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El presente captulo se divide en dos partes, el objetivo de la primera es describir la necesidad de la Ferretera Mndez S.A. de C.V. de contar con un Sistema de
Bases de Datos que le permita lograr la eficiencia en el control de los productos con
los que comercializa, as como tambin llevar un control de su nmina, y el objetivo de la segunda parte es dar un marco terico de las bases de datos y de la ingeniera de software.
1.1 Empresa
La empresa denominada Ferretera Mndez S.A. de C.V. surge en el mes de
mayo del 2003.
1.1.1 Antecedentes
Desde su creacin, la empresa ha tenido como uno de sus objetivos principales
satisfacer las necesidades del cliente y hacer una cartera de clientes cada vez mayor.
En relacin al control de inventario, la informacin se elaboraba manualmente
en archivos de papeles, y en consecuencia generaba una labor tediosa encontrar
informacin, ocasionando demoras en los servicios.
Refirindose a la nmina, el control de los empleados se llevaba a cabo poniendo toda la responsabilidad en la capacidad de memoria del gerente, que como
consecuencia, generaba conflictos en los pagos.
El control de la cartera de clientes se realizaba en un archivo de Excel en el
cual se anotaba el nombre, telfono, direccin y pedidos del cliente, con la dificultad de que la informacin continuaba dispersa y para poder surtir un producto se
tena que consultar a varias fuentes, de las cuales el acceso no era sencillo, ya que
sta computadora se encuentra en la planta alta del local de la empresa.
1. GERENTE: Encargado de dirigir al personal y autorizar todas las operaciones dentro de la empresa y de administrar los diferentes recursos de
la misma.
FUNCIONES
a) Iniciar operaciones
b) Revisar agenda de cobros y pagos
c) Iniciar registro de caja
d) Atencin a proveedores
e) Hacer o verificar el correcto corte de caja
f)
j)
FUNCIONES
a) Venta de productos en mostrador o por telfono
b) Seguimiento de cartera de clientes
c) Emisin de facturas y remisiones
d) Entrega de mercanca
e) Elaboracin de inventario (manual)
f) Recibir y organizar mercanca de nuevo ingreso
g) Mantenimiento del lugar de trabajo y medios de transporte del mismo
La informacin
El equipo
Los usuarios
Los programas
La informacin. En general, la informacin en la base de datos estar integrada y adems ser compartida.
Los usuarios: Es todo el personal del departamento que requiera usar el sistema de base de datos para implementar, consultar o realizar sus reportes. Se tie-
nen diferentes tipos de usuarios, entre los cuales tenemos a los programadores de
aplicaciones;, los cuales son los responsables de escribir los programas de aplicacin; los usuarios finales, quienes interactan con el sistema desde estaciones de
trabajo o terminales; y finalmente el Administrador de la Base de Datos (DBA), y es
quien administra la base de datos
Los programas. Existe una capa de programas entre la base de datos fsica
misma y los usuarios del sistema: el Sistema de Administracin de Base de Datos
(DBMS, Data Base Managment System).
El DBMS maneja todas las solicitudes de acceso a la base de datos formuladas por
los usuarios.
Proteccin de rupturas y recuperacin: facilidades para realizar copias regulares de la base de datos y reconstruirla despus de un error de hardware o software.
Uno de sus objetivos ms importantes es proporcionar a los usuarios una visin abstracta de los datos, es decir, el sistema esconde ciertos detalles de como se
almacenan y mantienen los datos, pero sin embargo se deben extraer eficientemente.
Una base de datos relacional es una base de datos percibida por el usuario
como una coleccin de relaciones normalizadas [Boone 2000].
En un modelo en cascada un proyecto progresa a travs de una secuencia ordenada de pasos que son:
Concepto del software.
Anlisis de requerimientos.
Diseo global.
Diseo detallado.
Codificacin y depuracin.
apropiado para proyectos con fecha de entrega corta, pero su rendimiento puede
mejorar notablemente variando el modelo de la cascada pura.
1.3.2 Espiral
En este modelo las primeras iteraciones son menos costosas y a medida que se
avanza aumenta el coste.
