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CONHECIMENTOS
ESPECFICOS
Professor: Carlos Alberto Teixeira
ADMINISTRAO CIENTFICA
Frederick W. Taylor
Busca a eficincia
cientficos
industrial
atravs
de
mtodos
desperdcio
produtividade
TAREFA
Toda e qualquer atividade executada por uma pessoa
no seu trabalho dentro da organizao.
Diviso do Trabalho;
Estudo dos Tempos e Movimentos;
Incentivos Salariais e Prmios de Produo
Diviso do Trabalho
Um operrio
faz toda a
tarefa
Vrios operrios
desempenham
em paralelo
partes da tarefa
total
Vrios operrios
desempenham
em srie partes
da tarefa total
Assim:
Remunerao
($)
Prmio por
produo
100%
110%
Produo
Homo Economicus
Superviso Funcional
2. Segundo Taylor :
( )
( )
( )
()
( )
Teoria Clssica
Henri Fayol
Engenheiro francs (Administration Industrielle et Gnrale,
1916)
nfase na estrutura
Seguia 14 princpios bsicos
ESTRUTURA
Forma de diviso do poder em nveis de autoridade em
uma organizao.
Os Princpios de Fayol
Diviso do trabalho;
Autoridade e responsabilidade;
Unidade de comando;
Unidade de direo;
Disciplina
Centralizao;
Hierarquia (cadeia escalar);
Ordem;
Eqidade;
Estabilidade dos Funcionrios;
Iniciativa;
Esprito de corpo (Sprit de corps)
Os Princpios de Fayol
Diviso do trabalho;
A especializao no trabalho favorece a produtividade
Autoridade e responsabilidade;
Autoridade o direito de dar ordens, responsabilidade
a contrapartida da autoridade.
Unidade de comando;
Um empregado recebe ordens de apenas um superior,
evitando contra-ordens.
Os Princpios de Fayol
para
satisfao
das
Os Princpios de Fayol
Centralizao;
Para as atividades cruciais e para a autoridade
Os Princpios de Fayol
ser
em
conjunto,
facilitando
Diferenciao
Administrao Cientfica:
Surgiu no cho de fbrica,
preconizando a adoo de mtodos racionais e padronizados,
a mxima diviso de tarefas e o enfoque centrado na
produo.
Teoria Clssica: Teve origem na alta administrao,
enfatizando a estrutura. O sucesso do empreendimento est
relacionado ao desempenho satisfatrio das funes
administrativas em todos os setores da organizao.
ESTRUTURA
Forma de diviso do poder em nveis de autoridade em
uma organizao.
O que Burocracia?
Senso Comum
__________________
Significado Original
Segundo
WEBER:
a
organizao
eficiente
por
excelncia. E para se conseguir
essa eficincia, necessrio
detalhar antecipadamente e nos
mnimos detalhes como as
coisas devero ser feitas.
O que Burocracia?
Senso Comum
Significado Original
Etimologia:
bureau (francs) + krtias (grego)
GOVERNO DOS TCNICOS
O que Burocracia?
Senso Comum
Significado Original
Teoria Burocrtica
Tradicional
Carismtica
Burocrtica
Teoria Burocrtica
Carismtica
Burocrtica
Baseada
em
normas
racionalmente
definidas.
racionais e impessoais.
legais
Regras
PODER
DOMINAO
Fundamentos da Burocracia
Protestante
Trabalho Duro
Poupana
Ascetismo
As pessoas devem trabalhar duro, fazer poupana e respeitar o
ascetismo.
Homem
Organizacional
Homem
resistente
s
frustraes,
dedicado
de
forma
irrestrita
ao
cumprimento
das
tarefas,
adiando recompensas e o
desejo de auto-realizao.
Teoria Burocrtica
Caractersticas da Burocracia
Regulamentao e Normatizao
Formalidade das ordens e comunicaes
Diviso e especializao do trabalho
Profissionalizao
Hierarquizao e Impessoalidade
Meritocracia
Previsibilidade
Caractersticas da Burocracia
Regulamentao e normatizao
Caractersticas da Burocracia
Profissionalizao
Caractersticas da Burocracia
Hierarquizao e impessoalidade
A organizao estrutura-se em cargos com atribuies e poder
definidos.
A
subordinao devida quele que ocupa um cargo
hierarquicamente superior, independendo do respeito e considerao
que o subordinado tem pelo seu chefe como pessoa.
A figura do lder natural no existe.
Meritocracia
A admisso e a promoo dos funcionrios baseada em sua
competncia tcnica e seu mrito.
A aferio de capacidade realizada por meio de processos
objetivos.
Previsibilidade
As aes devem ser previstas atravs de normas.
Teoria Burocrtica
Vantagens da Burocracia
Segundo:
Disfunes da Burocracia
Disfunes da Burocracia
Categorizao como base do processo decisorial
Quem possui o cargo mais alto tomar as decises
independentemente do grau de conhecimento que tem sobre o assunto
em questo.
Superconformidade s rotinas e procedimentos
O funcionrio no pode ser criativo e ter iniciativa. Deve obedecer as
regras.
