Excel 2013

Microsoft Excel 2013
Somos una empresa 100% mexicana, con ms de 20 aos de experiencia siendo el Centro lder de Capacitacin en informtica.
Hoy en da, tener las mejores herramientas es slo una parte de lo que significa el
estar en permanente capacitacin.
Grupo Eduit ha establecido un programa integrado capaz de identificar y personalizar las necesidades de los diferentes niveles educativos del pas mantenindose en
cada paso como asesor y colaborador, generando un programa conforme a sus necesidades.
Misin
Satisfacer las necesidades de capacitacin en tecnologas de informtica a travs de
programas de entrenamiento de calidad, siendo siempre una empresa a la vanguardia.
Visin
Ser lder de soluciones de capacitacin a nivel internacional.
Contenido
1 INTRODUCCIN
14
2 NOVEDADES
16
2.1
Inicio rpido
16
2.2
Anlisis de datos instantneos
17
2.3
Relleno rpido
17
2.4
Recomendaciones de grficos
18
2.5
Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos
18
2.6
Un libro, una ventana
19
2.7
Nuevas funciones de Excel
19
2.8
Guardar y compartir archivos en lnea
20
2.9
Incrustar datos de hoja de clculo en una pgina web
20
2.10
Guardar en un nuevo formato de archivo
20
2.11
Cambios en la cinta de opciones para grficos
20
2.12
Ajustar grficos con rapidez
21
2.13
Etiquetas de datos ms enriquecidos
21
2.14
Ver animacin en grficos
22
2.15
Crear una tabla dinmica que se adapte a tus datos
22
2.16 Usar una lista de campos para crear diferentes tipos de tablas dinmicas
22
2.17
Usar varias tablas en su anlisis de datos
23
2.18
Conectarse a nuevos orgenes de datos
23
2.19
Crear un grfico dinmico independiente
23
ENTORNO DE EXCEL 2013

3.1
Iniciar Excel 2013
26
3.2
Ventana de Excel
27
3.3
Cambiar las vistas del libro
32
3.3.1 Vistas personalizadas
3.4
Mostrar Lneas de la cuadricula
3.5 Zoom
33
35
36
3.5.1 Acercar o alejar rpidamente un libro
36
3.5.2 Elegir un ajuste de zoom concreto
36
TAREAS BSICAS
38
4.1
Crear Libros en Excel
38
4.1.1 Crear un Libro Nuevo
38
4.1.2 Crear un libro nuevo usando una plantilla
39
4.1.3 Guardar un libro nuevo
40
4.1.4 Guardar cambios a un libro
43
4.1.5 Guardar libros de Excel con otros formatos
44
4.1.6 Abrir un libro existente
45
4.1.7 Cerrar un libro sin salir de Excel
46
4.2
26
Modificar Libros
47
4.2.1 Seleccionar una o varias hojas de clculo
47
4.2.2 Agregar hojas de clculo a un libro
48
4.2.3 Agregar varias hojas de clculo a la vez
50
4.2.4 Cambiar el nmero predeterminado de hojas en un libro nuevo
51
4.2.5 Mover o copiar hojas de clculo a otro libro
52
4.2.6 Mover o copiar hojas de clculo a otra ubicacin en el mismo libro
54
4.2.7 Ocultar o mostrar hojas de clculo o libros
57
4.3
Modificar Hojas de clculo
4.3.1 Moverse o desplazarse por una hoja de clculo
58
4.3.2 Cambiar el nombre de una hoja de clculo
59
4.3.3 Cambiar el Color de etiqueta a una hoja de clculo
60
4.3.4 Eliminar una o ms hojas de clculo
61
4.3.5 Seleccionar celdas, rangos, filas o columnas de una hoja de clculo
62
4.3.6 Insertar o eliminar celdas, filas y columnas
65
4.3.7 Mostrar una hoja de clculo oculta
68
4.3.8 Ocultar una hoja de clculo
68
4.3.9 Mostrar u ocultar columnas y filas
69
4.3.10 Eliminar celdas, filas o columnas
71
4.4
Ajustar el ancho de columnas y el alto de filas
72
4.4.1 Modificar el ancho de las columnas
72
4.4.2 Modificar el alto de las filas
75
4.5
Combinar celdas
4.5.1 Dividir una celda combinada
4.6
Imprimir un libro
4.6.1 Imprimir parte de una hoja
58
77
78
79
80
INTRODUCCIN Y EDICIN DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO

84
5.1
Tipos de datos
84
5.2
Introducir datos
85
5.2.1 Introducir texto o un nmero en una celda
85
5.2.2 Introducir una fecha o una hora en una celda
86
5.2.3 Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez
86
5.2.4 Introducir los mismos datos en varias hojas de clculo a la vez
87
5.2.5 Mover o copiar celdas y contenido de las celdas
87
5.2.6 Reorganizar datos de columnas a filas o viceversa
90
5.2.7 Rellenar datos automticamente en celdas de hojas de clculo
92
5.2.8 Rellenar datos en celdas mediante el comando Rellenar
94
5.2.9 Rellenar con una serie de nmeros, fechas u otros elementos de serie integrados
95
5.2.10 Relleno rpido
98
5.2.11 Convertir texto en columnas
98
5.3
Editar datos
100
APLICAR FORMATO A LOS DATOS DE UNA HOJA DE CLCULO 103

6.1
Aplicar formato al texto
6.1.1 Cambiar la fuente o el tamao de fuente
103
6.1.2 Cambiar el color del texto
104
6.1.3 Aplicar negrita, cursiva o subrayado al texto o a los nmeros
105
6.1.4 Cambiar la alineacin del texto
105
6.2
Ajustar texto automticamente
6.2.1 Especificar un salto de lnea
6.3
Aplicar formato a las celdas
105
106
106
6.3.1 Aplicar bordes a la celda
106
6.3.2 Aplicar sombreado a la celda
108
6.3.3 Aplicar formatos de nmero
108
6.4
103
Usar Copiar formato
112
6.5
Aplicar Estilos de celda
112
6.6
Aplicar un Tema al libro
114
ADMINISTRAR CONTENIDO
7.1
Localizar datos con el comando Buscar
117
7.2
Buscar y reemplazar texto
121
7.3
Ir a
123
7.4
Cuadro de nombres
125
7.4.1 Crear y usar nombres de rangos
125
7.4.2 Tipos de nombres
125
7.4.3 mbito de un nombre
126
7.4.4 Definir y usar nombres
126
7.4.5 Reglas de sintaxis de los nombres
130
ORDENAR Y FILTRAR DATOS
132
8.1
Ordenar datos en un rango o tabla
132
8.1.1 Ordenar texto
132
8.1.2 Ordenar nmeros
134
8.1.3 Ordenar fechas u horas
135
8.1.4 Ordenar por color de celda, color de fuente o icono
136
8.1.5 Ordenar por ms de una columna o fila
139
8.2
117
Filtrar datos de un rango o una tabla
142
8.2.1 Tipos de filtros
142
8.2.2 Filtrar datos
143
CREAR Y TRABAJAR CON FRMULAS
147
9.1
Partes de una frmula
147
9.2
Crear una frmula bsica
148
9.3
Operadores y precedencia
149
9.3.1 Operadores de referencia
151
9.3.2 Operadores Aritmticos
151
9.3.3 Operadores de comparacin
151
9.3.4 Operador de concatenacin de texto
152
9.4
10
Referencias de celda
152
9.4.1 Referencias de celda relativas
153
9.4.2 Referencias de celda absolutas
153
9.4.3 Referencias de celda mixtas
154
FUNCIONES
156
10.1
SUMA (funcin SUMA)
156
10.2
PROMEDIO (funcin PROMEDIO)
157
10.3
MXIMO (funcin MAX)
158
10.4
MNIMO (funcin MIN)
158
10.5
CONTAR (funcin CONTAR)
159
10.6
EVALUAR UNA CONDICIN (funcin SI)
160
10.7
SUMAR SI SE CUMPE UN CRITERIO (funcin SUMAR.SI)
162
10.8
PROMEDIAR SI SE CUMPLE UN CRITERIO (Funcin PROMEDIO.SI)

163
10.9
CONTAR SI SE CUMPLE UN CRITERIO (funcin CONTAR.SI)
164
10.10 FUNCIN DERECHA
165
10.11 FUNCIN IZQUIERDA
166
11
10.12 EXTRAER TEXTO (Funcin EXTRAE)
167
10.13 ELIMINAR ESPACIOS EN UN TEXTO (funcin ESPACIOS)
168
10.14 CONVERTIR TEXTO A MAYSCULAS (funcin MAYUSC)
169
10.15 CONVERTIR TEXTO A MINSCULAS (funcin MAYUSC)
169
10.16 UNIR TEXTOS (funcin CONCATENAR)
170
TRABAJAR CON TABLAS

11.1
Caractersticas importantes de las tablas
172
11.2
Crear una tabla
173
11.2.1 Insertar una tabla
173
11.2.2 Aplicar formato de tabla a los datos
174
11.3
172
Agregar o quitar filas y columnas en una tabla de Excel
176
11.3.1 Agregar una fila en blanco al final de la tabla
176
11.3.2 Agregar una fila o columna en una tabla
176
11.4
Cambiar el tamao de una tabla
177
11.5
Activar o desactivar los encabezados de tabla
178
11.6
Nombrar una tabla
179
11.7
Fila de totales
180
11.8
Quitar el Estilo de una Tabla
182
11.9
Filtrar registros en una tabla
182
11.10 Ordenar los registros de una tabla
183
11.11 Quitar filas duplicadas de una tabla
183
11.12 Convertir una tabla en un rango de datos
184
11.13
184
Eliminar una tabla
12
VALIDACIN DE DATOS
186
12.1
Qu es la validacin de datos?
186
12.2
Validar los datos de una celda o un rango
186
12.3
Configurar los datos de validacin
187
12.4
Configurar el Mensaje de entrada
190
12.5
Mensaje de error
191
12.6
Identificar datos no vlidos
192
12.6.1 Ocultar los crculos de validacin
13
CREAR GRFICOS
193
196
13.1
Tipos de grficos
196
13.2
Elementos de los grficos
197
13.3
Crear un grfico
198
13.3.1 Grficos recomendados
200
13.4
Seleccionar un Grfico
202
13.4.1 Elementos de grfico
202
13.4.2 Estilos de grfico
203
13.4.3 Filtros de grficos
204
13.5
Mover un grfico
13.5.1 Mover un grfico a una hoja nueva
205
206
13.6
Cambiar el tamao de un grfico
208
13.7
Cambiar el diseo o el estilo de un grfico
209
13.7.1 Aplicar un diseo rpido a un grfico
209
13.7.2 Aplicar un estilo de diseo a un grfico
210
13.8
10
Cambiar manualmente el diseo de elementos del grfico
211
13.9
Agregar ttulos, etiquetas y leyendas de grfico
212
13.10 Cambiar entre filas y columnas de grficos
214
13.11 Cambiar el tipo de grfico
215
14
MINIGRFICOS
218
14.1
Ventajas de usar minigrficos
218
14.2
Crear un minigrfico
218
14.3
Personalizar minigrficos
220
15
14.3.1 Controlar qu puntos de valor se muestran
220
14.3.2 Cambiar el estilo o el formato de los minigrficos
221
FORMATO CONDICIONAL
224
15.1
Aplicar un formato condicional
224
15.2
Resaltar tendencias con formato condicional
225
15.3
Reglas de formato condicional
226
16
15.3.1 Resaltar reglas de celdas
226
15.3.2 Reglas superiores e inferiores
227
ANLISIS INSTANTNEO DE DATOS
230
16.1
231
16.1.1 Formato
231
16.1.2 Grficos
231
16.1.3 Totales
232
16.1.4 Tablas
232
16.1.5 Minigrficos
233
16.2
11
Herramienta de Anlisis rpido?
Insertar grfico con Anlisis rpido
233
17
ESQUEMAS Y SUBTOTALES
17.1
237
17.1.1 Autoesquemas
238
17.1.2 Crear esquemas de forma manual
239
17.2
18
Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de clculo
237
Subtotales
TRABAJO CON IMGENES
240
244
18.1
Insertar imgenes
244
18.2
Insertar imgenes en lnea
244
18.3
Modificar una imagen
246
19
18.3.1 Cambiar el tamao de una imagen
246
18.3.2 Recortar una imagen
247
18.3.3 Girar una imagen
249
18.3.4 Quitar el fondo a una imagen
250
18.3.5 Efectos artsticos
251
18.3.6 Estilos de imagen
253
TRABAJAR CON ELEMENTOS GRFICOS
255
19.1 WordArt
255
19.2
256
Dibujar y modificar formas
19.2.1 Agregar texto a una forma
20
TRABAJAR CON DIAGRAMAS

20.1
12
Insertar grficos SmartArt
257
260
260
20.1.1 Tipos de SmartArt
260
20.1.2 Insertar SmartArt
261
20.2
21
Modificar un SmartArt
262
20.2.1 Agregar o eliminar formas en un elemento grfico SmartArt
262
20.2.2 Cambiar los colores de un grfico SmartArt
264
20.2.3 Aplicar un estilo SmartArt
265
TRABAJAR CON LA VENTANA DE EXCEL
268
21.1
Dividir la ventana
268
21.2
Inmovilizar paneles
269
21.3
Ver varios libros al mismo tiempo
271
22
PREPARAR HOJAS DE CLCULO PARA IMPRESIN

22.1
Insertar encabezados y pies de pgina
274
274
22.1.1 Insertar elementos especficos en un encabezado o pie de pgina
274
22.1.2 Usar una plantilla de encabezado y pie de pgina
276
22.2
Repetir ttulos
277
22.3
Modificar los saltos de pgina
278
22.4
Configurar mrgenes
281
22.5
Orientacin de pgina
283
22.6
Escalar una hoja de clculo
284
13
1 INTRODUCCIN
Excel es una herramienta muy eficaz para obtener informacin con significado a partir de grandes cantidades de datos. Tambin funciona muy bien con clculos sencillos y para realizar el seguimiento de casi
cualquier tipo de informacin. La clave para obtener todo este potencial es la cuadrcula de las celdas.
Las celdas pueden contener nmeros, texto o frmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan
en filas y columnas. Esto permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear grficos
muy visuales.
14
Novedades
Objetivo(s):
Conocer las Novedades de Excel 2013
2 NOVEDADES
Lo primero que vers cuando abras Excel es un aspecto totalmente nuevo. Es ms limpio pero tambin
est diseado para ayudarte a lograr resultados profesionales con rapidez. Encontrars muchas caractersticas nuevas que te permiten olvidarte de barreras de nmeros y visualizar imgenes ms persuasivas
de tus datos, guindote hacia decisiones mejores y ms fundamentadas.
2.1 Inicio rpido

Las plantillas realizan la mayora del trabajo de diseo y configuracin por ti, por lo que te puedes centrar
en tus datos. Al abrir Excel 2013, vers plantillas para presupuestos, calendarios, formularios, informes.
etc. (ILUSTRACIN 2.1).
Ilustracin 2.1
16
2.2 Anlisis de datos instantneos

La nueva herramienta Anlisis rpido permite convertir los datos en un grfico o tabla en dos pasos o menos. Obtn una vista previa de los datos con formato condicional, minigrficos o grficos (ILUSTRACIN
2.2), y mantn tu eleccin con slo un clic del ratn.
Ilustracin 2.2
2.3 Relleno rpido

Relleno rpido es como un asistente de datos que termina el trabajo por ti. Tan pronto como detecta lo
que deseas hacer, Relleno rpido (ILUSTRACIN 2.3) introduce el resto de los datos de una sola vez, siguiendo el patrn que reconoce en los datos.
Ilustracin 2.3
17
2.4 Recomendaciones de grficos

Con las Recomendaciones de grficos (ILUSTRACIN 2.4), Excel recomienda los grficos ms adecuados
para los datos. Echa un vistazo rpido para ver el aspecto de los datos en los distintos grficos y elige
aquel en el que se muestren mejor las ideas que deseas presentar. Prueba esta caracterstica al crear tu
primer grfico.
Ilustracin 2.4
2.5 Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos

Introducida por primera vez en Excel 2010 como una manera interactiva de filtrar datos de tabla dinmica,
la segmentacin de datos (ILUSTRACIN 2.5) puede filtrar datos en tablas de Excel, tablas de consultas
y otras tablas de datos. Ms sencilla de configurar y de usar, la segmentacin de datos muestra el filtro
actual para que puedas saber exactamente qu datos ests mirando.
18
Ilustracin 2.5
2.6 Un libro, una ventana

En Excel 2013 cada libro tiene su propia ventana, facilitando el trabajo en dos libros a la vez. Hace la vida
ms sencilla cuando trabajas en dos monitores.
Ilustracin 2.6
2.7 Nuevas funciones de Excel

Encontrars varias funciones nuevas en las categoras de matemticas, trigonometra, estadstica, ingeniera, fecha y hora, bsqueda y referencia, lgica y texto. Tambin son novedades algunas funciones de
servicio web para hacer referencia a servicios web compatibles con la Transferencia de estado de representacin (REST) existente.
19
2.8 Guardar y compartir archivos en lnea

Excel hace ms sencilla la accin de guardar sus libros en tu propia ubicacin en lnea, como tu SkyDrive
gratuito o el servicio de Office 365 de tu organizacin. Tambin resulta ms sencillo compartir tus hojas
de clculo con otros usuarios. No importa qu dispositivo (ILUSTRACIN 2.7) estn usando o dnde se
encuentren, todo el mundo trabaja con la versin ms reciente de la hoja de clculo e incluso pueden
trabajar juntos en tiempo real.
Ilustracin 2.7
2.9 Incrustar datos de hoja de clculo en una pgina web

Para compartir parte de la hoja de clculo en la web, basta con incrustarla en tu pgina web. Otros usuarios podrn trabajar con los datos de Excel Web App o abrir los datos incrustados en Excel.
2.10 Guardar en un nuevo formato de archivo

Ahora puedes guardar archivos en el nuevo formato de archivo Hoja de clculo Open XML (*.xlsx) que
permite especificar la notacin estndar utilizada para representar instantes, intervalos e intervalos recurrentes de tiempo evitando ambigedades.
2.11 Cambios en la cinta de opciones para grficos

Una cinta de Herramientas de grficos ms sencilla, con las pestaas Diseo y Formato, debera ser ms
fcil encontrar lo que necesitas.
20
2.12 Ajustar grficos con rapidez

Tres nuevos botones te permiten elegir rpidamente y obtener una vista previa de los cambios en los
elementos del grfico (como ttulos o etiquetas), el aspecto del grfico o en los datos que se muestran
(ILUSTRACIN 2.8).
Ilustracin 2.8
2.13 Etiquetas de datos ms enriquecidos

Ahora puedes incluir texto actualizable y enriquecido desde puntos de datos o cualquier otro texto en sus
etiquetas de datos (ILUSTRACIN 2.9), mejorarlos con formato y texto de forma libre adicional, y mostrarlos casi en cualquier forma. Las etiquetas de datos permanecen en su lugar, incluso cuando cambias a
un tipo de grfico diferente. Puede conectarlos a tus puntos de datos con lneas gua en todos los grficos,
no slo los circulares.
21
Ilustracin 2.9
2.14 Ver animacin en grficos

Ve cmo se anima un grfico al realizar cambios en los datos de origen. No slo resulta divertido ver el
movimiento del grfico, sino que hace que los cambios de los datos sean ms claros.
2.15 Crear una tabla dinmica que se adapte a tus datos

La seleccin de los campos adecuados para resumir tus datos en un informe de tabla dinmica puede resultar una ardua tarea. Ahora puedes recibir ayuda. Cuando creas una tabla dinmica, Excel recomienda
varias maneras de resumir tus datos y te muestra una vista previa rpida de los diseos de campo para que
puedas elegir las impresiones que ests buscando.
2.16 Usar una lista de campos para crear diferentes tipos de tablas dinmicas
Crea el diseo de una tabla dinmica que usa una o varias tablas mediante la misma lista de campos
(ILUSTRACIN 2.10). Renovada para alojar tablas dinmicas de una o varias tablas, la lista de campos
facilita la bsqueda de los campos que deseas en tu diseo de tabla dinmica, cambia al nuevo modelo de
datos de Excel agregando ms tablas, explora y navega en todas las tablas.
22
Ilustracin 2.10
2.17 Usar varias tablas en su anlisis de datos

El nuevo modelo de datos de Excel te permite aprovechar eficaces caractersticas de anlisis que slo
estaban disponibles anteriormente instalando el complemento PowerPivot. Adems de crear tablas dinmicas tradicionales, ahora puedes crear tablas dinmicas basadas en varias tablas de Excel. Importando
diferentes tablas, y creando relaciones entre ellas, podrs analizar tus datos con resultados que no podrs
obtener de datos de tablas dinmicas tradicionales.
2.18 Conectarse a nuevos orgenes de datos

Para usar varias tablas en el modelo de datos de Excel, ahora puedes conectarte a datos, e importarlos,
desde orgenes de datos adicionales en Excel como tablas o tablas dinmicas. Por ejemplo, conctate a
fuentes de datos como OData, Windows Azure DataMarket y SharePoint. Tambin puedes conectarte a
orgenes de datos de proveedores de OLE DB.
2.19 Crear un grfico dinmico independiente

Un grfico dinmico (ILUSTRACIN 2.11) ya no tiene que estar asociado con una tabla dinmica. Un
grfico dinmico independiente o desacoplado te permite probar nuevas maneras de navegar hasta los
detalles de datos usando las nuevas caractersticas Rastrear desagrupando y Rastrear agrupando datos.
Tambin resulta mucho ms sencillo copiar o mover un grfico desacoplado
23
Ilustracin 2.11
24
Entorno de Excel 2013
Objetivos:
Conocer el entorno de Excel 2013

Conocer las Vistas de Excel 2013
Crear Vistas personalizadas
Conocer herramientas de ayuda visual para trabajar con

la ventana de Excel 2013
3 ENTORNO DE EXCEL 2013
3.1 Iniciar Excel 2013

En la pantalla de inicio de Windows 8, aparecen los mosaicos de los programas que tengas instalados,
ubica el correspondiente a Excel 2013 (ILUSTRACIN 3.1) y haz clic en l.
Ilustracin 3.1
Si tienes Windows 7:
1. Haz clic en el botn de Inicio
2. Haz clic en Todos los programas
3. Haz clic en Microsoft Office
4. Elige Excel 2013
26
Ilustracin 3.2
3.2 Ventana de Excel

El objetivo del entorno de Microsoft Excel es hacer el trabajo con libros lo ms intuitivo posible.
A continuacin se muestra la ventana de Excel 2013 (ILUSTRACIN 3.3) y sus componentes (ILUSTRACIN 3.4)
27
Ilustracin 3.3
Ilustracin 3.4
28
Barra de Ttulo (ILUSTRACIN 3.5): Ubicada en la parte superior de la ventana del programa, esta barra
muestra el nombre del libro activo y proporciona herramientas para la gestin del programa y la ventana
del programa.
Ilustracin 3.5
Cinta de opciones (ILUSTRACIN 3.6): Se encuentra debajo de la barra del ttulo, todos los comandos
para trabajar con un libro de Excel se renen en esta cinta para que puedas trabajar de manera eficiente
con el programa.
Ilustracin 3.6
La parte superior de la cinta de opciones est formada por las Fichas, a su vez cada ficha est formada
por un conjunto asociado de comandos o funciones divididos en grupos.
Por ejemplo en la Ficha Archivo se encuentran comandos relacionados con la gestin de libros de Excel,
se le conoce como la vista Backstage (ILUSTRACIN 3.7).
29
Ilustracin 3.7
Nota: Puedes colocar el mouse sobre cualquier botn para mostrar la informacin en pantalla con el nombre
del comando, una descripcin de su funcin y su atajo de teclado (si lo tiene).
Barra de estado (ILUSTRACIN 3.8): En la parte inferior de la ventana del programa, esta barra muestra
informacin sobre el libro actual y permite el acceso a ciertas funciones del programa.
En el extremo derecho de la barra de estado, Excel muestra los botones de las diferentes, Vistas, adems
del Control deslizante del zoom.
Ilustracin 3.8
Columnas (ILUSTRACIN 3.9): Las hojas de clculo estn organizadas en columnas y filas. Las columnas
se identifican por medio de letras. Una hoja de clculo cuenta con 16384 columnas que se identifican con
las letras A hasta la XFD.
30
Ilustracin 3.9
Filas (ILUSTRACIN 3.10).- Las filas son identificadas por medio de nmeros y van de la fila 1 hasta la
1048576.
Ilustracin 3.10
Celdas (ILUSTRACIN 3.11).- Se le llama celda a la interseccin entre una fila y una columna. Cada celda
tiene una referencia que se identifica por la letra de la columna y el nmero de fila que forma la interseccin. (A5, B10, F14).
Ilustracin 3.11
Etiquetas de hoja de clculo (ILUSTRACIN 3.12).- Contienen el nombre de la hoja de clculo y se utilizan
para el desplazamiento a travs de las hojas.
Ilustracin 3.12
31
3.3 Cambiar las vistas del libro

En Excel, puedes visualizar un libro en diferentes vistas, cada una adaptada a un propsito especfico.
Puedes cambiar la vista haciendo lo siguiente:
1. Haz clic en la ficha Vista
2. Elige alguna de las vistas disponibles del grupo Vistas del libro (ILUSTRACIN 3.13).
Ilustracin 3.13
TIP: Tambin puedes hacerlo dando clic en los botones de la barra de Vistas en la esquina inferior derecha de
la ventana del programa.
Vista Normal (ILUSTRACIN 3.14): Presenta la hoja de clculo en forma tradicional, igual que en versiones anteriores de Microsoft Excel.
Ilustracin 3.14
Vista Ver saltos de pgina (ILUSTRACIN 3.15): Presenta nicamente el espacio que ha sido utilizado
dentro de la hoja de clculo, el resto de la hoja se encuentra en color gris, con la posibilidad de ser utilizada. En esta vista es posible cambiar los saltos de pgina, ancho de columnas y alto de filas de manera que
se puedan ajustar las pginas para su impresin.
32
Ilustracin 3.15
Vista Diseo de pgina (ILUSTRACIN 3.16): Antes de imprimir una hoja de clculo de Excel que contenga una gran cantidad de datos y grficos, puedes ajustarla rpidamente en esta vista.
Puedes utilizar tambin reglas para medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la orientacin de la
pgina, agregar o cambiar los encabezados y pies de pgina, establecer los mrgenes para la impresin y
mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas.
Ilustracin 3.16
3.3.1 Vistas personalizadas

Puedes usar una vista personalizada para guardar una configuracin de presentacin especfica (como
por ejemplo el ancho de columnas, la altura de las filas, filas y columnas ocultas, selecciones de celdas,
configuracin de filtros y de ventana) y la configuracin de impresin (como por ejemplo la configuracin
de pgina, los mrgenes, encabezados y pies de pgina y configuracin de la hoja) de una hoja de clculo
para poder aplicar dicha configuracin rpidamente a la hoja de trabajo cuando sea necesario. Tambin
puedes incluir un rea de impresin especfica en una vista personalizada.
Puedes crear varias vistas personalizadas por hoja de clculo, pero slo se puede aplicar una vista personalizada a la hoja de clculo que estaba activa cuando creaste la vista personalizada. Si ya no necesitas
una vista personalizada, puedes eliminarla.
33
3.3.1.1 Crear una vista personalizada

En una hoja de clculo, cambia la configuracin de presentacin e impresin que deseas guardar en una
vista personalizada.
2. En el grupo Vistas de libro, haz clic en Vistas personalizadas (ILUSTRACIN 3.17)
Ilustracin 3.17
3. En el cuadro de dilogo Vistas personalizadas haz clic en Agregar (ILUSTRACIN 3.18).
Ilustracin 3.18
4. En el cuadro Nombre, escribe el nombre de la vista (ILUSTRACIN 3.19).
Ilustracin 3.19
34
3.3.1.2 Eliminar una vista personalizada

2. En el grupo Vistas de libro, haz clic en Vistas personalizadas.
3. En el cuadro Vistas, haz clic en el nombre de la vista que deseas eliminar y, a continuacin, haz clic
en Eliminar (ILUSTRACIN 3.20).
Ilustracin 3.20
3.4 Mostrar Lneas de la cuadricula

