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METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DE MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

1.CONCEPTUALIZACIN
La comprensin de la metodologa para la elaboracin de
Manuales de Procedimientos, requiere determinar algunos
conceptos bsicos que nos lleven a decidir de manera
lgica las causas principales y justificables necesarias para
su realizacin; por lo anterior, es necesario conocer lo que
es un proceso y un procedimiento e identificar sus
diferencias.
Un proceso es la transformacin de un conjunto de
insumos
(personas,
materiales,
energa,
equipo,
procedimientos) en resultados (producto, servicio o
terminacin de una tarea), y consiste en:
Observar y registrar pasos importantes para el logro
de resultados.
Colocar cada paso en la secuencia apropiada.
Identificar cada tipo de paso y su aportacin al
resultado
Registrar toda la informacin
que se considere
importante.
Un procedimiento es la sucesin cronolgica y detallada
de las operaciones en su orden lgico y su mtodo de
ejecucin.
En ocasiones es comn determinar que un proceso es
lo mismo que un procedimiento; la diferencia radica en
que el primero contiene los pasos importantes para
llevar a cabo la implantacin del sistema, mientras
que un procedimiento contiene el detalle de actividades a
realizar por cada uno de los pasos determinados en el
proceso.

1.

Qu es un Manual de Procedimientos?

Es un instrumento de informacin en el cual se describen


en forma secuencial y cronolgica, las operaciones que
deben seguirse para la realizacin de las funciones de una
Dependencia o Entidad, o varias de ellas.
Los procedimientos administrativos son un conjunto de
operaciones ordenadas en secuencia cronolgica, que
precisan la forma sistemtica de hacer un determinado
trabajo de rutina.
2.

Justificacin

La necesidad de contar con un Manual de Procedimientos se


presenta cuando:
Existen
trmites
complejos
que
requieren
descripciones precisas y de fcil consulta;
Se requiere uniformar el desarrollo de los trmites;
Se deben simplificar el o los procedimientos;
Es importante apoyar la capacitacin del personal; y
Procede automatizar los mtodos y sistemas de
trabajo.
Esta metodologa nos conduce a analizar el qu estamos
haciendo, y no slo a buscar el cmo y el quin lo est
realizando, esto ltimo se contempla como un aspecto
importante pero, la prioridad es conocer las actividades
que hacen posible que un proceso, se vuelva rpido y
factible econmicamente, basndose en los siguientes
aspectos:
Utilizacin de la informacin sobre la persona o puesto
responsable para mejorar, arreglar o implantar las
actividades.
Bsqueda de la simplificacin.
Diseo de opciones sobre las cuales una actividad
pueda ser manejada a fin de satisfacer a sus usuarios
o clientes.
Mejoramiento de la comunicacin y coordinacin.

3. Objetivos
El contar con un Manual de Procedimientos permite el logro
de diversos objetivos, entre ellos:
La
reglamentacin
y
uniformidad
de
los
procedimientos.
Instrumentar las polticas de la Institucin al
establecer un mtodo obligatorio para realizar las
actividades futuras.
El mejoramiento de los procedimientos de trabajo.

2. LINEAMIENTOS
1. En materia de elaboracin
La elaboracin de los Manuales de Procedimientos
iniciar cuando la Dependencia o Entidad cuente con su
Manual de Organizacin, el cual debe servir como marco
de referencia para definir el rea responsable de la
realizacin de los procedimientos.
2. En materia de Autorizacin
Los Manuales de Procedimientos se sometern a la
aprobacin
y
autorizacin
de
las
instancias
correspondientes.
3. En materia de Publicacin
Una vez elaborado y autorizado, las Dependencias o
Entidades podrn hacerlo del conocimiento pblico a
travs de publicaciones, trpticos, folletos, peridicos
murales,
Internet
o
cualquier
otro
medio
de
comunicacin.

