Gestin de la Prevencin II

PDR703
Escuela de Biotecnologa y Medio
Ambiente

Gestin de Seguridad de
Salud Ocupacional
Clase 10
Documentacin y Control de Documentos

MATERIAL PROPIEDAD DE UDLA.

AUTORIZADA SU UTILIZACIN SLO PARA FINES ACADMICOS.

4.4.4. DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION SSO.

La documentacin del sistema de gestin SSO

debe incluir:
a) Poltica y objetivos SSO;
b) Descripcin del alcance del sistema de gestin
SSO;
c) Descripcin de los elementos principales del
sistema de gestin SSO y su interaccin, y
referencia de los documentos relacionados;
d) Documentos, incluyendo registros, requeridos
por la norma OHSAS; y
e) Documentos, incluyendo registros,
determinados por la organizacin como
necesarios para asegurar la eficaz planificacin,
operacin y control de procesos que se relacionan
con la gestin de sus riesgos SSO.

4.4.4. DOCUMENTACION

La Documentacin debe:
Ser suficiente.
Estar disponible.
Ser proporcional a las necesidades.
La Documentacin posibilita la implementacin de los planes de SSO

No Pueden Ocurrir Mejoramientos donde no existen

Estndares de Trabajo

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4.4.5. CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS.

La organizacin debe establecer, implementar y mantener procedimientos
para :

Aprobar documentos para aceptacin previa a su emisin;

Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente;
Asegurar que los cambios y el estado de la revisin actual de documentos
sean identificados;
Asegurar que las versiones pertinentes de documentos aplicables estn
disponibles en los puntos de uso;
Asegurarse que los documentos permanecen legibles y fcilmente
identificables
Asegurar que los documentos de origen externo determinados por el
sistema de gestin SSO sean identificados y su distribucin controlada; y
Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicar la
identificacin apropiada de ellos si son retenidos por algn propsito.
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Revisin
gerencial

La gestin de la SST requiere de variados

procesos, algunos de los principales son:

Control
operacional

Respuesta
emergencias

Procesos de
Control operacional

Capacitacin

Implementar, mantener y mejorar los anteriores procesos,

es necesario que se definan en cuanto a:
Alcances

Responsables

Recursos

Objetivos

Definicio
nes

Metodologa

Frecuenc
ia

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COMO ESTABLECER
FORMALMENTE UN PROCESO?
Para establecer formalmente los procesos, sus
responsables,
sus
recursos,
frecuencia
y
metodologa, debemos documentar las actividades.
La documentacin es una herramienta que nos ayuda
ha definir una metodologa de como se desarrolla un
proceso, comunicarlas y capacitar a los involucrados.

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BENEFICIOS DE DOCUMENTAR
Demostrar a otros, que se
dispone de mtodos seguros
de trabajo

Proveer una base

para la mejora
continua.

Proveer una base de

informacin para auditar.

Formalizar proceso

Beneficios

Definir las
responsabilidades

Proveer una base de

informacin inicial para
los nuevos trabajadores.

DEFINICIONES
Informacin: datos que poseen significado.
Documento: informacin y su medio de soporte.
EJEMPLO: Registro, especificacin, procedimiento
documentado, plano, informe, norma.
NOTA 1: Es comn que un conjunto de documentos, por
ejemplo especificaciones y registros, se denominan
"documentacin".

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DEFINICIONES
NOTA 2: El medio de soporte puede ser impreso, disco
magntico, electrnico, fotografa o muestra patrn o una
combinacin de stos. Algunas ventajas del uso de medios
electrnicos son:

El acceso y los cambios son fcilmente realizados y

controlados.
La distribucin es inmediata y fcilmente controlada.
Existe acceso a los documentos desde ubicaciones
remotas.
Retirar documentos obsoletos es fcil y eficaz.

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DEFINICIONES
Especificacin: documento que establece requisitos,
por ejemplo, especificacin de un producto.
Registro: documento que presenta resultados
obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas.
NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, como por ejemplo,
para documentar la trazabilidad y para proporcionar
evidencia de verificaciones, acciones preventivas y
acciones correctivas.

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DEFINICIONES
Formulario: documento utilizado para registrar los
datos requeridos por el sistema.
NOTA : un formulario se transforma en un registro cuando
se le incorporan los datos.

Proceso: conjunto de actividades mutuamente

relacionadas o que interactan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
NOTA 1: Los elementos de entrada para un proceso son
generalmente resultados de otros procesos.

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DEFINICIONES
Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo
una actividad o un proceso.
Instrucciones de trabajo: descripcin detallada de
como realizar una actividad especfica.
NOTA: su estructura puede variar con respecto a la de los
procedimientos documentados.

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Ejemplos de documentos
Poltica
Objetivos

Organigrama
Plano
Matriz
Procedimiento, manual
Registro
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EJEMPLOS DE PROCEDIMIENTOS
Procedimiento de contratacin de personal.
Procedimiento de compra de elementos de
proteccin personal.
Procedimiento de almacenamiento de sustancias
peligrosas.
Procedimiento de permiso de trabajo en caliente.

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EJEMPLOS DE REGISTROS
Entrega EPP

ODI o DAS

Capacitacin

Registros

Evaluacin
legal

Mediciones
de agentes

Calibracin

RELACION DE CONCEPTOS
INFORMACION

DOCUMENTO

PROCEDIMIENTO
DOCUMENTADO

ESPECIFICAC.

MANUAL

PROGRAMA

REGISTRO

PROCESO

PIRAMIDE JERARQUIA DOCUMENTAL

Poltica del sistema
Manual del sistema
Procedimientos
OHSAS 18001
Procedimientos
de la organizacin
Instrucciones,
Especificaciones

. .

Registros

 Recordar que la documentacin es una herramienta del sistema

de SST, que nos ayuda a formalizar los procesos y actividades,
estableciendo una metodologa.

El fin es contar con un sistema de SST para evitar la

ocurrencia de incidentes, enfermedades profesionales y
controlar las emergencias.

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EJEMPLO JERARQUIA Y RELACION

DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACION Y
CONTROL DE LA PRODUCCION

INSTRUTIVO
DE MEZCLADO

REGISTRO DE
TEMPERATURA

REGISTRO DE
DOSIFICACION

INSTRUCTIVO
DE EMBOTELLADO

INSTRUCTIVO
BODEGA

INSTRUCT. GENERAC.
GUIA DE DESPACHO

ESPECIFICACION DE
PDTO TERMINADO

REGISTRO DE
INGRESO Y SALIDA

GUIA DE
DESPACHO

MATERIAL ACADMICO PROPIEDAD DE UDLA, ELABORADO POR