Las lneas de cuadricula de Excel son ayudas visuales, estas divisiones no aparecern al imprimir una hoja
de clculo. Si deseas ocultar o mostrar las lneas de cuadrcula realiza lo siguiente:
2. En el grupo Mostrar selecciona la casilla de verificacin Lneas de cuadrcula (ILUSTRACIN
3.21).
Ilustracin 3.21
35
3.5 Zoom
La funcin de Zoom se puede utilizar para acercar la vista del libro o para alejarla y ver un porcentaje mayor de la pgina a tamao reducido.
3.5.1 Acercar o alejar rpidamente un libro

1. En la barra de estado, haz clic en el control deslizante del Zoom (ILUSTRACIN 3.22)
2. Desliza el control hasta obtener el porcentaje de ajuste de zoom que deseas usar.
Ilustracin 3.22
3.5.2 Elegir un ajuste de zoom concreto

Puedes decidir qu cantidad del libro se mostrar en pantalla.
Sigue uno de estos procedimientos:
1. En el grupo Zoom de la ficha Vista, haz clic en 100% (ILUSTRACIN 3.23).
2. En el grupo Zoom de la ficha Vista, haz clic en Ampliar seleccin (ILUSTRACIN 3.23).
3. En el grupo Zoom de la ficha Vista, haz clic en Zoom (ILUSTRACIN 3.23) y escribe un porcentaje
o elige el valor que desees.
Ilustracin 3.23
36
Tareas bsicas
Objetivos:
Conocer los mtodos para crear libros nuevos en Excel 2013
Conocer cmo guardar libros en formatos de Excel
2013 y otros formatos
Modificar libros, hojas de clculo
Trabajar con filas,columnas y celdas
Imprimir libros o parte de ellos
4 TAREAS BSICAS
4.1 Crear Libros en Excel
4.1.1 Crear un Libro Nuevo
Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene hojas, que normalmente se denominan
hojas de clculo. Puedes agregar tantas hojas como desees a un libro o puedes crear libros nuevos para
separar los datos.
Para crear un libro en blanco realiza lo siguiente:
1. Haz clic en la ficha Archivo
2. Haz clic en Nuevo
3. Elige Libro en Blanco (ILUSTRACIN 4.1)
Ilustracin 4.1
4. Cada libro nuevo que creas tendr un nombre temporal como Libro1, hasta que lo guardes.
TIP: Puedes utilizar el mtodo abreviado CTRL + U
38
4.1.2 Crear un libro nuevo usando una plantilla

Excel ofrece la posibilidad de crear libros nuevos a partir de plantillas, cuando se abre Excel aparece automticamente una lista de plantillas, vers plantillas para presupuestos, calendarios, formularios, informes, etc. adems se pueden buscar plantillas adicionales en lnea.
En muchas ocasiones, resulta ms sencillo crear un nuevo libro a partir de una plantilla con un diseo y
una configuracin previa, para que puedas enfocarte en tus datos.
Para utilizar una plantilla realiza lo siguiente:
2. Elige Nuevo
3. Selecciona alguna plantilla
4. Haz clic en Crear (ILUSTRACIN 4.2)
Ilustracin 4.2
39
4.1.3 Guardar un libro nuevo

Para guardar un libro realiza lo siguiente:
2. Haz clic en Guardar como
3. Elige la ubicacin donde guardars el libro (ILUSTRACIN 4.3)
Ilustracin 4.3
4. Si eliges Skydrive (ILUSTRACIN 4.4)

a. Inicia sesin o suscrbete
40
Ilustracin 4.4
5. Si eliges Equipo
a. Puedes escoger alguna de las ubicaciones recientes o haz clic en Examinar (ILUSTRACIN 4.5) y elige la carpeta que desees.
41
Ilustracin 4.5
6. O elige Agregar un sitio (ILUSTRACIN 4.6) para definir una ubicacin diferente
Ilustracin 4.6
42

7. Escribe un nombre para tu libro
8. Haz clic en Guardar
TIP: Puede presionar la tecla F12, para abrir la ventana Guardar como
4.1.4 Guardar cambios a un libro

Para guardar los cambios que has realizado en un libro realiza lo siguiente:
2. Haz clic en Guardar (ILUSTRACIN 4.7)
Ilustracin 4.7
TIP: Puedes utilizar el mtodo abreviado CTRL+G
43
4.1.5 Guardar libros de Excel con otros formatos

Un archivo Excel 2013 se puede abrir y editar en Excel 2010 o Excel 2007, pero si se guarda en una de esas
versiones, la prxima vez que lo abras en Excel 2013 se mostrar en la Vista de compatibilidad.
Si lo que deseas es guardar tu libro de Excel con otra extensin, realiza lo siguiente:
2. En la Vista Backstage haz clic en la pestaa Exportar
4.1.5.1 Guardar libro de Excel como PDF/XPS

3. Elige la opcin Crear documento PDF/XPS
4. Luego haz clic en el botn Crear documento PDF/XPS (ILUSTRACIN 4.8)
Ilustracin 4.8
Si deseas guardarlo con otro formato diferente:

1. Haz clic en Cambiar el tipo de archivo
2. Elige algunas de las opciones (*.xlsx, *.ods, *.xlsm, etc.)
3. Haz clic en el botn Guardar como (ILUSTRACIN 4.9).
44
Ilustracin 4.9
4.1.6 Abrir un libro existente

Para abrir un libro existente realiza lo siguiente:
2. Haz clic en la pestaa en Abrir
3. Elije alguna de la siguientes opciones (ILUSTRACIN 4.10)
a. Libros recientes
b. SkyDrive
c. Equipo
d. Agregar un sitio
45
Ilustracin 4.10
TIP: Puedes utilizar el mtodo abreviado CTRL + A
4.1.7 Cerrar un libro sin salir de Excel

Para cerrar un libro sin salir de Excel realiza lo siguiente
2. Haz clic en Cerrar (ILUSTRACIN 4.11)
46
Ilustracin 4.11
4.2 Modificar Libros

4.2.1 Seleccionar una o varias hojas de clculo
Para realizar algunas actividades con las hojas de clculo por ejemplo, para eliminarlas al mismo tiempo,
copiarlas, moverlas de lugar o bien para darles formatos especficos al mismo tiempo es necesario seleccionarlas primero a continuacin veremos algunos mtodos:
Seleccionar una hoja
Haz clic sobre la etiqueta de la hoja que desees
Seleccionar varias hojas

continuas
Seleccionar varias hojas
no continuas
Seleccionar todas las hojas
Haz clic en la primera hoja y mantn presionada la tecla SHIFT y haz

un clic en la ltima hoja a seleccionar
Mantn presionada la tecla CTRL mientras haces clic sobre las etiquetas de las hojas que deseas seleccionar
Haz clic con el botn derecho del mouse en una etiqueta de alguna
hoja, elige Seleccionar todas las hojas
NOTA: Cuando se seleccionan varias hojas de clculo, en la barra de ttulo en la parte superior de la hoja
aparece [Grupo].
47

TIPS:
Los datos especificados o modificados en la hoja activa se ven reflejados en todas las hojas seleccionadas.
Estos cambios pueden reemplazar los datos de la hoja activa y, tal vez de forma involuntaria, de otras hojas
seleccionadas.
Al guardar y a continuacin cerrar un libro con hojas agrupadas, las hojas que seleccionaste seguirn agrupadas cuando vuelvas a abrirlo.
4.2.2 Agregar hojas de clculo a un libro

De manera predeterminada Excel 2013 proporciona una hoja de clculo para cada libro, pero puedes
insertar ms hojas de clculo (y otros tipos de hojas, como hojas de grficos, hojas de macros u hojas de
dilogo).
El nombre (o ttulo) de una hoja de clculo aparece en la ficha o etiqueta de hoja correspondiente, en la
parte inferior de la pantalla. De forma predeterminada, el nombre es Hoja1, Hoja2, etc., aunque se puede
cambiar.
Para insertar rpidamente una hoja de clculo nueva al final de las hojas de clculo existentes realiza lo
siguiente:
1. Haz clic en el botn Hoja nueva (ILUSTRACIN 4.12) en la parte inferior de la pantalla.
Ilustracin 4.12
Para insertar una hoja de clculo delante de una existente realiza lo siguiente:
1. Selecciona esta hoja de clculo
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haz clic en Insertar (ILUSTRACIN 4.13)
Ilustracin 4.13
48

3. A continuacin, haz clic en Insertar hoja (ILUSTRACIN 4.14)
Ilustracin 4.14
Tambin puedes hacerlo de la siguiente forma:

1. Haz clic con el botn derecho del mouse en la pestaa de una hoja de clculo (ILUSTRACIN
4.15)
Ilustracin 4.15
2. A continuacin, haz clic en Insertar.

3. En la ficha General, haz clic en Hoja de clculo (ILUSTRACIN 4.16)
49
Ilustracin 4.16
TIP.-Puedes usar el mtodo abreviado <Alt> <Shift> <F1> o <Shift> <F11>

TIP.-Para cambiar el orden de las hojas de clculo en un libro, haz clic en la pestaa de la hoja de clculo que
deseas mover y, a continuacin, arrstrala a la ubicacin deseada.
4.2.3 Agregar varias hojas de clculo a la vez

Para insertar varias hojas de clculo de manera simultnea realiza lo siguiente:
1. Mantn presionada la tecla SHIFT y, a continuacin, selecciona un nmero de fichas de hoja existentes equivalente al nmero de hojas de clculo que desees insertar.
Por ejemplo, si deseas agregar tres hojas de clculo nuevas, selecciona tres fichas de las hojas de clculo
existentes.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haz clic en Insertar y luego en Insertar hoja.
TIP.-Tambin puedes realizar el procedimiento visto anteriormente con el botn derecho del mouse.
50
4.2.4 Cambiar el nmero predeterminado de hojas en un libro nuevo

Tambin puedes cambiar el nmero de hojas de clculo que aparecern de manera predeterminada cada
que crees un libro nuevo; realiza lo siguiente:
1. Haz clic en la ficha Archivo.
2. Haz clic en Opciones (ILUSTRACIN 4.17).
Ilustracin 4.17
3. Selecciona la categora General
4. Debajo de Al crear nuevos libros, en el cuadro Incluir este nmero de hojas (ILUSTRACIN 4.18),
escribe el nmero de hojas que deseas incluir de forma predeterminada al crear un libro nuevo.
51
Ilustracin 4.18
4.2.5 Mover o copiar hojas de clculo a otro libro

Para mover o copiar hojas de clculo a otro libro, asegrate de que el libro de destino est abierto, a continuacin realiza lo siguiente:
1. En el libro que contiene las hojas que deseas mover o copiar, selecciona las hojas.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haz clic en Formato
3. En la seccin Organizar hojas, haz clic en Mover o copiar hoja.
SUGERENCIA Tambin puedes hacer clic con el botn secundario en una ficha de hoja seleccionada y, a continuacin, haz clic en Mover o copiar.
4. En el cuadro de dilogo Mover o copiar, en la lista Al libro (ILUSTRACIN 4.19), sigue uno de
estos procedimientos:
52
Ilustracin 4.19
a. Haz clic en el libro al que desees mover o copiar las hojas seleccionadas.
b. Haz clic en (nuevo libro) (ILUSTRACIN 4.20) para mover o copiar las hojas seleccionadas
a un nuevo libro.
Ilustracin 4.20
5. En la lista Antes de la hoja, sigue uno de estos procedimientos:

a. Haz clic en la hoja delante de la cual deseas insertar directamente las hojas movidas o
copiadas.
b. Haz clic en (mover al final) (ILUSTRACIN 4.21) para insertar las hojas movidas o copiadas despus de la ltima hoja en el libro y antes de la ficha Insertar hoja de clculo.
53
Ilustracin 4.21
6. Para copiar las hojas en lugar de moverlas, en el cuadro de dilogo Mover o copiar, activa la casilla de verificacin Crear una copia.
NOTAS:
Al crear una copia de la hoja de clculo, sta se duplica en el libro de destino. Al mover una hoja de clculo,
sta se quita del libro original y aparece nicamente en el libro de destino.
Las hojas de clculo que muevas o copies a otro libro usarn las fuentes, los colores y los efectos del tema que
se aplica al libro de destino.
4.2.6 Mover o copiar hojas de clculo a otra ubicacin en el mismo libro

Puedes de forma muy sencilla mover o copiar una hoja de clculo a otra ubicacin en el mismo libro. Sin
embargo, ten presente que los clculos o grficos basados en los datos de una hoja de clculo podran
resultar incorrectos si mueves la hoja de clculo.
Para mover o copiar una hoja de clculo realiza lo siguiente:
1. Selecciona la(s) hoja(s) de clculo que deseas mover o copiar.
2. Haz clic en la ficha Inicio
3. En el grupo Celdas haz clic en Formato (ILUSTRACIN 4.22)
54
Ilustracin 4.22
4. En la seccin Organizar hojas, haz clic en Mover o copiar hoja (ILUSTRACIN 4.23)
Ilustracin 4.23
TIP.-Tambin puedes hacer clic con el botn secundario en una ficha de hoja seleccionada y, a continuacin,
hacer clic en Mover o copiar.
5. En el cuadro de dilogo Mover o copiar, en la lista Antes de la hoja (ILUSTRACIN 4.24), sigue
uno de estos procedimientos:
55
Ilustracin 4.24
a. Haz clic en la hoja delante de la cual deseas insertar directamente las hojas movidas o
copiadas.
b. Haz clic en (mover al final) para insertar las hojas movidas o copiadas despus de la ltima hoja del libro y antes de la ficha Insertar hoja de clculo.
6. Para copiar las hojas en lugar de moverlas, en el cuadro de dilogo Mover o copiar, active la casilla de verificacin Crear una copia (ILUSTRACIN 4.25).
Ilustracin 4.25
NOTA.- Al crear una copia de la hoja de clculo, la hoja de clculo se duplica en el libro y el nombre de la hoja
indica que es una copia. Por ejemplo, la primera copia que se hace de Hoja1 se denomina Hoja1 (2).
TIP.-Para mover las hojas del libro actual, puedes arrastrar las hojas seleccionadas por la fila de fichas de
hojas.
56

Para copiar las hojas, mantn presionada la tecla CTRL y, a continuacin, arrastra las hojas; suelta el botn del mouse antes de soltar la tecla CTRL.
Otro mtodo para Mover o Copiar una hoja de clculo es a travs del men contextual, ste aparecer
una vez que presione el botn derecho del mouse sobre la etiqueta de la hoja que deseas ya sea mover o
copiar (ILUSTRACIN 4.26).
Ilustracin 4.26
4.2.7 Ocultar o mostrar hojas de clculo o libros

Puedes ocultar cualquier hoja de clculo de un libro para quitarla de la vista. Tambin puedes ocultar la
ventana de libro de un libro para quitarla del rea de trabajo. Los datos de las hojas de clculo ocultas y de
las ventanas del libro no son visibles, pero se puede seguir haciendo referencia a ellas desde otras hojas
de clculo y libros. Puedes mostrar las ventanas de libro o las hojas de clculo ocultas segn se necesite.
4.2.7.1 Ocultar una ventana de libro

2. En el grupo Ventana, haz clic en Ocultar (ILUSTRACIN 4.27)
Ilustracin 4.27
57
4.2.7.2 Mostrar una ventana de libro oculta

1. Haz clic en la ficha Ver
2. En el grupo Ventana, haz clic en Mostrar.
3. En el cuadro de dilogo Mostrar (ILUSTRACIN 4.28), haz doble clic en la ventana del libro que
desees mostrar.
Ilustracin 4.28
4.3 Modificar Hojas de clculo

4.3.1 Moverse o desplazarse por una hoja de clculo
Una hoja de clculo de Excel puede contener ms de un milln de filas y ms de diecisis mil columnas,
para desplazarte en ellas existen diferentes formas puedes utilizar las teclas de direccin, las barras de
desplazamiento o el mouse.
4.3.1.1 Utilizar las teclas de direccin para desplazarse en una hoja de clculo
Para desplazarte por las celdas de una hoja, haz clic en cualquier celda o utiliza las teclas de direccin.
Cuando te desplazas a una celda, sta se convierte en la celda activa.
58
PARA DESPLAZARTE
Al comienzo y al final de los rangos
Una fila hacia arriba o hacia abajo
HAZ ESTO
Presiona CTRL + tecla de direccin para desplazarte al
comienzo y al final de cada rango en una columna o fila
antes de detenerte al final de la hoja de clculo.
Para desplazarte al comienzo y al final de cada rango, presiona CTRL + MAYS + tecla de direccin.
Utiliza la tecla FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para
desplazarte una fila hacia arriba o abajo.
Una columna a la izquierda o a la de- Utiliza la tecla FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA
recha
para desplazarte una columna hacia la izquierda o hacia
la derecha.
Presiona CTRL + Inicio
Al inicio de la hoja (celda A1)
TIP: Puedes usar el cuadro de nombres para desplazarte a una celda en particular. Haz clic en el cuadro de
nombres y escribe la referencia de la celda a la que deseas ir, por ejemplo J19
4.3.2 Cambiar el nombre de una hoja de clculo

A veces es til colocar un nombre significativo a las hojas de clculo para identificarlas de una mejor manera, para cambiar el nombre de una hoja realiza lo siguiente:
1. Haz clic con el botn derecho del mouse en la pestaa de hoja cuyo nombre deseas cambiar
2. A continuacin, haz clic en Cambiar el nombre de la hoja (ILUSTRACIN 4.29).
Ilustracin 4.29
3. Escribe el nombre nuevo.
59
4.3.3 Cambiar el Color de etiqueta a una hoja de clculo

Resulta ms sencillo trabajar o identificar datos en una hoja de clculo si adems de cambiar el nombre de
sta tambin le aplicas un color.
Para cambiar el color de etiqueta realiza lo siguiente:
1. Selecciona la o las hojas a las que deseas aplicar color
3. En el grupo celdas, haz clic en el botn Formato (ILUSTRACIN 4.30)
Ilustracin 4.30
4. Haz clic en Color de etiqueta (ILUSTRACIN 4.31), elige alguno de los colores.
Ilustracin 4.31
Otra forma ms sencilla es la siguiente:

1. Haz clic derecho con el mouse sobre la etiqueta de hoja de clculo
2. Posa el mouse sobre Color de etiqueta (ILUSTRACIN 4.32), elige alguno de los colores que aparecen.
60
Ilustracin 4.32
4.3.4 Eliminar una o ms hojas de clculo

Si deseas eliminar alguna de las hojas de clculo de algn libro realiza lo siguiente:
1. Selecciona la hoja o las hojas de clculo que deseas eliminar.
3. En el grupo Celdas haz clic en la flecha debajo de Eliminar (ILUSTRACIN 4.33)
Ilustracin 4.33
4. A continuacin haz clic en Eliminar hoja (ILUSTRACIN 4.34).
Ilustracin 4.34
61
TIP.-Tambin puedes hacer clic con el botn derecho en la pestaa de hoja de una hoja de clculo o en la pestaa de hoja de cualquiera de las hojas de clculo seleccionadas que desees eliminar y, a continuacin, haz
clic en Eliminar.
4.3.5 Seleccionar celdas, rangos, filas o columnas de una hoja de clculo

Puedes seleccionar rpidamente celdas, rangos, filas o columnas, o bien todos los datos de una hoja de
clculo, para aplicar formato a los datos de la seleccin, o para insertar otras celdas, filas o columnas.
4.3.5.1 Seleccionar celdas, rangos, filas, columnas o todos los datos de una hoja de clculo
PARA SELECCIONAR
Una celda
Un rango de celdas
HAZ ESTO
Haz clic en la celda o usa las teclas de direccin para ir a la celda.
Haz clic en la primera celda del rango y arrastra el mouse hasta la ltima celda, o mantn presionada la tecla SHIFT mientras presionas las
teclas de direccin para ampliar la seleccin.
Tambin puedes seleccionar la primera celda o rango de celdas y despus presionar F8 para ampliar la seleccin mediante las teclas de direccin. Para detener la ampliacin de la seleccin, vuelve a presionar
F8.
Un rango de celdas Haz clic en la primera celda del rango y despus mantn presionada la
grande
tecla SHIFT mientras haces clic en la ltima celda del rango. Puedes
desplazarte para hacer visible la ltima celda.
Todas las celdas de una Haz clic en el botn Seleccionar todo
hoja de clculo
62
Celdas o rangos de cel- Selecciona la primera celda o rango de celdas y despus mantn predas no adyacentes
sionada la tecla Ctrl mientras seleccionas las dems celdas o rangos.
Tambin puedes seleccionar la primera celda o rango de celdas y des.
pus presionar SHIFT+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente
a la seleccin. Para detener la adicin de celdas o rangos a la seleccin,
vuelve a presionar SHIFT+F8.
Una fila o columna com- Haz clic en el encabezado de la fila o de la columna.

pleta
Filas o columnas adyacentes

Filas o columnas no adyacentes
La primera o la ltima
celda de una fila o columna
La primera o la ltima
celda de una hoja de
clculo o de una tabla
Celdas hasta la ltima
celda usada de la hoja
de clculo (esquina inferior derecha)
63
Tambin puedes seleccionar celdas de una fila o de una columna si

seleccionas la primera celda y despus presionas Ctrl+SHIFT+Flecha
(flecha derecha o flecha izquierda para las filas, y flecha arriba o flecha
abajo para las columnas).
Arrastra el puntero por los encabezados de fila o columna. O bien, selecciona la primera fila o columna y despus mantn presionada la tecla SHIFT mientras seleccionas la ltima fila o columna.
Haz clic en el encabezado de la primera fila o columna de la seleccin.
A continuacin, mantn presionada la tecla Ctrl mientras haces clic en
los encabezados de otras filas o columnas que deseas agregar a la seleccin.
Selecciona una celda de la fila o columna y despus presiona Ctrl+Flecha (flecha derecha o flecha izquierda para las filas, y flecha arriba o
flecha abajo para las columnas).
Presiona Ctrl+Inicio para seleccionar la primera celda de una hoja de
clculo o de una tabla de Excel. Presiona Ctrl+Fin para seleccionar la ltima celda de una hoja de clculo o de una tabla de Excel que contenga
datos o formato
Selecciona la primera celda y despus presiona Ctrl+Shift+Fin para
ampliar la seleccin de celdas hasta la ltima celda usada en la hoja de
clculo (esquina inferior derecha).
Celdas hasta el comienzo de la hoja de clculo

Ms o menos celdas que
la seleccin activa
Selecciona la primera celda y despus presiona Ctrl+Shift+Inicio para

extender la seleccin de celdas hasta el comienzo de la hoja de clculo.
Mantn presionada la tecla Shift mientras haces clic en la ltima celda
que desees incluir en la nueva seleccin. El rango rectangular entre la
celda activa y la celda en la que haces clic se convierte en la nueva seleccin.
NOTAS:
Para cancelar una seleccin de celdas, haz clic en cualquier celda de la hoja.
Excel marca las celdas o los rangos seleccionados resaltndolos. Los resaltados no aparecen en la copia impresa.
Si la seleccin se ampla al hacer clic en una celda o al presionar teclas para desplazarse en la hoja de clculo,
puede deberse a que hayas presionado F8 o Shift+F8 para ampliar o agregar a la seleccin, en este caso, se
mostrar Ampliar seleccin o Agregar a la seleccin en la barra de estado. Para detener la ampliacin o adicin a una seleccin, vuelve a presionar F8 o Mays+F8.
4.3.5.2 Seleccionar el contenido de una celda
PARA SELECCIONAR EL CONTENIDO HAZ ESTO

DE UNA CELDA
En la celda
Haz doble clic en la celda y despus desplzate sobre el
contenido de la celda que quieras seleccionar.
Haz clic en la celda y despus desplzate sobre el conteEn la barra de frmulas
nido de la celda que quieras seleccionar en la barra de frmulas.
Mediante el teclado
Presiona F2 para modificar la celda, usa las teclas de direccin para ubicar el punto de insercin y despus presiona
SHIFT+tecla de direccin para seleccionar el contenido.
64
4.3.6 Insertar o eliminar celdas, filas y columnas

En Excel 2013 puedes insertar celdas arriba o a la izquierda de la celda activa, cuando insertas celdas en
blanco, Excel desplaza las dems celdas en la misma columna hacia abajo o las celdas en la misma fila
hacia la derecha.
Tambin es posible insertar filas por encima de una fila seleccionada y columnas a la izquierda de una
columna seleccionada.
4.3.6.1 Insertar celdas en blanco en una hoja de clculo

1. Selecciona la celda o el rango de celdas en las que deseas insertar las nuevas celdas en blanco.
TIP: Selecciona el mismo nmero de celdas que deseas insertar. Por ejemplo, para insertar cinco celdas en
blanco, debes seleccionar cinco celdas.
3. En el grupo Celdas, haz clic en la flecha del botn Insertar (ILUSTRACIN 4.35)
Ilustracin 4.35
4. A continuacin elige Insertar celdas (ILUSTRACIN 4.36).
Ilustracin 4.36
65

TIP.-Tambin puedes hacer clic con el botn derecho del mouse en las celdas seleccionadas y, a continuacin,
haz clic en Insertar.
5. En el cuadro de dilogo Insertar (ILUSTRACIN 4.37), haz clic en la direccin en la que desees
desplazar las celdas circundantes.
Ilustracin 4.37
4.3.6.2 Insertar filas en una hoja de clculo

Para insertar filas en una hoja sigue uno de estos procedimientos:
1. Para Insertar:
a. Una sola fila: Selecciona toda la fila o una celda de la fila encima de la cual deseas insertar
la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haz clic en una
celda de la fila 5.
b. Varias filas: Selecciona las filas encima de las cuales deseas insertar las nuevas filas. Selecciona el mismo nmero de filas que deseas insertar. Por ejemplo, para insertar tres
nuevas filas, debes seleccionar tres filas.
c. Filas no adyacentes: Mantn presionada tecla CTRL mientras seleccionas las filas no adyacentes.
3. En el grupo Celdas haz clic en la flecha del botn Insertar (ILUSTRACIN 4.38)
Ilustracin 4.38
66
4. A continuacin haz clic en Insertar filas de hoja (ILUSTRACIN 4.39)
Ilustracin 4.39
TIP.- Tambin puedes hacer clic con el botn derecho del mouse en las filas seleccionadas y, a continuacin,
haz clic en el comando Insertar.
Para repetir rpidamente la accin de insertar una fila, haz clic en el lugar donde deseas insertar la fila y, a
continuacin, presiona CTRL+Y.
4.3.6.3 Insertar columnas en una hoja de clculo

Para insertar columnas en una hoja sigue uno de estos procedimientos:
1. Para insertar:
a. Una nica columna: Selecciona la columna o una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de donde deseas insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar
una nueva columna a la izquierda de la columna B, haz clic en una celda de la columna B.
b. Varias columnas: Selecciona las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la
posicin donde deseas insertar las nuevas columnas. Selecciona el mismo nmero de columnas que deseas insertar. Por ejemplo, para insertar tres columnas nuevas, debers
seleccionar tres columnas.
c. Columnas no adyacentes: Mantn presionada tecla CTRL mientras seleccionas columnas
no adyacentes.
3. En el grupo Celdas, haz clic en la flecha del botn Insertar
67

4. A continuacin haz clic en Insertar columnas de hoja (ILUSTRACIN 4.40).
Ilustracin 4.40
TIP.- Tambin puedes hacer clic con el botn derecho del mouse en las celdas seleccionadas y, a continuacin,
hacer clic en Insertar.
Para repetir rpidamente la accin de insertar una columna, haz clic en el lugar donde deseas insertar la columna y, a continuacin, presiona CTRL+Y.
4.3.7 Mostrar una hoja de clculo oculta

2. En el grupo Celdas, haz clic en Formato.
3. En Visibilidad, haz clic en Ocultar y mostrar y haz clic en Mostrar hoja
4. En el cuadro Mostrar, haz doble clic en el nombre de la hoja oculta que desees mostrar.
4.3.8 Ocultar una hoja de clculo

1. Selecciona las hojas de clculo que desees ocultar.
3. En el grupo Celdas haz clic en Formato (ILUSTRACIN 4.41).
Ilustracin 4.41
68

4. En Visibilidad haz clic en Ocultar y mostrar y haz clic en Ocultar hoja (ILUSTRACIN 4.42).
Ilustracin 4.42
NOTA: Si deseas ocultar una gran cantidad de hojas de clculo, ten en cuenta que, si bien puedes ocultar
varias simultneamente, slo puede volver a mostrar una a la vez.
4.3.9 Mostrar u ocultar columnas y filas