Las ventajas de este modelo son:
Un aumento de costes.
Es un modelo complicado de llevar a cabo porque exige una gestin concienzuda, atenta y unos conocimientos profundos.
embargo, con un prototipo, se espera que las especificaciones iniciales estn incompletas.
En el desarrollo de un prototipo se preparan los siguientes componentes:
*El lenguaje para el dilogo o conversacin entre el usuario y el sistema
*Pantallas y formato para la entrada de datos
*mdulos esenciales de procesamiento
*Salida del sistema
Al construir el prototipo se deben seguir los estndares para datos que emplea la organizacin.
En esta etapa es ms importante la rapidez con que se construye el prototipo
que la eficiencia de operacin. Es por esto que el analista no intenta optimizar la
velocidad de operacin del sistema.
Durante la evaluacin los analistas de sistemas desean capturar
3) El prototipo y el usuario
Es responsabilidad del usuario trabajar con prototipo y evaluar su caracterstica y operacin. La experiencia con el sistema bajo condiciones permite obtener
la familiaridad indispensable para determinar los cambios o mejoras que sean necesarios as como la eliminacin de caractersticas inadecuadas o innecesarias.
4) Revisin del prototipo
Informacin sobre los que les gusta y los que les desagrada a los usuarios.
La informacin obtenida tendr influencia sobre las caractersticas de la siguiente
versin de la aplicacin.
Los cambios al prototipo son planificados con los usuarios antes de llevarlos
a cabo. El analista es el responsable de realizar las modificaciones.
5) Repeticin del proceso las veces que sea necesario.
El Sistema ser una base de datos que lleve el control y administracin de la informacin que se tiene dentro de la ferretera para as facilitar el manejo de servicios, clientes y trabajadores dentro de sta, teniendo como funciones principales:
Cartera de clientes actualizada.
Informacin personal de los trabajadores para la nomina.
Control de las Ventas de Productos.
Control del inventario.
Informacin de los proveedores.
La recopilacin de la informacin se hizo a travs de entrevistas con el cliente,
en las cuales se discutieron las necesidades de la empresa, ya que esta no cuenta
con una organizacin eficiente que le permita realizar sus procesos de negocio con
la suficiente rapidez y efectividad, causando con esto una demora en la atencin a
clientes.
La empresa realiza sus procesos en forma manual, es decir, tiene un inventario
hecho en papel, el control de la nmina se basa en la memoria del gerente y la informacin personal de los empleados est registrada en papeles, las ventas se realizan en forma manual y la actualizacin del inventario se hace de la misma manera, lo que provoca que el control de las ventas e inventario no sea exacto ni actualizado, por otro lado, la cartera de clientes y la informacin de proveedores est en
una hoja de clculo en Microsoft Excel, la cual solo contiene la informacin personal del cliente y de los proveedores.
Teniendo esta informacin, se obtuvieron los requisitos del Sistema, los cuales
se explicarn en la siguiente parte.
Cliente
Compra productos
Paga productos
Cajero
Cobra
Emite facturas y notas
Gerente
Da de alta productos
Controla nmina
Da de alta empleados
Inicia operaciones
Caso de uso
Comprar productos
Actores
Tipo
Primario
Descripcin
El cliente pide los productos que desea comprar, el vendedor los registra, el cajero captura los pagos. Al terminar el cliente se marcha con los
productos.
Caso de uso
Inicio de operaciones
Actores
Gerente
Tipo
Primario
Descripcin
El gerente activa el sistema a fin de prepararlo para que lo usen vendedores y cajeros.
Caso de uso
Actores
Cajero cliente
Tipo
Primario
Descripcin
Caso de uso
Obtener nmina
Actores
Gerente empleado
Tipo
Secundario
Descripcin
Caso de uso
Alta a trabajadores
Actores
Empleados en general
Tipo
Secundario
Descripcin
Caso de uso
Ingresar clientes
Actores
Tipo
Primario
Descripcin
Caso de uso
Actores
Gerente o empleado
Tipo
Primario
Descripcin
Smbolo
Texto
Significado
Entidad externa al Sistema.