Exibio de sinais de autoridade
Para enfatizar a hierarquia de autoridade. Ex: uniforme, localizao da
sala.
Teoria Burocrtica
Teoria Burocrtica
Origens
Baseada nas teorias de LUDWIG VON BERTALANFFY (Bilogo alemo)
Conceito
A Teoria Geral dos sistemas afirma que as
propriedades dos sistemas no podem ser descritas
significativamente em termos de seus elementos separados.
O Todo maior que a soma das partes
Organizaes
Adquirem estrutura em
estgios
Morrem
Ciclo de vida determinado
Seres concretos
A doena um distrbio no
processo vital
O que um Sistema?
um conjunto de elementos em interao recproca.
Parmetros de um Sistema?
Constantes arbitrrias que caracterizam, por suas
propriedades, o valor e a descrio dimensional de um sistema
ou componente do sistema.
AMBIENTE
Informao
Energia
Recursos
Materiais
Transformao
ou
Processamento
Retroao
Informao
Energia
Recursos
Materiais
AMBIENTE
SADAS
ENTRADAS
Tipos de Sistemas
a) Quanto a sua constituio:
Tipos de Sistemas
b) Quanto a sua natureza:
Apresentam intercmbio com o ambiente que os
circunda, atravs de entradas e sadas.
Sistemas Abertos
Sistemas Fechados
No apresentam intercmbio com o ambiente que os
circunda.
nfase no Ambiente
So os elementos que influenciam diretamente o
desempenho do sistema organizacional
Questes Polticas e Legais determinadas pelo Estado
Situao Econmica do Pas
O Desenvolvimento e o Acesso s Tecnologias
O Nvel Educacional e Cultural da Sociedade
A Concorrncia
As Preocupaes com a Ecologia
O AMBIENTE a varivel da TGA enfatizada nesta Teoria
Resilincia
Resilincia
a capacidade de superar um distrbio imposto por
um fenmeno externo.
Representa o grau de defesa ou vulnerabilidade do
sistema presses ambientais externas.
O Homem Funcional
Os papis so mais enfatizados do que as pessoas em si.
Modelos de Organizaes
Modelo de Katz e Kahn
Utilizao da Teoria Geral dos Sistemas dentro da
organizao para se libertar das restries e limitaes das
abordagens anteriores. um modelo complexo onde se analisa
a psicologia e a sociologia nas organizaes.
Modelo Sociotcnico de Tavistock
Administrao Pblica
Estratgias de Modernizao da Administrao Pblica
Sequncia de idias
Estado Oligrquico e Patrimonial
O surgimento do Estado Burocrtico 1936 DASP Adm.
Burocrtica Clssica.
As bases do Estado do bem-estar social
As bases da Adm. Pblica gGrencial: Decreto-lei 200 e a
reforma de 1967
A crise do modelo nacional-desenvolvimentista a falncia
Sequncia Histrica
O retrocesso da CF 88
Em sntese, o retrocesso burocrtico da Constituio de
injustamente
A SOLUO
ESTADO GERENCIAL
(1995)
incio da reforma gerencial do Estado
criao do Ministrio da Administrao Federal e
Reforma do Estado
Plano diretor da Reforma do aparelho do Estado
(PDRAE)
objetivos: atacar a Administrao pblica burocrtica,
defender as carreiras de Estado e fortalecer a
capacidade gerencial do Estado
ESTADO GERENCIAL
em trs dimenses: (1) uma dimenso institucionallegal, atravs da qual se modificam as leis e se
criam ou modificam instituies; (2) uma dimenso
cultural, baseada na mudana dos valores
burocrticos para os gerenciais; e (3) uma
dimenso-gesto.
Objetivos globais:
- Aumentar a governana do Estado
- Limitar a ao do estado aquelas que lhes so prprias.
- Transferir para municpios aes de carter local e
os objetivos traados
- Modernizar
a
administrao
burocrtica
conselho de desestatizao.
- Reorganizar e fortalecer os rgos de regulao dos
ESTADO GERENCIAL
FORMA DE PROPRIEDADE
FORMA DE
ADMINISTRAO
Estatal
Pblica
Privada
No
Buro-
Geren-
crtica
cial
Estatal
NCLEO ESTRATGICO
SERVIOS NO-EXCLUSIVOS
Publici-
X
X
____
Privati-
Empresas Estatais
zao
____
____
X
X
o foco nos
resultados(eficincia).
Modelo
parecido como aplicado na iniciativa
privada.inclusive com novas tcnicas(QT, BSC, indicadores
de desempenho,padronizao etc..
Controle social: simplificao da burocracia e aumento da
flexibilidade.
Liberalizao, desregulamentao,privatizao
Treinamento contnuo
Governo empreendedor
Qualidade total e reengenharia
ESTADO GERENCIAL
Lula 2002
determinao de prosseguir na reforma da gesto pblica
quatro geraes de transformao na GAP:
1 - as do DASP, no estado Novo, voltadas para a
construo de uma burocracia governamental profissional
2 - as do Decreto-Lei 200, de 1967
3 - reforma gerencial do Estado, de FHC
4 - Governo Lula era da revitalizao do Estado ; O
Estado Social
5 - Governo Dilma: era da revitalizao da Infraestrutura
e aumento da competitividade do Pas?
