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Gerenciamento do abastecimento de mercadorias: estudo de caso da reposio automtica do
Makro Atacadista S.A
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GESTO DO ABASTECIMENTO
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abastecimento permite a reduo do tempo de fornecimento de mercadorias, recebimento de
produtos de melhor qualidade, reduo de estoques e facilita a integrao e um estabelecimento
de relaes mais duradouras entre cliente e fornecedor. O grande desafio e ao mesmo tempo a
grande oportunidade esto na implementao de melhorias no sistema de abastecimento, que
traro s empresas participantes maior competitividade dentro do mercado em que atuam.
Para o entendimento do sistema de abastecimento, necessrio compreender a dinmica do
fluxo de mercadorias, que uma das atividades logsticas da operao de empresas varejistas e
atacadistas.
2.1
GERENCIAMENTO DO PEDIDO
CONTROLE DE ESTOQUES
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Gerenciamento do abastecimento de mercadorias: estudo de caso da reposio automtica do
Makro Atacadista S.A
Todas as decises que envolvem estoques geralmente so de alto risco e causam forte
impacto na cadeia de abastecimento (BOWERSOX, 2001). Tambm causa grande impacto na
logstica, pois essa rea sempre est relacionada guarda, movimentao fsica, aos
fornecedores, ao transportes, entre outros. No caso de haver estoques inferiores s quantidades
desejadas, a conseqncia ser a perda de vendas e de clientes, o que poder causar queda de
participao no mercado. Por outro lado, a manuteno de um nvel desnecessariamente alto de
estoques pode ocasionar perdas financeiras, reduo da lucratividade, deteriorao e
obsolescncia das mercadorias.
Simchi-Levi, Kaminski e Simchi-Levi (2003) comentam que h alguns anos, muitos
autores afirmavam que aperfeioar o nvel de servio e reduzir estoques ao mesmo tempo era
um objetivo que no poderia ser alcanado. Na verdade, a teoria tradicional de estoques diz
que, para aumentar o nvel de servio, a empresa deve aumentar os estoques e, portanto, os
custos. Os recentes progressos da tecnologia da informao, com o melhor entendimento das
estratgias da cadeia de abastecimento, fizeram com que surgissem abordagens inovadoras que
permitem empresa atingir os dois objetivos simultaneamente.
Obviamente, todas as organizaes gostariam de erradicar os excessos de seus estoques
e somente manter um nvel que pudesse prevenir para as emergncias futuras. Os efeitos do
excesso de estoques so relatados por Crandall e Crandall (2003) em uma pesquisa realizada
pela AMR Research em julho de 2000, que projetou um excesso de estoque de US$ 60 bilhes
somente nos Estados Unidos e de US$ 120 bilhes no restante do mundo. Nessa pesquisa, 68%
das empresas comentaram que os excessos tm efeito adverso em seus resultados financeiros,
com conseqncias negativas na capacidade de investimento, pois tornam indisponveis os
recursos financeiros para outras oportunidades, tais como desenvolvimento de novos produtos,
expanso ou melhoria dos processos.
2.4
PLANEJAMENTO DO ESTOQUE
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Na perspectiva do varejista e do atacadista os estoques so um recurso utilizado para
esconder ineficincias nos sistemas de produo e distribuio e, se por um lado o custo da
venda perdida extremamente alto, por outro lado um grande volume de produtos em estoque
traz outro problema, geralmente solucionado por meio de promoes e reduo de preos para
estimular a demanda. A soluo para um estoque menor e melhor dimensionado est na
utilizao de um sistema de reposio eficiente. Nesse caso, as empresas esto cientes da
necessidade de aperfeioar o processamento de pedidos e transporte de modo a assegurar que a
operao seja a de menor custo total.
A ineficincia na gesto e controle dos estoques provoca duas situaes: estoques
obsoletos e ruptura de estoques.
Estoque obsoleto o estoque que fica parado, sem movimentao, ou seja, a perda da
utilidade do produto. O conceito de obsolescncia pode ser ampliado para produtos que se
tornam obsoletos pelo modelo ou pelo desuso (BOWERSOX, 2001).
