PROCEDIMIENTO REVISIN POR LA

DIRECCIN
PROCESO DIRECCIONAMIENTO
INSTITUCIONAL
Universidad
Autnoma
Del Caribe

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Vicerrectora de Planeacin

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Planeacin

DI-PR-04
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UNIVERSIDAD AUTNOMA DEL CARIBE

PROCEDIMIENTO DE REVISIN POR LA

DIRECCIN

DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL

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1. OBJETO
Establecer cada una de las actividades necesarias para determinar la conveniencia, adecuacin,
eficacia y eficiencia del Sistema de Gestin de Calidad de la Universidad Autnoma del Caribe,
mediante su medicin, evaluacin y mejoramiento continuo.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la actividad de revisin del Sistema de Gestin de Calidad por parte
de la Alta Gerencia. Comprende desde la elaboracin del informe del estado del SGC hasta la
formulacin, evaluacin y seguimiento a los planes de accin para su mejoramiento continuo.
3. RESPONSABLES
Los gerentes de proceso son responsables por:
-

Medir el desempeo de sus procesos a travs de los indicadores de gestin.

Efectuar anlisis de datos.
Revisar el estado de los planes de acciones preventivas, correctivas y de mejora.
Hacer seguimiento a las revisiones hechas por la direccin previamente.
Adecuar o realizar los cambios que sean necesarios para mantener la eficacia del SGC.
Identificar oportunidades de mejora.

Las necesidades de recursos son definidas en los planes de accin anuales, los cuales una vez
aprobadas son comunicados por la Oficina de planeacin para el desarrollo de las actas y la
asignacin de los rubros presupuestados.
El representante de la direccin.
-

Consolidar los resultados de auditorias, indicadores de gestin, quejas y reclamos, medicin de

satisfaccin de usuarios.
Identificar oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios al SGC
Registrar los resultados de la revisin gerencial y controlar que se hayan ejecutado las tareas
asignadas de revisiones anteriores.

4. DEFINICIONES
4.1 Revisin por la direccin: actividad realizada para asegurar la conveniencia, la suficiencia, la
eficacia y eficiencia de la materia objeto para alcanzar los objetivos establecidos.
4.2 Alta Gerencia: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan el ms alto nivel de la
organizacin.
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4.3 Mejoramiento Continuo: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos.
4.4 Auditoria Interna: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencia
de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se
cumplen los criterios de auditoria.
4.5 Indicadores de Gestin: Herramientas que permiten medir el desempeo de los procesos
comparndolos con los resultados planificados.
4.6 Anlisis de Datos: Proceso de estudio que utiliza tcnicas estadsticas para medir, describir,
analizar, interpretar y hacer modelos de la variabilidad de los datos. Debe proporcionar informacin
sobre la satisfaccin del cliente, conformidad con los requisitos, las caractersticas y tendencias de
los procesos, incluyendo las oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas.
5. Desarrollo
5.1. Descripcin por fases
1. Planificacin de la revisin: La revisin por la direccin se lleva a cabo en periodos
anuales, espacio definido por la Alta Direccin para revisar el Sistema de Gestin de la
Calidad. El Rector a travs de una comunicacin interna de rectora cita al los Gerentes
Proceso y los responsables de subprocesos y otras tareas cuya participacin considere
importante a la reunin de revisin del Sistema de Gestin de Calidad considerando la
programacin de los perodos acadmicos consignada en el calendario acadmico de la
Universidad. Esta actividad corresponde a una jornada de manera que se cubran los
informes de todos los elementos del sistema.
2. Preparacin de la informacin: Los Gerentes de proceso preparan la informacin
correspondiente al desarrollo de su respectivo proceso de la siguiente forma:
a) Desempeo del proceso: Es el resultado de la evaluacin de los indicadores de
gestin del proceso, el anlisis de los mismos y las acciones derivadas.
b) Resultado de auditoria interna: Es un informe sobre el resultado del ltimo ciclo de
auditoria (interno o externo) y las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
realizadas dentro del Plan de Mejoramiento considerando la informacin reportada
por los Auditores. As mismo en este informe el Gerente de proceso establece el
estado de seguimiento de estas acciones y las comparaciones y avances respecto
ciclos anteriores.

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c) Retroalimentacin con el cliente: Es un documento donde se consolida la

informacin referente a quejas y reclamos presentados por sus clientes, calificaciones
de servicio, resultados de encuestas de medicin de satisfaccin institucionales, y el
respectivo anlisis de esta informacin con sus correspondientes acciones
correctivas, preventivas y de mejora que estn incluidas en el plan de accin del
mismo nombre.
d) Seguimiento de tareas asignadas en revisiones anteriores: Es un informe donde
se presenta la informacin sobre los compromisos y tareas asignadas en revisiones
anteriores y el estado de las mismas.
e) Cambios que pueden afectar el sistema de gestin: Es un documento donde se
describe una propuesta sobre los posibles cambios que desde la perspectiva del
Gerente de proceso podran afectar el funcionamiento del sistema, y el anlisis de los
mismos.
f)

Recomendaciones para la mejora: Es un documento donde se describe una

propuesta de recomendaciones para la mejora, especificando actividades, recursos,
responsables y fechas.

Nota: Toda la informacin debe presentarse en medio fsico y magntico al Representante

de la direccin ante el Sistema de Gestin de Calidad.
3. Desarrollo de la revisin por la direccin: En la fecha sealada en la comunicacin
interna se da cumplimiento a la evaluacin del sistema. El Rector da inicio a la reunin
leyendo en orden del da, donde se define el orden en que los Gerentes de proceso han de
presentar la informacin correspondiente al desarrollo de su respectivo proceso.
El representante de la direccin, a su vez, lleva consolidada la informacin del sistema a
partir del detalle de cada proceso, de manera que en la medida de la presentacin de los
gerentes pueda presentarse datos e informacin consolidada.
4. Resultados de la revisin: El Rector a partir de cada una de las presentaciones
encabezadas por gerentes de proceso, coordina el establecimiento de compromisos, tareas
y acciones especficas, discutidas en el seno de la reunin adems de los recursos
necesarios para su desarrollo. Cada uno de los resultados y compromisos quedan
registrados en el formato de acta de revisin por la direccin.
Finalmente los resultados consignados en el acta son enviados en limpio a todos los
participantes, de manera que se utilice como instrumento gua para atender los compromisos
y tareas adicionales definidas.

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6. REFERENTES NORMATIVOS
-

Norma ISO 9001:2000 numeral 5.6.

7. REGISTROS

Cdigo

Nombre

Tipo

Nivel de
Acceso

DI-PR-04-01

Acta de revisin
por la direccin

Fsico /
Electrnico

Restringido

Almacenamiento
Carpeta de actas
de revisin por la
direccin

Clasificacin

cronolgica

Responsable

Frecuencia

Representante
de la direccin

Anual

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Tiempo de
retencin
Archivo Archivo
gestin
central
2 aos