Ttulo: Proceso de Compras y

Alcenamiento de Materiales

FECHA: 21/OCTUBRE/2016
EDICIN: 01
COD: PRO-LTG-0001
APROBADO POR: DPTO.
COMPRAS

PROCEDIMIENTO PARA
COMPRAS Y ALMACENAMIENTO
DE MATERIALES

ELABORADO POR:
DPTO. COMPRAS

FECHA:
21/OCTUBRE/2016

REVISADO POR:
GERENTE DE
COMPRAS

FECHA:
22/OCTUBRE/2016

APROBADO POR:
DIRECCIN GENERAL

FECHA:
22/OCTUBRE/2016
1

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ndice
1. Introduccin........................................................................................................3
2. Objetivos............................................................................................................ 4
3. reas de aplicacin............................................................................................4
4. Responsable del proceso...................................................................................4
5. Clientes y proveedores.......................................................................................4
6. reas involucradas.............................................................................................5
7. Poltica de compras............................................................................................5
8. Procedimiento....................................................................................................5
9. Diagrama de Flujo..............................................................................................7
10. Anexos............................................................................................................... 8

1.- Introduccin
2

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COMPRAS

Entre las actividades cotidianas de cada uno de los departamentos y/o reas de
trabajo de la empresa LIGHTING S. A de C.V., est la de ejecutar y supervisar las
compras de mobiliario, equipo y materiales, garantizando la eficiente aplicacin de
los recursos mediante oportuna de los bienes en las mejores condiciones de
precios, pago, calidad, soporte tcnico y garanta.
Muchos de los procesos que se dan en las reas de produccin, mantenimiento,
calidad entre otras, llevan implcito en algn momento de su ejecucin la
percepcin de una necesidad de compra, servicio o algn otro tipo de medios que
eventualmente puedan requerirse, durante el desarrollo de su trabajo. Ninguna
persona al margen de las expresamente incluidas en este proceso est autorizada
para comprar, por lo que se deber comunicar esta necesidad al responsable
inmediato (coordinador, supervisor, encargado de equipo, etc.)
La intencionalidad de ejecucin de este proceso, es la de definir la herramienta
uniforme y eficaz mediante la que se va a gestionar la resolucin de compras de
distinta ndole en cada uno de los departamentos, a travs de las empresas
suministradoras en general.
Este proceso no pretende entrar en la parte tcnica de resolucin de compras y
almacenamiento, ni en como cada uno de los departamentos a los que pueda
competer dicha actividad deba hacerlo, pero si sienta las bases, bien directamente
o bien de forma centralizada, y garantizar la correcta gestin y la mejora continua
de los recursos materiales de que se dispone, para estar adaptados
permanentemente a las necesidades y expectativas de sus grupos de inters.
El proceso de compra y almacenamiento de materiales, por tanto, la puesta en
marcha de todas las gestiones necesarias para un adecuado manejo, distribucin
y aprovechamiento de los materiales con que cuenta la empresa. La misma
comprende la adquisicin, traslado, almacenamiento y control de materiales,
desde la negociacin con el proveedor hasta que termina en su destino.

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2. Objetivos
Identificar las necesidades de compra y hacer la consiguiente propuesta de
adquisicin al responsable inmediato; su finalidad sera la de ser un servicio entre
el consumidor final y los proveedores para la adquisicin y almacenaje de material
de diversa ndole.
El indicador que medir este proceso, ser la diferencia entre la fecha de solicitud
de compra y su realizacin. La medida de todas las peticiones efectuadas no debe
superar 5 das en el periodo establecido.

3. reas de aplicacin
El proceso de compras y almacenamiento de materiales es aplicable e involucra a
diferente personal en sus distintitos categoras a los diferentes departamentos de
la empresa.

4.- Responsable del proceso

El responsable del proceso ser el Encargado de Equipo y/o Coordinador de
Servicios.

5.- Clientes y Proveedores del proceso.

Clientes: Podemos definir como clientes a todos los departamentos:
o
o
o
o
o
o
o

Produccin
Mantenimiento
Aseguramiento de la Calidad
Almacn
Recurso Humanos
Seguridad e Higiene
Finanzas y Administracin

Proveedores:
Empresas involucradas en madera, ferreteras, tiendas en electrnica, telas y
material para manualidades.