4. En materia de Distribucin y Control


La distribucin de los ejemplares se llevar a cabo por el
personal de las reas responsables de su elaboracin,
debindose efectuar reuniones o plticas de difusin y de
instruccin sobre su uso con el personal encargado de
realizar las funciones, actividades y las operaciones
sealadas en el mismo.
El personal de las Dependencias o Entidades que reciba
la instruccin sobre el uso de los manuales, deber de
firmar de enterado de la operacin de los procesos en la
entrega de los Manuales.
5. En materia de Revisin y Actualizacin
Cuando una unidad administrativa requiera hacer
cambios, adiciones o revisiones al manual, La
Dependencia o Entidad presentar los proyectos de
modificaciones correspondientes a la Secretara de
Administracin.

1. Actividades a desarrollar para la emisin de los


procedimientos
actividades:
1) Identificar el procedimiento
2) Delimitar el procedimiento
3) Desarrollar el procedimiento
4) Presentar el proyecto del procedimiento a la Unidad
Administrativa para obtener sus comentarios.

Normas para su redaccin.


a) De la descripcin de los Procedimientos
Administrativos.
A fin de que los procedimientos que se emitan,
mantengan una estructura de redaccin y presentacin
homognea, en este apartado se describen las normas
que debern observar las Unidades Administrativas
encargadas de su elaboracin La descripcin del
procedimiento se redacta de acuerdo a las siguientes
reglas:

En la columna rea responsable, se anotar el


nombre del
puesto o de la Unidad
Administrativa
que
ejecuta
la
actividad,
describiendo arriba el nombre del rea a la que
pertenece, ejemplo:
Direccin de Recursos Humanos
Departamento de Capacitacin
Departamento de Capacitacin
Oficina de Seleccin de Personal

Si las actividades subsecuentes son realizadas por


el mismo responsable no es necesario volver a
nombrarlo.

Al usar otra hoja se debe anotar en la columna de


rea responsable, el nombre del puesto o de la
Unidad Administrativa correspondiente

En el espacio descripcin de la actividad se


describirn las actividades del procedimiento, en el
rengln donde aparece el nombre del rea
responsable, la redaccin ser tipo libreto; es decir,
en el orden en que las Unidades Administrativas
van apareciendo en el desarrollo de las actividades
y as la redaccin tendr un orden secuencial y
lgico.

Se utilizarn letras altas y bajas, tipo arial tamao


12 en la redaccin de los procedimientos y en todo
el documento.

Al inicio de la redaccin y de cada paso o actividad,


se utilizar un verbo en tiempo presente de modo
indicativo.
Ejemplo:
Revisa documento, elabora oficio

Cada actividad debe dividirse en las acciones que


se consideren necesarias.
Ejemplo:
Elabora oficio en original y tres copias, recaba
firma de autorizacin, sella, pone folio y turna.

Se deben usar nmeros arbigos para enumerar las


actividades y de manera continua.

Suprimir las palabras innecesarias. Una buena


redaccin es concisa. Ejemplo:
INNECESARIO

RECOMENDABLE

Adjunto ste documento


Con el fin de
En el caso de
En relacin a
Para cumplir las disposiciones

Adjunto
Para
Si
Sobre
De conformidad con

Evitar las incorrecciones. Es decir, colocar las frases


aclaratorias y subordinadas despus de los nombres
que califican.
INCORRECTO
Encargad
a
de
admision
es

Despus del
examen
mdico
entrevista al
paciente

CORRECTO
Encargad
a
de
admision
es

Entrevista al
paciente,
previo
examen
mdico

Evitar las palabras ostentosas.


Sustituir las
palabras rebuscadas por frases sencillas y claras ya
que
el manual los interpretar el usuario. A
continuacin se muestra un ejemplo de la definicin
de buzn, en forma rebuscada:
Dispositivos de insumos de activacin manual para
desarrollar la recuperacin de los materiales
introducidos por quienes lo manejan.

Expresarse con claridad. La eliminacin de palabras


intiles es una buena manera de contribuir a la
claridad, as como de una uniformidad en el estilo.

