Proyecto Final: Sistema de Control de Expedientes de Archivo General

Interrogantes y Dudas del Gerente de Operaciones

Luego de haber ledo y revisado detenidamente los papeles de trabajo y los documentos de
requerimientos relacionados con el nuevo Sistema de Archivo General el Gerente de Operaciones se
despert una madrugada asaltado por muchas dudas e interrogantes, an sin respuesta aparente:

Duda
Cmo sabr el Solicitante de cada prstamo en qu momento puede
pasar a retirar el expediente solicitado?
Qu hacer para prevenir que los empleados se atrasen en la
devolucin de los expedientes prestados? Qu mecanismos de ayuda
puede proporcionar el sistema? Se podran implementar controles,
alertas, etc., para apoyar a los usuarios?
Sobre el uso de los lectores pticos, cmo se puede validar desde el
sistema que un movimiento que se intenta registrar es correcto? Es
decir, cmo sabr el sistema que un movimiento de expediente puede
ser realizado, y que el usuario que lo intenta realizar est autorizado
para ello?
Cmo evitar que los movimientos se registren en forma
desordenada? Cmo asegurarse que los movimientos se registren en
la secuencia correcta siempre?
Y si para un tipo de expediente dado, un documento en particular que
antes era requerido, ya no lo ser a partir de una fecha especfica,
cmo se deber manejar esto en el sistema? Y si se desea agregar un
nuevo tipo de documento a un tipo de expediente? Y qu pasara si un
documento dado antes era obligatorio y ahora ya no lo ser, o
viceversa?
Cmo se manejarn aquellas situaciones en las que un rea desea
enviar un expediente a Archivo General, de un cliente que todava no
tiene el expediente de Documentos del Cliente creado?

Solucin

Aclaracin de Conceptos
As mismo, durante la meditacin nocturna el Gerente de Operaciones se dio cuenta que algunos
trminos son confusos y algunas reglas de trabajo por ende tambin.
Lo primero que estuvo pensando el Gerente fue sobre el trmino expedientes activos. Sobre esto
trmino es necesario aclarar que significa que el expediente est vigente. Por ejemplo: si se firma un
contrato con un proveedor externo para un plazo de 3 aos, y este contrato se almacena en Archivo
General, se deber considerar como un expediente activo mientras el contrato est en vigor. De acuerdo
a la lgica de reubicacin, este expediente estara en la bodega A durante el ao uno de su vigencia, y en
las bodegas B C, durante los siguientes dos aos de su vigencia. Ahora bien, si este contrato es
renovado a su vencimiento por otros tres aos, el expediente deber seguir considerndose activo para
los aos 4 al 6, ya que sigue estando en vigor (vigente) el contrato, y por lo tanto deber permanecer en

las bodegas B C, hasta el ao 6, y as sucesivamente mientras sea renovado y siga en vigor el contrato.
Esta aclaracin hace necesario redefinir las reglas para la reubicacin de los expedientes. Las nuevas
reglas son las siguientes:
Para la bodega A no hay cambio a la regla. Para las bodegas B y C, ahora los expedientes permanecern
en estas bodegas mientras se encuentren activos, es decir, vigentes de acuerdo a la fecha de vigencia
que deber registrarse para cada expediente. Ya no habr lmite de aos para mantener los expedientes
en las bodegas B y C. Cuando un expediente ya haya llegado al final de su vigencia, en ese momento se
le considerar inactivo y por lo tanto se trasladar a la bodega D, donde permanecer 5 aos, para luego
ser considerado archivo muerto y trasladado a la bodega externa.
El otro concepto que hay que aclarar es el trmino vida til de los expedientes. Este trmino est mal
empleado, y debera ser llamado Aos de custodia inactivos, es decir, cuntos aos, despus de
vencido el expediente, se debern de mantener los documentos fsicos archivados antes de poder ser
destruidos. Estos aos de custodia, se entiende que abarcarn el tiempo que le expediente estar en la
bodega D ms el tiempo en la bodega externa, antes de ser programada su destruccin.
Finalmente, el Gerente de Operaciones se dio cuenta que hay un vaco de conceptos para los
expedientes de Documentos del Cliente. Hasta el momento, lo nico que se ha dicho es que mientras se
tengan expedientes activos del cliente, el expediente de Documentos se considerar activo tambin.
Esto sigue siendo vlido, pero las reglas de reubicacin ser as: los expedientes de Documentos de
Clientes activos, permanecern en la bodega A siempre, sin importar el nmero de aos transcurridos.
Una vez que todos los expedientes asociados a un cliente estn inactivos, el expediente de Documentos
del Cliente se considerar inactivo tambin, y se trasladar directamente a la bodega D, y 5 aos
despus a la bodega externa.