As organizaes tm excesso de estoques ou estoque obsoleto em diversos graus. um
problema crtico o gerenciamento dos estoques de produtos de movimentao lenta ou
obsoletos, tanto para a indstria, como para os distribuidores e varejistas (ROSENFIELD,
1989). As situaes de excesso de estoque ou estoque obsoleto so ocasionadas por compras de
oportunidade e pelo nmero cada vez maior de itens a controlar, associadas a um sistema
inadequado de informaes e previses de venda, que subestimam ou superestimam a demanda
para um determinado perodo. Para as situaes de estoques obsoletos, infelizmente ainda no
h um guia ou procedimentos disponveis que tratem adequadamente do assunto
(ROSENFIELD, 1989).
Marullo (1997) sugere duas opes para reduzir os estoques obsoletos: reduo dos
preos ou doao dos produtos para instituies de caridade. Se optar pelas doaes, a empresa
pode conseguir uma reduo dos impostos para seus custos de inventrio.
Chaneski (2000) prope que se a mercadoria no tiver nenhum uso em dezoito meses e
se no houver pedidos em aberto, cinqenta por cento dos estoques desses produtos devem ser
descartados do inventrio. Acrescenta que a implantao de qualquer programa de reduo de
estoques obsoletos deve atender s necessidades especficas de cada tipo de companhia. Porm,
qualquer que seja o programa de reduo adotado, esse ser certamente melhor do que no
adotar programa algum.
De qualquer forma, a tomada de deciso deve ser feita rapidamente com o intuito de
descartar as mercadorias, pois manter essas mercadorias em estoque na esperana de vender
algum dia, no ir poupar os recursos financeiros da empresa (KUCHTA, 1998).
Outro objetivo do gerenciamento do estoque assegurar que o produto esteja disponvel
no tempo e nas quantidades desejadas pelos consumidores, no ocorrendo ruptura/falta de
estoque (BALLOU, 2001). Bowersox (2001) conceitua disponibilidade como sendo a
capacidade da organizao em ter o produto em estoque no momento em que ele desejado
pelo cliente. Para assegurar essa disponibilidade, geralmente as empresas recorrem a dois
grupos de estoque: estoque bsico (determinado pelas previses das necessidades futuras) e o
estoque de segurana (para cobrir a demanda acima dos volumes previstos).
J Chopra e Meindl (2003), coloca que o nvel de disponibilidade do produto parte
importante da cadeia de abastecimento, pois essa disponibilidade que ir atrair os
consumidores. Entretanto, um alto nvel de disponibilidade do produto exige grandes estoques,
tornando um desafio aos participantes da cadeia alcanar o equilbrio entre a disponibilidade do
produto, custo de estoque e maximizao da lucratividade.
Zinn e Liu (2001) comentam que a falta de estoque no um problema simples dentro
das organizaes do comrcio. Uma pesquisa realizada nos Estados Unidos em 1996 mostrou
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que em uma tarde tpica da semana havia em um supermercado 8,2% de itens com ruptura de
estoque. Apesar desse percentual, houve um progresso se compararmos com uma pesquisa
similar feita em 1968, na qual se encontrou 12,2% de itens com ruptura de estoque.
Emmelhainz, Emmelhainz e Stock (1991) citam seis possveis reaes dos
consumidores frente a uma falta de produtos: 1) ir para outra loja, 2) no comprar, 3) comprar
de outra marca, 4) comprar um outro produto, 5) comprar um de diferente tamanho da mesma
marca e 6) no comprar agora. Esses mesmos autores realizaram uma pesquisa na qual
removeram 5 produtos das prateleiras de um supermercado. Os resultados indicaram que as
reclamaes de ruptura de estoque so mais variadas e numerosas do que se pensava
previamente. Tambm mostrou indicaes de impactos na logstica e marketing, pois as
condies so diferentes para o fabricante e para o varejista. Baseado nesse estudo, 39% dos
clientes que no encontraram o produto foram para outra loja. Para o varejista, significa perda
da venda atual e futura. Outros 21% dos clientes no compraram o produto, porm planejavam
retornar mesma loja e comprar o item. De qualquer modo, alguns desses clientes podem (de
fato) ter ido a uma outra loja. Considerando todos os itens, aproximadamente 24% dos clientes
poderiam trocar de marca e 76% dos clientes comprariam um substituto da marca ou
planejavam comprar a mesma marca em outro dia. Em geral, no interessante ao fabricante da
marca ou produto que haja ruptura de estoque, e para o varejista isso significa perda de venda.
