Instituto Colombiano para la Evaluacin

de la Educacin.

www.icfesinteractivo.com

Versin R8-V1

Manual de ingreso al
Sistema PRISMA

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enhttp://www.icfes.gov.co/

Tabla de Contenido
1

INTRODUCCIN........................................................................... 4

CMO INGRESAR AL SISTEMA?.................................................... 6

2.1

Iniciar sesin ......................................................................... 6

INGRESO AL PANEL DE CONTROL PARA UNA INSTITUCIN

EDUCATIVA ................................................................................. 9
3.1
3.2

Usuarios con ms de un perfil.................................................. 9

Seleccionar aplicacin............................................................ 10

CMO

CREAR

UN

USUARIO

PARA

UN

ESTUDIANTE

INDIVIDUAL? ............................................................................. 11
4.1
4.2

Crear usuario ....................................................................... 11

Casos especiales ................................................................... 16

4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
4.2.5
4.2.6
4.2.7
5

Coincidencias en tipo de identificacin .................................. 16

Si el correo electrnico ya existe en el sistema ...................... 17
Cuando existe una solicitud de creacin pendiente ................. 18
Cuenta pendiente de cambio de usuario ................................ 19
Cuenta ya se encuentra registrada como usuario ................... 20
Identidad similar a registrada en el sistema........................... 21
No se permiten ms acciones de registro de identidad ............ 23

INGRESO

AL

PANEL

DE

CONTROL

PARA

ESTUDIANTES

INDIVIDUALES ........................................................................... 24
5.1

Seleccionar aplicacin............................................................ 24

CMO RECUPERAR LA CONTRASEA EN CASO DE OLVIDO? ........... 25

CMO RECUPERO MI USUARIO? .................................................. 26

7.1
7.2
7.3

Persona Natural .................................................................... 27

Institucin Educativa ............................................................. 28
Penitenciarias ....................................................................... 29

GLOSARIO
Trmino
PERFIL
MEN

Descripcin

DUE

Tambin llamado Rol

Ministerio de Educacin Nacional.
Directorio nico de instituciones educativas del
MEN

AGRUPADOR
PERSONA NATURAL

Institucin Educativa
Usuario de evaluacin

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Introduccin

El objetivo de este manual es orientar a las instituciones de educacin

media, instituciones de educacin superior y a los interesados en presentar
un examen sobre el ingreso a la plataforma PRISMA teniendo las nuevas
funcionalidades del sistema.
Es responsabilidad de cada Usuario leer cuidadosamente el procedimiento y
verificar que las personas que harn parte de este tienen clara la siguiente
informacin.
Tenga presente que en el proceso de registro se har primero el recaudo y
luego la inscripcin; para ello, el Icfes ha cambiado su proceso de
inscripcin. Lea cuidadosamente la siguiente informacin de este manual:
1. La inscripcin a los exmenes que realiza el Icfes est compuesta por
cuatro etapas:
i)
ii)
iii)
iv)

Autenticacin
Pago
Inscripcin
Verificacin de la inscripcin

Los interesados deben autenticarse mediante la creacin de un

usuario nico con el que ingresarn al sistema a travs de un solo
panel de control. Este usuario nico ser solicitado para la consulta de
citacin y para la consulta de resultados.
2. Para inscribir estudiantes al examen SABER 11 que son menores de
edad, la Institucin Educativa debe informar a los padres de familia
que, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto
Reglamentario 1377 de 2013, el Icfes durante la autenticacin le
solicitar a cada persona autorizacin para tratar los datos personales
que suministre, los cuales podrn ser entregados a terceros que
otorguen estmulos e incentivos a los estudiantes con mejores
resultados y para procesos de investigacin. Por lo anterior, los
menores de edad, debe tener la autorizacin expresa de sus padres o
representante legal facultando al Icfes para entregar sus datos a
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terceros para incentivos o investigaciones acadmicas y para recibir

notificaciones relacionadas con la convocatoria a la que se est
inscribiendo. La Institucin ser responsable de obtener y conservar
dicha autorizacin. En los casos en los que no haya autorizacin de
los padres de familia o representante legal de los menores, el
estudiante debe informarlo en la autenticacin y la Institucin deber
enviar al Icfes antes del cierre de las inscripciones, el listado de
estudiantes que no autorizaron el tratamiento de sus datos
personales.
3. A partir de 2015, para inscribirse a las pruebas que realiza el
Icfes es necesario tener un usuario nico para autenticarse. La
creacin de usuarios nicos para la autenticacin en la plataforma
de inscripcin del Icfes se hace a travs del correo electrnico y
busca garantizar la seguridad de la informacin y facilitarle a las
personas, a travs de un solo panel de control, el acceso a la
consulta de la citacin y de los resultados de todas las pruebas
que presenten, as como a los servicios asociados con las
pruebas.
4. Las instituciones educativas tienen la responsabilidad de rep ortar
en la plataforma del Icfes a los estudiantes que aspiran presentar
un examen y entregarles la contrasea temporal que les asign el
sistema, para que puedan crear el usuario nico e intransferible
con el que debern autenticarse a partir de ese momento en
todas las transacciones que realicen con el Icfes: inscripcin,
comprobacin de la inscripcin, consulta de la citacin, consulta
del resultado.