Governo
PROCESSO ADMINISTRATIVO
ESTRUTURA : DEPARTAMENTALIZAO
CENTRALIZAO X DESCENTRALIZAO
ESCOLA NEOCLSSICA
Retornar
Teoria Neoclssica
Origens
Surge a partir da necessidade de se utilizar os
conceitos vlidos e relevantes da Teoria Clssica,
expurgando-os dos exageros e distores tpicos do
pioneirismo e condensado-os com outros conceitos
vlidos e relevantes oferecidos pelas teorias mais
recentes.
Surge no incio da dcada de 70
Teoria Neoclssica
Sinonmia
Escola Operacional
Escola do Processo Administrativo
Abordagem Universalista da Administrao
Precursores Neoclssicos
Peter Drucker, Ernest Dale, Harold Koontz, Cyril ODonnel,
Michael Jucius, Willian Newman, Ralph Davis, George Terry,
Morris Hurley, Louis Allen
Teoria Neoclssica
Teoria Neoclssica
Objetivos
Preocupao com a prtica administrativa
(enfatizando objetivos e resultados)
Teoria Neoclssica
Ecletismo
Eficcia e da Eficincia,
simultaneamente
Teoria Neoclssica
Teoria Neoclssica
Centralizao x Descentralizao
Deciso
Organizao
centralizada
Organizao
descentralizada
Vantagens da CENTRALIZAO
as decises so tomadas por administradores que possuem uma viso
global;
tomadores de deciso situados no topo so geralmente melhor
treinados;
as decises so mais consistentes com os objetivos empresariais
globais;
elimina esforos duplicados e reduz custos operacionais com a
descentralizao.
Desvantagens da CENTRALIZAO
as decises so tomadas por administradores que esto distanciados
dos fatos;
tomadores de deciso situados no topo raramente tm contato com as
pessoas e
situaes envolvidas;
as linhas de comunicao mais distanciadas provocam demoras e maior
custo operacional;
cresce a possibilidade de distores e erros pessoais no processo.
Vantagens da DESCENTRALIZAO
as pessoas que vivem os problemas so as mais indicadas
para resolv-los no local, economizando tempo e dinheiro;
permite aumentar a eficincia, evitando que os funcionrios
fujam responsabilidade;
melhora a qualidade das decises medida que seu
volume e complexidade se reduzem;
Desvantagens da DESCENTRALIZAO
falta de uniformidade nas decises;
insuficiente aproveitamento dos especialistas;
Teoria Neoclssica
Nveis Hierrquicos
Nvel
Institucional
Nvel
Intermedirio
Nvel
Operacional
Execuo
Diretores
Gerentes
Supervisores
Funcionrios e Operrios
ADMINISTRAO
OPERAO
Funes Administrativas
Planejamento
Organizao
Direo
Controle
Ciclo Administrativo
PLANEJAMENTO
CONTROLE
Ciclo
Administrativo
DIREO
ORGANIZAO
Planejar
Definir misso e objetivos
Verificar onde as coisas esto hoje
Desenvolver premissas sobre condies futuras
Identificar meios para alcanar os objetivos
Implementar os planos de ao necessrios
Fazer Previses
Organizar
Dividir o trabalho
Agrupar as atividades em uma estrutura lgica
Designar as pessoas para sua execuo posies e pessoas
(cargos e tarefas).
Alocar os recursos
Coordenar os esforos
Dirigir
Dirigir os esforos para um propsito comum
Comunicar
Liderar
Motivar
Direo
O poder legal, inerente ao papel ocupado.
Forma de agir os objetivos propostos, atravs das
orientao das operaes necessrias.
Liderana, motivao e comunicao.
dizer o que fazer e conseguir que elas o faam.
uma funo interpessoal. O lder deve saber a quem
delegar e o que delegar.
A autoridade e o poder constituem meios de influncia.
O poder significa o potencial para exercer influncia.
A autoridade o direito de comandar
Princpios de Direo
Unidade de comando: prestar contas a um lder
Delegao: designao de tarefas e a exigncia de
responsabilidade na execuo
Amplitude de controle: refere-se ao n de pessoas que
informaes
diagonais<
Controlar
desejados
NVEIS DE PLANEJAMENTO
PLANEJAMENTO
Estratgico
Ttico
Operacional
CONTEDO
Genrico,
Sinttico e
Abrangente
Menos genrico
e mais detalhado
Detalhado e
especfico
TEMPO NECESSRIO
Longo Prazo
Mdio Prazo
Curto Prazo
AMPLITUDE
Macroorientado.
Aborda a empresa
como um todo
Aborda cada
unidade da empresa
separadamente
Microorientado.
