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APRENDA GTD PARTE 7: COMO FAZER O PROCESSAMENTO

Ns estamos aprendendo a implementar o GTD passo a passo. Atualmente,


nossa srie est abordando os 5 passos do GTD com detalhes. No ltimo post,
falamos sobre a captura e sobre como coletar. Hoje, vamos ao passo 2:
esclarecer, que quando processamos nossas caixas de entrada (fsica, e-mails
e outras).

O que e para que serve o processamento?


Processar pegar o primeiro item da sua caixa de entrada e tomar uma deciso
com relao a ele. Voc vai se perguntar: O que isto? Demanda algum tipo de
ao? E, a partir da, encaminhar a informao para o lugar certo.
Este passo muito importante porque, se ele for feito com pressa ou sem foco,
isso certamente vai te prejudicar na execuo. No deixe que suas listas de
prximas aes seja uma lista de coisas incompletas, que ainda no foram
pensadas. Elas tm que ser pensadas no processamento.

Por que o David mudou o nome do passo de processar para


esclarecer?
O David mudou o nome dos cinco passos porque achou que todos estavam
muito mecnicos e menos relacionados aos processos da mente. Agora eles
esto mais ligados ao intelectual. No caso especfico do processar, acredito que
a mudana seja importante porque processar parece algo mecnico mesmo.
Quando falamos em esclarecer, fica mais claro mesmo do que se trata esse
processo. Ns analisamos item a item para esclarecer o que cada um deles.

Como processar?
O David oferece um fluxograma para facilitar a nossa vida ao processar.
Basicamente, ao pegar um item da sua caixa de entrada, voc tem SEIS, e
apenas seis, opes sobre o que fazer com ele.
Voc vai perguntar:
O que isto?

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Demanda algum tipo de ao?


Se NO
Lixo Delete, recicle, jogue fora

Incube No demanda ao agora, mas voc gostaria de rever isso em outra


ocasio, pois pode demandar futuramente
Arquive Guarde em seu arquivo de referncia
Se SIM
Faa na hora Se levar menos de 2 minutos
Delegue Se voc no for a melhor pessoa para fazer isso (e tiver para
quem delegar)
Adie Para fazer o mais breve possvel
Confira o mapa do fluxograma abaixo:

O mapa acima mostra todo o fluxo do processamento e para que lugar deve ir
cada informao.

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Perceba que qualquer item do fluxo pode desencadear um projeto. Voc pode
descobrir, ao pensar sobre a prxima ao, que a ao faz parte de algo maior
ou leva mais de um passo para ser concluda. Logo, para o GTD, isso um
projeto. Ns vamos usar muito o fluxograma acima durante toda a nossa srie.
Eu inclusive recomendo que voc imprima para consultar sempre que quiser.

Vamos examinar os itens que NO demandam ao


O que vai para o lixo?
David bem catedrtico nesta questo: na dvida, guarde; na dvida, jogue
fora. No existem regras ou padres e o que voc descarta muito pessoal.
Para ajudar, faa a si mesmo(a) a seguinte pergunta: Isto aqui realmente
necessrio ou til para que eu mantenha, ou eu posso confiar que essa
informao pode ser encontrada facilmente na Internet ou em outra fonte
depois, caso eu precise?. Muitas coisas vo para o lixo, se voc pensar dessa
forma.

O que ser incubado?


Provavelmente voc encontrar alguns itens na sua caixa de entrada que te
levaro a pensar: Puxa, isto no demanda ao agora, mas eu gostaria de voltar
nisto futuramente, s no quero perder a ideia!. Alguns exemplos:
Acontecer um caf-da-manh em um cliente, mas ser apenas daqui a
trs semanas, e voc no tem certeza se poder confirmar at uma
semana antes, pois ter mais noo das suas prioridades a seguir.
Voc recebeu um material para ser usado em um treinamento que
acontecer apenas daqui a um ms e precisa guard-lo em algum lugar.
Voc comprou ingressos para um show que acontecer apenas daqui a
seis meses e precisa guard-lo em algum lugar.
Na prxima semana acontecer uma reunio importante e voc recebeu a
pauta.
Enquanto voc assistia a um filme no cinema, teve a ideia de viajar para um
lugar. Voc no tem como viajar agora, mas no gostaria de esquecer
dessa vontade para planejar futuramente.
O que voc faz com esse tipo de informaes? Existem duas alternativas:

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1. Inserir em uma lista chamada Algum dia / Talvez, que voc revisar
semanalmente
2. Colocar um lembrete em seu calendrio em datas especficas ou em um
tickler
ok voc no decidir sobre algo neste momento, contanto que voc esteja
tranquilo(a) sobre isso.

