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Aula 02

Curso: Noes de Arquivologia p/ Polcia Federal - Cargo 9 - Agente

Professor: Felipe Petrachini

Noes de Arquivologia para Agente Administrativo da Polcia Federal


Teoria e exerccios comentados
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 02

AULA 02 Gerenciamento da Informao e Gesto de


Documentos
SUMRIO

PGINA


2.1 Organizao dos Arquivos ..................................................................... 2
2.1.1 Levantamento de Dados ................................................................. 2
2.1.2. Anlise dos Dados Coletados ........................................................ 4
2.1.3. Planejamento ................................................................................. 5
2.1.4. Implantao e Acompanhamento ................................................. 11
2.2. Conceitos Ligados Gesto de Documentos ..................................... 12
2.2.1. Valor do documento ..................................................................... 17
2.2.2. Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos) ..................... 19
2.2.3. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. ..................... 27
2.3. Arquivos Correntes e Intermedirios................................................... 30
2.3.1. As Atividades dos Arquivos Correntes ......................................... 30
2.3.2. As Atividades do Arquivo Permanente ............................................. 58
2.4. Plano de Classificao dos Documentos ............................................ 62
Questes Comentadas .................................................................................. 64
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Questes Propostas ...................................................................................... 94

E aqui estamos de novo. No falta muita coisa para se ver, mas o que falta
vai demandar bastante da sua ateno. Ento, foco!

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2.

Gerenciamento

da

Informao

Gesto

de

documentos
2.1 Organizao dos Arquivos
Esta a primeira face do gerenciamento da informao. E pelas etapas que a
constituem, voc ver que estamos falando de um momento anterior existncia do
arquivo.
Pois bem, nossa querida doutrinadora Marilena Leite Paes (por quem o
CESPE tem admirao inabalvel) divide a organizao dos arquivos em quatro
fases:
- Levantamento de dados
- Anlise dos dados coletados
- Planejamento
- Implantao e acompanhamento
Vamos analisar cada um dos passos.

2.1.1 Levantamento de Dados


Como j vimos, o arquivo o conjunto de documentos recebidos e
produzidos por uma entidade. Isso voc j sabe (e provavelmente j esteja,
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inclusive, cansado de saber). Mas dessa informao batida e marretada na sua


cabea que decorrem vrias concluses um pouco mais elegantes do curso.
E uma delas a seguinte: em sendo o arquivo o tal conjunto de documentos
produzidos e recebidos por uma unidade, torna-se praticamente impossvel montar
o arquivo sem conhecer a estrutura da organizao da qual se originam os
documentos.
A fase do levantamento de dados busca, em primeiro lugar, conhecer a
instituio. Nessa fase sero estudados os estatutos, regimentos, regulamentos,

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normas, organogramas e qualquer outro documento constitutivo imaginvel da


instituio.
Estaremos, assim, conhecendo a legislao que envolve o funcionamento da
instituio, quer em mbito externo (leis, decretos, e outros diplomas legais de
produo externa instituio) como em mbito interno (estatutos, normas,
instrues normativas, ordens de servio, e qualquer regramento de autoria da
prpria instituio).
Mas no ficaremos por a. O arquivo ainda um rgo de documentao, e
assim, impossvel no tratar dos documentos que ir abrigar. Precisamos
analisar o gnero dos documentos (vistos na aula 01, tais como documentos
escritos, iconogrficos, cartogrficos, entre tantos outros) e as espcies
documentais mais frequentes (ofcios, cartas, memorandos, relatrios, projetos).
E, fora tudo isto, temos mais alguns itens que merecero a ateno do
encarregado pelo levantamento de dados:
- Estado de conservao do acervo;
- Arranjo e classificao dos documentos;
- Existncia de registros e protocolos
- Controle de emprstimos de documentos;
- Mdia de arquivamentos dirios;
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- Existncia de normas de arquivos, manuais ou cdigos de classificao prexistentes.


Estes itens podem ser cobrados em prova, mas dificilmente o sero com
nvel de detalhamento mais profundo. importante que voc tenha uma noo geral
e saiba de sua existncia :P.
E, para terminar esta fase, o arquivista ainda deve acrescentar dados sobre
pessoal encarregado do arquivo (quantitativo de pessoas, salrios, nvel de
escolaridade,

formao

profissional),

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equipamento

(quantidade,

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estado

de

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conservao) localizao fsica (espao utilizado, condies de iluminao e


umidade, proteo contra incndio), e tudo isto apenas a ttulo de exemplo :P.
Agora terminou. Mas eu s trabalhei doutrina at agora. Aqui vo algumas
dicas teis:
- O levantamento de dados , normalmente, feito atravs de questionrios,
onde constam as informaes que estamos buscando levantar (que sero essas
que j descrevemos);
- Se o examinador jogar voc em uma repartio que no possua qualquer
tipo de organizao em seu arquivo, e pedir para voc dar um jeito nisso, voc
dever iniciar sua saga justamente efetuando o levantamento de dados, muito
provavelmente atravs de questionrios e formulrios :P (mas reze para que seja s
o seu examinador, e no o seu futuro chefe).

2.1.2. Anlise dos Dados Coletados


Passando anlise dos dados coletados, lgico que no preenchemos
aquela pilha de questionrios toa. Fizemos aquilo tudo para, nesta fase, conseguir
analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo.
E, para sua felicidade, esta fase tem um nome bem mais interessante (j que
foi o que seu examinador utilizou no edital): diagnstico da situao documental.
O que chamamos de diagnstico nesta disciplina a constatao das falhas
e lacunas existentes no complexo administrativo do arquivo, ou, de maneira mais
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simples as razes que impedem o funcionamento eficiente e redondinho do arquivo.


Para fins de prova, o que seu examinador poder pedir: que voc resolva um
problema especfico do arquivo zoneado que ele te entregar. Fique tranquilo que, se
voc entender os conceitos, vai conseguir resolver os problemas sozinho, sem nem
memorizar solues padronizadas.
Por exemplo, atravs do levantamento de dados efetuado, teremos levantado
informaes tais como (NO MEMORIZE, so s exemplos):
- Instalaes fsicas (infiltraes, goteiras, poeira, luz solar);
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- Condies ambientais (temperatura, umidade, luminosidade);


- Condies de armazenamento;
- Estado de conservao dos documentos;
- Espao fsico ocupado;
- Volume documental;
- Controle de emprstimos (frequncia de consultas);
- Recursos humanos (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao
profissional);
- Acesso informao;
- Gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos,
iconogrficos, microgrficos e informticos);
- Arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento
adotados);
- Tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados).
(Fonte: Miranda, Elvis Correia)

2.1.3. Planejamento
Nesta parte vocs iro conhecer todo o trabalho intelectual anterior
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existncia do arquivo.
Um arquivo jamais conseguir cumprir seus objetivos em qualquer fase de
sua evoluo (corrente, intermediria ou permanente) sem que antes tenha
formulado um plano arquivstico.
E aqui comeamos a longa saga de consideraes a serem feitas no
planejamento:
- Posio do arquivo na estrutura da entidade;

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- Centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo;


- Coordenao do arquivo;
- Escolha de mtodos de arquivamento adequados
- Estabelecer normas de funcionamento
- Recursos Humanos
- Instalaes e equipamentos
- Recursos Financeiros
E, para variar, estes so apenas exemplos. Todo o pensar anterior
existncia do arquivo parte da fase de planejamento, ento, mantenha a mente
aberta.
Vamos s consideraes sobre alguns dos itens citados acima.
Quanto posio do arquivo na estrutura da instituio, estou falando
aqui de qual quadradinho dentro do organograma da instituio o arquivo ocupa.
No d para definir um lugar ideal dentro da estrutura, mas observe alguns
problemas que podem surgir:
- Caso o arquivo esteja hierarquicamente abaixo ou no mesmo nvel dos
departamentos

que

visa

atender,

pode

haver

conflitos

entre

arquivo

departamentos, vez que faltaria ao arquivo a competncia de recusar documentos


fora dos padres (caso hierarquicamente abaixo de todos os departamentos). Por
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outro lado, em p de igualdade com os outros setores, dificilmente conseguiria


determinar um padro nico a ser seguido pelos departamentos, vez que cada
unidade possuiria autonomia em relao s demais para organizar-se neste quesito.
Pois bem, tia Marilena (a queridinha do CESPE :P) simplifica bem a questo:
a posio recomendada a mais alta possvel, vinculando-se o arquivo ao mais alto
setor dentro da instituio. Isto evita problemas de hierarquia.
Outra opo colocar o arquivo fora da hierarquia de todos os rgos,
constituindo-se em rgo autnomo, desvinculado dos demais, e com autoridade
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sobre todos apenas naquilo que diz respeito gesto documental. Esta foi a
escolha, por exemplo, do Executivo Federal, ao criar o Arquivo Nacional.
Passando s consideraes sobre Centralizao ou Descentralizao dos
servios de arquivo. E pelo amor de Deus, este tipo de considerao s cabe
quando falarmos de Arquivos Correntes. Na fase intermediria e permanente,
os arquivos sero sempre centralizados, mesmo que os documentos encontremse separados fisicamente. A gesto centralizada.
Pois bem, eu falei, falei, falei, mas no disse o que significa a centralizao.
Humildemente peo desculpas, e passo a corrigir meu erro :P.
Entenda por Centralizao a concentrao de todas as atividades de
controle Recebimento, Registro, Distribuio, Movimentao e Expedio de
documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional By
Marilena, of course :P.
Basicamente, todo documento que entrar na instituio, bem como todo
aquele que por ela transita ou dela expedido, controlado por este grande rgo
central. o grande irmo dos documentos, em toda sua extenso e glria
arquivstica.
Por que uma instituio optaria por esta forma especfica de sistema. A maior
parte das vantagens est ligada a uma palavra mgica: padronizao. Tenha ela em
mente quando ler os itens abaixo:
- Padronizao de normas e procedimentos (um plano dividido entre vrias
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cabeas est destinado ao fracasso :P)


- Delimitao de responsabilidades (no h em quem jogar a culpa quando
somos filhos nicos)
- Reduo de custos operacionais, economia de espao e equipamentos (eu
ainda moro com meus pais e to cedo no pretendo sair :P)
Mas nem tudo so flores no reino da centralizao. Ela passa a ser
desaconselhvel quando:
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- Algumas unidades administrativas desempenham funes especficas, que


destoam das atividades habituais dos outros departamentos, sendo mais
interessante que mantivessem seus acervos prximos a seus locais de trabalho.
- Alguns locais podem ser fisicamente distantes, o que deixaria os
documentos relativamente distantes das unidades que deles fazem uso constante, o
que, por sua vez, atrasaria o conhecimento da informao e a respectiva tomada de
deciso. (estamos agora em Presidente Prudente, precisando consultar um
documento com dados a respeito de um projeto de obras a ser realizado nas
imediaes. Infelizmente, nosso arquivo central est localizado em So Paulo, e vai
levar alguns dias para chegar aqui. Complicado, no?)
Para estes e outros problemas, podemos sugerir a Descentralizao. Mas
com muita, muita prudncia. Costuma-se dizer que uma centralizao rgida
prejudicial instituio, mas a descentralizao excessiva ainda mais desastrosa.
A Descentralizao mais bem cotada nesta disciplina aquela que divide as
atividades de controle entre as grandes reas de atividades da Instituio. Assim, se
uma entidade possui trs departamentos, cuidando cada um deles da Arrecadao,
Julgamento ou Fiscalizao de tributos, a fim de facilitar o fluxo de informaes de
interesse de cada departamento, poder-se-ia sugerir a descentralizao em trs
arquivos, cada qual com informaes de interesse de cada Departamento.
Mas, para variar, no para por a. Existem dois critrios principais de
descentralizao:
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Podemos

descentralizar

os

arquivos,

mas

ainda

assim,

manter

centralizadas as atividades de controle (vinculadas ao protocolo, a serem vistas


ainda nesta aula) ou;
- Podemos descentralizar tanto as atividades de controle como os prprios
arquivos da instituio.
S para voc no ficar aflito: quando falamos em controle, falamos em
protocolo, e assim, nas atividades de: Recebimento, Registro, Distribuio,

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Movimentao e Expedio. Como seu professor disse, no entre em pnico, a


gente chega l.
No primeiro caso (centralizao de protocolo e descentralizao de arquivos),
existe um rgo central que faz o controle dos documentos, entretanto, os arquivos
em si esto localizados junto s unidades administrativas que faro uso das
informaes neles contidas. O nome destes mini arquivos j nos bastante claro:
arquivos setoriais ou ainda, ncleos de arquivo (olha o curso fazendo "clanc" na
sua cabea :P).
Quanto ao segundo caso (descentralizao tanto do controle quanto dos
arquivos), a ressalva maior ainda. A doutrina recomenda a utilizao deste mtodo
apenas se for capaz de substituir com ampla vantagem os sistemas centralizados
ou os sistemas do primeiro caso (que vou chamar aqui de parcialmente
descentralizados).
Aqui os arquivos setoriais tambm trabalharo como setores de Protocolo.
E como escolhemos um destes casos? Como tudo que ocorre no servio
pblico: critrios tcnicos! Veja o enunciado e sinta-se como um arquivista. Pense
nas vantagens e desvantagens de cada sistema e escolha aquele que resolve o
problema (que te garanto, vai ser um enunciado bizarro, em um rgo caindo aos
pedaos, cuja soluo poderia ser encontrada por um servidor recm chegado
enquanto toma caf na sua primeira hora de trabalho).
A Coordenao a faceta pensante do j pensante planejamento. a
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mente por trs da mente, por trs do brao operacional. Suas atribuies esto
ligadas a funes normativas, orientadoras e controladoras. Em poucas palavras,
quem escreve as regras, garante seu cumprimento e orienta o pessoal a cumpri-las.
Agora chegamos parte mais importante do Planejamento: a escolha do
mtodo de arquivamento. to importante que este mtodo visto ao final do
curso, para garantir que vai ficar colado na sua cabea.

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Mas por favor, acompanhe o seguinte raciocnio introdutrio: o que um


arquivo precisa fornecer informao em tempo rpido. Informao est guardada
em documento, ento, o documento quem deve ser localizado com facilidade.
Um mtodo de arquivamento imprprio gerar dificuldades na localizao do
documento, perda de eficincia, atraso nas decises, isto tudo se o referido
documento puder ser encontrado no meio daquela zona. De que me adianta
arquivar documentos exclusivamente pelo mtodo alfabtico se para encontrar a
ficha do Senhor Ernesto Silva, eu precisar passar por pastas tais como So Paulo,
Servidores, Secretaria de Segurana, "Secretaria do Verde, Sapopemba entre
outras?
Se dividssemos este arquivo por localizao, assunto, alm de adotar o
mtodo alfabtico, tudo ficaria mais fcil de ser encontrado. Este o raciocnio que
guia esta fase do planejamento.
Quanto escolha de equipamentos e materiais de consumo, o tema vasto
(to grande quanto a criatividade dos agentes de mercado). Abordaremos apenas
alguns conceitos, para voc no ser pego de surpresa:
- Material de Consumo: este tipo de material sofre desgaste a curto ou mdio
prazo, ou seja, no foram feitos para durar para sempre. Por suas caractersticas, o
uso contnuo acaba por esgotar este bem ao final de um perodo curto de
tempo (menos de dois anos), de maneira que ele precisa ser reposto com mais
frequncia.
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- Material permanente: justamente o material que tem grande durao, no


perdendo sua substncia e nem exaurindo sua finalidade. Assim sendo, o uso
corrente destes bens no o destri. Ele tende a permanecer com as mesmas
caractersticas da data de sua aquisio durante um longo tempo (pelo menos
mais de dois anos).
E, para terminar este massacre, chegou a hora de pagar a conta. Todo o
planejamento desembocar em uma conta a ser paga, logo, precisamos pensar no
dinheiro.

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Aqui h um trabalho de conscientizao: uma instituio tem diversas


demandas e recursos escassos a serem utilizados. E, provavelmente, qualquer
gestor ficar reticente em distribuir recursos para a modernizao ou mesmo a
manuteno do arquivo. Cabe, ento, um belo trabalho de conscientizao,
explicando ao gestor porque importante conseguir localizar documentos de
maneira rpida.

2.1.4. Implantao e Acompanhamento


Pois bem, Implantao e acompanhamento consistem em fazer acontecer.
Est na hora de sensibilizar toda a instituio em prol da importncia das medidas
de preservao e organizao do arquivo. Alm disso, tambm ocorrero
treinamentos para garantir que o pessoal est apto a operar o arquivo sem
problemas.
Mas isso ainda no o mais importante. A implantao de normas
elaboradas na etapa de planejamento demanda acompanhamento por parte do
responsvel pelo projeto, o qual ter a oportunidade de corrigir e adaptar quaisquer
falhas ou omisses no planejamento.
Se tudo at o presente ponto deu certo, estamos prontos para a elaborao
do manual de arquivo. Este ser o livro sagrado do operador do arquivo, que dever
abandonar sua religio anterior para aprofundar seus estudos no manual ( todo
poderoso manual, no somos dignos :P).
Manuais de arquivo no podem ser produzidos em massa. Em outras
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palavras, no h como eu traar aqui o que um manual de arquivo deve conter para
ser um manual de arquivo correto. O tio j falou que o arquivo reflete a instituio a
que est vinculado, e assim, tambm suas peculiaridades.
Entretanto, reza a doutrina que os manuais de arquivo possuem linhas
gerais, que esto sempre presentes nos mesmos:
- Apresentao, objetivos e abrangncia do manual;
- Informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e
responsabilidades, sua interao e subordinao;
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- Organogramas e fluxogramas;
- Conceitos Gerais de arquivo, definio das operaes de arquivamento,
bem como terminologias adotadas;
- Detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulrios, plano de
classificao dos documentos;
- Tabelas de temporalidade de documentos (podendo ser apresentadas em
separado).

