Plan Operativo Anual (POA)

Definicin de Programa Operativo Anual (POA)

El sistema presupuesto por programas, divide su estructura en funciones, programas, y
proyectos, siendo en esta ltima clasificacin donde surge la conceptualizacin del
Programa Operativo Anual (POA).
El programa operativo es un programa concreto de accin de corto plazo, que emerge del
plan de largo plazo, y contiene los elementos (objetivo, estrategia, meta y accin) que
permiten la asignacin de recursos humanos y materiales a las acciones que harn
posible el cumplimiento de las metas y objetivos de un proyecto especfico.
Los programas operativos se confeccionan en trminos de unidades fsicas de producto
final o volumen de trabajo. Calculando los costos sobre los resultados esperados y
distribuyendo los recursos financieros necesarios por partidas, segn el objeto del gasto
(clasificacin contable), para solventar los costos a travs de un presupuesto.
Los costos acumulados de cada proyecto darn como resultado el costo total de cada
proyecto, y sucesivamente de programa y funcin, as como el costo total de cada
dependencia; proporcionando con esta valoracin los elementos necesarios para la toma
de decisiones respecto de la distribucin de recursos que realizan los rganos de
gobierno de la Universidad, ya que se conoce la magnitud de las erogaciones
presupuestarias en todos y cada uno de los niveles, as como de las unidades a las que
se destinan los recursos.
Esta herramienta de planeacin, organizacin y control de nuestras actividades
cotidianas, ofrece en el corto plazo la certidumbre de las acciones a realizar; la
despolitizacin de la misma; claridad en la relacin costo-beneficio; hace posible el
seguimiento del avance de metas y la participacin en bolsas de recursos para los
proyectos
que
trabajan
con
mayor
eficiencia.
1. Objetivos del Programa Operativo Anual
Los objetivos del POA son:
Uniformar la conceptualizacin y presentacin de los programas de trabajo, permitiendo
realizar estudios comparativos entre las actividades que realizan las diferentes unidades
administrativas.
Evaluar los beneficios y los costos de cada programa, permitiendo con ello fijar
prioridades de accin.
Estudiar el grado de compatibilidad y consistencia interna de cada programa, a travs de
la relacin de las metas cualitativas y cuantitativas con el resultado final de las tareas
realizadas.

 Establecer coeficientes de rendimiento de los recursos para medir la eficiencia con que
se utilizan y determinar la consistencia entre las metas y los medios empleados para
lograrlas.
Facilitar la coordinacin entre la planeacin operacional (de corto plazo), con el
Plan Institucional de Desarrollo (de mediano y largo plazo).
Identificar y medir los costos de los resultados finales, tanto unitariamente como a nivel
general, facilitando la integracin del presupuesto anual.
Desarrollar una herramienta que facilite la contabilizacin de los gastos y la generacin
de estados financieros que permitan la evaluacin econmica y global de la institucin.
2. Lineamientos para la coordinacin del Plan Institucional de Desarrollo y los
planes operativos anuales
Para poder verificar la congruencia que debe existir entre los planes operacionales
anuales y el Plan Institucional de Desarrollo, es necesario especificar las normas que
permitirn la evaluacin de los resultados.
Deben definirse las funciones sustantivas de la institucin, as como la estructura
organizacional que permita su realizacin.
Es indispensable describir las polticas que se implementarn para orientar al
cumplimiento de las funciones.
Presentar el resumen de la clasificacin econmica del gasto, analizando la distribucin
global entre el gasto operacional, las inversiones o las transferencias para verificar su
congruencia con las polticas de austeridad o de desarrollo y el cumplimiento de las
funciones sustantivas.
Definir los centros de responsabilidad y asignarles una catalogacin que est acorde con
las reas de funcionalidad, predeterminadas en la estructura organizacional.
Definir la estructura programtica, que permita el logro de los objetivos institucionales,
de acuerdo a los pasos siguientes:
Describir brevemente los objetivos generales de mediano y largo plazo de la institucin.
Determinar las relaciones de agrupamiento y subordinacin entre las funciones
sustantivas, programas y proyectos.
Explicitar en el nivel ms analtico (proyecto) las acciones que permitan alcanzar los
objetivos de corto plazo y que representan avances del mediano y largo plazo. Es
conveniente distinguir los programas de acuerdo a la clasificacin econmica del gasto
(operacionales, inversin y transferencias).
Numerar y subordinar los conceptos de la estructura.
Los proyectos deben detallarse, indicando sus componentes principales como son:
Su identificacin (de acuerdo a la estructura programtica) y relacin con las funciones
sustantivas de la institucin.
Asignacin de responsabilidad, con base en el identificador de unidades de la estructura
organizacional.
Los objetivos especficos y la estrategia a utilizar para lograrlos.
Las metas establecidas en funcin del resultado final deseado, que se pretenden
alcanzar en el futuro inmediato.

