DOCUMENTACION UTILIZADA EN LOGISTICA

3) Formatos Logsticos: Ejemplos, Flujo gramas y Descripcin.

FORMATOS DE LOGISTICA
1. FORMATOS DE ABASTECIMIENTO Y COMPRAS:
-Solicitud de Compra -

Flujograma de Solicitud de compra:

-Orden de Compra

Flujograma Orden de Compra

-Requisicin:

Flujograma de Requisicin:

-Orden de Produccion:

Flujograma Orden de Produccion:

2. RECEPCION:
Factura de Remisin:

Flujograma de Remisin

-Devolucion de Cliente

Verificacion:

-Devolucion

-Rotulacion:

-Informe de recepcin:

Flujogra

ma Informe de Recepcion

-Entrega al Almacen

Flujograma Entrega al Almacen:

-Kardex

-Resumen Diario de Entradas

3.ALMACENAMIENTO:
-Resumen Diario de Salidas

-Toma Fisica

4. PACKING O EMPAQUE

5. PICKING

6. ENTREGA Y CARGUE

Flujograma Entrega y Cargue

-Solicitud de compra
indica la cantidad y calidad del material necesarias, cundo har falta y dnde
debe ser entregado. Generalmente, las empresas ms avanzadas en mtodos
de aprovisionamiento ya han informado a sus proveedores del volumen de
consumo y el saldo que queda en el almacn, pues esto permite que aquellos
puedan evaluar el pedido, de acuerdo con las variables del mercado, precio,
problemas de venta y plazos de entrega. Si es necesario, aumentar dicho
plazo, podrn pedir un cambio en el pedido mnimo, para poder disponer de un
mayor tiempo para atender los futuras compras y conseguir una entrega en
trminos favorables para ambos.
-Orden de compra
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de
pago y de entrega.
La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los
artculos y presentar una factura.
-Requisicin

Una requisicin de compra es una solicitud escrita que usualmente se enva

para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de
materiales o suministros. Las requisiciones de compra estn generalmente
impresa segn las especificaciones de cada compaa, la mayor parte de los
formatos incluye:
- Numero de requisicin
- Nombre del departamento o persona que solicita
- Cantidad de artculos solicitados
- Identificacin del nmero de catlogo
- Descripcin del artculo
- Precio unitario
- Precio total
- Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados
- Costo total de requisicin
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Firma autorizada.
-Orden de produccion
La orden de produccin es el control individualizado que se lleva a cada pedido
o trabajo que se esta elaborado, es un sistema que puede utilizar las empresas
productoras de bienes o las que se dedican a la prestacion de servicios. Es un
metodo de acumulacin de los costos que concentra los costos de produccin
en costos por trabajo. Vamos a controlar masivamente por procesos o de
manera individualizada.
-Factura
es un documento administrativo que refleja toda la informacin de una
operacin de compraventa. La informacin fundamental que aparece en una
factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisin de un servicio,
junto a la fecha de devengo, adems de indicar la cantidad a pagar como
contraprestacin.
-Remision
Documento que garantiza el envio o entrega de la mercanca, cuando el
proveedor no le manda la factura.
-Descargue
es un documento administrativo que refleja toda la informacin de una
operacin de compraventa. La informacin fundamental que aparece en una
factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisin de un servicio,
junto a la fecha de devengo, adems de indicar la cantidad a pagar como
contraprestacin.

-Verificacin
La verificacin de mercancas u objetos en una empresa es una actividad
crtica, porque dependiendo de una buena gestin se garantiza una recepcin
de calidad y la compaa no se ve afectada en su flujo logstico.
-

Devolucin

Las devoluciones de mercancas se utilizan para devolver al proveedor

mercancas entregadas. Por ejemplo, se pueden devolver mercancas
entregadas defectuosas.
Al crear devoluciones, se da salida a las mercancas del almacn y se reducen
las cantidades. Si la empresa lleva a cabo una gestin de stocks permanente,
SAP Business One genera automticamente las contabilizaciones relevantes
para actualizar tambin los valores de stocks.
- Kardex
El kardex es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control
de la mercadera cuando se utiliza el mtodo de permanencia en inventarios,
con este registro podemos controlar las entradas y salidas de las mercaderas y
conocer las existencias de todos los artculos que posee la empresa para la
venta.

