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MODULO I

PROGRAMA EXCEL PARA EXPERTOS


Tablas Dinmicas y Grficos en Excel
1.

INTRODUCCION GENERAL DEL MODULO

En el presente modulo desarrollaremos casos empleando herramientas avanzadas de Excel,


como es el caso de Tablas y Grficos Dinmicos, Buscar Objetivo, Solver , MS Query entre
otras, que permitirn al participante alcanzar un mayor nivel de eficiencia en el manejo de la
informacin mediante la hoja de calculo
2.

OBJETIVOS GENERALES DEL MODULO

El participante al finalizar el modulo podr:

3.

Construir informes en base a Tablas y Grficos dinmicos, sintetizando la


informacin para una mejor toma de decisiones

Efectuar anlisis de informacin detallados empleando funciones de base de


datos y Subtotales

Importar datos desde otros orgenes (bases de datos como XML).

Personalizar consultas para la importacin de datos especficos con MS Query.

Desarrollar casos de simulacin en base al anlisis de variables de entorno


mediante Buscar Objetivo y Solver.

PRE REQUISITOS DEL MODULO

Conocimientos bsicos de Excel a nivel de usuario final

4.

CONTENIDO DETALLADO DEL MODULO


A. SESION 1
TEMARIO
Sub Totales
Funciones de Base de Datos
Filtros Avanzados
Ejercicios
IMPORTANCIA
Esta sesin basa su importancia en la aplicacin de herramientas de bsqueda y
acceso a la informacin, alcanzado mayor objetividad en los resultados.
CONTENIDO DESARROLLADO
a. La herramienta Subtotales
La herramienta subtotal, se utiliza para obtener diferentes resultados de varias filas
de datos numricos relacionados entre s por medio de funciones incorporadas. Para
crear subtotales, realice lo siguiente:
1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos numricos.
2. Colquese en cualquier celda de la tabla de datos y, vaya a la ficha Datos, y en el
grupo Esquema, presione el botn Subtotal.

3. En la ventana Subtotales, marque las


opciones necesarias para crear un
subtotal a su gusto.

Explicamos brevemente cada una de las opciones que aparecen en la ventana


Para cada cambio en Especfica que columna se tomar como referencia para el
subtotal.
Usar funcin Permite seleccionar una funcin de un grupo de funciones
predefinidas.
Agregar subtotal a Permite marcar las columnas de datos numricos que se
incluirn en el subtotal.
Reemplazar subtotales actuales Reemplaza el subtotal anterior con uno nuevo.
Salto de pgina entre grupos Inserta saltos de pgina entre grupos de datos.
Resumen debajo de los datos Inserta el subtotal en la parte inferior de la tabla de
datos.
4. Al hacer clic en Aceptar tras definir las opciones de acuerdo a sus necesidades
enseguida los datos y subtotales sern mostrados a manera de esquema, mismo
que podr controlar presionando los botones con nmero (1, 2, 3), o los botones
de ms y menos (+, -), segn si desea mostrar u ocultar informacin.
5. Si desea volver al formato original, vuelva acceder a esta ventana y haga clic en el
botn Quitar Todos
b. Funciones de Base de Datos
Son derivadas de las tpicas funciones Suma, Promedio, Max, Min, Contar y Contara,
pero aplicadas a base de datos.
Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar clculos sobre alguna columna
pero aadiendo una condicin de seleccin de las filas que entrarn en el clculo, es
decir aplicando previamente un filtro.
Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros
automviles (ver figura ms abajo) y queremos saber cunto ha sido el beneficio de
los Ford, no podemos utilizar la funcin suma porque sumara todos los automviles,
en este caso lo podramos conseguir con la funcin de base de datos BDSUMA
incluye la condicin de filtrado automvil="Ford"
Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la
hoja:

En esta hoja tenemos una lista con los automviles de la empresa, con los datos de
plazas, aos, rentabilidad y beneficio obtenido.
Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros.
Estas son las ms empleadas funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas
ellas llevan tres argumentos:
El rango de datos que define la tabla o base de datos,
El nombre del campo que se utiliza en la funcin,
Un rango de criterios para indicar la condicin que deben cumplir las filas que
sern utilizadas en el clculo de la funcin (el filtro).
Aqu una breve descripcin de estas funciones
Funcin BDCONTAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un nmero en una determinada columna (campo),
considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se
quiere contar.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el recuento.
Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Aos";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2
Cmo se forman las condiciones?
Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parmetro rango_criterios,
debemos reservar una zona en nuestra hoja de clculo para dichas condiciones
(preferiblemente antes de la base de datos o al costado).
En esta zona tendremos que escribir en una fila los nombres de los campos de la hoja
de clculo Para realizar una operacin en toda una columna de la base de datos,
introduzca una lnea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de
criterios

Funcin BDCONTARA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en una determinada
columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada
condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Aos";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2
En nuestro caso esta funcin tendra el mismo resultado que la anterior, pues en la
columna aos todos los registros tienen completos sus datos.
Funcin BDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelve el valor mximo encontrado en una determinada columna (campo),
considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el
clculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDMAX(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 123
Funcin BDMIN(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelve el valor mnimo encontrado en una determinada columna (campo),
considerando unicamente
las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el
clculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDMIN(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 105
Funcin BDPRODUCTO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelve el producto de los valores encontrados en una determinada columna
(campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el
clculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDPRODUCTO(A5:F14;"Rentabilidad";A1:A3) Como resultado obtenemos -> 178200
Funcin BDPROMEDIO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna
(campo), considerando

nicamente las filas que cumplan una determinada condicin.de una columna o lista
que cumplen los criterios establecidos.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDPROMEDIO(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos -->
110,33
Funcin BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo),
considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
Ejemplo: BDSUMA(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 566
Funcin BDEXTRAER(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Extrae de la base de datos un nico valor contenido el campo indicado y en la fila que
cumpla la condicin establecida mediante el rango de criterios.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene el valor a extraer.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que debe cumplir el
registro buscado.
Si ningn registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error
#VALOR!.
Si ms de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de
error #NUM!.
Ejemplo: BDEXTRAER(A5:F14;"Automovil";D1:D4) Como resultado obtenemos -->
Ford , el valor del campo Automovil en la fila que cumpla la condicin incluida en el
rango D1:D4 (rentabilidad=9).
Nota: este ejemplo funciona porque hay un slo registro que cumple la condicin,
hay un solo automvil con rentabilidad 9.

c. Los Filtros Avanzados


Vamos a explicar el funcionamiento de los Filtros avanzados utilizando la siguiente
tabla

En los filtros avanzados se utilizan criterios lgicos para filtrar las filas, en este caso,
se debe especificar el rango de celdas donde se ubican los mismos, veamos cmo se
procede.
En la cinta de opciones debemos ir a la pestaa "Datos" y luego al panel "Ordenar y
filtrar" donde oprimimos el botn "Avanzadas" luego aparece el panel "Filtro
avanzado"

Veamos que significan cada uno de las acciones que se pueden tomar:
Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo lugar
donde se encuentra la tabla.
Copiar a otro lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar especificado de la
misma Hoja o en otra Hoja de clculo.
Rango de la lista : automticamente Excel coloca el rango done esta la lista
Rango de criterios: es el rango elegido por el usuario para ubicar los criterios de
filtrado.
Copiar a: esta opcin queda habilitada cuando se marca la casilla del punto 2, en
cuyo caso deberemos especificar el lugar sonde queremos que aparezca la tabla
filtrada, para esto solo es necesario especificar donde estarn los rtulos.
Slo registros nicos: en el caso de haber registros duplicados, mostrar solo uno
de ellos.
Para dar un ejemplo simple filtraremos las filas que tuvieran un porcentaje del 70%
de asistencia, para hacer esto marcamos en la casilla de verificacin de Filtrar la lista
sin moverla a otro lugar y luego elegimos 2 celdas, una para el rtulo y otra para el
criterio a cumplir, como se muestra en el recuadro rojo(%D%1:%D%2)

