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GERÊNCIA DE INFRA–ESTRUTURA

DEPARTAMENTO DE DOCUMENTAÇÃO

GESTÃO DOCUMENTAL
PROJETO COMPLETO

Brasília/DF
2005
APRESENTAÇÃO

A informação é vital para as organizações, sendo considerada por muitos como o


principal ativo merecendo, portanto, ser tratada como um recurso tão importante quanto os
recursos humanos, materiais ou financeiros.
As organizações necessitam reconhecer a informação como recurso fundamental e
formular uma política institucional para a mesma, visando que o seu acesso seja fácil e
imediato a todos quantos dela necessitarem, a fim de dar aos tomadores de decisão o
suporte necessário, para que eles possam ter decisões certas; e assegurar transparência
aos atos administrativos.
O Departamento de Documentação, ciente do valor da informação, formulou o
presente projeto de gestão documental, que compreende um conjunto de procedimentos e
técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
dos documentos em fase corrente e intermediária1, tendo em vista seu recolhimento para o
arquivo de custódia permanente (onde irão compor o acervo do projeto memória) ou sua
eliminação.
Com sua implementação os documentos serão encontrados rapidamente e sem
transtornos, cumprindo assim seu papel de suporte às decisões, e conservados a um custo
mínimo de manutenção e espaço, não sendo guardados por mais tempo que o necessário.

JUSTIFICATIVA

O ciclo de vida dos documentos é dividido, segundo a teoria arquivística, em três


fases. A primeira fase ou idade é a dos arquivos correntes; a segunda é dos arquivos
intermediários (cuja existência só se justifica se estivermos falando de grandes quantidades
de documentos, pois esta idade só foi criada por razões econômicas e de espaço) e a
terceira idade é a dos arquivos permanentes. Cada uma destas fases merece um
tratamento arquivístico adequado de acordo com as necessidades das clientelas que a
utilizam.
O diagnóstico realizado no acervo do Confea indica que este é composto por 5174
caixas-arquivo, o que corresponde a 724,36 metros lineares de documentos, acumulados
desde 1960, sem nenhum tratamento arquivístico, formando uma grande massa
documental.
Estes documentos estão armazenados em dois depósitos, sendo um localizado na
516 Norte (que abriga 74% da documentação, com datas-limite de 1960-1997) e outro na
508 Norte, no prédio da Beatriz -estacionamento do Confea (que abriga os outros 26% da
documentação, com datas-limite 1998-2004). Na 508 Norte, os documentos estão

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Arquivo Corrente é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no
cumprimento de atividades-fim e atividade-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são
pôr eles consultados. Arquivo Intermediário é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente que aguardam, em
depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.
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acondicionados em um arquivo deslizante que possui 04 (quatro) módulos. O mobiliário
utilizado na 516 consiste em estantes de aço.
Como resultado da falta de tratamento arquivístico, percebe-se que:
- Não há no Confea a divisão dos documentos em três idades, sendo observado o
acumulo de documentos nos setores de trabalho e sua transferência para os depósitos
(comumente chamados de “arquivo-morto”) por questões de espaço e término do ano em
que foram produzidos ou recebidos, e não pelo encerramento de uma atividade ou por falta
de perspectiva de utilização futura, não havendo nenhuma análise quanto ao fim do valor
administrativo. Muitas das vezes, estes documentos são transferidos fisicamente sem ser
feita a tramitação dos mesmos na base de dados, o que acarreta perda de controle sobre a
documentação.
- Não existe nenhum manual de serviços de arquivo que regulamente suas rotinas. O
resultado disto é a falta de padronização, sendo atualmente usadas formas diferentes de
armazenamento e classificação da documentação nos dois arquivos do Confea, isto dificulta
a comunicação e conseqüentemente as pesquisas. Há também a falta de padronização na
produção de documentos, como os processos.
- Muitos documentos já estão em processo de deterioração, alguns já se encontram
contaminados com fungos e ferrugem, devido à falta de um tratamento de higienização,
que consiste na retirada de poeiras e outros resíduos estranhos aos documentos (como
clipes, grampos), por meio de técnicas apropriadas, com vistas à sua preservação. Somam-
se a isto as condições inadequadas de armazenamento, como o caso do arquivo da 516 que
apresenta temperaturas elevadas, o que prejudica a conservação dos documentos. Vide o
Anexo I – Imagens fotográficas do ambiente de armazenamento dos documentos do
Confea.
- Todos os documentos produzidos e recebidos pelo Confea são armazenados
indefinidamente, não havendo nenhum instrumento que autorize e normalize os prazos de
guarda dos mesmos. Assim, muitos documentos que já poderiam ter sido eliminados por
não possuírem nenhum valor administrativo, legal ou histórico, ocupam várias estantes
representando custos de mobiliário. Pode ser citado como exemplo, o arquivo da 508 Norte,
onde não há mais espaço para a guarda de documentos ficando muitos empilhados no chão,
quando na verdade muitos dos processos que estão nas estantes já poderiam ser
eliminados.
- Falta consciência dos servidores quanto à importância do arquivo como casa de
memória do Sistema, não havendo a cultura de que todos são responsáveis pela
preservação dos mesmos.
- Os documentos são acondicionados apenas por ordem numérica crescente de
registro e não por assunto. Fica praticamente impossível localizar os documentos que não

