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PROCESO ADMINISTRATIVO
Prof.:
Mireya Castillo
Discentes:
PROCESO ADMINISTRATIVO
Proceso administrativo son las actividades que el administrador debe llevar a cabo
para aprovechar los recursos humanos, tcnicos, materiales, etc., con los que cuenta la
empresa. Se refiere a planear y organizar la estructura de rganos y cargos que
componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la
eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los
trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la
adecuacin de los medios (rganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, el
administrador debe tener una funcin individual de coordinar, sin embargo parece
ms exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los
esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.
Desde finales del siglo XIX se ha definido la administracin en trminos de
cuatro funciones especficas de los gerentes: la planificacin, la organizacin, la
direccin y el control. La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir
y controlar las actividades de los miembros de la organizacin y el empleo de todos
los dems recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar metas establecidas
por la organizacin.
La siguiente figura resume de forma bsica lo que es el proceso administrativo,
ntese la interrelacin y la continuidad de las actividades:
PLANIFICACIN
Planear implica que los administradores piensen con antelacin en sus metas y
acciones, y que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en corazonadas.
Segn George Terry (2007) "La planificacin es seleccionar informacin y hacer
suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar
los objetivos organizacionales."
Idalberto, Chiavenato (2009) "La planificacin es una tcnica para minimizar la
incertidumbre y dar ms consistencia al desempeo de la empresa."
La planificacin requiere definir los objetivos o metas de la organizacin,
estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una
jerarqua completa de Planes para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los
fines (qu hay que hacer?).
La planeacin es el primer paso del proceso administrativo donde se determina los
resultados que pretende alcanzar el grupo social.
Determina planes ms especficos que se refieren a cada uno de los departamentos
de la empresa y se subordinan a los Planes Estratgicos.
La necesidad de planear se derivan del hecho de que todo organismo social en un
medio que constantemente est experimentando, cambios tecnolgicos, econmicos,
polticos, sociales, culturales.
Consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los
principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la
determinacin de tiempos.
Elementos de la Planeacin
CARACTERSTICAS DE LA PLANIFICACIN
Las caractersticas ms importantes de la planificacin son las siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
condiciones
establecer
una
nueva
9.
estrechamente
ligada
las
dems
funciones
organizacin, direccin y control sobre las que influye y de las que recibe
influencia en todo momento y en todos los niveles de la organizacin.
10.
11.
PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIN
Los principios de la planificacin ms importantes son los siguientes:
Principio de la contribucin a objetivos el objetivo de los panes y sus componentes
es
lograr
y facilitar
la
consecucin de
los
objetivos
de la
organizacin,
niveles de la empresa.
Principio
adaptable a las condiciones cambiantes; por tanto, debe haber flexibilidad en los planes
de la organizacin.
Principio de sincronizacin de la planificacin los planes a largo plazo estn
sincronizados con los planes a mediano plazo, los cuales, a su vez, lo estn con los a
corto plazo, para alcanzar ms eficaz y econmicamente los objetivos de la
organizacin.
Principio de los factores limitantes la planificadores deben tomar en cuenta los
factores
limitantes
(mano
de
en relacionar los productos y servicios de la empresa con las tendencias actuales y con
las necesidades de los consumidores.
Principios de programas eficaces para que los programas sean eficaces deben ser una
6) Difusin: Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse por escrito,
a disposicin de todos los miembros de la empresa que tengan relacin con ellas.
7) Amplitud o tramo de control: Hay un lmite en cuanto al nmero de
subordinados que deben reportar a un ejecutivo.
8) La Coordinacin: Las unidades de una organizacin siempre debern de
mantenerse en equilibrio.
9) Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional, requiere
mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
IMPORTANCIA DE LA TOMA DE DECISIONES
La toma de decisiones es muy habitual en la vida diaria de todas las personas, y al
estar tan en contacto con ella desde que tenemos conciencia, pasamos a realizarla casi
inadvertidamente, vislumbrndola como parte de nuestro aprendizaje vital.
Los momentos en que se ha de tomar una decisin son significativos, ya que por
medio de ella podemos estudiar un problema determinado o situacin que es valorada
y considerada hondamente para elegir la va ms adecuada a seguir segn las
diferentes opciones y operaciones.