 Las acciones que hay que realizar, para dar cumplimiento a las metas y objetivos, as
como su calendarizacin; indicando la unidad de medida del resultado final y
estableciendo en trminos cuantitativos su magnitud.
Los recursos necesarios para llevar a cabo las acciones y el tiempo en que sern
requeridos.
Resumir la estructura global de los costos totales de los proyectos, realizando
clasificaciones cruzadas de proyectos y objeto de gasto, as como de los costos y las
unidades responsables; para analizar tanto la incidencia de los diferentes conceptos de
gasto, como la apreciacin del consumo de recursos de cada proyecto y de cada unidad
responsable.
Asignar los techos financieros, como producto del anlisis de la relacin entre los planes
institucionales, la disponibilidad de recursos y la definicin de prioridades.
Facilitar la ejecucin de de las acciones, mediante la disponibilidad de los recursos
(humanos, materiales, sistemas, tecnologa y liderazgo), que se hayan comprometido.
Establecer los mtodos de reportes de actuacin para darle seguimiento al cumplimiento
de las metas contra lo planeado, tanto cualitativa como cuantitativamente.
Definir los parmetros de medicin de las acciones para supervisar y evaluar la relacin
costo - beneficio de cada proyecto, as como la eficiencia del trabajo de los recursos
humanos y de las unidades responsables en su conjunto.
Informar a planificadores y directivos los resultados del proceso de control, para que
tomen decisiones respecto a las desviaciones y reorientacin de actividades.
Globalizar la informacin para analizar y evaluar el desarrollo de la institucin.
3. El ciclo presupuestario
El ciclo presupuestario es un proceso que permite elaborar, ejecutar y controlar la
asignacin presupuestal a las diversas actividades que realiza la institucin para dar
cumplimiento a sus objetivos.
Este ciclo comprende las siguientes etapas.

Formulacin
Discusin y Aprobacin
Ejecucin
Control
Evaluacin

3.1 Formulacin
La formulacin inicia con la programacin presupuestaria, que es el planteamiento
peridico, (generalmente anual) que permite definir los componentes concretos de las
actividades que se pretende realizar en el periodo inmediato de operaciones.
Este planteamiento implica:
Definir los niveles de actividad, que es la forma de vincular el plan de corto plazo con el
de largo plazo de la institucin, y debe provenir de una instruccin especfica de las
autoridades.

 Formular en cada unidad administrativa un programa de trabajo de acuerdo a criterios de

