------------------------------20
4.1.5 Flujograma de las actividades----------------------------------------------------20
4.1.6 Estructura organizacional----------------------------------------------------------20
4.1.7 Partes interesadas externas------------------------------------------------------20
4.1.8 Recursos fsicos----------------------------------------------------------------------20
4.2 MARCO TERICO----------------------------------------------------------------------20
5.

ANTECEDENTES DEL PROYECTO

21

6.1. DIAGNSTICO DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADA (SGI)---------22


6.1.1. Planeacin la realizacin del diagnstico-------------------------------------22
6.1.2. Ejecucin del diagnstico---------------------------------------------------------22
6.1.3. Realizacin del informe del diagnstico---------------------------------------22
6.1.4 Revisin al informe del diagnstico---------------------------------------------23
6.1.5. Ajustes al informe de diagnstico-----------------------------------------------23
6.1.6. Entrega oficial del informe del diagnstico-----------------------------------23
6.2 PROPUESTA DEL PLAN DE IMPLEMENTACIN------------------------------23

6.2.1 Planificacin de la realizacin del plan de implementacin---------------23


6.2.2 Elaboracin del plan de implementacin---------------------------------------23
6.2.3 Revisin del plan de implementacin-------------------------------------------24
6.2.4 Ajuste al plan de implementacin------------------------------------------------24
6.3 PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIN-------------------------------------24
6.3.1 Planificacin del SGI----------------------------------------------------------------24
6.3.1.1. Determinacin de los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad
(SGC)----------------------------------------------------------------------------------------24
6.3.1.2. Identificacin, valorar los aspectos ambientales y determinar controles
------------------------------------------------------------------------------------------------25
6.3.1.3. Identificacin de los peligros, valoracin de los riesgos y
determinacin de los controles de S y SO----------------------------------------25
6.3.1.4 Caracterizacin de los procesos--------------------------------------------26
6.3.1.5. Identificacin de las normas y guas tcnicas aplicables a la
organizacin.------------------------------------------------------------------------------26
6.3.1.6. Identificacin de los requisitos aplicables al producto (legales,
reglamentarios y del cliente) y los requisitos adicionales que la organizacin
considere-----------------------------------------------------------------------------------26
6.3.1.7. Interpretacin de los requisitos de las normas tcnicas del SGI.- 26
6.3.1.8. Identificacin de las necesidades y expectativas de las partes
interesadas con respecto a lineamientos de la calidad, medio ambiente y S y
SO.-------------------------------------------------------------------------------------------26
6.3.1.9. Identificacin y acceso a los requisitos legales y otros (procedimiento
y matriz)-------------------------------------------------------------------------------------26
6.3.1.10. Propuesta de planeacin estratgica de la organizacin----------26
6.3.1.11. Polticas, objetivos, metas y programas--------------------------------26
6.3.1.12. Identificacin de los documentos exigidos en la normatividad y
legislacin----------------------------------------------------------------------------------26
6.3.1.13. Establecimiento de los procedimientos documentados para el control
de documentos y registros-------------------------------------------------------------26
6.3.1.14. Elaboracin del manual del sistema de gestin----------------------26
6.3.1.15. Elaboracin del listado maestro de los documentos (incluye
registros)------------------------------------------------------------------------------------26
6.3.1.16. Divulgacin de la fase de planeacin-----------------------------------26
6.3.2. Implementacin y operacin-----------------------------------------------------26
6.3.2.1. Determinacin y control de la infraestructura---------------------------27
6.3.2.2. Determinacin de las competencias del personal---------------------27
6.3.2.3. Definicin de las funciones, las responsabilidades y autoridades 27
6.3.2.4. Propuesta de actividades de formacin, capacitacin, sensibilizacin y
toma de conciencia----------------------------------------------------------------------27
6.3.2.5. Propuesta de mecanismos de comunicacin interna, externa y de
participacin y consulta-----------------------------------------------------------------27
6.3.2.6. Elaboracin del plan de calidad integrando controles operacionales de
producto y proceso en calidad, medio ambiente y S y SO.--------------------27

6.3.2.7. Documentacin de los controles operacionales del SGI------------27


6.3.2.8. Elaboracin de los planes de emergencia y contingencia----------27
6.3.2.9. Propuesta de la planificacin y control del diseo y desarrollo----27
6.3.2.10. Seleccin, evaluacin y reevaluacin los proveedores------------27
6.3.2.11. Descripcin de las actividades de compras---------------------------27
6.3.2.12. Divulgacin de la fase de implementacin y operacin------------27
6.3.3. Seguimiento y medicin-----------------------------------------------------------27
6.3.3.1. Seguimiento a la informacin relativa a la percepcin de la
satisfaccin del cliente------------------------------------------------------------------28
6.3.3.2. Evaluacin del desempeo-------------------------------------------------28
6.3.3.3. Auditoras internas-------------------------------------------------------------28
6.3.3.4. Aplicar mtodos de seguimiento y medicin de los procesos------28
6.3.3.5. Seguimiento y medicin del producto------------------------------------28
6.3.3.6. Control del producto no conforme-----------------------------------------28
6.3.3.7. Realizar el anlisis de datos------------------------------------------------28
6.3.3.8. Seguimiento del desempeo del SGA y de S y SO-------------------28
6.3.3.9. Plan metrolgico para el SGI-----------------------------------------------28
6.3.3.10. Evaluacin del cumplimiento legal---------------------------------------28
6.3.3.11. Investigacin de incidentes------------------------------------------------28
6.3.3.12. Divulgacin de la fase de seguimiento y medicin------------------28
6.3.4. Mejora----------------------------------------------------------------------------------28
6.3.4.1. Acciones correctivas y preventivas----------------------------------------28
6.4.4.2. Revisin por la direccin-----------------------------------------------------28
6.4. ANLISIS DE LOS RESULTADOS-------------------------------------------------28
6.4.1. Evaluacin de la propuesta de implementacin del SGI de la organizacin.
---------------------------------------------------------------------------------------------------28
6.4.2. Evaluar el cumplimiento del plan de implementacin----------------------28
6.4.3. Obstculos metodolgicos y administrativos---------------------------------29
CONCLUSIONES
..29
RECOMENDACIONES
..30
BIBLIOGRAFA
..31
CIBERGRAFA
32

LISTA DE TABLAS
pg
Tabla 1. Partes interesadas externas _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Tabla 2. Resultados Diagnostico 1_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Tabla 3. Nivel de cumplimiento_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Tabla 4. Cumplimiento de los requisitos_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Tabla 5. Aspectos e impactos_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Tabla 6. Peligros y riesgos_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Tabla 7. Resultado de la encuesta_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Tabla 8. Indicadores de gestin de los distintos procesos_ _ _ _ _ _ _ _ _ _

LISTA DE CUADROS
pg

Cuadro 1. Cdigo CIIU_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _


Cuadro 2. Requisitos legales del producto_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Cuadro 3. Interpretacin requisitos de la norma_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

LISTA DE FIGURAS
pg
Figura 1. Pictograma proceso misional _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Figura 2. Mapa de proceso_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

LISTA DE IMGENES

pg
Imagen 1. Capacitacin empleados de la organizacin_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Imagen 2. Sede A y B de la organizacin_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Imagen 3. Organigrama estructural_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Imagen 3. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

10

LISTA DE GRFICAS

pg
Grfica 1. Respuesta a encuesta requisitos de la norma _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Grfica 2. Nivel de cumplimiento _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Grafica 3. Resultado encuesta satisfaccin del cliente_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Grafica 4. Estado de los indicadores_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

11

LISTA DE ANEXOS

pg
Anexo A. Matriz de recursos Fsicos_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo B. Matriz de Aspectos e impactos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo C. Caracterizacin de procesos_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo D. Procedimiento control de documentos_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo E. Listado maestro de documentos_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo F. Manual perfil de cargos_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo G. Procedimiento comunicacin interna y externa_ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo H. Controles operacionales_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo I. Plan de emergencias_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo J. Procedimiento diseo y desarrollo_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo K. Procedimiento seleccin y evaluacin de proveedores _ _ _ _ _ _ _
Anexo L. Cronograma de mantenimiento y calibracin de equipos_ _ _ _ _ _ _
Anexo M. Informe de auditoria _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Anexo N. Procedimiento de no conformidades_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

12

Anexo . Procedimiento de trazabilidad_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _


Anexo O. Formato de acciones correctivas_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Glosario

Mquina de inyeccin por compresin de plsticos:esta mquina se programa


mediante una pantalla digital que indica la temperatura a programar, la cantidad de
fuerza que se emplea por compresin para el molde y el tiempo que debe durar la
compresin.
Mquina de rodillos rotatorios: esta mquina nos sirve para colocar los rollos de
cinta pvc para que estos giren con la ayuda de esta para que la cinta pase a
fcilmente a la siguiente mquina.
Mquina transportadora de cinta pvc:esta mquina transporta desde el insumo
bsico hasta donde se despieza el material.
Mquina de corte de alambre: esta mquina nos suministra una fuerza lo
suficientemente fuerte para cortar un trozo de alambre de aluminio de 1.8 mm de
grosor.

TERMINOS Y DEFINCIONES
Segn ISO 9001:2008 tenemos los siguientes trminos
PROCESO: se define como conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
PRODUCTO: se define entonces como resultado de un conjunto de actividades
mutuamente relacionadas o que interactan, cuales transforman elementos de
entrada en resultados.

13

CALIDAD: grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con


los requisitos.
REQUISITO: necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita y
obligatoria.
SISTEMA DE GESTIN: sistema para establecer la poltica y los objetivos y para
lograr dichos objetivos.
OBJETIVOS DE CALIDAD: algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la
calidad.
GESTIN: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin.
ALTA DIRECCIN: persona o grupo de personas que dirigen y controlan una
organizacin.
GESTIN DE LA CALIDAD: actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organizacin en lo relativo a la calidad.
PLANIFICACIN DE LA CALIDAD: parte de la gestin de la calidad enfocada al
establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificacin de los procesos
operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de
la calidad.
CONTROL DE LA CALIDAD: parte de la gestin de la calidad orientada a
proporcionar confianza en que se cumplirn los requisitos de la calidad.
MEJORA CONTINUA: accin permanente realizada con el fin de aumentar la
capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo.
EFICACIA: extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se
alcanzan los resultados planificados.
EFICIENCIA: relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
ORGANIZACIN: conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de
responsabilidad, autoridades y relaciones.
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN: disposicin de responsabilidades,
autoridades y relaciones entre el personal.
AMBIENTE DE TRABAJO: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el
trabajo.

