Jefferson chapi Velsquez

CC.: 1113640983
Unidad 4.Informe de Auditora
Actividad: Realizacin del informe y procedimiento de auditora
Con base en los resultados obtenidos en la auditora realizada al proceso
organizacional seleccionado en la actividad de la unidad 3, realice un informe de
auditora teniendo en cuenta los puntos descritos en esta actividad.
Recuerde que es importante la lectura previa del material de estudio y tambin la
consulta de los documentos de apoyo de esta unidad que estn disponibles en el
botn del men principal del programa: Documentos de apoyo / Documentos
complementarios / Documentos complementarios unidad 4.
1. Disee y diligencie un informe de auditora que contenga los siguientes criterios:
a. Objetivos de la auditora.
b. Alcance de la auditora.
c. Identificacin del cliente de auditora.
d. Identificacin del equipo auditor.
e. Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de auditora.
f. Criterios de auditora.
g. Hallazgos de la auditora y la evidencia relacionada.
h. Conclusiones de la auditora.
i. Declaracin sobre el grado en el cual se han cumplido los criterios de la
auditora.
2. Disee el procedimiento mandatorio de auditora interna de calidad, teniendo en
cuenta que este debe dar cumplimiento al siguiente requisito dispuesto en el
numeral 8.2.2 Auditora interna de la Norma ISO 9001:2008.Se debe establecer
un procedimiento documentado para definir las responsabilidades y los requisitos
para planificar y realizar las auditoras, establecer los registros e informar de los
resultados.

INFORME DE AUDITORIA
Gerencia de Calidad

Fecha: Abril 04 de 2014

Representante de
Calidad:
Auditor Lder:
Equipo Auditor:

Ing.luis Gonzales

SECTOR
Objetivo.

Pedro amador
Juan Fernando gomez
Juan sebastian gimenez
Gestion documental
Determinacin del grado de conformidad del sistema de
gestin de calidad con los criterios de establecidos en la
norma
ISO
9001:2008.
Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del
cliente, legales y reglamentarios del servicio.
Evaluacin de la eficacia del sistema de gestin de calidad
para
lograr
los
objetivos
especificados.
Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestin
de
calidad.
Verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos
inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de
atencin y accin de las transferencias documentales
dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo
dentro de los estndares establecidos como modelo.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos especficos de calidad.
Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.

Alcance:

Auditoria Interna de Observacin y Seguimiento. Proceso

desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.

Identificacin del
cliente de auditora.
Identificacin del
equipo auditor

DIAN _ Gestin Documental

Fechas y lugares
donde se realizaron
las actividades de
auditora
Criterio
Hallazgos de la
auditora y la
evidencia
relacionada

Fecha: Abril 04 de 2014

Archivo central

Auditor Lder pedro amador

Equipo Auditor: juan Fernando gomez
Juan sebastian gimenez

ISO 9001/2008
Se detectaron cuatro (4) no conformidades menores
relacionadas con los numerales:
5.4.2 Planificacin del Sistema de gestin de la calidad (1);
6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin (1);
7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio
(1);
8.2.2 Auditora interna (1);
8.5.2 Accin correctiva (1).

La empresa present las acciones correctivas para dar

respuesta a las No conformidades encontradas.
Verificacin del cierre de dos (7) No conformidades
pendientes de la auditora anterior.
Declaracin sobre el la implementacin se est haciendo de manera moderada
grado en el cual se en las reas designada por la empresa por eso su grado es
han cumplido los bueno
criterios
de
la
auditora.