2.2. Conceitos Ligados Gesto de Documentos


A quantidade de informaes com que os rgos pblicos e as empresas
precisam trabalhar hoje em dia cada vez maior. O colosso de informaes a que
todos esto sujeitos impressionante. Neste contexto, to importante quanto
possuir a informao ser a capacidade de gerenci-la, permitindo sua rpida
localizao.
Lembra-se do IIRGD? No foi um exemplo apenas motivacional, aquele
instituto transparece a importncia do primeiro conceito a ser visto nesta aula: a
gesto de documentos.
A primeira definio a ser estudada ser a mais simples. A gesto de
documentos consiste em atividades que asseguram que a informao contida nos
arquivos (informao arquivstica) seja administrada com eficcia.
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Isto , a gesto documental deve permitir o acesso aos documentos e a


recuperao das informaes de forma gil e eficaz, otimizando os recursos
humanos, fsicos e materiais, tornando-se, realmente, um fator facilitador do
trabalho dentro das instituies.
Mas como sempre, embora a definio acima auxilie na compreenso, nosso
bom amigo Congresso Nacional tambm possu uma definio para o termo, e o
CESPE como de praxe, a adora. :P
Assim sendo, voltemos nossa ateno ao artigo 3 da lei 8.159 de 1991:

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Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos


e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
Bastante colorido e grifado n? Tem motivo para isso. Este artigo, sozinho e
em pouqussimas palavras, define este captulo do curso. Vamos observar em que
voc deve prestar ateno.
Note que a gesto documental consiste em um conjunto de procedimentos
e operaes tcnicas. Que quer dizer isto? Simplesmente que qualquer questo
que tenda a limitar a gesto documental a um nico procedimento est fatalmente
incorreta.
Mas no s isso. O artigo ainda enumera as tarefas que compem a gesto
de documentos:
Produo;
Tramitao;
Uso;
Avaliao;
Arquivamento.
Atravs destes itens, podemos entender as trs fases bsicas da gesto
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documental: Produo, Utilizao e Destinao, e, mais importante nessa parte,


saber como o arquivista pode colaborar em cada uma dessas atividades
Produo Esta fase diz respeito elaborao dos documentos em funo
das atividades da instituio (inclua aqui tambm os documentos recebidos). Talvez
seja um pouco difcil de imaginar o que o arquivista pode fazer aqui. E j adianto:
muita coisa :P.
Nesta fase, a colaborao do arquivista pode voltar-se a:

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assegurar

que

sejam

criados

apenas

documentos

essenciais

administrao, sem duplicidades;


- consolidar atos normativos que tenham sido alterados ou atualizados no
decorrer do tempo (se tiver de estudar alguma lei seca, procure consolidaes, sob
pena de enlouquecer, tendo de estudar artigos revogados :P)
- sugerir a criao ou extino de modelos formulrios ;
- opinar sobre a escolha de equipamentos, bem como sobre o recrutamento
de pessoal (recursos humanos);
- apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de
tecnologia disponveis (principalmente os referentes automao do arquivo);
Utilizao Esta fase compreende o que a Lei 8.159 listou nas atividades de
Tramitao e Uso. Desta forma, quando nos referirmos Utilizao, estaremos
falando das atividades de:
- protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio e tramitao de
documentos; Tramitao.
- expedio, de organizao e arquivamento dos documentos, quando
estiverem nas fases corrente e intermediria; Tramitao
- poltica de acesso aos documentos do arquivo; Uso
Na fase de Utilizao esto concentradas todas as atividades relacionadas
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ao uso dos documentos, o que inclui as atividades de Protocolo, a prpria


organizao dos documentos, e at mesmo a sua classificao, de maneira a
permitir a recuperao da informao.
Destinao A fase mais tortuosa das trs, responsvel pela maior parte dos
captulos desta aula. Corresponde s atividades de Avaliao e Arquivamento, da
Lei 8.159/1991. Envolver a anlise e avaliao dos documentos acumulados nos
arquivos, buscando fixar prazos para a permanncia de cada documento nas fases
corrente e intermediria, e ainda decidir sobre quais documentos sero descartados
ao final dessas fases, e quais deles sero direcionados ao arquivo permanente.
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O assunto ficar bem mais claro quando estudarmos a Tabela de


Temporalidade.
Agora um bnus, meu caro aluno: devemos saber que a gesto de
documentos ser aplicada tanto na fase corrente quanto na intermediria. No
falamos de gesto de documentos na fase permanente, ento, bastante cuidado.
Sim, sim, ainda no vimos com profundidade o que so as fases dos
documentos do arquivo.
No se preocupe, faremos isso daqui a pouco, ok?
Por enquanto, vamos nos ater ao conceito de gesto documental. Se uma
questo de prova disser que a gesto de documentos aplica-se unicamente fase
corrente; marque errado! Se disser que se aplica unicamente fase intermediria;
errado neles! Repetindo, ento, para voc no se esquecer: a gesto documental
aplica-se s duas fases: corrente e intermediria.
E para voc que pensava que havamos terminado, SUPRESSA! O artigo 3
da Lei 8.159 to verstil que suas quatro linhas ainda no disseram tudo que
havia para ser dito.
Ns vimos na aula 01 que os documentos do arquivo existem para atender a
uma finalidade administrativa. O que vou ensinar a vocs agora o que acontece
depois que essa finalidade acaba.
Tenha em mente: um documento de arquivo ou ser destrudo ao final de sua
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vida administrativa, ou jamais ser destrudo. No existe meio termo: ou o


documento morre, ou se torna imortal. E essa concluso alcanada lendo-se a
parte final do artigo 3
Assim, note que o destino final do documento ser a eliminao ou o
recolhimento ao arquivo permanente (como decidimos entre um e outro voc j
vai saber).
Por enquanto, memorize: o documento pode possuir 02 destinaes
distintas: a eliminao ou o recolhimento para guarda permanente. Ou seja, o
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documento, aps a avaliao no ser necessariamente eliminado, nem


necessariamente recolhido para a guarda permanente. Ela ter somente 01 das
duas destinaes: ou uma; ou outra.
E como no poderia deixar de ser, voc no confiou em mim para reproduzir
a legislao, e sim para enterrar a informao na sua cabea para que ela no
consiga mais sair (o papo do recm-nascido no bero era mentira :P). E assim
sendo, a vai o esquema grfico e multicolorido:

>/D/EK
WZKhK

dZD/dK

h^K

s>/K

ZK>,/DEdK

A partir da avaliao, h dois caminhos possveis: a eliminao do


documento ou o seu recolhimento ao arquivo permanente.
E por fim, veja como a doutrina enxerga esses passos:

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2.2.1. Valor do documento


Este tpico da aula, na verdade, um pr-requisito para entendermos de
modo mais natural o tpico seguinte da aula (teoria das 03 idades).
Lembremo-nos das lies de Schellenberg:

Quando um documento criado, ele possui valor primrio. Associe esse


valor com a ideia de importncia administrativa, ou valor administrativo. O
documento criado ou recebido pela instituio para que ela cumpra suas
finalidades.
Por outro lado, quando perder este valor, possvel (embora nem sempre
ocorra, como veremos a frente) que o documento adquira valor secundrio
(secundrio, mediato, acessrio, histrico ou cultural), de interesse para outros
indivduos que no o usurio inicial. O valor secundrio mais lembrado em provas
o valor histrico. Embora a Constituio Imperial do Brasil no possua mais nenhum
interesse administrativo (como funcionrio pblico, eu no respondo mais Coroa
Portuguesa j tem um tempinho...), o seu valor histrico inquestionvel, uma vez
que retrata a estrutura estatal da poca.
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O que falei at agora era mera transcrio do que tratamos na aula 01. Daqui
para frente, no mais :P.
Depois que o objetivo de criao do documento atingido, ele pode ou no
ter um valor secundrio. A atribuio ou no de um valor secundrio uma tarefa
um pouco subjetiva e tarefa afeta ao tpico avaliao de documentos e a outro
tpico chamado tabela de temporalidade, os quais tambm sero vistos hoje. Uma
vez atribudo valor secundrio ao documento, isto permanente: o documento
nunca perder seu valor secundrio e nunca poder ser descartado. Vamos a um
exemplo:
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Suponha que o Brasil assine um acordo comercial com o Ir. Esse acordo,
assinado pelos presidentes dos dois pases (se j viu Direito Internacional, abstraia
os aspectos intermedirios :P), um documento e possuir valor primrio assim que
for assinado.
O objetivo do documento selar o acordo comercial e guiar as diretrizes
negociais entre Brasil e Ir enquanto parceiros comerciais.
No entanto, depois de encerrado o acordo comercial, o objetivo do
documento j foi atingido, de tal forma que o valor primrio perdido. Ou seja,
assim que o documento cumpre sua finalidade, ele perde seu valor primrio.
Neste momento, deve-se decidir se o dito documento possuir ou no valor
secundrio. Neste caso, o acordo comercial entre o Brasil e Ir possui importncia
secundria e dever servir, no futuro, de fonte de consulta para pesquisas histricas
ou culturais.
Assim, este documento, com certeza, ter valor secundrio. Uma vez
reconhecido em um documento o valor secundrio, tal caracterstica reputada
permanente, e jamais poder ser retirada do documento. Observe, portanto, que
todo documento possuir valor primrio, mas nem todo possuir valor secundrio.
Mas no fiquemos por a.
J que voc est estudando, imagine-se, daqui a um ano, como servidor
pblico, decidindo solicitar uma alterao do seu perodo de frias junto ao RH do
setor onde trabalha. Neste caso, voc dever assinar um memorando ou um pedido
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formal sua chefia, solicitando a troca das datas de suas frias. Isto , voc dever
assinar um documento para ser encaminhado chefia competente para analisar o
seu pedido.
Logo que nasce, este documento assinado por voc possuir valor primrio
(ele tem o propsito administrativo de fazer com que seu perodo de frias seja
alterado).
Depois que sua chefia autorizar (ou no) a alterao do perodo de frias, o
documento ter cumprido sua finalidade, de tal forma que perder seu valor
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primrio. Mas esse documento no possuir valor secundrio, pois irrelevante do


ponto de vista cultural ou histrico (espero que voc no tenha vindo ao Servio
Pblico atrs de glria :P).
Embora o documento deva ser guardado na unidade durante certo tempo,
para justificar os procedimentos essa guarda ser temporria, o documento ser
descartado aps o decurso do prazo.
Agora, observe: o valor primrio de um documento temporrio, enquanto o
valor secundrio eterno.
Os documentos que possuem este ltimo trao no sero descartados ou
eliminados, nunca, jamais, em hiptese alguma (no meu caro concurseiro, isso no
desmente o mantra nunca, jamais, em hiptese alguma diga nunca, jamais em
hiptese alguma, apenas a exceo que confirma a regra).
Temos um problema agora: esse tpico no est completo. Cara de pau a
minha no? No leve a mal seu querido professor, a matria est toda entrelaada,
e embora eu procure estrutura-la de maneira linear, ela na verdade lembra mais um
crculo :P.
Este tpico est incompleto pois:
- Voc no sabe o que a tabela de temporalidade, a qual fixa os prazos em
cada uma das fases do arquivo (o tio j vai falar disso);
- Voc ainda no est familiarizado com o conceito de avaliao de
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documentos.
E como resolvemos isso: explicando a voc ao longo da aula :P. Mas j j
chegamos l, por enquanto, precisamos falar de assuntos mais urgentes: a Teoria
das trs idades documentais, a qual a pedra angular da disciplina de gesto de
documentos.

2.2.2. Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos)


Lembrai-vos da Aula 01

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W
/

^
/

d
/

Eu falei na Aula 01 dos trs arquivos. Mas estava s arranhando a superfcie


de algo muito mais belo e intrincado :P
Pois bem, como bacharel em Direito que sou (e que fique registrado que s
no sou advogado porque a OAB no gosta de Fiscal em seus quadros :P), vamos
comear pela definio legal.
Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como
correntes, intermedirios e permanentes.
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em
curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de
consultas frequentes.
2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles
que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes
de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de
documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem
ser definitivamente preservados.
Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por
instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante
autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica
esfera de competncia.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis
e imprescritveis.
(grifos nossos, o Planalto no costuma utilizar cores nos diplomas
legais :P)
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Tenha em mente: essas fases so complementares, vez que os documentos


podem passar de uma fase a outra, e cada fase representa uma maneira diferente
de conservar e tratar os documentos. Por exemplo: os documentos correntes
costumam ser encontrados em prateleiras, facilitando o acesso e manuseio, ao
passo que documentos do arquivo intermedirio, por no serem frequentemente
consultados, podem ser armazenados em caixas-arquivo, para poupar espao (e
acredite, eu sei, por experincia prpria, que as caixas-arquivo NO SERVEM para
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documentos correntes, principalmente quando seu chefe manda voc encontrar um


processo do arquivo morto [intermedirio] cinco minutos antes de voc sair para
almoar).
Feito o desabafo, sigamos em frente.
Falemos dos documentos correntes. Preste ateno ao pargrafo 1:
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo
sem movimentao, constituam objeto de consultas frequentes.

o propsito que molda o raciocnio caro aluno. Assim, o fato de o


documento

constituir

objeto

de

consulta

frequente

conduz

seguintes

caractersticas dos documentos desta idade:


- So mantidos prximos aos usurios diretos;
- So consultados com frequncia ou tm grandes possibilidades de uso;
- Seu acesso restrito ao rgo produtor, respondendo por sua integridade o
setor de origem do documento.
- Os documentos encontrados em um arquivo corrente so tidos como de
valor primrio (possuem finalidade administrativa, legal ou fiscal);
- Dentre as atividades desempenhadas no arquivo corrente esto: protocolo,
expedio, arquivamento, emprstimo e consulta, e destinao. Sim, so
tpicos armadilha tambm :P. Significa que no posso tratar deles se no em
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captulo prprio, e faz-lo aqui vai destruir a viso geral. Respira fundo que
chegaremos l.
Por fim, observe que os arquivos correntes no so, necessariamente,
aqueles mais recentes. Se um documento muito antigo for consultado regularmente
na instituio, ele ser considerado um arquivo corrente.
Por exemplo: aquele processinho amaldioado de execuo trabalhista na
qual o empregador constituiu subsidirias na Moldvia e no Panam, com crdito
obtido atravs da emisso de debntures subquirografrias lastreadas no cmbio do
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dlar canadense para se furtar execuo, processo este que est naquela
prateleira empoeirada desde 1970, mas que o advogado pede vistas toda semana,
continuar a ser um documento corrente at que algum consiga exaurir sua
finalidade administrativa (e muito boa sorte ao felizardo :P).
Andando

um

pouquinho,

chegamos

aos

documentos

intermedirios,

extrados a partir do 2 do art. 3 da lei 8.159/91. Observe:


2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que,
no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de
interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.

Os documentos intermedirios so aqueles de uso menos recorrente (se o


uso fosse recorrente, seriam classificados como documentos correntes). Conforme
expresso neste pargrafo, eles so mantidos no arquivo por interesse administrativo
(prazo prescricional a ser observado o exemplo mais gritante).
Alias, memorize: o arquivo intermedirio recebe documentos que devem ser
mantidos por l (apesar de seu uso no ser frequente) por questes legais, fiscais,
tcnicas, ou administrativas. E claro, tambm so armazenados ali pois podem vir a
ser necessrios para esclarecimento de alguma situao afeta s atividades da
instituio.
Enquanto o arquivo corrente possua uma infinidade de atividades a serem
desempenhadas, o arquivo intermedirio, justamente pelo fato de seus documentos
no serem frequentemente consultados, normalmente desempenham um nmero
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reduzido de tarefas, que podemos limitar s seguintes:


- Arquivamento;
- Emprstimo e Consulta
Falando um pouco do meu trabalho atual agora: um talonrio de notas fiscais
de uma empresa um documento. Enquanto aquele talonrio for utilizado, ele
considerado arquivo corrente. Entretanto, depois de utilizado, ainda no pode ser
descartado.

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Isso se deve a disposies da legislao fiscal, as quais obrigam a empresa


a armazenar estes documentos por 05 anos, para fins de fiscalizao. Neste caso,
aps o talonrio acabar, ele ir para o arquivo intermedirio, no presente caso, por
questes legais.
O arquivo intermedirio tambm pode receber as denominaes de guarda
temporria ou pr-arquivo. E ainda temos denominaes menos nobres
(detestadas pelos arquivistas): purgatrio, limbo e arquivo morto.
E rumamos para os documentos permanentes, que, para variar, tambm
esto definidos na Lei 8.159:
3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de
documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem
ser definitivamente preservados.

Os documentos do arquivo permanente so tidos como de valor secundrio


(informativo, probatrio ou histrico).
Veja que o valor primrio caracterstica dos arquivos correntes e
intermedirio. Os arquivos permanentes possuem valor secundrio. Isto quer dizer
que, se um documento perder seu valor primrio, e no tiver valor secundrio, ele
no ser documento permanente (nunca).
O artigo 10, por fim, a prova de tudo que j falei a vocs
Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e
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imprescritveis.
Imprescritvel meu caro, algo insuscetvel de perda de valor legal com o
mero decurso do tempo (vamos nos poupar do meu semestre na faculdade
estudando isso :P, apenas acredite!).

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Agora que definimos as trs idades 1 de um documento (lembrando a voc,


caro aluno, que estamos vendo este tema para entendermos a Gesto de
Documentos), observe o resultado final de nossos esforos:

Desde os tempos do Colegial, o Microsoft Paint foi meu companheiro


inseparvel de elaborao de diagramas. Entretanto, o que o programa tem de
flexibilidade, perde em beleza, e assim o sendo, s posso pedir desculpas :P.
O que o nosso esquema nos ensina? Preste ateno aos prximos itens.
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Inicialmente, note que chamamos de transferncia a passagem de um


documento do arquivo corrente para o arquivo intermedirio. Se um documento
no ser mais frequentemente consultado, mas precisa ser armazenado por
questes legais, ele ser TRANSFERIDO para a fase intermediria.