En Excel puedes ocultar columnas o filas y despus volverlas a mostrar.
4.3.9.1 Ocultar columnas o filas

Para ocultar filas o columnas puedes hacerlo de las siguientes formas:
1. Selecciona las filas o columnas que desees mostrar
2. Cambia a cero el alto de las filas o el ancho de las columnas, como vimos anteriormente.
Otra opcin es la siguiente
1. Selecciona las filas o columnas que deseas ocultar.
3. En el grupo Celdas, haz clic en Formato (ILUSTRACIN 4.43).
Ilustracin 4.43
4. En la seccin Visibilidad, elige Ocultar y mostrar
69

5. A continuacin haz clic en Ocultar filas o en Ocultar columnas (ILUSTRACIN 4.44).
Ilustracin 4.44
Tip.- Tambin puedes hacer clic con el botn derecho del mouse en una fila o columna (o en una seleccin de
varias filas o columnas) y, a continuacin, hacer clic en Ocultar.
4.3.9.2 Mostrar una o ms filas o columnas ocultas

Para mostrar alguna fila(s) o columna(s) que est oculta sigue uno de estos procedimientos:
1. Para mostrar:
a. las filas ocultas, selecciona la fila que est arriba y la que est debajo de las filas que deseas mostrar.
b. las columnas ocultas, selecciona las columnas adyacentes a cada lado de las columnas
que deseas mostrar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haz clic en Formato (ILUSTRACIN 4.45).
Ilustracin 4.45
3. En la seccin Visibilidad, elige Ocultar y mostrar
70

4. A continuacin, haz clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas (ILUSTRACIN 4.46).
Ilustracin 4.46
TIP: Tambin puedes hacer clic con el botn derecho del mouse en la seleccin de filas y columnas visibles que
rodean las filas y columnas ocultas y, a continuacin, hacer clic en Mostrar.
4.3.10 Eliminar celdas, filas o columnas

1. Selecciona las celdas, filas o columnas que deseas eliminar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haz clic en la flecha del botn Eliminar y luego realiza una
de las siguientes acciones:
a. Para eliminar las celdas seleccionadas, haz clic en Eliminar celdas (ILUSTRACIN 4.47).
b. Para eliminar las filas seleccionadas, haga clic en Eliminar filas de hoja (ILUSTRACIN
4.47).
c. Para eliminar las columnas seleccionadas, haz clic en Eliminar columnas de hoja (ILUSTRACIN 4.47).
Ilustracin 4.47
71

TIPS:
Puedes hacer clic con el botn derecho del mouse en una seleccin de celdas, hacer clic en Eliminar y luego
seleccionar la opcin que desees. Tambin puedes hacer clic con el botn secundario en una seleccin de filas
o columnas y luego hacer clic en Eliminar.
Si es necesario, puedes restaurar inmediatamente los datos eliminados con el mtodo abreviado CTRL+Z
4.4 Ajustar el ancho de columnas y el alto de filas

En una hoja de clculo, puedes especificar un ancho de columna comprendido entre 0 (cero) y 255. Este
valor representa el nmero de caracteres que puedes mostrar en una celda con formato de fuente estndar. El ancho de columna predeterminado es de 8,43 caracteres. Si especificas un ancho de columna de
0, la columna se oculta.
Puedes especificar un alto de fila comprendido entre 0 (cero) y 409. Este valor representa la medida en
puntos del alto (1 punto es aproximadamente igual a 1/72 pulgadas o 0,035 cm). El alto de fila predeterminado es de 12,75 puntos (aproximadamente 1/6 pulgadas o 0,4 cm). Si especificas un alto de fila de 0,
la fila se oculta.
4.4.1 Modificar el ancho de las columnas

Puedes modificar el ancho de las columnas para que se ajusten a tus necesidades y existen diferentes
formas de hacerlo, las cuales veremos a continuacin.
4.4.1.1 Cambiar el ancho de las columnas con el mouse

La forma ms simple de cambiar el ancho es con ayuda del mouse, sigue alguno de estos procedimientos:
Para cambiar el ancho de una columna: Arrastra el borde del lado derecho (ILUSTRACIN 4.48) del encabezado de columna hasta que la columna tenga el ancho que deseas.
Ilustracin 4.48
72

Para cambiar el ancho de varias columnas: Selecciona las columnas que deseas cambiar y arrastra un
borde hacia la derecha de un encabezado de columna seleccionado.
Para cambiar el ancho de columnas y ajustarlo al contenido: Selecciona la columna o columnas que deseas cambiar y haz doble clic en el borde de la derecha del encabezado de columna seleccionado.
Para cambiar el ancho de todas las columnas de la hoja de clculo: Haz clic en el botn Seleccionar todo
y arrastra el borde de cualquier encabezado de columna.
4.4.1.2 Establecer un ancho especfico para una columna

Si quieres ser ms preciso al establecer el ancho de las columnas puedes realizar lo siguiente:
1. Selecciona la columna o columnas que desea cambiar.
Ilustracin 4.49
4. En la seccin Tamao de celda, haz clic en Ancho de columna (ILUSTRACIN 4.50).
Ilustracin 4.50
73
5. En el cuadro Ancho de columna (ILUSTRACIN 4.50), escribe el valor que desees.
Ilustracin 4.51
6. Haz clic en Aceptar.
TIP: Puedes ajustar el ancho de una sola columna haciendo clic derecho con el mouse en la columna seleccionada, despus haz clic en Ancho de columna y escribe el valor que deseas.
4.4.1.3 Autoajustar el ancho de columna al contenido

Para hacer que el ancho de las columnas se ajuste automticamente al contenido realiza lo siguiente:
1. Selecciona la columna o columnas que deseas cambiar.
4. En la seccin Tamao de celda, haz clic en Autoajustar ancho de columna (ILUSTRACIN 4.52).
Ilustracin 4.52
74
4.4.2 Modificar el alto de las filas

Puedes modificar el alto de las filas para que se ajusten a tus necesidades y existen diferentes formas de
hacerlo, las cuales veremos a continuacin.
4.4.2.1 Cambiar el alto de las filas con el mouse

La forma ms simple de cambiar el alto de las filas es con ayuda del mouse para esto realiza alguno de los
siguientes procedimientos:
Para cambiar el alto de una fila: Arrastra el borde inferior del encabezado de fila (ILUSTRACIN 4.53)
hasta que la fila tenga el alto que deseas.
Ilustracin 4.53
Para cambiar el alto de varias filas: Selecciona las filas que deseas cambiar y arrastra el borde inferior de
uno de los encabezados de fila seleccionados.
Para cambiar el alto de fila y ajustarlo al contenido: Selecciona la fila o filas que deseas cambiar y haz
doble clic en el borde inferior del encabezado de fila.
Para cambiar el alto de todas las filas de la hoja de clculo: Haz clic en el botn Seleccionar todo y arrastre el borde inferior de cualquier encabezado de fila.
4.4.2.2 Establecer un alto especfico para una fila

Si quieres ser ms preciso al establecer el alto de las filas puedes realizar lo siguiente:
1. Selecciona la filas o filas que deseas cambiar.
75
Ilustracin 4.54
4. En la seccin Tamao de celda, haz clic en Alto de fila (ILUSTRACIN 4.55).
Ilustracin 4.55
5. En el cuadro Alto de fila (ILUSTRACIN 4.56), escribe el valor que desees.
Ilustracin 4.56
6. Haz clic en Aceptar.

TIP: Puedes ajustar el alto de una sola fila haciendo clic derecho con el mouse en la fila seleccionada, despus
haz clic en Alto de fila y escribe el valor que deseas.
76
4.4.2.3 Autoajustar el alto de fila al contenido

Para hacer que el alto de las filas se ajuste automticamente al contenido realiza lo siguiente:
1. Selecciona la fila o filas que deseas cambiar.
4. En la seccin Tamao de celda, haz clic en Autoajustar alto de fila (ILUSTRACIN 4.57).
Ilustracin 4.57
4.5 Combinar celdas

Generalmente las hojas de clculo de Excel contienen datos acerca de un tema especfico, por ejemplo
los paquetes entregados, los ingresos, o gastos, etc. Una buena opcin para comunicar correctamente
el contenido de una hoja de clculo es el uso de rtulos o encabezados de columna. Algunas veces estos
encabezados de columna sirven como ttulo de una hoja o de una tabla de datos y necesitas que abarquen
ms de una columna, para lograr esto puedes combinar celdas.
Combinar celdas es una herramienta til para combinar datos por ejemplo centrar un ttulo en varias
columnas.
Cuando se combinan dos o ms celdas verticales u horizontales adyacentes, se convierten en una celda
de gran tamao que se muestra en varias columnas o filas. El contenido de una de las celdas aparece en el
centro de la celda combinada, como se puede ver en el ejemplo siguiente (ILUSTRACIN 4.58):
Ilustracin 4.58
77

NOTA: Una celda combinada se puede dividir de nuevo en celdas independientes, pero no se puede dividir una
sola celda que no se haya combinado.
Para combinar celdas realiza lo siguiente:

1. Selecciona las celdas adyacentes que desees combinar.
3. En el grupo Alineacin haz clic en Combinar y centrar (ILUSTRACIN 4.59)
a. Las celdas se combinarn en una fila o columna y su contenido se centrar en la celda
combinada.
Ilustracin 4.59
Para combinar celdas sin centrar su contenido, haz clic en la flecha situada junto a Combinar y centrar y,
a continuacin, selecciona alguna de las opciones (ILUSTRACIN 4.60):
Ilustracin 4.60
4.5.1 Dividir una celda combinada

Para dividir una celda que has combinado realiza lo siguiente:
1. Selecciona la celda combinada.
2. Al seleccionar una celda combinada, tambin aparecer seleccionado el botn Combinar y centrar
78

3. Para dividir una celda combinada, haz clic en Combinar y centrar (ILUSTRACIN 4.61).
Ilustracin 4.61
El contenido que tenan las celdas combinadas aparecer en la celda superior izquierda del rango de celdas que queden divididas.
4.6 Imprimir un libro

Desde un mismo lugar, puedes ver el aspecto que tendr un libro impreso, configurar las opciones de
impresin e imprimir un archivo.
1. Haz clic en la ficha Archivo y en Imprimir.

2. Haz lo siguiente:
a. En Imprimir, escribe el nmero de copias que deseas imprimir en el cuadro Copias.
b. En Impresora, asegrate de que est seleccionada la impresora correcta.
c. En Configuracin, se encuentran seleccionados los valores de configuracin de impresin
predeterminados para la impresora. Si deseas cambiar algn parmetro, haz clic en el
mismo y selecciona otro nuevo.
3. Haz clic en Imprimir (ILUSTRACIN 4.62).
79
Ilustracin 4.62
4.6.1 Imprimir parte de una hoja

Si imprimes una seleccin especfica de una hoja de clculo con frecuencia, puedes definir un rea de
impresin que incluya slo esa seleccin. Un rea de impresin es uno o ms rangos de celdas que se
designan para imprimir cuando no se quiere imprimir toda la hoja de clculo. Cuando imprimas la hoja
de clculo despus de haber definido un rea de impresin, slo se imprimir esta rea. Puede agregar
celdas para ampliar el rea de impresin segn sea necesario y puede borrar el rea de impresin para
imprimir la hoja de clculo completa.
Una hoja de clculo puede tener varias reas de impresin, cada una de las cuales se imprimir en una
pgina separada.
4.6.1.1 Establecer una o varias reas de impresin

En la hoja de clculo realiza lo siguiente:
1. Selecciona las celdas que desees definir como el rea de impresin.
80

TIP: Para crear varias reas de impresin, puedes mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en las reas
que desee imprimir.
2. Haz clic en la ficha Diseo de pgina

3. En el grupo Configurar pgina, haz clic en rea de impresin (ILUSTRACIN 4.63).
Ilustracin 4.63
4. A continuacin, haz clic en Establecer rea de impresin (ILUSTRACIN 4.64).
Ilustracin 4.64
NOTA.- El rea de impresin que hayas establecido se guardar al guardar el libro.
4.6.1.2 Agregar celdas a un rea de impresin existente

En la hoja de clculo realiza lo siguiente:
1. Selecciona las celdas que deseas agregar al rea de impresin existente.
NOTA.- Si las celdas que deseas agregar no son adyacentes al rea de impresin existente, se crear un rea
de impresin adicional. Cada rea de impresin de una hoja de clculo se imprime en una pgina separada. A
un rea de impresin solamente se le pueden agregar celdas adyacentes.
3. En el grupo Configurar pgina, haz clic en rea de impresin
81

4. A continuacin haz clic en Agregar al rea de impresin (ILUSTRACIN 4.65).
Ilustracin 4.65
4.6.1.3 Borrar el rea de impresin

NOTA.-Si la hoja de clculo contiene varias reas de impresin, borrar una de ellas eliminar todas las reas
de impresin de la hoja de clculo.
1. Haz clic en cualquier lugar de la hoja de clculo en la que deseas borrar el rea de impresin.
3. En el grupo Configurar pgina, haz clic en Borrar rea de impresin (ILUSTRACIN 4.66)
Ilustracin 4.66
82
Introduccin y edicin de
datos en una hoja de clculo
Objetivos:
Conocer los tipos de datos de Excel 2013

Conocer las diferentes maneras de agregar datos en Excel 2013
Conocer las herramientas para rellenar datos
Conocer la nueva herramienta Relleno rpido
Convertir texto en columnas
5 INTRODUCCIN Y EDICIN DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO

Ahora que has creado una hoja de clculo bsica, y te has familiarizado con la interfaz de Excel, es hora de
agregar datos a tu hoja de clculo.
Si deseas planear un presupuesto familiar, crear una factura de venta, graficar algunos datos, primero hay
que entender cmo Excel interpreta la informacin que ingresas.
Dependiendo de qu tipo de datos se escribe en una celda, Excel lo clasifica como un nmero, una fecha,
o un fragmento de texto.
5.1 Tipos de datos

Una de las caractersticas ms importantes de Excel es su capacidad para distinguir entre diferentes tipos
de informacin. Una hoja tpica puede contener texto y nmeros.
Cuando se trabaja en Excel con texto normal puedes ordenar alfabticamente una lista, realizar una correccin ortogrfica, y aplicar algn formato bsico.
En cambio cuando se trata de datos numricos Excel ofrece una amplia gama de opciones, por ejemplo,
crear clculos y frmulas complejas, o puedes representar los datos de la hoja de clculo en un grfico.
Cuando introduces informacin en Excel no indicas de forma explcita el tipo de datos que es, Excel examina la informacin que se escribe basndose en el formato personal y otras pistas y Excel lo clasifica
automticamente.
Excel distingue entre cuatro tipos de datos bsicos:
Texto ordinario. Este tipo de datos incluye ttulos de las columnas, las descripciones, y cualquier otro
contenido que Excel no puede identificar como uno de los otros tipos de datos.
Nmeros. Este tipo de datos incluye los formatos de moneda, nmeros enteros, fracciones, porcentajes,
y cualquier otro tipo de datos numricos.
Fechas y horas. Este tipo de datos incluye las fechas (como el 03 de octubre 2013), tiempos (como 16:30),
y la fecha y la hora combinada (como 03 de octubre 2013, 16:30).
Valores lgicos (verdadero o falso). Este tipo de datos son conocidos como valores Booleanos y slo
pueden contener uno de dos valores: VERDADERO o FALSO.
84

Una forma til para visualizar cmo interpreta Excel a los datos es ver cmo se alinean en las celdas. Excel
siempre alinea a la izquierda el texto, a la derecha nmeros y fechas, centra valores booleanos (ILUSTRACIN 5.1).
Ilustracin 5.1
5.2 Introducir datos

Existen diferentes mtodos para introducir datos manualmente en Excel.
Puedes introducir datos en:
una celda
varias celdas a la vez
en ms de una hoja de clculo simultneamente.
Y puedes trabajar con datos que pueden ser
Nmeros
Texto
Fechas
Horas
Puedes dar formato a estos datos de varias maneras. Adems, puedes ajustar varias opciones de configuracin para que te resulte ms fcil introducirlos.
5.2.1 Introducir texto o un nmero en una celda

Introducir datos en una celda de Excel es muy sencillo, realiza lo siguiente:
1. En la hoja de clculo, haz clic en una celda.
2. Escribe los nmeros o el texto que desees introducir, despus, presione Enter o TAB.
85

TIP: Para introducir los datos en una nueva lnea dentro de una celda, inserte un salto de lnea presionando
Alt+Enter.
Tambin puedes utilizar la barra de frmulas para escribir datos:

2. Escribe los nmeros o el texto que desees introducir en la barra de frmulas y, despus, presiona
Enter o TAB.
5.2.2 Introducir una fecha o una hora en una celda

2. Escribe una fecha o una hora como se indica a continuacin:
3. Para introducir una fecha, usa una diagonal o un guion; por ejemplo escribe 05/09/2002 o 5-Sep2002.
4. Para introducir una hora basndote en un reloj de 12 horas, introduce la hora seguida de un espacio, despus, escribe a o p tras la hora; por ejemplo 9:00 p. De lo contrario, Excel escribir la hora
como a.m.
TIP: Para introducir la hora y fecha actual, presiona Ctrl + Shift+: (dos puntos).
5.2.3 Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez

Cuando necesitas que los mismos datos se encuentren en varias celdas, puedes introducirlos al mismo
tiempo, para esto realiza lo siguiente:
1. Selecciona las celdas en las que desees introducir los mismos datos. Las celdas pueden ser o no
adyacentes.
2. En la celda activa, escribe los datos y presiona Ctrl + Enter.
86
5.2.4 Introducir los mismos datos en varias hojas de clculo a la vez

Si deseas que los datos de una hoja se repitan en otras puedes introducir datos de manera simultnea,
para esto realiza lo siguiente:
1. Selecciona las hojas en las que deseas introducir datos de forma simultnea.
2. En la hoja de clculo activa, selecciona la celda o el rango en los que deseas modificar datos existentes o introducir nuevos.
3. En la celda activa, escribe nuevos datos o modifica los datos existentes y, despus, presiona Enter
o TAB para mover la seleccin a la siguiente celda.
Los cambios se aplicarn a todas las hojas de clculo seleccionadas en las mismas celdas
5.2.5 Mover o copiar celdas y contenido de las celdas

Otra forma de agregar datos en una hoja de clculo es a travs de los comandos Cortar y Copiar para
mover o copiar celdas completas.
Tambin puedes copiar contenido o atributos especficos de las celdas. Por ejemplo, puedes copiar el valor resultante de una frmula sin copiar la propia frmula, o copiar slo la frmula.
NOTA: Excel muestra un borde mvil animado alrededor de las celdas que se han cortado o copiado.
5.2.5.1 Mover o copiar celdas completas

Al mover o copiar una celda, Excel mueve o copia toda la celda, incluidas las frmulas y sus valores resultantes, as como los formatos de celdas y los comentarios.
Para mover o copiar celdas realiza lo siguiente:
Selecciona las celdas que deseas mover o copiar
1. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles (ILUSTRACIN 5.2), sigue uno de los procedimientos
siguientes:
Ilustracin 5.2
87
2. Para mover una o ms celdas haz clic en Cortar (ILUSTRACIN 5.3):
Ilustracin 5.3
TIP: Puedes usar el mtodo abreviado CTRL+X
3. Para copiar celdas, haz clic en Copiar (ILUSTRACIN 5.4):
Ilustracin 5.4
TIP: Puedes usar el mtodo abreviado CTRL+C
4. Para pegar el contenido realiza lo siguiente:
5. Haz clic en la celda donde deseas colocar la informacin
6. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haz clic en Pegar (ILUSTRACIN 5.5).
TIP: Puedes usar el mtodo abreviado CTRL+V
Ilustracin 5.5
88

Para elegir opciones especficas al pegar celdas realiza lo siguiente:
1. Haz clic en la flecha situada debajo del botn Pegar
2. A continuacin haz clic en la opcin que desees utilizar. Por ejemplo, puedes hacer clic en Pegado
especial o en Pegar como imagen (ILUSTRACIN 5.6).
Ilustracin 5.6
3. De forma predeterminada, Excel muestra el botn Opciones de pegado (ILUSTRACIN 5.7) en la

hoja de clculo para proporcionar opciones especiales cuando se pegan celdas, como por ejemplo
Mantener formato de origen y Coincidir con formato de destino.
Ilustracin 5.7
89
5.2.5.2 Mover o copiar celdas completas utilizando el mouse

De manera predeterminada, la edicin con arrastrar y colocar est activada, de manera que puedas usar
el mouse para mover y copiar celdas.
1. Selecciona las celdas o el rango de celdas que deseas mover o copiar.
2. Sigue uno de los procedimientos siguientes:
a. Para mover una celda o rango de celdas: Sita el puntero sobre el borde de la seleccin.
Cuando el puntero se transforme en un puntero de movimiento
, arrastra la celda o el
rango de celdas hasta otra ubicacin.

b. Para copiar una celda o rango de celdas: Mantn presionada la tecla CTRL mientras colocas el puntero sobre el borde de la seleccin. Cuando el puntero se transforme en un
puntero de copia
, arrastra la celda o rango de celdas hasta otra ubicacin.
5.2.6 Reorganizar datos de columnas a filas o viceversa

Algunas ocasiones puede que los datos que necesitas estn organizados en columnas, pero necesitas
copiarlos a un lugar distinto en forma de filas, para poder realizar esto Excel proporciona una herramienta
llamada transponer
La transposicin de una fila o columna hace que los datos de las celdas cambien su orientacin. Los datos
de fila se convertirn en datos de columna y datos de columna se convertirn en datos de fila. Puedes
utilizar el comando Pegado especial para realizar este tipo de copia de celdas irregulares.
Para transponer una fila o columna realiza lo siguiente:
1. En la hoja de clculo, haz lo siguiente:
a. Para reorganizar los datos de las columnas en filas, selecciona las celdas de las columnas
que contengan los datos.
b. Para reorganizar los datos de las filas en columnas, selecciona las celdas de las filas que
contengan los datos.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haz clic en Copiar (ILUSTRACIN 5.8)
90
Ilustracin 5.8
3. En la hoja de clculo, selecciona la primera celda de las filas o columnas de destino en las que
desees reorganizar los datos copiados.
4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haz clic en la flecha situada debajo de Pegar (ILUSTRACIN 5.9)
Ilustracin 5.9
5. A continuacin, haz clic en Transponer (ILUSTRACIN 5.10).
Ilustracin 5.10
91
5.2.7 Rellenar datos automticamente en celdas de hojas de clculo

En lugar de escribir datos manualmente en una hoja de clculo, puedes usar la caracterstica Autorrelleno.
Autorelleno es una herramienta til que te permite crear toda una columna o fila de valores con datos
que siguen un patrn o que se basan en datos de otras celdas. Basndose en el valor de unas pocas celdas
Excel extrapola esos valores en una serie.
Una de las utilidades de sta herramienta es generar secuencias de nmeros, meses o das, en pocas palabras Autorelleno es una gran herramienta para la generacin de series simples. Cuando se trabaja con
una secuencia compleja de valores, no es de ayuda.
Para rellenar rpidamente varios tipos de series de datos, puedes seleccionar las celdas y arrastrar el
controlador de relleno.
Para usar el controlador de relleno realiza lo siguiente
1. Selecciona las celdas que desees usar como base para rellenar celdas adicionales
2. Arrastra el controlador de relleno (ILUSTRACIN 5.11) en sentido vertical u horizontal para rellenar las celdas que desees.
Ilustracin 5.11
3. Despus de arrastrar el controlador de relleno, se muestra el botn Opciones de autorrelleno

(ILUSTRACIN 5.12).
Ilustracin 5.12
92

Para cambiar la forma de rellenar la seleccin realiza lo siguiente:
1. Haz clic en Opciones de autorrelleno (ILUSTRACIN 5.13)
Ilustracin 5.13
2. Por ejemplo:
a. Para rellenar slo los formatos de celda
i. Haz clic en Rellenar formatos solo (ILUSTRACIN 5.14)
Ilustracin 5.14
b. Para rellenar slo el contenido de la celda

i. Haz clic en Rellenar sin formato (ILUSTRACIN 5.15)
Ilustracin 5.15
93
5.2.8 Rellenar datos en celdas mediante el comando Rellenar

Puedes usar el comando Rellenar para rellenar un rango seleccionado o la celda activa con el contenido
de un rango o celda adyacente.
Sigue uno de estos procedimientos:

1. Para rellenar la celda activa con el contenido de una celda adyacente:
a. Selecciona una celda vaca situada justo debajo, a la derecha, encima o a la izquierda de
la celda que contiene los datos con los que deseas rellenar la celda vaca.
2. Para rellenar varias celdas adyacentes
a. Selecciona la celda con el contenido que desea usar y las celdas adyacentes en las que
desea insertarlo.
4. En el grupo Modificar haz clic en Rellenar (ILUSTRACIN 5.16)
Ilustracin 5.16
5. Haz clic en alguna de las opciones Hacia abajo, Hacia la derecha, Hacia arriba o Hacia la izquierda (ILUSTRACIN 5.17).
Ilustracin 5.17
94
TIP: Si deseas rellenar rpidamente una celda con el contenido de una celda adyacente presiona Ctrl + J para
rellenar con el contenido de la celda superior. Presiona CTRL+D para rellenar con el de la celda de la izquierda.
5.2.9 Rellenar con una serie de nmeros, fechas u otros elementos de serie integrados
Puedes llenar rpidamente las celdas de un rango con una serie de nmeros o fechas, o con una serie
integrada para das, das de la semana, meses o aos, con el controlador de relleno y con el comando
Rellenar.
5.2.9.1 Rellenar celdas con una serie con el controlador de relleno

1. Selecciona la primera celda del rango que deseas rellenar.
2. Escribe el valor inicial de la serie.
3. Escribe un valor en la siguiente celda para establecer un modelo.
a. Por ejemplo, si deseas usar la serie 1, 2, 3, 4, 5..., escribe 1 y 2 en las primeras dos celdas.
Si deseas usar la serie 2, 4, 6, 8..., escribe 2 y 4 (ILUSTRACIN 5.18). Si deseas que la serie
sea 2, 2, 2, 2..., puedes dejar en blanco la segunda celda.
Ilustracin 5.18
4. Selecciona la celda o las celdas que contengan los valores iniciales.