Para Jensen (1992), o custo da ruptura de estoque um conceito terico importante,
particularmente dentro da teoria de controle de estoque. Ao mesmo tempo em que muitos
autores tm dificuldade de medir empiricamente o custo, esse conceito no usado dentro da
esfera do controle de distribuio de custo. Por essa razo, h um sentimento distinto de
insatisfao com o fato de se ter poucos estudos sobre o assunto. Para o autor, os pesquisadores
tm mostrado interesse limitado no desenvolvimento da teoria, da metodologia e das
caractersticas dessas medidas.
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pedido, aumentando a freqncia do reabastecimento, bem como disciplinando a emisso dos
pedidos, trazendo benefcios para todos os participantes da cadeia de abastecimento.
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METODOLOGIA DA PESQUISA
Esta pesquisa foi baseada no mtodo do estudo de caso nico (YIN, 2001). O
fundamento lgico para o desenvolvimento do estudo de caso nico o quanto ele
representativo para confirmar, contestar, testar ou estender a teoria e tambm satisfazer todas as
condies para test-la. Yin (2001) tambm afirma que a essncia de um estudo de caso tentar
esclarecer uma deciso ou um conjunto de decises e o motivo pelo qual foram tomadas, como
foram implementadas e com quais resultados. Apesar d a estratgia de pesquisa ser
essencialmente qualitativa, sero usadas ao mesmo tempo tcnicas qualitativas e quantitativas.
Para Teixeira e Pacheco (2005), tais abordagens no so excludentes, uma vez que
complementam a anlise da realidade e a dinmica do fato observado. Nessa perspectiva, as
tcnicas qualitativas e quantitativas deixam de ser opostas, para serem entendidas como
complementares.
A pesquisa foi efetuada na empresa atacadista Makro, lder de seu segmento segundo a
ABAD (Associao Brasileira de Atacadistas e Distribuidores). O Makro utiliza tanto a
reposio automtica como outras formas tradicionais de abastecimento.
Os dados foram coletados por meio de documentos, registros em arquivos, entrevistas e
observao participante. Na pesquisa documental, foram levantados documentos referentes
organizao da estrutura comercial da empresa, dados histricos da implantao do sistema de
reposio automtica, os indicadores de desempenho que avaliam os sistemas de abastecimento
e o desempenho atual deste sistema. Estes indicadores permitiram identificar o desempenho da
reposio automtica em relao s formas tradicionais de abastecimento utilizados pela
companhia. Os dados foram coletados em documentos do tipo relatrios, memorandos
explicativos do processo de reposio automtica, manuais de procedimentos e outros dados do
sistema comercial da empresa.
Tambm foi utilizada a tcnica de entrevistas pessoais, com questionrios semiestruturados. Foram entrevistados executivos das reas de negcios e das reas de tecnologia da
informao e logstica.
Como um dos autores parte integrante do processo (observao participante), este
obteve acesso s informaes, que vo desde relatrios, memorandos, manuais, at o sistema de
dados da companhia. Cassel e Symon (1994) afirmam que a observao participante envolve
uma interao social entre o pesquisador e o grupo, capacitando o observador a estudar em
primeira mo a experincia do dia-a-dia e os procedimentos e, se necessrio, interagir e discutir
com a equipe sobre interpretaes e situaes particulares do fenmeno investigado. Colocam
que na observao participante o pesquisador deve ter uma mente aberta, tenacidade e
determinao para adaptar-se aos diferentes tipos de pessoas e situaes.