El panel queda como se muestra

Al aceptar nos queda la tabla filtrada, tal como se muestra a continuacin

En este caso las filas se han ocultado como en el caso de autofiltros, para solucionar
el problema debemos copiar la tabla filtrada a otro lugar, por ejemplo al rango
$E$1:$F$1, quedando el panel emergente como se ve

y la tabla en su nuevo lugar se ve como en la figura

Aqu se puede ver que las filas estn en forma correlativa y por lo tanto se pueden
aplicar funciones, por ejemplo si quisiremos contar el nmero de alumnos con un
porcentaje de asistencia del 70%, utilizaramos la funcin CONTAR y como se puede
ver se obtiene el resultado correcto que es 8

Vamos a dar otro ejemplo con dos condiciones. Supongamos que queremos
saber cuntos alumnos tuvieron menos de 70% y ms de 85% de asistencias,
en este caso debemos poner 2 condiciones, por lo que necesitaremos una
celda ms en el rango de criterios

Y el panel Filtro avanzado se configura como sigue

Al aceptar obtenemos la tabla

Donde al aplicar la funcin CONTAR vemos que los alumnos que cumplen los criterios
son 6.

LABORATORIOS DESARROLLADOS
Laboratorio 1:
El objetivo de este laboratorio es comprender la herramienta Subtotales
Abra el archivo BD01_Subtotales de su material de estudio.
Paso 1:
En la hoja Ejemplo1 , insertaremos subtotales con la sumatoria de unidades
vendidas por vendedor
En la hoja Ejemplo1 del libro, ordenar la tabla (Ficha Datos comando Ordenar) por
la columna Vendedor de forma ascendente.
Paso 2:
Ubicndonos dentro del rango de la base de datos, desde el men Datos, grupo
Esquema seleccione el comando SubTotales.
Paso 3:
Desde el cuadro de dialogo SubTotales, defina lo siguiente y haga clic en el botn
Aceptar:

Paso 4:
Obtendr el resultado con los Subtotales de sumatorias de unidades vendidas
por cada vendedor.
Recuerde que puede elegir por cualquiera de las funciones ms usuales adems
de suma , como por ejemplo promedio, mximo , mnimo o contar , eligindolas
desde el cuadro de dialogo Subtotales en el punto referido a Usar funcin .
Si desea retirar los Subtotales, vuelva a invocar al cuadro de dialogo Subtotales
(paso 3) y haga clic en el botn Quitar Todos

Laboratorio 2:
El objetivo de este laboratorio es comprender la herramienta Subtotales
Trabajamos con el mismo archivo BD01_Subtotales del laboratorio anterior.
Paso 1:
En este ejemplo, aplicado al libro BD01_Subtotales obtendremos subtotales con
la sumatoria de ventas primero por vendedor y luego por tipo.
En la hoja Ejemplo2 del libro , ordenar la tabla (Ficha Datos comando Ordenar)
por la columna Vendedor de forma ascendente y luego por la columna Distrito
tambin de forma ascendente
Paso 2:
Repita el paso 2 y 3 del ejemplo anterior
Paso 3:
Ver la tabla con los SubTotales
por vendedor como el ejemplo
1. Ahora, vuelva a invocar al
cuadro de dialogo SubTotales y
defina lo siguiente. Recuerde
retirar el check Reemplazar
subtotales actuales, para
evitar que se quiten los
subtotales por vendedor ya
aplicados. Haga clic en Aceptar
y verifique el resultado

EJERCICIOS PRCTICOS
Desarrolle los enunciados de las Hojas Ejemplo3
BD01_SubTotales

a la Ejemplo6 del libro

Laboratorio 3:
El objetivo de este laboratorio es aplicar con criterio las funciones de base de datos
Abra el archivo Excel BD02_FuncionesBD proporcionado como parte de su material
de estudio y desarrolle los siguientes ejemplos en la hoja Funciones BDatos

Ejemplo 1

Ejemplo 2:

Ejemplo 3:

EJERCICIOS PRACTICOS
Desarrolle los dems ejemplos planteados en el libro
Ejercicios.

BD02_FuncionesBD, hoja

TRABAJO PRCTICO
Desarrolle los ejercicios planteados en el archivo BD03_FuncionesBD entregado
como parte de su material de estudios.
El archivo debe enviarse al correo electrnico de su instructor en la fecha definida
por este.
Laboratorio 4:
El objetivo de este laboratorio es aplicar filtros avanzados para satisfacer diferentes
requerimientos
Abra el archivo BD04_Filtros Avanzados entregado como parte de su material de
estudio.
Conjuntamente con su instructor satisfaga los siguientes requerimientos
Seleccione los registros del rea IN (Informtica) que no sean de categora 3
Seleccione los registros de sexo m (Masculino ) con un sueldo entre 1700 y 2000
soles
Seleccione los registros de las areas de IN y CO (Informtica y Contabilidad) de
sexo F (Femenino) con un sueldo mayor a 1900

B. SESIN 2
TEMARIO
Tablas Dinmicas
Graficas Dinmicos
IMPORTANCIA
En la presente sesin se revisara como se pueden sintetizar y resumir informacin
empleando informes de Tablas y Grficos Dinmicos, lo cual nos permite una
considerable ventaja en el proceso de toma de decisiones
CONTENIDO DESARROLLADO
a. Tablas Dinmicas
Las tablas dinmicas facilitan el anlisis, la organizacin y el resumen de datos
complicados, para crear una tabla dinmica, realice lo siguiente:
1. Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser analizados por la
tabla dinmica y, colquese en una celda dentro de la tabla de datos.

2. Vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botn Tabla dinmica y


seleccione la opcin Tabla dinmica.

3. En la ventana Crear tabla dinmica seleccione la tabla de datos de donde obtendr


la tabla dinmica, o si los datos provienen de una fuente externa especifique su
ubicacin, por ultimo indique donde colocar la tabla dinmica y presione Aceptar.

4. Aparecer en la hoja de clculo el rea para la tabla dinmica, y solo tendr que
arrastrar los campos adecuados hacia las reas correspondientes.

5. Tras terminar con el arrastre y acomodo deseado de los campos, la tabla dinmica
lucir de la siguiente manera:

NOTA Si el acomodo de los campos no fue el adecuado, podr moverlos a voluntad


en cualquier momento con lo que cambiara de nuevo la estructura de la tabla
dinmica, as mismo la funcin predeterminada (suma) puede ser de igual manera
cambiada para generar otro resultado diferente.
b. Grficos dinmicos
Los grficos dinmicos representan de forma grfica e interactiva los datos de una
tabla facilitando su anlisis, para crear un grfico dinmico, realice lo siguiente:
1. Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser representados en el
grfico dinmico y, colquese en una celda dentro de la tabla de datos.

2. Vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botn Tabla dinmica y


seleccione la opcin Grfico dinmico.

3.
En la ventana Crear tabla dinmica con el grfico dinmico seleccione la tabla
de datos de donde obtendr el grfico dinmico, o si los datos provienen de una
fuente externa especifique su ubicacin, por ultimo indique donde colocar el grfico
dinmico y presione Aceptar.