5. Arrastra el controlador de relleno (ILUSTRACIN 5.19) por el rango que deseas rellenar.
Ilustracin 5.19
6. Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar en orden
descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda (ILUSTRACIN 5.20).
95
Ilustracin 5.20
NOTAS:
Para especificar el tipo de serie, tambin puede usar el botn derecho para arrastrar el controlador de relleno
sobre el rango y hacer clic en el comando adecuado del men contextual. Por ejemplo, si el valor inicial es la
fecha ENE-2007, haz clic en Rellenar meses para la obtener la serie FEB-2007, MAR-2007, etc. Tambin puedes hacer clic en Rellenar aos para obtener la serie ENE-2007, ENE-2008, etc.
Para suprimir la funcin Autorrelleno de series y copiar los valores seleccionados en las celdas adyacentes
mantn presionada la tecla Ctrl mientras arrastras el controlador de relleno de una seleccin de dos o ms
celdas.
5.2.9.2 Completar una serie con el comando Rellenar

1. Selecciona la primera celda del rango que deseas rellenar.
2. Escribe el valor inicial de la serie.
4. En el grupo Modificar, haz clic en Rellenar (ILUSTRACIN 5.21)
Ilustracin 5.21
5. Luego elige Series(ILUSTRACIN 5.22).
96
Ilustracin 5.22
6. En Tipo (ILUSTRACIN 5.23), haz clic en una de las opciones siguientes:

a. Lineal: Crea una serie y para calcularla agrega el valor del cuadro Incremento a cada valor
de celda.
b. Geomtrica: Crea una serie y para calcularla multiplica el valor del cuadro Incremento por
cada valor de celda.
c. Cronolgica: Crea una serie que rellena valores de fecha incrementalmente por el valor
del cuadro Incremento y que depende de la unidad definida en Unidad de tiempo.
d. Autorrellenar: Crea una serie que produce los mismos resultados que arrastrar el controlador de relleno.
Ilustracin 5.23
7. Para establecer el modelo de la serie, escribe los valores que desees en los cuadros Incremento y
Lmite.
97
5.2.10 Relleno rpido

Relleno rpido es una herramienta similar a Autorelleno que intenta determinar un patrn para que pueda llenar las nuevas celdas en base a los datos que ya has introducido. La diferencia es que Relleno rpido
no se limita a una sola columna o fila de valores, se refleja en todas las celdas que rodean a los datos e
intenta reconocer patrones ms complejos.
5.2.11 Convertir texto en columnas

Una caracterstica importante de Excel es el Asistente para convertir texto en columnas, el cual puedes
utilizar para separar el contenido de una celda, por ejemplo nombres y apellidos, en diferentes columnas.
Dependiendo de cmo estn organizados los datos, puedes dividir el contenido de las celdas basndote
en un delimitador (divisor o separador), como un espacio o una coma, o en base a una ubicacin especfica
de salto de columna dentro de tus datos.
Para convertir un texto a columnas realiza lo siguiente:

1. Selecciona el rango de datos que deseas convertir
2. Haz clic en la ficha Datos
3. En el grupo Herramientas de datos haz clic en Texto en columnas (ILUSTRACIN 5.24).
Ilustracin 5.24
4. Aparecer el Asistente para convertir texto en columnas (ILUSTRACIN 5.25)
98
Ilustracin 5.25
5. En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, haz clic en Delimitados o en De
ancho fijo y luego en Siguiente.
6. En el paso 2, si elegiste Delimitados en el paso anterior activa alguna de las casillas de verificacin
de los Separadores (ILUSTRACIN 5.26), si tus datos estn separados por algn otros carcter
activa Otro y escribe el carcter que desees.
Ilustracin 5.26
99
7. En el cuadro Vista previa de los datos (ILUSTRACIN 5.27) se muestra cmo quedar la separacin de tus datos
Ilustracin 5.27
8. Haz clic en Finalizar
5.3 Editar datos

Cada vez que comienzas a escribir en una celda, Excel borra cualquier contenido existente en esa celda
.Tambin puedes quitar rpidamente el contenido de una celda presionando SUPR.
Pero si deseas editar los datos de una celda en lugar de reemplazarlo, es necesario poner la celda en modo
de edicin, como ste:
1. Selecciona la celda que deseas editar.
2. Para poner la celda en modo de edicin presiona F2 o haz doble clic en ella.
100

El modo de edicin se parece a modo de entrada de texto normal, pero puedes utilizar las teclas de direccin para posicionar el cursor en el texto que ests editando (Cuando no ests en modo de edicin, si
presionas stas teclas slo te mueve a otra celda).
NOTA: Mientras ests en modo de edicin, no se pueden utilizar las flechas de direccin para desplazarse
fuera de la celda.
101
Aplicar formato a los datos de una hoja de clculo
Objetivos:
Conocer cmo aplicar formato a los textos en Excel 2013
Conocer cmo aplicar formato a las celdas en Excel 2013
6 APLICAR FORMATO A LOS DATOS DE UNA HOJA DE CLCULO

6.1 Aplicar formato al texto
Puedes cambiar el formato del texto que tenga en una hoja de clculo en Excel, para cambiar el formato
realiza lo siguiente:
1. Selecciona las celdas o el texto al que deseas dar formato.
2. Sigue uno de estos procedimientos:
6.1.1 Cambiar la fuente o el tamao de fuente

2. En el grupo Fuente haz clic en el cuadro Fuente (ILUSTRACIN 6.1)
Ilustracin 6.1
a. Elige la fuente que desees
3. En el cuadro Tamao de fuente (ILUSTRACIN 6.2), haz clic en el tamao de fuente que desees.
Ilustracin 6.2
103
6.1.2 Cambiar el color del texto

Para aplicar el color que se ha seleccionado ltimamente:
1. Haz clic en la Ficha Inicio
2. En el grupo Fuente haz clic en Color de fuente (ILUSTRACIN 6.3)
Ilustracin 6.3
Para aplicar un color diferente

1. Haz clic en la flecha que aparece junto a Color de fuente
2. A continuacin elige un color en la paleta (ILUSTRACIN 6.4).
Ilustracin 6.4
104
6.1.3 Aplicar negrita, cursiva o subrayado al texto o a los nmeros

1. Haz clic en la Ficha Inicio
2. En el grupo Fuente haz clic en el botn del formato que desees.
PARA APLICAR
Negrita
HAZ CLIC EN
Cursiva
Subrayado
6.1.4 Cambiar la alineacin del texto

2. En el grupo Alineacin elige alguna de las opciones (ILUSTRACIN 6.5)
Ilustracin 6.5
6.2 Ajustar texto automticamente

Para ajustar el texto automticamente realiza lo siguiente:
1. Selecciona las celdas a las que desea dar formato.
3. En el grupo Alineacin haz clic en Ajustar texto (ILUSTRACIN 6.6).
105
Ilustracin 6.6
NOTAS: Los datos de la celda se ajustan para adaptarse al ancho de la columna. Si cambia el ancho de columna, el ajuste de datos se adapta automticamente.
6.2.1 Especificar un salto de lnea

Para comenzar una nueva lnea de texto en un punto especfico de la celda realiza lo siguiente:
1. Haz doble clic en la celda
2. Haz clic en el punto de la celda en el que deseas interrumpir la lnea
3. A continuacin presiona ALT+ENTER.
6.3 Aplicar formato a las celdas

Puedes ayudar a mejorar la legibilidad de una hoja de clculo al aplicar distintos tipos de formatos. Por
ejemplo, puede aplicar bordes y sombreado a las celdas para ayudar a identificarlas rpidamente.
6.3.1 Aplicar bordes a la celda

Selecciona la celda o el rango de celdas a las que deseas agregar un borde.
1. Ubica el grupo Fuente de la ficha Inicio
2. Haz clic en la flecha junto a Bordes (ILUSTRACIN 6.7)
106
Ilustracin 6.7
3. Luego haz clic en el estilo de borde (ILUSTRACIN 6.8) que desees aplicar.
Ilustracin 6.8
NOTA: El botn Bordes muestra el estilo de borde usado ms recientemente. Para aplicar ese estilo, puedes
hacer clic en el botn Bordes (no en la flecha).
107
6.3.2 Aplicar sombreado a la celda

Selecciona la celda o rango de celdas a las que deseas aplicar el sombreado.
2. En el grupo Fuente haz clic en la flecha junto a Color de relleno (ILUSTRACIN 6.9)
Ilustracin 6.9
3. A continuacin, en Colores del tema o Colores estndar haz clic en el color que desees (ILUSTRACIN 6.10).
Ilustracin 6.10
6.3.3 Aplicar formatos de nmero

Aplicando distintos formatos de nmero, puedes cambiar el aspecto de los nmeros sin cambiar el nmero que aparece bajo la apariencia presentada.
El formato de nmero no afecta al valor real de la celda que utiliza Microsoft Excel para realizar clculos.
El valor real aparece en la barra de frmulas (ILUSTRACIN 6.11).
Ilustracin 6.11
108
A continuacin se muestra un resumen de los formatos de nmero disponibles en Excel
FORMATO
General
Nmero
Moneda
Contabilidad
Fecha
Hora
Porcentaje
Fraccin
Cientfico
Texto
Especial
Personalizado
109
DESCRIPCIN
ste es el formato de nmero predeterminado que aplica Excel cuando se escribe
un nmero. En la mayora de los casos, los nmeros que tienen el formatoGeneralse muestran tal y como se escriben. Sin embargo, si la celda no es lo bastante
ancha para mostrar todo el nmero, el FormatoGeneralredondea los nmeros
con decimales. El formato de nmero Generaltambin utiliza la notacin cientfica (exponencial) para nmeros grandes (de 12 o ms dgitos).
Este formato se utiliza para la presentacin general de nmeros. Puedes especificar el nmero de posiciones decimales que deseas usar, si deseas utilizar separadores de miles y cmo deseas mostrar los nmeros negativos.
Este formato se utiliza para los valores monetarios generales y muestra el smbolo de moneda predeterminado junto a los nmeros.
Este formato tambin se emplea para valores monetarios, pero alinea los smbolos de moneda y los separadores decimales de los nmeros de una columna.
Este formato muestra los nmeros de serie de fecha y hora como valores de fecha, en funcin del tipo y configuracin regional.
Este formato muestra los nmeros de serie de fecha y hora como valores de hora,
en funcin del tipo y configuracin regional.
Este formato multiplica por 100 el valor de la celda y muestra el resultado con un
smbolo de porcentaje.
Este formato presenta los nmeros en forma de fraccin, dependiendo del tipo
de fraccin especificado.
Este formato muestra los nmeros siguiendo la notacin exponencial, reemplazando parte del nmero con E + n, donde E (que significa Exponente) multiplica
el nmero precedente por 10 elevado a lan-sima potencia.
Este formato trata el contenido de las celdas como texto y muestra el contenido
exactamente tal y como se escribe, incluso cuando se escriban nmeros.
Este formato muestra los nmeros como un cdigo postal, nmero de telfono o
nmero de seguridad social.
Este formato permite modificar una copia de un cdigo de formato de nmero
existente. Crea un formato de nmero personalizado que se agrega a la lista de
cdigos de formato de nmero.

Para aplicar un formato de nmero realiza lo siguiente:
1. Selecciona las celdas a las que deseas dar formato.
3. En el grupo Nmero haz clic en la flecha del cuadro Formato de nmero (ILUSTRACIN 6.12).
Ilustracin 6.12
4. Elige la opcin que desees (ILUSTRACIN 6.13)
Ilustracin 6.13
5. Si necesitas algn formato ms especfico puedes hacer clic en Ms formatos de nmero (ILUSTRACIN 6.14) o en el Selector de grupo Nmero (ILUSTRACIN 6.15)
110
Ilustracin 6.14
Ilustracin 6.15
6. Estas acciones abrirn el cuadro de dilogo Formato de Celdas (ILUSTRACIN 6.16)
Ilustracin 6.16
111
6.4 Usar Copiar formato

Copiar formato es una herramienta fcil de utilizar que te permite copiar todos los ajustes de una celda,
incluyendo el formato de fuentes, colores de relleno de fondo, los bordes, e incluso el formato de nmero
de una celda a otra.
Puedes usar Copiar formato para copiar rpidamente el formato de una celda o rango a otra celda o rango.
Para copiar formato realiza lo siguiente:
1. Selecciona la celda o el rango que tiene el formato que deseas copiar.
2. En la ficha Inicio en el grupo Portapapeles haz clic en el Copiar formato (ILUSTRACIN 6.17)
Ilustracin 6.17
3. Una vez que el puntero se convierta en un cono de brocha, selecciona la celda o el rango donde
deseas aplicar el formato, para que se vea de la misma forma.
NOTA: Si deseas copiar el formato a ms de un elemento, haz doble clic en Copiar formato. Para desactivar
Copiar formato, presiona Esc.
6.5 Aplicar Estilos de celda

Una forma de aplicar formato tanto a celdas como a texto de forma rpida es usar los estilos de celda.
Un estilo de celda es un conjunto de atributos de formato que se puede aplicar a una celda o rango de
celdas de forma simultnea en vez de aplicar cada atributo de forma individual.
Para aplicar un estilo de celda a una celda activa o rango realiza lo siguiente:
2. En el grupo Estilos haz clic en Estilos de celda (ILUSTRACIN 6.18)
112
Ilustracin 6.18
3. A continuacin elige el estilo de celda que deseas aplicar (ILUSTRACIN 6.19).
Ilustracin 6.19
NOTA: Puedes aplicar ms de un estilo a una celda o rango.
113
6.6 Aplicar un Tema al libro

Un tema es un conjunto predefinido de colores, fuentes y efectos que se pueden aplicar a todo un libro o
a elementos especficos dentro de un libro, como grficos o tablas.
Para aplicar un tema al libro realiza lo siguiente:
2. En el grupo Temas, haz clic en Temas (ILUSTRACIN 6.19)
ILUSTRACIN 6.19
3. Elige alguno de los Temas disponibles (ILUSTRACIN 6.20)
114
Ilustracin 6.20
115
Administrar contenido
Objetivos:
Conocer las herramientas par Buscar y Reemplazar
conte-nido en Excel 2013
Crear nombres de rangos
7 ADMINISTRAR CONTENIDO
Cuando trabajas con grandes cantidades de informacin, es difcil localizar datos en especfico.
Puedes encontrar informacin especfica en una hoja de clculo de Excel mediante la herramienta Buscar.
Si adems deseas modificar o corregir algn dato buscado puedes utilizar la funcin Buscar y Reemplazar
de Excel.
7.1 Localizar datos con el comando Buscar

La funcin de bsqueda, busca en cada celda del libro u hoja hasta que encuentra el contenido que pediste a Excel que busque.
La herramienta Buscar de Excel funciona de manera similar a la funcin de bsqueda de Word teniendo en
cuenta algunos detalles adicionales:
Cuando Excel busca un dato compara el contenido que introduces con el contenido en cada celda. Si buscas la palabra Fecha, por ejemplo, Excel identifica como una coincidencia la celda que
contiene la frase Fecha de compra.
Cuando se buscan celdas con informacin numrica o de fecha, Excel siempre busca en el contenido de la celda, no el formato de texto que aparece en pantalla
Si el libro tiene celdas con fechas usando el formato da-mes-ao como 2-Dic-13, internamente
Excel almacena la fecha como 12/02/2013, esto se puede observar en la barra de frmulas por
lo tanto si buscas 2013 o 2/12 encontrar coincidencias porque el texto de tu bsqueda coincide con el contenido almacenado de las celdas con fechas. Pero si buscas Diciembre o 2-dic-13
no encontrars una coincidencia en celdas con fecha. Un comportamiento similar ocurre con los
nmeros, por ejemplo si buscas $3 no coincide con el valor de una celda con formato de moneda
$3,00 debido a que el signo de pesos no es parte del valor almacenado de la celda almacenado es
slo un formato.
Excel busca una celda a la vez, de izquierda a derecha, cuando se llega al final de una fila, se mueve a la primera columna de la siguiente fila.
117

Para trabajar con la herramienta Buscar, realiza lo siguiente:
1. Ubcate en la celda a partir de la cual quieres que Excel comience a Buscar
3. En el grupo Modificar, haz clic en Buscar y seleccionar (ILUSTRACIN 7.1)
Ilustracin 7.1
4. Elige Buscar (ILUSTRACIN 7.2)
Ilustracin 7.2
4. Aparecer el cuadro Buscar y Reemplazar (ILUSTRACIN 7.3)
118
Ilustracin 7.3
5. En el campo Buscar escribe la palabra, frase o nmero que ests buscando.

6. Haz clic en Buscar siguiente para avanzar por las coincidencias una a la vez, o elige Buscar todos
(ILUSTRACIN 7.4) para remarcar todas las coincidencias.
Ilustracin 7.4
El botn Buscar todo no te lleva a travs de la hoja de trabajo como lo hace la funcin Buscar, slo tendr
ILUSTRACIN 7.4s que seleccionar uno de los resultados de la lista, y en ese momento Excel se mueve
automticamente a la celda correspondiente.
119

Excel mantiene el texto y nmeros de la lista Buscar todo sincronizados con los cambios realizados en la
hoja de clculo. Por ejemplo, si cambias el contenido de una celda, el cambio aparece en la columna Valor
de la lista de resultados automticamente.
TIPS
Puedes usar caracteres comodn, como un asterisco (*) o un signo de interrogacin (?) en tus criterios de bsqueda:
1. Usa un asterisco para buscar cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo si buscas s*l devolver
tanto sal como seal.
2. Usa un signo de interrogacin (?) para buscar un solo caracter. Por ejemplo, s?l devolver sal y sol.
3. Si deseas buscar asteriscos, signos de interrogacin y tildes (~) en los datos de la hoja de clculo,
escribe una tilde antes de estos caracteres en el cuadro Buscar. Por ejemplo, para buscar datos que
contienen ?, debes escribir ~? como criterio de bsqueda.
7. Haz clic en Opciones para definir en ms detalle de bsqueda y, a continuacin, sigue uno de estos
procedimientos (ILUSTRACIN 7.5):
a. Para buscar datos en una hoja de clculo o en un libro entero, en el cuadro Dentro de,
selecciona Hoja o Libro.
b. Para buscar datos en filas o columnas especficas, en el cuadro Buscar, haz clic en Por
filas o Por columnas.
c. Para buscar datos con detalles especficos, en el cuadro Buscar dentro de, haz clic en
Frmulas, Valores o Comentarios.
d. Para buscar datos distinguiendo entre maysculas y minsculas, activa la casilla Coincidir maysculas y minsculas.
e. Para buscar celdas que contienen slo los caracteres que escribiste en el cuadro Buscar,
activa la casilla Coincidir con el contenido de toda la celda.
120
Ilustracin 7.5
8. Si deseas buscar texto o nmeros que adems tienen un formato especfico, haz clic en Formato
y elige sus opciones en el cuadro de dilogo Buscar formato.
7.2 Buscar y reemplazar texto

El potencial de Excel no slo te permite Buscar, tambin puedes Reemplazar automticamente un texto
o nmeros por otros que hayas buscado, por ejemplo, puede reemplazar la palabra Acme con Apex o
puedes aplicar formatos en lugar de reemplazar un texto
Para trabajar con la herramienta Reemplazar, realiza lo siguiente:

1. Ubcate en la celda a partir de la cual quieres que Excel comience a Buscar
3. En el grupo Modificar, haz clic en Buscar y seleccionar (ILUSTRACIN 7.6)
121
Ilustracin 7.6
4. Elige Buscar (ILUSTRACIN 7.7)
Ilustracin 7.7
9. Aparecer el cuadro Buscar y Reemplazar (ILUSTRACIN 7.8).
Ilustracin 7.8
122

10. En el campo Buscar escribe el texto o nmero que desees reemplazar.
11. En el campo Reemplazar con escribe el texto o nmero de reemplazo.
a. Escribe el texto de reemplazo exactamente como desees que aparezca. Si deseas configurar las opciones avanzadas, haz clic en Opciones.
12. Aqu puedes elegir alguna de las siguientes opciones.
a. Reemplazar todos: Cambia todas las coincidencias que tu bsqueda identifica.
b. Buscar todos: Busca en toda la hoja o el libro y enlista todas las coincidencias.
c. Buscar siguiente: Pasa a la siguiente coincidencia sin hacer ningn cambio., puedes hacer
clic en reemplazar cada vez que desees hacer un cambio.
7.3 Ir a
Si sabes exactamente a dnde deseas ubicarte en una hoja de clculo, puedes utilizar la funcin Ir a para
moverte a la direccin de la celda que especifiques.
Para activar la opcin Ir a realiza lo siguiente:
2. En el grupo Modificar haz clic en Buscar y seleccionar (ILUSTRACIN 7.9)
Ilustracin 7.9
3. Elige la opcin Ir a (ILUSTRACIN 7.10).
123
Ilustracin 7.10
4. Aparecer el cuadro Ir a (ILUSTRACIN 7.11)
Ilustracin 7.11
124

5. Introduce la direccin de celda, por ejemplo, escribe J833 para seleccionar dicha celda, o escribe
E1:J3 para seleccionar un rango de celdas. Puedes seleccionar varias celdas o rangos especificndolos en el cuadro Referencia, separados por comas. Tambin puedes especificar un nombre de
rango previamente definido.
6. A continuacin, haz clic en Aceptar.
TIP: Puedes usar el mtodo abreviado Ctrl + I.
NOTA: Para buscar y seleccionar rpidamente todas las celdas que contienen tipos especficos de datos (como
frmulas) haz clic en Especial.
7.4 Cuadro de nombres

7.4.1 Crear y usar nombres de rangos
Un rango con nombre es un grupo de celdas -tambin puedes ser una sola celda-, con un nombre designado. La razn ms comn para nombrar un rango es referirse a ella en las frmulas y funciones.
Nombrar rangos o una celda individual de acuerdo con los datos que contienen es una tcnica de ahorro
de tiempo, ya que te permite ir a su ubicacin de forma rpida, similar a un marcador.
7.4.2 Tipos de nombres

Existen varios tipos de nombres que se pueden crear y utilizar.
Nombre definido: Nombre que representa el valor de una celda, un rango de celdas, una frmula
o una constante. Puedes crear tu propio nombre definido, aunque Excel en ocasiones lo hace de
forma automtica, por ejemplo cuando estableces un rea de impresin.
Nombre de tabla: Es un nombre para una tabla de Excel, que es un conjunto de datos relacionados que se guardan en registros (filas) y campos (columnas). Excel crea nombres de tabla predeterminados, como Tabla1, Tabla2, etc., cada vez que se inserta una tabla de Excel, pero es
posible cambiar estos nombres por otros ms significativos.
125
7.4.3 mbito de un nombre

Todos los nombres tienen un mbito, ya sea una hoja de clculo concreta (lo que tambin se denomina
nivel de hoja de clculo local) o el libro completo (tambin denominado nivel de libro global). El mbito
de un nombre es la ubicacin dentro de la cual se reconoce el nombre sin cualificacin. Por ejemplo:
Si has definido un nombre, como AlumnosA, y su mbito es Hoja1, ese nombre slo se reconoce
en Hoja1, pero no en las otras hojas mientras no est cualificado.
Para utilizar un nombre de hoja de clculo local en otra hoja de clculo, puedes cualificarlo si lo
precedes del nombre de la hoja de clculo, como en el siguiente ejemplo:
o
Hoja1!Presupuesto_AO08
Si has definido un nombre, como Calif_diciembre, y su mbito est limitado al libro, ese nombre
se reconocer en todas las hojas de clculo del libro, pero no en otros libros.
Un nombre siempre debe ser nico en su mbito. Excel no permite que se defina un nombre que
no sea nico en su mbito. Sin embargo, es posible utilizar el mismo nombre en otro mbito.
7.4.4 Definir y usar nombres

Para definir un nombre de un rango puedes usar alguna de las siguientes formas:
1. Cuadro de Nombres
a. Selecciona la celda o el rango de celdas
b. En el Cuadro de nombres (ILUSTRACIN 7.12) de la barra de frmulas escribe el nombre
que desees y presiona ENTER
126
Ilustracin 7.12
NOTA. sta es la mejor forma de crear un nombre de nivel de libro para un rango seleccionado.
2. Crear desde la seleccin:

a. Selecciona un rango de celdas incluyendo los rtulos de fila y columna existentes
b. Haz clic en la ficha Frmulas
c. En el grupo Nombres definidos haz clic en Crear desde la seleccin (ILUSTRACIN 7.13).
Ilustracin 7.13
d. Aparecer el cuadro de dilogo Crear nombres a partir de la seleccin. Elige la opcin

que te convenga (ILUSTRACIN 7.14).
127
Ilustracin 7.14
3. Desde el Administrador de nombres

a. Selecciona la celda o rango de celdas
b. Haz clic en la ficha Frmulas
c. En el grupo Nombres definidos haz clic en Administrador de nombres (ILUSTRACIN
7.15)
Ilustracin 7.15
d. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres haz clic en Nuevo (ILUSTRACIN

7.16)
128
Ilustracin 7.16
e. En el cuadro de dilogo Nombre nuevo, escribe el Nombre y define el mbito (ILUSTRACIN 7.17)
Ilustracin 7.17
NOTA: Es el mejor mtodo que se puede utilizar cuando se desea ms flexibilidad a la hora de crear nombres,
por ejemplo para especificar un mbito de nivel de hoja de clculo local o para crear un comentario del nom-
129

bre.
Nota: De forma predeterminada, los nombres utilizan referencias de celda absolutas.
7.4.5 Reglas de sintaxis de los nombres

A continuacin se enumeran las reglas de sintaxis que necesitas conocer para crear y modificar nombres:
Caracteres vlidos: El primer carcter de un nombre debe ser una letra, un carcter de subrayado
(_) o una barra invertida (\). El resto de los caracteres del nombre pueden ser letras, nmeros,
puntos y caracteres de subrayado.
Nota: No se pueden utilizar los caracteres en maysculas y minsculas C, c, R o r como nombre definido, ya que todos ellos se utilizan como una abreviatura para seleccionar una fila o columna para la celda
seleccionada al escribirlas en un cuadro de texto Nombre o Ir a.
Referencias de celda no permitidas: Los nombres no pueden ser idnticos a una referencia de
celda, como Z$100 o R1C1.
Los espacios no son vlidos: Los espacios no estn permitidos como parte de un nombre. Usa el
carcter de subrayado (_) y el punto (.) como separadores de palabra; por ejemplo Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre.
Longitud del nombre: Un nombre puede contener hasta 255 caracteres.
Distincin entre maysculas y minsculas: Los nombres pueden incluir letras en mayscula y
minscula. Excel no distingue entre caracteres en mayscula y minscula en los nombres. Por
ejemplo, si has creado el nombre Ventas y luego creas otro nombre VENTAS en el mismo libro,
Excel te pedir que elijas un nombre nico.
130
Ordenar y filtrar datos
Objetivo(s):
Conocer cmo ordenar y filtrar datos en Excel 2013
8 ORDENAR Y FILTRAR DATOS

8.1 Ordenar datos en un rango o tabla
Ordenar los datos es una parte esencial del anlisis de datos. Puede que desees poner una lista de nombres en orden alfabtico, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u
ordenar filas por colores o por iconos.
Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, as como a organizarlos y encontrarlos ms
fcilmente y a tomar decisiones ms eficaces.
Puedes ordenar datos por:
Texto de forma Ascendente (A a Z) o de forma Descendente (Z a A)
Nmeros (de menor a mayor o de mayor a menor)
Fechas y horas (de ms antiguos a ms recientes y de ms recientes a ms antiguos)
Tambin puedes ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeo) o por formato,
incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos.
La mayora de las operaciones de ordenacin son ordenaciones de columnas, pero tambin es posible
ordenar por filas.
8.1.1 Ordenar texto

1. Selecciona una columna de datos alfanumricos en un rango de celdas o asegrate de que la celda activa est en una columna de tabla que contiene datos alfanumricos.
3. En el grupo Ordenar y filtrar, sigue uno de estos procedimientos.
a. Para ordenar de forma ascendente (ILUSTRACIN 8.1), haz clic en
132
Ilustracin 8.1
b. Para ordenar de forma descendente (ILUSTRACIN 8.2), haz clic en
Ilustracin 8.2
Tambin puedes ordenar distinguiendo las maysculas de las minsculas:

2. En el grupo Ordenar y filtrar, haz clic en Ordenar (ILUSTRACIN 8.3).
Ilustracin 8.3
133

3. Se abrir el cuadro de dilogo Ordenar, haz clic en Opciones (ILUSTRACIN 8.4).
Ilustracin 8.4
4. Aparece el cuadro de dilogo Opciones de ordenacin, selecciona Distinguir maysculas de minsculas (ILUSTRACIN 8.5)
Ilustracin 8.5
.
8.1.2 Ordenar nmeros

1. Selecciona una columna de datos numricos en un rango de celdas o asegrate de que la celda
activa est en una columna que contiene datos numricos.
3. En el grupo Ordenar y filtrar, sigue uno de estos procedimientos.
a. Para ordenar de nmeros menores a mayores (ILUSTRACIN 8.6), haz clic en
134
Ilustracin 8.6
b. Para ordenar de nmeros mayores a menores (ILUSTRACIN 8.7) haz clic en
Ilustracin 8.7
8.1.3 Ordenar fechas u horas

1. Selecciona una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegrate de que la celda activa est en una columna que contiene fechas u horas.
3. En el grupo Ordenar y filtrar, sigue uno de estos procedimientos:
a. Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior (ILUSTRACIN 8.8), haz clic
en
Ilustracin 8.8
135

b. Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior (ILUSTRACIN 8.9), haz clic
en
Ilustracin 8.9
8.1.4 Ordenar por color de celda, color de fuente o icono