A teoria das trs idades importante na avaliao de um documento, quando se decidir

acerca da sua destinao: se permanecer no arquivo corrente e por quanto tempo; se ser
transferido para o arquivo intermedirio; se ser eliminado ou recolhido ao arquivo permanente.

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Por outro lado, recolhimento a passagem do documento para o arquivo


permanente (independentemente da fase na qual o documento se encontrava
anteriormente).
Note que as setas que conduzem fase permanente so duas. Uma delas
parte diretamente da fase intermediria, demonstrando que tal documento precisou
ser armazenado durante certo tempo por questes legais, e que, ao perder seu
valor administrativo, adquiriu valor histrico, merecendo o RECOLHIMENTO ao
arquivo permanente.
Por outro lado, existe uma segunda seta, que parte diretamente da Fase
Corrente. Sim, meus caros alunos, aqui vai uma importantssima lio: nenhum
documento est obrigado a atravessar todas as fases do ciclo das trs idades. Para
ser bem sincero, a nica fase genuinamente obrigatria a fase corrente.
Olha um exemplo de documento que nasce para ser eliminado logo aps a
fase corrente: solicitaes de senha para sistema (incluindo a sua senha do
Estratgia, e aquelas que voc receber para bem desempenhar seu ofcio). Uma
vez concedida a senha, o formulrio no ser transferido ou recolhido, mas
simplesmente eliminado.
Dito isto, lembra-se daquele nosso tratado comercial entre Brasil e Ir. o
tpico documento que no passa pela fase intermediria. Enquanto o acordo estava
vigente, era documento corrente. Assim que o acordo se encerrou, foi
imediatamente RECOLHIDO ao arquivo permanente, sem passar pela fase
intermediria.

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E no fica s nisso. Reforo a vocs que os documentos das fases corrente


e intermediria que no adquiram valor histrico ao exaurirem sua finalidade
administrativa devem ser ELIMINADOS. Pode olhar o esquema de novo. Os
documentos, caso no sejam transferidos ou recolhidos, so eliminados.
E por fim, se reparar bem, tentei fazer uma aurola em cima da Fase
Permanente. Aquilo, na minha inteno pueril, era para simbolizar que os
documentos da fase permanente no podem ser ELIMINADOS.

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Segue uma tabela resumo sobre as idades do documento:


Fase
Corrente
Intermediria
Permanente

Valor

Pode ser
eliminado?

Gesto de
documentos?

Primrio

Sim

Sim

Secundrio

No

No

IMPORTANTE (apenas para lembrar, novamente ;-): A gesto do documento


envolve os procedimentos da fase corrente e da fase intermediria (exatamente
como estudamos no incio da aula, no tpico da gesto de documentos). Acho que
j fui suficientemente chato e repetitivo para que voc no se esquea :P.
2.2.2.1. Subclassificao do Arquivo Intermedirio
Esta classificao foi vista duas vezes na prova do CESPE: Uma na prova de
Analista dos Correios, em 2011 e outra em uma questo da ANATEL em 2010,
tambm para Analista Administrativo. No muito usual, mas merece meno.
Alguns autores da doutrina, em especial Elio Lodolini, preceituam que o
arquivo intermedirio deve ser subdividido em trs subnveis, os quais so
delimitados em termos de gradao de importncia administrativa dos documentos
dentro do Arquivo Intermedirio:
- Documentos de Interesse Primrio Reduzido: so os documentos que
acabaram de sair do arquivo corrente, e que ainda assim sero regularmente
consultados,

devem

ser

ainda

armazenados

prximos

da

repartio

10380134020

(normalmente em um Arquivo Central), pois existe uma chance pequena, mas


considervel, de serem solicitados.
- Documentos de Interesse Primrio Mnimo: Estes j podem ser
guardados mais longe, pois o interesse administrativo deles resta apenas no
aguardo do decurso do prazo prescricional e na consulta ocasional que deles
pode ser feita.

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- Documentos de Interesse Secundrio Potencial: A mesma coisa que o


item de cima, s que com muito menos interesse administrativo ainda. Eles esto
apenas aguardando a hora da morte :P.
Arquivologia uma matria de doutrina pura. E s vezes, como neste caso, a
banca pega algum diferente. Como voc pode notar, este conhecimento foi exigido
em uma prova de Analista, e sai bastante do comum.
Mas importante frisar: alguns autores utilizam a classificao acima, outros
simplesmente classificam o arquivo intermedirio como uma coisa s. Tenham em
mente ambas as possibilidades quando forem fazer a prova.

2.2.3. Tabela de temporalidade de documentos de


arquivo.
Talvez voc esteja se perguntando: como que raios um arquivista sabe
quanto tempo um documento tem de passar em cada fase? Ou ento, como ele fica
sabendo se aquele ofcio do RH precisa mesmo ser encaminhado fase
intermediria, ou se pode ser eliminado diretamente?
At agora, voc aprendeu todos os passos possveis, mas no faz ideia de
como escolher entre este ou aquele movimento. Calma, o tio est aqui, e j vai
explicar.
A tabela de temporalidade o instrumento resultante da avaliao dos
documentos, e determina o prazo de guarda dos documentos nas fases correntes e
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intermediria, bem como sua destinao final. o mapa do arquivista, o qual


orientar o correto tratamento a ser dado a cada um dos documentos que tramita
pela instituio e que chegam ao arquivo.
Ah sim, como j disse, certa vez, uma organizadora de concursos pblicos,
vulga banca, a tabela de temporalidade de documentos instrumento de
gesto aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa
documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinao final dos
documentos produzidos ou recebidos por uma instituio. Nem preciso dizer
que esta definio deve ser observada com carinho.
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Tambm devo lembrar que nossa tabela fruto da atividade de Avaliao


dos documentos , a qual estava inserida dentro da fase de Destinao.
Alis, olhe os conceitos agora:
Avaliao: Processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece
os prazos de guarda e a prazos de guarda e a destinao acordo com os valores
que lhes so atribudos.
Destinao: Deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento
de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminao.
Alis, ela fruto de toda teoria que vimos at aqui, compreendendo
conhecimento sobre o Ciclo Vital dos Documentos e Gesto Documental, razo pela
qual s poderia ter sido vista agora. Pois bem, vamos a ela.
Em sendo fruto da atividade de Avaliao, vital que tenhamos algum para
executar a ao descrita pelo verbo avaliar :P.
E quem o responsvel pela criao de to gloriosa tabela? Depende! :P.
Usualmente, a Tabela de Temporalidade elaborada pela Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos (ou tambm Comisso de Anlise de
Documentos), sendo aprovada pela autoridade competente da instituio para tanto.
Entretanto, existe uma ressalva para os rgos do Executivo Federal.
Os rgos do Executivo Federal tm de seguir a Resoluo 14 do CONARQ
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(http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=65&sid
=46), cujos primeiros artigos assim dispem:
Art. 1 - APROVAR a verso revista e ampliada do Cdigo de
Classificao de Documentos de Arquivo para a
Administrao Pblica: Atividades-Meio, como um modelo a
ser adotado nos rgos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos - SINAR.
1 - Caber aos rgos e entidades que adotarem o
Cdigo proceder ao desenvolvimento das classes relativas
s suas atividades especficas ou atividades-fim, as quais
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devero ser aprovadas pela instituio arquivstica pblica na


sua especfica esfera de competncia.
2 - Caber ao CONARQ, por intermdio de cmara tcnica
especfica, proceder atualizao peridica deste Cdigo.

Olha que legal: se os documentos se referirem a uma atividade-meio do


rgo da Administrao Pblica (Executivo Federal), no ser a Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos quem far a tabela. Pelo contrrio, o
rgo dever utilizar o Cdigo de Classificao aprovado pelo CONARQ.
Se tratar-se de atividade-fim (atividades especficas da instituio), a sim a
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos elaborar a tabela.
Diga-se de passagem, isto se aplica a qualquer instrumento arquivstico
utilizado no mbito do Executivo Federal. Tratando-se de atividade-meio, o rgo
deve seguir o modelo fixado pelo CONARQ.
Como cada instituio tem sua peculiaridade, no possvel montar um
esquema rgido de elaborao da tabela. Alm de compreender certa dose de
subjetivismo, a fixao dos prazos em cada fase e a deciso pela eliminao ou
recolhimento ao arquivo permanente compreendem um juzo a respeito tanto das
necessidades da instituio, como do regramento legal a que ela encontra-se
submetida.
Reforando: no h prazo mnimo nem mximo para que os documentos
fiquem nas fases corrente e intermediria, nem qualquer obrigao que os force a
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passar por todas as fases.


Dito isto, vamos ver uma Tabela de Temporalidade Hipottica:
W'


K
&
/





W
d





'
W

>
W




'
W



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^





'
W


/



'
W









&
W


&













D

&
W







D

Fonte: Miranda, Elvis Correa (adaptada)

Peguei a tabela emprestada, pois ela apresenta todos os exemplos possveis


de movimentao dos documentos entre as fases.
Gostaria que voc observasse cada um dos documentos e visualizasse o
caminho que ele faz desde sua produo at seu destino final (Recolhimento ou
Eliminao). Se tiver dvidas, o frum est l para isso.

2.3. Arquivos Correntes e Intermedirios


Pela estrutura adotada pelo examinador no edital passado, neste ponto, o
que ele quer saber so as atividades tpicas de cada um dos arquivos (como eu
disse na aula, cada fase do ciclo vital implica uma maneira diferente de pensar e
gerenciar os arquivos) dentro do panorama da gesto de documentos.
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2.3.1. As Atividades dos Arquivos Correntes


Como ns j vimos, os documentos que se encontrarem nos arquivos
correntes sero frequentemente consultados pela instituio. Alias, esse trao
justamente o que distingue os documentos do arquivo corrente daqueles do arquivo
intermedirio.

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Em sendo frequentemente consultados, voc consegue imaginar que


possuem valor primrio, sendo essenciais para a consecuo dos objetivos do
rgo que os abriga.
Entretanto, o que voc ainda no sabe que, para que o arquivo corrente
cumpra seus objetivos, provavelmente ter de responder pelas atividades seguintes
atividades:
- Protocolo;
- Expedio;
- Arquivamento;
- Emprstimo e consulta;
- Destinao.
Estes itens so justamente aqueles que deixei para explicar em outro
momento. O momento chegou!
Tambm quero reforar que seu examinador apenas solicitou no edital o
tema protocolo. Assim sendo, embora eu v explicar todas as atividades (pois
auxiliaro no seu entendimento de como funciona um arquivo corrente), caso voc
entenda desnecessrio, pode apenas ler o tpico de protocolos, e seguir em frente
(o que o seu querido professor no recomenda).
2.3.1.1. Protocolos: recebimento, registro, distribuio, tramitao e
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expedio de documentos.
Este item foi cobrado em tpico apartado no seu edital. E tambm pudera,
no s um tpico importantssimo dentro da disciplina de arquivologia, como o
prprio rosto de toda repartio pblica :P. Sempre que voc quiser pleitear algum
direito, fazer solicitaes ou simplesmente informar a administrao acerca de
algum fato, voc ir protocolizar seu pedido, o qual ser recebido pela repartio
interessada. o nosso querido guich, balco e tantos outros termos que nos
remetem fila de espera e ao papelzinho da senha.

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Mas antes de irmos em frente, vamos definir o objeto de nossos estudos.


Protocolo costuma ter trs acepes diferentes da que abordaremos neste tpico:
- Denominao atribuda aos setores responsveis pelo recebimento,
registro, distribuio e movimentao de documentos (o setor de protocolo). Foi a
definio que dei logo na introduo;
- Denominao atribuda ao nmero de registro concedido a cada documento
(o nmero de protocolo);
- Denominao atribuda ao Livro de Registros de Documentos Recebidos ou
Expedidos (essa definio um pouco comum, mas ainda assim, falamos do livro
de protocolo).
No estamos falando nem de setor, nem de nmero, nem de livro, mas do
prprio protocolo. Protocolo o conjunto de operaes visando ao controle dos
documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar sua imediata
localizao e recuperao, garantindo assim, o acesso informao.
Veja como a definio enfatiza a importncia do acesso informao e o
controle na movimentao dos documentos. Estes traos s se fazem presentes
com tamanha nfase na fase corrente dos documentos, razo pela qual, sempre
que pensar em protocolo, voc deve ter em mente que falamos em fase corrente do
documento.
Agora, vamos ver o que foi destacado na definio:
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conjunto de operaes: Lembre-se que a palavra protocolo possui vrias


acepes, mas aquela pertinente para a prova dentro da disciplina de gesto
documental so as operaes voltadas ao controle dos documentos;
controle dos documentos: Protocolo controle ( poder! :P). O protocolo
existe para que aquele que precisa da informao saiba, exatamente, onde est o
documento que possui o assunto de que o administrador precisa cuidar.
ainda tramitam no rgo: Um tanto bvio, mas muita gente esquece que o
protocolo diz respeito a documentos em tramitao (nem os documentos do arquivo
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intermedirio esto includos aqui). Por que raios eu precisaria controlar um


documento do arquivo intermedirio, enterrado em uma caixa arquivo e incapaz de
se movimentar? :P. No faria sentido.
Alis, voc sabe mesmo o que significa tramitao?
Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica:
Tramitao: Curso do documento desde a sua produo ou recepo at
o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm chamado movimentao
ou trmite.
assegurar sua imediata localizao e recuperao: o nosso Para que
serve. O protocolo, como toda atividade humana, precisa de um propsito. Ns
utilizamos as operaes de protocolo pois precisamos da informao contida em
documento que no para quieto :P, ou seja, que fica tramitando constantemente e
ainda assim ser frequentemente consultado. Veja a dificuldade que seria localizar
este documento sem o protocolo.
Pois bem, agora que voc j sabe do que falamos, vamos aprofundar um
pouco mais o estudo.
O protocolo (enquanto conjunto de operaes de controle) realiza as
seguintes atividades:
- Recebimento
- Registro

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- Autuao
- Classificao
- Expedio/Distribuio
- Controle/Movimentao
Passemos a elas.

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Recebimento: o procedimento inicial. Aqui o encarregado no setor de


protocolo vai receber os documentos que entram na instituio, ou aqueles que
tiverem sido produzidos na prpria instituio, para que sejam formalizados.
Registro: O documento est cru. Sem nenhum tipo de identificao,
cruzamento ou qualquer dado bsico que permita seu controle. No Registro,
providenciaremos o cadastro dos dados bsicos do documento no sistema de
controle. atravs destes dados cadastrados que ser possvel efetuar buscas para
localizar o documento quando precisarmos das informaes dele;
Autuao: Este procedimento somente surgir caso o documento deva ser
transformado em um processo. Lembre-se que alguns documentos no precisaro
passar por este tratamento ( o caso tpico de resposta a um ofcio que apenas
solicite informaes). Mas, caso seja necessrio um processo, a autuao
justamente o procedimento que transforma documentos em processos.
Isto ser feito atravs da insero de capa especfica, numerao das
pginas e atribuio de um nmero especfico, atravs do qual aquele processo
ser identificado dali por diante.
Classificao: Embora no tenhamos estudado o Plano de Classificao
das Instituies (ver prximo captulo), a Classificao procedimento que buscar
classificar o documento em um dos cdigos existentes no Plano de Classificao da
instituio. Para a explicao no ficar to vaga, atravs da classificao ser
possvel determinar sobre que assunto o documento trata, e a partir da, decidir qual
o destino que o documento deve tomar. Documentos que chegarem em envelopes
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devem ser abertos para que sejam classificados.


S que existem duas pegadinhas neste ponto: para que o documento possa
ser classificado, ele precisa ser lido (afinal, como que voc vai saber do que se
trata se no ler o dito documento?). Desta forma, envelopes lacrados com um baita
carimbo escrito SIGILOSO no sero abertos (no para voc saber o que tem
neles), e desta forma, no sero classificados e nem mesmo precisaro passar pela
etapa de autuao, sendo apenas recebidos, registrados e encaminhados.

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A segunda pegadinha diz respeito aos documentos particulares. Da mesma


forma, ningum na instituio quer saber o que est escrito na fatura do banco que
chegou pelo correio para o Joozinho das Flores, e menos ainda as informaes ali
constantes devem ser registradas. Ele ser simplesmente recebido e encaminhado
ao interessado.
Com isso, voc j consegue deduzir que os documentos sigilosos e
particulares no passam por todas as etapas do protocolo, limitando-se etapa de
Recebimento, ou Recebimento e Registro, conforme o caso.
Expedio e Distribuio: Estas duas atividades consistem em encaminhar
o documento ao seu destinatrio, com as seguintes peculiaridades:
Expedio: o envio do documento para outro rgo, externo estrutura
da instituio;
Distribuio: a remessa de documentos para as unidades responsveis
dentro da estrutura da prpria instituio.
Essas tarefas formam um encadeamento lgico:

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Por fim, as atividades de Controle e Movimentao esto relacionadas


identificao dos setores por onde tramitam os documentos, permitindo sua
recuperao, caso necessrio, bem como a identificao de eventuais atrasos na
tramitao.
2.3.1.2. Expedio, Arquivamento, Emprstimo e Consulta e Destinao
Os itens deste tpico compreendem o restante das atividades dos Arquivos
Correntes, e, naquilo que forem comuns, das atividades do Arquivo Intermedirio
(Arquivamento e Emprstimo e Consulta).
Passemos a elas:
Expedio: Sim, a mesma palavra que vimos quando estudamos as
atividades de protocolo, e de fato, falamos das mesmas coisas aqui e l. A
expedio atividade destinada a dar sada aos documentos da instituio.
Entretanto, quando abordarmos a expedio como parte do contexto da disciplina
dos Arquivos Correntes (e no como mera atividade de protocolo), precisamos ir um
pouco alm.
A expedio envolve a conferncia da correspondncia a ser encaminhada,
verificao do nmero de folhas, separao dos originais das cpias (uma cpia do
documento deve permanecer com o setor interessado, com carimbo que comprove
o envio, para fins de controle). Marilena costuma dizer que as cpias para consulta
imediata da correspondncia encaminhada precisam ser elaboradas em papel de
cor diferente, sendo esta via devolvida aps a expedio. No tenho nada contra :P.
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Arquivamento (fase corrente) Para evitar que voc confunda este conceito
com o de arquivamento da fase permanente, farei sempre a ressalva (fase
corrente) quando estiver falando do arquivamento nesta fase.
Muito bem (para evitar o uso do meu viciado pois bem :P), gostaria que
voc afastasse a ideia (se que j no afastou) de que arquivar um documento
compreende arremess-lo na primeira prateleira vazia que encontrar. Muito mais
importante que guardar um documento (arquivar) encontr-lo rapidamente quando
necessrio (recuperar as informaes).