CONCLUSIONES DE AUDITORIA
ACTIVIDADES
DESARROLLADAS

ASPECTOS
RELEVANTES

Verificacin de la implementacin y mantenimiento eficaz del Sistema

de Gestin de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO
9001:2000, siguiendo el plan de auditora, el da 31 de marzo de 2014
en las instalaciones de la empresa, en
Neiva H.
Verificacin de la capacidad de la organizacin para cumplir aspectos
reglamentarios
Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron cuatro (4) no
conformidades menores relacionadas
con
los numerales 5.4.2
Planificacin del Sistema de gestin
de la calidad (1); 6.2.2
Competencia, toma de conciencia y formacin (1); 7.5.1 Control de la
produccin y de la prestacin del servicio (1); 8.2.2 Auditora interna (1);
y 8.5.2 Accin correctiva (1). La empresa present las acciones
correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas.
Verificacin del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la
auditora anterior.
El liderazgo del coordinador de Gestin Documental, por interiorizar en
todo el equipo de trabajo el modelo de gestin de calidad bajo
parmetros de la Norma ISO 9001:2008, a travs de la coordinacin y
participacin activa en el desarrollo de los procesos del sistema.
El liderazgo del coordinador de Gestin Documental, por interiorizar en
todo el equipo de trabajo el modelo de gestin de calidad bajo
parmetros de la Norma ISO 9001:2008, a travs de la coordinacin y
participacin activa en el desarrollo de los procesos del sistema.
Se destaca el compromiso del personal del rea y de los clientes
internos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de
responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad y
eficiencia para el logro de los objetivos propuestos.

ASPECTOS POR
MEJORAR

La definicin y ubicacin explcita de las Acciones de Mejoramiento,

del ciclo PHVA, dentro de la caracterizacin de los procesos, realizadas
a partir del anlisis de los resultados de los indicadores de seguimiento
y medicin, con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo
completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar la gestin
de los procesos por el personal responsable.
La ampliacin del listado de documentos externos, incluyendo las
nuevas publicaciones oficiales del Archivo General de La Nacin, con el
propsito de evitar que en el transcurso del tiempo se pueda perder
informacin valiosa sobre la actualizacin de los procesos inherentes.

RESPONSABILIDAD DE
LA DIRECCION

La planificacin de los cambios que puedan afectar la integridad del

Sistema de Gestin de la Calidad, considerando entre ellos los que
surgen de los cambios en la reglamentacin aplicable al objeto del
negocio
de
la
empresa.
La metodologa para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones
correctivas y preventivas, mediante definicin de plazos y criterios que
permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto
tanto a la prevencin de los problemas como a la eliminacin de sus
causas. La metodologa para hacer seguimiento a la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas, mediante definicin de plazos y
criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos
previstos, respecto tanto a la prevencin de los problemas como a la
eliminacin de sus causas.
La empresa cuenta con personal calificado para la realizacin de
auditoras internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un Plan
y un Informe en el que se registran los hallazgos, se analizan las causas
de las No conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones
correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y seguimiento
del cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por
parte
del
auditor
principal.
En la planificacin y realizacin de las auditoras es importante
asegurar que se cubren todos los procesos del Sistema de Gestin de
la Calidad y se evale con la profundidad requerida, el nivel de
cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001
asociados a los diferentes procesos.
Se verific el cumplimiento a las acciones propuestas por la empresa
para eliminar las causas de siete No conformidades menores
pendientes, de diez que haban sido detectadas en la auditora
anterior.
Estas no conformidades hacan referencia a los elementos 4.2.3 (2),
4.2.4 (1), 6.2 (1), 7.5.5 (1), 7.6 (1) y 8.5.2 (1). Los planes de accin
implicaron revisin de aspectos especficos en algunos procedimientos
y capacitacin y sensibilizacin al personal, principalmente del equipo
de funcionarios, para la aplicacin de las normas establecidas.
30 septiembre -2016

CONFIABILIDAD DE LA
AUDITORIA INTERNA

RESULTADO DEL
SEGUIMIENTO DE LAS
ACCIONES
CORRECTIVAS DE LA
AUDITORA ANTERIOR.

Fecha de ejecucin:

Reunin de apertura:
Reunin de cierre:

Archivo Central
Archivo Central

Lugar: 8:00 a.m.

Lugar: 3:00 p.m.