Es posible ordenar datos por color de celda o color de fuente, tambin puedes ordenar por estos colores.
Adems, puedes ordenar por un conjunto de iconos creado mediante la aplicacin de un formato condicional.
1. Selecciona una columna de datos en un rango de celdas o una celda de la columna que quieras
ordenar.
3. En el grupo Ordenar y filtrar haz clic en Ordenar (ILUSTRACIN 8.10).
Ilustracin 8.10
4. Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar (ILUSTRACIN 8.11).
136
Ilustracin 8.11
a. En Columna, en el cuadro Ordenar por (ILUSTRACIN 8.12), selecciona la columna que

deseas ordenar.
Ilustracin 8.12
b. En Ordenar segn (ILUSTRACIN 8.13), selecciona el tipo de ordenacin. Sigue uno de

los procedimientos siguientes:
i. Para ordenar por color de celda, selecciona Color de celda.
ii. Para ordenar por color de fuente, selecciona Color de fuente.
iii. Para ordenar por un conjunto de iconos, selecciona Icono de celda.
137
Ilustracin 8.13
c. En Criterio de ordenacin (ILUSTRACIN 8.14), haz clic en la flecha situada junto al botn y, a continuacin, dependiendo del tipo de formato, selecciona un color de celda, un
color de fuente o un icono de celda.
Ilustracin 8.14
d. En Criterio de Ordenacin, selecciona el modo en que deseas ordenar. Sigue uno de los
procedimientos siguientes:
i. Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la
izquierda, selecciona En la parte superior (ILUSTRACIN 8.15) para una ordenacin de columnas y A la izquierda para una ordenacin de filas.
ii. Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte inferior o a la
138

derecha, seleccione En la parte inferior para una ordenacin de columnas y A la
derecha para una ordenacin de filas.
Ilustracin 8.15
8.1.5 Ordenar por ms de una columna o fila

Si lo deseas, puedes ordenar por ms de una columna o fila cuando tienes datos que deseas agrupar por
el mismo valor en una columna o fila y ordenar a continuacin otra columna o fila dentro de ese grupo de
valores iguales.
Por ejemplo, si tienes una columna Departamento y una columna Empleado, puedes ordenar primero por
Departamento (para agrupar a todos los empleados del mismo departamento) y, despus, ordenar por
nombre (para colocar los nombres en orden alfabtico dentro de cada departamento). Puedes ordenar
hasta 64 columnas.
Para obtener resultados ptimos, el rango de celdas que se ordene debe tener encabezados de columna.
1. Selecciona un rango de celdas con dos o ms columnas de datos, o asegrate de que la celda activa se encuentra en una tabla con dos o ms columnas.
3. En el grupo Ordenar y filtrar haz clic en Ordenar (ILUSTRACIN 8.16).
139
Ilustracin 8.16
4. Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar (ILUSTRACIN 8.17).
Ilustracin 8.17
5. En Columna, en el cuadro Ordenar por (ILUSTRACIN 8.18), selecciona la primera columna que
deseas ordenar.
Ilustracin 8.18
6. En Ordenar segn (ILUSTRACIN 8.19), selecciona el tipo de ordenacin. Sigue uno de los procedimientos siguientes:
140

a. Para ordenar por texto, nmero o fecha y hora, selecciona Valores.
b. Para ordenar por formato, selecciona Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.
Ilustracin 8.19
7. En Criterio de Ordenacin (ILUSTRACIN 8.20), selecciona el modo en que deseas ordenar. Sigue uno de los procedimientos siguientes:
a. Para los valores de texto, selecciona A a Z o Z a A.
b. Para los valores numricos, selecciona De menor a mayor o De mayor a menor.
c. Para los valores de fecha y hora, selecciona De ms antiguos a ms recientes o De ms
recientes a ms antiguos.
d. Para ordenar segn una lista personalizada, selecciona Lista personalizada.
Ilustracin 8.20
141
8. Para agregar otra columna por la que ordenar, haz clic en Agregar nivel (ILUSTRACIN 8.21) y, a
continuacin, repite los pasos del cinco al siete.
Ilustracin 8.21
8.2 Filtrar datos de un rango o una tabla

El filtrado de datos es una manera fcil y rpida de buscar un subconjunto de datos en un rango de celdas
o una tabla y trabajar en l.
Por ejemplo, puedes filtrar los datos para ver nicamente los valores que especifiques, filtrar los datos
para ver el valor mximo y el valor mnimo o filtrar los datos para ver rpidamente valores duplicados.
Despus de filtrar datos en un rango de celdas o en una tabla, puedes volver a aplicar un filtro para obtener resultados actualizados, o borrar un filtro para volver a mostrar todos los datos.
8.2.1 Tipos de filtros

Con el filtro automtico puedes crear tres tipos de filtros:
por una lista de valores
por un formato
por criterios
142

Estos tipos de filtros se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo,
puedes filtrar por color de celda o por una lista de nmeros, pero no por ambos.
Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios que hayas especificado y ocultan las filas que no. Tras filtrar los datos, puedes copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar
mediante grficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.
Tambin puedes filtrar por ms de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro
adicional se basa en el filtro actual y adems reduce el subconjunto de datos mostrados.
Para activar los filtros automticos:

1. Selecciona por lo menos una celda en un rango o en una tabla
3. En el grupo Ordenar y filtrar haz clic en el botn Filtro (ILUSTRACIN 8.22)
Ilustracin 8.22
4. Una flecha desplegable de filtro
aparecer en los encabezados de columna.
8.2.2 Filtrar datos

Los mtodos ms rpidos para filtrar consisten en seleccionar valores en una lista y realizar bsquedas.
Cuando haces clic en la flecha de una columna que tiene un filtro, todos los valores de esa columna aparecen en una lista (ILUSTRACIN 8.23).
143
Ilustracin 8.23
1. Usa el cuadro Buscar para escribir el texto o los nmeros que deseas usar para realizar la bsqueda.
a. Por ejemplo, si escribes
i. T
devuelve valores que contengan T o t en cualquier posicin.
ii. M*
devuelve los valores que contienen la letra m en la primera posicin
como Mara.
iii. ???? Cuatro signos de interrogacin devuelve valores que contienen exactamente cuatro caracteres, como por ejemplo Juan o Ivn.
iv. Jo*
devuelve valores que comienzan con Jo, como por ejemplo, Jos,
Jorge o Joaqun.
v. *er
ver.
devuelve valores que terminan en er, como por ejemplo Ester o Clo-
2. Activa y desactiva las casillas para mostrar los valores que se encuentran en la columna de datos.
3. Usa criterios avanzados para buscar los valores que renen condiciones especficas.
a. Por ejemplo si quieres mostrar los valores mayores a 1000
144

i. Haz clic en filtros de nmero y elige Mayor que
ii. Aparecer el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado (ILUSTRACIN 8.24),
escribe el criterio que desees cumplir.
Ilustracin 8.24
145
Crear y trabajar con frmulas
Objetivos:
Conocer los elementos de una frmula en Excel 2013
Conocer los operadores de Excel 2013 y su jerarqua
Conocer los tipos de referencia existentes en Excel 2013
9 CREAR Y TRABAJAR CON FRMULAS

Excel 2013 proporciona la posibilidad de almacenar y organizar los datos, pero se puede hacer mucho ms
con los datos, por ejemplo puedes calcular los totales de los valores de una serie de celdas relacionadas. El
verdadero potencial de Excel es su capacidad para realizar clculos comunes y complejos.
Excel permite crear muchas frmulas simplemente escribindolas en una celda, incluso puedes seleccionar varias celdas para incluirlas en una frmula, por ejemplo, puedes crear frmulas bsicas de suma,
resta, multiplicacin, divisin o ms complejas.
Cuando se introduce una frmula en una celda, la frmula se almacena internamente y los resultados se
muestran en la celda. Puedes ver la frmula en la barra de frmulas cuando la celda est activa y hacer
doble clic en la celda para editarla.
9.1 Partes de una frmula

Una frmula es una serie de instrucciones que se colocan en una celda para llevar a cabo algn tipo de clculo. Estas instrucciones pueden ser tan simples como decirle a Excel que sume una columna de nmeros,
o puedes incorporar funciones avanzadas de estadstica para detectar tendencias y hacer predicciones.
Todas las frmulas utilizan alguna combinacin de los siguientes elementos:
El signo igual (=): Cada frmula debe comenzar con el signo igual. Esto indica a Excel que la celda
contiene una frmula, no slo texto normal.
Los operadores simples: Operadores de suma (+), resta (-), multiplicacin (*), divisin (/), exponencial (^) y porcentaje (%) tambin conocidos como operadores aritmticos.
Nmeros: Estos elementos se conocen como constantes o literales, porque nunca cambian (a
menos que modifiques la frmula).
Las referencias de celda: Estas referencias sealan a otra celda, o un rango de celdas.
Funciones: Las funciones son frmulas especializadas integradas en Excel que te permiten realizar una amplia gama de clculos.
Espacios: Excel ignora estos. Sin embargo, puedes utilizarlos para hacer frmulas ms fciles
para leer. Por ejemplo, puedes escribir la frmula = 3 * 5 * 6 2 as = 3 * 5 + 6 * 2. (La nica excepcin
a esta regla se aplica a los rangos de celdas
147

Ejemplo (ILUSTRACIN 9.1):
Ilustracin 9.1
1. Funciones: la funcin PI() devuelve el valor de pi: 3,142...

2. Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2.
3. Constantes: nmeros o valores de texto escritos directamente en una frmula, por ejemplo, 2.
4. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una potencia, y el operador *
(asterisco)
9.2 Crear una frmula bsica

No importando el objetivo final, todas las frmulas tienen las mismas caractersticas bsicas:
Se introduce cada frmula en una sola celda.
Excel calcula el resultado de una frmula cada vez que abres una hoja de clculo o cambias los
datos que utiliza.
La mayora de los resultados de las frmulas son nmeros, pero se pueden crear frmulas que
tienen texto o resultados Booleanos (verdadero o falso).
Para ver una frmula debes ir a la celda que contiene la frmula y, a continuacin observar en la
barra de frmulas. La barra de frmulas tambin funciona como una herramienta muy til para la
edicin de sus frmulas.
Puedes crear frmulas con nmeros ordinarios o utilizando el contenido de otras celdas.
Para crear una frmula bsica realiza lo siguiente:

1. Haz clic en la celda en la que deseas introducir la frmula.
2. Escribe un signo igual (=) seguido de las constantes y los operadores que deseas usar en el clculo
(ILUSTRACIN 9.1). Por ejemplo:
148
Ilustracin 9.2
3. Puedes usar referencias a celdas (ILUSTRACIN 9.3) en lugar de constantes
Ilustracin 9.3
4. Presiona Enter
9.3 Operadores y precedencia

Si utilizas ms de un operador en una frmula, uno de los puntos importantes a la hora de efectuar el
clculo de la frmula es tener claro el orden en el que se efectuarn cada una de las operaciones. Por
ejemplo, dada la frmula:
=10-8*7
El resultado, en funcin del orden que sigas para realizar las operaciones es 14 o -46, donde -46 es el
resultado correcto.
Afortunadamente cuando trabajas con Excel sigue un orden especfico llamado jerarqua de operadores:
para calcular la frmula, si deseas cambiar este orden puedes utilizar parntesis. Los parntesis juegan un
papel importante en el control de la orden de las operaciones.
En Excel, los operadores matemticos se evalan en el orden que se muestra en la siguiente tabla.
OPERADOR
DESCRIPCIN
: (dos puntos)
Operadores de referencia
(un solo espacio)
; (punto y coma)
149
Negacin (como en 1)
Porcentaje
^
*y/
+y&
=
>
<
<=
>=
<>
Si existen dos operadores como
Exponenciacin
Multiplicacin y divisin
Suma y resta
Conecta dos cadenas de texto (concatenacin)
Comparacin
+ y - del mismo nivel en una frmula, Excel evala en orden de izquierda
a derecha. Por ejemplo, las operaciones en la frmula

=4+8*36
Se evalan en este orden:
1. 8 * 3, con resultado 24
2. 4 + 24, con resultado 28
3. 28 - 6, con un resultado final de 22
Recuerda que puedes controlar el orden en el que las operaciones se evalan mediante el uso de parntesis. Las operaciones entre parntesis siempre se evalan primero. Por ejemplo, si la frmula anterior se
reescribe como
= (4 + 8) * 3 6
Entonces las operaciones seran evaluadas en este orden:
1. (4 + 8), con resultado 12
2. 12 * 3, con resultado 36
3. 36 - 6, con resultado final 30
150
9.3.1 Operadores de referencia

Combina rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores
OPERADOR DE SIGNIFICADO
REFERENCIA
EJEMPLO
Operador de rango, que genera una referencia a todas B5:B15

las celdas entre dos referencias, stas incluidas
Operador de unin, que combina varias referencias en SUMA(B5:B15;D5:D15)

una sola
(espacio)
Operador de interseccin, que genera una referencia a B7:D7 C6:C8

las celdas comunes a dos referencias
9.3.2 Operadores Aritmticos

Para realizar operaciones matemticas como suma, resta, multiplicacin o divisin y generar resultados
numricos, puedes utilizar los siguientes operadores aritmticos.
O P E R A D O R SIGNIFICADO
ARITMTICO
EJEMPLO
Suma
3+3
Resta
Negacin
31
1
Multiplicacin
3*3
Divisin
3/3
Porcentaje
20%
Exponenciacin
3^2
9.3.3 Operadores de comparacin

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores usando
estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO.
151
OPERADOR DE COMPARACIN SIGNIFICADO
EJEMPLO
Igual a
A1=B1
>
Mayor que
A1>B1
<
Menor que
A1<B1
>=
Mayor o igual que
A1>=B1
<=
Menor o igual que
A1<=B1
<>
Distinto de
A1<>B1
9.3.4 Operador de concatenacin de texto

Utiliza la y comercial (&) para concatenar (unir) una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo
elemento de texto.
OPERADOR
&
SIGNIFICADO
EJEMPLO
Conecta o concatena dos valores para generar North&wind produce Norun valor de texto continuo
thwind
9.4 Referencias de celda

Por lo regular se requiere realizar clculos con la informacin que ya est contenida en una hoja de clculo. Para hacer esto, es necesario crear frmulas que de algn modo apunten a una o ms celdas de una
hoja de clculo, es decir, que hagan referencia a una celda.
Una referencia de celda identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que deseas utilizar en una frmula.
Una referencia de celda identifica la ubicacin de una celda de la hoja de trabajo, en funcin de su letra
de columna y nmero de fila
Recuerda que cada celda de una hoja de clculo de Excel tiene un identificador nico que indica su columna y fila, como A1 (columna A, fila 1) o E4 (columna E, fila 4) (ILUSTRACIN 9.4).
Ilustracin 9.4
152

En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o
bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puedes hacer referencia a las celdas de otras
hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vnculos.
El uso de una referencia de celda (ILUSTRACIN 9.5) en lugar de los datos que se muestran en una celda
le da ms flexibilidad a tu hoja de trabajo. Si los datos de una celda cambian, el resultado de las frmulas
que hacen referencia a las celdas tambin cambian.
Ilustracin 9.5
Por ejemplo, si la celda B1 contiene el nmero 10, pero ms adelante lo cambias a 20, cualquier frmula
que haga referencia a E1 se actualizar automticamente. El mismo principio se aplica a una celda que
contiene una frmula y sirve de referencia en otra frmula.
9.4.1 Referencias de celda relativas

Una referencia de celda relativa es aquella que de forma automtica ajusta el identificador de celda si se
insertan o eliminan columnas o filas, o si copia la frmula a otra celda.
Por lo tanto una referencia de celda relativa es aquella cuya referencia cambia de forma relativa a la
ubicacin en la que se copia o se mueve.
De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copias una
referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automticamente de =A1 a =A2 (ILUSTRACIN
9.6).
Ilustracin 9.6
9.4.2 Referencias de celda absolutas

Si no quieres que una referencia de celda en una frmula se cambie al moverla o copiarla, puedes hacer
uso de una referencia de celda absoluta, para esto utiliza el signo de pesos ($) antes de la columna y la
153

fila de la celda a la que deseas hacer referencia.
Por ejemplo una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia a una
celda en una ubicacin especfica. Si cambias la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia
absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se
ajusta (ILUSTRACIN 9.7).
Ilustracin 9.7
9.4.3 Referencias de celda mixtas

Tambin puedes crear una referencia de celda mixta en la que una columna o una fila es absoluta y la otra
es relativa. Por ejemplo, si la referencia de celda en una frmula es de $A5 o A$5, tendras una referencia
mixta en la que un componente es absoluto y uno es relativo.
Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambias la posicin de la celda que
contiene la frmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si
se copia la frmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia
absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1
a =B$1 (ILUSTRACIN 9.8).
Ilustracin 9.8
154
10
Funciones
Objetivo(s):
Conocer funciones aritmticas, lgicas y de texto de Excel 2013
10 FUNCIONES
Excel ofrece una gran cantidad de funciones predefinidas para ayudarte a introducir frmulas con rapidez
y precisin.
Las funciones son algoritmos especializados que puedes utilizar en tus propias frmulas para realizar clculos ms complejos, trabajan como pequeos programas de computadora que reciben los datos, realizan un clculo y te dan el resultado.
Una funcin es una frmula predefinida que realiza un clculo. Cuando se aplica una funcin a los datos
especficos, se ahorra el tiempo empleado en la construccin manual de una frmula.
La utilizacin de funciones garantiza la precisin de los resultados de la frmula. Puedes escribir funciones directamente en Excel o utilizar las herramientas de la ficha Frmulas para ayudarte a usar las frmulas con la sintaxis correcta
10.1 SUMA (funcin SUMA)

La funcin SUMA devuelve el total (suma) de todos los nmeros que se especifican como argumentos
de sta. Cada argumento puede ser un rango, una referencia de celda, una matriz, una constante, o el
resultado de otra funcin.
Sintaxis:
=SUMA(nmero1,[nmero2],...])
La sintaxis de la funcin SUMA tiene los siguientes argumentos:
nmero1: Obligatorio. El primer argumento de nmero que desea sumar.
nmero2: Opcional. De 2 a 255 argumentos numricos que desea sumar.
Ejemplos
Frmula
=SUMA(3,2)
=SUMA(A2, A4)
=SUMA(A2:A4,15)
=SUMA(A5,A6.2)
156
Descripcin
Suma 3 y 2.
Suma los valores de las celdas A2 hasta A4.
Suma los valores de las celdas A2 hasta A4 y, a continuacin, suma 15 a ese
resultado.
Suma los valores de las celdas A5 y A6 y, a continuacin, suma 2 a ese resultado.
10.2 PROMEDIO (funcin PROMEDIO)

Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.
Sintaxis:
=PROMEDIO(nmero1, [nmero2], ...)
La sintaxis de la funcin PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:
Nmero1: Obligatorio. El primer nmero, referencia de celda o rango para el cual deseas obtener
el promedio.
Nmero2: Opcional. Nmeros, referencias de celda o rangos adicionales para los que deseas el
promedio, hasta un mximo de 255.
NOTAS:
Promedio es la media aritmtica y se calcula sumando un grupo de nmeros y dividiendo a continuacin por
el recuento de dichos nmeros. Por ejemplo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 30 dividido por 6, que es 5.
Ejemplos
Frmula
=PROMEDIO(A2:A6)
=PROMEDIO(A2:A6;5)
=PROMEDIO(A2:C2)
157
Descripcin
Resultado
Promedio de los nmeros en las celdas A2 a A6.

Promedio de los nmeros en las celdas A2 a A6
y el nmero 5.
Promedio de los nmeros en las celdas A2 a C2.
11
10
19
10.3 MXIMO (funcin MAX)

Esta funcin devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
Sintaxis:
=MAX(nmero1,nmero2, ...)
La sintaxis de la funcin MAX tiene los siguientes argumentos:
Nmero1, nmero2...: Son los nmeros de los que deseas encontrar el valor mximo.
Ejemplos:
Frmula
=MAX(A2:A6)
=MAX(A2:A6;30)
Descripcin
El mayor de los nmeros contenidos en el
rango A2:A6
El mayor de los nmeros contenidos en el
rango A2:A6y 30
10.4 MNIMO (funcin MIN)

Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.
Sintaxis:
=MIN(nmero1, [nmero2], ...)
La sintaxis de la funcin MIN tiene los siguientes argumentos:

Nmero1, nmero2...: Son los nmeros de los que deseas encontrar el valor mnimo.
Frmula
=MIN(A2:A6)
=MIN(A2:A6;0)
158
Descripcin
El menor de los nmeros en el rango A2:A6
El menor de los nmeros en el rango A2:A6y 0
10.5 CONTAR (funcin CONTAR)

La funcin CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros y cuenta los nmeros dentro de
la lista de argumentos. Usa la funcin CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de tipo
nmero de un rango o matriz de nmeros.
Sintaxis:
=CONTAR(valor1, [valor2],...)
La sintaxis de la funcin CONTAR tiene los siguientes argumentos:
valor1: Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar nmeros.
valor2: Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que
deseas contar nmeros.
NOTA Los argumentos pueden contener o hacer referencia a una variedad de diferentes tipos de datos, pero
slo se cuentan los nmeros.
Frmula
=CONTAR(A2:A8)
=CONTAR(A5:A8)
=CONTAR(A2:A8;2)
159
Descripcin
Cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros en las celdas de A2 a A8.
Cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros en las celdas de A5 a A8.
Cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros en las celdas de A2 a A8 y el
valor 2
10.6 EVALUAR UNA CONDICIN (funcin SI)

La funcin SI devuelve un valor, si una condicin especificada se evala como VERDADERO y otro valor
si se evala como FALSO.
Sintaxis:
=SI(prueba_lgica, [valor_si_verdadero], [valor_si_falso])
La sintaxis de la funcin SI tiene los siguientes argumentos:
prueba_lgica: Cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO.
o
Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la
expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, se evaluar como FALSO. Este
argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin.
valor_si_verdadero: Opcional. Es el valor que se desea que se devuelva si el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO.
o
Por ejemplo, si el valor de este argumento es la cadena de texto Dentro de presupuesto y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el
texto Dentro de presupuesto. Si el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero se omite, la funcin SI devuelve 0 (cero). Para
mostrar la palabra VERDADERO, utiliza el valor lgico VERDADERO para el argumento
valor_si_verdadero.
valor_si_falso: Opcional. Es el valor que se desea que se devuelva si el argumento prueba_lgica

se evala como FALSO.
o
160
Por ejemplo, si el valor de este argumento es la cadena de texto Presupuesto excedido

y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI devuelve el texto
Presupuesto excedido. Si prueba_lgica se evala como FALSO y el argumento valor_
si_falso se omite la funcin SI devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica se evala
como FALSO y se omite el valor del argumento valor_si_falso, la funcin SI devuelve el
valor 0 (cero).

Ejemplos:
1. Para la siguiente tabla de datos:
A
1
2
3
4
5
2
10
15
1
50
Podramos usar la siguiente frmula:

=SI(A1>10,Ms de 10,10 o menos)
La cual devuelve Ms de 10 si A1 es mayor que 10 y 10 o menos si A1 es menor o igual que 10,
para este caso nuestro resultado sera: 10 o menos.
2. Para comprobar si los gastos reales exceden los gastos previstos en la siguiente tabla:
1
2
3
4
Gastos reales
1500
500
500
Gastos previstos
900
900
925
Podramos utilizar las siguientes frmulas con sus respectivos resultados

Frmula
=SI(A2>B2,Presupuesto excedido, Aceptar)
161
Resultado
Presupuesto excedido
Aceptar
Aceptar
10.7 SUMAR SI SE CUMPE UN CRITERIO (funcin SUMAR.SI)

La funcin SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango que cumple los criterios que se especifican.
Sintaxis:
=SUMAR.SI(rango,criterio, [rango_suma])
La sintaxis de la funcin SUMAR.SI cuenta con los siguientes argumentos:
rango: Obligatorio. El rango de celdas que se desea evaluar segn los criterios especificados. Las
celdas de cada rango deben ser nmeros, o bien nombres, matrices o referencias que contengan
nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.
criterios: Obligatorio. El criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas
que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, >32, B5, 32, 32,
manzanas, etc.
TIP: Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los smbolos lgicos o matemticos debe estar
entre comillas dobles (). Si el criterio es numrico, las comillas dobles no son obligatorias.
rango_suma: Opcional. Las celdas reales para sumar, si deseas sumar celdas a las ya especificadas en el argumento rango. Si se omite el argumento rango_suma, Excel agrega las celdas que
estn especificadas en el argumento rango.
Ejemplo:
1. Supongamos que en una columna que contiene nmeros, deseas sumar slo los valores que son
mayores que 5.
Puedes usar la siguiente frmula:
=SUMAR.SI(B2:B25,>5)
2. Sumar las comisiones de los valores de propiedad superiores a $160 000 tomando los datos de la
siguiente tabla
162
1
2
3
4
5
VALOR DE PROPIEDAD
100.000,00 $
200.000,00 $
300.000,00 $
400.000,00 $
COMISIN
$ 7000
$ 14.000
$21.000
$28.000
Podras usar la siguiente frmula:

=SUMAR.SI(A2:A5;>160000;B2:B5)
3. Sumar las ventas de todos los alimentos en la categora Frutas.
1
2
3
45
6
7
8
CATEGORA
Verduras
Verduras
Frutas
Lcteos
Verduras
Frutas
ALIMENTOS
Tomates
Apio
Naranjas
Mantequilla
Zanahorias
Manzanas
VENTAS
$ 2300
$ 5500
$ 800
$ 400
$ 4200
$ 1200

=SUMAR.SI(A2:A7,Frutas,C2:C7)
10.8 PROMEDIAR SI SE CUMPLE UN CRITERIO (Funcin PROMEDIO.SI)

La funcin PROMEDIO.SI devuelve el promedio (media aritmtica) de todas las celdas de un rango que
cumplen un criterio determinado.
Sintaxis
=PROMEDIO.SI(rango,criterio,rango_promedio)
La sintaxis de la funcin SUMAR.SI cuenta con los siguientes argumentos:
163
rango: Es la celda o las celdas cuyo promedio se desea obtener; deben contener nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros.
criterio: Es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia de celda o texto, que determina
las celdas cuyo promedio se va a obtener. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32,
32, >32, manzanas o B4.
rango_promedio: Es el conjunto real de celdas de las que se va a obtener el promedio. Si se omite,

se utiliza el rango.
Ejemplo:
1. Obtener el promedio de todos los beneficios de las regiones Oeste de la siguiente tabla:
1
2
3
4
5
6
Regin
Este
Oeste
Norte
Sur (nueva oficina)
Medio Oeste
Beneficios (Millas)
45,678
23.,789
-4,789
0
9,678

=PROMEDIO.SI(A2:A6,=Oeste,B2:B6)
10.9 CONTAR SI SE CUMPLE UN CRITERIO (funcin CONTAR.SI)

La funcin CONTAR.SI cuenta el nmero de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio especificado por el usuario. Por ejemplo, puede contar todas las celdas que comienzan con cierta letra, o bien
todas las celdas que contienen un nmero mayor o menor que un nmero especificado por el usuario.
Sintaxis
=CONTAR.SI(rango,criterios)
La sintaxis de la funcin CONTAR.SI tiene los siguientes argumentos
164

rango: Obligatorio. Una o ms celdas que se van a contar, incluidos nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.
criterio: Obligatorio. Nmero, expresin, referencia de celda o cadena de texto que determina las celdas
que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, >32, B4, manzanas o 32.
Ejemplos:
1. Supn que tienes una hoja de clculo que contiene una lista de tareas en la columna A y el primer
nombre de la persona asignada a cada tarea en la columna B.
Si quieres determinar cuntas veces aparece el nombre de una persona en la columna B y, de esa
forma, saber cuntas tareas tiene asignadas. Puedes usar la siguiente frmula:
=CONTAR.SI(B2:B25,Nancy)
2. Si deseas contar el nmero de celdas que tienen el texto manzanas en las celdas A2 a A5 de la
tabla:
1
2
3
4
5
DATOS
manzanas
naranjas
melocotones
manzanas
DATOS
3
54
75
86
Podras usar la frmula:

=CONTAR.SI(A2:A5;manzanas)
10.10 FUNCIN DERECHA

La funcin DERECHA devuelve el ltimo carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero
de caracteres que especifiques.
Sintaxis:
=DERECHA(texto,[nm_de_caracteres])
165

La funcin DERECHA tienen los siguientes argumentos:
Texto: Obligatorio. Cadena de texto que contiene los caracteres que se deseas extraer.
Nm_de_caracteres: Opcional. Especifica el nmero de caracteres que deseas extraer con DERECHA.
NOTAS:
Nm_de_caracteres debe ser mayor o igual a cero.
Si nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, DERECHA devolver todo el texto.
Si nm_de_caracteres se omite, se calcular como 1.
Ejemplos:
1. Si tienes los siguientes datos en Excel
A
1
2
3
Datos
Precio de venta
Nmero de accin
Al utilizar la funcin DERECHA en diferentes casos tendramos:

Frmula
=DERECHA(A2;5)
=DERECHA(A3)
Descripcin
Obtendr los ltimos 5 caracteres de la cadena
Obtendr el ltimo carcter de la cadena
Resultado
venta
n
10.11 FUNCIN IZQUIERDA

La funcin IZQUIERDA devuelve el primer carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero
de caracteres que especifiques.
Sintaxis
=IZQUIERDA(texto,[nm_de_caracteres])
La funcin IZQUIERDA tienen los siguientes argumentos:
166
Texto: Obligatorio. Cadena de texto que contiene los caracteres que se deseas extraer.
Nm_de_caracteres: Opcional. Especifica el nmero de caracteres que deseas extraer con IZQUIERDA.
NOTAS:
Nm_de_caracteres debe ser mayor o igual a cero.
Si nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, IZQUIERDA devolver todo el texto.
Si nm_de_caracteres se omite, se calcular como 1.
Ejemplos:
A
1
2
3
Datos
Precio de venta
Nmero de accin
Al utilizar la funcin IZQUIERDA en diferentes casos tendramos:

Frmula
=IZQUIERDA(A2;5)
=IZQUIERDA(A3)
Descripcin
Obtendr los primeros 5 caracteres de la cadena
Obtendr el primer carcter de la cadena
Resultado
Preci
N
10.12 EXTRAER TEXTO (Funcin EXTRAE)

La funcin EXTRAE devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto, comenzando
en la posicin que especifiques y en funcin del nmero de caracteres que especifiques.
Sintaxis:
=EXTRAE(texto, posicin_inicial, nm_de_caracteres)
La funcin EXTRAE tiene los siguientes argumentos:
167
Texto: Obligatorio. Cadena de texto que contiene los caracteres que se desean extraer.
Posicin_inicial: Obligatorio. Posicin del primer carcter que se desea extraer del texto.
o
La posicin_inicial del primer carcter de texto es 1, y as sucesivamente.
Nm_de_caracteres: Obligatorio. Especifica el nmero de caracteres que se desea que EXTRAE

devuelva del argumento texto.
NOTAS:
Si posicin_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve (texto vaco).
Si posicin_inicial es menor que la longitud de texto, pero posicin_inicial ms nm_de_caracteres

excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los caracteres hasta el final de texto.
Ejemplos:
A
1
2
Datos
Flujo de lquido
Al utilizar la funcin EXTRAE en diferentes casos tendramos:

Frmula
=EXTRAE(A2;1;5)
=EXTRAE(A2;7;20)
=EXTRAE(A2;20;5)
Descripcin
Extrae los cinco caracteres de la cadena, a partir del primero
Extrae veinte caracteres de la cadena, a partir del sptimo
El punto inicial es mayor que la longitud de la cadena, por
lo que se devuelve:
Resultado
Flujo
de lquido
texto vaco ()
10.13 ELIMINAR ESPACIOS EN UN TEXTO (funcin ESPACIOS)

La funcin ESPACIOS elimina los espacios de un texto, excepto el espacio normal que se deja entre palabras. Puedes usar ESPACIOS en texto procedente de otras aplicaciones que pueda contener un espaciado
irregular.
Sintaxis
=ESPACIOS(texto)
La funcin ESPACIOS tiene los siguientes argumentos
168
texto: Es el texto del que deseas quitar espacios.
Ejemplo
Frmula
Descripcin
Resultado
=ESPACIOS( Ganancias Elimina los espacios iniciales y finales del tex- Ganancias primer
primer trimestre )
to de la frmula
trimestre
10.14 CONVERTIR TEXTO A MAYSCULAS (funcin MAYUSC)

La funcin MAYUSC convierte el texto en maysculas.
Sintaxis:
=MAYUSC(texto)
La sintaxis de la funcin MAYUSC tiene los siguientes argumentos:
texto: Es el texto que se desea pasar a maysculas puede ser una referencia o un texto.
Ejemplo
1. Tenemos los siguientes datos
A
1
2
3
Datos
total
Rendimiento
Si aplicamos la funcin MAYUSC tendramos los siguientes resultados:

Frmula
=MAYUSC(A2)
=MAYUSC(A3)
Resultado
TOTAL
RENDIMIENTO
10.15 CONVERTIR TEXTO A MINSCULAS (funcin MAYUSC)

La funcin MINUSC convierte el texto en minsculas.
Sintaxis:
=MINUSC(texto)
La sintaxis de la funcin MINUSC tiene los siguientes argumentos:
169
texto: Es el texto que se desea pasar a minsculas, puede ser una referencia o un texto.

