G-10

REVISION DE LOS INVENTARIOS FISICOS

Cliente __________________________________ Cierre _____________________

REF
PLANIFICACION DE LOS INVENTARIOS FISICOS
1

Determine la informacin que necesitamos para estar presentes

en la toma fsica de las existencias.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

Tipos de inventarios
Ubicacin de los inventarios
Nmero de veces que ha sido contado el inventario
Fecha de los conteos
Fecha de los inventarios fsicos
Valor de los inventarios
Personal del cliente que tomar parte en los inventarios
fsicos.

Determine los lugares que sern visitados por nosotros y el

alcance que se dar a nuestras pruebas.

Solicite una copia de las instrucciones para la toma de los

inventarios fsicos y revselas. Verifique que se hayan
considerado los siguientes asuntos:
a. Arreglo de los inventarios para que se facilite su conteo
b. Arreglo de los inventarios que no sern contados
c. Disposicin de los inventarios defectuosos, obsoletos y
daados.
d. Control de los inventarios durante el inventario fsicos.
e. Responsabilidad por la utilizacin y control de las tarjetas o
cualquier otro medio de anotacin.
f. Forma de llenado de las tarjetas de conteo
g. Procedimientos de reconteo
h. Grupos de conteo
i. Personas responsables y supervisores
j. Procedimientos de corte

Hable con el cliente y haga las sugerencias que considere

conveniente.

Hecho
por

Revise que el cliente se reuni con el personal que tomar parte

en los inventarios y que entienden las instrucciones.

Visite los almacenes donde se harn los conteos y revise:

a. El ordenamiento de los inventarios y de los almacenes
b. La identificacin de los inventarios
c. Separacin de los inventarios obsoletos y daados

Investigue si estar disponible la informacin de los registros

contables de los inventarios en la fecha de los inventarios
fsicos, de manera que se puedan cotejar los conteos con
los registros de la Compaa el da del inventario fsico.

Cercirese que se utilizarn procedimientos adecuados para

controlar el movimiento de los inventarios durante el
inventario.

10 Determine la necesidad de confirmar los inventarios dados o

recibidos en consignacin.
11 Cuando la Compaa lleve inventarios cclicos:
a. Indique en los papeles de trabajo los rubros cubiertos por
este sistema
b. Obtenga el plan de conteos anuales y cercirese que todos
los artculos son contados por lo menos una vez al ao.
c. Revise que el plan se esta desarrollando adecuadamente
d. Revise que las diferencias faltantes y sobrantes se estn
investigando adecuadamente.
11 Renase con el personal de la Firma que participar en los
inventarios fsicos e infrmelos de los procedimientos a
seguir.
DURANTE LA TOMA FISICA
12 Revise que se estn siguiendo las instrucciones del cliente
13 Recorra las instalaciones en las que se estn efectuando los
conteos y cercirese de que:
a. Los inventarios han sido debidamente identificados.
b. No hay movimiento de entradas y salidas y que en caso de
haberlas se estn controlando
c. Que los inventarios se han arreglado para facilitar los

d.
e.
f.
g.
h.
i.

conteos
Que los empleados entienden y cumplen las instrucciones
Que los conteos se estn efectuando en forma adecuada
Que hay una adecuada supervisin
Que se estn cubriendo sistemticamente todas las reas
Que las existencias daadas o de terceros han sido excluidas
de los inventarios fsicos.
Que los grupos de conteos estn formados por personas
distintas a los responsables de la custodia fsica y de los que
llevan los registros de inventario.

En caso de observar desviaciones importantes en la

planificacin indique las observaciones al encargado del
inventario fsico.
14 Si existen inventarios en consignacin determine si es necesario
enviar cartas de confirmacin. En caso afirmativo solicite
los datos de las cantidades en existencia.
15 Determine que existe control sobre las tarjetas utilizadas. Las
tarjetas debern ser regresadas a las mesas de conteo.
Anote las tarjetas utilizadas en el inventario:
Materias Primas: De la No. ___________a la No. ________
Material de empaque: De la No. _______a la No. ________
Productos Terminados: De la No. ______a la No. ________
Productos en Proceso: De la No. _______a la No._________
16 Verifique que estn efectuando los reconteos y se estn
investigando las diferencias entre el primero y segundo
grupo. Revise que las personas que hacen el segundo
conteo sean diferentes a las del primer conteo.
17 Tome nota de las tarjetas no utilizadas en el inventario fsico.
18 Efecte los conteos de acuerdo con los alcances planificados.
Solicite que una persona del cliente este presente durante
sus conteos o trate de efectuar los conteos conjuntamente
con el cliente. Anote sus conteos en un papel de trabajo.
Tome note de lo siguiente:
a.
b.
c.
d.