Proceso: Manipula o destruye informacin
Indica la direccin en que fluye la informacin
Almacn de datos, indica de donde se alimenta un proceso
Vendedor
Vendedor
Gerente
Gerente
Impresora
El primer DFD muestra la relacin que existe entre el Sistema y las entidades externas que son vendedores, gerente e impresora, el flujo de datos es del vendedor o el gerente al Sistema y del Sistema al vendedor o gerente y a la impresora.
Inventario
Vendendor
Ventas
Actualizacin
de Inventario
Vendedor
(Pantalla)
Ventas
Inventario
Inventario
Reportes
Impresora
Actualizacin
de Clientes
Clientes
Nmina
Actualizacin
de Nmina
Gerente
Actualizacin
Proveedores
Proveedores
Gerente
(Pantalla)
Vendendor
Vendendor
(Pantalla)
Realiza Consulta
de productos
Inventario
Despliega
Productos
Actualiza
Inventario
Actualiza
Ventas
Ventas
Figura2.3 DFD 2 Ventas
Gerente
D informacin
del empleado
Actualizar
Informacin
Nmina
Gerente
(Pantalla)
Gerente o
Vendedor
D informacin
del cliente
Actualizar
Informacin
Gerente o
Vendedor
(Pantalla)
Clientes
Gerente o
Vendedor
D informacin
del producto
Actualizar
Informacin
Inventario
Gerente o
Vendedor
(Pantalla)
Gerente
D informacin
del proveedor
Actualizar
Informacin
Proveedores
Gerente
(Pantalla)
Colonia
Municipio
Ciudad
Empleado
Calle
Fecha
Hora
CP
Tel1
Monto
Ventas
Tel2
Nombre
Id_empleado
Sueldo
Id_linea
Id_ventas
Hecha
por
Cargo
Fechaingreso
Cantidad
lineaproducto
Descuento
Id_categoria
Contiene
Categoria
Importe
Regista
Id_producto
Marca
Preciou
Producto
Tiene
Id_marca
Tiene
Nombre
Existencia
Caractersticas
Precioc
Nombrec
Calle
Nombre
Id_cliente
Colonia
Municipio
Cliente
Ciudad
Nombre Nombrec
Calle
Municipio
Id_prov
Tel2
CP
Ciudad
Proveedor
Fax
Fax
Tel3
Colonia
Tel3
Tel1
CP
Tel2
Tel1
Descripcin
Nombre
Calle
Calle
Colonia
Colonia
Municipio
Municipio.