14

AUDITORIA: proceso sistematizo, independiente y documentado para obtener


evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar
el grado en que se cumplen los criterios de auditora.
PROGRAMA DE LA AUDITORIA: conjunto de una o ms auditorias planificadas
para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especifico.
AUDITADO: organizacin que es auditada.
AUDITOR: persona con los atributos personales demostrados y competencia para
llevar a cabo una auditoria.
ACCIN CORRECTIVA: accin tomada para eliminar la causa de una no
conformidad detectada.
DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte.
Segn ISO 14001:2004 tenemos los siguientes trminos y definiciones
MEDIO AMBIENTE: entorno en el cual una organizacin opera, incluidos el aire, el
agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus
interrelaciones.
ASPECTO AMBIENTAL: elemento de las actividades, productos o servicios de una
organizacin que puede interactuar con el medio ambiente.
IMPACTO AMBIENTAL: cualquier cambio en el medio ambiente ya sea adverso o
beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una
organizacin.
OBJETIVO AMBIENTAL: fin ambiental de carcter general coherente con la
poltica ambiental, que una organizacin se establece.
POLTICA AMBIENTAL: intenciones y direccin generales de una organizacin
relacionadas con su desempeo ambiental, como las ha expresado formalmente la
alta direccin.
META AMBIENTAL: requisito de desempeo detallado aplicable a la organizacin
o a partes de ella. Que tiene su origen en los objetivos ambientales y que es
necesario establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos.
PARTE INTERESADA: persona o grupo que tiene inters o est afectado por el
desempeo ambiental de una organizacin.

15

NO CONFORMIDAD: incumplimiento de un requisito.


ACCINPREVENTIVA: accin para eliminar la causa de una no conformidad
potencial.
PROCEDIMIENTO: forma especificada de llevar a cabo una actividad o proceso.
Segn OHSAS 18001:2007 Tenemos los siguientes trminos
RIESGO ACEPTABLE: riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organizacin
puede tolerar con respecto a sus obligaciones legales y a su propia poltica en
SySO.
PELIGRO: fuente, situacin o acto con potencial de dao en trminos de
enfermedad o lesin a las personas o una combinacin de estos
ENFERMEDAD: condicin fsica o mental adversa identificable, que surge,
empeora o ambas, a causa de una actividad laboral, una situacin relacionada con
el trabajo o ambas.
INCIDENTE: evento relacionado con el trabajo, en el (los) que ocurri o pudo
haber ocurrido lesin o enfermedad (independiente de su severidad), o vctima
mortal.
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL: condiciones y factores que afecten o
pueden afectar la salud y la seguridad de los empleados u otros trabajadores
(incluidos los trabajadores temporales y personales por contrato), visitantes o
cualquier otra persona en el lugar de trabajo.
SISTEMA DE GESTIN DE S Y SO: parte del sistema de gestin de una
organizacin empleada para desarrollar e implementar su poltica de S y SO y
gestionar sus riesgos de S y SO.
RIESGO: combinacin de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o
exposicin(es) peligro(s), y la severidad de la lesin o enfermedad que puede ser
causada por el (los) riesgo(s) o exposicin(es).

16

RESUMEN
Nieto Importaciones es una mediana empresa que lleva 10 aos laborando en el
mercado. Su actividad econmica es la importacin, fabricacin y comercializacin
de rboles y accesorios navideos; cuenta con dos puntos de produccin y se
encuentra ubicada en Bogot D.C.
El objetivo dirigido hacia este proyecto es desarrollar las actividades concertadas
con Nieto Importaciones para el apoyo de la implementacin de un sistema de
gestin de forma individual o integrada
La informacin obtenida para este proyecto se obtuvo mediante encuestas,
entrevistas solicitud de la documentacin establecida, facturas, contratos con
proveedores, formatos de entrega de producto, visitas a las diferentes sedes de la
organizacin
Se desarrollo una documentacin completa para cumplir los requisitos exigidos las
normas que se quieren implementar, se sensibilizo al personal operativo de
organizacin sobre la importancia de la implementacin de los sistemas de gestin
y se informo la importancia de cumplir con la normatividad legal aplicable a la
organizacin y evitar sanciones o cierre total de la organizacin

17

ABSTRACT
Nieto Importaciones is a company dedicated to the production of trees and
Christmas accessories. It was set up 10 years ago. The aim of this proposal is to
develop arranged activities with in the company to support the implementation of
an integrated management system based on current legislation.
Due to different problematic that there is in the company, opportunities have been
identified through visits, interviews, trainings, awarenesses, and SWOT analysis
which means strengths, weaknesses, opportunities and threats. Later processes
and organizational structure were identified and then procedures, programs,
counterfoils, chronograms and plans and documents were made to help the
organization obtain an Integrated Management System.
Documentary support is given to the company for the implementation of the system
to continue working on the certification process.

18

INTRODUCCIN

Nieto Importaciones es una mediana empresa que lleva 10 aos laborando en el


mercado, pertenece al sector productivo secundario, es el sector de la economa
que transforma la materia prima, extrada o producida por el sector primario. Su
actividad econmica es la importacin, fabricacin y comercializacin de rboles y
accesorios navideos; cuenta con dos puntos de produccin y se encuentra
ubicada en Bogot D.C., la importancia de formular un sistema de gestin
ambiental es la mejora continua, organizacin de los procesos, y accesibilidad a la
informacin.
Teniendo en cuenta las necesidades de la organizacin se construye la
documentacin de los sistemas de gestin soportada en las normas ISO 9001:
2008 para la calidad, ISO 14001: 2004 de medio ambiente y OHSAS 18001 de
seguridad y salud ocupacional, y otras normas legales que apliquen a la actividad
econmica de la organizacin, con base en la informacin obtenida de la
empresa, para que pueda realizar la implementacin de un sistema integrado de
gestin.
La organizacin objeto del proyecto no cuenta con la afiliacin al sistema de la
seguridad social, no hay sealizacin, no tienen los elementos de proteccin
personal EPP en el rea de trabajo, todo lo anterior concluye que la organizacin
necesita la implementacin de un sistema integrado de gestin como lo establecen
las normas ISO 9001:2008 Sistemas de gestin de la calidad, ISO 14001: 2004
sistemas de gestin ambiental y OHSAS 18001:2007 sistemas de seguridad y
salud ocupacional.

19

1.

DESCRIPCIN DEL PROBLEMA

Con la constante aprobacin de tratados de libre comercio, las empresas


colombianas se estn viendo obligadas a que sus productos sean confiables,
competitivos y de calidad. Por ello Nieto Importaciones necesita implementar un
sistema integrado de gestin, donde mejore y mantenga la calidad de los
productos y la productividad de los procesos y, mejorando la prestacin del
servicio al cliente, como lo establece la norma ISO 9001: 2008 sistema de gestin
de la calidad.
Lograr disminuir los impactos producidos por los desechos de Nieto
Importaciones, como lo sugiere la ISO 14001:2004 sistema de gestin del medio
ambiente, aunqueno se tiene conocimiento sobre la cantidad de residuos que
produce la elaboracin de los productos y cules son los aspectos que se deben
mejorar para evitar el
agotamiento de los recursos naturales, por esto se
requiere un sistema que ayude al cuidado del medio ambiente, haciendo un
manejo eficiente de los desechos.
La empresa carece de sealizacin adecuada, comits de brigadistas y con rutas
de evacuacin establecidas, los trabajadores no cuenta con la afiliacin a la
seguridad social y no hay conciencia del riesgo que se corre al no usar los
Elementos de Proteccin Personal adecuadamente, por lo que es importante
resaltar la necesidad de implementar, mantener y mejorar un sistema de seguridad
y salud ocupacional establecido por la norma OHSAS 18001:2007, para
proporcionar un ambiente seguro, confiable y con responsabilidad social a los
empleados y a la organizacin en general.
Decreto 1443 Por el cual se dictan disposiciones para la implementacin del
Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Que el
artculo 1 de la Ley 1562 del 11 de julio de 2012, estableci que el programa de
salud ocupacional se entender como el Sistema de Gestin de la, Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST.

20

El proyecto se realiza en la empresa Nieto Importaciones donde se identifican las


anteriores necesidades, para poder aplicar los conocimientos adquiridos en el
programa de formacintecnolgica, con el fin de entregar la documentacin
necesaria a la organizacin, brindndoles una solucin a sus necesidades y lograr
una mejora en los procesos de la organizacin.

2.

JUSTIFICACIN

Debido a la gran competencia del mercado y la exigencia de certificacin de las


diferentes normas tcnicas, se tiene la necesidad de establecer una
documentacin para el cumplimiento de las mismas.
Realizar una documentacin de los procesos de la organizacin Nieto
Importaciones en cuanto a las normas de calidad, medio ambiente, seguridad y
salud en el trabajo; cumpliendo as el propsito de gestionar polticas que
garanticen el buen funcionamiento del sistema integrado de gestin dentro de la
organizacin; generando as un mayor orden en sus procesos corporativos y su
documentacin, adems de ahorrar dinero en multas o distintas no conformidades
que se puedan presentar, igualmente creando mejores ambientes de trabajo para
los empleados y una mejor calidad en los productos ofrecidos a los clientes. .
Este proyecto se realiza para satisfacer las necesidades documentales de los
distintos procesos encontrados dentro de la organizacin, adems de dar
cumplimiento a los requisitos documentales de las normas anteriormente
nombradas, beneficiando a los empleados y partes interesadas de la organizacin
Nieto Importaciones, ayudando a establecer estrategias para ampliar el mercado
teniendo como beneficio la certificacin de la organizacin.

21

3.
3.1

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Desarrollar las actividades concertadas con Nieto Importaciones para el apoyo de


la implementacin de un sistema de gestin de forma individual o integrada.
3.2.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Elaborar un diagnstico inicial del Sistema de Gestin de forma individual o
integrada.
Documentar los procesos del Sistema de Gestin de forma individual o
integrada, concertados con la organizacin Nieto Importaciones.
Identificar y aplicar requisitos legales, reglamentarios y normativos, de
acuerdo con la naturaleza de la organizacin Nieto Importaciones.
Ejecutar acciones encaminadas a la implementacin del Sistema de
Gestin de forma individual o integrada.
Realizar acciones encaminadas al mantenimiento y mejora continua del
Sistema de Gestin de forma individual o integrada.

22

4.

MARCO REFERENCIAL

Es el que hace alusin al problema para ubicarlo dentro de una ptima concreta
dentro de un momento especfico. Parte de la observacin propia de los hechos,
del conjunto de experiencias profesionales y de los antecedentes tericos e
histricos.

4.1

PRESENTACIN DE LA ORGANIZACIN OBJETO DEL PROYECTO

4.1.1 Ubicacin geogrfica:


A continuacin se presentan las imgenes de las instalaciones de la empresa
Nieto Importaciones. Estas se encuentran ubicadas en las siguientes direcciones:
Imagen 1. Sede A Av. carrera 19 sur 27-16 y SEDE B: AV Carrera 19 SUR 27-35

SEDE B: AV Carrera 19 SUR


27-35
A
A

Sede A Av. carrera 19 sur 2716

23

4.1.2 Clasificacin
La clasificacin del cdigo CIIU segn su divisin, grupo, clase y descripcin es la
siguiente.
CDIGO CIIU DE NIETO IMPORTACIONES
Cuadro 1.Cdigo CIIU

SECCIN C
Divisin
36

Grup
o
369

Clase
3699

Descripcin
Industrias manufactureras ncp

La organizacin Nieto importaciones pertenece al sector productivo secundario,


su capital se debe a las ventas realizadas de los rboles y decoraciones
navideas, se clasifica como pequea empresa por contar con treinta y cinco
empleados.