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estão registrados na base de dados (anteriores a 1998), quando o usuário não sabe
informar o número de registro.
O ELENIX, software utilizado para registro e controle da tramitação dos documentos,
foi adotado na organização a partir de 1998. Toda a documentação com data anterior a esta
não se encontra registrada em nenhuma base de dados, ou seja, o arquivo da 516 Norte
não tem nenhum controle eletrônico, o que obriga fazer as pesquisas manualmente,
retardando o tempo de resposta.
Este software tem código fechado, ou seja, não permite nenhuma alteração para se
adequar às necessidades do Confea. Semanalmente é feito backup da base de dados do
Elenix, porém, se acontecer algum problema maior com o programa e for necessário
reinstalá-lo, isso não será possível, pois não existe mais suporte técnico do fornecedor para
executar tal tarefa. Com isso, há a preocupação de se perder todos os dados registrados
como ocorreu com o SRI – Sistema de Recuperação da Informação.
As deficiências acima apresentadas fazem com que o arquivo não possua uma
imagem positiva perante os seus usuários, que o consideram como depósito de papéis
velhos onde nada é encontrado. Um dos resultados desta falta de confiança no método de
arquivo é produção de uma grande quantidade de cópias, o que representa grandes custos
para o Confea.
A implementação deste projeto visa assegurar de forma eficiente:
9 a produção, o uso e a destinação dos documentos;
9 o fácil acesso à informação quando e onde se fizer necessária;
9 a garantia da eliminação de documentos que não tenham mais valor administrativo,
legal, fiscal e histórico–científico;
9 a segurança aos documentos que não podem ser eliminados devido ao seu valor
histórico;
9 a extinção de retrabalhos em diversas atividades, reduzindo custos com recursos
humanos e materiais;
9 a preservação dos documentos de terceira idade em condições satisfatórias de uso.

OBJETIVOS

OBJETIVOS GERAIS

Assegurar de forma eficiente a administração, produção, uso e destinação dos


documentos; conscientizar os funcionários da importância da preservação dos documentos e
da responsabilidade de cada um neste processo e modificar a imagem do arquivo, hoje visto
como “arquivo-morto”, para casa de memória do Sistema e centro de apoio às decisões.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

ƒ Elaborar manual de rotinas do arquivo;

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ƒ Elaborar o plano de classificação e a tabela de temporalidade;
ƒ Classificar e avaliar os documentos;
ƒ Ordenar a documentação por código de assunto e em ordem cronológica;
ƒ Eliminar os documentos com prazos de guarda expirados, após a avaliação e aprovação
da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (a ser definida);
ƒ Promover o treinamento dos funcionários quanto aos procedimentos de tratamento
técnico arquivístico, visando que os mesmos apliquem as técnicas nos seus arquivos e
desenvolvam uma cultura de responsabilidade pelos documentos;
ƒ Atualizar a base de dados, a fim de ampliar o controle quanto à tramitação dos
documentos;
ƒ Contribuir na ampliação do acervo do Projeto Memória, por meio da identificação dos
documentos de valor histórico a partir da análise documental.
ƒ Reformatar, ou seja, mudar o suporte dos documentos que estejam em processo de
deterioração avançado, comprometendo a informação.