Ciudad
Ciudad
CP
Cdigo Postal
Tel1
Telfono
Tel2
Telfono alternativo
Cargo
Salario Mensual
Descripcin
Hora
Fecha
Monto
Descripcin
Precioc
Nombre
Existencia
Id_producto
Descripcin
Descripcin
Cantidad
Id_linea
Descripcin
Nombre
Nombrec
Nombre de contacto
Calle
Calle
Colonia
Colonia
Municipio Municipio
Ciudad
Ciudad
CP
Cdigo Postal
Tel1
Telfono uno
Tel2
Telfono dos
Tel3
Telfono tres
Fax
Nmero de Fax
Descripcin
Nombre
Nombrec
Calle
Calle
Colonia
Colonia
Municipio
Municipio
Ciudad
Ciudad
CP
Cdigo Postal
Tel1
Telfono uno
Tel2
Telfono dos
Tel3
Telfono tres
Fax
Nmero de Fax
2.5.2 Relaciones.
Hasta ahora solo se han mencionado las entidades y sus atributos, a continuacin se muestra la relacin que hay entre ellos y su conectividad, expresando la
conectividad de la siguiente manera:
Uno a Muchos: 1:M
Muchos a 1: M:1
Entidad
Relacin Conectividad
Entidad
Ventas
Empleado
Ventas
Contiene
1:M
Lineaproducto
Lineaproducto Registra
M:1
Producto
Categora
Tiene
1:M
Producto
Marca
Tiene
1:M
Producto
Tipo
Cliente
Tipo
Proveedor
Tipo
id_empleado varchar(5)
id_cliente
varchar(5)
id_prov
varchar(5)
nombre
varchar(60)
nombre
varchar(60)
nombre
varchar(60)
Calle
varchar(30)
nombrec
varchar(60)
nombrec
varchar(60)
Colonia
varchar(30)
Calle
varchar(30)
Calle
varchar(30)
Municipio
varchar(30)
Colonia
varchar(30)
Colonia
varchar(30)
Ciudad
varchar(15)
Municipio
varchar(30)
Municipio varchar(30)
CP
varchar(5)
Ciudad
varchar(15)
Ciudad
varchar(15)
tel1
varchar(17)
CP
varchar(5)
CP
varchar(5)
tel2
varchar(17)
tel1
varchar(12)
tel1
varchar(12)
cargo
varchar(30)
tel2
varchar(12)
tel2
varchar(12)
fechaingreso Date
tel3
varchar(12)
tel3
varchar(12)
sueldo
fax
varchar(12)
fax
varchar(12)
Categora
Tipo
Flota
Marca
Tipo
Id_marca
Varchar(30)
Id_categoria varchar(30)
Tipo
id_producto
Varchar(10)
nombre
varchar(40)
preciou
float
precioc
float
caracteristicas varchar(100)
existencia
float
id_marca
Varchar(30)
id_categoria
Varchar(30)
Tipo
id_ventas
Int
Monto
Flota
Fecha
Date
Hora
Time
id_empleado
Varchar(5)
Tipo
id_linea
int
descuento
Int
cantidad
float
id_ventas
int
id_producto
varchar(10)
importe
float
Reportes. En esta parte del Sistema se generan informes con los datos de las
Ventas o Inventario, para este mdulo se toma como herramienta de ayuda
Microsoft Access.
3.2 Iniciando.
El primer paso para iniciar con el Sistema es abrir algn navegador de Internet y en caso de trabajar de forma local, teclear:
http://localhost/contenedor.htm, si se est accediendo a la base de datos desde una mquina cualquiera al servidor que contiene el Sistema,
se teclea la ruta en la que se encuentra la pagina principal del servidor. En ambos casos pulsando la tecla enter se dar inicio a
pgina
principal del Sistema, cuya imagen se presenta a continuacin:
Banner
Men Principal
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3.3 Conexin
En conexin el usuario se registra con un nombre de usuario y un password, los
cuales le permitirn realizar diferentes operaciones de acuerdo a los privilegios dados.
3.3.1 Usuarios.
Existen dos tipos de usuarios, gerente y empleado.
Gerente. Tiene todos los privilegios sobre las tablas de la base de datos.
Empleado. Solo tienen acceso a ciertas operaciones, como son las consultas de productos, clientes, proveedores, a visualizar la clave de cada empleado en las ventas, y todos los privilegios sobre las tablas que tienen que ver con el mdulo ventas, marcas y
categoras
Una vez que el usuario se ha registrado correctamente puede acceder a las dems
opciones dependiendo de los privilegios (mencionados anteriormente) solo con dar
clic sobre la opcin deseada.
Para mantener el usuario y el password durante todas las operaciones realizadas
por el usuario se manejan cookies, las cuales continan con su valor hasta que sea
seleccionada la opcin SALIR o se ingresen nuevos datos en la pantalla de conexin.
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3.4 Productos
El mdulo Productos muestra en la parte inferior las operaciones disponibles para los usuarios sobre el tema, para esto se
utilizaron dos frames que contienen la pantalla de consulta y el men Productos que contiene las opciones Altas, Bajas, Modificaciones, Categoras y Marcas.
