Crear y hacer el seguimiento de tareas asignadas

Se aplica a: Outlook 2007, Menos

Se aplica a: Outlook 2007 , Ms...
Ms...
Importante: Este artculo se ha traducido con traduccin automtica; vea la
declinacin de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versin en
ingls de este artculo aqu.
Adems de crear sus propias tareas, puede crear tareas para asignar a otras
personas.
En este artculo
Informacin sobre la asignacin de tareas
Asignar una tarea a alguien
Reenviar una tarea a otra persona para realizar un seguimiento
Reclamar la asignacin de una tarea rechazada
Realizar un seguimiento de las tareas que ha asignado
Aceptar o rechazar una asignacin de tarea
Enviar un informe de estado o un comentario sobre una asignacin de tarea
Informacin sobre la asignacin de tareas
Despus de crear una tarea y asignar a alguien, es posible que tenga algunas tareas
de administracin para realizar su mantenimiento hasta que se complete. Por
ejemplo, puede que desee informes de estado y las actualizaciones del progreso de la
tarea. Adems, si la persona a quien asignar la tarea rechaza, que desee reasignar a
otra persona.
Para asignar una tarea, crear la tarea y, a continuacin, enviarlo como una solicitud de
tarea a alguien. La persona que recibe la solicitud de tarea se convierte en el
propietario temporal de la tarea. Esta persona puede rechazar la tarea, acepte la
tarea o asignar la tarea a otra persona. Si se rechaza la tarea, se devuelve a usted.
Nota: Aunque se devuelve una tarea rechazada, la tarea todava pertenece al
destinatario hasta que reclamar la propiedad volviendo la tarea a su lista de tareas.
Si el destinatario acepta la tarea, esa persona se convierte en su propietario
permanente. Si esa persona asigna ms tarde la tarea a otra persona, el encargado
nuevo se convierte en el propietario. El propietario es la nica persona que puede
realizar cambios en la tarea. Cuando un propietario actualiza una tarea, Microsoft
Outlook actualiza todas las copias de la tarea: la copia de la persona que envi
originalmente la solicitud de tarea y todas las copias de todos los anteriores
propietarios de la tarea. Cuando el propietario finaliza la tarea, Outlook enva
automticamente un informe de estado a la persona que asign originalmente la

tarea, todos los anteriores propietarios y cualquier persona que haya solicitado un
informe.
Sugerencia: Si se asigna una tarea a ms de una persona a la vez, no puede
mantener una copia actualizada de dicha tarea en la lista de tareas. Por lo tanto, para
asignar un proyecto que implica a ms de una persona y que Outlook contine
informados de su progreso, divida el proyecto en tareas separadas y asigne cada
tarea individualmente. Por ejemplo, para realizar un seguimiento de un informe que se
escriban tres redactores, cree tres tareas separadas denominadas escribir informe:
redactor 1, escribir informe: redactor 2 y escribir informe: redactor 3 y asigne cada
tarea individual al redactor correspondiente.
Tambin puede haber ocasiones en que cuando es la persona que recibe una
asignacin de tarea. Cuando reciba una asignacin de tarea, debe decidir si desea
aceptar o rechazar la tarea. Se le pedir proporcionar actualizaciones sobre el
progreso. Con Outlook, la administracin de tareas es rpida y eficaz.
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Asignar una tarea a alguien
1. Siga uno de estos procedimientos:
o Para asignar una tarea nueva
En el men archivo, apunte a nuevo
y, a continuacin, haga clic en Solicitud de tarea.

o Para asignar una tarea existente

En la lista de tareas, abra la tarea
que desea asignar. En la pestaa tarea, en el grupo Administrar tarea,
haga clic en Asignar tarea.
2. En el cuadro para, escriba el nombre o la direccin de la persona a quien desea
asignar la tarea.
Para seleccionar el nombre de una lista, haga clic en el botn para.
3. En el cuadro Asunto, escriba un nombre para la tarea.
Nota: Para una tarea existente, el cuadro asunto ya est rellenado.
4. Seleccione la fecha de vencimiento y las opciones de estado que desee.