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Cmo ingresar al Sistema?

Para tener acceso a los servicios de inscripcin, la Institucin Educativa debe

ingresar a http://www.icfesinteractivo.gov.co/ y dar clic en el botn
PRISMA.

Si ya tiene usuario y contrasea registrada por favor ingrese por la

opcin INICIAR SESIN, si es un usuario nuevo por favor ingrese
por la opcin CREAR USUARIO.

2.1 Iniciar sesin

El sistema muestra una pantalla donde solicita la siguiente informacin:
Usuario
Contrasea
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Tiene la opcin de ingresar con su usuario PRISMA o con su documento de

identidad, recuerde que este ltimo solo aplica para personas, no para
instituciones.
Si no recuerda su contrasea, la puede recuperar haciendo clic en el link
OLVID SU CONTRASEA? Ver numeral 6 Cmo recuperar la
contrasea en caso de olvido?
Si no recuerda su usuario, lo puede recuperar haciendo clic en el link
OLVID SU USUARIO? Ver numeral 7 Cmo recupero mi usuario?

El sistema verifica los datos ingresados, y si no hay inconsistencias en la

informacin, este visualizar el panel de control.
Si su usuario se encuentra en estado inactivo por favor
comunquese con la Unidad de Atencin al Ciudadano para
recibir informacin sobre el proceso de activacin y cambio
de contrasea, a travs de la lnea gratuita nacional 018000
519535 y la lnea local 4841460.
Para acceder a los servicios del Icfes las instituciones de
educacin media deben estar debidamente REGISTRADAS en
el Directorio nico de Establecimientos Educativos (DUE) y
tener actualizada la informacin de jornada, calendario,
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rector,
correo
electrnico,
direccin,
municipio.
Las
instituciones de Educacin superior y programas acadmicos
deben estar registrados en el Sistema Nacional de
Informacin de Educacin Superior (SNIES).

Si usted es estudiante y va acceder por primera vez al panel

de control, es necesario que su Institucin Educativa lo haya
autorizado para presentar el examen de su inters, es decir,
que lo haya agregado a la lista de aspirantes, reportando su
nombre y su documento de identidad y este reportado el pago
por la institucin; en ese momento el sistema genera una
contrasea que ser entregada de manera confidencial, la
que adems deber tener en cuenta en el momento de la
autenticacin.

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Ingreso al Panel de
institucin educativa

control

para

una

En el panel de control y segn su usuario visualizar los mdulos a los que

tiene acceso. Para el proceso de registro, seleccione el mdulo que
corresponde a INSCRIPCIN.

En el panel de control encontrar un men para hacer los procesos de

GESTIONAR INSCRIPCIN y AYUDA este ltimo le permitir descargar el
manual de usuario.

3.1 Usuarios con ms de un perfil

Un usuario puede tener varios perfiles
establecimiento, perfil de sede, entre otros).

en

el

sistema

(perfil

de

Para el proceso de registro seleccione el mdulo que corresponde a

INSCRIPCIN. A continuacin el sistema le mostrar los perfiles con los
que puede hacer transacciones.

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En el caso de instituciones, si el usuario selecciona un perfil que tiene

asociados varios agrupadores, deber especificar con cul de ellos va a
trabajar. Una vez que se carga el men, el usuario puede seleccionar alguna
de las opciones disponibles.

Una vez el usuario se ha identificado con un perfil, si requiere

cambiar el rol del perfil con el que est trabajando lo puede hacer
por el desplegable que parece en la esquina superior derecha dando
clic en el enlace CAMBIAR ROL.

3.2 Seleccionar aplicacin

El sistema le desplegar las aplicaciones activas, usted deber seleccionar la
aplicacin sobre la cual realizar la inscripcin de sus estudiantes.

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4 Cmo crear un usuario para un estudiante o

individual?