Aborda cada tarefa
ou operao apenas
Teoria Neoclssica
Estabeleciment
o de Padres
Ao
Corretiva
Observao do
Desempenho
Comparao do
Desempenho com o
padro estabelecido
Teoria Neoclssica
Departamentalizao Funcional
DIRETORIA
Produo
Vendas
Finanas
DIRETORIA
Diviso
Farmacutica
Depto
Analgsicos
Diviso
Veterinria
Depto
Antibiticos
Diviso
Qumica
Depto
Xaropes
Departamentalizao Geogrfica
DIRETORIA
Regio
Centro
Agncia
Braslia
Regio
Nordeste
Agncia
B-Horizonte
Regio Sul
Agncia
Goinia
DIRETORIA
Depto
Feminino
Perfumaria
Depto
Masculino
Lingerie
Depto Infantil
Modas
Depto Fiao
Preparao
Matria-Prima
Lavagem
Cardagem
Gerente do
Projeto
Eng de
Projeto
Engo Compras
do Projeto
Engo Controle
de Projeto
Concluso
A cultura Organizacional
Cultura Organizacional
o modo de vida da organizao em todos os seus
Cultura Organizacional
Dica: A essncia da cultura de uma empresa expressa
pela maneira com que ela faz seus negcios, trata seus
clientes e funcionrios, o grau de autonomia ou liberdade
que existe em suas unidades ou escritrios e o grau de
lealdade expresso por seus funcionrios a respeito da
empresa.
A cultura representa o universo simblico da organizao e
ICEBERG DA CULTURA
ORGANIZACIONAL
Valores:
Tipos de Culturas
Culturas adaptativas
Normas de comportamento: Os administradores prestam
Origens
Dissidncia da Teoria das Relaes Humanas (rejeitando o
romantismo e a ingenuidade)
mais
ampla
Behavior = Comportamento
das
aes
Teoria Behaviorista
Origens
Teoria Behaviorista
Teoria Behaviorista = Teoria Comportamental
COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL
MOTIVAO
NECESSIDADES
Teoria Behaviorista
Necessidades Secundrias
Necessidades de Auto-realizao
Necessidades de Estima
Necessidades Sociais
A
Estima
Sociais
Necessidades Primrias
Necessidades de Segurana
Necessidades Fisiolgicas
Segurana
Fisiolgicas
Teoria Behaviorista
Hierarquia das Necessidades de Maslow
Necessidades de Segurana
Segurana, proteo contra perigos,
doenas, incertezas, desemprego, roubos
A
Estima
Sociais
Necessidades Fisiolgicas
Alimento, repouso, abrigo, sexo
Segurana
Fisiolgicas
Necessidades Primrias
Teoria Behaviorista
Hierarquia das Necessidades de Maslow
Necessidades de Auto-realizao
Auto-realizao
Estima
Necessidades de Estima
Orgulho, auto-respeito, confiana,
reconhecimento, admirao
Necessidades Sociais
Relacionamento, aceitao, amizade,
compreenso, considerao
Necessidades Secundrias
Sociais
Segurana
Fisiolgicas
Insatisfao
No
insatisfao
No
Satisfao
Satisfao
Teoria X e Y de McGregor
Teoria X e Y de McGregor
Teoria Behaviorista
Pressupostos da Teoria X
Presupostos da Teoria Y
As pessoas so preguiosas
e indolentes
As pessoas so esforadas e
As pessoas evitam
responsabilidades
As pessoas necessitam de
controle
As pessoas so ingnuas e
sem iniciativa
gostam de trabalhar
As pessoas procuram
responsabilidades e desafios
na satisfao de
de crescimento ir
necessidades de
1990 ; Bergamini,
Motivao
Julgue os itens a seguir, acerca de motivao e satisfao no trabalho.
Item 22. Polticas da empresa, salrios e condies de trabalho so
LIDERANA
Liderana
LDERANA
Poder
Influncia
Motivao
Caractersticas da liderana
Poder
a capacidade de exercer influncia isto mudar as
atitudes ou o comportamento de indivduos ou grupos.
Influncia
Quaisquer aes ou exemplos de comportamento que
causem uma mudana de atitude ou de comportamento em
outra pessoa ou grupo.
Motivao
Fatores que provocam, canalizam
comportamento de um indivduo.
sustentam
Estilos de Liderana
Autocrtica
(Lder Liderado)
Participativa
(Lder Liderado)
No-interventora ou Liberal
(Lder Liderado)
Liderana
Subordinados
Liderana
Democrtica as diretrizes,
as formas de execuo e as
tarefas de cada um so
debatidas e decididas pelo
grupo, com o apoio e
estmulo do lder.
Lder
Subordinados
Liderana
Liberal as formas de
execuo e as tarefas de
cada um so decididas
exclusivamente pelo grupo,
sem a participao do lder,
que no interfere no curso
dos acontecimentos.
Subordinados
Lder
Estilos de Liderana
(Lder Liderado)
Autocrtica
Participativa
(Lder Liderado)
Teoria de Fidler
Concluso de Fidler
tarefa no
autoritrio.
estruturada,
posio
pouco
ruins,
influente) -
Liderana Situacional
Teoria Comportamental
Sistemas de Administrao (segundo Likert)
Teoria Comportamental
Sistemas de Administrao (segundo Likert)
Clima organizacional
Oportunidades de Carreira
O clima organizacional
X o grau de motivao de seus
CLIMA ORGANIZACIONAL
participantes.