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3.4.1 Consultas
Las bsquedas de un producto se pueden hacer por Nombre, Clave, Categora,
Precio unitario y Precio de Compra, no es necesario dar el valor completo del dato a
buscar, basta con escribir una parte de l. Un ejemplo de cmo el sistema presenta el
resultado de una consulta en que se piden los productos que tengan por nombre taladro se muestra en la siguiente figura:
3.4.2 Altas.
En la pantalla altas, se permite al usuario ingresar los datos de un nuevo producto, las
marcas y categoras a las cuales puede pertenecer el producto se muestran en los
campos de men, cabe resaltar que las marcas y categoras se extraen de los datos
ingresados en los Sistemas Categoras y Marcas. En la pantalla Altas se valida que los
tipos de datos sean correctos, por ejemplo, no se permiten precios no numricos ni
claves vacas y en caso de que el producto ya exista, se mostrar un mensaje de error.
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3.4.3 Bajas.
En esta pantalla se muestra un cuadro de texto en el que el usuario teclea el
nombre del elemento a eliminar, el Sistema hace una bsqueda de este y muestra los
elementos que coinciden con la bsqueda, a continuacin el usuario elige el producto
a eliminar de la lista y con un clic es borrado de la base de datos; si el producto est
siendo utilizado por alguna otra parte del Sistema, por ejemplo por el rea de ventas,
no se permitir la eliminacin. Un ejemplo de un producto correctamente eliminado
se muestra a continuacin:
Pantalla 2: Confirmacin
3.4.4 Modificaciones.
El sistema ofrece la herramienta de bsqueda por nombre, lo que hace el usuario es teclear el nombre del producto y a continuacin se desplegar la lista de nombres que coinciden y una liga para elegir el elemento a modificar, posteriormente el
Sistema regresa los datos originales del producto, el usuario podr modificar los datos, el sistema los valida y regresa una confirmacin. El proceso se explica a continuacin.
Pantalla 1:
Consulta
Pantalla 2:
El
sistema
regresa
datos
los
y
usuario
el
los
modifica
Pantalla 3:
Confirmacin.
3.5.2 Consultas
En la pantalla principal en los mdulos de Nmina, Clientes, Proveedores se
muestra por default la pantalla consulta. El modo de operar es el siguiente:
El usuario ingresa el valor a buscar de acuerdo a la categora por la que elija se realice
la consulta, presiona el botn enviar y el sistema muestra todos los campos del resultado obtenido.
3.5.3 Bajas.
Para realizar una eliminacin el usuario teclea el nombre del empleado, a continuacin se desplegar la lista de nombres que coinciden y una liga para elegir el
elemento a modificar, si el dato existe, es dado de baja siempre y cuando el elemento
no se est siendo utilizado por la tabla de ventas, en caso de no existir la clave, el Sistema mandar un mensaje de error. Un ejemplo de un empleado correctamente eliminado se muestra a continuacin:
Pantalla 1:
El usuario Hace la bsqueda y seleccin del
elemento a eliminar
Pantalla 2:
Confirmacin de que
el elemento ha sido
de baja.
Figura 3.10. Sistema Nmina: Bajas.
3.5.4 Modificaciones.
El rea de modificaciones acta de forma similar a las modificaciones de producto, a continuacin se muestra el proceso:
Pantalla 1:
El usuario Hace la bsqueda y seleccin del
elemento a modificar
Pantalla 2:
Modificando Datos
Pantalla 3:
Confirmacin
3.6. Ventas
El Sistema Ventas es el mdulo ms importante del Sistema, por lo cual, al pulsar la opcin Ventas en la pantalla principal
del Sistema, el resultado no se muestra en la misma pantalla, en vez de esto, se abre una nueva ventana. Mostrada a continuacin.
Banner
Ingreso de productos
Monto
Actual
rea de bsquedas
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El rea de Ventas se divide en tres partes, el Banner en la parte superior, a continuacin se encuentra el rea de insercin y presentacin de datos referentes a la
venta, el parte inferior a sta se encuentra el rea de consultas por producto y en la
parte inferior el rea destinada a los cambios.
A continuacin se explica cada rea con detalle.
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3.6.2 Bsquedas.
Debido a que el nmero de productos que pueden ser surtidos en una ferretera es extenso, el sistema proporciona al usuario la opcin de hacer bsquedas por
nombre de producto para facilitar la insercin de los mismos en la venta actual, un
ejemplo de sta bsqueda se muestra a continuacin.