O que vira referncia?


Existem informaes que no demandam qualquer tipo de ao, mas voc acha
importante guardar pois podem servir como referncia futura para seus projetos,
atividades ou mesmo lembrana pessoal. Documentos, referncias bibliogrficas
de trabalhos, contas pagas e uma sorte de outras informaes. Criar um arquivo
de referncia que seja fcil de arquivar e acessar passo fundamental no GTD.

E agora vamos conhecer os itens que SIM, demandam ao


Faa na hora se levar menos de 2 minutos
A regra de ouro do GTD fazer na hora tudo o que leva menos de 2 minutos,
para que nada vire um gargalo em voc. Essa regra mgica e muda a vida de
muitas pessoas. Fazer em menos de 2 minutos significa desde responder um email a lavar o copo que voc deixaria na pia. Voc ficar surpreso(a) com a
quantidade de coisas que voc pode fazer em menos de 2 minutos.

Delegue
Se voc no for a pessoa mais adequada para fazer, delegue a ao. Voc pode
acompanhar o que est aguardando resposta de outras pessoas atravs de uma
lista com todas essas aes que foram delegadas. Uma boa prtica inserir a
data desde quando voc delegou, para ter controle do tempo. Por exemplo, na
sua lista de Aguardando resposta, pode ter um item assim:
Nome da pessoa Fazer tal ao desde 12/04/15

Adie
Se uma ao no pode ser feita em menos de dois minutos nem pode ser
delegada, ela fica para depois, mas importante frisar que para ser feita assim

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que puder, o mais rpido possvel, para no parecer que se trata de


procrastinao. E aqui ns temos duas opes, que dizem respeito s aes que
tm prazo e s aes que no tm prazo. Fica assim:
1. Se tiverem prazo, voc insere a data na ao. Todos os programas de
tarefas tm a possibilidade de atrelar uma data ao. Algumas pessoas
gostam de colocar a ao com prazo na agenda. Fica a seu critrio. O que
facilita mais para voc?
2. Se no tiverem prazo, voc organiza sua lista de prximas aes como
achar conveniente. O David Allen recomenda organizar por contexto.

E projetos?
Qualquer item do seu fluxograma pode servir como um gatilho para desencadear
projetos.
Projeto no GTD tudo aquilo que leva mais de um passo para ser concludo e
pode ser feito no perodo de at um ano.
Se voc identificar um projeto, insira-o em sua lista de projetos. Veremos mais
no prximo post, sobre organizao do sistema.

Existe uma hora especfica do dia em que devemos processar?


No existem regras. Voc pode querer dedicar um tempo exclusivo e com foco
para essa atividade. Algumas pessoas gostam de processar aos poucos ao
longo do dia, enquanto outras gostam de reservar um tempo uma vez por dia
para o processamento. Eu j fiz das duas formas e, atualmente, eu gosto de
reservar um tempo, no comeo ou no final de cada dia, para esclarecer essas
informaes.

Boas prticas do processamento


No pode devolver nenhum item para a caixa de entrada.
No fique escolhendo o que vai processar. Pegue o primeiro e mande ver.
Dedique energia e concentrao a esse processo.
No processe direto em seu sistema. As informaes precisam desse
tempo de maturao na caixa de entrada para que voc possa tomar as
decises corretas ao processar.

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A relao entre o processar e o organizar


Muitos usurios iniciantes tm dvidas sobre o processar e o organizar, pois eles
parecem ser muito parecidos. Processar esse processo de pensar e tomar
decises. Organizar quando voc coloca as informaes nos lugares certos,
configura o seu sistema etc. Essa a diferena.
Dvidas? Poste nos comentrios.

Voc tambm pode querer ler:

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