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E para que isso seja possvel, costuma-se realizar quatro etapas para
proceder ao arquivamento:
- Inspeo: examinar o documento, verificando se seu despacho final
realmente destina-o ao arquivo, e no a outro setor;
- Anlise: tambm chamada de estudo, classificao ou codificao,
compreende a leitura do documento, a fim de que ele possa ser classificado
corretamente, adotando-se o cdigo de classificao apropriado, e realizando as
referncias necessrias (voc quer encontrar este documento, no mesmo?).
Tambm envolve a verificao de documentos antecedentes quele que est sendo
arquivado (que tratem da mesma pessoa ou assunto).
- Ordenao: este tpico vai tirar seu sono daqui h pouco. Ordenao diz
respeito maneira como os documentos so dispostos no arquivo, levando-se
em conta a classificao e a codificao adotada pelo prprio arquivo. Entretanto,
este tema precisa ser visto com mais profundidade no tpico Regras de
Arquivamento. Ser objeto de tpico a parte, logo mais.
- Arquivamento: e finalmente chegamos na guarda do documento no local
designado para tanto.
Passando adiante.
Emprstimo e consulta, so procedimentos que permitem que uma unidade
interessada acesse informaes contidas em documentos do acervo de outra
entidade, atravs do emprstimo do documento (retirada do mesmo do local onde
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encontra-se arquivado). A consulta normalmente costuma ser feita diretamente no


local, atravs de autorizao do setor responsvel.
Neste ponto, importante que voc se atente necessidade de assinatura
de recibos confirmando o emprstimo e o acompanhamento estrito dos prazos
estipulados para o emprstimo, atravs das atividades de follow up.
Por fim, no que se refere s atividades de destinao, voc j as estudou no
incio da aula, quando falamos das etapas de avaliao e destinao de
documentos.
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2.3.1.1. Arquivamento e ordenao de documentos de arquivo.


Os documentos so ordenados justamente para que possam ser facilmente
consultados no futuro. Comecemos.
Os mtodos de arquivamento podem ser divididos inicialmente em dois
grandes sistemas:
Sistema Direto: A busca do documento feita diretamente no local de sua
guarda, sem a necessidade de recorrer a algum instrumento intermedirio de
consulta;
Sistema Indireto: Para se localizar o documento nestes casos, precisaremos
consultar um ndice alfabtico remissivo ou um cdigo previamente.
Lembre-se sempre: um sistema de arquivamento deve ser simples, flexvel,
e possibilitar expanses futuras.
Dentro desses dois grandes sistemas estaro todos os mtodos de
arquivamento conhecidos pelo homem. Costuma-se dividi-los em duas classes:
Mtodos Bsicos:
- Alfabtico: elemento a ser considerado na organizao do documento o
nome;
- Geogrfico: elemento a ser considerado na organizao ser a
procedncia do documento (local);
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- Numrico: aqui levaremos em considerao o nmero constante do


documento ou ento, da pasta onde est arquivado;
- Ideogrfico: classificao feita de acordo com o assunto do documento.
Mtodos Padronizados:
- Variadex
- Automtico

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- Soundex
- Mnemnico
- Rneo
Como so menos intuitivos, explicaremos estes mtodos diretamente em
itens prprios.
At aqui foi moleza. Nessa prxima parte, sua ateno ser fundamental.
Explicaremos todos os mtodos de arquivamento conhecidos pelo homem e cobrados
em prova atualmente. Destes, o mtodo Alfabtico o que nos dar mais trabalho, por
conta da quantidade de regras. No desanime, vai valer a pena.
Mtodo Alfabtico

Como voc podia imaginar, este mtodo utiliza um dos nomes existentes no
documento para organiz-lo em ordem alfabtica.
um mtodo simples, barato, e razoavelmente seguro de se utilizar.
Praticamente todo mundo conhece a ordem do alfabeto, e mesmo que estejamos
diante de um volume assustador de documentos, razoavelmente simples
identificar um erro no padro de organizao.
Mas embora seja fcil, no to fcil assim :P.
Quando os termos que pretendemos organizar alfabeticamente forem
comuns (no fizerem referncia nomes de pessoas, instituies ou eventos), a
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ordem bastante simples: pegue as palavras, e simplesmente as organize do


jeitinho que sua professora do pr-ensinou: primeiro o A, depois o B, e assim por
diante.
Entretanto, caso os documentos que tenhamos de organizar envolvam
nomes de pessoas, instituies ou eventos, voc dever seguir uma srie de regras
de alfabetao, que veremos abaixo. Para quem j fez alguma monografia na vida,
vero que boa parte do que explicado aqui foi visto por vocs durante a longa e
tortuosa jornada pela ABNT :P.

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Comecemos:
1 Regra: Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e
depois o prenome.
Exemplo: Pedro Moreira,Flvio Silva,Elisandro Cardoso Pereira de Almeida.
Devero ser arquivados como:
Almeida, Elisandro Cardoso Pereira de
Moreira, Pedro
Silva, Flvio
Caso voc se veja diante de vrios nomes com o mesmo sobrenome final,
ser o prenome a definir a ordem:
Exemplo: Pedro Silva, Paulo Silva, Joo Silva
Devero ser arquivados como:
Silva, Joo
Silva, Paulo
Silva, Pedro
O ltimo sobrenome , no Brasil e em boa parte do mundo, o sobrenome
herdado do pai. Procura-se organizar nomes atravs do ltimo sobrenome por duas
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simples razes: o sobrenome a partcula mais importante do nome, uma vez que
indica seus laos familiares (e a civilizao ocidental at hoje preza esses valores) e
existem uma infinidade de "Felipes" por a, mas pouqussimos "Petrachinis" o que
torna esse padro de ordenao mais til em um arquivo.
2 Regra: Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou
ligados por hfen no se separam, quando passamos o sobrenome para o incio:
Exemplo: Ferdinando Torre Cinza, Camilo Castelo Branco, Heitor Villa-Lobos

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Devero ser arquivados como:


Castelo Branco, Camilo
Torre Cinza, Ferdinando
Villa-Lobos, Heitor
3 Regra. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So
seguem a regra anterior, ou seja, quando passamos o sobrenome para o incio,
devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem.
Exemplo: Ricardo Santa Rita, Joo do Santo Cristo, Jos Carlos So Paulo
Devero ser arquivados como:
Santa Rita, Ricardo
Santo Cristo, Joo do
So Paulo, Jos Carlos
4 Regra: As iniciais que abreviam prenomes tm precedncia na
classificao de sobrenomes iguais. Uma variante desta regra: smbolos antecedem
as letras nas regras de alfabetao:
Exemplo: F. Petrachini, Felipe Petrachini, Fernando Zuquim
Arquivam-se:
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Petrachini, F.
Petrachini, Felipe
Zuquim, Fernando
5 Regra: Os artigos e preposies, como por exemplo "a", "o", "de", "d",
"da", "do", "e", "um", "uma", no so considerados.
Exemplo:

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Joo da Silva, Rogrio dAnvasso, Leonardo de Caprio, Jos Ferreira Silva,


Jos dos Santos Silva
Devero ser arquivados como:
Anvasso, Rogrio d'
Caprio, Leonardo de
Silva, Jos Ferreira
Silva, Jos dos Santos
Repare na arapuca: a partcula "dos" em Jos dos Santos Silva deve ser
ignorada. Se fosse levada em considerao, este nome no seria o ltimo da lista
("d" vem antes de "F"), mas como no a levamos em considerao, o nome Jos
Ferreira Silva vem antes de Jos dos Santos Silva (pois "F" vem antes de "S").
Essa regra tambm tem uma razo prtica: de pouco nos valeria um arquivo
que considerasse artigos na organizao, pois a maioria dos itens acabaria
entulhados na letra "U" ou "O". Veja uma coletnea de filmes: Uma Linda Mulher,
Uma Bab Quase Perfeita, Uma Famlia da Pesada, Os Dinossauros, Os Flinstones,
Os Jetsons, Os Trapalhes. Todos esses nomes vo entupir as prateleiras "U" e "O"
quando podiam muito bem estar dispersos. Alm do que, voc, quando lembra do
nome do filme, no fica pensando no artigo que o antecede, ou fica?
6 Regra: Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco (Jnior,
Neto, Sobrinho e assemelhados) so considerados parte do ltimo sobrenome,
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mas so desconsiderados na ordenao alfabtica. Quando existirem, devem


ser levados ao incio do nome, acompanhados pelo sobrenome que os antecedem.
Exemplo:
Olavo Fonseca Neto, Pedro Fonseca Junior, Ferdinando Amauri Sobrinho
Devero ser arquivados como:
Amauri Sobrinho, Ferdinando

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Fonseca Neto, Olavo


Fonseca Jnior, Pedro
Observe que o "Neto" e "Junior" foram desconsiderados na nossa ordenao,
o que fez com que Olavo Fonseca Neto ficasse antes de Pedro Fonseca Jnior.
MAS... possvel que estes nomes sejam considerados, quando servirem de
elemento de distino, como por exemplo:
Joo da Silva Junior, Joo da Silva Neto, Joo da Silva Sobrinho
Devero ser arquivados como:
Silva Junior, Joo da
Silva Neto, Joo da
Silva Sobrinho, Joo da
7 Regra. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados
aps o nome completo, entre parnteses.
Exemplo:
Ministro Joaquim Barbosa, Professor Jos Bedaque, Coronel Ricardo
Nascimento, Doutor Ferdinando Silva
Devero ser arquivados como:
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Barbosa, Joaquim (Ministro)


Bedaque, Jos (Professor)
Nascimento, Ricardo (Coronel)
Silva, Ferdinando (Doutor)
Lembre-se: ttulo, do que quer que seja, NO NOME.

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8 Regra: Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome,


salvo nos casos de nomes espanhis e orientais. igualzinho o que j estudamos:
Exemplo: George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler
Devero ser arquivados como:
Bush, George Walker
Chaplin, Charles
Hitler, Adolf
MAS... as partculas de nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas
parte do nome. usual que sejam consideras quando escritas em letra mascula.
Exemplo: Giulio de Capri, Esteban De Penedo, Chales Du Pont, John Mac
Adam
Devero ser arquivados como:
Capri, Giulio di (partcula em letra minscula)
De Penedo, Esteban (partcula em letra mauscula)
Du Pont, Charles (partcula em letra mauscula)
Mac Adam, John (partcula em letra mauscula)
9 Regra: Os nomes espanhis e os de origem hispnica so registrados
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pelo penltimo sobrenome, que, pela tradio do pas, corresponde ao sobrenome


de famlia do pai.
Exemplo:
Enrico Gutierrez Salazar, Maria Pereira de la Fuente, Pablo Puentes
Hernandez.
Devero ser arquivados como:
Gutierrez Salazar, Enrico
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Pereira de la Fuente, Maria


Puentes Hernandez, Pablo
10 Regra. Os nomes orientais, tanto aqueles asiticos, como japoneses,
chineses ou coreanos, como os vinculados a pases do Oriente Mdio, a exemplo
dos rabes, so registrados tais como se apresentam.
Exemplo:
Li Su Yang, Osama Bin Laden, Kenshin Mikamoto
Devero ser arquivados como:
Kenshin Mikamoto
Li Su Yang
Osama Bin Laden
Casca de banana clssica, ento, atente-se origem dos nomes que est
tendo que organizar.
11 Regra: Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos
governamentais devem ser transcritos como se apresentam. Contudo, no se deve
considerar na ordenao tanto artigos como preposies que faam parte do nome.
Repare que no de todo uma regra nova. Artigos e preposies no devem
ser considerados nos nomes pelas razes que j comentamos.
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E para ficar mais fcil, temos a faculdade de colocar os artigos e preposies


entre parnteses:
Exemplo:
El Pais, The Washigton Post, Eletropaulo, Banco Ita S.A, Ita Seguradora
S.A, O Melhor Bolo de Chocoloate do Mundo
Devero ser arquivados como:

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Banco Ita
Eletropaulo
Ita Seguradora S.A.
Melhor Bolo de Chocolate do Mundo (O)
Pais (El)
Washington Post (The)
12 Regra: Nomes de congressos, conferncias, reunies, assemblias e em
qualquer outra coisa parecida devem apresentar os nmeros no fim, entre
parnteses, sejam eles arbicos, romanos ou escritos por extenso
Exemplo:
V Seminrio de Prticas Tributrias, Quarto Congresso de Ornitologia, Sexto
Congresso de Ornitologia, 2 Curso do MPU de Arquivologia.
Devero ser arquivados como:
Congresso de Ornitologia (Quarto)
Congresso de Ornitologia (Sexto)
Curso do MPU de Arquivologia (2)
Seminrio de Prticas Tributrias (V)
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Veja que esta regra tende a manter unidos os congressos que tenham
ocorrido em srie. Se utilizssemos a classificao alfabtica to somente, os
"Congressos de Ornitologia" ficariam longe uns dos outros, dificultando o trabalho
dos interessados no assunto, j que muito provvel que busque as informaes
em ambos os documentos.
Voc pode estar pensando: muita regra, como que vou memorizar isto.
Se tentar memorizar, provavelmente vai ter problemas :P. Todas estas regras tem
uma razo de ser. Arquivologia uma cincia terica, mas voltada a uma
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necessidade prtica. Estas regras existem para facilitar a vida dos indivduos
interessados na informao, e no dificult-la.
Sugiro que faa um exerccio de conscincia, para entender de que maneira
as regras aqui expostas facilitam as buscas. Eu j fiz isto em alguns itens, dando
pistas, mas para a informao fixar na sua cabea, voc tambm vai ter de fazer um
esforo :P. Precisando, estamos a.
Mtodo Geogrfico
Este mtodo utiliza o local ou procedncia do documento para permitir a
recuperao da informao (busca no arquivo do documento a ser consultado).
Pois bem, existem trs formas de se proceder ordenao dos documentos
segundo este mtodo:
- Estado, Cidade, Correspondente - Os documentos sero organizados
alfabeticamente pelo estado de procedncia. Documentos da Bahia estaro juntos,
assim como os de So Paulo, Rio de Janeiro, e assim por diante.
Uma vez organizados os estados, caso dois documentos possuam os
mesmos estados de origem, organizaremos alfabeticamente as cidades de
procedncia. E por fim, o correspondente (pessoa com quem devo entrar em
contato para assuntos daquela cidade/estado. Tudo em ordem alfabtica.
EXCETO... No mtodo geogrfico, as cidades que sejam capitais de estado
devem figurar no comeo da lista, independentemente da ordem alfabtica. Veja o
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exemplo:
Bahia - Salvador - FONSECA, Olavo
Bahia - Ilhus - SILVA, Fausto
So Paulo - So Paulo - PETRACHINI, Felipe
So Paulo - Franco da Rocha - BRITO, Hugo
So Paulo - Nazar Paulista - CARDOSO, Fernando

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So Paulo - Nazar Paulista - DINAMARCO, Jos


Repare para nunca mais esquecer: Salvador a capital da Bahia. Desta
forma, esta cidade tem precedncia sobre as demais quando da organizao. Por
isso, Salvador veio antes de Ilhus, sem nos atentarmos ordem alfabtica.
Mas, depois de tratarmos a capital, os demais municpios devem ser
colocados em ordem alfabtica. No v se esquecer de que a ordem alfabtica de
nomes de pessoas feita atravs do ltimo sobrenome e no do prenome.
Se quer uma mozinha para lembrar deste mtodo, lembre-se que a maior
parte dos documentos de uma instituio tende a ser produzida na capital do estado
onde ela se situa. A razo simples: a maior parte dos acontecimentos de um
estado ocorre na capital, o que implica um maior nmero de acontecimentos
passveis de registro e documentao.
- Cidade - Estado - Correspondente
Quando ordenamos os documentos pela cidade de sua provenincia,
seguimos rigorosamente a ordem alfabtica, sem qualquer exceo. Isso quer dizer
que as capitais TAMBM devero ser arquivadas pela ordem alfabtica, sem
qualquer preferncia no mtodo. Isto ocorre pois, caso quisssemos dar alguma
relevncia estrutura do estado onde o documento foi produzido, utilizaramos o
mtodo anterior. Como optamos pelas cidades, no h qualquer razo para dar
preferncia para as capitais.
Veja os documentos anteriores, organizados agora por cidade:
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Franco da Rocha - So Paulo - BRITO, Hugo


Ilhus - Bahia - SILVA, Fausto
Nazar Paulista - So Paulo - CARDOSO, Fernando
Nazar Paulista - So Paulo - DINAMARCO, Jos
Salvador - Bahia - FONSECA, Olavo
So Paulo - So Paulo - PETRACHINI, Felipe
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- Pas - Cidade - Correspondente