RESULTADOS ESPERADOS

ƒ Acesso à informação com rapidez e qualidade;


ƒ Funcionários treinados quanto à aplicação de metodologias arquivísticas;
ƒ Base de dados atualizada;
ƒ Mudança da imagem que o arquivo possui como depósito de papéis velhos, onde nada é
encontrado, para casa da memória e apoio às tomadas de decisões;
ƒ Desenvolvimento de uma política de tratamento dos documentos;
ƒ Redução de custos com mobiliário e ganho de espaço com a eliminação de documentos
que já tenham seus prazos de guarda expirados;
ƒ Desenvolvimento do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade do Confea;
ƒ Ser centro de referência, quanto à gestão documental, para os CREAS;
ƒ Documentos organizados (higienizados, classificados, avaliados e acondicionados em
caixas de arquivo com identificação).

METODOLOGIA

A gestão documental envolve as seguintes etapas de tratamento da documentação:

ƒ Criação de normas e procedimentos


Visa definir rotinas para criação e arquivamento dos documentos, gestão de
correspondências, uso do fax, fixação de critérios para a duplicação de documentos,
orientação quanto ao uso do e-mail, cuidados no acondicionamento e armazenamento dos
documentos, normalização da produção dos processos. Esta etapa tem como produto o
manual de rotinas e procedimentos de arquivo.

ƒ Elaboração dos instrumentos arquivísticos para a atividade–fim

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Trata-se do Plano de Classificação por assunto e a Tabela de Temporalidade –
estabelece prazos de guarda para os documentos em suas fases corrente, intermediária e
permanente.

ƒ Análise, classificação e ordenação dos documentos com higienização dos


documentos de prazo de guarda intermediária e permanente.
Segundo Sousa (2002, p.01), “a classificação é um elemento importante para a
transparência e o compartilhamento de informações, que são caminhos seguros para a
tomada de decisão, para a preservação da memória técnica e administrativa das
organizações contemporâneas e para o pleno exercício da cidadania”.

Esta etapa consiste em:


9 ler atentamente o documento, identificando o assunto, de acordo com o seu
conteúdo;
9 localizar o assunto no Plano de Classificação de Documentos;
9 anotar o código de classificação no canto superior direito do documento à lápis;
9 ordenar os documentos por código;
9 dentro do código, ordenar os documentos em ordem cronológica crescente.
9 providenciar climatização e iluminação do ambiente de guarda, higienizar as peças
arquivadas e o mobiliário.

ƒ Avaliação documental
Conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística (1996, p.11), a avaliação é o
“processo de análise de arquivos, visando a estabelecer sua destinação de acordo com os
valores que lhes forem atribuídos”.
Nesta fase os documentos serão avaliados de acordo com a Tabela de Temporalidade
do Código de Assuntos, fazendo-se a destinação final.
Na destinação, os documentos serão separados em 03 (três) grandes grupos:
- Eliminação: documentos que já estão com seu prazo legal prescrito. Estes
documentos serão listados na Guia de Eliminação de Documentos (Anexo III) para
passar pela aprovação da Comissão Permanente de Avaliação.
- Intermediário: documentos que ainda não prescreveram seu prazo legal, mas que
não são freqüentemente consultados.
- Histórico: são os documentos que possuem valor histórico e por isto merecem ser
guardados permanentemente.
Os documentos serão, então, colocados nas caixas, que serão identificadas conforme
o modelo de etiqueta do Anexo IV.

ƒ Atualizar o banco de dados


Cadastrar os documentos classificados e atualizar a tramitação dos documentos
tratados.

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ƒ Treinamento de funcionários, por meio de cursos, para aplicação dos
procedimentos arquivísticos.
O desenvolvimento dos objetivos e dos conteúdos básicos para esta ação educacional
corporativa tem como fim o desenvolvimento de uma cultura interna, que considere o
“arquivo morto” como Casa de Memória do Confea.

