REPUBLICA DE COLOMBIA

OFICINA ASESORA JURDICA

CIRCULAR No.

Asunto: Hechos cumplidos

PARA: SECRETARIOS, JEFES OFICINAS ASESORAS, SERVIDORES PBLICOS.

DE: OFICINA ASESORA JURIDICA

En razn a que se ha venido presentado inconvenientes en la actuacin de los

servidores pblicos, en lo que respecta a la configuracin de los denominados
hechos cumplidos, respetuosamente me permito presentar a consideracin de
ustedes lo siguiente:
En primer trmino, se tiene como hecho cumplido aqul producto de la actuacin
administrativa a travs de sus funcionarios-, que consolida derechos en favor de
particulares. De la misma forma opera este fenmeno cuando despus de
celebrado el contrato, no se obtiene el registro presupuestal como condicin para
adquirir el compromiso de los recursos reservados y separados exclusivamente
para el contrato en concreto.
Respecto del tema, tal como anteriormente se ha indicado, es importante advertir
que de conformidad con lo establecido en el artculo 71 del Decreto 111 de 1996,
que recopila las normas del estatuto orgnico del presupuesto, Todos los actos
administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales debern contar con
certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiacin
suficiente para atender estos gastos.
Igualmente, estos compromisos debern contar con registro presupuestal para
que los recursos con l financiados no sean desviados a ningn otro fin. En este
registro se deber indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las
que haya lugar. Esta operacin es un requisito de perfeccionamiento de estos
actos administrativos.

En consecuencia, ninguna autoridad podr contraer obligaciones sobre

apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible, o sin la
autorizacin previa del CONFIS o por quien ste delegue, para comprometer
vigencias futuras y la adquisicin de compromisos con cargo a los recursos
del crdito autorizados. (Subrayado fuera de texto)
Para las modificaciones a las plantas de personal de los rganos que conforman
el Presupuesto General de la Nacin, que impliquen incremento en los costos
actuales, ser requisito esencial y previo la obtencin de un certificado de
viabilidad presupuestal, expedido por la Direccin General del Presupuesto
Nacional en que se garantice la posibilidad de atender estas modificaciones.
Cualquier compromiso que se adquiera con violacin de estos preceptos crear
responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones
(Ley 38 de 1989, art. 86, Ley 179 de 1994, art. 49).
De igual manera la Ley 921 de 2004, por la cual se decreta el Presupuesto de
rentas y recursos de capital y la ley de apropiaciones para la vigencia fiscal del 1o
de enero al 31 de diciembre de 2005, en su artculo 18 expresamente prohbe
tramitar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de
gastos cuando no renan los requisitos legales o se configuren como hechos
cumplidos. El representante legal y el ordenador del gasto o en quienes estos
hayan delegado, respondern disciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo
establecido en esta norma. (subrayado fuera de texto)
As las cosas, los hechos cumplidos se consolidan cuando se adquieren
obligaciones, sin que medie soporte legal que los respalde, es decir, se eleve a
escrito la obligacin, y cuando existiendo tal formalidad; antes de su ejecucin no
se han cumplido requisitos mnimos y legales en su creacin, como la reserva
presupuestal previa, cuando en la ejecucin de un contrato se adicionan bienes
o servicios no incluidos desde el inicio. Luego, los hechos cumplidos se producen
por una inadecuada labor administrativa en la planeacin de procesos
contractuales y en la adquisicin de obligaciones.
Por su naturaleza, los hechos cumplidos al no contar con un soporte
presupuestal que los respalde, han llevado a los servidores pblicos a pretender,
que a travs de los mecanismos alternativos de solucin de conflictos, como es el
caso de la conciliacin, se convalide presupuestalmente el pago de la acreencia
generada por un hecho cumplido.
Pero estas soluciones no son acordes con la actuacin administrativa que la
entidad debe observar, por cuanto los principios que orientan la administracin
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artculo 209 Constitucin Poltica-, de ser cumplidos por quienes estn obligados a
realizarlos, no brindan la posibilidad de que estas situaciones se presenten, ni
siquiera ante hechos totalmente imprevisibles, frente a los cuales la ley ha previsto
el mecanismo a seguir.
Constituyen situaciones que causan la ocurrencia de hechos cumplidos las
siguientes:
.- Falta de una adecuada planeacin del contrato, que incluye no prever cuando se
establece la necesidad del mismo, los riesgos y contingencias que su creacin,
ejecucin y liquidacin pueden conllevar, dependiendo del tipo de bien, obra o
servicio a adquirir.
.- Prestacin del servicio o ejecucin de la obra sin soporte contractual, cuando la
entidad contrae obligaciones y ordena ejecutar actividades, prestar servicios,
realizar obras o recibe bienes, sin contar con un contrato que la ampare y/ o que
no est debidamente registrado presupuestalmente.
.- Adiciones o modificaciones al contrato inicial, sin soporte presupuestal,
derivadas de ordenes al contratista de ejecutar o cumplir con algo no incluido en el
contrato.
.- Otro evento puede ocurrir, cuando en la etapa de liquidacin, se reconocen o
incluyen en el acta de liquidacin, obras, bienes o servicios no pactados en el
contrato inicial; situacin a la cual se aplican las previsiones anteriormente
sealadas. En este punto debe precisarse, que la forma de pago escogida incide
en este evento, pues si se trata de los sistemas de precios fijos o unitarios,
administracin delegada o reembolso de gastos, no existe modificacin o adicin
al contrato, pues el valor del contrato inicial es un estimativo, ya que el valor real
se determina al momento de terminar la obra. No se estn cambiando condiciones
del mismo, simplemente cumplindolas mediante operaciones matemticas. En
tanto, una adicin al contrato es introducir algo nuevo, que realmente modifique lo
inicial.
Por lo anterior, no debemos olvidar lo siguiente:
La planeacin de la contratacin general es el mecanismo ptimo para evitar la
ocurrencia de hechos cumplidos.
La claridad y detalle en los estudios previos, en los pliegos de condiciones y en el
contrato, dar como resultado el cumplimiento de los principios de la contratacin
estatal.

Es importante recalcar, que los Secretarios y Jefes de Oficinas Asesoras a los que
el Alcalde ha delegado la facultad de adelantar todo lo relacionado con la etapa
precontractual, asumamos la labor con el mayor nivel de cuidado, evitando que se
generen hechos cumplidos, tal como lo ha manifestado de manera reiterativa el
ordenador del gasto en sus pronunciamientos por escrito y en los Consejos de
Gobierno.
Es de anotar que las consecuencias lesivas que puedan causarse a la entidad,
tales como pagos indemnizatorios reclamados por particulares entre otros, dar
lugar a que la entidad se obligue a repetir contra el funcionario por cuya
responsabilidad se gener un pago de esa calidad.
Esta consecuencia patrimonial que recae en el funcionario pblico, no es la nica
que puede generase en su contra, por cuanto igualmente pueden darse las de
orden penal, civil, disciplinario y fiscal.

Agradezco de antemano la atencin que se brinde al respecto.

MARTHA ALEJANDRA PARRA CHAVARRO

Jefe Oficina Asesora Jurdica