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O CASO MAKRO: A GESTO DO ABASTECIMENTO UTILIZANDO A
REPOSIO AUTOMTICA DE ESTOQUES
A empresa Makro Atacadista S.A. integrante do grupo SHV (Steenkolen Handels
Vereening NV). No Brasil, iniciou suas atividades em 23 de outubro de 1972, com a
inaugurao da primeira unidade atacadista em So Paulo (Vila Maria) a operar pelo sistema de
auto-servio nas Amricas, sendo pioneira e inovadora no conceito integrado de gesto.
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Atualmente conta com 52 lojas em 22 estados da Federao, nas quais trabalham mais de 4.500
funcionrios. No ano de 2005 obteve vendas no valor de R$ 3,8 bilhes. Cada loja Makro
ocupa espao varivel entre 4.000 e 9.900 m2.
O Makro vende vista, mas tambm disponibiliza ao seu cliente um sistema de
financiamento de compras. Possui uma grande variedade de produtos alimentcios e noalimentcios, a preos mais baixos que o mercado e em grandes volumes para clientes
registrados. Esses clientes so identificados por meio do Passaporte Makro, que um carto
de identificao oferecido gratuitamente aos clientes cadastrados. Conta com mais de 1,4
milho de clientes, disponibilizando uma grande variedade de produtos para que possam
resolver sua necessidade de abastecimento em um nico local.
4.1
35,9
50,4
13,7
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2. Forma aberta: os pedidos de compras so feitos exclusivamente pela loja. Os
produtos que se enquadram nessa modalidade so mercadorias perecveis,
hortifrutigranjeiros e produtos de fornecedores regionais. O pedido de compra feito
pela loja deve ser negociado conforme a tabela de preos vigente, porm a loja tem
autonomia para negociar as quantidades que desejar e a respectiva data de entrega.
Os pedidos de compras so emitidos na prpria loja e entregues ao fornecedor (nessa
modalidade no utilizado o EDI).
3. Forma reposio automtica: o abastecimento feito de forma totalmente
automtica com base nos parmetros estabelecidos, podendo ser feito pelo Makro,
que gera pedidos automaticamente (sem a interveno do comprador ou das lojas), ou
pelo fornecedor, que a partir de dados de venda e de estoques recebidos diariamente
via EDI, efetua a reposio necessria, respeitando os parmetros estabelecidos.
As reposies obrigatoriamente dirias de produtos so feitas diretamente pelo pessoal
da loja. Fornecedores como Nestl e Unilever, que possuem uma linha de sortimento muito
ampla, com poltica de negociaes diferenciadas e envolvendo grandes volumes, so tratados
por cada tipo de categoria, podendo-se utilizar mais de uma forma de abastecimento. As
commodities esto na modalidade de abastecimento centralizado, j que ocorrem variaes de
preos semanais ou at mesmo dirias, o que influencia nas quantidades negociadas. O
comprador nesse caso deve estar muito atento s oscilaes de preos, pois se estes esto em
baixa e for comprado um grande volume, pode-se correr o risco do preo cair ainda mais, o que
tornaria invivel os preos da compra anterior. Essa regra tambm vlida para os produtos
sazonais (por exemplo: panetones, ovos de pscoa, papelaria, linha txtil, entre outros), pois
so negociaes de grandes volumes fechadas para um determinado perodo do ano.
O resultado geral apresenta uma participao de 37% dos artigos na modalidade de
reposio automtica, o que representa um total de 4.243 artigos. Analisando-se a distribuio
dos produtos segundo o sistema de reposio, podemos notar uma distribuio relativamente
uniforme entre as diversas modalidades (vide Figura 2).
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MAKRO
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Estabelecidos os parmetros, o Makro envia ao fornecedor diariamente os dados de
estoque de cada produto em cada loja. O fornecedor passa a realizar a comparao do estoque
com os parmetros, efetuando ento automaticamente o faturamento dos produtos com estoque
abaixo do ponto de reposio. A seguir, o fornecedor envia ao Makro uma nota fiscal eletrnica
para cada loja onde foi gerado um faturamento (via EDI) e por meio dessa informao o
sistema do Makro gera tambm automaticamente um nmero de pedido de compra que ser
transmitido para as respectivas lojas (autorizao para o recebimento de mercadorias). Com a
nota fiscal eletrnica, os dados j estaro no sistema de recebimento de mercadorias do Makro,
o que facilita e gera rapidez no processo de conferncia dos produtos que esto sendo entregues
pelo fornecedor, eliminando a digitao dos dados da nota fiscal recebida.