4. Aparecer en la hoja de clculo el rea para la tabla dinmica y el grfico dinmico,


y solo tendr que arrastrar los campos adecuados hacia las reas correspondientes.

5. Tras terminar con el arrastre y acomodo deseado de los campos, la tabla dinmica
y el grfico dinmico lucirn de la siguiente manera:

NOTA Si el acomodo de los campos no fue el adecuado, podr moverlos a voluntad


en cualquier momento con lo que cambiara de nuevo la estructura de la tabla
dinmica y por ende la del grfico dinmico, as mismo la funcin predeterminada
(suma) puede ser de igual manera cambiada para generar otro resultado diferente.
LABORATORIOS DESARROLLADOS
Laboratorio 1:
El objetivo de este laboratorio es comprender la construccin de Tablas Dinmicas
Con el libro BD01_TablasDinamicas, procederemos a crear una tabla dinmica como
se muestra a continuacin, tomando en cuenta la hoja Base de Datos:

Paso 1:

Seleccione la hoja Base de Datos

Ubicados dentro del rango de la BD, haremos clic en el comando Tablas


Dinmicas, dentro del men Insertar.

En la parte derecha de la pantalla


aparecer esta ventana, desde la cual
diseara la tabla dinmica.

Paso 2:
Arrastre desde la lista de campos hacia el cuadrante Filtro de Informe el campo
Vendedor, ya que este ser el eje principal de la tabla.
Paso 3:
Arrastre desde la lista de campos al cuadrante Rtulos de Fila el campo Tipo, dado
que este ser el eje vertical de la tabla.
Paso 4:
Arrastre desde la lista de campos al cuadrante Rtulos de Columna el campo Mes,
dado que este ser el eje horizontal de la tabla.

Paso 5:
Arrastre desde la lista de campos hacia
el cuadrante Valores el campo
Unidades, ya que este ser campo que
se ir a totalizar dentro de la tabla. La
ventana debe quedar as:

Paso 6:
Recuerde que puede arrastrar ms campos al cuadrante que desee, de acuerdo al
diseo que quiera realizar.
En el cuadrante Valores puede tambin aplicar promedios, mximos, mnimos,
etc. Haga clic en el botn de desglose a la derecha del campo indicado en el
cuadrante Valores y desde el cuadro de dialogo emergente elija la funcin que
desea aplicar.

EJERCICIOS PRACTICOS
Empleando la informacin del archivo BD02_TablasDinamicas.xlsx genere las
siguientes tablas dinmicas:
Ejercicio 1

Ejercicio 2
Genere tablas por cada uno de los destinos en forma automtica usando el campo
destino ubicado en el filtro de informe.

Nota: Una vez creada la tabla dinmica, para crear hojas para cada uno de los pases
como se muestra en la figura del ejercicio 2, ubquese en una celda dentro de la tabla
dinmica y haga lo siguiente:
a) Seleccione el Men Opciones (estando dentro
de la tabla dinmica)
b) Haga clic en el botn Tablas Dinmicas (lado
izquierdo de la barra de la pantalla)
c) Ahora haga un clic sobre Opciones y luego un
clic en Mostrar paginas de filtro de informes.
(vea la figura de la derecha)
d) Aparecer una ventana con el campo Destino
(eje principal de la tabla) Haga clic en Aceptar del cuadro de dialogo que se
muestra.

Ejercicio 3
Crear en base a la misma base de datos la siguiente tabla empleando el campo
Importe para el clculo de participacin

Para el clculo de la participacin


realice los siguientes pasos
a) Colocar 2 veces la columna Importe
en el cuadrante Valores
b) Colocarse en cualquier celda de la
segunda columna de suma de
Importes , hacer clic derecho y
seleccionar la opcin
Configuracin de campo
c) Del cuadro de dialogo que se
muestra (vea la figura de la
derecha) seleccionar la pestaa
Mostrar valores como
d) De la lista de opciones Seleccione
la opcin % del Total y haga clic
en Aceptar.

Ejercicio 4 Grafico dinmico


En base a la siguiente tabla dinmica:

Deber crear el siguiente grfico dinmico.

Para generar el grafico, colquese en cualquier celda dentro de la tabla dinmica y


pulse la tecla de funcin F11. Vera que se agrega una hoja con el grafico en base a la
tabla. Aplique los formatos necesarios (tipo de grficos, rtulos, etc.) para que quede
como en la figura arriba indicada.

C. SESIN 3
TEMARIO
Importar datos
El MS Query
IMPORTANCIA
En la presente sesin se revisara las diferentes maneras como un usuario puede
importar datos desde otros orgenes como por ejemplo Access y documentos XML,
as mismo construir consultas personalizadas empleando la herramienta MS Query
CONTENIDO DESARROLLADO
a. Importar Datos
La importacin de datos es un proceso que consiste en transferir datos desde otros
orgenes hacia Excel. Es un proceso que se requiere con frecuencia, ya que a veces la
data se encuentra en otros formatos (Access, SQL Server o el propio Excel) y se
necesita manejarla dentro del propio entorno Excel.
Opciones de Importacin de la ficha Datos (grupo Obtener datos Externos)

Conectar con datos de Access desde Excel


Para traer datos de Access que se puedan actualizar en Excel, puede crear una
conexin, almacenada normalmente en un archivo de conexin de datos de Office
(.odc), con la base de datos de Access y recuperar todos los datos de una tabla o
consulta. La ventaja principal de crear una conexin con los datos de Access en lugar
de importarlos es que puede analizar peridicamente estos datos en Excel sin tener
que copiarlos o exportarlos constantemente desde Access. Tras conectarse con los
datos, tambin puede actualizar automticamente los libros de Excel desde la base
de datos de Access original siempre que la base de datos se actualice con
informacin nueva. Por ejemplo, tal vez desee actualizar un informe presupuestario
de Excel que distribuye cada mes para que contenga los datos del mes en curso.
Realice los siguientes pasos
1. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos de la base de datos de
Access.
2. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde Access.

3. Busque la base de datos de Access que desea importar y hgale doble clic.
En el cuadro de dilogo Seleccionar tabla, haga clic en la tabla o consulta que desea
importar y luego haga clic en Aceptar.
4. En el cuadro de dilogo Importar datos, haga lo siguiente:
En Seleccione cmo desea ver estos datos en el libro, realice uno de estos
procedimientos:
Para ver los datos como una tabla, seleccione Tabla.
Para ver los datos como un informe de tabla dinmica, seleccione Informe de
tabla dinmica.
Para ver los datos como un grfico dinmico y un informe de tabla dinmica,
seleccione Grfico dinmico e informe de tabla dinmica.
Si lo desea, haga clic en Propiedades para definir las opciones de actualizacin,
formato y diseo de los datos importados y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
En Dnde desea situar los datos?, siga uno de estos procedimientos:
Para devolver los datos a la ubicacin seleccionada, haga clic en Hoja de clculo
existente.
Para devolver los datos a la esquina superior izquierda de la nueva hoja de
clculo, haga clic en Hoja de clculo nueva.
5. Haga clic en Aceptar.
Excel coloca el rango de datos externos en la ubicacin especificada.
Conectar con datos de Documentos XML desde Excel
XML (eXtended Language Marked) es un estndar para la representacin de datos.
No es la intencin profundizar en este lenguaje, pero si resaltaremos que casi todas
las herramientas de TI en la actualidad conocen XML, y Excel no puede ser la
excepcin.
El emplear XML es mucho ms ventajoso que el emplear archivos de texto, dado que
en los documentos XML la informacin ya tiene una estructura (jerrquica) y se
puede revertir fcilmente hacia una hoja de clculo, en formato de filas y columnas
Para Importar a Excel documentos con formato XML haga lo siguiente:
1. Desde el grupo Obtener datos externos del men Datos, seleccione el comando
De otras fuentes y seleccione la opcin Desde importacin de datos XML

2. Seleccione el archivo XML que desea importar


3. Nos aparecer una primera pantalla o ventana de dilogo que nos dice lo
siguiente :

4. De clic en Aceptar y se mostrara la siguiente ventana de dilogo:

5. Aqu podemos elegir si queremos nuestros datos XML en formato Tabla, si los
queremos en nueva hoja y adems ajustar las propiedades.