DESCRIPCION PROCESO A AUDITAR:

Atencin de transferencias documentales desde Archivo de Gestin hacia
Archivo Central y desde Archivo Central hacia Archivo Inactivo.
De: MANUAL DE ARCHIVO - POLITICAS DE ARCHIVO Gerencia de
Calidad.
7.6 Polticas de Transferencia Documental Aplicacin de TRD.
Los documentos que han cumplido su primera y segunda edad, han sido
seleccionados y por valoracin ameriten su conservacin permanente,
debern transferirse al archivo central o inactivo segn sea el caso.
El proceso de transferencia documental del Archivo de Gestin al Archivo
Central normalmente se realizara una vez al ao, por cronograma y dando
cumplimiento a la metodologa establecida para el proceso.
La documentacin se transfiere a archivo central y a archivo inactivo
relacionada en el formato nico de transferencia, cuyo contenido debe ser
reservado por el rea con el mayor celo posible, para controlar y garantizar
la integridad documental a travs del flujo, consulta y manipulacin de los
documentos
y
de
la
informacin
en
ellos
contenida.
Los criterios de seleccin de documentacin son

Liberacin de espacios.

Frecuencia de consultas y

Vigencia documental (Periodo de tiempo durante el cual el documento

tiene valor probatorio).

Cada dependencia generadora de documentacin, ser responsable del

manejo directo y la conservacin de su produccin documental, aplicar las
normas de transferencia documental para garantizar la integridad,
autenticidad, fidelidad y confidencialidad de la informacin transferida.

DIAGRAMAS DE FLUJO:
TRANFERENCIAS DOCUMENTALES
DE ARCHIVO DE GESTION HACIA ARCHIVO CENTRAL
INICIO

Se verifica el inventario del

contenido de la transferencia
recibida del gestor documental de
gestion, archivo central genera
observaciones si las hay

SI
Archivo central genera
observaciones

NO
Auxiliar operativo de archivo central
recibe valida fsicamente tanto
contenido como arreglo fsico del
archivo (nombre de carpetas fechas
extremas y foliacin) una vez confirma
se firma y legaliza la trasferencia

NO
Las carpetas son transferidas
a archivo central son
entregadas al lder y ubicadas
en estantera

SI
Gestor de gestion genera
correcciones y repite entrega

fin

CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:

Coordinador de Gestin Documental
Lder de Transferencias Documentales
Lder de Archivo Central
Lder de Archivo Inactivo
MEMORANDO

FECHA: Marzo 15 de 2014

DE:
GERENCIA DE CALIDAD
PARA: COORDINACION GESTION DOCUMENTAL
REF: AUDITORIA PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
La Gerencia de Calidad realizar Auditoria Interna de Observacin al proceso de
la referencia; con el objeto de verificar y evaluar que se estn aplicando los
procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atencin y
accin de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador
de archivo inactivo dentro de los estndares establecidos como modelo.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para
cumplir objetivos especficos de calidad. Proporcionar al auditado una
oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa.
La visita ser realizada por un equipo de tres auditores de calidad y debe ser
atendida por el Coordinador de Gestin Documental, el Lder de Transferencias
Documentales, el Lder de Archivo Central y por el Lder de Archivo Inactivo, el
31 de Marzo del presente ao a las 8:00 a.m. con una duracin de 6 horas, en
las
instalaciones
de
Archivo
Central.
Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para
el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o aclaracin a la
agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lder
antes
del
25
de
Marzo
prximo.
Atentamente,
Gerencia de Calidad.

REUNION DE APERTURA
Gerencia de Calidad

Fecha: Marzo 25 de 2014

Representante de
Calidad:
Auditor Lder:
Equipo Auditor:
SECTOR
Objetivo.

Alcance:
Criterio
Metodologa

Ing.luis Gonzales
Pedro amador
Juan Fernando gomez
Juan sebastian gimenez
Gestion documental
Determinacin del grado de conformidad del sistema de
gestin de calidad con los criterios de establecidos en la
norma
ISO
9001:2008.
Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del
cliente, legales y reglamentarios del servicio.
Evaluacin de la eficacia del sistema de gestin de calidad
para
lograr
los
objetivos
especificados.
Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestin
de
calidad.
Verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos
inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de
atencin y accin de las transferencias documentales dentro
del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de
los
estndares
establecidos
como
modelo.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos especficos de calidad.
Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.
Auditoria Interna de Observacin y Seguimiento. Proceso
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.
ISO 9001/2008
Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC
empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener
alguna observacin o aclaracin a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lder
antes del 25 de Marzo prximo.

FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA

NOMBRE Y APELLIDOS
Ing luis gonzales
Pedro amador
Juan Fernando gomez
Juan sebastian gimenez

CARGO

FIRMA

Representante de
Calidad
Auditor Lder
Equipo Auditor
Equipo Auditor

TRD. Procedimiento de transferencia documental para

garantizar la integridad, autenticidad, fidelidad y
confidencialidad de la informacin transferida.

Documentos de
Referencia:

Manual de Calidad)
Procedimientos operativos
Instrucciones de trabajo paso a paso
Formatos y registros
Documentacin completa
Horario de apertura del servicio.
Sealizacin y exhibicin del proceso a auditar en
lugar
visible.
Tiempos de atencin paso a paso dentro del proceso.
Registro de cada servicio con observaciones y/o
hallazgos

Procedimiento de atencin de trasferencias

documentales de
Archivos de gestin a archivo
central.

Procedimiento de entrega y transferencia

documental de archivo central hacia archivo inactivo.

Se comentan los hallazgos encontrados al

Coordinador de Gestin Documental.

LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificacin:
Manual de Calidad (Documentacin nivel I)
Procedimientos operativos (Documentacin nivel II)
Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentacin nivel III)
Formatos y registros (Documentacin de nivel IV)
Documentacin completa
Horario de apertura del servicio.
Sealizacin y exhibicin del proceso a auditar en lugar
visible.
Tiempos de atencin paso a paso dentro del proceso.

SI
X
X
X
X
X
X
X

NO

X
X

Generacin de hallazgos de auditora.

se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas
numerales:

con

los

5.4.2 Planificacin del Sistema de gestin de la calidad (1);

6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin (1);
7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio (1);
8.2.2 Auditora interna (1);
8.5.2 Accin correctiva (1).
La empresa present las acciones correctivas para dar respuesta a las No
conformidades encontradas.
Verificacin del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditora
anterior.

CONCLUSIONES DE AUDITORIA
ACTIVIDADES
DESARROLLADAS

ASPECTOS
RELEVANTES

Verificacin de la implementacin y mantenimiento eficaz del Sistema

de Gestin de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO
9001:2000, siguiendo el plan de auditora, el da 31 de marzo de 2014
en las instalaciones de la empresa, en
Neiva H.
Verificacin de la capacidad de la organizacin para cumplir aspectos
reglamentarios
Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron cuatro (4) no
conformidades menores relacionadas
con
los numerales 5.4.2
Planificacin del Sistema de gestin
de la calidad (1); 6.2.2
Competencia, toma de conciencia y formacin (1); 7.5.1 Control de la
produccin y de la prestacin del servicio (1); 8.2.2 Auditora interna (1);
y 8.5.2 Accin correctiva (1). La empresa present las acciones
correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas.
Verificacin del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la
auditora anterior.
El liderazgo del coordinador de Gestin Documental, por interiorizar en
todo el equipo de trabajo el modelo de gestin de calidad bajo
parmetros de la Norma ISO 9001:2008, a travs de la coordinacin y
participacin activa en el desarrollo de los procesos del sistema.
El liderazgo del coordinador de Gestin Documental, por interiorizar en
todo el equipo de trabajo el modelo de gestin de calidad bajo
parmetros de la Norma ISO 9001:2008, a travs de la coordinacin y
participacin activa en el desarrollo de los procesos del sistema.
Se destaca el compromiso del personal del rea y de los clientes
internos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de
responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad y
eficiencia para el logro de los objetivos propuestos.