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84,8
85,4
86,6
81,6
79,4
72,8
73,5
75,7
75,7
79,4
84,2
82,1
82,1
83,1
83
84,8
85,2
73,7
75,3
76,1
73
82,6
82,1
80,8
81,5
85
86,5
81,4
83,3
85,1
81,6
75,6
78,7
79,7
80,8
81,8
78,9
73,7
74,4
75
74,2
79,4
84,7
81,9
80,1
81,6
79,5
80
84,7
85
85,8
90
70
65
Jan
Fev
Mar
Abr
Alimentos
Mai
Jun
No Alimentos
Perecveis
Jul
Ago
Set
Out
Nov
Dez
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4.3.4 Dias de cobertura de estoque
O Makro adota como indicador de desempenho na gesto de estoque o conceito de
dias de cobertura de estoque, em vez de utilizar dias de estoque que baseado em vendas
j realizadas. O conceito de dias de cobertura permite empresa conhecer o quanto ter que ter
de estoque para suportar uma venda futura (estoque ideal) e, assim, tambm poder gerenciar o
processo de compras (informar o quanto e se precisa comprar). Portanto, a gesto de estoque
feita conforme a previso de vendas e se ajusta medida em que as vendas vo se realizando.
4.3.5 Emisso de pedidos
O Makro utiliza como indicador de gesto corporativa os valores de pedidos emitidos, o
que na empresa conhecido pelo nome On-Order. Porm, somente so analisados os valores
por reas de negcios e por departamentos de compras.
Em entrevista, o coordenador de abastecimento informou que, at recentemente, a
companhia no possua a informao do gerenciamento de pedidos por formas de
abastecimento. Atualmente o departamento de logstica faz esse controle por meio do
desenvolvimento de uma planilha eletrnica que lista os valores de pedidos emitidos superiores
a trinta mil reais, permitindo verificar eventuais desvios que podero causar excessos nos
sistemas de abastecimento.
4.3.6 Cancelamento de pedidos
O cancelamento de pedidos ocorre quando um fornecedor no entrega o pedido no
prazo acertado e o sistema do Makro o cancela automaticamente por decurso de prazo.
Na emisso do pedido, uma data de entrega estabelecida de acordo com o prazo que est
cadastrado no sistema do Makro. Aps a data de entrega, h uma carncia de validade do
pedido antes do cancelamento, que atualmente de trs dias teis.
A quantidade de pedidos cancelados nessa situao funciona como indicador do nvel de
servio de entrega do fornecedor. Identifica tambm qual o fornecedor que est com
dificuldades para cumprir os prazos, prejudicando o abastecimento da companhia. A rea de
logstica, ao identificar os fornecedores com baixo desempenho de entrega, solicita uma
reunio de trabalho com o fornecedor para verificar os problemas e encontrar solues para a
melhoria do nvel de servio.
4.4
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Makro Atacadista S.A
Outro ponto crtico do modelo VMI que tanto o vendedor como o comprador entendem
(erroneamente) que o processo, por ser automtico, no precisa ser monitorado. Com isso, os
parmetros de reposio podem no ser revistos ou ajustados. Em funo disso, o sistema tende
a ficar desatualizado, o que far o sistema de algoritmos atualmente utilizado gerar quantidades
de demanda erradas.
Embora a deciso de implantar o sistema de reposio automtica seja corporativa,
foram encontradas resistncias culturais na aceitao do processo. Para minimiz-las, a
companhia definiu que a reposio automtica no exclusiva, ou seja, tanto a rea comercial
como as lojas poderiam comprar produtos que esto no sistema de reposio automtica pela
forma tradicional.