En la columna tiempo se anotar en el rengln


correspondiente a las actividades, la suma del
tiempo que se utiliza en realizarlas.
7

b)
Uso de notas, parntesis, prrafo con
negritas, referencias de pgina, decisiones.
Notas
Cuando se requiere aclarar o recalcar alguna
instruccin se usarn notas en el procedimiento, stas
deben ser breves e irn al final de la actividad
referida, no incluir demasiadas
Parntesis
Se usa adems de los casos citados en pginas
anteriores, para hacer referencia a alguna actividad
del procedimiento, indicar el retroceso o avance de
una actividad, el orden o color de la copia de un
formato o para proporcionar informacin adicional que
se juzgue conveniente.
Comillas
Se usan cuando se transcribe textualmente un prrafo
de algn documento, para alguna leyenda o para
resaltar alguna referencia.
Prrafos con negritas
Solamente se usa cuando sea muy relevante lo que se
trata de resaltar.
Referencia de actividades
Cuando el flujo de la actividad retroceda o avance a
otra actividad dentro del mismo procedimiento se
sealar con las palabras retorna o contina y el
nmero de la actividad donde se dirige. Se indica al
final de la actividad donde sea requerida. Ejemplo:
No aprueba documento, (retorna a la actividad No. 3)

Decisiones
En el caso de las disyuntivas o alternativas que se
deriven de una actividad, estas debern anotarse en la
descripcin del procedimiento en letras negritas.
3.

DEL
DIAGRAMA
DE
PROCEDIMIENTO

FLUJO

DEL

Con el objeto de facilitar la comprensin del procedimiento


de quien lo consulte, los diagramas de flujo representan en
forma grfica la secuencia en que se realizan las
operaciones y/o recorrido de las personas, formas o los
materiales.
Muestran las reas administrativas responsables de la
atribucin y puestos que intervienen para cada operacin
descrita y pueden indicar, el equipo que se utiliza en cada
caso.
Se emplean principalmente en el anlisis de los
procedimientos; sin embargo, presentados en forma sencilla
y accesible en el manual, proporcionan una descripcin
sinttica de conjunto, que facilita la comprensin de los
mismos.

1.
Smbolos bsicos para elaborar un diagrama de
flujo
Los smbolos que a continuacin se sealan son los que
convencionalmente se han tomado para representar las
operaciones de un procedimiento por lo que debern
aplicarse en todas las Dependencia o Entidades.
SMBOLO

SIGNIFICADO
ACTIVIDAD: describe una
actividad por medio de una
frase breve y clara dentro
del smbolo
DOCUMENTO:
representa
cualquier tipo de documento
que entre,
se utilice, se
enve, se reciba, se genere o
salga del procedimiento.
INICIO O TERMINACIN DEL
FLUJO: puede ser accin o
lugar, se escribe dentro del
smbolo la palabra inicio o
final.
FLUJO O LNEA DE UNIN:
conecta
los
smbolos
sealando el orden en que
se
deben
realizar
las
distintas operaciones.

SI

NO
O

DECISIN O ALTERNATIVA:
indica un punto dentro del
flujo en que son posibles
varias alternativas derivadas
de una decisin, es decir, en
una situacin en la que
existen opciones y debe
elegirse entre alguna de
ellas.
10

CONECTOR DE OPERACIN:
representa la conexin o
enlace de una parte del
diagrama de flujo con otra
parte lejana del mismo.
CONECTOR
DE
PGINA:
representa una conexin o
enlace
con
otra
hoja
diferente, en la que contina
el diagrama de flujo
ARCHIVO:
representa
un
archivo comn y corriente
de oficina, donde se guarda
un documento en forma
permanente.

ARCHIVO
TEMPORAL:
representa la guarda o
almacenamiento
de
documentos
de
manera
temporal.
NOTA: describe dentro del
smbolo de manera breve
alguna
aclaracin
o
instruccin
dentro
del
procedimiento

11

2. Aspectos a considerar en el diagrama de flujo


Para su elaboracin se utilizar el Formato B, que se
encuentra en el apartado VIII de este documento, anotando
los datos que se requieren en el mismo.

En cada columna se anotar el nombre de las reas


responsables que intervienen en el procedimiento,
en este caso se indicarn en el mismo orden en
que aparecen en el procedimiento literal.

Las actividades debern tener el mismo nmero


sealado en la descripcin del procedimiento,
anotando el nmero en la parte superior derecha
del cuadro de la actividad, a excepcin del smbolo
de decisiones el cual no se numerar.
Cuando se elabora o genera un documento con
copia o copias se anota dentro del smbolo
documento el nombre del documento, la letra O
de original, una diagonal y el nmero de copias que
corresponda, ejemplo:
- Elabora
oficio
Oficio O/3

En la distribucin o destino del documento, las


copias se marcarn con el nmero que les
corresponda sealando su destino, ya que ningn
documento debe quedar suelto.