4.1.3 Resea histrica


Resea Histrica de Nieto Importaciones
La empresa Nieto Importaciones es una organizacin que su actividad econmica
es la importacin, fabricacin y comercializacin de rboles y accesorios
navideos. Desde hace 10 aos ha funcionado en el mercado con los
conocimientos en el manejo de las mquinas, manipulacin de la materia prima y
realizacin de los productos, esta cuenta con treinta y cinco empleados los cuales
trabajan durante todo el ao. Los productos se sacan al mercado a partir del mes
de Agosto para su comercializacin.
Nieto Importaciones es una empresa familiar que fabrica rboles y accesorios de
navidad.Se consolid como empresa en el ao 2004, creando una serie de
productos relacionados con la navidad a base de plstico teniendo como visin
crecer como empresa, tener sus propias mquinas de trabajo y empleados.
A travs de los aos la empresa ha crecido de tal manera que en la actualidad
ofrecen oportunidades de trabajo a personas con poca experiencia en el mbito
laboral, gracias a este crecimiento la empresa establece puntos fijos de venta en
diferentes sitios de la ciudad.

24

4.1.4 Bienes y servicios


Bienes y servicios de Nieto Importaciones.
Nieto importaciones ofrece productos decorativos para la poca navidea (rboles,
guirnaldas, coronas, entre otros).
Estos productos se comercializan despus del mes de Agosto, el producto con
mayor venta en el mercado son rboles de navidad porque para los clientes es el
mayor smbolo de la navidad.

4.1.5Pictogramade las actividades


Los procesos misionales de la organizacin Nieto Importaciones son
Fabricacin del producto.
Entrega y distribucin.
Figura 1. Pictograma de los procesos misionales: Fabricacin, entrega y distribucin

25

4.1.6 Estructura organizacional


La organizacin Nieto Importaciones cuenta en la parte administrativa con el
dueo y el gerente que se encargan de supervisar todos los procesos, y en la
parte operativa cuenta con treinta y cinco trabajadores que desempean distintas
funciones (Diseo y fabricacin, empaque y distribucin).

ORGANIGRAMA NIETO IMPORTACIONES

Gerente
Secretaria

Asistente
financiera

Jefe talento
humano
humano

Jefe de
de
Jefe
compras y
suministros

Supervisor

Operarios
Maquina de
inyeccin
inyeccin

Ensambladores

Conductor
Conductor
Asesores
Asesores
comerciales
comerciales

Imagen 2. Organigrama estructural de Nieto Importaciones


Alta direccin

rea administrativa
3

rea de recursos

rea operativa
5

26

Operarios
Operarios
maquina
de corte

Aseadoras

rea comercial

Gerente: Representar administrativa y legalmente a la empresa Nieto


Importaciones., planear, organizar, dirigir, controlar y gestionar todas las
actividades de manejo, administracin y proyeccin de la empresa de acuerdo con
las consideraciones y determinaciones de la Junta Directiva.
Jefe del S.I.G: Garantizar el desarrollo competente, eficiente y en continuo
mejoramiento, implementando, manteniendo y mejorando el sistema integrado de
gestin.
Secretaria: Recepcionar y comunicar a la alta direccin, todo tipo de informacin
que le copeta directamente al gerente.
Asistente financiera: Asistir en el anlisis de estados financieros, recopilando,
registrando y llevando el control de la informacin; a fin de apoyar la correcta
elaboracin de los informes financieros de Nieto Importaciones
Supervisor de operacin: Supervisar a los distintos procesos que se realizan en la
empresa.
Jefe De Talento Humano: Identificar las necesidades de la organizacin frente al
rea de recurso humano, realizar las convocatorias de las vacantes y evaluar la
competencia de los participantes.
Jefe de compras: Comprar y mantener los suministros necesarios para cada una
de las dependencias de la organizacin.
Operarios de mquina de inyeccin: Operar la mquina de inyeccin por
compresin de polietileno.
Operarios de mquina de corte: Operar la mquina de corte de cinta pvc.
Ensambladores: Ensamblar y revisar que los arboles y las decoraciones navideas
terminados cumplan con los requisitos establecidos.
Aseadora: Realizar, revisar y mantener adecuadamente el ambiente de trabajo en
las distintas sedes de la organizacin.
Conductor: Transportar el producto terminado en ptimas condiciones hasta su
destino final.

27

Asesores comerciales:Ofrecer y vender productos de la empresa Nieto


Importaciones, en distintas reas de la ciudad.
4.1.7 Partes interesadas externas
Tabla 1. Partes interesadas Externas de Nieto Importaciones:

Proveedores

Clientes
Gremio
Competencia

Entes Reguladores

Visitantes

MiniPak
Alpine
RESYPOL- Resinas y polmeros
AM- Ferretera Andrs Martnez S.A.S
TORNIEXITO.
Distribuidora JUNI
Industrias Tecni Mar Bonilla
C Y D Cajas de cartn
Electrobobinados H.G
Maquinaria industrial
Metalmecnica.
Trefilado H.C L.T.D.A.
Comunidad
Pinos Navideos
Acoplasticos
Metaloplasticas
Arbocol.
Navicol
Min. Medio ambiente.
Min. Comercio industria y turismo.
Ministerio de trabajo y seguridad
social,
Ministerio de salud.
Comunidad
Instituciones educativas.
Aprendices SENA

4.1.8 Recursos fsicos


Los recursos fsicos encontrados en la organizacin Nieto Importaciones, fueron
identificados mediante visitas, cuestionarios y entrevistas a los operarios de la
organizacin, los cuales explicaban el uso, mantenimiento, ubicacin, y
responsable de la elaboracin de las piezas, despus de obtenida esta
informacin se plasm en una matriz que contiene activos de la organizacin,
ubicacin, mantenimiento, norma ISO que pueden aplicar, riesgos y peligros

28

identificados que se pueden ocurrir por uso inadecuado o por desgaste, se asign
una identificacin, y un responsable de su inspeccin.
Para mayor informacin se puede Ver Anexo A. Matriz de recursos fsicos MATSIG-01
4.2

Marco terico

Historia de los sistemas integrados de gestin


Los Sistemas Integrados de Gestin (SIG) surgen en los aos noventa como una
evolucin de los existentes hasta hoy para mejorar su desempeo a nivel
competitivo, se define Sistema como una serie de procesos interrelacionados que
actan seguidamente y Gestin es definido como la accin y efecto de realizar una
tarea, quiere decir medio para lograr los fines de una organizacin
Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tienen por objetivo
orientar y fortalecer la gestin, dar direccin, articular y alinear conjuntamente los
requisitos de los Subsistemas que lo componen (Gestin de Calidad, Modelo
Estndar de Control Interno, Gestin Ambiental, Gestin de Desarrollo
Administrativo, entre otros).
Por lo tanto el sistema de gestin integral est constituido por las normas
internacionales NTC ISO 9001:2008, 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007; Se
establecen en una organizacin para alcanzar la poltica y los objetivos que se
fijaran, en el caso de la organizacin NIETO IMPORTACIONES para satisfacer las
necesidades de los clientes, disminuir los impactos ambientales generados por la
actividad a la que se dedica y establecer programas de seguridad industrial y
salud ocupacional, basndose en los requisitos establecidos por estas normas.
NTC ISO 9001:2008
2La familia de normas ISO 9001 es un conjunto de normas de calidad
establecidas por la organizacin internacional para la estandarizacin (ISO) que se
pueden aplicar en cualquier tipo de organizacin (empresa en produccin,
empresa de servicios, administracin pblica entre otras.
Esta norma tcnica esta principalmente centrado hacia la gestin de calidad
aunque cada uno tiene su propia idea de calidad.
NTC ISO 14001:2004
Principalmente trata sobre los requisitos para un sistema de gestin ambiental,
destinados a permitir que una organizacin desarrolle e implemente la poltica y
los objetos teniendo en cuenta los requisitos legales y otros requisitos que la

29

organizacin suscriba, as como la informacin relativa a los aspectos ambientales


significativos. Esta norma se aplica a aquellos aspectos ambientales que la
organizacin identifica que puede controlar y sobre los que organizan puede tener
influencia.
NTC OHSAS 18001:2007
Esta norma OHSAS (0ccupational Health and Safety Assessment Series)
especifica los requisitos para un sistema de gestin en seguridad y salud
ocupacional (S y SO), para hacer posible que una organizacin identifique sus
peligros y controle sus riesgos mejorando su desempeo de S y SO en este
sentido
5.

ANTECEDENTES DEL PROYECTO

El presente proyecto elaborado por O valle Romero Jos Mauricio, Riveros


Baquero Javier Orlando y el director DiegoGarznRodrguez (Ing. Industrial.),
estudi la produccin en la empresa FACELEC LTDA, en la ciudad de Bogot D.C
en el ao 1997 por lo cual la empresa compite y se mantiene en el mercado, hace
un cambio de cultura en el sistema productivo y administrativo, estableciendo las
normas competentes e implementando nuevas que aseguren los procesos de la
empresa y se garanticen los productos de alta calidad que sean amables con el
medio ambiente.
El proyecto fue elegido porque tiene como temtica la implementacin de los
sistemas integrados de gestin, mejorando su sistema productivo y administrativo,
mostrando las ventajas que trae cumplir con la documentacin requerida por las
distintas normas tcnicas. Adems de dar ejemplos de los antes y los despus de
su implementacin y como mejora cada uno de los procesos desarrollados dentro
y fuera de la organizacin
En la bsqueda de proyectos para referencia y orientacin se encuentra otro
proyecto realizado por Jann Padilla y Juan Manuel Romero, en la ciudad de
BOGOTA D.C ao 1999 por el cual se estudia la produccin de la empresa la
HOGAREA,1 la empresa dedicada a la fabricacin de bolsas extradas de la
materia prima que es el polietileno de baja densidad, encontraron que haban
ciertos problemas en la etapa de produccin, los cuales se estudiaron y se
realizaron ciertas mejoras en el proceso productivo, estableciendo as unos
objetivos especficos para alcanzar la mejora los cuales fueron: Analizar el proceso
productivo, calcular tiempos de produccin y estandarizar el proceso de

1Jann Padilla y Juan Manuel Romero, en la ciudad de BOGOTA D.C ao 1999 por
el cual se estudia la produccin de la empresa la HOGAREA,

30

fabricacin en los objetivos se evidencia la implementacin de una mejora para la


organizacin del proceso productivo.
Este proyecto fue elegido por que cumple con los requisitos establecidos para esta
investigacin, el cual son los productos a base de polietileno y PVC, en este
proyecto se puede evidenciar el ciclo PHVA o de Shewart incluidos en la norma
tcnica de calidad.
6. DISEO METODOLGICO
6.1. DIAGNSTICO DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADA (SGI)
El trmino diagnstico proviene del griego diagnostiks formado por el prefijo da
=a travs y gnosis = conocimiento, apto para conocer; por lo tanto, se trata de
un conocer a travs o un conocer por medio de.., esta primera aproximacin al
trmino nos permite precisar el concepto al que se quiere llegar.
Es as como la palabra diagnstico es utilizada en diferentes momentos o
contextos, para hacer referencia a la caracterizacin de una situacin, mediante el
anlisis de algunos eventos.
Conocer para actuar es uno de los principios fundamentales del diagnstico que
no debe terminar en el conocer por conocer. La necesidad de realizar un
diagnstico est basada en el hecho de que es necesario conocer para actuar con
eficacia. En este sentido, todo diagnstico social se convierte en uno de los
primeros pasos para un proceso de planeacin o proyecto en la medida que a
travs de l se puede tener un conocimiento real y concreto de una situacin
sobre la que se va a intervenir, teniendo en cuenta que las acciones de un
programa o proyecto buscan resolver una situacin-problema.
Definicin de problema:
Necesidad insatisfecha
Situacin desfavorable, segn las expectativas de un grupo poblacional
Situacin generadora de conflictos
Estado negativo existente
6.1.1. Planeacin la realizacin del diagnstico
Se realizo la clasificacin de los debes obligatorios de cada norma aplicables a la
organizacin, y el documento que da cumplimiento al mismo, para saber la
situacin actual de la organizacin Nieto Importaciones, se reviso si tenan visin,
misin, objetivos entre otros.

