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Auditoria Operacional

Anlisis integral de una unidad operativa o de una organizacin


completa para evaluar sus sistemas, controles y desempeo, segn
se miden en funcin de los objetivos de la administracin.
Busca analizar para mejorar los procesos que incrementan efectividad atreves
de eficiencia, procurando minimizar costos, para lograr optimizacin de los
recursos, al recomendar mejores tcnicas operacionales, constituye propsitos
esenciales de la evaluacin.

El auditor operacional evala los controles operativos de la administracin y de los


sistemas sobre actividades tan diversas Compra, almacn, inventarios, produccin,
ventas, cartera, cobranzas, finanzas, recursos humanos, publicidad.
Diferencia entre la auditoria operacional y financiera
Quien la realiza
Para quien
Objetivo: El objetivo de la auditoria operativa es identificar las reas de reduccin de

Costos, mejorar los mtodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines


constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas.
Informacin que suministra la auditoria operacional
La auditora operacional podr informar a la gerencia de los siguientes aspectos:
1-

Evaluaciones del desempeo de la unidad con relacin a los objetivos


2Opinin en cuanto a que los planes son integrales, consistentes y atendidos en los
niveles operativos.
3Informacin objetiva con relacin a qu tan bien se estn llevando a cabo los planes y
polticas en todas las reas de operaciones.
4Informacin acerca de las debilidades en los controles operativos.

Ayuda a reformular los objetivos y polticas de la organizacin.

ii

Ayuda a la administracin superior a evaluar y controlar las actividades de la


organizacin.

iii

Ayuda a tener una visin de largo plazo a quienes toman las decisiones, as ellos
pueden planificar mejor.

iv

De acuerdo a las circunstancias puede practicarse la auditora operativa en forma


parcial, considerando una o ms reas especficas peridica y rotativamente.

5- Opinin reiterada en cuanto a que posible confiar en todos los informes de operaciones
como una base para la accin.
Necesidad de la Auditora Operativa
La auditoria operativa es opcional, por ello es la necesidad de hacer una auditoria
teniendo en cuenta los siguientes factores:
Por competencia.
Por alta direccin empresarial.
Pasos a seguir en la auditora Operacional
En muchos aspectos, el trabajo del auditor al efectuar una auditora operacional es
similar al de una auditora de estados financieros, pero existen algunas diferencias
significativas. Los pasos a seguir pueden enunciarse en los trminos siguientes:
1234567-

Definicin del propsito


Familiarizacin
Estudio preliminar
Programa
Trabajo de campo
Informe
Seguimiento

Auditoria de calidad
"proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias
de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la
extensin en que se cumplen los criterios de auditora" (ISO, 2016).
Se trata de un examen metdico que se realiza para determinar si las
actividades y resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones

previamente establecidas y que realmente se llevan a cabo, adems de


comprobar que son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.
Son aquellas en las que se evala la eficacia del sistema de gestin de calidad de la organizacin.
Normalmente, se auditan sistemas de gestin de la calidad conformes a la norma del sector al que
pertenece la organizacin.
La norma UNE-EN ISO 19011 proporciona orientacin sobre los principios de auditora, la gestin de
programas de auditora, la realizacin de auditoras de sistemas de gestin de la calidad y ambiental, as
como sobre la competencia de los auditores.

Para qu?
Las auditoras de calidad ofrecen a las organizaciones confianza sobre la eficacia de su sistema de gestin de
la calidad y su capacidad para cumplir los requisitos del cliente.
Igualmente, las organizaciones pueden acceder a la obtencin de certificados de gestin de la calidad a
travs de un proceso de auditora de calidad que lleva a cabo una entidad certificadora.

En una auditora se detectan "no conformidades", es decir discrepancias entre


lo que exige la Norma de referencia y se define en el manual de Calidad y
documentos anexos, o entre stos y la forma de operar en la realidad.

Alcance y objetivos
Que se audita

Todo el SGC

Una parte del SGC

Un proceso

Para que se va auditar:

Para certificar

Para identificar oportunidades de mejora

Para cumplir el Plan de Auditoras

verificar si se cumplen los requisitos del sistema de gestin de calidad.

verificar si el sistema de gestin de calidad es efectivo.

dar oportunidad a la organizacin auditada de mejorar su sistema de gestin de calidad

cumplir con los requisitos reglamentarios.

dar oportunidad a la organizacin auditada de incorporarse a un registro de organizaciones


certificadas, si se hace una auditoria de certificacin (de 3a. parte).