prioridad, lmites de tiempo, calidad y costo.
Supervisar los programas de trabajo por parte de los niveles de autoridad superiores,
siendo para ello necesario, que el programa contenga un resumen, que permita un juicio
global acerca de su contenido.
Concentrar los programas de diversas unidades administrativas por dependencias, para
evaluar la participacin de estas ltimas en el plan global de la institucin, la evaluacin
mencionada servir para visualizar contradicciones, cuellos de botella, necesidades de
ampliacin o reduccin de proyectos, reclasificaciones funcionales o coordinacin de las
actividades de organismos conexos.
Por ltimo presentar al ms alto nivel de ejecucin el plan global para su sancin y
autorizacin.
3.2 Discusin y Aprobacin
Si bien es cierto que en el proceso de formulacin del presupuesto intervienen todos y
cada uno de los niveles jerrquicos de la institucin, corresponde a los directivos de
mayor nivel su discusin y aprobacin.
Es importante que los participantes en esta revisin tengan una actitud crtica pero a la
vez comprensiva y que conozcan profundamente los problemas de la institucin, ya que el
objetivo de esta actividad es el enriquecimiento del proyecto presupuestario, aportando
ideas que clarifiquen las necesidades reales que pretende solventar la institucin.
El proceso de discusin debe estar organizado de tal manera que se limiten los excesos
que pretendan desarticular el presupuesto, desvirtuar las actividades prioritarias de
dependencias contrarias, es por ello necesario contar con defensores que tengan pleno
conocimiento de los problemas presupuestarios y conozcan las consecuencias de los
proyectos que plantean. Pero sobre todo debe existir una plena conciencia de que el plan
global es un todo y no la suma de proyectos aislados.
3.3 Ejecucin
Una vez autorizado el programa presupuestario se procede a ejecutarlo: iniciando con los
ajustes reformulaciones presupuestales aprobadas; enseguida se realizan las
asignaciones presupuestales que estarn condicionadas por las fuentes de ingreso
disponibles; se procede a la disposicin de recursos para poder realizar las actividades
por medio de solicitudes de uso de recursos, mismas que pasaran por un proceso de
revisin y autorizacin: primero del departamento presupuestal para verificar que el
recurso haya sido programado. Y segundo por los responsables de la administracin
financiera para comprobar la disponibilidad de los recursos.
3.4 Control
El control es el examen detallado de las actividades realizadas para verificar su eficiencia
legalidad y contribucin a los fines institucionales, el cual se efecta por medio de las
herramientas de contabilidad y auditora.
La contabilizacin es el registro sistemtico de las disposiciones de recursos que genera
cada unidad administrativa, respecto a cada proyecto y cuya acumulacin y estructuracin

originar reportes que permitirn el anlisis de la gestin administrativa de todos los

ejecutantes del presupuesto.
La contabilidad debe est estructurada de tal manera que sea compatible con la
presupuestario; que permita determinar la responsabilidad de las unidades
administrativas; que propicie la medicin de los costos de las actividades y proyectos y d
a conocer resultados financieros que faciliten la administracin de la institucin.
La revisin de los registros contables se llama auditoria y puede efectuarse desde el
interior exterior de la institucin pero en ambos casos ofrecer informacin que permita
tomar medidas correctivas respecto a las desviaciones encontradas.
3.5 Evaluacin
Es evidente que la planificacin, programacin y presupuestario encuentran su razn de
ser en el proceso de relacionar los objetivos institucionales con los recursos disponibles
para obtener resultados que permitan evaluar las acciones, servicios productos que
genera la institucin, prestando mayor atencin a los logros que al consumo de bienes
que slo son los medios para el cumplimiento de las funciones. Esta presupuestario por
programas y actividades que ha obligado a las unidades administrativas a formular
programas especficos de trabajo y a comprometerse al cumplimiento de ciertas metas,
debe incluir mecanismos para asegurar que la planificacin sea adecuada; precisin en la
asignacin de recursos; una definicin precisa y equilibrada de responsabilidades y la
inexistencia de duplicidades funcionales. Por ltimo, evaluar la eficiencia con que operan
las diferentes unidades administrativas que aplican el presupuesto, requiere de una serie
de indicadores de rendimiento que permita la comparacin entre proyectos similares
contra estndares institucionales propios y/o de otros organismos. Pero siempre el
propsito esencial de toda evaluacin ser medir los resultados y estos en una institucin
universitaria estn vinculados al grado de cumplimiento de nuestra misin acadmica.
4. Definicin de conceptos generales
Esta seccin tiene como propsito, explicar el lenguaje y terminologa que integran el
marco conceptual que sustenta la estructura funcional y jerrquica del Programa
Operativo Anual.
Accin.
En la operacin especfica que forma parte de un proceso destinado a producir un
resultado determinado. Expresa la manera cmo vamos a poner en movimiento los
recursos humanos y materiales encaminados a la realizacin de las metas, debiendo ser
factibles de cuantificar y calificar. Es el medio que permitir dar seguimiento a la eficiencia
de los recursos humanos y materiales con que cuenta la UACJ, as como a la congruencia
del crecimiento de las unidades responsables con el desarrollo institucional
predeterminado.
Calendarizacin de metas y acciones.
Consiste en distribuir entre los meses del perodo-operacional las acciones que
previamente han sido cuantificadas y calificadas con unidades de medida.