12

Ejemplo:
Unidad Administrativa
Departamento de
Recursos Humanos

Direccin de Recursos Humanos


Direccin
Unidad de
Servicios al
Personal

- Elabora
oficio
- Recibe
oficio
Oficio O
OO/3
Oficio O
Oficio 1
Finanzas

- Recibe
copia de
oficio

Oficio 2
Oficio
Oficio
1 3

Cuando varios documentos pasen al archivo o su


destino sea una misma rea, se utilizar una llave
para agruparlos indicando su envo.
- Enva
documentos
Oficio O

Acta O
Solicitud O

Sobre el smbolo de decisin la opcin de la


situacin se escribir dentro del smbolo de manera
13

resumida y en forma interrogativa. La respuesta a


la pregunta planteada ser generalmente SI o NO y
debern escribirse sobre las lneas de flujo, que
sealan los diferentes caminos. Ejemplo:

Datos correctos
?

SI

NO

En ocasiones se podrn tener tres respuestas o


alternativas a la pregunta planteada, como pueden
ser SI, NO y PARCIALMENTE, y deber quedar claro el
camino a seguir. Esto no deber prestarse a que se
diagramen situaciones ambiguas o imprecisas.
Ejemplo:
NO por saldo
insuficiente

SI

Procede
?

NO por datos
incorrectos

Respecto al smbolo conector de operacin debe


usarse para evitar cruce entre lneas del flujo o
para llegar a una mejor distribucin de lo smbolos,
conviene indicar dentro de ellos letras en orden
alfabtico segn se vayan utilizando con el fin de
identificarlos fcilmente y no se confundan con los
conectores de pgina.
Ejemplo:
A
3
(salida)

A
3
(entrada)

14

El conector de pgina se utiliza cuando por


razones de espacio, el procedimiento no cabe en
una pgina.

Cada conector debe identificarse con otro cuyo


nmero sea el mismo (el mismo para el envo que
para la recepcin). Ejemplo:

Por cuestiones de presentacin los smbolos que se


utilicen debern ser de un mismo tamao.
Sales

Entra

El smbolo nota se indica sobre la actividad que


se quiere hacer, alguna aclaracin o instruccin.

Para la elaboracin de los diagramas de flujo se


sugiere utilizar el siguiente software: Visio, Word,
Power Point Excel, o cualquier otro programa
siempre y cuando se cumpla con los criterios
sealados en la presente gua.

15

4. FORMATOS UTILIZADOS
Los formatos que debern ser utilizados por las
Dependencias o Entidades, son los que estn ya
expresamente
diseados
por
cada
una
de
las
Dependencias, llenando cada parte con la informacin
correspondiente de acuerdo al ejemplo que se anexa a la
presente gua.
Toda oficina o rea administrativa, requiere de un control
interno que le permita registrar la informacin obtenida por
la realizacin de sus actividades, utilizando para ello
formatos que permitan el manejo y control de la misma.
Un formato no es ms que un objeto (hoja) que tiene
impresa informacin esttica con espacios en blanco para
asentar informacin variable.
Por lo tanto, los formatos que se utilizan dentro de un
procedimiento deben tambin formar parte del Manual de
Procedimientos y se debern incluir al final de los
procedimientos de cada Unidad Administrativa.
Los formatos que por su tamao no sea posible
presentarlas en sus medidas originales, es necesario
obtener fotocopia en reduccin para agregarlas. En ste
caso se deber anotar una leyenda La medida original de
esta forma es tamao.., e indicar la dimensin del
tamao original o anotar en centmetros sus dimensiones,
cuando se trate de formatos de tamao especial.

16

1.