PDCA
Plan
Do
Check
Action
PDCA
Planejar
Implementar, Fazer
Medir ou checar
Planejar: futuro
Futuro: Objetivos
Objetivos: mola mestra da administrao
Focar esforos para um mesmo fim
Meios: planos de ao
Diagrama de Gesto
Estrutura dos Itens de Enfoque e Aplicao
Prticas de Gesto
Definio das
Prticas
e Padres
Execuo
Ao
Inovao /
Melhoria
Verificao
Comparao
com o Padro
Avaliao
Fundamentos da Excelncia
Na abordagem do PNQ, os valores e crenas das organizaes de buscam
a excelncia formam os chamados fundamentos da excelncia que so
assim classificados:
Excelncia
O MO DE L O DE G E S TO DO P R MI O NACI O NAL
DA Q UALI DADE
O Estado da Arte
da Gesto para a Excelncia do Desempenho Organizacional
Estudo do NIST no final
da dcada de 80: O que
as melhores empresas
tm em comum ?
10
8
10
Princpios/Valores
comuns =
Fundamentos
Especialistas
PNQ 1992-2000
E s tru tu r a d o s C ri t r io s
E s t r a t g ia s e p l a n o s d e a o
P l a n e j a m e n to
e s tr a t g i c o
G e s to d e
p es s o a s
1
L id e r a n a
Foco no
c l i e n te e n o
m e rc ad o
R e s u lt a d o s
da
o rg a n iz a o
G e s to d e
p ro c e ss o s
In f o r m a o e a n lis e
C om p u
MAX
C on s ul t
Modelo para
avaliar a
aplicao dos
fundamentos,
visando
conceder o
prmio MBNQA
s empresas
world class
americanas
Fundamentos da Excelncia
Na abordagem do PNQ, os valores e crenas das organizaes de buscam
a excelncia formam os chamados fundamentos da excelncia que so
assim classificados:
Critrios de Excelncia
1. Liderana
2. Estratgias e Planos
3. Clientes
4. Sociedade
5. Informaes e Conhecimento
6. Pessoas
7. Processos
8. Resultados
Critrios de Excelncia
7 Critrios de Enfoque / Aplicao
Critrios de Excelncia
Na abordagem do PNQ, os focos das prticas de gesto
devem considerar os seguintes Critrios de Excelncia:
1. Liderana
2. Estratgias e Planos
3. Clientes
4. Sociedade
5. Informaes e Conhecimento
6. Pessoas
7. Processos
8. Resultados
Critrios de Excelncia
Os critrios acima referem-se a prticas de gesto. Estas, por
sua vez, devem levar a conseqncias ou efeitos, isto ,
resultados. Tais resultados fazem parte de um critrio
especfico do PNQ:
8. Resultados
8.1 - relativos aos clientes e ao mercado;
8.2 - econmico- financeiros;
8.3 - relativos s pessoas;
8.4 - relativos aos fornecedores;
8.5 - dos processos relativos ao produto;
8.6 - relativos sociedade e
8.7 - dos processos de apoio e organizacionais
PROCEDIMENTO
DEFINIO DO
PROCESSO
DESEMPENHO PADRO
DA QUALIDADE
INSUMOS
PROCESSO
RESULTADOS
aes internas
EQUIPAMENTOS
INSTALAES
TREINAMENTO /
CONHECIMENTO
DISCIPLINA:
CONHECIMENTOS ESPECFICOS
Professor: Carlos Alberto Teixeira
ARQUIVOLOGIA
Tcnicas de Arquivamento
Vrios significados da palavra arquivo:
originado do grego arch, que significa palcio dos
registrados,
- archeion, que o local de guarda e depsito de
documentos.
- conceito para arquivo do americano Solon Buck: O
CONJUNTO
DE
DOCUMENTOS
OFICIALMENTE
PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM GOVERNO,
ORGANIZAO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS
ATIVIDADES, ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI
E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS.
5- Quanto ao Gnero
COMERCIAL E FAMILIAR
Entidade Mantenedora
consultada.
Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma
empresa de exportao, contendo as requisies de
material do ano em curso.
1
da
Quanto ao Gnero
Audiovisuais
(Filmogrficos
videomagnticas
filmes
fitas
Quanto ao Gnero
Ultra-secreto
- seu assunto requer excepcional grau de segurana que deve ser
apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu
estudo ou manuseio.
Secreto
- seu assunto exige alto grau de segurana, mas pode ser conhecido de
Reservado
- seu assunto no deve ser do conhecimento do pblico, em geral. Se for
revelado naquele momento, pode atrapalhar o resultado ou
preservados por direitos individuais da CF.