31

Se entrego al supervisor de la organizacin un cronograma de visitas el cual


incluida los temas a los que se iba a ser referencia, se presento un cuestionario
de afirmaciones sobre las norma NTC ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS
18001:2007 y la definicin de los recursos necesarios que permitan identificar de
manera cualitativa y cuantitativa el estado actual de la organizacin respecto a los
requisitos de las normas
La planificacin del diagnostico dio como resultado un cambio en el cronograma
pues el supervisor dio ms importancia a algunos temas que a otros.
6.1.2. Ejecucin del diagnstico
Realizacin de la agenda programada del diagnstico y recoleccin de la
informacin a travs de la aplicacin de la encuesta o lista de chequeo de
diagnstico del Sistema de Gestin de la Calidad.
La encuesta fue diligenciada por 20 trabajadores de la sede A de la organizacin
Nieto Importaciones, se entregaron las encuestas recomendando a los
trabajadores que si se presentaba alguna duda o inquietud se lo hiciera saber a
los aprendices para solventarla.
Nivel de cumplimiento frente a los requisitos aplicables segn las normas ISO
9001:2008, ISO14001:2004 Y OHSAS18001:2007
Tabla 2. Resultado preguntas de la encuesta realizada
VALORACIN

CANTIDAD DE PREGUNTAS

PORCENTAJE

No est documentada y tampoco se hace


Se hace la actividad pero no est
documentada
Est documentada pero no se hace
Est documentada y se hace la actividad.
TOTAL PREGUNTAS
TOTAL

15
63

20%
80%

0
0
78

0%
0%
100%

Grafica No.1 Respuesta encuesta requisitos normativos.

32

80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%

No est documentada
y tampoco se hace

Se hace la actividad
pero no est
documentada

Est documentada
pero no se hace

Est documentada y
se hace la actividad.

10%
0%
cumplimiento de los requisitos

Anlisis de la grafica.
Se evidencia el 80% de los resultados acertaron en no estar documentadas y se
realiza la actividad, de acuerdo a las preguntas presentes en la lista de verificacin
del cumplimiento de los requisitos del sistema integrado de gestin.
EL 20% de los resultados no presenta que las actividades no se hacen y tampoco
estn documentadas, de acuerdo a las preguntas realizadas en la lista de
verificacin.
Conclusiones
Se presenta los resultados obtenidos a travs de una herramienta en la cual se
tabularon los resultados donde se pretende saber el cumplimiento de los requisitos
segn las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. Y
hacer recomendaciones para mejorar los aspectos negativos.
Se observa que el mayor cumplimiento por parte de la organizacin es el numeral
6 de gestin de los recursos, esto quiere decir que la empresa est ms enfocada
en este numeral.
6.1.3. Realizacin del informe del diagnstico
Objetivo del informe de diagnostico
Presentar mediante el instrumento de la lista de verificacin un diagnostico de
los resultados obtenidos del cumplimiento de los requisitos de calidad, medio

33

ambiente, seguridad
Importaciones.

salud

ocupacional

en

la

organizacin

Nieto

Alcancedel informe de diagnostico


Inicia con la valoracin del cumplimento de los requisitos de las normas de
calidad, ambientales y de Seguridad y Salud en el trabajo segn la
organizacin Nieto Importaciones y termina con la revisin, tabulacin y
presentacin de los resultados obtenidos.
Metodologa:
Para el diagnostico de los requisitos del Sistema Integrado de Gestin en la
organizacin Nieto Importaciones, se dise un instrumento consistente en
una lista de verificacin o cuestionario de un total de 77 preguntas sobre el
10%; el cual se aplico en la empresa Nieto Importaciones, obteniendo
informacin relevante que fue tabulada, se analizan y se presentan los
resultados grficamente y finalmente se realiza
interpretacin de los
resultados obtenidos; de igual forma frente a este anlisis, se presentan las
conclusiones y recomendaciones.
1. Anlisis e interpretacin de resultados
Tabla No. 3. Nivel de cumplimiento requisitos de Nieto importaciones

valoracin

Cantidad de
preguntas

Porcentaje

No est documentada y tampoco se hace


Se hace la actividad pero no est documentada
Est documentada pero no se hace
Est documentada y se hace la actividad.

61
16
0
0
77

79%
21%
0%
0%

TOTAL PREGUNTAS
TOTAL

100%

Grafica No.2. Nivel de cumplimiento requisitos normativos

34

Porcentaje de cumplimiento requisitos del sistema integrado de gestin.

20%
10%

6%

2%

7%

0%

4 REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD


N
4
5
6
7
8

NOMBRE DEL CAPITULO


Requisitos del sistema integrado de gestin
Responsabilidades de la direccin
Gestin de los recursos
Realizacin del producto
Medicin anlisis y mejora
Porcentaje total

PORCENTAJE
0%
6%
20%
10%
2%
7%

Tabla No. 4. Anlisis de resultados

Como se observa en la tabla No., la empresa Nieto Importaciones, de acuerdo a la


valoracin realizada en la lista de verificacin frente al cumplimiento de los
requisitos normativos, y medir el nivel del mismo, Se evidencia el 79% de los
resultados acertaron en no estar documentadas y no se realiza la actividad, de
acuerdo a las preguntas presentes en la lista de verificacin del cumplimiento de
los requisitos del sistema integrado de gestin.
EL 21% de los resultados acertaron en cuanto a la realizacin de las actividades
las cuales no estn documentadas, de acuerdo a las preguntas realizadas en la
lista de verificacin.
Conclusiones

Se presenta los resultados obtenidos a travs de una herramienta en la cual


se tabularon los resultados donde se pretende saber el cumplimiento de los

35

requisitos segn las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001. Para
presentar recomendaciones y mejorar los aspectos negativos.

La empresa Nieto Importaciones segn la lista de verificacin esta


cumpliendo un 7% de los requisitos normativos del sistema integrado de
gestin, donde se observa que el porcentaje ms alto presentado en la
grafica N1 es el numeral 6 de gestin de los recursos, con un porcentaje
de 20%, esto quiere decir que la empresa esta mas enfocada en este
numeral.

Contrario a lo anterior el numeral 7 de la realizacin del producto con un


porcentaje de un 10%, el numeral 5 responsabilidades de la direccin con
un porcentaje de 7%, el numeral 8 medicin anlisis y mejora con un
porcentaje de 4%.

Por ltimo en el numeral 4 Requisitos de sistemas integrados de gestin


con un porcentaje del 0%, esto indica que no se le est dando la misma
importancia que a los dems numerales.

Recomendaciones

Se recomienda a la organizacin Nieto Importaciones informarse sobre lo


que establecen las normas para cumplir con los requisitos del SIG

Se sugiere que la organizacin Nieto Importaciones dar ms importancia a


los dems numerales debido a que todos aportan al buen funcionamiento
del SIG.
Se propone se documente y aplique el numeral 4
Se aconseja quela mejora continua en materia de SYSO ambiental y
calidad se realicen las acciones correctivas y preventivas para disminuir los
riesgos, impactos para aumentar la eficiencia en sus actividades e
incentivar el debido cumplimiento para la mejora continua.
Se propone que continen en inspecciones y verificacin para el
cumplimiento respecto a la normatividad aplicable a la empresa.

6.1.4 Revisin al informe del diagnstico


El informe de diagnostico fue revisado por el instructor a cargo, con el fin de
aclarar inquietudes y precisar algunos detalles para terminar el informe, se
revisaron los resultados obtenidos y se realizo el anlisis de el por qu de esos
resultados

36

Se dio ms importancia a la implementacin de la documentacin dentro de la


organizacin, siguiendo la planificacin del SIG aceptada por el gerente de la
organizacin y aprobado por el instructor a cargo.
Al revisar la totalidad de las respuestas se encontr poca sinceridad por parte de
los empleados de la organizacin, pues algunas de las encuestas presentaban los
mismos resultados aun que el empleado no entendiera los trminos que se le
estaban preguntando.
6.1.5. Ajustes al informe de diagnstico
Se mejoro el informe de diagnostico cambiando los trminos tcnicos por un
lenguaje ms comprensible para los empleados y el gerente de la organizacin, se
socializo en el ambiente de formacin y se aprob por el instructor a cargo
Los resultados obtenidos fueron positivos pues el informe fue entendible y de fcil
interpretacin, el gerente pidi a los aprendices realizar otros diagnsticos frente
a otras reas de la organizacin, que pudieran mejorarse por medio de este
mtodo
6.1.6. Entrega oficial del informe del diagnstico
Despus de modificar y ajustar al informe de diagnostico de cito con previo aviso
al gerente de la organizacin Nieto Importaciones para entregarle los resultados,
estuvo presente el gerente y el supervisor de las distintas reas, la entrega se
realizo en el mes de Agosto, la respuesta del gerente fue de agradecimiento e
inquietud pues nunca se haba evaluado el conocimiento de los empleados ni de
ellos mismos, frente a otros temas que no fueran tcnicos de la actividad
econmica. Dentro del informe se realizaron algunas sugerencias y
recomendaciones para tener en cuenta y poder reforzar el conocimiento dentro de
la organizacin.
Se recomiendo a la organizacin Nieto Importaciones informarse sobre lo que
establecen las normas para cumplir con los requisitos del SIG, se sugiere a la
organizacin Nieto Importaciones dar ms importancia a los dems numerales de
las nombras mencionadas anteriormente debido a que todos aportan al buen
funcionamiento del SIG y logra una mejora continua a los distintos procesos.
Se propone se documente y aplique el numeral 4.2 de la norma ISO 9001:2008
Requisitos de la documentacin el numeral 4.4.4 Documentacin de la OHSAS
18001:2007 y el numeral 4.4.4 de ISO 14001:2004.