Instructivo para el llenado de los formatos

Las instrucciones para el llenado de un formato es un


apartado necesario que debe aparecer en todo Manual de
Procedimientos.
Para que esas referencias o instrucciones sean eficaces
deben contener el siguiente lineamiento:
Se deben numerar los campos de llenado del formato
con nmeros arbigos pequeos, encerrndolos en
crculos, en el mismo orden aplicado para llenar el
formato.
En una hoja por separado se explicar la informacin
necesaria en cada uno de los conceptos a llenarse de
acuerdo al orden de la numeracin asignada a los
campos del llenado del formato, tal y como se
muestra en el ejemplo anexado a la presente gua.

5.

MODIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Toda modificacin. Alta o baja de un procedimiento, deber


hacerse del conocimiento a la Subsecretara de
Normatividad de la Secretara de Administracin a travs de
la Unidad Administrativa de la dependencia o entidad y
cubrir los siguientes puntos:
El o los procedimientos remitidos a la Unidad
Administrativa de la dependencia o entidad debern
estar revisados por el Titular que corresponda.
En caso de que la modificacin sea en una sola hoja y
la numeracin de las dems no cambie ni altere el
orden del procedimiento, sta se remitir para su
integracin en el procedimiento que corresponda,
previa revisin y validacin.
En caso de que se altere la numeracin de las hojas y
el orden del procedimiento, se mandar una impresin
de todo el procedimiento previamente revisado,

17

indicando en que consisten los cambios efectuados,


para su validacin y autorizacin.
Los nuevos procedimientos que sean remitidos para
integracin al Manual de Procedimientos, debern
cumplir con los criterios establecidos en la presente
Gua.
En el caso de los procedimientos que causen baja, la o
las Unidades Administrativas debern justificar el
motivo de su eliminacin dentro del Manual de
Procedimientos.

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6. INTEGRACIN
DEL
PROCEDIMIENTOS

MANUAL

DE

En este apartado se describe el contenido de un Manual de


Procedimientos, ya sea especfico para un solo rgano o
bien que contenga descripciones de procedimientos que
implican la intervencin de dos o ms rganos de la
Dependencia o Entidad o varias de ellas. Se recomienda
que en su formulacin se contemplen los apartados
siguientes:
1.

Cartula

2.

Nombre oficial de la Dependencia o Entidad,


Lugar y fecha de elaboracin,
Nmero de revisin,
Responsables de su elaboracin;
Cantidad de ejemplares impresos.
ndice

Es una relacin de los captulos que constituyen la


estructura del documento, sealando la numeracin
progresiva que facilite su localizacin.
3.

Introduccin

Es una sntesis del contenido del manual, en la que debern


explicarse de forma clara
y concisa la finalidad del
documento, el objetivo que se pretende cumplir a travs de
l, su alcance, cmo utilizar el manual y cundo se harn
las revisiones y actualizaciones.
4.

Objetivo del Manual

Debe contener una explicacin del propsito que se


pretende cumplir con el manual, indicando el que y para
que. Por ejemplo:

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Recibir, registrar y distribuir la correspondencia a las


diversas reas de la Secretara, con la finalidad de dar
respuesta a los asuntos que correspondan
5.

Marco Regulatorio

En este apartado se hace una relacin de los principales


ordenamientos o disposiciones jurdicas de los que se
derivan las atribuciones de la Dependencia o Entidad,
indicndose la fecha de publicacin de cada ordenamiento.
6.

Alcance

Este apartado se refiere al mbito del procedimiento y


contiene una relacin de las Unidades Administrativas que
intervienen en los procedimientos y la delimitacin precisa
de sus respectivas responsabilidades.
7.

Simbologa

Se representarn los principales smbolos que se utilizan en


el diagrama de flujo

20

7. CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO


1. Hoja de Aprobacin
Como ya ha quedado previamente establecido, se har de
acuerdo al punto nmero 2 referente a los lineamientos
para la aprobacin de la Admisin de Procedimientos
Administrativos.
2. Objetivo del Procedimiento
Es conveniente que todo procedimiento tenga su objetivo y
que ste se aplique en el Manual de forma clara y precisa a
fin de que el personal de la Dependencia conozca las
acciones necesarias, para su desarrollo.
3. Marco Regulatorio
En este apartado se hace una relacin de los principales
ordenamientos o disposiciones jurdicas, de los que se
derivan las atribuciones de las Unidades Administrativas,
para llevar a cabo el procedimiento debe indicarse la fecha
de su publicacin, adems de sealarse los artculos y las
fracciones o apartados, si as lo requiere el procedimiento.
4.

rea Involucrada

ste apartado se refiere al mbito y contiene una relacin


de las Unidades Administrativas que intervienen en los
procedimientos y la delimitacin precisa de sus respectivas
responsabilidades.
5.