Unidad de conteo (cajas, unidades, Kilogramos, etc.)

Cdigo del articulo
No. de tarjeta de conteo
Nmero de unidades en existencia

19 Coteje sus conteos contra los del cliente el da del inventario.

Solicite explicacin de las diferencias entre sus conteos y
los del cliente. No puede retirarse de las instalaciones del
cliente sin que las diferencias hayan entre sus conteos y los
del cliente hayan sido aclaradas a su satisfaccin.
20 Efecte el corte de los documentos que mueven el inventario.
Tome nota del ultimo documento utilizado de:
a. Nota de entrada al almacn
b. Nota de salida del almacn
21 Revise si el cliente investiga las diferencias entre el primero y
segundo conteo.
22 Revise si el cliente esta investigando las diferencias existentes
entre los conteos fsicos y las cantidades que indican los
registros auxiliares de inventario.
23 Revise que la mercanca venida y no entregada a los clientes
haya sido separada de los inventarios y que no haya sido
incluida en los inventarios fsicos.
24 Selecciones aproximadamente _____artculos del Kardex o
registro auxiliar de inventarios y verifique su existencia
fsica. Compare sus conteos contra los utilizados por el
cliente.
25 Si la cantidad fsica es difcil de determinar puesto que los
inventarios se encuentran almacenados en tanques o a
granel evale la necesidad de utilizar a un especialista
quien certifique las cantidades y cualidades de los
inventarios. En el caso de que no se utilice el especialista
tome note del espacio ocupado en el tanque o en el almacn
por los inventarios y confirme las medidas con el cliente.
26 Tome nota de los inventarios en mal estado, daados u
obsoletos.
27 Anote los puntos de recomendaciones
CONCLUSION:
1

Considera que se ha ejercido un adecuado control sobre las

tarjetas o documentos en los que se anotaron los conteos ?

El inventario fsico se desarrollo conforme a las instrucciones ?

Se tomaron las medidas adecuadas para controlar el

movimiento de los inventarios durante los inventarios
fsicos?

4
5

Se contaron la totalidad de las existencias?

Se identificaron las existencias en mal estado?

Considera que se tomo el inventario con el mayor cuidado?

Fueron todos los puntos de este programa contestados durante

el inventario fsico?

Se efectuaron los procedimientos de doble conteo y se

investigaron las diferencias ?

Se cotejaron los conteos fsicos contra los registros auxiliares

de inventario el mismo da del inventario y se investigaron
las diferencias ?

10

Si cualquiera de las respuestas anteriores fuese negativa deber

detallar claramente en los papeles de trabajo el motivo de
su inconformidad y preparar un punto de atencin al socio
sobre el particular.

CORTE DE DOCUMENTOS
NOTA DE RECEPCION DE MERCANCIAS
No.

Proveedor

Fecha de
llegada

Cdigo de
Mercanca

No. de
factura

Fecha de
registro

NOTA DE SALIDA DEL ALMACEN O DE DESPACHO

No.

Cliente

Fecha de
salida

Cdigo de
Mercanca

No. de
factura

Fecha de
registro

Monto de
factura

Fecha de
registro

FACTURA DE VENTA
No.

Cdigo del
Cliente

Fecha de
salida

Cdigo de
Mercancia

Trabajo realizado:
1. Revis la copia de las ltimos entradas al almacn, las ltimas salidas del almacn
tome note del siguiente documento no utilizado a la fecha del inventario fsico o
cierre contable, que son los documentos que aparecen en este papel de trabajo
2. Revis el registro contable de los documentos indicados en este papel de trabajo en el
perodo correspondiente.
3. Revis los casos de mercancas facturadas y no despachadas. Tome nota de las
facturas que se encuentran en esta situacin en los papeles de trabajo.