Mesma ideia do primeiro mtodo, s que agora, o pas o nosso critrio de
organizao. E, novamente, por darmos importncia nacionalidade do documento,
as capitais dos respectivos pases tem precedncia sobre as demais cidades. Veja o
exemplo:
Brasil - Braslia - INACIO, Lula
Brasil - Americana - SILVA, Nicole
Brasil - Franco da Rocha - BRITO, Hugo
Brasil - So Paulo - PETRACHINI, Felipe
Frana - Paris - FRANOIS, Jacque
Frana - Lorena - SILVA, Pierre
Chamemos a ateno a dois detalhes: primeiro, as capitais dos pases
listados esto sempre em primeiro lugar na lista de cada pas. Segundo, e mais
importante: as capitais de estado no tem precedncia neste mtodo (Pas,
Cidade, Correspondente). Assim, embora Braslia esteja no topo da lista das
cidades brasileiras (antes inclusive de Americana), So Paulo, que a capital do
estado de So Paulo segue a ordem alfabtica normalmente.
Mtodo Numrico
Este mtodo, ao contrrio dos anteriores, pertence ao sistema indireto de
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arquivamento. Ser necessrio, portanto, fazer uma consulta prvia a um ndice


alfabtico remissivo, a fim de que busquemos a informao de onde est localizado
o documento. Normalmente, este ndice recebe o nome de ndice onomstico (no
entre em pnico :P).
Por exemplo: neste sistema, caso eu queira localizar um documento referente
ao servidor Felipe Cepkauskas Petrachini, devo antes consultar um registro, onde
constar o seu nmero de matrcula. Com o nmero de matrcula em mos

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(digamos, 142.825), posso localizar a pasta correspondente no arquivo, que as


manter organizadas segundo o padro numrico.
Este mtodo subdividido em:
- Numrico Simples: Sem qualquer segredo. Cada documento recebido ou
produzido pela instituio receber um nmero de pasta e um nmero sequencial
(correspondente ordem de entrada). E as pastas estaro dispostas segundo seu
nmero: 1,2,3,4 e assim por diante. E no h qualquer problema na utilizao de
pastas que eventualmente vagarem, guardando-se novos documentos naquela
mesma localizao.
- Numrico Cronolgico: Excelente para arquivar processos (todas as
reparties pelas quais passei utilizam este mtodo de arquivamento com seus
processos).
Numeraremos no a pasta, mas o prprio documento arquivado. Assim
sendo, cada documento receber um nmero nico de registro. Os documentos
sero arquivados, primeiramente, por sua ordem cronolgica de produo ou
recebimento, e aps, pela prpria ordem numrica. S poderemos reaproveitar
nmeros no utilizados SE o documento anterior e o novo apresentarem as mesmas
datas.
- Numrico Dgito-Terminal: O mtodo de arquivamento dgito-terminal
utiliza um sistema interessante: os documentos so ordenados numericamente, mas
a leitura deste nmero feita de maneira especial: os nmeros so divididos em
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grupos de dois dgitos. Um documento de nmero 123456 ser dividido nos dgitos
56, 34 e 12. Neste sistema, a leitura feita sempre da direita para a esquerda,
sendo no nosso exemplo o grupo 56 o grupo primrio, 34 o grupo secundrio e o 12
tercirio.
GP - 56
GS - 34
GT - 12

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Pois bem, todos os documentos de final 56 estaro arquivados juntos em


uma nica gaveta. Se quisermos o documento 123456, iremos na gaveta dos
documentos final 56, e l dentro, procuraremos a pasta ou guia 34, e depois o
documento 12 dentro desta pasta.
Mtodo Ideogrfico
Este mtodo de arquivamento baseado no assunto do documento. Mas se
fosse to simples assim, no precisaramos estud-lo :P
Pois bem, o mtodo ideogrfico pode operar de duas maneiras:
- Atravs do mtodo alfabtico, o qual, por sua vez, pode ser subdividido em
"dicionrio" e "enciclopdico";
- Atravs do mtodo numrico, o qual, por sua vez, pode ser subdividido em
"duplex", "decimal" e "unitermo".
Falemos de cada um deles:
Mtodo Ideogrfico Alfabtico Dicionrio: Os assuntos sero dispostos em
ordem alfabtica, sem qualquer considerao de pertinncia entre um assunto e
outro. Desta forma, ainda que um assunto seja na verdade um subtpico de outro,
faremos como o dicionrio: organizaremos palavra por palavra, individualmente:
Arquivo Corrente
Arquivo Intermedirio
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Arquivo Permanente
Documentos Consultado de Maneira Frequente
Purgatrio
Valor Histrico
Valor Informativo

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Mtodo Ideogrfico Alfabtico Enciclopdico: Acredito que tenha


reparado que os tpicos acima possuem relao entre si. O mtodo enciclopdico
procura tirar vantagem desta situao, relacionando estes assuntos. Entretanto,
dentro de um mesmo tpico, os documentos seguem a ordem alfabtica:
- Arquivo Corrente
- Documentos Consultados de Maneira Frequente
- Arquivo Intermedirio
- Purgatrio
- Arquivo Permanente
- Valor Histrico
- Valor Informativo

Mtodo Ideogrfico Numrico Duplex: Segue o mesmo mtodo de


construo do mtodo Enciclopdico, com a diferena de que adicionaremos um
nmero antes de cada classe de assunto. Procedendo-se desta maneira, seremos
capazes de abrir um nmero ilimitado de classes, o que torna este mtodo bastante
flexvel. O nico cuidado que devemos ter o de utilizar classes muito bem
definidas, sob o risco de terminar classificando documentos de mesma natureza em
mais de um lugar.
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1. Arquivo Corrente
1.1 Documentos Consultados de Maneira Frequente
2. Arquivo Intermedirio
2.1 Purgatrio
3 Arquivo Permanente
3.1 Valor Histrico
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3.2 Valor Informativo


Mtodo Ideogrfico Numrico Decimal: Este mtodo uma variao do
mtodo decimal bolado por Melville Louis Kossuth Dewey. O mtodo original era
aplicvel na Biblioteconomia. Dewey estava preocupado com o crescente nmero
de publicaes e bibliotecas no mundo, e mais ainda, acreditava que as pessoas
encarregadas de custodiar este conhecimento no seriam l muito brilhantes.
Desta forma, vislumbrou um sistema extremamente simples de organizao,
dividindo o conhecimento humano em 9 classes principais e mais uma dcima
classe geral. Pela metodologia utilizada em sua construo, o mtodo decimal
permite expanso ilimitada de subdivises de um mesmo assunto, alm de ser fcil
de memorizar apenas dez assuntos principais. A desvantagem que no h como
expandir este mtodo para alm de dez assuntos.
Nosso mtodo muito semelhante: existiro dez classes de assunto, sendo a
classe "0" normalmente associada ao assunto "Geral".
A cada trs algarismos, utilizaremos um ponto para dividir os nmeros.
Acompanhe:
Classes:
0 - Geral
1 - Departamento Pessoal
2 - Finanas

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Agora veja como ficaria a classe 1


100 - Departamento Pessoal
110 - Admisso
111 - Exame Mdico
112 - Documentos de Interesse do Empregado

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112.1 - Documentos Recebidos


112.2 - Documentos No Recebidos
113 - Contratos
120 - Frias
200 - Finanas ...
Mtodo Ideogrfico Numrico Unitermo: Tambm chamado de mtodo de
indexao coordenada. , de longe, o mtodo menos solicitado em concurso,
provavelmente por ser um pouco complicado de entender. Mas seu professor vai
explicar bonitinho, e quando eu acabar, Deus queira que eu tenha conseguido fazer
parecer simples :P.
Como de praxe no mtodo Ideogrfico de arquivamento, o primeiro passo a
se tomar identificar o assunto do documento. Os documentos so numerados
conforme a sua entrada ou produo na instituio (critrio cronolgico). Uma vez
numerado, ns identificaremos palavras chaves daquele documento (descritores)
em uma ficha ndice, palavras estas que serviro de ferramenta de pesquisa. Veja o
exemplo:
(fonte:http://www.rccg.vo6.net)

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O que podemos notar nesta ficha? Ela descreve o documento nmero 0012,
intitulado "Assemblia Extraordinria". Faz um breve resumo do contedo do
documento e registra as palavras-chave do documento.
Mas no acabou ainda. Pegaremos todas as palavras-chave utilizadas como
descritores em todas as fichas ndice, e faremos um outra ficha, dividida em 10
colunas, numeradas de 0 a 9, cada qual relacionada palavra chave selecionada:

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Para cada documento novo, ser atribudo um nmero (isso ns j vimos), e


este nmero ser inserido nas fichas de palavras chave sempre que possurem
algum dos descritores. O nmero do documento deve ser inserido na coluna
correspondente a seu dgito final. O documento 0012, que ainda no foi
acrescentado lista, dever figurar na coluna 2 de todas as fichas de palavra chave.
Isto a explicao terica (nebulosa como de praxe a todo assunto que
no vimos ainda na prtica :P). Vamos experimentar agora o mtodo.
Suponhamos que eu queira levantar todos os documentos que tratem sobre
as greves de metalrgicos de que a instituio tem notcia. Pois bem, eu, na
verdade, estou procurando documentos que possuem os descritores "Greve" e
"Metalrgicos" ao mesmo tempo.
Olhando para a tabela, saberemos que o documento 0004 e o documento
0530 so aqueles que desejamos. Por que? Pois localizei o nmero de documento
tanto na ficha de "Greve", como na de "Metalrgicos".
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Sim meu caro, isso aqui a verso manual braal do Google :P. Talvez seja
por isso que gosto tanto dele (e a razo de ser to pouco cobrado em prova :P).
Mtodos Padronizados:
Mtodo Variadex: uma variao do mtodo alfabtico, com uma diferena:
um mtodo que utiliza tambm cores para auxiliar na memorizao. Costuma-se
trabalhar com cinco cores, sendo cada qual atribuda em funo da SEGUNDA letra
do nome de entrada no arquivo, ou pela letra que compe a abreviatura. E por que
justo a segunda letra? Porque todo mundo patina na hora de arquivar
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alfabeticamente um mesmo documento quando a primeira letra a mesma :P ( um


engano comum, que voc, at esta data, j deve ter cometido alguma vez na vida).
Dessa forma, no precisamos das cores para a primeira letra do documento, mas
sim para a segunda
O mtodo tambm evita o arquivamento inadequado, j que, caso voc tenha
um documento de pasta azul e esteja tentando coloc-lo no meio dos documentos
de pasta verde, provavelmente notar o equvoco que est cometendo. E mesmo
que isso no seja suficiente, qualquer pessoa que olhar o arquivo superficialmente
vai notar algo errado.
O O modelo, utilizado por Remington Rand (autor do mtodo), utiliza a
seguinte chave de cores (no precisa memorizar pois at hoje a tabela sempre
constou na prova quando este conhecimento foi exigido):
A, B, C, D e abreviaes com estas letras - Cor Ouro
E, F,G, H e abreviaes com estas letras - Cor Rosa
I, J, K, L, M, N e abreviaes com estas letras - Cor Verde
O, P, Q e abreviaes com estas letras - Cor Azul
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviaes com estas letras - Cor Palha
Os demais mtodos sero abordados brevemente.
Mtodo Automtico: Utiliza combinaes de letras, nmeros e cores, com o
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fim especfico de evitar a acumulao de pastas de sobrenomes iguais.


Mtodo Soundex: Os documentos so reunidos pelo critrio fontico. Sero
agrupados documentos cuja pronncia da palavra utilizada para identific-lo seja
parecida. Desta forma, no se assuste se ver isto:
SOUSA, Fernando
SOUZA, Hlio

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Pelo critrio alfabtico, estes nomes dificilmente estariam juntos. Mas como a
pronncia do "S" e do "Z" em ambas as palavras semelhante, estes documentos
sero agrupados prximos uns dos outros.
Mtodo Mnemnico: Este mtodo apela bastante para a memria. As letras
que compem as palavras sero consideradas como smbolos, facilitando a
recuperao da informao atravs da prpria memria do arquivista.
Mtodo Rneo: Completamente obsoleto. Tanto que a nica coisa que voc
vai precisar saber (at porque, a nica coisa mencionada nos livros) que era um
mtodo que se servia de letras, nmeros e cores para organizar os documentos.
Acha que acabou? Quase :P. Existe mais um mtodo de arquivamento,
entretanto, ele no classificado nem como bsico, nem como padronizado.
Mtodo Alfanumrico:
inegvel que o mtodo alfabtico um mtodo de fcil utilizao.
Entretanto, tambm um mtodo com grandes possibilidades de arquivamento
errneo. Isso se deve ao fato de que muitas palavras na lngua portuguesa possuem
pronncia igual, mas grafia apenas semelhante, e pelo fato de a maior parte das
pessoas no se atentar muito s demais letras que compem o nome do documento
(acabam fixadas apenas na primeira letra).
O mtodo variadex buscava diminuir a ocorrncia destes erros, como j
vimos, atravs da utilizao de cores. O mtodo alfanumrico busca o mesmo
objetivo, s que atravs de nmeros.

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Por exemplo:
Aa - Af = 1
Ag- Al = 2
Am - As = 3
[...]
Za - Zz = 90
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Com isso, reduzimos o grupo de pesquisa quando precisarmos consultar um


documento especfico, pois s teremos de consultar a pasta que compreende o
intervalo desejado. Um documento de interesse do Sr. Paulo Afonso estaria
armazenado na pasta 1, pois:
AFONSO, Paulo
E os documentos do intervalo Aa - Af ficam todos guardados na pasta 1.

2.3.2. As Atividades do Arquivo Permanente


Como j dissemos no incio da aula, os arquivos permanentes so formados
por documentos que perderam seu valor administrativo, fiscal ou legal, mas que, por
ainda ostentarem valor secundrio (eminentemente histrico, informativo ou
probatrio), so conservados em arquivos permanentes at o fim dos tempos :P.
Levando-se em conta que estes documentos agora se apresentam como
uma mostra de como a instituio evoluiu ao longo do tempo e como operava em
tempos remotos, seu valor informativo passa a guiar as atividades relacionadas
sua gesto.
Assim sendo, queremos coloc-los disposio do maior nmero de pessoas
possvel (estudiosos e pesquisadores em sua maioria), facilitando seu acesso.
Perceba que as questes de sigilo e autorizao simplesmente perdem importncia
neste ponto. Fique com o p atrs quando alguma questo falar em sigilo de
documentos do arquivo permanente. Entretanto, no confunda sigilo com polticas
de acesso (quais documentos podem ser consultados) e polticas de uso
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(regulamento da sala onde as consultas so feitas).


As regras de uso e acesso esto direcionadas a evitar o mau uso dos
documentos (que voc deve imaginar que j esto bastante velhos), preservando
sua informao.
Hora de visitar a doutrina :P
As atividades frequentemente associadas ao Arquivo Permanente so as
seguintes:
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- Arranjo
- Descrio e Publicao
- Conservao
- Referncia (poltica de acesso e uso dos documentos)
As atividades arranjo so vitais na organizao dos arquivos permanentes.
Talvez seja aqui que os princpios da arquivologia se faam mais necessrios, uma
vez que o Arquivo Permanente ser eterno, e tambm o sero os eventuais erros
cometidos na sua gesto :P.
Arranjar significa ordenar. Mas eu no perderia o seu precioso tempo com
uma definio to simplria :P.
Quando falamos em ordenao aqui, falamos de um tipo especfico de
ordenao. Lembre-se que o Arquivo Permanente talvez receba documentos de
diversas entidades ligadas mesma estrutura administrativa. por isso que agora,
mais do que nunca, os princpios da arquivologia (em especial o da provenincia)
precisam ser muito bem dominados.
A ordenao dos documentos do Arquivo Permanente costuma seguir a
seguinte estrutura hierrquica: Fundo, Grupo (Seo) Subgrupo (Subseo), Srie e
Subsrie (partindo do grau mais geral Fundo at o mais especfico Subsrie).
E este Fundo o mesmo fundo que vimos quando estudamos o princpio da
provenincia (ou do respeito aos fundos).
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S que temos um problema aqui: quais sero as unidades administrativas


que constituiro fundos de arquivo?
Existem dois critrios principais:
Estrutural: os documentos sero provenientes da mesma fonte geradora de
arquivos. Por exemplo: Ministrio da Fazenda, Ministrio do Trabalho, Ministrio da
Educao e assim por diante;

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Funcional: os documentos, embora provenientes de mais de uma fonte, sero


reunidos pela semelhana de suas atividades, preservando-se, entretanto, o
princpio da provenincia (SEMPRE): Por exemplo: o fundo Agricultura receber a
documentao referente ao Ministrio da Agricultura, Companhia Brasileira de
Alimentos, e da Empresa a Brasileira de Pesquisa Agropecuria, sendo a
Agricultura atividade comum a todas estas instituies.
Da para frente, as sees, sries e subsries refletiro o critrio adotado
para constituio dos fundos
Resta dizer tambm que as atividades de arranjo possuem duas facetas:
- Intelectual: Anlise documental no que se refere forma, contedo e origem
funcional dos documentos (basicamente, o arquivista deve observar o documento e
extrair as informaes mencionadas atravs do uso de seu raciocnio :P)
- Fsica: Braal mesmo, refere-se arrumao dos documentos nos locais
corretos, requerendo a mesma destreza fsica e intelectual de um chimpanz (estou
dizendo que o nvel mnimo de inteligncia necessria, e no a mdia encontrada
entre os nobres executores da funo, entre os quais eu me enquadrei durante 3
anos :P)
Quanto Descrio e Publicao, lembre-se que desejamos que o mximo
de pessoas tenha acesso documentao. Esta etapa compreende a elaborao
de instrumentos de pesquisa, consistindo na descrio e localizao dos
documentos do acervo. E claro, a sua correspondente publicao e disponibilizao
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ao pblico em geral.
Falemos rapidamente dos Instrumentos de Pesquisa Bsicos:
Guia: Seu principal propsito orientar os usurios a respeito dos fundos
integrantes do acervo do arquivo permanente. o instrumento de pesquisa mais
abrangente, quer pela sua linguagem de fcil acesso, quer pela viso do conjunto
total dos servios arquivsticos disponveis. o primeiro instrumento que deve
ser produzido.