Polticas de Operacin

Son las decisiones que se toman sobre ciertos asuntos y sus


problemas, convirtindose en un plan permanente que
proporciona guas generales, para canalizar el pensamiento
administrativo en direcciones especficas. As mismo,
facilitar las tareas de las Unidades administrativas que
intervienen en el procedimiento, previniendo situaciones
alternativas que pueden presentarse al aplicar los
procedimientos.
21

6.

Descripcin del Procedimiento

Es el punto central del Manual de Procedimientos, en ste


apartado deben presentarse en forma secuencial cada una
de las operaciones que deben realizarse dentro de un
procedimiento, al explicar en que consisten y sealar la
Unidad Administrativa o puesto responsable de su
ejecucin, el texto debe ser claro, y de manera narrativa,
explicando cada paso en que consisten, cundo, cmo, con
qu, dnde y en qu tiempo se llevan a cabo.
Cuando la descripcin del procedimiento sea general, y por
lo mismo comprenda varias reas, debe indicarse para cada
paso, la Unidad Administrativa responsable de su
ejecucin.
Si se trata de un procedimiento detallado dentro de una
Unidad Administrativa, debe
indicarse el puesto del
responsable de la ejecucin de cada operacin.
7.

Diagrama del Procedimiento

Con el objeto de facilitar la comprensin del procedimiento


de quien lo consulta, los diagramas de flujo, representan la
manera de visualizar el desarrollo de las actividades a
desarrollar, para un determinado procedimiento; as como
de los sujetos responsables de su ejecucin.

22

8.-

Formatos

Formato A

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD


DIRECIN O REA RESPONSABLE

Nombre del procedimiento:


Fecha de Emisin:
No. del Procedimiento:
Tiempo Total del Procedimiento:
REA RESPONSABLE

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

TIEMPO

23

Formato B
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD
DIRECIN O REA RESPONSABLE

Nombre del procedimiento:


Fecha de Emisin:
No. del Procedimiento:
Tiempo Total del Procedimiento:
(REA)

(REA)

(REA)

INICIO
1

ACTIVIDAD

NOTA:

A
8

DOCUMENTO

T
DECISIN

SI
TERMINA

NO
6

24

GLOSARIO ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD
En un sentido genrico, actividad es un conjunto de actos,
as se habla de actividad administrativa en general, como el
conjunto de actos administrativos que realiza una
institucin o parte de ella.
En un sentido ms restringido, actividad es sinnimo de
labor. Cuando un procedimiento puede subdividirse en
varios grupos de operaciones
afines y sucesivas,
ejecutadas por una misma persona o una misma unidad
administrativa, cada uno de estos grupos de operaciones
constituyen una actividad o labor.
ANLISIS DEL PROCESO
Descripcin de los distintos tipos de pasos que se asocian a
un proceso en particular, que identifica los pasos que le
agregan valor y los que no lo hacen.
CRONOGRAMA
Grfico de programacin
y control de actividades,
utilizando diferentes unidades de medicin de tiempo.
DESCRIPCIN DE LABORES Y ACTIVIDADES
Es una relacin de lo que hace una persona o una unidad
administrativa, sin que contenga necesariamente la
secuencia ni el mtodo conforme a los cuales deban ser
ejecutados.
DESPERDICIO
Toda accin que no le agrega valor a un proceso que
incluye todo esfuerzo que desperdicia tiempo, materiales,
movimientos y slo agrega demoras.