Catlogo de artculos.
Es un listado de recursos materiales que se ordenan alfanumricamente, comprende:
clave del artculo, la descripcin, la unidad de medida, el costo unitario y la partida.
El nmero de clave del artculo es una composicin de nmeros y letras cuyo significado
es importante.
Unidad de medida
Indica la manera en que se adquieren los artculos ejemplo: pieza, hoja, caja, rollo, kilo,
pliego, etc.
Costo. Es el precio actualizado del artculo.
Catlogo de unidades de medida de las acciones.
Es la estructuracin de los conceptos de unidad de medida, que consiste en asignar un
nmero consecutivo a cada forma de medir una accin, describindolas y ordenndolas
de modo alfabtico.
Clasificador por objeto de gasto.
Es un ordenamiento contable de los diferentes conceptos de recurso, a los que se les
asigna un nmero y una descripcin, esta compuesto de tres elementos que son las
cuentas totalizadoras; las cuentas de mayor; subcuentas y/o sub-subcuentas.
Clasificador por objeto del ingreso.
Es la ordenacin del origen de los recursos de que dispone la Universidad para el
cumplimiento de sus funciones. La estructura se compone de grupos, subgrupos y
conceptos especficos, que se numeran y describen en un catlogo.
Estrategia.
Es una lnea general de accin que relaciona las ventajas competitivas con las fuerzas de
medio ambiente, garantizando que los objetivos se logren de la manera ms apropiada.
Metas.
Es la definicin concreta de qu queremos alcanzar en un perodo determinado. Es la
especificacin de los objetivos. Son los resultados que se pretende alcanzar en un futuro
inmediato.
Objetivo.
Es la expresin cualitativa y genrica de los fines que se tratan de alcanzar, que se
derivan y concuerdan con la misin que la UACJ se ha fijado. Representan no slo el
punto final de la planeacin, sino que tambin dirigen la accin. Y debe ser definido de
manera que pueda ser utilizado como medida de comparacin en el momento de la
evaluacin de los avances del proyecto.
Plan.

Es cualquier mtodo detallado de antemano para hacer algo. Es decir un curso de accin
predeterminado.
Planeacin.
Es el proceso de decidir de antemano que se har y de que manera. Es la actividad
integradora que busca aprovechar al mximo la efectividad total de una organizacin de
acuerdo con sus objetivos.
Presupuestar.
Es la determinacin de la cantidad de dinero que se necesita para adquirir los recursos y
establecer de dnde se obtendr ese dinero.
Presupuesto.
Es un instrumento que contiene decisiones polticas que deben expresarse en accin;
pero la accin debe ser planificada para que resulte efectiva y ejecutada al menor costo
posible. Son planes que especifican los recursos financieros que generan y consumen las
actividades a desarrollar en un perodo especfico. El programa con expresin numrica,
permite a quienes toman las decisiones canalizar los recursos a las reas prioritarias o
que justifican el beneficio que proporcionan.
Presupuestaran de requerimientos.
Es el conjunto de recursos asignados a un proyecto, indispensables para la realizacin de
sus objetivos. Consiste en sumarizar la totalidad de requerimientos de insumos de todas y
cada una de las acciones que necesita un proyecto para llevarlo a buen trmino.
Presupuesto - programa.
De acuerdo con Gonzalo Marttner es el instrumento que cumple el propsito de combinar
los recursos disponibles en el futuro inmediato tras las metas de corto plazo, concebidas
para la ejecucin de los objetivos de largo y mediano plazo.
Programa.
Es un instrumento diseado para el cumplimiento de las funciones de la institucin, en el
que se establecen los objetivos generales, expresados de forma cualitativa y cuya
ejecucin queda a cargo de unidades administrativas de alto nivel jerrquico y acordes
con la estructura funcional.
Programacin presupuestaria.
Es una tcnica auxiliar que proporciona los instrumentos que permiten fijar en el corto
plazo, las actividades concretas que deber ejecutar la institucin para lograr el
cumplimiento de las metas de largo plazo determinadas en la programacin global (Plan
Institucional de Desarrollo); obteniendo el nivel de gasto necesario del desarrollo
econmico de un perodo determinado.
Proyecto.
Es un conjunto de acciones especficas y diferenciadas, encaminadas al logro de los
objetivos de los programas a que pertenecen.