37

Se aconsejo que la mejora continua en materia de SYSO ambiental y calidad se


realice las acciones correctivas y preventivas para disminuir los riesgos, impactos
para aumentar la eficiencia en sus actividades e incentivar el debido cumplimiento
para la mejora continua. Se propone que continen en inspecciones y verificacin
para el cumplimiento respecto a la normatividad aplicable a la empresa.
6.2 PROPUESTA DEL PLAN DE IMPLEMENTACIN
6.2.1 Planificacin de la realizacin del plan de implementacin
La fase de planeacin para la implementacin es la fase que nos permite
identificar los temas de ms importancia para la organizacin y darle un tiempo
con el fin de cumplirla y poder evaluarla.
Teniendo en cuenta los resultados del diagnostico inicial se dio prioridad a algunos
temas de mayor importancia para la organizacin, el nmero de trabajadores
entrevistados y las sedes visitadas, se estableci que el alcance cubrira las 2
sedes de la organizacin Nieto Importaciones, aplicara a todos los trabajadores, y
partes interesadas que puedan afectar el desempeo de los sistemas de gestin
de Nieto Importaciones.
Se realizo la planeacin por medio de Excel, y se tiene como tiempo estimado un
ao, para su ejecucin y entrega de los resultados a la organizacin.
La planificacin es la siguiente desde Junio de 2014 hasta Junio de 2015:
Encontramos dentro del cuadro 2, que es ms extenso el establecimiento de la
base documental pues fue de mayor importancia para el gerente de la
organizacin Nieto Importaciones este tema.
6.2.2 Elaboracin del plan de implementacin
Teniendo en cuenta que la organizacin ya tena conocimiento del plan de
implementacin y se haba entregado el cronograma de visitas que iban a llevar a
cabo los aprendices del SENA, se comenz a establecer materiales, temas a
tratar, personas a las que iban dirigidas las capacitaciones si era el caso y
responsables de desarrollar la actividad.
Se tuvo presente el ciclo PHVA, Planear, Hacer, Verificar y Actuar, se realizaron
algunos ensayos dentro del equipo de trabajo para que en el momento de
realizarlo no quedara algn tema sin tratar y partir de ellos se describen las
actividades y subactividades, tiempos de ejecucin y recursos.

38

6.2.3 Revisin del plan de implementacin


Corresponde a la socializacin del plan detallado de implementacin del proyecto,
los roles y responsabilidades, el cronograma general ante el instructor tcnico, con
el fin de precisar detalles o aclarar inquietudes.
Mediante una exposicin al grupo, se realiz una socializacin de los temas
establecidos, se determin cambiar los trminos usados para exponer a los
empleados de las distintas organizaciones, pues el vocabulario no era entendible
para ellos, as que se ajustaron y se repiti la exposicin para obtener el visto
bueno del instructor a cargo.
6.2.4 Ajuste al plan de implementacin
No se present un cambio en el plan de implementacin, y se da paso al
cumplimiento del cronograma en las fechas establecidas.
6.3 PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIN
6.3.1 Planificacin del SGI
Un sistema de gestin es una estructura operacional de trabajo, bien
documentada e integrada a los procedimientos tcnicos y gerenciales, para guiar
las acciones de la fuerza de trabajo, la maquinaria o equipos, y la informacin de
la organizacin de manera prctica y coordinada y que asegure la satisfaccin del
cliente y bajos costos para la organizacin.
En otras palabras, un sistema de gestin es una serie de actividades coordinadas
que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (recursos, procedimientos,
documentos, estructura organizacional y estrategias) para lograr la calidad de los
productos o servicios que se ofrecen al cliente, es decir, planear, controlar y
mejorar aquellos elementos de una organizacin que influyen en satisfaccin del
cliente y en el logro de los resultados deseados por la organizacin
6.3.1.1. Determinacin de los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad
(SGC)mapa de procesos
El proceso realizado para la realizacin del mapa de procesos fue el siguiente:
Se realizan visitas peridicas a la empresa en compaa del gerente identificando
los diferentes procesos que se realizan en la organizacin y en compaa de la
instructora se le dio un nombre a cada proceso.
.

39

Los procesos fueron obtenidos de la investigacin en la organizacin y en


compaa de la instructora pudimos darle el correspondiente nombre a cada
procesos.
El resultado de la bsqueda fue la identificacin de los procesos obteniendo un
avance en el proyecto y entregando como evidencia un mapa de procesos.
Los procesos de la organizacin Nieto Importaciones, se clasifican en macro
procesos los cuales son misionales, estratgicos y de apoyo.
Dentro del Macro proceso misional encontramos: fabricacin y entrega y
distribucin, en el Macro proceso estratgico encontramos: Sistema integrado de
gestin, Gestin gerencial y gestin financiera, y finalmente en el Macro Proceso
de apoyo encontramos: talento humano, compras, ventas y gestin logstica.
Figura 2. Mapa de procesos Nieto Importaciones

6.3.1.2. Identificacin, valorar los aspectos ambientales y determinar controles


Se realizaron visitas peridicas con el fin de identificar los diferentes aspectos e
impactos que generaba la organizacin en cada proceso, los aprendices
observaron y determinaron aspectos e impactos que generaban los procesos,
debido a los materiales, maquinaria, mal manejo de los desechos, entre otros
luego se plasmo en una matriz y se le dio un valor al aspecto e impacto el cual
generaba la organizacin.
A cada aspecto e impacto y se le puso un control para poder reducir los aspectos
ms significativos dentro de la matriz.
Tabla 5. Aspectos e impactos del proceso misional.

40

PROCESO

ASPECTO

IMPACTO

Consumo de energa

Agotamiento de los recursos


naturales
Contaminacin del suelo

Generacin de residuos
Generacin de ruido
Consumo de agua

Fabricacin

Contaminacin auditiva
Agotamiento de los recursos
naturales
Calentamiento global
Calentamiento Global
Tala de arboles
Contaminacin
a
la
atmosfera.
Tala de arboles
Calentamiento global

Generacin de vapores
Emisin de gases
Uso de cartn
Consumo de combustible.
Entrega
distribucin.

y
Consumo de hojas
Emisin de gases

La intencin de identificar los aspectos e impactos e prevenir, reducir y controlar la


contaminacin al medio ambiente, por medio de procesos, practicas, tcnicas,
materiales, productos o servicios (en forma separada o combinada), la generacin,
emisin o descarga de residuos contaminantes al medio ambiente.
Para ms informacin Ver Anexo B. matriz de aspectos e impactos MAT-SIG-02.
6.3.1.3. Identificacin de los peligros, valoracin de los riesgos y determinacin de
los controles de S y SO
1. Identificacin de peligros: Proceso para reconocer si existe un peligro y definir
sus caractersticas.
Objetivo: Identificar aquellos peligros obvios, visibles y no visibles para luego
evaluar sobre los riesgos a las personas y generar controles para eliminarlos o
controlarlos.
2. Valoracin de riesgos: Proceso de evaluar el riesgo que surge de un peligro,
teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes, y de decidir si el
riesgo es aceptable o no.
Objetivo: Minimizar y controlar debidamente los riesgos que no
eliminados, estableciendo las medidas preventivas.

han podido ser

La metodologa utilizada para identificar los peligros y riesgos que se presentaban


dentro de la organizacin fue, en primer lugar encontrar el cdigo CIIU en el cual
se ubicaba la organizacin para saber el nivel de riesgo, al que estaban expuesto
los trabajadores, luego se tomo como referencia la GTC 45 (Gua tcnica
Colombiana de la seguridad y la salud ocupacional), la cual nos presentaba un

41

cuadro con los riesgos que desencadenaban los peligros, ya sea por malas
prcticas de los trabajadores o de las condiciones de trabajo
Con los datos obtenidos se realizo una matriz donde se identificaron los peligros,
riesgos, controles operacionales, Controles de ingeniera y observaciones entre
otros, Se encontr que la mayora de los riesgos a los que estn expuestos los
trabajadores son por falta de uso de los elementos de proteccin personal, al no
ser suministrados por el empleador.
Dentro de la poltica del SIG se pueden encontrar los objetivos que se pretender
cumplir para reducir estos riesgos a los que a diario se ven expuestos los
empleados de la organizacin. .
Tabla 6. Peligros y riesgos

Peligros
Estrs laboral
Falta de compromiso del personal
para la produccin.
Falta de tecnologas
No hay sealizacin
No hay rutas de evacuacin
Ausencia de brigadistas
Robo
Clima laboral
Generacin de ruido

Riesgos
Enfermedades laborales.
Perdida de extremidades
Enfermedades respiratorias
Quemaduras
Muerte
Lumbalgias
Deterioramiento seo
Asma
Sordera

Se encontr que los mayores riesgos son: Perdida de extremidades,


enfermedades respiratorias, asma y sordera debido a la falta de uso de elementos
de proteccin personal y conocimiento de su importancia.
Para ampliar mas esta informacin Ver Anexo C.Matriz de peligros y riesgos
Adems de esto por medio del diagnostico inicial realizado a la organizacin se
encontr que los empleados incumplan con el art. 10 del decreto 1443 de 2014 en
los siguientes puntos:
Art.10. Los trabajadores, de conformidad con la normatividad vigente tendrn entre
otras las siguientes responsabilidades:
1. Procurar el cuidado integral de su salud.
2. Suministrar informacin clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
3. Informar oportunamente al empleador o contratante a cerca de los peligros
y riesgos latentes en su sitio de trabajo.

42

4. Participar en las actividades de capacitacin en seguridad y salud en el


trabajo definido en el plan de capacitacin del SG- SST.
6.3.1.4 Caracterizacin de los procesos
Caracterizacion
Caracterizacin del proceso de fabricacin, ubicado en macro proceso misional, se
pueden identificar el alcance y los objetivos. La matriz presenta unos proveedores,
entradas, actividades, salidas y clientes; aplicando el ciclo PHVA para la
identificacin y mejora de las actividades. Es importante resaltar el anlisis de la
caracterizacin como lo son los documentos del proceso, el registro del proceso,
puntos de control, indicadores de gestin, riesgos del proceso, requisitos legales y
normativos y recursos.
Ver anexo C. Caracterizacin de proceso
6.3.1.5. Identificacin de las normas y guas tcnicas aplicables a la organizacin.
Se realizo una investigacin sobre cules eran las normas y guas tcnicas
colombianas que le aplicaban a la organizacin Nieto Importaciones, se buscaron
por medio de Internet y en la biblioteca del Centro de Gestin Industrial, luego se
enlistaron para clasificar cuales realmente servan ydespus se realizo una tabla y
se imprimi para entregarla de forma fsica al gerente de la organizacin y l se
enterara de cules eran sus obligaciones legales y normativas
Y como resultado se determino que la organizacin cumpla solamente con el 10
% de la normatividad por falta de conocimiento y capacitacin de los empleados.
6.3.1.6. Identificacin de los requisitos aplicables al producto (legales,
reglamentarios y del cliente) y los requisitos adicionales que la organizacin
considere
Se identificaron los diferentes productos que realiza la organizacin Nieto
Importaciones, para saber qu requisitos debecumplir, se realizo una tabla que
inclua producto, requisito legal, requisito del cliente.
Como resultado se obtuvo que los productos cumplen con el 80% de los requisitos
solicitados por el cliente, pero tambin se encontr que el producto no es
reglamentado por el rea legal as que se tuvo que investigar sobre los
componentes del producto que eran a base del PVC y el polietileno, derivado de
los petroqumicos.
Cuadro 2. Requisitos legales del producto.

43

Producto

Documento

Fecha

Decreto
948.

5 /jun/1995

Decreto
2459

07/Nov/2013

Decreto
1728

Ley 685

Ago /6/2002

Ago/15/2001

Petroqumico
(pvc
polietileno y
sus
componentes)

Petroqumico
(pvc
polietileno y
sus
componentes)

Articulo 78

1991

Ley 16

1 de jul /
2002

Ley 10

21 de abr /
1998

Articulo 79
1991

Entidad

Asunto

MIN.
del
medio
ambiente.
MIN.
de
comercio,
industria y
turismo

Reglamento de Proteccin y Control de la


Calidad del Aire, de alcance general y
aplicable en todo el territorio nacional.