5. Active o desactive la casilla de verificacin conservar una copia actualizada

de esta tarea en mi lista de tareas y la casilla de verificacin Enviarme un
informe de estado cuando esta tarea est completada.
6. Si desea que la tarea se repita, en la pestaa tarea, en el grupo Opciones,
haga clic en Periodicidad, seleccione las opciones que desee y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
7. En el cuerpo de la tarea repetitiva, escriba la informacin que desea incluir en la
tarea.
8. Haga clic en Enviar

Nota: Si se asigna una tarea repetitiva, una copia de la tarea permanecer en

la lista de tareas, pero no se actualizar. Si selecciona la casilla de verificacin
Enviarme un informe de estado cuando esta tarea est completada,
recibir un informe de estado para cada aparicin de la tarea completada.
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Reenviar una tarea a otra persona para realizar un seguimiento
1. Abra la tarea que desea enviar.
2. En la pestaa tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Reenviar.
Mtodo abreviado de teclado para reenviar una tarea, presione CTRL+F.
3. Escriba los nombres de los destinatarios o las direcciones de correo electrnico
en los cuadros para y Cc.
4. En el cuerpo de la tarea, escriba cualquier mensaje que desee incluir. Para
enviar ms de una tarea, arrastre las otras tareas de la lista de tareas al cuerpo
de la tarea que desea reenviar.
5. Haga clic en Enviar

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Reclamar la asignacin de una tarea rechazada
1. Abra el mensaje de correo electrnico que contiene la solicitud de tarea. Este
mensaje normalmente est en la carpeta Elementos enviados.
2. En la pestaa tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en volver a la
lista de tareas.
Tambin puede reclamar la tarea desde el mensaje de tarea rechazada haciendo clic
en volver a la lista de tareas.
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Realizar un seguimiento de las tareas que ha asignado

Hay tres formas para realizar un seguimiento de las tareas que ha asignado a otras
personas:

Conservar copias de las tareas que va a asignar automticamente y

recibir informes de estado automatizado
a. En el men Herramientas, haga clic en Opciones.
b. Haga clic en Opciones de la tarea.
c. Active la casilla de verificacin Guardar copias actualizadas de las
tareas asignadas en mi lista de tareas.
d. Active la casilla de verificacin Enviar informes de estado cuando se
hayan completado las tareas asignadas.

Ver tareas que ha asignado a otras personas

a. Haga clic en tareas.
b. En el men Ver, elija Vista actual y, a continuacin, haga clic en
asignaciones.

Ver la lista de personas que reciben copias actualizadas de una tarea

asignada
a. Abra la tarea asignada para el que desea ver la lista.
b. En la pestaa Detalles, ver los nombres en el cuadro de lista de
actualizacin.

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Aceptar o rechazar una asignacin de tarea
1. Abra la tarea o solicitud de tarea.
2. En la pestaa tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Aceptar o
Rechazar.
3. Siga uno de estos procedimientos:
o Haga clic en Editar la respuesta antes de enviarla, escriba el
comentario en el mensaje y, a continuacin, haga clic en Enviar.
o Haga clic en enviar la respuesta ahora.
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Enviar un informe de estado o un comentario sobre una asignacin de tarea
1. Abra la tarea que desea enviar un informe de estado o un comentario.

2. En la pestaa tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Enviar

informe de estado, responder o responder a todos.
3. Escriba los nombres de los destinatarios o las direcciones de correo electrnico
en los cuadros para y Cc.
Si la tarea est asignada a usted, se agregan los nombres de las personas que
se actualicen automticamente.
4. En el cuerpo del mensaje, escriba cualquier informacin que desee incluir en el
informe de estado.
5. Haga clic en Enviar