Cuando un directivo se enfrenta a una toma de decisin en su organizacin,
adems de entender la situacin que se presenta, debe tener la capacidad de analizar,
evaluar, reunir alternativas, considerar las variables, etc. Con el fin de encontrar
soluciones razonables; es decir, tratar de tomar decisiones basadas en la racionalidad.
Es importante mencionar que la toma de decisiones que se lleva a cabo dentro de
las organizaciones debe cumplir con ciertas caractersticas como son: ser rpida,
oportuna, fundamentada en informacin concreta, que permita tomar decisiones
eficientes, efectivas y con un bajo costo para la empresa; pues de ello depender el
xito o fracaso de una organizacin.
Es incuestionable, que en cualquier rea de la actividad humana, una correcta toma
de decisiones debe estar respaldada en confiables fuentes de informacin, ya que al
consolidarse sta como un recurso trascendental y esencial en este proceso, la
informacin crea la posibilidad de elegir y tomar decisiones rpidas y certeras. De
esta forma, cuando se van alcanzando los resultados de las acciones determinadas y
planeadas, la utilizacin correcta de informacin nos permite comparar los efectos
con los modelos establecidos y en su caso, situar en marcha medidas correctoras.
DIRECCIN
Esta etapa del proceso administrativo, llamada tambin ejecucin, comando
o liderazgo, es una funcin de tal trascendencia, que algunos autores consideran que
la administracin y la direccin son una misma cosa.
Elementos
Ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
Motivacin.
Gua o conduccin de los esfuerzos de los subordinados.
Comunicacin.
Supervisin.
Alcanzar las metas de la organizacin.
Importancia.
La direccin es trascendental porque:
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeacin y la
organizacin.
A travs de ella se logran las formas de conducta ms deseables en los miembros
de la estructura organizacional.
La direccin eficiente es determinante en la moral de los empleados y,
consecuentemente, en la productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementacin de mtodos
de organizacin, y en la eficacia de los sistemas de control.
Investigacin.
Aplicar la decisin. Consiste en poner en practica la decisin elegida, por lo
que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan
comprender: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios
para la implantacin de la decisin.
CONTROL
El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa
cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin
eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin i
no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con
los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto
organizacional para evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico. A fin
de incentivar que cada uno establezca una definicin propia del concepto se revisara
algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:
Henry Farol (2008) El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad
con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.
Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se
produzcan nuevamente.
Para Robbins (2008) el control puede definirse como el proceso de regular
actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y
corrigiendo cualquier desviacin significativa
Sin embargo Stoner (2009) lo define de la siguiente manera: El control
administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se
ajusten a las actividades proyectadas
Como la funcin administrativa que hace parte del proceso administrativo junto
con la planeacin, organizacin y direccin, y lo que la precede.
El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los
subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se estn
llevando a cabo.
Adems siendo la ltima de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el
ciclo del sistema al proveer retroalimentacin respecto a desviaciones significativas
contra el desempeo planeado. La retroalimentacin de informacin pertinente a
partir de la funcin de control puede afectar el proceso de planeacin. Tiene las
siguientes variantes:
Funcin restrictiva y coercitiva: se utiliza evitar los desvos indeseables o
comportamientos no aceptados. Se usa para delimitar las funciones y as prohibir la
libertad de los subordinados cuando realizan sus actividades, dentro de la empresa.
Sistema automtico de regulacin: cuando se detecta que las actividades o funciones
de los subordinados se han desviado o presentan irregularidades, esta regulacin har
volver a los subordinados a las actividades ya planeadas.
Funcin administrativa: como ya lo dijimos, el control forma parte del proceso
administrativo, junto con la planeacin, la organizacin y la direccin.
Objetivo del control
El objetivo de esta funcin administrativa es la de ver que todo se haga conforme
fue planeado y organizado, segn las rdenes dadas, para identificar los errores o
desvos con el fin de corregirlos y evitar su repeticin.
Proceso del control
A fin de identificar los errores o desvos para as corregirlos y evitar su repeticin,
el Control tiene un proceso o fases a seguir:
Establecimiento de estndares: establece los criterios de evaluacin o comparacin.
Existen cuatro tipos de estndares:
suficientes
para
verificar
que
se
estn
cumpliendo
con
B.
C.
D.
E.
El control es esencial para llevar un buen desempeo del objetivo a las metas que
se persiguen. Este nunca debe considerarse como negativo en carcter, ya que a travs
dicha funcin se logra lo planeado., el control nunca debe ser un obstculo o
impedimento, es una necesidad administrativa.