MIN.
de
Medio
Ambiente

Decreto 1728 Presidencia Repblica por el


cual se decreta la correcta interpretacin de
las normas los cuales otorgan las licencias
de manejo ambiental.

Decreto 2459 Min comercio, por el cual se


reglamenta parcialmente el Arancel de
aduanas

MIN. de
Minas y
Energa
(Cdigo de
Minas)

El presente Cdigo estimula estas


actividades de exploracin en orden a
satisfacer los requerimientos de la demanda
interna y externa de los petroqumicos ya
que su aprovechamiento se realice en
forma armnica con los principios y normas
de explotacin racional de los recursos
naturales no renovables y del ambiente del
pas.

Constitucin
poltica de
Colombia

La ley regulara el control de calidad de


bienes y servicio ofrecido prestado a la
comunidad, as como la informacin que
debe suministrase al pblico en su
comercializacin.

MIN. del
medio
ambiente
MIN.
del
medio
ambiente

Prevencin y control integrados de la


contaminacin.

Constitucin
poltica de
Colombia

Todas las personas tienen derecho a gozar


de un ambiente sano. La ley garantizara la
participacin de la comunidad en las
decisiones que puedan afectarlo.

Residuos

6.3.1.7. Interpretacin de los requisitos de las normas tcnicas del SGI.


Se identificaron cada uno de los debes es decir cosas que tiene que cumplir la
organizacin si quiere certificarse, que contienen las normas ISO 9001:2008 ISO
14001:2004 y OHSAS 18001:2007, despus se cre un cuadro donde se identifico
a que proceso de la organizacin perteneca cada numeral.
Cuadro 3. Interpretacin de los requisitos segn la norma
Procesos

Estratgicos

Misionales

44

Apoyo

S.I.G
4.1
Requisitos
Generales
5.1Compromi
so de la
direccin

5.2 Enfoque
al cliente

5.5.3
Comunicaci
n interna

6.1 Provisin
de recursos

Gestin
financier
a

Gestin
gerencial

Fabricacin

Entrega,
distribucin

Compras

Gestinlo
gstica

T Venta
H

El cuadro nos muestra que la gran mayora de requisitos de la norma se aplican al


proceso de sistema integrados de gestin y de all se da paso al establecimiento
en los dems procesos.
6.3.1.8. Identificacin de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
con respecto a lineamientos de la calidad, medio ambiente y S y SO.
Se identifico las partes interesadas que tiene la organizacin por medio de una
visita a la empresa para obtener mayor informacin, se entrevisto al gerente y al
supervisor de proceso de la organizacin Nieto Importaciones, realizndoles
preguntas de cules eran los productos que ms se vendan, que se haca con los
residuos producidos al terminar un producto, qu medidas se tomaban cuando los
productos comprados por los clientes dejan de servir o eran cambiados, y que se
haca en caso de que algn trabajador se accidentara o hubiera algn evento
catastrfico.
De las respuestas que se obtuvieron se empezaron a identificar las necesidades
ms importantes sin descuidar las dems, y esto tambin para crear una matriz de
requisitos negociables y no negociables del producto.
6.3.1.9. Identificacin y acceso a los requisitos legales y otros (procedimiento y
matriz)
Se realiz un procedimiento de cmo fueron encontrados los requisitos legales,
se asign un alcance, un objetivo, un glosario y por ultimo un medio de la
obtencin de los requisitos.
Para la creacin de la matriz se realiz la bsqueda de los requisitos legales que
solamente eran aplicables a la organizacin, que ente regulatorio expeda y
realizaba seguimiento a los mismos.

45

Como resultado se tuvo una matriz con decretos, leyes, normas y cul era el
contenido de estas para tener una nocin bsica de los temas que acobijaran y la
obligacin que tena la organizacin.
6.3.1.10. Propuesta de planeacin estratgica de la organizacin
La planeacin estratgica es la elaboracin, desarrollo y puesta en marcha de
distintos planes operativos por parte de las empresas u organizaciones.
Se identifico cual es la situacin actual de la empresa, interrogando al gerente si
se tena una visin, una misin, si se tenan objetivos a largo, mediano y corto
plazo. Al tener una respuesta negativa, el equipo de aprendices SENA contribuyo
a la creacin de la misin, la visin, adems de elaborar un DOFA (Debilidades,
oportunidades, fortalezas y amenazas), y se le presento el trabajo realizado al
instructor a cargo para realizar los ajustes y cambios correspondientes para poder
presentarlo al gerente y as se pudieran apropiar y utilizarlas como parte de la
presentacin de la organizacin.
El trabajo tuvo la aceptacin por parte del instructor y del gerente de la
organizacin, aun que se aclaro que podan generarse cambios, a medida de que
se ganara ms conocimiento y se alcanzaran algunas de las metas, propuestas en
la visin y los objetivos.
6.3.1.11. Polticas, objetivos, metas y programas
Poltica Integral:
Nieto importaciones es una empresa dedicada a la fabricacin y comercializacin
de rboles y accesorios navideos.
Promueve la ejecucin de actividades dentro de un marco tico, llevando a cabo
practicas competitivas transparentes, procurando el bienestar de sus empleados,
protegiendo el medio ambiente, con este fin ha establecido una poltica integral
para el desarrollo de sus actividades, tanto internas como con sus clientes.
Objetivos del sistema Integral de Gestin:

Incrementar el nivel de satisfaccin al cliente.


Prevenir accidentes y enfermedades profesionales ocasionadas por los
riesgos de las actividades propias del trabajo
Lograr la satisfaccin de nuestros clientes
Cumplir con los requisitos legales, vigentes y aplicables a la empresa

46

Prevenir y mitigar el impacto ambiental negativo y optimizar el uso de los


recursos naturales en el desarrollo de las actividades.
Optimizar y mejorar continuamente el sistema integrado de gestin.

Teniendo encuenta los numerales de la norma ISO 9001:2008, el numeral de La


norma ISO 14001:2004 y el numeral de la norma OHSAS 18001:;2007, se
estableci una poltica que cumpliera con todos los criterios que all se
establecan, al tener la poltica ya establecida, se crean los objetivos que ayuden a
cumplir la poltica, dentro y fuera de la organizacin.
Se establecieron metas a corto, mediano y largo plazo y programas PGA
(Programa de gestin ambiental) y SG- SST (Sistema de gestin seguridad y
salud en el trabajo) que respaldaran esas metas y hacer ms fcil su
cumplimiento.
La poltica fue presentada y aprobada por el instructor a cargo y se autoriz
presentarla al gerente de la organizacin.
6.3.1.12. Identificacin de los documentos exigidos en la normatividad y legislacin
de los debe de las normas y la legislacin, se busc dar cumplimiento mediante
controles operacionales, procedimientos, registros, formatos, hojas de vida,
manuales y todo lo que nos lleve a eliminar las no conformidades de cumplimiento
en cuanto a las documentacin esperando que la organizacin aplique, mantenga
y mejore el sistema de gestin
6.3.1.13. Establecimiento de los procedimientos documentados para el control de
documentos y registros
Se cre un procedimiento para el control de documentos internos y externos de la
organizacin, que permite que todos empleados se enteren cmo elaborar un
documento y que ese documento tenga un registro, adems de estar sujeto a la
tabla control de documentos y ser visible y saber si es documento controlado
cuando sea solicitado por el gerente o un ente regulatorio.
Dentro de este procedimiento se encuentran los cdigos de los distintos
documentos, a que proceso pertenece, versin, si es copia controlada o no,
control de cambios de los documentos, responsable, quien aprueba, quien revisa,
condiciones generales.
Anexo D. Procedimiento Control de documentos SIG-PRO-01
6.3.1.14. Elaboracin del manual del sistema de gestin

47

Se elabor un manual de gestin integrado que contena la poltica la cual


demostraba la responsabilidad de la organizacin frente a las distintas normas que
quera implementar, adems de ello se establecieron objetivos que fueran
coherentes y de carcter general para ayudar al cumplimiento de esa poltica
adems de respaldar esa poltica con programas SG-SST (Sistema de gestin de
seguridad y salud en el trabajo) y PGA (Programa de gestin ambiental)
Contiene tambin la exclusin del numeral 7.3 de la norma ISO 9001:2008 Diseo
y desarrollo, aunque pensando en el futuro se cre el procedimiento de diseo y
desarrollo en caso de que la organizacin quiera independizarte y crear un nuevo
producto
6.3.1.15. Elaboracin del listado maestro de los documentos (incluye registros)
Las normas ISO 9001:2008 , 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 exigen algunos
documentos importantes para el momento de realizar auditoras de primera o
segunda parte, lo cual permiti crear un listado maestro de documentos,
asociando los documentos elaborados y cules no existen para saber el estado
actual de la documentacin de la organizacin.
El resultado de este listado es que se tiene el 75% de la documentacin requerida
el 25 % restante est en proceso de aprobacin por parte de gerente.
Para obtener mayor informacin y una idea ms clara del tema anteriormente
mencionado ver Anexo E. Listado maestro de documentos SIG-MAT-03
6.3.2.2. Determinacin de las competencias del personal
Competencia: aptitud para aplicar conocimientos y habilidades en un rea de
trabajo
Para determinar la competencia del personal de Nieto Importaciones se estableci
un manual de perfiles de cargo, y para esto se investigo e indago sobre el perfil
socio demogrfico de los trabajadores, Nivel de estudios, estratificacin social,
ncleo familiar, horario de trabajo, sexo, como lo exige el decreto 1562 de 2012.
Adems de cumplir con los numerales 6.2.2 Competencia, formacin y toma de
conciencia de la ISO 9001:2008, en el numeral 5.4.4.2 ISO 14001:2004 Y OHSAS
18001:2007
6.3.2.3. Definicin de las funciones, las responsabilidades y autoridades
Definiendo el organigrama de la organizacin se definieron los cargos que deben
existir dentro de la organizacin Nieto Importaciones, teniendo en cuenta que solo