4.1 Crear usuario

Este proceso corresponde a aquellos usuarios que no han ingresado al
sistema del Icfes
Para registrarse como usuario, debe ingresar por la opcin CREAR
USUARIO. El sistema le mostrar informacin con los trminos y
condiciones para la presentacin del examen. Lea los trminos y condiciones
detenidamente, en caso de estar de acuerdo, de clic en la opcin ACEPTO
los trminos de uso y las responsabilidades derivadas y de clic en
CONTINUAR.

El sistema le solicitar diligenciar la informacin bsica para el registro de su

usuario, cuando haya terminado de continuar.
Tipo de documento
Nmero de documento
Primer nombre
Segundo nombres
Primer apellido
Segundo apellido
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El sistema realiza la bsqueda por tipo y nmero de documento en la base

de datos del Icfes, si no encuentra coincidencias debe diligenciar la siguiente
informacin:
Ingrese su correo electrnico
El sistema le solicitar diligenciar el correo electrnico para el registro de su
usuario, cuando haya terminado haga clic en Registrar Usuario.

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Registro exitoso de correo electrnico

El sistema le confirmar el registro de su solicitud, para continuar con
el proceso es necesario que ingrese a su cuenta de correo electrnico
y confirme el link remitido para activar su cuenta.

E-mail de confirmacin de correo electrnico

Lea y siga las instrucciones del correo electrnico, a continuacin se
presenta el mensaje que recibir en su bandeja de entrada.

El sistema le enviar a su correo las instrucciones para continuar el

proceso.

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Finalizar registro
Al confirmar la cuenta de correo electrnico, el sistema lo redireccionar a la
finalizacin del registro, donde deber diligenciar la siguiente informacin:
Fecha de expedicin del documento
Gnero
Fecha de nacimiento
Telfono celular
Contrasea

Al finalizar el registro, de clic en Registrar Usuario.

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Confirmacin de finalizacin de registro

Al finalizar el registro el sistema le presentar el siguiente mensaje
informando que su cuenta ha sido creada exitosamente y recibir la
notificacin a su correo electrnico.

E-mail de confirmacin de creacin de cuenta

Lea y siga las instrucciones del correo electrnico, a continuacin se
presenta el mensaje que recibir en su bandeja de entrada.

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4.2 Casos especiales

4.2.1 Coincidencias en tipo de identificacin

Si hay coincidencias con tipo y nmero de documento de identificacin se le
mostrar la siguiente pantalla:

Si es usted por favor de clic en CONFIRMO IDENTIDAD, de lo contrario

seleccione
IDENTIDAD
NO
CORRESPONDE.
Cuando
selecciona
CONFIRMO IDENTIDAD el sistema le mostrar la siguiente pantalla,
donde deber completar la informacin solicitada y dar clic en CONTINUAR.
Ingrese su correo electrnico
El sistema le solicitar diligenciar el correo electrnico para el registro de su
usuario, cuando haya terminado de clic en Registrar Usuario

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Mensaje: registro exitoso de correo electrnico

El sistema le confirmar el registro de su solicitud. Para continuar con
el proceso es necesario que ingrese a su cuenta de correo electrnico
y confirme el link remitido para activar su cuenta.

4.2.2 Si el correo electrnico ya existe en el sistema

El sistema le solicitar diligenciar el correo electrnico para el registro de su
usuario, cuando haya terminado de clic en Registrar Usuario.

Mensaje: correo electrnico ya existe en el sistema

Al ingresar el correo electrnico, el sistema le notificar que esta
cuenta ya se encuentra registrada como usuario. Si no recuerda su
contrasea la puede recuperar mediante la opcin Olvido su
contrasea.

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4.2.3 Cuando existe una solicitud de creacin pendiente

Al ingresar su informacin inicial de registro, el sistema le notifica que hay
una solicitud activa, usted deber seleccionar la opcin Reenviar Correo
o Cancelar Solicitud.

Cancelacin de solicitud de cuenta de usuario

Al seleccionar la opcin de Cancelar Solicitud, el sistema le
presentar el siguiente mensaje:

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Reenvi de correo para confirmacin de cuenta

Al seleccionar la opcin Cancelar Solicitud, el sistema le presentar
el siguiente mensaje.El correo ha sido reenviado. Por favor consulte
tanto su bandeja de entrada, encontrar un correo electrnico
asociado donde recibir un link para confirmar su cuenta.

4.2.4 Cuenta pendiente de cambio de usuario

Al ingresar su informacin inicial de registro, el sistema le notifica que ya su
nmero de identidad se encuentra registrado, usted deber seleccionar la
opcin de Confirmo Identidad o Identidad no corresponde.