6. Una vez establecidas las propiedades hacemos clic en Aceptar Y ya tenemos


nuestra importacin de datos XML en nuestro archivo de Excel

b. El MS Query
Microsoft Query es un programa incluido en Excel que nos permite importar datos
externos a nuestras hojas de clculo lo cual nos evitar ingresar manualmente los
datos provenientes de fuentes de datos externar ya sean bases de datos corporativas
o archivos de nuestros de texto o Excel.
Adems permite personalizar la importacin de datos, de tal forma que podemos
especificar lo que necesitamos, sin tener la necesidad de importar toda una tabla.
Incluso podemos elaborar consultas avanzadas que manejen operacin SQL que
combinen una o ms tablas
Podemos encontrar a Microsoft Query dentro de la ficha Datos en el men
desplegable De otras fuentes.

Al utilizar Microsoft Query nos podemos conectar a diversas fuentes de datos


externas, seleccionar la informacin que necesitamos, importarla a nuestra hoja de
Excel y refrescar la informacin automticamente tantas veces como lo necesitemos
de manera que los datos de nuestra hoja de Excel permanezcan sincronizados con las
fuentes externas.
Tipos de bases de datos
Podemos obtener datos de diferentes fuentes incluyendo las siguientes:

Microsoft Access
Microsoft SQL Server
Microsoft SQL Server OLAP Services
Microsoft FoxPro
Microsoft Excel
dBase
Paradox
Oracle
Archivos de texto

Adems podemos utilizar controladores ODBC de otros proveedores que nos pueden
ayudar a conectar nuestro archivo Excel a diferentes bases de datos. Solamente
debes contactar al proveedor de la base de datos para obtener el controlador ODBC
adecuado para realizar la conexin.
Seleccin de datos
Microsoft Query nos permite hacer una seleccin de los datos que deseamos
importar, es decir, si no necesitamos todos los registros de una tabla de Access
entonces podemos importar solo aquellos registros que cumplan con ciertas
condiciones. Adems podemos seleccionar solo aquellas columnas que nos interesen.

Y para aquellos usuarios avanzados de bases de datos, Microsft Query nos permite
editar la sentencia SQL de manera que podamos crear consultas totalmente
personalizadas sobre las fuentes de datos externas.
Cmo funciona Microsoft Query?
El primer paso para utilizar Microsoft Query es crear un origen de datos. Ese origen
de datos es el que contiene la informacin adecuada para conectarse a la base de
datos externa. Inmediatamente despus de haber seleccionado la opcin Desde
Microsoft Query en la ficha Datos, se mostrar el cuadro de dilogo Elegir origen de
datos.

Para especificar un origen de datos para una base de datos o un archivo de texto
debes utilizar la pestaa Bases de datos. Si necesitas especificar un origen de datos
de un cubo OLAP debemos utilizar la pestaa Cubos OLAP. En la pestaa Consultas se

irn guardando todas las consultas que se guarden desde Microsoft Query de manera
que puedas encontrarlas rpidamente.
Una vez creado el origen de datos se tienen dos opciones: Pasar directamente a
Microsoft Query o utilizar el Asistente para consultas el cual nos ayudar en unos
cuantos pasos a definir la consulta a la base de datos.
El asistente para consultas
Para utilizar el asistente para consultas debemos asegurarnos de que est marcado el
cuadro de seleccin Usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas.
Al pulsar el botn Aceptar se iniciar con el primer paso del Asistente.

Al final del proceso habremos creado una consulta y la cual podremos modificar an
ms, si as lo deseamos, directamente en Microsoft Query.

LABORATORIOS DESARROLLADOS
Laboratorio 1:
El objetivo de este laboratorio es comprender como se realiza la importacin de una
tabla de Access a Excel
Se tomara como referencia la base de datos MS Access denominada Ventas2005
proporcionada en su material de estudio
Paso 1:
Inicie un nuevo libro Excel y grbelo como DemoImportaciones en la carpeta que
estime conveniente.
Desde la ficha Datos de la cinta de opciones seleccione el comando Desde
Access del grupo Obtener datos externos
Del cuadro de dialogo emergente seleccione el archivo MS Access del cual desea
importar la tabla, en nuestro caso la BD Ventas2005 (proporcionada como
material del captulo).
Paso 2:
Del cuadro de dialogo emergente seleccione la tabla Tb_Cliente y haga clic en
Aceptar.

Paso 3:
Se visualizara un cuadro de dialogo desde donde se le invita a seleccionar la
modalidad de importacin (tabla, informe de tabla dinmica o informe de grafico
y tabla dinmica) . Para este ejemplo se seleccionar Tabla.
Adems se puede elegir la posicin a partir de la cual se har la importacin, o si
se desea hacerlo en una nueva hoja. En nuestro ejemplo lo haremos indicando la
celda A3 de la hoja actual

Paso 4:
Haga clic en Aceptar y vera la tabla de clientes en su hoja Excel tal como se
muestra a continuacin:

EJERCICIOS PRCTICOS:
Importe a las hojas Hoja2 y Hoja3 la tabla Tb_Producto y Tb_Proveedor de la base de
datos Ventas2005
Laboratorio 2
El objetivo de este laboratorio es comprender la importacin de documentos XML a
Excel.
El ejemplo trabajara con el archivo XML denominado MisClientes.xml proporcionado
como parte de su material de estudio.

Paso 1:
Seleccione la hoja Hoja4 de su libro DemoImportaciones.
Desde el grupo Obtener datos externos del men Datos, seleccione el comando
De otras fuentes y seleccione la opcin Desde importacin de datos XML

Paso 2:
Desde la ventana emergente seleccione el archivo MisClientes.xml de su carpeta
de trabajo.
Paso 3:
Defina ahora la ubicacin de la
tabla a importar. Seleccione en
esta hoja , indicando la celda a
ubicar la tabla y haga clic en
Aceptar
Vera como el archivo XML ahora
se presenta como una tabla de
Excel. Incluso con las opciones de
filtrado activadas.
NOTA: Si en el paso 3 aparece una ventana haciendo mencin a la falta de un
esquema XML, pase por alto el mismo haciendo clic en Aceptar.
Laboratorio 3
El objetivo de este laboratorio es conocer cmo mediante la herramienta Microsoft
Query disearemos una consulta que obtenga el cdigo, razn social, direccin y

telfono de los clientes desde la tabla Tb_Cliente de nuestra base de datos Access
Ventas2005.
Paso 1:
Seleccione la hoja Hoja5 del libro actual. Desde el grupo Obtener datos externos
del men Datos, elija el comando De otra fuentes y elija la opcin Desde
Microsoft Query

Paso 2:
Elija el origen de datos desde la ventana emergente. Seleccione MS Access
Database. No olvide activar la casilla inferior para la activacin del asistente tal
como se muestra en el grafico a continuacin

Paso 3:
Seleccione la base de datos Ventas2005 de su carpeta de trabajo y acepte
Desde el cuadro de dialogo seleccione la tabla Tb_Cliente y expndala.
Seleccione con doble clic los campos Cod_cli, Raz_Soc_Cli, Dir_Cli y Tel_Cli Haga
clic en Siguiente

Paso 5:
En la ventana del asistente de filtro no haremos nada en este caso. Haga clic en
Siguiente
Paso 6:
Estamos ahora en el asistente de ordenacin. Podemos elegir hasta 3 criterios de
ordenamiento. Seleccione en esta caso el campo Raz_Soc_Cli de forma
ascendente y haga clic en Siguiente
Paso 7:
Nos encontramos en el paso final del asistente. Seleccionemos la opcin
Devolver datos a MS Excel y haga clic en finalizar.