Ejemplo
1. Tenemos los siguientes datos
A
1
2
3
Datos
TOTAL
Rendimiento
Si aplicamos la funcin MINUSC tendramos los siguientes resultados:

Frmula
= MINUSC (A2)
= MINUSC (A3)
Resultado
total
rendimiento
10.16 UNIR TEXTOS (funcin CONCATENAR)

La funcin CONCATENAR une hasta 255 cadenas de texto en una sola. Los elementos que se unirn pueden ser texto, nmeros, referencias de celda o una combinacin de estos elementos.
Sintaxis:
=CONCATENAR(texto1, [texto2], ...)
La sintaxis de la funcin CONCATENAR tiene los siguientes argumentos:
Texto1: Obligatorio. El primer elemento de texto que se concatenar.
Texto2: Opcional. Elementos de texto adicionales, hasta un mximo de 255 elementos.
Ejemplo:
Tienes una hoja de clculo que contiene los nombres y apellidos de varias personas, ambos valores se
pueden combinar como se muestra a continuacin:
1
2
3
4
170
Nombre
Juan
Karla
Cecilia
Apellido
Luna
Cortez
Salazar
Frmula
=CONCATENAR(Juan,Luna)
=CONCATENAR(A3,B3)
=CONCATENAR(A4, ,B4)
Resultado
JuanLuna
KarlaCortez
Cecilia Salazar
11
Trabajar con tablas
Objetivos:
Conocer los mtodos para crear tablas en Excel 2013
Modificar tablas
11 TRABAJAR CON TABLAS

Al trabajar con hojas de clculo, Excel proporciona una gran libertad para organizar tu informacin de la
forma que ms te convenga.
En muchos casos la informacin est distribuida en una larga lista de datos, con una sola fila en la parte
superior para encabezados o ttulos descriptivos de las columnas.
Este tipo de distribucin en forma de Tabla es tan comn que Excel proporciona un conjunto de funciones
diseadas exclusivamente para su gestin.
Estas herramientas te permiten controlar los Estilos de tablas, ordenar, buscar y filtrar la informacin con
slo un par de clics. Antes de poder utilizar cualquiera de estas funcionalidades, tienes que convertir tus
datos a una Tabla de Excel.
11.1 Caractersticas importantes de las tablas

Las Tablas de Excel tienen grandes ventajas:
Ajuste dinmico: A medida que agregas datos en filas y columnas adyacentes, la Tabla crece para
incluirlas en sta. Y como el tamao de la Tabla cambia, las frmulas que se utilizan en la tabla se
ajustan en consecuencia.
Ordenar y filtrar: A la fila de encabezado de una tabla se agregan automticamente listas desplegables de filtros. Puedes ordenar las tablas en orden ascendente o descendente o por colores, etc.
Formatos rpidos: Puedes dar formato rpidamente a los datos de la tabla si aplicas un estilo de
tabla predefinido o personalizado. Puedes aplicar bandas a filas o columnas para facilitar la lectura de una tabla o para distinguir entre la primera o la ltima columna y otras columnas de la tabla.
Columna calculada: Para usar una frmula que se adapte a cada fila de una tabla, puedes crear
una columna calculada. La columna se ampla automticamente para incluir filas adicionales de
modo que la frmula se extienda inmediatamente a dichas filas.
Mostrar y calcular totales: Puedes hallar el total rpidamente de los datos de una tabla mostrando una fila de totales al final de la tabla y utilizando las funciones incluidas en las listas desplegables para cada una de las celdas de la fila de totales.
172
Referencias estructuradas: En lugar de usar referencias de celdas, como A1 puedes utilizar referencias estructuradas que remitan a nombres de tabla en una frmula.
11.2 Crear una tabla

Para crear una tabla existen dos mtodos:
11.2.1 Insertar una tabla

Para insertar una tabla en una hoja de clculo realiza lo siguiente:
1. Seleccione el rango de celdas que deseas incluir en la tabla.
a. Las celdas pueden estar vacas o contener datos.
2. Haz clic en la ficha Insertar
3. En el grupo Tabla, haz clic en Tabla (ILUSTRACIN 11.1).
Ilustracin 11.1
4. Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla (ILUSTRACIN 11.2)
Ilustracin 11.2
5. Puedes cambiar el rango, escribindolo en el cuadro Dnde estn los datos de la tabla?, o haz
clic en el selector de rango (ILUSTRACIN 11.3).
173
Ilustracin 11.3
6. Si el rango seleccionado incluye datos que deseas mostrar como encabezados de tabla, activa la
casilla de verificacin La tabla tiene encabezados. Si no se activa la casilla los encabezados de
tabla muestran nombres predeterminados (ILUSTRACIN 11.3) que se pueden cambiar.
Ilustracin 11.4
11.2.2 Aplicar formato de tabla a los datos

Si ya tienes en la hoja de clculo una serie de datos distribuida en forma de tabla puedes aplicarle un formato de tabla para convertirla en una.
1. Selecciona el rango de celdas (ILUSTRACIN 11.5) al que deseas aplicarle formato de tabla rpidamente.
Ilustracin 11.5
174

3. En el grupo Estilos haz clic en Dar formato como tabla (ILUSTRACIN 11.6).
Ilustracin 11.6
NOTA: Cuando usas Dar formato como tabla, Excel inserta automticamente una tabla.
4. En Claro, Medio u Oscuro (ILUSTRACIN 11.7), haz clic en el estilo de tabla que desees usar.
Ilustracin 11.7
175
TIP:
Una vez creada la tabla, se mostrarn las Herramientas de tabla junto con la ficha Diseo. Las herramientas
que contiene la ficha Diseo se pueden utilizar para personalizar o modificar la tabla.
11.3 Agregar o quitar filas y columnas en una tabla de Excel

Despus de crear una tabla en Excel, es muy sencillo agregar columnas y filas a la tabla. Puedes agregar
una fila en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas adyacentes a la tabla, o insertar filas y columnas en el lugar que desees.
Tambin puedes eliminar filas y columnas cuando sea necesario o quitar rpidamente filas que contengan
datos duplicados.
11.3.1 Agregar una fila en blanco al final de la tabla

Presiona la tecla TAB en la ltima celda de la ltima fila para agregar una fila en blanco al final de la tabla.
NOTA: Si en la tabla aparece una fila de totales, al presionar la tecla TAB en la ltima celda de esa fila no se
agrega una nueva.
11.3.2 Agregar una fila o columna en una tabla

Para agregar una fila o columna sigue uno de los procedimientos siguientes:
Para incluir una fila de la hoja de clculo en la tabla: Escribe un valor o texto en una celda que
est situada justo debajo de la tabla.
Para incluir una columna de hoja de clculo en la tabla: Escribe un valor o texto en una celda que
sea adyacente a la derecha de la tabla.
Para incluir filas o columnas de la hoja de clculo usando el mouse: Arrastra el controlador de tamao de la esquina inferior derecha (ILUSTRACIN 11.8) de la tabla hacia abajo para seleccionar
filas y hacia la derecha para seleccionar columnas.
176
Ilustracin 11.8
11.4 Cambiar el tamao de una tabla

Para cambiar el tamao de una tabla realiza lo siguiente:
1. Haz clic en cualquier punto de la tabla.
2. Haz clic en la ficha Diseo
3. En el grupo Propiedades, haz clic en Cambiar el tamao de la tabla (ILUSTRACIN 11.9).
Ilustracin 11.9
4. En el cuadro Ajustar el tamao de la tabla (ILUSTRACIN 11.10), selecciona el nuevo rango de

datos para la tabla, o escribe el rango que deseas utilizar en la tabla.
177
Ilustracin 11.10
11.5 Activar o desactivar los encabezados de tabla

Al crear una tabla en Excel, los encabezados de tabla (ILUSTRACIN 11.11) se agregan automticamente
y se muestran de forma predeterminada.
Ilustracin 11.11
En una tabla larga, los encabezados de tabla reemplazan a los encabezados de columna de la hoja de
clculo de modo que permanecen visibles al desplazarse por los datos de la tabla. Si no deseas ver los
encabezados de tabla, puedes desactivarlos.
Para desactivar los encabezados de la tabla realiza lo siguiente:

1. Haz clic en cualquier celda de la tabla.
3. En el grupo Opciones de estilo de la tabla, desactiva la casilla de verificacin Fila de encabezado
(ILUSTRACIN 11.12) para ocultar los encabezados de tabla.
178
Ilustracin 11.12
NOTA: Si deseas volver a mostrar los encabezados activa la casilla de verificacin Fila de encabezado.
11.6 Nombrar una tabla

Una buena prctica es definir un nombre para las tablas, con este nombre la tabla y sus columnas pueden
ser referenciadas.
Esto hace ms sencillo el trabajo a la hora de escribir frmulas que utilizan partes de la tabla, porque ahora no tienes que saber la ubicacin, slo el nombre de la tabla y el de sus columnas.
Una vez que a una tabla se le da un nombre, todos los nombres de sus columnas se pueden utilizar en
lugar de referencias de celda en una frmula. El resultado no es slo una frmula que es ms fcil de concebir, sino ms fcil de leer y an ms fcil de escribir.
Para nombrar una tabla realiza lo siguiente:

3. En el grupo Propiedades en el cuadro Nombre de la tabla (ILUSTRACIN 11.13), escribe el nombre que desees.
Ilustracin 11.13
4. Presiona ENTER
179
11.7 Fila de totales

Una vez que Excel reconoce una Tabla, se puede colocar una fila de totales automtica a lo largo de la parte inferior. Una vez que elijas un estilo de tabla, Excel aplica automticamente negrita a la fila de totales
para hacer que se destaque.
Para mostrar la fila de totales en una tabla realiza lo siguiente.

3. En el grupo Opciones de estilo de tabla activa la casilla de verificacin Fila de totales (ILUSTRACIN 11.14).
Ilustracin 11.14
4. Aparecer una fila (ILUSTRACIN 11.15) en negritas:
Ilustracin 11.15
5. De forma predeterminada aparece la suma de la ltima columna en la ltima celda.
180

NOTA: Una caracterstica importante de la fila de totales es que cada celda de esta fila al ser seleccionada
puede mostrar una lista desplegable con 8 funciones de forma predeterminada, para aplicar cualquiera de
ellas en el momento que desees.
6. Selecciona una celda de la fila de totales

7. Aparecer un botn de lista (ILUSTRACIN 11.16), haz clic en l
Ilustracin 11.16
8. Elije la funcin (ILUSTRACIN 11.17) que desees aplicar a esa columna.
Ilustracin 11.17
181
11.8 Quitar el Estilo de una Tabla

Si deseas crear un estilo personalizado para tus tablas, es posible que desees comenzar por retirar el formato que ya est presente.
3. En el grupo Estilos de la tabla, haz clic en el botn Ms (ILUSTRACIN 11.18).
Ilustracin 11.18
4. Elige la opcin Borrar (ILUSTRACIN 11.19)
Ilustracin 11.19
11.9 Filtrar registros en una tabla

Cuando creas una tabla, deforma predeterminada aparecen los botones de filtros en la fila de encabezados. La ventaja es que la fila de totales cambia para reflejar un resultado en funcin de los datos visibles
en la tabla despus de aplicar el filtro.
Para aplicar un filtro realiza lo siguiente:

1. Haz clic en el botn de filtro de alguna de las celdas de la fila de encabezados.
182

2. Elige el filtro que ms te convenga (ILUSTRACIN 11.20)
Ilustracin 11.20
11.10 Ordenar los registros de una tabla

Cuando creas una tabla, de forma predeterminada aparecen los botones de filtros en la fila de encabezados. Este botn tambin sirve para ordenar los valores de las columnas de la tabla.
Para ordenar una columna de una tabla realiza lo siguiente:
1. Haz clic en el botn de filtro de alguna de las celdas de la fila de encabezados.
2. Aparecern las opciones de ordenacin (ILUSTRACIN 11.21), elige la que ms te convenga.
Ilustracin 11.21
11.11 Quitar filas duplicadas de una tabla

De la misma manera que puedes quitar duplicados de cualquier conjunto de datos seleccionados en Excel,
los duplicados de una tabla se pueden quitar fcilmente.
2. En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haz clic en Quitar duplicados (ILUSTRACIN 11.22).
183
Ilustracin 11.22
11.12 Convertir una tabla en un rango de datos

1. Haz clic en cualquier punto de la tabla.
3. En el grupo Herramientas, haz clic en Convertir en rango (ILUSTRACIN 11.23).
Ilustracin 11.23
NOTA: Las caractersticas de tabla desaparecen despus de convertir la tabla nuevamente a un rango.
TIP: Puedes hacer clic con el botn derecho del mouse en la tabla, elegir Tabla y, a continuacin, hacer clic en
Convertir en rango.
11.13 Eliminar una tabla

Para eliminar una tabla de una hoja de clculo realiza lo siguiente:
1. Selecciona la tabla.
2. Presiona SUPR.
184
12
Validacin de datos
Objetivos:
Conocer qu es la validacin de datos
Validar celdas en Excel 2013
Identificar datos no vlidos
12 VALIDACIN DE DATOS
Cuando ingresas nuevos datos en una hoja de clculo, es comn escribir dgitos o caracteres errneos,
sobre todo si es un gran volumen de datos. Parte de la creacin de hojas de clculo eficientes y fciles de
usar, es hacer todo lo posible para asegurarte que los datos introducidos sean lo ms precisos posible.
Para evitar en todo lo posible errores tipogrficos o de transcripcin, se puede configurar una regla de validacin para asegurarse de que los datos introducidos en una celda cumplen con ciertos requerimientos.
12.1 Qu es la validacin de datos?

La validacin de datos es una funcin de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos
que se pueden o se deben escribir en una celda.
La validacin de datos puede configurarse para:
impedir que los usuarios escriban datos no vlidos
permitir que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda y advertirles cuando intenten
hacerlo.
proporcionar mensajes para indicar qu tipo de entradas se esperan en una celda, as como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.
Por ejemplo, es posible que desees restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas,
limitar las opciones con una lista o asegurarte de que slo se escriben nmeros enteros positivos.
La validacin de datos es sumamente til cuando deseas compartir un libro y deseas que los datos que se
escriban en l sean, exactos y coherentes.
12.2 Validar los datos de una celda o un rango

Para aplicar una Validacin de datos a una celda o rango realiza lo siguiente:
1. Selecciona la celda o rango
3. En el grupo Herramientas de datos haz clic en Validacin de datos
4. Aparecer la ventana de Validacin de datos (ILUSTRACIN 12.1)
186
Ilustracin 12.1
La ventana Validacin de datos tiene 3 pestaas que nos ayudan a establecer los valores de validacin
que deseamos aplicar:
Configuracin
Mensaje de entrada
Mensaje de Error
12.3 Configurar los datos de validacin

Para especificar los valores que deseas permitir en una celda realiza lo siguiente:
1. Haz clic en la pestaa Configuracin
2. Haz clic en Permitir (ILUSTRACIN 12.2). En esta parte es donde se establece el tipo de valor que
est permitido.
187
Ilustracin 12.2
3. Elige alguna de las opciones (ILUSTRACIN 12.3)
Ilustracin 12.3
Los tipos ms simples son nmeros enteros, valores decimales, fechas, horas y texto.
4. Una vez elegido el tipo de datos, es necesario establecer el rango de datos. Para hacerlo, haz clic
en la lista desplegable Datos (ILUSTRACIN 12.4)
188
Ilustracin 12.4
5. Elige alguna forma de comparacin de la lista Datos (ILUSTRACIN ) y, a continuacin, especifica

los valores que deseas utilizar para su comparacin
Ilustracin 12.5
NOTAS:
Se establece el rango de datos para los tipos de datos, incluyendo las fechas, horas y texto (en cuyo caso se
establecen lmites a la cantidad de caracteres que pueden ir en el texto).
Si se aplica una validacin de datos a una celda que ya contiene informacin no vlida, no se mostrar ningn
mensaje de validacin, es decir, se tomar como vlida.
189
12.4 Configurar el Mensaje de entrada

Una vez que has configurado el tipo de datos y el rango de stos, es una buena prctica brindar a la persona que utilizar el libro (o plantilla) un mensaje emergente que lo oriente, llamado mensaje de entrada.
Para configurar un mensaje de entrada realiza lo siguiente:
1. En la ventana Validacin de datos, haz clic en la pestaa Mensaje de entrada (ILUSTRACIN
12.6)
Ilustracin 12.6
2. Rellena el ttulo y el mensaje de entrada, con el texto que deseas que aparezca (ILUSTRACIN
12.7) cuando se seleccione la celda validada.
Ilustracin 12.7
NOTA: Asegrate que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda est activada.
190
12.5 Mensaje de error

A pesar de que hayas configurado un mensaje de entrada, alguien probablemente todava escriba informacin incorrecta. Por eso es conveniente configurar un mensaje de error.
Para configurar un mensaje de error realiza lo siguiente:

1. En la ventana de Validacin de datos haz clic en la pestaa Mensaje de error (ILUSTRACIN 12.8)
Ilustracin 12.8
2. Selecciona una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

Informacin
Muestra un mensaje informativo que no evita la introduccin de

datos no vlidos.
Advertencia
Muestra un mensaje de advertencia que permita la introduccin de

datos no vlidos, bajo decisin del usuario.
Detener
Evita la introduccin de datos no vlidos.
3. Una vez configuradas estas tres opciones haz clic en aceptar.
191

NOTAS:
Para Validar celdas no es necesario configurar los mensajes de entrada y de error.
Si no configuras el mensaje de error, el Estilo de validacin predeterminado es Detener.
12.6 Identificar datos no vlidos

La herramienta de Validacin de datos sirve para mostrar mensajes y evitar que los usuarios escriban
datos no vlidos
Recuerda que slo funciona cuando los usuarios escriben los datos directamente en una celda, si un usuario introduce datos en una celda copiando o rellenando los mensajes de validacin no aparecern, y se
podrn introducir datos no vlidos
Para estos casos Excel proporciona la herramienta Rodear con un crculo los datos no vlidos, para identificar las celdas con validacin de datos que contengan datos no vlidos de modo que puedas encontrar
los problemas y corregirlos con facilidad.
Para activar esta herramienta realiza lo siguiente:

2. En el grupo Herramientas de datos haz clic en la flecha situada debajo de Validacin de datos
(ILUSTRACIN 12.9)
Ilustracin 12.9
3. A continuacin, haz clic en Rodear con un crculo datos no vlidos (ILUSTRACIN 12.10).
192
Ilustracin 12.10
4. Aparecer un crculo rojo (ILUSTRACIN 12.11) en las celdas con datos no vlidos.
Ilustracin 12.11
NOTA: Los crculos slo son ayudas visuales, no aparecern al imprimir la hoja y al guardar los cambios los
crculos se borrarn.
12.6.1 Ocultar los crculos de validacin

Para quitar el crculo de una sola celda:
1. Escribe datos vlidos en la celda.
Para borrar todos los crculos realiza lo siguiente:

2. En el grupo Herramientas de datos haz clic en la flecha situada debajo de Validacin de datos
193

3. A continuacin haz clic en Borrar crculos de validacin (ILUSTRACIN 12.12)
Ilustracin 12.12
194
13
Crear grficos
Objetivos:
Conocer los tipos de grficos de Excel 2013
Conocer cmo crear y modificar grficos en Excel 2013
Conocer las nuevas herramientas de grficos
13 CREAR GRFICOS
Ya hemos visto como introducir datos, organizar la informacin, mejorar el diseo de las celdas sin embargo el verdadero trabajo est en el anlisis de los datos, en encontrar una forma de mostrar la informacin, y una de las mejores maneras de hacerlo es a travs de los grficos de Excel.
Adems de los grficos estndar, con Excel 2013, puedes crear grficos compactos llamados minigrficos,
que resumen una serie de datos mediante el uso de un grfico contenido dentro de una sola celda.
Los grficos muestran los datos visualmente, por lo que pueden detectar rpidamente las tendencias.
Son una manera fabulosa de ayudarte a encontrar el significado oculto en grandes cantidades de datos.
Puedes crear diferentes tipos de grficos en Excel, incluyendo grficos de sectores que presentan resultados de encuestas, grficos de lneas que muestran el aumento o disminucin de los activos en el tiempo
y de reas tridimensionales que muestran las relaciones entre las condiciones ambientales en un experimento cientfico.
13.1 Tipos de grficos

Tipo de Grfico
Columnas
Lneas
Circular
Barras
196
Descripcin
Este tipo de grfico es til para mostrar cambios de datos en un perodo de
tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos.
En los grficos de columnas, las categoras normalmente se organizan en el
eje horizontal y los valores en el eje vertical.
Los grficos de lneas pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala comn y, por tanto, son idneos para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales.
En un grfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna
o una fila de una hoja de clculo. Los grficos circulares muestran el tamao de
los elementos de una serie de datos en proporcin a la suma de los elementos.
Los puntos de datos de un grfico circular se muestran como porcentajes del
total del grfico circular.
En un grfico de barras se pueden trazar datos que se organizan en columnas
o filas de una hoja de clculo. Los grficos de barras muestran comparaciones
entre elementos individuales.
rea
XY (Dispersin)
En un grfico de rea se pueden trazar datos que se organizan en columnas

o filas de una hoja de clculo. Los grficos de rea destacan la magnitud del
cambio en el tiempo y se pueden utilizar para enfocar la atencin en el valor
total en una tendencia.
En un grfico de tipo XY (dispersin) se pueden trazar datos organizados en
columnas y filas de una hoja de clculo. Los grficos de dispersin muestran
la relacin entre los valores numricos de varias series de datos o trazan dos
grupos de nmeros como una serie de coordenadas XY.
Los grficos de dispersin se utilizan por lo general para mostrar y comparar
valores numricos, por ejemplo datos cientficos, estadsticos y de ingeniera.
13.2 Elementos de los grficos

Un grfico consta de numerosos elementos (ILUSTRACIN 13.1), algunos de ellos se presentan de forma
predeterminada y otros se pueden agregar segn las necesidades. Para cambiar la presentacin de los
elementos del grfico puedes moverlos a otras ubicaciones dentro del grfico o cambiar su tamao o su
formato. Tambin puedes eliminar los elementos del grfico que no desees mostrar.
Ilustracin 13.1
197
1. rea del grfico.

2. rea de trazado del grfico.
3. Puntos de datos de la serie de datos que se trazan en el grfico.
4. Eje horizontal (categoras) y vertical (valores) en los que se trazan los datos del grfico.
5. Leyenda del grfico.
6. Ttulo de eje y de grfico que puedes agregar al grfico.
7. Etiqueta de datos que puedes usar para identificar los detalles de un punto de datos de una serie
de datos.
13.3 Crear un grfico

Para crear un grfico en Excel, lo primero que debes hacer es especificar en una hoja de clculo los datos
numricos que presentar el grfico. A continuacin, slo tienes que seleccionar el tipo de grfico que
deseas utilizar en la cinta de opciones.
Ilustracin 13.2
1. Datos en la hoja de clculo
2. Grfico creado con los datos de la hoja de clculo
198

Para crear un grfico realiza lo siguiente:
1. En la hoja de clculo, organiza los datos que deseas trazar en un grfico.
a. Los datos pueden estar organizados en filas o columnas: Excel determina automticamente el mejor modo de trazar los datos en el grfico. Algunos tipos de grfico (como
el grfico circular o el grfico de burbujas) requieren una disposicin de datos especfica.
2. Selecciona las celdas que contienen los datos que deseas utilizar en el grfico.
NOTA: Si seleccionas nicamente una celda, Excel traza automticamente en un grfico todas las celdas adyacentes a esa celda que contienen datos. Si las celdas que deseas trazar en un grfico no estn en un intervalo continuo, puedes seleccionar celdas o rangos no adyacentes siempre que la seleccin forme un rectngulo.
Tambin puedes ocultar las filas o las columnas que no desees trazar en el grfico.