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Mensaje: Cuenta pendiente de cambio de usuario

Al seleccionar la opcin de Confirmo Identidad, el sistema le
presentar el siguiente mensaje. Solicite su usuario y contrasea
temporal o revise su bandeja de entrada y encontrar un correo
electrnico asociado donde recibir un link para confirmar su cuenta
para completar el proceso de Inscripcin.

4.2.5 Cuenta ya se encuentra registrada como usuario

Al ingresar su informacin inicial de registro, el sistema le notifica que su
nmero de identidad ya se encuentra registrado, usted deber seleccionar la
opcin de Confirmo Identidad o Identidad no corresponde.
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Mensaje: Cuenta ya se encuentra registrada como usuario

Al seleccionar la opcin de Confirmo Identidad, el sistema le
presentar el siguiente mensaje, el sistema le notificar que esta
cuenta ya se encuentra registrada como usuario. Si no recuerda su
cuenta de usuario la puede recuperar mediante la opcin Olvido su
usuario.

4.2.6 Identidad similar a registrada en el sistema

Al ingresar su informacin inicial de registro, el sistema le notifica que su
identidad ya se encuentra registrado, usted deber seleccionar la opcin de
Confirmo Identidad o Identidad no corresponde.
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Mensaje: Identidad similar a registrada en el sistema

Al seleccionar la opcin de Identidad No Corresponde, el sistema le
presentar el siguiente mensaje, le notificar que su nombre es
similar a uno de los registrados en nuestra base de datos, por favor
seleccione una de los resultados de la lista y contine el proceso.

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4.2.7 No se permiten ms acciones de registro de identidad

Al ingresar su informacin inicial de registro, el sistema le notifica que su
nmero de identidad ya se encuentra registrado, usted deber seleccionar la
opcin Confirmo Identidad o Identidad no corresponde.

Mensaje: No se permiten ms acciones de registro de identidad

Al seleccionar la opcin de Identidad No Corresponde, el sistema le
presentar el siguiente mensaje, le notificar que no se permiten ms
acciones de identidad no corresponde debido a que se encuentra
registrados los permisos por el sistema.

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5 Ingreso al Panel de Control para estudiantes

e individuales
En el panel de control se mostrarn los mdulos a los que tenga acceso su
usuario. Para el proceso de registro seleccione el mdulo que corresponde a
INSCRIPCIN.

En el panel de control encontrar un men para hacer los procesos de

INSCRIBIR EXAMEN, MODIFICACIONES, CONSULTAS y AYUDA ste
ltimo le permitir descargar el Manual de Usuario.

5.1 Seleccionar aplicacin

El sistema le desplegar las aplicaciones activas, seleccione la aplicacin a la
que se desea inscribir; si solo hay una aplicacin activa el sistema no le
solicitar seleccionarla.

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6 Cmo recuperar la contrasea en caso de

olvido?
Si ha olvidado la contrasea de su usuario, puede ingresar al vnculo
Olvid su contrasea?

A continuacin se despliega la siguiente pantalla, digite su usuario para

institucin o su correo electrnico si su usuario es personal y de ENVIAR.

El sistema le enviar un correo

contrasea.

con un link para establecer su nueva

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Cmo recupero mi usuario?

Si ha olvidado su usuario, puede ingresar al vnculo Olvid su usuario?

A continuacin se despliega la siguiente pantalla, seleccione el perfil de

usuario PRISMA y de clic en ENVIAR.
Persona Natural
Institucin Educativa
Penitenciaria

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7.1 Persona Natural

En caso de ser un usuario PRISMA Persona Natural, diligencie el tipo de
documento, nmero de documento registrado en el sistema PRISMA y el
Captcha; y de clic en RECUPERAR USUARIO.

Al ingresar esta informacin el sistema le informar que usuario tiene

registrado en el sistema PRISMA.
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7.2 Institucin Educativa

En caso de ser un usuario PRISMA de Institucin Educativa, diligencie el
Nmero DANE sede, seleccione la jornada registrada en el sistema PRISMA y
el Captcha; y de clic en RECUPERAR USUARIO.

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Al ingresar esta informacin el sistema le informar que usuario tiene

registrado en el sistema PRISMA.

7.3 Penitenciarias
En caso de ser un usuario PRISMA Penitenciaria, Seleccione el Pas del
Centro de Reclusin, seleccione el departamento del Centro de
Reclusin, seleccione el municipio del Centro de Reclusin, seleccione
el nombre del Centro de Reclusin registrada en el sistema PRISMA y el
Captcha; y de clic en RECUPERAR USUARIO.

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Al ingresar esta informacin el sistema le informar que usuario tiene

registrado en el sistema PRISMA.

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