Exemplos: Documentos fiscais, documentos referentes a honra,
imagem e intimidades das pessoas, partes de planos, programas,
projetos e suas respectivas ordens e execuo;
PRAZO DA NOVA LEI 12.527/12
5 ANOS IMPRORROGVEIS
Quem decreta: As que exeram funes de direo, comando ou
ou do teor do documento;
III - no envelope interno constaro o destinatrio e o grau de sigilo
do documento, de modo a serem identificados logo que removido o
envelope externo;
IV - o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante
recibo, que indicar remetente, destinatrio e nmero ou outro
indicativo que identifique o documento; e
V - ser inscrita a palavra PESSOAL no envelope que contiver
documento de interesse exclusivo do destinatrio.
7o
dever dos rgos e entidades promover,
independente de requerimento, a divulgao em seus stios
na Internet de informaes de interesse coletivo ou geral por
eles produzidas ou custodiadas, observado o disposto nos
arts. 7o e 8o da Lei no 12.527, de 2011.
Art.
secundrio
08. O arquivo corrente formado por documentos que esto
ORGANIZAO DE ARQUIVOS
- implantao e acompanhamento
Etapas: da organizao
Levantamento
Anlise - Diagnstico
A analisar objetivamente a real situao dos servios de
arquivo, e fazer seu diagnstico para formular e propor as
alteraes e medidas mais indicadas, em cada caso,
Trata-se de verificar se estrutura, atividades e
documentao de uma instituio correspondem a sua
realidade operacional.
O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos
de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo
administrativo, enfim, das razoes que impedem o
funcionamento eficiente do arquivo.
Planejamento
- Posio
- Centralizao ou descentralizao?
Centralizado: todas as atividades de controle - recebimento,
registro, distribuio, movimentao e expedio - de documentos
de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional;
- Vantagens da centralizao: : treinamento mais eficiente do
pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronizao de
normas e procedimentos; ntida delimitao de responsabilidades;
constituio de conjuntos arquivsticos mais completos; reduo
dos custos operacionais; economia de espao e equipamentos
de
controle
(protocolo)
Coordenao - atribuies
COORDENAO CENTRAL, exercer funes normativas,
orientadoras e controladoras;
atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais;
- Estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho,
- Determinar normas especficas de operao,
- promover a organizao ou reorganizao dos arquivos setoriais,
quando necessrio;
- Treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais,
- Promover reunies peridicas com os encarregados dos arquivos
setoriais para exame, debate e instrues
- Pode ser exercido por um rgo da administrao ou seu arquivo
permanente.
humanos
Formao
regulamentao
profissional;
Para que se atinjam esses objetivos, toma-se necessria a
Material permanente
guardar
documentos
encadernados.
sigilosos,
ou
volumes
1. Protocolo:
incluindo recebimento e classificao;
registro e movimentao e Expedio
2. Arquivamento - o arquivo propriamente dito
3. Emprstimo e consulta
Rotinas de protocolos:
seus destinatrios.
Rotinas de Protocolo
Rotinas de Protocolo
ROTINAS DE EXPEDIO
- Recebimento da correspondncia a ser expedida: Verificao no
sistema de expedio do rgo se confere.
- Verificao da falta ou no de folhas ou anexos nas
correspondncias a serem expedidas.
Servios de Arquivo
- Arquivamento
- Emprstimo
Arquivamento: Volte atrs e observe novamente as fichas de
protocolo e os cdigos usados para classificar os documentos.
Os cdigos dados pelo protocolo atravs do sistema de
classificao variam de acordo com os
mtodos de
arquivamento variam - cada empresa, de acordo com o seu
ramo de atividade, escolhe os mtodos mais indicados e
adequados s suas finalidades. Isto permite o acesso aos
documentos, por meio de emprstimos e consultas aos
funcionrios e setores da empresa.
Emprstimos
de documentos.
18. Tabela de temporalidade o documento que especifica
MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Sistemas de arquivamento
Mtodo de arquivamento um plano preestabelecido de
colocao dos documentos que visa A facilidade de
guarda e pesquisa
Direta: quando a informao recuperada diretamente no
local em que se encontra arquivada.
Indireta: quando a localizao de uma informao feita
inicialmente atravs da consulta a um ndice e
posteriormente no local arquivado.
Semi-indireta: quando a localizao de uma informao
arquivada orientada pela consulta a uma tabela.
Mtodos de arquivamento
Os elementos a serem considerados nos documentos, para
efeito de classificao, so:
Nome (do remetente, destinatrio ou da pessoa a quem os
documentos se referem). (alfabticos)
ou
referncia
dos
Mtodos alfabticos
Estudar as vinte (19) regras pela apostila.
O mtodo numrico pode ser:
A - Regras
1. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou
seja, primeiramente o ltimo nome, depois os prenomes na ordem
em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece a
ordem do prenome.
Exemplos:
Barbosa, Anibal
Corra, Antnio
Corra, Joo Carlos
Correa, Paulo
Fitz, La, Le, Les, Mac, Mc, O', Van, Vanden, Van der, Von,
Vonder etc.), se escritas com inicial maiscula, so
consideradas como parte integrante do nome. Exemplos:
Du Mont, Carlos
Von Johnson, Erick
Vonder Blun, Eduardo
Le Marques, Paulo
Substantivo + Adjetivo
anterior. Exemplos:
Santa Rita, Vlter
Santo lncio, Ana
So Benito, Incio
Grau de Parentesco
5. Os nomes que exprimem grau de parentesco,
Ttulos Honorficos
Nomes Espanhis
se apresentam.