Paso 8:
Aparece nuestro conocido cuadro de dialogo Importar Datos, desde donde
seleccione la ubicacin de la tabla a crearse y acepte. Vera como los datos
seleccionados y en el orden indicado se agregan a la hoja en la celda donde Ud.
indico.

Recuerde que estas consultas se pueden grabar para su posterior empleo. Lo


veremos en el tercer ejemplo
Laboratorio 4:
En este laboratorio construiremos una consulta donde se seleccionen el cdigo,
descripcin, precio y stock actual de la tabla de productos, de aquellos productos con
un precio entre 35 y 50 soles, ordenados en orden descendente por precio.
Paso 1:
Seleccione la hoja Hoja6 del libro actual y repita los pasos 1,2 y 3 del laboratorio
anterior.
Paso 2:
Seleccione ahora la tabla Tb_Producto y sus campos Cod_pro, Des_pro,Pre_pro y
Stk_act. Haga clic en Siguiente

Paso 3:
En el asistente de filtros seleccione el campo Pre_pro y establezca la condicin
indicada en el enunciado. Luego haga clic en Siguiente.

Paso 4:
En el asistente ordenacin seleccione el campo Pre_pro nuevamente e indique
que el orden ser descendente. Luego haga clic en Siguiente.

Paso 5:
En el cuadro Finalizar haga clic en el botn del mismo nombre
Paso 6:
Aparecer nuestro acostumbrado cuadro de dialogo Importar datos. Indique la
posicin de la tabla a importar y haga clic en Aceptar. Vera como la tabla se
importa con las especificaciones de filtro y orden dadas.
Laboratorio 5:
Ahora construiremos una consulta que involucre a 2 tablas : Tb_Cliente y Tb_Distrito,
las cuales se pueden vincular dado su campo comn cdigo de distrito (cod_dis).
Seleccionaremos el cdigo de cliente, razn social, direccin , telfono y nombre de
distrito, este ultimo campo tomado de la tabla Tb_Distrito. Se ordenara la consulta
primero por nombre de distrito y luego por razn social ambos ascendentemente. Se
grabar la consulta con el nombre ConsultaClientes para su posterior empleo:
Paso 1:
Seleccione la hoja Hoja7 del libro actual y repita los pasos 1,2 y 3 del laboratorio
anterior.
Paso 2:
Seleccione de la tabla Tb_Cliente los campos cod_cli,raz_soc_cli,dir_cli y tel_cli y
de la tabla Tb_Distrito el campo nom_dis. Haga clic en Siguiente.

Paso 3:
En el asistente de filtros no especifique nada y pase el siguiente asistente.
Paso 4:
En el cuadro de ordenacin, seleccione primero el campo Nom_dis y luego el
campo Raz_soc_cli. Haga clic en Siguiente.

Paso 5:
En el cuadro Finalizar haga clic en el botn Guardar Consulta . Seleccione la
carpeta donde grabara la consulta y asgnele como nombre ConsultaClientes y
acepte.
Paso 6:
Volver al cuadro Finalizar, donde para finalizar el proceso haga clic en el botn
del mismo nombre.

Paso 7:
Aparece nuestro conocido cuadro Importar Datos desde donde ubique la
posicin de la tabla a importar y acepte. Los datos han sido importados.
Laboratorio 6:
El objetivo de este laboratorio es emplear desde otro libro la consulta grabada en el
ejemplo anterior, llamada ConsultaClientes. Para ello haremos lo siguiente:
Paso 1:
Abra un nuevo libro Excel.
Paso 2:
Desde el men Datos, grupo Obtener datos externos seleccione el comando De
otras fuentes y seleccione Desde MS Query.
Paso 3:
De la ventana emergente seleccione la ficha Consultas y haga clic en Examinar.
Paso 4:
Ubique la carpeta donde grabo la consulta, seleccinela y haga clic en Abrir.
Paso 5:
Ahora tiene su consulta seleccionada como origen de datos. Haga clic en el botn
Abrir del cuadro de dilogo Origen de datos.
Paso 6:
Si desea puede agregar ms campos o especificaciones de filtro u ordenacin a la
consulta original. Si desea grabar estos cambios, en el cuadro Finalizar selecciones
la opcin Ver datos y modificar consulta en Microsoft Query y haga clic en el
botn Guardar de dicha ventana.
Paso 7:
Indique la posicin de la tabla en el cuadro de dialogo Importar Datos y acepte.
Compruebe el resultado

D. SESIN 4
TEMARIO
Introduccin a las consultas con lenguaje SQL
Ejercicios
IMPORTANCIA
En la presente sesin se revisara las diferentes maneras de hacer consultas
empleando el lenguaje SQL. De esta manera el participante podr asociar los
conceptos vertidos en la sesin anterior y tener una base para lo que deber
desarrollar en el modulo II, que es donde el lenguaje SQL adquiere protagonismo a
nivel de la programacin con acceso a base de datos
CONTENIDO DESARROLLADO
a. Introduccin a las consultas
Las consultas de seleccin se utilizan para indicar al motor de datos que devuelva
informacin de las bases de datos, esta informacin es devuelta en forma de conjunto de
registros que se pueden almacenar en un objeto Recordset. Este conjunto de registros es
modificable. El tema de los objetos Recordset lso veremos en el modulo III. Por
El comando SELECT
La clusula SELECT lista los datos a recuperar por la sentencia SELECT. Los elementos o
datos a seleccionar pueden ser columnas de la base de datos o columnas a calcular por
SQL cuando efecta la consulta o tambin el asterisco (*) para recuperar todos los campos
de un fichero o tabla.
Sintaxis bsica:
SELECT <Lista de Campos> FROM < Nombre de Tabla>
Ejemplo:
Select Cod_ven,Nom_ven, Ape_ven from Tb_Vendedor
Qu es un ALIAS?
Alias_Tabla es un nombre que se usa para referirse a la tabla en el resto de la sentencia
SELECT para abreviar el nombre original y hacerlo ms manejable, en el caso de existir
ms de una tabla en la consulta y, tambin para poder realizar consultas uniendo varias
veces la misma tabla. Por ejemplo:
SELECT C.Cod_cli,C.Raz_Soc_cli,C.Ruc_Cli ,D.Nom_dis
From Tb_Cliente C ,Tb_Distrito D
Where C.Cod_Dis=D.Cod_Dis

es mucho ms prctico y sencillo que:


SELECT Tb_Cliente.Cod_cli, Tb_Cliente.Raz_Soc_cli, Tb_Cliente.Ruc_Cli ,
Tb_Distrito.Nom_dis
From Tb_Cliente ,Tb_Distrito
Where Tb_Cliente .Cod_Dis= Tb_Distrito.Cod_Dis

La Clausula WHERE
La clusula WHERE dice a SQL que incluya slo ciertas filas o registros de datos en los
resultados de la consulta, es decir, que tienen que cumplir los registros que se desean ver.
La clusula WHERE contiene condiciones en la forma:

WHERE Expresin1 operador Expresion2

Donde Expresin1 y Expresion2 pueden ser nombres de campos, valores constantes o


expresiones.
Operador es un operador relacional que une dos expresiones. En las siguientes sesiones
veremos los distintos operadores que se puede utilizar.
Por ejemplo, la siguiente sentencia nos muestra la cantidad de facturas emitidas el 2011
SELECT COUNT (*)
FROM Tb_Factura
WHERE YEAR(Fec_fac) > 2011

La clausula ORDER BY
La clusula ORDER BY ordena los resultados de la consulta en base a los datos de una o
ms columnas. Si se omite, los resultados saldrn ordenados por el primer campo que sea
clave en el ndice que se haya utilizado. Por tanto, indica como deben clasificarse los
registros que se seleccionen. Tiene la forma:

SELECT * FROM TABLA


ORDER BY {Expresin_orden [DESC | ASC],... ]

Expresin_orden puede ser el nombre de un campo, expresin o el nmero de posicin


que ocupa la expresin de columna en la clusula SELECT. Por defecto se ordenan
ASCendentemente (de menor a mayor). Si se desear de mayor a menor se emplear
DESC (DESCendente). Por ejemplo, para mostrar los productos ordenados de mayora
menor por su precio , se utilizara:
SELECT cod_pro,des_pro ,pre_pro
FROM Tb_Producto
ORDER BY pre_pro DESC
Para obtener un listado de vendedores por su tipo de forma ascendente y luego por su
sueldo de forma descendente seria asi:
SELECT Nom_ven+ + Ape_ven,Tip_ven,Sue_ven
FROM Tb_Vendedor
ORDER BY Tip_ven, Sue_ven desc

El operador BETWEEN
Para indicar que deseamos recuperar los registros segn el intervalo de valores de un
campo emplearemos el operador Between cuya sintaxis es:

CAMPO [NOT] BETWEEN VALOR1 AND VALOR2


(LA CONDICIN NOT ES OPCIONAL)

En este caso la consulta devolvera los registros que contengan en "campo" un valor
includo en el intervalo valor1, valor2 (ambos inclusive). Si anteponemos la condicin Not
devolver aquellos valores no includos en el intervalo.
La siguiente consulta devuelve todos los registros de la tabla producto con un precio
entre 40 y 50 soles
SELECT * FROM Tb_Producto
Where Pre_pro BETWEEN 40 AND 50

O para listar aquellos vendedores que ganen entre 1200 y 1500 soles se usa:

SELECT Cod_ven,Nom_ven,Ape_ven
FROM Tb_Vendedor
WHERE Sue_ven BETWEEN 1200 AND 1500

Para listar todos los que no estn en este rango:


SELECT Cod_ven,Nom_ven,Ape_ven
FROM Tb_Vendedor
WHERE Sue_ven NOT BETWEEN 1200 AND 1500

El operador IN
Este operador devuelve aquellos registros cuyo campo indicado coincide con alguno
de una lista. Su sintaxis es:
EXPRESIN [NOT] IN (VALOR1, VALOR2,...)

Por ejemplo, si queremos mostrar los cdigos de proveedores que se ubican en los
distritos D01, D05, D09 o D12 seria as:
SELECT cod_prv
FROM Tb_Proveedor
WHERE Cod_dis IN (D01,D05,D09,D12)
Podemos comprobar si el valor del dato no corresponde a ninguno de los valores
objetivos utilizando la forma NOT IN del test de pertenencia al conjunto. La siguiente
consulta mostrara los cdigos de proveedor que no se ubican en los distritos

D01,D05,D09 o D12:

Si deseamos mostrar a todos los empleados que no ganen ni 1000, ni 2000 soles, nuestra
consulta sera la siguiente:

SELECT cod_prv
FROM Tb_Proveedor
WHERE Cod_dis NOT IN (D01,D05,D09,D12)

Operadores AND, OR, NOT


Observe que las condiciones de bsqueda con AND, OR y NOT pueden ser ellas mismas
condicionales de bsqueda compuestas.
La palabra clave OR se utiliza para combinar de dos condiciones de bsqueda cuando una
a la otra (o ambas) deban ser ciertas:
Ejemplo 1:
Mostrar a los vendedores de tipo 2 o que su sueldo sea mayor a 1200
SELECT Cod_ven,Nom_ven,Ape_ven
FROM Tb_Vendedor
WHERE Tip_ven=2
OR Sue_ven>1200
Ejemplo 2:
Mostrar a los vendedores que trabajan en los distritos de D01,D05,D09 o D12
SELECT nom_ven,ape_ven
FROM VENDEDOR
WHERE Cod_dis= D01
OR Cod_dis= D05
OR Cod_dis= D09
OR Cod_dis= D12
NOTA: En este ltimo caso sera mejor trabajar con el operador IN
La Palabra clave AND la usamos para combinar dos condiciones de bsqueda que deban
ser ciertas simultneamente.
Ejemplo 1:
Mostrar a los vendedores que han ingresado en el 2010 y tienen un sueldo menor a 1100
SELECT cod_ven
FROM Tb_Vendedor
WHERE Year(Fec_ing)=2010
AND Sue_ven<1100

Operador LIKE
Se utiliza para comparar una expresin de cadena con un modelo en una expresin
SQL. Su sintaxis es:
EXPRESIN LIKE MODELO
En donde expresin es una cadena modelo o campo contra el que se compara expresin.
Se puede utilizar el operador LIKE para encontrar valores en los campos que coincidan con
el modelo especificado. Por modelo tambin se puede especificar un valor completo (Ana
Mara), o se pueden utilizar caracteres comodn para encontrar un rango de valores de la
siguiente forma:
SELECT * FROM EMPLEADO
WHERE NOMBRES LIKE An%

A continuacin presentaremos los distintos caracteres comodn para posteriormente


comprobar las expresiones con diferentes modelos
Car
ct
er
co
mo
dn

Descripcin

Ejemplo

Cualquier cadena
de cero o ms
caracteres.

WHERE TITULOS LIKE '%computer%'


busca todos los ttulos de libros que
contengan la palabra 'computer' en
cualquier parte del ttulo.

_
(su
bra
yad
o)

Cualquier carcter
individual

WHERE NOMBRE LIKE '_ean' busca


todos los nombres de cuatro letras
que finalicen con ean (Dean, Sean,
etc.).

[]

Cualquier carcter
individual
de
intervalo ([a-f]) o
del
conjunto
([abcdef])
especificado.

WHERE APELLIDO LIKE '[C-P]arsen'


busca apellidos que terminen con
arsen y comiencen con cualquier
carcter individual entre C y P, por
ejemplo Carsen, Larsen, Karsen, etc.

[^]

Cualquier carcter
individual que no se
encuentre en el
intervalo ([^a-f]) o
el
conjunto

WHERE APELLIDO LIKE ' de[ ^l ]%'


busca todos los apellidos que
comienzan con de y en los que la
siguiente letra no sea l .

([^abcdef])
especificado.

