Cdigo: DE-P-004

PROCEDIMIENTO PARA LA
REVISIN POR LA DIRECCIN

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1.

OBJETIVO

Establecer los lineamientos y directrices para realizar la Revisin por la Direccin,

de tal forma que permita evaluar la conveniencia, adecuacin, eficiencia, eficacia y
efectividad continuas del Sistema de Gestin Integral.

2.

ALCANCE

Este procedimiento Inicial con la convocatoria a la reunin y termina con el plan de

mejoramiento Institucional.
Aplica para todos los procesos del Sistema de Gestin Integral.

3.

RESPONSABLES

Son responsables de velar por la aplicacin de este documento; el Gerente de

Calidad y el Representante de Calidad.

Elabor: Gerente de Calidad

Revis: Representante de
Calidad

Aprob: Comit de Calidad

Firma:

Firma:

Firma:

Fecha: 2008-07-01

Fecha: 2008-07-01

Fecha: 2008-07-17

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DIRECCIN

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4.

TRMINOS Y DEFINICIONES

Adecuacin: Determinacin de la suficiencia total de las acciones, decisiones,

etc., para cumplir los requisitos.
Conveniencia: Grado de alineacin o coherencia del objeto de revisin con las
metas y polticas organizacionales.
Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados
planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan
los resultados planificados.
Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir
los requisitos.

5.

POLTICAS DE OPERACIN.

Los responsables de los procesos, deben asegurarse de realizar los informes

para la revisin por la direccin de manera adecuada para su presentacin y
registro en el acta de la reunin del Consejo de Gobierno.
Antes de cualquier revisin por la direccin, la Administracin debe haber
realizado las Encuestas de Satisfaccin y las Auditoras Internas de Calidad,
con el fin de lograr mayor impacto en el mejoramiento continuo.
El Representante de Calidad debe asegurarse de diligenciar el Acta de la
Revisin por la Direccin acorde a las indicaciones del formato diseado. Ver
Anexo No.2.
Despus de realizada la Revisin por la Direccin, el Gerente de Calidad debe
asegurarse de disear el Plan de Mejoramiento Institucional de la
Administracin.

6.
N

CONTENIDO
ACTIVIDAD (Descripcin)

RESPONSABLE

TIEMPO

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REVISIN POR LA
DIRECCIN

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01

02

ACTIVIDAD (Descripcin)
Convocatoria a la Revisin por la Direccin.
Programan con un mes de anticipacin, de manera
concertada con el Consejo de Gobierno, la revisin al
Sistema de Gestin Integral, y se aseguran de enviar la
convocatoria a cada Secretario de Despacho y Jefes de
Oficina, como responsables de procesos, para que recopilen
la informacin requerida en la Revisin por la Direccin.
Formato DE-F-008 convocatoria a la revisin por la
direccin.
Recoleccin de la Informacin de Entrada.
Recopilan la informacin relacionada con sus procesos de
acuerdo con lo descrito en la convocatoria realizada por el
Alcalde y el Gerente de Calidad. Y para ello, deben efectuar
los informes de manera adecuada para su presentacin,
adjuntando las tablas y grficas que permitan el anlisis
eficaz de la informacin en la durante la reunin.
Desarrollo de la Revisin por la Direccin.
Una vez el Alcalde y el Gerente de Calidad den la apertura a
la Revisin por la Direccin, el Representante de Calidad
coordina la reunin de acuerdo al orden del da y solicita a
cada responsable la presentacin de los informes de la
gestin de sus procesos, segn lo solicitado en la
convocatoria.

03

Durante del desarrollo de la reunin, el Representante de

Calidad toma los apuntes necesarios para la posterior
elaboracin del Acta de la Revisin por la Direccin (DE-F009), incluyendo el anlisis de cada tem de la informacin
presentada, as como, todas las decisiones y acciones
acordadas, y debe asegurarse de designar los responsables
para la implementacin de los compromisos descritos en la
reunin, para la posterior elaboracin del plan de
mejoramiento institucional. Esta acta debe tener anexos
todos los informes de cada Secretario de Despacho y Jefe
de Oficina presentados en la revisin.
Nota: En la revisin por la direccin se deben incluir
aquellos informes de los entes de control y
recomendaciones de mejoramiento.

RESPONSABLE

TIEMPO

Alcalde y
Secretaria
Administrativa
(Gerente de
Calidad)

1 mes antes
de la Auditora
del Ente
Certificador

Responsables de
Procesos

Inmediatament
e

Alcalde,
Secretaria
Administrativa
(Gerente de
Calidad) y
Profesional
Universitaria
(Representante
de Calidad)

Segn el
Orden del Da
de la Reunin

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ACTIVIDAD (Descripcin)
Conclusiones de la Revisin por la Direccin.