ƒ Reformatação dos documentos, com a utilização de técnicas de digitalização,


para maior preservação do acervo.
Trata-se de uma ação de mudança de suporte dos documentos que possuam um
prazo de guarda extenso e já estejam em processo de deterioração, visando à segurança e
preservação da informação.
Estas etapas serão precedidas pela migração emergencial dos dados hoje registrados
no Elenix para garantir a segurança.

CRONOGRAMA DO PROJETO

PERÍODO
ETAPA 2005
MÊS 01 MÊS 02 MÊS 03 MÊS 04 MÊS 05 MÊS 06 MÊS 07 MÊS 08 MÊS 09 MÊS 10 MÊS 11

1. Migração
emergencial dos X X
dados do sistema
2. Criação de normas
e procedimentos
X X
3. Elaboração dos
instrumentos X X
arquivísticos
4. Análise, Classifica-
ção, Ordenação e
Higienização dos
X X X X X X
documentos
5. Avaliação
documental
X X X X
6. Atualizar o banco
de dados
X
7. Treinamento de
funcionários
X X X X X
8. Reformatação dos
documentos
X

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Anexo I

Imagens fotográficas do ambiente de


armazenamento dos documentos do Confea.

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Anexo II

Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001

CASA CIVIL
Secretaria Executiva
Arquivo Nacional
Conselho Nacional de Arquivos

RESOLUÇÃO Nº 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001

Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de


1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo
para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para
os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos
estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos
de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no item
VII, do art. 17, de seu Regimento Interno e,
Considerando a necessidade de se atualizar o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a
Administração Pública: Atividades-Meio e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 4, de 28 de março
de 1996, do CONARQ, publicada no Suplemento nº 62, do DOU de 29 de março de 1996, e alterados pela
Resolução nº 8, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, publicada no DOU, de 23 de maio de 1997, resolve :
Art. 1º - APROVAR a versão revista e ampliada do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a
Administração Pública : Atividades-Meio, como um modelo a ser adotado nos órgãos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
§ 1º - Caberá aos órgãos e entidades que adotarem o Código proceder ao desenvolvimento das
classes relativas às suas atividades específicas ou atividades-fim, as quais deverão ser
aprovadas pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.
§ 2º - Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica específica, proceder à atualização
periódica deste Código.
Art. 2º - Aprovar os prazos de guarda e a destinação dos documentos estabelecidos na versão revista e ampliada
da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às Atividades-Meio da
Administração Pública.
§ 1 - Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela proceder às adaptações
necessárias para sua correta aplicação aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em
decorrência de suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinação nela
definidos.
§ 2º - Caberá, ainda, aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela estabelecer os prazos de
guarda e a destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas ou atividades-
fim, os quais deverão ser aprovados pela instituição arquivística pública na sua específica
esfera de competência.
§ 3º - Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica específica, proceder à atualização
periódica desta Tabela.
Art. 3º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada
mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, conforme
determina o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados, e de acordo com a Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispõe sobre os
procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.
Art. 4º - O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública e a Tabela Básica de
Temporalidade e Destinação de Documentos de que trata esta Resolução constitui-se numa publicação editada
pelo CONARQ em outubro de 2001, intitulada Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivo Relativos às Atividades-meio da Administração Pública.
Art. 5º - Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 6º - Ficam revogadas a Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, e a Resolução nº 8, de 20 de maio de
1997, do CONARQ.

JAIME ANTUNES DA SILVA


[Diário Oficial da União, de 8 de fevereiro de 2002]

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Anexo III

Listagem de Eliminação
CONSELHO FEDERAL DE ENGENHARIA, ARQUITETURA E AGRONOMIA
GERÊNCIA DE INFRA –ESTRUTURA
DEPARTAMENTO DE DOCUMENTAÇÃO
CÓDIGO ASSUNTO/SÉRIE DATA NATUREZA DO DOCUMENTO CAIXA

Anexo IV

Etiqueta de Identificação das Caixas

Conselho Federal de Engenharia, Arquitetura


e Agronomia

Setor: Data limite

Série:

Prazo de Guarda: Nº

10
11