Exemplos:
lvaro Costa & Cia
Barbosa Souza Ltda
Comercial Santos Ltda
Nomes de Empresas
11. As expresses usadas no comrcio, como Sociedade,
Nomes e instituies
Brasil
Se arquivado pelo nome por extenso, coloca-se a
remissiva em sigla.
15.
Exemplos:
Unio S.A. - RJ, Rio de Janeiro
Unio S.A. - RS, Porto Alegre
Congressos e conferncias
18.
Exemplos:
Conferncia Latino-americana de Pediatras (II).
Seminrio Francs de Patologia (13).
Encontro Brasileiro de Secretrias (Segundo).
Exerccios de Metodologia
26. A fase de escolha dos mtodos de arquivamento,
de
alfabetao
para
Exerccio
55.O mtodo de arquivamento alfabtico exige a
aplicao das regras de alfabetao. Em cada uma
das opes a seguir apresentado um nome e um
suposto resultado da aplicao das regras de
alfabetao. Quanto ao correto emprego das regras
de alfabetao nos nomes apresentados, assinale a
opo correta.
A) Roberto Castelo Branco Branco, Roberto Castelo.
B) Michel So Paulo Paulo, Michel S.
C) Paulo de Almeida Almeida, Paulo de
D) Juliano de Loureno Neto Neto, Juliano de
Loureno
NUMRICO SIMPLES
A
Mtodo Dgito-terminal
Os documentos so numerados seqencialmente, mas
sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o
mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de dois
dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda,
formando pares.
Mtodo geogrfico
BRASIL
Braslia
Ministrio da Educao
Ministrio do Interior
Campinas
Delgado, Carlos
Monteiro, Jos Olavo
Cuiab
Chardon, Carlos Manuel
Santi, Manuel
Geogrfico
Este mtodo de arquivamento do sistema direto,
pois a consulta feita diretamente no arquivo. muito
utilizado nos casos de empresas que mantm
correspondncia com filiais ou agncias em vrios
Estados, cidades e pases, e ainda para firmas que
trabalham com reembolso postal, transporte de cargas
e mercadorias etc.
interpretao
da
Enciclopdica
- b) Ordem enciclopdica: consiste em agrupar em ordem alfabtica os
Exemplo:
1 .BIBLIOTECA
1.1 Correspondncia expedida
1.2 Correspondncia recebida
1.3 Livros
1.3.1 Sugestes para aquisio
1.3.2 Oramentos
1.4 Ponto dos funcionrios
1.5 Estatsticas
1.5.1 Consultas
1.5.2 Emprstimos
1.5.3 Servios tcnicos
1.6 Relatrios anuais
Duplex
A vantagem que a numerao no
necessita de previso antecipada. O plano de
classificao inicial pode ser de apenas cinco
assuntos. De acordo com as necessidades da
empresa e a expanso das classes de assuntos,
a numerao crescera tambm.
610 medicina
611 - Anatomia
612 - Fisiologia humana
613 - Higiene pessoal
614 - Sade pblica
616 Clnica mdica
619 - Pediatria
616.1 Cardiologia
616.2 Sistema respiratrio
616.3 Sistema digestivo
616.4 Sistema endcrino
616.5 Dermatologia
616.6 Urologia
616.7 Sistema muscular
616.8 Neurologia
616.9Doenas diversas
Princpios Arquivsticos
Princpio da provenincia: Os arquivos originrios de uma instituio ou de
Princpios arquivsticos
Princpio da unicidade: No obstante a forma, gnero,
Princpios arquivsticos
Princpios da indivisibilidade ou integridade: Os
produzidos
por entidades da administrao pblica ou privados
sugere que o documento nasce por imposio da
natureza das atividades de uma instituio e no
porque houve uma escolha de ter-se um documento
para essa ou aquela finalidade. Referem-se a
capacidade de refletirem fielmente as aes de seu
produtor.
Exerccios
69)
Avaliao Documental
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar
valores para os documentos (imediato e mediato) e
analisar seu *ciclo de vida, com vistas a estabelecer
prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para
a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa,
bem como para a preservao do patrimnio
documental.
Metodologia de Avaliao
CRITRIOS DE AVALIAO I
A
CRITRIOS DE AVALIAO II
O resultado da avaliao deve passar pela comisso de
avaliao para a aprovao final, aps serem verificados os
prazos administrativo, legal, fiscal e da legislao trabalhista
em vigor.
Entre os documentos que podem ser descartados por no
apresentarem valor para a organizao, citamos:
cartas anexando documento;
documentos que o texto estiver reproduzido em outros;
convites;
flderes;
cartas de agradecimento e apresentao;
cpias.
Valorao de documentos
Valor Primrio: valor administrativo, legal ou fiscal.
Valor Secundrio: valores probatrio e informativo.