Essa deciso foi motivada tambm pela cultura da compra de oportunidade, pois
ainda ocorre de os fornecedores oferecerem descontos no final do ms para compras em
grandes volumes, para o cumprimento de suas metas de vendas. Isso faz com que as reas
comerciais acabem comprando grandes volumes de mercadorias a preos reduzidos,
dificultando o cumprimento de acordos pr-estabelecidos, necessrios para a viabilizao do
processo de reposio automtica. Essa situao provoca irregularidades nos pedidos de
compras, tornando-se um crculo vicioso e distorcendo a demanda real.
4.5
CONCLUSES
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dos paradigmas dos profissionais envolvidos no abastecimento e a viso de
resultados de curto prazo pelos quais so cobrados.
Os profissionais de vendas e de compras das organizaes tambm so
considerados como obstculos para a evoluo da implantao da
reposio automtica, pois de alguma forma sentem-se ameaados pela
perda de poder de seus cargos.
Investir na ampliao do sistema de reposio automtica visto pelo
Makro como uma necessidade, no como uma opo, pois permitir
reduzir custos, melhorar o gerenciamento do abastecimento e sustentar o
seu crescimento no mercado brasileiro.
As barreiras culturais so alguns dos principais problemas na implementao do sistema
de reposio automtica. A resistncia em mudar as formas de trabalho deve ser quebrada
principalmente por meio de uma definio dada pela direo do Makro, focando a reposio
automtica como forma principal de abastecimento.
Na percepo de todos os entrevistados, a reposio automtica sempre oferece
vantagens e benefcios. O sortimento mdio da companhia situa-se em torno de 80% a 82%
(81% em 2005), enquanto que historicamente as categorias ou fornecedores que esto na
modalidade de reposio automtica, situam-se em torno de 93% a 98%. Estimam os
entrevistados que o potencial de reduo de custos aps uma implementao do sistema de
reposio automtica esteja acima de 20%. bom notar que alm do Makro, todos os
fornecedores que tiveram um acompanhamento mais detalhado dos ganhos, sempre obtiveram
benefcios, seja no aumento das vendas, ou na diminuio de estoques ou rupturas.
Segundo o diretor de informtica, se o sistema de reposio automtica estiver com os
parmetros devidamente corretos, a possibilidade de ocorrer erros no abastecimento muito
menor do que no sistema de reposio em que entra ao do ser humano.
Conforme constatado neste trabalho, h grandes oportunidades de ganhos na cadeia de
abastecimento entre a indstria e o atacadista/varejista com a aplicao do conceito de
reposio automtica. Os custos adicionais provenientes de aes que prejudicam o
desempenho das empresas a mdio prazo esto sendo pagos pelo consumidor final, que ao
perceber essa deficincia, busca produtos alternativos ou vai para a concorrncia.
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RETAIL INVENTORY MANAGEMENT: A CASE STUDY OF VENDOR MANAGED
INVENTORY AT MAKRO ATACADISTA S.A.
Abstract
Since the 90s there has been increased competition in the Brazilian scenario. At the same time,
a great evolution in the technological area has occurred, leading to great changes in companies.
The search for better logistic processes is in order, as logistics has played a fundamental role in
business management, enabling the development of strategies that focus on the efficacy of
supply chain as a whole. In this context, retail and wholesale companies have sought means of
improving their logistic processes. Particularly VMI - Vendor Managed Inventory provide an
important alternative to better manage logistic processes and inventories. The present article
has the objective of analyze the management of supply at the Dutch wholesale chain, Makro,
which has been in Brazil since 1972 with 52 stores. The study offers a brief account of the
company evolution and some specific information on commercial activities, ways of supply
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RAI - Revista de Administrao e Inovao, So Paulo, v. 3, n. 2, p. 05-22, 2006.
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Gerenciamento do abastecimento de mercadorias: estudo de caso da reposio automtica do
Makro Atacadista S.A
management and inventory control. Furthermore, it highlights the operation of the automated
inventory process.
Keywords: Management of the supplying; Vendor managed inventory; Automatic
replacement.
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Data do recebimento do artigo: 05/10/2006
Data do aceite de publicao: 09/11/2006
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RAI - Revista de Administrao e Inovao, So Paulo, v. 3, n. 2, p. 05-22, 2006.