4. En el grupo Grficos haz clic en el icono del tipo de grfico (ILUSTRACIN 13.3) que desees insertar
Ilustracin 13.3
5. A continuacin, haz clic en el subtipo de grfico (ILUSTRACIN 13.4) que desees utilizar.
Ilustracin 13.4
199
6. De forma predeterminada, el grfico se coloca en la hoja de clculo como un grfico incrustado

(ILUSTRACIN 13.5).
Ilustracin 13.5
NOTA: Al insertar un grfico en la hoja de clculo, la pestaa Herramientas de grficos con las Fichas Diseo
y Formato aparecen.
13.3.1 Grficos recomendados

Si no sabes qu grfico es el adecuado para representar tus datos, puedes utilizar la herramienta Grficos
recomendados la cual te mostrar las mejores opciones para graficar tus datos.
El proceso es el mismo para crea un nuevo grfico:
1. Selecciona las celdas que contienen los datos que deseas utilizar en el grfico.
3. En el grupo Grficos haz clic Grficos recomendados (ILUSTRACIN 13.6):
200
Ilustracin 13.6
4. Aparecer la ventana Insertar grfico (ILUSTRACIN 13.7), con los grficos que Excel te recomienda para graficar tus datos
Ilustracin 13.7
5. Elige el que ms te convenga
201
13.4 Seleccionar un Grfico

Cuando se selecciona un grfico, Excel destaca los datos de la hoja del grfico que utiliza, al mismo tiempo, muestra herramientas de grficos a tu alcance como la pestaa Herramientas de grficos con las
fichas Diseo y Formato.
Tambin aparecen tres nuevos botones (ILUSTRACIN 13.8).
Ilustracin 13.8
Los tres nuevos botones, que se muestran en el borde derecho del grfico, te permiten aadir nuevos datos al grfico, cambiar su estilo, o aplicar filtros para que muestres slo algunos de los datos en el grfico.
13.4.1 Elementos de grfico

Al hacer clic en el botn Elementos de grfico (ILUSTRACIN 13.9) aparecen los siguientes elementos:
Ilustracin 13.9
202
13.4.2 Estilos de grfico

El botn Estilos de grfico tiene dos pestaas: Estilo (ILUSTRACIN 13.10) y Color (ILUSTRACIN 13.11).
Ilustracin 13.10
203
Ilustracin 13.11
13.4.3 Filtros de grficos

El botn Filtros de grficos tiene dos pestaas (ILUSTRACIN 13.12): Valores y Nombres
204
Ilustracin 13.12
13.5 Mover un grfico

Cuando creas un grfico, de forma predeterminada se coloca en la misma hoja de los datos, esto se conoce como un grfico incrustado.
Tambin posee la caracterstica de ser un objeto flotante, es decir, lo puedes mover para que no oculte
tus datos.
Para mover un grfico realiza lo siguiente:
1. Selecciona el grfico, si lo has seleccionado correctamente aparecern los tres botones nuevos a
la derecha del grfico (ILUSTRACIN 13.13)-
205
Ilustracin 13.13
2. Pasa el mouse sobre el borde del grfico hasta que el puntero del ratn cambia a una flecha de
cuatro puntas (ILUSTRACIN 13.14).
Ilustracin 13.14
3. Luego, haz clic y arrastra con el mouse para mover el grfico.
13.5.1 Mover un grfico a una hoja nueva

Tambin puedes mover el grfico a una hoja nueva, para moverlo a una hoja diferente realiza lo siguiente:
1. Selecciona el grfico
2. Haz clic en la ficha Diseo de Herramientas de grficos
3. En el grupo Ubicacin haz clic en Mover grfico (ILUSTRACIN 13.15)
206
Ilustracin 13.15
4. Aparecer el cuadro de dilogo Mover grfico (ILUSTRACIN 13.16)
Ilustracin 13.16
5. Elige la opcin Hoja nueva (ILUSTRACIN 13.17), puedes colocar un nombre si as lo deseas
Ilustracin 13.17
6. Haz clic en Aceptar, el grfico aparecer en una hoja nueva (ILUSTRACIN 13.18).
207
Ilustracin 13.18
13.6 Cambiar el tamao de un grfico

Para cambiar el tamao de un grfico, realiza lo siguiente:
1. Selecciona el grfico.
2. A continuacin, arrastra los controladores de tamao (ILUSTRACIN 13.19) hasta el tamao que
desees.
Ilustracin 13.19
Si deseas un tamao ms preciso para el grfico, realiza lo siguiente:
208

2. Haz clic en la ficha Formato
3. En el grupo Tamao, escribe el tamao en el cuadro Alto de forma y Ancho de forma (ILUSTRACIN 13.20).
Ilustracin 13.20
13.7 Cambiar el diseo o el estilo de un grfico

Despus de crear un grfico, puedes cambiar su aspecto de forma instantnea. En lugar de agregar o
cambiar manualmente los elementos o el formato del grfico, puedes aplicarle rpidamente un diseo y
un estilo predefinidos.
13.7.1 Aplicar un diseo rpido a un grfico

3. En el grupo Diseos de grfico, haz clic en Diseo rpido (ILUSTRACIN 13.21).
Ilustracin 13.21
4. Elige algunos de los diseos (ILUSTRACIN 13.22)
209
Ilustracin 13.22
13.7.2 Aplicar un estilo de diseo a un grfico

3. En el grupo Estilos de diseo, haz clic en el estilo que desees utilizar, para ver todos los estilos de
diseo, haga clic en Ms (ILUSTRACIN 13.23).
Ilustracin 13.23
210
13.8 Cambiar manualmente el diseo de elementos del grfico

La ficha FORMATO ofrece una variedad de formas para cambiar el aspecto a los elementos del grfico.
Para dar formato a un elemento de grfico,
1. Haz clic en el grfico o en el elemento del grfico cuyo diseo quieras modificar, o realiza lo siguiente para seleccionar un elemento de una lista de elementos de grfico:
3. Haz clic en la ficha Formato
4. En el grupo Seleccin actual, haz clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico
(ILUSTRACIN 13.24).
Ilustracin 13.24
5. A continuacin, haz clic en el elemento que desees (ILUSTRACIN 13.25).
Ilustracin 13.25
6. Haz clic en Aplicar formato a la seleccin
211
7. Aparecer el panel Formato de forma (ILUSTRACIN 13.26), para que puedas personalizar el elemento que hayas seleccionado
Ilustracin 13.26
13.9 Agregar ttulos, etiquetas y leyendas de grfico

Para agregar elementos a un grfico como ttulos, etiquetas y leyendas realiza lo siguiente:
3. En el grupo Diseos de grfico, haz clic en Agregar elemento de grfico (ILUSTRACIN 13.27).
212
Ilustracin 13.27
4. Aparecer una lista de los elementos englobados por categoras (ILUSTRACIN 13.28)
Ilustracin 13.28
5. Haz clic en la categora que desees y elige alguno de los elementos que necesites (ILUSTRACIN
13.29)
Ilustracin 13.29
213
13.10 Cambiar entre filas y columnas de grficos

Al crear un grfico, Excel determina la orientacin de la serie de datos segn la cantidad de filas y columnas de la hoja de clculo incluidas en el grfico. No obstante, despus de crear un grfico, puedes cambiar
la forma en que se trazan las filas y columnas de la hoja de clculo en el grfico cambiando las filas a columnas o viceversa.
Para cambiar la orientacin del grfico realiza lo siguiente:
3. En el grupo Datos, haz clic en Cambiar entre filas y columnas (ILUSTRACIN 13.30).
Ilustracin 13.30
4. Cuando haces clic en el botn Cambiar entre filas y columnas, Excel modifica inmediatamente la
forma en que se trazan los datos del grfico cambiando las filas de la hoja de clculo por columnas
y viceversa (ILUSTRACIN 13.31).
Ilustracin 13.31
214
13.11 Cambiar el tipo de grfico

Para la mayora de los grficos 2D y 3D, puedes cambiar el tipo de grfico y darle un aspecto totalmente
diferente.
Para cambiar el tipo de grfico realiza lo siguiente:
3. En el grupo Tipo, haz clic en Cambiar tipo de grfico (ILUSTRACIN 13.32)
Ilustracin 13.32
4. Se abrir la ventana Cambiar tipo de grfico (ILUSTRACIN 13.33)
Ilustracin 13.33
215
5. Elige el nuevo grfico que desees y haz clic en aceptar (ILUSTRACIN 13.34)
Ilustracin 13.34
216
14
Minigrficos
Objetivos:
Conocer qu son los minigrficos
Conocer los tipos de minigrficos de Excel 2013
Crear y modificar minigrficos
14 MINIGRFICOS
Un minigrfico es un pequeo grfico en una celda de una hoja de clculo que ofrece una representacin
visual de los datos. Usa minigrficos para mostrar tendencias en una serie de valores, como aumentos o
reducciones peridicos, ciclos econmicos o para resaltar valores mnimos y mximos. Coloca un minigrfico cerca de tus datos para lograr un mayor impacto.
Los minigrficos no son objetos, un minigrfico en realidad es un pequeo grfico en el fondo de una
celda.
Dado que un minigrfico es un pequeo grfico incrustado en una celda, se puede escribir texto en una
celda y usar un minigrfico como fondo.
14.1 Ventajas de usar minigrficos

Al ocupar una pequea cantidad de espacio, un minigrfico puede mostrar una tendencia basndose en
datos adyacentes en una representacin grfica clara y compacta.
Puedes ver rpidamente la relacin entre un minigrfico y los datos subyacentes y, cuando los datos cambian, puedes ver el cambio en el minigrfico de inmediato.
Adems de crear un minigrfico nico para una fila o columna de datos, puedes crear varios minigrficos
Tambin puedes crear minigrficos para filas de datos que agregars ms adelante usando el controlador
de relleno sobre una celda adyacente que contenga un minigrfico.
14.2 Crear un minigrfico

Para crear un minigrfico, realiza lo siguiente:
1. Selecciona una celda vaca o un grupo de celdas vacas en las que desees insertar uno o ms minigrficos.
3. En el grupo Minigrficos, haz clic en el tipo de minigrfico que deseas crear: Lnea, Columna o
Prdida y ganancia (ILUSTRACIN 14.1).
218
Ilustracin 14.1
4. Aparecer el cuadro de dilogo Crear grupo Minigrfico (ILUSTRACIN 14.2)
Ilustracin 14.2
5. En el cuadro Rango de Datos, escribe el rango de celdas que contienen los datos que deseas que
muestren los minigrficos o haz clic en el selector de rango, haz clic en aceptar (ILUSTRACIN
14.3).
Ilustracin 14.3
Cuando se seleccionan uno o ms minigrficos, aparecen las Herramientas para minigrficos, que muestra la ficha Diseo.
219
14.3 Personalizar minigrficos

Despus de crear un minigrfico, puedes controlar qu puntos de valor se muestran, cambiar el tipo de
minigrfico, aplicar estilos o establecer opciones de formato individuales, establecer opciones en el eje
vertical y controlar cmo se muestran los valores vacos o cero en el minigrfico.
14.3.1 Controlar qu puntos de valor se muestran

Puedes resaltar marcadores de datos individuales (valores) en un minigrfico de lnea haciendo que algunos o todos los marcadores queden visibles (ILUSTRACIN 14.4).
Ilustracin 14.4
En este minigrfico, el marcador de valor alto es de color verde y el marcador de valor bajo es de color
naranja. El resto de los marcadores es de color negro.
Para resaltar marcadores realiza lo siguiente:

1. Selecciona el o los minigrficos
3. En el grupo Mostrar realiza lo siguiente (ILUSTRACIN 14.5):
Ilustracin 14.5
220

a. Para mostrar todos los valores, activa la casilla Marcadores.
b. Para mostrar los valores negativos, activa la casilla Puntos negativos.
c. Para mostrar los valores ms bajos o ms altos, activa las casillas Punto alto o Punto bajo.
d. Para mostrar el primer o el ltimo valor, activa las casillas Primer punto o ltimo punto.
Ejemplo (ILUSTRACIN 14.6):
Ilustracin 14.6
14.3.2 Cambiar el estilo o el formato de los minigrficos

Para personalizar un minigrfico puedes usar un Estilo:
Para aplicar un Estilo realiza lo siguiente:
1. Selecciona el o los minigrficos
3. En el grupo Estilo elige alguno de los Estilos predeterminados, puedes hacer clic en el botn Ms
(ILUSTRACIN 14.7) para ver la galera completa
Ilustracin 14.7
221

4. Para aplicar un formato especfico a un minigrfico, usa los comandos Color de minigrfico o
Color de marcador (ILUSTRACIN 14.8).
Ilustracin 14.8
222
15
Formato condicional
Objetivos:
Conocer qu es un formato condicional
Conocer los tipos de formato condicional
15 FORMATO CONDICIONAL
Cuando se trabaja con mucha informacin en una hoja de clculo, es muy til resaltar la informacin ms
importante, esto hace que sea fcil de localizar.
La funcin de formato condicional de Excel te permite aplicar un formato segn reglas a las celdas seleccionadas. Se pueden aplicar una o varias reglas, y puedes utilizar las reglas predefinidas proporcionadas
por Excel o personalizarlas para tus necesidades.
Mediante la aplicacin de formato condicional a los datos, es posible identificar rpidamente varianzas
en un intervalo de valores con slo echar un vistazo.
Con formato condicional se establece una condicin que, si se cumple, Excel aplicar el formato elegido
a las celdas. Puedes cambiar el color del texto, modificar los colores de relleno y fuentes, tambin puedes
utilizar barras de datos (barras sombreadas que crecen o se contraen en funcin del nmero en una celda)
y los iconos.
15.1 Aplicar un formato condicional

Par aplicar un formato condicional a las celdas realiza lo siguiente
1. Selecciona los datos a los cuales deseas aplicar un formato condicional.
3. En el grupo Estilos haz clic en Formato condicional (ILUSTRACIN 15.1)
Ilustracin 15.1
4. A continuacin, elije la categora de formato condicional que desees (ILUSTRACIN 15.2).
224
Ilustracin 15.2
15.2 Resaltar tendencias con formato condicional

Barras de datos, escalas de color o un conjunto de iconos son opciones de formato condicional para resaltar visualmente un grupo de celdas que estn en un rango de datos
Para ver todas estas opciones de formato condicional realiza lo siguiente:
3. En el grupo Estilos haz clic en Formato condicional
4. Haz clic en alguna de las categoras Barras de datos, Escalas de color o un Conjunto de iconos
(ILUSTRACIN 15.3):
225
Ilustracin 15.3
15.3 Reglas de formato condicional

Excel tiene una amplia gama de reglas de formato condicional, las cuales incluyen estas dos categoras:
15.3.1 Resaltar reglas de celdas

Puedes resaltar un valor mnimo, un valor mximo, un rango de valores, celdas que contengan texto especfico, comience con un texto especfico, fechas que caen dentro de ciertos rangos (la semana pasada,
el mes pasado, la semana que viene, etc.
8. Haz clic en la categora Resaltar reglas de celdas (ILUSTRACIN 15.4)
226
Ilustracin 15.4
15.3.2 Reglas superiores e inferiores

Estas opciones se utilizan para resaltar los valores superiores, los valores inferiores o valores que estn
por encima o por debajo de la media.
4. Haz clic en la categora Reglas superiores e inferiores (ILUSTRACIN 15.5)
227
Ilustracin 15.5
228
16
Anlisis instantneo de
datos
Objetivo(s):
Conocer la nueva herramienta Anlisis rpido
16 ANLISIS INSTANTNEO DE DATOS

Excel 2013 incluye una nueva caracterstica que permite el anlisis de datos con unos pocos clics del mouse. Cuando seleccionas un rango de datos aparece el nuevo botn Anlisis rpido, lo que te permite crear
rpidamente tablas, aadir minigrficos, trabajar con totales, aplicar formato condicional, y crear tablas
dinmicas
Para activar la herramienta Anlisis rpido realiza lo siguiente:
1. Selecciona un rango de celdas (ILUSTRACIN 16.1).
Ilustracin 16.1
2. Haz clic en el botn Anlisis rpido (ILUSTRACIN 16.2) para ver todas las categoras de herramientas disponibles
Ilustracin 16.2
TIP: Puedes seleccionar una celda de un rango y presiona CTRL+Q para abrir las opciones de anlisis rpido
230
16.1 Herramienta de Anlisis rpido?

Anlisis rpido incluye las siguientes herramientas, divididas en categoras.
16.1.1 Formato
Permite aplicar opciones de Formato condicional (ILUSTRACIN 16.3) para resaltar partes de tus datos,
por ejemplo barras de datos y colores.
Ilustracin 16.3
16.1.2 Grficos
Excel recomienda diferentes grficos dependiendo del tipo de datos que has seleccionado. Si no ves el
grfico que deseas, haz clic en Ms Grficos (ILUSTRACIN 16.4)
Ilustracin 16.4
231
16.1.3 Totales
Permite realizar clculos para columnas y filas. Por ejemplo sumas, promedios, recuentos etc. Haz clic en
las pequeas flechas negras a la derecha y la izquierda para ver las opciones adicionales. (ILUSTRACIN
16.5)
Ilustracin 16.5
16.1.4 Tablas
Puedes escoger entre crear una Tabla o una Tabla dinmica (ILUSTRACIN 16.6).
Ilustracin 16.6
232
16.1.5 Minigrficos
Son grficos que se pueden mostrar junto con tus datos. Proporcionan una forma rpida de ver las tendencias (ILUSTRACIN 16.7).
Ilustracin 16.7
16.2 Insertar grfico con Anlisis rpido

Con Excel 2013, puedes crear grficos de forma rpida mediante el uso de Anlisis rpido, que muestra
los grficos recomendados para resumir tus datos.
Para insertar un grfico recomendado con Anlisis rpido realiza lo siguiente:
1. Selecciona las celdas que contienen los datos que deseas utilizar en el grfico
2. Haz clic en el botn Anlisis rpido (ILUSTRACIN 16.8)
Ilustracin 16.8
3. A continuacin, haz clic en Grficos (ILUSTRACIN 16.9) para mostrar los tipos de grficos que
233

Excel recomienda.
Ilustracin 16.9
4. Puedes mostrar una vista previa en vivo (ILUSTRACIN 16.10)de cada grfico recomendado sealando el icono que representa ese grfico.
234
Ilustracin 16.10
5. Al hacer clic en el icono, Excel agrega el grfico a la hoja de clculo.
235
17
Esquemas y Subtotales
Objetivos:
Crear y trabajar con esquemas y autoesquemas
Trabajar con Subtotales
17 ESQUEMAS Y SUBTOTALES
Las tablas de Excel son una gran herramienta para la gestin de grandes cantidades de datos, pero si necesitas mostrar informacin ms compleja, sobre todo si esta informacin se divide en grupos separados,
cada uno con sus propios subtotales entonces las tablas no funcionan tan bien.
Por ejemplo un informe de ventas de un ao de una empresa que presenta los resultados trimestrales de
cada una de sus regiones en todo el mundo, si est en una larga lista que incluye los subtotales de cada
regin, la mejor forma de organizar toda esa informacin sera arreglar cada regin en un grupo separado
de celdas.
La agrupacin y los esquemas as como los subtotales de Excel son perfectos para tratar la informacin de
ste tipo, ayudan a expandir y contraer rpidamente grandes cantidades de datos.
17.1 Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de clculo

La agrupacin de datos te permite agrupar columnas o filas relacionadas en un solo bloque. Una vez que
agrupas columnas o filas, puedes contraer el grupo, ocultndolo temporalmente y dejando ms espacio
para el resto de tus datos.
Es ms til cuando se desea mostrar informacin de resumen clave pero no los nmeros que utilizaste
para llegar a estos resultados.
Puedes crear un esquema de hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, representado
por un nmero superior de smbolos de esquema, muestra datos de detalle del nivel externo anterior,
representado por un nmero inferior de smbolos de esquema.
Puede crear un esquema de filas, un esquema de columnas o un esquema de filas y columnas.
En la siguiente imagen se muestra una fila de datos de ventas agrupados por regiones geogrficas y meses con varias filas de resumen y detalles.
237
1. Para mostrar filas para un nivel, haz clic en los smbolos de esquema
adecuados.
2. El nivel 1 contiene las ventas totales de todas las filas de detalle.

3. El nivel 2 contiene las ventas totales para cada mes en cada regin.
4. El nivel 3 contiene las filas de detalle (slo las filas de detalle 11 a 13 estn actualmente visibles).
5. Para expandir o contraer datos en el esquema, haz clic en los smbolos de esquema y
Antes de crear un esquema asegrate de lo siguiente:
Cada columna de los datos a los que deseas aplicar un esquema tiene un rtulo en la primera fila
o que cada fila de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene un rtulo en la primera fila, y
el rango no tiene filas ni columnas en blanco.
Ordena la columna que contiene los datos que deseas agrupar
Debes tener filas de resumen que contengan frmulas que hagan referencias a las celdas de cada
una de las filas de detalle para dicho grupo.
17.1.1 Autoesquemas
La forma ms simple de crear un esquema es a travs de un Autoesquema, para esto realiza lo siguiente:
1. Selecciona una celda del rango.
2. Haz clic en la ficha Datos.
3. En el grupo Esquema, haz clic en la flecha de Agrupar (ILUSTRACIN 17.1)
238
Ilustracin 17.1
4. A continuacin, haz clic en Autoesquema (ILUSTRACIN 17.2).
Ilustracin 17.2
17.1.2 Crear esquemas de forma manual

Selecciona las columnas o filas que deseas agrupar
1. Selecciona una celda del rango.
2. Haz clic en la ficha Datos.
3. En el grupo Esquema, haz clic en la flecha de Agrupar (ILUSTRACIN 17.3)
Ilustracin 17.3
4. A continuacin, haz clic en Agrupar (ILUSTRACIN 17.4).
239
Ilustracin 17.4
5. Elige Filas o Columnas (ILUSTRACIN 17.5), dependiendo de cmo desees agrupar tus datos
Ilustracin 17.5
17.2 Subtotales
La herramienta Subtotal te permite crear grupos y subtotales a la vez, caracterstica que te puede ahorrar
mucho tiempo.
Para utilizar Subtotal, ten en consideracin lo siguiente:
Tener una lista larga de datos repetitivos.
No se puede utilizar ms de una tabla, el objetivo es conseguir que Excel organice los datos en
grupos resumidos. Cada grupo tiene su propio subtotal y todos los subtotales se suma para un
gran Total.
Ordena los datos de modo que las filas que deseas agrupar estn juntos en la lista.
Una vez que te has asegurado de los puntos anteriores, realiza lo siguiente:
1. Selecciona una celda de tu tabla de datos
240

3. En el grupo Esquema haz clic en Subtotal (ILUSTRACIN 17.6).
Ilustracin 17.6
4. Aparecer el cuadro de dilogo Subtotales (ILUSTRACIN 17.7)
Ilustracin 17.7
a. En Para cada cambio en, elige la columna cuyos subtotales desees calcular.
b. En Usar funcin, haz clic en la funcin de resumen que desees usar para calcular los subtotales.
c. En Agregar subtotal a: activa la casilla correspondiente a cada columna que contenga
valores cuyos subtotales desees calcular.
d. Si deseas un salto de pgina automtico despus de cada subtotal, activa la casilla de
verificacin Salto de pgina entre grupos.
241

e. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactiva la casilla Resumen debajo de los datos. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, activa la casilla Resumen debajo de los datos.
f.
242
Puedes utilizar de nuevo el comando Subtotal repitiendo los pasos anteriores para agregar ms subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban
los subtotales existentes, desactiva la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales.
18
Trabajo con imgenes
Objetivos:
Insertar y modificar imgenes en Excel 2013
18 TRABAJO CON IMGENES

En Microsoft Excel 2013 se puede mejorar el aspecto de las hojas de clculo con la ayuda de imgenes
para hacerlos ms atractivos.
Puedes insertar fotografas de cmaras digitales, imgenes prediseadas o archivos creados mediante
el uso de un programa de grficos, adems puedes cambiar su tamao, su posicin, recortar la imagen o
embellecerla aplicando efectos artsticos.
18.1 Insertar imgenes

En Excel se pueden insertar fotografas digitales o imgenes creadas en casi cualquier programa
Para insertar una imagen realiza lo siguiente:
2. Ubica el grupo Ilustraciones
3. Haz clic en Imgenes (ILUSTRACIN 18.1)
a. Haz clic en este botn para insertar una imagen que tengas guardada en tu computadora,
en una unidad de red o en un dispositivo (como una cmara digital) que est conectado a
tu computadora.
Ilustracin 18.1
18.2 Insertar imgenes en lnea

Una de las nuevas funciones de Excel 2013 es que te permite agregar imgenes de servicios de fotografa
en lnea sin necesidad de guardarlas previamente en la PC.
244

2. Ubica el grupo Ilustraciones
3. Haz clic en el botn Imgenes en lnea (ILUSTRACIN 18.2)
a. Haz clic en este botn para insertar una imagen prediseada desde Office.com, un resultado de bsqueda web de Bing, o una imagen almacenada en el Microsoft SkyDrive u otra
fuente en lnea.
Ilustracin 18.2
4. Puedes buscar imgenes prediseadas de Office.com o buscarlas en Bing (ILUSTRACIN 18.3)
Ilustracin 18.3
5. Escribe la palabra clave que deseas buscar y haz clic en el icono de la lupa, a continuacin aparecern los resultados de la bsqueda (ILUSTRACIN 18.4)
245
Ilustracin 18.4
6. Elige la que ms te convenga y haz clic en Insertar
18.3 Modificar una imagen

Una vez que hayas insertado una imagen se activar la barra Herramientas de Imagen con la ficha Formato, esta ficha se activar siempre que una imagen est seleccionada.
18.3.1 Cambiar el tamao de una imagen

Para cambiar el tamao de una imagen realiza lo siguiente:
1. En Herramientas de imagen en la ficha Formato, en el grupo tamao, haz clic en Alto o Ancho
(ILUSTRACIN 18.5), y especifica los valores deseados.
246
Ilustracin 18.5
Tambin puedes arrastrar alguno de los controladores de tamao de la imagen (ILUSTRACIN 18.6):
Ilustracin 18.6
18.3.2 Recortar una imagen

1. Selecciona la imagen que desees recortar.
2. Haz clic en la ficha Formato de Herramientas de imagen
3. En el grupo Tamao, haz clic en Recortar (ILUSTRACIN 18.7).
247
Ilustracin 18.7
4. Sigue alguno de estos pasos (ILUSTRACIN 18.8):

a. Para recortar un lado, arrastra el controlador de recorte central de ese lado hacia adentro.
b. Para recortar dos lados por igual al mismo tiempo, mantn presionada la tecla CTRL
mientras arrastras el controlador de recorte central de cada lado hacia adentro.
c. Para recortar los cuatro lados por igual al mismo tiempo, mantn presionada la tecla
CTRL mientras arrastras el controlador de recorte de una esquina hacia adentro.
d. Para posicionar el recorte, mueve el rea de recorte (arrastrando los bordes del rectngulo de recorte) o la imagen.
Ilustracin 18.8
5. Cuando hayas terminado, presiona ESC.
248
18.3.3 Girar una imagen

Excel te permite cambiar la posicin de la imagen para ajustarla al texto cmo ms te agrade, una opcin
disponible es Girar la imagen.
Para girar una imagen haz lo siguiente:
1. En la ficha Formato de Herramientas de imagen, haz clic en Girar (ILUSTRACIN 18.9) en el
grupo Organizar.
Ilustracin 18.9
2. Selecciona alguna de las opciones siguientes (ILUSTRACIN 18.10) :
Girar 90 a la izquierda
Girar 90 a la derecha
Voltear verticalmente
Voltear horizontalmente
Ilustracin 18.10
249
18.3.4 Quitar el fondo a una imagen

Para Quitar el fondo a una imagen realiza lo siguiente:
1. Selecciona la imagen
2. En el grupo Ajustar de la Ficha Formato de Herramientas de Imagen, haz clic en el botn Quitar
fondo (ILUSTRACIN 18.11).
Ilustracin 18.11
a. Se activar la ficha Eliminacin del fondo, mediante la cual se pueden definir marcas de
eliminacin de fondo, marcas de reas para mantener.
b. Aparecer el marco de seleccin de la imagen y partes de sta se encuentran sombreadas en color magenta (ILUSTRACIN 18.12).
Ilustracin 18.12
c. Todo lo que est marcado con magenta es lo que Quitar fondo considera como fondo.
Las partes que mantienen los colores normales son el primer plano y se conservarn.
d. Para refinar an ms el resultado, debemos ajustar la forma y el tamao del marco de
250

seleccin de la imagen. La regla importante que debes recordar es que el marco de seleccin debe contener todo lo que deseas conservar.
e. No hay problema si en el marco hay partes que no deseas conservar, pero nada de lo que
quede fuera del marco de seleccin se conservar
3. Puedes ajustar el tamao del marco de seleccin pero si el resultado an no es perfecto, se puede hacer uso de los botones Marcar las reas para quitar (ILUSTRACIN 18.13) para eliminar
otras reas de la imagen o del botn Marcar las reas para mantener ((ILUSTRACIN 18.13)
para agregar reas de la imagen que no desees quitar.
4. Una vez definida el rea que se quitara haz clic en el botn Mantener cambios (ILUSTRACIN
18.13).
Ilustracin 18.13
18.3.5 Efectos artsticos