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Inventrio: Descreve a composio do fundo, ou parte dele, relacionando


os documentos que ali se encontram.
Catlogo: Descreve cada um dos documentos que compem o arquivo,
individualmente, de forma reduzida ou pormenorizada (analtica).
Repertrio:

Descreve

detalhadamente

documentos

previamente

selecionados, segundo critrios temticos, cronolgicos, geogrficos, entre outros.


O tpico Conservao ser objeto de nossos estudos na Aula 03, dizendo
respeito maneira pela qual os documentos devem ser preservados, para que seu
suporte no deteriore com o passar do tempo.
E para terminar nossa aula, falta falar das atividades de Referncia. As
atividades de Referncia correspondem ao estabelecimento de polticas de acesso
e de uso dos documentos.
Polticas de acesso so os procedimentos a serem adotados em relao ao
que deve ou pode ser consultado (Marilena Paes). A poltica de uso estabelece
quem e como devem ser consultados os documentos, indicando as categorias de
usurios que tero acesso ao acervo, bem como o regulamento da sala de
consulta.
Reforo que no estamos falando aqui de sigilo de documentos, mas de
medidas voltadas preservao da informao. Imagine um garoto de 6 anos
manuseando o documento original da Lei urea, assinada por sua majestade a
Princesa Isabel. Por mais que o documento no seja sigiloso, dificilmente o garoto
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ter autorizao para consultar o documento.


Bom, logo abaixo segue uma explicao bsica do Plano de Classificao de
Documentos, que prometi, e logo depois, uma bateria de questes para voc se
aprofundar nos temas da aula. um grande prazer t-lo comigo.
Se por qualquer razo estiver pensando em parar de estudar, ou imaginando
que essa vida de concurso no para voc, devo record-lo que em Concursos
Pblicos, no importam o nmero vasto de insucessos ao longo dos anos em
inmeras provas, mas apenas aquela nica que voc conseguiu fazer corretamente
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(algum j deve ter falado pra voc do Direito Subjetivo Posse dentro do nmero
de vagas e a Estabilidade).
Basta fazer certo uma vez. Estude com afinco e poder ser essa vez :P.

2.4. Plano de Classificao dos Documentos


Este tpico dificilmente ser cobrado em sua prova em sua plenitude, mas llo ajudar a fechar a matria na sua cabea. E, mesmo assim, isso s um resumo
do tema, suficiente apenas para sua prova :P (mas acho que j serve n?).
A Classificao de Documentos consiste em uma atividade prtica
relacionada gesto dos documentos.
A classificao de documentos aqui representa a atribuio e um cdigo ao
documento conforme o assunto nele tratado.
Contudo, este cdigo no fruto do inconsciente coletivo nem brota
espontaneamente das rochas. Ele precisa ser criado pela instituio.
E a que aparece o nosso plano de classificao.
O plano de classificao responsvel por orientar o usurio
responsvel pela classificao a como proceder na execuo da mesma.
Todos os documentos da instituio devem ser arquivados segundo uma
sequncia lgica, e principalmente, previamente definida pelo plano.
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Para variar, o assunto ainda est muito nebuloso n? Veja s: a instituio


pode fixar que os documentos (no nosso exemplo, processos) referentes
restituio de Tributos Federais devem se iniciar por 16143, seguido de uma
sequncia de seis dgitos, correspondente ordem cronolgica de autuao do
processo. Aps, poderamos colocar o ano de autuao do processo e quem sabe
um par de dgitos verificadores ao final.
Assim, um processo de restituio aberto no primeiro minuto do dia 1 de
janeiro de 2013 receberia o seguinte cdigo: 16143.00001/2013-XX. Pronto, este
o nmero de controle.
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Por outro lado, os ofcios que chegam repartio, por no dependerem de


processos para ser atendidos, podem ser controlados por outro nmero, carimbado
na primeira folha. Ideias no faltam.
Tudo isto ter de estar bem definido para que no dia que o senhor servidor do
setor de protocolo e autuao receber um documento das mos do cidado,
contribuinte, oficial de justia ou de seu chefe, saiba como dar o correto
encaminhamento ao dito documento.
E preste bem ateno! Eu disse setor de protocolo, no arquivista. A
atribuio de classificar o documento segundo o cdigo de classificao de
documentos do protocolo e no do arquivista. O arquivista compor a
Comisso Permanente de Avaliao, que elaborar a classificao (em abstrato)
dos documentos.
Como absolutamente todos os documentos devem ser classificados segundo
este critrio, o ideal que o cdigo de classificao seja o mais abrangente e
flexvel possvel. Primeiro porque este cdigo dever conter todos os assuntos
possveis e imaginveis que sejam pertinentes instituio, e segundo, justamente
pelo fato de o primeiro dificilmente ser alcanado, deve ainda reservar espaos
para sua futura expanso.
E quem ser responsvel por este plano mestre de classificao de
documentos, que pautar a conduta de cada homem e mulher que receber
documentos na instituio? Este responsvel ningum menos que a Comisso
Permanente de Avaliao.

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A Comisso Permanente de Avaliao, como j vimos, elaborar o plano


geral de classificao de documentos. Existem trs critrios principais de
classificao que podero ser eleitos:
- Estrutural: Os documentos sero classificados semelhana da prpria
estrutura da instituio que os gera. Neste caso, os documentos pertinentes
rea de finanas da empresa sero arquivados separadamente daqueles
pertinentes ao setor de compras, ainda que ambos tratem do mesmo assunto.

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- Funcional: Os documentos sero classificados segundo as atividades


desenvolvidas pela instituio a que esto vinculados. Neste caso, todos os
documentos que tratem sobre as atividades de pesquisa na instituio sero
agrupados, mesmo que provenham de unidades diferentes da instituio.
- Temtico: Os documentos sero classificados segundo o assunto que
contenham. Este mais simples. Os documentos referentes histria do Brasil,
ainda que as informaes sejam oriundas de diferentes pesquisas de diferentes
setores da instituio sero agrupados sobre a mesma classificao.
A doutrina costuma indicar a adoo do critrio funcional de
classificao, em ateno flexibilidade. Sabemos que as reestruturaes dentro
do organograma das instituies so possveis, e at relativamente comuns. A
alterao da estrutura de determinada instituio acarretar a reviso de toda a
classificao, se adotado o critrio estrutural.
Entretanto, as atividades de uma instituio tendem a permanecer as
mesmas ao longo de sua existncia, razo pela qual o critrio funcional dificilmente
sofre modificaes profundas em seu esqueleto original.

Questes Comentadas
Especialmente hoje, sugiro que leia os comentrios, mesmo que tenha o
hbito de fazer s as questes. Inclu trechos de teoria mesclados com as questes
o que, acredito eu, far com que voc perceba como o tema tratado pela banca.
Mas o Senhor dos seus estudos voc, querendo pular, fique a vontade :P.
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01. CESPE MPU 2010 Considera-se gesto de documentos o conjunto


de procedimentos e operaes tcnicas referentes a produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento de documentos.
Comentrio: A questo est certa e exigiu apenas a literalidade do art. 3 da
lei 8.159/91:
3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
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arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou


recolhimento para guarda permanente
Item Certo.
02. CESPE SEGER/ES - 2011

O conjunto de operaes tcnicas

referentes produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento em fase


corrente e intermediria conhecido por gesto de documentos.
Comentrio: Mais uma vez, a banca exigiu apenas a literalidade do art. 3.
Item Certo
03. CESPE TRE/BA 2011 A gesto de documentos visa ao tratamento do
documento desde o momento de sua criao ou recepo em um servio de
protocolo at a sua destinao final, que pode ser a eliminao ou a guarda
permanente.
Comentrio: E tome artigo 3 :P.
A gesto de documentos vai desde o momento de sua criao (produo) ou
recepo (tramitao) at sua destinao final, que pode ser a sua eliminao ou o
recolhimento para guarda permanente.
Item Certo
04. CESPE ANEEL - 2010- A gesto de documentos surgiu com o objetivo
de resolver os problemas de preservao dos documentos de valor primrio dos
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arquivos permanentes das organizaes publicas e privadas.


Comentrio: A gesto de documentos possui vrios objetivos, dentre os
quais podemos citar: organizar a produo, administrao, gerenciamento,
manuteno e destinao dos documentos; assegurar o acesso informao;
formalizar a eliminao de documentos que tenham cumprido sua destinao;
Todos estes so excelentes exemplos de para que serve a gesto de
documentos, que voc pode memorizar com carinho.

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Entretanto, o erro da questo est no fato de que os arquivos permanentes


no possuem valor primrio, mas sim valor secundrio (informativo, probatrio ou
histrico).
Item Errado
05. CESPE 2011 - As aes da gesto de documentos devem ser voltadas
prioritariamente para a preservao da memria institucional, privilegiando as
atividades no arquivo permanente.
Comentrio: Ns j falamos em aula que a gesto de documentos um
conceito utilizado somente quando falamos de arquivos correntes e intermedirios
(vide redao do artigo 3 da Lei 8.159). imprprio falar em gesto de documentos
no arquivo permanente.
Item Errado
06. CESPE MS (Ministrio da Sade) 2008 O curso do documento
desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa
conhecido como termo de recolhimento.
Comentrio: O curso do documento at o cumprimento de sua funo
administrativa constitui a fase em que o documento ainda possui seu valor primrio.
Isto se d nas fases corrente ou intermediria, dependendo do documento.
O recolhimento a passagem de um documento para o arquivo permanente,
onde o documento no possui mais funo administrativa. Sendo assim, a assertiva
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est errada.
Item Errado
07. CESPE ANATEL - 2012 - Os documentos de valor permanente,
consoante legislao, no devem ser eliminados ou alienados.
Comentrio: Item correto. Os documentos permanentes nunca podem ser
eliminados, nem alienados (vendidos). o que nos diz o art. 10 da lei art. 8.159/91:

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Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e


imprescritveis.
Lembre-se que os documentos permanentes possuem valor histrico, no
sendo mais propriedade (tecnicamente, no esto mais sob a custdia) da
instituio de origem, constituindo patrimnio histrico da nao.
Item Certo
08. CESPE IBRAM/DF - 2009 - A eliminao de documentos permanentes
produzidos por instituies publicas e de carter publico somente possvel
mediante autorizao da instituio arquivstica pblica correspondente esfera de
competncia do rgo.
Comentrio: Realmente, a eliminao de documentos produzidos por
instituies pblicas somente possvel mediante autorizao da autoridade
arquivstica. o que diz o art. 9 da lei 8.159/91:
Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e
de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica
pblica, na sua especfica esfera de competncia.
No entanto, o erro da questo est em falar da eliminao de documentos
permanentes. Conforme vimos na aula, os arquivos permanentes no podem ser
eliminados.
Item Errado
10380134020

09. CESPE ANATEL - 2012 - O ciclo de vida dos documentos definido


pela frequncia e pelo tipo de utilizao dos documentos.
Comentrio: O ciclo de vida dos documentos no definido pelo tempo que
o documento existe, mas sim pela frequncia e pelo tipo de utilizao dele. Diga-se
de passagem, no h diferenas significativas entre um documento corrente e um
intermedirio que no seja a frequncia de sua consulta. Por esta razo, o arquivo
intermedirio considerado por muitos doutrinadores como extenso do arquivo
corrente
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Item correto.
10. CESPE ANATEL - 2012 - A fase corrente definida de acordo com os
valores histricos dos documentos.
Comentrio: Espero que entenda porque fui to chato ao longo da aula,
repetindo cinco ou seis vezes a mesma coisa. O CESPE no criativa neste
assunto, cobrando sempre, sempre e sempre a mesma coisa :P.
O valor histrico dos documentos tambm definido como valor secundrio.
Conforme vimos, na fase corrente, o documento possui apenas valor primrio. O
valor secundrio (ou histrico) surge apenas na fase permanente, e mesmo assim,
apenas em alguns documentos especficos.
Item Errado
11. CESPE CORREIOS - 2011 - O recolhimento de documentos dos
arquivos correntes ao arquivo intermedirio realizado por meio do plano de
destinao.
Comentrio: A sentena est errada, pois a passagem de documentos dos
arquivos correntes ao arquivo intermedirio denominada transferncia.
Recolhimento a passagem para o arquivo permanente.
Item Errado
12. CESPE ABIN 2010 - A transferncia ao de conduo dos
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documentos ao arquivo permanente.


Comentrio: O recolhimento a ao de conduo dos documentos ao
arquivo permanente.
Item Errado.
13. CESPE DETRAN - 2006 - De modo geral, podem ser eliminados os
documentos que comprovem o modo de organizao e funcionamento da instituio
ao longo de sua existncia.

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Comentrio: A coisa j est comeando a ficar mais elegante. Ao invs da


maante afirmativa falsa: os documentos do arquivo permanente podem ser
eliminados, o CESPE se esmerou em fazer algo um pouco melhor aqui :P;
Documentos que comprovem o modo de organizao e funcionamento da
instituio ao longo de sua existncia so documentos que possuem valor
secundrio, e assim sendo, so os nossos bons e velhos documentos permanentes
E agora voltamos regra bsica: documentos do arquivo permanente NO
podem ser destrudos.
Item Errado
14. CESPE INSS - 2008 - No que se refere ao documento, valor mediato
corresponde a valor primrio ou administrativo.
Comentrio: O valor primrio tambm chamado de valor imediato,
funcional ou administrativo. A palavra imediato diz respeito quilo que est mais
prximo. E os documentos correntes esto l para atender a uma finalidade
imediata da instituio: seja l aquilo que a instituio faa :P
Item Errado
15. CESPE ANEEL 2010 - Os documentos que formam os arquivos
correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de
trabalho de uma organizao e so caracterizados pela possibilidade de terem valor
administrativo, tcnico ou legal.
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Comentrio: Os arquivos correntes so aqueles de uso frequente. Portanto,


tm que ser aqueles encontrados em todas as unidades e de acesso mais restrito
(em regra, o aceso concedido apenas queles funcionalmente encarregados das
tarefas que justificam a consulta dos documentos).
Item Certo
16. CESPE ANTAQ - 2009 O recolhimento a passagem dos documentos
dos arquivos correntes para os arquivos intermedirios e tem como objetivo

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racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localizao dos documentos,


liberando espaos e economizando recursos materiais.
Comentrio: A assertiva estaria correta, no fosse um detalhe: o
recolhimento a passagem dos arquivos (correntes ou intermedirios) para o
arquivo permanente.
Item Errado
17. CESPE ABIN - 2010 - A fase de avaliao e destinao de documentos
constitui parte do programa de gesto documental e composta pelas atividades de
criao de formulrios, seleo de materiais e equipamentos, e normatizao do
acesso documentao.
Comentrio: Nem sei por onde comear, esta questo quase no tem nada
certo :P. Mas, ao invs de simplesmente utilizar os conceitos de Utilizao e
Destinao, vou ensin-lo agora a pescar :P. Acompanhe:
Vamos l: a criao de formulrios etapa anterior elaborao do plano
arquivstico, fase esta que permitir que se chegue a uma concluso de como o
arquivo ser estruturado e organizado. O mesmo vale para a seleo de materiais e
equipamentos. Tudo isso deve ser pensado muito antes de o arquivo comear a ser
formado.
Sem que isso tenha acontecido antes, no h o que se falar em gesto de
documentos. E eu provo para voc:
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Segundo a Lei 8.159/1991, em seu artigo 3, a gesto de documentos


conceituada como o "conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente".
Ora, os procedimentos no podem ser fixados sem que antes haja um
arquivo, e estamos um pouco antes desta fase quando falamos de seleo de
materiais e elaborao de questionrios.

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Mas caso voc no tenha se convencido apenas com este raciocnio, aqui vai
mais um pouco de teoria:
A avaliao dos documentos feita atravs de anlise e seleo dos
documentos,

que

posteriormente,

permitir

formao

da

tabela

de

temporalidade.
A destinao permitir o encaminhamento subsequente do documento, ora
para o arquivo intermedirio, ora para o arquivo permanente, ora para a eliminao.
Por tudo isto, esta questo s est certa at a palavra "gesto documental".
Depois, pode jogar fora.
Item Errado
18. CESPE AGU - 2010 A fase da gesto de documentos que inclui as
atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediaria denominada fase de utilizao de
documentos.
Comentrio: Item perfeito. Todas as atividades acima elencadas fazem parte
da fase de utilizao de documentos.
Item Certo
19. CESPE STM 2011- Na fase de produo, o arquivista pode, entre
outras atividades, sugerir a criao ou extino de modelos, formulrios, copias ou
vias desnecessrias; propor consolidao de atos normativos; e participar da
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seleo de recursos humanos para rea arquivstica.


Comentrio: Na fase de produo, no esto apenas aqueles atos que criam
documentos, mas tambm aqueles viabilizam a criao dos documentos. Assim, a
sugesto de criao e a seleo de recursos humanos, entre outras atividades,
tambm podem ser enquadradas na fase de produo.
Item Certo

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20. CESPE CORREIOS - 2011 - A fase de utilizao e manuteno dos


documentos de um programa de gesto de documentos inclui uma das atividades
mais complexas dessa gesto: a avaliao.
Comentrio: Realmente, a avaliao uma das atividades mais complexas
da gesto documental. No entanto, ela se encontra na fase de destinao, e no na
fase de utilizao (diga-se de passagem, no existe a fase de manuteno).
Item Errado
21. CESPE TRE/BA - 2010 A fase de destinao de documentos, em um
programa de gesto de documentos, mais complexa que as fases anteriores, por
envolver a avaliao de documentos que devem ser encaminhados para o arquivo
ou o descarte.
Comentrio: Conforme vimos na questo, a fase de Destinao realmente
tida como a mais complexa pela doutrina. Isto ocorre porque envolve a avaliao de
documentos e a subjacente deciso de descart-los ou encaminh-los para o
arquivo permanente, o que, por sua vez, demanda um ser humano pensante.
Item Certo
22. CESPE MPU - 2010 A produo, uma das fases bsicas da gesto de
documentos,

engloba

as

seguintes

atividades

de

protocolo:

recebimento,

classificao, registro, distribuio e tramitao dos documentos.