ASPECTOS POR
MEJORAR

La definicin y ubicacin explcita de las Acciones de Mejoramiento,

del ciclo PHVA, dentro de la caracterizacin de los procesos, realizadas
a partir del anlisis de los resultados de los indicadores de seguimiento
y medicin, con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo
completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar la gestin
de los procesos por el personal responsable.
La ampliacin del listado de documentos externos, incluyendo las
nuevas publicaciones oficiales del Archivo General de La Nacin, con el
propsito de evitar que en el transcurso del tiempo se pueda perder
informacin valiosa sobre la actualizacin de los procesos inherentes.

RESPONSABILIDAD DE
LA DIRECCION

La planificacin de los cambios que puedan afectar la integridad del

Sistema de Gestin de la Calidad, considerando entre ellos los que
surgen de los cambios en la reglamentacin aplicable al objeto del
negocio
de
la
empresa.
La metodologa para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones
correctivas y preventivas, mediante definicin de plazos y criterios que
permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto
tanto a la prevencin de los problemas como a la eliminacin de sus
causas. La metodologa para hacer seguimiento a la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas, mediante definicin de plazos y
criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos
previstos, respecto tanto a la prevencin de los problemas como a la
eliminacin de sus causas.
La empresa cuenta con personal calificado para la realizacin de
auditoras internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un Plan
y un Informe en el que se registran los hallazgos, se analizan las causas
de las No conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones
correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y seguimiento
del cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por
parte
del
auditor
principal.
En la planificacin y realizacin de las auditoras es importante
asegurar que se cubren todos los procesos del Sistema de Gestin de
la Calidad y se evale con la profundidad requerida, el nivel de
cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001
asociados a los diferentes procesos.
Se verific el cumplimiento a las acciones propuestas por la empresa
para eliminar las causas de siete No conformidades menores
pendientes, de diez que haban sido detectadas en la auditora
anterior.
Estas no conformidades hacan referencia a los elementos 4.2.3 (2),
4.2.4 (1), 6.2 (1), 7.5.5 (1), 7.6 (1) y 8.5.2 (1). Los planes de accin
implicaron revisin de aspectos especficos en algunos procedimientos
y capacitacin y sensibilizacin al personal, principalmente del equipo
de funcionarios, para la aplicacin de las normas establecidas.
04 de Abril de 2014

CONFIABILIDAD DE LA
AUDITORIA INTERNA

RESULTADO DEL
SEGUIMIENTO DE LAS
ACCIONES
CORRECTIVAS DE LA
AUDITORA ANTERIOR.

Fecha de ejecucin:

Reunin de apertura:
Reunin de cierre:

Archivo Central
Archivo Central

Lugar: 8:00 a.m.

Lugar: 3:00 p.m.

REUNION DE CIERRE
Gerencia de Calidad

Fecha: oct 22 del 2016

Representante de
Calidad:
Auditor Lder:
Equipo Auditor:

Ing luis gonzales

SECTOR
Objetivo.

Alcance:
Criterio

Pedro amador
Juan Fernando gomez
Juan sebastian gimenez
Gestion de documentos
Determinacin del grado de conformidad del sistema de
gestin de calidad con los criterios de establecidos en la
norma
ISO
9001:2008.
Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del
cliente, legales y reglamentarios del servicio.
Evaluacin de la eficacia del sistema de gestin de calidad
para
lograr
los
objetivos
especificados.
Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestin
de
calidad.
Verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos
inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de
atencin y accin de las transferencias documentales
dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo
dentro de los estndares establecidos como modelo.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos especficos de calidad.
Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.
Auditoria Interna de Observacin y Seguimiento. Proceso
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.
ISO 9001/2008

Metodologa

Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC

empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener
alguna observacin o aclaracin a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lder
antes del 25 de Marzo prximo.
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA

NOMBRE Y APELLIDOS
Ing luis gonzales
Pedro amador
Juan Fernando gomez
Juan sebastian gimenez

CARGO

FIRMA

Representante de
Calidad
Auditor Lder
Equipo Auditor
Equipo Auditor

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el

desarrollo de esta actividad.