La auditora operacional es diferente a la auditora financiera, la auditora financiera


se centra en la medicin de la posicin financiera, de los resultados de las operaciones
y de los flujos de efectivos de una entidad, una auditora operacional se centra en la
eficacia, la eficiencia y la economa de las operaciones. El auditor operacional evala
los controles operativos de la administracin y de los sistemas sobre actividades tan
diversas como las compras, procesamiento de datos, recepcin, envi, servicios de
oficina, publicidad, entre otros.

Las auditoras operacionales con frecuencia son realizadas por auditores internos para
sus organizaciones. Los usuarios principales de los informes de auditora operacional
son los gerentes de distintos niveles, incluyendo el consejo de administracin. La
administracin de alto nivel requiere de informaciones en cuanto a que todos los
componentes de la organizacin estn trabajando para lograr las metas de la misma.
Objetivos de la Auditoria Operacional
La auditoria operativa formula y presenta una opinin sobre los aspectos
administrativos, gerenciales y operativos, poniendo nfasis en el grado de efectividad y
eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante
modificacin de polticas, controles operativos y accin correctiva desarrolla la

habilidad para identificar las causas operacionales y posteriores y explican sntomas


adversos evidente en la eficiente administracin.
El objetivo de la auditoria operativa es identificar las reas de reduccin de Costos,
mejorar los mtodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y
de apoyo a las necesidades examinadas.
La auditoria operativa determina si la funcin o actividad bajo examen podra operar de
manera ms eficiente, econmica y efectiva. Uno de los objetivos de la auditoria es el
de determinar si la produccin del departamento cumple con las especificaciones dadas;
en consecuencia se dan variados informes, presupuestos y pronsticos que as como
tambin los Estados Financieros.
La auditoria operativa determinar si se ha realizado alguna deficiencia importante de
poltica, procedimientos y prcticas contables defectuosas.
La auditoria operativa las necesidades de Compras o Gastos, que se hayan realizado
durante el ejercicio. Determinar la razonabilidad de la poltica y normas que se dan en
la empresa.
Revisar la financiacin de las adquisiciones para determinar si afectan la cantidad,
calidad y las clases de Compras si se hubiesen realizado.
Informacin que suministra la auditoria operacional
La auditora operacional podr informar a la gerencia de los siguientes aspectos:
1- Evaluaciones del desempeo de la unidad con relacin a los objetivos u otros criterios
convenientes.
2- Opinin en cuanto a que los planes (segn se enuncian en declaraciones de objetivos,
programas, presupuestos y lineamientos) son integrales, consistentes y atendidos en los
niveles operativos.
3- Informacin objetiva con relacin a qu tan bien se estn llevando a cabo los planes y
polticas en todas las reas de operaciones y acerca de oportunidades para el
mejoramiento en cuanto a la eficacia, eficiencia y economa.

4- Informacin acerca de las debilidades en los controles operativos, sobre todo a posibles
fuentes de dispendio.
5- Opinin reiterada en cuanto a que posible confiar en todos los informes de operaciones
como una base para la accin.
Necesidad de la Auditora Operativa
La auditoria operativa es opcional, por ello es la necesidad de hacer una auditoria
teniendo en cuenta los siguientes factores:
Por competencia; para que una empresa pueda ser competitiva en el mbito comercial
debe hacerse una auditoria ms especfica para que pueda ubicar o detectar sus
habilidades y amenazas y as estas poderlas superar mediante la informacin del auditor
indicando recomendaciones y as hacer que esta empresa tenga muchas oportunidades y
sea competente frente a las otras empresas y tenga una fortaleza para satisfacer sus
necesidades individuales.
Por alta direccin empresarial; teniendo la alta direccin de la empresa la necesidad de
determina reas de mayor sensibilidad y contribuir a una mayor eficiencia de las
operaciones, cuyo fin es de asegurar el cumplimiento eficiente, efectivo y econmico de
los objetivos empresariales.
La auditora operativa es en particular aplicable a programas gubernamentales en los
cuales no es posible evaluar la eficacia de los programas en trminos de utilidades;
tienen que evaluarse midiendo elementos tales como el nmero de familias reubicadas,
el nmero de individuos rehabilitados y la medida del mejoramiento de la condiciones
ambientales. Adems de los de los auditores internos y gubernamentales, los despachos
contables efectan auditoras operacionales para clientes a travs de sus departamentos
de servicios de consultora.
Pasos a seguir en la auditora Operacional
En muchos aspectos, el trabajo del auditor al efectuar una auditora operacional es
similar al de una auditora de estados financieros, pero existen algunas diferencias
significativas. Los pasos a seguir pueden enunciarse en los trminos siguientes:

1234567-

Definicin del propsito


Familiarizacin
Estudio preliminar
Desarrollo de un programa
Trabajo de campo
Formulacin de un informe acerca de los hallazgos
Seguimiento
1-Definicin del propsito
El extenso y amplio de una auditora operacional incluye por lo regular, la intencin de
valorar el desempeo de una organizacin, una funcin o un conjunto de actividades en
lo particular. Este extenso enunciado, tiene que expandirse para especificar de manera
precisa el alcance de la auditora y la naturaleza del informe. Los auditores tienen que
determinar qu polticas y procedimientos en lo especfico van a evaluarse y cmo se
relacionan con los objetivos especficos de la organizacin.
2- Familiarizacin
Antes de iniciar una auditora operacional, los auditores tienen que obtener un
conocimiento integral de los objetivos, de la estructura organizacional y de las
caractersticas operativas de la entidad que se est auditando. Este proceso de
familiarizacin puede empezar por un estudio de las actas constitutivas organizaciones,
de las actas constitutivas organizacionales, de los enunciados de las funciones y
responsabilidades asignadas, de las polticas y lineamientos administrativos y de las
polticas y procedimientos operativos.
En resumen, los auditores intentan familiarizarse con el mayor grado de detalle posible
con la funcin que se est desempeando, en particular desde el punto de vista de la
responsabilidad y el control administrativos. El nivel de conocimiento que logre el
auditor respecto a la organizacin, se documenta con cuestionarios, diagramas de flujo,
y narraciones por escrito.
3- Estudios Preliminares

Las conclusiones preliminares de los auditores acerca de los aspectos crticos de las
operaciones y reas problemticas potenciales se resumen como el estudio preliminar
de los auditores. Este sirve de gua para el desarrollo del programa de auditora.
4-Desarrollo del programa
El programa de la auditora operacional se hace a la medida del compromiso particular,
contiene todas las pruebas y los anlisis que los auditores consideran necesarios para
evaluar las operaciones de la organizacin. Con base en la naturaleza y el grado de
dificultad del trabajo de auditora, se asignar el personal al compromiso y se
programar el trabajo.
5-Trabajo de Campo
La etapa de trabajo de campo implica ejecutar el programa de auditora operacional.
Los auditores seleccionan los rubros que se van a revisar para determinar la suficiencia
de los procedimientos y que tambin se siguen. El anlisis es otra parte importante del
trabajo de campo. El desempeo real de la organizacin se compara con diversos
criterios como presupuestos, metas de productividad o el desempeo de unidades
similares. Este anlisis ofrece una base para las recomendaciones que formulan los
auditores con relacin al mejoramiento de la eficacia, la eficiencia y la economa.
A lo largo del trabajo de campo, los auditores documentaran la planeacin, las
evidencias recabadas, el anlisis, la interpretacin y los hallazgos en sus documentos
de trabajo. Los documentos de trabajos de auditora deben sustentarse por s solo y
respaldar el informe de los auditores.
6- Formulacin de un informe acerca de los hallazgos
Al momento de la conclusin final de la auditora, los auditores deben de resumir sus
hallazgos relacionados con los propsitos fundamentales de la auditoria. El informe se
incluir mejoramientos sugeridos en las polticas y procedimientos operacionales de la
entidad auditada, y una lista de las situaciones en las que el cumplimiento con las
polticas y procedimiento existentes no es el adecuado.

Una vez terminado en el informe acerca de los hallazgos, se deber hacer los arreglos
necesarios para realizar una reunin final con el objetivo de revisar los hallazgos junto
con todas las personas involucradas en las operaciones auditadas.
7-Seguimiento
La etapa final en el trabajo de una auditoria operacional es la accin de seguimiento a
fin de asegurar cualesquiera deficiencias que se haya revelado en el informe de
auditora sea corregida. Esta responsabilidad de seguimiento puede asignrsele a una
organizacin de lnea o equipo, pero a menudo se considera que es responsabilidad del
equipo de auditora.