Puedes aplicar Efectos artsticos a una imagen o un relleno de imagen para que tengan una apariencia
ms similar a un boceto, un dibujo o una pintura. Un relleno de imagen es una forma u otro objeto con una
imagen aplicada para rellenarla.
Slo se puede aplicar un efecto artstico a la vez a una imagen, por lo que al aplicar otro se quitar el efecto artstico aplicado previamente.
Para aplicar un efecto artstico a una imagen realiza lo siguiente
1. Selecciona la imagen
2. Haz clic en el comando Efectos artsticos (ILUSTRACIN 18.14) que se encuentra en el grupo
Ajustar de la ficha Formato de Herramientas de imagen
251
Ilustracin 18.14
3. Aparecer una lista con la vista previa de los Efectos artsticos (ILUSTRACIN 18.15):
Ilustracin 18.15
4. Si pasas el mouse por encima de las vistas previas podrs observar los cambios en tu imagen
5. Una vez que hayas elegido alguno haz clic en l.
252
18.3.6 Estilos de imagen

Puedes mejorar una imagen si le agregas efectos como sombras, iluminados, reflejos, bordes suaves,
biseles y giros tridimensionales (3D).
Para aplicar un estilo a una imagen realiza lo siguiente:

1. Haz clic en la imagen a la que deseas agregar un efecto.
2. En Herramientas de imagen, en la ficha Formato, en el grupo Estilos de imagen, haz clic en el
botn Ms (ILUSTRACIN 18.16), para mostrar los estilos rpidos.
Ilustracin 18.16
253
19
Trabajar con elementos

grficos
Objetivo(s):
Trabajar con elementos grficos como WordArt y Formas
19 TRABAJAR CON ELEMENTOS GRFICOS

19.1 WordArt
WordArt proporciona un mtodo para aplicar una serie de efectos de texto con un slo clic como combinaciones de colores, contornos, rellenos, sombras, reflejos, efectos de brillo, bordes biselados y la rotacin en tres dimensiones para crear un texto que realmente llame la atencin.
Para insertar WordArt:
2. En el grupo Texto haz clic en WordArt (ILUSTRACIN 19.1)
Ilustracin 19.1
3. Haz clic en el estilo que desees (ILUSTRACIN 19.2)
Ilustracin 19.2
4. A continuacin escribe el texto que desees en el cuadro de texto que aparece (ILUSTRACIN
19.3).
255
Ilustracin 19.3
Puedes editar el texto, ajustar el formato de caracteres de la forma habitual, y cambiar el estilo en cualquier momento.
19.2 Dibujar y modificar formas

Si deseas agregar algn elemento visual, pero no necesitas algo tan elaborado como una imagen se
puede hacer uso de las autoformas o formas.
Las formas pueden ser simples, como lneas, crculos o cuadrados, o ms complejas, tales como estrellas, corazones y flechas.
Para dibujar una forma realiza lo siguiente:

2. En el grupo Ilustraciones haz clic en Formas (ILUSTRACIN 19.4)
Ilustracin 19.4
3. Haz clic en la que desees (ILUSTRACIN 19.5).
256
Ilustracin 19.5
19.2.1 Agregar texto a una forma

Los cuadros de texto y la mayora de las formas (excepto las lneas, los conectores y las formas libres)
pueden incluir texto adjunto a la forma o cuadro de texto.
Para agregar texto a una forma realiza lo siguiente:
1. Selecciona la figura
2. Empieza a escribir el texto que necesites
Otra forma de hacerlo es:

1. Selecciona la figura
2. Haz clic con el botn derecho del mouse
3. Elige Agregar texto (ILUSTRACIN 19.6)
257
Ilustracin 19.6
4. Empieza a escribir el texto que necesites
258
20
Trabajar con diagramas
Objetivos:
Insertar SmartArts
Trabajar y modificar SmartArts
20 TRABAJAR CON DIAGRAMAS

Los diagramas son grficos que ayudan a transmitir informacin, para aclarar conceptos, describir los
procesos, o mostrar relaciones jerrquicas.
20.1 Insertar grficos SmartArt

Microsoft Excel 2013 ofrece la posibilidad de insertar una gran variedad de diagramas llamados SmartArt
que puedes utilizar para presentar informacin de forma visual.
20.1.1 Tipos de SmartArt

Excel te ofrece una gran variedad de diagramas SmartArt agrupados en las siguientes categoras:
TIPO DE
GRFICO
Lista
Mostrar informacin no secuencial, por ejemplo: una lista de tareas
Proceso
Mostrar los pasos de un proceso o escala de tiempo, por ejemplo: los pasos para
Ciclo
Jerarqua
Relacin
Matriz
Pirmide
Imagen
260
PROPSITO DEL GRFICO
conseguir que un proyecto sea aprobado.

Mostrar un proceso continuo, por ejemplo, el proceso para la mejora continua de
un producto basado en la retroalimentacin de los clientes
Crear un organigrama, por ejemplo: la estructura organizacional de una empresa.
Mostrar un diagrama con elementos convergentes, divergentes, superpuestos o
elementos que se fusionan, por ejemplo: el uso de mtodos similares para organizar el correo electrnico, calendario y contactos.
Mostrar cmo las partes se relacionan con un todo
Mostrar relaciones proporcionales con el mayor componente en la parte superior o
inferior, por ejemplo: la cantidad de tiempo que, idealmente, deberan tardarse las
distintas fases de un proyecto.
Estos diagramas se basan en imgenes en lugar de texto para crear alguno de los
otros tipos de diagramas
20.1.2 Insertar SmartArt

Para insertar un grfico SmartArt realiza lo siguiente:
2. En el grupo Ilustraciones, haz clic en SmartArt (ILUSTRACIN 20.1)
Ilustracin 20.1
3. Haz clic en alguna de las categoras (ILUSTRACIN 20.2)
Ilustracin 20.2
4. A continuacin elige alguno de los SmartArt disponibles de esa categora

Notas:
Las categoras no son mutuamente excluyentes, lo que significa que algunos diagramas aparecen en ms de
una categora.
261

En general, los SmartArt son ms eficaces cuando el nmero de formas y la cantidad de texto se limitan a
puntos clave.
5. Despus de elegir un diseo, Excel inserta el diagrama bsico en el documento y muestra el formato de lista asociado en el panel de texto, en el que puedes introducir informacin (ILUSTRACIN 20.3).
Ilustracin 20.3
20.2 Modificar un SmartArt

Despus de insertar un SmartArt y aadir el texto que deseas mostrar en el mismo, puede ser que el diseo del diagrama que seleccionaste no cumple exactamente tus necesidades, para esto puedes cambiar
fcilmente a un diseo de SmartArt diferente sin perder la informacin que has introducido en el anterior.
Si un diseo en particular, no soporta la cantidad de informacin que necesitas, el texto adicional se oculta pero no se borra y estar disponible cuando elijas otro diseo que admita esa cantidad de texto.
Tambin puedes agregar y quitar formas, editar el texto desde el panel de texto y personalizar el SmartArt
mediante el uso de las opciones de las fichas de Herramientas de SmartArt.
20.2.1 Agregar o eliminar formas en un elemento grfico SmartArt

Para que el SmartArt se ajuste a tus necesidades puedes agregar o quitar formas.
Para agregar una forma realiza lo siguiente:
1. Haz clic en el SmartArt al que deseas agregar una nueva forma.
2. Haz clic en la forma existente situada ms cerca del lugar donde desees agregar una nueva forma.
262

3. Haz clic en la ficha Diseo de Herramientas de SmartArt
4. En el grupo Crear grfico, haz clic en la flecha del botn Agregar forma (ILUSTRACIN 20.4)
Ilustracin 20.4
Ilustracin 20.5
NOTA: Pueden aparecer diferentes opciones dependiendo del SmartArt que hayas elegido.
Tambin puedes agregar una forma desde el panel de texto, realiza lo siguiente:
1. Haz clic en una forma existente
2. Mueve el cursor delante o detrs del texto donde deseas agregar la forma
3. A continuacin presiona ENTER (ILUSTRACIN 20.6).
263
Ilustracin 20.6
20.2.2 Cambiar los colores de un grfico SmartArt

Puedes aplicar variaciones de color derivadas del tema de colores a las formas del diseo del SmartArt
para mejorar su apariencia:
1. Haz clic en el SmartArt.
3. En el grupo Estilos SmartArt, haz clic en Cambiar colores (ILUSTRACIN 20.7).
Ilustracin 20.7
4. Elige alguno de los esquemas de color (ILUSTRACIN 20.8)
264
Ilustracin 20.8
20.2.3 Aplicar un estilo SmartArt

Un estilo SmartArt es una combinacin de varios efectos, como estilo de lnea, bisel o 3D, que se puede
aplicar a las formas en el diseo del grfico SmartArt para crear un aspecto nico y de diseo profesional.
1. Haz clic en el grfico SmartArt.

3. En el grupo Estilos SmartArt, haz clic en el estilo SmartArt que desees.
4. Para ver ms estilos SmartArt, haz clic en el botn Ms (ILUSTRACIN 20.9).
265
Ilustracin 20.9
266
21
Trabajar con la ventana de

Excel 2013
Objetivo(s):
Trabajar con las herramientas bsicas para ajustar la
ven-tana de Excel 2013
21 TRABAJAR CON LA VENTANA DE EXCEL 2013

21.1 Dividir la ventana
Cuando un libro es muy extenso se puede ver slo una pequea parte de la hoja de clculo en las vistas
Normal y Diseo de pgina. El comando Dividir permite superar esta limitacin mediante la visualizacin
de la hoja en dos paneles o cuatro cuadrantes.
Despus de ejecutar este comando, puedes utilizar las barras de desplazamiento de la derecha y en la
parte inferior de la ventana para mostrar las diferentes secciones de la hoja de clculo al mismo tiempo
de modo que puedes comparar ms fcilmente los datos o ver el efecto que un cambio en una parte de la
hoja de trabajo podra tener en una parte distante de la hoja de trabajo.
Para dividir la ventana de un libro.
1. Selecciona la fila, la columna o la celda donde deseas que se divida la ventana
2. Haz clic en la ficha Vista.
3. En el grupo Ventana, haz clic en Dividir (ILUSTRACIN 21.1).
Ilustracin 21.1
4. La ventana se dividir en dos (ILUSTRACIN 21.2).
268
Ilustracin 21.2
NOTA: Si deseas hacer una divisin vertical en la ventana debers seleccionar una columna o seleccionar la
primera celda de una columna, si deseas hacer una divisin horizontal debers seleccionar una fila o seleccionar la primera celda de una fila. Si seleccionas una celda y ejecutas Dividir se creara una divisin en cuatro
cuadrantes.
21.2 Inmovilizar paneles

Puedes impedir que las filas o columnas importantes se desplacen fuera de la pantalla si las inmovilizas.
Por ejemplo, puede inmovilizar una fila superior que contenga los encabezados de columna para que las
etiquetas permanezcan visibles al desplazarse por la hoja.
Para inmovilizar paneles de filas o columnas realiza lo siguiente:
1. En la hoja de clculo, sigue uno de los procedimientos siguientes:
a. Para bloquear filas, selecciona la fila situada debajo del punto en el que deseas que aparezca la divisin.
b. Para bloquear columnas, selecciona la columna situada a la derecha del punto en el que
269

deseas que aparezca la divisin.
c. Para bloquear filas y columnas, haz clic en la celda situada por debajo y a la derecha del
punto en el que deseas que aparezca la divisin.
3. En el grupo Ventana, haz clic en Inmovilizar (ILUSTRACIN 21.3)
Ilustracin 21.3
4. A continuacin, haz clic en Inmovilizar paneles (ILUSTRACIN 21.4).
Ilustracin 21.4
NOTA: Al inmovilizar paneles, la opcin Inmovilizar paneles cambia a Movilizar paneles para que puedas
desbloquear filas o columnas inmovilizadas.
Tambin puedes hacer uso de las opciones Inmovilizar fila superior e Inmovilizar primera columna, las
cuales inmovilizan la fila superior o la primera columna que aparezca en la ventana respectivamente.
270
21.3 Ver varios libros al mismo tiempo

Cada vez que abres una nueva hoja de clculo, Excel utiliza una ventana diferente. Si deseas comparar
dos o ms libros, es necesario cambiar entre estas ventanas, o colocarlos uno al lado del otro. Excel puede
ayudarte a posicionar automticamente todas las ventanas abiertas de Excel.
Para organizar ventanas de Excel, realiza lo siguiente:
2. En el grupo Ventana, haz clic en el botn Organizar todo (ILUSTRACIN 21.5)
Ilustracin 21.5
Ilustracin 21.6
4. Por ejemplo Vertical (ILUSTRACIN 21.7):
271
Ilustracin 21.7
272
22
Preparar hojas de clculo

para impresin
Objetivos:
Conocer cmo insertar Encabezados y pies de pgina
Configurar la pgina para imprimir libros
22 PREPARAR HOJAS DE CLCULO PARA IMPRESIN

Cuando imprimes datos en ms de una pgina, puedes utilizar varios comandos para configurar el documento para imprimirlo de una manera organizada y fcil de leer, por ejemplo puedes cambiar los mrgenes de la pgina, cambiar la orientacin de la hoja de clculo, y la escala para incluir ms datos en una sola
pgina.
22.1 Insertar encabezados y pies de pgina

Puedes agregar encabezados o pies de pgina a las hojas de trabajo para proporcionar informacin til
acerca de la hoja de clculo, por ejemplo, quin la hizo, la fecha en que fue creada o modificada por ltima
vez, el nmero de pgina, etc.
Los encabezados y pies de pgina no aparecen en la hoja de clculo en la vista Normal, solamente son
visibles en la vista Diseo de pgina y aparecen en las impresiones.
Puedes agregar encabezados y pies de pgina predefinidos como nmeros de pgina, fecha y hora, y
nombre del archivo, o aadir un contenido personalizado.
22.1.1 Insertar elementos especficos en un encabezado o pie de pgina

Para insertar elementos especficos de un encabezado o un pie de pgina realiza lo siguiente
2. En el grupo Texto haz clic en Encabezado y pie de pgina (ILUSTRACIN 22.1)
Ilustracin 22.1
3. Se activar la ficha Diseo de Herramientas para encabezado y pie de pgina en la vista Diseo
de pgina
4. De forma predeterminada tanto el encabezado como el pie de pgina estn divididos en tres
secciones y al activarlos el cursor se encuentra situado en la parte central del encabezado (ILUS-
274

TRACIN 22.2).
Ilustracin 22.2
5. Si deseas modificar el pie de pgina puedes hacer clic en el botn Ir al pie de pgina del grupo
Navegacin (ILUSTRACIN 22.3)
Ilustracin 22.3
6. En el grupo Elementos del encabezado y pie de pgina, elige alguna de las opciones por ejemplo
Nmero de pgina o Nombre de archivo (ILUSTRACIN 22.4), etc.
Ilustracin 22.4
Estos elementos de encabezado y pie de pgina pueden cambiar dinmicamente y se distinguen por el
uso de corchetes. Por ejemplo si eliges Nombre de hoja se vera as (ILUSTRACIN 22.5):
Ilustracin 22.5
275

Si modificas el nombre de la hoja este se actualizar automticamente.
22.1.2 Usar una plantilla de encabezado y pie de pgina

Tambin puedes utilizar una aplantilla de encabezado o pie de pgina, que se distribuya automticamente en las tres secciones del encabezado o pie de pgina y que incluye ms elementos.
2. En el grupo Texto haz clic en Encabezado y pie de pgina (ILUSTRACIN 22.6)
Ilustracin 22.6
3. Se activar la ficha Diseo de Herramientas para encabezado y pie de pgina en la vista Diseo
de pgina
4. En el grupo Encabezado y pie de pgina, haz clic en el botn Encabezado o Pie de pgina (ILUSTRACIN 22.7)
Ilustracin 22.7
5. Elige alguna de las plantillas de Encabezado o Pie de pgina (ILUSTRACIN 22.8).
276
Ilustracin 22.8
22.2 Repetir ttulos

En las hojas de trabajo que abarcan dos o ms pginas, puedes indicar a Excel que imprima filas o columnas especficas en todas las pginas para dar a los lectores una mejor perspectiva de los datos que estn
viendo. Ellos no tendrn que volver a la primera pgina para ver que columna o fila y que encabezados o
etiquetas tienen, que tambin se conocen como ttulos.
Los Ttulos ayudan a dar a tus hojas de trabajo un aspecto uniforme desde la primera hasta la ltima pgina.
Para que los ttulos de una hoja se repitan al imprimirse realiza lo siguiente:
2. En el grupo Configurar pgina haz clic en Imprimir ttulos (ILUSTRACIN 22.9)
Ilustracin 22.9
277
3. Se abrir la ventana Configurar pgina

4. En la pestaa Hoja, ubica la seccin Imprimir ttulos
5. Escribe el rango que deseas que se repita de filas o columnas o haz clic en el selector de rango para
seleccionar con el mouse las filas o columnas (ILUSTRACIN 22.10).
Ilustracin 22.10
22.3 Modificar los saltos de pgina

Un salto de pgina divide una hoja de clculo en pginas independientes para su impresin. Excel inserta
saltos de pgina verticales automticos (que se muestran como una lnea discontinua) en funcin del
tamao de papel, configuracin de los mrgenes, las opciones de escala, y las posiciones de los saltos de
pgina manuales (que se muestran como una lnea continua) que se insertan.
Excel proporciona una vista llamada Ver saltos de pgina en la que se pueden ajustar rpidamente los
saltos de pgina automticos para lograr un documento impreso mejor formateado.
278

Para modificar un salto de pgina realiza lo siguiente:
2. En el grupo Vistas de libro, haz clic en Ver saltos de pgina (ILUSTRACIN 22.11)
Ilustracin 22.11
6. Las lneas azules discontinuas identifican saltos de pgina automticos insertados por Excel
(ILUSTRACIN 22.12).
Ilustracin 22.12
7. Haz clic en alguno de los saltos de pgina y mantenlo presionado, a continuacin arrastra las
lneas hasta la posicin deseada
279

Otra forma de agregar un salto de pgina es la siguiente:
1. En la vista Ver saltos de pgina
2. Selecciona:
a. Una fila para insertar un salto de pgina horizontal
b. Una columna para insertar un salto de pgina vertical
c. Una celda para insertar un salto de pgina vertical y horizontal de forma simultnea
4. En el grupo Configurar pgina haz clic en Saltos (ILUSTRACIN 22.13)
Ilustracin 22.13
5. A continuacin haz clic en Insertar salto de pgina (ILUSTRACIN 22.14)
Ilustracin 22.14
280
22.4 Configurar mrgenes

Los mrgenes son una manera eficaz de gestionar y optimizar el espacio en blanco en una hoja de clculo
impresa. En Excel, puedes elegir uno de los tres conjuntos de mrgenes incorporados, o puedes crear
mrgenes personalizados.
Para configurar un margen predefinido realiza lo siguiente:
2. En el grupo Configurar pgina haz clic en Mrgenes (ILUSTRACIN 22.15)
Ilustracin 22.15
3. Elige alguna de las opciones (ILUSTRACIN 22.16):

a. Normal
b. Ancho
c. Estrecho
Ilustracin 22.16
281
Si deseas personalizar los mrgenes

1. Haz clic en Mrgenes personalizados (ILUSTRACIN 22.17)
Ilustracin 22.17
2. Se abrir la ventana Configurar pgina

3. En la pestaa Mrgenes, establece las medidas correspondientes (ILUSTRACIN 22.18) y haz clic
en aceptar.
282
Ilustracin 22.18
22.5 Orientacin de pgina

Las hojas impresas son ms fciles de leer y analizar cuando todos los datos aparecen en una hoja de
papel. La Orientacin y la Escala son caractersticas de Excel que brindan el control sobre los datos que
aparecern por cada pgina impresa.
Puedes cambiar la orientacin de una hoja de clculo, para que se imprima vertical u horizontalmente en
una pgina.
Para cambiar la orientacin de la hoja de clculo realiza lo siguiente:
2. En el grupo Configurar pgina haz clic en Orientacin (ILUSTRACIN 22.19)
283
Ilustracin 22.19
3. A continuacin elige alguna de las opciones (ILUSTRACIN 22.20)
Ilustracin 22.20
22.6 Escalar una hoja de clculo

Escalar una hoja es hacerla ms pequea o ms grande a un porcentaje de su tamao real para que al
imprimirla quepa en una sola pgina.
Para escalar una hoja de clculo realiza lo siguiente:
2. En el grupo Ajustar rea de impresin, haz clic en las flechas de Escala (ILUSTRACIN 22.21) y
ajusta el valor deseado.
284
Ilustracin 22.21
3. Tambin puedes hacer clic en Alto o ancho (ILUSTRACIN 22.22) y seleccionar el nmero de pginas al cual quieras que se ajuste la hoja de clculo.
Ilustracin 22.22
Otra forma de hacerlo es la siguiente:

2. Haz clic en Imprimir
3. Haz clic en la opcin Sin escalado (ILUSTRACIN 22.23) y elige la opcin que ms te convenga
285
Ilustracin 22.23
286
01 800 808 6240

www.grupoeduit.com
287

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Anlisis de datos instantneos

Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos

Un libro, una ventana

Nuevas funciones de Excel

Guardar y compartir archivos en lnea

Incrustar datos de hoja de clculo en una pgina web

Guardar en un nuevo formato de archivo

Cambios en la cinta de opciones para grficos

Ajustar grficos con rapidez

Etiquetas de datos ms enriquecidos

Ver animacin en grficos

Crear una tabla dinmica que se adapte a tus datos

Usar varias tablas en su anlisis de datos

Conectarse a nuevos orgenes de datos

Crear un grfico dinmico independiente

Microsoft Excel 2013

ENTORNO DE EXCEL 2013

Iniciar Excel 2013

Cambiar las vistas del libro

3.3.1 Vistas personalizadas

Mostrar Lneas de la cuadricula

3.5.1 Acercar o alejar rpidamente un libro

3.5.2 Elegir un ajuste de zoom concreto

Crear Libros en Excel

4.1.1 Crear un Libro Nuevo

4.1.2 Crear un libro nuevo usando una plantilla

4.1.3 Guardar un libro nuevo

4.1.4 Guardar cambios a un libro

4.1.5 Guardar libros de Excel con otros formatos

4.1.6 Abrir un libro existente

4.1.7 Cerrar un libro sin salir de Excel

4.2.1 Seleccionar una o varias hojas de clculo

4.2.2 Agregar hojas de clculo a un libro

4.2.3 Agregar varias hojas de clculo a la vez

4.2.4 Cambiar el nmero predeterminado de hojas en un libro nuevo

4.2.5 Mover o copiar hojas de clculo a otro libro

Microsoft Excel 2013

4.2.6 Mover o copiar hojas de clculo a otra ubicacin en el mismo libro

4.2.7 Ocultar o mostrar hojas de clculo o libros

Modificar Hojas de clculo

4.3.1 Moverse o desplazarse por una hoja de clculo

4.3.2 Cambiar el nombre de una hoja de clculo

4.3.3 Cambiar el Color de etiqueta a una hoja de clculo

4.3.4 Eliminar una o ms hojas de clculo

4.3.5 Seleccionar celdas, rangos, filas o columnas de una hoja de clculo

4.3.6 Insertar o eliminar celdas, filas y columnas

4.3.7 Mostrar una hoja de clculo oculta

4.3.8 Ocultar una hoja de clculo

4.3.9 Mostrar u ocultar columnas y filas

4.3.10 Eliminar celdas, filas o columnas

Ajustar el ancho de columnas y el alto de filas

4.4.1 Modificar el ancho de las columnas

4.4.2 Modificar el alto de las filas

4.5.1 Dividir una celda combinada

4.6.1 Imprimir parte de una hoja

INTRODUCCIN Y EDICIN DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO

5.2.1 Introducir texto o un nmero en una celda

Microsoft Excel 2013

5.2.2 Introducir una fecha o una hora en una celda

5.2.3 Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez

5.2.4 Introducir los mismos datos en varias hojas de clculo a la vez

Anlisis de datos instantneos

Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos

Un libro, una ventana

Nuevas funciones de Excel

Guardar y compartir archivos en lnea

Incrustar datos de hoja de clculo en una pgina web

Guardar en un nuevo formato de archivo

Cambios en la cinta de opciones para grficos

Ajustar grficos con rapidez

Etiquetas de datos ms enriquecidos

Ver animacin en grficos

Crear una tabla dinmica que se adapte a tus datos

Usar varias tablas en su anlisis de datos

Conectarse a nuevos orgenes de datos

Crear un grfico dinmico independiente

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Iniciar Excel 2013

Cambiar las vistas del libro

3.3.1 Vistas personalizadas

Mostrar Lneas de la cuadricula

3.5.1 Acercar o alejar rpidamente un libro

3.5.2 Elegir un ajuste de zoom concreto

Crear Libros en Excel

4.1.1 Crear un Libro Nuevo

4.1.2 Crear un libro nuevo usando una plantilla

4.1.3 Guardar un libro nuevo

4.1.4 Guardar cambios a un libro

4.1.5 Guardar libros de Excel con otros formatos

4.1.6 Abrir un libro existente

4.1.7 Cerrar un libro sin salir de Excel

4.2.1 Seleccionar una o varias hojas de clculo

4.2.2 Agregar hojas de clculo a un libro

4.2.3 Agregar varias hojas de clculo a la vez

4.2.4 Cambiar el nmero predeterminado de hojas en un libro nuevo

4.2.5 Mover o copiar hojas de clculo a otro libro

4.2.6 Mover o copiar hojas de clculo a otra ubicacin en el mismo libro

4.2.7 Ocultar o mostrar hojas de clculo o libros

Modificar Hojas de clculo

4.3.1 Moverse o desplazarse por una hoja de clculo

4.3.2 Cambiar el nombre de una hoja de clculo

4.3.3 Cambiar el Color de etiqueta a una hoja de clculo

4.3.4 Eliminar una o ms hojas de clculo

4.3.5 Seleccionar celdas, rangos, filas o columnas de una hoja de clculo

4.3.6 Insertar o eliminar celdas, filas y columnas

4.3.7 Mostrar una hoja de clculo oculta

4.3.8 Ocultar una hoja de clculo

4.3.9 Mostrar u ocultar columnas y filas

4.3.10 Eliminar celdas, filas o columnas

Ajustar el ancho de columnas y el alto de filas

4.4.1 Modificar el ancho de las columnas

4.4.2 Modificar el alto de las filas

4.5.1 Dividir una celda combinada

4.6.1 Imprimir parte de una hoja

5.2.1 Introducir texto o un nmero en una celda

5.2.2 Introducir una fecha o una hora en una celda

5.2.3 Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez

5.2.4 Introducir los mismos datos en varias hojas de clculo a la vez

5.2.5 Mover o copiar celdas y contenido de las celdas

5.2.6 Reorganizar datos de columnas a filas o viceversa

5.2.7 Rellenar datos automticamente en celdas de hojas de clculo

5.2.8 Rellenar datos en celdas mediante el comando Rellenar

5.2.11 Convertir texto en columnas

APLICAR FORMATO A LOS DATOS DE UNA HOJA DE CLCULO 103

Aplicar formato al texto

6.1.1 Cambiar la fuente o el tamao de fuente

6.1.2 Cambiar el color del texto

6.1.3 Aplicar negrita, cursiva o subrayado al texto o a los nmeros

6.1.4 Cambiar la alineacin del texto

Ajustar texto automticamente

6.2.1 Especificar un salto de lnea

Aplicar formato a las celdas

6.3.1 Aplicar bordes a la celda

6.3.2 Aplicar sombreado a la celda

6.3.3 Aplicar formatos de nmero

Usar Copiar formato

Aplicar Estilos de celda

Aplicar un Tema al libro

Localizar datos con el comando Buscar

Buscar y reemplazar texto

7.4.1 Crear y usar nombres de rangos