48

existen 4 cargos dentro de la organizacin, se realizaron recomendaciones para


futuras contrataciones, y se determinaron los cargos dentro de la organizacin, se
divulgaron, y se sensibilizo al gerente sobre la importancia de contratar ms
personal
Anexamos el manual perfiles de cargos elaborado por los aprendices SENA
Anexo F. Manual perfiles de cargo SIG-MA-02
6.3.2.4. Propuesta de actividades de formacin, capacitacin, sensibilizacin y
toma de conciencia
Teniendo en cuenta el cronograma de vistas y el cronograma de implementacin
del SIG, se realizaron varios ensayos en el ambiente de clases, teniendo a los
asistentes de clase como trabajadores se les presentaba la forma en la que se
realizara la sensibilizacin en la empresa.
La sensibilizacin tuvo que ser modificada por que los trminos usados eran muy
tcnicos, adems se planeo, proyectar algunos temas sin tener en cuenta que la
organizacin no cuenta, con equipos de computacin, ni video Bean, se opto por
carteleras y que se fuera ms grafico que escrito.
Se realizo una lista de asistencia, una evaluacin para que fuera diligenciada
despus de cada charla y sensibilizacin realizada. Durante la capacitacin se
presentaron muchas inquietudes por parte de los empleados de la organizacin,
sobre todo al tratar el tema de la seguridad social y elementos de proteccin
personal, pues por desconocimiento los empleados presentaban algunas
molestias fsicas y no tenan afiliacin a la ARL.
Los resultados de la capacitacin fueron positivos al tabular el resultado de las
encuestas realizadas a los empleados asistentes, se logro evidenciar que la
sensibilizacin cumpli con el propsito para la que fue elaborada, lograr que los
empleados entendieran la importancia del SIG dentro de la organizacin, y los
beneficios que traera para la organizacin.
Imagen1. Capacitacin ofrecida a los empleados de Nieto Importaciones
6.3.2.5. Propuesta de mecanismos de comunicacin interna, externa y de
participacin y consulta
En primer lugar se realizo una investigacin sobre los distintos mecanismos de
comunicacin interna, externa, de participacin y consulta, se realizo la bsqueda
en los distintos medios, internet, bibliotecas e instituciones.
El equipo proyecto eligi como mecanismo de comunicacin interna una cartelera
de comunicacin la cual se actualizara semanalmente o si un imprevisto ocurre

49

inmediatamente, la cartelera lleva por ttulo NOTINIETO, y se encuentra ubicada


en la sala de refrigerio de los empleados.
Tambin se elaboro un procedimiento de comunicacin interna y externa que
proceso se debe seguir para recibir un correo, una carta, una solicitud o algn
documento de importancia por el solicitante.
Anexo G. Procedimiento de comunicacin interna SIG-PRO-03
6.3.2.6. Elaboracin del plan de calidad integrando controles operacionales de
producto y proceso en calidad, medio ambiente y S y SO.
Las normas especifican que la organizacin debe especificar aquellas operaciones
o actividades que estn asociadas a los peligros identificados para lo que es
necesaria la implementacin de controles operacionales
Esto consiste en un mtodo de control y que requiere un conjunto que de manera
resumida se pueden clasificar en:
Medidas de ingeniera
Medidas de sealizacin
Medidas de procedimiento o instrucciones de operacin y de seguridad
Programas de formacin de personal
Utilizar equipos de proteccin individual o colectivo segn requiera el caso.
Como resultado se obtuvieron 4 controles operacionales:
Control operacional producto no conforme SIG- CO-NC-01
Control operacional de fabricacin CO-SIG-02
Control operacional trazabilidad CO-SIG-03
Control operacional visitantes CO-SIG.04
Anexo H. Controles operacionales SIG-CO
6.3.2.8. Elaboracin de los planes de emergencia y contingencia.
A travs de las distintas visitas realizadas a la organizacin Nieto Importaciones,
no se logra identificar extintores, salidas de evacuacin, botiquines, camillas,
sealizacin y planes de emergencia, en caso de que se presente en algn
momento, se le realizaron preguntas al supervisor encargado pero indica que solo
existen extintores pero que estn guardados bajo llave por el gerente de la
organizacin.
Bajo la supervisin del instructor a cargo se realizo un plan de emergencia para la
organizacin, donde se incluye que hacer en caso de incendio, accidente que se

50

pueda tratar dentro de la organizacin, algn fenmeno natural entre otros, se


explica el distinto uso de los extintos, adems de eso se elabor una maqueta a
escala donde se exponan los sitios donde deben ir ubicadas la sealizacin, cual
debe ser la ruta de evacuacin, donde debe estar ubicada la camilla, el telfono en
caso de emergencia, y un cuadro informativo con los nmeros telefnicos ms
importantes bomberos, polica, lnea 123, gas natural, codensa servicio elctrico y
acueducto.
Despus de aprobado el trabajo se entrego al gerente general de la organizacin
para que lo colocara en prctica dentro de la organizacin y poder prevenir a
futuro alguna emergencia, se realizaron recomendaciones al gerente para que
capacitara a los empleados en simulacros de evacuacin.
Anexo I. Plan de emergencias SIG-MA- 03
6.3.2.9. Propuesta de la planificacin y control del diseo y desarrollo.
Aun que la organizacin no realiza diseo del producto se cre un procedimiento
para la organizacin, donde se especificaba como realizar la planificacin del
producto, con qu recursos se debe contar, quien debe ser el responsable y quien
debe autorizar. Tambin se explico por medio de un diagrama de flujo los pasos a
seguir cumpliendo con los numerales 7.1, 7.2 y 7.3 de la norma ISO 9001:2008
donde se habla de planeacin del producto, comunicacin con el cliente y diseo y
desarrollo del producto.
Este procedimiento se desarrollo pensando que a futuro la organizacin pueda
planear y desarrollar nuevos productos.
Anexo J. Procedimiento diseo y desarrollo de productos. SIG-PRO- 06
6.3.2.10. Seleccin, evaluacin y reevaluacin los proveedores
Se pidi al gerente de la organizacin que nos entregara un listado de
proveedores de los distintos productos que adquira la organizacin, para el
desarrollo de sus productos y con esta informacin se realizo un cuadro, donde se
hace un comparativo entre los distintos proveedores pero que ofrecen el mismo
producto, se establecieron unos criterios dados por el supervisor de proceso, para
poder seleccionar, evaluar y reevaluar los proveedores y as elegir el ms viable.
Se cre un procedimiento de seleccin evaluacin y reevaluacin de proveedores,
y se presento al gerente, para autorizar su implementacin dentro de la
organizacin, se realizaron simulacros de seleccin de proveedores para tener
una imagen ms real de los pasos a seguir se entregaron formatos de evaluacin
y reevaluacin, adems de uno de seleccin.

51

Se explico al personal de la organizacin la importancia de implementar este


procedimiento dentro del proceso de compras y los beneficios que traera.
Anexo K. Procedimiento Seleccin de proveedores. SIG-PRO-07
6.3.3. Seguimiento y medicin
Es un seguimiento que se realiza a los equipos que deben calibrarse, mantenerse
y verificarse para cumplir con los requisitos del producto solicitado por el cliente,
en esto se deben tener en cuenta Hojas de vida de la maquinaria, procedimiento
de mantenimiento, calibracin y verificacin de equipos, Cronogramas de
mantenimiento, y responsables de hacer cada una de las actividades.
Anexo L. cronograma de mantenimiento y calibracin de equipos SIG-CRO-01
6.3.3.1. Seguimiento a la informacin relativa a la percepcin de la satisfaccin del
cliente
Para medir el nivel de percepcin del cliente se realizaron 2 encuestas una para
el cliente externo de la organizacin nieto importaciones y otra para el interno.
En total se realizaron 25 encuestas que con 77 preguntas y se obtuvieron los
siguientes resultados
Tabla 7. Resultado de la encuesta
Aspecto
Calidad
Medio
Ambiente
Seguirdad en el
trabajo

Inconforme
39.3%
51.33%

Conforme
60.7%
48.62%

51.9%

49%

52

70
60
50
40
30
20
10
0

Con los resultados de la grafica se pudo determinar que el 60.7% de los clientes
se encuentran conformes con los productos y servicios ofrecidos por la
organizacin, en los aspectos de cumplimientos de entrega, calidad del producto,
y variedad de producto. Pero el 39.3% de las inconformidades se presento por
falta de acompaamiento por parte de la organizacin para el armado de producto,
falta de instructivos, No se realiza contestacin de las quejas y reclamos
generados por los clientes, El producto no informa sobre condiciones de seguridad
o cuidados que se deben tener, por lo tanto estos deben ser aspectos a mejorar.
La percepcin de los clientes frente al tema de medio ambiente indico que el
48.62% estn conformes con el manejo de los residuos por parte de la
organizacin, adems de informar que el producto evita la tala de rboles
naturales, y que el producto puede durar entre 15 y 20 aos.
Los clientes inconformes fueron un 51.33% los cuales manifestaban, que el
producto no se degrada fcilmente, el ruido generado por la maquinaria afectaba
el descanso de los vecinos de la sede A, los vapores emanados por la inyeccin
era visible a la luz del da.
La percepcin que se tiene frente a SYSO arrojo que el 49% de los clientes esta
conforme, pero en la realizacin de la encuesta no se hallo mucha sinceridad por
parte de los clientes internos de la organizacin, Se solicita sensibilizaciones y
capacitaciones sobre la importancia sobre el uso de EPP, y sealizacin de
seguridad.
Los clientes insatisfechos fue de 51.9%, los clientes externos sealaron la falta de
informacin sobre los peligros que pueden ocurrir por la mala manipulacin o
disposicin del producto, adems de informar sobre el mal manejo de descargue
por parte de los operarios de entrega y distribucin.

53

Se estableci un indicador para medir el cumplimiento de la finalidad de la


encuesta:
Percepcin:

N de preguntas realizadas X 100


N de preguntas entendidas

Metodologa utilizada.
La encuesta se realiz a los empleados, vecinos y algunos compradores de la
organizacin de Nieto Importaciones en la sede A, se dio informacin sobre la
importancia de conocer el nivel de conocimiento y de persuasin del cliente frente
a los productos suministrados por la organizacin, se entreg la encuesta impresa
y se suministraron esferos, se le pidi a los participantes que si se presentaban
dudas e inquietudes se acercaran a algn aprendiz para solventarla.
El desarrollo de la encuesta fue de media hora, y se recogi ya diligenciada para
tabular la informacin, y crear las grficas que nos demuestren visualmente el
estado de las respuestas.
Y se presentaron las siguientes recomendaciones:
Afiliar a los empleados a la seguridad social y capacitarlos sobre la importancia de
pausas activas, riesgos por mala manipulacin de elementos y herramientas entre
otros temas de inters.
A establecer un procedimiento para la respuesta de PQRSF hechas por los
distintos clientes.
Se exhorta a los empleados del rea de entrega y distribucin a informar los
clientes las recomendaciones y advertencias del uso de producto que ha
comprado
6.3.3.2. Evaluacin del desempeo
6.3.3.3. Auditoras internas
Se elaboro un procedimiento de auditoras internas, teniendo en cuenta el
cronograma de planificacin del SIG, y se eligi un proceso misional en este caso
sera fabricacin, donde los criterios de auditora son:

Procedimiento de fabricacin - FA- PRO 01.