04

Despus de revisada la informacin de entrada, el Alcalde y

el Gerente de Calidad en pleno Consejo de Gobierno,
realizan las conclusiones acerca del Sistema de Gestin
Integral, indicando la conveniencia, adecuacin, eficiencia,
eficacia y efectividad continuas del mismo. Ver Trminos y
Definiciones.

RESPONSABLE
Alcalde,
Secretaria
Administrativa
(Gerente de
Calidad) y
Profesional
Universitaria
(Representante
de Calidad)

TIEMPO

Durante el
Consejo de
Gobierno

Secretaria
Administrativa
(Gerente de
Calidad) y
Profesional
Universitaria
(Representante
de Calidad)

3 das hbiles
despus de
terminada la
revisin por la
direccin

Secretaria
Administrativa
(Gerente de
Calidad) y
Profesional
Universitaria
(Representante
de Calidad)

8 das hbiles
despus de
terminada la
revisin por la
direccin

Elaboracin y Aprobacin del Acta de la Reunin.

05

Redacta el acta de la revisin por la direccin de acuerdo al

(DE-F-009), y al desarrollo de la misma, asegurndose de
exponer los anlisis, opiniones, decisiones y acciones all
expresadas, de forma tal que se describa cada anlisis a la
informacin de entrada para la revisin por la direccin.
Luego, pone a consideracin el acta de la revisin por la
direccin en el prximo Consejo de Gobierno, con el fin de
asegurar su aprobacin y firma de los asistentes.
Elaboracin y Aprobacin del Plan de Mejoramiento
Institucional.
Segn los compromisos de la revisin por la direccin, las
recomendaciones de los entes de control y las opiniones de
la comunidad, y en compaa de cada responsable, el
Representante de Calidad elabora el Plan de Mejoramiento
Institucional, segn lo descrito en el (MG-F-010).

06

Luego, pone a consideracin el Plan de Mejoramiento

Institucional en el prximo Consejo de Gobierno, con el fin
de asegurar su aprobacin y firma del Seor Alcalde,
Gerente de Calidad y Secretario de Control Interno.
Nota: Cada Secretario de Despacho y Jefe de Oficina debe
exponer en su Grupo Primario, los resultados de la revisin
por la direccin y los compromisos del plan de mejoramiento
en sus dependencias y reas, con el fin de asegurar el
compromiso conjunto de la Administracin en la bsqueda
del mejoramiento continuo. Ver procedimientos para las
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, y el de
.Seguimiento y Mejora de la Gestin.

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DIRECCIN

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07

ACTIVIDAD (Descripcin)
Seguimiento a los Resultados de la Revisin por la
Direccin y al Plan de Mejoramiento Institucional.
Efectan el seguimiento a los compromisos de la revisin
por la direccin en el Comit Coordinador de Control
Interno, cuyas actas deben conservar un tem para su
registro e informe de avance.
La Representante de Calidad debe asegurar de conservar
los registros que den evidencia del cumplimiento de las
acciones del Plan de Mejoramiento Institucional y
conservarlas en la misma carpeta del Plan (MG-F-010).

7.

RESPONSABLE

TIEMPO

Alcalde,
Secretaria
Administrativa
(Gerente de
Calidad) y
Profesional
Universitaria
(Representante
de Calidad)

En cada
Comit
Coordinador
de Control
Interno

PUNTOS DE CONTROL

Comunicacin oportuna de la convocatoria a la revisin por la direccin.

Recoleccin y entrega de informes por cada uno de los responsables asignados.
Diligenciamiento adecuado y aprobacin del acta de la revisin por la direccin y
del plan de mejoramiento institucional.
Conclusin efectiva acerca de los resultados del anlisis de la informacin de
entrada.
Seguimiento peridico a las acciones del plan de mejoramiento institucional.
8.

9.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Procedimiento para el Seguimiento y Mejora de la Gestin (MG-P-004)
Procedimiento para las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora (MG-P001)
REGISTROS

Convocatoria a la Revisin por la Direccin (DE-F-008)

Acta de la Revisin por la Direccin (DE-F-009)
Plan de Mejoramiento Institucional (MG-F-010)

10. NOTAS DE CAMBIO

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DIRECCIN

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No.

VERSIN
INICIAL

BREVE DESCRIPCIN DEL CAMBIO

No aplica para esta versin

11. ANEXOS
Convocatoria a la Revisin por la Direccin (DE-F-008)
Acta de la Revisin por la Direccin (DE-F-009)

VERSIN
FINAL

FECHA