3.6.3 Modificaciones.
Cuando se quiere alterar la cantidad o el descuento que se hace a un producto ingresado, se da clic sobre la palabra Modificar ubicada en el mismo rengln del
producto seleccionado, el sistema despliega en la parte inferior de la pantalla los
datos originales. El usuario ingresa los cambios a realizar y pide al Sistema mostrar las modificaciones.
En la siguiente pgina se muestra el proceso por pantallas.
Realizando Cambios
Cambio Terminado
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3.6.4 Borrar
Para eliminar un producto de la venta actual, se da clic sobre la palabra Borrar ubicada en el mismo rengln del producto seleccionado, posteriormente, se confirma el borrado y el Sistema los elimina de la lista de productos.
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3.7. Reportes
El rea de sistemas trabaja con Microsoft Access para la realizacin de los reportes, sta rea permite al usuario visualizar los reportes de ventas e inventario.
Al seleccionar la opcin Reportes del men principal, se presenta una pantalla en la
que se da al usuario las operaciones que se pueden realizar, que son:
Generar y visualizar reportes: Esta opcin genera un archivo de texto del inventario o ventas actuales o ambos, este archivo posteriormente ser importado por Access para as presentar el informe con un formato adecuado.
3.8 Salir
La opcin Salir de la ventana principal del Sistema permite al usuario terminar con la
ejecucin del programa.
El Sistema debe encargarse de evitar las operaciones con datos no vlidos, por
lo cual trata de validar la informacin introducida y de manejar los errores que puedan ocurrir. Existen tres formas de indicarle al usuario un error, los cuales llamaremos de Tipo1, Tipo2 y Tipo3.
Figura 3.20. Error donde se pretende insertar una clave que ya existe.
Figura 3.21. Error donde se quiere eliminar un elemento que est siendo utilizado por algn elemento
de la base de datos
Figura 3.22. Error en el que se quieren insertar mas productos de los disponibles
Error
Tipo
Altas
Altas
Altas
Altas
Altas
Bajas
Campo vaco
Bajas
datos
Bajas Bajas
Consultas
Consultas
Consultas
Consultas
Campo vaco*
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Conclusin
El objetivo de este proyecto fue crear un Sistema de Base de Datos para una
Ferretera con el fin de controlar sobre las cuales no se tiene control, como son el
orden, la manipulacin de datos, el Sistema cuenta con los mdulos de Productos,
Clientes, Ventas, Proveedores, Reportes de Ventas e Inventario.
Planes a Futuro
El Sistema realizado en este proyecto, puede crecer hacia muchas reas, en
Proveedores y Clientes se puede hacer una implementacin que permita llevar el
rea de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar, as como la informacin de los
productos que compra un Cliente y que proveedor se encarga de surtirlos, ya que
hasta la fecha el Sistema solo da altas, bajas modificaciones y bsquedas de los datos personales de Clientes y Proveedores.
Bibliografa
PHP Fast & Easy Web Development
Julie C. Melani.
Ed. Premier Press.
MYSQL
Pau Dubois
Ed. New Readers
UML Y PATRONES
Graig Larman
Ed. PRENTICE HALL
UML gota a gota
Martin Fowler, Kendall Scott
Ed PEARSON
Notas Anlisis y diseo de Bases de Datos, Diplomado en Bases de Datos
M.C. Yolanda Moyao Martinez
Primavera 2004
Diplomado en Bases de Datos, Aplicaciones en Bases de Datos Locales con
MySQL- PHP.
Dr. Ivo Humberto Pineda Torres.
Febrero 2004
Pginas de Internet Tutoriales
PHP:
www.programacion.com/php
/
http://es.tldp.org/Manuales-LuCAS/manual_PHP/
www.webestilo.com/php
Tutoriales MYSQL
www.mysql-hispano.org
www.mysql.com
www.mysql.es
www.solotutoriales.com
www.abcdatos.com/tutoriales/tutorial/
Tutoriales HTML
www.desarrolloweb.com
www.lawebdelprogramador.com
www.htmlconclase.com