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6. reas involucradas
Las reas involucradas y que ms afecta este proceso son, el rea de produccin
as como mantenimiento.
7. Poltica de Compras
La poltica de Compras de LIGHTING tiene como objetivo construir una base
slida de proveedores y colaboradores que facilite a todas sus empresas la
adquisicin de bienes y servicios en las mejores condiciones posibles.
En su relacin con los proveedores, Prisa primar objetivamente y de una forma
ponderada las siguientes caractersticas segn el servicio/producto que se trate:

Precio

Calidad

Plazo de entrega

Comunicacin y colaboracin

Nivel de servicio

Cobertura geogrfica nacional e internacional

Integridad

Responsabilidad financiera

Capacidad tcnica y productiva

8. Procedimiento
1. El procedimiento comienza con la percepcin de una necesidad de compra
de algn material por parte de alguna delas reas o departamentos,
formulando una orden de compra.
2. Una vez formulada de orden de compra, se remite al responsable,
(encargado de equipo y/o coordinador), el cual tramita su curso.
3. La entrada del impreso mencionado, pondr en marcha el proceso de
gestin en su fase inicial, que consiste en comprobar el stock en el
almacn.

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4. Si se comprueba que hay existencias suficientes para afrontar el pedido, se

realizan anotaciones contables y de gestin, y se distribuye el producto al
solicitante satisfaciendo su demanda.
5. Si no hubiera existencia del producto en stock, o si este se determina en el
momento de satisfacer una demanda, pasamos a gestionar la compra de
los mismos.
6. En primer lugar hacemos un anlisis del producto, el cual es su utilidad, que
cantidad se requiere, y cuales no satisfacen ms en relacin calidad-precio.
7. En segundo lugar, la empresa evala a sus proveedores, tanto a los
habituales, basndose en los datos de que dispone con respecto a los
servicios prestados, realizando una primera compra de referencia o muestra
de productos o servicios. El responsable de compras, analiza la
conveniencia de las diferentes ofertas y en funcin de cual sea ms
ventajosa, dictamina que proveedor es apto para trabajar con ellos.
8. En tercer lugar, se analiza los factores de compra. La decisin de compra
de un producto est marcada por mltiples factores que influirn en la
eleccin final. Entre ellos se encuentran el reconocimiento de unas
necesidades latentes que deben ser satisfechas; la bsqueda de
informacin para definir que sera lo mejor para comprar, como, cuando y
donde, a fin de obtener la mejor propuesta que se tenga; la evaluacin de
alternativas para estudiar los beneficios que nos reportara adquirir un
producto y los atributos del mismo; o la decisin de compra como tal.
9. Despus de seleccionar la mejor oferta, se emite el pedido por parte del
responsable de compras, que es quien aprueba en ltima instancia el
pedido; este deber ir siempre documentado.
10. Se recibe la mercanca
11. El personal que recibe la mercanca deber comprobar que esta se ajusta a
los pedidos emitidos.
12. Se comprueba el producto. La verificacin de los productos comprobados
debern registrarse, siendo vlida la firma de la persona que los comprueba
mediante un justificante del proveedor.
13. Una vez realizada la comprobacin tras recibir el producto, si se detecta
alguna anomala en relacin con el pedido se devuelve el proveedor. Se
realiza de nuevo la orden de compra de los mismos materiales.
14. Si el producto recibido no recibe una anomala, se le da entrada al almacn,
dejando constancia de dicha entrada.
15. Para dejar constancia, se realizan anotaciones contables y de gestin y se
archiva la documentacin.
16. Ficha del indicador
17. Se pasa a distribuir el producto al solicitante
18. Se llega al final del proceso, con la entrega del pedido realizado. Se
satisface la demanda del consumidor.

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9. Diagrama de Flujo
Departamento realiza
una O.C.

Surtir
pedido al
Hay existencia de producto?

Compras
recibe
O.C.

Comproba
r Stock en
Almacn

S
i

No
Anlisis de
Proveedores

Se analiza el
producto

Gestionar
la compra
de

Analizar
Factores de

Realizar
compra de

Recepcin
de
mercanca

Se
devuelve
al

No

Cumple con los requisitos?

Comprobar
orden de
entrega del
proveedor

S
i
Se almacena
la mercancia
Realizar anotaciones
y archivar
documentacin
Distribuir
pedido al

7
Se satisface la demanda
del consumidor final

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10. Anexos

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