Probatrio: prova. Aspectos ligados organizao e
funcionamento do rgo que o produziu. Exs.:
estatutos, regimentos, normas legais, programas,
relatrios (arquivo permanente).
Informativo: de grande importncia
pesquisador, valor ditado pelo contedo.
para
Comisso de Avaliao
Comisso de Avaliao que deve ser formada por:
membros permanentes: responsvel pelo arquivo,
advogado, profissional da rea de organizao &
sistemas;
membros variveis: responsvel pelos documentos
da rea que est sendo avaliada, profissional com
conhecimento dos documentos avaliados.
a legislao
temporalidade
reproduo);
(eliminao,
transferncia,
recolhimento,
desenvolvimento dos
especificidade ou volume;
temporrios para o
trabalhos,em razo de sua
Eliminao de Documentos
Ata de Descarte ou Termo de Eliminao
Instrumento que contm a relao dos documentos
que sero eliminados, o perodo e o setor a que se
referem as informaes e a assinatura do responsvel
da organizao/setor pela aprovao do descarte.
Destruio de documentos que, no processo de
avaliao, foram considerados sem valor para guarda
permanente. A eliminao depende de algum
instrumento legal ou normativo que a autorize.
PRINCPIOS DE ARQUIVOLOGIA
Princpio da provenincia: Os arquivos originrios de
Princpios
Princpio da Organicidade: Se o arquivo formado
Princpios
Princpio da legalidade: Os registros arquivsticos so
Princpios
Princpios da indivisibilidade ou integridade: Os
fundos de arquivos devem ser preservados sem
disperso,mutilao, alienao ou destruio autorizada
ou adio indevida.
Exerccios de Princpios
A avaliao documental uma funo tpica adotada
mundialmente no tratamento tcnico de acervos arquivsticos.
Em relao a essa funo, julgue os itens que se seguem.
60. A aplicao da tabela de temporalidade permite eliminar
documentos ainda no arquivo corrente.
61. A avaliao dos documentos permite aumentar o ndice de
recuperao da informao.
62. Como um dos requisitos bsicos de sua funo, o
responsvel pela avaliao documental deve conhecer a estrutura e
o funcionamento da instituio a ser avaliada.
63. A aplicao dos critrios de avaliao possibilita ganho de
espao fsico.
PRESERVAO E
CONSERVAO DE ARQUIVOS
Conceitos
Preservao sentido geral, toda a ao que se
direciona
materiais.
salvaguarda
das
condies
fsicas
dos
Luz
A luz solar deve ser abolida
na rea de armazenamento
porque tanto acelera o
desaparecimento das tintas
quanto enfraquece o papel.
A prpria luz artificial deve
ser usada com moderao.
Andrea Giovaninni
Poluentes e poeira
Contribuem
para
o
envelhecimento prematuro
dos papis. A poeira
composta de partculas em
suspenso que penetram
nas fibras do papel.
National Library of France
Agentes biolgicos
As pragas que causam grandes
danos aos acervos documentais
so os insetos, fungos e
roedores.
Ambientes sujos, mal ventilados
Andrea Giovaninni
e
com
altos
ndices
de
temperatura e umidade so as
condies ideais para esses
organismos se desenvolverem.
Enchentes
Guerra
evitar ferrugem);
- Deve-se manter as mos limpas ao manusear os documentos;
- Evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos;
- No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola
branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de um
volume em degradao. Esses materiais possuem alta acidez,
provocam manchas irreversveis onde aplicado ;
- No escrever nos documentos;
- No dobrar as pginas;
- No apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar;
- No umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido;
Fotografias:
- Devem receber proteo individual de boa qualidade;
- Devem ser manuseadas com as luvas de algodo e
arquivadas em mobilirio de ao;
- No forar a separao de uma fotografia da outra;
- Escrever o necessrio somente no verso, com lpis macio.
Diapositivos: (slides)
- Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas
flexveis de polietileno ou polipropileno);
- Utilizar mobilirio metlico; produzir duplicatas para
projees freqentes.
Microfilmes
- Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios
prova de fogo e colocados em latas vedadas umidade;
- Devem ser feitas duplicatas;
-A sujeira deve ser removida com um pano limpo que no solte
fiapos, umedecido com Kodak Film Cleaner.
Disquetes e CD-ROM:
- Usar os disquetes de boa qualidade;
- Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do
computador; - Usar programas antivrus;
- Proteger o CD contra arranhes e poeira.
Caixas de arquivo:
- Utilizar caixas de papelo ao invs das de plstico, pois estas
Limpeza
a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes
especiais para essa operao, utiliza-se um pano macio, uma
escova ou um aspirador de p.
Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel,
expondo-os ao do ar com forte percentagem de umidade, 90 a 95%,
durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida, so
passados a ferro, folha por folha, em mquinas eltricas. Caso existam
documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa
manual sob presso moderada.
Restaurao
Os documentos devem ser tratados em relao acidez, antes de se
tentar a restaurao por qualquer mtodo
O mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia do papel ao
envelhecimento natural e s agresses externas do meio ambiente, sem que
advenha prejuzo quanto legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o
volume e o peso.