Comentrio: As atividades descritas acima fazem parte da fase de
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Utilizao, e no da fase de produo da gesto documental. Assim sendo, o item


est errado.
Item Errado
23. CESPE MPU - 2010 A anlise e a avaliao dos documentos para o
estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinao.
Comentrio: Viu como tranquilo? A maior parte das questes exige
conhecimentos puramente conceituais.

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Conforme visto no estudo das fases da gesto documental. Alis,


justamente a anlise e a avaliao que fazem com que a fase de Destinao seja a
mais complexa das 03 fases.
Item Certo
24. CESPE MPU - 2010 Na fase de produo de documentos, o arquivista
deve evitar a duplicao e a emisso de vias desnecessrias, alm de poder sugerir
a criao ou extino de modelos e formulrios.
Comentrio: O item praticamente a reproduo do item da nossa aula
referente fase da produo, sendo baseado, descaradamente, no livro Arquivo:
teoria e prtica de Marilena Paes. E no, no propaganda, fato :P.
Item Certo
25. CESPE ABIN - 2010 - O instrumento que indica os prazos de guarda e a
destinao final dos documentos, resultado direto do processo de avaliao,
denominado cdigo de classificao de documentos de arquivo da atividade-meio.
Comentrio: Questo puramente conceitual. O enunciado define a Tabela e
Temporalidade, na qual teremos as informaes gerais sobre como tratar cada um
dos documentos do nosso arquivo, incluindo os prazos de guarda e a destinao
final dos documentos, conforme consta no enunciado.
O cdigo de classificao de documentos, conforme definido pelo Arquivo
Nacional, "um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer
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documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e


atividades" Observe que, pela prpria definio, o objetivo do cdigo de
classificao de documentos classificar os documentos produzidos ou recebidos
pela instituio, e no fixar prazos ou procedimentos para sua guarda ou destruio.
Porm, a partir do cdigo de classificao (que permite a correta
identificao da infinidade de documentos que passam pela instituio) que
conseguiremos utilizar adequadamente a tabela de temporalidade.
Item Errado.
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26. CESPE ABIN - 2010 So atividades caractersticas do arquivo


permanente: arranjo, descrio, publicao, conservao e referncia.
Comentrio: Visto em aula, agorinha pouco caro aluno :P. Tava at colorido.
Olha um resumo bem rpido:
- Arranjo: Ordenao dos documentos seguindo critrios, especialmente o
de respeito aos fundos.
- Descrio e Publicao: Atividade afeta tarefa de relacionar os
documentos do arquivo, e dar conhecimento ao pblico sobre o contedo do acervo
(lembre-se da finalidade informativa, probatria e histrica dos documentos deste
arquivo);
- Conservao: lembre-se que falamos de documentos j com vrios anos
de existncia, e assim, so necessrias medidas de proteo aos mesmos,
principalmente no que se refere ao seu local de guarda, protegendo-os da
exposio de agentes qumicos, fsicos e biolgicos;
- Referncia: Fixar polticas de acesso e utilizao dos documentos.
Item Certo
27. CESPE ABIN - 2010 Os documentos com valor histrico devem ser
recolhidos aos arquivos intermedirios, onde devem permanecer at a sua
eliminao.
Comentrio: Questo que cobra do candidato o bsico do bsico sobre a
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classificao dos arquivos em funo dos estgios de sua evoluo.


Os documentos de valor histrico devem ser recolhidos ao arquivo
permanente, se e quando apresentarem valor histrico que justifique sua guarda
permanente e no sua eliminao. Os documentos do arquivo permanente so
aqueles que perderam seu valor administrativo (valor primrio), mas que ainda
possuem valor probatrio, informativo ou histrico, justificando sua preservao
como mostra da histria da instituio que o produziu ou recebeu.

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O arquivo intermedirio se dedica conservao de documentos que ainda


possuem valor primrio (administrativo, legal ou fiscal), mas que deixaram de ser
consultados frequentemente pela instituio, no mais justificando sua guarda em
um local prximo daquela.
Por fim, nunca, em hiptese alguma (e estou ciente do peso destas palavras
para concurseiros) os documentos que cheguem ao arquivo permanente podero
ser destrudos, j que o valor histrico jamais se perder.
Item Errado.
CESPE ANATEL - 2010 Os documentos chegam, em determinado rgo
pblico instalado em Braslia, de forma variada. Uns so registrados e, em seguida,
enviados ao destinatrio, outros entram sem nenhum tipo de anotao. Alm disso,
h aqueles que, atualmente, entram no rgo por meio das tecnologias da
informao (fax, correio eletrnico). Cada setor de trabalho organiza seus
documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientao e, depois,
por falta de espao fsico ou devido ao final do ano civil, esses documentos so
transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situao hipottica acima, julgue o item subsequente, acerca
das tcnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no mbito do
setor pblico.
28. Os documentos que entram no rgo pblico descrito na situao
hipottica em questo e que vo para os setores destinatrios iro formar os
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arquivos correntes dessas unidades.


Comentrio: Outra questo bsica, e ao mesmo tempo, interessante.
Bsica pois trabalha com os conceitos vistos em aula, no caso, de Arquivos
Correntes, que so nossos queridos documentos consultados com frequncia.
Interessante, pois nos permite pensar um pouco. Exercitemos o raciocnio.
Os documentos descritos no enunciado acabaram de ingressar na instituio
(mesmo que em condies precrias de organizao :P). Desta forma, esto

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fresquinhos, prontos para ser trabalhados. Eles, necessariamente, devem compor o


arquivo corrente da unidade.
Como sei disso: se tais documentos no tivessem qualquer valor primrio
(administrativo), simplesmente no seriam encaminhados ao setor destinatrio, ou
nem mesmo recebidos pelo protocolo do rgo. Se o foram, porque possuem
valor administrativo. Pois bem, se possuem valor administrativo, e acabaram de
chegar, bvio que ainda no tiveram seu valor administrativo exaurido, porque,
simplesmente, ningum teve tempo de l-los ainda (acabaram de chegar :P).
Item Certo.
29. Os documentos produzidos e(ou) recebidos por uma unidade ou setor de
trabalho de um rgo pblico que deixaram de ser frequentemente consultados,
mas que ainda podem ser solicitados, devero ser transferidos ao arquivo
intermedirio.
Comentrio: Mtiiiicooo :P. Definio pronta, perfeita e acabada de
Arquivo Intermedirio e de sua funo.
Item Certo
30. Os arquivos correntes e as atividades de controle, como o protocolo,
podem ser centralizados ou descentralizados.
Comentrio: Preste bem ateno agora. No tratei de centralizao e
descentralizao de arquivos correntes e protocolos na aula porque esta questo
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a oportunidade perfeita para fazer isso. E por qu? Pois permitir que eu explique o
significado do termo tanto quando falamos de Arquivos Correntes como quando
falamos de Protocolo, ao mesmo tempo, evitando confuso na sua cabea :P.
O sistema centralizado de arquivos correntes no envolve apenas juntar toda
a documentao em um nico local (centralizado :P), mas fazer com que todas as
atividades de controle (recebimento, registro, distribuio, movimentao e
expedio) dos documentos de uso corrente passe por um nico rgo. Pense em
uma repartio pblica localizada em um prdio de 40 andares, com um setor por
andar. Caso desejemos protocolizar um documento perante um desses setores, se
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a dita repartio adotar um sistema centralizado, haver um nico setor responsvel


por receber toda e qualquer documentao endereada a qualquer um dos setores,
e este nosso "protocolo" que efetuar todos os procedimentos de recepo e
encaminhamento da documentao.
Um sistema descentralizado, por sua vez, pode referir-se tanto s atividades
de controle dos documentos, como aos prprios arquivos. Marilena cita dois critrios
de descentralizao de arquivos correntes:
- centralizao das atividades de controle (protocolo) e descentralizao dos
arquivos: o rgo de recepo de documentos ser um s, mas os arquivos
correntes sero mantidos, cada qual, pelo setor responsvel por estes.
- descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos:
neste caso, teremos vrios rgos responsveis pela recepo dos documentos,
alm de os prprios arquivos no se encontrarem "unificados".
Item Certo
31. CESPE - ANAC - 2012 - Tcnico As rotinas de protocolo compreendem
o recebimento do documento, o registro do documento no sistema e a distribuio
do documento ao(s) destinatrio(s), no sendo estendidas essas rotinas aos
documentos de carter particular.
Comentrio: Protocolo o conjunto de operaes visando ao controle
dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar sua
imediata localizao e recuperao, garantindo assim, o acesso informao.
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O Protocolo (enquanto conjunto de operaes de controle) realiza as


seguintes atividades:
- Recebimento
- Registro
- Autuao
- Classificao
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- Expedio/Distribuio
- Controle/Movimentao
Recebimento: o procedimento inicial. Aqui o encarregado no setor de
protocolo vai receber os documentos que entram na instituio, ou aqueles que
tiverem sido produzidos na prpria instituio, para que sejam formalizados.
S que existem duas pegadinhas neste ponto: para que o documento possa
ser classificado, ele precisa ser lido (afinal, como que voc vai saber do que se
trata se no ler o dito documento?). Desta forma, envelopes lacrados com um baita
carimbo escrito SIGILOSO no sero abertos (no para voc saber o que tem
neles), e desta forma, no sero classificados e nem mesmo precisaro passar pela
etapa de autuao, sendo apenas recebidos, registrados e encaminhados.
A segunda pegadinha diz respeito aos documentos particulares. Da mesma
forma, ningum na instituio quer saber o que est escrito na fatura do banco que
chegou pelo correio para o Joozinho das Flores, e menos ainda as informaes ali
constantes devem ser registradas. Ele ser simplesmente recebido e encaminhado
ao interessado.
Com isso, voc j consegue deduzir que os documentos sigilosos e
particulares no passam por todas as etapas do protocolo, limitando-se etapa de
Recebimento, ou Recebimento e Registro, conforme o caso.

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Item Certo
32. CESPE - ANAC 2012 De acordo com a tabela de temporalidade, os
documentos de arquivo podem ser eliminados nas fases arquivsticas corrente,
intermediria ou permanente.
Comentrio: Outro presente da banca. Mas vamos aproveitar a oportunidade
para ver dois tpicos ao mesmo tempo.

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Esta tabela existe para dizer a voc que os documentos no precisam passar
por todas as fases do ciclo vital. Veja a escala de frias: ela fica guardada durante
7 anos no arquivo corrente, e depois eliminada, sem passar por outras fases.
Mas o que realmente importante saber aqui o seguinte: Por fim, nunca,
em hiptese alguma (e estou ciente do peso destas palavras para concurseiros) os
documentos que cheguem ao arquivo permanente podero ser destrudos, j que o
valor histrico jamais se perder.
O artigo 10, por fim, a prova de tudo que j falei a vocs:
Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e
imprescritveis.
Imprescritvel meu caro, algo insuscetvel de perda de valor legal com o
mero decurso do tempo (vamos nos poupar do meu semestre na faculdade
estudando isso :P, apenas acredite!).
Item Errado.

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33. CESPE ANAC - 2012 - Tcnico Ano a unidade de tempo utilizada na


tabela de temporalidade para estabelecer o perodo de guarda dos documentos no
arquivo intermedirio.
Comentrio: Outro motivo para termos pego aquela tabela de exemplo: a
unidade de medida de tempo utilizada na Tabela de Temporalidade o ano. Mais
uma daquelas convenes. Entretanto, no se preocupe tanto com isso: fcil de
memorizar e dificilmente vai ser cobrado em outra prova to cedo.

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Item Certo.
34. CESPE - ANATEL 2012 O ciclo de vida dos documentos definido pela
frequncia e pelo tipo de utilizao dos documentos.
Comentrio: Basilar meu caro Watson! A classificao baseada no clico de
vida dos documentos toda construda sobre o critrio de frequncia de consulta ao
documento para o caso de distino entre os documentos correntes e
intermedirios, ou pelo tipo de utilizao, para distinguir aqueles dos documentos
permanentes. E isso vem da Lei!!!
Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes,
intermedirios e permanentes.
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em
curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de
consultas frequentes.
2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles
que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes
de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de
documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem
ser definitivamente preservados.

Item Certo
35. CESPE - ANATEL - 2012 Acerca de gesto de documentos, julgue os
itens a seguir.
A aquisio de documentos envolve a transferncia dos documentos aos
arquivos intermedirios e o recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.
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Comentrio: Olha l de novo

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Desde os tempos do Colegial, o Microsoft Paint foi meu companheiro


inseparvel de elaborao de diagramas. Entretanto, o que o programa tem de
flexibilidade, perde em beleza, e assim o sendo, s posso pedir desculpas :P.
O que o nosso esquema nos ensina? Preste ateno aos prximos itens.
Inicialmente, note que chamamos de transferncia a passagem de um
documento do arquivo corrente para o arquivo intermedirio. Se um documento
no ser mais frequentemente consultado, mas precisa ser armazenado por
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questes legais, ele ser TRANSFERIDO para a fase intermediria.


Por outro lado, recolhimento a passagem do documento para o arquivo
permanente (independentemente da fase na qual o documento se encontrava
anteriormente).
Note que as setas que conduzem fase permanente so duas. Uma delas
parte diretamente da fase intermediria, demonstrando que tal documento precisou
ser armazenado durante certo tempo por questes legais, e que, ao perder seu
valor administrativo, adquiriu valor histrico, merecendo o RECOLHIMENTO ao
arquivo permanente.
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Item Certo
36. CESPE - ANATEL - 2012 Por meio da tabela de temporalidade,
determina-se a destinao final dos documentos de arquivo: a eliminao ou a
guarda permanente dos documentos acumulados pelas atividades meio e fim das
instituies.
Comentrio: Perfeito. Vamos ver nossa Tabela de Temporalidade Hipottica:
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Fonte: Miranda, Elvis Correa (adaptada)

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Destinao Final guarda permanente ou eliminao. No tem meio termo.


Ou vira fogueira, ou ser guardado para sempre.
E falei isto mais de uma vez na teoria:
E como no poderia deixar de ser, voc no confiou em mim para reproduzir
a legislao, e sim para enterrar a informao na sua cabea para que ela no
consiga mais sair (o papo do recm-nascido no bero era mentira :P). E assim
sendo, a vai o esquema grfico e multicolorido:

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A partir da avaliao, h dois caminhos possveis: a eliminao do


documento ou o seu recolhimento ao arquivo permanente.
E por fim, veja como a doutrina enxerga esses passos:

10380134020

Item Certo
37. CESPE - ANATEL - 2012 De acordo com legislao, os documentos
permanentes das agncias reguladoras devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.
Comentrio: Antes de adentrarmos as disposies finais da lei, temos os
artigos 18, 19 e 20 da Lei 8159:
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como

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preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e


implementar a poltica nacional de arquivos.
Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo
Nacional poder criar unidades regionais.
No precisa falar mais nada n :P. Pera, precisa: a ANATEL uma agncia
vinculada ao Executivo Federal.
Item Certo
38. CESPE -

IBAMA - 2012 O documento de arquivo em papel,

independentemente de sua destinao final, deve ser higienizado e restaurado.


Comentrio: Espero que tenha dado risada desta questo :P. Se no
entendeu a graa, acompanhe:
Os documentos do arquivo existem para atender a uma finalidade
administrativa. O que vou ensinar a vocs agora o que acontece depois que essa
finalidade acaba.
Tenha em mente: um documento de arquivo ou ser destrudo ao final de sua
vida administrativa, ou jamais ser destrudo. No existe meio termo: ou o
documento morre, ou se torna imortal. E essa concluso alcanada lendo-se a
parte final do artigo 3 da Lei 8159/1991:
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos
e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
10380134020

arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou


recolhimento para guarda permanente.
Assim, note que o destino final do documento ser a eliminao ou o
recolhimento ao arquivo permanente.
Por enquanto, memorize: o documento pode possuir 02 destinaes
distintas: a eliminao ou o recolhimento para guarda permanente. Ou seja, o
documento, aps a avaliao no ser necessariamente eliminado, nem

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necessariamente recolhido para a guarda permanente. Ela ter somente 01 das


duas destinaes: ou uma; ou outra.
E como no poderia deixar de ser, voc no confiou em mim para reproduzir
a legislao, e sim para enterrar a informao na sua cabea para que ela no
consiga mais sair (o papo do recm-nascido no bero era mentira :P). E assim
sendo, a vai o esquema grfico e multicolorido:

>/D/EK
WZKhK

dZD/dK

h^K

s>/K

ZK>,/DEdK

A partir da avaliao, h dois caminhos possveis: a eliminao do


documento ou o seu recolhimento ao arquivo permanente.
Ok, agora reflita: faz sentido gastar uma pequena fortuna para recuperar um
documento desgastado pelo tempo, e aps a concluso do procedimento, jogar o
documento na Grande Fornalha? No n meu filho, nem o Servio Pblico anterior
Emenda Constitucional 19, a qual adicionou o princpio da eficincia Constituio
Federal conseguiria ser to ineficiente assim :P
10380134020

Item Errado
39. CESPE - IBAMA - 2012 Os arquivos de uma organizao pblica podem
ser constitudos de documentos originrios das atividades meio e fim e produzidos
em variados suportes documentais, inclusive o digital.
Comentrio: impressionante quanta coisa a gente aprende to somente
lendo as leis. Tudo que existe no pas fruto de sua ao (ou pelo menos a viso

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de um bacharel em Direito e advogado impedido de advogar que tambm d aulas


de Arquivologia :P). Veja a Lei 8159/1991:
Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de
carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades
especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos.
Melhor no d para ficar! Qualquer suporte, qualquer natureza, desde que
produzido em decorrncia do exerccio de atividades especficas (do rgo pblico),
faz com que um objeto possa ser chamado de documento :P.
Item Certo
40. CESPE - ANCINE - 2012 Julgue os itens que se seguem, relativos
gesto de documentos.
A expedio de documentos uma atividade exercida exclusivamente pelo
protocolo.
Comentrio: Questo traioeira meu caro. S entendi o porqu de esta
alternativa estar correta quando j trabalhava na Receita. Vamos dar nome ao boi
primeiro:
Expedio: o envio do documento para outro rgo, externo estrutura
da instituio;
10380134020

Qualquer rgo dentro da instituio pode determinar a expedio de


documentos. Qualquer um mesmo. Entretanto, a operacionalizao deste
procedimento atividade exclusiva do protocolo, que executar todos os trmites,
garantindo que haja controle daquela movimentao.
E qualquer setor que se comportar desta maneira ao expedir o documento
o prprio Protocolo (em caso de protocolos descentralizados).
Item Certo

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41. CESPE SERPRO - 2013 A classificao uma atividade que antecede


a avaliao de documentos.
Comentrio: Vamos exercitar a mente um pouco. Relembremos nossa
Tabela de Temporalidade Hipottica:
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W

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W


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W







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&













D

&
W







D

Fonte: Miranda, Elvis Correa (adaptada)

A tabela de temporalidade o instrumento resultante da avaliao dos


documentos, e determina o prazo de guarda dos documentos nas fases correntes e
10380134020

intermediria, bem como sua destinao final. o mapa do arquivista, o qual


orientar o correto tratamento a ser dado a cada um dos documentos que tramita
pela instituio e que chegam ao arquivo.
Mas, meu filho, explica para mim: Como que voc ir aplicar a tabela de
temporalidade, se no faz ideia do documento que est segurando?
Por estas razes, o documento precisa ser classificado anteriormente
(algum precisa te dizer o que aquilo), antes de poder ser avaliado.