-Informe de recepcin:
Se emite por el almacn receptor en Duplicado, una vez verificados e
inspeccionados los productos recibidos, utilizndose un modelo por cada
Factura o documento similar recibido.
-Entradas al almacn:
Es el documento que garantiza el ingreso de la mercanca a la empresa; y con
el se genera la creacin de la tarjeta de kardex o existencia de cada producto.
Cuando ya existe la tarjeta de kardex, sirve para asentar la entrada del articulo
y sumarlo a las unidades ya existentes.
-Salidas del almacn:
Este documento recopila toda la informacin de salidas de almacen por lneas,
frupos y productos de inventario, proporcionando el costo diario de salidas de
almacen por centros de produccin. De la misma manera lleva la sumatoria del
mes y el comparativo de mes inmediatamente anterior.

Reporte de roturas y mercancas deterioradas:

Documento que relaciona la mercanca deteriorada en almacen, ya sea por mal

manejo o por descomposicin normal del mismo, con esta nota, el almacenista
registra la salida de producto en el kardex correspondiente.
-Empaque y etiquetado
El empaque y etiquetado constituye la envoltura o proteccin que acompaa a
un producto, pero al mismo tiempo forma parte de sus caractersticas y cumple
con varios objetivos:

Proteccin: del producto desde su fabricacin hasta su venta y

almacenamiento por parte de los compradores, especialmente
importante en productos frgiles o alimenticios.

Comodidad: el envase debe facilitar el fraccionamiento, la compra, el

transporte y el almacenamiento por parte del comprador.

Promocin: puesto que un envase bien diseado, de forma y colores

atractivos permite diferenciarse de los competidores, ser mejor
identificado por los consumidores y mejorar la venta.

Comunicacin: puesto que en el envase y etiqueta el productor puede

resumir las caractersticas y bondades del producto, su mejor manera de
empleo y conservacin, sus diferentes usos ( induciendo a veces a usos
alternativos que aumentan la demanda ) y los beneficios que entrega su
consumo. Debe comunicar a sus consumidores que reciben un mayor
valor por su dinero.

Mejoramiento de la imagen de su marca. Envases y etiquetas

atractivos, que llamen la atencin de los consumidores, y que sean
fcilmente diferenciables de sus competidores, contribuyen mucho, y a
bajo costo, a formar la imagen de una marca.

-Picking
El Picking es un proceso bsico en la preparacin de pedidos en los almacenes
que afecta en gran medida a la productividad de toda la cadena logstica ya
que en muchos casos es el cuello de botella de la misma.
Normalmente es un proceso intensivo en mano de obra y su optimizacin y
mecanizacin una de las formas de mejorar el rendimiento de la cadena de
logstica interna de las empresas.

Su mejora pasa, como es lgico, por eliminar las partes menos productivas del
proceso. La parte ms improductiva suele estar relacionada con el
desplazamiento entre las distintas ubicaciones donde se va a efectuar el
proceso de picking de los diferentes productos.
Para eliminar dichos desplazamientos hay dos soluciones normalmente
divergentes; una se basa en la modificacin de los procedimientos para
disminuir los desplazamientos (bsicamente servicio agrupado de pedidos) y la
otra en automatizar con maquinaria el transporte de los contenedores de
producto sobre los que se va a realizar el proceso de picking hasta un puesto
central de picking donde se sita el operario que va efectuar dicha labor.
-Descargue de inventarios
Los inventarios mas comunes son los de: materias primas, productos en
proceso y productos terminados.
La administracin de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la
empresa, no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una
empresa manufacturera.
Tambin depende del tipo de proceso que se use: produccin continua,
rdenes especficas y montajes o ensambles.
En procesos de produccin continua las materias primas se adquieren con
anticipacin y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario.
En procesos de rdenes especficas la materia prima se adquiere despus de
recibir el pedido o la orden y el producto terminada prcticamente se entrega
inmediatamente despus de terminado.
En mtodo de produccin por proceso de montaje requiere, en general, mas
inventarios de productos en proceso que los sistemas continuos pero menos
que los procesos por rdenes.
-Memorando de devolucin
Documento que diligencia el almacenista cuando toma la decisin de recibir
principalmente la mercanca, o hace devoluciones despus de recibirla. Este
documento demuestra la salida del producto de la empresa, o el recibo
principal, para corregir la factura del proveedor
Con el memorando de devolucin de mercanca, registra la salida de los
productos en el kardex.