25

DIAGRAMA
Es una carta que representa grficamente un hecho, una
situacin, un movimiento, una relacin o un fenmeno
cualquiera, generalmente por medio de smbolos
convencionales.
FLUJOGRAMA
Es un diagrama que expresa grficamente las distintas
operaciones que componen un procedimiento o parte de l,
estableciendo su secuencia cronolgica. Segn su formato o
su propsito, puede contener informacin adicional sobre el
mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las
personas, las formas, la distancia recorrida, el tiempo
empleado.
FORMATO
Es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y
espacios en blanco para ser llenados con informacin
variable que se usa en los procedimientos de oficina. Una
forma puede constar de varias copias, que pueden tener
destinos o usos diversos.
FUNCIN
Es un grupo de actividades afines y coordinadas necesarias
para alcanzar los objetos de la institucin, de cuyo ejercicio
generalmente es responsable un rgano o unidad
administrativa. Por ejemplo, son funciones las compras,
financiamiento, administracin personal, etc.
La operacin, la actividad y la funcin se refieren a lo que
se hace y a quin lo hace. El mtodo, el procedimiento y
el sistema, se refieren adems a cmo se hace y en qu
orden o con qu secuencia se hace.
LISTA DE ACTIVIDADES
Detalle sobre las labores principales de una Dependencia o
Entidad.

26

MTODO
Es la manera de efectuar una operacin o una secuencia de
operaciones.
MODELO
Es un patrn conforme al cual debe ser elaborado un
documento.
Se distingue de la forma propiamente dicha, en el que el
modelo se copia, mientras que la forma requiere que el
documento
conste precisamente
en el mismo papel
impreso que constituye la forma.
OBJETIVO
Es el fin o meta que se pretende alcanzar, ya sea con la
realizacin de una sola operacin, de una actividad
concreta, de un procedimiento, de una funcin completa o
de todo el funcionamiento de la institucin.
OPERACIN
En cada una de las acciones, fsicas o mentales, pasos o
etapas que es necesario ejecutar para llevar a cabo una
actividad o labor determinada.
RGANO
Es una unidad administrativa impersonal que tiene a su
cargo el ejercicio de una o varias funciones o parte de ellas,
que puede estar integrada por uno o varios puestos. Son
rganos las direcciones, las gerencias, los departamentos,
oficinas y puestos, etc.
Todo puesto es un rgano, pero un rgano puede estar
integrado por uno varios puestos. Un rgano es una unidad
genrica; un puesto es una unidad especfica. Un rgano
puede constar de un solo puesto y una sola plaza, como
una pequea seccin de archivo que puede estar integrada
por una sola persona.

27

POLTICA
Es una norma de carcter general que gua la actuacin de
los integrantes de la institucin, sobre una funcin
determinada, para alcanzar los objetivos.
Una poltica es una gua bsica para la accin; prescribe los
lmites generales dentro de los cuales han de realizarse las
actividades. Las polticas sirven para:
a) Orientar a los subordinados en las decisiones particulares
que deben tomar.
b)
Evitar
frecuentes
consultas
sobre
asuntos
fundamentales.
c) Favorecer la coordinacin, uniformidad en el
funcionamiento y el trabajo en equipo.
PROCEDIMIENTO
Es la sucesin cronolgica o secuencia de operaciones
lgicas y su mtodo de ejecucin, que realizada por una o
varias personas, constituyen una unidad y son necesarias
para realizar una funcin, un aspecto de ella o un
procedimiento; es una rutina de trabajo.
PROCESO
Mezcla y transformacin de un conjunto especfico de
insumos en uno de resultados ms valiosos.
PUESTO
Es una unidad de trabajo especfica e impersonal,
constituida por un conjunto de operaciones que debe
realizar, aptitudes que debe poseer y responsabilidades que
debe asumir su titular, en determinadas condiciones de
trabajo. Un puesto puede estar integrado por una o varias
plazas. Son puestos el de Director, Jefe de Departamento,
Jefe de Oficina, Jefe de Seccin, etc.

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REINGENIERA
Rediseo radical de un proceso en particular para lograr
dramticas mejoras, consistentes en eliminar o reducir al
mnimo todo el desperdicio relativo al proceso.
REGLAS DE EJECUCIN
Las reglas de ejecucin en un Manual son el texto que
explica una rutina de trabajo.
SISTEMA
Es un conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y
mtodos) relacionados entre s, que contribuyen a realizar
una funcin. Por ejemplo: sistema contable, de archivo,
logstico, etc.
TRABAJO
Acciones que hacen avanzar un proceso y que le agregan
valor en forma directa.

29

30