El operador Like se puede utilizar en una expresin para comparar un valor de un campo
con una expresin de cadena. Por ejemplo, si introduce LIKE C% en una consulta SQL, la
consulta devuelve todos los valores de campo que comiencen por la letra C. En una
consulta con parmetros, puede hacer que el usuario escriba el modelo que se va a
utilizar.
El ejemplo siguiente devuelve los nombres que comienzan con la letra P seguido de
cualquier letra entre A y F y de tres caracteres cualquiera:
SELECT * FROM EMPLEADO
WHERE NOMBRES LIKE 'P[A-F] _ _ _'
Este ejemplo devuelve los nombres cuyo contenido empiece con una letra de la A a la D
seguidas de cualquier cadena.
SELECT * FROM EMPLEADO
WHERE NOMBRES LIKE '[A-D]%'

Consultas Multitablas : El operador INNER JOIN


En muchos casos las consultas requieren combinar 2 o ms tablas que tengan campos en
comn que permitan dicha combinacin. Por ejemplo la tabla Tb_Cliente se puede
combinar con la tabla Tb_Distrito, dado que tienen el campo Cod_dis que las vincula.
Dicho campo, en la tabla Tb_Distrito es Llave Primaria y en la tabla Tb_Cliente es Llave
Fornea.
Si desea seleccionar el cdigo de cliente asi como su razn social, direccin y nombre del
distrito donde ese ubica se emplea lo siguiente

SELECT Cod_cli,Raz_soc_cli,Dir_cli,Nom_dis
FROM Tb_Cliente C INNER JOIN Tb_Distrito D
ON C.Cod_dis=D.Cod_dis
ORDER BY Raz_soc_cli
Si en el caso anterior fuera necesario incluir tambin el cdigo del distrito, y al ser este un
campo que existe en las 2 tablas, la consulta quedara as:

SELECT Cod_cli,Raz_soc_cli,Dir_cli,D.Cod_dis,Nom_dis
FROM Tb_Cliente C INNER JOIN Tb_Distrito D
ON C.Cod_dis=D.Cod_dis
ORDER BY Raz_soc_cli
Ntese como se debe colocar el Alias antes del nombre del campo Cod_dis, para
poder saber de cul de las 2 tablas se seleccionara el campo. De no colocar el alias
de la tabla, se dar un error por ambigedad
LABORATORIOS DESARROLLADOS
Laboratorio 1:
Aplicar consultas basada en lenguaje SQL, tomando a la base de datos Ventas2005
como referencia
Compruebe las siguientes consultas SQL:
/* Seleccionar Codigos, R.S. y RUC de clientes */
SELECT Cod_cli, Raz_soc_cli, Ruc_cli
FROM Tb_Cliente
/* Listado de Productos desc. por Precio*/
SELECT Tb_Producto.*
FROM Tb_Producto
ORDER BY Pre_pro DESC
/* Seleccionar codigos y descripc. de Productos linea 1 o 3 */
SELECT Cod_pro, Des_pro
FROM Tb_Producto
WHERE Lin_pro='1' Or Lin_pro='3'
/*Seleccionar R.Social y Telf. de Clientes en el Distrito D02 y de tipo 1 */
SELECT Raz_soc_cli, Tel_cli
FROM Tb_Cliente
WHERE Cod_dis='D02' AND Tip_cli='1'

/*Seleccionar descripcion, precio y stock de productos con precio entre 10 y 20 o


con Stock Actual < 50 */
SELECT Des_pro, Pre_pro, Stk_act
FROM Tb_Producto
WHERE (Pre_pro Between 10 And 20) OR (stk_act<50)

/* Seleccionar R.Social y direccion de proveedores con telefono de la serie 445 */


SELECT Raz_soc_prv, Dir_prv
FROM Tb_Proveedor
WHERE Tel_prv Like '445%'
/* Seleccionar codigo, descripcion y unidad de medida de producto
en cuya 2da letra de su descripcion figure una A o una O */
SELECT Cod_pro,Des_pro, Uni_med
FROM Tb_Producto
WHERE (Des_pro Like '_a%') Or (Des_pro Like '_o%')
/* Seleccionar codigo, descripcion y unidad de medida de producto
en cuya descripcion figure la cadena 'ap' */
SELECT Cod_pro, Des_pro, Uni_med
FROM Tb_Producto
WHERE des_pro like '%ap%'
/* Selecciones la razon social y direccion de proveedores
de los distritos D02,D04 o D09 */
SELECT Raz_soc_prv, Dir_prv
FROM Tb_Proveedor
WHERE cod_dis in ('D02','D04')
/* Seleccion los numeros de factura, fecha de facturacion codigo y razon social
de los clientes que las generaron */
Select Num_fac ,Fec_fac,C.Cod_cli,Raz_soc_cli
from Tb_Factura F Inner Join Tb_Cliente C
on F.cod_cli=C.cod_cli

/* Seleccion los numeros de factura , fecha de facturacion y estado


de aquellas facturas generadas en diciembre del 2005*/

SELECT Num_fac, Fec_fac, Est_fac


FROM Tb_Factura
WHERE Month(Fec_fac)>=6 AND Year(Fec_fac)=2005
EJERCICIOS PRCTICOS
Emplee la BD Access Infracciones proporcionada como parte de su material de
estudio y desarrolle las siguientes consultas:
1. Seleccione los nombres y apellidos de propietarios que tienen mas de un vehiculo
2. Seleccione el numero y fecha de aquellas papeletas que contengan la infraccin
T01
3. Seleccione todos los campos de aquellas papeletas que se han impuesto en la
segunda quincena del mes de Marzo del 2006
4. Seleccione las placas de vehculos, la descripcin de su color y marca, as como su
multa acumulada por todas las papeletas impuestas
5. Seleccione los nombres y apellidos de agentes que hayan impuesto papeletas con
la infraccin T03
6. Seleccione el cdigo y descripcin de las infracciones que no han generado
papeletas.
7. Seleccione los cdigo, nombres y apellidos (concatenados) de agentes cuyo
nombre termina con una A o en su segundo carcter del apellido tienen una O
8. Seleccione las descripciones de marcas y la cantidad de vehculos por cada marca
9. Seleccione los cdigos, nombres y apellidos de agentes con el acumulado de
multas que han impuesto
10. Seleccione el cdigo y descripcin de las 3 infracciones con mas papeletas
impuestas

E. SESION 5
TEMARIO
Herramienta Buscar Objetivo
Herramienta Solver
Administracin de Escenarios
IMPORTANCIA
En la presente sesin revisaremos herramientas que nos permitirn dar respuesta
a casos de simulacin o anlisis de valores en funcin a una formula base , de
acuerdo a las variables de entorno que permiten alcanzar un determinado valor.
As mismo manejar la maximizacin o minimizacin de resultados en base a
restricciones y condiciones dadas como reglas de negocio
CONTENIDO DESARROLLADO
a. La Herramienta BuscarObjetivo
Buscar objetivo es una herramienta la cual buscar la entrada de datos adecuados
siempre y cuando el resultado esperado sea conocido. Para buscar un objetivo realice
lo siguiente:
1. Abra o cree un archivo de Excel con los datos necesarios y adecuados para ser
resueltos.

2. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botn


Anlisis Y si y, seleccione la opcin Buscar objetivo.

3. En la ventana mostrada especifique la celda que definir con el valor conocido la


cual debe forzosamente contener una frmula, defina tambin el valor para dicha
celda y por ltimo la celda que cambiar respecto a los datos introducidos
anteriormente.

4. Despus de presionar el botn Aceptar, si se ha encontrado solucin a los datos


introducidos estos sern mostrados en la tabla y si desea que estos sean agregados
de forma permanente a las celdas presione Aceptar, sino desea que la tabla sufra
ningn cambio entonces presione Cancelar.

b. La Herramienta Solver
La herramienta Solver nos permite optimizar el valor de una celda, a la que
llamaremos Objetivo, que depende de las celdas de un rango determinado, el cual
puede estar sometido a restricciones. Si la dependencia es lineal, es en realidad el
problema matemtico de Programacin Lineal. Se considera como la hermana
mayor de la herramienta Buscar Objetivo.
Su funcionamiento se puede estudiar con un ejemplo:
Despus de vender una casa, a una persona le quedan 170.000 soles para invertir.
Desea una inversin conservadora, por lo que duda entre varias inversiones :

Depsito en banca de Internet, que est dando el 4,2% TAE, pero es un


producto novedoso que no le termina de convencer.
Su banco de toda la vida le ofrece plazo fijo con inters de 3,75% TAE, y que
ella considera seguros.