Registros - FA-INV-01
Perfil de cargo operarios de fabricacin SIG-MA-02
Matriz de riesgos y peligros SIG-MAT-02

54

Matriz de aspectos e impactos. SIG MAT-03


Cronograma de verificacin, calibracin y mantenimiento. FA-CRO-01
Hoja de vida de la maquinaria FA-FR-01.
Normatividad legal y vigente SIG-MAT-04
Control de documentos SIG-PRO-01
Control operacional FA-CO-01
Instructivos FA-INS-02
Ficha tcnica del producto FA-FIC-01

Y se hallaron 4 no conformidades; incumplimiento del numeral 6.3 Infraestructura:


Se hall que la organizacin cuenta con una infraestructura para realizar el
proceso de fabricacin, sin embargo no est adecuada, para el almacenamiento,
ambiente de trabajo y no es el adecuado para los empleados incumpliendo con la
norma ISO 9001:2008 como son los numerales 6.3 (Infraestructura) y 6.4
(ambiente de trabajo) y el numeral 4.4.7 de la OHSAS 18001:2007.
Se hall que los 10 operarios del rea de fabricacin no se encuentran afiliados
al sistema de seguridad social (pago de EPS, Pensiones ARL y Parafiscales),
incumpliendo con el decreto 1443 - Articulo 8. Obligaciones del empleador.
Se encontr que el personal (operario de fabricacin) no cumple con el perfil
establecido incumpliendo con el numeral 6.2.2 de la Norma ISO 9001:2008, 4.2.2
ISO 14001:2004 Competencia formacin y toma de conciencia y el numeral 4.4.2
de OHSAS 18001:2007 competencia formacin toma de conciencia adems los
operarios no tienen claras cules son sus funciones dentro de la organizacin
se encontr que a los equipos (termmetros, basculas) de seguimiento y medicin
no se les realiza el mantenimiento como los especifica en la norma ISO 9001:
2008 Captulo 7.6 control de los equipos de seguimiento y de medicin en el
apartado (e)
Pero adems se encontraron 3 oportunidades de mejora:
La organizacin nieto importaciones cuenta con una infraestructura donde se lleva
a cabo el proceso de produccin, pero se debe colocar la sealizacin adecuada
de seguridad.
La documentacin solicitada para cumplir con los criterios establecidos por las
normas y la legislacin vigente cumpli con los requisitos, pero no todos los
documentos estn sujetos con la codificacin del listado maestro de documentos.
El proceso de fabricacin cumple con las actividades de mantenimiento de las
mquinas de fabricacin, pero no se conserva registro de las acciones tomadas en
el mismo.

55

Ver Anexo M. Informe de Auditora interna. SIG-INF-02


6.3.3.4. Aplicar mtodos de seguimiento y medicin de los procesos
Para medir los diferentes procesos de la organizacin nieto Importaciones se
establecieron indicadores como se presenta en la siguiente tabla:
Tabla 8. indicadores de gestin de los procesos
Proceso
Gestin
gerencial

S.I.G

Tipo
Eficiencia

Efectivida
d

Eficiencia

Gestin
Financiera

(( )/
(
))100
((

)/(de

Utilidad
operacin
* 100

))100
Ventas
realizadas

Frecuenci
a

Responsable

Semestral

Gerente

Semestral

Lider del
S.I.G

Cada
mes

Asistente
de
financiera
Asistente
de
financiera
Asistente
de
financiera

Eficacia

N de proveedores contratados *100


Cotizaciones presentadas

Trimestra
l

Eficacia

Inventario de recursos * 100


Presupuesto aprobado

Trimestra
l

Eficacia

Dinero total a pagar a empleados *


100
N de
empleados

mensual

Asistente
de
financiera

mensual

supervisor de
proceso

eficiencia

Fabricacin

Formula

N p. planificados * 100
N p. realizados

eficiencia

N piezas realizadas * 100


N piezas defectuosas

diario

supervisor de
proceso,
HSEQ

eficacia

N operario de mquina *100


N de operario accidentado

mensual

supervisor de
proceso,
copasst

eficacia

N equipos existentes *100


N equipos revisados y calibrados

trimestral

supervisor de
proceso

56

Entrega Y
Distribuci
n

eficiencia

N pedidos rechazados *100


total de ordenes recibidas

semanal

supervisor de
procesos

eficacia

N total de cajas despachadas *100


total trabajadores operan

mensual

supervisor de
procesos

eficacia

N despachos cumplidos a tiempo


N total de despachos requeridos

semanal

supervisor de
procesos

mensual

supervisor de
procesos

eficacia

valor

eficacia

costo transporte propio x unidad *100


costo de contratar transporte x unidad

mensual

supervisor de
procesos

Eficacia

N garantias ofrecidas/
N garantias efectuadas

Bimestral

Jefe del
SIG, Jefe
de ventas

Eficacia

Ventas/ *100
N de empleados

Anual

Jefe del
SIG, Jefe
de ventas

Eficacia

Produccin/horas trabajadas x 100

Mensual

Jefe talento
humano

Eficacia

N. empleados iniciales + N.
empleados contratados/ N.
empleados retirados

Mensual

Eficacia

Prestaciones pagadas/Total salario

Semestra
l

Eficacia

Capacitaciones
identificadas/capacitaciones
realizadas

ventas

Talento
Humano

costo de transporte * 100


de ventas totales

Se hallaron 27 indicadores establecidos en


anteriormente, y presentamos la grafica:

57

*Gerencia
*Jefe
talento
humano
*Gerencia
*Jefe
talento
humano

Semestra Jefe talento


l
humano

los procesos mencionados

Grafica 4. Indicadores de gestin


70
60
50
40
30
20
10
0

62.9
37.3

Como se observa en la grafica el 62 % de los indicadores no se han medido y


siguen abiertos, el 37.3% de los indicadores estn cerrados y fueron medidos
mediante la revisin de documentos, encuestas, sensibilizaciones, cumplimiento
de los requisitos el cliente entre otros.
6.3.3.5. Seguimiento y medicin del producto
Para realizar el seguimiento del producto se cre un procedimiento de trazabilidad
de producto, adems de mantener disponible la informacin que describa las
caractersticas de los productos, instructivos, uso de equipos apropiados para la
elaboracin del producto, orientndonos por el numeral 7.1 de la ISO 9001:2008
se debe mantener registro de las acciones tomadas y el responsable de la
liberacin del producto, la liberacin del producto no debe llevarse acabo hasta
que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas.
Anexo N. procedimiento de trazabilidad SIG-PRO-03
6.3.3.6. Control del producto no conforme
Un producto conforme es aquel que no cumple con algn requisito determinado
por los CLIO (clientes, legales, ISO y organizacionales) ante una no conformidad
la organizacin debera:

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Determinar que unidades de productos son clasificados como no conforme.


Debera estudiar los lotes de los productos fabricados
Identificar los productos no conformes para asegurar que pueden
distinguirse de las conformes
Documentar la existencia de las no conformidades
Evaluar la naturaleza de la no conformidad
Notificar a las reas funcionales involucradas

Anexo . procedimiento control de producto no conforme SIG-PRO-02


6.3.3.7. Realizar el anlisis de datos
El anlisis de datos es un resumen exhaustivo de los resultados de una
investigacin y las listas principales y listas de verificacin.
Una vez concluidas las etapas de coleccin de la informacin para esto se elige
una herramienta estadstica que nos ayudara a encontrar la causa raz de un
problema o dar una solucin.
Las herramientas pueden ser:
Ishikawa o espina de pescado
Lluvia de ideas
5 por que
Diagrama de rbol
Luego de identificar la herramienta y darle uso se plasma en un formato de
acciones correctivas o preventivas segn el caso, y se establecen actividades
para eliminar la no conformidad, un responsable, recursos fecha de inicio y fecha
final adems de establecer un seguimiento a esta accin.
Anexo O. Formato acciones correctivas. SIG-FOR-03
6.3.3.8. Seguimiento del desempeo del SGA y de S y SO
En el momento de revisar el estado de cumplimiento de los indicadores, que en
este caso son 10 indicadores de hallo que solo se han cumplido 6, implementacin
de ahorro de energa, ahorro de agua, pausas activas, turnos rotativos,
disminucin de ruido, los dems indicadores an estn abiertos y con un
responsable a cargo.
La organizacin ha aplicado el programa con ayuda de los aprendices Sena
mediante sensibilizaciones, capacitaciones y correos informativos.

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6.3.3.9. Plan metrolgico para el SGI

6.3.3.10. Evaluacin del cumplimiento legal cmo?


Basndonos en la matriz de requisitos legales aplicables a la organizacin se
revis en que aspectos la organizacin se estaba cumpliendo, se hall que an
hay que reforzar la seguridad social de los empleados, y algunos aspectos por los
que la organizacin puede ser sancionada o cerrada segn sea el caso.
6.3.3.11. Investigacin de incidentes
Para la investigacin de incidentes se revis la matriz de peligros y riesgos y se
estableci cuales podan ser las posibles causas de la generacin de estos
peligros, se elabor un mapa de riesgos indicando posibles puntos donde se cree
un peligro y poder evitarlo, tomando registro de las acciones tomadas, e
informando a los empleados sobre las acciones tomadas.
Se debe llevar un registro de las acciones donde se nombre un responsable
HSEQ, un viga o algn responsable de seguridad y salud en el trabajo.
6.3.4.1. Acciones correctivas y preventivas
Se identificaron 4 acciones correctivas y 3 preventivas, las acciones correctivas 3
ya estn cerradas, estas son
1. perfiles de cargo: los empleados no tienen claro las funciones dentro de la
organizacin.
Se capacito al personal y se contrat nuevo personal
2. Afiliacin a la seguridad social
Los empleados fueron afiliados al sistema de seguridad social.
3. Infraestructura: la organizacin no es adecuada para el desarrollo de
producto y para las buenas condiciones de salud de los empleados
La infraestructura se adapto y se establecieron canales de comunicacin con al
cliente adems de contar con un software.

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6.4.4.2. Revisin por la direccin


Se elaboro un informe detallado sobre el estado de los procesos
6.4. ANLISIS DE LOS RESULTADOSEvidencia 21 - Implementar
Especificar el fin del anlisis de los resultados del proyecto.
6.4.1.Evaluacin de la propuesta de implementacin del SGI de la organizacin.
Redactado de acuerdo a las siguientes preguntas de forma fluida, continua y
coherente
1. Qu se hizo? Analizar la propuesta y con qu fin
2. Cmo se hizo? Explicar metodologa (procedimiento), con el instructor y
empresario
3. Qu resultados obtuvo? Que aspectos fueron de resaltar y de mejorar
4. Cul es el anlisis de los resultados. Propuesta de mejoras.
6.4.2.Evaluar el cumplimiento del plan de implementacin
Redactado de acuerdo a las siguientes preguntas de forma fluida, continua y
coherente
1. Qu se hizo? Verificar el cumplimiento del plan de implementacin
2. Cmo se hizo? Explicar metodologa (procedimiento)
3. Qu resultados obtuvo? Que actividades se cumplieron y cules no
4. Cul es el anlisis de los resultados. Interpretacin de los resultados obtenidos
6.4.3. Obstculos metodolgicos y administrativos
Redactado de acuerdo a las siguientes preguntas de forma fluida, continua y
coherente
1. Qu se hizo? Identificar que obstculos han obtenido
2. Cmo se hizo? Cmo se detectaron
3. Qu resultados obtuvo? Cules fueron los ms representativos
4. Cul es el anlisis de los resultados. Interpretacin de los resultados obtenidos
de esta fase

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Dos interlneas

CONCLUSIONES
Deben ser redactadas respondiendo al marco lgico as:
1. Qu se Hizo?
2. Qu resultados arroj?
3. Con base en dichos resultados Qu puedo Determinar? (Anlisis).

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Dos interlneas

RECOMENDACIONES
Son sugerencias, proyecciones o alternativas que se presentan para modificar,
cambiar o incidir sobre una situacin especfica o una problemtica encontrada.

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BIBLIOGRAFA
Dos interlneas

Leer Norma NTC 5613:2008


Fuentes de antecedentes normas

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Dos interlneas

CIBERGRAFA
Leer Norma NTC 4490:1998

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