Recursos.
Es el conjunto de bienes y medios de que dispone una institucin para la realizacin de
las actividades que le son propias. Pueden ser recursos humanos, materiales, financieros,
sistemas y an bienes intangibles.
Subunidad responsable.
Son las dependencias como son las direcciones generales, subdirecciones y jefaturas de
departamentos, que tiene como funcin la supervisin y control de actividades especficas
realizadas por sus subordinados.
Unidad de medida.
Categora cualitativa y cuantitativa que permite la medicin de las acciones y como
consecuencia la de las metas, objetivos, proyectos, etctera.
Unidad responsable.
Es la dependencia genrica - la Rectora y los institutos que tiene a su cargo la direccin
de subunidades con actividades homogneas.

Anexos:

Un plan operativo es un documento en el cual los responsables de una organizacin (ya

sea una empresa, una institucin o una oficina gubernamental) establecen los objetivos
que desean cumplir y estipulan los pasos a seguir.
Estos objetivos se plasman sobre un documento similar al que se conoce como plan de
accin, el cual prioriza las iniciativas ms importantes para alcanzar distintos objetivos y
metas. Ambos tipos de planes consisten en una gua importante para saber hacia dnde
se est trabajando, conociendo el marco en el cual deber desarrollarse cada proyecto en
particular.
Qu es el plan operativo?

Por lo general, un plan operativo tiene una duracin de un ao. Por eso, suele ser
mencionado como plan operativo anual (POA). El POA pone por escrito las estrategias
que han ideado los directivos para cumplir con los objetivos y que suponen las directrices
a seguir por los empleados y subordinados en el trabajo cotidiano. Cabe mencionar, que
al igual que los otros, el plan operativo permite el seguimiento de las acciones para juzgar
su eficacia; en caso de que los objetivos estn lejos de ser satisfechos, el directivo tiene la
posibilidad de proponer nuevas medidas.

El POA tambin presenta los detalles sobre cmo conseguir lo planeado en el plan
estratgico. As, si el objetivo estratgico de una empresa es, por ejemplo, obtener una
facturacin de 100.000 dlares antes de 2012, el POA establecer cada objetivo anual:
25.000 dlares en 2009, 25.000 dlares en 2010, 25.000 dlares en 2011 y 25.000
dlares en 2012. Por otra parte, mencionar cunto debera aportar al ao cada rea de
la compaa para alcanzar dichas metas.
Todos los planes (de accin, operativo, estratgico, etc) de una empresa deben estar
coordinados y ser coherentes entre s.
As mismo debern plasmarse las necesidades de la empresa en cuanto a infraestructura
necesaria para llevar a cabo las metas y para el normal funcionamiento de la compaa,
es decir todos aquellos aspectos relacionados con la actividad ordinaria de la compaa y
que puedan afectar a su efectividad y traer consecuencias (en caso de no ser atendidos)
para el cumplimiento de los objetivos planteados en el plan operativo.
Normalmente, suelen detallarse la forma en la que la compaa prestar su servicio,
caractersticas del local donde se encuentra la sede de la misma, los requerimientos de
instalacin y manutencin de maquinarias, equipamiento y suministros necesarios para la
actividad, las estrategias de compra-venta y almacenaje de los productos o servicio
ofrecido, la cantidad y calidad de los proveedores con los que se contar para poner en
marcha la empresa, entre muchos otros aspectos relativos a la actividad.
Es decir que un plan operativo es un documento donde se pone por escrito cules sern
los pasos a realizar por la compaa y las acciones que debern desempear quienes
participan en la actividad de produccin y venta de servicios, as como tambin los
objetivos que se desean alcanzar al finalizar una determinada etapa. El mismo se
compone de varios pasos, los cuales se conocen como:
* Planificacin: conocer los equipos, recursos y suministros con los que deber contarse y
desarrollar un plan de accin.
* Programacin de las diversas actividades: consiguiendo que cada parte que intervendr
en el proceso, tenga nocin de cules son sus responsabilidades.
* Seguimiento y evaluacion: analizar el desempeo de las diferentes agentes que
participan en la produccin a fin de saber aprovechar al mximo los recursos y reeducar,
en caso de que fuera necesario.
Por ltimo cabe mencionar que para que un plan operativo sea eficiente, todas las partes
deben cumplir con cinco normas: ser efectivos (hacer exactamente lo que se espera de
ellos), ser eficientes (realizar correctamente su labor), ser responsables (realizar la labor
con plena consciencia), ser oportunos(hacer su trabajo en el tiempo en el que se le ha
pedido) y ser rentables (aprovechando al mximo los recursos que se les han dado, es
decir con una rentabilidad ptima)