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Item Certo.
42. CESPE SERPRO - 2013 A classificao de documentos uma rotina
do setor de protocolos
Comentrio: Rememorai os grandes feitos de nossos antepassados (ou pelo
menos o bendito desenho das fases do Protocolo :P):

Viu o quadradinho azul escuro? Est escrito Classificao ali :P. Mas claro
que isso no suficiente :P.
Classificao: A Classificao procedimento que buscar classificar o
documento em um dos cdigos existentes no Plano de Classificao da instituio.
10380134020

Para a explicao no ficar to vaga, atravs da classificao ser possvel


determinar sobre que assunto o documento trata, e a partir da, decidir qual o
destino que o documento deve tomar. Documentos que chegarem em envelopes
devem ser abertos para que sejam classificados.
S que existem duas pegadinhas neste ponto: para que o documento possa
ser classificado, ele precisa ser lido (afinal, como que voc vai saber do que se
trata se no ler o dito documento?). Desta forma, envelopes lacrados com um baita
carimbo escrito SIGILOSO no sero abertos (no para voc saber o que tem

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neles), e desta forma, no sero classificados e nem mesmo precisaro passar pela
etapa de autuao, sendo apenas recebidos, registrados e encaminhados.
A segunda pegadinha diz respeito aos documentos particulares. Da mesma
forma, ningum na instituio quer saber o que est escrito na fatura do banco que
chegou pelo correio para o Joozinho das Flores, e menos ainda as informaes ali
constantes devem ser registradas. Ele ser simplesmente recebido e encaminhado
ao interessado.
Com isso, voc j consegue deduzir que os documentos sigilosos e
particulares no passam por todas as etapas do protocolo, limitando-se etapa de
Recebimento, ou Recebimento e Registro, conforme o caso.
Em todo caso, a Classificao um dos passos da rotina de protocolo.
Item Certo
43. CESPE SERPRO - 2013 O instrumento arquivstico empregado para a
correta classificao de documentos intitulado plano de destinao.
Comentrio: Vamos ver o que nos diz a Resoluo CONARQ n 1:
Art. 1 Os rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos,
como decorrncia de um programa de gesto de documentos, devero organizar
seus arquivos correntes com base em mtodos de classificao, que considerem a
natureza dos assuntos dos documentos resultantes de suas atividades e funes.
No meu caro, eu no dei essa resoluo em aula, at porque, ela explica o
10380134020

bsico do bsico em termos de gesto de documentos. Era apenas para voc saber
de onde as perguntas vem :P.
O que dissemos na aula foi o seguinte:
A Classificao de Documentos consiste em uma atividade prtica
relacionada gesto dos documentos.
A classificao de documentos aqui representa a atribuio e um cdigo ao
documento conforme o assunto nele tratado.
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Contudo, este cdigo no fruto do inconsciente coletivo nem brota


espontaneamente das rochas. Ele precisa ser criado pela instituio.
E a que aparece o nosso plano de classificao.
O plano de classificao responsvel por orientar o usurio
responsvel pela classificao a como proceder na execuo da mesma.
Todos os documentos da instituio devem ser arquivados segundo uma
sequncia lgica, e principalmente, previamente definida pelo plano.
E, em nenhum momento, falamos de Plano de Destinao, e sim de Plano de
Classificao de Documentos.
Item Errado.
44. CESPE SERPRO - 2013 O gnero do documento uma informao
relevante para a determinao dos prazos de guarda de documentos no arquivo.
Comentrio: Voltemos s origens:
A classificao quanto ao gnero procura separar os documentos do arquivo
conforme a forma na qual a informao se manifesta. Haver tantos gneros de
documentos quanto forem as formas possveis de manifestao.
Veja a tabela abaixo:
Documentos

Definio
10380134020

So documentos nos quais a informao se manifesta


na forma escrita ou textual. o tipo de documento
mais comum atualmente, cujos exemplos
compreendem os contratos, relatrios, certides e o
Escritos ou textuais que mais voc conseguir imaginar :P

Iconogrficos

Esta palavra tem o mesmo radical grego da palavra


"cone" e ambos remetem ideia de "imagem". Desta
forma, esto compreendidos aqui os documentos cuja
informao se manifeste atravs de uma imagem
esttica. Slides e Fotografias so excelentes exemplos.

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Sonoros

Tranquilo :P, so documentos cujas informaes esto


armazenadas na forma de udio. So raros os
exemplos ultimamente de documentos puramente
sonoros, mas pense naquelas fitas K-7 de outrora.

Filmogrficos

Falamos de documentos na forma de "imagem em


movimento", independentemente de apresentarem
udio. A filmagem um exemplo perfeito deste tipo de
documento.

Digitais

Gravados em meio digital, demandando, em funo


desta caracterstica, equipamentos eletrnicos para
sua consulta. Esta aula um exemplo de documento
digital :P

Cartogrficos

Aqui melhor comear pelo exemplo: mapas e plantas


arquitetnicas so documentos cartogrficos. Atravs
do uso de escala, representam grandes reas atravs
de imagens reduzidas.

Microgrficos

Este aqui voc s vai conhecer no seu novo emprego.


A microfilmagem um processo que ser visto
posteriormente no curso, sendo o microfilme e a
microficha exemplos deste tipo.

O aluno mais perspicaz notar que o gnero do documento em muito se


relaciona com seu suporte. E isto no ajuda em absolutamente nada na hora de
estabelecer prazos de guarda :P.
A espcie documental, por outro lado, nos diz bastante sobre o que fazer
com o documento. Veja s:
10380134020

W'


K
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&
W







D


&













D

&
W







D

Fonte: Miranda, Elvis Correa (adaptada)

Escala de frias, folha de ponto, atas, certides, todos estas espcies


podero figurar na Tabela de Temporalidade, e serviro como parmetro para o
estabelecimento dos prazos de guarda.
Item Errado.
45. CESPE SERPRO - 2013 As etapas de trabalho da organizao de
arquivos so levantamento de dados, anlise dos dados coletados, planejamento e
implantao e, por fim, acompanhamento.
Comentrio: Pois bem, nossa querida doutrinadora Marilena Leite Paes (por
quem o CESPE tem admirao inabalvel) divide a organizao dos arquivos em
quatro fases:
- Levantamento de dados
- Anlise dos dados coletados
10380134020

- Planejamento
- Implantao e acompanhamento
Qualquer semelhana no mera coincidncia.
Item Certo.
46. CESPE SERPRO - 2013 Correspondncia oficial em cujo envelope haja
indicao de particular no deve ser aberta, mesmo que trate de assunto especfico
das atividades da instituio destinatria.
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Comentrio: Vamos ver nosso desenho de novo:

O documento particular bate no protocolo e, imediatamente, encaminhado a


seu destinatrio. E no importa o que tem dentro, pois o tema da correspondncia
somente ser conhecido pelo destinatrio, seja l qual ele for.
E s frisando: mesmo que o assunto seja tema pertinente s atividades do
rgo, ainda assim no dever ser aberto. No exerccio de minhas funes pblicas,
eu posso muito bem receber um envelope com documentos para instruo de um
processo, mas se a informao particular constar nele, como que o protocolo ia
saber o que tem dentro, j que no poderia abrir o documento? :P
Pegou o detalhe?

10380134020

Item Certo.

Questes Propostas
01. CESPE MPU 2010 Considera-se gesto de documentos o conjunto
de procedimentos e operaes tcnicas referentes a produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento de documentos.

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02. CESPE SEGER/ES - 2011

O conjunto de operaes tcnicas

referentes produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento em fase


corrente e intermediria conhecido por gesto de documentos.
03. CESPE TRE/BA 2011 A gesto de documentos visa ao tratamento do
documento desde o momento de sua criao ou recepo em um servio de
protocolo at a sua destinao final, que pode ser a eliminao ou a guarda
permanente.
04. CESPE ANEEL - 2010- A gesto de documentos surgiu com o objetivo
de resolver os problemas de preservao dos documentos de valor primrio dos
arquivos permanentes das organizaes publicas e privadas.
05. CESPE 2011 - As aes da gesto de documentos devem ser voltadas
prioritariamente para a preservao da memria institucional, privilegiando as
atividades no arquivo permanente.
06. CESPE MS (Ministrio da Sade) 2008 O curso do documento
desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa
conhecido como termo de recolhimento.
07. CESPE ANATEL - 2012 - Os documentos de valor permanente,
consoante legislao, no devem ser eliminados ou alienados.
08. CESPE IBRAM/DF - 2009 - A eliminao de documentos permanentes
produzidos por instituies publicas e de carter publico somente possvel
mediante autorizao da instituio arquivstica pblica correspondente esfera de
10380134020

competncia do rgo.
09. CESPE ANATEL - 2012 - O ciclo de vida dos documentos definido
pela frequncia e pelo tipo de utilizao dos documentos.
10. CESPE ANATEL - 2012 - A fase corrente definida de acordo com os
valores histricos dos documentos.

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11. CESPE CORREIOS - 2011 - O recolhimento de documentos dos


arquivos correntes ao arquivo intermedirio realizado por meio do plano de
destinao.
12. CESPE ABIN 2010 - A transferncia ao de conduo dos
documentos ao arquivo permanente.
13. CESPE DETRAN - 2006 - De modo geral, podem ser eliminados os
documentos que comprovem o modo de organizao e funcionamento da instituio
ao longo de sua existncia.
14. CESPE INSS - 2008 - No que se refere ao documento, valor mediato
corresponde a valor primrio ou administrativo.
15. CESPE ANEEL 2010 - Os documentos que formam os arquivos
correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de
trabalho de uma organizao e so caracterizados pela possibilidade de terem valor
administrativo, tcnico ou legal.
16. CESPE ANTAQ - 2009 O recolhimento a passagem dos documentos
dos arquivos correntes para os arquivos intermedirios e tem como objetivo
racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localizao dos documentos,
liberando espaos e economizando recursos materiais.
17. CESPE ABIN - 2010 - A fase de avaliao e destinao de documentos
constitui parte do programa de gesto documental e composta pelas atividades de
criao de formulrios, seleo de materiais e equipamentos, e normatizao do
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acesso documentao.
18. CESPE AGU - 2010 A fase da gesto de documentos que inclui as
atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediaria denominada fase de utilizao de
documentos.
19. CESPE STM 2011- Na fase de produo, o arquivista pode, entre
outras atividades, sugerir a criao ou extino de modelos, formulrios, copias ou

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vias desnecessrias; propor consolidao de atos normativos; e participar da


seleo de recursos humanos para rea arquivstica.
20. CESPE CORREIOS - 2011 - A fase de utilizao e manuteno dos
documentos de um programa de gesto de documentos inclui uma das atividades
mais complexas dessa gesto: a avaliao.
21. CESPE TRE/BA - 2010 A fase de destinao de documentos, em um
programa de gesto de documentos, mais complexa que as fases anteriores, por
envolver a avaliao de documentos que devem ser encaminhados para o arquivo
ou o descarte.
22. CESPE MPU - 2010 A produo, uma das fases bsicas da gesto de
documentos,

engloba

as

seguintes

atividades

de

protocolo:

recebimento,

classificao, registro, distribuio e tramitao dos documentos.


23. CESPE MPU - 2010 A anlise e a avaliao dos documentos para o
estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinao.
24. CESPE MPU - 2010 Na fase de produo de documentos, o arquivista
deve evitar a duplicao e a emisso de vias desnecessrias, alm de poder sugerir
a criao ou extino de modelos e formulrios.
25. CESPE ABIN - 2010 - O instrumento que indica os prazos de guarda e a
destinao final dos documentos, resultado direto do processo de avaliao,
denominado cdigo de classificao de documentos de arquivo da atividade-meio.
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26. CESPE ABIN - 2010 So atividades caractersticas do arquivo


permanente: arranjo, descrio, publicao, conservao e referncia.
27. CESPE ABIN - 2010 Os documentos com valor histrico devem ser
recolhidos aos arquivos intermedirios, onde devem permanecer at a sua
eliminao.
CESPE ANATEL - 2010 Os documentos chegam, em determinado rgo
pblico instalado em Braslia, de forma variada. Uns so registrados e, em seguida,
enviados ao destinatrio, outros entram sem nenhum tipo de anotao. Alm disso,
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h aqueles que, atualmente, entram no rgo por meio das tecnologias da


informao (fax, correio eletrnico). Cada setor de trabalho organiza seus
documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientao e, depois,
por falta de espao fsico ou devido ao final do ano civil, esses documentos so
transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situao hipottica acima, julgue o item subsequente, acerca
das tcnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no mbito do
setor pblico.
28. Os documentos que entram no rgo pblico descrito na situao
hipottica em questo e que vo para os setores destinatrios iro formar os
arquivos correntes dessas unidades.
29. Os documentos produzidos e(ou) recebidos por uma unidade ou setor de
trabalho de um rgo pblico que deixaram de ser frequentemente consultados,
mas que ainda podem ser solicitados, devero ser transferidos ao arquivo
intermedirio.
30. Os arquivos correntes e as atividades de controle, como o protocolo,
podem ser centralizados ou descentralizados.
31. CESPE - ANAC - 2012 - Tcnico As rotinas de protocolo compreendem
o recebimento do documento, o registro do documento no sistema e a distribuio
do documento ao(s) destinatrio(s), no sendo estendidas essas rotinas aos
documentos de carter particular.
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32. CESPE - ANAC 2012 De acordo com a tabela de temporalidade, os


documentos de arquivo podem ser eliminados nas fases arquivsticas corrente,
intermediria ou permanente.
33. CESPE ANAC - 2012 - Tcnico Ano a unidade de tempo utilizada na
tabela de temporalidade para estabelecer o perodo de guarda dos documentos no
arquivo intermedirio.
34. CESPE - ANATEL 2012 O ciclo de vida dos documentos definido pela
frequncia e pelo tipo de utilizao dos documentos.
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35. CESPE - ANATEL - 2012 Acerca de gesto de documentos, julgue os


itens a seguir.
A aquisio de documentos envolve a transferncia dos documentos aos
arquivos intermedirios e o recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.
36. CESPE - ANATEL - 2012 Por meio da tabela de temporalidade,
determina-se a destinao final dos documentos de arquivo: a eliminao ou a
guarda permanente dos documentos acumulados pelas atividades meio e fim das
instituies.
37. CESPE - ANATEL - 2012 De acordo com legislao, os documentos
permanentes das agncias reguladoras devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.
38. CESPE -

IBAMA - 2012 O documento de arquivo em papel,

independentemente de sua destinao final, deve ser higienizado e restaurado.


39. CESPE - IBAMA - 2012 Os arquivos de uma organizao pblica podem
ser constitudos de documentos originrios das atividades meio e fim e produzidos
em variados suportes documentais, inclusive o digital.
40. CESPE - ANCINE - 2012 Julgue os itens que se seguem, relativos
gesto de documentos.
41 CESPE SERPRO - 2013 A classificao uma atividade que antecede
a avaliao de documentos.
42 CESPE SERPRO - 2013 A classificao de documentos uma rotina do
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setor de protocolos
43 CESPE SERPRO - 2013 O instrumento arquivstico empregado para a
correta classificao de documentos intitulado plano de destinao.
44 CESPE SERPRO - 2013 O gnero do documento uma informao
relevante para a determinao dos prazos de guarda de documentos no arquivo.

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45 CESPE SERPRO - 2013 As etapas de trabalho da organizao de


arquivos so levantamento de dados, anlise dos dados coletados, planejamento e
implantao e, por fim, acompanhamento.
46 CESPE SERPRO - 2013 Correspondncia oficial em cujo envelope haja
indicao de particular no deve ser aberta, mesmo que trate de assunto especfico
das atividades da instituio destinatria.

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Gabarito:
















































































































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