Un producto vinculado a un fondo, con rendimientos del 6% pero sujeto a


volatilidad.

En vista de la situacin, decide invertir en B) al menos la mitad del capital, y en C)


menos de 15.000
Qu opcin de inversiones le dara el mximo rendimiento?
Volcamos los datos en la tabla siguiente:

En la columna C hemos concretado unos capitales inventados, pero cercanos a la


posible solucin y con suma 170000. Sobre esta tabla podemos concretar los
parmetros del problema:
Celda objetivo: E8, que es el rendimiento total.
Celdas que cambian: C5 a C7, la composicin de la cesta.
Restricciones: C6 ha de valer, como mnimo, 170000/2 = 85000 , la celda C7 no
debe llegar a 15000, y la C8 ha de contener 170000
Objetivo que se pretende: Maximizar
Todo esto se puede concretar en la herramienta Solver.
Abra la ficha de Datos y busque la entrada a Solver en el extremo derecho:

Obtendr esta ventana para concretar tus opciones. Estudie bien la forma de hacerlo:

Hemos rellenado estos datos:

Celda objetivo: E8 (ganancia total)


Valor de la celda objetivo: Mximo
Restricciones: Las ya comentadas: C6>=85000; C7<=15000; C8=170000

Pulsamos Resolver, y en este caso existe la solucin, 7027,50 soles. Elegimos Utilizar
la solucin de Solver y podemos ver que la solucin es:

Invertir 70000 soles en A, 85000 soles en B y 15000 soles en C, con una ganancia de
7027 soles
Puedes tambin lograr que la inversin rinda una cantidad determinada, por ejemplo
6800 soles. Para ello elige Valor de e igulalo a 6800. Obtendrs esta solucin:

Opciones de solver
A veces Solver no puede encontrar la solucin. Este se puede deber a tres causas:

El problema es de tipo indefinido. Existen muchas soluciones.


Las soluciones tienden a infinito (especialmente en problemas de mximos) y
se produce un desbordamiento.
No hay convergencia. Las soluciones no se acercan lo suficiente al objetivo

Esta ltima posibilidad se puede a veces corregir con el botn de Opciones. Observa
la ventana:

El tiempo y el nmero de iteraciones no suele ser necesario modificarlos, aunque


puedes llegar a 32367. La precisin se refiere a las restricciones y el valor que te
aparece es el ms adecuado. La tolerancia afina ms o menos la exactitud de la
consecucin del objetivo. Puedes aumentarla si ves que el proceso no converge.
La convergencia fija con qu diferencia se detendr el proceso de iteraciones que se
acercan al objetivo. No es til modificarla en el modelo lineal, pero en el no lineal
puede lograr que converja el proceso, pero de forma menos exacta.
Adoptar modelo lineal acelera los clculos de Programacin Lineal. En casos sencillos
no es necesario. El adoptar no negativos te hace referir todas las restricciones al
cero.
Usar escala automtica permite simplificar las cantidades si las magnitudes son muy
grandes. En uso docente o domstico no es necesario acudir a esta opcin.
Las opciones de la parte inferior son algo tcnicas, propias del Anlisis Numrico. Lo
mejor es jugar con ellas si el proceso no converge, por si acertamos con la mejor.

c. Los Escenarios
Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede sustituir
automticamente en la hoja de clculo. Puede utilizar los escenarios para prever el
resultado de un modelo de hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos
de valores en una hoja de clculo y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos
nuevos escenarios para ver distintos resultados. Para crear escenarios realice lo
siguiente:
1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos identificados como celdas
cambiantes y celdas de resultado, necesarias para el escenario.

2. Colquese en la celda identificada como celda cambiante y, vaya a la ficha Datos, y


en el grupo Herramientas de datos, presione el botn Anlisis Y si y, seleccione la
opcin Administrador de escenarios.

3. En la ventana Administrador de escenarios se indicar si existen o no escenarios


definidos, para crear un escenario presione el botn Agregar.

4. En la siguiente ventana escriba el nombre para el escenario y especifique las celdas


cambiantes, as mismo s lo desea podr agregar comentarios y algn mtodo de
proteccin y, presione Aceptar.

5. En la ventana siguiente, introduzca los valores para las celdas cambiantes y,


presione Aceptar.

6. Regresar a la ventana Administrador de escenarios donde aparecer el escenario


hasta ahora creado, si lo desea puede repetir los pasos 3, 4 y 5 para generar otro
escenario diferente o en su defecto presionar alguno de los otros botones segn lo
que desee realizar.

Agregar Crea nuevos escenarios.


Eliminar Elimina los escenarios seleccionados.
Modificar Permite modificar algunas caractersticas del escenario.
Combinar Permite combinar los escenarios de otras hojas o incluso de otros libros.
Resumen Crea un informe tipo resumen o tipo tabla dinmica de los escenarios
creados.
Creacin de un Informe tipo resumen
1. Cree todos los escenarios que necesitar para el informe, repitiendo los pasos
anteriores 3, 4 y 5.
2. En la ventana Administrador de escenarios, presione el botn Resumen.

3 En la ventana Resumen del escenario, seleccione el tipo de resumen deseado y


especifique las celdas de resultado.

4. En seguida se mostrar el resumen del escenario a manera de auto-esquema.

LABORATORIOS DESARROLLADOS
Laboratorio 1:
El objetivo de este laboratorio es comprender el funcionamiento de la herramienta
BuscarObjetivo. Abra el archivo Demo01_BuscarObjetivo. En la hoja Demo Inicial
desarrollaremos el siguiente ejemplo:
Debe pedir prestado dinero. Sabe cunto dinero desea, cunto tiempo va a tardar en
saldar el prstamo y cunto puede pagar cada mes. Puede usar Buscar objetivo para
determinar en cuanto tiempo pagara el prstamo si la cuota mensual cambia

Ahora, simularemos cuanto tiempo demoraramos en pagar si el pago mensual seria


de 2000 soles
Paso 1:
Del men Datos, dentro del grupo Herramientas de datos seleccione el comando
Anlisis Y, y elija Buscar Objetivo

Paso 2:
En el cuadro de dialogo de la herramienta defina como celda objetivo la celda donde
est la formula , es decir B4.. Asumiremos una cuota mensual de 2000 que es lo que
ingresaremos en la casilla Con el valor:. Por ltimo en la casilla Para cambiar la
celda definiremos la celda del periodo B2.Haga clic en Aceptar

Paso 3:
Se mostrara en un cuadro de dialogo la cantidad de meses que tardara en pagarse el
prstamo con una cuota de 2000 soles. Incluso en las mismas celdas se reemplaza el
valor. Si se Acepta el cambio se har efectivo, si Cancela los valores volvern a ser los
originales.

EJERCICIOS PRACTICOS
Concluya con los ejercicios de la herramienta BuscarObjetivo que figuran en las
dems hojas de trabajo del libro Demo01_BuscarObjetivo
Resuelva junto a su instructor los ejercicios del libro Excel Demo02_Solver que se
le proporciono como parte de su material de estudio mediante el empleo de la
herramienta Solver y fomente un foro de discusin con sus compaeros en
cuanto a los resultados obtenidos.